ARCONDIS UPDATE No. 02|2018: The smarter solution

16_The smarter solution
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sollten im Auge behalten, dass diese bei der
Verarbeitung oder Speicherung von GxP-relevanten
Daten auch analog zur Infrastruktur
qualifiziert werden müssen. Eine Mobile
Device Policy erleichtert dieses Vorhaben.
Den Umstieg in Angriff nehmen
Für den Umstieg auf SAP S/4 HANA gibt es
verschiedene Ansätze: Beim sogenannten
Brownfield-Approach wird eine Migration
von SAP ECC 6.0 zu S/4 HANA durchgeführt,
unter grösstmöglicher Beibehaltung von
Customizing, Entwicklung, Daten, Berechtigungen
und funktionaler Abdeckung. Der
Greenfield-Approach bedeutet hingegen eine
komplette Neuimplementierung. Auch eine
phasenweise Umsetzung kann projektiert
werden, durch das unter anderem ein gutes
Management des potenziellen Projektrisikos
erfolgen kann. Die genaue Ausgestaltung
muss kundenspezifisch erarbeitet werden.
Die Wahl des unternehmensspezifischen
Vorgehens hängt bedeutend davon ob, ob
die SAP-Umstellung primär als IT-Projekt
wahrgenommen und entsprechend getrieben
wird oder ob das Unternehmen die
Gelegenheit für eine Optimierung bis hin
zu einem Redesign der Geschäftsprozesse
nutzen möchte.
Fest steht, dass die technologischen Unterschiede
von SAP ECC 6.0 und SAP S/4
HANA enorm sind. Daher müssen, egal ob
der Umstieg im Unternehmen als IT-Projekt
oder mit einem mehr Business-getriebenen
Ansatz verfolgt wird, grundsätzliche technische
Themenstellungen wie die folgenden
untersucht werden:
Transformation der SAP-Systemlandschaft
mit Datenmigration, der Umsetzung der
Unicodes, der Einführung des neuen
Hauptbuchs, dem Wechsel zu HANA-Datenbanken
etc.
Kundenspezifische SAP-Entwicklungen
und technische Objekte: Analyse der Migrationsfähigkeit
und benötigten Anpassung
Benutzeroberflächen: Einsatz und Auswirkung
der Fiori-Apps inklusive partieller
oder vollständiger Ablösung der SAP-GUI
Reporting & Analytics: Analyse und
Anpassung inklusive Versorgung von evtl.
vorhandenen Data-Warehouse-Lösungen
Prüfung des Berechtigungswesens und
erforderliche Anpassungen
Test, Dokumentationen und Produktivsetzungen
Integrationstechnologien und Schnittstellenthemen
Hinzu kommen branchenspezifische Themen,
die sich beispielsweise durch die Umstellung
der Datenmodelle, die Einführung
der Fiori-Apps usw. ergeben.
Zumeist sind bestehende ERP-Plattformen
schon seit mehreren Jahrzehnten im
Einsatz und wurden sehr spezifisch auf
Kundenanforderungen zugeschnitten. Damit
einher gehen viele „Altlasten“ in Form von
kundenspezifischen Anpassungen, Programmierungen
und einem Bestand an Altdaten.
Neben fehlender bzw. nicht aktueller und
unvollständiger Dokumentation erschwert
dies zumeist die Wartung sehr und macht
einen technischen Umstieg schwer plan- und
kalkulierbar. Umfangreiche Analysen sowie
umfassendes und mehrmaliges Testen sind
daher zwingend erforderlich.
Brownfield versus Greenfield
Die Praxiserfahrung zeigt, dass einige
Kunden anfänglich zum Brownfield-Ansatz
tendieren, sich nach der ersten Analyse
aber aus den bereits genannten Gründen
für Greenfield entscheiden, auch wenn das
Projekt mit IT-Fokus betrieben wird. Denn in
Summe fallen auch für eine Migration nach
Brownfield beträchtliche interne und externe
Kosten und ein hoher Ressourceneinsatz
an. Der Nutzen auf Business- und IT-Seite ist
aber vergleichsweise gering und bezieht sich
vorrangig auf den eigentlichen Auslöser für
die Umstellung: Die Wartung durch SAP ist
weiter sichergestellt.
Kunden, die die SAP-Umstellung mit einem
Business-getriebenen Ansatz verfolgen,
starten in der Regel gleich mit dem Greenfield-Approach.
Diese Unternehmen wählen
bewusst den Neuanfang und die Chance auf
deutliche Veränderung und Wandel. Dabei
steht die Optimierung der Geschäftsprozesse
im Mittelpunkt, oftmals basierend auf
Best-Practice-Ansätzen, evtl. sogar Neuausrichtung
der Organisation und Überprüfung
der Wertschöpfung in den Fachbereichen
und der IT. Auch die Schaffung einer Basis
für die zukünftige Digitalisierung mit
entsprechender Optimierung der Prozesse
für Stammdaten ist meist ein wichtiger
Treiber. Obwohl der Impuls zur Veränderung
aus der IT kommt, entscheiden sich viele
Brownfield
Vorgehen
Auswahl des besten vorhandenen SAP-Systems in der
aktuellen SAP-Landschaft
Anpassung an neue Prozesse und Vorbereitung als
Template
Technische Datenmigration des ausgewählten Brownfield-SAP
Technische Datenmigration der verbleibenden SAP-
Systeme bzw. Gesellschaften in das neue Template
Vorteile
Wissen über SAP-Funktionen bereits vorhanden
Geringere Komplexität in IT-SAP-Landschaft
Eine technische Datenmigration anstatt einer vollen
Systemmigration
Geringeres Projektrisiko aufgrund bereits vorhandener
Schnittstellen und Anbindung
Nachteile
Technisches Upgrade auf S/4 HANA erforderlich
Konservierung der aktuellen Prozesse und IT-SAP-
Lösung (Brownfield)
Aufwände für bestehende kundenspezifische Erweiterungen
Weniger Prozessoptimierung als Nutzung von vorhandenen
Prozessen
Ein Gewinner – viele Verlierer
Unternehmen zu diesem nachhaltigen und
organisationsweiten Vorgehen, um signifikanten
Nutzen auf Business- und IT-Seite zu
erzielen.
Abhängig von der Grösse, dem Umfang
und dem Ansatz empfehlen wir dies als
organisationsweites Transformationsprojekt
aufzusetzen. Elementarer Bestandteil für die
nachhaltige und erfolgreiche Transformation
sollte ein professionelles Organizational
Change Management sein, damit eine
geplante Überführung in den Zielzustand
unter Einbezug der Stakeholder erfolgt und
erreicht wird.
Erfolgsfaktoren in der Planung
Auf Basis dieser Überlegungen wird deutlich,
dass durch das „Wie“ auch wesentlich
das „Wann“ beeinflusst wird. So erfordert
ein Umstieg in jedem Fall eine vorausschauende
Budget- und Ressourcenplanung im
Sinne eines professionellen Programm- und
Change-Managements. Selbst der „nur“
technische Umstieg erfordert ein Zeitfenster
von mehreren Monaten, wenn nicht sogar
Jahren für alle erforderlichen Schritte unter
Einbezug der richtigen Ressourcen (z. B. externe
SAP-Spezialisten, Key-User für Testen
etc.).
Der Transformationsansatz erfordert darüber
hinaus Vorarbeiten im Topmanagement, denn
Priorität, Commitment und ausreichende
Ressourcen sind essenziell für den Projekterfolg
und müssen von oberster Ebene
zugesichert werden.
Weitere kritische Erfolgsfaktoren sind u.a.:
der umfangreiche Einbezug der Fachbereiche,
die Wahl der richtigen externen Partner
für die Transformationsunterstützung und
die Validierung des Gesamtsystems,
Festlegung einer abgestimmten Validierungsstrategie
die erweiterte Abklärung technologischer
Abhängigkeiten (die IT-Landschaft wird
sich bei einer Transformation stärker verschieben
als bei einer reinen Migration),
Greenfield
Vorgehen
Design und Aufbau eines „Best Practice“-Templates,
basierend auf Standardprozessen und der neuesten
technologischen Plattform (S/4 HANA)
Datenmigration der bestehenden Altsysteme und
Gesellschaften in neues Template
Vorteile
Basis für Geschäftsprozessoptimierungen und Standardisierung
Erzwingt Diskussion von neuen Prozessen
Fördert Querdenken
Ermöglicht Nutzung von „Best Practice”-Prozessen
und IT-Lösungen
Ermöglicht Geschäftsprozessveränderung
Reduziertes Risiko aufgrund von fehlenden Altlasten
(z. B. kundenspezifische Entwicklungen etc.)
Start mit SAP Standard – neueste Technologieplattform
Beste Nutzung von verfügbarer Technologie
Nachteile
Abhängig von Datenmigrationsstrategie und Werkzeug:
evtl. Verlust gewisser Altdaten
Neu-Aufsetzen von allen Schnittstellen erforderlich
die Sicherstellung der internen Ressourcen,
der Einsatz von professionellem und auf
Kultur und Reifegrad der Organisation
zugeschnittenem Organizational Change
Management.
Um nicht unnötig unter Zeitdruck zu kommen,
sollte mit der Planung und Vorbereitung
dieser „SAP-Transformation“ oder
auch „SAP-Strategie“ rechtzeitig begonnen
werden.
Dazu gehört, auch die Verfügbarkeit von
qualifizierten internen, aber auch externen
Ressourcen sicherzustellen. Neben technischen
Ressourcen werden in den Transformationsprojekten
der Life Sciences Unternehmen
auch Geschäftsprozess-Know-how
und Expertise in der Umsetzung der Quality-
& Compliance-Anforderungen eine zentrale
Rolle spielen. Eine frühzeitige Planung ist essenziell
– schliesslich sind alle bestehenden
SAP-Kunden mit einer ähnlichen Situation
Fortsetzung
Continuation