Download - Roger Odenthal

Überarbeitung GoBS im AWV AK 3.4Entwurfsstand: 13.10.2012Seite 23 von 34einen softwarebezogenen Ausschnitt des IT-Buchführungssystems und somit nicht das zu betrachtendeGesamtsystem der Buchführung mit seiner Organisation und den darin ablaufenden Prozessen.[3] Die Verfahrensdokumentation muss als Dokumentation klar erkennbar sein, kann aber ausmehreren Dokumenten bestehen oder auf diese verweisen, beispielsweise auf die Anwenderdokumentation,auf Testdokumentationen oder grundsätzliche Steuerungs- und Kontrollkonzepte(IT-Risikomanagement und allgemeines Sicherheitskonzept, Bedrohungen und Maßnahmen, IT-Strategie, IT-Sicherheitsrichtlinie, etc.). Die Dokumentation muss allerdings in einer Weise zurVerfügung gestellt werden, die einen zeitnahen Überblick über den Aufbau des IT-gestützten Buchführungssystemsgibt und den Nachvollzug der darin enthaltenen Prozesse im Unternehmenerlaubt. Auch müssen Zusammenhänge in Bezug auf die eingesetzte Software und deren programminterneVerarbeitung, insbesondere deren Verarbeitungsfunktionen und –regeln, ohneKenntnis einer Programmiersprache verdeutlicht werden.[4] Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist unabhängig von der Größe oderKomplexität des Unternehmens, seines IT-gestützten Buchführungssystems, der dabei verwendetenHard- und Software und der örtlichen Verteilung der Hard- und Software sowie der Daten.[5] Umfang und Detaillierungsgrad der Verfahrensdokumentation richten sich insbesonderenach der Komplexität des IT-gestützten Buchführungssystems, dessen Umfang und Automatisierungsgrad(z. B. Umfang der automatisch generierten Buchungen). Über die formale Gestaltung undtechnische Ausführung kann der Buchführungspflichtige individuell entscheiden.[6] Die Verfahrensdokumentation soll unter Berücksichtigung und Abdeckung der Anforderungen,die sich aus den GoBIT ergeben, u. a. über folgende Bereiche informieren:[6.1] Teilbereich: Rahmenbedingungen, Aufgabenstellung und EinsatzgebietDieser Teilbereich soll eine Beschreibung des Unternehmens, des Einsatzgebietes und desZwecks, für den das IT-gestützte Buchführungssystem eingesetzt wird, enthalten.Hierzu können beispielsweise zählen· eine allgemeine Beschreibung des Buchführungsverfahrens (Organisation und Aufgabenstellung),· ein Überblick über die abgedeckten Aufgabenbereiche und Geschäftsprozesse,· die Einordnung in Aufbau- und Ablauforganisation,· ein Verweis auf buchführungsrelevante rechtliche (z. B. auch branchenspezifische)Grundlagen im Rahmen des Betriebes sowie· ein Verweis auf Freigabedokumentation, Autorisation und Gültigkeit der Verfahrensdokumentation.[6.2] Teilbereich: Fachliche Beschreibung der LösungDie fachliche Beschreibung der Lösung soll einen Einblick in die Unternehmensprozesse geben, dieim Rahmen des IT-gestützten Buchführungssystems relevant sind.Hierzu können beispielsweise zählen· eine Beschreibung der fachlichen Prozesse, wie Datenerfassung, Prüfung, Abstimmung,Ausgabe etc.,· eine Beschreibung des Datenaustausches über Schnittstellen aus fachlicher undprozessbezogener Sicht,Entwurf – streng vertraulich behandeln