Teil 4 Bauunterhalts - Bayerischer Bauindustrieverband e.V.

Abschnitt D
Dadurch kann sich die Bauzeit und damit
die Phase der Zwischenfinanzierung
verlängern, so dass sich für den Auftraggeber
die Kosten erhöhen. Es ist daher
abzuwägen, ob und für welche Dauer
ein Probebetrieb vereinbart werden soll.
Als Beurteilungsmaßstab dafür können
z.B. die Anforderungen an die Betriebssicherheit
sowie die Komplexität der
Betriebsabläufe und der baulichen
Anlagen herangezogen werden. Die vertraglichen
Vereinbarungen zum Probebetrieb
sollten z.B. die Voraussetzungen
für den Beginn und für eine erfolgreiche
Beendigung enthalten.
3. Abnahme
Die Regelungen zur Abnahme sind im
Vertrag detailliert festzulegen. Dazu ist
z.B. die Definition von Fristen, Verfahren
und besonderen Abnahmevoraussetzungen
(z.B. fehlerfreier Probebetrieb über
einen bestimmten Zeitraum) erforderlich.
Darüber hinaus sollten auch detaillierte
Vereinbarungen zu den Voraussetzungen
für eine Abnahmeverweigerung
getroffen werden. Ergänzend dazu kann
auch eine Klausel vereinbart werden, in
der die Beseitigung unwesentlicher
Mängel, die keine Abnahmeverweigerung
zur Folge haben, und dafür zu
erbringende Sicherheiten geregelt sind.
Bei Projekten mit Projektfinanzierungen
ohne Forfaitierung erfolgt in der Regel
mit Fertigstellung der Maßnahme keine
Abnahme im o.g. Sinne, sondern lediglich
eine „Übergabe“ der erbrachten
Leistungen. Die Verantwortung verbleibt
in diesem Fall beim Auftragnehmer und
geht erst am Ende der Vertragslaufzeit
auf den Auftraggeber über, so dass die
oben angeführten Hinweise zur
Abnahme ggf. dann zu diesem späteren
Zeitpunkt zu beachten sind.
II. Vertragsmanagement
während der Betriebsphase
Der in „PPP“ enthaltene Begriff Partnerschaft
zwischen Auftraggeber und
Auftragnehmer ist bei der Durchführung
eines Projekts im Sinne einer Geschäftspartnerschaft
zu verstehen. Daher steht
für den Auftraggeber im Vordergrund,
die Einhaltung der Vertragspflichten und
damit der definierten Projektziele sicherzustellen.
Er muss daher Maßnahmen
zur Dokumentation, Überwachung und
Steuerung der Leistungserbringung
durch den Auftragnehmer vorsehen und
vertraglich festlegen. Dabei sind z.B.
folgende Punkte zu regeln:
1. Zuordnung von Verantwortlichkeiten
auf Auftraggeberseite
Auf Auftraggeberseite ist die Organisationsstruktur
klar festzulegen. Neben
der eindeutigen Zuordnung von Zuständigkeiten
der verschiedenen Ebenen von
Akteuren und Gremien (Nutzer, Projektmanager,
Bauverwaltung, Kämmerei,
Projektgruppe, Lenkungsgruppe etc.)
sollten auch abgestufte Regelungen
zum internen Informationsfluss und für
den Ablauf von internen Verfahren z.B.
für Steuerungsmaßnahmen, Vertragsänderung
etc. getroffen werden. Im
Vertrag ist zu regeln, dass der Auftraggeber
seine Projektverantwortlichen und
ihre Zuständigkeiten in geeigneter
Weise gegenüber dem Auftragnehmer
benennt.
2. Umfang
Der Auftraggeber klärt, welche Maßnahmen
im Rahmen des Vertragsmanagements
für das Erreichen der verschiedenen
Projektziele erforderlich
sind. Dabei sollten der zu erwartende
Nutzen und der voraussichtliche Aufwand
der jeweiligen Maßnahmen vor
dem Hintergrund einer wirtschaftlichen
Durchführung des Vertragsmanagements
beachtet werden. Im Vertrag sind
die Intensitäten, Intervalle, Kriterien und
Kenngrößen zu definieren, anhand derer
Maßnahmen des Vertragsmanagements
durchgeführt werden, die eine Wirkung
gegenüber dem Auftragnehmer entfalten
(z.B. Kontrolle und Steuerung).
3. Informationsbereitstellung/
Berichtswesen durch den
Auftragnehmer
Der Auftraggeber muss vorgeben, in
welchem Umfang und in welcher Form
der Auftragnehmer Informationen über
die Projektabwicklung zu liefern hat.
Als Grundlage für diese Anforderungen
hat der Auftraggeber zunächst sein
Informationsbedürfnis festzulegen.
Im Projektvertrag sind die Anforderungen
an ein Informationssystem zu
definieren, das regelmäßig Steuerungsinformationen
in strukturierter und
komprimierter Form liefert. Auf dieser
Grundlage hat der Auftragnehmer ein
Berichtswesen aufzubauen, das die
geforderten Informationen automatisch,
hierarchisiert und zeitlich gestaffelt zur
Verfügung stellt. Neben Daten über die
Leistungserfüllung sind für eine Erreichung
der vereinbarten Ziele insbesondere
Berichte zu Abweichungen und zu
Steuerungsmaßnahmen, die durch den
Auftragnehmer verursacht wurden,
erforderlich.
Der Auftraggeber sollte die vom Auftragnehmer
bereitgestellten Informationen
auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen
und ggf. selbst Informationen
zum Projektablauf erheben. Daneben
sollten auch Möglichkeiten zur Anpassung
des Berichtswesens vereinbart
werden, um konkrete Erfahrungen zum
Projekt einbringen zu können, die erst
nach Anlauf der Bauunterhalts- und
Betriebsphase zur Verfügung stehen.
Public Private Partnership 39