a-jur-Kanzleisoftware Benutzerhandbuch

CARLOS CLAUSSEN CONSULTING & CO
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Anhang: Mandatsbuchhaltung
Bei der Mandatsbuchhaltung handelt es sich um ein zusätzliches Finanzbuchhaltungsprogramm.
Es ist Bestandteil des Access-Projekts (aufzurufen über das Extras-Menü, siehe S. 6). Mit dieser
Finanzbuchhaltung kann zu jeder Akte eine eigenständige Finanzbuchhaltung geführt werden, um
bei der Verwaltung eines Fremdgeldguthabens oder Sondervermögens
• detaillierter abzurechnen, als dies mit Hilfe eines bloßen Akten- oder Beteiligtenkontos möglich
ist,
• steuerlichen, kaufmännischen, gerichtlichen o. a. Buchführungspflichten zu genügen oder
wenn
• Einkommens- oder Umsatzsteuererklärungen abzugeben sind.
Auch eine Vereinsbuchhaltung mit den nötigen Rechenschaftsberichten kann z. B. auf diese Weise
erstellt werden.
Die Mandatsbuchhaltung gestattet die Verwendung beliebiger Sach- und Finanzkonten, die ordnungsgemäß
sortiert und gruppiert angezeigt und ausgedruckt werden können. Auswertungen
können außerdem auch nach Bereichen und nach Aktenbeteiligten gegliedert werden.
Neue Mandatsbuchhaltung
Die Einrichtung einer neuen Mandatsbuchhaltung setzt voraus, dass die entsprechende Akte in der
Aktenverwaltung existiert.
Um für diese dann erstmalig Buchungen vorzunehmen, ist auf der Seite Auswahl der Button Neu
zu klicken und das Aktenzeichen einzugeben.
Die entsprechende Akte erscheint dann in der Liste und es können Buchungen erfolgen.
Sobald Buchungen erfolgt sind, erscheint diese Akte künftig automatisch in der Auswahlliste.
Abgelegte Akten erscheinen nicht in der Liste. Abgelegte Akten sind in der Aktenverwaltung wieder
zu aktivieren.
Es sollte jeweils angegeben werden:
• Rechtsträger: es wird immer der (Standard-)Mandant der betreffenden Akte verwendet,
• Finanzamt: es wird immer das (Standard-)Finanzamt der betreffenden Akte verwendet (= Beteiligter
des Typs "Finanzamt"),
• Umsatzsteuerpflichtigkeit (davon hängt es ab, ob bei den Buchungen jeweils Umsatzsteuer-
Vorschläge gemacht werden).
Konten
Über das Formular Konten können die für die Buchhaltung verwendeten Sach- und Finanzkonten
eingegeben und gepflegt werden.
Die Konten gelten mit ihren Bezeichnungen einheitlich für alle Buchhaltungen. Die Führung und
Auswertung der Konten erfolgt natürlich immer getrennt nach den einzelnen Akten/Mandanten.
Die Sachkonten sollten so abstrakt beschrieben werden, dass diese sich für sämtliche möglichen
Finanzbuchhaltungen eignen.
Für jedes Konto ist anzugeben, ob es
• Sachkonto (Einnahmen, Ausgaben) oder
• Finanzkonto (Girokonto, Kasse, Kredit usw.) sein soll.
Ob die jeweilige Buchung eines Sachkontos eine Einnahme oder eine Ausgabe darstellt, hängt
vom Vorzeichen des gebuchten Betrags ab (Ausgaben = negativ).
Zusätzlich ist in der Kontenverwaltung anzugeben, ob das Konto im Soll oder im Haben angezeigt
werden soll. Dies ändert nichts am Gewinn und Verlust, sondern entscheidet darüber, ob das Konto