Online-Fahrausweise - Wilhelm-Data

Online-Fahrausweise
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Wo die Probleme sind:
l Das richtige Konto
l Online-Rechnung ohne Signatur
l Online-Buchung fuÈ r Mitarbeiter
l Vorsteuerabzug
Praxis-Wegweiser:
,,Das richtige Konto``
Kontenbezeichnung:
Reisekosten Unternehmer
Fahrtkosten
Eigener
SKR 03
Kontenplan
4673
IKR
6851 SKR 04
Kostenart 6673
Kostenstelle/
SchluÈ ssel
Praxis-Wegweiser:
,,Das richtige Konto``
Kontenbezeichnung:
Abziehbare Vorsteuer 16%
Eigener
SKR 03
Kontenplan
1575
IKR
2605 SKR 04
Kostenart 1405
Kostenstelle/
SchluÈ ssel
So kontieren Sie richtig!
Zugfahrten oder FluÈge koÈ nnen Sie immer
haÈufiger kostenguÈ nstig online buchen.
Bei einer Online-Buchung erhalten
Sie auch die ReisebestaÈtigung/-
rechnung online, die Sie sich als Fahrausweis
an Ihrem Computer ausdrucken.
Eine zusaÈtzliche Rechnung mit
normaler Post erhalten Sie dann in der
Regel nicht mehr. FuÈ r diese Form der
Online-Fahrausweise gibt es besondere
steuerliche Regelungen, die auch
den Vorsteuerabzug ermoÈ glichen.
Haben Sie z.B. einen Flug online gebucht
und sich den ,,Fahrausweis`` an
Ihrem Computer ausgedruckt, buchen
Sie Ihre Aufwendungen auf das Konto
,,Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten``
4673 (SKR 03) bzw. 6673 (SKR
04). Die im Preis enthaltene Umsatzsteuer
buchen Sie auf das Konto
,,Abziehbare Vorsteuer 16%`` 1575
(SKR 03) bzw. 1405 (SKR 04).
Buchungssatz:
Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten
Abziehbare Vorsteuer 16%
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an Kreditkartenabrechnung
KA 7/2004

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Online-Fahrausweise
Praxis-Beispiel fuÈ r Ihre Buchhaltung:
Herr Huber, der sein Unternehmen in KoÈ ln betreibt unternimmt eine GeschaÈftsreise
nach MuÈ nchen. Den Hin- und RuÈ ckflug bucht er online. Er
zahlt pro Strecke 45 e, insgesamt also 90 e.
Herr Huber gibt seine Flugdaten am PC ein. Um die Buchung abschlieûen
zu koÈ nnen, gibt er im Verlauf der Buchung die Daten seiner Kreditkarte
ein. Die Fluggesellschaft bestaÈtigt nach UÈ berpruÈ fung der Daten sofort den
Flug und bestaÈtigt ihn anschlieûend zusaÈtzlich mit einer E-Mail. Herr
Huber druckt sich diese BestaÈtigung aus, die ihm als Rechnung und zusammen
mit seinem Personalausweis als Flugticket dient.
Buchungsvorschlag:
SKR 03:
4673 Reisekosten Unternehmer
Fahrtkosten
1575 Abziehbare Vorsteuer
16%
SKR 04:
77,59
12,41 an 1730 Kreditkartenabrechnung
90
6673 Reisekosten Unternehmer
Fahrtkosten
1405 Abziehbare Vorsteuer
16%
77,59
12,41 an 3610 Kreditkartenabrechnung
Mit dem Einsatz der Kreditkarte ist der Flug bezahlt. Deshalb erfolgt die
Buchung uÈ ber das Konto ,,Kreditkartenabrechnung ``. In dem Zeitpunkt,
in dem das Kreditkartenunternehmen das Bankkonto von Herrn Huber belastet,
ist dieses Konto wieder auszugleichen.
Buchungsvorschlag:
SKR 03:
1730 Kreditkartenabrechnung 90 an 1200 Bank 90
SKR 04:
3610 Kreditkartenabrechnung 90 an 1800 Bank 90
Obwohl Herr Huber keine zusaÈtzliche Rechnung mit normaler Post erhaÈlt
und somit nur im Besitz der Rechnung ist, die er sich bei seiner Online-
Buchung ausgedruckt hat, darf er den Vorsteuerabzug beanspruchen.
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Elektronische Rechnungen mit elektronischer Signatur
GrundsaÈtzlich gilt, dass elektronisch uÈ bermittelte Rechnungen von der Finanzverwaltung
nur dann als ordnungsgemaÈûe Rechnungen angesehen
werden, wenn sie mit elektronischer Signatur versehen sind. Das bedeutet,
dass Online-Rechnungen ohne elektronische Signatur Ihnen zwar den Betriebsausgabenabzug
ermoÈ glichen, nicht jedoch den Vorsteuerabzug.
Ausnahme fuÈ r elektronisch uÈ bermittelte Fahrausweise
Unter Randziffer 25 des BMF-Schreibens vom 29.1.2004, Az. IV B 7 ±
S 7280 ± 19/04, das mit Wirkung vom 1.1.2004 anzuwenden ist, ist Folgendes
ausgefuÈ hrt:
,,Bei Fahrausweisen (§ 34 UStDV) ist es fuÈ r Zwecke des Vorsteuerabzugs
nicht zu beanstanden, wenn der Fahrausweis im Online-Verfahren abgerufen
wird und durch das Verfahren sichergestellt ist, dass eine Belastung auf
einem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt. ZusaÈtzlich hat der RechnungsempfaÈnger
einen Papierausdruck des im Online-Verfahren abgerufenen
Dokuments aufzubewahren, das die nach § 34 UStDV erforderlichen
Anhaben enthaÈlt.``
Das bedeutet, dass bei Fahrausweisen keine elektronische Signatur erforderlich
ist. Es reicht also aus, wenn Sie Ihr Bahn- oder Flugticket online buchen.
Erforderlich ist allerdings, dass gleichzeitig mit der Buchung auch die
Zahlung sichergestellt ist. Das ist dann der Fall, wenn Sie die Buchung nur
unter Angabe einer guÈ ltigen Kreditkarte bzw. uÈ ber ein persoÈ nliches Kundenkonto
durchfuÈ hren koÈ nnen. Das ist bei Online-Buchungen regelmaÈûig
der Fall.
Sie muÈ ssen das Dokument ausdrucken, das Ihnen im Zusammenhang mit
der Buchung am Bildschirm angezeigt wird. Teilweise erhalten Sie im Anschluss
an Ihre Buchung eine E-Mail-BestaÈtigung. Diese BestaÈtigung drucken
Sie ebenfalls aus und bewahren Sie als Rechnungsunterlage auf. Das
Dokument, das Sie ausdrucken, muss alle Angaben enthalten, die fuÈ r Fahrausweise
nach § 34 UStDV erforderlich sind.
Fahrausweise, die fuÈ r die BefoÈ rderung von Personen ausgegeben werden,
sind nach § 34 UStDV Rechnungen im Sinne des § 14 Absatz 4 UStG,
wenn sie mindestens die folgenden Angaben enthalten:
1. vollstaÈndiger Name des Unternehmers, der die BefoÈ rderungsleistung
ausfuÈ hrt
2. vollstaÈndige Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausfuÈ hrt,
3. das Ausstellungsdatum
4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (= Bruttobetrag)
5. der Steuersatz in % (auf Fahrausweisen der Eisenbahnen, die dem oÈffentlichen
Verkehr dienen, kann anstelle des Steuersatzes auch die Tarifentfernung
angegeben werden).
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Online-Fahrausweise
Im Falle einer Steuerbefreiung ist ein Hinweis darauf erforderlich, dass
eine Steuerbefreiung gilt.
Bei Fahrausweisen im Luftverkehr (Flugtickets) ist, soweit es sich um einen
umsatzsteuerpflichtigen Umsatz handelt, immer der Steuersatz von 16%
anzuwenden. FuÈ r den Vorsteuerabzug reicht es aus, wenn der Bruttobetrag
und der Steuersatz angegeben sind. Bei grenzuÈ berschreitendem Reiseverkehr
muss der Teil der BefoÈ rderungsstrecke angegeben werden, der auf das
Inland entfaÈllt (§ 34 Absatz 2 UStDV). Auûerdem muss der zutreffende
Steuersatz angegeben sein.
Aber: Luftverkehrsunternehmen geben bei FluÈ gen ins Ausland oder vom
Ausland ins Inland keinen inlaÈndischen Streckenanteil und keinen Steuersatz
an, wenn sie fuÈ r die inlaÈndische Strecke die Steuerbefreiung gemaÈû
§ 26 Absatz 3 UStG beanspruchen. Das Ticket bzw. das Rechnungsdokument
muss einen entsprechenden Hinweis enthalten, dass die Steuerbefreiung
beansprucht wird.
Online-Buchungen fuÈ r Mitarbeiter
Bei Kosten fuÈ r die Benutzung oÈ ffentlicher Verkehrsmittel, wie z.B. bei Flugzeug
oder Bahn, koÈ nnen Sie den Vorsteuerabzug nur beanspruchen, wenn
Sie (als Unternehmer) auch der LeistungsempfaÈnger sind. Nach dem BMF-
Schreiben vom 5.11.1999, Az. IV D 1 ± S 7314 ± 48/99, ist diese Voraussetzung
± auch bei der Dienstreise eines Arbeitnehmers ± fuÈ r den Vorsteuerabzug
bei Fahrausweisen nicht zu pruÈ fen.
Aus dieser Aussage kann man m.E. Folgendes schlieûen: Der Fahrausweis
gemaÈû § 34 UStDV, der eine guÈ ltige Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 4
UStG ist, setzt nicht voraus, dass Sie im Fahrausweis als LeistungsempfaÈnger
ausdruÈ cklich aufgefuÈ hrt sind. Wenn im Online-Ausdruck
der Arbeitnehmer als Passagier aufgefuÈ hrt ist, muss dies nicht zwingend bedeuten,
dass er auch der LeistungsempfaÈnger ist. Konsequenterweise muÈ ssten
Sie auch den Vorsteuerabzug beanspruchen koÈ nnen.
Weder Richtlinien noch andere Verlautbarungen der Finanzverwaltung geben
zu diesem Punkt eine unmissverstaÈndliche Auskunft. Sie sollten daher
± wann immer es moÈ glich ist ± versuchen, ein Dokument zu erhalten, das
Sie als LeistungsempfaÈnger ausweist.