F KUS IK

FOKUS IK 1/2016 | FACHBEITRAG
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EIN ERFOLGREICHES INTRA-
NET WIRD NICHT NUR FÜR,
SONDERN MIT ANWENDERN
ENTWICKELT
Der Geschäftsführer Herr Maier will die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit
in seinem Unternehmen steigern. In einer Studie von McKinsey
hat er gelesen, dass Social Intranets einen Produktivitätszuwachs
von bis zu 25 Prozent versprechen. Dies ist ein Grund, weshalb er die
interne Kommunikation in seinem Unternehmen verbessern und seinen
Mitarbeitern ein effizientes und zeitgemäßes Tool zur Verfügung stellen
möchte. Denn auch seine Kollegen haben längst den Wunsch, ihre
Aufgaben ohne räumliche Grenzen jederzeit erledigen zu können. Herr
Maier steht vor dem Wandel seines bisherigen Intranets hin zu einer
modernen Digital-Workplace-Lösung. Wie groß die Vielzahl an nützlichen
Funktionen und neuen Möglichkeiten dabei auch ist, erst wenn die
Lösung von den Mitarbeitern angenommen und genutzt wird, kann Herr
Maier seine Ziele erreichen.
Ein gutes Intranet soll nicht nur technisch überzeugen, es muss vor
allem von den Mitarbeitern akzeptiert und mit Leben gefüllt werden.
Denn erst wenn sich die Lösung an den Abläufen und Kommunikationsmustern
der Menschen orientiert und dabei die unterschiedlichen
Ansprüche und Ziele berücksichtigt, wird es genutzt. Dies wirkt sich
bereits auf die Vorbereitung und Konzeption eines Intranets aus. Eine
nutzerzentrierte Entwicklung hilft dabei, das Intranet konkret an den
Bedürfnissen, Wünschen und dem Kontext der Anwender auszurichten.
Dabei kommt es auf die Wahl der richtigen Werkzeuge an.
Wir unterscheiden dabei stark zwischen Analyse- und Konzeptionsphase.
In der Analysephase verwenden wir unsere Inventurmethode, um zunächst
ein vollständiges Abbild der vorhandenen Lösungen zu erfassen.
Als nächsten Schritt nutzen wir Interviews, um die Bewertung dieser
Instrumente, Bedarfe und ‚Pain Points‘ der Mitarbeiter zu erkennen. Wir
meinen, dass die Interviewmethode anderen Werkzeugen, wie z.B. Fragebogen
oder Personas für die Erkundung der Potenziale, überlegen ist.
Welche Vorteile haben Interviews?
Bei einer explorativen Vorgehensweise lässt der Interviewer einen
breiten Spielraum an möglichen Antworten zu, wodurch er sich völlig
auf die befragte Person einlässt. Der Interviewer lenkt das Gespräch
ganz zwanglos, mithilfe eines auf die unternehmensspezifischen Bedürfnisse
angepassten Interviewleitfadens. So wird es für den Befragten
einfacher, ehrlich und leicht zu antworten. Er wird dabei nicht in eine
bestimmte Antwortrichtung gedrängt und kann ganz individuell seine
Wünsche an Funktionen des Intranets äußern und Dinge ansprechen,
die ihn in seiner täglichen Arbeit behindern.
Durch Fragen wie beispielsweise: „Welche Informationen im Intranet
sind für Sie besonders wichtig?“ oder „Gibt es Informationen, die Sie
regelmäßig für eine größere Anzahl von Personen bereitstellen?“ wird
der Intranet-Nutzer aktiv in die Planung einbezogen. Dadurch lässt sich
nicht nur eine höhere Akzeptanz erzielen. Auch zukünftige (Weiter-)
Entwicklungen können schnell überprüft werden und helfen, den Erfolg
der neuen internen Plattform zu sichern. Mit einem relativ geringen
Zeitaufwand für die Interview-Teilnehmer kommt das Unternehmen
somit seiner modernen und effizienten Intranet-Lösung einen Schritt
näher.
Ein weiterer Pluspunkt dieser Methode ergibt sich aus dem daraus
resultierenden internen Marketing für das Projekt. Häufig sind Interview-Teilnehmer
anschließend motiviert und können leichter für
Projektaufgaben gewonnen werden, z.B. als Pilot-User.
Auch wenn natürlich nicht jeder Mitarbeiter eines Unternehmens
befragt werden kann, haben Interviews eine hohe Sichtbarkeit bzw.
Reichweite. Spätestens über den „Flurfunk“ spricht sich die Befragung
schnell herum und innerhalb kürzester Zeit weiß die ganze Organisation
nicht nur über die Interviews, sondern auch das damit verbundene
Intranet-Projekt Bescheid.
Wer wird interviewt?
In der Regel werden mit 15-25 Nutzern, je nach Unternehmensgröße,
Interviews durchgeführt. Dabei muss darauf geachtet werden, nicht nur
Anwender aus der Managementebene, sondern gerade auch aus der
operativen Ebene zu befragen.
Die Auswahl der Teilnehmer erfolgt üblicherweise nach dem Organigramm
des Unternehmens. Neben Personen aus jeder wesentlichen
Abteilung werden auch Mitarbeiter aus den verschiedensten Standorten
befragt. Dies ist besonders wichtig, denn zu den entscheidenden Zielen
eines Intranets gehört es, den weltweiten Zusammenhalt innerhalb
einer Organisation zu erreichen. Dazu ist es nicht zwingend notwendig,