praxis - RA-Micro

INHALT
Dokumenten-Workflow elektronisch organisieren . . . . 1
Nützliche Jurasoft-Tools kurz präsentiert .......... 2
ReNo-Treffen 2010: Fachvorträge am „Heimathafen“ . . 3
Dokumenten-Workflow
elektronisch organisieren
In immer größerem Maß erfolgt die Kommunikation
von Anwaltskanzleien in elektronischer Form. Das
betrifft sowohl Postein- und –ausgang, als auch die
interne Kommunikation zwischen Anwalt und Sachbearbeiter
und zwischen Anwaltskollegen. Daher ist
es wichtig, alle Kommunikationsformen – ob E-Mail,
Fax, EGVP, Gerichtsbriefkasten oder Webakte – in den
Dokumenten-Workflow der Kanzlei organisatorisch
einzubetten.
Es darf z. B. nicht sein, dass zwischen Sachbearbeiter
und Anwalt über personenbezogene E-Mailadressen
hin- und hergemailt wird, bis nach einiger Zeit nicht
mehr nachvollziehbar ist, welche Fassung des Mandantenschreibens
nun tatsächlich an diesen versandt
wurde.
Die Kanzlei nutzt eine zentrale E-Mail-Adresse
ra-micro ermöglicht die Integration der elektronischen
Kommunikation lückenlos. Zunächst muss in
der Kanzlei geregelt werden, dass aller – nicht privater
– ein- und ausgehender E-Mail-Verkehr über eine
zentrale Kanzleiadresse läuft, z. B. anwaelte@kanzlei-xy.de
(fiktiv). Der zentrale Posteingang (S6 „E-
Postfach“ im Tabellenmenü von ra-micro7) ist so einzurichten,
dass hier sowohl Faxe, die E-Mails der
Abb. 1: Der Posteingang bündelt Fax, E-Mail, ra e briefe, Nachrichten
von EGVP und Gerichtsbriefkasten, gescannte Dokumente
BEILAGE FÜR RA-MICRO-ANWENDER
zentralen Kanzleiadresse, EGVP-Nachrichten und solche
aus dem Gerichtsbriefkasten sowie ra e briefe
eingehen und in der Kanzlei gescannte Dokumente
aufgelistet werden.
Für den zentralisierten Fax-Empfang empfiehlt sich
ein Gerät wie die neuere Fritzbox (ab Modell 7150).
Die Fritzbox hat die Funktionalität eines DSL-Modems
(Internet-Anschluss der Kanzlei) und wird zugleich
wie früher ein Faxgerät mit der Telefonanlage verbunden.
Sie wandelt eingehende Faxe in E-Mail-Anlagen
im PDF-Format und sendet diese an die zentrale
Kanzleiadresse. Wenn zusätzlich die verschlüsselte
Übertragung gewählt wird, kann die Kanzlei vor unbefugtem
Ausspähen sicher sein – anders als bei Internet-Diensten,
wo der Mailserver außerhalb der
Kanzlei steht und somit theoretisch die Möglichkeit
besteht, dass die Faxe durch den Anbieter eingesehen
oder gespeichert werden könnten.
Briefpost einscannen
Wenn die Papierflut aktiv reduziert werden soll, kann
eingehende Papierpost auch vollständig eingescannt
werden und erscheint dann im E-Postfach im Vorschaufenster.
Konsequenterweise kann die Papierpost
anschließend in den Schredder wandern – sofern
es für sich nicht um aufbewahrungspflichtige Dokumente
handelt.
Ganz praktisch empfiehlt sich zur Vorbereitung des
Scan-Vorgangs die Anschaffung eines Schneidegeräts,
denn es ist allemal schneller, die geklammerten
Ecken abzuschneiden, als die Metallklammern mit einem
Klammerzieher „herauszuwürgen“. Für den Sammelscan
soll zwischen die Post ein schwarzes Blatt
gelegt werden, die Dokumente lassen sich dann im
Stapel den betreffenden Akten zuordnen.
Zentraler Dokumenteneingang: das
E-Postfach
Die tägliche Arbeit der Postbearbeitung und
–verteilung durch eine Rechtsanwaltsfachgehilfin
oder Auszubildende kann somit weiterhin
zentral erfolgen – über das ra-micro „E-
Postfach“ (Abb. 1). In den Grundeinstellungen
zum Programmstart kann festgelegt werden,
dass sich bei Aufruf von ra-micro an diesem
Arbeitsplatz gleich das „E-Postfach“ am Bildschirm
öffnet.
Die Weiterleitung in die Postkörbe von Anwälten
und evtl. Sachbearbeitern erfolgt
elektronisch durch die Mitarbeiterin. Alternativ
kann auch mit einem zentralen Postkorb
gearbeitet werden, aus dem sich die Anwälte
oder – je nach Kanzleiorganisation auch –
Sachbearbeiter wie aus einem Pool selbst bedienen.
praxis
10/2010
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Die E-Akte ist das Herzstück elektronischer
Aktenführung
Der Zugriff auf die Akte – zur Bearbeitung der Angelegenheit
– ist über das E1 „DMS-Archiv“ möglich.
Grundsätzlich soll die E-Akte nicht anders geführt
werden als die Papierakte, sie ist ein Abbild der Papierakte.
Der weitestgehende Umstieg auf elektronische Akteninhalte
hat mehrere Vorteile: Über das ra-micro
DMS sind die Akten schneller im Zugriff, die tägliche
Suche nach der Papierakte entfällt. Mandantentelefonate
bzw. –rückrufe verkürzen sich oder werden
überflüssig, da relevante Unterlagen schneller am
Bildschirm zur Verfügung stehen. Die Anwaltskanzlei
wirkt kompetenter, als wenn am Telefon eingestanden
werden müsste, dass man gerade nicht auf dem
Laufenden ist.
Kommunikation von Postkorb zu Postkorb
Die Bearbeitung erfolgt wie üblich mit den entsprechenden
ra-micro-Programmen wie Textverarbeitung,
DictaNet-Recorder und -Player, Aktenkonto, Gebühren,
OP-Liste oder ZV Forderungskonto. Z. B.
startet der Anwalt neben seinem Postkorb den Dicta-
Net-Recorder und leitet das Diktat über den DictaNet-
Workflow an die ihm zugeordnete Schreibkraft weiter.
Diese sendet das fertige Dokument nicht an einen
Drucker, sondern zurück in den Postkorb des Anwalts
zur Genehmigung.
Oder Dokumente im Postkorb werden nach Prüfung
mit einer Verfügung an die Sachbearbeiterin geleitet,
beispielsweise zwecks Adress- oder Bonitätsprüfung
über ra e recherche, Kurzbriefantwort, Rechnungslegung
oder Mahnung. Aus den genannten Programmen
können schließlich nicht nur papierne Dokumente
gedruckt werden, vielmehr stellt S5 „ra e brief“ das
geeignete ausschließlich elektronische Kommunikationsmittel
zur Verfügung.
ra e briefe statt Papierpost
Fertige ra e briefe gelangen zunächst in das zentrale
S6 „A-Postfach“ und können entweder gleich oder
zum gewünschten Zeitpunkt durch Klick auf „Senden“
versandt werden. Es ist empfehlenswert, hier die
gleiche zentrale E-Mail-Kanzleiadresse zu konfigurieren
wie für den Posteingang. Entscheidend ist die integrierte
Signaturmöglichkeit des Postausgangs. Sollte
zu diesem Zeitpunkt doch noch Korrekturbedarf
anfallen, so kann der ra e brief auch zurück an einen
Postkorb zur weiteren Bearbeitung gesendet werden.
Das Journal des Postausgangs dokumentiert schließlich
übersichtlich den gesamten Postausgang der
Kanzlei und dient somit als Nachweis und zur Beweissicherung.
Kontakt: Frau Scholz, info@ra-micro-berlin.de
Nützliche Jurasoft-Tools
kurz präsentiert
Wir stellen einige nützliche Software-Tools vor,
mit denen sich der Kanzleialltag noch effizienter
bewältigen lässt.
Domino-Desk
Nach einiger Zeit
stellt sich auf dem
Windows-Desktop
gewöhnlich ein unübersichtliches
Chaos
verschieden ster
Icons her. Mit dem
Domino-Desk lassen
sich diese unordentlichen
„Icon-
Wolken“ in einer
klaren Baumstruktur
sortieren. Die
Icons können einfach
mit der Maus
an den Baum gezogen
und an passender
Stelle fallengelassen
werden. Das
Erscheinungsbild des Domino-Desks lässt sich über
die Einstellungen auf vielerlei Weise anpassen.
Domino benötigt Windows Vista oder Windows 7 und
das Framework 3.5 SP1. Das Tool kann als Home-Variante
kostenlos von der Webseite www.dominodesk.de
heruntergeladen werden, steht ferner in einer
der nächsten ra-micro Versionen integriert zur
Verfügung. Aus dem Tabellenmenü von ra-micro 7
können dann einzelne Programmfunktionen als Icons
auf den Windows-Desktop gezogen oder gleich in
Domino „angedockt“ werden.
DictaNet-Recorder und Player
Das digitale DictaNet-Diktiersystem ermöglicht Aufnahme,
Bearbeitung
und Wiedergabe
von Diktaten
in hoher digitaler
Qualität. Nachträglich
können Passagen
eingefügt werden.
Bei der Auf -
nahme lassen sich
Akteninformation,
Sachbearbeiter,
Länge und Erstellungsdatum, Priorität sowie Bemerkung
mitspeichern. Die Schreibkraft kann den Player
per Fußschalter bedienen und z. B. Abspielgeschwindigkeit
und Lautstärke anpassen. Optional ist der erweiterte
Einsatz mit Spracherkennung (Dragon für
DictaNet).
2 10/2010 praxis