Customizing im ALLRIS® Toolkit

ALLRIS® 3.8.5 Release Notes 

Im März 2012 

Diese Release Notes geben Ihnen einen ersten Überblick über Veränderungen in 

den Produkten 

ALLRIS® Sitzungsdienst 

ALLRIS® Sitzungsgeldabrechnung 

ALLRIS® net mit dem ALLRIS® net Webclient 

ALLRIS® Toolkit 

Konvertierungsdienst CC DCS 

Replikationsdienst CC DRS 

Stellen Sie bitte dieses Dokument sowohl dem Fachbereich „Sitzungsdienst“ als auch dem Fachbereich 

„EDV“ zur Verfügung. Für Rückfragen zum Inhalt und Ablauf des Updates stehen wir Ihnen gern 

zur Verfügung. 

Wichtig: 

Lesen Sie bitte diese Release Notes vollständig durch, bevor Sie mit Update-Arbeiten beginnen. Besonders 

zu beachten ist die grds. Notwendigkeit eines Client-Setups an allen Arbeitsplätzen im Haus 

– bitte beachten Sie dazu Seite 3 dieser Information. 

Daneben erfordern die Updates im Haus regelmäßig auch Arbeiten auf der Internet-Seite. Insbesondere 

die Anwender, die für den Internet-Auftritt für ALLRIS® net ein „Rundum-sorglos-Paket“ nutzen, 

werden gebeten, die dann auf der Internet-Seite anstehenden Arbeit vor Beginn der Arbeiten zeitlich 

mit unserem Consulting abzustimmen. 

Unser Ziel ist es, mit Ihnen einen schnellen und reibungslosen Einsatz der neuen Software- 

Komponenten zu ermöglichen und Sie möglichst schnell über die Neuigkeiten der Verfahren in Kenntnis 

zu setzen. 

Inhalt 

Allgemeine Hinweise zur ALLRIS® Installation 

Installationsverlauf des ALLRIS® Setups 

Aktualisierung der Office Integration am Arbeitsplatz 

Ablauf des ALLRIS® net Updates 

Ablauf des CC DRS Updates 

Installationsablauf des CC DCS Updates 

Installationsablauf des ALLRIS® Sitzungsgeldes 

ALLRIS® Update 3.8.5 

Neuerungen in ALLRIS® 

Fehlerkorrekturen in ALLRIS® 

ALLRIS® net Update 3.8.5 

Neuerungen in ALLRIS® net 

Fehlerkorrekturen in ALLRIS® net 

ALLRIS® 3.8.5 Release Notes Seite 1 von 63

CC DCS Update 3.1 

Neuerungen in CC DCS 

CC DRS 

Fehlerkorrekturen in CC DRS 

ALLRIS® Sitzungsgeldabrechnung Update 3.8.5 

Neuerungen in ALLRIS® Sitzungsgeldabrechnung 

Fehlerkorrekturen in ALLRIS® Sitzungsgeldabrechnung 

Weiterführende Informationen und Kontakt 


Allgemeine Hinweise: 

1. Vor der Installation des Updates ALLRIS® 3.8.5 bitte alle vorhergehenden 

Updates und Servicepacks installieren. Der letzte Versionsstand war ALLRIS® 

3.8.4. Bitte beachten Sie die Hinweise zur Vorbereitung und zum Ablauf des 

Updates. 

2. Für den Download von Informationen und Dateien vom Support-Server der 

CC e-gov GmbH (http://www.cc-egov-online.de) verwenden Sie bitte die Ihnen 

übersandten Zugangsdaten. Falls Ihnen diese Zugangsdaten fehlen, senden 

Sie uns bitte eine E-Mail ( mailto:info@cc-egov.de ). 

3. Damit ALLRIS® 3.8.5 eingesetzt werden kann, ist eine Installation des 

ALLRIS® Client-Setups auf allen Arbeitsplätzen erforderlich. 

Wenn Sie bereits die vorige ALLRIS® Version 3.8.4 einsetzen und das Zusatzmodul 

"Dokumentensicherheit" nicht nutzen, sind keine Änderungen an 

den Clients erforderlich. 

ALLRIS® Installationen, die älter sind als Version 3.8.4, oder das Zusatzmodul 

"Dokumentensicherheit" benutzen, müssen durch das neue Clientsetup aktualisiert 

werden. Das neue Client-Setup enthält die Microsoft Visual C++ 2008 Redistributable 

Packages und die Microsoft .net Runtime 2.0 sowie weitere neue Komponenten 

für ALLRIS® 3.8.5. 

4. Das neue Client-Setup ist über den Downloadbereich auf dem Supportserver 

verfügbar. Das Client-Setup kann manuell oder automatisiert durchgeführt 

werden – das vom Client-Setup verwendete Skript finden Sie nach der Installation 

des Updates im ALLRIS- Ordner unter 

\ALLRIS\releasenotes\3850000\Client-Setup.iss. 

5. Falls das ALLRIS® Client Setup aktualisiert werden muss, kann dies automatisiert 

erfolgen. Für eine zügige und effektive Bereitstellung des Setups an den 

Clients empfehlen wir den Einsatz einer Lösung zur Software-Verteilung. Am 

Markt können Sie dazu auf eine Reihe von Lösung zurückgreifen – wir dürfen 

beispielhaft die Lösung RunAS (http://www.robotronic.de/runasspc.html ) 

anführen. 

6. Die Version ALLRIS® 3.8.2 brachte viele Neuerungen bei der Erstellung von 

Dokumenten, deren Einsatz eine Anpassung einzelner Dokumentenvorlagen 

erforderlich macht. Das Setup kopiert einen Satz von Mustervorlagen in das 

Verzeichnis \ALLRIS\DOT\Beispiel\. 

Alle Dokumentenvorlagen liegen für Microsoft Word und OpenOffice vor. Zu 

jeder Dokumentenvorlage existiert eine Grafik mit den dazu passenden 

Stammdateneinstellungen. Das Ergebnis der entsprechenden Einstellungen 

finden Sie zudem in einem gleichnamigen Dokument als PDF – Sie können so 

vorab schon einmal sehen, welche Veränderungen die neuen Dokumentvorlagen 

bringen. 


7. Die Makrobibliothek allris.dot zur Integration von Microsoft Word ist mit einem 

Zertifikat signiert. Nachdem das Zertifikat in die Liste der vertrauenswürdigen 

Zertifikate aufgenommen wurde, können die Makros zur Office-Integration mit 

der Sicherheitsstufe ‚Hoch’ ausgeführt werden. Das Zertifikat wird durch das 

ALLRIS Client-Setup automatisch installiert und in die Liste der vertrauungswürdigen 

Zertifikate aufgenommen. Für eine manuelle Installation liegt das 

Zertifikat unter \ALLRIS\modules\cert_cc_egov_gmbh.cer bereit. Der digitale 

Fingerabdruck des Zertifikates lautet: 

0a f9 1f a5 97 8b 95 29 52 40 0b a8 59 92 51 7f 30 78 57 

31. 

8. Das ALLRIS® Hilfesystem ist inhaltlich und technologisch komplett neu gestaltet. 

Durch die Installation von Microsoft Sicherheitsupdates (Securityupdate 

896358, bzw. Securityupdate 840315 oder Microsoft Windows Server 2003 

Service Pack 1 (SP1)) wird die Anzeige der ALLRIS® Hilfe von einer Netzwerkfreigabe 

verhindert und es erscheint die Fehlermeldung: Aktion abgebrochen. 

Internet Explorer konnte keine Verbindung zu der angeforderten Webseite 

herstellen. Möglicherweise ist sie vorübergehend nicht verfügbar. In diesem 

Fall folgen Sie den Hinweisen unter 

http://support.microsoft.com/?scid=kb%3Ben-us%3B896054&x=10&y=12, um 

das Anzeigeproblem der ALLRIS® Hilfe zu beheben. 

9. Die ALLRIS® Officeintegration funktioniert mit Microsoft Office 2000, 

Office XP, Office 2003 und Office 2007, Office 2010 (32 Bit Variante), sowie 

Open Office Version 3.3. Einige Funktionen wie z.B. die Vorlagenerstellung 

mit SmartDoc Technik sind nur mit modernen Office-Versionen (ab Microsoft 

Office 2003 verfügbar). Für alle benutzten Officepakete müssen die aktuellen 

Servicepacks des Herstellers installiert sein. Die 64-Bit Variante von Microsoft 

Office 2010 wird auch in den kommenden ALLRIS® Versionen nicht unterstützt 

werden. 

10. Der Konvertierungsdienst CC DCS liegt in der Version 3.1 vor und muss für 

den Einsatz von ALLRIS® 3.8.5 ebenfalls aktualisiert werden. Weitere Informationen 

zur Aktualisierung des Konvertierungsdienstes finden Sie hier. 

Mit dem Konvertierungsdienst CC DCS erfolgt das Konvertieren der Dokumente 

vollautomatisch an einem zentralen Server. CC DCS konvertiert alle 

Dokumente in das HTML- Format und zusätzlich in das PDF- Format. Auch 

die Dateianlagen zu den Dokumenten (Anlagen zu Sitzungsvorlagen und Niederschriften) 

werden in das PDF-Format konvertiert. Am Arbeitsplatz der 

Sachbearbeiter können also die Office- Versionen der Dokumente als Anlagen 

hinzugefügt werden – in ALLRIS® net erscheinen die Dokumente (zusätzlich) 

als PDF- Dateien. 

11. Zur Administration von ALLRIS® gibt es das ALLRIS® Toolkit. Mit Hilfe des 

ALLRIS® Toolkits können z. B. Konfigurationsparameter verwaltet werden. 

Für das reibungslose Zusammenspiel mit ALLRIS, muss das Toolkit in der 

Version 3.8.5 eingesetzt werden. Die Toolkit Version wird beim Programmstart 

auf dem ersten Register unterhalb des Logos angezeigt. 


Abbildung 1 ALLRIS Toolkit - Anzeige der Version 

Falls Sie noch eine ältere Version des ALLRIS Toolkits einsetzen, aktualisieren 

Sie diese unbedingt. Das Toolkit erhalten Sie ebenfalls über den Downloadbereich 

unseres Supportservers. Beachten Sie bitte die Sicherheitshinweise 

zur Installation des ALLRIS Toolkit. 

12. Das Datenbankpasswort für eine neue ALLRIS® Installation muss ab Version 

3.8.3 den folgenden Anforderungen genügen: 

a. Das Passwort muss mindestens 6 Zeichen lang sein. 

b. Die Begriffe ALLRIS, CC-egov oder egov dürfen im Passwort nicht vorkommen. 

c. Die Verwendung von gemischter Groß/Kleinschreibung und Ziffern im Datenbankpasswort 

erhöht die Sicherheit und wird daher ebenfalls empfohlen. 

d. Das Datenbankpasswort einer bestehenden ALLRIS® Installation wird 

nicht verändert. Wir empfehlen das Datenbankpasswort bei bereits bestehenden 

Installationen manuell zu ändern und nach den obigen Kriterien sicher 

zu gestalten. 

13. ALLRIS® net bietet Ihnen die komfortable Möglichkeit, auch die Niederschriften 

aus der Zeit vor dem Einsatz von ALLRIS® in das Verfahren zu importieren. 

Die Niederschriften unterliegen dann Ihren in ALLRIS® vergebenen Zugriffsrechten 

für die Mitarbeiter des Hauses und für die Mitglieder der politischen 

Gremien. Stellen Sie uns diese Niederschriften im Dateiformat (DOC- 

Format) zur Verfügung – wir unterbreiten Ihnen gern kostenlos und unverbindlich 

ein Angebot zum Import. 

14. Für eine schnelle Unterstützung bei Rückfragen stellen wir unseren Kunden 

eine Fernwartung mit den Verfahren „Netviewer“ bzw. „Fastviewer“ zur Verfügung. 

Damit wird ermöglicht, den Bildschirm Ihres Arbeitsplatzes zu übertragen 

- eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit für einen Support. 

Die Fernwartung kann aus dem Hilfe-Menü von ALLRIS® gestartet werden. 

Alternativ finden Sie den Download der entsprechenden Teilnehmerdatei auf 

der Seite www.cc-egov.de unter „Support“; Anmeldedaten sind zum Download 

nicht erforderlich. 


15. Das Installationsskript des Setups liegt zur Unterstützung der Anwender, die 

Verteilungssoftware einsetzen, bei. Das Installationsskript befindet sich nach 

dem ALLRIS Setup unter Allris\releasenotes\3850000\3850000.iss. (Inno 

Setup Script – Inno Setup Compiler 4.0.9) 

16. Anwender von OpenOffice erfragen bitte vor dem Beginn aller Arbeiten den 

genauen Ablauf für ein Update. ALLRIS® 3.8.5 unterstützt nur noch OpenOffice 

3.3. Die beigefügten Muster von Dokumentvorlagen für Open Office sind 

den neuen Anforderungen an die Erstellung von Dokumenten mit OpenOffice 

angepasst. Die in Ihrem Haus verwendeten Dokumentvorlagen sind ebenfalls 

anzupassen. Bitte sprechen Sie den zeitlichen Ablauf mit Ihrem Ansprechpartner 

im Consulting ab. 


Ablauf ALLRIS® Update 

� Vor dem Update auf ALLRIS® 3.8.5 müssen alle älteren Updates und Servicepacks 

(bis einschließlich ALLRIS® 3.8.4) angewendet werden. Diese Versionen 

finden Sie auf dem Support-Server unter der Adresse www.cc-egovonline.de 

. 

� Damit alle Funktionen von ALLRIS® genutzt werden können, muss das 

ALLRIS® Clientsetup mindestens in der Version 3.8.4 auf allen Arbeitsplätzen 

installiert sein. Falls dies nicht der Fall ist, installieren sie zunächst das 

ALLRIS® Clientsetup (siehe weiter TODO). Falls das ALLRIS® Clientsetup 

3.8.4 bereits installiert ist, können Sie mit der ALLRIS Installation fortfahren. 

� Führen sie eine Sicherung der folgenden Verzeichnisse durch: 

o Dokumentenverzeichnis (DOC) 

o Dokumentenvorlagenverzeichnis (DOT) 

o Programmverzeichnis (Verzeichnis \ALLRIS und ALLRIS\modules 

� Sichern Sie die ALLRIS- Datenbank, sowie die ALLRIS Echo Datenbank. 

� Alle ALLRIS® - Benutzer im Hause müssen die ALLRIS® Anwendung beenden. 

Tipp für Systemverwaltung: Über den Aufruf: Systemsteuerung- 

Verwaltung-Computerverwaltung-Freigegebene Ordner-Geöffnete Dateien 

können Sie überprüfen, ob noch Kollegen in ALLRIS® arbeiten. Dies gilt jedoch 

nicht, für die Benutzer des Amtsinformationssystems. 

� Nach dem ALLRIS® Setup müssen alle Sitzungsdienstanwender eine Aktualisierung 

der Office-Integration am Arbeitsplatz durchführen. Hinweise zur Aktualisierung 

der Office Integration finden Sie hier. 

� Wenn Sie zum Ablauf der Installation oder zur empfohlenen Datensicherung 

Fragen haben, wenden Sie sich bitte vor Beginn der Installationsarbeiten an 

uns – wir stehen Ihnen mit „Rat und Tat“ zur Seite. 


Ausführen der ALLRIS_Upd385.exe 

Weiter 

Allris Programmordner über Durchsuchen … auswählen: 

(Verzeichnis in dem die ALLRIS.exe liegt. ) 

Nach der Auswahl des Allris Verzeichnis -> Weiter 


Vollständige Installation wählen 

Weiter 

Dieses Häkchen bewirkt, dass der Datenbankassistent zum Abschluss der Installation 

automatisch gestartet wird. 

Weiter 


Installieren 

Die Programmdateien werden aktualisiert. 

Nach Durchlauf startet der Datenbank Assistent 

Weiter 


Datenquellenname ris steht für die Verbindung zur ALLRIS® - Produktionsdatenbank. 

Datenbank Benutzer und kundenindividuelles Passwort eingeben -> 

Weiter 

Wählen Sie ihr Datenbankmanagementsystem. Im Beispiel steht die Auswahl 

für Microsoft SQL Server ab der Version 7 bis zur aktuellen Version (2008) 


HIER KEINE KONTROLLKÄSTCHEN ANHAKEN! 

Die Skripte werden durch Betätigen der Schaltfläche WEITER automatisch 

ausgeführt und. abgehakt 

Das Script sollte ohne Meldungen durchlaufen. Werden Fehler gemeldet, bitte 

diese protokollieren. Im Regelfall sind alle Kästchen abgehakt und die Schaltfläche 

„Schliessen“ ist aktiv. 


Fertigstellen 

� Das Update für ALLRIS Sitzungsdienst auf Version 3.8.5 ist nun fertig. 

Aktualisierung der Office-Integration am Arbeitsplatz 

Bitte informieren Sie die Sachbearbeiter, dass sie nach dem Update am Server einmalig 

den Befehl unter „ALLRIS®�Hilfe �Aktualisieren der Office-Integration am 

Arbeitsplatz“ ausführen. Diesen Schritt können Sie selbstverständlich auch bei der 

erstmaligen Installation der Clients erledigen. 

Abbildung 2 Aktualisierung der Office Integration am Arbeitsplatz 

Bei Benutzern, die nur ALLRIS® net am Arbeitsplatz haben, gibt es einen vergleichbaren 

Aufruf im Menü „Systemwartung“ in ALLRIS® net. Nutzen Sie dazu bitte beim 

Update von ALLRIS® net die aktuellen Konfigurationsdateien bzw. ergänzen Sie bei 

Bedarf das Menü im Amtsinformationssystem. 


Update Echo-Datenbank Allrisecho 

� Durch die Installation des Updates befindet sich nun unterhalb von C:\Allris\sql 

ein neuer Ordner je Update. In diesen Ordner befindet sich die Datei SQLClient.exe. 

Diese nun erneut aufrufen. 

Es wird der eben schon benutzte Datenbank-Assistent gestartet. Es sind die 

identischen Schritte auszuführen mit der Ausnahme, dass als Datenquelle die 

ODBC Verbindung auszuwählen ist, welche die Allrisecho Datenbank anspricht. 


Nachdem auch hier alle SQL Befehle abgearbeitet wurden, hat auch die 

Allrisecho Datenbank den neuen Programmstand. 


ALLRIS® net Update im Intranet 

Sichern Sie zunächst den Ordner (z. B. Allrisnet) der Installation von ALLRIS® net: 

� Die entpackten ALLRIS net Downloads haben jeweils einen Unterordner riswww 

bzw. beim Einsatz des Webclients den Unterordner webclient. 

� Für das Update sind nur die Ordner riswww und webclient relevant. Bitte beachten 

Sie ggfls. die weiteren Release Notes zu ALLRIS® net 

� Der Ordner riswww_conf ist nur für eine Komplettinstallation bzw. Neuinstallation 

erforderlich. 

Den Inhalt der unterhalb von riswww und webclient befindlichen Ordner „ai“ 

in das bestehende Verzeichnis 

Allrisnet\ai 

kopieren und vorhandene Dateien überschreiben. 

Den Inhalt des Ordners ai_ri_bi in alle drei Verzeichnisse 

Allrisnet\ai, Allrisnet\bi und Allrisnet\ri 


WICHTIG: Es werden dabei nur Systemdateien ausgetauscht, die Konfigurationsdateien 

mit ihren individuellen Einstellungen bleiben erhalten. 


CC DRS 

� Den Windows - Dienst Allris DRS am Server beenden 

� DRS Installationsverzeichnis sichern 

� Dateien der Update Ordner DRS Admin Console bzw. DRS Update (Server) 


� Die nachfolgenden Passwortverschlüsselungen müssen nur bei einem DRS 

Update vor Version 2.3.0 vorgenommen werden. Sind bereits DRS Versionen 

2.3.0 – 2.3.6 installiert, ist die Passwortneuverschlüsselung nicht erforderlich 

� Datei drsServer.properties unter DRS\Server\conf oder DRS\conf mit einem 

Editor öffnen 

Verschlüsselte Einträge unter admin.pwd und encryption.key löschen und 

neues Passwort zum Start der Admin Console unter admin.pwd im Klartext 

eintragen. 

� Windows - Dienst Allris DRS starten 

Dadurch wird das im Klartext eingetragene Passwort in der Datei 

drsServer.properties neu verschlüsselt. 

� Admin-Konsole starten und mit dem neuen Passwort anmelden. 

� In den Aufgaben Dokumenten- und Datenbankreplikation müssen Namen und 

Kennwort des Allris Users neu verschlüsselt werden. 


� In den Reiter Konfiguration wechseln und Schaltfläche Laden auswählen. 

� Optionen -> Verschlüsselung � den Benutzernamen des Datenbankuser Allris 

eingeben. Verschlüsselter Username wird in die Zwischenablage kopiert. Diesen 

dann im Task Dokumentenreplikation unter dbUserId und im Task der Datenbankreplikation 

unter, sourcedbUserId und echodbUserId einfügen 

Sollten Sie einen eigenen User für die ALLRIS Echo Datenbank gewählt 

haben, müssen Sie den Wert echodbuserid erneut verschlüsseln. 


� Optionen -> Verschlüsselung -> Passwort des Datenbankusers eingeben 

Verschlüsseltes Passwort wird in die Zwischenablage kopiert. Diesen dann unter 

dbPassw, sourceDbPasswd und echoDbPasswd einfügen (jeweils eine Zeile tiefer). 

� Schaltfläche Senden wählen (speichert und sendet die Änderungen zum DRS 

Server) 

� Reiter Allgemein -> Neustart auswählen 


CC DCS Installation 

� Den Windows - Dienst ALLRIS Anbindung für DCS am Server beenden 

� CC DCS Dokumentenkonvertierung beenden 

� Notieren der Nutzer (Anmelden als) die diese Dienste starten 

� Über Systemsteuerung -> Software CC DCS 3.0 deinstallieren 

� Löschen aller Ordnerinhalte, die durch die Deinstallation nicht entfernt wurden 

� Konvertierungsdienst in der Version CC DCS 3.1 installieren 

� Die Installation des Updates CC DCS 3.1 erfordert eine Microsoft .NET Runtime 

Installation mit Version 2.0 mit Servicepack 2. Diese ist bei aktuellen 

Windows Systemen bereits vorinstalliert und kann bei Bedarf hier 

http://www.microsoft.com/downloads/de-de/details.aspx?FamilyID=0856eacb- 

4362-4b0d-8edd-aab15c5e04f5 heruntergeladen werden. 

� Beim Einsatz von CC DCS auf Windows 7 und Windows Server 2008 muss für 

das Programm C:\Programme\CC e-gov GmbH\DCS\DCSService.exe eine 

Ausnahme von der Data ExecutionPrevention (DEP) eingerichtet werden. 

Dies erfolgt im Dialog Systemeigenschaften-> Register Erweitert -> Systemleistung 

Einstellungen-> Register Datenausführungsverhinderung. Weitere 

Hintergrundinformationen zur DEP finden sie hier 

http://support.microsoft.com/kb/875352 . 


Weiter 

Weiter 

Programmverzeichnis auswählen – Standardmäßig wird der CC DCS unter 

C:\Programme\CC e-gov GmbH\DCS installiert 

Weiter 


Arbeitsverzeichnis auswählen (z. B. Kundenname). Der DCS 3.1 ist mandantenfähig 

und kann die Konvertierung für mehrere Installationen auf einem Rechner 

durchführen. 

Der Ordner Allris mit seinen Unterordnern Failure, In, Out und Work wird jetzt 

unterhalb des jeweiligen Mandanten angelegt. 

Weiter 


Der Windows - Dienst „ALLRIS Anbindung für DCS“ kann durch einen neuen 

DRS Task ersetzt werden. Sprechen Sie bitte dazu ihren Consulter an. Wir 

empfehlen die Umstellung des Anbindungsdienstes auf die neue Arbeitsweise 

mit Nutzung des CC DRS. 

Weiter 

Installieren 


Sollten Sie den ALLRIS ® Anbindungsdienst installiert haben, nehmen Sie wie gewohnt 

die Einstellungen zum Dokumentenverzeichnis, der Datenbank und der Dateiformate 

vor. Wenn Sie den DCS auf demselben Rechner neu installieren werden 

die in der Registrierung gespeicherten Werte angezeigt, ggfls. anpassen. ALLRIS ® 

Dokumentenverzeichnis und Datenbankzugriff TEST (en) und anschließend Speichern 

wählen 

� Den Dienst ALLRIS Anbindung für DCS mit dem alten Benutzer anmelden, die 

Startart auf Automatisch stellen und Starten 

� CC DCS Dokumentenkonvertierung 3.0 mit dem „alten“ Benutzer anmelden 

und Startart auf Automatisch stellen und Starten 

� Bei der Nutzung des ALLRIS Anbindung für DCS können Sie den Konvertierungsintervall 

bei Bedarf noch verkürzen. Öffnen Sie dazu die Datei AllrisDCS.ini 

im Programmverzeichnis des CCDCS im Unterordner Allris 


Standardmäßig steht dieses Intervall auf 15 Sekunden, diesen Wert können 

Sie auf die eigenen Belange anpassen. 

Installation von ALLRIS® Sitzungsgeld 3.8.5 

1. Systemvoraussetzungen: JRE 1.6 oder höher; 

ALLRIS® Sitzungsdienst in der aktuellen Version 3.8.5 

2. Beenden Sie alle offenen ALLRIS® Sitzungsgeld- Instanzen 

3. Entpacken Sie das Archiv ALLRISSG3.8.5_update.zip in 

das bisherige SG-Verzeichnis 

4. Bei einer Neuinstallation von ALLRIS Sitzungsgeld müssen in der ALLRIS.ini 

die folgenden Einstellungen ergänzt werden. 

DB_DRIVER := "Typ des ALLRIS Datenbankservers"; 

DB_PORT := "1433"; 

DB_SERVER := "Name des ALLRIS Datenbankservers"; 

DB_DATABASE_NAME := "Name der ALLRIS Datenbank"; 

Für den Wert DB_DRIVER muss je nach eingesetztem Datenbankserver einer 

der folgenden Werte eingesetzt werden: 

sqlserver7 

sqlserver2000 

sqlserver2005 

sybase 

oracle 

oracleClustered 

mysql 

mysql4 


mysql5 

informix 


Neuerungen in ALLRIS®: 

Allgemeine Änderungen 

Neue Gliederungen im Menü Stammdaten 

Die umfangreichen Erweiterungen der letzten Jahre in den Stammdaten machen eine 

Neugliederung des Menüs für Stammdaten erforderlich. Alle Menüeinträge werden 

gemäß ihrer Funktion in Untermenüs aufgegliedert. 

Die vollständige Menüstruktur mit Fensternummern lautet 

Stammdaten Organisation 

Person 

Sitzung 

Vorlage 

Dokumente 

Fachbereich W403 

Rat W419 

Fraktion W415 

Gremium W417 

Art der Mitarbeit W427 

Sitzungsteilnehmer W425 

Pressevertreter W421 

Schriftführer W423 

Sonstige Personen W489 

Teilnehmergruppen W485 

Anrede W473 

Konfession W493 

Familienstand W495 

Sitzungsanlass W413 

Standard TOP W409 

Beschlussbuch W405 

Versandart W479 

Dokumentensatz W487 

Vorlage-Art W401 

Vorlage-Gruppe W407 

Beratungsfolge Zuständigkeit W477 

Sitzung-Dokumente W462 

Niederschrift-Dokumente W463 

Vorlage-Dokumente W461 

Sitzungsgeld (nicht sichtbar, wenn SG 4 eingesetzt 

wird) 

Sitzungsgeld Parlament W444 

Sitzungsgeld Gremium W454 

Sitzungsgeld Fraktion W448 

Sitzungsgeld Sitzungsteilnehmer W446 


Sonstiges 

Zielkatalog für das Verwaltungshandeln 

Termine W481 

Terminarten W483 

Räume W433 

Ressourcen W435 

Definition eines Kataloges von Zielen 

Mit der Version 3.8.5 kann ein Katalog von Zielen definiert werden. Dies erfolgt im 

Dialog Stammdaten � Organisation � Ziele (W536) - zur Visualisierung der Ziele 

dient eine Baumstruktur. Der Zielkatalog wird automatisch nummeriert, Ziele lassen 

sich auf komfortable Weise innerhalb des Kataloges verschieben. 

Abbildung 3 Stammdaten - Organisation - Ziele (W536) 

Falls nicht mit Zielen gearbeitet werden soll, kann im ALLRIS Toolkit über den Konfigurationsparameter 

„Geschäftsobjekt Ziel aktiv?“ (Lfdnr=242) das Geschäftsobjekt 

„Ziel“ komplett deaktiviert werden - alle Dialoge und Bedienelemente, die sich mit 

den Zielen beschäftigen sind dann unsichtbar. 

Standardmäßig ist die Arbeit mit Zielen aktiviert. 

Sitzungsvorlagen mit Zielen verknüpfen 

Sitzungsvorlagen, die dem Erreichen eines definierten Ziels dienen, können mit Zielen 

verknüpft werden. Dies erfolgt im neuen Register „Ziele“ innerhalb des Dialoges 


Vorlage� Grunddaten (W302). 

Abbildung 4 Ziele einer Sitzungsvorlage zuordnen 

Die Verknüpfungen von Zielen und Sitzungsvorlagen verbessert die Dokumentation 

des Verwaltungshandelns und bietet verbesserte Recherchemöglichkeiten. Es lassen 

sich auf einfache Weise alle Sitzungsvorlagen suchen, die mit einem Ziel verknüpft 

sind. Die zugeordneten Ziele sind in allen Dokumenten der Sitzungsvorlage druckbar. 

Zugeordnete Ziele drucken 

Die einer Sitzungsvorlage zugeordneten Ziele können in allen Dokumenten gedruckt 

werden. Im Dialog Stammdaten � Dokumente � Vorlagen (W461) lassen sich die 

druckbaren Attribute des Ziels für jede Vorlagenart getrennt einstellen. Wenn die zugeordneten 

Ziele mit den Vorlagendokumenten gedruckt werden, so müssen neben 

den Einstellungen im Dialog W461 die Dokumentenvorlagen angepasst werden. Zum 

Drucken der Ziele dient der Autotext „ATE_ZI“ – dieser wird beim Drucken an die 

Textmarke „Ziel“ engesetzt. 

Hinweise zur Anpassung der Dokumentenvorlagen und zum Umgang mit Autotexten 

finden sich in der ALLRIS Hilfe unter „Teil 2 – Bearbeitung von Dokumentenvorlagen 

� Dokumentenerstellung in ALLRIS � Hinweise zur Bearbeitung von Autotexten“. 


Sitzungsvorlagen anhand von Zielen suchen 

Die einer Sitzungsvorlage zugeordneten Ziele können als Suchkriterium fungieren. 

Im Dialog Vorgang � Suchen � Vorlage (W013) kann als Suchkriterium ein Ziel aus 

dem Zielkatalog gewählt werden. Die Suche findet dann alle Sitzungsvorlagen, die 

mit dem gesuchten Ziel verknüpft sind. 

Bearbeitung von Sitzungsvorlagen 

Schreibrecht an Sitzungsvorlagen in Abhängigkeit vom Vorlagenstatus 

Die Erstellung von Sitzungsvorlagen und deren anschließende Freigabe ist oft ein 

mehrstufiger Prozess, an den mehrere Personen beteiligt sind. Zur besseren Abbildung 

des Freigabeprozesses lassen sich die Bearbeitungsmöglichkeiten der Sitzungsvorlage 

jetzt in Abhängigkeit vom Vorlagenstatus festlegen. 

Ein Benutzer kann nur die Inhalte der Sitzungsvorlage verändern, solange er auch 

das Recht besitzt, den aktuell höchsten Status der Vorlage zu setzen. Beispielsweise 

besitzt der Vorlagenersteller die Berechtigung, den Vorlagenstatus „Grunddaten erfasst“ 

und „Beratungsfolge erfasst“ zu setzen. Danach wird die Vorlage per Workflow 

an den Amtsleiter weitegereicht. Der Amtsleiter setzt den Vorlagenstatus „Vorlage 

vorläufig freigegeben“. Der Vorlagenersteller kann ab diesem Zeitpunkt nur noch lesend 

auf die Inhalte der Vorlage zugreifen, da er keine Berechtigung zum Setzen des 

Vorlagenstatus „Vorlage vorläufig freigegeben“ besitzt. 

Um das Schreibrecht an Sitzungsvorlagen an den Vorlagenstatus zu koppeln, dient 

der Eintrag „Editierrecht für Vorlagen abhängig von Statusrechten“ (Lfdnr=185) im 

ALLRIS® Toolkit. Standardmäßig ist die Kopplung nicht aktiv und ALLRIS® wertet 

die Schreibrechte für Sitzungsvorlagen wie in den vorigen Versionen aus. 

Status von Sitzungsvorlagen frei konfigurierbar 

Die verschiedenen Statusangaben für Sitzungsvorlagen lassen sich in größerem 

Rahmen konfigurieren und an individuelle Bedürfnisse anpassen. Jeder Vorlagenstatus 

kann unsichtbar geschaltet werden, falls er nicht benötigt wird. Die Bezeichnung 

des Status ist anpassbar dergleichen die Informationstexte beim Setzen des Status. 

Bei einigen Dialogen wie z. B. „Vorlage vorläufig freigegeben“, „Vorlage freigegeben“ 

und „Vorlage abgeschlossen“ besteht die Möglichkeit, das Datum der Freigabe einzugeben. 

Mit Hilfe der Konfigurationseinstellungen kann die manuelle Datumseingabe 

ermöglicht werden und/oder als Pflichtfeld deklariert werden. 

Zur Anpassung des Vorlagenstatus dienen die kundenspezifischen Konfigurationsmöglichkeiten 

im Toolkit mit Lfdnr von 400 bis 454.: 


Dokumente zusammenstellen zur PDF Aktenmappe 

Persönliche Wasserzeichen, druckbare TOP-Nummer und Seitenzahlen 

Ab Version 3.8.4 besteht die Möglichkeit, die PDF Aktenmappe und die Einladung 

zur Sitzung mit einem persönlichen Wasserzeichen zu versehen. 

Abbildung 5 Beispiel zur Verwendung eines persönlichen Wasserzeichens beim Versand der Einladung 

In der Version 3.8.5 sind die Einsatzmöglichkeiten der Wasserzeichen stark erweitert. 

Bei der Zusammenstellung von Sitzungsdokumenten lassen sich die zu einem Dokument 

gehörende TOP-Nummer und die Seitenzahl in der Zusammenstellung in die 

PDF Aktenmappe übernehmen. 

Abbildung 6 Beispiel für Wasserzeichen TOP Nummer und Seitenzahl 


Die Einstellungen zu den Wasserzeichen erfolgt im Dialog Systemdaten � Wasserzeichen 

(W916). Für jedes Wasserzeichen wird die Position und die verwendete 

Schriftart, Farbe etc. festgelegt. Je nach Typ des Wasserzeichens stehen unterschiedliche 

Platzhalter zur Verfügung, die beim Druck des Wasserzeichens durch die 

konkreten Inhalte ersetzt werden. Die möglichen Platzhalter und den Einsatzzweck 

der verschiedenen Wasserzeichen listet die folgende Tabelle auf. 

Wasserzeichen für personalisierte Dokumente 

Zweck Dieses Wasserzeichen dient der persönlichen Kennzeichnung 

von Sitzungsunterlagen, der Name des Sitzungsteilnehmers 

wird dazu wie ein Stempel auf alle Seiten der Zusammenstellung 

gedruckt. 

Verwendung Zugriff auf PDF Aktenmappe über ALLRIS® net, 

Mögliche Platzhalter 

Versand der Einladung zur Sitzung per E-Mail. 

Vorname Vorname des Sitzungsteilnehmers 

Nachname 

Nachname des Sitzungsteilnehmers 

Datum Datum des Zugriffs auf die PDF Aktenmappe 

bzw. des Versandzeitpunktes der 

Einladung. 

Uhrzeit Uhrzeit des Zugriffs auf die PDF Aktenmappe 

bzw. des Versandzeitpunktes der 

Einladung. 

TOP-Nummer für Sitzungszusammenstellung 

Zweck In die Zusammenstellung können für jeden TOP die Dokumente 

der Sitzungsvorlage und deren Anlagen übernommen 

werden. Um bei umfangreichen Zusammenstellungen die 

Übersicht zu bewahren, lassen sich für alle Dokumente, die 

zu einer Sitzungsvorlage gehören, die TOP-Nummer in die 

rechte obere Ecke der Seite drucken. Der Bereich für die 

TOP-Nummer muss dabei so gewählt werden, das dieser 

frei von sonstigen Inhalten ist um unschöne Überdeckungen 

zu vermeiden. 

Verwendung PDF Aktenmappe 


TOP Nummer des Tagesordnungspunktes, zu 

dem das Vorlagendokument gehört. 

Text Betrefftext des Tagesordnungspunktes, 

zu dem das Vorlagendokument gehört. 

Voname Nummer der Vorlage. 


Seitenzahlen für Sitzungszusammenstellung 

Zweck In der PDF Aktenmappe werden unterschiedliche Dokumente 

gebündelt und neu zusammengestellt. Mit Hilfe des Wasserzeichens 

„Seitenzahlen für Sitzungszusammenstellung“ 

ist es möglich, alle Seiten der PDF Aktenmappe durchgehend 

und fortlaufend zu nummerieren. Es empfiehlt sich die 

Seitenzahlen mittig in der Fußzeile zu positionieren - der 

Bereich für die Seitenzahlen muss frei von sonstigen Inhalten 

sein, um unschöne Überdeckungen zu vermeiden. 

Verwendung PDF Aktenmappe, Versand der Einladung zur Sitzung per 


E-Mail, Zusammenstellung von Vorlagendokumenten 

Seite Seitennummer in Zusammenstellung. 

Seitenanzahl Gesamtanzahl der Seiten in Zusammenstellung. 


Office Integration 

Standardtexte für Standard TOPs 

Mit Hilfe der Standard TOPs kann man für jedes Gremium eine Rohfassung der Tagesordnung 

erstellen. Die Standard-Tagesordnungspunkte geben die stets wiederkehrenden 

Punkte jeder Tagesordnung – wie z. B. 

1. Eröffnung der Sitzung 

2. Genehmigung des Protokoll der Sitzung vom @SITZUNG-1 

(…) 

wieder und erleichtern so den Aufbau der Tagesordnung jeder Sitzung. 

Zu diesen Standard TOPs gibt es jetzt auch jeweils passende Standardtexte für 

Wortprotokoll und Beschluss - z. B.: 

1. Bürgermeisterin Schlagermann eröffnet die Sitzung, begrüßt alle Anwesenden und 

stellt die Ordnungsmäßigkeit der Einladung sowie die Anwesenheit und Beschlussfähigkeit 

des Rates der Stadt Norderlanden fest. 

2. Das Protokoll der Sitzung wird ohne Aussprache genehmigt. 

(…) 

Mit den Standardtexten für Standard TOPs ist eine wesentlich schnellere Protokollierung 

möglich. Die Standardtexte werden im Dialog Stammdaten � Sitzung � Standard-TOP 

(W410) verwaltet. 

Abbildung 7 Standardtexte vorgeben 


Datum der vorläufigen Freigabe einer Sitzungsvorlage als Seriendruckdatenfeld 

bereitstellen 

Das Datum, an dem der Vorlagenstatus „Vorlage vorläufig freigegeben“ gesetzt wird, 

steht jetzt als Seriendruckdatenfeld zur Verfügung und kann in allen Dokumenten 

der Vorlage benutzt werden. 

Hinweise zum Einfügen eines Seriendruckdatenfeldes finden sich in der ALLRIS Hilfe 

unter Bearbeitung von Dokumentenvorlagen � Dokumentenerstellung in ALLRIS � 

Dokumente Allgemein � Seriendruckfelder. 

Seriendruckdatenfeld entfernt 

Im nicht mehr genutzten Seriendruckdatenfeld wurden alle TOPs der Sitzung 

in Textform aufgelistet. Der Aufbau der Tagesordnungspunkte mittels Autotexten 

ist wesentlich flexibler und führt zu besseren Drucklayouts. Das veraltete Seriendruckdatenfeld 

steht ab ALLRIS Version 3.8.5 nicht mehr zur Verfügung. 

Im Normalfall sind keine zusätzlichen Aktionen notwendig. Sollte das Seriendruckdatenfeld 

noch in einzelnen Dokumentenvorlagen enthalten sein, muss es entfernt werden. 

Hinweise zum Einfügen eines Seriendruckdatenfeldes finden sich in der ALLRIS 

Hilfe unter Bearbeitung von Dokumentenvorlagen � Dokumentenerstellung in 

ALLRIS � Dokumente Allgemein � Seriendruckfelder. 

Verfasser automatisch an Zusatzinfo zu TOP anfügen 

Sobald eine Vorlage auf die Tagesordnung einer Sitzung genommen wird, kann 

ALLRIS® die Verfasser der Vorlage automatisch an den Text „Zusatzinfo des TOPs“ 

anhängen. Dies ließ sich über den Konfigurationsparameter im ALLRIS® Toolkit 

„Verfasser automatisch an TOP Zusatzinfo anhängen?“ (Lfdnr=161) bewerkstelligen. 

Nachteilig war, das immer alle drei Verfasser (falls vorhanden) übernommen wurden. 

Mit der Version 3.8.5 kann die Übernahme jetzt für jeden Verfasser getrennt eingestellt 

werden. Dies passiert über den Konfigurationsparameter „Verfasser 1 automatisch 

an TOP Zusatzinfo anhängen?“ (Lfdnr 245) für Verfasser 1, den Konfigurationsparameter 

„Verfasser 2 automatisch an TOP Zusatzinfo anhängen?“ (Lfdnr 246) für 

Verfasser 2 und den Konfigurationsparameter „Verfasser 3 automatisch an TOP Zusatzinfo 

anhängen?“ (Lfdnr 247) für Verfasser 3. 

Der alte Konfigurationswert „Verfasser automatisch an TOP Zusatzinfo anhängen?“ 

(Lfdnr=161) wird für die drei neuen Konfigurationsparameter übernommen. Die Einstellungen 

müssen nur geändert werden, wenn gezielt die Übernahme einzelner Verfasser 

an/ausgeschaltet werden sollen. 


Sonstige Änderungen 

Verbesserungen im Sitzungskalender 

Die Anzeige und Filtermöglichkeiten im Dialog Koordinierung � Sitzungskalender 

(W501) wurden verbessert. Rechts von der Sitzungsbezeichnung wird in einer separaten 

Spalte der höchste Status, den die Sitzung erreicht hat, angezeigt. 

Im unteren Bereich des Dialoges kann über die Auswahlbox ‚Status’ ein Filter gesetzt 

werden. Im Kalender werden dann nur Sitzungen angezeigt, bei denen der Status 

gesetzt ist. Zusätzlich bietet die Auswahlbox auch die Möglichkeit nur Sitzungen anzuzeigen, 

bei denen ein Status nicht gesetzt ist filtert so alle Sitzungen, bei denen 

noch etwas zu tun ist. 

Abbildung 8 Sitzungskalender (W501) mit besseren Filtermöglichkeiten 

Längere Dezernatsbezeichnung 

Die Textfelder zur Erfassung von Dezernaten sind mit der Version 3.8.5 auf 250 Zeichen 

vergrößert und bieten Platz für überlange Dezernatsbezeichnungen. 

Längere Telefonnummern 

Die Textfelder zur Erfassung von Telefonnummern der Sitzungsteilnehmer waren bei 

komplexen Telefonanlagen nicht lang genug. Mit der Version 3.8.5 sind die Eingabefelder 

für Telefonnummern auf 40 Zeichen vergrößert. 

Längere E-Mail-Adressen 

Die Textfelder zur Erfassung von E-Mail-Adressen waren nicht lang genug. Mit der 

Version 3.8.5 sind die Eingabefelder auf 100 Zeichen vergrößert. 


Einladung der Sitzung in Papierform erzeugt ein PDF- Dokument für alle 

Sitzungsteilnehmer 

ALLRIS® unterstützt den Versand der Einladung und ermöglicht, die Sitzungsteilnehmer 

in Papierform und / oder per E-Mail einzuladen. 

Abbildung 9 Einladung zur Sitzung versenden 

Für jeden Sitzungsteilnehmer, der die Einladung in Papierform wünscht, wird eine 

individuelle Einladung erzeugt und im SPOOL Verzeichnis von ALLRIS® gespeichert. 

Um die Einladung auf den Weg zu bringen, musste dann für jeden Sitzungsteilnehmer 

ein Dokument ausgedruckt werden. 

Mit der Version 3.8.5 wird ein PDF Dokument erstellt, das die Einladungen für alle 

Sitzungsteilnehmer enthält, die die Einladung in Papierform wünschen. Dadurch ist 

der Druckvorgang erheblich vereinfacht. 


Einladung per E-Mail versenden: Bestätigungsmail über Versand 

Bei der Nutzung der Funktion „Einladung per E-Mail versenden“ kann der auslösende 

Sachbearbeiter eine Bestätigungsmail erhalten. Die Option kann im Dialog Systemeinstellungen� 

E-Mail Versand (W915) aktiviert werden. 

Abbildung 10 Einstellungen zum E-Mail Versand (W915) 

Diese Option ist vor allem sinnvoll, wenn mit dem Serverbasiertem Mailversand gearbeitet 

wird, da die versendeten E-Mails nicht im „Gesendet“ Ordner des E-Mail- 

Verfahrens (z. B. MS Outlook) beim Sachbearbeiter) auftauchen. 

Zu beachten: 

Die Bestätigungsmail ist nur eine Rückmeldung über den erfolgreichen Versand. Man 

kann daraus nicht ersehen, ob die E-Mails mit der Einladung alle Empfänger erreicht 

haben. Die Abforderung einer Lesebestätigung von jedem Empfänger kann ggf. in 

Ihrem Mail-Verfahren aktiviert werden. 

Auflisten von deaktivierten ALLRIS Sachbearbeitern 

Bei Sachbearbeitern, die nur mit ALLRIS net arbeiten wird häufig das ALLRIS Benutzerkonto 

deaktiviert. Dann kann der Sachbearbeiter sich in ALLRIS net anmelden, 

aber nicht mehr in ALLRIS Sitzungsdienst 


Zusätzlich wurden deaktivierte Sachbearbeiter nicht mehr zur Auswahl angeboten. 

Dies führte jedoch zu Problemen, so war es z. B. nicht mehr möglich, im ALLRIS® 

Sitzungsdienst per Workflow eine Aufgabe an einen Sachbearbeiter mit deaktiviertem 

Benutzerkonto zu senden, da der deaktivierte Sachbearbeiter nicht zur Auswahl 

stand. 

Mit Version 3.8.5 werden in allen Auswahllisten auch Sachbearbeiter mit deaktiviertem 

Konto aufgelistet, diese werden mit einem Trennstrich von den aktiven Sachbearbeitern 

abgegrenzt. 

Bei Beschlussverfolgung Auswahl eines Sachbearbeiters erzwingen 

Beim Start der Beschlussverfolgung musste bisher nur ein zuständiger Fachbereich 

ausgewählt werden. Mit der Konfigurationseinstellung „Auswahl des Sachbearbeiters 

bei strukturierter Beschlussverfolgung als Pflichtfeld“ (Lfdnr=244) wird die Auswahl 

eines zuständigen Sachbearbeiters ebenfalls verpflichtend. 

Abbildung 11 Beschlussverfolgung starten (W117) 


Vorbelegung für druckbares Dokument 

Beim Bearbeiten der Einladung einer Sitzung im Dialog Sitzung� Einladung (W106) 

kann die Vorbelegung für zu erstellende Dokument frei gewählt werden. 

Standardmäßig wird das Dokument Einladung erstellt. Über den Parameter im 

ALLRIS® Toolkit „Standarddokument in Dialog Sitzung-Einladung (W106)“ 

(Lfdnr=243) können die anderen Dokumente als Standarddokument festgelegt werden. 

Abbildung 12 Standarddokument in Sitzung - Einladung (W106) 

Standarddokument Wert für Konfigurationsparameter 

Einladung Serienbrief 1 

Einladung Kopiervorlage 2 

Verteiler 3 

Zustellverteiler 4 

Überschreiben der Tagesordnung verhindern 

Bei einer neuen Sitzung kann mittels der Funktion „Tagesordnung - Vorschlag“ im 

Dialog Sitzung� Tagesordnung (W110) auf Basis der Standardtops ein erster 

Vorschlag für die Tagesordnung erstellt werden. Wenn die Sitzung bereits eine 

Tagesordnung besitzt, so wird die Vorschlagsfunktion erst nach einer 

Sicherheitsabfrage ausgeführt. 

Abbildung 13 Sicherheitsabfrage Tagesordnung - Vorschlag 

Trotzdem konnt es durch Unaufmerksamkeit dazu kommen, daß bereits erfolgte, 

manuelle Änderungen an der Tagesordnung durch die Vorschlagsfunktion 

überschrieben werden. Um dies zu verhindern, wird mit der ALLRIS Version 3.8.5 die 

Funktion „Tagesordnung - Vorschlag“ deaktiviert, sobald die Sitzung den Status 

„Tagesordnung erstellt“ oder „Einladung erstellt“ erreicht. 


Sitzung periodisch planen 

Für Gremien, die z.B. einmal im Monat tagen, lassen sich im Sitzungskalender mit 

der Funktion „Periodisch“ alle Sitzungen in einem Durchgang anlegen. 

Abbildung 14 Sitzungen periodisch planen 

Dies geschieht mit Hilfe des Dialoges Koordinierung� 

Sitzungskalender�Periodisch�Sitzung periodisch planen (W506). Der Dialog 

„Sitzung periodisch planen“ (W506) verhielt sich in Details anders als der Dialog 

Vorgang� Sitzung neu (W101) 

- Standardmäßig wird für eine neue Sitzung der Öffentlichkeitsstatus „Gemischt“ 

vorgeschlagen 

- Eine Änderung des Öffentlichkeitsstatus führt zum Wechsel des WWW-Status 

- Wenn der Konfigurationsparameter „Öffentlichkeitsstatus ausblenden“ 

(Lfdnr=11) auf „Ja“ steht, dann werden die Bedienelemente für den 

Öffentlichkeitsstatus nicht mehr in W506 angezeigt 

- Die Erstellungsfristen zur Niederschrift können auch im Dialog W506 erfasst 

werden 

- Manuelle Änderungen am Betrefftext der Sitzung gehen nicht mehr verloren, 

wenn z.B. das Gremium im Dialog W506 wechselt 


Fehlerkorrekturen in ALLRIS® 

Office Integration 

Protokollierung von vorherigen Niederschriften, zukünftige Sitzungen 

ignorieren 

In viele Sitzungsdokumente kann man Bestandteile aus vorherigen Niederschriften 

übernehmen. Dies geschieht im Dialog Stammdaten� Dokumente� Sitzungsdokumente 

(W462). 

Wenn z. B. für eine Sitzung am 17.03. die Einladung erstellt wurde und in der Einladung 

sind Bestandteile aus vorherigen Niederschriften eingeblendet, so wurden irrtümlicherweise 

auch die Inhalte der Niederschriften eingeblendet, die nach dem 

17.03 stattfanden. 

Drucken der Anwesenheitsliste ignoriert Einstellungen zu Berechtigung 

der Sitzungsteilnehmer 

Im Dialog Stammdaten� Dokumente� Sitzungsdokumente� Anwesenheit (W462) 

lässt sich einstellen, welche Berechtigung ein Sitzungsteilnehmer aufweisen muss, 

damit er beim Erstellen der Anwesenheitsliste gedruckt wird. 

Abbildung 15 Anwesenheit - Teilnehmer anhand der Berechtigung drucken 

In den vorherigen Versionen wurden die Einstellungen nicht berücksichtigt, es wurden 

immer nur Teilnehmer mit der Berechtigung „Anwesenheit“ ins Dokument aufgenommen. 

Dies ist nun behoben. 

Bei Sitzungen mit mehreren beteiligten Gremien kann es zum Ausdruck 

von falscher Mitarbeit kommen 

In vielen Sitzungsdokumenten kann die Art der Mitarbeit der Sitzungsteilnehmer ausgedruckt 

werden. Bei Sitzungen, an denen mehrere Gremien beteiligt waren und der 

Konfigurationsparameter „Beteiligte Gremien bei Art der Mitarbeit mit ausdrucken?“ 

(Lfdnr=295) gesetzt war, wurde für Sitzungsteilnehmer unter bestimmten Umständen 

eine falsche Art der Mitarbeit ausgedruckt. Mit der ALLRIS Version 3.8.5 ist dies behoben. 


Auszüge zu einem Tagesordnungspunkt konnten nicht erstellt werden 

Im Dialog Sitzung� Drucken (W199) kann man diverse Auszüge zur Sitzung drucken. 

Neben den Auszügen pro Fachbereich können auch Auszüge zu einem Tagesordnungspunkt 

erstellt werden. 

Abbildung 16 Auszug zu einem TOP erstellen 

Mit der Version 3.8.4 war dies nicht mehr möglich, da in der Auswahlliste keine Tagesordnungspunkte 

mehr angeboten wurden. Mit der Version 3.8.5 ist dies behoben. 

Uneinheitliche Namenskonventionen beim Drucken von Sitzungsteilnehmern 

und Schriftführern 

Bei allen Sitzungsdokumenten, die den Druck der Sitzungsteilnehmer erlauben, lässt 

sich der zusammengesetzte Name der Teilnehmer an eine Textmarke drucken. 

Abbildung 17 Zusammengesetzte Name für Sitzungsteilnehmer drucken 

Die Reihenfolge der Namensbestandteile war unterschiedlich, wenn über das Seriendruckdatenfeld 

der unterstützende Schriftführer oder über 

verantwortliche Schriftführer eingefügt wurde. Mit der Version 3.8.5 werden nun alle 

an der Sitzung beteiligten Personen mit der gleichen Namenskonvention 

Anrede [Titel] Vorname Nachname [Ergänzungsname] 

gedruckt. 

Probleme beim Einsatz von OpenOffice 

Bei bestimmten Anwendungsszenarien kam es zu Problemen, wenn OpenOffice eingesetzt 

wurde. 


Officeintegration mit SmartDoc und Dokumentensicherheit 

Dieses Problem trat nur beim gleichzeitigen Einsatz von OpenOffice, ALLRIS Dokumentensicherheit 

und Officeintegration mit aktiver SmartDoc Technik auf. Nach dem 

Schließen des Vorlagendokumentes wurden die Inhalte der Teildokumente (Sachverhalt 

/ Beschlussvorschlag / Fin. Auswirkungen / Anlagen) nicht auf dem Server 

gespeichert. Beim nächsten Öffnen des Vorlagendokumentes waren die erfassten 

Inhalte verloren. Mit der ALLRIS Version 3.8.5 können Kunden, die OpenOffice einsetzen 

nun auch mit SmartDoc und Dokumentensicherheit arbeiten. 

Officeintegration mit SmartDoc und Webclient 

Dieses Problem trat nur beim gleichzeitigen Einsatz von OpenOffice, Officeintegration 

mit aktiver SmartDoc Technik und ALLRIS® net Webclient auf. Nach Beenden der 

Officeintegration versuchte ALLRIS® das Vorlagendokument auf dem Server zu 

speichern, obwohl dieses noch von OpenOffice geöffnet war. 

Mit der ALLRIS Version 3.8.5 können Kunden, die OpenOffice einsetzen nun auch 

mit SmartDoc und dem ALLRIS® net Webclient arbeiten. 

Aufzählungen in RTF Dokumenten verschwinden 

Das Benutzen einer nummerierten Aufzählung in einem RTF Dokument wie z. B. 

Sachverhalt oder Beschlussvorschlag war problematisch. Die Aufzählung lässt sich 

zwar einfügen, wenn das RTF Dokument geschlossen und anschließend erneut geöffnet 

wird, sind Teile der Aufzählung verschwunden. 

OpenOffice setzt die Aufzählung fehlerhaft in das RTF Format um. Um das Problem 

zu umgehen, gibt es die in der Office Integration für OpenOffice die neue Funktion 

„ALLRIS Aufzählung einfügen“. 

Abbildung 18 ALLRIS Aufzählung einfügen 

Die Funktion setzt eine Tabelle in den Text ein, die als Aufzählungsliste fungiert. 


Allgemeine Fehlerkorrekturen 

Verfasser eine Sitzungsvorlage kann nachträglich nicht geändert werden 

Zu jeder Vorlage können bis zu drei Verfasser eingetragen werden. Im Dialog Vorlage� 

Grunddaten (W302) werden die Verfasser 1-3 in der rechten oberen Ecke in 

der Box Zusatzangezeigt. 

Abbildung 19 Verfasser 1 wird nicht gespeichert 

Hier ist es auch möglich, die Verfasser nachträglich zu ändern. In der Version 3.8.4 

wurden nachträgliche Änderungen am Verfasser 1 nicht gespeichert, mit Version 

3.8.5 ist dies jetzt behoben. 

Sachbearbeiter mit deaktiviertem ALLRIS Benutzerkonto wird nicht mehr 

als Bearbeiter von Vorlagen angezeigt 

Bei Sachbearbeitern, die nur mit ALLRIS® net arbeiten wird häufig das ALLRIS Benutzerkonto 

deaktiviert. Dann kann der Sachbearbeiter sich in ALLRIS® net anmelden, 

aber nicht mehr in ALLRIS® Sitzungsdienst. Ein Sachbearbeiter mit deaktiviertem 

Benutzerkonto konnte über den ALLRIS® net Webclient eine Sitzungsvorlage 

erstellen und wurde ordnungsgemäß als Bearbeiter der Vorlage gesetzt. Wenn die 

gleiche Sitzungsvorlage in ALLRIS Sitzungsdienst bearbeitet wurde, so fehlte im Dialog 

Vorlage� Grunddaten (W302) der Bearbeiter, wenn dessen Benutzerkonto deaktiviert 

war. 

Abbildung 20 Fehlender Bearbeiter in Vorlage Grunddaten (W302) 


Dies ist nun mit Version 3.8.5 behoben. Bei Sitzungsvorlagen, die auf die oben beschriebene 

Art die Einstellungen zum Bearbeiter verloren, muss der Bearbeiter manuell 

gesetzt werden. 

Falsche Sortierreihenfolge bei Zusammenstellung Sitzungsdokumente 

Die Nummerierung der Tagesordnungspunkte erfolgt gelegentlich bei getrennt nach 

öffentlichen/nichtöffentlichen Tagesordnungspunkten. Die Trennung nach öffentlich/nichtöffentlichen 

TOPs wurde von der Funktion Sitzungsdokumente zusammenstellen 

nicht berücksichtigt. 

In der Zusammenstellung hatten die Dokumente zu den TOPs eine andere Reihenfolge 

als auf der Tagesordnung. Mit der Version 3.8.5 werden die Sitzungsdokumente 

in der folgenden Reihenfolge in die Zusammenstellung aufgenommen. 

1. Tagesordnung 

2. Nachtragstagesordnung 

a. Anlagen zur Sitzung (falls vorhanden) 

3. Einladung Serienbrief 

4. Einladung Kopiervorlage 

5. Verteiler 

6. Zustellverteiler 

7. Bekanntmachung 

8. Pressemitteilung 

9. Vorlagen 

a. Anlagen zur Vorlage (falls vorhanden) 

b. Vorlagenlebenslauf 

10. Anlagen zu TOPs (falls vorhanden) 

11. Niederschrift 1 



14. Anwesenheitsliste 

Alle Dokumente unter Position 9. und Position 10. werden dabei analog zur Sortierreihenfolge 

der Tagesordnungspunkte aufgenommen. Falls die Sortierreihenfolge bei 

bereits bestehenden Zusammenstellungen korrigiert werden soll, müssen die Dokumente 

erneut zusammengestellt werden. 

Versionierung von Vorlagendokumenten 

Seit der Version 3.8.4. besteht die Möglichkeit, die aktuelle Fassung einer Sitzungsvorlage 

als Version abzuspeichern. Möglich ist dies im Dialog Vorlage � Drucken 

(W399). Damit dies Funktion aktiv ist, muss der KonfigurationsparameterVersionierung 

von Dokumenten(Lfdnr= 289) gesetzt werden. 

Abbildung 21 Dokumente der Sitzungsvorlage als Version sichern 


Versionierung von Dokumenten funktioniert nicht mit Dokumentenformat 

OpenXML (*.DOCX) 

Wenn flächendeckend MS Office 2007 oder MS Office 2010 eingesetzt wird, können 

alle Dokumente im neuen Dokumentenformat OpenXML abgespeichert werden, die 

Dateien bekommen dann die Endung *.DOCX. 

Abbildung 22 Dokumentformat OpenXML als Standardformat benutzen 

Wenn als Speicherformat OpenXML benutzt wurde, funktionierte die Versionierung 

von Dokumenten nicht mehr. Mit der Version 3.8.5 ist dies behoben. 

Funktion Sitzungsdokumente zusammenstellen bindet alle Versionen eines 

Vorlagendokumentes ein 

Mit der Funktion Sitzungsdokumente zusammenstellen werden alle Dokumente in 

eine PDF-- Aktenmappe zusammengepackt. In die Zusammenstellung können auch 

die Vorlagendokumente inklusive aller Anlagen zur Vorlage mit aufgenommen werden. 

Abbildung 23 Sitzungsdokumente zusammenstellen mit Anlagen der Vorlagen 


Wenn bei einer Vorlage verschiedene Versionen erzeugt wurden, so übernahm die 

Funktion Sitzungsdokumente zusammenstellen irrtümlich alle Versionen in die Zusammenstellung. 

Die Zusammenstellung enthielt die endgültige Fassung des Vorlagendokumentes + 

die 1. Version+ die 2. Version + die 3. Version. Mit der aktuellen Version ist dieses 

Problem behoben und die Zusammenstellung enthält nur die aktuelle Fassung des 

Vorlagendokumentes. Um bisherige Zusammenstellungen zu korrigieren, müssen 

diese neu erstellt werden. 

Einladung der Sitzung per E-Mail versenden 

ALLRIS® unterstützt beim Versand der Einladung und ermöglicht die Sitzungsteilnehmer 

in Papierform oder per E-Mail einzuladen. 

Abbildung 24 Einladung zur Sitzung versenden 

Papierdokument enthielt auch Sitzungsteilnehmer, die per E-Mail eingeladen 

werden 

Wenn die Einladung in Papierform aufbereitet wurde, waren irrtümlicherweise auch 

die Sitzungsteilnehmer enthalten, die eine Einladung per E-Mail wünschen. Mit der 

Version 3.8.5 funktioniert die Trennung zwischen den zwei Versandformen wieder. 

Versand der Einladung durch das lokale E-Mail Programm scheitert bei 

Exchange Server oder Lotus Mail 

Die Funktion Einladung versenden funktionierte nicht, wenn als Mailserver ein Microsoft 

Exchange oder ein Lotus Notes Server zum Einsatz kam. Dies ist bei der Version 

3.8.5 behoben. 

Versand kann auf Installation ohne lokalen E-Mail Client nicht gestartet 

werden 

Wenn ALLRIS® mittels eines Terminalservers betrieben kann mittels des serverbasierten 

Mailversandes von ALLRIS die Funktion Einladung versenden trotzdem genutzt 

werden. 


Abbildung 25 Einladung versenden mit serverbasiertem E-Mail Versand (W915) 

Der Versand der Einladung funktionierte mit Version 3.8.4 nicht, wenn kein E-Mail 

Programm installiert. Im Dialog Einladung versenden war die Auswahlliste für das E- 

Mail Profil leer und die Schaltfläche OK deaktiviert. 

Abbildung 26 Einladung versenden mit fehlenden E-Mail Profil 

Mit der Version 3.8.5 wird bei einem serverbasiertem E-Mailversand das E-Mail Profil 

nicht mehr angezeigt. 


E-Mail an Support senden 

Über ALLRIS Hilfe Menü kann der Sachbearbeiter eine E-Mail mit einer Supportanfrage 

versenden. 

Abbildung 27 E-Mail an Support senden 

In den vorigen Versionen führte die Funktion zu einem Programmabsturz, wenn keine 

Empfängeradresse in der ALLRIS.ini hinterlegt war. Die Empfängeradresse wird 

durch den Eintrag SUPPORT in der ALLRIS.ini vorgenommen und kann z. B. wie 

folgt aussehen. 

SUPPORT := “mailto:support-allris@musterstadt.de?subject=ALLRIS Problem“; 

E-Mail Anhänge aus Outlook per Drag & Drop in Anlagenverwaltung einfügen 

Der Versuch einen E-Mail Anhang aus MS Outlook per Drag & Drop in die ALLRIS 

Anlagenverwaltung einzufügen, scheiterte mit der Meldung „Formular Einstellungen 

zurücksetzen“. Mit der Version 3.8.5 ist das Einfügen von Anlagen per Drag & Drop 

aus Outlook nicht mehr möglich. 

Um E-Mail Anhänge einzufügen müssen diese zunächst auf dem Desktop gezogen 

werden und vom Desktop dann in die ALLRIS Anlagenverwaltung. 


Kundenspezifische Einstellungen vornehmen (Customizing 

im ALLRIS® Toolkit) 

Viele Einstellungen in ALLRIS® und ALLRIS® net sind kundenspezifisch über das 

ALLRIS Toolkit anpassbar. 

Abbildung 28 Kundenspezifische Einstellungen mit dem ALLRIS Toolkit vornehmen 

Das ALLRIS® Toolkit wird mit einem getrennten Setup auf den Arbeitsplätzen der 

Systemadministratoren installiert. Sämtliche kundenspezifischen Einstellungen können 

auf dem Register „Feldbezeichner“ vorgenommen werden. Alle Konfigurationsmöglichkeiten 

tragen eine eindeutige Nummer – der Konfigurationswert wird durch 

einen Doppelklick in der Spalte Wert gestartet und muss mit der Eingabetaste abgeschlossen 

werden. Änderungen an den kundenspezifischen Einstellungen werden 

erst nach einem Neustart von ALLRIS® wirksam. 

Die aktuelle Version finden Sie jeweils auf dem Support-Server. Für die ALLRIS Version 

3.8.5 gibt es kein neues Setup für das ALLRIS Toolkit; die Version 3.8.2 kann 

weiterhin eingesetzt werden. 


Neuerungen in ALLRIS® net 

Notizen- / Foren-Übersicht 

Auf der neu gestalteten Homeseite des Bereichs Ratsinfo findet sich ein Verweis auf 

die neue Foren-Übersichtsseite FA040 (Achtung: Bestandskunden müssen dazu ihre 

_home.asp anpassen). Wenden Sie sich in diesem Fall an unser Consulting Team. 

Sie ersetzt die bisherige Auflistung der Notizen/Foren direkt auf der Homeseite. Die 

neue Übersichtsseite bietet weit gehende Recherche- und Filtermöglichkeiten. 

Neue Foren-Übersichtseite fa040.asp 


Anzeige des Sitzungsstatus im Sitzungskalender 

Im Bereich Amtsinfo kann im Sitzungskalender zu jeder Sitzung jeweils der höchste 

bereits erreichte Status angezeigt werden [SIKAL_zeige_status]. Im Sitzungskalender 

si010_j.asp kann darüber hinaus nach diesem Status gefiltert werden. 

Statusanzeige im Sitzungskalender si010_j.asp 


Erweiterte Navigationsmöglichkeiten im Sitzungskalender 

Im Sitzungskalender (und in vergleichbaren Seiten) wurde das monatsweise Vor- 

und Zurückblättern um die Möglichkeit einer direkten Auswahl eines Monats bzw. 

Jahres und dem Blättern im 5-Jahres-Abstand erweitert. 

Neue Navigation im Sitzungskalender 

Geschäftsobjekt Ziele eingeführt 

Die eingeführten „Ziele“ werden in ALLRIS® net zur Vorlage angezeigt und können in 

den Vorlagen-Übersicht als Filterkriterium verwendet werden. Im WebClient können 

sie beim Anlegen bzw. Bearbeiten einer Vorlage zugewiesen werden. 

. 

Vorlagen-Übersicht mit „Zielen“ 


Weitere Neuerungen in ALLRIS® net 

Eine komplette Übersicht mit allen Neuerungen und Änderungen in ALLRIS® net finden 

Sie in der Datei \allrisnet\ai\hilfe\Neues\README385.htm in ihrer Installation. 

Wenn Änderungen in den Informationssystemen Im Internet erforderlich werden, sind 

diese auf dem Webserver im Internet vorzunehmen. Wenn Sie das „Rundum-sorglos- 

Paket“ im Internet nutzen, nehmen wir gern für Sie die entsprechenden Einstellungen 

nach Absprache vor. 

Der in eckigen Klammern angegebene Parameter erlaubt die entsprechende Anpassung 

durch Eintrag in der Konfiguration im ALLRIS® net. Bei Fragen zum Syntax 

steht Ihnen das Consulting- Team gern zur Verfügung. 

Beim Anlegen/Bearbeiten einer Vorlage wird im Tab „Allgemein“ über dem „Änderungen 

speichern“-Button ein wählbarer Hinweistext (z.B. zur Beteiligung von Ämtern) 

angezeigt [VOCL_GD_Msg] 

Die Anrede/Begrüßung des Benutzers in der Homeseite des Ratsinfo kann jetzt 

wahlweise einen vorhandenen akademischen Titel einschließen (Achtung: Bestandskunden 

müssen dazu Anpassungen in der _home.asp vornehmen) 

Möglichkeit zur Anzeige des Feldes „Funktion“ in der Übersicht der Mitglieder eines 

Gremiums – in den Stammdaten erfasste Inhalte der „Funktion“ (W418) können dann 

in Sonderfällen z. B. statt der üblichen Herkunft (in der Regel ist die Herkunft bei Politikern 

mit Partei gleichzusetzen) ersetzen: 

[KP_zeige_Funktion, 

KP_zeige_FunktionSonstHerkunft, 

MG_tooltip_Funktion] 

Die Anzeige der Namen von Gremienmitglieder in den Mitgliederlisten und in der KP- 

Recherche kann in der Form „Nachname, Vorname“ statt „Vorname Nachname“ 

dargestellt werden [KP_Name_vor_Vorname] 

Refreshmöglichkeit für den Amtsinfo-Rechtecache auf den Seiten Sitzungskalender 

(SI010), Sitzungen.Übersicht (SI018) und Vorlagen.Übersicht (VO040) über den Button 

„Neu laden“. Bisher war bei Änderungen in der Datenbank - z. B. Veränderung 

eines Status – ein Ab- und Anmelden des Sachbearbeiters erforderlich, um die aktuellen 

Inhalte zu zeigen 

Auf der neu gestalteten Homeseite des Bereichs Ratsinfo findet sich ein Verweis auf 

die neue Foren-Übersichtsseite FA040 (Achtung: Bestandskunden müssen dazu ihre 

_home.asp anpassen). Sie ersetzt die bisherige Auflistung der Notizen/Foren direkt 

auf der Homeseite. 


Bei Anzeige des vollen Betreffs nichtöffentlicher TOP (TO_vollen_betr_zeigen) im 

Ratsinfo kann nun wahlweise die Parlamentszugehörigkeit des angemeldeten Benutzers 

beachtet werden. Dadurch sieht der angemeldete Politiker mit der Berechtigung 

zur Einsicht in nichtöffentliche Informationen lediglich die vollen Betreffs der nichtöffentlichen 

TOP von Sitzungen der Gremien seines/r Parlaments/e 

[TO_vollen_betr_zeigen_beachte_PA]. 

In der Terminübersicht TM011 werden die inaktiven Sachbearbeiter (SB) nicht mehr 

in der Auswahlliste angezeigt. Um eventuell offene Termine solcher SB anzuzeigen 

kann der neue Eintrag „Inaktive aus…“ verwendet werden. In der Liste der Termine 

wird jetzt der Name des für den Termin zuständigen SB als Tooltip auf dem Datum 

des Termins anzeigen. 

In der Übersicht der Beschlüsse.Gremium (TO035) kann die Auswahl der „offenen“ 

Beschlüsse jetzt wahlweise solche ohne Termin einschließen oder nicht. 

[BV_ohneTermin_offen]. 

In den Übersichten der Termine kann bei den Beschlussterminen die Vorlagennummer 

als zusätzliche Information eingeblendet werden [TM_zeige_voname u.a.]. 

Für das automatische Entpacken der Aktenmappe kann ein für alle Benutzer geltendes 

„Wunschverzeichnis“ angegeben werden, das Verzeichnis sollte vorhanden sein. 

[AM_auto_Defaultverz]. 

Die Anzeige der Realisierungstexte lässt sich jetzt auch bei Anzeige der Realisierungsinformationen 

abschalten [NS_zeige_RE_docs]. 

Auswahl des federführenden Sachbearbeiters bei strukturierter Beschlussverfolgung 

kann als Pflichtfeld gekennzeichnet werden (über Customizing im ALLRIS® Toolkit). 

Optional manuelle Datumseingabe bei (vorläufiger) Freigabe einer Vorlage (über 

Customizing im ALLRIS® Toolkit). 

Bezeichnungen der Vorlagenstatus wählbar (über Customizing im ALLRIS® Toolkit). 

Target von vorhandenen Links in Teildokumenten wird geändert, damit ein Klick den 

Link in einem neuen Tab/Fenster öffnet. 

„Vorschlagsfunktion“ für VO-Workflow: Bei erneuten Aufruf des Workflow – Schalters 

Neu wird der Inhalt des letzten Workflows angezeigt, um diesen bei Bedarf für ähnliche 

Workflows zu nutzen – z. B. zur Beteiligung einer anderen Person mit einem 

ähnlichen Inhalt [KW_VO_Vorschlag]. 

In Überschriften von Seiten, in denen bisher der Name des zugehörigen Parlaments 

angezeigt wurde (z. B. Gremienübersichten und einzelne Gremienseiten), kann nun 

wahlweise der Inhalt des Feldes „Rat“ des Fensters W420 angezeigt werden 

[T2_zeige_PAGEL]. 

Optional können bei der Änderung des eigenen Kennworts nur noch solche Kennwörter 

zugelassen sein, die mindestens ein Sonderzeichen enthalten 

[PWD_Sonderzeichen]. 


Im Bereich Amtsinfo kann im Sitzungskalender zu jeder Sitzung jeweils der höchste 

bereits erreichte Status angezeigt werden [SIKAL_zeige_status]. Im Sitzungskalender 

si010_j.asp kann darüber hinaus nach diesem Status gefiltert werden. Wie im 

ALLRIS® Sitzungskalender sind so Suchen nach Sitzungen möglich – wie „alle Sitzungen 

die noch nicht eingeladen sind“ etc. 

Im Sitzungskalender (und in vergleichbaren Seiten) wurde das monatsweise Vor- 

und Zurückblättern um die Möglichkeit einer direkten Auswahl eines Monats bzw. 

Jahres und dem Blättern im 5-Jahres-Abstand erweitert. Die bisherigen Pfeiltasten 

zum Blättern Monat vorwärts / Monat rückwärts bleiben erhalten. 

Möglichkeit zum Einsehen und Bearbeiten der Workflows einer Vorlage kann eingeschränkt 

werden auf die Sachbearbeiter, die die Vorlage auch bearbeiten dürften 

[KW_VO_beachteEditUsers]. 

Geschäftsobjekt Ziele eingeführt: Die Ziele werden in den Stammdaten des ALLRIS® 

Sitzungsdienst erfasst. Ziele werden für eine Zuordnung zu Vorlagen bestimmten 

Organisationseinheiten zugewiesen, damit diese die Ziele bei der Anlage von Vorlagen 

angegeben werden. Ziele können auf Vorlagen angedruckt werden, in der Vorlagen.Übersicht 

kann nach Zielen recherchiert werden [VO_zeige_Ziele]. 

Optionaler E-Mailversand bei Eintreten einer Accountsperre wegen zu vieler ungültiger 

Anmeldeversuche (setzt E-Mailversand über ALLRIS DRS voraus) 

[EVT_LOCK_ACCOUNT_SEND_MAIL]. 

Optional Editierrecht für Vorlagen abhängig von Statusrechten des Benutzers. 

Ein Benutzer kann nur die Inhalte der Sitzungsvorlage verändern, solange er auch 

das Recht besitzt, den aktuell höchsten Status der Vorlage zu setzen (über Customizing 

im ALLRIS® Toolkit). 

Optionales Logging von Inhaltsbearbeitungen (Word-Integration) [VOCL_Edit_Log] 

mit und ohne Speichern des bisherigen Standes [VOCL_Edit_Log_Version]. 

Optionale Anzeige des Datums der letzten Änderung des Einladungsdokuments 

[EI_zeige_Datum]. 

Pro Seitentyp (z.B. FR010) kann jetzt ein freier Text festgelegt werden, der unterhalb 

der Seitenüberschrift angezeigt wird (Achtung: Bestandskunden müssen dazu ihre 

_beginpage.asp anpassen!) [PAGE_Text]. 

Verbreiterung der Spalte „Amt“ in der Übersicht der Ämter (AT010) zur Vermeidung 

von Umbrüchen bei langen Ämternamen. 

Die Bearbeitung der Vorlagen-Grunddaten (VO051) wurde auf verschiedene Reiter 

aufgeteilt. Anlegen und weiteres Bearbeiten von Vorlagen werden damit strukturierter 

und für den Sachbearbeiter vereinfacht. 

Die neue error404.asp kann (am Webserver) als alternative Fehlerseite für den 

HTTP- Fehler 404 („Seite nicht gefunden“) eingerichtet werden (bietet Hinweise auf 

die mögliche Ursache). 


Fehlerkorrekturen in ALLRIS® net 

Eine komplette Übersicht aller Fehlerkorrekturen in ALLRIS net finden Sie in der Datei 

\allrisnet\ai\hilfe\Neues\README385.htm in ihrer ALLRIS Installation. 

Anzeige der Realisierungsinformation in to034_c.asp funktioniert wieder, auch wenn 

nicht mit strukturierter Beschlussverfolgung gearbeitet wird. 

„Kopie an mich“ funktioniert wieder im serverbasierten Workflow-Mailversand. 

Mailversand bei Freigabe über Workflow funktioniert wieder. 

XML/XSL-Druckfunktion funktioniert jetzt auch mit Teildokumenten, deren HTML- 

Version einen „-Dateien“- Ordner aufweist. 

Beim Erstellen von E-Mailverteilern oder Serienbriefverteilern in den Gremienseiten 

wird jetzt ein eingestelltes Datum in der Vergangenheit bzw. Zukunft beachtet. 

Die Option „meine“ in der Parlamentsvorauswahl erscheint nun nur noch dort, wo 

eine Liste von Parlamenten als Ausgangspunkt Sinn macht. 

Anzeigefehler in der Raum- und Ressourcenplanung bei Belegungszeiträumen größer 

als zwei Monaten behoben. 


Neuerungen in Konvertierungsdienst CC DCS 

Konvertierung von Microsoft Visio Dateien (*.VSD) 

Der CC DCS Dienst kann nun auch Diagramme im Microsoft Visio Format konvertieren. 

Microsoft Visio Diagramme können als Anlagen zu Sitzungen und Sitzungsvorlagen 

hinzugefügt werden und sind nach der Konvertierung durch den CC DCS 

Dienst als PDF- Dokumente verfügbar. 

Die Konvertierung von Microsoft Visio Diagrammen erfolgt bereits in der Standardkonfiguration 

des CC DCS. Wenn in ihrer Installation mit Microsoft Visio Diagramm 

gearbeitet werden soll, muss der Dateityp Microsoft Visio Diagramm als gültiges Dateiformat 

für ALLRIS® - Anlagen eingetragen werden. Dies geschieht über Systemdaten-> 

Anlagenverwaltung -> Gültige Dateiformate. 

Konvertierung von Visitenkarten (VCard) 

Der CC DCS Dienst kann nun auch Kontaktdaten im VCard Format konvertieren. Die 

meisten Emailprogramme unterstützen dieses Format und hängen an eine E-Mail 

z. B. die Kontaktdaten des Senders als VCard an. 

Layouttreue bei der Konvertierung von Open Office Dokumenten 

Bei der Konvertierung von OpenOffice Dokumenten durch den CC DCS Dienst weisen 

die erstellten PDF- Dokumente eine bessere Layouttreue zum Originaldokument 

auf. 

Fehlerkorrekturen in CC DRS 

Sonderzeichen wie „+“ im Dateinamen einer Anlage verhindern die 

Übertragung der Anlage 

Wenn durch die Anlagenverwaltung Dokumente hinzugefügt wurden, die ein „+“ - 

Zeichen im Dateinamen enthielten, so konnten diese Anlagen nicht durch den CC 

DRS übertragen werden. Mit der Folge, dass die Anlagen danach im Internet fehlten. 

Mit der ALLRIS Version 3.8.5 werden beim Speichern von Anlagen alle problematischen 

Sonderzeichen aus dem Dateinamen herausgefiltert, so dass es zu keinen 

Übertragungsproblemen mehr kommt. Bei Anlagen, die mit älteren Versionen erzeugt 

wurden und noch Sonderzeichen im Dateinamen enthalten, muss eine manuelle 

Korrektur durchgeführt werden. Falls dieses bei ihnen Probleme bereitet, kontaktieren 

Sie unseren Support um das genaue Vorgehen abzusprechen. 


Neuerungen in der ALLRIS® Sitzungsgeldabrechnung 

Generelle Verbesserungen in Dialogen 

Parlamentsauswahl 

In allen Dialogen erfolgt die Anzeige der Parlamente jetzt sortiert. Wenn mit vielen 

Parlamenten gearbeitet wird, so passt sich die Auswahlliste dynamisch an die Parlamentsanzahl 

an. 

Minikalender zur Datumsauswahl 

Der Minikalender zur Datumsauswahl wird jetzt durch einen doppelten Mausklick angezeigt 

und nicht mehr durch einen einfachen Klick in das Datumsfeld. 

Uhrzeit der Sitzung in Übersicht anzeigen 

Im Abrechnungsfenster W527 wird bei allen Sitzungen die Uhrzeit angezeigt. 

Verwaltung von Steuerfreibeträgen der Sitzungsteilnehmer 

Im Dialog W447 (Register Finanzamt) können für jeden Sitzungsteilnehmer bis zu 

vier Steuerfreibeträge hinterlegt werden. Die Freibeträge können als SeriendruckdatenfelderSTRFRGTRG1 

bis STRFRGTRG1 in der monatlichen bzw. jährlichen Abrechnung 

gedruckt werden. 

Historisierung der Verdienstausfälle 

Die Erfassung der Verdienstausfälle ist jetzt historisierbar, d.h. es können für unterschiedliche 

Zeitbereiche verschiedene Verdienstausfälle hinterlegt werden. Im Dialog 

W447 im Register Verdienstausfall wird beim Klick auf ein Datumsfeld ein Dialog zur 

Eingabe einer Zeitscheibe geöffnet. 

Abbildung 29 Historisierung der Verdienstausfälle 

Die Zeitbereiche in der Historie müssen lückenlos und ohne Überschneidungen erfasst 

werden. Sie können ein offenes Beginn-Datum und ein offenes Ende-Datum 

wie in der obigen Abbildung haben. 


Schnittstelle zu OKFIS 

Mit dem zusätzlichen AddonOKFISSorterAddOn können die Datensätze in den 

Übergabedateien nach individuellen Kriterien gruppiert und sortiert werden. 

Reportdruck ohne Teilnahmedauer 

Im Dokumenttyp „Monatlicher Report“ kann die Berechnung für die Seriendruckfelder 

„DAUER“ und „TEILNAHME“ an- bzw. abgewählt werden. Wer die Felder nicht 

benötigt sollte die Berechnung abwählen. Das führt zu einem verbesserten Performance-Verhalten. 

Abbildung 30 Mögliche Performancesteigerungen beim Monatlichen Report 

Report für Teilnahmezeiten 

Es gibt eine neue Dokumentart: Sitzung-Teilnahme-VonBis. Hier wird eine Tabelle 

generiert, die die reinen Teilnahmezeiten an Sitzungen eines Teilnehmers auflistet. 

Abbildung 31 Teilnahmezeiten als Report drucken 


Fehlerkorrekturen in ALLRIS Sitzungsgeldabrechnung 

Reportdruck 

Performancesteigerung beim Ausdruck der jährlichen Bescheinigung 

Der Ausdruck der jährlichen Bescheinigung wurde spürbar beschleunigt. 

Performancesteigerung beim Ausdruck der monatlichen Bescheinigung 

Der Ausdruck der monatlichen Bescheinigung wurde spürbar beschleunigt. 

Ausdruck von falschen Teilnahmezeiten 

Falls bei einem Sitzungsteilnehmer eine Teilnahmezeit erfasst wurde, die länger als 

die Sitzungsdauer war, kam es zum Ausdruck von falschen Teilnahmezeiten. Mit der 

Version 3.8.5 der Sitzungsgeldabrechnung ist dies nun behoben. 


Weiterführende Informationen und Kontakt 

Selbstverständlich unterstützen wir Sie gern bei der Ausführung des Updates und der 

Information der beteiligten Mitarbeiter vor Ort. Bitte sprechen Sie uns an und vereinbaren 

Sie bei Bedarf Termine für diese Arbeiten mit den Mitarbeitern der CC e-gov 

GmbH oder den Ansprechpartner bei unseren Partnern. 

Falls Sie keinen persönlichen Ansprechpartner haben, wenden Sie sich bitte an die 

Kundenbetreuung der CC e-gov GmbH, Hamburg. 

Weitere Informationen zum Update von ALLRIS® erhalten Sie unter 

http://www.cc-egov-online.de 

Kontakt: 

CC e-gov GmbH 

Tempowerkring 7 

21079 Hamburg 

Telefon: 040 - 22 71 99 – 0 

Telefax: 040 - 22 71 99 – 71 

Technische Unterstützung: support@cc-egov.de 

Kundenbetreuung: customercare@cc-egov.de 

(Zurück zum Inhalt)

Customizing im ALLRIS® Toolkit

Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.

Template löschen?

Als Template speichern?