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BEST PRACTICE IN REAL ESTATE / Seite 32 PUBLIREPORTAGE Virtuelle Datenräume bei Immobilientransaktionen Der mobile Zugriff auf digitale Inhalte über Smartphones und Tablets ist schon seit Jahren nicht mehr aus unserer Gesellschaft wegzudenken. Die Welt wird smart mobile. Durchschnittlich 80 Prozent aller Internetnutzer weltweit nutzen mittlerweile das mobile Internet. Dieser Trend macht auch vor der Geschäftswelt nicht halt. Jan Hoffmeister, Mitgründer und Mitglied der GL, Drooms Neue Informations- und Kommunikations-technologien (ICT) prägen und transformieren unseren Arbeitsalltag. Infrastruktur, Software und Prozesse verschmelzen immer mehr zu integrierten Services und Lösungen, die Arbeitsprozesse erleichtern und neue Geschäftsmodelle ermöglichen. Die Bedeutung von virtuellen Kooperationen nimmt dabei stetig zu: Sechs von zehn ICT-Entscheidern sind davon überzeugt, dass der Einsatz virtueller Kooperationen die Entwicklungskosten in ihrem Unternehmen deutlich senken (62%) und die Time-to-Market ihres Unternehmens erheblich verkürzen (60%) könnten. Der Trend zur Digitalisierung und Automatisierung macht auch vor der Immobilienwelt nicht halt. Viele manuelle Schritte, die von Beratern und Verkäufern früher klassischerweise physisch durchgeführt wurden, werden heute durch geeignete Software-Tools unterstützt. Von der Anbahnung der Kontakte über soziale Netzwerke, über Finanzierungen mit Hilfe von Crowd-Funding- Portalen, bis hin zur Abwicklung von Online-Due-Diligence-Prozesse über virtuelle Datenräume. Die Immobilienbranche muss sich mit neuen Geschäftsmodellen und Geschäftsprozessen, basierend auf dem technischen Fortschritt, auseinandersetzen. Ein neuer Trend in diesem Bereich ist die Digitalisierung der Asset-Vermarktung. Der Abruf von Exposés und Teasern wird in der Zukunft mehrheitlich digital und über mobile Endgeräte erfolgen. Dieser Artikel zeigt, wie sich der klassische physische Prozess durch den Einsatz von neuen Medien verändert. Ein Verkaufsprozess besteht aus den folgenden fünf Phasen: 1. Projekt-Vorbereitung Zusammenstellung und Sichtung der für den Teaser und das Info-Memorandum relevanten Unterlagen. 2. Aufbereitung der Verkaufsunterlagen a) Erstellung eines Teasers Ein Teaser ist eine oft anonymisierte Kurzinformation, die alle wesentlichen Aspekte des angebotenen Assets zeigt. In der Regel umfasst der Teaser je nach Verkaufsgegenstand nicht mehr als ein bis zwei Seiten. Der Verkaufsgegenstand sollte so genau wie möglich beschrieben werden, damit sich der Bieter ein realistisches Bild vom Asset machen kann. Klare Erwartungen sind gut für alle Beteiligten. Die Art der Präsentation kann stark differieren. Hier ist die Asset-Klasse entscheidend. Bei einer Immobilie prägen Hochglanzbilder, Karten und Umfeldinformationen das Bild. Durch die Anonymität sind der Gestaltung natürlich Grenzen gesetzt. Bei Unternehmen bestimmen Zahlen, Texte, Graphiken und ggf. auch Produktabbildungen die Präsentation. b) Erstellung eines Information Memorandums Das Information Memorandum ist eine detaillierte Beschreibung des Verkaufsobjektes, in dem auf 20 bis 40 Seiten die Details zum Verkaufsgegenstand dargestellt werden. Dazu gehören bei einem Immobilienverkauf zum Beispiel eine Executive Summary, Umfeldinformationen mit Details zur Lage und Anbindung sowie Angaben zur Gebäudetechnik und Nachhaltigkeit der Bauweise. Zentrale Aufgabe des Information Memorandums ist die erfolgreiche Präsentation des Unternehmens, so dass die Interessenten innerhalb einer Frist eine Entscheidung fällen und ein indikatives Angebot abgeben können. c) Vorbereitung des Datenraums und kontinuierliche Vervollständigung während der Investorenansprache Im Datenraum erfolgt eine strukturierte Zusammenstellung der Due-Diligence Unterlagen anhand der – in der Regel durch den Berater gestellten – Due-Diligence Checkliste. Wichtig ist eine stringente und vollständige Aufbereitung. Selbst wenn zu Beginn noch nicht alle Informationen vorhanden sind, lohnt es sich mit Platzhaltern zu arbeiten und den BEST PRACTICE IN FINANCE / BEST PRACTICE IN REAL ESTATE / Academy for Best Execution GmbH / www.BestInFinance.ch / www.BestInRealEstate.ch
BEST PRACTICE IN REAL ESTATE / Seite 33 Virtuelle Datenräume bei Immobilientransaktionen Mobiler Zugriff auf digitale Inhalte Datenraum vor der Öffnung sukzessive zu füllen und zu vervollständigen. Nur so können unnötige Fragen vermieden und ein positiver erster Eindruck geschaffen werden. 3. Investorenansprache Um potentielle Käufer zu identifizieren, wird – meist durch Berater – eine Long List erstellt. Diese enthält alle in Betracht kommenden Interessenten. Die Anzahl der anzusprechenden potentiellen Investoren muss eine kritische Masse haben, damit die Erfolgswahrscheinlichkeit für die Transaktion hoch ist. Die Anzahl sollte idealerweise 25 überschreiten. Dies ist natürlich abhängig von der jeweiligen Situation. In Einzelfällen kann auch mit einer Longlist von drei Parteien eine sehr erfolgreiche Transaktion durchgeführt werden. Die Unternehmen der Long List erhalten den Teaser. Wenn Interesse auf Seiten der Käufer/Investoren vorhanden ist, wird – nach Unterzeichnung eines NDA – die Informationsmemorandum ausgehändigt. 4. Due Diligence Nach der Prüfung des Information Memorandums und den ersten Gesprächen erhält der Verkäufer ein indikatives Angebot mit vielen Disclaimern, die das Angebot an bestimmte Annahmen bindet. Aufgrund des Feedbacks, der Nachfrage nach dem Informations-Memo- randum und der Struktur der indikativen Angebote wird eine Short List erstellt. Die Unternehmen auf der Shortlist werden zur Due Diligence eingeladen. Hierbei wird das gesamte Unternehmen detailliert geprüft. Es geht vor allem um potentiell wertverändernde Faktoren und Risiken, z.B. technischer, finanzieller, rechtlicher oder steuerlicher Art. 5. Verhandlung, Signing und Closing Die Ergebnisse der Due Diligence bilden die Basis für ein bindendes Angebot und die Vorbereitung für die Verhandlungsphase. Am Ende des Prozesses steht der Kaufvertrag (das sogenannte Sales And Purchase Agreement, kurz SPA) und das Closing nach Erfüllung aller Closing- Conditions. Nachteile des herkömmlichen Teaser Prozesses Die Logistik des Teaser-Prozesses ist in der Praxis heute oft noch nicht zeitgemäss und wenig transparent. Die Teaser-Dokumente werden postalisch, per «Heute gehören virtuelle Datenräume bei Top-Transaktionen zum Standard. Die Prognose für die Entwicklung von digitalen Teasern sieht ähnlich aus.!» Jan Hoffmeister Fax oder – in den meisten Fällen – per Email versendet. Die direkte Ansprache der potentiellen Käufer erfolgt separat. Nachteile: • Der Verkäufer hat oft keine Informationen darüber, ob der Teaser überhaupt von der anderen Partei angesehen wurde. • Die Informationen können – ohne das Wissen des Verkäufers – einfach an Dritte weitergeleitet werden. • Die Aufbereitung und der Versand der Präsentationsunterlagen sind aufwendig. Es muss viel Koordinationsarbeit durch den Berater geleistet werden, da mit jeder Partei mehrfach per Email oder telefonisch kommuniziert werden muss. • Sollte ein Exposé gedruckt werden, fallen erhebliche Design-, Herstellungs- und Versandkosten an. Die Digitalisierung des Prozesses ermöglicht deutlich mehr Transparenz durch detaillierte Reports über das User-Verhalten. Im folgenden Kapitel wird gezeigt, welche Schritte durchlaufen werden müssen, um einen Online-Teaser zu erstellen. 3 Schritte zu einem automatierten Teaser-Prozess Schritt 1: Vorbereitung und Erstellung des Teasers Mit Hilfe von speziellen Plattformen oder Online-Tools, wie dem Drooms Exposé, kann mit wenigen Mausklicks ein Teaser zusammengestellt werden. Umfangreiche Editiermöglichkeiten erlauben eine indivi-duelle Oberflächengestaltung im Corporate Design. Das Einstellen von Bildern, Texten, Tabellen, interaktiven Karten und Dokumenten, wie Bauplänen, Marktstu-dien oder eines NDAs, können vom Verkäufer selbstständig vorgenommen werden. Schritt 2: Einladung der potentiellen Interessenten zum Teaser Mit Hilfe von Excel-Vorlagen können die unterschiedlichen potentiellen Investoren erfasst und termingerecht, parallel zum gleichen Zeitpunkt eingeladen werden. Die eingeladenen Nutzer erhalten per Email eine Einladung für den Teaser und können mit individuellen Zugangsdaten alle relevanten Informationen zur ersten Beurteilung des Assets einsehen. Der Link zum Exposé kann auch auf der Webseite des Verkäufers eingebunden werden. So wird diese zur zentralen Anlaufstelle für die potentiellen Investoren. Bei Interesse haben die eingeladenen Investoren die Möglichkeit den nächsten Schritt zu gehen. Das im Teaser bereit gestellte NDA kann heruntergeladen, unterzeichnet und dem Verkäufer bzw. dessen Berater, zugesendet werden. Schritt 3: Monitoring des Nutzerverhaltens im Teaser Beim Teaser-Prozess kommt es oft vor, dass einige der angeschriebenen poten- BEST PRACTICE IN FINANCE / BEST PRACTICE IN REAL ESTATE / Academy for Best Execution GmbH / www.BestInFinance.ch / www.BestInRealEstate.ch
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