Datenkommunikation mit LANiS via E-Mail für LehrerInnen

Datenkommunikation mit LANiS via E-Mail für LehrerInnen
1. Datenversand per E-Mail aus der Schule mit dem Lehrermodul
1.1 Festlegen einer E-Mailadresse
Starten Sie das Lehrermodul und melden Sie sich an. Öffnen Sie dann das Menü
Kommunikation und wählen den Menüpunkt „E-Mail-Adresse eingeben/verändern.“
Sollte dieser Menüpunkt nicht sichtbar sein, so ist in den Konfigurationsdateien der
E-Mailversand ausgeschaltet. Diese Einstellung kann vom AdminModul durch
Angabe einer E-Mail-Datenmenge > 0 aus verändert werden.
Im folgenden Fenster müssen Sie sich nochmals authentifizieren und können dann
Ihre E-Mail-Adresse eingeben.
Speichern Sie dann die Daten ab.

Wir empfehlen für den schulischen Datenversand eine eigene E-Mail-Adresse bei
einem Free-Provider (z.B. GMX) anzulegen.
1.2 Datenversand an eigene Adresse
Öffnen Sie das Menü Kommunikation und wählen Sie den Menüpunkt „Daten
versenden (per Mail) – an eigene E-Mail-Adresse versenden.“
Es öffnet sich das folgende Fenster:

Sie können jetzt von jedem verfügbaren Laufwerk aus Verzeichnisse und Dateien bis
zur angegebenen Maximalgröße (im Beispiel 5 Megabyte) in die rechte Listbox per
Drag&Drop ziehen.
Mit Druck auf den Versende-Button werden alle Daten an den Mailversender
übergeben, der sie packt und bei nächster Gelegenheit an die hinterlegte E-Mail-
Adresse versendet.

1.3 Datenversand an andere Adressen
Mit diesem Verfahren können Sie aus der Schule heraus auch Daten an andere
Schüler (z.B. aus Ihren Kursen/Klassen) versenden. Öffnen Sie das Menü
Kommunikation und wählen Sie den Menüpunkt „Daten versenden (per Mail) – an
andere Empfänger versenden.“
Es öffnet sich dann das folgende Fenster
Im linken Bereich des Fensters können Sie wie gewohnt die Daten auswählen, die
Sie versenden möchten. Im rechten Teil stellen Sie sich die Empfängerliste
zusammen. Sie als Versender erhalten automatisch ein Datenpaket als Kopie. Über
die Empfängervorauswahl können Sie Ihre Kurse, Ihre Klassen oder alle Schüler

auswählen. Es werden nur solche Schüler aufgelistet, die im Schülermodul eine E-
Mail-Adresse hinterlegt haben.
Im obigen Bild sehen Sie, dass nur der Schüler aaa.aaa eine E-Mail-Adresse
hinterlegt hat und damit eine Datenpaket von Ihnen erhalten kann. Die Empfänger
werden per Doppelclick oder bei Mehrfachauswahl mit dem blauen Pfeil in die
Empfängerlistbox übernommen. Nach dem Druck auf den Versendebutton wird ein
Datenpaket an den Mailversender übergeben.
1.4 Datenempfang
Falls Sie sich ein Datenpaket von zuhause oder ein Schüler Ihnen ein Datenpaket
von zuhause geschickt hat, werden Sie mit einem kleinen Icon informiert.

Durch Druck auf dieses Icon wird das folgende Fenster geöffnet:
Im linken Bereich sehen Sie den Datenempfangsbereich mit zwei eingegangenen
Dateien und im rechten Bereich sehen Sie Ihr Homelaufwerk. Mit der rechten
Maustaste können Sie nun die Dateien von links nach rechts kopieren, verschieben,
umbenennen oder löschen.

Entsprechend können Sie mit den Verzeichnissen auf der linken Seite verfahren. Auf
der rechten Seite wird ebenfalls mit der rechten Maustaste die korrespondierende
Operation ausgewählt.
Das Informationsicon bleibt sichtbar, solange sie empfangene Ordner und Dateien in
dem Datenempfangsordner (…\maildata) belassen.
2. Export der Verwaltungsdaten für das Lehrermodul-Home
Um mit dem Lehrermodul-Home zu arbeiten, müssen Sie zunächst in der Schule mit
dem Lehrermodul ihre Verwaltungsdaten exportieren. Dies geschieht im Menü
Verwaltung – Datenexport für Heimarbeitsplatz (Datenträger) oder Heimarbeitsplatz
(LANiS-Mail).

Beim ersten Mal sollten Sie den Export über Datenträger wählen, da Sie mit dem
Lehrermodul-Home solange keine Daten empfangen können, bis Sie einmal einen
Datenimport zu Hause durchgeführt haben.
Nach Auswahl der entsprechenden Option erhalten Sie ein Informationsfenster, das
kurz das Verfahren beschreibt. Danach können Sie ein Ziellaufwerk auswählen, wo
die Daten gespeichert werden sollen. Im folgenden Beispiel wurde ein Wechseldatenträger
(USB-Stick) ausgewählt.
Dort können Sie bei Bedarf noch einen neuen Ordner anlegen und dann die Auswahl
übernehmen. Im Normalfall genügt es den Speichervorgang direkt in das
Wurzelverzeichnis des ausgewählten Datenträgers durchzuführen. Zum Abschluss
erhalten Sie noch eine Information, wo der Ordner Home-Export abgelegt wurde.

Diesen Ordner sollten Sie nun nach Hause mitnehmen. Darin befinden sich die
Verwaltungsdaten für Ihre Kurse/Klassen, eine Liste aller Schülerinnen und Schüler
und eine Liste aller Lehrerinnen und Lehrer (alle ohne Passworte). Ihre Dokumente
und Daten werden hierbei nicht übertragen.
3. Installation und Konfiguration des Lehrermodul-Home
3.1 Installation und Konfiguration
Für den Heimarbeitsplatz erhalten Sie ein ZIP-Archiv, das Sie an eine beliebige
Stelle auf Ihrer Festplatte entpacken können. Es entsteht die folgende
Verzeichnisstruktur:
Starten Sie nun das Programm Lehrermodul-Home.exe. Sie erhalten eine
Information, dass Sie nun die in der Schule exportierten Daten importieren sollen:

Dies geschieht im Menü Verwaltung – Verwaltungsdaten importieren.

Wählen Sie den Ort aus, wo der Ordner Home-Export liegt, wählen diesen Ordner mit
Doppelclick aus und betätigen den Button „Daten importieren“. Nach kurzer Zeit
erhalten Sie eine entsprechende Bestätigung.
Nach dem erstmaligen Datenimport wird das Programm beeendet und muss neu
gestartet werden.
Nach dem erneuten Start müssen Sie sich mit ihren LANiS-Benutzerdaten korrekt
anmelden.

Geben Sie auf jeden Fall hier Ihren korrekten LANiS-Benutzernamen und Ihr LANiS-
Passwort ein (dieses wird zu Hause nicht überprüft), da ansonsten die zur Schule
gesendeten Pakete beim Empfang in der Schule verworfen werden.
Um für die weitere Arbeit die Anmeldung zu vereinfachen können Sie die beiden
Haken setzen (siehe Bild). Das Programm startet dann mit allen Möglichkeiten.

Im nächsten Schritt sollten Sie die E-Mail-Konfiguration durchführen. Dies geschieht
im Menü Verwaltung – Konfoguration E-Mail.
Es öffnet sich dann das folgende Fenster:
Tragen Sie bitte an den entsprechenden Stellen Ihre Daten ein. Die E-Mail-Adresse
der Schule haben Sie von Ihrem Administrator erhalten. Im folgenden Bild ist eine
Beispielkonfiguration für einen GMX-Account dargestellt:

Speichern Sie dann die Daten ab und schließen Sie dann das Fenster.
3.2 Datenversand
Den Datenversand von zu Hause aus in die Schule starten Sie in dem Menü
Kommunikation – Daten versenden (zur Schule).
Es öffnet sich dann das folgende Fenster:
Im linken Bereich können Sie wieder beliebige Dokumente und Verzeichnisse (bis zu
einer Paketgröße von 5 MegaByte) auswählen. Im rechten Fenster werden die
Empfängerliste zusammengestellt. Dabei können Sie an Kurse, Klassen, einzelne
Schüler und anderer Lehrer versenden. Sie erhalten automatisch eine Kopie des
Paketes in der Schule.

Zusätzliche Empfänger können über den Bereich Vorauswahl selektiert werden.
Nach dem Druck auf den Button „Datenpaket erstellen“ werden alle ausgewählten
Dokumente zusammen gefasst und als Paket gespeichert.

Bevor Sie den eigentlichen Datenversand starten, können Sie noch weitere Pakete
erstellen.
Durch Druck auf den Button „Daten versenden“ wird der Mailversender gestartet.
Dort müssen Sie nochmals den Button „Mails versenden“ betätigen.
Falls Sie die E-Mail-Konfiguration korrekt durchgeführt haben, überträgt der Mailversender
das Paket zur Schule. Dort wird es entpackt und in die Empfangsordner aller
angegebener Empfänger verteilt.
3.3 Datenempfang
Den Datenempfang starten Sie über das Menü Kommunikation – Daten abholen (von
Schule)

Es wird nun der Mailabholer gestartet und Sie müssen dort den Button „Mail abholen“
betätigen.
Falls Mails aus der Schule (für das System kenntlich an einem bestimmten
Betrefftext) in Ihrem Mailaccount vorliegen, werden diese abgeholt (allen anderen
dort lagernden Mails werden nicht berücksichtigt und verändert) und auf dem
Mailserver gelöscht. Den Mailabholer können Sie dann schließen (Dateimenü).
Das Datenpaket wird im Empfangsordner gespeichert. Diesen öffnen Sie über das
Menü Dateioperationen – Empfangsordner öffnen.
Es wird nun der Windows-Explorer gestartet, der Sie direkt in den Empfangsordner
lenkt.

Ein eingegangenes Paket erkennen Sie an der Bezeichnung temp_.... und einer
nachfolgenden Nummer (Datum). In diesem Ordner befinden sich dann unter Ihrem
LANiS-Benutzernamen die in der Schule verschickten Daten (siehe Bild).
3.4 Kurs-Klassenverwaltung mit dem Lehrermodul-Home
Ebenso wie mit dem Lehrermodul in der Schule können Sie nach einem Datenexport
nach Hause bestimmte Bereiche Ihrer Kurs-/Klassenverwaltung am heimischen
Arbeitsplatz erledigen. Dazu zählt die Führung und Auswertung der Anwesenheitsliste
und die Führung der Unterrichtsdokumentation.
Die entsprechenden Menüpunkte finden Sie im Menü Dateioperationen – Kurs öffnen
oder Klasse öffnen.
Nach Auswahl der entsprechenden Option wird ein Fenster geöffnet, das alle Kurse
bzw. Klassen-Fachzuordnungen anzeigt. Nach Auswahl des entsprechenden Kurses
bzw. der entsprechenden Klasse werden die Schülerinnen und Schüler angezeigt.

Im Menü Kursverwaltung können Sie dann die Anwesenheitsliste bzw. die
Unterrichtsdokumentation öffnen.
Das sich dann öffnende Fenster ist identisch mit der Darstellung im Lehrermodul in
der Schule. In der Anwesenheitsliste ist die Excel-Auswertung nur dann durchführbar,
wenn auf Ihrem Rechner auch Excel installiert ist. Alle Funktionen, die in der
Schule durchführbar sind, können von Ihnen nun auch zu Hause erledigt werden. Sie
können die Anwesenheitsliste bearbeiten und dann wieder speichern. Analoges gilt
auch für die Unterrichtsdokumentation.

Wenn Sie Veränderungen vorgenommen haben, können Sie diese Verwaltungsdaten
wieder exportieren und in der Schule im Lehrermodul einlesen. Der
Datenexport im Lehrermodul-Home erfolgt im Menü Verwaltung – Verwaltungsdaten
exportieren.

Es öffnet sich dann ein Fenster, wo Sie den Speicherort auswählen müssen.
Nach Betätigen des Button „Daten exportieren“ werden die Kurs- und Klassendaten
exportiert und Sie erhalten abschließend eine Bestätigung.

Das Verzeichnis Schulexport übertragen Sie per Mail oder per Datenträger in die
Schule und importieren es dort im Lehrermodul im Menü Verwaltung –
Datenexport/Datenimport – Datenimport vom Heimarbeitsplatz.
Wählen Sie dann in dem sich öffnenden Dateifenster den Ort des Verzeichnisses
„Schul-Export“ aus, selektieren Sie mit einem Doppelclick den Ordner Schul-Export
und betätigen Sie den Button „Auswahl übernehmen“. Die Verwaltungsdaten werden
nun an die entsprechenden Stellen kopiert und stehen im Lehrermodul zur
Verfügung.