Integrierte SchlieÃanlagenverwaltung â ein Schlüssel ... - SAP.com
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Kundenbericht | Verkehr | Fraport AG<br />
© 2013 <strong>SAP</strong> AG oder <strong>ein</strong> <strong>SAP</strong>-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.<br />
Bildquelle | www.fraport.de, 60547 Frankfurt am Main , Hessen. Urheberrechtlich geschützt.<br />
Fraport AG: <strong>Integrierte</strong><br />
Schließanlagenverwaltung<br />
– <strong>ein</strong> Schlüssel zum Erfolg<br />
Implementierungspartner
Kundenbericht | Verkehr | Fraport AG<br />
Überblick<br />
Unternehmen<br />
Ziele<br />
Warum <strong>SAP</strong>?<br />
Implementierung<br />
Lösung<br />
Vorteile<br />
Ausblick<br />
Unternehmen<br />
Fraport AG<br />
Branche<br />
Verkehr<br />
Produkte und Services<br />
Flughafenmanagement<br />
Website<br />
www.fraport.de<br />
<strong>SAP</strong>-Lösungen und -Services<br />
<strong>SAP</strong>® Real Estate Management<br />
Partner<br />
CIDEON Software AG<br />
Der Flughafen Frankfurt ist <strong>ein</strong>es der größten Luftverkehrsdrehkreuze der Welt. Über<br />
57 Millionen Passagiere nutzen das Flugkreuz jährlich, knapp 20.000 Mitarbeiter<br />
konzernweit und Mitarbeiter von rund 500 Firmen und Behörden gehen täglich auf<br />
dem Gelände <strong>ein</strong> und aus. Umso wichtiger ist es, Türen, Schranken und Schlösser<br />
zuverlässig zu sichern. Die Betreibergesellschaft Fraport AG nutzt dazu <strong>ein</strong>e integrierte<br />
Schließanlagenverwaltung auf Basis von <strong>SAP</strong> Real Estate Management.<br />
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Kundenbericht | Verkehr | Fraport AG<br />
Überblick<br />
Unternehmen<br />
Mit dem Frankfurter Flughafen<br />
hoch hinaus<br />
Ziele<br />
Warum <strong>SAP</strong>?<br />
Implementierung<br />
Lösung<br />
Vorteile<br />
Ausblick<br />
Die Fraport AG betreibt mit dem Frankfurter Flughafen<br />
<strong>ein</strong>es der bedeutendsten Luftverkehrsdrehkreuze<br />
der Welt: Jahr für Jahr starten und landen<br />
hier gut über 57 Millionen Passagiere, über 2,1 Millionen<br />
Tonnen Fracht werden umgeschlagen. Mit<br />
s<strong>ein</strong>en Start- und Landebahnen, flugtechnischen<br />
Einrichtungen, den beiden Terminals sowie der CargoCity<br />
Süd und dem Mönchhof-Gelände umfasst<br />
das Flughafenareal <strong>ein</strong>e Fläche von gut 25 Quadratkilometern.<br />
Doch nicht nur in Sachen Airport-Management<br />
verfügt die Betreibergesellschaft über ausgewiesene<br />
Kompetenzen. Als Eigentümerin des gesamten<br />
Flughafen geländes stellt die Fraport AG ihre Einrichtungen<br />
zahlreichen Fluggesellschaften, Unternehmen,<br />
Behörden und Institutionen zur Verfügung.<br />
Rund 38.000 Räume mit <strong>ein</strong>er Gesamtmietfläche<br />
von rund 300.000 m² verwaltet der Bereich<br />
Handels- und Vermietungsmanagement (HVM).<br />
Einen derart vielfältigen Immobilienbestand verlässlich<br />
zu steuern, ist <strong>ein</strong>e enorme Herausforderung –<br />
die die HVM-Mitarbeiter jedoch mühelos stemmen.<br />
„Wir haben alle Verträge, Flächen, Kosten und Fristen<br />
zuverlässig im Griff“, erklärt Frank Schwarz, bei<br />
Fraport als Systemingenieur für den Bereich Facility-<br />
Management zuständig. Und das ist auch gut so.<br />
Schließlich will der Konzern Deutschlands größten<br />
Flughafen in den kommenden Jahren konsequent<br />
weiter ausbauen.<br />
Über 57 Millionen<br />
Passagiere landen jährlich auf<br />
Deutschlands größtem Flughafen<br />
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Überblick<br />
Unternehmen<br />
Ziele<br />
Warum <strong>SAP</strong>?<br />
Implementierung<br />
Lösung<br />
Vorteile<br />
Ausblick<br />
Medienbrüche beseitigen,<br />
Prozesse beschleunigen<br />
In Sachen Immobilienverwaltung setzt die Fraport<br />
AG bereits seit mehr als zehn Jahren auf die flexible<br />
Immobilienmanagementsoftware von <strong>SAP</strong>. <strong>SAP</strong> Real<br />
Estate Management ist nahtlos mit der Anwendung<br />
<strong>SAP</strong> ERP der Betreibergesellschaft verzahnt und stellt<br />
Informationen über Gebäude und Liegenschaften,<br />
Mieter und Kosten in Echtzeit bereit. „So steuern wir<br />
sämtliche Immobilienprozesse über <strong>ein</strong>e <strong>ein</strong>heitliche<br />
Plattform – und zwar vom Vertrag bis zur Instandhaltung“,<br />
lobt Timm Hofmann, <strong>SAP</strong>-Systementwickler<br />
bei der Fraport AG.<br />
Verbesserungspotenzial gab es dennoch – und<br />
zwar im Bereich Schließanlagenverwaltung. Immerhin<br />
verwalten die Fraport-Facility-Manager rund<br />
350.000 Schlüssel für etwa 115.000 Zylinder.<br />
Das ist vor allem angesichts der strengen Sicherheitsvorkehrungen<br />
auf dem Airport sowie der Viel -<br />
zahl verwalteter Gebäude und Verträge <strong>ein</strong>e anspruchsvolle<br />
Aufgabe – bei der die bislang genutzte<br />
Insellösung zunehmend an ihre Grenzen stieß.<br />
„Da das bisherige System nur unzureichend mit<br />
unserer IT-Landschaft verzahnt war, gestaltete sich<br />
die Verwaltung der Schlüssel in der Vergangenheit<br />
enorm aufwendig“, erinnert sich Schwarz. Angesichts<br />
strenger Compliance-Vorgaben sowie des geplanten<br />
Ausbaus des Flughafens suchte der Konzern deshalb<br />
nach <strong>ein</strong>er neuen Lösung. Diese sollte bei der Schließanlagenverwaltung<br />
Medienbrüche beseitigen, Verwaltungsprozesse<br />
automatisieren und Reaktionszeiten<br />
beschleunigen.<br />
„Wir steuern sämtliche Immobilienprozesse über <strong>ein</strong>e<br />
<strong>ein</strong>heitliche Plattform – vom Vertrag bis zur Instandhaltung.“<br />
Timm Hofmann, <strong>SAP</strong>-Systementwickler, Fraport AG<br />
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Unternehmen<br />
Schlüsseltechnologie als Türöffner<br />
Ziele<br />
Warum <strong>SAP</strong>?<br />
Implementierung<br />
Lösung<br />
Vorteile<br />
Ausblick<br />
Das war jedoch leichter gesagt als getan. Schließlich<br />
stellten Fachbereich und IT enorme Anforderungen an<br />
das neue System. „Wir wollten <strong>ein</strong>e Schließanlagenverwaltung,<br />
die sich nahtlos in die konzernweite <strong>SAP</strong>-<br />
Landschaft <strong>ein</strong>fügt und unsere Prozesse möglichst<br />
detailliert abbildet“, erklärt Hofmann. Das spiegelte<br />
die Ausschreibung wider: Mehr als 200 Anforderungskriterien<br />
waren darin gelistet.<br />
Eine davon: die Integration mit der Immobilienverwaltung.<br />
„Über das zentrale Raumbuch von <strong>SAP</strong> Real<br />
Estate Management haben wir Flächen und Liegenschaften<br />
jederzeit im Blick und steuern zugehörige<br />
Prozesse – wie etwa das R<strong>ein</strong>igungsmanagement<br />
oder Instandhaltungsarbeiten – per Knopfdruck“,<br />
unterstreicht Frank Schwarz. Entsprechend nahe lag<br />
der Gedanke, auch die Schließanlagenverwaltung mit<br />
dem Immobilienmanagement von <strong>SAP</strong> zu koppeln.<br />
Das Problem: Die am Markt erhältlichen Standardprodukte<br />
wurden den umfangreichen Anforderungen<br />
der Betreibergesellschaft nur unzureichend gerecht.<br />
„Also machten wir uns auf die Suche nach <strong>ein</strong>em<br />
Systempartner, der gem<strong>ein</strong>sam mit uns <strong>ein</strong>e passende<br />
Lösung entwickeln wollte“, sagt Projektmanager<br />
Timm Hofmann. Fündig wurde man bei der CIDEON<br />
Software AG. Der <strong>SAP</strong>-Partner baute s<strong>ein</strong>e existierende<br />
Lösung gezielt nach den Bedürfnissen der Betreibergesellschaft<br />
und ihrer Kunden aus – und ebnete<br />
damit am Frankfurter Airport den Weg zu <strong>ein</strong>er hocheffizienten,<br />
voll integrierten Schließanlagenverwaltung<br />
mit allen Vorteilen <strong>ein</strong>es Standardprodukts.<br />
Das Anforderungsprofil an<br />
die Lösung umfasste mehr als<br />
200 Kriterien<br />
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Lösung<br />
Vorteile<br />
Ausblick<br />
Mit kompetenter Hilfe zum<br />
erfolgreichen Projekt<br />
Nachdem Anfang 2010 mit CIDEON der passende<br />
Partner für das Mammutprojekt gefunden war,<br />
machte das Projektteam zügig Nägel mit Köpfen.<br />
„Wir hatten unsere Anforderungen im Rahmen der<br />
Ausschreibung bereits genau definiert und konnten<br />
umgehend mit der Umsetzung beginnen“, erklärt<br />
Timm Hofmann. Im ersten Projektschritt galt es, den<br />
CIDEON Key Manager um die Fraport-spezifischen<br />
Funktionalitäten zu erweitern, die Stammdaten des<br />
Altsystems zu migrieren und die Prozessintegration<br />
gezielt voranzutreiben. „Vor allem die Übernahme<br />
der Bestandsdaten aus dem Altsystem war <strong>ein</strong>e<br />
Herausforderung“, erinnert sich Hofmann. Immerhin<br />
mussten rund 600.000 Datensätze im laufenden<br />
Betrieb geprüft, ber<strong>ein</strong>igt und migriert werden.<br />
Dabei setzte das Projektteam von Beginn an auf<br />
enge Zusammenarbeit mit Fachbereich und Endanwendern.<br />
„Neben der gründlichen Planungsphase<br />
war das <strong>ein</strong> unverzichtbarer Erfolgsfaktor“, resümiert<br />
Frank Schwarz. Insbesondere, da die Lösung im<br />
Endausbau nicht nur dem HVM-Team, sondern über<br />
<strong>ein</strong> Webportal sämtlichen Mitarbeitern und Mietern<br />
zugänglich gemacht werden soll. „ Dementsprechend<br />
mussten wir komplexe Sachverhalte sowie heterogene<br />
Anwenderwünsche und -kenntnisse unter <strong>ein</strong>en Hut<br />
bringen“, verdeutlicht der IT-Experte die besondere<br />
Herausforderung. Dank des kontinuierlichen Dialoges,<br />
der kompetenten Unterstützung durch Implementierungspartner<br />
CIDEON sowie der hochengagierten<br />
Mitarbeit der betroffenen Fachbereiche brachte<br />
Fraport die integrierte Schließanlagenverwaltung<br />
innerhalb <strong>ein</strong>es knappen Jahres erfolgreich an den<br />
Start.<br />
600.000<br />
Datensätze wurden im laufenden Betrieb migriert<br />
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Implementierung<br />
Lösung<br />
Vorteile<br />
Ausblick<br />
Passgenaue Plattform für alle<br />
Immobilienprozesse<br />
Heute steuert Deutschlands größter Flughafen<br />
Immobilien, Verträge, Fristen und Schließanlagen<br />
über <strong>ein</strong>e <strong>ein</strong>heitliche Plattform. Das CIDEON Addon<br />
ist nahtlos in die konzernweite <strong>SAP</strong>-Landschaft<br />
integriert und verknüpft so sämtliche Facility-<br />
Management-Abläufe zu <strong>ein</strong>em durchgängigen<br />
Prozess.<br />
Dazu koppelt die Lösung Informationen rund um<br />
Schlüssel und Zylinder mit Mitarbeiterstammdaten<br />
sowie Geschäftspartnerdetails. Gleichzeitig ordnet<br />
sie Schlüssel und Schloss der richtigen Tür zu – und<br />
zeigt sie in der Gebäudezeichnung exakt an. „Bei<br />
Bedarf kann ich über den Mietvertrag räumliche<br />
Eckdaten ebenso abfragen wie die Anzahl der ausgegebenen<br />
Schlüssel“, erklärt Schwarz. Über intuitive<br />
Oberflächen lassen sich sämtliche Ausgabe- und<br />
Rücknahmevorgänge per Drag & Drop schnell abwickeln,<br />
ganze Schließwege visualisieren, Vorgänge<br />
revisionssicher speichern und Rückgabefristen überwachen.<br />
Via Webportal können Anwender Schlüssel im<br />
Handumdrehen anfordern – etwa wenn zusätzliche<br />
Mitarbeiter <strong>ein</strong>gestellt oder Räumlichkeiten neu vermietet<br />
wurden. Definierte Workflows gewährleisten,<br />
dass dabei erforderliche Genehmigungsprozesse<br />
abgearbeitet und Sicherheitsbelange zuverlässig<br />
berücksichtigt werden. „Das ist wichtig! Schließlich<br />
gibt es auf dem Flughafengelände etliche Bereiche,<br />
die besonders gründlich gesichert s<strong>ein</strong> wollen“, sagt<br />
Schwarz.<br />
„Bei Bedarf lassen sich über den Mietvertrag räumliche Eckdaten<br />
ebenso abfragen wie die Anzahl der ausgegebenen Schlüssel.“<br />
Frank Schwarz, Systemingenieur Facility-Management, Fraport AG<br />
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Vorteile<br />
Ausblick<br />
Alle Schlüssel<br />
genau im Blick<br />
Die integrierte Schließanlagenverwaltung schafft<br />
am Frankfurter Flughafen die Basis für maximale<br />
Transparenz, schnelle Prozesse und <strong>ein</strong>e zuverlässige<br />
Compliance. „Jeder Schlüssel ist heute<br />
personalisiert. So wissen wir immer ganz genau,<br />
wer welche Schlüssel besitzt und welche Zylinder er<br />
damit aufschließen kann“, erläutert Frank Schwarz.<br />
Das verbessert nicht nur die Auskunftsfähigkeit der<br />
HVM-Mitarbeiter, sondern ist auch aus Compliance-<br />
Sicht <strong>ein</strong> wichtiger Mehrwert. Internationale Sicherheitsanforderungen<br />
verpflichten den Airport dazu,<br />
stets genau zu dokumentieren, wer wann welche<br />
Schlüssel hatte und wer dazu die erforderlichen<br />
Genehmigungen erteilt hat – und zwar auch rückblickend.<br />
„Dank der revisionssicheren Dokumentation<br />
lassen sich derartige Fragen heute auf Tastendruck<br />
beantworten“, freut sich Hofmann.<br />
20Minuten<br />
von der Schlüsselanforderung<br />
bis zur Ausgabe<br />
Auch Aus- und Rückgabeprozesse sind mit wenigen<br />
Mausklicks zu steuern. Wird <strong>ein</strong> Schlüssel angefordert,<br />
prüft das System, ob er am Lager vorrätig ist und<br />
wo er sich befindet. Ist der Schlüssel zur Abholung<br />
bereit, kann der zukünftige Halter automatisch<br />
darüber informiert werden, und es wird <strong>ein</strong>e detaillierte<br />
Empfangsbesch<strong>ein</strong>igung ausgedruckt – nur<br />
Unterschrift und Abholung müssen noch manuell erfolgen.<br />
„Im Idealfall liegt zwischen Anforderung und<br />
Aus gabe k<strong>ein</strong>e halbe Stunde“, lobt Schwarz. „Davon<br />
profitieren Kunden wie Kollegen gleichermaßen.“<br />
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Lösung<br />
Vorteile<br />
Ausblick<br />
Innovationen Tür<br />
und Tor geöffnet<br />
Der Flughafen Frankfurt wird in den kommenden<br />
Jahren erweitert. Neben dem Bau des dritten Terminals<br />
sowie neuer Wartungs<strong>ein</strong> richtungen setzt die<br />
Airport City auf die konsequente Weiterent wicklung<br />
der technischen Systeme – auch im Facility-Management.<br />
So denkt man bei der Fraport AG derzeit beispielsweise<br />
darüber nach, die integrierte Schließanlagenverwaltung<br />
um Funktionen für elektronische Schließanlagen<br />
zu erweitern und dezentrale Schlüssellager<br />
<strong>ein</strong>zurichten. „Die offene Architektur und das durchgängige<br />
Datenmodell unserer Lösung bieten Spielraum<br />
für viele weitere Prozessoptimierungen“, ist<br />
sich <strong>SAP</strong>-Experte Timm Hofmann sicher – optimale<br />
Voraussetzungen also, um im Luftverkehr auch zukünftig<br />
<strong>ein</strong>e entscheidende Schlüsselrolle zu spielen.<br />
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