Theorieskript.pdf - Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik - TUM

Branchenneutrale Informationssystemeam Beispiel SAP R/3Grundlagen, Prozesse in Einkauf,Materialwirtschaft und VertriebTheorieskript

VorwortUnsere LehremissionWir lehren das Fach Wirtschaftsinformatik an der Technischen Universität München,damit unsere Studentinnen und Studenten eine fachlich fundierte Ausbildung imUmfeld der Entwicklung, Implementierung und Nutzung von Informations- undKommunikationstechniken in Unternehmen und Verwaltung erhalten.Hierbei legen wir großen Wert auf eine theoriefundierte, methodisch ausgerichtete undpraxisorientierte Ausbildung unserer Studierenden. Darunter verstehen wir dieEntwicklung flexibler und teamfähiger Persönlichkeiten, die in der Lage sind, ihrFachwissen auf reale, soziotechnische Problemstellungen anzuwenden und dabei einewissenschaftliche Herangehensweise an praktische Problemstellungen als Methodebeherrschen.Wir stellen uns vor, dass unsere Absolventinnen und Absolventen• in der Lage sind, sowohl die Aufgaben als System- und Anwendungsspezialist,Projektmanager oder Informationsmanager im Unternehmen als auch alsUnternehmensberater mit dem Schwerpunkt des Informationstechnikeinsatzesauszufüllen,• Grundlagen beherrschen, um qualifizierte Wissenschaftler im Bereich derWirtschaftsinformatik zu werden und• Führungsaufgaben, auch in der Unternehmensführung, anstreben.Wir achten darauf, dass bei der Vermittlung des Fachwissens methodisches undtheoretisch fundiertes Wissen dominieren. In verschiedenen Lehrformen vermitteln wirein Grundverständnis in der Beherrschung komplexer Anwendungssysteme. Zusätzlichwird das Lehrangebot durch Veranstaltungen abgerundet, die aktuelle Fragen wiebeispielsweise Ubiquitous Computing, Service Engineering, Computer SupportedCooperative Work (CSCW) und Informatikrecht behandeln.Zusätzlich veranstalten wir im Rahmen einer Public Private Partnership Arbeitskreiseund Übungen unter Verwendung von SAP®-Software.Vor allem in den Arbeitskreisen und Übungen wird die Aktivität des Einzelnen in derGruppe gefordert und gezielt gefördert.Wir wollen die zukünftigen Absolventinnen und Absolventen so gut und umfassendausbilden, dass sie in allen Unternehmen die strategische FührungsaufgabeInformationsmanagement entscheidend mit gestalten und übernehmen können.KontaktBei Fragen und Anregungen zum vorliegenden Dokument wenden Sie sich bitte an:Matthias MohrTechnische Universität MünchenLehrstuhl für Wirtschaftsinformatik (I17) – Prof. Dr. H. KrcmarBoltzmannstr. 385748 Garching b. Münchenmatthias.mohr@in.tum.de

InhaltsverzeichnisInhaltsverzeichnis ............................................................................................................. 3Einstieg ............................................................................................................................. 11. Was ist SAP R/3 ?............................................................................................ 12. Systemhandling................................................................................................ 2Materialwirtschaft........................................................................................................... 143. Organisationseinheiten im MM ..................................................................... 144. Einkaufsprozess ............................................................................................. 185. Einkauf........................................................................................................... 206. Bestandsführung ............................................................................................ 257. Rechnungsprüfung ......................................................................................... 308. Kreditorenbuchhaltung .................................................................................. 319. Mögliche Szenarien beim Einkaufsprozess ................................................... 3310. Materialstamm ............................................................................................... 3511. Lieferantenstamm .......................................................................................... 4312. Einkaufsstammdaten...................................................................................... 4913. Rahmenverträge ............................................................................................. 5414. BANFen und Bezugsquellenermittlung......................................................... 57Vertrieb........................................................................................................................... 6115. Überblick über den Vertrieb .......................................................................... 6116. Organisationsstrukturen im Vertrieb.............................................................. 6217. Geschäftsprozesse im Vertrieb ...................................................................... 6618. Belege im Vertrieb......................................................................................... 8519. Debitoren ....................................................................................................... 9620. Kundenrahmenverträge................................................................................ 10021. Einführung in die Konditionstechnik........................................................... 10422. Preisfindung in Verkaufsbelegen................................................................. 11023. Verfügbarkeitsprüfung und Versandterminierung....................................... 11424. Streckengeschäft .......................................................................................... 11825. Stücklisten.................................................................................................... 120Beispielfirma IDES ...................................................................................................... 12226. Überblick über die Beispielfirma IDES....................................................... 12227. Organisationsstrukturen in der Materialwirtschaft ...................................... 12328. Organisationsstrukturen im Vertrieb............................................................ 124

Copyright-HinweisDieses Skript dient nur der internen Verwendung innerhalb der SAP-Lehrveranstaltungendes Lehrstuhls für Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität München.Die SAP R/3 - bezogenen Kapitel dieses Skripts sind zu großen Teilen ausDokumentationen der SAP AG entnommen. Die SAP R/3 - bezogenen Abschnitteunterliegen daher dem Copyright der SAP AG. Eine Weitergabe und Vervielfältigung,zu welchem Zweck auch immer, ist daher ohne die ausdrückliche schriftlicheGenehmigung durch die SAP AG nicht gestattet

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptEinstieg1. Was ist SAP R/3 ?In diesem Einstiegskapitel lernen Sie, was "SAP R/3" bedeutet und aus welchenBausteinen das SAP-System besteht.SAP = Systeme, Anwendungen, ProdukteR/3 = Realtime-Anwendung, 3. VersionDas SAP-System besteht aus mehreren Modulen und Komponenten, die miteinanderverknüpft sind und somit eine Kooperation verschiedener Abteilungen im Unternehmenermöglichen.Das R/3-IntegrationsmodellPPQMSDMMMaterialwirtschaftVertriebR/3Client / ServerABAPHRFIBranchenlösungenPersonalwirtschaftProduktionsplanungQualitäts-Mgmt.PMInstandhaltungFinanzwesenCOControllingISAAWFWorkflowProjektsystemPSAnlagenbuchhaltungR© SAP AGAbbildung 1: Das R/3-Integrationsmodell (Quelle: SAP AG)Im R/3 sind die Module in vier übergeordnete Themenbereiche eingeteilt:Logistik- Produktionsplanung (PP): Werkssteuerung (Terminierung, Ressourcenmanagementund Instandhaltung), Bestandsführung, Produktionssteuerung undBetriebsdatenerfassung, Produktverfolgung und –genealogie,Dokumentenverwaltung, Qualitätsmanagement, Kennzahlenauswertung- Materialwirtschaft (MM): Materialbedarfsplanung, Materialbeschaffung,Bestandsführung, Rechnungsprüfung und Materialbewertung- Vertrieb (SD): Vorverkaufsaktivitäten, Auftragsbearbeitung, Beschaffung,Lieferung/ Transport, Fakturierung, Zahlung/ RechnungswesenTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 1

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3- Qualitätsmanagement (QM)- Instandhaltung (PM)Rechnungswesen- Finanzwesen (FI): Haupt- und Nebenbuchhaltung (Debitoren-, Kreditoren- undAnlagenbuchhaltung) und Konsolidierung- Controlling (CO): Koordination, Überwachung und Optimierung allerablaufenden Prozesse durch Gemeinkostencontrolling, Prozesskostenrechnung,Produktkostencontrolling sowie Ergebnis- und Marktsegmentrechnung- Treasury (TR)- Anlagenbuchhaltung (AA)- Projektsystem (PS)Personalwirtschaft- Personalwirtschaft (HR): Beschaffung und Verwaltung von personellenRessourcen, z.B. Mitarbeiterstammdatenverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung,Verwaltung von Arbeitszeiten, Karriereplanung, ReisekostenverwaltungAnwendungsübergreifende Funktionen- Branchenlösungen (IS)- Workflow (WF)2. SystemhandlingAm Ende dieses Kapitels sind Sie in der Lage, sich am SAP-System anzumelden undabzumelden. Sie lernen den Aufbau der Fenster kennen, lernen Suchhilfen undHilfefunktionen zu bedienen und wissen, welche Möglichkeiten Ihnen zur Navigationinnerhalb des SAP-Systems offenstehen.2.1. Anmelden und AbmeldenBevor Sie mit dem SAP-System arbeiten können,müssen Sie es von Ihrer Betriebssystemebene ausstarten und sich dann anmelden. Wenn Sie IhreAnwendung bearbeitet haben, sollten Sie sich vomSystem abmelden. Sie sollten Ihr Kennwort bei derErstanmeldung sowie später in regelmäßigen Abständenändern. Unabhängig von den zu bearbeitendenAnwendungen im SAP-System müssen Sie das SAP-System starten bzw. beenden.2.1.1. AnmeldenSie starten das SAP R/3-System durch Auswahl desAnmeldesymbols auf Ihrem Arbeitsplatz und melden sich dann an.2 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptWenn Sie sich zum ersten Mal am SAP-System anmelden, müssen Sie das vomSystemverwalter genannte Kennwort durch Ihr persönliches Kennwort ersetzen. AusSicherheitsgründen müssen Sie Ihr Kennwort eventuell regelmäßig ändern. Das Systemfordert Sie dann rechtzeitig dazu auf.2.1.2. AbmeldenNachdem Sie Ihre Anwendungen bearbeitet haben, melden Sie sich vom System ab. Siekönnen sich von jedem Bildschirmbild des SAP-Systems aus abmelden.Sie haben folgende Möglichkeiten zur Abmeldung:1. Wählen Sie in der Menüleiste System → Abmelden.2. Klicken Sie auf das Symbol rechts oben in der Titelleiste (wenn Sie nur einenModus geöffnet haben).Das Dialogfenster Abmelden erscheint und teilt Ihnen mit, daß ungesicherte Daten beimAbmelden verloren gehen.Wenn Sie sich nicht sichersind, ob Sie alle Ihre Datengesichert haben und sichdaher nicht abmeldenmöchten, wählen Sie Nein.Sie kehren zum zuletzt bearbeiteten Bild zurück.Wenn Sie sicher sind, daß Sie alle Ihre Daten gesichert haben, wählen Sie Ja. AlleFenster des SAP-Systems werden geschlossen, und Sie haben sich erfolgreich vomSAP-System abgemeldet.2.2. Oberfläche2.2.1. SAP-HauptfensterDas SAP-Fenster ist die Schnittstelle zwischen Benutzer und SAP-System. Die folgendeAbbildung zeigt die einzelnen Bestandteile eines SAP-Fensters:Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 3

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Abbildung 2: R/3-Hauptfenster (Quelle: SAP AG)2.2.2. SystemfunktionsleisteDie Systemfunktionsleiste enthält das Befehlsfeld und Drucktasten für häufig gebrauchteFunktionen wie z.B. Sichern und Enter.Abbildung 3: Systemfunktionsleiste (Quelle: SAP AG)Die einzelnen Bestandteile der Systemfunktionsleiste werden im folgenden erklärt:Element/Drucktaste Funktionsname BedeutungEnterDurch Anklicken dieser Tastebestätigen Sie die auf einem Bildgemachten Eingaben. Sie könnendie gleiche Funktion auch durchDrücken der ENTER -Taste aufIhrer Tastatur ausführen. Siekönnen mit dieser Funktion IhreArbeit nicht sichern.Element/Drucktaste Funktionsname BedeutungBefehlsfeldFeld zur Eingabe von Befehlen,etwa Transaktionscodes,Buchstaben für die Direktwahlund andere Befehle.4 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Nächste SeiteLetzte SeiteModus erzeugenSapgui-VerknüpfungerstellenF1-HilfeLayout-MenüDurch Anklicken dieser Tasteblättern Sie zur nächsten Seite ineiner Information. Die NächsteSeite-Drucktaste führt die gleicheAktion aus wie die TastaturtasteBILD ↓.Durch Anklicken dieser Tasteblättern Sie zur letzen Seite in einerInformation. Die Letzte Seite-Drucktaste führt die gleiche Aktionaus wie die TastenkombinationSTRG + BILD ↓ .Durch Anklicken dieser Tasteerzeugen Sie einen neuen SAP-Modus. Die Modus erzeugen-Drucktaste führt die gleiche Aktionaus wie Funktion Erzeugen Modusim Menü System.Durch Anklicken dieser Tastekönnen Sie eine Sapgui-Verknüpfung zu einer SAP-Report,einer SAP-Transaktion oder einerSAP-Anwendung erstellen. Fürdiese Funktion ist das 32-Bit-Betriebssystem WindowsVoraussetzung.Durch Anklicken dieser Tastezeigen Sie die Hilfe zu dem Feldan, in dem Sie den Cursorpositioniert haben.Durch Anklicken dieser Tastekönnen Sie die Anzeigeoptionenanpassen.Tabelle 1: Symbole in der Systemfunktionsleiste2.3. NavigationNachdem Sie sich am SAP-System angemeldet haben, wählen Sie die Anwendung aus,mit der Sie arbeiten möchten. Sie können jederzeit zu einer anderen Anwendung als derausgewählten wechseln.Im SAP-System gibt es zwei Möglichkeiten, eine Anwendung aufzurufen:1. Sie können eine Anwendung aus demArbeitsplatzmenü SAP Easy Accessauswählen. Über dieses Menü können Sie IhreAnwendung problemlos finden, ohne daß Siesich den Transaktionscode merken müssen.2. Sie können einen Transaktionscode in dasBefehlsfeld eingeben. Mit Transaktionscodes kommen Sie direkt in eine6 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptAnwendung, ohne durch die verschiedenen Menüs der Systemhierarchienavigieren zu müssen.2.3.1. TransaktionscodesWas sind Transaktionscodes ?Für jede Anwendung im SAP-System gibt es einen Transaktionscode. Ein Code kannaus Buchstaben, Zahlen oder beidem bestehen. Beispiel: FB05 oder SUSR.Transaktionscodes geben Sie im Befehlsfeld ein.Anstatt eine Anwendung über das Arbeitsplatzmenü auszuwählen, können Sie durchEingabe eines Transaktionscodes in einem Schritt eine Anwendung aufrufen und dieentsprechende Funktion auslösen. Zwar müssen Sie sich bei dieser Form der Navigationbestimmte Codes merken, aber Sie erreichen die angestrebte Funktion sehr vielschneller.Über die Eingabe eines Transaktionscodes gelangen Sie direkt zum Einstiegsbild einerAnwendung ("Transaktion"). Wenn Sie z.B. im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitorenarbeiten und einen Debitorenstammsatz anlegen möchten, können Sie denentsprechenden Menüeintrag auswählen oder aber im Befehlsfeld den entsprechendenTransaktionscode eingeben, in diesem Fall FD01.Mit Transaktionscodes können Sie aus Ihrem Arbeitsgebiet auch Anwendungen inanderen Arbeitsgebieten aufrufen. Wenn Sie z.B. im Arbeitsgebiet FinanzwesenDebitoren arbeiten, können Sie in das Arbeitsgebiet Finanzwesen Kreditoren wechselnund dort eine Anwendung bearbeiten.Voraussetzung: Sie kennen die für Sie wichtigen Transaktionscodes.Transaktionscodes suchenUm eine Anwendung über einen Transaktionscode aufrufen zu können, müssen Sie denentsprechenden Transaktionscode kennen.Um den Transaktionscode für eine bestimmte Anwendung zu ermitteln, stellen Sie denCursor im Arbeitsplatzmenü SAP Easy Access auf die gewünschte Funktion (d.h. denMenüeintrag). Dann haben Sie folgende Möglichkeiten:1. Wählen Sie Zusätze → Technische Detailinformation.Sie gelangen auf ein Dialogfenster, auf dem Sie Detailinformationen zu demgewählten Menüeintrag sehen:2. Alternativ können Sie Zusätze → Einstellungen → Technische Namen anzeigenwählen. Das Menü wird geschlossen. Wenn Sie es erneut öffnen, werden alleMenüeinträge des Arbeitsplatzmenüs (nicht nur der von Ihnen gewählteTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 7

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Menüeintrag) mit ihren Transaktionscodes angezeigt:Sie können die Anwendung jetzt vom Ergebnisbild aus starten, indem Sie auf denMenüeintrag doppelklicken oder Enter wählen. Ansonsten können Sie den ermitteltenTransaktionscode auf jedem Bild des SAP-Systems eingeben. Nach Eingabe einesTransaktionscodes beendet das System Ihre aktuelle Anwendung und geht zumEinstiegsbild der neuen Anwendung.Transaktionscodes eingeben1. Stellen Sie den Cursor auf das Befehlsfeld.Ab Release 4.6 ist das Befehlsfeld standardmäßig geschlossen. Um esanzuzeigen, wählen Sie den Pfeil links neben dem Symbol für Sichern .Das Befehlsfeld erscheint: .Um es wieder auszublenden, wählen Sie den Pfeil rechts (außerhalb) neben demFeld.Um eine Liste der zuletzt benutzten Transaktionen anzuzeigen, wählen Sie denAbwärtspfeil am rechten Rand des Befehlsfelds.2. Geben Sie im Befehlsfeld /n (um die aktuelle Anwendung zu beenden) und denentsprechenden Transaktionscode ein.Um z.B. auf das Einstiegsbild der Transaktion MB01 zu gelangen, müssen Siefolgendes eingeben: /nmb01.3. Wählen Sie Enter.Sie verlassen die Anwendung und gelangen auf das Einstiegsbild der neuenAnwendung.Wenn Sie die Bearbeitung nicht beenden, vielmehr gleichzeitig noch in eineranderen Anwendung Objekte bearbeiten möchten, können Sie einen neuenModus öffnen. Sie legen beispielsweise eine Bestellung an und möchten sich dieWährungstabelle ansehen. Sie können sich die Tabelle in einem anderen Modusanzeigen lassen, ohne die Bearbeitung der Bestellung beenden zu müssen.2.3.2. Paralleles Arbeiten mit mehreren Fenstern (Modi)Wenn Sie im SAP-System an mehr als einer Anwendung arbeiten möchten, können Sieweitere Fenster oder Modi öffnen. Damit ersparen Sie sich lästiges Hin- undHerspringen zwischen den Bildern der entsprechenden Anwendungen.Sie können bis zu sechs verschiedene Modi erzeugen und in jedem eine andere oder diegleiche Anwendung bearbeiten. Sie können zwischen den geöffneten Modi hin und herspringen, und sie können einen Modus schließen, ohne sich vom System abmelden zumüssen.8 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptNeuen Modus erzeugenSie können im SAP-System jederzeit und von jedem Bildschirmbild aus einen neuenModus öffnen. Dabei gehen in bereits geöffneten Modi keine Daten verloren. Siekönnen bis zu sechs Modi öffnen, die unabhängig voneinander arbeiten. Wenn Sie einenModus schließen, bleiben die anderen geöffneten Modi weiterhin einsatzbereit.Mit jedem Modus, den Sie eröffnen, hat das System mehr Arbeit zu bewältigen, d.h., eskann länger dauern, bis es auf Ihre Anforderungen reagiert. Es kann daher sein, daß dieSystemverwaltung die Anzahl der Modi in Ihrem System auf weniger als sechsbeschränkt.Sie haben folgende Möglichkeiten, auf einem beliebigen SAP-Bild einen neuen Moduszu erzeugen:1. Wählen Sie in der Menüleiste System → Erzeugen Modus.2. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste .Das System öffnet ein zusätzliches Fenster mit dem neuen Modus. Der neue Modus istdas oberste Fenster auf Ihrem Bildschirm, d.h. das aktive Fenster. Es bleibt solange dasaktive Fenster, bis Sie in einen anderen Modus wechseln oder einen weiteren erzeugen.Jeder Modus verfügt über eine Modusnummer, die in der Statusleiste angezeigt wird.Sie erscheint in Klammern neben dem Systemnamen.Abbildung 4: Mehrere Modi mit Modusnummern (Quelle: SAP AG)Modus und Anwendung gleichzeitig öffnenIm SAP-System können Sie durch Eingabe eines Transaktionscodes einen neuen Moduserzeugen und gleichzeitig eine Anwendung starten. Haben Sie auf diese Weise einenTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 9

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3neuen Modus erzeugt, zeigt das System direkt das Einstiegsbild der gleichzeitiggeöffneten Anwendung an. Dazu müssen Sie aber den Transaktionscode derentsprechenden Anwendung kennen.1. Geben Sie im Befehlsfeld den Befehl /o (Schrägstrich und den Buchstaben o)und den Transaktionscode der gewünschten Anwendung ein. Um beispielsweiseeinen Modus und eine Anwendung mit dem Transaktionscode FD01(Kundenstammsatz im Arbeitsgebiet Finanzwesen Debitoren anlegen) zuerzeugen, geben Sie im Befehlsfeld /ofd01 ein.2. Wählen Sie Enter.Das System öffnet ein neues Fenster für den neuen Modus und zeigt das Einstiegsbildder angewählten Anwendung an.Modi wechselnSie können von einem Modus zu einem anderen springen. Wenn Sie in einen anderenModus wechseln, verlieren Sie keine Daten. Solange Sie am SAP-System angemeldetsind, können Sie einen Modus beliebig lange verlassen und bei Bedarf die Arbeit dortjederzeit wieder aufnehmen.Klicken Sie eine beliebige Stelle des Fensters an, in dem sich der gewünschte Modusbefindet (oder wählen Sie die vorgesehene Tastenkombination).Das gewählte Fenster wird das aktive Fenster, d.h. es überlagert alle anderen Fenster aufIhrem Bildschirm.Wenn Sie mehrere Modi geöffnet haben, können Sie die aktuell nicht benutzten Modiminimieren, d.h. in Symbole verwandeln. Wenn Sie einen der Modi später wiederbenutzen möchten, können Sie ihn durch Anklicken des entsprechenden Symbols in derStatusleiste wieder zum aktiven Modus machen.Wenn Sie nicht benötigte Modi minimieren, wird die Speichernutzung erheblichverringert.Modus schließenWenn Sie die Arbeit in einem Modus abgeschlossen haben, sollten Sie den Modusbeenden. Jeder geöffnete Modus verbraucht Systemressourcen und beeinflußt damit dieAntwortzeiten des SAP-Systems. Bevor Sie einen Modus schließen, sichern Sie alleDaten, die Sie behalten möchten. Wenn Sie den Modus schließen, fordert Sie dasSystem NICHT auf, Ihre Daten zu sichern.Haben Sie nur einen Modus geöffnet und schließen ihn, melden Sie sich damit vomSystem ab. In diesem Fall fordert Sie das System vor dem Abmelden jedoch auf, IhreDaten zu sichern. Sie haben folgende Möglichkeiten:1. Wählen Sie in der Menüleiste System → Löschen Modus.2. Klicken Sie das Symbol oben rechts in der Titelleiste des aktiven Modus an.Der aktuelle Modus wird geschlossen, und Sie kehren zum vorigen Modus zurück.2.4. HilfefunktionenDie Hilfe-Funktion stellt Informationen zu den Anwendungskomponenten des SAP-Systems bereit und erläutert und deren Verwendung.Das Menü Hilfe enthält folgende Einträge:Menüeintrag BedeutungHilfe zur Anwendung Ausführliche, kontextsensitive Hilfe bei der Arbeit mit SAP-10 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/32. Alternativ stellen Sie den Cursor auf die Meldung und klicken auf oderdrücken F1).Das System zeigt Hilfe zur Meldung an. Zu manchen Systemmeldungen gibt es keinezusätzlichen Informationen.2.4.5. Hilfe zu Feldern1. Stellen Sie den Cursor auf das Feld, zu dem Sie Hilfe anzeigen möchten.2. Klicken Sie auf die Drucktaste oder drücken Sie F1 .Sie gelangen auf ein Dialogfenster mit Hilfeinformationen zum ausgewählten Feld.Optisch hervorgehobene Begriffe im Hilfetext verweisen auf Definitionen im Online-Glossar oder auf sonstige Informationen zu dem jeweiligen Begriff. Um dieseInformationen anzuzeigen, klicken Sie den gewünschten Begriff an.Zusätzlich zur Feldhilfe können Sie anwendungsspezifische und technischeInformationen abrufen.2.4.6. Hilfe zu EingabewertenZu vielen Feldern im SAP-System können Sie sich eine Liste der möglichenEingabewerte anzeigen lassen. Aus der angezeigten Liste können Sie den gewünschtenWert auswählen und in das Eingabefeld übertragen. Diese Möglichkeit der Wertehilfewird jedoch nicht bei allen Feldern unterstützt. Ob die Hilfe verfügbar ist, sehen Sie erstdann, wenn Sie den Cursor auf das Eingabefeld stellen. Wenn Wertehilfe unterstütztwird, erscheint dann rechts neben dem Feld die Wertehilfe-Drucktaste.Liste der möglichen Eingabewerte anzeigen:1. Stellen Sie den Cursor auf das gewünschte Feld.Die Wertehilfe-Drucktaste erscheint rechts neben dem Feld.Falls die Wertehilfe-Drucktaste nicht erscheint, wird diese Art der Hilfe fürdieses Feld nicht unterstützt.2. Klicken Sie auf die Wertehilfe-Drucktaste. Sie sehen eine Liste der möglichenEingabewerte.3. Stellen Sie den Zeiger auf den gewünschten Wert und wählen Sie ihn mitDoppelklick aus. Das System fügt den ausgewählten Wert in das Feld ein.Eingeschränkte Liste mit möglichen Eingabewerten anzeigen:Die Liste der möglichen Feldwerte kann recht lang sein. Sie können die Zahl derFeldwerte vor dem Anklicken der Wertehilfe-Drucktaste einschränken, indem Sie nurdas erste Zeichen des Wertes und das Platzhalterzeichen (*) für die generische Sucheeingeben. Wenn Sie z.B. k* in ein Feld eingeben, erscheinen in der Liste nur die Werte,die mit k beginnen.1. Stellen Sie den Cursor auf ein Feld, das mögliche Eingabewerte unterstützt.Sobald Sie den Cursor auf ein Feld mit einer Liste möglicher Eingabewertestellen, erscheint rechts vom Feld die Wertehilfe-Drucktaste.2. Geben Sie das erste Zeichen oder mehrere Zeichen eines Wertes gefolgt vomPlatzhalterzeichen * (Stern) ein.12 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript3. Klicken Sie auf die Wertehilfe-Drucktaste. Das System zeigt die Trefferliste mitden möglichen Eingabewerten an.4. Wählen Sie den gewünschten Eingabewert durch Doppelklick aus. Das Systemfügt den ausgewählten Wert in das Feld ein.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 13

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Materialwirtschaft3. Organisationseinheiten im MMMit Hilfe der von R/3 zur Verfügung gestellten Organisationsstrukturen können realexistierende Unternehmen ungeachtet ihres oft komplexen Aufbaus im SAP-Systemabgebildet werden. In diesem Kapitel lernen Sie, welche Organisationseinheiten es inder Materialwirtschaft gibt und wie diese zusammenhängen. Sie werden in der Lagesein, den Aufbau eines beliebigen Unternehmens in "R/3-Sprache" zu übersetzen.3.1. OrganisationseinheitenFlexible Organisationseinheiten im SAP-System bieten die Möglichkeit, auch komplexeUnternehmensstrukturen abzubilden. Eine Vielzahl von Organisationseinheiten dientdazu, den rechtlichen und organisatorischen Aufbau eines Unternehmens ausunterschiedlichen Sichtweisen darzustellen. So sind innerhalb der Materialwirtschaftandere Organisationseinheiten von Bedeutung als z.B. im Vertrieb oder in derBuchhaltung. Durch die Verknüpfung der Organisationseinheiten untereinander werdendie verschiedenen Unternehmensbereiche zusammengeführt und der Aufbau desGesamtunternehmens im SAP-System dargestellt. Es ergibt sich eine Integration dergesamten Unternehmensstruktur.Abbildung 5: Organisationseinheiten in der Materialwirtschaft (Quelle: SAP AG)3.1.1. MandantÜbergeordnetes Element aller Organisationseinheiten ist der Mandant. Er entspricht z.B.einem Konzern mit mehreren Tochterfirmen. Innerhalb eines Mandanten wird auf diegleiche Datenbasis zugegriffen, z.B. wird auf der Ebene des Mandanten dieLieferantenadresse geführt.3.1.2. BuchungskreisEin Buchungskreis ist eine bilanzierende Einheit im Sinne einer rechtlichselbstständigen Firma. Er ist zentrales Organisationselement der Finanzbuchhaltung.14 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript3.1.3. WerkEin Werk ist eine Produktionsstätte oder auch einfach die Zusammenfassung räumlichnahe zusammenliegender Orte mit Materialbestand, den sogannten Lagerorten. DasWerk bildet eine disponierende und bestandsführende Einheit und ist zentralesOrganisationselement der Materialwirtschaft.3.1.4. EinkaufsorganisationDie Einkaufsorganisation ist eine organisatorische Einheit, die Materialien oderDienstleistungen für ein oder mehrere Werke beschafft und allgemeineEinkaufskonditionen mit den Lieferanten aushandelt. Die Einkaufsorganisation ist nachaußen rechtlich für alle Einkaufsvorgänge verantwortlich. Das System kann flexibeleingestellt werden. Beispielsweise für zentralen Einkauf, d.h., eine Einkaufsorganisationist für die verschiedenen Buchungskreise und Werke innerhalb eines Konzernsverantwortlich. Oder für dezentralen Einkauf, d.h., unterschiedlicheEinkaufsorganisationen sind für bestimmte Buchungskreise und Werke zuständig.Mit Hilfe von Referenzen zwischen Einkaufsorganisationen sind auch Mischformenmöglich, die erlauben, daß eine Einkaufsorganisation auf die vorteilhafterenKonditionen einer Referenz-Einkaufsorganisation zugreifen kann.3.1.5. EinkäufergruppeDie Einkaufsorganisation ist in Einkäufergruppen gegliedert, die für die operati-venTätigkeiten zuständig sind. Eine Einkäufergruppe kann auch für mehrereEinkaufsorganisationen zuständig sein.Welche Vorteile ergeben sich durch die SAP-Organisationsstrukturen?• Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen mit flexiblen Organisationseinheiten.• Darstellung des Unternehmensaufbaus aus unterschiedlichen Sichtweisen.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 15

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/33.2. Organisation des LagersDie folgende Abbildung zeigt eine Unternehmensstruktur mit Lagerorten,Lagernummern und Lagertypen:Sicht der“normalen”LogistikSicht desWarehouse-ManagementsAbbildung 6: Lagerorganisation (Quelle: SAP AG)3.2.1. LagerortDer Lagerort ist eine organisatorische Einheit, die eine Unterscheidung vonMaterialbeständen innerhalb eines Werks ermöglicht. Alle Daten, die sich auf einenbestimmten Lagerort beziehen, sind auf Lagerortebene gespeichert. Dies bezieht sichhauptsächlich auf Lagerortbestände. Der Lagerort wird als räumlicher Lagerbereichverstanden.3.2.2. LagernummerAlphanumerischer Schlüssel, der ein komplexes Lagersystem definiert, das ausunterschiedlichen organisatorischen und technischen Einheiten (Lagertypen) besteht.Alle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf eine bestimmte Lagernummerbeziehen, werden auf Lagernummerebene gespeichert. Hierzu gehören u.a. Daten zuPalettierung, Einlagerung und Auslagerung.3.2.3. LagertypPhysische oder logische Unterteilung eines komplexen Lagers (= Lagernummer) imLagerverwaltungssystem. Ein Lagertyp besteht aus einem oder mehreren Lagerplätzen.Lagertypen unterscheiden sich hinsichtlich organisatorischer und technischer Kriterien.Typische Beispiele von Lagertypen, die im Lagerverwaltungssystem definiert werdenkönnen, sind:• Wareneingangszone• Wareneingangszone• Kommissionierbereich• Hochregallager16 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptAlle Materialdaten der Lagerverwaltung, die sich auf einen bestimmten Lagertypenbeziehen, werden auf Lagertypebene gespeichert. Hierzu gehören z.B. Festlagerplätzesowie maximale und minimale Lagerplatzmengen.Lagernummer und Lagertyp sind nur relevant, wenn Ihr Unternehmen dasLagerverwaltungssystem nutzt.Einem Werk können mehrere Lagerorte zugeordnet sein. Einer Lagernummer kannjedoch pro Werk nur ein Lagerort zugeordnet sein.Lagerorte, die unterschiedlichen Werken angehören, können unter ein- und derselbenLagernummer verwaltet werden. Jeder Lagernummer kann jedoch pro Werk nur einLagerort zugeordnet sein.Zu einer Lagernummer können mehrere physische Lager gehören. Diese sind imLagerverwaltungssystem als Lagertypen abgebildet. Ein Lagertyp fasst mehrereLagerplätze zusammen. Diese sind die kleinsten physischen Einheiten, die das Systemansprechen kann.Ein Werk kann Lagerorte enthalten, die nicht mit dem Lagerverwaltungssystemverwaltet werden3.3. Organisation des Einkaufs3.3.1. Zentraler/dezentraler EinkaufSie können Ihren Einkauf• als Zentraleinkauf mit einer Einkaufsorganisation einrichten• als dezentral definieren, d.h. mit verschiedenen Einkaufsorganisationen, vondenen jede für ein unterschiedliches Werk zuständig ist.Die folgende Grafik erläutert, wie Sie die Organisation Ihres Einkaufs im SAP-Systemabbilden können:Abbildung 7: Organisation des Einkaufs im Unternehmen (Quelle: SAP AG)Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 17

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/33.3.2. ReferenzeinkaufsorganisationJe nach Einstellung Ihres Systems können zentraler und dezentraler Einkauf getrenntnebeneinander existieren oder der dezentrale Einkauf kann Kontrakte und Konditionennutzen, die vom Zentraleinkauf angelegt wurden. Dies kann mit Hilfe derReferenzeinkaufsorganisation (Einkaufsorganisation, auf deren Konditionen oderKontrakte solche Einkaufsorganisationen zugreifen dürfen, die mit ihr verbunden sind)abgebildet werden.Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einem oder keinem Buchungskreis zugeordnetsein. In der Regel ist ihr kein Werk zugeordnet, allerdings können Ihr ein, kein odermehrere Werke zugeordnet werden.Vorteile der Referenzeinkaufsorganisation:• Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einen umfangreichen Kontraktaushandeln, den andere Einkaufsorganisationen nutzen können. DieEinkaufsorganisationen, die für die Beschaffung in den einzelnen Werkenverantwortlich sind, können Materialien über diesen sog. Zentralkontraktabrufen und somit dessen vorteilhafte Konditionen nutzen.• Mit Hilfe von SAP - ALE (Application Link Enabling) können auch einzelneFirmen, die zu einem Konzern gehören, aber jeweils mit unabhängigen SAP-Systemen arbeiten, Kontrakte gemeinsam nutzen. Es handelt sich dabei um sog.‘Verteilte Kontrakte’.Im Handelsumfeld reduziert das Arbeiten mit einer Referenzeinkaufsorganisation denDatenpflegeaufwand, da Einkaufsorganisationsdaten für Lieferantenstammsätze undEinkaufsinfosätze nur von der Referenz- Einkaufsorganisation angelegt werden müssen.Andere Einkaufsorganisationen, die im Customizing mit ihr verbunden sind, könnendiese Daten nutzen, ohne selbst Daten pflegen zu müssen.4. EinkaufsprozessNach diesem Kapitel kennen Sie den typischen Ablauf eines externen Beschaffungsvorgangs,von der Bedarfsermittlung über die Bestellung bis hin zurBezahlung, und dessen Abbildung im R/3 innerhalb der verschiedenen Module undKomponenten.4.1. Typischer Ablauf eines EinkaufsprozessesDie externe Beschaffung im MM-System basiert auf einem Zyklus generellerAktivitäten.Im einzelnen umfaßt der typische Beschaffungszyklus folgende Phasen:1. BedarfsermittlungDer Bedarf an Materialien entsteht entweder in den Fachabteilungen oder imRahmen der Disposition. Bei Materialien, die im Materialstamm definiert sind,kontrolliert das System den jeweiligen Meldebestand und ermittelt so dienachzubestellenden Materialien. Sie haben die Möglichkeit,Bestellanforderungen entweder selbst zu erfassen oder sie durch das Systemautomatisch erzeugen zu lassen.18 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript2. Ermittlung der BezugsquelleDie Komponente Einkauf unterstützt Sie bei der Ermittlung möglicherBezugsquellen unter Berücksichtigung vergangener Bestellungen oderbestehender Kontrakte. Dies beschleunigt die Erstellung von Anfragen, die dannüber SAP-EDI auf elektronischem Weg an gewünschte Lieferanten übermitteltwerden können.3. Lieferantenauswahl und AngebotsvergleichDas System ist in der Lage, Preisfindungsszenarien zu simulieren, so daß SieAngebote miteinander vergleichen können. Absageschreiben werdenautomatisch verschickt.4. BestellabwicklungDas Einkaufssystem übernimmt die Informationen aus der Bestellanforderungund dem Angebot und entlastet Sie auf diese Weise bei der Eröffnung vonBestellungen. Ebenso wie Bestellanforderungen können Sie Bestellungen selbsterzeugen oder sie durch das System automatisch erzeugen lassen. Lieferpläneund Kontrakte werden ebenfalls unterstützt.5. BestellüberwachungDas System prüft die (von Ihnen vorgegebenen) Wiedervorlagezeiten und drucktdann in den entsprechenden Zeitabständen automatisch Mahnschreiben aus. Esliefert Ihnen den aktuellen Status sämtlicher Bestellanforderungen, Angeboteund Bestellungen.6. Wareneingang und BestandsführungVersand und Wareneingang können den Empfang von Waren bestätigen, indemsie lediglich die Bestellnummer eingeben. Durch Angabe der zulässigen ÜberundUnterlieferungstoleranzen haben Einkäufer die Möglichkeit, Über- undUnterlieferungen zu begrenzen.7. RechnungsprüfungDas System unterstützt das Prüfen von Rechnungen. Durch Zugriff aufBestellvorgänge und Wareneingänge wird der Rechnungsprüfer auf MengenundPreisabweichungen hingewiesen.4.2. Am Einkaufsprozess beteiligte R/3-KomponentenDie Funktionen für die Bedarfsermittlung, die Ermittlung der Bezugsquelle für dasMaterial, die Lieferantenauswahl, die Bestellung und deren Überwachung werden in derKomponente "Einkauf" der Materialwirtschaft abgebildet (s.a. Kap. 5 - Einkauf). Die imBeschaffungszyklus darauffolgenden Funktionen "Wareneingang" und"Bestandsführung" werden in der Komponente "Bestandsführung" derMaterialwirtschaft vorgenommen (s.a. Kap. 6 - Bestandsführung). Die denGeschäftsprozess abschließende Rechnungsprüfung und Bezahlung der Lieferung wirdteils in der Materialwirtschafts-Komponente "Rechnungsprüfung" (Logistik-Rechnungsprüfung und Erzeugen eines offenen Postens), teils in der Rechnungswesen-Komponente "Kreditorenbuchhaltung" (Ausgleich des offenen Postens) vorgenommen(s.a. Kap. 7 - Rechnungsprüfung und Kap. 8 - Kreditorenbuchhaltung).Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 19

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3MM-Komponente“Rechnungsprüfung”MM-Komponente“Einkauf”EndgültigeBezahlungerfolgt in derFI-Komponente“Kreditorenbuchhaltung”MM-Komponente“Bestandsführung”Abbildung 8: Beschaffungszyklus (Quelle: SAP AG)5. EinkaufIn diesem Kapitel verschaffen Sie sich einen Überblick über den Einkauf im R/3-System.Sie lernen Einkaufsbelege kennen und wissen, welche Arten es davon gibt und wie diesestrukturiert sind. Als Beispiele für Einkaufsbelege betrachten Sie Anfragen, Angebote,Angebotsvergleiche und Bestellungen genauer.5.1. Überblick über den EinkaufDer Einkauf ist eine Komponente der Materialwirtschaft. Die Materialwirtschaft, mitder Kurzbezeichnung MM (Materials Management), ist ein vollintegriertes Modul desSAP-Systems. Es unterstützt alle Phasen der Materialwirtschaft: Disposition, Einkauf,Wareneingang, Bestandsführung und Rechnungsprüfung.Die Komponente Einkauf hat folgende Aufgaben:• externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen• Ermittlung möglicher Bezugsquellen für einen Bedarf, der entweder im Rahmender Disposition oder in den Fachabteilungen entstanden ist• Überwachung der Warenlieferungen bzw. deren ZahlungEine reibungslose Beschaffung setzt voraus, daß Kommunikation zwischen allenBeteiligten stattfindet.Dieser Informationsfluß ist im SAP-System dadurch gewährleistet, daß der Einkauf indas Gesamtsystem integriert ist und Übergänge zu einer Vielzahl anderer SAP-Moduleaufweist, z.B. zum:20 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptControlling(CO)Finanzwesen(FI)Vertrieb(SD)Die Schnittstelle zum Kostenrechnungssystem (Controlling) ist vorallem bei Bestellungen für Verbrauchsmaterial bzw. Dienstleistungenersichtlich, weil sie direkt einer Kostenstelle bzw. einem Auftragzugeordnet werden können.Zusammen mit dem Finanzwesen pflegt der Einkauf die Daten der imSystem definierten Lieferanten. Für jeden Lieferanten wird einsogenannter Lieferantenstammsatz gepflegt, der sowohl buchhalterischeDaten als auch Informationen zur Beschaffung enthält. DerLieferantenstammsatz stellt in der Finanzbuchhaltung das Konto desKreditors dar. Bei der Kontierung von Bestellungen kann der Einkaufauch festlegen, welche Sachkonten in der Finanzbuchhaltung belastetwerden sollen.Im Rahmen der Disposition kann ein Bedarf, der aus dem Vertriebentstanden ist, an den Einkauf übergeben werden. Darüber hinaus kannder Bedarf bereits bei der Erfassung der Bestellanforderung demKundenauftrag direkt zugeordnet werden.Tabelle 3: Schnittstellen des Einkaufs5.2. EinkaufsbelegeEin Einkaufsbeleg ist ein Instrument, das vom Einkauf verwendet wird, um Materialienoder Dienstleistungen zu beschaffen.5.2.1. ArtenEinkaufsbelege unterscheiden sich im SAP-System durch die Einkaufsbelegart. Siebestimmt z.B., welcher Nummernkreis maßgebend ist und welche Felder Ihnen zurPflege angeboten werden. Die jeweilige Belegart wird beim Anlegen einesEinkaufsbelegs vorgeschlagen.Es gibt beispielsweise Belegarten für Anfragen, Bestellungen und Kontrakte. BestimmteBelegarten werden im SAP-Standardsystem angeboten; Ihre Firma kann aber auch ihreeigenen Belegarten definieren.Die anschließende Auflistung zeigt die verschiedenen im Standardsystem enthaltenenEinkaufsbelege:Anfrage übermittelt den in der Bestellanforderung definierten Bedarf an potentielleLieferanten.Angebot enthält die Konditionen des Lieferanten und bildet die Basis zur Auswahlvon Lieferanten.Bestellung ist die formelle und verbindliche Willenserklärung gegenüber einemLieferanten zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung.Kontrakteine Art des Rahmenvertrags; der Kontrakt ist die verbindlicheWillenserklärung zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistunginnerhalb eines vereinbarten Zeitraums.Lieferplan eine Art des Rahmenvertrags; der Lieferplan enthält fest definierteZeitpunkte (Einteilungen), zu denen Lieferungen erfolgen sollen.BANFMittels Bestellanforderungen können dem Einkauf Material- oderDienstleistungsbedarfe mitgeteilt werden. Bestellanforderungen sind reinTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 21

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Tabelle 4: Einkaufsbelegartenintern verwendete Belege.5.2.2. StrukturEinkaufsbelege sind in zwei Bereiche untergliedert: in den Belegkopf und den Bereichder einzelnen Positionen. Pro Beleg sind ein Kopf und mehrere Positionen möglich.Der Belegkopf enthält die für den gesamten Beleg geltenden Informationen, diePositionen die zu beschaffenden Materialien oder Dienstleistungen. So sind bei einerBestellung Angaben zum Lieferanten und die Belegnummer Bestandteil desBestellkopfs, während die einzelnen Positionen das Material und die Bestellmengeangeben.Die Zusatzdaten enthalten zusätzliche Informationen zu einer Position und stehen inkeinem direkten Zusammenhang mit den Beschaffungsdaten der Position. Zusatzdatensind beispielsweise die Kontierungsdaten (wie Kostenstelle und Sachkonto) und dieBestellentwicklung einer Position, die Informationen über bereits erfolgte Waren- undRechnungseingänge zu der Position enthält.Jede Position eines Einkaufsbelegs stellt eine Beschaffungseinheit dar. Das heißt,Einkaufsvorgänge werden positionsweise angefordert, bestellt und überwacht.Abbildung 9: Struktur von Einkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)5.2.3. NummerierungJedem Beleg wird eine Nummer zugeordnet. Diese Nummer kann intern oder externvergeben werden, je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen. InterneNummernvergabe bedeutet, daß dem Beleg vom System eine Nummer zugewiesenwird; extern heißt, daß die Person, die den Beleg erstellt, auch die Nummer festlegt.Alphanumerische Nummernvergabe ist nur bei externer Nummernvergabe möglich.22 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript5.2.4. Beispiele von EinkaufsbelegenAnfrageDefinitionEine Anfrage ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, einAngebot zur Lieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungenabzugeben.Struktur einer AnfrageEine Anfrage besteht aus dem Anfragekopf und den Positionen.• AnfragekopfEr enthält allgemeine Informationen zur Anfrage, z.B. die Lieferantenadresse• PositionenSie enthalten die Gesamtmengen und Liefertermine der angefragten Materialienbzw. Dienstleistungen. In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrereTeilmengen mit den zugehörigen Lieferterminen unterteilt sein. Eine Positionder Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilenlegen die angefragte Menge fest.AngebotDefinitionEin Angebot ist die Offerte eines Lieferanten an eine Einkaufsorganisation zurLieferung von Materialien bzw. Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegtenKonditionen.Struktur eines AngebotsDie Offerte ist für einen bestimmten Zeitraum für den Lieferanten rechtlich bindend.Mit einem Angebot antwortet der Lieferant auf eine Anfrage einerEinkaufsorganisation.Ein Angebot besteht aus Positionen, in denen die Gesamtmenge und der Liefertermineines angebotenen Materials bzw. einer Leistung angegeben ist.In den Einteilungen kann die Gesamtmenge in mehrere Teilmengen mit denzugehörigen Lieferterminen unterteilt sein.Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen dieangebotene Menge fest.Wenn Leistungen nicht genau definiert werden können, dann werden Wertlimitsanstelle von Leistungszeilen angegeben. Wertlimits können für bestimmte Kontraktefestgelegt werden.Konditionen können auf verschiedenen Ebenen gelten:• für das gesamte Angebot• auf Positionsebene für das zu liefernde Material bzw. das Beschaffungsvorhabenfür Dienstleistungen• auf Ebene der Leistungszeile für die einzelne LeistungTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 23

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3AngebotsvergleicheDefinitionSie können die Preise sämtlicher auf eine bestimmte Ausschreibung (Anfragen)bezogenen Angebote mit Hilfe des Preisspiegels vergleichen. In diesem Preisspiegelsind die Angebote nach Positionen in der Reihenfolge der günstigsten Preisangeboteaufgelistet.Bevor Sie den Preisspiegel erstellen, berücksichtigen Sie folgendes:• Die Angebotsdaten sollten möglichst für alle Positionen innerhalb der zuvergleichenden Angebote vorliegen. Nur dann ist eine korrekte Interpretation derMittel- und Gesamtwerte möglich. Enthalten Angebot 1 und 2 Preisangaben zuPosition 1, Angebot 3 jedoch nur zu Position 2, dann fehlen dem SystemInformationen, um einen korrekten Preisvergleich für alle drei Angebotedurchzuführen.• Bei Angeboten in Fremdwährung wird der Angebotspreis automatisch in dieWährung des Buchungskreises umgerechnet; diese wird durch IhreEinkaufsorganisation festgelegt. Sie sollten daher sicherstellen, daß die aktuellenWechselkurse in Ihrem System hinterlegt sind.BestellungDefinitionEine Bestellung ist die Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten,oder an ein Werk, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge anMaterialien zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen.Die Bestellung kann für verschiedene Beschaffungsprozesse eingesetzt werden: Siekönnen Materialien für den direkten Verbrauch oder für das Lager und Dienstleistungenbeschaffen. Weiter sind die besonderen Beschaffungsarten Lohnbearbeitung, Streckeund Konsignation vorgesehen.Mit Bestellungen können Sie Bedarfe extern decken, d.h. ein Lieferant erbringt z.B.eine Leistung oder liefert einen Rohstoff. Ebenso können Sie mit einer Bestellung dafürsorgen, daß ein Material, das in einem Ihrer Werke benötigt wird, von einem anderenWerk Ihrer Firma intern beschafft, d.h. umgelagert wird. Die Folgeaktivitäten zuBestellungen - wie Waren- und Rechnungseingänge - werden protokolliert, so daß Sieden Beschaffungsvorgang überwachen können.Sie können Bestellungen für einmalige Beschaffungsvorgänge nutzen. Wenn Sie z.B.bei einem Lieferanten nur einmal ein Material einkaufen möchten, dann legen Sie eineBestellung an - wenn Sie erwägen, mit diesem Lieferanten eine längerfristigeLieferbeziehungen einzugehen, empfiehlt sich die Beschaffung über Rahmenverträge,da Sie hierbei u.a. günstigere Konditionen erzielen können.Im Rahmen des optimierten Einkaufs kann die Bestellmenge bei der Bestellbearbeitunggerundet werden, um ausgehandelte Konditionen auszuschöpfen oder um vorhandeneTransportkapazitäten optimal zu nutzen.Struktur einer BestellungEine Bestellung besteht aus einem Belegkopf und Positionen:Die im Kopf enthaltenen Informationen beziehen sich auf die gesamte Bestellung. DieZahlungs- und Lieferbedingungen sind beispielsweise Bestandteil des Belegkopfs.Für die Positionen ist jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist. Es gibt folgendeBeschaffungsarten:24 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript• Normal• Lohnbearbeitung• Konsignation• Umlagerung• DienstleistungDie in der Bestellposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material bzw. zuerbringender Dienstleistung kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mitdazugehörigen Lieferterminen untergliedert werden.Für Bestellpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jedenLiefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis und Leistungszeilen legen diebestellte Menge fest. Für Leistungen, die nicht genau spezifiziert werden können,werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben.Wenn Dienstleistungen von Kontrakten abgerufen werden, kann die Bestellposition einWertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontrakt enthalten.6. BestandsführungNach diesem Kapitel können Sie die Komponente "Bestandsführung" kurz beschreibenund in den Gesamtzusammenhang des R/3-Systems einordnen. Sie erfahren einiges überden Wareneingang, der im Einkaufsprozess den nächsten Schritt nach der Bestellungvon Materialien darstellt. Sie werden in der Lage sein, einen Wareneingang einesbestellten Materials zu buchen und wissen, welche Auswirkungen dies auf andereBereiche hat.6.1. Überblick über die BestandsführungDiese Komponente befaßt sich mit folgenden Aufgaben:• mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände• Planung, Erfassung und Nachweis aller Warenbewegungen• Durchführung der InventurDie Bestandsführung ist eine Komponente des Moduls Materialwirtschaft und in diegesamte Logistik eingebettet:Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 25

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Abbildung 10: Einbettung der Bestandsführung in die Logistik (Quelle: SAP AG)Material wird aufgrund der von der Disposition ermittelten Bedarfe extern oder internbeschafft. Die Lieferung wird in der Bestandsführung als Wareneingang erfaßt. DasMaterial wird solange gelagert (und im Bestand geführt), bis es an Kunden (Vertrieb)geliefert oder für interne Zwecke (z.B. Fertigung) verwendet wird.Bei allen Vorgängen greift die Bestandsführung auf Stammdaten (z.B.Materialstammdaten) sowie auf Bewegungsdaten (z.B. Einkaufsbelege) zu, diegemeinsam von allen Logistikkomponenten verwendet werden.6.2. Wareneingang6.2.1. Überblick über den WareneingangMit der Komponente "Wareneingang" können Sie den Erhalt von Waren von einemexternen Lieferanten oder aus der Produktion buchen. Ein Wareneingang führt zu einerErhöhung des Lagerbestands.26 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptEs werden folgende Wareneingänge unterschieden:• Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung (i.d.R. im Einkauf generiert)• Wareneingang mit Bezug auf einen Auftrag (i.d.R. in intern in der Produktiongeneriert)• sonstiger Wareneingang (z.B. kostenlose Lieferung)Wir betrachten im folgenden nur den Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung.6.2.2. Wareneingang mit Bezug auf BestellungenDie Bestellung ist nicht nur der Beleg, mit dem der Einkauf Waren beim Lieferantenbestellt, sondern auch ein wichtiges Planungs- und Überwachungsinstrument für dieEinkaufsabteilung, die Disposition, die Bestandsführung und die Rechnungsprüfung.Bezug zur Bestellung: Wenn eine Ware aufgrund einer Bestellung geliefert wird, ist esfür alle betroffenen Abteilungen wichtig, daß der Wareneingang sich auf dieseBestellung bezieht, denn:• Die Wareneingangsstelle kann überprüfen, ob tatsächlich geliefert wird, wasbestellt wurde.• Das System kann beim Erfassen des Wareneingangs Daten aus der Bestellung(z.B. bestelltes Material, Menge) vorschlagen, was sowohl die Erfassung alsauch die Kontrolle (Über- und Unterlieferungen) beim Wareneingang erleichtert.• Die Lieferung wird in der Bestellentwicklung vermerkt. Somit kann dieEinkaufsabteilung die Bestellentwicklung verfolgen und bei verspäteterLieferung Mahnverfahren veranlassen.• Die Lieferantenrechnung wird aufgrund der bestellten und der gelieferten Mengegeprüft.• Die Bewertung des Wareneingangs erfolgt aufgrund des Bestell- bzw.Rechnungspreises.Wie findet man die Bestellung ? In der Regel ist die Bestellnummer auf demLieferschein aufgeführt, der der bestellten Ware beigefügt ist und vom Lieferanten andie Wareneingangsstelle übergeben wird. Wenn die Bestellnummer nicht auf demLieferschein steht, können Sie über die Material- oder die Lieferantennummer imSystem die Bestellung wiederfinden, die die Lieferung veranlasst hat.Bestimmungsort der Ware: Eingehende Ware kann entweder für das Lager, densofortigen Verbrauch oder für den Wareneingangssperrbestand (Warenannahme unterVorbehalt) bestimmt sein. Wenn das Material für das Lager bestimmt ist, kann derBesteller einen Lagerort definieren. Dieser Lagerort wird bei derWareneingangserfassung vom System vorgeschlagen und kann von Ihnen angenommenoder geändert werden. Wenn in der Bestellung kein Lagerort eingegeben wurde, müssenSie beim Wareneingang einen Lagerort angeben.Ein Wareneingang für das Lager kann in drei Bestandsarten gebucht werden:• in den frei verwendbaren Bestand• in den Qualitätsprüfbestand• in den gesperrten BestandTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 27

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3In der Bestellung kann vorgeplant werden, ob das Material in den Qualitätsprüfbestandzu buchen ist. Sie entscheiden zum Zeitpunkt des Wareneingangs, in welcheBestandsart das Material gebucht wird.6.2.3. Auswirkungen einer WareneingangsbuchungEin Wareneingang hat folgende Auswirkungen im System:Erzeugen eines MaterialbelegsWenn Sie einen Wareneingang buchen, erstellen Sie einen Materialbeleg, der Nachweisfür die Bewegung ist.Abbildung 11: Erzeugung eines Materialbelegs (Quelle: SAP AG)Erzeugen eines BuchhaltungsbelegsParallel zum Materialbeleg wird ein Buchhaltungsbeleg erstellt, der die für dieBewegung notwendigen Buchungszeilen auf den Konten der Buchhaltung enthält.Erzeugen eines WarenbegleitscheinsWenn Sie den Wareneingang erfassen, können Sie gleichzeitig den Warenbegleitschein(Wareneingangsschein, Palettenschein) drucken (siehe Druckfunktionen).Senden einer Nachricht an den EinkaufWenn das Kennzeichen WE-Nachricht in der Bestellung gesetzt wurde, erhält derEinkäufer automatisch eine Nachricht, die auf die Lieferung hinweist.Fortschreibung des BestandsDie Bestandsfortschreibung im Materialstammsatz hängt vom Bestimmungsort derWare ab:• Wareneingang ins Lager: Wenn die Ware für das Lager angeliefert wird, erhöhtdas System den gesamten bewerteten Bestand und die Bestandsart (z.B. freiverwendbaren Bestand) um die gelieferte Menge. Der Bestandswert wirdgleichzeitig fortgeschrieben.• Wareneingang in den Verbrauch: Wurde die Ware für den Verbrauchangeliefert, wird lediglich die Verbrauchsstatistik im Materialstammsatzfortgeschrieben.28 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript• Wareneingang in den WE-Sperrbestand: Wird der Wareneingang in den WE-Sperrbestand gebucht (siehe Abschnitt Wareneingang über den WE-Sperrbestand), bleibt der Bestand unverändert. Die Ware wird nur in dem WE-Sperrbestand der Bestellentwicklung geführt.• Wareneingang in einen neuen Lagerort: Haben Sie die Ware in einen Lagerortgebucht, den es für dieses Material noch nicht gab, haben Sie mit der WE-Buchung automatisch die Lagerungsdaten im Materialstammsatz angelegt. AlsVoraussetzung dafür muß im Customizing das automatische Anlegen vonLagerungsdaten sowohl für das Werk als auch für die Bewegungsart erlaubtsein. Andernfalls müssen Sie den Materialstammsatz um diesen neuen Lagerorterweitern, bevor Sie den Wareneingang buchen.Fortschreibung der SachkontenMit der Wareneingangsbuchung erzeugt das System automatisch Buchungszeilen aufden Konten der Buchhaltung. Andere Fortschreibungen können auch in dennachgelagerten Anwendungen stattfinden. So wird z.B. bei einem Wareneingang in denVerbrauch das Kontierungsobjekt (z.B. Kostenstelle, Auftrag, Anlage) belastet.Fortschreibungen in der BestellungFolgende Einkaufsdaten werden fortgeschrieben:• Bestellentwicklung: Mit der Wareneingangsbuchung wird automatisch einBestellentwicklungssatz angelegt, der die für den Einkauf wesentlichen Datenenthält, darunter die gelieferte Menge, die Materialbelegnummer und -position,die Bewegungsart und das Buchungsdatum des Wareneingangs.• Bestellposition: Ist das Endlieferungskennzeichen gesetzt, gilt die Bestellpositionals erledigt, und die offene Bestellmenge wird auf Null gesetzt.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 29

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Andere FortschreibungenAbhängig von den Eigenschaften des Materials, der Bewegung und der eingesetztenSAP-Modulen finden auch Fortschreibungen in anderen SAP-Anwendungen statt, z.B.:• Dispositionsvormerkung oder Primärbedarfsabbau in der Disposition• Statistikdaten im Bestandscontrolling• Daten für die Lieferantenbeurteilung im Einkauf• Transportbedarf und Quant in der Lagerverwaltung• Prüflos im Qualitätsmanagement7. RechnungsprüfungAm Ende dieses Kapitels kennen Sie die Grundlagen der Logistik-Rechnungsprüfung,die in der Materialwirtschaft den Einkaufsprozess abschließt und das Bindeglied zumFinanzwesen darstellt.Die Logistik-Rechnungsprüfung ist ein Teil der Materialwirtschaft (MM). Am Ende derlogistischen Kette aus Einkauf, Bestandsführung und Rechnungsprüfung prüft sieRechnungen auf sachliche, preisliche und rechnerische Richtigkeit. Mit dem Buchen derRechnung werden die Daten der Rechnung im System gesichert. Das Systemaktualisiert die gesicherten Daten der Rechnungsbelege in der Materialwirtschaft und imRechnungswesen. Außerdem wird auf dem Kreditorenkonto des Lieferanten ein offenerPosten in Höhe der Rechnung erzeugt, der später ausgeglichen wird (s.a. Kap. 8.2 -Ausgleich offener Posten).Die Logistik-Rechnungsprüfung hat folgende Aufgaben:• den Vorgang der Materialbeschaffung - von Bestellanforderung über Einkaufzum Wareneingang - abzuschließen• Rechnungen, die nicht im Bereich der Materialbeschaffung entstehen (z.B.Dienstleistungen, Spesenabrechnungen, Seminarkosten etc.), zu bearbeiten• Gutschriften, z.B. als Rechnungsstornierung oder als Rücklieferung, zubearbeiten30 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptIn der Logistik-Rechnungsprüfung stehen verschiedene Prozesse zum Verarbeiten einerRechnung zur Verfügung:Rechnungsprüfung imDialogRechnungsprüfung imHintergrundEDI-Eingang einerRechnungAutomatischeWareneingangsabrechnung(ERS)Tabelle 5: Bearbeitungsmöglichkeiten bei der Logistik-RechnungsprüfungSie erhalten eine Rechnung, erfassen die Daten imSystem, vergleichen und korrigieren die vom Systemvorgeschlagenen Daten (z.B. Menge und Wert) mit denAngaben auf der Rechnung und buchen diese Rechnung.Sie erhalten eine Rechnung, erfassen nur denGesamtbetrag und die Zuordnung der Rechnung. DasSystem prüft die Rechnung dann im Hintergrund. Wennkeine Fehler auftreten, wird die Rechnung imHintergrund gebucht. Wenn Fehler auftreten, wird dieRechnung gespeichert und muß in einem gesondertenArbeitsschritt nachbearbeitet werden.Die Rechnungsinformationen werden per Datenfernübertragungin das R/3-System gebracht; das Systemversucht diese Rechnung zu buchen. Wenn dabei Fehlerauftreten, müssen die Rechnungen manuell bearbeitetwerden.Sie erhalten keine Lieferantenrechnung, sondern buchendie Rechnung selber auf Basis der Bestell- undWareneingangsinformationen.8. KreditorenbuchhaltungDieses Kapitel vermittelt Ihnen das notwendige Wissen über die Kreditorenbuchhaltung,um den Einkaufsprozess abzuschließen. Die Kreditorenbuchhaltung istTeil des Finanzwesens und stellt u.a. die Verbindung zur Materialwirtschaft her. Sieerfahren, wie die bei Buchung der Rechnung entstandenen offenen Posten ausgeglichenwerden können.8.1. ÜberblickDie Kreditorenbuchhaltung führt und verwaltet die buchhalterischen Daten allerKreditoren. Darüber hinaus ist sie ein integraler Bestandteil des Einkaufssystems:Lieferungen und Rechnungen werden lieferantenbezogen geführt. Aus den operativenVorgängen werden die Buchungen automatisch angestoßen. Das Cash Managementwird ebenfalls mit Werten aus Rechnungen versorgt, um so die Liquiditätsplanung zuoptimieren.Verbindlichkeiten werden durch das Zahlungsprogramm reguliert. Dabei werden allegängigen Zahlwege (Schecks, Überweisungen etc.) in Formularform ebenso unterstütztwie der elektronische Weg (Datenträgeraustausch mittels Diskette und Vorbereitung derDatenfernübertragung). Die jeweiligen länderspezifischen Zahlverfahren sind ebenfallsBestandteil des Programms.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 31

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Bestehende Forderungen (z.B. Rückzahlung einer Gutschrift) können ggf. angemahntwerden. Diese Funktion wird durch das Mahnprogramm unterstützt.Die Buchungen in der Kreditorenbuchhaltung werden zugleich auch im Hauptbuchgeführt, wobei je nach Vorgang (Verbindlichkeiten, Anzahlungen u.a.) unterschiedlicheSachkonten fortgeschrieben werden. Für die Verfolgung der offenen Posten stehenIhnen Fälligkeitsvorausschauen und weitere Standardberichte zur Verfügung.Im Schriftverkehr können Saldenbestätigungen, Kontoauszüge und andere Mitteilungenindividuell gestaltet werden. Zur Dokumentation der Vorgänge in derKreditorenbuchhaltung stehen Ihnen Saldenlisten, Journale, Kontenschreibung undandere Auswertungen zur Verfügung.8.2. Ausgleich offener PostenOffene Posten stellen unerledigte Vorgänge dar. Beispielsweise wird eine nicht bezahlteRechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten geführt, bis sie bezahltwird.Die offenen Posten eines Kontos können ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleichhoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der einanderzugeordneten Posten muß also Null ergeben.Abbildung 12: Ausgleich offener Posten (Quelle: SAP AG)Beim Ausgleichen werden diese Posten mit einer Ausgleichsbelegnummer und demDatum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf einemDebitorenkonto als bezahlt und Posten eines Bankverrechnungskontos als geklärtgekennzeichnet.Voraussetzung ist, daß das Konto, auf dem die Posten gebucht wurden, mit Offene-Posten-Verwaltung geführt wird. Debitoren- und Kreditorenkonten unterliegenautomatisch dieser Verwaltung. Dadurch haben Sie jederzeit die Kontrolle darüber,welche Forderungen oder Verbindlichkeiten noch bestehen. Für Sachkonten müssen Siediese Option im Stammsatz festlegen. Beispielsweise sollten Bankunterkonten undVerrechnungskonten mit Offene-Posten-Verwaltung versehen werden, da Sie über dieseKonten nachvollziehen wollen, ob Geschäftsvorgänge bereits abgeschlossen sind.Durch die Offene-Posten-Verwaltung wird sichergestellt, daß alle Posten, die noch nichtausgeglichen wurden, im System verfügbar sind. Erst nachdem alle offenen Posteneines Belegs ausgeglichen sind, kann ein Beleg archiviert werden.32 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptOb ein Posten ausgeglichen ist, können Sie durch die Einzelpostenanzeige oder über dieBeleganzeige feststellen. Bei der Einzelpostenanzeige werden in der Standardvariantefür den Zeilenaufbau die letzten drei Stellen der Ausgleichsbelegnummer angezeigt. DieAusgleichsbelege werden Sie sich ansehen, wenn Sie feststellen wollen, wodurchPosten ausgeglichen wurden.9. Mögliche Szenarien beim EinkaufsprozessDieses zentrale Kapitel zeigt auf, wie unterschiedlich in der Praxis der externeBeschaffungsvorgang ablaufen kann. Es werden drei typische Abläufe vorgestellt undderen Einzelschritte beschrieben. Sie erfahren, welche Aktivitäten durchzuführen sind,abhängig davon, ob das zu beschaffende Material schon bekannt ist und ob derLieferant ein neuer oder ein altbekannter Geschäftspartner ist.In der unternehmerischen Praxis wird das Vorgehen bei der externen Beschaffung vonMaterialien in den seltensten Fällen immer so idealtypisch ablaufen, wie es in Kap. 4.1beschrieben wurde.Vielmehr werden sich die möglichen Einkaufsszenarien je nach der Situation, in dersich der zuständige Einkäufer gerade befindet, möglicherweise stark voneinanderunterscheiden.Einflussfaktoren auf die Art des Einkaufsprozesses können z.B. sein:• ist das zu beschaffende Material früher schon einmal beschafft worden, d.h. istes bekannt ?• wird bei einem Lieferanten eingekauft, mit dem wir schon langwährendeGeschäftsbeziehungen pflegen, oder müssen wir uns nach einer neuenBezugsquelle umsehen ?• liegen innerbetriebliche Richtlinien vor, nach denen der Einkaufsprozessabzulaufen hat, z.B. Qualitätsmanagement-Richtlinien ?Daher betrachten wir nun einige denkbare Konstellationen.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 33

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/39.1. Material und Lieferant bekanntWenn wir ein Material, das wir schon einmal beschafft haben und das daher auch inunserem Materialstamm verzeichnet ist, bei einem Lieferanten bestellen, mit dem wirschon länger Geschäftsbeziehungen unterhalten, könnte der daraus resultierendeEinkaufsprozess folgendermaßen aussehen:1. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten L.2. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Wareneingang.3. Wir prüfen die an uns gestellte Rechnung.4. Wir begleichen die Rechnung z.B. per Überweisung.9.2. Material unbekannt, Lieferant bekanntWollen wir jedoch bei unserem Lieferanten ein neues, bisher noch nicht verwendetesund daher auch noch nicht im Materialstamm angelegtes Material beziehen, müssen wirden einen zusätzlichen Schritt ausführen:1. Wir bringen wichtige Eigenschaften des neuen Materials X in Erfahrung undlegen mit diesem Wissen das Material in unserem Materialstamm an (s.a. Kap.10 - Materialstamm).2. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten L.3. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Wareneingang.4. Wir prüfen die an uns gestellte Rechnung.5. Wir begleichen die Rechnung z.B. per Überweisung.9.3. Material bekannt, Lieferant unbekanntTritt z.B. der Fall ein, dass unser langjähriger Lieferant L das Material X aufgrund vonProduktionsschwierigkeiten im Moment nicht liefern kann, bietet es sich an, folgendenWeg einzuschlagen:1. Wir richten einige Anfragen über den Bezug des Materials X an die LieferantenM und N, mit denen wir bisher keine geschäftlichen Beziehungen pflegen.2. M und N schicken ihre Angebote an uns zurück.3. Wir vergleichen diese Angebote hinsichtlich ihres Preises und wählen dasgünstigste Angebot, z.B. von Lieferant N, aus.4. Wir bringen einige wichtige Daten über N in Erfahrung und legen denLieferanten N dann in unserem Lieferantenstamm an (s.a. Kap. 11 -34 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptLieferantenstamm). Handelt es sich, wie im Beispiel unterstellt, wirklich nur umeinen temporären Lieferengpass unseres Standardlieferanten L, und wollen wirin Zukunft wieder bei L bestellen, würde es auch ausreichen, den Lieferanten Nals CpD-Lieferanten anzulegen, um unnötigen Datenerfassungsaufwand zuvermeiden (s.a. Kap. 11.5 - CpD-Lieferanten).6. Wir senden eine Bestellung über das Material X an den Lieferanten N.7. Nach Eintreffen der Ware in unserem Lager verbuchen wir den Wareneingang.8. Wir prüfen die an uns gestellte Rechnung.9. Wir begleichen die Rechnung z.B. per Überweisung.9.4. Langfristige Geschäftsbeziehungen zum LieferantenPflegen wir schon sehr lange gute Geschäftsbeziehungen zu einem Lieferanten L undwollen mit diesem eine Vereinbarung über die Lieferung von Materialien bzw. dieErbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen innerhalb einesbestimmten Zeitraums mit bestimmten Abnahmemengen oder –werten treffen, könnenwir einen Rahmenvertrag mit L abschließen.1. Wir schließen mit L einen Rahmenvertrag, wobei uns die Möglichkeiten"Kontrakt (Mengenkontrakt, Wertkontrakt)" und "Lieferplan" offenstehen.Entschließen wir uns z.B. für einen Wertkontrakt, vereinbaren wir die Abnahmebestimmter Materialien in einer bestimmten Werthöhe.2. Wird ein bestimmtes Material benötigt, schicken wir eine Bestellung an L.3. Hierbei beziehen wir uns auf den Wertkontrakt. Bei der Beschaffung überKontrakt erhält der Lieferant einen Kontraktabruf, in dem die abzurufendeMenge und das Lieferdatum angegeben werden. Das heißt, es wird eineBestellung mit Bezug zu einem Kontrakt angelegt. Preis, Lieferantendaten,Lieferbedingungen, Bezugsnebenkosten sowie für den Lieferanten relevanteAnweisungen werden automatisch aus dem Kontrakt übernommen.10. MaterialstammIn diesem Kapitel wird die Bedeutung der Materialstammdaten deutlich. Neben derVerwendung wird auch der Aufbau des Materialstamms erläutert, der eng mit demorganisatorischen Aufbau des Unternehmens verknüpft ist. Sie erfahren, welche Datender Materialstamm enthält und aus welchen Sichten diese betrachtet werden können.10.1. Verwendung des MaterialstammsDie Gesamtheit aller Informationen über sämtliche Materialien, die ein Unternehmenbeschafft, fertigt, lagert und verkauft, ist im Materialstamm abgelegt. Für dasUnternehmen stellt dieser die zentrale Quelle zum Abruf materialspezifischer Daten dar.Der Materialstamm wird von sämtlichen Komponenten des SAP-Logistiksystemsgenutzt.Durch die Integration aller Materialdaten in einem einzigen Datenbankobjekt entfälltdas Problem der Datenredundanz. Die gespeicherten Daten können von allen Bereichen,Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 35

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3wie Einkauf, Bestandsführung, Disposition, Rechnungsprüfung usw., gemeinsamgenutzt werden (s.a. Kap. 10.4.1 - Fachbereichsdaten).10.2. Nummerierung des MaterialstammsFür jedes Material, das Ihr Unternehmen verwendet, müssen Sie im Materialstammeinen Materialstammsatz anlegen, der durch eine Materialnummer eindeutiggekennzeichnet ist.Je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen können Sie als Materialnummernsprechende Schlüssel oder nichtsprechende Schlüssel vergeben. Aus diesem Grund gibtes im R/3-System zwei verschiedene Arten der Nummernvergabe:externWenn Ihr Unternehmen sprechende - meist alphanumerische - Schlüssel verwendet,geben Sie die gewünschte Zeichenfolge beim Anlegen des Materialstammsatzes alsMaterialnummer ein. Bei externer Nummernvergabe können Sie in der Auswahlmöglicher Nummern, die Sie zuordnen können, beschränkt sein. Die Nummernvergabewird im Rahmen des Customizing gepflegt.internWenn Ihr Unternehmen nichtsprechende Schlüssel verwendet, geben Sie beim Anlegendes Materialstammsatzes keine Materialnummer ein. Statt dessen vergibt das Systemeine laufende Nummer. Diese Nummer sehen Sie beim Pflegen desMaterialstammsatzes.10.3. Struktur des MaterialstammsUm den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Unternehmen gerecht zuwerden, ermöglicht das R/3-System eine flexible Gestaltung der Organisationsstruktur(s.a. Kap. 3.1 - Organisationseinheiten). Selbstverständlich ist diese Flexibilität auch inder Datenstruktur des Materialstamms abgebildet. Entsprechend sind die Materialdatenverschiedenen Organisationsebenen zugeordnet.MandantAllgemeine Materialdaten, die für das gesamte Unternehmen gelten, werden aufMandantenbasis gespeichert. Hierzu gehören u.a. die Warengruppe, dieBasismengeneinheit, die Materialkurztexte und Umrechnungsfaktoren für alternativeMengeneinheiten. Ein weiteres Beispiel für allgemeine Daten sind Details über dieKonstruktion eines Materials (z.B. CAD-Zeichnungen) sowie Lagerbedingungen(Temperaturbereich, Angaben darüber, ob es sich um explosives oder verderblichesMaterial handelt etc.).36 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptBuchungskreisAlle Daten, die in einen bestimmten Buchungskreis sowie den zugehörigen Werken undLagerorten gültig sind, werden auf Buchungskreisebene gespeichert. Hierzu gehörenz.B. Buchhaltungs- und Kalkulationsdaten (falls die Bewertung aufBuchungskreisebene stattfindet).WerkDiese Ebene enthält die Daten, die für die einzelnen Betriebsstätten oder Abteilungeninnerhalb einer Firma relevant sind. So gehören die für den Einkauf wichtigen Datendieser Ebene an. Als Beispiel sind hier die Höchst- und Mindestbestellmenge einesMaterials und der Meldebestand zu nennen. Auf die Werksdaten greifen Sie über denWerksschlüssel zu.LagerortDiese Ebene enthält die speziell für einen Lagerort geltenden Daten. Zum Beispielwerden die Bestände auf Lagerortebene geführt. Auf die Lagerortdaten greifen Sie überWerks- und Lagerortschlüssel zu.Diese Struktur der Daten erleichtert die Organisation von materialbezogenenInformationen im gesamten Unternehmen. Sie verhindert die redundante Speicherungvon Materialdaten, wenn das gleiche Material in mehr als einem Werk verwendet oderan mehr als einem Lagerort gelagert wird.10.4. Daten im Materialstamm10.4.1. FachbereichsdatenDa mehrere Abteilungen eines Unternehmens mit einem Material arbeiten und jedeAbteilung unterschiedliche Informationen zu dem Material verwendet, sind die Daten ineinem Materialstammsatz nach Fachbereichen gegliedert. Dies ist in der folgendenAbbildung dargestellt:Abbildung 13: Fachbereichsspezifische Sichten auf den Materialstamm (Quelle: SAP AG)Jeder Fachbereich hat also seine eigene Sicht auf einen Materialstammsatz und ist fürdie Richtigkeit seiner Daten verantwortlich.Fachbereich Daten im Materialstamm BeispieleTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 37

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3ArbeitsvorbereitungBuchhaltungDispositionEinkaufDaten zur Vorbereitungder Fertigung,insbesondere für dieTerminierungBewertungs- undkalkulationsspezifischeInformationenInformationen zurMaterialbedarfsplanungDurch den Einkaufbereitgestellte Daten für einMaterialFertigungshilfsmittel Informationen zum Materialbei der Verwendung alsFertigungshilfsmittelGrunddatenKalkulationAllgemeine Daten, die vonallen Fachbereichen genutztwerden könnenKalkulationsspezifischeInformationenKlassifizierung Typische Daten zurKlassifizierung desMaterialsLagerungInformationen zurLagerabwicklung undLagerung des MaterialsLagerverwaltung Allg. Daten zurLagerverwaltung,Informationen zuLagerungsstrategien etc.PrognoseInformationen zurVorhersage desMaterialbedarfsQualitätsmanagement Daten zumQualitätsmanagement:VertriebInformationen zuKundenaufträgen und zurPreisfindungToleranzdaten,EigenfertigungszeitenPreissteuerung, Standardpreis odergleitender Durchschnittspreis,BewertungsklasseDispositionsmerkmal,Sicherheitsbestand, geplanteLieferzeit oder Fertigungszeit fürein Materialdie für das Material zuständigeEinkäufergruppe, zulässige ÜberundUnterlieferungstoleranzen,EinkaufsbestelltextVerwendung in bestimmtenPlantypen, Gruppierungsschlüssel,Vorschlagswerte für Pläne undFertigungsaufträgeDaten zurDokumentenverwaltung,Europäische Artikelnummer,AbmessungenErzeugnis- oder Einzelkalkulation,kalkulatorische Losgröße,Vorschlagsdaten für dieBewertungZuordnung zu einer odermehreren Klassen, Bewertung derMerkmale, StandardklasseLagerbedingungen,VerpackungsmaßeDaten zur Bestimmung desLagertyps für Ein- undAuslagerung,LadehilfsmittelmengenPrognosemodell,Prognosezeitraumtechnische Lieferbedingungen,Zeugnis erforderlich oder nicht,QM-Prüfdaten (eine Prüfart proVorgang)Produkthierarchie,Kontierungsgruppe, Preismaterial,Vertriebstext38 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptTabelle 6: Fachbereichspezifische Daten im Materialstamm10.4.2. MaterialartMaterialien mit denselben Grundeigenschaften fassen Sie durch Zuordnung zu einergemeinsamen Materialart zusammen. Dies ermöglicht Ihnen, verschiedene Materialiennach den Erfordernissen Ihres Unternehmens einheitlich zu verwalten. Dienachfolgende Abbildung zeigt einige Materialarten.Abbildung 14: Beispiele für Materialarten (Quelle: SAP AG)Wenn Sie einen Materialstammsatz anlegen, müssen Sie das Material einer Materialartzuordnen. Die Materialart legt bestimmte Eigenschaften des Materials fest und hatwichtige Steuerungsfunktionen. So beeinflusst sie beispielsweise die Bildfolge und dieFeldauswahl in einem Materialstammsatz.Beim Anlegen eines Materialstammsatzes legt die Materialart folgendes fest:• ob das Material für einen bestimmten Zweck vorgesehen ist (z.B. alskonfigurierbares Material oder als Prozeßmaterial)• ob die Materialnummer intern oder extern vergeben werden kann• aus welchem Nummernkreisintervall die Materialnummer vergeben wird• welche Bilder erscheinen, und in welcher Reihenfolge sie erscheinen• welche Fachbereichsdaten eingegeben werden können• welche Beschaffungsart das Material hat, d.h. ob das Material eigengefertigtoder fremdbezogen wird, oder ob beides möglich istZusammen mit dem Werk bestimmt die Materialart die Bestandsführungspflicht einesMaterials, d.h.• ob Mengenveränderungen im Materialstammsatz fortgeschrieben werden• ob Wertveränderungen auch auf den Bestandskonten der Finanzbuchhaltungfortgeschrieben werdenDarüber hinaus ist von der Materialart abhängig, welche Konten bebucht werden, wennein Material ins Lager geht oder das Lager verläßt.Ihre Systemverwaltung stellt die Materialarten im Customizing des Materialstammsunter Eigenschaften der Materialarten festlegen ein.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 39

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/310.4.3. BrancheEbenso wie die Materialart hat auch die Branche Steuerungsfunktionen im R/3-System.So beeinflußt sie beispielsweise die Bildfolge und die Feldauswahl in einemMaterialstammsatz. Die einem Material zugeordnete Branche ist nachträglich nichtänderbar.Abbildung 15: Beispiele für Branchen (Quelle: SAP AG)Im Standardsystem gibt es folgende Branchen (das interne Kürzel der Branche steht inKlammern):• Anlagenbau (A)• Chemie (C)• Maschinenbau (M)• Pharmazie (P)Die übrigen Branchen werden in SAP Retail verwendet.Im Customizing des Materialstamms unter Branchen definieren und branchenabhängigeFeldauswahl festlegen kann Ihre Systemverwaltung weitere Branchen festlegen.10.4.4. ZusatzdatenNeben den eben beschriebenen Hauptdaten enthält jedes Material auch noch eine ganzeReihe sog. Zusatzdaten.MaterialkurztextDies ist ein kurzer Text, der das Material beschreibt. Den Materialkurztext können Siein beliebig vielen Sprachen erfassen; allerdings ist pro Sprache nur ein Text möglich.MengeneinheitIm R/3-System wird zwischen folgenden Mengeneinheiten unterschieden:BasismengeneinheitDies ist die Mengeneinheit, in der die Bestände eines Materials verwaltet werden. AlleMengen, die in einer anderen Mengeneinheit eingegeben wurden, rechnet das System indie Basismengeneinheit um.AlternativmengeneinheitenDie einzelnen Fachbereiche können ihre eigenen Mengeneinheiten verwenden. So kannz.B. der Einkauf eine andere Mengeneinheit verwenden als der Vertrieb oder dieLagerverwaltung. Alle Mengeneinheiten mit Ausnahme der Basismengeneinheit werden40 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskriptunter dem Sammelbegriff Alternativmengeneinheiten zusammengefaßt. Das R/3-System unterstützt folgende Alternativmengeneinheiten:Bestellmengeneinheit Diese ermöglicht die Bestellung eines Materials in eineranderen Einheit als der Basismengeneinheit. DieBestellmengeneinheit wird in den Einkaufsfunktionenautomatisch vorgeschlagen und kann dort geändert werden.Verkaufsmengeneinheit Diese ermöglicht den Verkauf eines Materials in einer anderenEinheit als der Basismengeneinheit. Die Bestellmengeneinheitwird im Kundenauftrag automatisch vorgeschlagen und kanndort überschrieben werden.Ausgabemengeneinheit Mengeneinheit, in der das Material vom Lager ausgegebenwird. Diese ermöglicht es, Verbrauch, Umlagerungen,Umbuchungen und Inventuren in einer anderen Einheit als derBasismengeneinheit und der Lagermengeneinheit im Systemzu führen.LVS-Mengeneinheit Mengeneinheit, in der ein Material in der Lagerverwaltunggeführt wird. Für Bestandsführungszwecke rechnet das Systemdie in der LVS-Mengeneinheit eingegebenen Mengen in dieBasismengeneinheit um. Wenn z.B. ein Materialnormalerweise in der Basismengeneinheit Stück verwaltetwird, ein Karton jedoch mehrere tausend Stück enthält, kannes sinnvoll sein, eine LVS-Mengeneinheit festzulegen, die fürdie Zwecke der Lagerverwaltung besser geeignet ist.Tabelle 7: AlternativmengeneinheitenAbbildung 16: Verhältnis zwischen Basismengeneinheit und Alternativmengeneinheiten (Quelle: SAP AG)Alle Materialdaten werden in der Basismengeneinheit fortgeschrieben. Diese Einheitsollten Sie mit Bedacht wählen, denn Mengen können nur dann genau in einerAlternativmengeneinheit ausgedrückt werden, wenn sie mit Dezimalstellen dargestelltwerden kann. Bei der Festlegung der Basismengeneinheit müssen Sie daher unbedingtfolgende Punkte beachten:• Die Basismengeneinheit ist die Einheit, die die höchste erforderlicheGenauigkeit bietet.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 41

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3• Die Umrechnung einer Alternativmengeneinheit in die Basismengeneinheitsollte eine einfache Dezimalzahl (keine periodische Dezimalzahl) ergeben.Eine Mengeneinheitengruppe enthält mehrere Alternativmengeneinheiten und derenUmrechnungsfaktoren in die Basismengeneinheit. Mengeneinheitengruppen definierenSie im Customizing des Materialstamms unter Mengeneinheiten zu Gruppenzusammenfassen. Bei der Erfassung von Alternativmengeneinheiten erspart Ihnen dieAngabe einer Mengeneinheitengruppe die zeitaufwendige Einzeleingabe vonAlternativmengeneinheiten.Alle Mengen, die Sie in einer anderen Einheit als der Basismengeneinheit eingeben,rechnet das System automatisch in die Basismengeneinheit um. Hierzu nutzt das Systemeine zentrale Umrechnungstabelle. Wenn Sie Einheiten verwenden, die nicht in dieserTabelle enthalten sind, müssen Sie den Faktor zur Umrechnung derAlternativmengeneinheit in die Basismengeneinheit im Materialstammsatz angeben.Dies nehmen Sie in der Regel bei der Eingabe der Alternativmengeneinheit(en) vor.42 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript11. LieferantenstammNach Lesen dieses Kapitels wissen Sie, wozu der Lieferantenstamm verwendet wird, wieer strukturiert ist und wie er mit dem Rechnungswesen verbunden ist. Außerdemerfahren Sie, was ein CpD-Lieferant ist und wie das allgemeine Geschäftspartner-Modell des R/3-Systems aussieht, das sowohl für Lieferanten als auch für Kunden gültigist.11.1. Verwendung des LieferantenstammsDer Lieferantenstamm enthält Informationen über die Lieferanten eines Unternehmens.Diese Informationen sind in einzelnen Lieferantenstammsätzen abgelegt. Neben Nameund Anschrift des Lieferanten umfaßt ein Lieferantenstammsatz Angaben über• die in Verbindung mit dem Lieferanten geltende Währung• Zahlungsbedingungen• Namen wichtiger Kontaktpersonen (VerkäuferIn)Da der Lieferant in der Buchhaltung zugleich als kreditorischer Geschäftspartner desUnternehmens gilt, enthält der Lieferantenstammsatz auch buchhalterische Daten, wiez.B. das Abstimmkonto der Hauptbuchhaltung. Der Lieferantenstammsatz wird deshalbvon der Buchhaltung und vom Einkauf gepflegt. Die Buchhaltungsdaten zu einemLieferanten müssen bereitgestellt werden, bevor Sie Rechnungen des Lieferanten zurZahlung im System erfassen können.11.2. KontengruppeWenn Sie einen Lieferantenstammsatz anlegen, müssen Sie eine Kontengruppeangeben. Die Kontengruppe bestimmt• die Art der Nummernvergabe• den Nummernbereich, aus dem die Kontonummer zu vergeben ist, mit der dasSystem den Lieferanten identifiziert• ob es sich um CpD-Lieferanten handelt• welche Felder auf dem Bildschirm vorhanden sind und ob sie ausgefüllt werdenkönnen oder müssen• welche Datenhaltungsebenen unterhalb der Einkaufsorganisation erlaubt sind(z.B. Lieferantenteilsortiment)• welche Partnerschemata gültig sindWenn der Lieferantenstammsatz angelegt ist, kann die Kontengruppe nicht mehrgeändert werden. Nur in Ausnahmefällen kann die Systemverwaltung sie ändern. Dieskann z.B. beim Einsatz einer weiteren Anwendung erforderlich sein. Dann könnenFelder, die zuvor beim Anlegen ausgeblendet waren, beim Ändern des Stammsatzeseingabebereit sein.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 43

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/311.4. Struktur des LieferantenstammsWie der Materialstamm (s.a. 10.3 Struktur des Materialstamms) werden auch dieStammdaten Ihrer Lieferanten entsprechend der Struktur Ihres Unternehmensgespeichert. Ein Lieferanten-Stammsatz besteht aus drei Datenbereichen:Allgemeine Daten Dies sind Daten, die für jeden Buchungskreis innerhalbIhres Unternehmens gleichermaßen gelten. Hierzu gehörenbeispielsweise die Anschrift, die Sprache, in der Sie mitdem Lieferanten kommunizieren, die Telefonverbindungetc.Buchungskreisdaten Auf Buchungskreisebene werden zahlreiche Informationender Buchhaltung geführt. Dazu gehören z.B. dieZahlungsverkehrsdaten, die Nummer des Abstimmkontosetc.11.3. Nummerierung des LieferantenstammsJeder Lieferantenstammsatz erhält eine eindeutige Nummer (die Kontonummer desLieferanten für die Buchhaltung). Diese Nummer benötigen Sie, um den Stammsatzaufzurufen oder Bestellungen zu erfassen.Die Nummer kann intern oder extern vergeben werden. Intern heißt, daß das System sievergibt; extern bedeutet, daß Sie selbst beim Anlegen eine Nummer vergeben. Bei derexternen Nummernvergabe sind auch alphanumerische Nummern zugelassen.Die Art der Nummernvergabe und der Nummernbereich werden über die Kontengruppebestimmt, die Sie beim Anlegen des Stammsatzes angeben müssen.Das System gewährleistet, daß die Nummern immer eindeutig sind. Bei der internenVergabe wählt das System fortlaufende Nummern aus dem entsprechendenNummernbereich. Bei der externen Vergabe verhindert es, daß eine bereits verwendeteNummer erneut vergeben wird.Ein Lieferant hat in allen Buchungskreisen dieselbe Nummer (= Kreditorenkontonummer).EinkaufsorganisationsdatenTabelle 8: Struktur des LieferantenstammsEinkaufsdaten werden pro Einkaufsorganisation geführt. Eshandelt sich dabei um Daten, die für den Einkauf IhresUnternehmens wichtig sind, z.B. Ansprechpartner,Lieferkonditionen etc.Abbildung 17: Struktur des Lieferantenstamms (Quelle: SAP AG)11.5. CpD-LieferantenFür Lieferanten, von denen Sie nur einmal oder selten Material beziehen, können Siespezielle Stammsätze anlegen, sogenannte CpD-Lieferantenstammsätze.44 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptWenn Sie z.B. ausnahmsweise von einem anderen Lieferanten Waren beschaffen, da IhrHauptlieferant nicht liefern kann, dann legen Sie die Lieferantendaten im CpD-Lieferantenstammsatz ab.Im Unterschied zu anderen Stammsätzen wird ein CpD-Stammsatz für mehrereLieferanten benutzt, um nicht unnötig viele Stammsätze anlegen zu müssen. Deshalbdürfen Sie im Stammsatz für CpD-Lieferanten keine lieferantenspezifischen Datenspeichern. Beim Anlegen eines Einkaufsbelegs mit einem CpD-Lieferanten verzweigtdas System automatisch auf ein Stammdatenbild. Dort geben Sie die spezifischen Datenwie Name, Anschrift oder Bankverbindung des Lieferanten ein. Sie werden gesondertinnerhalb des Belegs gespeichert.CpD-Stammsätze werden wie alle anderen Stammsätze angezeigt, gesperrt odergelöscht.11.6. Geschäftspartner und Partnerrollen11.6.1. GeschäftspartnerGeschäftspartner sind juristische oder natürliche Personen, mit denen Ihre Firmageschäftliche Beziehungen unterhält. Die folgenden Arten von Geschäftspartnern sindim R/3-System definiert:• Partnerart Kunde (Debitor):Ein Kunde ist ein Geschäftspartner, mit dem Produkte und Dienstleistungenausgetauscht werden. Im R/3-System sind zwei Arten von Kunden definiert:- interne Kunden (eigene Betriebe)- externe Kunden• Partnerart Lieferant (Kreditor):Ein Lieferant ist ein Geschäftspartner, von dem Waren und Dienstleistungenbeschafft werden können. Im R/3-System sind zwei Arten von Lieferantendefiniert:- interne Lieferanten. In der Regel werden nur Verteilzentren als interneLieferanten gepflegt.- externe LieferantenExterne Lieferanten werden in der Regel unter den Unternehmen, die Ware undDienstleistungen auf dem Markt anbieten, mit Hilfe von Einkaufsrichtlinien ausder Einkaufsabteilung ausgewählt und gelistet.• andere Partnerarten:Ein Ansprechpartner ist ein Beispiel für einen weiteren Geschäftspartner im R/3-System.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 45

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Abbildung 18: Arten von Geschäftspartnern (Quelle: SAP AG)Daten zu Geschäftspartnern werden in Stammsätzen abgelegt. Das System schlägt dieseDaten bei den verschiedenen Geschäftsvorfällen (z.B. bei der Erstellung vonKundenaufträgen oder Bestellungen) in den entsprechenden Feldern vor.Da ein Kunde (Debitor) in der Buchhaltung zugleich als debitorischer Geschäftspartnerder Firma gilt, wird der Kundenstammsatz sowohl in der Buchhaltung als auch imVertrieb verwendet.Ein Lieferant (Kreditor) gilt analog dazu in der Buchhaltung zugleich als kreditorischerGeschäftspartner. Daher wird der Lieferantenstammsatz sowohl in der Buchhaltung alsauch im Einkauf verwendet.Da jeder Betrieb aus Sicht der Belieferung ein Kunde ist, besitzt er ebenfalls einenKundenstammsatz. Betriebe verwenden Bestellungen, um Ware von externenLieferanten zu bestellen. Ein Verteilzentrum ist ein Betrieb, der zugleich ein internerLieferant ist, da es auch eine Versorgungseinheit für andere Betriebe darstellt.Ein Geschäftspartner kann gleichzeitig Kunde und Lieferant sein, z.B. wenn Ihr KundeIhnen auch Ware liefert oder wenn ein Lieferant gleichzeitig Kunde ist. In diesem Fallmuß für den Geschäftspartner sowohl ein Kundenstammsatz als auch einLieferantenstammsatz angelegt werden. Die Verbindung zwischen den Stammsätzenlegen Sie fest, indem Sie im Kundenstammsatz die Nummer des Lieferanten und imLieferantenstammsatz die Nummer des Kunden erfassen.46 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript11.6.2. PartnerrollenGeschäftspartner übernehmen in bezug auf Ihre Firma verschiedene Rollen, die alsPartnerrollen bezeichnet werden. Mit Hilfe von Partnerrollen werden die Rechte undPflichten festgelegt, die jeder Partner bei der Abwicklung eines Geschäftsvorfalls hat.Hier sind einige Beispiele für Partnerrollen, die im Standardsystem von R/3 definiertsind:Partnerrollen für die Partnerart KundeAuftraggeberenthält Daten zum Verkauf, z.B. die Zuordnung zu einemVerkaufsbüro oder zu einer gültigen PreislisteWarenempfängerRechnungsempfängerReguliererTabelle 9: Partnerrollen für Kundenenthält Daten für den Versand, z.B. die Abladestelle und dieWarenannahmezeitenenthält die Anschrift und Daten für den Dokumentendrucksowie den elektronischen Datenaustauschenthält Daten zur Festlegung der Rechnungstermine und dieKontoverbindungPartnerrollen für die Partnerart LieferantBestelladresseWarenlieferantRechnungsstellerabweichenderZahlungsempfängerTabelle 10: Partnerrollen für LieferantenKreditor, der eine Zahlung erhält und nicht identisch ist mitdem Kreditor, gegen den die Verbindlichkeit besteht (z.B.Abtretungen).Partnerrollen für andere Partnerarten, z.B. Personal (HR-Stammsätze)zuständiger Mitarbeiter Sie können diese Partnerrolle z.B. verwenden, um einenEinkäufer innerhalb Ihrer Firma einem Lieferantenzuzuordnen.Tabelle 11: Partnerrollen für andere PartnerartenTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 47

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Abbildung 19: Partnerrollen (Quelle: SAP AG)11.7. FI-Kopplung des LieferantenDer Lieferantenstammsatz enthält Daten, die den Buchungsvorgang und dieVerarbeitung der Buchungsdaten steuern. Zusätzlich legen Sie alle Daten imKreditorenstammsatz ab, die Sie für die Geschäftsverbindung zum Kreditor benötigen.Der Stammsatz wird sowohl von der Buchhaltung als auch von der Materialwirtschaft(MM) Ihres Unternehmens benutzt. Die zentrale Speicherung derKreditorenstammdaten und die gemeinsame Nutzung haben für Sie den Vorteil, daß SieDaten nicht mehrfach eingeben müssen. Durch die zentrale Verwaltung der Stammdatenwerden außerdem unterschiedliche Datenstände vermieden. Wenn sich beispielsweisedie Adresse Ihres Kreditors geändert hat, müssen Sie diese Änderung nur einmalerfassen, und sowohl die Buchhaltung als auch die Einkaufsabteilung arbeitet mit denaktuellen Daten.Im Kreditorenstammsatz sind beispielsweise enthalten:• Name, Adresse, Sprache und Telefonnummer des Kreditors• Steuernummern• Bankverbindungen• Kontosteuerungsdaten, wie z.B. die Nummer des Abstimmkontos in derHauptbuchhaltung• Vereinbarte Zahlwege und Zahlungsbedingungen• EinkaufsdatenOrganisation der FI-Daten des LieferantenDamit trotz des gemeinsamen Stammsatzes jeder Buchungskreis und jedeEinkaufsorganisation eigene Daten über die Geschäftsbeziehung zum Kreditorspeichern kann, wurde der Stammsatz in folgende Bereiche unterteilt:48 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptAbbildung 20: FI-Daten von Lieferanten (Quelle: SAP AG)AbstimmkontoIm SAP-System werden Buchungen in der Nebenbuchhaltung im Hauptbuchmitgebucht. Im Hauptbuch werden für jede Nebenbuchhaltung ein oder mehrereAbstimmkonten geführt. Damit ist gewährleistet, daß der Saldo der Sachkonten immerNull ergibt. Dies ist eine Voraussetzung dafür, daß jederzeit eine Bilanz erstellt werdenkann. Summen aus der Nebenbuchhaltung müssen vor der Bilanzerstellung nicht mehrin die Hauptbuchhaltung übernommen werden.Abbildung 21: Abstimmkonto (Quelle: SAP AG)In jedem Kreditorenstammsatz ist ein Abstimmkonto anzugeben. Über dasAbstimmkonto werden einige Vorgaben getroffen:• Über das Abstimmkonto können Sie die Bildschirmbilder für das Buchen aufKreditorenkonten gestalten. Sie können beispielsweise die Felder für dieErfassung von Kurssicherungsgeschäften bei Fremdwährung über dasAbstimmkonto ausblenden, wenn solche Geschäfte nicht vorkommen.• Über das Abstimmkonto bestimmen Sie ferner, mit welchen Währungen auf diezugehörigen Kreditorenkonten gebucht werden kann.12. EinkaufsstammdatenIn diesem Kapitel lernen Sie nach dem Material- und Lieferantenstamm weitereEinkaufsstammdaten kennen, insbesondere Einkaufsinfosätze und das Orderbuch.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 49

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Außerdem erfahren Sie, wie mit Hilfe der Konditionstechnik Preise ermittelt werdenkönnen.12.1. Überblick über die EinkaufsstammdatenDie Einkaufsabwicklung wird durch die folgenden zusätzlichen Arten von Stammdatenunterstützt:• Einkaufsinfosatz• Orderbuch• Quotierung• Konditionen• LieferantenbeurteilungEinkaufsinfosatzOrderbuchQuotierungZeitabhängigeKonditionenInfosatz ist die Kurzfassung des Begriffs Informations-Datensatz. DerInfosatz bietet komprimierte Informationen zu einem Lieferanten undeinem Material, das Sie von dem betreffenden Lieferanten bereitsbeziehen. Auf diese Weise stellt der Infosatz die Beziehung zwischeneinem Material und dem entsprechenden Lieferanten her. Der Infosatzgibt beispielsweise Auskunft darüber, in welcher Bestellmengeneinheitbei dem Lieferanten bestellt wird oder die Mahnstufen. Fernergehen aus dem Infosatz Preisänderungen für das betreffende Materialhervor. Anhand derartiger Informationen lassen sich Angeboteleichter bewerten, und der Prozeß der Angebotsauswahl wirdvereinfacht. Infosätze werden bei Bestellung eines Materialsautomatisch angelegt. Das Anlegen, Ändern und Löschen vonInfosätzen durch den Benutzer ist ebenfalls möglich.Im Orderbuch sind die möglichen Bezugsquellen für ein Material,gültig innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums, verzeichnet. DemOrderbuch ist zu entnehmen, innerhalb welches Zeitraums einMaterial von einem bestimmten Lieferanten bezogen oder von einemKontrakt abgerufen werden kann. Das Orderbuch unterstützt denBenutzer bei der Klärung der Frage: Welche Lieferanten (interne oderexterne) können ein bestimmtes Material zu einem bestimmten Zeitpunktliefern? Es dient außerdem zur automatischen Auswahl vonLieferanten für ein Material.Eine Quotierung ist ein Mechanismus, der für ein Material berechnet,welche Bezugsquelle einem anfallenden Bedarf zugeordnet wird. Siekönnen dadurch ermitteln, welche Bezugsquelle zu einem bestimmtenZeitpunkt für eine Bestellanforderung gilt. Durch das Festsetzen vonQuoten besteht die Möglichkeit, Bedarfe automatisch auf verschiedeneBezugsquellen zu verteilen.Dies sind Konditionen, die zentral festgelegt werden und fürBestellungen ausschlaggebend sind. Auf der Basis der zeitabhängigenKonditionen erfolgt die Ermittlung des effektiven Preises.50 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptLieferantenbeurteilungDie Lieferantenbeurteilung bietet Ihnen eine Entscheidungsgrundlagezur Auswahl und Kontrolle von Lieferanten. Anhand bestimmterKriterien wird für den Lieferanten eine Gesamtnote vergeben.Tabelle 12: Einkaufsstammdaten12.2. Einkaufsinfosätze12.2.1. DefinitionEinkaufsinfosätze dienen als Informationsquelle für den Einkauf. Der Einkaufsinfosatz(auch als Infosatz bezeichnet) enthält Daten zu einem bestimmten Material undLieferanten des Materials. Zum Beispiel ist der aktuelle Lieferantenpreis im Infosatzabgelegt.Dadurch hat der Einkäufer jederzeit die Möglichkeit, folgendes festzustellen:• Welche Materialien hat ein bestimmter Lieferant bisher angeboten odergeliefert?• Welche Lieferanten haben ein bestimmtes Material angeboten oder geliefert?12.2.2. InhaltDer Einkaufsinfosatz enthält z.B.• die aktuellen Preise und Konditionen für die zuständige Einkaufsorganisationbzw. das zuständige Werk• die Nummer der letzten Bestellung• die Toleranzgrenzen für Über- bzw. Unterlieferungen• die Planlieferzeit des Lieferanten für das Material (Zeit, die der Lieferantbenötigt, um das Material zu liefern)• Lieferantenbeurteilungsdaten• ein Kennzeichen, ob der Lieferant als Regellieferant für das Material gilt• das Teilsortiment des Lieferanten, zu dem das Material gehört• das Zeitintervall, in dem der Lieferant das Material liefern kannDer Infosatz enthält Angebots- und Bestelldaten. Die Daten im Infosatz (z.B. Preise)werden auch als Vorschlagsdaten für Bestellungen verwendet.Sie können z.B. die derzeitigen und zukünftigen Angebotskonditionen (Rabatte,Fixkosten etc.) im Infosatz ablegen, um sie in Bestellungen übernehmen zu können.Darüber hinaus können Sie die Konditionen des Lieferanten direkt im Infosatz pflegen.12.2.3. OrganisationsebenenEin Infosatz kann auf folgenden Organisationsebenen gelten:• für eine Einkaufsorganisation• für ein WerkTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 51

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/312.2.4. Beschaffungsarten bei InfosätzenNormal Ein Normalinfosatz enthält Informationen für Normalbestellungen.Die Infosätze können für Materialien und Leistungen mit und ohneStammsatz angelegt werden.Lohnbearbeitung Ein Lohnbearbeitungsinfosatz enthält Bestellinformationen überLohnbearbeitungsbestellungen. Wenn Sie beispielsweise die Montageeiner Komponente von einem Lieferanten in Lohnbearbeitungausführen ließen, dann würde der Lohnbearbeitungsinfosatz den Preisdes Lieferanten für die Montage enthalten.PipelineKonsignationEin Pipeline-Infosatz enthält Informationen zu einem Material desLieferanten, das über Pipeline beschafft wird (Öl), über Rohrleitung(Wasser) oder aus anderen Leitungen (Strom). Der Infosatz enthältden Preis des Lieferanten für die Entnahme. Sie könnenEntnahmepreise für verschiedene Gültigkeitszeiträume hinterlegen.Ein Konsignationsinfosatz enthält Informationen zu einem Material,das der Lieferant auf seine Kosten beim Besteller bereithält. DerInfosatz enthält den Preis des Lieferanten für die Entnahme aus demKonsignationsbestand. Sie können Entnahmepreise wie beimPipeline-Infosatz für verschiedene Gültigkeitszeiträume hinterlegen.Tabelle 13: Beschaffungsarten bei Einkaufsinfosätzen12.2.5. BestellpreisentwicklungDie Bestellpreisentwicklung ist die Aneinanderreihung von Preisen eines Lieferantenfür ein Material oder eine Dienstleistung über einen bestimmten Zeitraum, der sich biszur Gegenwart erstreckt.In der Bestellpreisentwicklung werden die unterschiedlichen Preise für ein Material beieinem Lieferanten protokolliert.52 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript12.2.6. Texte im InfosatzIm Infosatz gibt es folgende Textarten:• Infonotiz: Ein interner Vermerk, der in die Bestellposition übernommen wird.Die Infonotiz wird nicht ausgedruckt.• Bestelltext im Infosatz: Dieser Text dient zur Beschreibung der Bestellpositionund entspricht dem Einkaufsbestelltext im Materialstammsatz. Er wird in dieBestellposition übernommen und ausgedruckt.• Kurztext: Für Material, das über einen Materialstammsatz verfügt, wird derKurztext aus dem Materialstammsatz direkt in die Bestellung bzw. denRahmenvertrag übernommen.12.2.7. Infobestelltext und EinkaufsbestelltextFür einen Infosatz mit Bezug auf einen Materialstammsatz können Sie proEinkaufsorganisation festlegen, ob• nur der Infobestelltext in Einkaufsbelegen angezeigt und gedruckt werden soll.(Setzen Sie hierzu das Kennzeichen Kein MText in denEinkaufsorganisationsdaten des Infosatzes.)oder• der Infobestelltext und der Einkaufsbestelltext in Einkaufsbelegen angezeigt undausgedruckt werden sollen.Beide Texte werden angezeigt und ausgedruckt, wenn das Kennzeichen Kein MTextnicht gesetzt ist.12.2.8. InfoUpdate-KennzeichenBeim Anlegen bzw. Ändern von Angeboten, Lieferplänen, Kontrakten undBestellungen können Sie über das Feld InfoUpdate festlegen, daß der Infosatz angelegtbzw. aktualisiert werden soll.12.3. Preisfindung mit Hilfe der Konditionstechnik12.3.1. PreisfindungSie verwenden die Preisfindung, um die Berechnung von Preisen (zur externenVerwendung durch Kunden oder Vertriebsmitarbeiter) und Kosten (für interne Zwecke,wie die der Kostenrechnung) durchzuführen. Konditionen stellen eine Reihe vonBedingungen dar, die bei der Kalkulation eines Preises zur Geltung kommen. Wennbeispielsweise ein bestimmter Kunde an einem bestimmten Tag eine bestimmte Mengeeines Produktes bestellt, so bestimmen die variablen Faktoren - Kunde, Produkt,Bestellmenge, Datum - den Endpreis für den Kunden. Die Informationen über alle diesevariablen Faktoren werden im System als Stammdaten in Form von Konditionssätzenabgelegt.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 53

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/312.3.2. KonditionstechnikAblaufDer Begriff Konditionstechnik bezieht sich auf die Methode, mit der das System ausden in Konditionssätzen abgelegten Informationen Preise ermittelt. Die Standardversiondes R/3-Systems von SAP enthält vordefinierte Elemente für routinemäßigePreisfindungstätigkeiten. Beispielsweise gehören zum Standardsystem Konditionsartenfür grundlegende Preiselemente, wie Materialpreise, Kunden- und Materialabschlägesowie Zuschläge wie Frachtkosten und Verkaufssteuern. Für jedes Element können Siedie Standardversion verwenden oder völlig neue Definitionen anlegen, um denbetriebswirtschaftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. DieAbfolge von Aktivitäten sieht normalerweise wie folgt aus:1. Definition von Konditionsarten für alle Preiselemente (Preise, Zu- undAbschläge), die in Ihren täglichen Geschäftsvorfällen vorkommen.2. Definition der Konditionstabellen, mit deren Hilfe Sie für jede KonditionsartKonditionssätze ablegen und zurückholen können.3. Definition der Zugriffsfolgen, mittels derer das System die gültigenKonditionssätze auffinden kann.4. Gruppierung von Konditionsarten und Festlegung ihrer Folge innerhalb vonKalkulationsschemata.Der Ablauf der Preisfindung im Einkauf verhält sich analog zu dem im Modul Vertrieb(SD) (s.a. Kap. 21 - Einführung in die Konditionstechnik).13. RahmenverträgeIn diesem Kapitel erfahren Sie, wie längerfristige Geschäftsverbindungen mittelsKontrakten und Lieferplänen abgebildet werden können. Sie lernen derenEinsatzmöglichkeiten und Struktur kennen.Ein Rahmenvertrag ist eine längerfristige Vereinbarung zwischen einer Einkaufsorganisationund einem Lieferanten über die Lieferung von Materialien oder dieErbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen in einem bestimmtenZeitraum.Es gibt folgende Rahmenverträge:• Kontrakte- Zentralkontrakte- Verteilte Kontrakte• Lieferpläne- Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt54 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptEntsprechend anderen Einkaufsbelegen besteht der Rahmenvertrag aus folgendenElementen:• Belegkopf: Die hier enthaltenen Informationen beziehen sich auf den gesamtenVertrag. So sind z.B. die Lieferantendaten und Kopfkonditionen Bestandteil desBelegkopfs.• Positionen: Dieser Teil des Belegs enthält die für die betreffende Ware oderDienstleistung spezifischen Daten, z.B.:- Statistik über Bestellaktivitäten zu der Position- Menge oder Preis der Position- Konditionen wie mengenabhängige Zuschläge und Rabatte13.1. KontrakteEin Kontrakt ist ein Rahmenvertrag, von dem Materialien oder Dienstleistungeninnerhalb eines bestimmten Zeitraums bei Bedarf abgerufen werden.13.1.1. StrukturDer Kontrakt besteht aus Positionen, die die einzelnen Materialien oder Warengruppenbzw. Dienstleistungen mit Preisen - und ggf. Mengen - angeben.Einer Position ist ein Positionstyp zugeordnet, der die Art der Beschaffung bestimmt,z.B. Positionstyp K für Konsignation oder L für Lohnbearbeitung.Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen dieMenge fest. Dienstleistungen können auf der Ebene der Position oder der Leistungszeileabgerufen werden.Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-Objekte verteilt werden.Die Abrufe von einem Kontrakt werden in der Abrufdokumentation protokolliert.Folgende Kontrakte werden unterschieden:MengenkontrakteWertkontrakteTabelle 14: KontraktartenDiese Kontraktart wählen Sie, wenn die innerhalb der Vertragsdauer zubestellende Gesamtmenge feststeht. Der Kontrakt gilt als erfüllt, wenninfolge von Kontraktabrufen eine vereinbarte Menge erreicht ist.Diese Kontraktart wählen Sie, wenn der Gesamtwert sämtlicherKontraktabrufe einen bestimmten Betrag nicht überschreiten soll. DerKontrakt gilt als erfüllt, wenn infolge von Kontraktabrufen ein vereinbarterWert erreicht ist.Sie können auch konzernweite Kontrakte mit Ihren Lieferanten vereinbaren. Diesegelten für alle Werke und Buchungskreise innerhalb eines Mandanten (Zentralkontrakt).Mit einer Bestellung wird ein bestimmtes Material bzw. eine Dienstleistung in einerbestimmten Menge zu einem Termin abgerufen.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 55

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/313.2. LieferpläneEin Lieferplan ist ein Rahmenvertrag, von dem Materialien zu festgelegten Termineninnerhalb eines Zeitraums beschafft werden.13.2.1. StrukturEin Lieferplan besteht aus Positionen, für die jeweils eine Beschaffungsart festgelegt ist.Es gibt folgende Beschaffungsarten:• Normal• Lohnbearbeitung• Konsignation• UmlagerungDie in der Lieferplanposition festgelegte Gesamtmenge an zu lieferndem Material kannin den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit dazugehörigen Lieferterminenuntergliedert werden.Für Lieferplanpositionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jedenLiefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.Konditionen können für den gesamten Lieferplan gelten. Für das zu liefernde Materialsind Konditionen auf Positionsebene aufgeführt.Mit Lieferplanabrufen wird der Lieferant benachrichtigt, das Material an den in denEinteilungen aufgeführten Terminen zu liefern.Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-Objekte verteilt werden.Mit Bestätigungen kann der Lieferant der Einkaufsorganisation Liefertermine zusagenbzw. Abweichungen davon mitteilen.Sie können bei Lieferplänen ohne oder mit Abrufdokumentation arbeiten. Dies wirdüber die Belegart gesteuert. Das Arbeiten mit dieser Dokumentation hat den Vorteil, daßSie die an einen Lieferanten übermittelten gültigen Abrufe innerhalb eines Zeitraumsjederzeit anzeigen können.• mit Abrufdokumentation (im Standard Belegart LPA): Die Einteilungen habeninternen Charakter, d.h. Sie können sie beliebig ändern. Erst wenn Sie expliziteinen Abruf, d.h. einen Lieferabruf (LAB) oder Feinabruf (FAB) anlegen,werden die Einteilungen an den Lieferanten übermittelt. Mit derAbrufdokumentation können Sie die an einen Lieferanten übermittelten Abrufeinnerhalb eines Zeitraums jederzeit anzeigen und so nachvollziehen, wann genauSie welche Information an den Lieferanten geschickt haben.• ohne Abrufdokumentation (im Standard Belegart LP): Die Einteilungen habenoffiziellen Charakter, d.h. sowie Sie die Einteilungen sichern, werden sie alsAbruf an den Lieferanten übermittelt. Die Abrufe werden nicht im Systemdokumentiert.13.2.2. EinsatzmöglichkeitenDas Arbeiten mit Lieferplan bedeutet weniger Bearbeitungszeit und Papiervorgänge inIhrem Unternehmen, da eine Lieferplaneinteilung eine Vielzahl von Bestellungen oderKontraktabrufen ersetzen kann.56 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptSie müssen nur geringe Lagerbestände vorhalten, da durch die Vorgabe des genauenLieferzeitpunkts Just-in-time-Lieferungen (JIT) möglich sind.Ihre Lieferanten benötigen kürzere Vorlaufzeiten, da nicht die Gesamtbestellmenge desLieferplans durch eine einzige Lieferung bereitgestellt werden muß, sondern - denEinteilungen entsprechend - jeweils kleinere Mengen.Bei Massengeschäft mit hohem Wiederholungsgrad (Serienfertigung) ist es wünschenswert,daß automatisch Abrufe von Lieferplänen erstellt werden. Im SAP-System könnenSie dazu die Anwendungskomponente PP- Bedarfsplanung nutzen.13.2.3. Lieferplan mit Bezug zum ZentralkontraktMit dieser Funktion können Sie die Vorteile der Beschaffung mit Lieferplan mit denender Beschaffung mit Zentralkontrakt verbinden.Lieferpläne bieten den Vorteil, in Verbindung mit der Disposition die benötigtenMaterialien "just in time" zu beschaffen. Dazu werden Lieferabrufe (LAB) undFeinabrufe (FAB) genutzt. Die genauen Mengen und Termine der Abrufe orientierensich direkt an der Bedarfssituation des Werks (dezentral).Zentralkontrakte werden dagegen von einer strategischen Einkaufsorganisation(Referenzeinkaufsorganisation) für den gesamten Konzern ausgehandelt (zentral).Dadurch werden i.d.R. besonders vorteilhafte Konditionen erzielt.Mit Abrufen von einem Zentralkontrakt können diese Konditionen derReferenzeinkaufsorganisation von allen anderen Einkaufsorganisationen genutztwerden.Damit Sie den Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt nutzen können, muß• der Lieferplan zeitabhängige Konditionen haben• der Kontrakt ein Zentralkontrakt sein14. BANFen und BezugsquellenermittlungZiel dieses Kapitels ist, Ihnen Bedeutung und Struktur von Bestellanforderungen zuerläutern. Sie lernen den Mechanismus der automatischen Bezugsquellenermittlungkennen, mit dessen Hilfe für einen aufgetretenen Bedarf schnell der geeignete Lieferantgefunden werden kann. Dazu lernen Sie die benötigte Datengrundlage und den Ablaufkennen.14.1. BANFDie Bestellanforderung (Banf) ist die Aufforderung an den Einkauf, Materialien oderDienstleistungen in vorgegebener Menge zu einem bestimmten Termin zu beschaffen.Bestellanforderungen werden manuell (über Vorlage) in der anfordernden Abtei-lungerfasst (= direktes Anlegen einer BANF) oder automatisch von anderen Komponentenerzeugt (= indirektes Anlegen einer BANF). Bestellanforderungen können indirekterstellt werden über:• DispositionTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 57

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3• Fertigungsaufträge• Instandhaltungsaufträge• Netzpläne.14.1.1. StrukturEine Bestellanforderung besteht aus Positionen, für die jeweils eine Beschaffungsartfestgelegt ist. Es gibt folgende Beschaffungsarten:• Normal• Lohnbearbeitung• Konsignation• Umlagerung• DienstleistungDie Position enthält die Menge und den Termin des zu liefernden Materials bzw. dieMenge der zu erbringenden Dienstleistung.Für Positionen, die zur Lohnbearbeitung vergeben werden, können für jedenLiefertermin die beizustellenden Materialkomponenten angegeben werden.Eine Position der Beschaffungsart Dienstleistung enthält ein Leistungsverzeichnis.Gliederungsstufen strukturieren das Leistungsverzeichnis, und Leistungszeilen legen diebestellte Menge und den Termin fest. Für Leistungen, die nicht genau spezifiziertwerden können, werden anstelle von Leistungszeilen Wertlimits angegeben.Wenn Dienstleistungen von Kontrakten angefordert werden, kann dieBestellanforderungsposition ein Wertlimit mit Bezug auf einen bestimmten Kontraktenthalten.Die anfallenden Kosten können durch die Kontierung auf verschiedene Controlling-Objekte verteilt werden.Eine Bestellanforderung kann durch Bestellungen oder Rahmenverträge erfüllt werden.Sie ist ein interner Beleg, der keine Verwendung außerhalb des Unternehmens findet.14.2. BezugsquellenermittlungFür neue Beschaffungsvorgänge möchten Sie zunächst auf im System vorhandeneDaten zurückgreifen. Die Vergabe einer Einmalbestellung oder die Ermittlung einerneuen Bezugsquelle über den aufwendigeren Prozeß von Anfrage und Angebot kommtoft erst in Frage, nachdem Sie festgestellt haben, dass es für einen bestimmten Bedarfkeine geeignete Bezugsquelle im System gibt.In einem Produktivsystem sind i.d.R. eine große Menge von Lieferanten undRahmenverträgen gespeichert, die als externe Bezugsquellen in Frage kommen(Fremdbeschaffung extern) sowie interne Bezugsquellen, d.h. Werke Ihrer Firma(Fremdbeschaffung intern).Die Bezugsquellenermittlung hilft Ihnen, aus der Menge dieser Daten die geeigneteBezugsquelle für einen bestimmten Bedarf herauszufinden; d.h. sie schlägt denpassenden Rahmenvertrag oder die geeigneten Lieferanten für eine Bestellung vor.58 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript14.2.1. DatengrundlageMit den folgenden Objekten schaffen Sie die Datengrundlage für dieBezugsquellenermittlung für Bestellanforderungen und Bestellungen:Rahmenvertrag Vorhandene Rahmenverträge stellen mögliche Bezugsquellen für einMaterial dar. Wenn eine Bestellanforderung einem Rahmenvertragzugeordnet wurde, kann das System dazu Kontraktabrufe oderLieferplaneinteilungen erzeugen.Infosatz Wenn ein Infosatz für das angeforderte Material vorhanden ist, kanndieser als Bezugsquelle dienen. Die Preise und Konditionen imInfosatz werden vorgeschlagen, wenn Sie eine Bestellung mit Bezug zuder zugeordneten Bestellanforderung anlegen.Werk Auch ein Werk Ihrer Firma kann eine Bezugsquelle für eine Bestellanforderungsein.QuotierungOrderbuchWenn ein Werk als Bezugsquelle zugeordnet wurde, dann wirdder Bedarf über einen firmeninternen Beschaffungsvorganggedeckt. In diesem Fall wird eine Umlagerbestellung erstellt. MitQuotierungen legen Sie fest, welcher Anteil vom Gesamtbedarfan einem Material einer Bezugsquelle zugeordnet wird. WennQuotierungen im System vorhanden sind, dann beeinflussen sie,genau welche Bezugsquelle (von ggf. mehreren möglichen)einer Banf zugeordnet wird.Im Orderbuch legen Sie fest, welche Bezugsquelle für einenbestimmten Zeitraum gültig ist. Sie können im Orderbuch eine vonIhnen bevorzugte Bezugsquelle für ein Material, z.B. einenLieferanten, als ‘fest’ kennzeichnen. Dann schlägt das System genaudiese Bezugsquelle vor, auch wenn weitere mögliche Bezugsquellenvorhanden sind.Tabelle 15: Datengrundlage für die automatische Bezugsquellenermittlung14.2.2. AblaufBei der Ermittlung möglicher Bezugsqellen für ein angefordertes Material stützt sichdas System der Reihe nach auf die folgenden Faktoren:1. QuotierungZunächst prüft das System, ob für das Material eine Quotierung existiert, derenGültigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Wenn eineQuotierung vorliegt, dann berechnet das System anhand der für die Lieferantenvereinbarten Quoten, von welchem Lieferanten das Material bezogen werden soll undschlägt danach die Bezugsquelle vor. Wenn keine Bezugsquelle ermittelt werdenkonnte, dann wird das Orderbuch geprüft.2. OrderbuchDas System stellt fest, ob zu dem Material ein Eintrag im Orderbuch vorhanden ist,dessen Gültigkeitszeitraum das Lieferdatum der Bestellanforderung abdeckt. Es kannsich dabei um einen festen Lieferanten oder einen Rahmenvertrag (Kontrakt oderLieferplan) handeln. Wenn das Orderbuch eine eindeutige Bezugsquelle enthält, dannwird die Bestellanforderung dieser Bezugsquelle zugeordnet. Falls mehrereBezugsquellen gefunden werden, erhalten Sie ein Fenster zur Auswahl. Wenn keineTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 59

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Bezugsquelle ermittelt werden konnte, dann werden die vorhandenen Rahmenverträgeund Infosätze geprüft.3. Rahmenvertrag und InfosatzDas System sucht nach Kontrakten oder Lieferplänen für das Material sowie nachInfosätzen und schlägt diese vor. (Wenn Infosätze mit mehr als einerEinkaufsorganisation vorhanden sind, dann werden auch alle Infosätze derjenigenEinkaufsorganisation(en) vorgeschlagen, die für die Beschaffung des anforderndenWerks zuständig sind.) Wenn zu dem Material mehrere Rahmenverträge und ggf.Infosätze vorhanden sind, werden alle als mögliche Bezugsquellen in einem Fenster zurAuswahl vorgeschlagen. Wenn ein Infosatz gefunden wird, werden die beidenfolgenden Zusatzprüfungen durchgeführt:Prüfung der LieferregionDas System prüft, ob im zugehörigen Lieferantenstammsatz eine bestimmteLieferregion festgelegt ist. Falls ja, dann wird festgestellt, ob das Werk in derBestellanforderung zu dieser Lieferregion gehört. Falls nicht, dann scheidet der Infosatzals mögliche Bezugsquelle aus.Prüfung des RegellieferantenDas System prüft, ob ein Regellieferant für das Material festgelegt ist, d.h. ein Lieferant,der für den gesamten Konzern gültig ist (Mandant). Wenn dies der Fall ist und imCustomizing eingestellt ist, daß der Regellieferant Vorrang hat, dann wird der Infosatzdieses Lieferanten als Bezugsquelle bevorzugt.Bezugsquellenermittlung im Hintergrund:Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung online ausführen und das System mehreremögliche Bezugsquellen findet, dann erhalten Sie ein Fenster mit den Vorschlägen. Ausdiesen können Sie eine Bezugsquelle auswählen und zuordnen.Wenn Sie die Bezugsquellenermittlung im Hintergrund durchführen, muß das Systemeine eindeutige Bezugsquelle ermitteln, damit anschließend automatisch eine Bestellungerzeugt werden kann.Falls im dritten Schritt mehrere Bezugsquellen gefunden werden, dann gibt das Systemdem Rahmenvertrag den Vorrang vor dem Infosatz, um zu einer eindeutigenBezugsquelle zu kommen.Falls zwei Rahmenverträge gefunden werden, wird geprüft, ob einer davon bei einemRegellieferanten besteht. Falls ja, dann wird dieser Rahmenvertrag als eindeutigeBezugsquelle zugeordnet. Falls nein, dann ordnet das System gar keine Bezugsquellezu, die Zuordnung der Banf muß anschließend manuell durchgeführt werden.60 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptVertrieb15. Überblick über den VertriebDie Erfüllung der Vertriebsanforderungen eines Unternehmens sowie die Bereitstellungvon Daten und Informationen weltweit wird durch die R/3-Komponente Vertrieb (SD)unterstützt. Die Funktionen des Vertriebs gliedern sich in folgende Aufgabenbereiche:• Vertriebsunterstützung• Verkauf• Versand• Fakturierung15.1. VertriebsunterstützungMit der Vertriebsunterstützung können Vertriebsmitarbeiter im Innen- und AußendienstInformationen über Kunden, Interessenten, Ansprechpartner, Wettbewerber und derenProdukte sammeln und nutzen.Im IDES umfaßt die Vertriebsunterstützung u. a. die Erfassung und Auswertung vonKundenkontakten, Wettbewerbs- und Marktanalysen und Mailingaktionen.15.2. VerkaufIn der Verkaufsphase können unterschiedliche Geschäftsvorfälle mit den damitverbundenen Funktionen wie Preisfindung, Verfügbarkeitsprüfung, Versandterminierungund Druck der relevanten Dokumente abgebildet werden.Alle typischen Aufgaben des Verkaufs und deren Integration in andereUnternehmensbereiche können Sie im IDES exemplarisch nachvollziehen.15.3. VersandDer Versand ist ein wesentlicher Bestandteil der logistischen Kette, wobei dieSicherstellung des Kundenservices und die Unterstützung der Distributionsplanung dieHauptaufgaben darstellen.Die Versandabwicklung im IDES umfasst u. a. die Terminverfolgung fälliger Aufträge,die Erstellung und Bearbeitung von Lieferungen, Kommissionierung, Verpackung,Verladen von Lieferpositionen und Druck von Versandpapieren.15.4. FakturierungDie Fakturierung bildet den Abschluß eines Geschäftsvorfalls im Vertrieb. In derAuftragsbearbeitung und der Lieferungsbearbeitung sind Informationen zurFakturierung eines Vorgangs jederzeit verfügbar.Die Erstellung von Rechnungen aufgrund von Lieferungen und Leistungen, dieBearbeitung von Gut- und Lastschriften und die Stornierung der FakturierungsvorgängeTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 61

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3sind einige der Funktionen, die im Rahmen der Fakturierung im IDES ausgeführtwerden.15.5. Schnittstelle zu anderen ModulenAbbildung 22: Schnittstellen des SD-Moduls zu anderen Modulen (Quelle: SAP AG)16. Organisationsstrukturen im Vertrieb16.1. VerkaufsorganisationMit Hilfe der Verkaufsorganisation können Sie eine regionale, nationale oderinternationale Untergliederung des Marktes berücksichtigen.Jede Verkaufsorganisation steht für eine verkaufende Einheit im rechtlichen Sinne. AlleGeschäftsvorfälle des Vertriebs werden stets innerhalb einer Verkaufsorganisationabgewickelt.Je Verkaufsorganisation werden in Abhängigkeit vom Vertriebsweg die für den Verkauferlaubten Werke festgelegt, so daß eine Verkaufsorganisation Waren aus mehrerenWerken verkaufen kann. Gleichzeitig kann ein Werk verschiedenenVerkaufsorganisationen zugeordnet sein. Alle diese Verkaufsorganisationen können ausdiesem Werk verkaufen.Einer Verkaufsorganisation wird genau ein Buchungskreis zugeordnet. In diesemBuchungskreis werden die Geschäftsvorgänge der Verkaufsorganisation primärbuchhalterisch verfolgt.62 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptBuchungskreis 1Buchungskreis 2Verkaufsorganisation 1 Verkaufsorganisation 2Verkaufsorganisation 3Werk 1Marken - PCsWerk 2No-Name PCsWerk 3ServerWerk 4DruckerR/3 - SystemWerk 5BildschirmeAbbildung 23: Organisationsstrukturen im VertriebDer Buchungskreis ist die kleinste organisatorische Einheit des externenRechnungswesens, für die eine vollständige, in sich geschlossene Buchhaltungabgebildet werden kann.16.1.1. Buchungskreisübergreifender VerkaufDie Möglichkeit, Werke auch buchungskreisübergreifend Verkaufsorganisationenzuzuordnen, erlaubt die Bearbeitung geschäftsfeldübergreifender Kundenaufträge.Buchungskreis 1Buchungskreis 2Verkaufsorganisation 1 Verkaufsorganisation 2Verkaufsorganisation 3Werk 1Marken - PCsWerk 2No-Name PCsWerk 3ServerWerk 4DruckerR/3 - SystemWerk 5BildschirmeAbbildung 24: Buchungskreisübergreifender VerkaufBsp. Im Beispielunternehmen Sapo sind die Werke der Geschäftsfelder PCs, Druckerund Bildschirme in Deutschland jeweils einer Verkaufsorganisation innerhalb ihresBuchungskreises zugeordnet. Darüber hinaus erfolgt eine buchungskreisübergreifendeZuordnung aller deutschen Werke zu der Verkaufsorganisation des BuchungskreisesDeutschland/PCs.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 63

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Bestellt ein Kunde einen Marken-PC zusammen mit einem Bildschirm, kann dieserAuftrag über Verkaufsorganisation 1 abgewickelt werden:• Der Marken-PC wird von Werk 1 des eigenen Geschäftsfeldes, der Bildschirm vonWerk 5 des Geschäftsfelds Bildschirme geliefert.• Verkaufsorganisation 1 erstellt die Kundenfaktura für beide Auftragspositionen.• Der Kunde entrichtet den Rechnungsbetrag für Marken-PC und Bildschirm anVerkaufsorganisation 1.• Für die Lieferung des Bildschirms erstellt Verkaufsorganisation 3 eine interneFaktura an Verkaufsorganisation 1 (internes Kunden-/Lieferantenverhältnis).16.2. VertriebswegeUm den Markt möglichst reibungslos zu bedienen, arbeitet der Vertrieb aufverschiedenen Vertriebswegen. Vertriebswege sind im Sinne von Vertriebskanälen oderAbsatzschienen zu verstehen.16.3. Produktsparten• Beim Vertrieb eines breitgefächerten Produktspektrums können Sie Produktliniennach Sparten organisieren.• Die Sparten werden den Verkaufsorganisationen zugeordnet.• Auf Spartenebene können statistische Auswertungen durchgeführt undMarketingstrategien erstellt werden.Spartenübergreifend erfolgt der Verkauf über die Sparte 00 (Sparte für dieBelegerfassung). Somit können Sie Produkte unterschiedlicher Sparten in einem Belegerfassen.16.4. Vertriebsbereiche (Vb)Jede Kombination der Organisationselemente Verkaufsorganisation, Vertriebsweg undSparte bildet einen eigenen Vertriebsbereich. Alle vertriebsrelevanten Daten einesKunden definieren Sie abhängig von Vertriebsbereichen. Der Vertriebsbereich wird fürAuswertungen und für die Preisfindung verwendet.V64 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptDurch entsprechende Zuordnungen wird sichergestellt, daß in einem gegebenenVertriebsbereich nur bestimmte Produkte verkauft werden.Sparte 07 Sparte 08Vertriebsbereich 1 Vertriebsbereich 5VertriebswegEinzelhandelVertriebsbereich 3 Vertriebsbereich 7VertriebswegGroßhandelVerkaufsorganisationAbbildung 25: Vertriebsbereiche (Quelle: SAP AG)16.5. Verkaufsbüros und VerkäufergruppenDie interne Organisation im Vertrieb wird mit den Elementen Verkaufsbüro,Verkäufergruppe und Verkäufer (Vertriebsbeauftragter) dargestellt.Das Verkaufsbüro ist eine Vertriebsniederlassung oder eine Geschäftsstelle und kannfür einen oder mehrere Vertriebsbereiche tätig sein.In Deutschland verfügt IDES über vier Niederlassungen.Die personelle Besetzung der Niederlassungen ist über Verkäufergruppen abgebildet. Injeder Verkäufergruppe ist, je nach Größe der Niederlassung, eine bestimmte AnzahlVertriebsbeauftragter tätig.Der Vertriebsbeauftragte betreut entsprechend seiner Qualifikationen undSchwerpunkte eine gewisse Anzahl von Kunden.Die Verkäufergruppe ist eine organisatorische Einheit des Vertriebs, die denVerkaufsvorgang durchführt und für diesen intern zuständig ist.Abbildung 26: Organisation des Verkaufs (Quelle: SAP AG)Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 65

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/316.6. VersandorganisationVersandstellen sind eigenständige organisatorische Einheiten, innerhalb derer dieBearbeitung und Überwachung der Lieferungen sowie die anschließende Warenausgabeerfolgen. Eine Lieferung wird von genau einer Versandstelle bearbeitet.17. Geschäftsprozesse im VertriebDer Vertriebszyklus beginnt mit den Vorverkaufsaktivitäten und endet mit derBezahlung des Kunden für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen. DieVertriebskomponente bildet sämtliche dieser Prozesse mit Hilfe elektronischer Belegeab, die jeweils mit dem Vorgänger- und den Nachfolgebelegen verknüpft sind.Abbildung 27: Vertriebszyklus (Quelle: SAP AG)• Vorverkaufsaktivitäten: Auf eine Anfrage eines Kunden wird ein Angebot erstelltund verschickt.• Daraufhin erteilt der Kunde einen sich auf das Angebot beziehenden Auftrag• Nun müssen Sie das Material beschaffen• eine Lieferung anlegen• eine Faktura erstellen• und den Zahlungseingang des Kunden verbuchenIn der folgenden Graphik werden die Aktivitäten der Kundenauftragsabwicklung im R/3System in eine Struktur gebracht.66 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptAbbildung 28: Aktivitäten bei der Kundenauftragsabwicklung (Quelle: SAP AG)Alle Kästchen in den Bereichen Vorverkaufsaktivitäten und Auftragsbearbeitung stellenverschiedene Verkaufsbelegarten dar.Ein Verkaufsbeleg ist ein elektronischer Beleg, mit dessen Hilfe Sie die Erfassung undBearbeitung von Kundenanforderungen nach Waren und Dienstleistungen steuernkönnen.17.1. AnfrageOft beginnt der Auftragszyklus mit einer Anfrage.17.1.1. Definition• Die Aufforderung eines Kunden an das Unternehmen, ein Angebot oder eineunverbindliche Verkaufsauskunft abzugeben.• Eine Anfrage kann sich auf Materialien bzw. Leistungen, Konditionen und ggf.Liefertermine beziehen.• Der Vertriebsbereich nimmt die Anfrage entgegen und ist damit verantwortlich fürdie weitere Bearbeitung.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 67

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/317.1.2. Struktur• Eine Kundenanfrage besteht aus einer oder mehreren Positionen, die dienachgefragte Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten.• Die Gesamtmenge einer Anfrageposition kann in den Einteilungen in verschiedeneTeilmengen mit den dazugehörigen Lieferterminen unterteilt sein.• Positionen können hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nachChargen bzw. eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (Stücklisten)möglich.• In den Positionskonditionen sind die für die Positionen gültigen Konditionenaufgeführt. Sie können aus der gesamten Belegkondition anteilig abgeleitet werden.17.2. VerkaufsauskunftWenn ein Kunde Preis- und Lieferinformationen ohne ein schriftliches Angebot vonIhnen wünscht, können Sie diesen Kundenkontakt in Form einesVerkaufsauskunftsbelegs festhalten. Wie bei Anfrage und Angebot kann derVerkaufsauskunftsbeleg später als Grundlage für die Erstellung eines Kundenauftragsoder für die Vertriebsanalyse genutzt werden.17.3. Angebot17.3.1. DefinitionDie Offerte eines Vertriebsbereichs an einen Kunden zur Lieferung von Materialienbzw. zur Erbringung von Leistungen zu festgelegten Konditionen. Die Offerte ist fürden angegebenen Zeitraum für das Unternehmen rechtlich bindend.Mit einem Kundenangebot kann ein Vertriebsbereich auf die Anfrage eines Kundenantworten oder sich auf einen Geschäftspartnerkontakt beziehen.In einem Angebot werden daher die Produktspezifikation, Preise und Liefermodalitäten(z.B. Lieferart, Adresse) angegeben.Bereits im Angebot können Attribute erfaßt werden, die zu einem späteren Zeitpunkt inden daraus hervorgehenden Verkaufsauftrag übernommen werden.17.3.2. StrukturEin Angebot besteht aus einem Angebotskopf, der Informationen enthält, die für dasgesamte Angebot gültig sind, sowie einer oder mehrerer Positionen, die die angeboteneMenge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten.Diese Gesamtmenge kann in den Einteilungen in verschiedene Teilmengen mit dendazugehörigen Lieferterminen unterteilt sein.Positionen können hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nachChargen bzw. eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (Stücklisten)möglich.In den Positionskonditionen sind die für die Positionen gültigen Konditionen aufgeführt.Sie können aus der gesamten Belegkondition anteilig abgeleitet werden.Angebote an einen Kunden können erfaßt, verwaltet und überwacht werden.68 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptFür die optimale Bedienung des Marktes können so die Akquisitionsaktivitäten geplantund gesteuert werden.17.3.3. GültigkeitszeitraumAls allgemeine Information im Angebotskopf wird neben dem „potentiellen“Auftraggeber, Bestelldaten und Preisfindungsdaten ein Gültigkeitszeitraum erfaßt.Damit wird die zeitliche Gültigkeit des Angebots festgelegt. Eine Überführung desAngebots in einen Auftrag ist nach Ablauf dieses Zeitraums nicht mehr möglich.17.3.4. VerwendungEin Angebot kann direkt in einen Auftrag übergeführt werden. Dabei werden sämtlicheAngebotsdaten in den neuen Auftrag übernommen und es wird im Auftrag ein Verweisauf das zugrundeliegende Angebot erstellt.17.4. AuftragAbbildung 29: Vom Angebot zum Auftrag (Quelle: SAP AG)17.4.1. DefinitionAufforderung eines Kunden an das Unternehmen, eine bestimmte Menge an Materialienzu einem Zeitpunkt zu liefern bzw. Leistungen zu einem Zeitpunkt zu erbringen(Terminauftrag).Ein Vertriebsbereich nimmt den Kundenauftrag entgegen und ist damit verantwortlichfür die Erfüllung des Vertrages.Im Auftrag stehen Funktionen wie z.B. die Preisfindung und der Nachrichtendruck zurVerfügung. Das System prüft, ob das Material zum Wunschlieferdatum verfügbar istund schließt ggf. die Bedarfsübergabe an die Disposition an. Bei derVersandterminierung werden Versandtermine und Versandstellen ermittelt.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 69

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/317.4.2. Struktur• Ein Kundenauftrag besteht aus einer oder mehreren Positionen, die die in Auftraggegebene Menge eines Materials bzw. einer Leistung enthalten.• Die Gesamtmenge einer Auftragsposition kann in Einteilungen unterteilt sein, diedie verschiedenen Teilmengen mit den dazugehörigen Lieferterminen enthalten.• Positionen können hierarchisch gegliedert sein. Damit ist eine Differenzierung nachChargen bzw. eine Auflösung von zusammengesetzten Materialien (Stücklisten)möglich.• In den Positionskonditionen sind die für die Positionen gültigen Konditionenaufgeführt. Die Konditionen für eine Position können aus einer Gesamtkonditionabgeleitet werden, die für den gesamten Auftrag gültig ist.• Eine Position kann in mehrere Fakturierungsplantermine unterteilt sein, die jeweilseinen Termin festlegen, an dem ein festgelegter Betrag der Position zu fakturierenist.Die Positionen eines Kundenauftrags können aufgrund der Positionen einesKundenangebots entstanden sein.Zusätzlich zum Terminauftrag gibt es spezielle Auftragsarten wie z.B. denSofortauftrag oder den Barverkauf.• Beim Barverkauf wird die gekaufte Ware bar bezahlt.• Bei einem Sofortauftrag holt der Kunde die Ware sofort ab, oder Sie liefern sienoch am gleichen Tag, an dem der Auftrag erteilt wird. Die Rechnung wirdjedoch zu einem späteren Zeitpunkt erzeugt.Abbildung 30: Auftragsabwicklung (Quelle: SAP AG)17.4.3. IntegrationAbweichend vom Kunden als Auftraggeber können andere Geschäftspartner inverschiedenen Partnerrollen (z. B. Warenempfänger) angegeben werden.70 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript17.5. BeschaffungAbbildung 31: Von der Auftragsbearbeitung zur Beschaffung (Quelle: SAP AG)Bei der Beschaffung wird folgendes ermittelt:• Ob das Produkt verfügbar ist (Verfügbarkeitsprüfung)• wie das Produkt beschafft wird:• aus verfügbarem Bestand• durch Nachschub (Fertigungsauftag, Bestellung)• Einzelfertigung• Lieferung durch externen Lieferanten (s.a. Kap. 4 - Einkaufsprozess)• Lieferung durch anderes Lager17.6. LieferabwicklungTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 71

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Abbildung 32: Von der Beschaffung zur Lieferung (Quelle: SAP AG)Als zentrales Objekt des Warenausgangsprozesses unterstützt die Auslieferung alleVersandaktivitäten wie Kommissionierung, Verpacken, Transport und Warenausgang.In der Auslieferung werden Informationen zur Versandplanung hinterlegt, der Status derVersandaktivitäten überwacht und die im Laufe der Versandabwicklung gewonnenenDaten festgehalten. Mit der Erstellung der Auslieferung werden die Versandaktivitäten,wie die Kommissionierung oder Versandterminierung, eingeleitet und Datenaufgenommen, die während der Versandabwicklung generiert werden.17.6.1. FunktionsumfangEine Auslieferung kann wir folgt angelegt werden:• mit Bezug zu einem Kundenauftrag• mit Bezug zu einer Umlagerbestellung• mit Bezug zu einer Lohnbeistellung• mit Bezug zu einem Projekt• ohne BezugDabei können Sie, je nach Bedarf, die Auslieferungen automatisch mittels Arbeitsvorrätenoder manuell erstellen. Mit Ihren Kunden können Sie Vereinbarungen überTeil- und Komplettlieferungen sowie über eine Auftragszusammenführung treffen.Auslieferungen können zu einer Gruppe von Lieferungen zusammengefaßt werden.Übersichten ermöglichen eine Überwachung der erstellten Auslieferungen und der dafürnoch ausstehenden Versandaktivitäten.Im IDES z.B. können Sie Lieferungen automatisch mittels Arbeitsvorräten odermanuell erstellen. Hierbei werden Vereinbarungen mit Kunden über Komplett- undTeillieferungen sowie über Auftragszusammenführung berücksichtigt.Auslieferungen können nur unter bestimmten Voraussetzungen erzeugt werden:Auf Kopfebene müssen u.a. folgende Voraussetzungen erfüllt sein:• Es darf keine Liefersperre auf Kopfebene gesetzt sein.Die Liefersperre kann z.B. wegen einer Überschreitung des Kreditlimits automatischgesetzt werden. Oder Sie geben die Liefersperre manuell im Verkaufsbeleg an.• Der Verkaufsbeleg muß mindestens eine lieferbare Position enthalten.Ist z.B. keine der lieferrelevanten Positionen fällig, kann der Auftrag nicht beliefertwerden.Auf Positions- und Einteilungsebene müssen u.a. folgende Voraussetzungen erfülltsein:• Die Einteilung muß zum angegebenen Selektionsdatum fällig sein.Eine Einteilung wird für den Versand fällig, sobald sie dasMaterialbereitstellungsdatum oder das Transportdispositionsdatum erreicht.72 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript• Es darf keine Liefersperre für die Einteilung gesetzt sein.Sie können manuell im Verkaufsbeleg für eine Einteilung eine Liefersperre setzen,wenn z.B. eine kostenlose Lieferung zunächst überprüft werden soll.• Die noch zu liefernde Menge muß größer null sein.• Die lieferrelevanten Positionsangaben im Auftrag müssen vollständig sein.Sind sie unvollständig, müssen Sie zunächst das Unvollständigkeitsprotokoll desAuftrags bearbeiten• Der Produktstatus des Materials muß eine Lieferung zulassen.Neue Produkte sind z.B. noch nicht zur Lieferung freigegeben. Sie können aufgrundihres Produktstatus nicht in die Lieferung aufgenommen werden.• Die Ware muß verfügbar sein, falls die Verfügbarkeit geprüft wird17.7. KommissionierungDer Vorgang der Kommissionierung umfasst das Entnehmen der Ware aus einemLagerort und deren Bereitstellung in richtiger Menge und Qualität in einemKommissionierbereich, wo die Ware für den Versand vorbereitet wird.17.7.1. FunktionsumfangUnabhängig davon, wie die Kommissionierung in einem Unternehmen durchgeführtwird, können Sie das System so einstellen, daß die Kommissionieraktivitäten• automatisch bei der Auslieferungserstellung• regelmäßig zu bestimmten Zeiten,• manuell anhand von Übersichten zu den Tageslasten durch die Aufforderungeines Mitarbeiters erfolgen.Zur Terminierung und Überwachung der Kommissioniervorgänge ist in jederLieferposition ein Kommissionierstatus hinterlegt. Dieser Status gibt Ihnen z.B.Auskunft darüber, für welche Positionen die Kommissionierung bereits begonnen hat.In der Standardeinstellung des Systems ist für die Buchung des WarenausgangsVoraussetzung, daß kommissionierrelevante Positionen voll kommissioniert sind. Diesbedeutet, daß Liefermenge und Pick-Menge (kommissionierte Menge) in derAuslieferung übereinstimmen müssen.Bei Verwendung des Warehouse-Management-Systems (WMS) sind alleerforderlichen Prozesse voll integriert. Sie können z.B. direkt aus der Auslieferungeinen WM-Transportauftrag anlegen und der aktuelle Status derLagerverwaltungsvorgänge kann in der Lieferung überwacht werden.Bei der Verwendung von Subsystemen können Sie alle für die Kommissionierungbenötigten Daten und die Rückmeldung der Kommissionierdaten über dieLieferschnittstelle übertragen.Über die Nachrichtensteuerung können Daten an ein Subsystem übertragen werden, daszur Kommissionierung eingesetzt wird.Je nach Vorgehensweise bei der Kommissionierung können Sie lieferrelevanteInformationen vor der Kommissionierung ermitteln oder nach erfolgterKommissionierung festhalten. Die kann z.B. folgende Daten umfassen:Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 73

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3• aus welchen Chargen wurde ein Material kommissioniert• welche Serialnummern wurden kommissioniert• aus welchen Bewertungsarten wurde der Bestand entnommen.Die Kommissionierung erfolgt im IDES auf drei verschiedene Arten:• Einzelkommissionierung „auf Zuruf“: Nach Erstellen der Lieferung tragenSie die kommissionierte Menge manuell in die Lieferpositionen ein (z. B. wenneine Lieferung schnell das Unternehmen verlassen muß).• Einzelkommissionierung über Kommissionierliste: Mit dem Druck einerKommissionierliste werden die kommissionierten Mengen in denLieferpositionen automatisch fortgeschrieben.• Sammelkommissionierung mit Quittierung: In diesem Fall wird eine Gruppevon Lieferungen kommissioniert. Die Sammelkommissionierung im IDES istquittierungspflichtig, d.h. der Warenausgang der Lieferpositionen kann ersterfolgen, wenn die kommissionierten Mengen bestätigt worden sind.17.8. Warehouse-Management-System (WMS)SAP R/3 kann als eigenständiges Warehouse Management System (WMS) installiertwerden, um von einem beliebigen ERP-System Anforderungen an das Lagerentgegenzunehmen bzgl.• Wareneingang• Warenausgang• UmbuchungenDes weiteren ist das System in der Lage, Stammdaten wie Debitoren, Kreditoren undMaterialien aus dem führenden ERP-System entgegenzunehmen.17.8.1. IntegrationGeplante Warenbewegungen werden dem WMS mittels An- bzw. Auslieferungenmitgeteilt, die im führenden ERP-System erfaßt werden. Nach der erfolgten physischenEin- oder Auslagerung wird der Wareneingang bzw. Warenausgang gebucht, der imWM-System die Bereinigung der Lagerplätze vornimmt. Gleichzeitig mit dieserAktivität findet die Erstellung der Rückmeldung statt, die die Veränderungen in derBestandsführung des ERP-System durchführt. D.h.: Es erfolgt erst die physische Einbzw.Auslagerung bevor die Bestände gebucht werden.17.8.2. FunktionsumfangIm Warehouse-Management-System werden alle in der Lagerverwaltung anfallendenAktivitäten durchgeführt. Im einzelnen sind das:• die Lagerplatzverwaltung• die Bestandsführung auf Lagerplatzebene• die Platzfindung• die Kommissionierung74 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript• das Verpacken• das Erstellen der benötigten Versandpapiere17.9. LagernummernIn der Regel wird ein kompletter physischer Lagerkomplex im WM unter einer einzigenLagernummer definiert. Mit der Lagernummer können mehrere Lagertypen verwaltetwerden, die sich in einem oder mehreren Gebäuden befinden.Das Lager für Firma XYZ umfaßt zum Beispiel folgende Einrichtungen:• Wareneingangszone• Warenausgangszone• Halle mit Hochregalen• Blocklagerzone• Kommissionierbereich mit Festplätzen• Lagerraum im Freien für Sonderstoffe (wird auch benutzt, wenn andere Lagertypenvoll ausgelastet sind.)Im WM können alle diese Einrichtungen unter einer Lagernummer zusammengefaßtund grafisch dargestellt werden.17.9.1. VerwendungUnter der Lagernummer werden die organisatorischen und physischen Merkmale einesLagerkomplexes zusammengefaßt. Die Lagernummer wird in einer Tabelle mitverschiedenen Steuerparametern angelegt, die für alle Elemente des Lagerkomplexesgelten.Wenn Sie beispielsweise die gewichtsbezogene Kapazitätsprüfung im Lager einsetzenmöchten, wird die Gewichtseinheit auf Ebene der Lagernummer definiert. Auf dieserEbene werden außerdem die Standardmengeneinheiten für WM-Belege, die Art derKommissionierung sowie spezielle Schnittstellen, wie z.B. externe Schnittstellen oderSchnittstellen zu WM-PP, festgelegt.Bei Bedarf können Sie alle diese Steuerparameter ändern, auch wenn Sie bereits mitdem WM im aktiven Modus in Produktion gegangen sind.Jedes oben aufgeführte Lager wird in der Lagerverwaltung als Lagertyp bezeichnet.Wie wird die Lagernummer im WM optimal angelegt?Wir empfehlen Ihnen, eine Lagernummer für jede Gruppe von Lagertypen oderGebäuden (Lagerkomplex) in derselben geographischen Region zu benutzen. Wenn sichIhre Lagereinrichtungen in verschiedenen Städten befinden oder physisch weitauseinander liegen, ist es sinnvoll, jedem Lagerkomplex eine separate Lagernummerund einen separaten Lagerort zuzuordnen. Dies ist vom Einzelfall abhängig.17.9.2. LagertypDefinitionEin Lagertyp ist eine Lagerfläche, Lagereinrichtung oder Lagerzone, die für eineLagernummer im WM definiert werden kann. Es handelt sich um einen eindeutigenTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 75

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Bereich innerhalb eines Lagers oder Lagerkomplexes, der durch den beanspruchtenRaum und den organisatorischen Aufbau gekennzeichnet ist und aus einem odermehreren Lagerplätzen besteht.Sie können mehrere Lagertypen für jede Lagernummer definieren. Die folgendeAbbildung zeigt fünf Lagertypen, die einer Lagernummer zugeordnet sind.Abbildung 33: Lagertypen (Quelle: SAP AG)Folgende häufig verwendeten Lagertypen können Sie beispielsweise mit dem WMdefinieren:• Blocklager• Freilager• Hochregallager• Kommissionierbereich• RegallagerBei diesen Lagertypen handelt es sich um physische Lagertypen.Sie können auch Lagertypen im WM definieren, die von der Bestandsführung und vonder Lagerverwaltung gemeinsam genutzt werden. In diesem Fall spricht man vonSchnittstellenlagertypen. Dazu zählen:• Wareneingangszone• Warenausgangszone• Differenzenschnittstelle• UmbuchungszoneVerwendungDie Bestandsführung (IM) kommuniziert mit der Lagerverwaltung über dieseSchnittstellenlagertypen. Beispielsweise werden im IM verbuchte Wareneingänge und -ausgänge in Schnittstellenlagertypen fortgeschrieben. Diese Lagertypen können76 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptEigenschaften aufweisen, die bei rein physischen Lagertypen in der Regel nichtdefiniert werden. Zum Beispiel sind für Schnittstellenlagertypen negative Beständemöglich, keine Kapazitätsprüfungen erforderlich und keine Einlagerungs- oderKommissionierstrategien festgelegt.Diese Lagertypen bilden den Lagerkomplex und können sich in einem einzelnenGebäude oder in mehreren Lagerstrukturen befinden. Sie werden alle unter einereinzigen Lagernummer verwaltet.Definition von Steuerparametern im LagertypAuf Lagertypebene müssen Sie wichtige Steuerungskennzeichen festlegen, die denMaterialfluß (Einlagerung und Kommissionierung) und das Inventurverfahren in jedemLagertyp regeln. Diese Steuerungskennzeichen sind teilweise nur in einer bestimmtenKombination sinnvoll oder zulässig. Nicht in jeder Situation sind alle Kennzeichenerlaubt. Außerdem dürfen einige nur mit äußerster Sorgfalt nachträglich geändertwerden. Andere wiederum werden nur unter bestimmten Voraussetzungen aktiv.Beispielsweise kann die Lagereinheitenverwaltung nur dann ausgeführt werden, wenninnerhalb eines Lagertyps absoluter Nullbestand vorliegt. BestimmteKapazitätsprüfungen können nur aktiviert werden, wenn alle Faktoren für diesenKapazitätsprüfungstyp gepflegt sind. Besondere Vorsicht ist auch beim nachträglichenÄndern der Steuerungskennzeichen für Einlagerungsstrategien geboten.Im Lagertypsatz gibt es Kennzeichen, die in der Bewegungsart übersteuert werdenkönnen. Dies bedeutet, daß bestimmte Funktionen wie die Quittierungspflicht fürEinlagerung und Kommissionierung oder die Möglichkeit von Umbuchungen andemselben Lagerplatz im allgemeinen für einen bestimmten Lagertyp, aber nicht füreine bestimmte Buchung gelten (Wareneingänge aus der Produktion müssen zumBeispiel nicht quittiert werden).Vordefinierte Lagertypen für das WMIn der Standardlagerverwaltung sind zum Beispiel mehrere vollständige Lagertypenkonfiguriert, die direkt verwendbar sind. Dazu zählen ein Hochregallager, einBlocklager, ein Kommissionierbereich, ein Freilager und ein Palettenlager. Diese Lagerwurden alle mit verschiedenen Steuerparametern für Einlagerung, Kommissionierungund Inventur definiert.Sie können die Standardlagertypen im System verwenden oder ändern oder eigeneLagertypen anlegen und an die speziellen Anforderungen Ihrer Firma anpassen.17.10. TransportauftragDer Transportauftrag ist ein wichtiges Mittel für die Steuerung der Warenbewegungenim Lager. Er basiert auf einem einfachen Prinzip: von welchem Ort im Lager werdendie Waren genommen und an welchen Ort im Lager werden sie gebracht. Bei jedemTransportauftrag sind ein Ausgangsort und ein Bestimmungsort beteiligt.Ein Transportauftrag kann zu einer Lieferung, einem Transportbedarf oder einerUmbuchungsanweisung erzeugt werden.17.11. Verpackung von LieferpositionenVerpacken ist Teil der Lieferungs- und Transportbearbeitung. Während der Bearbeitungeiner Lieferung können Sie im Verpackungsdialog durch die Eingabe einesVersandhilfsmittels ein Versandelement erzeugen und Lieferpositionen zuordnen.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 77

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Ein Versandelement ist die Zusammenfassung von Materialien, die zu einembestimmten Zeitpunkt gemeinsam in einem Versandhilfsmittels verpackt werden.Die dadurch entstehenden Versandelemente können Sie in weitere Versandhilfsmittelverpacken und dadurch beliebig viele Ebenen bilden (mehrstufiges Verpacken).Beispielsweise können Sie Lieferpositionen könne im IDES mit Hilfe vordefinierterVersandhilfsmittel (z. B. Kisten, Kartons, Paletten) verpacken. Auf diese Weise könnenSie dokumentieren, welche Verpackungsarten den zu liefernden Produkten zugewiesenwerden sollen oder zugewiesen worden sind. Das Verladen der verpackten Warenkönnen Sie mit Hilfe von verschiedenen Transportmitteln abbilden.Kleine Teile, die schon in der Produktion verpackt worden sind, können während derLieferungsbearbeitung in Palettenkartons oder Gitterboxen weiter verpackt werden.Die Verpackung können Sie hierarchisch abbilden. Die in der ersten Stufe verpacktenProdukte können weiter verpackt werden oder auf ein Transportmittel verladen werden.Ein Karton mit Polstereinsatz wird z. B. auf eine Palette verladen, die Palette wiederumin einen Waggon oder LKW.17.12. WarenausgangWenn die Waren ein Unternehmen verlassen, ist der Geschäftsvorgang aus Versandsichtabgeschlossen. Dies wird durch die Buchung des Warenausgangs für Auslieferungenabgebildet.Abbildung 34: Warenausgang (Quelle: SAP AG)Für die Warenausgangsbuchung stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zurVerfügung:• Warenausgangsbuchung für eine einzelne Auslieferung• Warenausgang in der Sammelverarbeitung für mehrere Auslieferungen buchen• Warenausgang in der Sammelverarbeitung für mehrere Auslieferungen über dieHintergrundverarbeitung ohne manuelle Eingriffe buchen• Warenausgang zu einem gesamten Transport buchen78 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript17.12.1. FunktionsumfangGrundlage für den Warenausgang ist die Auslieferung. Für die Warenausgangsbuchungwerden die nötigen Daten aus der Auslieferung in den Warenausgangsbelegübernommen, der manuell nicht geändert werden kann. Korrekturen müssen in derAuslieferung vorgenommen werden. Somit ist sichergestellt, daß derWarenausgangsbeleg die wirkliche Auslieferung repräsentiert.Mit dem Buchen des Warenausgangs für Auslieferungen werden über denWarenausgangsbeleg die folgenden Funktionen abgedeckt:• Der Lagerbestand des Materials wird um die Liefermenge reduziert• Die Wertveränderung wird auf den Bestandskonten der Materialbuchhaltunggebucht• Die Bedarfe werden um die Liefermenge reduziert• Status der Serialnummern wird aktualisiert• Das Buchen des Warenausgangs wird automatisch im Belegfluß festgehalten• Eine Bestandsfindung für die Lieferantenkonsignationsbestände wird durchgeführt• Ein Arbeitsvorrat für die Lieferempfangsbestätigung wird erzeugt• Ein Arbeitsvorrat für die Fakturierung wird erzeugtNachdem der Warenausgang für eine Auslieferung gebucht ist, ist im Gegenzug dieÄnderbarkeit der Lieferung stark eingeschränkt. Abweichungen zwischen derAuslieferung und dem Warenausgangsbeleg werden so verhindert.Abbildung 35: Auswirkungen des Warenausgangs (Quelle: SAP AG)Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 79

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/317.13. FakturierungAbbildung 36: Von der Lieferabwicklung zur Fakturierung (Quelle: SAP AG)17.13.1. DefinitionÜberbegriff für Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften, Proformarechnungen undStornobelege.17.13.2. VerwendungDie Faktura wird angelegt, um z.B. eine Rechnung oder eine Gutschrift zu erstellen.80 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript17.13.3. StrukturAlle Fakturen haben die gleiche Struktur. Sie setzen sich aus dem Kopf und beliebigvielen Positionen zusammen.Kopf• Im Kopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die für die gesamte FakturaGültigkeit haben. Dazu gehören z.B.:• Nummer des Regulierers• Fakturadatum• Nettowert der gesamten Faktura• Belegwährung• Zahlungsbedingungen und Incoterms• Nummer der Partner, wie z.B. die Nummer des Auftraggebers• Preiselemente auf KopfebenePositionenIn den Positionen finden Sie die Daten, die für eine einzelne Position gelten. Dazugehören z.B.:• Materialnummer• Fakturamenge• Nettowert der einzelnen Positionen• Gewicht und Volumen• Nummer des Referenzbelegs für die Faktura, z.B. die Nummer derzugrundeliegenden Lieferung• Preiselemente der einzelnen Positionen• Die Faktura wird über die Fakturaart gesteuert.17.13.4. Integration in das RechnungswesenDie Integration in das Rechnungswesen besteht darin, daß die im Vertrieb erzeugtenFakturadaten an folgende Komponenten weitergeleitet werden:• die Finanzbuchhaltung (FI-Forderungen)• das Controlling (CO)Die Integration mit der Finanzbuchhaltung besteht darin, daß das System Fakturadatenaus den Rechnungen, Gut- und Lastschriften an die Finanzbuchhaltung weiterleitet.• Das System führt eine Gegenbuchung auf die entsprechenden Konten durch (mitHilfe der Kontenfindung)• gewährleistet, daß alle Fakturen, die zu einem Geschäftsvorgang gehören, von FI alszusammengehörig erkannt werden (z.B. eine Gutschrift zu einer Rechnung)Die Integration mit dem Controlling besteht darin, daß das System Kosten und Erlösean die entsprechenden Nebenbücher weiterleitet.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 81

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Beim Fakturierungsvorgang im IDES werden Belege in folgenden Bereichen desRechnungswesens automatisch Belege erstellt:• General Ledger• Profit Center• Ergebnisrechnung• Kostenrechnung• Buchhaltung17.14. ZahlungseingangAbbildung 37: Von der Fakturierung zur Zahlung (Quelle: SAP AG)Die Zahlung ist der abschließende Geschäftsprozeß innerhalb der Kundenauftragsabwicklung.Wenn der Zahlungseingang gebucht wird, wird das Sachkonto automatischfortgeschrieben. Dabei führt das R/3 System eine Sollbuchung auf demZahlungsmittelkonto und eine Gutschrift auf dem Orderungskonto des Kunden aus.Die Zahlung umfaßt:• Buchen von Zahlungen aufgrund von Rechnungen• Klärung von Abweichungen, falls erforderlich17.15. Offener PostenOffene Posten stellen unerledigte Vorgänge dar. Beispielsweise wird eine nicht bezahlteRechnungsposition auf dem Kreditorenkonto als offener Posten geführt, bis sie bezahltwird.Die offenen Posten eines Kontos können ausgeglichen werden, wenn ihnen ein gleichhoher Betrag auf der Gegenseite zugeordnet werden kann. Der Saldo der einanderzugeordneten Posten muß also Null ergeben.82 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptAbbildung 38: Offener Posten (Quelle: SAP AG)Ein Beispiel aus der Kreditorenbuchhaltung:Beim Ausgleichen werden diese Posten mit einer Ausgleichsbelegnummer und demDatum des Ausgleichs versehen. Dadurch werden zum Beispiel Rechnungen auf einemKreditorenkonto als bezahlt und Posten eines Bankverrechnungskontos als geklärtgekennzeichnet.Das Ausgleichen im R/3-System ist flexibel. Sie können mehrere Konten, verschiedeneKontoarten (Sachkonto, Kreditor, Debitor), Konten aus mehreren Buchungskreisen undSonderhauptbuchvorgänge in einem Ausgleichsvorgang bearbeiten.17.15.1. Offene Posten bearbeitenZur Bearbeitung offener Posten gehören die Auswahl und Aktivierung der offenenPosten. Die Bearbeitung ist der letzte Schritt vor dem Buchen eines Ausgleichsbelegs.Das System berücksichtigt bei der Buchung von Ausgleichsbelegen Toleranzen,worunter akzeptable Zahlungsdifferenzen zu verstehen sind. Je nach IhrerSystemkonfiguration bucht das System kleine Differenzen zwischen Soll und Haben aufein Konto für unberechtigte Abzüge. Die Grenze der akzeptablen Unter- oderÜberzahlungen legt Ihr Systemverwalter fest.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 83

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Abbildung 39: Bearbeitung offener Posten (Quelle: SAP AG)Im allgemeinen sollten Sie offene Posten so auswählen und bearbeiten, daß der Saldoaus Soll und Haben gleich Null ist.Wenn Soll und Haben der von Ihnen eingegebenen Belegpositionen und derbearbeiteten offenen Posten ausgeglichen sind, können Sie einen Ausgleichsbelegbuchen.Wenn Sie z.B. eine Kreditorenzahlung von $1000 eingeben, müssen Sie offeneKreditorenposten auswählen und bearbeiten, die $1000 entsprechen. Wenn Ihr Systemeine Toleranz von 1% zuläßt, können Sie offene Posten von $990 bis $1010ausgleichen.Bei der Bearbeitung offener Posten können Sie:• offene Posten aktivieren oder inaktivieren• Skonto aktivieren oder inaktivieren• Skontobeträge pflegen• Teilzahlungen oder Restposten eingebenBevor Sie offene Posten ausgleichen können, müssen Sie diese aktivieren.84 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript18. Belege im VertriebIm SAP-System werden die Geschäftsvorfälle mit Hilfe von Belegen festgehalten.Diese sogenannten Vertriebsbelege sind nach bestimmten Kriterien strukturiert, um alleInformationen, die im Beleg gespeichert werden müssen, systematisch ablegen zukönnen.Ein Beleg ist somit der Nachweis eines Geschäftsvorfalls in der Vertriebsabwicklung.Folgende Vertriebsbelege werden u.a. unterschieden:• Verkaufsbelege• Versandbelege• FakturabelegeEin Vertriebsbeleg besteht aus einem Belegkopf und einer beliebigen Anzahl vonBelegpositionen:Der Belegkopf enthält Daten, die für den gesamten Beleg gelten (Zahlungsbedingungen,Versandanschrift, Texte usw.).Die Belegpositionen enthalten die Daten der Waren oder Leistungen, die der Kundebezieht.18.1. VerkaufsbelegeMan unterscheidet zwischen folgenden Gruppen von Verkaufsbelegen:• Anfrage• Angebot• Auftrag• Rahmenvertrag (Kontrakte und Lieferpläne)• Reklamationen (Retouren, Gutschrifts- und Lastschriftsanforderungen)Im Lauf der weiteren Geschäftsabwicklung im Vertrieb werden auf der Basis derVerkaufsbelege die Versand- und Fakturabelege erstellt.18.1.1. StrukturAlle Verkaufsbelege haben prinzipiell die gleiche Struktur:Sie setzen sich aus dem Belegkopf und beliebig vielenBelegpositionen zusammen. Die Belegpositionen könnenwiederum in beliebig viele Einteilungen unterteilt werden.Abbildung 40: Struktur von Verkaufsbelegen (Quelle: SAP AG)KopfdatenIm Belegkopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die für den gesamten BelegGültigkeit haben. Dazu gehören z.B.:Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 85

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3• Nummer des Auftraggebers• Nummer des Warenempfängers und des Regulierers• Belegwährung und Kurs• Preiselemente für den gesamten Beleg• Lieferdatum und VersandstellePositionsdaten im VerkaufsbelegWährend die Daten im Belegkopf auf alle Positionen des Belegs zutreffen, sind einigeDaten nur für bestimmte Positionen gültig. Diese Daten werden auf Positionsebenegespeichert und beinhalten:• Materialnummer• Zielmenge bei Rahmenverträgen• Nummer des Warenempfängers und des Regulierers (auf Positionsebene kann einabweichender Warenempfänger oder Regulierer definiert werden)• Werks- und Lagerortangaben• Preiselemente für die einzelnen PositionenEinteilungsdatenEine Position besteht aus einer oder mehreren Einteilungen. Die Einteilungen enthaltenalle Daten, die zur Belieferung benötigt werden. Ein Kunde erteilt z.B. einen Auftragfür 20 Stück eines Materials. Sie geben dies als eine Position in den Auftrag ein. Siekönnen allerdings gegenwärtig nur 10 Stück liefern, die restlichen 10 Stück liefern Sieim nächsten Monat. Es müssen also zwei Lieferungen terminiert werden. Die Daten fürdiese Lieferungen (Datum, bestätigte Mengen) werden in zwei unterschiedlichenEinteilungen gespeichert. In Verkaufsbelegen, in denen Lieferdaten nicht relevant sind,z.B. Kontrakte, Gut- und Lastschriftsanforderungen, erstellt das System keineEinteilungen.In den Einteilungen werden z.B. folgende Daten festgehalten:• Einteilungsmenge• Lieferdatum• bestätigte Menge18.2. VersandbelegeEs gibt folgende Versandbelege:• Lieferung• Materialbeleg, der die Warenausgangsdaten enthält• Gruppe von Lieferungen18.2.1. StrukturDie Auslieferung setzt sich aus einem Belegkopf und beliebig vielen Belegpositionenzusammen.Die folgende Abbildung zeigt die Struktur der Auslieferung.86 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptAbbildung 41: Struktur eines Auslieferungsbelegs (Quelle: SAP AG)BelegkopfIm Belegkopf werden die allgemeinen, für die Auslieferung relevanten Datenfestgehalten. Sie haben Gültigkeit für den gesamten Beleg. Dazu gehören z.B.:• Versandstelle• Daten zur Versand- und Transportterminierung (z.B. das Warenausgangsdatum oderdas Anlieferdatum beim Warenempfänger)• Gewichte und Volumina der gesamten Auslieferung• Nummer des Auftraggebers und des Warenempfängers• RouteBelegpositionenIn den Belegpositionen finden Sie die Daten, die für eine einzelne Belegposition gelten.Dazu gehören z.B.:• Materialnummer• Liefermenge• Endverkaufspreis• Werks- und Lagerortangaben• Kommissionierdatum• Gewichte und Volumina der einzelnen Positionen• Toleranzen bei Unter- oder Überlieferung18.3. FakturabelegeAlle Fakturen haben die gleiche Struktur. Sie setzen sich aus dem Kopf und beliebigvielen Positionen zusammen. Die folgende Abbildung zeigt die Struktur der Faktura.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 87

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Abbildung 42: Struktur von Fakturabelegen (Quelle: SAP AG)18.3.1. KopfIm Kopf werden die allgemeinen Daten festgehalten, die für die gesamte FakturaGültigkeit haben. Dazu gehören z.B.:• Nummer des Regulierers• Fakturadatum• Nettowert der gesamten Faktura• Belegwährung• Zahlungsbedingungen und Incoterms• Nummer der Partner, wie z.B. die Nummer des Auftraggebers• Preiselemente auf Kopfebene18.3.2. PositionenIn den Positionen finden Sie die Daten, die für eine einzelne Position gelten. Dazugehören z.B.:• Materialnummer• Fakturamenge• Nettowert der einzelnen Positionen• Gewicht und Volumen• Nummer des Referenzbelegs für die Faktura, z.B. die Nummer derzugrundeliegenden Lieferung• Preiselemente der einzelnen Positionen88 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript18.4. BelegflussDer Belegfluß zeigt die Entwicklung eines Vertriebsbelegs an; er bildet im Systemaufeinanderfolgende Belege eines Geschäftsvorfalls ab.Ein möglicher Belegfluß könnte aus einem Angebot, einem Auftrag, einer Lieferungund einer Rechnung bestehen. Wenn Sie ausgehend vom Auftrag diesen Belegflußanzeigen würden, wäre das Angebot ein Vorgängerbeleg; Lieferung und Rechnungwären Folgebelege.18.4.1. VoraussetzungenVorgängerbelege werden immer fortgeschrieben. Falls Folgebelege im Belegflußfortgeschrieben werden sollen, müssen Sie im Customizing bei der Kopiersteuerungentsprechende Einstellungen vornehmen. Die Kopiersteuerung und der Belegflußwerden für Belege in folgenden Bereichen definiert:• Vertriebsunterstützung• Verkauf• Versand• Transport• Fakturierung18.4.2. FunktionsumfangDer Belegfluß wird vom System auf zwei Ebenen fortgeschrieben:• für den Gesamtbeleg• für die einzelnen Positionen eines BelegsIm Belegfluß werden alle Vorgänger- und Folgebelege aufgelistet. Zusätzlich wirdIhnen auch das Belegdatum und der Gesamtbearbeitungsstatus des jeweiligen Belegsangezeigt.Bsp. BelegflußBeleg Datum Gesamtbearbeitungsstatus. Auftrag 5362 10.06 erledigtAuslieferung 80003721 10.06 erledigt. Kommissionierauftrag 19980610 10.06 erledigt. WL WarenausLieferung 49007080 10.06 erledigt. Rechnung 90005596 10.06 erledigt.. Buchhaltungsbeleg 100007729 10.06 nicht ausgeziffertDie Punkte zeigen die Stufe in der Referenzkette an.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 89

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Der Beleg, für den der Belegfluß angezeigt wird, hat keinen Punkt. Im obigen Beispielwird der Belegfluß für die Auslieferung angezeigt.Die direkten Vorgänger- und Folgebelege der Auslieferung werden mit einem Punktdargestellt. Indirekte Vorgänger- und Folgebelege haben zwei oder mehr Punkte. Imobigen Beispiel ist der Buchhaltungsbeleg ein direkter Folgebeleg der Rechnung undein indirekter Folgebeleg der Auslieferung.18.5. Steuerung der VerkaufsbelegeWährend der Systemeinstellung für den Vertrieb definiert der Systemverwalterverschiedene Arten von Daten für die Steuerung der Bearbeitung von Verkaufsbelegen.Die Definition der Daten findet auf drei Ebenen statt:• nach Verkaufsbelegart• nach Positionstyp• nach EinteilungstypAuf Verkaufsbelegebene können Sie z.B. festlegen, ob für eine bestimmte Belegarteine Kreditprüfung durchgeführt wird. Außerdem können Sie angeben, ob ein Belegautomatisch gesperrt wird und erst überprüft werden muß, bevor er weiter bearbeitetwerden kann (z.B. eine Gutschriftsanforderung).Auf Positionstypebene können Sie z.B. festlegen, ob ein Positionstyp für Lieferungoder Fakturierung relevant ist. Die Positionstypen, die in Angeboten verwendet werden,sind z.B. nicht für Lieferung oder Fakturierung relevant.Sie können auch, abhängig von Bedarf und Verfügbarkeitsprüfung, Einteilungstypendefinieren.18.5.1. VerkaufsbelegartenDie Standardversion des SAP R/3-Systems beinhaltet eine Reihe von vordefiniertenVerkaufsbelegarten. Während der Einführung Ihres Systems können dieseStandarddefinitionen modifiziert werden, um den speziellen Bedürfnissen Ihrer Firmazu entsprechen. Sie können auch eigene Verkaufsbelegarten definieren. Zu denVerkaufsbelegarten im Standard gehören beispielsweise:Bearbeitungsart Verkaufsbelegart AbkürzungVorverkaufsphase Anfrage AFAngebotKostenlose LieferungAGKLVerkaufsphase Terminauftrag TABarverkaufSofortauftragBVSO90 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptBearbeitungsart VerkaufsbelegartRahmenverträge Mengenkontrakt KMWertkontraktMietvertragLieferplanAbkürzungTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 91WKMVLPReklamationen Gutschriftsanforderung G2LastschriftsanforderungKostenlose NachlieferungRetoure18.5.2. Steuerungselemente in VerkaufsbelegartenÜber Steuerungselemente, die im Vertriebs-Customizing festgelegt sind, kann jedeVerkaufsbelegart so eingestellt werden, daß sie einen eigenen Funktionsumfang enthält.Die Belegarten können Ihren Anforderungen gemäß installationsspezifisch angepaßtwerden. Außerdem können neue Belegarten definiert werden, falls die in der SAP-Standardversion vorgegebenen in Ihrer Verkaufsorganisation nicht ausreichen sollten.Für die Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter zuständig.Die Antworten auf die folgenden Fragen entscheiden darüber, wie eineVerkaufsbelegart definiert wird.Allgemeine Daten• Kann der Beleg nur mit Bezug auf einen Vorgängerbeleg erfaßt werden ?• Soll der eventuell vorhandene Kunden-Material-Informationssatz berücksichtigtwerden ?• Soll das Lieferdatum vorgeschlagen werden ?• Muß bei der Belegerfassung ein Kunde eingegeben werden ? Zum Beispiel könnenSortimente kundenneutral erfaßt werden.• Welche Auftragswahrscheinlichkeit ist definiert ?• Soll die Angabe der Sparte für jede Position aus dem Materialstammsatzübernommen werden oder soll eine abweichende Angabe im Kopf diePositionsangaben überschreiben ?• Wie soll das System reagieren, falls die Spartenangabe im Kopf von denAngaben in den Positionen abweicht ?• Soll eine Kreditlimitprüfung stattfinden ?• Aus welchem Nummernkreis soll die Belegnummer bei interner oder externerNummernvergabe stammen ?• Welche Felder sollen für das Unvollständigkeitsprotokoll relevant sein? FürKontrakte ist z.B. der Gültigkeitszeitraum wichtig und muß darum im Belegangegeben werden.• Kann ein unvollständiger Beleg gesichert werden oder müssen alle Datenvollständig sein?• Welche Partnerrollen sind zulässig und welche müssen erfaßt werden?L2KNRE

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Versanddaten• Welche Lieferungsart soll die aus dem Auftrag resultierende Lieferung haben?• Soll eine Versandterminierung stattfinden?• Soll eine Transportterminierung stattfinden?• Soll aus einem bestimmten Grund automatisch eine Liefersperre gesetzt werden?Eine solche Liefersperre kann z.B. bei einer kostenlosen Lieferung sinnvoll sein.• Sie können für eine Verkaufsbelegart eine Versandbedingung definieren. Diese wirddann bei der Belegerstellung übernommen, unabhängig davon, welche Angabe imDebitorenstammsatz gemacht wurde.Fakturadaten• Welche Fakturaart soll die aus dem Auftrag oder der Lieferung resultierendeFaktura haben?• Soll aus einem bestimmten Grund automatisch eine Fakturasperre gesetzt werden?Eine solche Fakturasperre kann z.B. sinnvoll sein, wenn eine Gutschriftsanforderungzunächst geprüft werden soll, ehe daraus eine Gutschrift erzeugt wird.18.5.3. PositionstypenUm in den Verkaufsbelegen eine weitere Steuerung zu ermöglichen und somit die ausden verschiedenen Geschäftsvorfällen resultierenden Anforderungen abzudecken,werden Positionstypen definiert. Für diese Positionstypen ist jeweils eine eigeneSteuerung definiert: Zum Beispiel werden ganz unterschiedliche Anforderungen an eineNormalposition, eine kostenlose Position oder eine Textposition gestellt.Die folgende Abbildung zeigt einige derPositionstypen, die in im Standard definiert sind. Hierist z.B. eine Normalposition in der Anfrage, imAngebot oder im Auftrag abgebildet.Abbildung 43: Standard-Positionstypen (Quelle: SAP AG)18.5.4. Steuerungselemente in PositionstypenJe nach Verkaufsbelegart sind verschiedene Positionstypen zulässig. Auch diePositionstypen werden über Steuerungselemente den speziellen Anforderungen IhrerInstallation angepaßt. Außerdem können neue Positionstypen definiert werden. Für diePflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalter verantwortlich.Die Antworten auf folgende Fragen entscheiden darüber, wie ein Positionstyp definiertwird.92 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptAllgemeine Daten• Soll für die Position eine Preisfindung durchgeführt werden?• Wann gilt eine Position als erledigt? Zum Beispiel könnte eine Angebotspositionerst dann als erledigt gelten, wenn die gesamte Menge in Aufträge übernommenwurde.• Handelt es sich um eine Position mit Materialbezug oder um eine reineTextposition?• Sind Einteilungen zu einer Position erlaubt?• Dürfen die kaufmännischen Daten, z.B. die Zahlungsbedingungen aufPositionsebene, von denen auf Kopfebene abweichen?• Soll ein Dialog stattfinden, falls die Lieferung nicht vollständig erfolgen kann?• Welche Felder sind relevant für das Unvollständigkeitsprotokoll?• Welche Partnerrollen sind auf Positionsebene zulässig und welche sogar Pflicht?• Welche Nachrichten sind für den Vorgang erlaubt und nach welchem Schemawerden sie vorgeschlagen?Versanddaten• Ist eine Position lieferrelevant ?• Soll das Gewicht und das Volumen einer Position ermittelt werden?Fakturadaten• Ist eine Position fakturarelevant ?• Soll der Verrechnungswert ermittelt werden?• Handelt es sich um eine statistische Position ? Für statistische Positionen findet einePreisfindung statt, sie gehen jedoch nicht in den Wert des Auftrags ein, werden demKunden also nicht in Rechnung gestellt.• Soll für eine Position automatisch eine Fakturasperre gesetzt werden? Dies kannz.B. für Positionen wichtig sein, bei denen zunächst die Preise geklärt werdenmüssen.• Handelt es sich um eine Retourenposition ?18.5.5. Ermittlung des PositionstypsDer Positionstyp im Verkaufsbeleg hängt von der Verkaufsbelegart und dem Materialab. Im Materialstammsatz wird eine Positionstypengruppe definiert. Zum Beispiel sindin der SAP-Standardversion die Positionstypengruppe NORM für lagerhaltigeMaterialien und die Gruppe DIEN für Dienstleistungen und Nichtlagermaterialdefiniert.Die folgende Abbildung zeigt die Ermittlung des Positionstyps. Für ein Material mit derPositionstypengruppe NORM ermittelt das System für eine Anfrage (VerkaufsbelegartAF) den Positionstyp AFN, für einen Terminauftrag (Verkaufsbelegart TA) denPositionstyp TAN.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 93

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Abbildung 44: Ermittlung des Positionstyps (Quelle: SAP AG)18.5.6. Positionstypen in LieferungenUm eine weitere Steuerung in den Lieferungen für die einzelnen Artikel zuermöglichen, werden Positionstypen definiert. Der Positionstyp wird aus derAuftragsposition übernommen. Eine Normalposition in einem Terminauftrag wird zueiner Normalposition in der Lieferung. Wird eine Lieferung ohne Bezug auf einenAuftrag erfaßt, wird der Positionstyp in Abhängigkeit von der Lieferbelegart und derPositionstypengruppe des Materials vorgeschlagen.18.5.7. EinteilungstypenDie Positionen in einem Verkaufsbeleg werden in eine oder mehrere Einteilungenunterteilt. Diese Einteilungen unterscheiden sich in Bezug auf Termin und Mengevoneinander.Auch für die Einteilungen sind unterschiedliche Steuerungselemente definiert: Fürmanche Einteilungen wird keine, für manche wird eine Disposition durchgeführt. Füreine Einteilung mit der Ausprägung Retoure wird kein Warenausgang, sondern einWareneingang gebucht.Die folgende Abbildung zeigt eine Übersicht einiger Einteilungstypen, die im Standarddefiniert sind.94 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptAbbildung 45: Übersicht Einteilungstypen (Quelle: SAP AG)Einteilungstyp-SteuerungFür die verschiedenen Einteilungstypen ergeben sich unterschiedliche Steuerungen:• Die Einteilung AT in Anfragen dient lediglich zur Information.• Für die Einteilungen BN und CN erfolgt keine Bedarfsübergabe und keineVerfügbarkeitsprüfung.• Für die Einteilungen BP und CP werden Bedarfe übergeben und die Verfügbarkeitder Artikel wird überprüft.• Für die Einteilungstypen BT, CT und CX werden keine Bestände geführt. Für dieTypen BT und CT wird im Gegensatz zu CX auch kein Warenausgang gebucht.• Die Einteilungstypen BV und CV sind genauso gesteuert wie die Typen BN undCN. Allerdings können zu Auswertungszwecken Bedarfe abgesetzt werden.• Für die Einteilung DN in einer Retoure wird kein Warenausgang, sondern einWareneingang gebucht.• Die Einteilungstypen CN, CP, CT und CV sind lieferrelevant, die anderenEinteilungstypen nicht.18.5.8. Steuerungselemente für EinteilungstypenJe nach Verkaufsbelegart und Positionstyp sind verschiedene Einteilungstypen zulässig.Auch die Einteilungsstypen werden über Steuerungselemente den speziellenAnforderungen Ihrer Installation angepaßt. Außerdem können neueEinteilungstypendefiniert werden. Für die Pflege der Steuerungselemente ist Ihr Systemverwalterverantwortlich.Die Antworten auf folgende Fragen entscheiden darüber, wie ein Einteilungstypdefiniert wird.Allgemeine Daten• Welche Felder sind für das Unvollständigkeitsprotokoll relevant?• Soll ein Vertriebsbedarf an den Einkauf oder die Fertigung gemeldet werden?Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 95

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3• Soll eine Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt werden?• Handelt es sich um eine Einteilung zu einer Retoure ?Versanddaten• Ist die Einteilung lieferrelevant ?• Soll automatisch eine Liefersperre für die Einteilung gesetzt werden? Eine solcheLiefersperre ist bei kostenlosen Lieferungen sinnvoll.18.5.9. Ermittlung des EinteilungstypsDer Einteilungstyp hängt von dem Positionstyp der zugehörigen Position und demDispositionsmerkmal des Materials ab. Das Dispositionsmerkmal eines Materials wirdim Materialstammsatz angegeben.Der Einteilungstyp wird aufgrund von Tabelleneinstellungen automatischvorgeschlagen. Sie können die Angabe im Verkaufsbeleg manuell verändern. DieÄnderungen sind jedoch nicht beliebig. Wenn Sie einen anderen Einteilungstypangeben, prüft das System, ob dieser Typ zulässig ist. Welche Einteilungstypen jeweilszulässig sind, erfahren Sie von Ihrem Systemverwalter.19. DebitorenZu den Debitoren zählen alle Kunden, mit denen die Firma in Kontakt steht. Kunden,mit denen Ihre Firma geschäftliche Beziehungen unterhält, erfassen Sie in einemDebitorenstammsatz. Dieser Stammsatz enthält alle für die Abwicklung vonGeschäftsvorgängen erforderlichen Daten, die sogenannten Stammdaten. Beikonsequenter Pflege der Stammdaten kann die Bearbeitung von Vorgängen erheblichreduziert werden, da die Stammdaten automatisch in die Vorgänge übernommenwerden.19.1. GeschäftspartnerBeim Geschäftspartner kann es sich um eine juristische oder eine natürliche Personhandeln, die direkt an der Abwicklung eines Geschäftsvorgangs mit Ihnen beteiligt ist.Im Vertrieb existieren u.a. folgende Geschäftspartnerrollen:• Auftraggeber• Warenempfänger• Regulierer• Rechnungsempfänger19.1.1. AuftraggeberFür den Auftraggeber benötigen Sie Daten zum Verkauf, z.B. die Zuordnung zu einemVerkaufsbüro und zu einer gültigen Preisliste.Im häufigsten Fall ist eine Firma, die den Auftrag zur Warenlieferung oder Erbringungvon Leistungen erteilt, gleichzeitig auch der Warenempfänger, Regulierer undRechnungsempfänger. Aus diesem Grund umfaßt die Funktion "Auftraggeber" im SAP-System alle diese Rollen.96 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript19.1.2. WarenempfängerFür den Warenempfänger benötigen Sie nur die zum Versand erforderlichen Daten, z.B.Abladestelle und Warenannahmezeiten.19.1.3. ReguliererBei einem Regulierer handelt es sich um eine Firma oder eine Person, die dieRechnungen für die gelieferten Waren oder die erbrachten Leistungen begleicht. Fürden Regulierer benötigen Sie z.B. Daten zur Festlegung der Rechnungstermine und dieKontoverbindung.19.1.4. RechnungsempfängerFür den Rechnungsempfänger benötigen Sie z.B. die Adresse, Daten für denDokumentendruck und Druckdaten und evtl. für den elektronischen Datenaustausch.19.1.5. Ansprechpartner beim GeschäftspartnerIn der Firma Ihrer Kunden existieren immer ein oder mehrere Ansprechpartner, mitdenen Sie fernmündlichen, schriftlichen oder persönlichen Kontakt zur Abwicklung desGeschäftsvorfalls haben. Für die Ansprechpartner benötigen Sie häufig andereInformationen wie für den Kunden. Wichtig sind vor allem der Name desAnsprechpartners und seine Telefonnummer sowie die Abteilung, in der er arbeitet. Dader Ansprechpartner direkt an die Firma des Kunden gekoppelt ist, erfassen Sie dieseDaten im jeweiligen Debitorenstammsatz. Sie benötigen für die Ansprechpartner alsokeinen separaten Stammsatz.Die Daten zum Ansprechpartner können Sie in der SAP-Standardversion allerdingslediglich im Debitorenstammsatz des Auftraggebers eingeben, da nur dieAnsprechpartner aus diesem Stammsatz im Auftrag zur Auswahl angeboten werden.19.2. Struktur im DebitorenstammsatzAuf einen Debitorenstammsatz haben sowohl die Buchhaltungsabteilung als auch dieVertriebsabteilung Zugriff. Die Daten beider Abteilungen werden in einemgemeinsamen Stammsatz gespeichert, um Datenredundanz zu vermeiden.Auf den Debitorenstammsatz können Sie mit Hilfe von drei verschiedenenDatengruppen zugreifen, die sich durch ihren Detaillierungsgrad unterscheiden.Ein Stammsatz läßt sich entsprechend folgendermaßen gliedern.Abbildung 46: Struktur des Debitorenstamms (Quelle: SAP AG)Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 97

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/319.2.1. Allgemeine DatenDie allgemeinen Daten sind unabhängig von der buchhaltungsspezifischen odervertriebsspezifischen Organisation Ihrer Firma. Sie sind für einen Kunden aus beidenSichten eindeutig. Hierzu gehören z.B. Name, Adresse und Telefonnummer desKunden.Allerdings beschränken sich die allgemeinen Daten nicht auf die Informationen, die fürbeide Abteilungen von Bedeutung sind. Die Abladestelle z.B., die auch zu denallgemeinen Daten zählt, ist nur für den Vertrieb relevant. Da sie sich jedoch nicht ausder vertriebsspezifischen Organisation Ihrer Firma ableitet und für den Kunden immereindeutig ist, gehört sie nicht zu den vertriebsspezifischen Daten.Wenn Sie einen Debitorenstammsatz nur mit der Debitorennummer bearbeiten, d.h.ohne einen Vertriebsbereich oder einen Buchungskreis zu spezifizieren, gelangen Sielediglich auf die Bilder mit den allgemeinen Daten.Die allgemeinen Daten werden von der Abteilung erfaßt, die den Debitorenstammsatzfür den Kunden zuerst anlegt. Wenn die Vertriebsabteilung den Debitorenstammsatzanlegt, dann muß sie auch die Adressdaten eingeben. Beim Erfassen derbuchhalterischen Daten braucht die Buchhaltungsabteilung diese allgemeinen Datennicht mehr einzugeben. Sie kann sie jedoch über die Anzeigefunktion einsehen.19.2.2. Buchungskreisspezifische DatenDiese Daten sind lediglich für die Buchhaltung von Belang. Hierzu gehören z.B.Versicherungs- und Kontoführungsdaten. Die buchungskreisspezifischen Daten sind nurinnerhalb eines Buchungskreises eindeutig.Wenn Sie den Debitorenstammsatz bearbeiten, müssen Sie die Debitorennummer undden Buchungskreis eingeben, um die Bilder mit den buchungskreisspezifischen Datenaufzurufen.19.2.3. Vertriebsspezifische DatenDiese Daten sind lediglich für den Vertrieb von Bedeutung. Hierzu gehören z.B. Datenfür die Preisfindung, Lieferprioritäten und Versandbedingungen. Je nachVertriebsbereich (Kombination aus Verkaufsorganisation, Vertriebsweg und Sparte)können sich diese Daten für einen Kunden unterscheiden.Nur wenn Sie die Vertriebsdaten für den Kunden erfaßt haben, können SieVertriebsvorgänge (z.B. Aufträge) zum Kunden erfassen. Außerdem können Sie einenVorgang nur dann fakturieren, wenn der Regulierer aus Finanzbuchhaltungssichtgepflegt ist.Wenn Sie den Debitorenstammsatz bearbeiten, müssen Sie die Debitorennummer undden Vertriebsbereich eingeben, um die Bilder mit den vertriebsspezifischen Datenaufzurufen.19.2.4. Menüzugriff entsprechend der AbteilungDie Untergliederung nach Abteilungen wird im System über den Menüzugriff erreicht:• Wenn Sie die Debitorendaten zum Verkauf definieren wollen, steigen Sie über dasVertriebsmenü (Logistik) in den Debitorenstammsatz ein.• Wollen Sie die Daten für die Buchhaltung erfassen, steigen Sie über dasRechnungswesenmenü in den Debitorenstammsatz ein.98 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptÜber beide Einstiegsmenüs ist es möglich, die Debitorendaten zentral, d.h. aus derVertriebs- und der Buchhaltungssicht zu bearbeiten.Im Vertrieb ist eine zentrale Pflege nur für die Geschäftspartner Auftraggeber undRegulierer vorgesehen, für die eine zentrale Pflege auch sinnvoll ist.19.3. Vertriebsdaten im DebitorenstammsatzDie folgende Abbildung zeigt die Daten, die für die Abteilung Vertrieb von Bedeutungsind.Abbildung 47: Vertriebsdaten imDebitorenstamm (Quelle: SAP AG)Zugriff auf die Vertriebsdaten im DebitorenstammsatzAuf diese Daten greifen Sie über das Menü zum Vertrieb zu. Je nachdem, welcheDatengruppen zu bearbeiten sind, geben Sie die Daten ein, die in der Spalte "Zugriffüber" aufgelistet sind (siehe folgende Tabelle).Arten Zugriff über DatengruppenAllgemeine Daten DebitorennummerAnschriftSteuerungMarketingZahlungsverkehrAnsprechpartnerAbladestellenTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 99

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Vertriebsdaten Debitorennummer AnschriftVerkaufsorganisation SteuerungVertriebsweg MarketingSparteZahlungsverkehrAnsprechpartnerAbladestellenVerkaufVersandFakturierungNachrichtenPartnerrollen20. Kundenrahmenverträge20.1. LieferplanDer Kundenlieferplan ist ein Kundenrahmenvertrag, in dem Liefermengen und -terminefestgehalten werden. Diese Liefermengen und -termine werden in Form vonEinteilungen angegeben. Sie können Einteilungen beim Anlegen des Lieferplans oderzu einem späteren Zeitpunkt eingeben.Ein Lieferplan wird erfüllt, indem Sie zum Fälligkeitstermin die Einteilungen beliefern.Sie bearbeiten Lieferungen für einen Lieferplan in der gleichen Weise wie normaleLieferungen. Nachdem Sie die Lieferungen durchgeführt haben, aktualisiert das Systemdas Feld gelieferte Menge in der Lieferplanposition mit der entsprechenden Menge.100 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptDie nachfolgende Abbildung zeigt den Belegfluß für Lieferpläne.Abbildung 48: Lieferplan mit Einteilungen (Quelle: SAP AG)20.2. KundenkontraktDer Kundenkontrakt stellt einen Kundenrahmenvertrag über die Abnahme vonVerkaufsmaterialien oder Dienstleistungen in einem bestimmten Zeitraum dar.In der Standardversion des SAP R/3-Systems gibt es folgende Kategorien vonKontrakten:GruppenkontrakteDer Gruppenkontrakt ist ein Beleg, unter dem Sie Kontrakte als Unterkontraktegruppieren können, damit Daten in allen referenziernden Belegen synchronisiert undkonsistent gehalten werden. Der Gruppenkontrakt stellt somit die allgemeinenRahmenbedingungen für die Unterkontrakte dar.MengenkontrakteEin Mengenkontrakt ist eine Vereinbarung, daß Ihr Kunde eine bestimmte Menge einesProdukts in einem angegebenen Zeitraum von Ihnen kauft. Der Kontrakt beinhaltetgrundsätzliche Mengen- und Preisinformationen, jedoch keine Festlegung derLiefertermine und Liefermengen.WertkontrakteEin Wertkontrakt ist eine vertragliche Vereinbarung mit einem Kunden, die beinhaltetdaß für einen Zeitraum und einen bestimmten Zielwert Materialien und/oderDienstleistungen bezogen werden. Ein Wertkontrakt kann sich auf bestimmteMaterialien oder eine Gruppe von Materialien (Produkthierarchie, Sortimentsbaustein)beziehen.ServiceverträgeEin Servicevertrag ist eine Vereinbarung, in der die Bedingungen festgelegt werden,unter denen bestimmte Dienstleistungen dem Kunden angeboten werden. In derStandardauslieferung des SAP-R/3-Systems können Mietverträge und Wartungsverträgeverwaltet werden. Ein Servicevertrag beinhaltet Gültigkeitsdaten,Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 101

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Kündigungsbedingungen, Preisvereinbarungen und Informationen zu möglichenFolgeaktionen.20.2.1. MengenkontrakteEin Mengenkontrakt ist eine Vereinbarung, daß Ihr Kunde eine bestimmte Menge einesProdukts in einem angegebenen Zeitraum von Ihnen kauft. Der Kontrakt beinhaltetgrundsätzliche Mengen- und Preisinformationen, jedoch keine Festlegung derLiefertermine und Liefermengen (falls der Kunde Lieferinformationen angibt, könnenSie statt dessen einen Lieferplan anlegen).Der Kunde erfüllt einen Kontrakt, indem er aus dem Kontrakt Aufträge erteilt. DieseKundenaufträge werden Abrufe genannt.Wenn Sie einen Kontraktabruf anlegen, nehmen Sie Bezug auf den entsprechendenKontrakt und das System aktualisiert automatisch die abgerufenen Mengen im Kontrakt.Die Bearbeitung eines Kontraktabrufs entspricht der Bearbeitung eines normalenTerminauftrags.20.2.2. WertkontrakteEin Wertkontrakt ist eine vertragliche Vereinbarung mit einem Kunden, die beinhaltetdaß für einen Zeitraum und einen bestimmten Zielwert Materialien und/oderDienstleistungen bezogen werden. Ein Wertkontrakt kann sich auf bestimmteMaterialien oder eine Gruppe von Materialien (Produkthierarchie, Sortimentsbaustein)beziehen.Der Wertkontrakt enthält Regeln, welche Art von Abrufen erlaubt sind. Dabei könnenEinschränkungen bezüglich der Kunden und der Materialien definiert werden. Siekönnen zusätzlich zum Auftraggeber weitere abrufberechtigte Partner angeben, indemSie ihnen die Partnerrolle AA zuordnen. Sie können auch zusätzliche Warenempfängerfür Abrufe definieren, indem Sie ihnen die Partnerrolle AW zuordnen.Im Wertkontrakt können Sie sich auf bereits definierte Listen von Materialien beziehen.Diese Liste kann z.B. eine Produkthierarchie sein oder ein Sortimentsbaustein. Siekönnen jedoch auch Wertkontrakte für nur ein Material (z.B. ein konfigurierbaresMaterial) anlegen. Um diese beiden Fälle abzudecken, werden im Standard zweiKontraktarten angeboten:• Wertkontraktart WK1Bei Wertkontrakten mit der Kontraktart WK1 können Sie eine Produkthierarchieoder einen Sortimentsbaustein angeben. Diese Kontraktart bietet sich also immerdann an, wenn Sie für mehrere Materialien oder eine bestimmte Gruppe vonMaterialien einen Wertkontrakt anlegen möchten. Abrufbar sind dann alleMaterialien, die in dem betreffenden Sortiment enthalten sind oder die derangegebenen Produkthierarchie angehören.102 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript• Wertkontraktart WK2 (materialbezogen)Diese Wertkontraktart dient hauptsächlich dazu, Kontrakte zu einem, in derRegel konfigurierbaren, Material anzulegen. Solche Kontrakte sind z.B. in derSoftwarebranche üblich. Beispielsweise wird mit dem Kunden ein Kontrakt übereinen Wert von 500 000 DM für ein bestimmtes Softwareprodukt geschlossen.Bei dieser Kontraktart kann zusätzlich eine Vertragsdauer vereinbart werden.Die Vertragsdauer kann auch auf Positionsebene vereinbart werden und von derVertragsdauer auf Kopfebene abweichen.Zum Wertkontrakt können besondere Preisvereinbarungen hinterlegt werden. DiesePreisvereinbarungen sind auf beliebigen Ebenen möglich. Der Wertkontrakt kann zumBeispiel Preise für einzelne Materialien enthalten oder Abschläge, die für jedesabgerufene Material gelten.AbrufeDer Kunde erfüllt einen Kontrakt, indem er Aufträge gegen den Kontrakt erteilt. Da derWertkontrakt keine genauen Angaben über den Zeitplan der Lieferungen enthält, erfolgtein Abruf vom Wertkontrakt über einen Kundenauftrag.Bei einem Kontraktabruf aktualisiert das System automatisch die abgerufenen Werte imKontrakt. Der Abrufwert ergibt sich aus der Summe der offenen Auftrags- undLieferwerte und den bereits fakturierten Werten zum Wertkontrakt.Auch bei nachträglichen Änderungen (z.B. Überlieferung eines Abrufauftrages,Preisänderungen in der Faktura, Teillieferungen, Retouren, Absagen vonAuftragspositionen, Stornieren oder Löschen von Aufträgen, Lieferungen, Fakturen)wird der abgerufene Wert vom System aktualisiert.Sie können die Abrufe in jeder beliebigen Währung vornehmen, das System rechnetautomatisch in die im Wertkontrakt vereinbarte Währung um. Bei einem solchen Abrufin Fremdwährung rechnet das System zum Preisdatum des Abrufauftrages in die imKontrakt vereinbarte Währung um.FakturierungSie können den Wertkontrakt direkt oder pro Abruf fakturieren. Falls Sie denWertkontrakt direkt fakturieren möchten, müssen Sie zum Wertkontrakt einenFakturierungsplan hinterlegen. Mit einem Fakturierungsplan können Sie denWertkontrakt zu mehreren Terminen und anteiligen Werten fakturieren. Beinachträglichen Änderungen am Wert einer Wertkontraktposition werden die nochoffenen Fakturierungstermine automatisch angepaßt, damit insgesamt der volle Wertfakturiert wird.BelegflußMit Hilfe des Belegflußes können Sie alle Folgebelege, die aus einem Wertkontraktentstanden sind, anzeigen (z.B. Kundenaufträge, Lieferungen, Fakturen).Wertkontrakt erledigenEin Wertkontrakt ist dann erledigt, wenn Sie einen Absagegrund setzen. ImCustomizing für den Wertkontrakt (Positionstyp) können Sie einstellen wie das Systembei Erreichen des Zielwertes reagiert (keine Reaktion, Warnung, Fehlermeldung).Ein nicht vollständig abgerufener Wertkontrakt wird nicht automatisch nachfakturiert.Wenn Sie mit einem Fakturierungsplan arbeiten und bereits fakturierte Termine haben,dann aber den Zielwert im Wertkontrakt erniedrigen, findet keine Prüfung statt, ob evtlTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 103

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3zuviel fakturiert wurde. In diesem Fall müssen Sie eine Gutschrift über denDifferenzbetrag anlegen.Mengen- und Wertkontraktpositionen können nicht gemeinsam in einem Belegverarbeitet werden.20.3. ServiceverträgeMit einem Servicevertrag halten Sie Detailinformationen zu einem Servicepaket fest,das Sie mit dem Empfänger der Serviceleistungen für einen festgelegten Zeitraumvereinbart haben. Zum Beispiel geben Sie folgendes an:• Routineaufgaben bei Geräten, die Sie dem Kunden verkauft oder vermietethaben• Preise für diese Routineaufgaben• Preise für zusätzliche Serviceaufgaben und erforderliche Ersatzteile• Bedingungen, unter denen der Vertrag gekündigt werden kannWährend der Laufzeit des Servicevertrags nutzen Sie den Servicevertrag, um:• eine automatische Fakturierung der Routineaufgaben regelmäßig anzustoßen• zu ermitteln, ob eine Serviceanforderung vom Kunden durch den Servicevertragabgedeckt ist• zu ermitteln, welche Preisvereinbarungen für Serviceleistungen gelten, die nichtdurch den Servicevertrag abgedeckt sind• zu ermitteln, ob ein Kündigungswunsch des Kunden gültig ist• Folgeaktivitäten anzustoßen, bevor der Servicevertrag ungültig wirdIm IDES z.B. können Sie den Umfang des Servicevertrages auf Basis einesvorkonfigurierten Servicepaketes oder durch die Konfiguration im Vertrag festlegen.Ein Servicevertrag ist eine Vereinbarung, in der die Bedingungen festgelegt werden,unter denen bestimmte Dienstleistungen dem Kunden angeboten werden.In der Standardauslieferung des SAP-R/3-Systems können Mietverträge undWartungsverträge verwaltet werden. Ein Servicevertrag beinhaltet Gültigkeitsdaten,Kündigungsbedingungen, Preisvereinbarungen und Informationen zu möglichenFolgeaktionen.21. Einführung in die KonditionstechnikIn diesem Abschnitt werden die Elemente beschrieben, die zur Konditionstechnikgehören.Die Standardversion des R/3-Systems von SAP enthält vordefinierte Elemente fürroutinemäßige Preisfindungstätigkeiten. Beispielsweise gehören zum StandardsystemKonditionsarten für grundlegende Preiselemente, wie Materialpreise, Kunden- undMaterialabschläge sowie Zuschläge wie Frachtkosten und Verkaufssteuern. Für jedesElement können Sie die Standardversion verwenden oder völlig neue Definitionen104 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskriptanlegen, um den betriebswirtschaftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens gerechtzu werden. Die Abfolge von Aktivitäten sieht normalerweise wie folgt aus:• Definition von Konditionsarten für alle Preiselemente (Preise, Zu- und Abschläge),die in Ihren täglichen Geschäftsvorfällen vorkommen.• Definition der Konditionstabellen, mit deren Hilfe Sie für jede KonditionsartKonditionssätze ablegen und zurückholen können.• Definition der Zugriffsfolgen, mittels derer das System die gültigenKonditionssätze auffinden kann.• Gruppierung von Konditionsarten und Festlegung ihrer Folge innerhalb vonKalkulationsschemata.21.1. KonditionsartenEine Konditionsart bildet einen bestimmten Aspekt der täglichenPreisfindungsaktivitäten im System ab. Sie können beispielsweise für jede Art vonPreisen, Zu- und Abschlägen, die in Ihren Geschäftsvorfällen vorkommen, eine eigeneKonditionsart festlegen.Beispiel einer KonditionsartSie definieren die Konditionsart für einen speziellen Materialabschlag. Sie können dabeifestlegen, daß der Rabatt als Festbetrag errechnet wird (beispielsweise ein Abschlag von1,–– DM pro Verkaufseinheit) oder daß der Abschlag als Prozentsatz berechnet wird(zum Beispiel ein Abschlag von 2 % für Aufträge über 1000 Verkaufseinheiten). WennSie beide Möglichkeiten nutzen wollen, müssen Sie zwei separate Konditionsartendefinieren. Die folgende Abbildung zeigt, wie Konditionsarten bei der Preisfindung füreinen Kundenauftrag verwendet werden können.Abbildung 49: Beispiel einer Preisfindung (Quelle: SAP AG)Im obigen Beispiel gelten für die Position im Kundenauftrag zwei Abschläge. Der ersteAbschlag ist ein prozentualer Abschlag in Abhängigkeit von der Bestellmenge, derzweite ist ein fester Abschlag in Abhängigkeit vom Gesamtgewicht der Position.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 105

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/321.2. KonditionstabelleEine Konditionstabelle legt die Kombination der Felder (Schlüssel) fest, die eineneinzelnen Konditionssatz kennzeichnet.In einem Konditionssatz legt das System die spezifischen Konditionsdaten ab, die Sie indas System eingeben. Wenn Sie z.B. einen Artikelpreis oder einen speziellen Abschlagfür einen guten Kunden im System eingeben, legen Sie entsprechende Konditionssätzean.Beispiel für eine KonditionstabelleEine Verkaufsabteilung legt Konditionssätze für kundenspezifische Artikelpreise an. Inder Standardversion des R/3-Systems steht dafür die Tabelle T005 zur Verfügung. DerTabellenschlüssel der Tabelle T005 enthält folgende Felder:• Verkaufsorganisation• Vertriebsweg• Kunde• MaterialDie ersten zwei Felder legen wichtige Organisationsdaten des Konditionssatzes fest, dieletzten zwei Felder drücken die Beziehung zwischen einem Kunden und einem Materialaus. Wenn die Verkaufsabteilung einen Konditionssatz für einen kundenspezifischenMaterialpreis oder -abschlag anlegt, verwendet das System automatisch dieKonditionstabelle T005 zur Festlegung des Schlüssels und Sicherung des Satzes.Die folgende Abbildung stellt die Verknüpfung zwischen der Konditionstabelle und dendarauffolgenden Konditionssätzen dar.Abbildung 50: Konditionstabelle und Konditionssätze (Quelle: SAP AG)106 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptWichtige FelderIm Bereich Vertrieb sind die Felder Verkaufsorganisation und Vertriebswegbesonders zu berücksichtigen. Die Verkaufsorganisation wird fast immer als einKriterium in der Preisfindung verwendet, da verschiedene Verkaufsorganisationen oftihre eigenen Preise, Zu- und Abschläge haben. Wenn Sie die Verkaufsorganisation alsein Kriterium in der Preisfindung verwenden, sollten Sie gleichzeitig den Vertriebswegverwenden. Benutzen Sie den Vertriebsweg auch dann, wenn Sie nicht für jedenVertriebsweg eigene Preise, Zu- und Abschläge festlegen wollen. Im SD-Customizingkönnen Sie einen Vertriebsweg als Vorlage für alle anderen verwenden und dadurch diegleichen Preisfindungsdaten gemeinsam nutzen.21.3. ZugriffsfolgenEine Zugriffsfolge ist eine Suchstrategie, mit deren Hilfe das System gültige Daten füreine bestimmte Konditionstabelle sucht. Sie besteht aus einem oder mehreren Zugriffen.Die Abfolge der Zugriffe steuert die Priorität der einzelnen Konditionssätzeuntereinander. Durch die Zugriffe wird dem System mitgeteilt, wo zuerst und wojeweils als nächstes nach einem gültigen Konditionssatz gesucht werden soll. Für jedeKonditionsart, für die Sie Konditionssätze anlegen, legen Sie eine Zugriffsfolge festEs gibt einige Konditionsarten, für die keine Konditionstabellen angelegt werden (zumBeispiel Kopfabschläge, die nur manuell eingegeben werden). Für dieseKonditionsarten muß keine Zugriffsfolge festgelegt werden.Beispiel einer ZugriffsfolgeEine Vertriebsabteilung möchte Kunden unterschiedliche Preise anbieten. DieAbteilung kann beispielsweise die folgenden Konditionssätze im System anlegen:• Einen Grundpreis für einen Artikel• Einen kundenspezifischen Sonderpreis für den gleichen Artikel sowie• Eine Preisliste, beispielsweise für GroßkundenTheoretisch kann ein Kunde bei der Auftragsabwicklung für alle drei verschiedenenPreise in Frage kommen. Die Zugriffsfolge versetzt das System in die Lage, in einervorgegebenen Reihenfolge auf die Datensätze zuzugreifen, bis ein gültiger Preisgefunden ist. In diesem Beispiel möchte die Vertriebsabteilung dem Kunden vielleichtden vorteilhaftesten Preis gewähren. Sie legt also fest, daß zuerst der kundenspezifischePreis gesucht werden soll.In der folgenden Abbildung wird gezeigt, wie das System nach dem relevantenDatensatz sucht.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 107

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Abbildung 51: Zugriffsfolgen (Quelle: SAP AG)108 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript21.4. KalkulationsschemataHauptaufgabe eines Kalkulationsschemas ist es, die zulässigen Konditionsarten in einerbestimmten Reihenfolge festzulegen. Darüber hinaus legt das Kalkulationsschemafolgendes fest:• welche Zwischensummen gebildet und auf den Preisbildern angezeigt werden• inwieweit eine manuelle Bearbeitung der Preisfindung möglich ist• auf welcher Basis das System prozentuale Zu- und Abschläge berechnet• welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit eine bestimmte Konditionsartberücksichtigt wird.Beispiel eines KalkulationsschemasWenn eine Vertriebsabteilung Kundenaufträge vieler verschiedener ausländischerKunden bearbeitet, so können diese Kunden nach Land oder Region gruppiert werden.Für jede Kundengruppierung kann dann ein Kalkulationsschema festgelegt werden. EinKalkulationsschema kann Konditionsarten enthalten, die landesspezifische Steuernfestlegen. In der Auftragsabwicklung können Sie Schemata für bestimmte Kunden undfür Verkaufsbelegarten festlegen. Das zu verwendende Schema wird automatisch vomSystem ermitteltKalkulationsschemata im R/3-Standardsystem von SAPDas Standardsystem beinhaltet vordefinierte Kalkulationsschemata, die häufigverwendete Konditionsarten in Verbindung mit entsprechend häufig verwendetenZugriffsfolgen enthalten. Diese Kalkulationsschemata des Standardsystems können Siebei Bedarf modifizieren oder neue Kalkulationsschemata anlegen.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 109

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/321.5. Zusammenwirken der Elemente der KonditionstechnikDie folgende Abbildung illustriert die Beziehungen zwischen den verschiedenenElementen der Konditionstechnik.Abbildung 52: Beziehungen zwischen den verschiedenen Elementen der Konditionstechnik (Quelle: SAP AG)22. Preisfindung in VerkaufsbelegenIn diesem Abschnitt wird ein Überblick über die in der Auftragsabwicklungverwendeten Preiselemente gegeben. Außerdem wird gezeigt, wie Sie in Ihrer täglichenAuftragsabwicklung mit den Preisfindungfunktionen arbeiten. Bei der Preisfindungermittelt das System Beträge auf der Grundlage von automatischen Verfahren undmanuell eingegebenen Daten. Das System überträgt die Preisfindungsdaten - zumBeispiel Informationen über die Preise, Zu- und Abschläge - von sogenanntenKonditionssätzen in Verkaufsbelege und Fakturen. Je nach Preispolitik IhresUnternehmens können Sie die Preise während der Auftragsabwicklung manuellbearbeiten. Beispielsweise kann die Möglichkeit bestehen, innerhalb eines bestimmtenRahmens Abschläge einzugeben oder zu ändern.110 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript22.1. Preiselemente in der AuftragsabwicklungDie Preiselemente, mit denen Sie in Ihren täglichen Preisfindungsverfahren zu tunhaben, wie Preise, Zu- und Abschläge, Frachtkosten und Steuern - sind im SAP-Systemals Konditionsarten abgelegt. In diesem Abschnitt erhalten Sie einen Überblick über diePreiselemente und ihre entsprechenden Konditionsarten, die in der Standardversion desVertriebssystems (SD) vorkommen. Beim Anlegen oder Pflegen vonPreisinformationen für ein bestimmtes Preiselement legen Sie im SystemKonditionssätze anBei Preiselementen unterscheidet man zwischen vier Hauptkategorien:• Preise• Zu- und Abschläge• Frachtkosten• VerkaufssteuernBei der Erfassung von Kundenaufträgen kann das System eine automatischePreisfindung durchführen. Dabei werden ein Bruttopreis ermittelt, alle relevantenAbschläge abgezogen, eventuelle Zuschläge hinzugerechnet (z.B. Frachtkosten undVerkaufssteuern) und anschließend der Nettopreis für den Kundenauftrag ermittelt. Diefolgende Abbildung zeigt, wie die verschiedenen, im Tagesgeschäft vorkommendenPreiselemente im System abgebildet werden.Abbildung 53: Abbildung von Preiselementen in Konditionsarten (Quelle: SAP AG)Die vorstehende Abbildung zeigt, daß der Preis eines Artikels im System durch eineKonditionsart (PR00) abgebildet ist. Der Preis eines Artikels kann sich aber auf andereArten von Preisfindungssätzen im System gründen. Der Preis kann aus einer Preislisteentnommen sein, er kann kundenindividuell sein, oder er kann ein einfacherMaterialpreis sein. Auf der anderen Seite werden jeder Abschlag, jeder Zuschlag, alleFrachtkosten und jede Steuer durch eine eigene Konditionsart definiert.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 111

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/322.1.1. PreiseIn der SAP-Standardversion basiert die Preisfindung innerhalb der Auftragsabwicklungauf dem Bruttopreis eines Materials. Folgende Preise sind vordefiniert:• Materialpreis• Preislistentyp• kundenindividueller Preis22.1.2. Zu- und AbschlägeDie R/3-Standardversion von SAP beinhaltet eine ganze Reihe normalerweiseverwendeter Abschläge. Sollten Sie in Ihrer Firma besondere Zu- und Abschlägeverwenden, so können diese während der Systemkonfiguration oder bei späterenAnpassungen im SD-Customizing definiert werden.Abschläge in der StandardversionZur Standardversion gehören unter anderem folgende Abschläge:Abschlag (Schlüssel)Zum Kunden (K007)Zum Material (K004)Zur Preisgruppe (K020)Zur Materialgruppe (K029)Zum Kunden/Material (K005)Zum Kunden/Materialgrp. (K030)Zur Preisgrp./Material (K032)Zur Preisgrp./Materialgrp. (K031)Art des AbschlagsProzentualer AbschlagAbsoluter AbschlagProzentualer AbschlagAbsoluter Abschlag nach GewichtAbsoluter AbschlagProzentualer AbschlagAbsoluter AbschlagProzentualer AbschlagZur Bonusabwicklung (BO01) Gruppenbonus (%)Zur Bonusabwicklung (BO02)Materialbonus (fest)Zur Bonusabwicklung (BO03) Kundenbonus (%)Zur internen Verrechnung (PI01)Interner Abschlag (fest)Zur internen Verrechnung (PI02) Interner Abschlag (%)Zu Rechnungslisten (RL00)Zu Rechnungslisten (MW15)DelkredereSteuer DelkredereZum Anlegen von Konditionssätzen können Sie alle diese Standardabschlägeverwenden. Das System berücksichtigt bei der automatischen Preisfindung auch dieAbschläge, die unter den jeweiligen Umständen gelten, und sucht nach gültigenKonditionssätzen. Bei Gruppenabschlägen (beispielsweise zu Material- oderPreisgruppen) müssen Sie die Gruppe zunächst im entsprechenden Kunden- oderMaterialstammsatz zuordnen, bevor die automatische Preisfindung stattfindet.112 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript22.1.3. FrachtkostenSie können Frachtkosten an Ihre Kunden weitergeben, indem Sie besondereKonditionsarten für Versand- und Frachtkosten verwenden. Die SD-Standardversionenthält vordefinierte Konditionsarten auf der Grundlage der Incoterms.IncotermsIncoterms sind international anerkannte Versandbedingungen, die die Verpflichtungensowohl des Lieferanten als auch des Empfängers festlegen. Eine verbreiteteVersandbedingung ist zum Beispiel FOB (Frei an Bord). Sie kann noch genauerspezifiziert werden, indem man den Verladehafen hinzufügt, zum Beispiel FOB Boston.Sie können Konditionssätze auf zweierlei Grundlage erstellen:• nur auf der Grundlage des Incoterms Teil 1 (zum Beispiel FOB) oder• auf der Grundlage des Incoterms Teil 1 + 2 (zum Beispiel FOB und Boston).FrachtkonditionenDie R/3-Standardversion von SAP sieht zwei vordefinierte Frachtkonditionen vor.Die erste (Konditionsart KF00) gilt für jede Position eines Verkaufsbelegs. Bei derautomatischen Preisfindung sucht das System nach gültigen Konditionssätzen, die fürdiese Frachtkondition gelten.Die zweite Frachtkondition (HD00) kann nur auf einen ganzen Beleg angewendetwerden. Diese Fracht wird während der Auftragsabwicklung manuell eingegeben.22.1.4. VerkaufssteuernVerwendungDie Standardversion des Systems R/3 von SAP sieht Konditionsarten vor, dielandesspezifische Steuern festlegen. Es gibt beispielsweise Konditionsarten fürMehrwertsteuer (MwSt) zur Verwendung in einigen Europäischen Ländern. ZurSteuerermittlung für die USA enthält die Standardversion Konditionsarten fürVerkaufssteuern auf den Ebenen "State", "County" und "City", sowie für Steuern aufder Grundlage von Steuerstandort-Codes ("Tax Jurisdiction Codes").Automatische MehrwertsteuerberechnungBei der automatischen Mehrwertsteuerberechnung werden die folgenden Faktorenberücksichtigt:• die Art des Geschäftsvorfalls (Inlands- oder Auslandsgeschäft)• die Steuerklassifikation des Warenempfängers (beispielsweise sindgemeinnützige Organisationen von der Mehrwertsteuer befreit).• die Steuerklassifikation des Materials (einige Produkte werden nicht besteuert,andere unterliegen niedrigeren Steuersätzen).• Mithilfe dieser Kriterien wird der Steuersatz für jede Position im Kundenauftragermittelt. Im Customizing wird für den Steuersatz eine eigene Konditionsarteingerichtet (Steuern auf Verkäufe und Einkäufe).Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 113

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Steuerklassifikation MaterialDie Steuerklassifikation für ein Material wird im Materialstammsatz angegeben. Bei derAuftragsabwicklung wird dann die Steuerklassifikation automatisch in denVerkaufsbeleg übernommen.Steuerklassifikation KundeDie Steuerklassifikation für einen Kunden wird im Kundenstammsatz angegeben. Beider Auftragsabwicklung wird dann die Steuerklassifikation automatisch in denVerkaufsbeleg übernommen.23. Verfügbarkeitsprüfung und Versandterminierung23.1. Verfügbarkeitsprüfung in der VertriebsabwicklungWenn Sie einen Auftrag erfassen, können Sie die Lieferung der Ware zum Lieferterminnur zusagen, wenn die Ware rechtzeitig für alle vor der Lieferung notwendigenBearbeitungsaktivitäten zur Verfügung steht:Auf der Versandseite muß dafür gesorgt werden, daß die Spedition oder ein anderesTransportunternehmen frühzeitig davon in Kenntnis gesetzt wird, damit noch genügendZeit für das Verpacken und Verladen bleibt. Zu dem Zeitpunkt, zu dem die Warespätestens bereitstehen muß, kann eine Verfügbarkeitsprüfung durchgeführt werden.Auf der Beschaffungsseite muß Sorge getragen werden, daß bei nicht ausreichendemBestand die Produktion oder der Einkauf in Kenntnis gesetzt wird, damit die Warerechtzeitig gefertigt oder bestellt werden kann. Diese Informationen über erforderlicheMaterialien für den Verkauf werden über Bedarfe an die Disposition weitergeleitet.Bedarfe stellen somit die geplanten Abgänge dar. Durch die Bedarfsübergabe wird dieProduktion darüber informiert, daß Waren gefertigt werden müssen, oder der Einkaufwird darüber unterrichtet, daß Bestellanforderungen vorliegen, zu denen Bestellungenerstellt und an die Lieferanten verschickt werden müssen.23.1.1. Zeitpunkt der Verfügbarkeitsprüfung in der VertriebsabwicklungWenn Sie einen Auftrag erfassen, ermittelt das System ausgehend vomWunschlieferdatum des Kunden das erforderliche Materialbereitstellungsdatum. Zudiesem Datum muß damit begonnen werden, die Ware zu kommissionieren, zuverpacken, zu etikettieren und zu verladen. Deshalb ist dies auch das für die Dispositionrelevante Datum, zu dem die Verfügbarkeit geprüft wird.114 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptFolgende Daten sind für die Ermittlung dieses Datums erforderlich:• die Route, die den Weg zwischen der Versandstelle und der Firma desWarenempfängers festlegt• die Versandstelle, von der aus die Ware geliefert werden soll• die Ladegruppe aus dem Materialstammsatz• die im Auftrag über die Auftragsmenge ermittelte Gewichtsgruppe23.1.2. Arten der Verfübarkeitsprüfung in der VertriebsabwicklungEs existieren drei Arten der Verfügbarkeitsprüfung:• Prüfung auf Basis der ATP-Mengen• Prüfung gegen Kontingente• Prüfung gegen die VorplanungIm Customizing legen Sie fest, ob eine Verfügbarkeitsprüfung gegen ATP-Menge odergegen die Vorplanung durchgeführt wird. Die Prüfung gegen Kontingente wird u.a.über den Materialstamm gesteuert.Prüfung auf Basis der ATP-MengeDie ATP-Menge (ATP = Available To Promise) wird aus dem Lagerbestand, dengeplanten Zugängen (Fertigungsaufträge, Bestellungen, Planaufträge etc.) und dengeplanten Abgängen (Kundenaufträge, Lieferungen, Reservierungen etc.) berechnet.Bei dieser Art der Verfügbarkeitsprüfung wird je Vorgang dynamisch unterBerücksichtigung der zu berücksichtigenden Bestände und der geplantenWarenbewegungen mit oder ohne Wiederbeschaffungszeit geprüft. Planprimärbedarfebleiben hier unberücksichtigt.Prüfung gegen KontingenteMithilfe von Kontingenten kann eine periodenabhängige Zuteilung von Produkten fürbestimmte Kunden oder Regionen erfolgen. Ab Release 3.0F kann dieVerfügbarkeitsprüfung gegen Kontingente durchgeführt werden. Damit kann z.B.verhindert werden, daß bei knappen Produkten dem ersten Kunden die gesamteverfügbare Menge zugeteilt wird und nachfolgende Kundenaufträge nicht mehr oderviel zu spät bestätigt werden.Prüfung gegen die VorplanungBei der Prüfung gegen die Vorplanung wird gegen einen für einen anonymen Markterzeugten, in der Regel nicht kundenspezifischen Primärbedarf geprüft (beispielsweisebei der Strategie ‘Vorplanung ohne Endmontage’, wenn die Fertigung nur bis zurBevorratungsebene erfolgt). Der Planprimärbedarf resultiert aus derProduktionsprogrammplanung und dient der auftragsneutralen Planung von zukünftigzu erwartenden Verkaufsmengen.23.2. TerminierungAufgrund dieser Daten, die vorher im System festgehalten wurden, kann automatischeine Terminierung vorgenommen werden. Da diese Terminierung vomWunschlieferdatum aus zeitlich rückwärts durchgeführt wird, wird sie auch alsRückwärtsterminierung bezeichnet. Führt die Rückwärtsterminierung dazu, daß dieVorbereitung für die Versandaktivitäten bereits in der Vergangenheit hätten einsetzenTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 115

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3sollen, um dem Wunschlieferdatum des Kunden zu entsprechen, dann wird ausgehendvom Tagesdatum eine automatische Vorwärtsterminierung durchgeführt.Im folgenden werden die bei der Terminierung verwendeten Begriffe kurzdefiniert. Man unterscheidet hierbei zwischen• Zeiten (Zeitdauer), die benötigt werden, um bestimmte Aktivitätendurchzuführen• Termine, die anhand dieser Zeiten berechnet werden23.2.1. Zeiten/RückwärtsterminierungZur Berechnung der Versandtermine benötigt das System Erfahrungswerte ausder Versandabteilung, die in Form von Transitzeit, Ladezeit, Richtzeit undTransportdispositionsvorlaufzeit hinterlegt werden:• Die Transitzeit ist die Zeit, die benötigt wird, um eine Ware zum Kunden zutransportieren. Sie wird für eine Route definiert.• Die Ladezeit ist die Zeit, die zum Verladen der Ware benötigt wird. Sie wirdüber die Versandstelle, die Route und die Ladegruppe des Materials ermittelt.• Die Richtzeit umfaßt die Zeit, die zum Zuordnen einer Ware zu einer Sendung,zum Kommissionieren und Verpacken benötigt wird. Sie wird anhand derVersandstelle, der Route und der Gewichtsgruppe der Auftragspositionberechnet.• Unter der Transportdispositionsvorlaufzeit versteht man die Zeit, die benötigtwird, um den Transport zu organisieren. Hierzu zählen z.B. das Buchen einesSchiffes und das Reservieren eines LKWs bei einer Spedition. Sie wird für eineRoute definiert.Die folgende Abbildung zeigt am Beispiel der Rückwärtsterminierung dieverschiedenen Zeiten, die bei der Versandterminierung berücksichtigt werden.Abbildung 54: Versandterminierung (Rückwärtsterminierung) (Quelle: SAP AG)116 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript23.2.2. TermineFolgende Termine sind für die Lieferbearbeitung von Bedeutung:• Am Materialbereitstellungstermin muß damit begonnen werden, die währendder Richtzeit anfallenden Aktivitäten (z.B. kommissionieren und verpacken)vorzunehmen. Der Materialbereitsstellungstermin muß früh genug gewähltwerden, damit die Ware zum gegebenen Ladetermin bereitsteht.• Der Transportdispositionstermin ist der Termin, ab dem die Organisation desWarentransports beginnen muß. Auch dieser Termin muß früh genug gewähltsein, damit das oder die Transportmittel zum Ladetermin bereitstehen und dieWare aufnehmen können.• Der Ladetermin ist der Termin, ab dem die Ware verladefertig sein muß und andem alle für den Transport benötigten Fahrzeuge zum Verladen bereitstehenmüssen. Nach Ablauf der Zeit, die zum Verladen der Ware benötigt wird(Ladezeit), kann der Warenausgang erfolgen.• Der Warenausgangstermin ist der Termin, an dem die Ware das Hausverlassen muß, um rechtzeitig zum Liefertermin beim Kunden einzutreffen.• Der Liefertermin ist der Termin, zu dem die Ware beim Kunden eintreffen soll.Die Differenz zwischen dem Warenausgangstermin und dem Liefertermin ergibtsich aus der Transitzeit zwischen dem liefernden Werk und der Firma desKunden für die gewählte Route.Bei dem Liefertermin kann es sich um den Wunschliefertermin desKunden handeln oder um den bestätigte Liefertermin, d.h. der Termin, andem Sie die Ware frühestens liefern können.23.2.3. VorwärtsterminierungFalls die Rückwärtsterminierung ergibt, daß der Termin, zu dem eine Einteilungfür den Versand fällig wird, in der Vergangenheit liegt, oder daß zu diesemTermin der Artikel nicht verfügbar ist, führt das System automatisch eineVorwärtsterminierung auf Basis des frühsten möglichen Termins durch.Ausgehend vom Tagesdatum z.B. werden durch Hinzurechnen der erwähntenVersandzeiten der Ladetermin, der Warenausgangstermin und letztlich derbestätigte Liefertermin errechnet.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 117

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Abbildung 55: Vorwärtsterminierung (Quelle: SAP AG)24. StreckengeschäftBei der Streckenabwicklung erfolgt die Lieferung der vom Kunden gewünschten Artikelnicht durch Ihr Unternehmen. Stattdessen geben Sie den Auftrag an einen externenLieferanten weiter, der die Artikel direkt an den Kunden sendet und Ihnen in Rechnungstellt. Ein Kundenauftrag kann teilweise oder vollständig aus Streckenpositionenbestehen. Es kann auch vorkommen, daß Sie von Zeit zu Zeit Positionen alsStreckenpositionen abwickeln möchten, die Sie normalerweise selbst liefern.118 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptBsp. Der Kunde bestellt bei Ihnen Produkte, die Sie selbst nicht produzieren oder inIhrem Lager führen.Abbildung 56: Ablauf eines Streckengeschäfts (Quelle: SAP AG)24.1.1. VoraussetzungenIm Rahmen der Streckenabwicklung setzen Sie die folgenden R/3-Komponentenintegriert ein:R/3-KomponenteVerkaufEinkaufBestandsführungRechnungsprüfungKreditmanagementFakturierungFunktionenKundenanfrage,- angebots, -auftragsbearbeitungBestellanforderungen erstellen, Bestellungen/ Kontraktabrufeerstellen und versendenstatistisches Erfassen des Wareneingangs beim Kunden (optional)Rechnung buchen und Zahlung veranlassen,Kreditlimitprüfung, Absicherung offener ForderungenRechnungsbearbeitung24.1.2. AblaufDie Abwicklung von Streckenaufträgen wird über die Materialart gesteuert. DieMaterialart bestimmt, ob ein Material nur intern produziert wird, ob es nur externbezogen werden kann oder ob beide Beschaffungsarten möglich sind. BeispielsweiseTechnische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 119

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3kann ein als Handelsware angelegtes Material nur extern bezogen werden. Es kannjedoch auch ab und zu erwünscht sein, Produkte, die Ihr Unternehmen selbst herstellt,zusätzlich von externen Lieferanten zu beziehen.24.1.3. Streckenabwicklung im VerkaufJe nachdem, wie Ihr System eingestellt ist, können Streckenpositionen automatisch vomSystem ermittelt werden. Sie können in der Verkaufsabwicklung jedoch auch manuelleine Normalposition in eine Streckenposition ändern.• Automatische StreckenabwicklungWenn ein Material ausschließlich extern bezogen wird, können Sie imMaterialstammsatz festlegen, daß das Material in der Verkaufsabwicklung immerals Streckenposition verarbeitet wird. Das System ermittelt dann automatisch denzugehörigen Positionstyp TAS. Um ein Material im Materialstammsatz alsStreckenposition zu kennzeichnen, geben Sie BANS in das FeldPositionstypengruppe auf dem Bild Vertrieb 2 ein.• Manuelle StreckenabwicklungWenn Sie ein Material, das Sie normalerweise selbst liefern, umständehalber externbeziehen müssen, können Sie den Positionstyp im Kundenauftrag überschreiben.Für Materialien, die Sie normalerweise selbst liefern, geben Sie imMaterialstammsatz die Positionstypengruppe NORM ein24.1.4. Einfluß der Einkaufsdaten auf die TerminierungBei der automatischen Terminierung von Streckenpositionen werden zusätzlich auchdurch den Einkauf verursachte Vorlaufzeiten, wie z.B. Liefer- undEinkaufsbearbeitungszeiten im System berücksichtigt. Das System berücksichtigt z.B.die Zeit, die der Lieferant zur Lieferung der Ware benötigt und die Zeit, die dieEinkaufsabteilung für die Bearbeitung der Streckenaufträge benötigt.25. StücklistenEine Materialstückliste beschreibt die verschiedenen Komponenten, aus denen sich einProdukt zusammensetzt. Beispielsweise enthält eine Materialstückliste für ein Fahrradalle Teile, die zusammen ein Fahrrad ergeben: den Rahmen, den Sattel, die Räder usw.25.1.1. AblaufWenn Sie in der Auftragsabwicklung die Nummer einer vertriebsrelevantenMaterialstückliste eingeben, zeigt das System das Material, welches durch die Stücklistebeschrieben wird, als Hauptposition an. Die einzelnen Komponenten werden alsUnterpositionen angezeigt.Im Verkauf kann die Stücklistenverarbeitung auf zwei Arten erfolgen. Nachdem eineStückliste in einem Kundenauftrag eingegeben wurde, kann das System Preisfindung,Bestandsführung und Lieferungsabwicklung auf folgenden Ebenen durchführen:• auf Hauptpositionsebene• auf Komponentenebene120 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3TheorieskriptWelche Art der Verarbeitung das System durchführt, wird durch diePositionstypengruppe bestimmt, die Sie für die relevanten Materialien imMaterialstammsatz eingeben.25.1.2. Verarbeitung auf HauptpositionsebeneWenn Sie möchten, daß Preisfindung, Bestandsführung und Lieferungsabwicklung aufEbene der Hauptposition ablaufen, geben Sie im Feld Positionstypengruppe auf demBild Vertrieb 2 im jeweiligen Materialstammsatz ERLA ein. In diesem Fall dienen dieKomponenten nur als Textpositionen und sind nicht lieferrelevant. Die folgendeAbbildung zeigt die Verarbeitung einer Stückliste auf Hauptpositionsebene.Abbildung 57: Stücklistenverarbeitung (Quelle: SAP AG)25.1.3. Verarbeitung auf KomponentenebeneWenn Sie möchten, daß Preisfindung, Bestandsführung und Lieferungsabwicklung aufKomponentenebene ablaufen, geben Sie im Feld Positionstypengruppe auf dem BildVertrieb 2 im jeweiligen Materialstammsatz LUMF ein. In diesem Fall sind nur dieKomponenten lieferrelevant. Bei der Verarbeitung bildet das System automatisch eineLiefergruppe. Dabei wird das zeitlich letzte Lieferdatum aller Komponenten innerhalbdieser Gruppe zum Lieferdatum für die gesamte Liefergruppe.Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 121

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Beispielfirma IDES26. Überblick über die Beispielfirma IDESIm Kapitel "IDES" lernen Sie die Beispiel- und Übungsfirma IDES kennen, anhandderer in SAP-Trainings die Funktionalität des SAP-Systems vorgestellt und geübt wirdund die auch wir in unserem Kurs zu Übungszwecken heranziehen werden. Außerdemwird vorgestellt, welche Geschäftsprozesse wir betrachten und durchführen wollen.IDES - das "International Demonstration and Education System" im SAP System stellteine Modellfirma dar. Sie besteht aus einem internationalen Konzern mitTochtergesellschaften in verschiedenen Ländern. IDES enthält beispielhafteAnwendungsdaten für unterschiedliche Geschäftssituationen im SAP System. Im IDESsind die Geschäftsprozesse genau wie in einem richtigen Unternehmen abgebildet,daher sind sie mit vielen realistischen Merkmalen ausgestattet. Auf diese Weise machtIDES die Funktionalität des SAP Systems an leicht nachvollziehbaren Beispielendeutlich. Der Schwerpunkt von IDES liegt jedoch nicht auf der Darstellung einzelnerFunktionen, sondern auf den durchgängigen Geschäftsprozessen und deren Integration.Abbildung 58: IDES-Gruppe (Quelle: SAP AG)Die IDES-Gruppe umfaßt vier Teilkonzerne. Der europäische Teilkonzern besteht ausfünf Gesellschaften, der nordamerikanische aus zwei Gesellschaften. Lateinamerika undAsien bestehen aus jeweils einer Gesellschaft. Jede dieser Gesellschaften hat eine klarebetriebswirtschaftliche Aufgabe innerhalb des Gesamtkonzerns und ist nach denlandesspezifischen Gegebenheiten und Gesetzmäßigkeiten organisiert. ImFinanzbereich findet eine Konsolidierung statt. Die französische Landesgesellschaft istzum Beispiel als reine Vertriebsgesellschaft ausgelegt, in Mexiko werden Hochinflationstechnikenund das Material-Ledger dargestellt. In der amerikanischen und inder deutschen Landesgesellschaft wird sowohl produziert als auch eingekauft undverkauft. Das Rechnungswesen und die Personalwirtschaft der einzelnen Gesellschaftensind diesen betriebswirtschaftlichen Aufgaben angepaßt worden. So ist zum Beispiel für122 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskriptdie USA und Deutschland eine flexible Plankostenrechnung, dagegen in Großbritannieneine starre Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis eingerichtet.26.1. Der GeschäftsablaufUnser Ziel ist es, an unsere Kunden fertige PC-Pakete verkaufen zu können. Dazumüssen wir im Verlauf dieses Kurses alle nötigen Vorbereitungen treffen, vom Einkaufder Einzelteile bei unseren Lieferanten bis zum Versand der fertigen PCs.27. Organisationsstrukturen in der Materialwirtschaft27.1. EinkaufsorganisationenIm IDES gibt es eine dezentrale und strategische Einkaufsorganisation.• Die dezentrale Einkaufsorganisation stellt eine operationale Organisation dar,die den gesamten Einkaufsvorgang durchführt.• Die strategische Einkaufsorganisation ist eine nicht operationale Organisation.In der strategischen Einkaufsorganisation werden nur Konditionen mitLieferanten ausgehandelt und als Kontrakt den unterschiedlichen dezentralenEinkaufsorganisationen zur Verfügung gestellt.DezentraleEinkaufsorganisationBuchungskreis Werke Standort1000 1000 10001100120013002000200021002300200021002300HamburgBerlinDresdenFrankfurtHeathrowPortoBarcelona2200220022003000 3000 300031003200330034006000 6000 60006100LongjumeanNew YorkChicagoAtlantaLos AngelesSeattleMexico CityMonterey27.2. WerkeDie Organisationsstruktur von Werk und Lagerort wird von den Fragen bestimmt, wasdas jeweilige Werk leistet, was es produziert, mit welchen Materialien es umgeht. Injedem IDES-Werk ist ein Schwerpunkt gesetzt. Dieser Schwerpunkt kann einebestimmte Fertigungsmethode oder eine Serviceleistung sein, oder ein Werk ist alsDistributionswerk angelegt. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über Werkein Deutschland:Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 123

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Werk Bezeichnung SchwerpunktWerk Standort Schwerpunkt1000 Hamburg Diskrete Fertigung1100 Berlin Prozessfertigung1200 Dresden Serienfertigung1300 Frankfurt Kundeneinzelfertigung1400 Stuttgart Serviceleistungen28. Organisationsstrukturen im Vertrieb28.1. VerkaufsorganisationIDES verfügt über vier umfassend ausgeprägte Hauptverkaufsorganisationen und vierVerkaufsorganisationen, die sich in ihrer Ausprägung auf eine definierte,betriebswirtschaftliche Aufgabe beschränken.VerkaufsorganisationStandortAusrichtung1000 Frankfurt/Deutschland vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation1020 Berlin/Deutschland vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation3000 Philadelphia/USA vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation3020 Denver/USA vollständig ausgeprägte Verkaufsorganisation2100 Porto/Portugal teilausgeprägte Verkaufsorganisation für ALE-Szenarien2200 Paris/Frankreich schlanke Verkaufsorganisation (keine Produktion)für firmenübergreifende Verkaufsabwicklung undUmlagerungen2300 Barcelona/Spanien ALE-Szenarien6000 Mexiko City/ Mexiko teilausgeprägte Verkaufsorganisation fürMaterialledger-Szenarien28.2. VertriebswegeIDES-Produkte werden über folgende Vertriebswege vermarktet:Vertriebsweg Bezeichnung10 Endkundenverkauf12 Wiederverkäufer124 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik

Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/3Theorieskript14 Service20 Handelsketten22 Abnehmer Industrie24 Abnehmer Pharma28.3. ProduktspartenDie im IDES verkaufbaren Materialien und Dienstleistungen sind folgendenProduktsparten zugeordnet:Sparte Bezeichung00 Spartenübergreifend01 Pumpen02 Motorräder03 Farben04 Beleuchtung05 Nahrungsmittel06 Aufzüge07 High Tech08 Dienstleistungen10 Fahrzeuge12 Lösungsmittel13 Pharmazeutika14 KosmetikDer Verkauf im IDES erfolgt spartenübergreifend über die Sparte 00 (Sparte für dieBelegerfassung). Somit können Sie Produkte unterschiedlicher Sparten in einem Belegerfassen.28.4. Vertriebsbereiche (Vb)Folgende Vertriebsbereiche sind für IDES Deutschland vorgesehen:Verkaufsorganisation Vertriebsweg Sparte1000 10 001000 12 001000 14 001020 20 00Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik 125

Theorieskript Branchenneutrale Informationssysteme am Beispiel SAP R/31020 22 001020 24 0028.5. Verkaufsbüros und VerkäufergruppenFolgende Verkaufsbüros und Verkäufergruppen sind bei IDES Deutschlandvorgesehen:VerkaufsbüroVerkäufergruppe1000 Büro Frankfurt 101 Gr. F2 Hr. Mayer100 Gr. F1 Hr. Anton103 Gr. F3 Hr. Ludwig1010 Büro Hamburg 110 Gr. H1 Hr. Thomas111 Gr. H2 Hr. Thiel1020 Büro Berlin 120 Gr. B1 Fr. Schmale121 Gr. B2 Fr. Vega1030 Büro Stuttgart 130 Gr. S1 Fr. Chmiel131 Gr. S2 Hr. Kaysers28.6. VersandorganisationIm IDES Deutschland planen und bearbeiten Sie Lieferungen an Kunden oderNachschublieferungen an eigene Lager von sechs Versandstellen aus, die den jeweiligenWerken zugeordnet sind.Versandstelle Werk Standort1000 1000 Hamburg1100 1100 Berlin1200 1200 Dresden1300 1300 Frankfurt1400 1400 Stuttgart1999 1999 Dresden126 Technische Universität München, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik