06-34.pdf - Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik (Prof. Dr. Helmut ...

Projekt-Coaching über das Internet – webbasierte
Unterstützung von Coaching-Dienstleistungen
Prof. Dr. Helmut Krcmar / Dipl.-Wirt.-Ing. Yuriy Taranovych /
Dipl. oec. Simone Rudolph, München
Dieser Beitrag stellt ein Konzept des webbasierten Projekt-Coaching
(WebCoaching) im Umfeld digitaler Produktionen vor. Unter dem Begriff
digitale Produktionen werden die Entwicklung, Bündelung und Bereitstellung
von Multimedia-Inhalten als auch die Herstellung anwendungsorientierter
Unternehmenssoftware verstanden. Beim WebCoaching treffen sich der Coach
und die zu beratende Person (Coachee) nicht mittels persönlichen Kontakts,
sondern ortsunabhängig in einer virtuellen Arbeitsumgebung, die die
webbasierte Kommunikation, Koordination und Zusammenarbeit im Coaching-
Prozess unterstützt. Somit entfallen Anfahrtszeit und Reisekosten, so dass
Coaching-Anfragen auch ad hoc bearbeitet werden können. Zur Erprobung des
WebCoaching-Konzepts wurde eine Projekt-Coaching-Plattform (WebCo@ch-
Plattform) entwickelt und in mehreren realen Projekten im Umfeld digitaler
Produktionen pilothaft eingesetzt.
1. Einführung
RN: Problembereiche im Projektmanagement
Aktuelle Untersuchungen über Erfolgsfaktoren von Projekten im Umfeld digitaler
Produktionen (Genus/Dalcher 2003; The Standish Group 2003, 2004) belegen, dass
immer noch viele Projekte die ursprünglichen Ziele, insbesondere die Einhaltung von
Kosten, Zeit und Qualität nicht erreichen oder gar scheitern. Dadurch entstehen für
Unternehmen sowie für die Wirtschaft enorme Schäden (Sauer/Cuthbertson 2003).
Die Gründe hierfür liegen meist in der mangelhaften Professionalität im Projektmanagement
und in ungenügenden Kompetenzen der Projektbeteiligten (o.V. 2004).
Diese Tendenzen zeigt auch die vom Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik der TU
München durchgeführte Studie, in der die Situation des Managements komplexer
Projekte im Umfeld digitaler Produktionen untersucht wurde (Rudolph et al. 2004).
Die Ergebnisse zeigen, dass besonders in der Qualität der Projektplanung und -
steuerung, der Kommunikation, der Teamqualifikation sowie des Risiko- und Wissensmanagements
Probleme bestehen.
RN: Coaching von Projekt-Teams als Problemlösungsansatz
Einen möglichen Ansatzpunkt, um diesen Problemen proaktiv entgegenwirken zu
können, bildet das Coaching von Projektteams (Projekt-Coaching), das sich in vielen
Organisationen bereits fest etabliert hat. Die Zielsetzung besteht dabei vorrangig in
der Vorbereitung, Initialisierung und fachlichen bzw. methodischen Begleitung von
Projekten sowie in der Förderung der Zusammenarbeit des Projektteams zur
Bewältigung der gestellten Projektmanagement-Aufgaben (Rauen 2003, 41).
Demzufolge soll die fachliche und persönliche Beratung durch erfahrene Experten
zur Verbesserung der Projektsituation beitragen.
Das klassische (traditionelle) Projekt-Coaching findet meist in einem engen persönlichen
Kontakt zwischen Coach und Coachees in Form von Face-to-Face-Sitzungen

statt. Da aber viele Projekte unter Termindruck leiden, kann die physische Anwesenheit
von Coaches einen Engpass darstellen und eine schnelle Reaktion im Coaching-
Prozess verhindern. Dies führte zu der Überlegung, Projekt-Coaching mit Hilfe von
Internettechnologien (z.B. World Wide Web) zu unterstützen, um Coaching-
Dienstleistungen auch in den verteilten Projektkonstellationen vermehrt in Anspruch
nehmen zu können.
In diesem Beitrag werden im Folgenden das Konzept des webbasierten Projekt-
Coaching in Verbindung mit geeigneten Unterstützungsformen sowie ausgewählte
Erkenntnisse aus der pilothaften Erprobung vorgestellt.
2. Projekt-Coaching
RN: Definition Projekt-Coaching
In Anlehnung an Rauen (2003, 41) wird unter dem Begriff Projekt-Coaching die
fachliche und persönliche Betreuung und Beratung von Projektteams (Coachees) bei
der Bewältigung von Projektmanagement-Aufgaben durch einen Projekt-Coach
verstanden. Diese Unterstützung erfolgt entlang des Projektmanagement-Prozesses
und kann einzelne Projektphasen wie auch das komplette Projekt umfassen.
RN: Projekt-Coaches in der Praxis
In der Praxis übernehmen die Rolle der Projekt-Coaches oft die erfahrenen Spezialisten
externer Projektmanagement-Beratungen oder -Agenturen. Die Fachkompetenz
muss aber nicht unbedingt von extern kommen. IT-Projekte werden auch oft
durch unternehmensinterne, erfahrene Projektmanager, die andere Projektmanager
coachen, oder durch Projektmanagement-Büros betreut.
RN: Idealtypischer Ablauf des Coaching-Prozesses
Projekt-Coaching folgt i.d.R. einer festgelegten phasenorientierten Vorgehensweise.
Die Bezeichnung und Anzahl der einzelnen Phasen kann in Abhängigkeit von Herkunft
und Erfahrungsstand des Coaches variieren (Hess/Roth 2001; Wrede 2000;
Dehner 2002). Dennoch lässt sich eine gemeinsame Struktur erkennen. Diese Struktur
findet sich auch im Coaching-Prozess von Rauen (2002, 232-252). Im Verlauf
eines Coaching werden die folgenden Schritte/Phasen sequentiell durchlaufen:
Wahrnehmung
Kennenlernen
Zielbestimmung
Vertragsschluss
Klärung der Ausgangssituation
Interventionen
Evaluation
Abschluss
Abb. 1: Ablauf des Coaching-Prozesses (Rauen 2002, 235)
In der Wahrnehmungs-Phase erkennt und signalisiert der Coachee den Bedarf einer
professionellen Unterstützung. Auslöser hierfür kann ein Problem oder ein Verbesserungs-
bzw. Änderungsbedarf des Coachees sein. Die benötigte professionelle Unterstützung
erfolgt durch einen Coach.
In der Phase Kennenlernen werden erste Kontakte zu Coaches aufgebaut und Gespräche
geführt. Es gilt eine gemeinsame Basis für die Zusammenarbeit zu schaffen,
indem die Erwartungen des Coachees vom Coaching-Prozess festgehalten werden
wie auch die Möglichkeiten und Grenzen eines Projekt-Coaching. Die Hauptschwierigkeit
der Phase liegt im Finden eines problem-adäquaten und qualifizierten Coaches.

Verläuft das gegenseitige Kennenlernen positiv, wird in der Vertragsschluss-Phase
ein formaler und ein „psychologischer“ Vertrag zwischen Coachee und Coach geschlossen.
Der formale Vertrag beinhaltet die Bedingungen der zu erbringenden Coaching-Dienstleistung.
Der „psychologische“ Vertrag umfasst hingegen individuell
festgelegte „Spielregeln“ der gemeinsamen Zusammenarbeit.
Es folgt die Phase der Klärung der Ausgangssituation, in der eine Übersicht über die
momentane Projektsituation erstellt und für das Projekt-Coaching relevante Rahmenbedingungen
erfasst werden. Zudem werden erste Problemursachen identifiziert.
Die Ergebnisse dieser Ist-Analyse sollten schriftlich dokumentiert werden, da sie den
weiteren Coaching-Prozess beeinflussen.
Die Phase der Zielbestimmung dient der Definition der Coaching-Ziele des jeweiligen
Coaching-Prozesses und der Festlegung erster Lösungsansätze. Die hier festgelegten
Ziele können in der Evaluationsphase zur Bewertung der Leistung des Coaches
herangezogen werden.
Die Umsetzung der Ziele erfolgt durch das fachliche und/oder persönliche Coaching
in der Phase Interventionen. Dazu gehören bspw. Simulationen von Projektepisoden,
in denen mögliche Lösungswege durchgespielt und zusammen bewertet werden. Der
Coach verwendet dabei vielfältige Coaching-Methoden und -Techniken sowie eigenes
Fachwissen. Die enge Zusammenarbeit zwischen Coachee und Coach ist ausschlaggebend
für den Erfolg des gesamten Coaching-Prozesses.
In der Evaluations-Phase werden die durchgeführten Interventionen hinsichtlich ihrer
Effektivität und der Zielerreichung analysiert und bewertet.
Der Coaching-Prozess wird schließlich mit einer formalen und dokumentierten Abschlusssitzung
beendet (Rauen 2002, 233-249).
3. Webbasiertes Projekt-Coaching
RN: Definition WebCoaching
Unter webbasiertem Projekt-Coaching verstehen wir ein durch Internettechnologie
unterstütztes Coaching von Projekten (hier WebCoaching genannt). Hierbei findet die
Kommunikation und Zusammenarbeit nicht ortsgebunden wie im „klassischen“
Coaching-Prozess durch Face-to-Face-Kommunikation statt, sondern durch
Webanwendungen, die die Kommunikation, Koordination und Kooperation zwischen
räumlich verteilten Akteuren (Coaches und Coachees) ermöglichen. Dabei wird das
Projekt-Coaching nicht ausschließlich internetgestützt durchgeführt. Vielmehr wird
ein „Blended-Coaching“-Ansatz verfolgt, der klassische und webbasierte Elemente
kombiniert.
RN: Vorteile des WebCoaching
Vorteile des webbasierten Projekt-Coaching bestehen darin, dass Coaches ubiquitär
verfügbar sind, so dass ein Zugriff idealerweise unabhängig von Raum und Zeit
erfolgen kann. Treten bspw. in einem Projekt unvermittelt Probleme auf, so
ermöglicht die zeitliche Unabhängigkeit eine rasche Reaktion des Coaches. Die
räumliche Unabhängigkeit hingegen kann insbesondere zu Zeit- und
Reisekostenersparnissen in einem Coaching-Prozess führen, die bei klassischer
Face-to-Face-Kommunikation anfallen würden (Middendorf/Thönneßen 2003).

Viele Unternehmen aus dem Umfeld digitaler Produktionen verfügen aber nicht über
schnell erreichbare und geeignete Coaches (Rudolph et al. 2004, 30f). Die
Internettechnologie kann somit die Suche nach passenden Coaches sinnvoll
unterstützen. Damit verbunden können die Coaches auf diesem Weg wiederum
zusätzlich zu ihren bisherigen Kanälen weitere Kunden akquirieren. Zudem kann
mittels Web die Entstehung von Netzwerken und Foren zum Wissen- und
Erfahrungsaustausch der Coaching-Akteure gefördert werden.
Bezugnehmend auf die angegebenen Gründe erweist sich die Überlegung, Projekt-
Coaching webbasiert zu unterstützen als sinnvoll. Im Rahmen des
Forschungsprojekts WebCo@ch (Förderkennzeichen: FKZ 01HW0205 des BMBF),
das die Entwicklung und Implementierung webbasierter Coaching-Dienstleistungen
im Projektmanagement im Umfeld digitaler Produktionen zum Ziel hat, wurde ein
unterstützendes WebCoaching-Konzept entwickelt. Den Mittelpunkt des Konzepts
bildet der zuvor beschriebene exemplarische Coaching-Prozess, der mittels einer
webbasierten Kooperationsumgebung (WebCo@ch-Plattform) unterstützt wird. Im
Folgenden wird dieser Prozess als WebCoaching-Prozess bezeichnet.
3.1. WebCoaching-Modell
RN: Webbasierte Unterstützung des Coaching-Prozesses
In Anbetracht der im vorigen Abschnitt beschriebenen Coaching-Schritte schien nach
deren Untersuchung die webbasierte Unterstützung des Coaching-Prozesses durch
eine webbasierte Kooperationsumgebung bei sämtlichen Coaching-Schritten geeignet,
ausgenommen beim Vertragsschluss. Der Vertragsschluss als rechtliches Rahmenwerk
für das Projekt-Coaching erfordert einen hohen Abstimmungsbedarf zwischen
den Akteuren und wird wegen seines Verbindlichkeitscharakters und den daraus
entstehenden Konsequenzen für die WebCo@ch-Plattform nicht unterstützt.
Coaches
Coaching-Techniken,
Methoden und Tools
Wahrnehmung
Kennenlernen von Coach und Cochee
Unterstützungsbedarf
im
Projektmanagement
Angebot von Coaching-
Dienstleistungen
Voraussetzungen: Freiwilligkeit,
Diskretion, Akzeptanz, Vertrauen
Evaluation Abschluss
Exempl. Projektmanagement-Prozess
Analyse
Konzeption
Coachees
Realisierung
Abnahme
Betrieb
Projektdokumente
und Projektdaten
Klärung der Ausgangssituation
Coaching-
Ziele erreicht
Coaching-Interventionen
Zielbestimmung
Abb. 2: WebCoaching-Modell (Eigene Darstellung)
Exemplarischer WebCoaching-Prozess
RN: WebCoaching-Modell
Abb. 2 veranschaulicht das dem WebCoaching zu Grunde liegenden Modells.
Ausgangspunkt für ein WebCoaching ist das Bestehen eines Coaching-Bedarfs bei

einem Coachee und das Anbieten spezieller Coaching-Dienstleistungen durch einen
Coach. Der WebCoaching-Prozess findet beim Aufeinandertreffen von Coaching-Bedarf
und passendem Coaching-Angebot statt. Voraussetzung für die Initialisierung
des WebCoaching-Prozesses ist neben der Bereitschaft und Akzeptanz sich freiwillig
helfen zu lassen, die Wahrung von Diskretion und Vertrauen zwischen Coach und
Coachee.
Der hier abgebildete exemplarische Projektmanagement-Prozess, der Projekte aus
dem Umfeld digitaler Produktionen symbolisiert, beinhaltet die Phasen Analyse, Konzeption,
Realisierung, Abnahme und Betrieb. Unterstützend zum Projektmanagement-Prozess
verläuft der Coaching-Prozess. In Abhängigkeit vom Unterstützungsbedarf
kann durch den Coach entweder eine konkrete Projektphase oder das gesamte
Projekt begleitet werden. Grundlage für die Zusammenarbeit von Coach und
Coachee bildet die Bereitstellung erforderlicher Projektdokumente und Projektdaten,
um den Ausgangspunkt im Projekt-Coaching zu analysieren und den Fortschritt zu
überwachen. Hieraus werden die einzelnen Coaching-Maßnahmen abgeleitet, die
unter Verwendung individueller Coaching-Techniken, -Methoden und -Tools schließlich
umgesetzt werden. Der WebCoaching-Prozess gilt beim Erreichen der Coaching-
Ziele als abgeschlossen.
3.2. WebCo@ch-Plattform
Die WebCo@ch-Plattform ist ein Instrument zur Unterstützung des webbasierten
Coaching im Projektmanagement digitaler Produktionen. Im Mittelpunkt steht die Bereitstellung
sowohl eines Matching-Mechanismus für die Suche und Auswahl geeigneter
Coaches als auch einer webbasierten Kooperationsumgebung für die verteilte
Kommunikation, Koordination und Zusammenarbeit von Coachees und Coaches.
Abb. 3 verdeutlicht das Konzept der WebCo@ch-Plattform. Mittels der WebCo@ch-
Plattform werden zunächst ausgewählte Themenbereiche im Projektmanagement
unterstützt, die im Projektmanagement digitaler Produktionen als Problembereiche
identifiziert wurden (Rudolph et al. 2004).
Analyse
Exemplarischer Projektmanagement-Prozess
Konzeption
Realisierung
Abnahme
Betrieb
Management
Projektplanung
und -controlling
Projektleiter
Projektmanager
Account Manager
Zielbestimmung
Risikomanagement
Konfliktmanagement
Customer
Relations
Projektteam
Freelancer
Team
Relations
WebCo@ch-Plattform für Projektmanagement und Coaching
Kooperationsplattform (Kommunikation, Kooperation, Koordination)
Referenzdokumente
Coaching-
Leitfäden
Tools
Coach
Planung und Controlling
Wahr-
Kennennehmunlernen
Coach
Risikomanagement
Klärung d. Ausgangssituation
Coach
Coach
Coach
Konfliktmanagement
Customer Relations
Team Relations
Interventionen
Exemplarischer WebCoaching-Prozess
Evaluation
Abschluss

Abb. 3: Konzept der WebCo@ch-Plattform (Eigene Darstellung)
RN: Virtuelle Kooperationsumgebung für Projekt-Coaching
Ausgangspunkt für die WebCo@ch-Plattform bildet eine Kooperationsplattform, die
als Container für weitere Bausteine fungiert. Somit wird die Kontaktaufnahme und
Kommunikation von Coach und Coachee, die gegenseitige Abstimmung arbeitsteiliger
Tätigkeiten, das Treffen dezentralisierter Entscheidungen, die Koordination von
Terminen und Aktivitäten sowie die Erstellung und Bearbeitung gemeinsamen Materials
(z.B. Projektdokumente) ermöglicht. Hierzu werden entsprechend dem Bedarf
verschiedene Tools auf der WebCo@ch-Plattform integriert.
RN: Unterstützungsformen des WebCoaching-Prozesses
Die Unterstützung des WebCoaching-Prozesses erfolgt durch die Bereitstellung von
in der Praxis eingesetzten Best-Practice- bzw. Referenzdokumenten oder durch spezielle
Projektanalyse- und Coaching-Tools. Die Tools können hierbei von sämtlichen
Akteuren der WebCo@ch-Plattform für die entsprechenden Coaching-Schritte genutzt
werden. Coaches erhalten zusätzlich die Möglichkeit, themenbezogene Coaching-Leitfäden
als referenzielle Hilfestellung zur Durchführung des WebCoaching-
Prozesses zu verwenden. Die Sicherheit der Daten und Dokumente wird durch eine
intelligente Zugriffskontrolle geregelt, die einen akteursspezifischen Zugriff auf unterschiedliche
Sichten von Tools und Informationen erlaubt. Abb. 4 zeigt einen
Überblick über eine mögliche Tool-Unterstützung auf der WebCo@ch-Plattform für
die jeweiligen Schritte des WebCoaching-Prozesses.
schluß
Wahr-
Kennen-
Klärung der
Ziel-
Coaching In-
Evaluation
Ab-
Tools nehmung
7
lernen
Ausgangss.
definition
terventionen
Kommunikations-Tools:
Audio-Chat, Chat, Talkline,
Diskussionsforum, Weblog
Kooperations-Tools:
Desktop Sharing, Brainstorming,
Dokumentenbibliothek, Wiki, Umfragen
Koordinations-Tools:
Projekt-Planung, Kalender, Aufgaben
Projektanalyse-Tools:
X-Diagnoser, X-Checker, LifeCoreCard
Coach-Matching-Tools:
Coach-Datenbank, Coach Rating, Coach
Profil, Coaching-Anfrage
Referenzdokumente und Coaching-Leitfäden
(x)
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
(x)
x
x
x
x
x
1 2 3 4 5 6 7
Ab-
x
(x)
x
Abb. 4: Tool-Unterstützung des WebCoaching-Prozesses durch die WebCo@ch-Plattform (Eigene
Darstellung)
Der Einsatz von Kommunikations-Tools ist von besonderer Bedeutung, da eine umfassende
Kommunikation Dreh- und Angelpunkt für den Erfolg des WebCoaching-
Prozesses ist. Die bereitgestellten Kooperations-Tools fokussieren die Unterstützung
der Zusammenarbeit von Coach und Coachee. Sie werden erstmals in Phase 3 zur

Unterstützung der Analyse der Ist-Situation verwendet. Die Verwendung von Koordinations-Tools
erlaubt eine zeitnahe Abstimmung und Planung von Coaching-Tätigkeiten
und Aufgaben in den Phasen 3 bis 5. Der Einsatz von Projektanalyse-Tools ist
besonders zu Beginn des WebCoaching-Prozesses von Bedeutung, indem einerseits
Unterstützungsbedarf durch die Coachees wahrgenommen wird und andererseits die
Durchführung der Ist-Analyse unterstützt wird. Zudem können die Projektanalyse-
Tools in der Evaluation der WebCoaching-Interventionen genutzt werden, um die
Qualität und Effektivität des WebCoaching-Prozesses zu messen. Die Verwendung
von Matching-Tools ist besonders am Anfang des WebCoaching-Prozesses (Phase
2) zur Suche und Auswahl geeigneter Coaches sowie ganz am Ende (Phase 7) zur
Bewertung von Coaching-Leistungen von Bedeutung. Die Referenzdokumente und
Coaching-Leitfäden werden in den Phasen 3 bis 6, in denen das eigentliche Projekt-
Coaching stattfindet, genutzt. Sie dienen v.a. der fachlichen Unterstützung von
Coach und Coachee in diesen Phasen.
RN: Virtuelles Raumkonzept zur schnellen und einfachen Orientierung
Die Integration der einzelnen Tools und Dokumente in die WebCo@ch-Plattform erfolgt
mittels Konzeption einer intuitiv erfassbaren Arbeitsumgebung (Junginger et al.
2003), der WebCo@ch-Workbench. Die Workbench verfolgt einen kontextorientierten
Ansatz (Schwabe/ Hertweck/Krcmar 1997, 377) und ist mittels virtueller Räume
aufgebaut. In jedem Raum stehen verschiedene Tools zur Kommunikation,
Koordination, Zusammenarbeit, Projektanalyse und zum Matching zur Verfügung.
Die Raumberechtigung und die Anzahl der Tools hängen vom Verwendungskontext
des Raums ab. Abhängig von der zugangsberechtigten Benutzergruppe können vier
verschiedene Raumtypen auf der WebCo@ch-Plattform unterschieden werden (Abb.
5):
Raum-Konzept
Projektraum „A“
Brainstorming
Dokumentenbibliothek
Forum
Kalender
WebConferencing
Projektraum „B“
X-Diagnoser
Projekt-Manager
X-Checker
Dokumentenbibliothek
Als Mitglied
Raum „MeetingPoint“
Forum
Chat
Alle Benutzer
Raum „myWebCo@ch“
Talkline
What‘s new
Roadmap
Kalender
Coach Request
Raum-Konfiguration
Anmeldung
Coach
Coachee
Raum „CoachClub“
Forum
Chat
Coaching-Leitfäden
Raum „BusinessClub“
Forum
Chat
Referenzdokumente
- Rolle des Benutzers
Alle Benutzer
Abb. 5: Raum-Konzept der WebCo@ch-Plattform (Eigene Darstellung)
Persönlicher Bereich (myWebCo@ch): Jeder Nutzer der WebCo@ch-Plattform verfügt
über den persönlichen Raum „myWebCo@ch“, für den nur er eine Zugangsbe-

echtigung besitzt und den er individuell konfigurieren kann. Sämtliche zuvor beschriebenen
Tools sind in diesem Raum zugänglich.
Privater Bereich (Projekträume): Im privaten Bereich können die Benutzer der
WebCo@ch-Plattform beliebig viele Projekträume für Coaching-Sitzungen anlegen
und auf die jeweilige Coaching-Situation anpassen. Im Regelfall legt der Coach einen
Projektraum an. Die Kommunikation, Koordination und Zusammenarbeit zwischen
Coaches und Coachees findet nur innerhalb dieses Raums statt. Welche Personen
zum Projektraum Zugang haben, legt die Person fest, welche den Raum anlegt.
Begrenzt-öffentlicher Bereich (Business- und CoachClub): Zum begrenzt-öffentlichen
Bereich der WebCo@ch-Plattform gehören die Räume „BusinessClub“ und „Coach-
Club“, die einen Erfahrungs- und Wissensaustausch zwischen Coachees und Coaches
ermöglichen. Für den „BusinessClub“ besitzen nur die Coachees eine Zugangsberechtigung,
während der „CoachClub“ nur für Coaches zugänglich ist.
Öffentlicher Bereich (MeetingPoint): Im öffentlichen Bereich der WebCo@ch-Plattform
befindet sich nur der Raum „MeetingPoint“, der dem allgemeinen Wissens- und
Erfahrungsaustausch dient. Für diesen Raum haben alle registrierten Benutzer eine
Zugangsberechtigung.
RN: Iterative Entwicklung der WebCo@ch-Plattform
Die Entwicklung der WebCo@ch-Plattform erfolgte anhand eines iterativen
Vorgehens, um der Neuartigkeit des Lösungsansatzes gerecht zu werden und die
fehlenden Entwicklungserfahrungen auszugleichen. Hierzu wurden die späteren
Benutzer der WebCo@ch-Plattform (die Coaches und Coachees) in den kompletten
Entwicklungsprozess einbezogen.
RN: Beispiel-Projektraum der WebCo@ch-Plattform
Abb. 6 stellt ein Screenshot der WebCo@ch-Plattform mit den Standard-Räumen
„myWebCo@ch“, „MeetingPoint“, „Business-/CoachClub“ und mit einem geöffneten
Beispiel-Projektraum „MeinProjektRaum“ dar. Die einzelnen Räume werden als
Reiter angezeigt. Der geöffnete Projektraum beinhaltet vier aus 16 verfügbaren
Tools: WebConferencing (inklusive Audio-Chat, Chat und Desktop Sharing),
Awareness, Diskussionsforum und Dokumentenbibliothek. Während Audio-Chat,
Chat und Diskussionsforum die synchrone und asynchrone Kommunikation
unterstützen, ermöglichen Desktop Sharing und Dokumentenbibliothek synchrone
Bearbeitung von Projektdokumenten und Dokumentenaustausch. Das Awareness-
Tool zeigt an, welche Benutzer des Projektraums zum gegebenen Zeitpunkt online
sind.

Abb. 6: Screenshot der WebCo@ch-Plattform mit einem Beispiel-Projektraum
3.3. WebCo@ch-Anwendungsszenario
Im folgenden idealtypischen Beispiel-Szenario wird gezeigt, wie ein Projekt-Coaching
gestützt durch die WebCo@ch-Plattform ablaufen kann:
Ein Projektleiter eines mittelständischen Unternehmens aus dem Umfeld digitaler
Produktionen (im weiteren Coachee) besucht die WebCo@ch-Plattform, weil er das
Risikomanagement in seinen Projekten ausbauen und verbessern möchte. Da er in
den letzten Projekten stets Schwierigkeiten auf Grund eines unzureichenden Risikomanagements,
besonders im Bereich Risikobewertung und Risikomaßnahmenplanung
hatte, sucht er auf der WebCo@ch-Plattform Informationen und Unterstützung,
um einen geeigneten Risikomanagement-Prozess in seinen Projekten zu etablieren.
Wahrnehmung und Kennenlernen: Nach der Anmeldung auf der WebCo@ch-
Plattform landet der Coachee in seinem persönlichen Raum „myWebCo@ch“. Er
folgt der Empfehlung des Hilfe-Tools Roadmap, eine Projektanalyse zu machen und
fügt zu seinem Raum das Projektanalyse-Tool X-Diagnoser hinzu. Das Ergebnis der
projektübergreifenden Analyse bestätigt seine Vermutungen, dass er Schwierigkeiten
im Bereich Risikomanagement hat. Der Coachee entscheidet die Dienstleistungen
eines Risikomanagement-Coaches (im weiteren Coach) in Anspruch zu nehmen. Zu
diesem Zweck fügt der Coachee das Tool „Coach-Datenbank“ zu seinem
persönlichen Raum hinzu und findet einen ihm geeigneten Coach anhand der
Coach-Bewertungen und der Coach-Suche heraus. Der Coachee schickt eine
Nachricht mit Hilfe der Talkline an den Coach und schlängt einen Termin zum
Kennenlernen vor. Der Coach nimmt die Einladung zum Kennenlernen an. Der
Erstkontakt erfolgt in einem persönlichen Gespräch, in dem vereinbart wird, dass das
Coaching stattfindet und durch die WebCo@ch-Plattform unterstützt wird.

Klärung der Ausgangssituation: Der Coach legt einen neuen Projektraum an, in dem
das Coaching ablaufen wird, berechtigt den Coachee auf den Projektraum zuzugreifen
und fügt WebConferencing-Tool, Diskussionsforum, Dokumentenbibliothek, Planungs-Tool
und Brainstorming-Tool zum Raum hinzu. Der Coachee stellt in der Dokumentenbibliothek
die für das Coaching relevanten Dokumente bereit; u.a. auch die
Projektanalyse-Auswertung. Durch das Erstgespräch und die Dokumente bekommt
der Coach einen Überblick über die Ausgangssituation.
Zielbestimmung: Basierend auf den Ermittlungen aus der Ausgangssituation definieren
der Coach und der Coachee die zu erreichenden Coaching-Ziele. Parallel dazu
werden die ersten Lösungsansätze besprochen. Für die Kommunikation werden das
WebConferencing-Tool und das Diskussionsforum genutzt. Die Coaching-Ziele und
die Lösungsansätze fassen der Coach und der Coachee in einem mit Hilfe des
Desktop Sharing-Tools gemeinsam erarbeiteten Dokument zusammen, das abschließend
in die Dokumentenbibliothek eingestellt wird. Darüber hinaus planen der
Coach und Coachee gemeinsam den Coaching-Prozess und einzelne Aufgaben mit
Hilfe des Planungs-Tools. Für jede Aufgabe werden die Eck-Termine und die Verantwortlichen
festgelegt.
Interventionen: Das Coaching findet in mehreren Coaching-Sessions im Projektraum
statt. Der Coach liest die Coaching-Leitfäden zum Thema Risikomanagement und
wendet verschiedene Coaching-Techniken und -Methoden beim Coachee an. Während
des gesamten Coaching-Prozesses wird über TalkLine und WebConferencing
kommuniziert. Zusätzlich wird das Diskussionsforum zur asynchronen Kommunikation
verwendet. Gemeinsam bearbeitete Dokumente wie z.B. Checklisten, Formulare
und Protokolle werden vom Coach und Coachee in der Dokumentenbibliothek des
Projektraums abgelegt. Anschließend sucht der Coach gemeinsam mit dem Coachee,
unter Zuhilfenahme des Brainstorming-Tools, nach Lösungsmöglichkeiten für
die Probleme.
Evaluation und Abschluss: Nach erfolgreichem Coaching besprechen der Coach und
der Coachee, inwieweit die am Anfang festgelegten Ziele tatsächlich erreicht wurden.
Zu diesem Zweck führt der Coachee eine Projektanalyse mit dem X-Diagnoser-Tool
durch und vergleicht das Ergebnis mit der Analyse vor dem Coaching. Das Coaching
wird mit einer Abschlusssitzung beendet. Als letztes gibt der Coachee dem Coach
eine Bewertung mit Hilfe des Coach-Rating-Tools ab.
3.4. Erkenntnisse aus der Evaluation des webbasierten Projekt-Coaching
Zur Erprobung des WebCo@ch-Konzepts wurde die WebCo@ch-Plattform als
Unterstützungsform in drei realen Coaching-Projekten aus dem Umfeld digitaler
Produktionen im Zeitraum April-Dezember 2005 pilothaft eingesetzt. Zu Beginn der
Coaching-Prozesse fand ein erstes persönliches Kennenlernen statt. Die
nachfolgenden Coaching-Sitzungen wurden ausschließlich webbasiert durchgeführt.
Im Verlauf der Erprobung wurden dabei einerseits die Unterstützungsformen der
WebCo@ch-Plattform und andererseits das webbasierte Projekt-Coaching selbst
evaluiert. Die Zielsetzung bestand in der Untersuchung, inwieweit die webbasierten
Unterstützungsformen den Interaktionsprozess zwischen den Coaching-Akteuren
fördern. Zudem wurden die Erkenntnisse analysiert, die sich aus der konkreten
Anwendungssituation im Projekt-Coaching ergeben. Die erzielten

Evaluationsergebnisse basieren auf mehrfach durchgeführten semi-strukturierten
Interviews mit den einzelnen Pilotanwendern.
RN: Evaluation der Unterstützungsformen
Im Rahmen der Evaluation der webbasierten Unterstützungsformen zeigte sich, dass
die auf der WebCo@ch-Plattform implementierten Werkzeuge im konkreten
Coaching-Prozess grundsätzlich praktikabel sind. Die Auswahlmöglichkeiten an
Kommunikations-, Koordinations- und Zusammenarbeitswerkzeugen wurden von den
befragten Coaching-Akteuren als ausreichend oder als zu umfangreich beschrieben.
Die Akzeptanz der Werkzeuge und deren Verwendung im webbasierten Coaching-
Prozess waren davon abhängig, inwieweit sich die Werkzeuge in den täglichen
Arbeitsablauf der Coaching-Akteure integrieren lassen.
RN: Anleitende Funktion des Coaches
Aus der Evaluation des webbasierten Projekt-Coaching konnten folgende
Erkenntnisse erlangt werden: dem Coach wird auf Grund der großen
Auswahlmöglichkeiten an Werkzeugen eine stark anleitende Funktion
zugeschrieben, was die Wahl der Mittel und der Vorgehensweise für die
Kommunikation, Koordination und die Zusammenarbeit im Coaching-Prozess betrifft.
Der Coachee orientiert sich hierbei fast ausschließlich am Vorgehen des Coachs und
übernimmt dessen Vorschläge meist ohne Nachfrage. Dies kann zu Problemen
führen, wenn der Coach selbst Schwierigkeiten hinsichtlich Einsatzzweck und
Verwendung der webbbasierten Unterstützungsformen hat und der Coaching-
Prozess somit schwieriger strukturiert werden kann. Es ist die Aufgabe des Coaches
über entsprechende Kompetenz und Wissen im Umgang mit der WebCo@ch-
Plattform zu verfügen, um unsichere und unerfahrende Coachees auch in diesem
Bereich „coachen“ zu können.
RN: Transparenz im Coaching-Prozess durch bessere Strukturierung und
Dokumentation
Durch die Nutzung der WebCo@ch-Plattform werden Coach und Coachee zur
Strukturierung und Dokumentation im Coaching-Prozess angehalten. Diese Form der
kontinuierlichen Ablage, Dokumentation, Abstimmung und Kommunikation über die
Plattform unterstützt das Entstehen gleicher Informations- und Dokumentationsstände
und strukturiert den Coaching-Prozess. Damit wird auch eine schnellere Abstimmung
ermöglicht, indem das Suchen nach erforderlichen Projektdokumenten in
verschiedenen Ablagesystemen entfällt. Durch den hohen Dokumentationsumfang
wird die Kommunikation, Abstimmung und Zusammenarbeit nachvollziehbarer, was
das Einarbeiten in und Aufarbeiten von Inhalten des Coaching-Prozesses erheblich
erleichtert. Dies erweist sich insbesondere für die Coaches als Vorteil, die im Verlauf
eines Coaching-Prozesses neu hinzugezogen werden. Ferner wird es neuen
Coaches mit der Nutzung des Planungstools (Coaching Process Manager), der Dokumentenbibliothek
sowie verschiedener Kommunikationstools ermöglicht, auf die
komplette Dokumentation der bisherigen Ergebnisse im Coaching-Prozess schnell
und einfach zuzugreifen. Die optimale Betreuung mehrerer gleichzeitig durchgeführter
Coaching-Projekte durch einen Coach wird durch die überblicksartige Darstellung
der einzelnen Coaching-Projekte (Dokumentenreiterstruktur) ebenfalls unterstützt.
Zudem wird somit auch der schnelle Rückgriff auf bereits abgeschlossene Projekte
ermöglicht (Archivierung).
RN: Vertrauensaufbau mittels Präsenztermin zu Beginn des Coaching

Präsenztermine besitzen auch im webbasierten Coaching-Prozess weiterhin eine
große Bedeutung. Ein Coaching-Prozess sollte laut der befragten Coaching-Akteure
immer durch ein persönliches Kennenlernen angestoßen werden, da dies
Voraussetzung für den Vertrauensaufbau ist. Im weiteren Coaching-Verlauf können
die Präsenztermine durch die Nutzung der WebCo@ch-Plattform und ihrer
Werkzeuge weitestgehend ersetzt werden. Aus denselben Gründen sollte auch die
Abschlusssitzung Face-to-Face stattfinden. Hier gilt es jedoch zu berücksichtigen,
dass dies mit einer geringeren Einflussnahme des Coaches auf die non-verbalen
Verhaltensweisen des Coachees verbunden ist.
4. Fazit
Das in diesem Beitrag vorgestellte WebCoaching-Konzept ermöglicht den
Unternehmen im Umfeld digitaler Produktionen, bestehende Problembereiche und
Verbesserungsbedarfe in Projekten durch den Einsatz qualifizierter Coaches zu
identifizieren und deren Lösung mit Hilfe geeigneter Coaching-Interventionen
webbasiert zu unterstützen. Die WebCo@ch-Plattform bietet dazu für Coaches die
Möglichkeit, Coaching-Dienstleistungen ortsunabhängig anzubieten, während
Coachees schnelle professionelle Unterstützung von qualifizierten „WebCoaches“
erhalten.
Neue Einsatzbereiche für ein solches WebCoaching finden sich besonders in
verteilten Projekten und bei problemorientierten Ad-Hoc-Anfragen. Die WebCo@ch-
Plattform unterstützt dabei das WebCoaching nicht nur hinsichtlich der Kommunikation,
Kollaboration und Koordination der Coaching-Akteure, sondern auch auf
methodischer und fachlicher Ebene. Somit kann durch WebCoaching die Qualität
und Effizienz in Projekten entscheidend verbessert werden. Die Bereitstellung einer
Kooperationsumgebung (bspw. in Gestalt der WebCo@ch-Plattform) ermöglicht
ferner einen praxisorientierten, aktuellen Informationsaustausch zwischen Coachees
und Coaches untereinander wie auch miteinander, womit das Networking der
Nutzergemeinschaft gefördert wird. Der Mehrwert besteht hierbei nicht nur im
Austausch von Informationen unter Gleichgesinnten, sondern vielmehr im Weitergeben
von Erfahrungen und Projektwissen, was bei der Bewältigung der immer
komplexer werdenden Projektmanagement-Aufgaben eine wertvolle Unterstützung
darstellen kann.
Literaturempfehlungen:
Dehner, U.: Leitfaden für das erste Coaching-Gespräch. In: Handbuch Coaching.
Hrsg.: Rauen, C. Hogrefe-Verlag, Göttingen 2002, S. 293-308.
Genus, A.; Dalcher, D.: Introduction: Avoiding IS/IT Implementation Failure. In:
Technology Analysis and Strategic Management, Vol. 15 (2003) Nr. 4, S. 403-
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