DStR 20/19 IT-Special

ÐÐAnzeigenschwerpunkt IT-Special
Mit KI und Kanzlei-Portal die Digitalstrategie
komplettieren
Prozesse zu digitalisieren und somit zu automatisieren ist
wichtiger denn je. Indes existieren in Unternehmen und
Kanzleien noch zu viele Medienbrüche, die Digitalisierung
stockt im Tagesgeschäft somit an entscheidenden Stellen. Doch
das lässt sich durchaus beheben und eröffnet gleichzeitig ganz
neue Effizienzpotenziale und Kostensenkungen.
Die digitale Belegverarbeitung ist in Unternehmen und Steuerberater-Kanzleien
angekommen. Denn die daraus resultierenden
Einspar- und Effizienzgewinne sind gewaltig, das lässt sich aus
einem schon länger in vielen Unternehmen digitalisierten Dokumentenprozess
nachvollziehen. So führen laut einer Studie des
Marktanalysten Bruno Koch von Billentis aus dem schweizerischen
Wil allein elektronische und automatisierte Rechnungsverarbeitungsprozesse
zu Kosteneinsparungen von 60 bis 80 Prozent
im Vergleich zu Papierprozessen. Auch beim digitalen Versand
von Rechnungen ergeben sich enorme Kostenvorteile. Diese
liegen nach Billentis bei 6,60 Euro pro Rechnungsstellung.
So weit so gut. Noch besser wäre es indes für Berater und Unternehmen,
ließe sich die bereits vorhandene Digitalisierung ausbauen
und noch weiter automatisieren. Und das ist möglich:
Künstlicher Intelligenz (KI) sei Dank. Dazu einige Beispiele.
Detailarbeit, bei der die Software stetig lernt und
erkennt
So ist es derzeit etwa noch eine Herausforderung, Seiten in digitalen
Stapeln zu trennen. Hat die entsprechende Software Belege
digitalisiert und gespeichert, geht die eigentliche Detailarbeit los:
Die Datei enthält ein paar oder mehrere hundert Seiten, mit
DStR-Anzeigenschwerpunkt
IT-Special
DStR-Heft Erscheinungstermin Anzeigenschluss
41/19 11.10.2019 13.09.2019
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Christina Stauber
Tel. (089) 3 81 89-681, christina.stauber@beck.de
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Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Barbelegen. Um diese
Datei zu verarbeiten, müssen die Seiten getrennt und für jeden
Beleg – ob eine oder mehrere Seiten stark – muss eine eigene
Datei erstellt werden. Das wurde bis dato händisch erledigt. Das
heißt, vor dem Digitalisieren klebten Mitarbeiter auf jede Rechnung
einen Barcode. Die Software erkennt den Barcode als erste
Seite und macht eine Seitentrennung. Ein Mitarbeiter sieht daraufhin
die gesamte Datei durch und trennt die Belege manuell in
einzelne Dateien.
Es sind jedoch bereits auch Systeme mit KI verfügbar, wie zum
Beispiel das Kanzlei-Portal von Enteos. Sie erkennt für jeden Beleg
den Kopf, den Mittelteil inklusive der Rechnungspositionen
und den Fuß. Bei erstmals gescannten Belegen kann ein Mitarbeiter
die Erkennung kontrollieren und wenn nötig korrigieren. Ergebnis:
Die Software lernt aus diesem manuellen Eingriff und leitet
daraus allgemeine Regeln ab. So erkennt sie beispielsweise
nach einem erstmaligen Anlernen künftig Eingangsrechnungen
mit angehängten Lieferscheinen von allein.
Oder Rechnungen von wiederkehrenden Lieferanten. Die KI erkennt
typische Merkmale wie Lieferant/Name, Rechnungsnummer,
Netto- und Bruttobetrag, Steuersatz und -betrag, oder etwa das
Datum. Daraufhin wird autonom ein sogenanntes Modell von
der KI erstellt. Dieses definiert, an welcher Stelle des Belegs eben
diese eindeutigen Informationen extrahiert werden. Und nicht nur
das. Eine mit KI ausgestattete Software lernt dabei laufend dazu.
Ändert ein Lieferant etwa sein Rechnungslayout, sieht die Software
die Änderungen und passt das Template automatisch an. Ist
es für die Belegverarbeitung notwendig, dass weitere Felder ausgelesen
werden, dann gibt der Mitarbeiter das jeweilige Merkmal
bei der nächsten Bearbeitung manuell ein. Die selbstlernende Software
erkennt das neue Feld und ergänzt das bestehende Modell.
Unter der Vielfalt leidet die Effizienz in der Kanzlei
Die größte Leistung des KI-Einsatzes ist jedoch die Belegbuchung.
Und das funktioniert so: Die Rechnungsmerkmale sind
vollständig erfasst, es fehlen aber noch Elemente der Buchungszeile.
Zur Verbuchung des Beleges braucht es bekanntermaßen
noch weitere Merkmale wie Konto, Buchungsschlüssel oder
Belegtext. Diese Merkmale geben Mitarbeiter in der Regel händisch
ein oder jetzt eben übernimmt die künstliche Intelligenz.
Die KI ermittelt Konto und Gegenkonto automatisch. Die dafür
notwendigen Regeln für Ausgangs-, Eingangsrechnungen oder
Barbelegen erstellt die selbstlernende Software basierend auf der
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