Musica sacra - TechnologiePark - Paderborn

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Technische
Dokumentation
Eine gute Basis — das Redaktionshandbuch
(TP) Wichtige Kunden warten dringend auf die Lieferung
der Maschinen. Die Maschinen stehen auch versandfertig
im Lager. Doch noch hat die Druckerei
die Betriebsanleitung nicht fertiggestellt. Und ohne
Anleitung dürfen die Maschinen nicht zum Kunden
— sagt das Geräte- und Produktsicherheitsgesetz!
Der Druckerei kann man übrigens keinen Vorwurf machen:
die hat die Druckdatei ja erst vor ein paar Stunden
erhalten...
Dieser Fall ist nicht aus der Luft gegriffen. Unzufriedene
Kunden, nicht kalkulierbare Kosten für Nachbesserungen
und eventuell sogar juristische Auseinandersetzungen
sind die Folge.
Letztlich müssen eine ganze Reihe von Faktoren zusammenkommen,
damit eine fehlerfreie, verständliche Dokumentation
kostengünstig und termingerecht entsteht.
Das Erstellen der Technischen Dokumentation erfolgt
nach einem defi nierten Prozessplan, der Verantwortlichkeiten,
Meilensteine und Prozess-Schritte festlegt.
Dieser Prozessplan ist meist in ein Redaktionshandbuch
(RH) integriert. Das Redaktionshandbuch ist für
den ganzen Bereich der Technischen Dokumentation im
Unternehmen verbindlich und enthält die wesentlichen
Grundsatzanweisungen für das Erstellen von Dokumentations-Produkten.
Ein gut strukturiertes Redaktionshandbuch enthält mindestens
zu folgenden Themen detaillierte Vorgaben:
❚ Aufgaben des Technischen Redakteurs
❚ Zuständigkeiten
❚ Werkzeuge
❚ Datensicherung
❚ Änderungsmanagement
❚ Ablauf von Projekten (Prozessplan)
❚ Checklisten
❚ Vorlagen
❚ Terminologie
❚ Verweise auf Gesetze, Normen und Richtlinien
Die Vorteile, die ein solches Redaktionshandbuch bietet,
liegen auf der Hand:
❚ Hilfe und Wegweiser für Mitarbeiter, Übersetzer und
Dienstleister
❚ Nachschlagewerk bei der täglichen Arbeit
❚ Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung
der Prozesse und Qualität der Produkte durch
klare Ordnung von Informationen, Unterlagen
und Dokumenten.
Ein klar defi nierter Prozess, abgestimmte Verantwortlichkeiten
und ein Technischer Redakteur, der sein
Handwerk versteht, sind notwendige Voraussetzungen
für eine gute Technische Dokumentation. Die Firma
cognitas ist einer der größten Dienstleister auf diesem
Gebiet. cognitas bietet Ihnen Unterstützung in allen
Bereichen rund um die Technische Dokumentation,
wie z. B.:
❚ Beratung zur Defi nition des Prozesses für die
Dokumentationserstellung
❚ Identifi zierung von Prozessoptimierungspotentialen
❚ Unterstützung bei der Durchführung von Analysen
zu Arbeitsabläufen
❚ Unterstützung bei der Umsetzung der neu
defi nierten Prozessstruktur
Fotos: Photodisc