CONVINUS Global Mobility Alert - Week 7.2024

GLOBAL MOBILITY ALERT
Unser wöchentlicher Service für Sie Our free weekly service for you
F E B U A R Y 2 0 2 4 | W E E K 7
I n t h i s w e e k s i s s u e / I n d i e s e r W o c h e
Kuwait - Kuwait
Netherlands - Niederlande
United Kingdom - Vereinigtes Königreich
Weekly Best Practice
Join our
next Webinar!
1
convinus.com

NEWS UPDATE FEBUARY 15,2024
Kuwait: Reintroduction of the family visa
Kuwait: Wiedereinführung des Familienvisums
Kuwait has resumed issuing expat family visa. End of
January 2024 the Ministry of Interior announced that
applications for family visas for foreigners will resume
on January 28 at all residency departments under new
conditions and standards.
This decision was made upon the directives of Deputy
Prime Minister, Defence Minister and Acting Interior
Minister Faha Yusuf Saud Al-Sabah, the Ministry’s
department of security relations and media said in
statement.
The conditions for an expat to apply for a family visa
for Kuwait include the following:
Must have a monthly salary of at least KD 800
(approximately CHF 2.250 / EUR 2.400 / USD 2.600)
They should have a university degree certificate
They must be employed in the same field as they
studied (as per university certificate).
Kuwait hat die Ausstellung von Familienvisa für
Ausländer wieder aufgenommen. Ende Januar 2024
kündigte das Innenministerium an, dass die
Beantragung und Ausstellung von Familienvisa für
Ausländer bei allen Abteilungen für Aufenthaltsangelegenheiten
am 28. Januar unter neuen Bedingungen
und Standards wieder aufgenommen wurde.
2
convinus.com
Diese Entscheidung wurde auf Anweisung des
stellvertretenden Premierministers, Verteidigungsministers
und amtierenden Innenministers Faha Yusuf
Saud Al-Sabah getroffen, so die Abteilung für
Sicherheitsbeziehungen und Medien des Ministeriums
in einer Erklärung.
Zu den Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit ein
Ausländer ein Familienvisum für Kuwait beantragen
kann, gelten die folgenden:
Sie müssen ein monatliches Gehalt von mindestens
KD 800 (ca. CHF 2’250 / EUR 2’400 / USD 2'600)
haben
Sie sollten einen Universitätsabschluss vorweisen
können
Sie müssen in demselben Bereich beschäftigt sein,
in dem sie studiert haben (laut Universitätszeugnis).

NEWS UPDATE FEBUARY 15,2024
Netherlands: Netherlands approves residence permit expiration extentions
Niederlande: Die Niederlande genehmigt neu die Verlängerung von Aufenthaltsbewilligungen
Since February 15, 2024, nationals who are exempt
from the visa requirement may stay in the Netherlands
for up to 90 days immediately after their residence
permit expires. Prior departure from the Schengen
area, as previously required, is no longer necessary
since the change.
The following points should be noted:
The foreign national does not have to apply for the
90-day visa waiver, but must meet all the
requirements for a short-stay visa.
This new benefit does not apply if the foreign
national's residence permit has been revoked or if
a return decision has been issued. The sponsor (i.e.
the employer, spouse, parent) of the holder of an
expired residence permit is responsible for the
costs of returning to the country of origin for up to
one year after expiry or cancellation.
Seit dem 15. Februar 2024 dürfen sich von der Visumpflicht
befreite Staatsangehörige unmittelbar nach
Ablauf ihrer Aufenthaltsgenehmigung bis zu 90 Tage in
den Niederlanden aufhalten. Eine vorherige Ausreise
aus dem Schengen-Raum ist, wie bisher notwendig,
seit der Änderung nicht mehr erforderlich.
Hierbei sind folgende Punkte zu beachten:
3
convinus.com
Die ausländischen Staatsangehörigen müssen
keinen Antrag mehr für die 90-tägige Befreiung von
der Visumpflicht stellen, sondern müssen alle
Voraussetzungen für ein Visum für einen kurzfristigen
Aufenthalt erfüllen.
Diese neue Vergünstigung gilt nicht, wenn der
Aufenthaltstitel des ausländischen Staatsangehörigen
zuvor entzogen wurde oder wenn eine
Rückführungsentscheidung ergangen ist. Der
Sponsor (das heisst, der Arbeitgeber, Ehegatte,
Elternteil) des Inhabers eines abgelaufenen
Aufenthaltstitels ist bis zu einem Jahr nach Ablauf
oder Annullierung für die Kosten der Rückkehr in
das Herkunftsland verantwortlich.

NEWS UPDATE FEBUARY 15,2024
United Kingdom: Changes to the «UK visitor rule» took place
Vereinigtes Königreich: Änderungen der «UK visitor rule» in Kraft getreten
On January 31, 2024, the changes to the UK business
visitor regulations came into force. The following
changes, which were published on December 7, 2023 in
a statement of changes, expand the range of business
activities that visitors can engage in without requiring
a sponsorship or other category of work permit /
business visa.
Below you will find the latest changes to the «UK
Visitor Rule»:
The scope of permitted activities for intra-group
transferees (who are employed abroad but work in
the UK for a branch or company within the same
group) will be extended to remove the prohibition
on working directly with clients. However, the
client-facing work must now be related to the
visitor's employment abroad and must not amount
to outsourcing a project or service to the overseas
employer.
Permission for aircrew to enter the UK under a civil
aviation authority is now part of the standard
visitor arrangements and no longer an concession
outside the regulations.
Visitors are now permitted to work remotely while
in the UK, although remote working must not be
the main purpose of their visit.
Scientists, researchers and academics can now
carry out research as part of their visit to the UK.
Previously, scientists and researchers could only
undertake independent research, and academics
could only undertake research for their own
purposes if they were on leave from their home
institution. This change does not apply to
academics applying for a 12-month visit visa or
those applying to extend their stay.
4
convinus.com
Zum 31. Januar 2024 sind Änderungen bei den britischen
Vorschriften für Geschäftsreisende in Kraft
getreten. Die folgenden Änderungen, die am 7. Dez.
2023 in einer Erklärung zu den Änderungen veröffentlicht
wurden, erweitern das Spektrum der geschäftlichen
Aktivitäten, denen Besucher nachgehen
können, ohne dass sie eine Bürgschaft oder eine
andere Kategorie von Arbeitsbewilligung- bzw.
genehmigung / Arbeitsvisum benötigen.
Nachfolgend finden Sie die aktuellen Änderungen der
«UK Visitor Rule»:
Der Umfang der erlaubten Tätigkeiten für konzernintern
versetzte Mitarbeiter (die im Ausland
beschäftigt sind, aber im Vereinigten Königreich
für eine Niederlassung oder ein Unternehmen
innerhalb desselben Konzerns arbeiten) wird
erweitert, um das Verbot der direkten Arbeit mit
Kunden aufzuheben. Allerdings muss die Tätigkeit
mit Kundenkontakt nun in Zusammenhang mit der
Beschäftigung des Besuchers im Ausland stehen
und darf nicht darauf hinauslaufen, dass ein Projekt
oder eine Dienstleistung an den ausländischen
Arbeitgeber ausgelagert wird
Die Erlaubnis für Flugpersonal, im Rahmen einer
Zivilluftfahrtbehörde in das Vereinigte Königreich
einzureisen, ist nun Teil der Standard-Besucherregelungen
und nicht mehr ein Zugeständnis
ausserhalb der Vorschriften
Besuchern ist es nun gestattet, während ihres
Aufenthalts im Vereinigten Königreich aus der
Ferne zu arbeiten, wobei die Arbeit aus der Ferne
aber nicht der Hauptzweck ihres Besuchs sein darf
Wissenschaftler, Forscher und Akademiker können
nun im Rahmen ihres Besuchs im Vereinigten
Königreich forschen. Zuvor konnten Wissenschaftler
und Forscher nur unabhängige Forschung betreiben,
und Akademiker konnten nur dann für
eigene Zwecke forschen, wenn sie von ihrer
Heimateinrichtung beurlaubt waren. Diese Änderung
gilt nicht für Akademiker, die ein 12-monatiges
Besuchsvisum beantragen, oder für diejenigen, die
eine Verlängerung ihres Aufenthalts beantragen.

CONVINUS
Webinare & Seminare
mit Zertifikat für Ihren
Karriere-Booster im
Bereich Global Mobility
Auf folgendes können Sie sich verlassen:
Erstklassige Referenten
Topaktuelle Themen und Praxisfälle
zur anschaulichen Darstellung
Autodidaktisch sehr gut aufbereitete
und ausführliche Foliensätze
Flexibilität (nehmen Sie an einem x-
beliebigen Ort mit Ihrem Laptop teil)
Geringer Zeitaufwand (Webinare 60
Minuten und Seminare 180 Minuten)
Günstige Massnahme zur Fortbildung

BEST PRACTICE
CHAPTER 3: INCOME TAXES FOR REMOTE
WORK ABROAD
GLOBAL MOBILITY: A STEP-BY-STEP GUIDE TO SETTING UP
REMOTE WORK
NORMA REYNOV, CONVINUS
In the first two chapters of our step-by-step guide to remote work, we first defined the different
forms of remote work and then looked specifically at the associated social security issues.
The following chapter is dedicated to the income tax aspects of remote work. Here, too, we need to
distinguish between the two basic forms of remote work. As already described in Chapter 2, these
are essentially:
1.Remote work with predominant activity at the foreign place of residence
In this case, for example, a Swiss company hires an employee who primarily and continuously works
"remotely" at a foreign place of residence. The employee receives an employment contract with the
Swiss company that is adapted to foreign law. In general, the employee only comes to Switzerland
for a few working days per month and otherwise works from a home office abroad.
2.Remote work as a short-term activity abroad
In these cases, employees generally work in the country of employment. This means that the
employees not only have a Swiss employment contract but also work mainly in Switzerland. If these
employees now wish to work abroad for a shorter period, this is also referred to as "remote work".
This type of remote work is often based on the employee's initiative and desire. The distinction
between this kind of remote work and classic short-term assignments is fluid, and there are many
recognizable parallels.
Version I: Remote work with predominant activity at the foreign place of residence
From the company's perspective, both forms of "remote work" initially involve additional
clarification and, depending on the constellation, considerable administrative steps. In the first
case ("remote work with predominant activity at the foreign place of residence"), it must be clarified
whether the company is responsible for the payment and withholding of income taxes for the
employee who works mainly abroad. This is likely to be the case in most countries. France, Italy,
Poland, and the UK, for example, require income tax to be deducted from wages.
6
convinus.com

BEST PRACTICE
Due to the complexity and country-specific characteristics, in most cases, this cannot be managed
by the foreign employer alone but requires the help of an experienced international payroll
provider, who not only prepares the foreign payslips but also carries out the registration with the
tax authorities and the monthly calculation of the tax burden.
Due to the Swiss employer in our example, the Swiss withholding tax must be calculated for each
occasional working day in Switzerland and remitted to the relevant withholding tax office.
To coordinate the Swiss withholding tax and the taxes owed at the foreign place of residence and
work, the respective country-specific regulations must be observed. This can result in different
procedures depending on the country (e.g. monthly deduction of effective Swiss withholding tax,
definition of a lump-sum withholding tax deduction and correction at the end of the year,
deduction of effective withholding tax at the end of the year).
Due to the considerable effort and legal restrictions, double taxation is only avoided in very few
cases via the payroll (e.g. Germany). In many cases, we only see the correction as part of the annual
income tax return (e.g. France, Poland, or the UK).
Version II: Remote work as a short-term activity abroad
If, on the other hand, remote work is merely a short-term activity abroad and the employee goes
abroad for a few days, weeks or even months, companies tend to be very interested in avoiding
foreign tax liability to minimize the administrative burden.
It is typically possible to avoid foreign tax liability for short-term foreign assignments if all aspects
of the so-called 183-day rule from the respective double taxation agreement (DTA) are observed. In
simple terms, this means that
the employee may not spend more than 183 days per calendar year or 12-month period in the
foreign country in question;
no costs may be borne by the foreign organization (including partial costs such as meals or
accommodation);
no salary may be paid abroad.
In addition, there must be no de facto or economic employer abroad. The definition of this
theoretical construct is country-specific.
7
convinus.com

BEST PRACTICE
Income tax complexity is also the reason why companies often restrict remote work in terms of
time (e.g. up to 30 days) and location (e.g. only in countries with double taxation agreements). From
the perspective of payroll and HR departments, this is understandable, as short-term work abroad
at the employee's request can involve considerable clarification on the part of HR departments,
administrative efforts, and also significant tax aspects in order to make it legally compliant.
Remote work undoubtedly remains a complex matter. Nevertheless, it is worth taking a close look
at this topic. On the one hand, it makes it possible to find qualified specialists abroad, and on the
other, it offers companies the opportunity to position themselves as progressive employers with
corresponding benefits for their employees.
The encouraging news is that the experience of remote working has grown significantly in recent
years. With the support of qualified consultants, companies can find out exactly whether and how
remote working can be implemented in their company.
Chapter 1: A question of definition - What is remote work anyway?
Chapter 2: Social security for remote work abroad
Chapter 3: Income Taxes for remote work abroad
Chapter 4: Work permits for international remote work
Chapter 5 (Monthly Special): Detailed practical cases of remote work for HR departments
regarding income taxes, social insurance, work permits, payroll, and employment contracts.
8
convinus.com

AUS DER PRAXIS
TEIL 3: STEUERN BEI REMOTE WORK MIT
AUSLANDSBEZUG
GLOBAL MOBILITY: SCHRITT-FÜR-SCHRITT-ANLEITUNG FÜR
DAS SET-UP VON REMOTE WORK
NORMA REYNOV, CONVINUS
In den ersten beiden Teilen unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung für Remote Work definierten wir
zunächst die unterschiedlichen Formen von Remote Work und gingen dann konkret auf die damit
verbundenen Sozialversicherungsproblematiken ein.
Der folgende Teil ist den steuerlichen Aspekten von Remote Work gewidmet. Auch hier müssen wir
wieder die beiden grundsätzlichen Formen von «Remote Work» unterscheiden. Wie bereits im Teil 2
beschrieben, sind diese im Wesentlichen:
1.Remote Work mit vorwiegender Tätigkeit am ausländischen Wohnort
In diesem Fall stellt beispielsweise ein Schweizer Unternehmen einen Mitarbeiter ein, der
vorwiegend und dauerhaft an einem ausländischen Wohnort «remote» arbeitet. Der Mitarbeiter
erhält einen Arbeitsvertrag mit der Schweizer Gesellschaft, der an das ausländische Recht adaptiert
ist. Grundsätzlich kommt der Mitarbeiter nur für vereinzelte Arbeitstage pro Monat in die Schweiz
und arbeitet ansonsten im ausländischen Homeoffice.
2.Remote Work als kurzzeitige Tätigkeit im Ausland
In these cases, employees generally work in the country of employment. This means that the
employees not only have a Swiss employment contract but also work mainly in Switzerland. If these
employees now wish to work abroad for a shorter period, this is also referred to as "remote work".
This type of remote work is often based on the employee's initiative and desire. The distinction
between this kind of remote work and classic short-term assignments is fluid, and there are many
recognizable parallels.
Version I: Remote Work mit vorwiegender Tätigkeit am ausländischen Wohnort
Aus Unternehmenssicht sind beide Formen des «Remote Work» zunächst mit einem zusätzlichen
Abklärungsaufwand und je nach Konstellation auch erhebliche administrative Schritte mit sich.
9
convinus.com

AUS DER PRAXIS
Im ersten Fall («Remote Work mit vorwiegender Tätigkeit am ausländischen Wohnort») muss
abklärt werden, ob das Unternehmen für die Abführung und den Einbehalt der Lohnsteuern des
hauptsächlich im Ausland arbeitenden Mitarbeiters verantwortlich ist. Dies dürfte in den meisten
Ländern der Fall sein. So sehen mittlerweile beispielsweise Frankreich, Italien, Polen oder auch
Grossbritannien den verpflichtenden Einkommenssteuerabzug vom Lohn vor.
Aufgrund der Komplexität und der länderspezifischen Besonderheiten ist dies in den meisten Fällen
nicht allein durch den ausländischen Arbeitgeber zu bewerkstelligen, sondern benötigt die Hilfe
eines erfahrenen internationalen Payroll-Providers, der nicht nur die ausländischen Lohnabrechnungen
erstellt, sondern auch die Registrierung bei den Steuerbehörden und die monatliche
Berechnung der Steuerbelastung vornimmt.
Für die vereinzelten Arbeitstage in der Schweiz ist aufgrund des im Beispiel vorliegenden Schweizer
Arbeitgebers für jeden Schweizer Arbeitstag die Schweizer Quellensteuer zu berechnen und an das
zuständige Quellensteueramt abzuführen.
Um die Schweizer Quellensteuern und die am ausländischen Wohn- und Arbeitsort geschuldeten
Steuern zu koordinieren, müssen die jeweiligen länderspezifischen Regelungen beachtet werden.
So kann es je nach Länderkonstellation zu unterschiedlichen Verfahren kommen (z.B. monatlicher
Abzug der effektiven Schweizer Quellensteuern, Definition eines pauschalen Quellensteuerabzugs
und Korrektur am Jahresende, Abzug der effektiven Quellensteuern am Jahresende).
Die Vermeidung der steuerlichen Doppelbelastung erfolgt aufgrund des erheblichen Aufwandes
und der gesetzlichen Vorgaben nur in den wenigsten Fällen über die Payroll (z.B. Deutschland). In
vielen Fällen sehen wir die Richtigstellung erst im Rahmen der jährlichen Einkommenssteuererklärung
(z.B. Frankreich, Polen oder Grossbritannien).
Version II: Remote Work als kurzzeitige Tätigkeit im Ausland
Wenn Remote Work hingegen nur eine kurzzeitige Tätigkeit im Ausland ist und der Mitarbeiter für
einige Tage, Wochen oder auch Monate ins Ausland geht, sind Unternehmen tendenziell sehr daran
interessiert, die ausländische Steuerpflicht zu vermeiden, um den administrativen Aufwand zu
minimieren.
10
convinus.com

AUS DER PRAXIS
Die Vermeidung der ausländischen Steuerpflicht gelingt bei kurzzeitigen Auslandseinsätzen
meistens, wenn alle Aspekte der sogenannten 183-Tage-Regelung aus den jeweiligen
Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) beachtet werden. Diese besagt vereinfacht, dass
Sich der Mitarbeiter nicht mehr als 183 Tage pro Kalenderjahr bzw. 12-Monats-Periode im
betreffenden ausländischen Staat aufhalten darf;
keine Kosten von der ausländischen Organisation übernommen werden dürfen (auch keine
Teilkosten wie z.B. Verpflegung oder Unterkunft);
keine Gehaltsauszahlung im Ausland erfolgen darf.
Zudem darf im Ausland kein faktischer bzw. wirtschaftlicher Arbeitgeber vorliegen. Die Definition
dieses theoretischen Konstrukts ist länderspezifisch.
Die steuerliche Komplexität ist auch der Hintergrund, warum Unternehmen «Remote Work»
oftmals zeitlich (z.B. bis zu 30 Tage) und örtlich (z.B. nur in Staaten mit Doppelbesteuerungsabkommen)
einschränken. Aus der Sicht der Payroll- und HR-Abteilungen ist dies verständlich,
da kurzzeitiges Arbeiten im Ausland auf Wunsch des Mitarbeiters mit erheblichen Abklärungen
seitens der Personalabteilungen, administrativen Aufwand und auch wesentlichen steuerlichen
Aspekten einhergehen kann, um es rechtskonform zu gestalten.
Remote Arbeit bleibt zweifellos eine komplexe Angelegenheit. Dennoch ist es lohnend, sich intensiv
mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Einerseits ermöglicht es das Finden von qualifizierten
Fachkräften im Ausland, andererseits bietet es Unternehmen die Möglichkeit, sich als fortschrittliche
Arbeitgeber mit entsprechenden Vorteilen für ihre Mitarbeiter zu positionieren.
Die ermutigende Nachricht ist, dass die Erfahrungen mit Remote Arbeit in den letzten Jahren
erheblich gewachsen sind. Durch die Unterstützung qualifizierter Berater können Unternehmen
genau herausfinden, ob und wie Remote Arbeit in ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann.
Teil 1: Eine Frage der Definition - Was ist Remote Work überhaupt?
Teil 2: Sozialversicherungen bei Remote Work mit Auslandsbezug
Teil 3: Steuern bei Remote Work bei Remote Work mit Auslandsbezug
Teil 4: Arbeitsbewilligungen für internationales Remote Work
Teil 5 (Monthly Special): Detaillierte Praxisfälle von Remote Work für Personalabteilungen in
Bezug auf Steuern, Sozialversicherungen, Arbeitsbewilligungen, Payroll und Arbeitsverträge
11
convinus.com

GLOBAL MOBILITY ALERT
Unser wöchentlicher Service für Sie
Our free weekly service for you
T H A N K Y O U F O R R E A D I N G
Zurich
Basel
Geneva
Zug
Talstrasse 70
CH-8001 Zurich
Aeschengraben 29
CH-4051 Basel
Postfach
CH-1215 Geneva
Turmstrasse 18
CH-6300 Zug
Tel. +41 44 250 20 20
Fax +41 44 250 20 22
Tel. +41 61 508 20 40
Fax +41 61 508 20 44
Tel. +41 22 508 20 60
Fax +41 22 508 20 66
Tel. +41 41 508 20 70
Fax +41 41 508 20 77
info@
convinus.com
info.basel@
convinus.com
info.genf@
convinus.com
info.zug@
convinus.com
NOTE:
The contents of this newsletter represent only general information and are in no way a
substitute for individual advice. The contents have been selected with great care, but
CONVINUS accepts no liability for any damage whatsoever resulting from the use of the
information provided here. The entire content of the newsletter is the intellectual property of
CONVINUS and is subject to copyright. Any modification, copying, distribution and public
reproduction of the content or parts thereof requires the prior written consent of CONVINUS.
IMPRINT:
Publisher: CONVINUS GmbH ∙ Talstrasse 70 ∙ CH-8001 Zurich
Tel. +41 44 250 20 20 ∙ Fax +41 44 250 20 22
info@convinus.com ∙ convinus.com ∙ © CONVINUS GmbH
You can also visit us on LinkedIn & Youtube
Legal disclaimer
The content of this presentation is for general guidance only and should by no means be used as a
substitute for an individual consultation with professional accounting, tax, legal or other competent
advisers. While we have made every attempt to ensure that the information delivered with this
presentation has been obtained from reliable sources, CONVINUS is not responsible for any errors or
omissions, or for the results obtained from the use of this information. The entire content of this
webinar is the intellectual property of CONVINUS and is under copyright. Any modification, duplication,
distribution and public disclosure of the content or parts there of requires the written consent of
CONVINUS.
12
convinus.com