Download - Roger Odenthal

Überarbeitung GoBS im AWV AK 3.4Entwurfsstand: 13.10.2012Seite 15 von 34· die dafür notwendigen Aktivitäten durch ein wirksames Internes Kontrollsystem (IKS) 1gesteuert und überwacht werden.[2] Das IKS beinhaltet prozessintegrierte (Kontroll- und Steuerungs-)Maßnahmen und prozessunabhängige(Überwachungs-)Maßnahmen. Es stellt damit einen wesentlichen Bestandteil des gesamtenbetrieblichen Risiko-Management-Systems dar. Dessen konkrete Ausgestaltung erfolgt inAbhängigkeit von der Unternehmensgröße, -branche und -komplexität und den daraus resultierendenRisiken (Risikoäquivalenzprinzip). Die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit ist bei derEinrichtung eines solchen Systems als Rahmenvoraussetzung sicherzustellen. Das Risiko-Management-Systemmuss darauf ausgerichtet sein, Ordnungsmäßigkeitsverstöße zu verhindern bzw.aufzudecken und zu korrigieren. Vom IKS umfasst sind sowohl die Einrichtung eines IT-gestütztenBuchführungssystems als auch dessen laufender Betrieb (IT-Betrieb).[3] Der Umfang des buchführungsrelevanten IKS ist abhängig vom tatsächlichen Umfang des ITgestütztenBuchführungssystems. Insbesondere der Einsatz integrierter Softwarelösungen undkomplexer ERP-Systeme führt dazu, dass buchungs- oder aufzeichnungspflichtige Unterlagen bzw.Daten, beispielsweise aus der Warenwirtschaft (als Modul oder Teilsystem), in das IT-gestützteBuchführungssystem Eingang finden.[4] Zur Bestimmung des Umfangs des IT-gestützten Buchführungssystems ist daher zu analysierenund zu dokumentieren, mithilfe welcher Teilsysteme Daten erfasst und verarbeitet werden, die in dieBuchführung Eingang finden.[5] Für die Einhaltung der GoB bedeutet dies, dass der gesamte Verarbeitungsprozess - einschließlichder Verarbeitungsschritte in den über Schnittstellen verbundenen vor- und nachgelagertenSystemen/Datenbeständen - gewährleisten muss, dass eine vollständige und richtige Verarbeitungder Geschäftsvorfälle erfolgt. Insofern ist nicht die Bezeichnung eines IT-Systems als„Buchführungssystem“, sondern seine tatsächliche Funktion im Hinblick auf die Erfüllung der Buchführungsfunktionentscheidend (vgl. Kapitel 2).[6] Die im Zusammenhang mit dem IT-gestützten Buchführungssystem umzusetzenden organisatorischenRegelungen und technischen Maßnahmen betreffen insbesondere:· die Vorgehensweise bei der Auswahl und Einführung bzw. Änderung des IT-gestütztenBuchführungssystems,· die Organisation des laufenden IT-Betriebs durch organisatorische Regelungen zurAufbau- und Ablauforganisation (Organisationsplan, Richtlinien und Arbeitsanweisungen,Prozess-, Ablauf- und Funktionsbeschreibungen),· die aus dem Sicherheitskonzept abgeleiteten Maßnahmen zur IT-Sicherheit und damit zurGewährleistung der Integrität und Verfügbarkeit der verarbeiteten Daten (physischeSicherungsmaßnahmen und logische Zugriffskontrollen, Datensicherungs- und Auslagerungsverfahren)sowie· die Dokumentation der vorgenannten Regelungen und der in diesem Zusammenhang eingerichtetenKontrollmaßnahmen.1 Zur Definition des IKS vgl. Stichwort „Internes Kontrollsystem“ im Glossar. Da für das Verständnis der GoBITkein spezifisches Kontrollkonzept erforderlich ist, ergibt sich auch keine Notwendigkeit, den Begriff des IKSvon dem ebenfalls gebräuchlichen Begriff des Internen Überwachungssystems (IÜS) und anderer „Control-Frameworks“ abzugrenzen. Es erfolgt eine Fokussierung auf den buchführungsrelevanten Teil des IKS.Entwurf – streng vertraulich behandeln