Ziele - Neues Kommunales Finanzmanagement

NKF- Themenworkshop in Arnsberg
18. Sept. 2008:
„Die Bedeutung von Produkten, Zielen
und Kennzahlen im NKF als Chance
für eine strategische Steuerung“
Alfons Reinkemeier
NKF- Projektleiter der Stadt Münster,
Leiter des Amtes für Finanzen und Beteiligungen

Münster…
• 272.106 Einwohner (Stand 12/06)
• Haushaltsvolumen 2008 in €:
Ergebnisplan: Finanzplan:
Erträge: 674.741.570 Einzahlungen: 628.780.360
Aufwend.: 735.737.440 Auszahlungen:660.864.880
• Defizitausgleich durch Verringerung der
Ausgleichsrücklage um 60.995.870 €
• Ende 2005 zum ersten Mal in der Nachkriegsgeschichte
einen nicht ausgeglichenen Haushalt in den Rat
eingebracht: strukturelles Defizit von 50 Mio. €

Gliederung
1. Die Neue Steuerung
2. Das Zielsystem
a) Produkte, Ziele & Kennzahlen im NKF
b) Leitorientierungen des ISM- Prozesses
c) Strategische Ziele für die Konsolidierung

Ziele: rechtliche Grundlagen
§4 GemHVO
„sollen .. Ziele und Kennzahlen zur Messung der
Zielerreichung beschrieben werden.„
§ 12 GemHVO
„Ziele und Kennzahlen sollen zur Grundlage der
Gestaltung der Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle
des jährlichen Haushaltes gemacht werden. “
§ 41 t GO
„Die Entscheidung über folgende Angelegenheit kann
der Rat nicht übertragen (..) die Festlegung strategischer
Ziele unter Berücksichtigung der Ressourcen.“

Steuerung
• Steuerung bedeutet
– Prozesse in komplexen Systemen zu beeinflussen
– um bestimmte Ziele zu erreichen.
• Steuerung ist Teil der Verantwortung der Verwaltung und
der Politik gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern.
• Grundvoraussetzung und zentraler Faktor jeder
Steuerung ist die Formulierung von Zielen.

Steuerungskreislauf
Analyse der Zielerreichung als Grundlage für neue
Zielentscheidungen. Dabei können sowohl die Ziele als auch
die Strategien oder Maßnahmen zur Zielerreichung geändert
werden.
So entsteht ein permanenter, immer wiederkehrender
Steuerungs- und Managementprozess.
Rat:
Ziele setzen
Zielerreichung
beobachten und
analysieren
Verwaltung:
Maßnahmen umsetzen
Strategien zur Zielerreichung
einführen

Zielentwicklung
Ebene der Zielbildung Fristigkeit Verantwortung
Leitbild
Strategische Ziele
Operative Ziele (Jahresziele)
dauerhaft
mittelfristig
jährlich
Gemeinsame
Entwicklung mit
Bürgern und Politik
Definition von
politischen Zielfeldern
Zielerreichung in der
Verwaltung
Zielvereinbarungen mit
den MA

Aufbau strategischer
Was soll getan werden?
� Rat
• strategische Gemeindeziele
• Gültigkeit = 5 - 10 Jahre
• gemeinsame Entwicklung
durch Rat und
Verwaltungsführung
Gemeindeziele
Wie soll es getan werden?
� Verwaltung
• Wer muss was tun, um die
strategischen
Gemeindeziele zu
erreichen?
• Regelmäßige
Berichterstattung
(Berichtswesen /
Controlling) über die
Zielerreichung

Erfolgsfaktoren der neuen Steuerung
• Mittel- und Langfristperspektive einnehmen.
• Gemeinsame Zielbildung von Verwaltung, Politik
und Bürgern.
• Konsequente Ausrichtung des Handelns an
Zielen.
• Interne und externe Transparenz über
Zielerreichung.
• Benchmarking – sich dem Vergleich stellen.
• Einlassen aller Akteure auf ein neues
Rollenverständnis.

Aufwand und Erträge je Produktbereich Jahr 2008
Innere Verwaltung
Sicherheit und Ordnung
Schulträgeraufgaben
Kultur und Wissenschaft
Soziale Leistungen
Kinder-, Jugend- und Familienhilfe
Gesundheitsdienste
Sportförderung
Räumliche Planung und Entwicklung
Bauen und Wohnen
Ver- und Entsorgung
Verkehrsflächen und -anlagen, ÖPNV
Natur- und Landschaftspflege
Umweltschutz
Wirtschaft und Tourismus
Aufwendungen - Mio. €
-
Erträge - Mio. € -
0 20 40 60 80 100 120 140

Gliederung
1. Die Neue Steuerung
2. Das Zielsystem
a) Produkte, Ziele & Kennzahlen im NKF
b) Leitorientierungen des ISM- Prozesses
c) Strategische Ziele für die Konsolidierung

Nutzung von
Produkt(-gruppen)zielen zur
strategischen Steuerung in Münster
• Der Verwaltungsvorstand hat am 30.11.2004 beschlossen:
„Mit der Einführung des NKF in Münster soll auch eine
verstärkt an Zielen und Kennzahlen orientierte Steuerung
der Verwaltung angestrebt und im Rahmen der
Realisierbarkeit umgesetzt werden.“
• Der Rat hat diese Zielrichtung in seiner Sitzung am
11.05.2005 zustimmend zur Kenntnis genommen.

Produktbildung in Münster (Haushalt 2008)
17 Produktbereiche
70 Produktgruppen
196 Produkte
Normierte
Ebene

Produktbildungsprozess
• Zunächst Bildung von Zielen & Kennzahlen
auf Produktgruppenebene, da diese
relevante Steuerungsebene in Münster
• Im Rollout- Folgejahr werden Produktziele
und Kennzahlen im Haushalt abgebildet
• Sachlogische Orientierung der Produktebene
an den Produktgruppenzielen (top down-
Verfahren); in der Praxis hat sich Vorgehen
nach dem bottom up- Verfahren bewährt,
d.h. es wurde mit Produktbildung begonnen.

Kennzahlen
• Zielkennzahlen:
Zusammenhang zu Zielen, da
steuerungsrelevante Informationen zur
Zielerreichung abgebildet werden
• Standardkennzahlen:
Zur besseren Vergleichbarkeit der
Produktgruppen wurden in Münster zwei
Standardkennzahlen formuliert:
– Ergebnis jeder Produktgruppe pro
Einwohner
– Prozentuale Aufwandsdeckungsgrad

Beispiel Produktbildung
Amt für Grünflächen und Umweltschutz
Produktbereich 13: Natur- und
Landschaftspflege
Produktgruppe 1302: Friedhöfe
Produkte: 130201 Städtische Friedhöfe,
130202 Kriegsgräber
Normierte
Ebene

Produktgruppe Friedhöfe
• Beschreibung:
Die Produktgruppe beinhaltet die Konzeptionierung, den Bau und die Unterhaltung
von Friedhofsanlagen, die Durchführung von Bestattungen und Beratung von
Angehörigen (= Produkt 1) sowie die Pflege von Kriegsgräbern (= Produkt 2). Bei
dem Betrieb der städtischen Friedhöfe handelt es sich um eine gebührenrechnende
Einrichtung.
• Ziele:
1) Die ausreichende Versorgung mit Friedhofsflächen ist dauerhaft sicherzustellen.
2) Die Friedhofsgebühren bzw. die Erstattungszahlung des Bundes für Kriegsgräber
sollen die jeweiligen Kosten zu 100% decken.
• Zielkennzahlen:
•
•
Verhältnis erworbener zu abgelaufenen Nutzungsrechten (in %)
Mögliche Erweiterungsfläche (in ha)
zu Ziel 1
• Zuschussbedarf für komm. Friedhöfe gem. Gebührenrechnung (in €)
• Zuschussbedarf wie oben, jedoch ohne Zuschuss Leichenhallen (in €) zu Ziel 2
• Zuschussbedarf für Kriegsgräber (in €)
• Leistungsdaten:
• Teilergebnis (Zuschussbedarf) pro Einwohner/in (in €)
• Anteil des Teilergebnisses am Gesamtjahresergebnis (in %)
• Aufwandsdeckungsgrad (in %)
• Anzahl der Bestattungen Waldfriedhof Lauheide
• Anzahl der Bestattungen Stadtteilfriedhöfe
• Anzahl belegte Gräber insgesamt
• Fläche Waldfriedhof Lauheide und Stadtteilfriedhöfe insgesamt (in ha)

Gliederung
1. Die Neue Steuerung
2. Das Zielsystem
a) Produkte, Ziele & Kennzahlen im NKF
b) Leitorientierungen des ISM- Prozesses
c) Strategische Ziele für die Konsolidierung

Leitorientierungen
• Anfang 2002 Beginn eines „Integrierten Stadtentwicklungsund
Stadtmarketingkonzeptes“ (ISM)
• Ziel: Entwicklung eines zukunftsorientierten Profils der Stadt
und abgestimmte Zielvorstellungen zur zukünftigen
Entwicklung
• Dokumentation in Form von konkreten Leitlinien
• Dabei Bestimmung von
– Ausgangslage (Ist- Profil):
Wer sind wir, wie werden wir wahrgenommen?
– Zukunftsorientierung (Soll- Profil):
Wer wollen wir sein, wie wollen wir wahrgenommen
werden?

ISM- Mitwirkung
• Erarbeitung des Konzeptes in einem kooperativen
Verfahren unter Einbezug gesellschaftlicher Gruppen,
unter Beteiligung der Bürgerschaft und unter Mitwirkung
von Mitgliedern der Gremien des Rates
• Ergänzung durch Bürgerumfrage
ISM- Prozess beruht auf breiter, empirisch abgesicherter
Basis !

ISM- Prozessschritte
• Öffentliche Auftaktveranstaltung „Forum Zukunft“
• 10 thematische Werkstätten
• 5 thematische Bürger/innen- Foren
• Integrationsworkshop
• Workshop „Erfolgskontrolle“
• Werkstatt „Bildung“
• Öffentliche Ergebnispräsentation „Forum Zukunft –
AufTakt Münster“

ISM- Ergebnis
Sieben Leitorientierungen:
• Wir werden einer der führenden Bildungs-, Wissenschafts-,
Forschungs- und Entwicklungsstandorte in Europa
• Wir werden als Wirtschaftsstandort die Stadt des dynamischen
Mittelstandes in NRW
• Wir werden als ein kulturelles Zentrum unseres Landes Projekte mit
internationaler Ausstrahlung entwickeln
• Wir wollen das Zentrum für Verwaltungen und Institutionen sowie für
öffentliche und private Dienstleistungen in Westfalen bleiben und an
ihrer Modernisierung aktiv mitwirken
• Wir werden Münster als unverwechselbares Stadtbild bewahren und
die City als Ort der Begegnung, als Marktplatz und als Motor der
Stadtentwicklung stärken
• Wir werden Münster zu einer Stadt mit höchster Lebens- und
Erlebnisqualität weiterentwickeln: mit hoher Umwelt- und Naturqualität,
mit breitem Freizeit- und Sportangebot, mit hohem Wohnwert,
Familienfreundlichkeit und sozialer Balance in der Stadtgesellschaft
• Wir werden Münster auf der Basis unserer Geschichte und des
Prinzips von „Toleranz durch Dialog“ zu einer weltoffenen Stadt
weiterentwickeln.

Zielhierarchie in Münster
Leitbild ISM
Strategische Ziele
Operative Ziele
Strategische Ziele
(Haushaltskonsolidierung)
NKF:
Produktbereichsziele,
Produktgruppenziele,
Produktziele

Zuordnung der NKF- Produktgruppen zu
den ISM- Leitorientierungen

Welche Ziele für welche Ebene?
Strategische
Ziele
Produktbereiche
Produktgruppen
Produkte
Wirkungsziele Qualitätsziele/
Quantitätsziele
Ressourcenziele

Gliederung
1. Die Neue Steuerung
2. Das Zielsystem
a) Produkte, Ziele & Kennzahlen im NKF
b) Leitorientierungen des ISM- Prozesses
c) Strategische Ziele für die Konsolidierung

Konsolidierungsplanung ( für HH 2006/7)
• Abbau eines jährlichen strukturellen
Defizits von 50 Mio. € durch Aufgabenkritik
• Beschluss des VV im Januar 2006:
„… sämtliche von der Kernverwaltung
erbrachten Prozesse und Leistungen in
einem aufgaben-/ produktkritischen
Prozess aufzuarbeiten, so dass eine
Bewertung der strategischen Relevanz der
Produkte möglich wird. „

Konsolidierungsvorgehen
• Aus den Leitbildern des ISM- Prozesses
wurden strategische Ziele abgeleitet
• Um den Beitrag der Produkte zu den
strategischen Zielen einzuordnen, wurde
ein Workshop mit dem VV unter
Beteiligung des externen Beraters Rödl &
Partner durchgeführt.

Zielpriorisierung
• Obm und die sechs Dezernenten erhielten
jeweils 35 Stimmen, die sie auf die
strategischen Ziele verteilten
• Ableitung einer Rangreihenfolge der
stadtstrategischen Ziele
• Unterteilung in A-, B- und C- Ziele:
A- Ziel: Erreichung ist herausragend wichtig
B- Ziel: Erreichung ist sehr wichtig
C- Ziel: Erreichung ist wichtig
• A- Ziele in Münster:
Familienfreundlichkeit & Generationengerechtigkeit,
Wirtschaft & Arbeit sowie Wettbewerb der Regionen &
Wissenschaft

Beitrag der Produkte zu den
stadtstrategischen Zielen
Anzahl
unterstützender
Produkte
140
120
100
80
60
40
20
0
Familienfreundlichkeit &
Generationengerechtigkeit
A- Ziele B- Ziele C- Ziele
Wirtschaft & Arbeit
Wettbewerb der Regionen
& Wissenschaft
Bildung
Kinder & Jugendliche
Kultur
Soziale Sicherung &
Ordnung
Umwelt
Auffällig:
C- Zielen sind die
meisten Produkte
zugeordnet!
Urbanität
Zielbereiche

Strategische Relevanz der Produkte
Die Produkte der A- Ziele haben hohe
strategische Relevanz, dagegen die
Produkte der C- Ziele eher geringe
strategische Relevanz.
Je weniger strategische Relevanz das
Produkt hat, desto eher ist es in den
Konsolidierungsprozess mit einzubeziehen!

Steuerbarkeit der Produkte
Steuerbarkeit der Produkte, wenn
• Produktstandards beeinflussbar sind
(Art, Menge, Dauer)
• Übertragung auf Dritte, z.B. auch in Form
der interkommunalen Zusammenarbeit,
möglich
Nur wenn das Produkt steuerbar ist,
handelt es sich um ein konsolidierungsrelevantes
Produkt, bei dem Ausgaben
eingespart werden können!

Steuerbare Produkte in Münster
Veränderungspotenzial Anzahl der Produkte
Standards beeinflussbar 192
Übertragbarkeit auf das
Ehrenamt möglich
37
Outsourcing möglich 81
Interkommunale Zusammenarbeit
möglich
55

Konsolidierungsmatrix
Strategische Relevanz der Produkte
hoch
gering
12 % 15 %
17 % 25 %
gering hoch
Steuerbarkeit der Produkterstellung

Fraktion: Bezirksvertretung: Fachausschuss:
Antrag / Anregung
Deckungsvorschlag
Produktgruppe:
O
U
T
P
U
T
I
N
P
U
T
I
N
P
U
T
Zielkennzahlen, Leistungsdaten:
Seite
(Band 2)
Zeile (ggf. Maßnahme + Zeile):
Haushaltsansatz
2008 2009 2010 2011
Seite
Haushaltsansatz Planung
spätere Gesamtein-
Band 1 Band 2 2008 2009 2010 2011 Jahre -auszahlunge
Produktgruppe:
Begründung:
ALT ALT
NEU
Veränderungen zum Haushaltsplan-Entwurf 2008
A L T
N E U
Erträge/Aufwendungen
Ein- und Auszahlungen
Verpflichtungsermächtigungen
Erträge/Aufwendungen
Ein- und Auszahlungen
Verpflichtungsermächtigungen
Planung
Zeile (ggf. Maßnahme + Zeile):
Seite
Haushaltsansatz Planung
spätere Gesamtein-
Band 1 Band 2 2008 2009 2010 2011 Jahre -auszahlunge
ALT ALT
NEU
Erträge/Aufwendungen
Ein- und Auszahlungen
Verpflichtungsermächtigungen
Erträge/Aufwendungen
Ein- und Auszahlungen
Verpflichtungsermächtigungen

Vermögenslage
Auswertung nach dem
Kennzahlenset NRW für Münster
Anlagenintensität (Anlagevermögen / Bilanzsumme) x 100 96,6%
Infrastrukturquote (Infrastrukturvermögen / Bilanzsumme) x 100 49,9%
Reinvestitionsquote Nettoinvestitionen / Jahresabschreibungen auf Anlagevermögen) x 100 #DIV/0!
Finanzlage
Eigenkapitalquote I (Eigenkapital / Bilanzsumme) x 100 23,2%
Eigenkapitalquote II
Anlagendeckungsgrad II
(Eigenkapital + Sonderposten für Zuwendungen und Beiträge) x 100 /
Bilanzsumme 64,2%
(Eigenkapital + Sonderposten für Zuwendungen und Beiträge + langfristiges
Fremdkapital) x 100 / Anlagevermögen 99,1%
kurzfristige Verbindlichkeitsquote (kurzfristige Verbindlichkeiten / Bilanzsumme) x 100 1,3%
dynamischer Verschuldungsgrad Effektivverschuldung / Saldo aus laufender Verwaltungstätigkeit (FR) -34,8

Ertragslage
Auswertung nach dem
Kennzahlenset NRW für Münster
Eigenkapital / negatives Jahresergebnis
Eigenkapitalreichweite #DIV/0!
Fehlbetragsquote I (negatives Jahresergebnis / Ausgleichsrücklage) x 100 0,0%
Fehlbetragsquote II (negatives Jahresergebnis / Allgemeine Rücklage) x 100 0,0%
Steuerquote (Steuererträge / ordentliche Erträge) x 100 62,4%
Zuwendungsquote (Erträge aus Zuwendungen / ordentliche Erträge) x 100 8,3%
Personalintensität I (Personalaufwendungen / ordentliche Aufwendungen) x 100 24,8%
Sach- und Dienstleistungsintensität
(Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen / ordentliche Aufwendungen) x
100 14,8%
Transferaufwandsquote (Transferaufwendungen / ordentliche Aufwendungen) x 100 41,7%
Zinslastquote (Finanzaufwendungen / ordentliche Aufwendungen) x 100 4,6%
Ergebnisquote der lfd.
Verwaltungstätigkeit (Ergebnis der laufenden Verwaltungstätigkeit / Jahresergebnis) x 100 66,7%
Abschreibungslastquote
(bilanzielle Abschreibungen auf Anlagevermögen / Erträge aus der Auflösung
von Sonderposten) x 100 -

Erkenntnisse der Bilanzanalyse:
a) Vermögenslage:
• Anlagenintensität = 96,6%, d.h. hohe
Fixkosten und hohe Abschreibungen;
Flexibilität ist eingeschränkt
• Infrastrukturquote = 49,9 %
Etwa die Hälfte des Vermögens ist
Infrastrukturvermögen,welches der
Daseinsvorsorge der Stadt Münster dient;
Quote nur langfristig beeinflussbar

Erkenntnisse der Bilanzanalyse:
b) Finanzlage:
• Eigenkapitalquote Stadt Münster = 23,6 %
Die am21.04.2008 in der vorläufigen EB angezeigte Quote = 23,5 % wird
von der Bezirksregierung als „zurzeit noch ordentlich“ bewertet.
aber: „ Für den Haushaltsausgleich 2008 nehmen Sie die
Ausgleichsrücklage in Höhe des Fehlbetrages von rd. 61 Mio und damit in
einem Umfang von ungefähr 43% in Anspruch. Auch der Haushalt 2009
wird auf der Grundlage der vorgelegten Plandaten voraussichtlich durch
Inanspruchnahme der Ausgleichsrücklage fiktiv ausgeglichen sein. Im Jahre
2010 wird der Eigenkapitalverzehr nach der vorliegenden Planung so weit
fortschreiten, dass die Ausgleichsrücklage vollständig aufgezehrt sein
wird und sich ab dann bereits die allgemeine Rücklage verringert. Eine
solche Verringerung bedarf dann gem. § 75 Abs. 4 Satz 1 GO der
Genehmigung der Aufsichtsbehörde.
Mit Sorge betrachte ich …. , dass das vorhandene Eigenkapital bei
angenommenem ungebremsten Verzehr bereits in 13 Jahren aufgebraucht
sein könnte ( aus Schreiben der BR zur Haushaltsanzeige v. 15.05.2008)

) Ertragslage:
Erkenntnisse der Bilanzanalyse:
Steuerquote 62,4 %
Vergleichsweite gut im NRW-Vergleich
Zuwendungsquote 8,3 %
Im Rahmen des Finanzausgleich ist die Zahl
plausibel; aber ggf. sind mehr Förderprojekte zu
initiieren
Personalintensität 24,8 %

Kennzahl
NKF - Kennzahlenset Städtevergleiche
Dortmund Münster Brühl Bonn
Plan
2008
Plan
2008
Plan
2008
Plan
2008
Steuerquote (StQ) 39,4% 62,4% 45,6% 55,6%
Zuwendungsquote (ZwQ) 28,8% 8,3% 15,0% 9,8%
Personalintensität 1 (PI1) 19,6% 24,8% 27,5% 23,6%
Sach- und Dienstleistungsintensität (SDI) 19,5% 14,8% 14,9% 17,8%
Transferaufwandsquote (TAQ) 41,6% 41,7% 38,2% 42,9%
Zinslastquote (ZLQ) 5,6% 4,6% 3,0% 5,2%

Steuerung und damit Zielerreichung
ist nur möglich durch Controlling:
• Denkbare Lösungsmöglichkeiten für Controlling
(neu:Leistungs- und Finanzcontrolling):
• Priorisierung der Produktgruppen nach
politischer Wichtigkeit (A, B, C ..) �
– Quartalsmäßiger Forecast der Ergebnisplanung
(Muster Ergebnisrechnung) für A-Produktgruppen
– Halbjähriger Forecast der Ergebnisplanung (Muster
Ergebnisrechnung für B-Produktgruppen
– Jährlicher Bericht am Jahresende für C-,D-.-Produktgruppen

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Für Fragen stehe ich
Ihnen gerne zur Verfügung!