Download - Roger Odenthal

Überarbeitung GoBS im AWV AK 3.4Entwurfsstand: 13.10.2012Seite 21 von 34können. Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Ergebnissen können deshalb nur auf Basis vonRegelungskreisläufen (Kontrollmaßnahmen) aufgedeckt und korrigiert werden. Die Notwendigkeitfür prozessunabhängige Überwachungsmaßnahmen ergibt sich daraus, dass die kontinuierlicheWirksamkeit eines eingerichteten IKS im Zeitablauf zu gewährleisten und daher regelmäßig zuüberprüfen ist.[2] Die Ausgestaltung der Kontroll- und Überwachungsmaßnahmen ist abhängig von den umgesetztenMaßnahmen zur Steuerung des IT-gestützten Buchführungssystems und den damit imZusammenhang stehenden Risiken für die Einhaltung der GoB.[3] Manuelle Kontrollmaßnahmen können durch die Bildung, Gliederung, Trennung, Zusammenfassungoder Bündelung von Aufgaben, Funktionen, Kompetenzen und Verantwortlichkeitenerfolgen. Hieraus resultieren Kontrollaktivitäten, die aus den Grundelementen der Reihen-, ParalleloderRückkopplung bestehen und sich beispielhaft in folgenden Kontrollen niederschlagen: 4-Augen-Prinzip, Bildung und Behandlung von Abstimmsummen, Eingangskontrollen vor der Weiterverarbeitung,Freigabeinstanzen, Aufgabenbeschreibungen und sonstige Regelwerke oder Checklisten,etc. Bei der Umsetzung der Kontrollmaßnahmen ist zu beachten, dass manuelle Kontrollenerfahrungsgemäß nicht oder nicht mit der gebotenen Sorgfalt ausgeführt werden. Sie bedürfendaher ggf. einer Überwachung bzw. einer Kombination mit automatisierten Kontrollen.[4] Kontrollmaßnahmen können automatisiert beispielsweise auch als programmierte Kontrollendurchgeführt werden. Programmierte Kontrollen sind in Programmabläufe integrierte Soll-Ist-Vergleichemit eventuellen Korrekturfunktionen, welche die Verarbeitung von nicht plausiblen und unvollständigenDaten verhindern. Typische Beispiele sind die Eingabe-, Verarbeitungs- und Ausgabekontrollen,die sowohl im Buchführungsprogramm als auch auf Ebene der Betriebssysteme bzw.betriebssystemnahen Software realisiert sind.[5] Ziel von Eingabekontrollen ist, bereits zum Zeitpunkt der Erfassung die Richtigkeit und Vollständigkeitder in IT-Anwendungen übernommenen Daten sicherzustellen. FehlerverhinderndeKontrollen sind z. B. Eingabekontrollen, die bewirken, dass fehlerhafte Datenkonstellationen frühzeitigaufgedeckt und damit Fehler bei der Verarbeitung vermieden werden. Ziel von Verarbeitungskontrollenist es, dass die Daten den Verarbeitungsprozess vollständig und richtig durchlaufen.Ausgabekontrollen stellen die vollständige und richtige Erstellung und Verteilung von Verarbeitungsergebnissensicher. Der Vorteil von programmierten Kontrollen ist neben ihrer kontinuierlichenDurchführung und hohen Zuverlässigkeit auch ihre automatisierte Dokumentationsmöglichkeit(Aktivitäts- und Fehlerprotokollierung).[6] In der Regel wird die Einhaltung der GoB durch das Zusammenspiel von programmierten undmanuellen Kontrollen sichergestellt. Für die Erfüllung der notwendigen Verarbeitungsfunktionen,insbesondere der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion, bedeutet dies, dass die Ausgestaltung dermanuellen Kontrollen mit der Art und dem Umfang der programmierten Kontrollen abzustimmen ist.[7] Deshalb hat beispielsweise bereits bei der Eingabe eine Plausibilisierung der Daten zu erfolgen,um inhaltlich unplausible, aber formattechnisch passende Werte (z. B. bei Datumsangaben oderUSt-Sätzen) aufzudecken, statt nur rein format- und syntaxbezogene Kontrollen einzusetzen.Andererseits sind zahlreiche inhaltliche Plausibilitätskontrollen nur beziehungsweise erst zu bestimmtenZeitpunkten möglich, z. B. zum Abschluss einer Buchungsperiode (Tag, Monat, etc.), weilsie beispielsweise auf Vergleichsoperationen beruhen (z. B. Vergleiche mit der Vorperiode).Dennoch ist ihr systematischer Einsatz zweckmäßig und sollte zielgerichtet und planmäßig (inhaltlichund zeitlich) erfolgen. Das gilt sowohl für programmierte als auch für manuelle Kontrollen.Entwurf – streng vertraulich behandeln