Als Herausforderung in der Gestaltung wurden PDF ... - Publisher

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Publisher 4 · 2012 Layoutsoftware Publishing
InDesign CS 6
PDF-Formulare direkt aus InDesign
Als Herausforderung in der Gestaltung wurden PDF-Formulare oft vernachlässigt.
Dies kann sich nun ändern. InDesign CS 6 bietet die Möglichkeit, PDF-Formulare
zu erstellen. Die Funktion ist überzeugend gelöst und bietet handfesten Mehrwert.
Aus InDesign exportierte PDF-Formulare sind kompatibel mit Acrobat.
� ANDREAS BURKARD Wer von den
Worthülsen rund um die Creative
Cloud genug hat, wer die dauernde
Aktualisierung rund um die Flashtechnologie
satthat und wer Passwörter für
irgendwelche Zugänge zu bindenden
Diensten nicht ausstehen kann, der soll
sich die neue PDF-Formularfunktion in
InDesign CS 6 anschauen.
PDF-Formulare mit Akzeptanz
Ein Formular ist ein Informationsträger.
PDF-Formulare geniessen eine hohe
Akzeptanz, in der Tendenz steigend.
Der kostenlose Adobe Reader ist im
PDF-Dokumentenaustausch als zuverlässiger
universeller Client fest verankert
und auf beinahe allen Rechnern
weltweit vorhanden.
Auf elektronischem Wege gibt es
ausserhalb von Unternehmenslösungen
nicht allzu viele Alternativen.
Word-Formulare sind abhängig von
der verwendeten Word-Version und
den Schriften. Solche Formulare sehen
mit eingeblendeten Sonderzeichen
ausserdem schrecklich aus. Zudem ist
die Formularfunktionalität in Microsoft
Word limitiert. HTML-Formulare sind
abhängig von Browsern und benötigen
in der Regel externe Hilfe.
PDF-Formulare in Adobe Acrobat
benötigen ein Ursprungsdokument,
welches erst zu einer PDF-Datei
konvertiert werden muss. Dann ist
da noch der LiveCycle Designer, der
gewissermassen als Unterprogramm in
Adobe Acrobat für Windows steckt.
PDF-Formulare, welche mit Live-
Cycle erstellt wurden, können über
die XML-Schnittstelle Formulardaten
an Unternehmenssysteme weiterleiten.
Dazu werden meist weitere
LiveCycle-Lösungen aus dem Hause
Abobe benötigt. Eine anspruchsvolle
PDF-Formularlösung lässt sich mit dem
LiveCycle Designer nur mit JavaScript-
Programmierung realisieren. Ausserdem
sind die Feldeigenschaften der
PDF-Formulare aus LiveCycle Designer
nicht kompatibel mit Acrobat.
Das Programm wurde nie an Mac OS
angepasst, die Bedienung ist umständlich,
es benötigt solide Programmierkenntnisse
und – die Entwicklung des
LiveCycle Designer steht nun auf Stillstand.
Adobe und Enterprise ist nicht
das, was die Investoren erhofft haben.
Der LiveCycle Designer und die
Formularfunktion von InDesign CS 6
Das um die Formularfunktion erweiterte
Bedienfeld Schaltflächen und Formulare.
haben aber eine gemeinsame Komponente:
Man kann im gleichen Dokument
auch ein PDF-Formular erstellen.
Doch wie geht das eigentlich?
Die erweiterte Palette
Das in CS 5 eingeführte Bedienfeld
Schaltflächen, zu finden im Menü
Fenster > Interaktiv, wurde in InDesign
CS 6 um den Eintrag «… und Formulare»
erweitert. Hier müssen Sie
also sämtliche Formulareinstellungen
vornehmen.
Kontrollkästchen
Kontrollkästchen gehören zu den einfachen
Formularfeldtypen. Mit ihnen
können zwei Zustände dargestellt
werden, nämlich aktiv oder inaktiv.
Bei mehreren Kontrollkästchen kann
man normalerweise mehr als eine
Auswahl treffen. Man kann Kontrollkästchen
aber auch ausschliessend
definieren.
Um ein Kontrollkästchen zu erstellen,
müssen Sie zuerst ein Objekt erstellen.
In der Regel ist dies ein Quadrat
mit einer schwarzen Kontur. Danach
wählt man beim ausgewählten Objekt
als Formulartyp > Kontrollkästchen.
Das Kontrollkästchen hat als Symbol
ein Häkchen. Mit etwas Geschick kann
man das Erscheinungsbild ändern. Erst
kopiert man ein neues Erscheinungsbild.
Danach wählt man im Bereich
Erscheinungsbild den Zustand Normal
aus und doppelklickt so oft in das
Kontrollkästchen, bis das Symbol aus-
gewählt ist. Danach löscht man dieses
und fügt das neue Symbol in die Auswahl
ein.
Kontrollkästchen können auch ausschliessend
definiert werden. Dazu vergibt
man den gleichen Namen in einer
Kontrollkästchengruppe, ändert aber in
jedem in der Gruppe enthaltenen Kontrollkästchen
den Schaltflächenwert.
Textfelder
Textfelder dienen der Eingabe von
nicht vordefiniertem Inhalt. Typische
Textfelder sind beispielsweise in einem
Adressblock vorhanden. Die Gestaltung
wird im InDesign-Dokument mit
Text und Linien oder mit Absatzlinien
oder sonstigen Kennzeichnungen wie
beispielsweise Flächen aufgebaut.
Um ein Textfeld zu erstellen, platziert
man an gewünschter Stelle einen
Textrahmen. Dieser muss als Objekt
aktiviert sein. Danach wählt man im
Bedienfeld Schaltflächen und Formulare
als Typ Textfeld aus. Schöner
Nebeneffekt: Beim Duplizieren werden
die Textfelder automatisch fortlaufend
benannt. Mit gleichen Feldnamen
hätte man dieselben Feldeingaben.
Die Option Beschreibung im Bedienfeld
Schaltflächen und Formulare kann
als Eingabehilfe verwendet werden,
wenn im PDF-Dokument der Mauszei-
Kontrollkästchen bieten im Unterschied zu
Optionsfeldern die Möglichkeit, eine getroffene
Auswahl rückgängig zu machen.
Textfelder in InDesign CS 6. Die InDesign-Formularfunktion hat keine Möglichkeit, die
Schriftdarstellung der Texteingabe zu beeinflussen. Dies muss in Acrobat definiert werden.

ger einen Moment über das Formularfeld
gehalten wird.
Die Option Erforderlich verlangt,
dass der Anwender das ausgewählte
Feld ausfüllen muss. Wird versucht,
das Formular mit einem unausgefüllten
erforderlichen Feld zu speichern,
wird eine Meldung angezeigt und das
leere erforderliche Feld rot markiert.
Mit der Option Kennwort erhält
der Empfänger im Textfeld Sternchen.
Ein abschliessender Prozess müsste in
der Formularfunktion aber von Acrobat
mittels JavaScript vorgenommen
werden.
Die Option Schreibgeschützt bewirkt,
dass der Anwender den Inhalt des
Formularfelds nicht verändern kann.
Doch auch da müsste Acrobat helfen,
diese Option sinnvoll zu verwenden.
So kann beispielsweise in Acrobat in
den Textfeldeigenschaften > Optionen
bei einem schreibgeschützten Feld ein
Standardwert eingegeben werden.
Dieser könnte dann nicht überschrieben
werden.
Wesentlich bedeutungsvoller sind
die beiden letzten Optionen Mehrere
Zeilen und Bildlauf möglich. Damit
wird dem Anwender bei der Texteingabe
ein Textumbruch ermöglicht,
sofern das Feld genügend Höhe aufweist.
Auch die Eingabe wird damit auf
die Feldgrösse begrenzt.
Kombinationsfeld
Kombinationsfelder sind wichtige
Bestandteile eines PDF-Formulars.
In einem Kombinationsfeld wird eine
Liste der auszuwählenden Elemente
gespeichert. Bei einem Klick auf das
kleine Dreieck am rechten Rand des
Kombinationsfeldes wird die Liste der
verfügbaren Listenelemente aufgeklappt.
Ein Kombinationsfeld hat den
Vorteil, dass es platzsparend ist. Sie
erhalten damit auch nur die Eingaben,
welche Sie zur Verfügung stellen.
Einen als Objekt ausgewählten
Textrahmen können Sie im Bedienfeld
Schaltflächen und Formulare ganz einfach
in ein Kombinationsfeld umwandeln.
Im Feld Listenelemente geben
Sie anschliessend die Texte ein, die
dem Anwender zur Verfügung gestellt
werden sollen. Es ist empfehlenswert,
jeweils einen neutralen Aufforderungstext
wie «Bitte wählen:» oder dergleichen
als oberstes Standardelement
einzugeben.
Listenfelder
Anders als beim Kombinationsfeld
klappt das Listenfeld nicht auf, sondern
führt die Elemente in einer Auflistung
Der Autor
Andreas Burkard arbeitet
in der Mediengestaltung,
der Medienproduktion und
in der Ausbildung. Er bietet
individuelle Trainings und
Beratung rund um das
Thema Adobe-Programme, PrePress, PDF-
Formulare und ePublishing an.
www.BurkardPublishing.ch
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Kombinationsfelder sind platzsparend
und enthalten nur vom Ersteller definierte
Eingaben.
auf. So benötigen Listenfelder denn
auch mehr Platz. Der Vorgang, Listenfelder
zu erstellen, ist aber der gleiche
wie derjenige für Kombinationsfelder.
Bei Listenfeldern ist eine Mehrfachauswahl
zulässig. Die Frage stellt sich
dabei aber, ob Menschen, die nicht
routiniert mit dem Computer arbeiten,
wissen, wie sie eine Mehrfachauswahl
im PDF-Dokument verwenden. Dazu
muss nämlich die CMD-Taste, bzw. die
Ctrl-Taste unter Windows, während der
Auswahl gedrückt werden. Die häufig
verwendete und eher bekannte Shift-
Taste bewirkt, dass alle dazwischenliegenden
Eingaben ausgewählt werden.
Schade ist, dass man die Listenfeldeingabe
nicht im InDesign-Dokument
sehen kann. Hätte man die Kontrolle
nicht im Bedienfeld SWF-Vorschau
lösen können? So sind denn die Listenelemente
erst im PDF-Dokument
ersichtlich.
Optionsfelder
Optionsfelder kennen nur zwei
Zustände, nämlich aktiv und inaktiv.
In der Regel werden Optionsfelder in
einer Gruppe verwendet, wo nur ein
Wert angeklickt werden darf. Optionsfelder
sind also automatisch ausschlies
send, doch Gleiches lässt sich
auch mit Kontrollkästchen machen.
Um Optionsfelder zu erstellen,
gestaltet man zuerst ein Quadrat, ein
Rechteck oder einen Kreis. Dann dupliziert
man diese Objekte und wählt die
gesamte Gruppe aus. Danach wählt
man im Bedienfeld Schaltflächen
und Formulare ganz einfach als Typ >
Op tionsfeld aus.
Noch einfacher geht es über das
Bedienfeld Beispielschaltflächen und
Formulare. Den Schnellzugriff zu dieser
Bibliothek haben Sie über die Optionen
des Bedienfeldes Schaltflächen
und Formulare. Dort sind viele Darstel-
Gut gelöst: Adobe liefert die wichtigsten
Schaltflächenvorgänge gleich mit.
lungsvarianten von Optionsfeldern und
anderen Feldtypen aufgeführt, welche
Sie einfach in das Dokument ziehen
können.
Unterschriftsfelder
Mit einem Unterschriftsfeld wird die
Möglichkeit geboten, ein Formular auf
elektronischem Wege zu unterzeichnen.
Dazu muss in Adobe Acrobat in
den Unterschrift-Eigenschaften ein
Prozess hinterlegt werden.
Die Acrobat-Lösung der digitalen
ID ist nicht rechtsverbindlich. Nur eine
Lösung mit einem angeschlossenen
Gerät kann diese hohen Anforderungen
erfüllen.
Schaltflächen
Eine Schaltfläche kann Aktionen auslösen.
Eine Schaltfläche kann man
aus einem beliebigen Objekt mit dem
Symbol unten rechts im Bedienfeld
Schaltflächen und Formulare erstellen.
Alternativ wählt man aus dem Menü
Objekt > Interaktiv > Objekte in Schaltflächen
umwandeln aus.
Für PDF-Formulare sind nicht viele
Schaltflächenvorgänge notwendig.
Diese legt Adobe gleich bei. In den
Aktionen des Bedienfeldes Schaltflächen
und Formulare sind Formular
zurücksetzen, Formular drucken und
Formular senden enthalten.
Bei Formular senden gibt man im
Feld URL: die Mailadresse der Formularrücksendung
ein. Vor dieser E-Mail-
Adresse muss immer der Zusatz mailto:
stehen.
Bei einem freigeschalteten PDF-
Formular reicht dem Anwender mit
dem kostenlosen Adobe Reader ein
Klick auf die Senden-Schaltfläche. Das
PDF-Formular wird so automatisch
gespeichert und landet als Anhang im
Mailprogramm. Ein Formular freischalten
ist nach wie vor eine Notwendigkeit,
um im kostenlosen Adobe Reader
das Speichern des PDF-Formulars mitsamt
den Eingaben zu ermöglichen.
Dazu wählen Sie in Adobe Acrobat
im Menü Datei > Speichern unter >
PDF mit erweiterten Reader-Funktion
> Zusätzliche Funktionen aktivieren.
Bezüglich der Lizenzbestimmungen für
das Freischalten von PDF-Formularen
hat sich nichts geändert. Es fällt jedoch
auf, dass lizenzrechtliche Einschränkungen
seitens Adobe kaum noch hervorgehoben
werden.
Die Schaltfläche Formular zurücksetzen
kann nur das gesamte Formular
zurücksetzen, nicht aber einzelne Felder.
Dazu müsste man Acrobat verwenden.
InDescrobat
PDF-Formulare aus InDesign müssen
mit der PDF-Exportoption Adobe PDF
(interaktiv) exportiert werden. Die
Zusammenarbeit zwischen InDesign
und Acrobat wird nun enger. Alle in
InDesign angelegten Formularfelder
entsprechen zu 100 Prozent der
Formularfunktion in Acrobat. Möchten
Sie beispielsweise Textfelder mit
Berechnungen, so müssen Sie dies in
den Textfeld-Eigenschaften in Acrobat
vornehmen. Auch eine erweiterte
Funktionalität mit JavaScript kann nur
über Acrobat gelöst werden. Auch die
Wahl der Standardschriften bei der Eingabe
muss in Adobe Acrobat definiert
werden. �
Eine wirklich runde Sache: Exportierte PDF-Formulare sind zu 100% kompatibel mit Acrobat.