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Abläufe optimieren . Kosten senken . Geschäftsreise effektiv Qualität sichern gründen mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden (R 8.1 Absatz 8 Nummer 2 Lohnsteuer-Richtlinien [LStR]). Die Bewertung mit dem amtlichen Sachbezugswert setzt – wie bisher – voraus, dass der Wert der Mahlzeit 40 Euro nicht übersteigt (übliche Beköstigung). Bewertet der Arbeitgeber die Mahlzeit mit dem üblichen Endpreis, darf er keinen Bewertungsabschlag in Höhe von vier Prozent vornehmen. Beachten Sie: Das steht so im Entwurf. Die Finanzverwaltung begründet das damit, dass der vierprozentige Bewertungsabschlag zur Abgeltung von üblichen Preisnachlässen dient. Diese üblichen Preisnachlässe wären bei Mahlzeitengestellungen (zum Beispiel in Restaurants) regelmäßig im üblichen Endpreis bereits berücksichtigt und dürfen deshalb nicht mehr (zusätzlich) berücksichtigt werden (siehe auch Landesamt für Steuern [LfSt] Bayern, Verfügung vom 24.11.2009, Az: S 2334.1.1 – 6/8 St 32/St 33). Die 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge (§ 8 Absatz 2 Satz 9 EStG) ist aber anwendbar. Beispiel Ein Arbeitgeber veranstaltet auswärts eine Fortbildung für seine Arbeitnehmer. Die Arbeitnehmer sind an diesem Tag mehr als zehn Stunden vom Wohnort abwesend. Die Kosten für das gemeinsame Mittagessen belaufen sich pro Arbeitnehmer inklusive Getränke auf 25 Euro. Der Arbeitgeber hat für Besteuerung des geldwerten Vorteils aufgrund der gewährten Mahlzeit folgende Möglichkeiten: Er zieht dem Arbeitnehmern mit der nächsten Lohnabrechnung 2,80 Euro (Sachbezugswert für ein Mittagessen) vom Nettolohn ab bzw. versteuert (und verbeitragt) den Sachbezugswert. Außerdem kann er dem Arbeitnehmer die steuerfreie Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand in Höhe von 6 Euro zahlen. Er setzt für die Mahlzeit die tatsächlichen Kosten in Höhe von 25 Euro an. Abzüglich der Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand (6 Euro) verbleibt ein geldwerter Vorteil in Höhe von 19 Euro, der im Rahmen der 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge steuer- und beitragsfrei bleibt. Unser Tipp: Das Wahlrecht kann der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer individuell ausüben. Er muss aber für jeden Kalendermonat die Methode festlegen, nach welcher er alle in dem Kalendermonat gestellten Mahlzeiten bewertet; während des Monats darf er die Methode nicht wechseln (LfSt Bayern, Verfügung vom 24.11.2009, Az: S 2334.1.1 – 6/8 St 32/St 33). Arbeitgeberveranlassung Damit die Mahlzeitengestellung als vom Arbeitgeber veranlasst gilt, soll künftig ausreichend sein, wenn die Aufwendungen für die Mahlzeit vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden bzw. er sie direkt bezahlt und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist (R 8.1 Absatz 8 Nummer 2 Sätze 5 bis 7 LStR). Damit verzichtet die Finanzverwaltung auf die bisher geforderte Vorausbuchung durch den Arbeitgeber. Auch die im BMF- Schreiben bereits erleichterten Voraussetzungen bei einer Buchung durch den Arbeitnehmer, werden nicht mehr gefordert. Beachten Sie: Welche Voraussetzungen an „dienst- und arbeitsrechtlich ersetzt“ zu stellen sind, darüber lässt sich derzeit nur spekulieren. Auf der Ausgabe 7 | Juli 2010 Zahl des Monats 27 Prozent ... aller Reisen aus Europa nach Deutschland waren letztes Jahr Geschäftsreisen. Das geht aus dem „Meeting- & EventBarometer“ hervor, den das Europäische Institut für TagungsWirtschaft im Auftrag des Europäischen Verbands der Veranstaltungs-Centren e.V. (EVVC), des GCB German Convention Bureau und der Deutschen Zentrale für Tourismus (DZT) erstellt hat. Dieser Anteil liegt weit über dem europäischen Durchschnitt. Nach Studien der DZT wurden 2009 rund 64 Mrd. Euro Umsatz durch Geschäftsreisen generiert. Der Löwenanteil geht auf Geschäftsreisen mit mindestens einer Übernachtung zurück: Bei den 72,5 Mio. Inlandsreisen wurden 39 Mrd. Euro umgesetzt. Die 9,6 Mio. Geschäftsreisen aus Europa erbrachten einen Umsatz von 6,4 Mrd. Euro. Die 1,3 Mio. Reisen aus Übersee trugen mit einem Umsatz von 4,5 Mrd. Euro zum Gesamtergebnis bei. Die rund 540 Mio. innerdeutschen Tagesgeschäftsreisen schlugen mit einem Umsatz in Höhe von 14 Mrd. Euro zu Buche. Seminare und Kongresse 06.07. – 08.07.2010 VDR-Travel Arranger: Aufbau und effiziente Gestaltung eines Reise- Service im Unternehmen, dreitägiger Workshop, VDR-Akademie, Frankfurt/Main. >mehr im Web 08.07.2010 Fuhrparkwissen von A-Z, Präsenzseminar, Alphabet Fuhrparkmanagement GmbH, Stuttgart. >mehr im Web 13.07.2010 Praxis der Reisekosten Teil II – Vertiefungs- und Falltag, Präsenzseminar, Wirtschaftsseminare Hoven, Freiburg. >mehr im Web 2
Abläufe optimieren . Kosten senken . Geschäftsreise effektiv Qualität sichern sicheren Seite dürften Arbeitgeber sein, wenn sie die im Unternehmen geltenden Regelungen in einer „Reiserichtlinie“ schriftlich niederlegen. Sofern die Voraussetzungen für die Arbeitgeberveranlassung vorliegen, kommt es nicht darauf an, wie die Rechnung beglichen wird und wie die einzelnen Kosten in der Hotelrechnung bescheinigt sind. Insbesondere spielt es keine Rolle, ob die Mahlzeiten (zum Beispiel das Frühstück) gesondert in der Übernachtungsrechnung ausgewiesen ist. Wichtig: Die gelockerten Regelungen sollen für alle Mahlzeiten gelten und außerdem rückwirkend ab dem 1. Januar 2010 angewendet werden. Wir informieren Sie, sobald die Richtlinien in „trockenen Tüchern“ sind. � Flugreise / Geschäftsreise Keine „Nichtbeförderung“ im Fall des Zuspätkommens Ein Reisender hat keinen Anspruch auf Ausgleichszahlungen nach der Verordnung (EG) 261/2004, wenn ihm die Mitnahme verweigert wird, weil er erst am Gate erschienen ist, nachdem die Flugzeugtüren bereits geschlossen waren. Dieser Fall ist nach Ansicht des Oberlandesgerichts (OLG) Frankfurt kein Fall der „Nichtbeförderung“. Begründung des OLG: Der Reisende hat keinen Anspruch darauf, dass die Türen solange wieder geöffnet werden, bis das Flugzeug seine Parkposition verlassen hat. Dass in Ausnahmefällen Flugzeugtüren wieder geöffnet und Fluggäste aufgenommen würden, stehe dem nicht entgegen. Ein genereller Anspruch darauf, ließe eine erhebliche Störung des Flugverkehrs erwarten (Urteil vom 1.10.2009, Az: 16 U 18/08). Unser Tipp: Mit dem Verpassen des Flugs werden die Tickets nicht komplett wertlos. Beträge, die die Airline im Auftrag Dritter erhebt, können Sie zurückfordern. Darunter fallen insbesondere Flughafengebühren und Steuern, die die Airline weiterreichen muss. Zum anderen sind es die verbrauchsabhängigen Zuschläge, die nur anfallen, wenn der Reisende seinen Platz im Flugzeug auch tatsächlich nutzt, also insbesondere der Kerosinzuschlag. Sehen Sie dazu den Beitrag in „Geschäftsreise effektiv“, Ausgabe 7/2009, Seite 1. � Flugreise / Travel Management / Geschäftsreise Ersatzansprüche stehen wohl dem reisenden Mitarbeiter zu Unterstützungs- und insbesondere Ausgleichsleistungen im Fall der Nichtbeförderung, bei Annullierung oder großer Verspätung von Flügen können geschäftsreisende Mitarbeiter wohl doch für sich persönlich geltend machen. Die Ansprüche stehen nicht automatisch dem Arbeitgeber zu, der das Flugticket bezahlt hat. Das geht aus einem Vergleich hervor, den eine Fluggesellschaft mit einem Geschäftsreisenden am 4. Juni 2010 vor dem Landgericht (LG) Aurich geschlossen hat. Das Amtsgericht (AG) Emden hatte in der ersten Instanz die Aktivlegitimation des Reisenden verneint. Wie Rechtsanwalt Paul Degott aus Hannover berichtet, hat das LG in der Verhandlung deutlich gemacht, dass das AG die Frage der Aktivlegitimation eindeutig zu eng beurteilt habe. Schon die Überschrift zur Verordnung (EG) 261/2004 würde deutlich machen, dass es dort ausschließlich um den Fluggast gehe und nicht um die Stelle, die vielleicht für den Fluggast das Ticket bezahlt habe. Beachten Sie: Folge des Vergleichs ist, dass es auch weiterhin kein rechtskräftiges Urteil geben wird, dass die Frage eindeutig klärt, wem die Rechte zustehen, dem Arbeitgeber oder dem reisenden Mitarbeiter. Ausgabe 7 | Juli 2010 Seminare und Kongresse 14.07.2010 Reisekosten richtig abrechnen – Das aktuelle Reise- und Bewirtungskostenrecht, Präsenzseminar, Haufe Akademie, Düsseldorf. >mehr im Web 30.07.2010 Reisekosten richtig abrechnen – Das aktuelle Reise- und Bewirtungskostenrecht, Präsenzseminar, Haufe Akademie, München-Unterhaching. >mehr im Web Unser Tipp: Weitere Veranstaltungen finden Sie im Veranstaltungskalender auf unserer Homepage: www.geschaeftsreise-effektiv.de News und Trends Roaming im europäischen Ausland wird ab 1. Juli billiger Seit 1. Juli 2010 können Reisende mit ihrem Handy in anderen EU-Ländern im Web surfen, Filme abrufen oder Fotos verschicken, ohne überteuerte Roaming-Rechnungen fürchten zu müssen. Dann gilt EU-weit eine Kostenobergrenze von 50 Euro plus Mehrwertsteuer, in Deutschland also 59,50 Euro, wenn sich die Kunden nicht für andere Obergrenzen entscheiden. Die Kostengrenze funktioniert so: Die Betreiber müssen dem Nutzer eine Warnung zuschicken, sobald er 80 Prozent seiner Kostenobergrenze erreicht hat. Wenn die Obergrenze erreicht ist, muss der Betreiber die Mobilfunk-Internetverbindung unterbrechen, sofern der Kunde nicht ausdrücklich erklärt, dass er die Nutzung fortsetzen möchte. Auch das Telefonieren wird günstiger: Der Höchstpreis für einen ausgehenden Roaminganruf wird EU-weit von 43 auf 39 Cent pro Minute (zuzüglich Mehrwertsteuer, in Deutschland also 46 Cent) gesenkt, und für einen eingehenden Anruf dürfen anstatt 19 Cent nur noch 15 Cent pro Minute (in Deutschland also 18 Cent) verlangt werden. Der Höchstpreis für das Versenden von SMS bleibt bei 11 Cent pro SMS (in Deutschland also 13 Cent). 3
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