Das „Wurst-Käse-Szenario"… …oder wie man ... - Coverdale

Laotse hat gesagt: „Alles Große auf Erden beginnt stets als Kleines.“ Das Planen einer Projektstruktur basiert aufder einfachen Prämisse, dass umfangreiche Arbeiten in kleine Pakete unterteilt werden müssen. Diese Paketekönnen bei Bedarf noch weiter untergliedert werden. Gebildet werden dadurch handhabbare Aktivitäten, denenRessourcen, Zeit und Budgets zugewiesen werden können, deren Fortschritt kontrolliert und deren Ergebnissegemessen werden können. Je nach Bedarf gibt es für die Projektplanung unterschiedliche Werkzeuge. Einigedavon stellen wir Ihnen hier kurz vor:Bei der Termin-/Arbeitspaketliste werden die einzelnen Arbeitspakete in Listenform extrahiert, die Termine unddas Budget werden als Plan-, Soll- und Istwerte festgehalten und erledigte Arbeitspakete kenntlich gemacht.Das Gantt Chart zeigt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse, kannaber die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten nur eingeschränkt darstellen.Beim Vernetzten Balkenplan werden zusätzlich zu den Startzeitpunkten, Endzeitpunkten und zur Dauer desArbeitspakets auch die Abhängigkeiten eingetragen.Der Milestoneplan ist eine Liste mit allen Milestones und den zu liefernden Ergebnistypen zum Milestone.Der Netzplan ist eine graphische oder tabellarische Darstellung von Abläufen und deren Abhängigkeiten. DieNetzplantechnik soll vier Fragen beantworten:1. Wie lang wird das ganze Projekt dauern?2. Welche kritischen Aktivitäten können das gesamte Projekt verzögern, wenn sie nicht rechtzeitig fertigwerden?3. Ist das Projekt im Zeitplan?4. Welche Abweichungen wird es voraussichtlich geben, an welchen Schrauben kann ich risikolos drehen?Zwei sehr verbreitete Formen der Netzplantechnik sind die PERT (Programme Evaluation and Review Technique)Methode, bei der die Aktivitäten zwischen den Ereignissen benannt und als Pfeile dargestellt werden. Und dieMethode des Kritischen Pfades, bei der Felder innerhalb des Netzwerks die Aktivitäten angeben, während diePfeile die Abhängigkeiten darstellen.Kosten/Qualität/ZeitDie Projektplanung ist vollständig, wenn auch die Kosten, die Qualität und die Zeit definiert und geplant sind.Diese Kriterien sollten für jede Aktivitätenebene festgelegt werden und auch als Basis für die Messung desProjektfortschritts dienen.„Guter Anfang ist halbe Arbeit“Hat der Projektmanager alle Teile der Projektplanung abgeschlossen, so kann und sollte er für den offiziellenStart des Projekts ein Kick-Off-Meeting einberufen. Es dient als Auftakt für den Projektleiter, dieKernteammitglieder, den Auftraggeber und die eventuellen Sponsoren.Das Kick-Off-Meeting erfüllt mehrere Zwecke: Einerseits bietet es die Gelegenheit, dass alle Projektbeteiligtensich persönlich kennen lernen, auch wenn das Projekt in Folge virtuell abgewickelt wird. Außerdem kann imRahmen des Treffens allen Beteiligten das Projekt vorgestellt, es kann auf Schwierigkeiten aufmerksam gemachtund der Ablauf durchgesprochen werden. Die Projektziele und die groben Meilensteine können kundgetan sowiedie Spielregeln der Zusammenarbeit geklärt werden. Und nicht zuletzt dient das Kick-Off-Meeting der Motivation.Aufgabenbereich 2: ProjektsteuerungNach dem Kick-Off-Meeting startet die Umsetzung des Projekts und damit für den Projektmanager die Phase derProjektsteuerung. Seine Aufgabe ist es jetzt, sich um die Dokumentation, die Projektkommunikation, dieProjektkultur und -identität zu kümmern, genauso wie um das Schnittstellen- und das Stakeholdermanagement.Für die Dokumentation empfehlen wir - abgesehen von den Dokumenten, die im Zuge der Projektplanungangelegt wurden und jetzt weitergeführt werden (z. B. Projektstrukturplan, Zeitplan, Meilensteinplan) undabgesehen von Konferenzprotokollen, Vermerken und Schriftverkehr - das Führen eines Projekthandbuchs undeines Projekttagebuchs.Ersteres enthält den Projektauftrag, die Projektstruktur, die Terminplanung, den Ressourcen- und Kostenplan, dieProjektorganisation, das Controlling und die Dokumentation. Zweiteres beinhaltet die inoffizielle Geschichte desProjekts aus Sicht des Projektleiters.Hier finden Stimmungsbilder, Konflikte und Gerüchte Platz. Das Projekttagebuch ist besonders für neueProjektleiter äußerst wertvoll, wenn diese sich ein Bild von der Projektkultur machen wollen. Beide Instrumentegemeinsam müssen so ausgelegt sein, dass das Projekt fortgeführt werden kann, auch wenn zum Beispiel derProjektmanager und relevante Teammitglieder unerwartet ausfallen würden.Die Sehnsucht lehren„Wenn Du ein Schiff bauen willst, dann trommle nicht die Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Aufgaben zuvergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre sie die Sehnsucht nach dem weiten, endlosen Meer.“ (Antoinede Saint-Euxpéry) Zugegeben, dieses Zitat ist allseits bekannt und wird sehr häufig eingesetzt. Es hat deswegenaber nichts von seiner Richtigkeit verloren. Denn zur Projektsteuerung gehört auch die Verantwortung für dieProjektkultur und -identität. Und wir können aus der Erfahrung heraus feststellen, dass Projekte, die von einergemeinsam getragenen Vision bestimmt sind, höchste Chancen auf Erfolg haben und auch einfacher steuerbarsind. Schafft der Projektmanager es, die Projektvision in den Köpfen zu verankern, dann schafft er es auch, dassBeteiligte und Stakeholder sich in hohem Grade mit dem Projekt identifizieren und sich entsprechend verhalten.Und auch die Wertschätzung der Projektarbeit innerhalb des Unternehmens, die Kooperationsbereitschaft vonMitarbeitern und Abteilungen werden einfacher erreicht werden können, genauso wie der Wille zurKonfliktbewältigung.Nahtloses IneinandergreifenProjekte haben ihre eigene Struktur, ihre eigene Dynamik und ihre eigenen Anforderungen. Um zu funktionieren,sollten Projekte und die normale Arbeitsstruktur im Unternehmen idealerweise nahtlos ineinander greifen. Diemeisten Projektbeteiligten müssen üblicherweise ihre Projektaufträge als auch ihre normalen Leistungen untereinen Hut bringen. Durch das Schnittstellenmanagement kann die „Ko-Existenz“ von Projekt und normalemArbeitsalltag geplant, organisiert und bei Bedarf optimiert werden.Nicht im Dunkeln winkenconverted by Web2PDFConvert.com