BMD CRM Kontakt-, Dokumentenmanagement u. Archivierung ...

BMD CRM Kontakt-, Dokumentenmanagement u. Archivierung
Stammdaten, zentrale
Funktionen
• Verwalten aller Stammdaten von Klienten, Gesellschaftern,
Angehörigen und sonstigen Kontaktpersonen mit beliebig
vielen Adressen, Telefonnummer, E-Mailadressen
• Verwalten der Ansprechpartner beim Klienten, Beziehen von
Personenstammdaten über Rollenkennzeichen
• Verwalten der zuständigen Mitarbeiter je Klient bzw.
Tätigkeitsbereich mit variabler Definition der Bereiche
(verantwortlicher Bilanzierer; wer macht die Buchhaltung, …)
• Verwaltung der Institutionen (Finanzämter, Gemeinden,
Gebietskrankenkassen und Sozialversicherungsanstalten, ...)
• Listgenerator mit vielen Filter, Sortier- und
Vergleichsmöglichkeiten samt Export und Ausdruck aus jeder
Bildschirmansicht. Variable, je Anwender einstellbare
Felddefinition
• Druck von Adressetiketten mit individuell gestaltbarem
Etikettenaufbau und Selektionsmöglichkeiten
• Verwaltung von Kundengruppen, Adressatenlisten für
gemeinsame Auswertungen und Serienbriefe
• Stammdatenupdate für die FIBU, die eigene Buchhaltung, die
interne Leistungsverrechnung und die Lohnverrechnung
• Zahlreiche Berechtigungsmöglichkeiten, die das Ändern von
Systemeinstellungen, das Ansehen bzw. den Zugriff auf
heikle Daten, das Bearbeiten ganzer Datenmengen (Archive,
Firmen, Datenkategorien) auf einen berechtigten
Benutzerkreis einschränken.
Kunden-Navigator

• Mit dem Kunden-Navigator wird die Vision vom
„Gläsernen Kunden", der alles umfassende, jederzeit
verfügbare Kundenakt Wirklichkeit:
o Alle Daten, die in irgendeinen
Zusammenhang mit dem Kunden gebracht
werden, können rasch und übersichtlich
abgerufen werden.
o Klientenstammdaten – ausführliche
Übersicht (individuell einstellbar)
o Chronik – Verwaltung von Notizen,
Anmerkungen, Infos (z. B. besondere
Vereinbarungen) zu einem bestimmten
Klienten
o Kontaktjournal – Sammlung und
Strukturierung (beispielsweise nach
Terminen, Telefonaten, Poststücken, etc.)
sämtlicher Kontakte mit einem Klienten
o Zuständigkeiten (welcher meiner Mitarbeiter
arbeitet an der Bilanz, an der Buchhaltung
...)
o Kundenkalender (vergangene oder
zukünftige Kundentermine, erledigten oder
unerledigte Aufgaben)
o Dokumente (aus- und eingegangene
Schriftstücke, Notizen, Ausdrucke,
Kontoblätter ...)
o Kundenkonto, offene Posten
BMD Organizer
Übersicht
Hier findet die klassische Büroverwaltung statt: Termine, Aufgaben,
Notizen, Telefonbuch, Kundenkontaktjournal für jeden Mitarbeiter,
Seminar- und Veranstaltungsverwaltung, Medienbibliothek für die
Stabsstellen in Ihrer Büroorganisation.
Häufig verwendete Übersichten sind über die Symbolleiste oder die
Schnellstartleiste per Knopfdruck verfügbar, die wesentlichsten
Arbeitshilfen (Aufgaben, Termine) des Mitarbeiters sind im
Mitarbeiterkalender zusammengefasst.

Telefonprotokoll
Das Telefonprotokoll ermöglicht die Erfassung von eingehenden und
ausgehenden Telefonaten. Die komfortable Bedienung beinhaltet
unter anderem die detaillierte Erfassung der Gesprächspartner und in
einem eigenen Mitschriftbereich die genaue Registrierung der
Anfrage (z. B.: Hardware-Anfrage), sowie die damit verbundene
Tätigkeit (z. B.: Problemanalyse).
Sonderfunktionen • Im Telefonprotokoll werden automatisch die zuletzt geführten
Telefonate mit dem Teilnehmer angezeigt.
• Aus dem Telefonprotokoll ist eine problemlose Verzweigung
in andere Programmteile möglich. So können Informationen
zu diesem Kunden abgerufen werden, die für das Telefonat
relevant sind (Kundenverwaltung, Terminkalender, …)
• Aus dem Telefonprotokoll können E-Mails versandt werden.
Sobald der Teilnehmer eingegeben wurde, wird seine E-Mail-
Adresse angezeigt und eine E-Mail kann sofort zu diesem
Telefonat versendet werden.
• Während des Telefonats kann ein Rückruf erzeugt werden.
Dieser wird bei dem Mitarbeiter, der den Rückruf tätigen soll,
als Aufgabe angezeigt. Der zuständige Mitarbeiter kann dann
direkt aus der Aufgabenverwaltung in das Telefonprotokoll
verzweigen und den Anruf vornehmen.
• Telefonbuch – Anlage eines individuellen, firmeninternen
Telefonbuches
• Teilnehmer-Übersicht: zeigt alle protokollierten Telefonate,
die mit einer bestimmten Person oder Institution geführt
wurden
• Mitarbeiter-Übersicht: zeigt alle protokollierten Telefonate für
einen bestimmten Mitarbeiter an

Terminkalender • Der Terminkalender enthält eine komplette Übersicht der
täglich anfallenden Geschäfts- und Privattermine. Die
Bearbeitung dieser Termine erfolgt nach Datum und
Mitarbeiter.
• Terminansichten (offen, erledigt, alle)
• Terminübersichten
o
o
o
o
Wochenübersicht (Alle Termine eines Mitarbeiters für
eine bestimmte Woche)
Monatsübersicht (Alle Termine eines Mitarbeiters für
einen bestimmten Monat)
Gruppenübersicht (Alle Termine mehre ausgewählter
Mitarbeiter oder einer bestimmten, vordefinierten
Mitarbeitergruppe, z.B. Support)
Terminübersicht (Alle Termine aller Mitarbeiter für
einen bestimmten Tag)

Spezialfunktionen • Verlauf eines Termins verfolgen
• Intervall setzen
• freien gemeinsamen Termin für mehrere Mitarbeiter
suchen
• dem Termin verschiedene Medien (Equipment, Dienstwagen,
Räumlichkeit) zuordnen
• sobald ein Termin bearbeitet wird (Eintrag, Änderung,
Löschung) erfolgt eine Benachrichtigung
• Durch die Hinterlegung der Anfahrtsdauer in der
Kundenverwaltung kann im Organizer für einen Termin die
Abfahrtszeit berechnet werden.
• Visualisierung von besonderen Termineigenschaften:
Um unmissverständlich auf einen Blick erkennen zu können,
um welchen Termin es sich handelt, gibt es auch Symbole,
die die Eigenschaft eines Termins erkennen lassen:
• Outlook-Anbindung: Import/Export von Terminen
• Medienverwaltung/Medienverleih – für einen Termin
notwendige Medien (Räumlichkeiten, Techn. Equipment;
Fahrzeuge, Bücher) werden automatisch verwaltet
• Dokumente zuordnen
• Termingenehmigung beantragen, Termine genehmigen

• Terminbestätigung anfordern, Termine anfordern/ablehnen
Aufgaben • Die Aufgaben sind das zentrale Workflow-Instrument im
BMDManager. Aufgaben entstehen automatisch durch den
Posteingang oder das Telefonprotokoll bzw. können natürlich
auch händisch erfasst werden.
Sie können Aufgaben ...
o an andere Mitarbeiter delegieren
o an andere Mitarbeiter verteilen
o bearbeiten (erledigen ...)
o als E-Mail versenden
o „ausführen" (=Telefonprotokoll starten, Postausgang
öffnen)
o mit der Outlook-Anbindung importieren bzw.
exportieren
Sie können mit Aufgaben ...
o
o
o
Dokumente und andere Informationen durch ihre
Büroorganisation laufen lassen und dabei jederzeit
nachvollziehen, wer wann was damit gemacht hat.
Kontrollieren, wie konsequent Ihre Mitarbeiter bei der
Erledigung von Aufgaben sind
Termingenehmigungen (Urlaubs- und
Zeitausgleichsbestätigung!) abwickeln
Notizen
Notizen sind oft unentbehrlich. Dieser Tatsache trägt der Organizer
mit der Notizverwaltung Rechnung. Notizen können in drei
verschiedenen Ordnern verwaltet werden:
• Private Notizen
• Öffentliche Notizen
• Gelöschte Notizen
BMD DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEM
BMD DMS – das elektronische Dokumentenarchiv bietet Ihnen
die Möglichkeit, ein- und ausgehende Dokumente schnell und
einfach zu verwalten, zu ordnen und wieder aufzufinden.

Bearbeitungszustände, Versionsinformationen, Informationen
über Dokumentenart und Poststatus sind graphisch dargestellt.
Dokumente, die in BMD DMS geführt werden, sind im BMD
Manager an vielen Stellen sichtbar und bearbeitbar
(Postverwaltung, Terminverwaltung, Aufgaben, Kontaktjournal u.
v. a. m.)
Mehrere kombinierbare Berechtigungssysteme verhindern den
Zugriff unautorisierter Mitarbeiter auf „heikle" Dokumente.
Archivierung • Rechnungen, Honorarnoten, Mahnungen usw. legen Sie
vollautomatisch im jeweiligen Ordner ab. Die Übergabe
jedes BMD-Outputs in den Dokumentenordner zur
Beschlagwortung ist ebenfalls direkt möglich. Fertige
Steuererklärungen können Sie z. B. zukünftig direkt ins
Archiv übernehmen.
• Eingescannte Dokumente werden einzeln oder im Stapel
zur Beschlagwortung abgearbeitet.
• Die Übergabe ausgehender Dokumente über Office-
Produkte erfolgt direkt beim Abspeichern des Dokuments
oder vollautomatisch über die BMD
Standardbrieffunktion.
• Sie können auch Mehrfachzuordnungen eines
Dokuments in verschiedene Ordner durchführen.
• Es besteht die Möglichkeit die Erfassungsmaske für die
Beschlagwortung variabel zu definieren und auf die
individuellen Erfordernisse einzustellen.
Archivierung mit
Vorschau
• Das Sammelverzeichnis ist ein Ordner unter dem
Dokumente, die für eine Archivierung anstehen,
gesammelt werden. Beim Öffnen des
Sammelverzeichnisses werden die Dokumente im BMD-
Explorer aufgelistet. Aus dieser Übersicht ist es möglich
die Dokumente zu starten und in das Archiv zu
übernehmen.
Integration • Ein wesentlicher Vorteil von BMD DMS liegt in seiner
totalen Integration in die BMD-Software.
• Beim Ansehen eines Kunden- oder Lieferanten-Kontos
wird direkt in den elektronischen Ordner verzweigt, oder
von der markierten Buchungszeile direkt eine im Ordner
abgelegte Rechnung angezeigt. Der Originalbeleg ist
sozusagen nur einen Mausklick oder Tastendruck von
Ihnen entfernt.
• Im Steuerberatungsbereich verzweigt man von jeder
Stelle der Klientenbearbeitung in die Dokumente des
Mandanten und mit sehr effizienten Suchmechanismen
wird ein Dokument schnellstens gefunden.
• Dokumente, die im Organizer mit Terminen, Aufgaben,
Fristen, Posteingängen verknüpft sind, können von
überall aus unter Einhaltung des Berechtigungssystems
angesehen, aufgerufen und bearbeitet werden.
• Dokumente können mit mehreren Kunden verknüpft
werden. Dokumente können untereinander verknüpft
werden.
• Dokumente aus MS Office (Word, Excel, PowerPoint und
Outlook) können direkt ins BMD DMS archiviert werden.

Notebook • Dokumente können einfach aus dem Archiv auf das
Notebook übertragen werden, um für Besprechungen mit
Kunden oder Lieferanten alle Dokumente parat zu
haben.
• Ein eigener Dokumentenexplorer ermöglicht die Suche
und das Anzeigen dieser Dokumente auf dem Notebook,
ohne dass dort eine NTCS-Installation benötigt wird.
Internet, E-Mail • Einzelne oder mehrere Dokumente können direkt aus
dem Archiv als Attachment per E-Mail versendet werden.
Das ist unabhängig von Ihrem E-Mail-Programm.
• Dokumente können durch Angabe eines ftp-Pfades als
Kopie im Internet oder Intranet veröffentlicht werden.
• Dokumente können aus mehreren E-Mail-Programmen
direkt archiviert werden (Direktanbindung aus
MSOutlook, Verschieben und Archivierung über
Vorschau aus MSOutlook Express, Abspeichern als RTF
und Archivierung aus Groupwise)
Ablagestruktur und
Suche
• Dokumente können nach folgenden Kriterien abgelegt
und gesucht werden: Kunden, Mitarbeiter, Kategorien,
Projekte, Institutionen, Schlagwörter, Gesellschafter
• Zur Beschlagwortung stehen außerdem zur Verfügung:
Hauptkategorien, Kategorien, Schlagwörter, Betreff,
Bezugsjahr und –Monat
• Daneben stehen zum Auffinden von Dokumenten eine
spezielle Schlagwortsuche, eine Volltextsuche mit
wahlweise Vorfilterung der Dokumente sowie natürlich
alle mehrfach kombinierbaren Standardsuch- und
Filterfunktionen von BMDNTCS zur Verfügung
• Kennzeichnen von Ordnern durch ausführliche Notizen
und Chroniken, damit Ihre Anwender die nötigen
Hinweise auf das Ablagesystem haben und die nötige
Ordnung halten können.
• Kennzeichnen von Ordnern und/oder Dokumenten über
Farbcode um besondere raschen, intuitiven Zugriff auf
Dokumente mit bestimmten Eigenschaften zu
ermöglichen.

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