Sparkasse Bremen AG – Hanseatische Tradition und ... - Inverto

Sparkasse Bremen AG – Hanseatische Tradition und modernes Kostenmanagement
Die Sparkasse Bremen optimiert ihre Abläufe im Einkauf und kann Sachkosten senken.
Als im Mai 2010 die Einkaufsberater von INVERTO ihre Aufgabe bei der Sparkasse Bremen
antraten, war das Ziel klar: Das norddeutsche Unternehmen wollte seine Sachkosten
überprüfen und optimieren. Die externen Berater sollten insbesondere bei der Erhebung der
abgerufenen Leistungsspektren und der Optimierung sämtlicher Einkaufsprozesse in den
Unternehmensbereichen IT, Facility Management und Marketing unterstützen. Von Anfang
an stand fest: Die Sparkasse Bremen versteht sich als Partner des regionalen Mittelstandes
– im Fokus des Projekts standen daher Hebel wie Prozessoptimierung, Intensivierung des
Wettbewerbs, Make-or-buy-Szenarien sowie intensive Lieferantenentwicklung statt etwa
Ansätze wie „Global Sourcing“.
Der Start: Bedarfe und Prozesse auf dem Prüfstand
Ein abteilungsübergreifend einheitliches System zur Erfassung von Einzelbestellungen war
nicht vorhanden, daher griff INVERTO im ersten Schritt der Analyse auf die Kreditorendaten
zu und verdichtete sie durch systematisches Clustern der Bedarfe. Einzelinterviews mit den
Fachbereichen ergänzten die Analyse. „Cross Checks“ mit Budgets und Bestell-Listen
plausibilisierten die Ergebnisse. So gewann das Projektteam einen vollständigen Überblick
zur gegenwärtigen Vertragssituation und konnte eine beschaffungsmarktorientierte
Warengruppenstruktur sowie aktuelle Prozessabläufe im Beschaffungsmanagement
abbilden. Im nächsten Schritt wurden Maßnahmen entwickelt, um die
Optimierungspotenziale umzusetzen. Die folgenden Einzelprojekte hatten besonders große
Hebelwirkung.
Printleistungen – Prozessoptimierung und Co-Sourcing
Die dezentrale Beschaffung von Printleistungen stellte das Team von INVERTO vor eine
besondere Herausforderung: Aufgabe für das Projektteam war es hier, einen zentralen und
flexiblen Bestellkatalog für Printleistungen zu implementieren, den jede Abteilung anwenden
kann. Dafür stand zunächst Detailarbeit auf der Agenda: Aus der Analyse von Rechnungen
und durch Interviews mit den Abteilungen entstand ein Anforderungskatalog. Mit einer
systematischen Ausschreibung baute die Sparkasse Bremen einen
abteilungsübergreifenden Lieferantenpool auf, der schließlich weniger Lieferanten enthielt,
dafür aber gezielt nach den gemeinsam verabschiedeten Kriterien qualifiziert war. So kann
mindestens ein Lieferant in dem Pool die Leistungen eines anderen ersetzen und erfüllt
jeweils unterschiedliche Schwerpunkte (klein/flexibel, groß/leistungsstark, Offset/digital, etc.).
Dies ermöglicht der Sparkasse Bremen jederzeit und für jeden Bedarf die optimale
Lieferantenstruktur. Für Druckbedarfe ist jetzt zentral das Beschaffungsmanagement
zuständig. Die Budgetverantwortung samt Spezifikation der Artikel übernehmen weiterhin die
Fachabteilungen, doch das Beschaffungsmanagement kann nun Jahresbedarfe auswerten,
Standardisierungen vornehmen und gute Konditionen sichern. Ausschlaggebend für den
Erfolg war die Intensivierung des Wettbewerbs durch die Ausschreibung der Druckbedarfe
sowie die Optimierung des Einkaufsprozesses. Mit gemeinsamen Workshops der
Abteilungen in der Pilotphase sowie einem wöchentlichen Jour fixe in der Umsetzung wurden
die Ergebnisse langfristig gesichert.
Reinigung – klassisches Co-Sourcing
Für ein Unternehmen, das wie die Sparkasse Bremen mit über 70 Beratungsstandorten im
gesamten Stadtgebiet vertreten ist, entfällt im Facility Management ein großer Teil der
Sachkosten auf den Reinigungsbereich. Optimierungen konnten hier vor allem durch die
Intensivierung des Wettbewerbs in Kombination mit Bündelung der jeweiligen

Leistungsspektren erzielt werden. Klare Zielsetzung dabei: Das Leistungsspektrum sollte
beibehalten werden – Synergien nur durch Vergabe von großen Aufgabenpaketen erzielt
werden. Die Glas- und Unterhaltsreinigung unterlag schwierigen Reinigungsbedingungen
aufgrund anspruchsvoller Architektureigenschaften in den unterschiedlichen Gebäuden.
Auch hier ging es zunächst darum, für den Ausschreibungsprozess – auf Basis der Ist-
Situation – Spezifikationen und Angebotsformulare zur Abfrage via Internet-Ausschreibung
aufzubauen. Sämtliche Leistungen wie etwa der Reinigungsrhythmus blieben unverändert.
Zudem wurden bei der Ausschreibung auch die angebotenen Reinigungszeiten pro Filiale
nach ihrer Umsetzbarkeit geprüft, um einen realistischen und nachhaltig gültigen Preis zu
erzielen. Nach Abschluss der ersten Angebotsrunde fand eine Begehung von ausgewählten
Bereichen und Filialen mit den teilnehmenden Anbietern statt. Die Vergabe erfolgte
schließlich an einen reduzierten Lieferantenkreis.
Facility Management – Outsourcing
Die Sparkasse Bremen hat im Jahr 2002 ein komplexes Projekt zur Optimierung interner
Service-Leistungen durchgeführt. Mit der Beauftragung eines Komplettdienstleisters, der
auch das bisherige Sparkassenpersonal übernommen hatte, gingen Leistungen in Form von
77 separaten Service Level Agreements in ein Outsourcing-Vertragswerk über. Dieser an die
Bedarfe des Hauses Sparkasse angepasste Dienstleistungsvertrag, wurde detailliert durch
INVERTO analysiert, segmentiert und auf Leistungsverzicht, Konditionen des
Komplettdienstleisters und Konditionen der eingesetzten Nachunternehmer überprüft.
Während der Analysephase stand die Kostenreduzierung durch Leistungsverzicht im
Vordergrund. Dies erforderte nicht nur eine enge Zusammenarbeit mit den involvierten
Abteilungen auf Sparkassen-Seite, sondern zeitgleich vor allem eine enge Abstimmung
und klare Kommunikation auf Seiten des Dienstleisters. Nur so konnte gewährleistet werden,
dass der Leistungsverzicht realistisch umsetzbar wurde und Kostensenkungspotentiale
aufgezeigt werden konnten, ohne in die Qualität der Leistungen einzugreifen.
Call Center – Outsourcing
Die Leistungen des Call Centers wurden bereits vor Projektbeginn von einer 100%igen
Tochter der Sparkasse Bremen übernommen. Ziel war es, durch Benchmarking und
Prozessanalysen die Leistungsfähigkeit des Call Centers zu prüfen. Hierzu erfolgte eine
breite Ausschreibung der Bedarfe am Markt. Parallel dazu wurden die Prozesse sowie die
Kostenstruktur des Tochterunternehmens betrachtet, um Kostentreiber und
Optimierungspotenziale zu identifizieren. Man entschied sich im Sinne eines hohen
Leistungsniveaus schließlich für den bestehenden Anbieter. Nach Prüfung der technischen
Anforderungen und Möglichkeiten konnte das Call Center durch die Verlagerung von
Leistungen neu aufgestellt und dadurch Einsparungen erzielt werden.
Erfolgsfaktor Beteiligung und enge Abstimmung
Die während der Projektdauer von zehn Monaten bearbeiteten Themen gingen weit über
klassisches Sourcing hinaus. Dies erforderte eine partnerschaftliche Zusammenarbeit des
Projektteams auf allen Ebenen. Von großer Bedeutung war zudem der faire und
transparente Umgang mit den überwiegend regional ansässigen Lieferanten aus dem
bremischen Mittelstand. Das Projektteam hatte dieses Spannungsfeld zwischen regionaler
Verantwortung und modernem Kostenmanagement von Anfang an im Blick und konnte
dieses Thema durch offene Kommunikation und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit von
Anfang an erfolgreich handhaben. Bei der Sparkasse Bremen ist eine gute Balance
zwischen Tradition und modernem Kostenmanagement gelungen.

Interview mit den Projektverantwortlichen der Sparkasse Bremen:
„Von Anfang an transparent und auf gemeinsame Ziele fokussiert“
Interviewpartner
Holm Diez: Leiter Vertriebsmanagement
Holger Schröder: Projektleiter Unternehmensentwicklung und -steuerung
Jürgen Salmon: Leiter Facility Management
INVERTO: Herr Diez, Herr Schröder, Herr Salmon, wie haben Sie den Start des Projekts
mit INVERTO erlebt?
Diez: Von Anfang an lief alles sehr transparent. Auf einer gemeinsamen Kick-off-
Veranstaltung wurden Vorstand sowie das involvierte Managementteam informiert. Danach
hat das INVERTO-Team über Herrn Schröder die notwendigen Daten erhalten und die
Analyse startete.
Schröder: Parallel begannen die Interviews mit den Verantwortlichen der Fachabteilungen,
um die Prozesse aufzunehmen. So waren dann auch alle in das Projekt eingebunden und
genau informiert.
INVERTO: Wie groß war der Arbeitsaufwand für die Kollegen in Ihren Bereichen?
Salmon: Natürlich ist so ein Projekt arbeitsintensiv. Aber viele Dinge haben uns die
INVERTO-Kollegen abgenommen, zum Beispiel das Erstellen von Spezifikationen, die
komplette Abwicklung der Ausschreibung und die Administration von Terminen.
Diez: Wichtig war für uns als Sparkasse Bremen die Entscheidungsfindung in unserer Hand
zu sehen – und das war absolut der Fall.
INVERTO: Gab es Barrieren, die im Projekt zu überwinden waren?
Schröder: Natürlich mussten einige gewohnte Abläufe in der Organisation verändert
werden, zum Beispiel bei Bestellungen des Marketings.
Salmon: Gut waren hier Workshops mit allen Beteiligten unter Moderation von INVERTO.
Sie haben eine wirkliche Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Marketing herbeigeführt.
INVERTO: Wie sehen Sie die Ergebnisse des Projekts?
Diez: Es gab sofort messbare Verbesserungen unserer Konditionen, doch vor allem sind die
optimierten Prozesse, etwa im Call Center oder bei den Beschaffungsvorgängen im
Marketing, ein wichtiges Ergebnis des Projekts. Denn insgesamt ist es für uns als
Qualitätsanbieter sehr wichtig, unsere Leistungen schnell, flexibel und qualitativ hochwertig
gestalten zu können.
Salmon: Für mich als Verantwortlicher für den Einkauf ist in jedem Fall die Nachhaltigkeit
der Ergebnisse entscheidend, also zum Beispiel ein funktionierender Lieferantenpool, auf
den wir in Zukunft zurückgreifen können. Und natürlich das verbesserte Standing des
Einkaufs innerhalb des Hauses.
INVERTO: Wie war die Zusammenarbeit mit den Beratern von INVERTO?
Salmon: Insgesamt sehr harmonisch und immer sachlich, von Anfang an haben wir uns auf
die gemeinsamen Projektziele fokussiert.
Diez: Durch die Zusammenarbeit mit externen Beratern erhält man in der Organisation
immer wieder eine Reflexion der eigenen Prozesse – das hat INVERTO meines Erachtens
mit seinen Benchmarks aus anderen Projekten überzeugend gemacht.

Schröder: Als Projektleiter habe ich die Zusammenarbeit als sehr offen und konstruktiv
empfunden, und die Ergebnisse zeigen, dass dieses Vorgehen für alle Beteiligten richtig war.
Portrait
Mit einer Bilanzsumme von mehr als 10 Milliarden Euro und über 1.500 Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern ist die Sparkasse Bremen ein starker Partner für Privat- und Firmenkunden in
der Hansestadt. Sie bietet ein breites Angebot hochwertiger Finanzdienstleistungen für alle
Bremerinnen und Bremer sowie einen flächendeckenden Service – persönlich, per Telefon
oder im Internet. Dazu gehören fünf Marktbereichsdirektionen, das Private
Finanzmanagement mit sieben VermögensmanagementCentern und dem Private-Banking-
Team, fünf FirmenkundenCenter, 59 Filialen, die mobile Finanzberatung, 32 SB-Center mit
24-Stunden-Service und 148 Geldausgabeterminals. Im Finanz-Centrum Am Brill berät das
Corporate-Finance-Team Existenzgründer sowie Unternehmen bei der
Eigenkapitalfinanzierung und der Vergabe öffentlicher Mittel. Die Nähe zum Kunden,
umfassende Beratungsleistungen, die professionelle Entscheidung vor Ort sowie ein hohes
Maß an gesellschaftlicher Verantwortung für Bremen und die Region gehören zum
Selbstverständnis der Sparkasse Bremen.
Quelle: INVERTO AG, Supply Management News 2. Ausgabe 2011, “Hanseatische Tradition
und modernes Kostenmanagement”, S. 2-4