a-jur-Kanzleisoftware Benutzerhandbuch

CARLOS CLAUSSEN CONSULTING & CO
- 16 - A-JUR-KANZLEISOFTWARE
9. Auslagen
"Auslagen" unterscheiden sich von anderen Geldzahlungen dadurch, dass sie von einem
Dritten erstattet werden sollen. Es handelt sich dabei wirtschaftlich nicht um eine Vergütung
für eigene Leistungen, sondern nur um das Durchreichen konkreten Aufwands.
Unter Einbeziehung des Erstattungsanspruches liegt also wirtschaftlich keine Vermögensverminderung
vor.
Erst wenn der Erstattungsanspruch ausfällt, z. B. wegen Insolvenz, liegt eine Vermögensminderung
vor, die z. B. als Forderungsabschreibung zu berücksichtigen ist, so dass
damit der Gewinn gemindert wird.
Ertrags- und umsatzsteuerlich ist allerdings zu differenzieren:
Durchlaufende Posten
Bei der Ermittlung des Gewinns von Einnahmenüberschussrechnern (§ 4 III EStG) sind
Betriebsausgaben, die im Namen und für Rechnung eines anderen gezahlt werden,
nicht zu berücksichtigen. In diesen Fällen taucht der Vorgang überhaupt nicht in der Einnahmenüberschussrechnung
auf.
Um eine Zahlung als einen solchen durchlaufenden Posten zu verbuchen, ist ein Konto zu
verwenden, das nicht als Aufwandskonto, sondern als Bestandskonto eingerichtet ist,
und zwar dem Kontentyp der Guthaben zugeordnet ist. Dies hat zur Folge, dass
• die Zahlung nicht als Ausgabe, sondern als Forderung (Auslagenguthaben)
verbucht wird, und
• die Erstattung nicht als Einnahme, sondern als Rückführung dieser Auslagenforderung
verbucht wird.
Die Voraussetzung, dass "im Namen eines anderen“ gezahlt wird, wird seit einiger Zeit
erheblich strenger als bisher angewendet, z.B. bei der Zahlung von Gerichtskostenvorschüssen,
oder wenn Kostenschuldner von vornherein nicht der Mandant, sondern der
Rechtsanwalt ist. In diesen Fällen handelt es sich nicht um durchlaufende Posten.
Ausgabe
Kommt eine Buchung als durchlaufender Posten nicht in Betracht, wird auf ein Auslagenkonto
gebucht, das im Kontenrahmen als Aufwandskonto eingerichtet ist. Dies hat zur
Folge, dass