ASP-Dienstleistung Virtual Messenger - 4Com

4Com Virtual Messenger
Automatischer Brief-, Fax-, E-Mail-, SMS- und Sprachnachrichtenversand
Jetzt neu:
• Personalisierter Versand
• Integration in 4Com ACD & Power-Dialer
• Voice-Self-Service integrierbar
Unverbindlicher Test möglich!
Mit dem 4Com Messenger erreichen
Sie Ihre Adressaten zuverlässig,
vollautomatisch, schnell und in großer Zahl

Das Prinzip des 4Com Messengers
Über eine Web-Oberfläche konfigurieren Sie die von Ihnen gebuchten
Kontaktkanäle (Sprachnachrichten, Brief, Fax, SMS oder E-Mail). Es
lassen sich innerhalb eines Kanals beliebig viele Messenger-Aufträge
parallel konfigurieren. Jeder Auftrag kann einen oder mehrere Kanäle
(Fax, SMS etc.) gleichzeitig umfassen. Standardmäßig lässt sich pro
Auftrag für jeden Kanal eine Textvorlage definieren. Alternativ hierzu
können Sie die Textvorlagen auch gemeinsam mit den Empfängerdaten
importieren. Der Daten-Import kann per Web-Upload oder über die
FTP- (für Massenversand) bzw. E-Mail-Schnittstelle (für Einzelversand)
erfolgen. Sprachnachrichten laden Sie per Web-Upload in das
System oder Sie nutzen die eingebaute Text to Speech-Funktion (TTS).
Alle relevanten Einstellungen für den Versand (Kanalreihenfolge,
Wahlwiederholungen, Zeitfenster etc.) erfolgen per Web-Konfiguration.
Sie können beliebig viele Textbausteine je Kanal hinterlegen. Für die
Kanäle Sprachnachricht, Brief, Fax und E-Mail ist eine Vorschau auf
das fertige Dokument (z. B. der für Faxe hinterlegte Firmenbriefbogen)
abrufbar. Im Online-Monitor (Bild 2) kann der Bearbeitungsstand in
Echtzeit verfolgt werden, einzelne Aufträge gestartet und gestoppt
werden. Fehlerhafte Datensätze werden in einem FTP-Ordner bereitgestellt.
Online-Statistiken geben Aufschluss über jeden einzelnen
Auftrag. Die Kapazität beträgt in der Standardkonfiguration bis zu
2500 Faxe und Anrufe pro Stunde. Auch der E-Mail-Versand (100
MBit-Anbindung) und SMS-Versand (höchste Zustellgeschwindigkeitsund
Zuverlässigkeitsklasse) ist sehr performant. Briefe werden per
Lettershop gedruckt und über die Deutsche Post AG versandt.
Auftrags-Konfi guration
Online-Monitor Statistiken
per Web-Account
Auftrag 1
z. B. erst Anruf,
dann Fax,
dann SMS
1
2
3
Datenimport
per FTP-, Web-Upload (Massenversand)
oder 4Com Agenten-Client, E-Mail (Einzelversand)
Virtual Messenger
Auftrag 2
z. B. Brief
Bild 1: Das Prinzip des 4Com Virtual Messengers
2
Bild 1: Das Prinzip des 4Com Virtual Messengers
Auftrag 3
z. B. E-Mail
ASP-Dienstleistung Virtual Messenger
Automatischer Brief-, Fax-, E-Mail-,
SMS- und Sprachnachrichtenversand
Sie möchten schnell, komfortabel, effizient und ohne Investitionskosten
eine große Zahl von Adressaten per Sprachnachricht (wav und
TTS), Brief, Fax, E-Mail oder SMS erreichen? 4Com hat zur innovativen
Lösung dieser Aufgabe einen automatischen, webbasierten
Benachrichtigungsdienst entwickelt. Der 4Com Messenger ist als Pay-
Per-Use basierte ASP-Dienstleistung direkt im Telefonnetz verfügbar.
Jeder Kontaktkanal kann einzeln ohne Mindestlaufzeit gebucht werden.
Auch der Empfang von Mitteilungen ist für alle Kanäle optional
buchbar.
Demo unter: www.4com.de/messenger
Die Einsatzgebiete
• Informationsverteilung an Filialen und interne Abteilungen
(z. B. bei Wartungen, Systemstörungen oder neuen Aktionen)
• Bestätigungsmitteilungen nach einem Inbound-Anruf
(z. B. Prämienstand oder Sendungsstatus)
• Vorab-Ankündigungen von Lieferungen (z. B. Pakete) oder
Abholungen (z. B. Sperrmüll)
• Abfrage von Interesse für einzelne Produkte bei Bestandskunden (z. B.
Interessenabfrage an einem neuen Katalog per automatischen
Systemanruf)
• Kundeninformationen über neue Produkte
• Vollautomatische Mahnanrufe
• Übermittlung von Angebots- und Vertragsunterlagen
Die Vorteile
• Alle Kanäle (FAX, Voice, SMS, E-Mail) laufen über ein Tool inkl.
Sprachnachrichten-Versand (TTS)
• Vollautomatische Interaktion/Datenabfrage mit dem Anrufer bei
Outbound-Calls (Vermittlung auf 4Com Voice-Self-Service nach
Verbindungsaufbau)
• Ausführliche Online-Statistiken und Online-Monitor mit Überblick
über alle Aufträge
• Einzelversand (E-Mail-Schnittstelle oder Agenten-Client Professional)
• einfache Massenversand-Schnittstellen per FTP und Web-Upload
• Kontaktierung einer Zieladresse über mehrere Kanäle (erst Anruf,
dann Fax, dann SMS) bis zum Erfolg
• Optionaler personalisierter Versand
• Standortübergreifend
• Einfaches Bedienkonzept
• Hohe Kapazität/Performance
• Pay-per-Use (keine Investitionen)
• Jeder Kanal ist einzeln buchbar
• Support, Wartung und Updates inklusive
• Schnelle Realisierung (1 Woche)
Zusatzoptionen
Personalisierter Versand
Mitteilungen können in allen 4 Kanälen personalisiert werden. Setzen
Sie den Datenfeldnamen innerhalb der Textbausteine in Klammern,

Automatischer Brief-, Fax-, E-Mail, SMS-, Sprachnachrichtenversand
Bild 2: Der Online-Monitor des 4Com Virtual Messengers
Bild 3: Erstellung der Textvorlagen für alle 4 Kanäle
z. B.: Hallo Herr . Die zugehörigen Datenfelder werden
zusammen mit den Adressdaten importiert. Auch personalisierte
E-Mail-Anhänge (im PDF-Format) sind möglich.
Für Sprachanrufe: Interaktion (Weiterverbinden-Frage)
Dem Angerufenen kann nach dem Vorspielen einer Begrüßung die Frage
gestellt werden, ob er mit einem Mitarbeiter verbunden werden möchte.
Ziel kann z. B. eine lokale ACD oder die 4Com Virtual ACD sein.
Für Sprachanrufe: Interaktion (Self-Service)
Alternativ erfolgt nach der Begrüßung die Verbindung zu einem vollautomatischen
4Com Voice Self-Service wie z. B. der Kunden-Befragung
(Qualitäts-Check) oder dem Gewinnspiel (Markt-Check) oder zu einem
anderen individuellen Self-Service. Hierfür ist auch die Anbindung
externer Datenquellen und Datenbanken möglich.
Für Sprachanrufe: Professionelle Audioproduktion
4Com arbeitet mit vielen verschiedenen professionellen Sprechern
zusammen. Gerne produziert 4Com Ansagen für Ihre Mitteilungen.
Individuelle Anpassung
Der 4Com Virtual Messenger ist als Standard-Produkt ausgelegt.
Eine besondere Stärke ist allerdings die kundenindividuelle
Erweiterungsfähigkeit. Gerne integriert 4Com die von Ihnen gewünschte
Zusatz-Funktion gegen Aufwandsverrechnung. 4Com erstellt Ihnen
gerne ein individuelles Angebot.
Fax-, Mail-, SMS-, Sprachnachrichten-Empfangsmodule
Ergänzend bietet 4Com entsprechende Empfangsmodule für Fax-
Empfang, Sprach-Empfang über ein Mailbox-System, SMS-Empfang
mit einheitlicher Kurzwahl mit Keyword und E-Mail-Empfang an. Bei
Sprachnachrichten- und Faxempfang gerne auch mit den passenden
Servicerufnummern.
Integration in 4Com ACD und Dialer
In Kombination mit dem 4Com Power-Dialer übernimmt der
Messenger automatisch vorher definierte Datenfelder aus der
Kampagne, um z. B. einen produktiven Bestätigungsversand bei
Outbound-Kampagnen zu gewährleisten. Der Messenger ist optional
auch in die 4Com ACD integrierbar, um z. B. Bestätigungsmitteilungen
nach Inbound-Kontakten effektiv zu versenden.
Wichtige Rahmenkonditionen
Sicherheit
Die 4Com Virtual Messenger-Systeme befi nden sich klimatisiert, außenhautüberwacht,
notstrom- und zugangsgesichert in Kolokation in der Netzwerkzentrale
unserer Partner-Carrier. Jedes Einzelsystem arbeitet vollkommen
autark. Prüfroutinen sichern eine sehr hohe Verfügbarkeit.
Verschlüsselung und Datenschutz
Der Zugriff auf die Konfi gurations- und Statistikwebseiten des 4Com Virtual
Messengers sowie der Datenim- und Exporterfolgt passwortgeschützt mit 128 Bit
SSL-Verschlüsselung. 4Com sichert seinen Kunden Datenschutz entsprechend
der 4Com Datenschutzvereinbarung für AG zu und unterzeichnet auf Wunsch
zudem entsprechende Kundenerklärungen.
Service und Wartung
Die monatliche Grundgebühr beinhaltet die komplette Hard- und Software-
Wartung des 4Com Virtual Messenger. Sie erhalten eine 24h-Hotline zur
Störungsmeldung mit einer defi nierten Reaktionszeit von 30 Minuten. Wir
sorgen für einen störungsfreien Rund-um-die-Uhr-Betrieb. Support bei
Einrichtungsfragen erhalten Sie kostenlos während der Bürozeiten.
Kapazität
4Com stellt jedem 4Com Virtual Messenger-Kunden entspr. den Kundenangaben
ausreichend Kapazität zur Verfügung.
Updates
Der 4Com Virtual Messenger wird kontinuierlich weiterentwickelt.
Sie erhalten automatisch und kostenlos Updates mit neuen Funktionen.
Evtl. kostenpfl ichtige Funktionen können optional gebucht werden.
Vertragslaufzeit
Kein Risiko: Die Kündigungsfrist für Ihren 4Com Virtual Messenger beträgt
– soweit nicht anders vereinbart – 14 Tage zum Monatsende.
4Com Virtual Messenger V2.7, Stand 02/2012 3

Das 4Com Produktportfolio
4Com bietet mit seiner speziell auf Call Center-Betreiber ausgerichteten
Produktpalette jedem Kunden die Möglichkeit, nach
Bedarf einzelne Standardprodukte oder auch einzelne Funktionen
Die standortübergreifende ACD
inkl. Softphone direkt im Telefonnetz
oder im Call Center vor Ort.
Das interaktive Analyse-
und Steuerungstool für Ihre
4Com-Module
Vernetzung und Visualisierung
von Echtzeit-Informationen
verschiedener Datenquellen.
Die menügeführte Gesprächsvorqualifi
zierung inkl. Anrufverteilung
direkt im Telefonnetz.
Der Predictive-Dialer inkl. Kampagnenmanagment-Software
im Telefonnetz oder vor Ort.
E-Mail-Management mit autom.
Vorqualifi zierung, Bearbeitung
und Social Media Integration.
Das Aufzeichnungstool für Bild
und Ton direkt im Telefonnetz
mit ACD- und Dialer-Anbindung.
Das Planspiel zum Einsatz in
der Fach- und Führungskräfteentwicklung
in Call-Centern.
4Com ist ein Provider für Mehrwertdienste und Servicerufnummern
und entwickelt und betreibt Inbound- und Outbound-Lösungen für
alle Kontaktkanäle eines Call Centers nach dem ASP-Modell virtuell
direkt im Telefonnetz oder lokal im Call Center vor Ort.
Bei allen 4Com-Lösungen entstehen keine Investitionskosten und
in der Regel auch keine Mindestlaufzeiten. Wartung, Support und
Updates sind in der monatlichen Grundgebühr bereits enthalten.
aus Standardprodukten schrittweise zu einer Gesamtlösung zu
kombinieren und sogar um eigene kundenspezifi sche Anforderungen
zu ergänzen.
Die vollautomatische tel. oder
webbasierte Kundenbefragung
nach einem Call Center-Gespräch.
Das webbasierte Tool für den Versand/Empfang
von Briefen, Voice-,
FAX-, SMS- & E-Mail-Nachrichten.
Die webbasierte Personaleinsatzplanung
für Ihr Call Center mit
ACD- und Dialer-Anbindung.
Lead-Generierung durch geführte
Live-Beratung der Besucher Ihres Webauftritts
per Chat, Telefon oder Video.
Das Unternehmen Warum mit 4Com?
0800- / 0180- / 0900- / 0137-Servicerufnummern
mit dem komfortablen
Admintool IN-Routing + .
Das webbasierte CRM für Vertrieb,
Marketing, Support und Call-Center
mit ACD- und Dialer-Anbindung.
Die automatische Vorqualifi zierung
und abschließende Bearbeitung
von telefonischen Anfragen.
Der telefonische Mitarbeiter-
Erreichbarkeitsassistent für Unternehmen
und das mobile Offi ce.
Fünf gute Gründe, warum 4Com der Partner Ihrer Wahl sein sollte:
• Hohe Kompetenz durch langjährige Erfahrung als IVR-Hersteller
und Serviceprovider von Mehrwertdiensten
• Hohe Flexibilität bei der Entwicklung von individuellen
Lösungen und bei der Anpassung von 4Com Standard-Produkten
an Kundenwünsche
• Termingetreue und qualitativ hochwertige Realisierung von
Projekten
• Schnelle unbürokratische Umsetzungen durch kurze kompetente
Entscheidungswege
• Große zuverlässige Serviceprovider-Plattform mit individuellen
Servicelevel-Agreements
4Com GmbH & Co. KG
Hamburger Allee 23 · 30161 Hannover
Tel. 0800 4 888 999 · Fax 01802 90 20 90 - 99*
vertrieb@4com.de · www.4com.de
*nur 6 Cent je Anruf aus dem dt. Festnetz, max. 42 Cent pro Minute aus dem Mobilfunknetz