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Wilken entire
baYerisches
rotes kreuz:
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Wie wird aus 80 kontenplänen ein einziger? indem alle einig an einem Strang ziehen! diese
erfahrung machte das bayerische rote kreuz (brk) bei einem it-Projekt, das zweifellos
zu den aktuell größten in der deutschen Sozialwirtschaft zählt. es handelt sich um die
unternehmensweite einführung eines neuen Finanz- und rechnungswesens mit Controlling
und berichtswesen. dadurch ist nun eine konsolidierung auf knopfdruck möglich – bezogen
auf die landesgeschäftsstelle ebenso wie auf die fünf bezirks- und alle 73 kreisverbände.
die lösung kommt von der Wilken entire AG, dem Ulmer Spezialisten für Software in der
Gesundheits- und Sozialbranche.
Es war ein Großprojekt in Millionenhöhe.
Über drei Jahre hinweg arbeiteten über
30 Mitarbeiter des BRK mit den Entwicklern
und Beratern des Softwareunternehmens
zusammen. Start war im Herbst
2007, nachdem in der Endausscheidung
die Wahl gegen die üblichen Verdächtigen,
die Wettbewerber SAP und All for One,
gefallen war. Die Auswahlkriterien machen
zugleich die Herausforderungen hinsichtlich
der Projektziele deutlich. Das BRK
ließ die konkurrierenden Softwareanbieter
genau wissen, wie das Haus später bestellt
sein sollte. Die neue Softwarearchitektur
sollte größere Bezirksverbände ebenso im
gleichen System abbilden können wie den
kleinsten Kreisverband. Die Software sollte
zudem die Möglichkeit bieten, Wachstum
zu berücksichtigen. Motto: Heute eine
kleine Kostenrechnung – morgen strategisches
Controlling. Außerdem sollte das
neue System den Wünschen des Managements
nach schnellem Überblick gerecht
werden. Diese Anforderung zielt auf mo­
derne Auswertungsmöglichkeiten, die aller ­
dings weitgehend von jedem Mitarbeiter
beherrschbar sein sollten. Schließlich sollte
die neue Software benutzerfreundlich,
wenn nicht gar intuitiv bedienbar sein.
Bei der Beauftragung kam Wilken Entire
zu Gute, dass der BRK­Kreisverband München
bereits seit weit über zehn Jahren mit
Software aus der Wilken­Gruppe arbeitet.
Will heißen: Die grundlegenden BRK­Geschäftsprozesse
waren bekannt.
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Seit Oktober 2010 ist das Projekt abgeschlossen.
Es beinhaltet eine Finanz­ und
Anlagenbuchhaltung, eine Kosten­ und
Leistungsrechnung, Systeme zur Kassen­
und Spendenbuchhaltung, das Modul
Electronic Banking sowie ein Informationssystem
zur flexiblen Auswertung von
Daten. Außerdem wurden das IT­System
der Personalwirtschaft und über 30 sozialwirtschaftliche
Fach­ und Abrechnungsverfahren
an die führende Entire­Software
angeschlossen. Hinzu kommt ein modernes
Dokumenten­Management­System
(DMS). Dieses beschleunigt die Verwaltung
von Dokumenten, vereinfacht zahlreiche
ablauforganisatorische Prozesse
und verbessert die Suche nach Belegen.
„fRühJAhRspuTZ“
Ab hERbsT 2007
Es galt, das historisch gewachsene, selbst
programmierte Unix­System Fibu 2000
abzulösen. Der Handlungsdruck war in
den vergangenen Jahren immer mehr gewachsen.
Mit der unternehmensweiten
Konsolidierung musste jeweils zu Jahresanfang
begonnen werden, um diese im
Sommer dem Wirtschaftsprüfer vorlegen
zu können. Der Grund: Es war keine zentrale
Auswertung möglich. Folglich standen
keine aktuellen Management­Kennzahlen
zur Steuerung des Verbands zur Verfügung.
Vieles musste mühsam aus Excel­
Tabellen herausgelesen werden. Zentrales
Ziel war es demnach, über moderne
Software eine wirtschaftliche Arbeitsweise
herbeizuführen – bezogen auf die jährliche
Konsolidierung, gleichermaßen aber auch
auf die tägliche Arbeit. Denn zusammengenommen
gab es für die 73 Kreis­, fünf
Bezirksverbände und für die Landesgeschäftsstelle
insgesamt 177 Buchungsmandanten.
Dies ist für eine so große Organisation
wie das Bayerische Rote Kreuz
keineswegs ungewöhnlich. Wie in vielen
anderen (sozialen) Einrichtungen auch
wächst Software durch hinzukommende
Anforderungen so lange, bis irgendwann
das große Aufräumen kommen muss. Ein
„Frühjahrsputz“ gewissermaßen.
gROssER TEchnOLOgIsch-
ORgAnIsATORIschER AufwAnD
Beim „großen Reinemachen“ wurde jeder
Mandant sozusagen in die Hand genommen
und gefragt: „Brauchen wir den noch,
oder können wir ihn in eine andere Hierarchie
bringen?“ 80 Kontenpläne standen
auf dem Prüfstand. In einer gemeinsamen
Räumaktion blieb davon ein einziger übrig.
Dadurch ist jetzt die Konsolidierung quasi
auf Knopfdruck möglich.
Die Migration war ein Kraftakt. Insgesamt
mussten die Daten von 177 Mandanten
ins neue System überführt werden.
Pro Mandant bedeutete das rund einen
halben Tag Arbeit. Dabei war Geduld und
vor allem Präzision angesagt. Denn pro
Mandant waren rund 40 Einzelschritte
zu beachten, die exakt ineinandergreifen
und nacheinander ablaufen mussten.
Ein großer Stolperstein waren die über
30 Vorsysteme, die es anzubinden galt.
Beispiele: Heimverwaltung für Altenheime,
Kindertageseinrichtungen, Essen
auf Rädern etc. Wilken Entire installierte
eine Standardlösung, an die seitdem alle
Vorsysteme andocken und ihre Daten zur
Verfügung stellen.
Abgesehen von den zahlreichen technologischen
Klippen, die umschifft wurden,
war das BRK­Projekt eine große menschliche
Herausforderung. Es gab eine Steuerungsgruppe
mit 16 Mitgliedern, die sich
zwei Jahre lang alle drei Monate traf. 30
Beschäftigte arbeiteten im Projekt selbst.
Eine Mitarbeiterin des BRK wurde eigens
für das Projekt abgestellt und begleitete es
bis zum Roll­out. Hinzu kamen Hunderte
von Einzelterminen, die auf der Seite von
Im Bild: Dr. Peter Kottmann, Vorstand Wilken Entire AG; Christa Prinzessin von Thurn und Taxis, Präsidentin des BRK; Christine Haderthauer, Bayerische Staatsministerin
für Arbeit und Sozialordnung, Familie und Frauen; Reiner Barthold, Wilken Entire AG sowie Bernhard Hentschel, Geschäftsführer, Sozialservice­Gesellschaft des
Bayerischen Roten Kreuzes GmbH
Wilken Entire vor allem von Reinhold Lutz
wahrgenommen wurden. „Ohne dass sich
Menschen verstehen, scheitern Projekte
solcher Größenordnung“, ist der Leiter
Beratung und Projektleiter überzeugt.
„Für mich persönlich war es das bisher
größte und schwierigste Projekt in 15
Jahren Berufserfahrung in der IT.“ Kein
Wunder – bei 72 Schulungen Finanzbuchhaltung
zu jeweils 3 Tagen, 24 Schulungen
Anlagenbuchhaltung und 24 Seminaren
Controlling zu jeweils einem Tag, sechs
Spezial­Workshops E­Banking und 12 An ­
wendertreffen zu Neuerungen, Hilfen,
Tipps, Wünschen.
TEAmwORk übER
DREI EbEnEn hInwEg
Das größte Wagnis bürdete sich indes das
Bayerische Rote Kreuz selbst auf. Hierbei
sollte die Frage der Eigenständigkeit
der fünf Bezirks­ und 73 Kreisverbände
eine zentrale Rolle spielen. Es galt, das
erste Projekt in der Geschichte des BRK
zu meistern, in das alle mit einbezogen
werden sollten und mussten. Die interne
Skepsis zu Beginn war groß – und sie
hielt über weite Phasen des Projektes an.
„Die Wende, in dem anfangs schwierigen
Projekt gelang durch die Anwendertreffen
mit mehr als 400 Teilnehmern. Damit hatte
das Projektteam die Möglichkeit, alle
Anwender direkt zu erreichen und echte
Probleme von Befindlichkeiten zu unterscheiden
und gute Lösungen zu finden.
Dadurch wurde Vertrauen und Verständnis
erreicht“, so Dieter Deinert, der für IT
zuständige Landesgeschäftsführer. Das
Gebot der Stunde hieß demnach vor
allem an einem Strang zu ziehen, was
auch gelang. Darauf sind alle Verantwortlichen
stolz und dürfen dies – nach Aussage
der Präsidentin, Frau Christa Prinzessin
von Thurn und Taxis, auch sein.
Wilken und Wilken Entire auf der CeBIT 2011 in
Hannover. Im Bild: Dr. Harald Varel, Wilken GmbH;
Annette Schavan, Bundesministerin für Bildung
und Forschung; Reiner Barthold, Wilken Entire
AG sowie Klaus Schmitt, Wilken GmbH
Zu Besuch bei Wilken Enitre: Dr. Peter Kottmann,
Vorstand Wilken Entire AG mit Hans­Joachim
Fuchtel, Parlamentarischer Staatssekretär bei
der Bundesministerin für Arbeit und Soziales
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