Download - Roger Odenthal

Überarbeitung GoBS im AWV AK 3.4Seite 25 von 34Entwurfsstand: 13.10.2012[6.5] Teilbereich: Kontrollgrundsätze und Kontrollen zur Einrichtung und Änderung von ITgestütztenBuchführungssystemenGegenstand dieses Abschnitts ist eine Beschreibung des IKS, sofern nicht bereits in den anderenAbschnitten eine Beschreibung erfolgt ist.Hierzu können beispielsweise zählen· Kompetenzen, Verantwortlichkeiten, Rollen und Berechtigungen beim Betrieb der Anwendung,· die Darstellung der geforderten und vorhandenen Mitarbeiterqualifikation (Rollen, erforderlicheKenntnisse, Verantwortlichkeiten, durchgeführte Qualifizierungsmaßnahmen),· eine Dokumentation der organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere derprozessintegrierten manuellen und automatischen Kontrollen (z. B. Funktionstrennungen,maschinelle Kontrollen),· Test-, Abnahme- und Freigabekonzepte und -protokolle, so dass eine systematischeInbetriebnahme nachvollziehbar ist,· Change-Management-Verfahren inklusive Kontrollaspekte sowie· Verfahren zur Sicherstellung der Programmidentität (Identität von technischer Umgebungund Dokumentation).[7] Der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige ist für das Vorliegen und die Aktualität der Verfahrensdokumentationverantwortlich. Die Dokumentation muss dem eingesetzten Verfahren entsprechen(Programmidentität). Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren.Es ist eine nachvollziehbare Änderungshistorie der Verfahrensdokumentation vorzuhalten.[8] Die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation erstrecken sich auch auf die nachfolgenddargestellte Aufbewahrung und gelten somit auch für Archivsysteme und Altsysteme (im Falle einerunvollständigen Datenmigration), in denen aufbewahrungspflichtige Unterlagen vorgehalten werden.5 Aufbewahrung5.1 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten[1] IT-gestützte Buchführungssysteme unterliegen in gleichem Maße wie herkömmliche Buchführungenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften. Dies gilt unabhängig vonder Art der Datenträger sowohl für die Aufbewahrung der erforderlichen Unterlagen innerhalb dergenutzten Buchführungssysteme, als auch für eine Aufbewahrung in gesonderten, separat geführtenArchivsystemen.[2] Die Aufbewahrungsfristen richten sich u. a. nach § 257 IV HGB und § 147 III AO.[3] Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragungin das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder derLagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oderder Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder diesonstigen Unterlagen entstanden sind. Die zutreffende Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zuden Aufbewahrungsfristen führt damit tatsächlich zu einer Aufbewahrungsdauer, die die in § 257 IVHGB und § 147 III AO genannten Zeiträume übersteigt. Nach § 147 III AO endet die Aufbewahrungsfristnicht, solange die Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist.Entwurf – streng vertraulich behandeln