Richtlinieneinhaltungs- und Ethik-Fachkräfte - Society of Corporate ...

EthikvorschriftenfürRichtlinieneinhaltungsundEthik-Fachkräftewww.corporatecompliance.org6500 Barrie Road, Suite 250, Minneapolis, MN 55435, United StatesFAX +1 952 988 0146

Ethikvorschriftenfür Richtlinieneinhaltungs- und Ethik- FachkräftePräambelRichtlinieneinhaltungs- und Ethikprogramme erfüllen eine wichtige Rollebei der Vermeidung und Entdeckung von Fehlverhalten in und durchOrganisationen und bei der Förderung ethischer Geschäftsumgebungen. DieEntwicklung und rigorose Durchsetzung effektiver RichtlinieneinhaltungsundEthikprogramme schützt Investoren, Verbraucher, die Geschäftsweltund die Allgemeinheit. Als Fachkräfte für Ethik und Richtlinieneinhaltung[Compliance and ethics professionals (CEPs)] verstehen wir, dass dievon uns zu erfüllenden Dienste ein Höchstmaß an Professionalität,Integrität und Kompetenz verlangen. Die folgenden Ethikrichtliniendrücken die Anerkennung unserer beruflichen Verantwortung gegenüberder Allgemeinheit, Arbeitgebern, Kunden und des Berufsstandes aus.Diese Ethikrichtlinien wurden von der Mitgliedschaft der Gesellschaftfür betriebliche Richtlinieneinhaltung und Ethik [Society of CorporateCompliance and Ethics] adoptiert, um allen CEPs bei der Ausübung ihrerberuflichen Aufgaben mit Empfehlungen und Regeln beizustehen.Diese Ethikrichtlinien bestehen jeweils aus zwei Standardkategorien:Prinzipien und Verhaltensregeln. Die Prinzipien stellen breite Standardsdar, die den Rahmen für die mehr detaillierten Verhaltensregeln bilden.Die Verhaltensregeln sind spezifische Standards, die das Mindestmaß derprofessionellen Verhaltenweise, wie sie von CEPs zur erwarten ist, darstellen.Die Einhaltung der Regeln wird sowohl von der professionellen Einzelperson,als auch von der professionellen Gemeinschaft erwartet. Sie hängt inwww.corporatecompliance.org | +1 952 933 4977 1

Ethikvorschriften für Richtlinieneinhaltungs- und Ethik-Fachkräfteerster Linie vom Verständnis der einzelnen CEPs und deren freiwilligenMaßnahmen ab, sowie in zweiter Linie von der Bestätigung durch Kollegenund die Allgemeinheit.Manche Verhaltensregeln sind mit Vermerken versehen, die zur Klärungoder näheren Beschreibung der Bedeutung und Anwendung der Regelbeitragen sollen. Folgende Ausdrücke werden im gesamten Regelwerkverwendet:: “Auftraggebende Organisation” beinhaltet die auftraggebende Organisationund Klienten; “Gesetz” oder “Gesetze” beinhaltet alle nationalen, staatlichen,provinziellen und örtlichen Gesetze und Vorschriften, Gerichtsurteile undZustimmungsverträge “Fehlverhalten” beinhaltet sowohl illegale Handlungen, als auchunethisches Verhalten; und “Höchstes Verwaltungsgremium” der auftraggebenden Organisationbezieht sich auf das oberste, Richtlinien verabschiedende undEntscheidungen treffende Gremium in einer Organisation, wie zumBeispiel der Vorstand oder Aufsichtsrat einer Organisation.Prinzip IVerpflichtungen gegenüber der AllgemeinheitRichtlinien- und Ethik-Fachkräfte [Compliance and ethics professionals(CEPs)] sollten sich an die Absichten und Verhaltensregeln ihrer2 www.corporatecompliance.org | +1 952 933 4977

Society of Corporate Compliance and Ethicsauftraggebenden Organisation halten und diese fördern, und als Beispielehöchster ethischer Standards bei ihrem eigenen professionellen Verhaltendienen, um zum Wohl der Allgemeinheit beizutragen.R1.1 CEPs dürfen bei einem Fehlverhalten weder direkt, noch indirektHilfe leisten oder daran teilnehmen.R1.2 CEPs unternehmen alle notwendigen Schritte, um ein Fehlverhaltenseitens ihrer auftraggebenden Organisation zu verhindern.Anmerkung: Die Maßnahmen der CEPs zur Vermeidung von Fehlverhaltenmüssen natürlich legal und ethisch vertretbar sein. Wenn einCEP alles getan hat, um im Rahmen des Gesetzes und bei Einhaltungder Geschäftsethik ein Fehlverhalten zu verhindern, dabei jedoch erfolglosbleibt, sollte er oder sie sich an Regel 1.4 wenden.R1.3 CEPs müssen nach bestem Wissen und Gewissen bezüglich ihrerauftraggebenden Organisation auf alle offiziellen und legitimenNachforschungen oder Anfragen seitens der Regierung antwortenoder dabei Zusammenarbeit leisten.Anmerkung: Obwohl die Rolle des CEP bei einer Nachforschung seitensder Regierung vielfältig sein kann, darf der CEP niemals bei einerNachforschung lügen oder diese behindern.R1.4 Falls CEPs im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis von einer Entscheidungihrer auftraggebenden Organisation bekommen, die, fallsdurchgesetzt, ein Fehlverhalten darstellen würde, müssen sie: (a)die Zustimmung zu der Entscheidung verweigern; (b) die Sache entsprechendweiterleiten, bis hin zum obersten Verwaltungsgremium;(c) beim Verbleiben ungelöster Probleme nach der Durchführungwww.corporatecompliance.org | +1 952 933 4977 3

Ethikvorschriften für Richtlinieneinhaltungs- und Ethik-Fachkräftevon „a“ und „b“ den Rücktritt in Betracht ziehen; und (d) soweitgesetzlich notwendig, öffentliche Stellen von dieser Entscheidung inKenntnis setzen.Anmerkung: Die Pflicht einer Richtlinien- und Ethik-Fachkraft(CEP) geht über die Verpflichtung gegenüber der auftraggebendenOrganisation insofern hinaus, als die Verhinderung des Fehlverhaltensder Organisation in der Verpflichtung des CEPs gegenüberder Öffentlichkeit und der Berufsbranche enthalten ist. CEPs müssenalle internen Mittel ausschöpfen, die zur Verfügung stehen, umein Fehlverhalten seitens der auftraggebenden Organisation oderderen Angestellten und Vertretern zu verhindern. CEPs müssendie Angelegenheit, wenn angemessen, an das höchste Verwaltungsgremiumweiterleiten, einschließlich wenn: a) das Verwaltungsgremiumdies fordert, z. B. durch einen Sitzungsbeschluss; b) sichdie Weiterleitung ans Management als fruchtlos erweist; oder c)der CEP Grund zur Annahme hat, dass eine Weiterleitung ansManagement verhängnisvoll wäre. CEPs sollten eine Resignierungnur als letztes Mittel in Betracht ziehen, weil CEPs möglicherweisedas einzige Hindernis gegen ein Fehlverhalten darstellen. Ein Resignationsschreibensollte der obersten Geschäftsleitung und demhöchsten Verwaltungsgremium der auftraggebenden Organisationin allen Einzelheiten und mit vollem Nachdruck alle Umstände erläutern,die eine Resignierung erforderlich machen. In sehr großenOrganisationen kann das höchste Verwaltungsgremium eventuelldas höchste Verwaltungsgremium der Dachorganisation sein.4 www.corporatecompliance.org | +1 952 933 4977

Society of Corporate Compliance and EthicsPrinzip IIVerpflichtungen gegenüber der auftraggebenden OrganisationRichtlinieneinhaltungs- und Ethik-Fachkräfte [compliance and ethicsprofessionals (CEPs)] sollten ihren auftraggebenden Organisationenmit einem höchsten Sinn der Integrität dienen, diesen ohne Vorurteileund ohne Befangen begegnen und effektive Richtlinieneinhaltungs- undEthikprogramme voranbringen.R2.1 CEPs müssen ihren auftraggebenden Organisationen auf pünktliche,kompetente und professionelle Weise dienen.Anmerkung: Es wird nicht erwartet, dass CEPs Experten auf allenWissensgebieten sind, die mit effektiven Richtlinieneinhaltungs- undEthikprogrammen zu tun haben. CEPs, die sich auf Gebiete vorwagen,für die zusätzliches Fachwissen benötigt wird, müssen sich diesesFachwissen durch zusätzliche Fortbildung, Einarbeitung oder Zusammenarbeitmit Anderen, die einschlägiges Wissen haben, aneignen.CEPs sollten über aktuelles und allgemeines Wissen aller relevantenFachgebiete verfügen, soweit dies vernünftigerweise von einer Richtlinieneinhaltungs-und Ethik-Fachkraft erwartet werden kann, undsie müssen dahingehend Schritte unternehmen, um sicherzustellen,dass sie durch die Nutzung von Fortbildungsmaßnahmen und Fachschulungenauf dem aktuellen Stand bleiben.R2.2 CEPs müssen nach Kraft all ihrer Fähigkeiten sicherstellen, dassauftraggebende Organisationen alle relevanten Gesetze erfüllen.www.corporatecompliance.org | +1 952 933 4977 5

Ethikvorschriften für Richtlinieneinhaltungs- und Ethik-FachkräfteAnmerkung: Während CEPs eine Führungsrolle bei der Sicherstellungder Richtlinieneinhaltung einnehmen sollten, haben alle Arbeitnehmereine Verpflichtung, die Richtlinieneinhaltung zu gewährleisten.R2.3 CEPs müssen mit angemessener Gewissenhaftigkeit alle Angelegenheiten,Informationen, Berichte und/oder Verhaltensweisen nachforschen,die mit tatsächlichem oder vermeintlichem Fehlverhaltenin der Vergangenheit, Gegenwart oder Zukunft zusammenhängen.Anmerkung: In Organisationen, in denen andere Fachkräfte (wie z. B.die Rechtsabteilung) für die Nachforschung von möglichem Fehlverhaltenzuständig sind, erfüllen CEPs diese Richtlinie, indem sie einenVerdacht auf Fehlverhalten diesen Fachkräften gemäß der geltendenMeldeverfahren melden.R2.4 CEPs müssen die oberste Geschäftsleitung und das höchste Verwaltungsgremiumsowohl über den Stand des Richtlinien- und Ethikprogrammes,als auch hinsichtlich der Durchführung des Programmes,sowie über Bereiche mit Durchsetzungsrisiken informiert halten.Anmerkung: Die ethische Pflicht des CEP unter dieser Richtlinieunterstützt die Pflicht der obersten Geschäftsleitung und des höchstenVerwaltungsgremiums, sich davon zu überzeugen, “dass in derOrganisation Informations- und Meldesysteme existieren, die vernünftiggenug gestaltet sind, um der obersten Geschäftsleitung und demAufsichtsgremium selbst zeitgerechte und genaue Informationen zuliefern, und diese zu befähigen, innerhalb ihres jeweiligen Bereiches gutinformierte Entscheidungen, sowohl im Hinblick auf die Einhaltungder Gesetze seitens der Gesellschaft, als auch auf deren geschäftlicheLeistung, zu erzielen.“ Siehe Caremark International Inc., DerivativeLitigation, 1996 WL 549894, um 8 (Del. Ch. Sept. 25, 1996)6 www.corporatecompliance.org | +1 952 933 4977

Society of Corporate Compliance and EthicsR2.5 CEPs dürfen gegen Arbeitnehmer, die tatsächliches, mögliches odervermeintliches Fehlverhalten melden, keine Racheakte unterstützenoder zulassen und müssen danach streben, dass Maßnahmen zumSchutz eines Arbeitnehmers, der tatsächliches, mögliches oder vermeintlichesFehlverhalten meldet, durchgesetzt werden.Anmerkung: CEPs müssen Kraft aller ihrer Möglichkeiten und inÜbereinstimmung mit anderen, ihnen aufgrund dieser Ethikrichtlinienobliegenden Pflichten, die Anonymität von Arbeitnehmern,die Meldung erstatten, gewährleisten, wenn diese Arbeitnehmer umAnonymität ersuchen. Desweiteren müssen sie die Nachforschungenbei tatsächlichem, möglichem oder vermeintlichem Fehlverhalten mithöchster Diskretion anstellen und mit äußerster Vorsicht den Ruf unddie Identität der untersuchten Personen schützen.R2.6 CEPs schützen gewissenhaft gegen das Bekanntwerden vertraulicherInformationen, die sie im Rahmen ihrer beruflichen Aktivitäten erhalten,wobei sie unter bestimmten Umständen erkennen, dass derenGeheimhaltung angesichts anderer Werte oder Bedenken zurückstehenmuss, wie zum Beispiel bei der Vermeidung einer Handlung, dieein echtes Risiko für Gesundheit oder Sicherheit darstellt oder wenndie Geheimhaltungpflicht aufgrund einer gerichtlichen Vorladungoder eines anderen gerichtlichen Vorganges aufgehoben wird.Anmerkung: Die Herausgabe vertraulicher Informationen aufgrundeiner gerichtlichen Vorladung oder eines anderen gerichtlichen Vorgangesist nicht notwendig, wenn diese Informationen einem rechtlichgeschützten Amtsgeheimnis unterliegen (z.B. zwischen Anwalt undKlient).www.corporatecompliance.org | +1 952 933 4977 7

Ethikvorschriften für Richtlinieneinhaltungs- und Ethik-FachkräfteR2.7 CEPs müssen dafür sorgen, dass tatsächliche, mögliche oder vermeintlicheInteressenskonflikte zwischen der auftraggebenden Organisationund entweder den eigenen Interessen des CEP oder denInteressen von Einzelpersonen oder Organisationen außerhalb derauftraggebenden Organisation, zu denen der CEP eine Beziehunghat, vermieden werden. CEPs müssen Interessenskonflikte melden,diese in ethischer Weise lösen und ernsthafte Konflikte, wann immermöglich, beseitigen. Interessenskonflikte können zu einer geteiltenLoyalität führen. CEPs dürfen nicht zulassen, dass ihre Loyalitätgegenüber Einzelpersonen in der auftraggebenden Organisation,mit denen sie berufliche oder persönliche Beziehungen entwickelthaben, die Loyalitätspflicht gegenüber der auftraggebenden Organisationund/oder die höchstrangige Verantwortung der Aufrechterhaltungdes Gesetzes, des ethischen Geschäftsgebahrens und dieserEthikrichtlinien beeinträchtigt oder diese übertrifft.Anmerkung: Haben CEPs Geschäftsbeziehungen, direkte oder indirektefinanzielle Interessen oder sonstige Interessen, die ihr Urteilsvermögenim Zusammenhang mit der Ausübung ihrer Funktion alsFachkraft beeinflussen könnten, müssen CEPs ihre auftraggebendeOrganisation in vollem Umfang über die Natur der Geschäftsbeziehungen,finanziellen Interessen oder sonstigen Interessen unterrichten.Falls sich ein Bericht, oder eine Nachforschung bzw. Nachfrage wegenFehlverhaltens direkt oder indirekt auf eine Maßnahme bezieht, ander der CEP in irgendeiner Weise beteiligt war, muss der CEP derobersten Geschäftsleitung der auftraggebenden Organisation schriftlichund exakt die Natur seiner Beteiligung offenlegen, bevor er auf einenBericht oder den Beginn einer Nachforschung oder Nachfrage übereine derartige Sache reagieren darf, und sich, wenn angemessen, voneiner solchen Nachforschung oder Nachfrage zurückziehen. Trotz dieserVorschrift wird der CEP aufgrund seiner Beteiligung an einer Sache,8 www.corporatecompliance.org | +1 952 933 4977

Society of Corporate Compliance and Ethicsdie Gegenstand eines Berichtes, einer Nachforschung oder Nachfrageist, nicht automatisch wegen Befangnis von seiner Fähigkeit, die damitverbundenen Aufgaben zu erfüllen, disqualifiziert.R2.8 CEPs dürfen die auftraggebende Organisation hinsichtlich derErgebnisse, die durch den Einsatz ihrer Dienste erzielt werden können,nicht irreführen.Anmerkung: CEPs sollten hinsichtlich der Auswirkungen oder Ergebnisseihrer Dienste keine unrealistischen Erwartungen wecken.Prinzip IIIVerpflichtungen gegenüber dem BerufsstandRichtlinieneinhaltungs- und Ethik-Fachkräfte [Compliance and ethicsprofessionals (CEPs)] sollten mit ihren Maßnahmen danach streben,dass die Integrität und Würde des Berufsstandes aufrechterhalten bleibt,damit Wirksamkeit und Professionalität von Richtlinieneinhaltungs- undEthikprogrammen gefördert werden.R3.1 CEPs müssen ihren professionellen Aktivitäten, einschließlich Nachforschungenwegen Fehlverhalten, mit Aufrichtigkeit, Fairness undGewissenhaftigkeit nachgehen.Anmerkung: CEPs dürfen keinen unangemessenen Einschränkungenzustimmen, die ihre professionelle, ethische und gesetzliche Verantwortungbeeinträchtigen könnten. Angemessene Einschränkungenbeinhalten solche, die sich auf die Ressourcen der auftraggebendenOrganisation beziehen. Wenn die Geschäftsleitung einer auftragge-www.corporatecompliance.org | +1 952 933 4977 9

Ethikvorschriften für Richtlinieneinhaltungs- und Ethik-Fachkräftebenden Organisation Nachforschungen anfordert, jedoch den Zugangzu relevanten Informationen beschränkt, sollte der CEP den Auftragablehnen und dem obersten Verwaltungsgremium der auftraggebendenOrganisation eine Erkärung abgeben. CEPs sollten gewissenhaftdanach streben, das wirksamste Mittel zur Erreichung der Richtlinieneinhaltungzu unterstützen.R3.2 Im Einklang mit Regel 2.6 dürfen CEPs ohne Einverständnis oderentsprechende Rechtsverfahren keine vertraulichen Informationenüber die Geschäftsangelegenheiten oder technischen Abläufe einergegenwärtigen oder vergangenen auftraggebenden Orgainisationpreisgeben. Eine solche Preisgabe könnte das berufliche Vertrauenerodieren oder die Fähigkeit von Richtlinieneinhaltungs- und Ethik-Fachkräften, in der Zukunft solche Informationen von anderen zubekommen, beeinträchtigen.Anmerkung: Um effektiv in ihrer Funktion zu sein, benötigen CEPsfreien Zugang zu Informationen und die Fähigkeit, offen mit jedemArbeitnehmer oder Vertreter der auftraggebenden Organisation kommunizierenzu können. Offene Kommunikation hängt vom Vertrauenab. Die Zweckentfremdung und der Mißbrauch der Arbeitsergebnissevon Richtlinien- und Ethik-Fachkräften stellen eine ernsthafte Bedrohungfür Richtlinieneinhaltungs- und Ethikprogramme dar. CEPsdürfen vertrauliche Informationen in keiner Weise verwenden, diegesetzeswidrig ist oder deren gesetzliche Pflichten verletzt, einschließlichder Pflichten gegenüber ihren auftraggebenden Organisationen. Wenndie Gegenparteien eines Rechtstreites die Arbeit der Eigenkontrolleeiner Organisation gegen diese verwenden, kann die Glaubhaftigkeitvon CEPs unterminiert werden. CEPs werden angehalten, zum Schutzder Vertraulichkeit und zur Verminderung von Gerichtsstreitigkeitenmit einem Rechtsanwalt zusammenzuarbeiten. Es ist nicht notwendig,10 www.corporatecompliance.org | +1 952 933 4977

Society of Corporate Compliance and Ethicsvertrauliche Informationen im Rahmen eines entsprechenden Gerichtsprozessespreiszugeben, wenn diese vertraulichen Informationendurch ein gesetzlich anerkanntes Arbeitsgeheimnis geschützt sind (z. B.das Geheimnis zwischen Anwalt und Klient).R3.3 CEPs dürfen keine irreführenden, täuschenden oder falschenAussagen oder Behauptungen über ihre beruflichen Qualifikationen,Erfahrungen oder Leistungen machen.R3.4 CEPs dürfen nicht versuchen, fälschlicherweise den professionellenRuf anderer Richtlinieneinhaltungs- und Ethik-Fachkräfte zu schädigen.Anmerkung: Zur Förderung von Kollegialität und Bürgerlichkeit desBerufsstandes dürfen CEPs hinsichtlich anderer CEPs keine Bemerkungenmachen, die verleumderischer Natur sind.R3.5 CEPs müssen ihre Kompetenz hinsichtlich von Entwicklungen innerhalbihres Berufes, einschließlich Wissen über und Vertrautheitmit aktuellen Theorien, Industriepraktiken und Gesetzen, aufrechterhalten.Anmerkung: CEPs müssen einen vernünftigen und angemessenen Werdegangan Fortbildungsmaßnahmen verfolgen, einschließlich aber nichtausschließlich der Lektüre relevanter Berufs- und Industriejournaleund –zeitschriften, Kommunikation mit Berufskollegen und Teilnahmean offenen Berufs- und Austauschgesprächen durch den Besuch vonKonferenzen und die Mitgliedschaft bei Berufsverbänden.www.corporatecompliance.org | +1 952 933 4977 11

Entwicklungsausschuss der EthikrichtlinienJoseph E. Murphy, CCEP (Mitvorsitzender)Of Counsel, CSLGMitbegründer und oberster Berater, Integrity InteractiveMitverleger, ethikosRebecca Walker (Mitvorsitzende)Partner, Kaplan & Walker LLPUrton AndersonVizedekan für Undergraduate Programme und Clark W. Thompson Jr. Professor fürRechnungswesen, McCombs School of Business [Wirtschaftsinstitut], The Universityof Texas at Austin [Universität Texas, Austin]Michael HorowitzLitigierungspartner, Mitglied der Business Fraud and Complex Litigation Group[Gruppe Geschäftsbetrug und komplexe Gerichtsstreitigkeiten], Cadwalader,Wickersham & Taft LLP Commissioner [Vorsitzender], U.S. Sentencing Commission[U.S. Strafkommission]Shelley MilanoMarjorie DoylePraxisleiterin, Ethics & Compliance Solutions, LRNBesonderen Dank an den Entwicklungsausschuss für Ethikrichtliniender Health Care Compliance AssociationJan Heller, PhDJoseph E. Murphy, EsquireMark Meaney, PhDJeffrey Oak, PhD

ZIEL DERSCCE’SZiel der SCCE ist die Schaffungethischer Verhaltens- undEinhaltungsstandards in allenOrganisationen und die Bereitstellungder notwendigen Ressourcen fürRichtlinienfachkräfte und andere, diediese Prinzipien teilen.Society of Corporate Compliance and Ethics6500 Barrie Road, Suite 250Minneapolis, MN 55435, United StatesFAX +1 952 988 0146GERMAN