IQDoQ_IQAktePersonal - Bitmarck Holding GmbH

Die IQAkte ® Personal 

Ihre Standardlösung für die digitale 

Personalaktenverwaltung 

BITMARCK Kundentag 2011 

IQDoQ GmbH | Folie 1 | www.iqakte-personal.de

Inhalte der Präsentation 

1. Die IQAkte ® Personal - Einfach. Schnell. Sicher. 

2. Die IQAkte ® Personal - Live 

3. Das Einführungskonzept „5Days2Go“ 

4. Erfassung von Bestandsakten 

5. Einsparung und Nutzen 


Die IQDoQ GmbH - Unsere Firma 

� Geschäftsziel 

� Optimierung dokumentenbasierter 

Prozesse mittels digitaler Aktenlösungen 

� Kernprodukte 

� HyperDoc ® Lösungen 

� IQAkten ® - elektronische Akten 

� FormText TM Lösungen 

� Beteiligungsstruktur 

� 100%ige Tochter der MATERNA GmbH 

� Geschäftsführung 

Werner Schäfer 

IQDoQ GmbH | Folie 3 | www.iqakte-personal.de 

Bad Vilbel 

Hamburg

Die IQDoQ GmbH - Im Überblick 

Unternehmen Kunden Produktlinien 

Geschäftsziel 

� Optimierung dokumentenbasierter 

Prozesse mittels 

digitaler Aktenlösungen 

Größe und Beteiligung 

� gesunder Mittelstand 

� 100%ige Tochter der 

MATERNA GmbH 

Erfahrung im DMS-Umfeld 

� fast 1.000 Projekte in den 

vergangenen 25 Jahren 

Anwender 


� mehrere 100.000 Nutzer 

arbeiten täglich mit IQDoQ- 

Lösungen 

Referenzen (Personalakte) 

� z.B. AGRAVIS Raiffeisen AG 

(6.000 Akten), Spar Handels 

GmbH (25.000 Akten) 

HyperDoc ® Lösungen 

� Dokumentenmanagement 

� revisionssichere Langzeit- 

Archivierung 

IQAkten ® - elektron. Akten 

� elektronische Akte für 

verschiedene Fachbereiche 

(z.B. Personalakte) 

FormText TM Lösungen 

� Formularmanagement 

� Outputmanagement 

Die Zufriedenheit unserer Kunden ist das Ziel unserer 

Mitarbeiter! Daran lassen wir uns alle messen!

Die MATERNA GmbH - Starke Mutter 

� Gegründet 

� 1980 durch Dr. Winfried Materna 

und Helmut an de Meulen 

� Eckdaten 

� 150 Mio. € vorläufiger Umsatz in 2010 

� mehr als 1.300 Mitarbeiter 

� Business Units 

� Information 

� Communications 

� Geschäftsführung 

Dr. Winfried 

Materna 

Helmut 

an de Meulen 

Ralf 

Hartwig 


London 

Amsterdam 

Paris 

Brüssel 

Dortmund 

Bern 

Köln 

Kopenhagen 

Bremen 

Paderborn 

Frankfurt 

Erlangen 

Hamburg 

Göppingen 

München 

Berlin 

Dresden 

Wien 

Stockholm 

Heidelberg Prag 

Mailand 

Bratislava 

Warschau 

Hrádec Králové 

Espoo 

Bukarest 

Sofia

Lösungsspektrum der HyperDoc ® Produktsuite 

Branchen 

Anwendungsgebiete 

Leistungsbausteine 

Industrie Handel 

Recht 

Finanzen/ 

Controlling 

HyperDoc ® Lösungen 

Posteingang 

Rechnungseingang 

Vertragsakte 

Kfm. Lösung 

Kundenakte 

E-Mail- 

Management 


Einkauf 

Dienstleistungen 

Logistik 

Leitung 

Archivierung 

Dokumenten- 

Management 

Workflow 

Logistik Gesundheit Weitere 

Personal 

HyperDoc ® 

Funktionalitäten 

Output-Management 

(FormText TM ) 

IT 

F+E/ 

Produktion 

Marketing/ 

Vertrieb 

HyperDoc ® 

Eingangskanäle 

Digitalisierung/Erfassung 

Office-Archivierung 

E-Mail-Management 

SAP-Archivierung

Auszug aus unseren Referenzen 


Performance bei IQDoQ 

Kunde 

Lösung 

Personalakte 

Abliefernachweise 

Versichertenakte 

Rechnungseingang 


Dokumentvolumina 

ca. 0,5 Mio. DPA Dokumente 

ca. 1.3 Mio. Listendokumente 

ca. 25.000 Mitarbeiterakten 

(inkl. Bestandsakten seit 1998) 

ca. 1 Mio. Dokumente pro Tag 

ca. 100.000 Recherchen pro Tag 

ca. 950 Mio. Dokumente im 

Archiv 

ca. 120.000 Ausgangsdokumente 

pro Tag (indiv. Schriftverkehr) 

ca. 120.000 Eingangsdokumente 

pro Tag 

ca. 15.000 E-Mails pro Tag 

ca. 5.000 Rechnungen p. Monat 

User 

25 CC-User 

(Spar Inkasso Kontor) 

10 CC-User (DPA) 

Nutzung des Systems 

über eigene Web- 

Anwendung 

ca. 10.000 CC User 

80 CC User (Desk) 

800 Postfächer

Die IQAkte ® Personal - Einführung 

� Verwaltung aller Personaldokumente in 

elektronischer Form, wie z.B. Papier, E- 

Mails, Drucklisten und Stammdaten 

� Schneller und einfacher Zugriff auf die 

vollständigen Informationen, z.B. über die 

Mitarbeiter-Suche 

� Berechtigte Personalsachbearbeiter können 

zeitgleich und standortübergreifend dieselbe 

Personalakte einsehen 

� Informationen können im Unternehmen 

zentral ohne Verletzung des Datenschutzes 

zugänglich gemacht werden 

� Das integrierte Prozessmanagement 

unterstützt und optimiert die Arbeitsabläufe 

in der Personalabteilung, wie z.B. das 

Bewerbermanagement 


Die IQAkte ® Personal - Einfach. Schnell. Sicher. 

Einfach Schnell Sicher 


Einfache Handhabung durch intuitive Oberfläche 

Einfach 


1. Aktenrücken 

2. Personal- 

Stammdaten 

3. Liste der 

Personalakten

Schnell implementiert durch Standardfunktionalitäten 

Schnell 

Übernahme Listen 

Windows-Client für 

professionelle User 

Vorgefertigte 

Suchmöglichkeiten 

Standard Workflows 


Schnittstellen 

Technik 

Funktionen 

Workflow 

Übernahme von 

Stammdaten 

Web-Client für 

Gelegenheits-User 

Bewährte 

Erfassungsszenarien 

Standard-Technik

Schnell eingeführt durch Standardverfahren 

Schnell 


Sicher! - Mit Zertifikat 

� Zertifizierung durch TÜViT Essen 

� Prüfung nach PK-DML 

(Prüfkriterien für Dokumenten 

Management Lösungen) 

� HyperDoc ® wurde als ersten DMS 

nach den neuen PK-DML in der 3. 

Auflage 2008 zertifiziert 

� Re-Zertifizierung aktueller 

HyperDoc ® Version mit der IQAkte ® 

Personal Anwendung ist aktuell in 

Vorbereitung 

� Voraussetzung zur Zertifizierung 

der Revisionssicherheit erfüllt 

Sicher 


Sicher! - Durch Organisation und Technik 

Sicher 

Personalwesen. 

Gesicherter Bereich. 

Objektverschlüsselung 

der Ablage. 


Streckenverschlüsselung 

ist optional möglich. 

Rechenzentrum. 

Gesicherter Bereich.

Sichere Investitionen 

Sicher 


Anzahl der Personalakten 

Ergänzende Anwendungen 

Individuelle 

Anpassungen








Die IQAkte ® Personal - Im Überblick 

� Arbeiten mit der gewohnten Registerstruktur 

einer Papierakte 

� Die wichtigsten Informationen zeigt der 

virtuelle Aktendeckel (s. Abb. 1) 

� Standardschreiben, Notizzettel, Textmarker 

und Wiedervorlagen erleichtern die Arbeit 

� Alle Informationen auf Knopfdruck durch die 

Blätterfunktion (s. Abb. 2) oder per Index 

� Jederzeit einfacher Zugriff auf alle Akten - 

standortübergreifend für alle berechtigten 

Mitarbeiter 

� Vollständige Akten über alle Medien wie E- 

Mails, Office Dokumente und Bestandsakten 

� Sicherer Zugriffsschutz durch verschlüsselte 

Daten und detailliertes Berechtigungssystem 

� Revisionssichere Archivierung und lückenlose 

Protokollierung 


Abbildung 1: Virtueller Aktendeckel 

Abbildung 2: Blätterfunktion

Gründe, die für eine Verwaltung elektronischer 

Personalakten außerhalb von SAP sprechen 

� Nicht alle Vorgänge finden in 

SAP statt (z.B. Bewerbungen) 

� Weniger Kosten und Aufwand 

für Updates im Vergleich zu 

einer SAP integrierten 

Lösungen 

� Möglichkeit zur Einführung 

eines Self Services für alle 

Mitarbeiter (auch die, die 

keinen SAP-Zugang haben) 

� Physikalische Trennung von 

Personal- und ERP-Daten 

� Möglichkeit zur aktenübergreifenden 

Suche 


Abbildung 1: Absprung aus SAP HR… 

Abbildung 2: … in die IQAkte ® Personal

Integration von SAP HR als führendes System 

� Übernahme und Aktualisierung 

der Stammdaten und Rechte 

� Archivierung der in SAP HR 

erzeugten Personaldokumente 

� Ggf. Export der dazugehörigen 

Metadaten 

� Aufruf der IQAkte ® Personal 

aus SAP-GUI über eine 

Befehlsschaltfläche 









Das Einführungskonzept „5Days2Go“ 

� Die IQAkte ® Personal ist eine 

spezialisierte Standardlösung 

zum Festpreis. 

� Grundanpassung der Register, 

Formularfelder, des Layouts, der 

Benutzerrollen/-rechte ist bereits 

enthalten. 

� Inbetriebnahme und Schulung 

der Anwender sind auch inklusive. 

� Installation wahlweise vor Ort 

oder in der Cloud. 


Die IQAkte ® Personal - In fünf Tagen startklar 

Tag 1 

- Workshop 

- Konzept und 

Dokumentation 

Tag 2 

- Konfiguration 

- Serverinstallation 

Tag 3 

Customizing 


Tag 4 

- Customizing 

- Clientinstallation 

Tag 5 

- Schulung 

- Inbetriebnahme☺








Mehrere Möglichkeiten 

der Bestandsaktenerfassung 

� Keine Übernahme 

� Komplette Übernahme 

sofort 

laufend 

nach Verfügbarkeit 

� teilweise Übernahme 

nach Alter 

nach Dok. Typ 

nach Register 

….. 

� Übernahme bei Bedarf 


Akte wird als Ganzes in einem 

Dokument erfasst 

Unterteilung der Akte in Register 

Unterteilung der Akte in Dokumente








Keine Zeit für die Personalentwicklung? 

� Personalentwicklung scheitert 

nicht am „Wollen“, sondern an 

der fehlenden Zeit 

� Jeder Personalsachbearbeiter 

ist im Schnitt mehr als ein Tag 

in der Woche mit der Ablage 

und Suche nach Dokumenten 

beschäftigt. 


Wir schenken Ihnen einen Tag Zeit pro Woche! 

� Personalentwicklung scheitert 

nicht am „Wollen“, sondern an 

der fehlenden Zeit 

� Jeder Personalsachbearbeiter 

ist im Schnitt mehr als ein Tag 

in der Woche mit der Ablage 

und Suche nach Dokumenten 

beschäftigt. 

� Dokumente können mit der 

IQAkte ® Personal im Schnitt 

4x schneller abgelegt und 10x 

schneller gefunden werden. 


Verteilung der Arbeitszeiten 

Verwaltung, 

z.B. Planen, Analyse 

und PC-Arbeit. 

Dokumenterstellung, 

z.B. Schreiben, Korrektur 

und Kopieren. 


Informationsdokumentation, 

z.B. Sortieren und Ablegen. 

Reduzierung durch 

den Einsatz der 

Kommunikation, 

z.B. Telefonieren 

und Besprechen. 

Beschaffung, 

z.B. Suchen und 

Abfragen.

Gewinnen Sie einen Arbeitstag pro Woche! 

Manuelle Bearbeitung von 1.000 Personalakten 

Ablegen 

Suchen 

Ablegen 

Suchen 

Zeit pro Stck. 

3 Min. 

5 Min. 


2 Min. 

½ Min. 

x 100 Dok. 

x 150 Dok. 

x 100 Dok. 

x 150 Dok. 


Dokumente/Zeit pro Tag 

= 300 Min. 

= 750 Min. 

Bearbeitung von 1.000 Personalakten mit der IQAkte ® Personal 


= 200 Min. 

= 75 Min. 

bzw. 5,0 Std. 

bzw. 12,5 Std. 

Zeitaufwand Manuell 

bzw. 3,3 Std. 

bzw. 1,3 Std. 

Zeitaufwand IQAkte ® 

Tage/Zeit pro Woche 

x 5 Tage 

x 5 Tage 


x 5 Tage 

x 5 Tage 

= 25,0 Std. 

= 62,5 Std. 

87,5 Std. 

= 16,6 Std. 

= 6,3 Std. 

22,9 Std. 

Einsparpotenzial 64,6 Std. 

► Das bedeutet z.B. bei acht Personalmitarbeitern ergibt sich ein 

Einsparpotenzial von einem Arbeitstag pro Mitarbeiter und Woche.

Gewinnen Sie einen Arbeitstag pro Woche! 

Manuelle Bearbeitung von 500 Personalakten 

Ablegen 

Suchen 

Ablegen 

Suchen 


3 Min. 

5 Min. 


2 Min. 

½ Min. 

x 50 Dok. 

x 75 Dok. 

x 50 Dok. 

x 75 Dok. 



= 150 Min. 

= 375 Min. 

Bearbeitung von 500 Personalakten mit der IQAkte ® Personal 


= 100 Min. 

= 37,5 Min. 

bzw. 2,5 Std. 

bzw. 6,3 Std. 

Zeitaufwand Manuell 

bzw. 1,7 Std. 

bzw. 0,6 Std. 

Zeitaufwand IQAkte ® 


x 5 Tage 

x 5 Tage 


x 5 Tage 

x 5 Tage 

= 12,5 Std. 

= 31,3 Std. 

43,8 Std. 

= 8,5 Std. 

= 3,0 Std. 

11,5 Std. 

Einsparpotenzial 32,3 Std. 

► Das bedeutet z.B. bei vier Personalmitarbeitern ergibt sich ein 

Einsparpotenzial von einem Arbeitstag pro Mitarbeiter und Woche.

Zeit, die Sie schon immer haben wollten! 

Seitdem wir die IQAkte ® Personal 

einsetzen, können wir uns endlich um 

die Nachwuchssicherung kümmern! 


Endlich haben wir Zeit, um die 

Kompetenz unserer Mitarbeiter 

zu steigern! 

Dank der IQAkte ® Personal 

haben wir jetzt die Kapazität, 

Maßnahmen zur Sicherung 

der Jobfitness unserer 

Mitarbeiter 50+ zu ergreifen!

Ihre Personalakten sind sicher - Ein gutes Gefühl! 


Ärger vermeiden - Auskünfte sofort! 

� Kennen Sie folgende Situation? 

� Ein Vorgesetzter möchte Einsicht 

in eine Personalakte. 

� Diese ist jedoch gerade bei 

einem anderen Sachbearbeiter 

und nicht sofort verfügbar. 

� Mit der IQAkte ® Personal haben 

Sie jederzeit einfachen Zugriff 

auf alle Personalakten 

� Standortunabhängig 

� Integration in Mitarbeiterportale 

� SelfService für Mitarbeiter 


Sie setzen die Maßstäbe! 

� Verbessern Sie die Qualität der Personalarbeit! 

� Schaffen Sie bleibende Werte! 

� Sie stellen die Weichen für die Qualität der Personalarbeit in 

den nächsten 10 Jahren! 

� Drücken Sie der Personalarbeit Ihren Stempel auf! 


Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken! 

„Seitdem wir die IQAkte ® Personal 

einsetzen, können wir standortunabhängig 

und gleichzeitig auf die 

Personalakten zugreifen!“ 


„Die von uns im Vorfeld angestrebten Einsparungen 

von Lager- und Registraturkosten konnten im 

operativen Einsatz sogar noch übertroffen werden!“ 

„Durch die IQAkte ® 

Personal wurden 

wir entlastet und 

die Personalarbeit 

hat sich qualitativ 

verbessert!“

Auf Knopfdruck informiert! 

� Haben Sie sich schon einmal gefragt, welche Mitarbeiter 

Französisch sprechen und AutoCad beherrschen? 

� Fragen Sie doch einfach Ihre IQAkte ® Personal! 


Software-as-a-Service (SaaS) 

� vollständige Geschäftsprozesse 

� Nutzung auf Mietbasis 

� über das Internet 

� flexible Mietmodelle 

� Investitionen zu Betriebskosten 

38 | Titel der Präsentation (über den Folienmaster einzufügen)

Software-as-a Service (SaaS) Vorteile 

� Höchste Sicherheitsstandards und verschlüsselte Datenübertragung 

� Schneller Web-Zugriff auf stets aktuellste Software-Versionen 

� Transparente IT-Kosten, flexible pauschale, je Applikation und Anwender 

� Schnelle Implementierung Verringerung der IT-Prozesskomplexität 

� keine Investition in IT-Infrastruktur, geringe Setup Kosten (30%) 

� Zeit- und ortsunabhängige Hochverfügbarkeit der Anwendungen 

� Konzentration auf das Kerngeschäft 


Software-as-a-Service (SaaS) im Detail 


Leistungen der BITMARCK 

Systemumgebung, Bereitstellung und Betrieb der serverseitigen 

Systemumgebung (Hardware und Software) nach "Maß" 

Application Management (Wartung und aktualisieren), die Software 

wird stets weiterentwickelt und an die Bedürfnisse der Kunden angepasst. 

Anwendungsentwicklung nicht nur Standardsoftware, sondern auch 

kundenspezifische Lösungen. Hier schöpfen wir aus den Erfahrungen unser 

spezialisierten Mitarbeiter und jahrelanger Projekterfahrung. 

Schnittstellensysteme, in fast alle Bereiche der Personaldaten, 

Stammdaten, ausgehende Dokumente, email Korrespondenz …. 

Digitalisierung, Posteingang und Bestandsakten 


Vielen Dank! 

Jürgen Fryling Udo Czarnecki 

IQDoQ GmbH BITMARCK 

Telefon 06101/ 806-300 Telefon 040 / 2385 638 150 

info@iqakte-personal.de udo.czarnecki@bitmarck.de 

www.iqdoq.de www.bitmarck.de

IQDoQ_IQAktePersonal - Bitmarck Holding GmbH

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