Die Kennzahlen eines Produktes
Die Kennzahlen eines Produktes
Die Kennzahlen eines Produktes
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Erfahrungsbericht des Kreises Gütersloh<br />
zur Ausgestaltung des produktorientierten Haushaltsplans<br />
NKF-Themenworkshop am 20. Juni 2006 in Detmold
Zahlen, Daten, Fakten des Kreises Gütersloh<br />
Einwohner: 356.539 (Stand: 01.01.2005)<br />
Fläche: 967,19 km²<br />
Haushaltsvolumen 2006 in Euro<br />
Verwaltungshaushalt: 268.423.625<br />
Vermögenshaushalt: 28.101.950<br />
Allgemeine Kreisumlage: 39,96%<br />
Anzahl Stellen lt. Stellenplan: 790<br />
Organisationsstruktur<br />
4 Fachbereiche mit insgesamt 16 Servicestellen und Abteilungen<br />
organisatorisch gegliederter Haushaltsplan mit rd. 150 Produkten
Gliederung des Vortrags<br />
1. Reorganisation des produktorientierten Haushalts<br />
2. Kontraktmanagement<br />
3. Produktorientierter Haushalt<br />
3.1 Produkte<br />
3.2 Haushaltsgliederung<br />
3.3 Produktbeschreibungen / Das Produktblatt<br />
4. Fazit
1. Reorganisation des produktorientierten Haushalts<br />
• Seit 1999 wurde der kamerale<br />
Produkthaushalt nur sporadisch<br />
fortgeführt<br />
• Angaben sind innerhalb der Produkte<br />
nicht mehr zeitgemäß<br />
(Ziele, <strong>Kennzahlen</strong>, Beschreibungen)<br />
• Zusätzliche<br />
Anforderungen<br />
aus dem<br />
Kontraktmanagement<br />
– Formulierung<br />
strategischer und<br />
operativer Ziele<br />
• Veränderte<br />
Anforderungen<br />
aufgrund des<br />
NKF<br />
– Gestaltung und<br />
Steuerung des<br />
Haushaltes<br />
über Ziele und<br />
<strong>Kennzahlen</strong><br />
Handlungsfelder<br />
1. Produktstruktur ( Anzahl und<br />
Tiefe der Produkte ) /<br />
Produktverantwortlichkeit<br />
2. Ziele / Zielvereinbarungen<br />
3. Leistungen / <strong>Kennzahlen</strong><br />
4. Teilergebnis-, Teilfinanzplan<br />
5. Erläuterungen
2. Kontraktmanagement<br />
� Einführung <strong>eines</strong> Kontraktmanagements bei der Kreisverwaltung<br />
Gütersloh in 2006 (= Steuerung der Kommunalverwaltung über<br />
Zielvereinbarungen ).<br />
� Grundlage und das Herzstück <strong>eines</strong> jedes Kontraktes sind die Ziele<br />
(= “wünschenswerte, anzustrebende Zustände”), die in der Zukunft<br />
liegen.<br />
� Mit der Steuerung über Kontraktmanagement sollen folgende<br />
Effekte erreicht werden:<br />
� Ziel- und Ergebnisorientierung<br />
� Transparenz über alle von der Verwaltung zu erbringenden Leistungen<br />
und die damit verbundenen Kosten<br />
� Effektive Wahrnehmung der Steuerungsfunktion von Politik und<br />
Verwaltungsspitze und damit Entlastung von Detailfunktionen
Konkretisierung der strategischen Ziele<br />
Strategische<br />
Ziele<br />
( 5 Jahre )<br />
Operative<br />
Ziele / HSP<br />
( 1Jahr )<br />
Produktziele<br />
( 1Jahr )<br />
Leitbild Kreis Gütersloh<br />
�� Wir stellen uns gemeinsam den Herausforderungen der Zukunft<br />
�� Wir erbringen aktiv <strong>Die</strong>nstleistungen für das Gemeinwohl<br />
�� Dabei handeln wir zielorientiert und kostenbewusst und flexibel<br />
�� Dafür stehen engagierte, faire und freundliche MitarbeiterInnen<br />
Fachbereich I – Innerer Service –<br />
�� Anpassung der Beschäftigtenstruktur an den demographischen Wandel<br />
�� Stabilisierung der Kreisfinanzen<br />
Service Personal<br />
�� Entwicklung <strong>eines</strong> Personalwirtschaftskonzeptes<br />
�� Konsequente Umsetzung der Aufgabenkritik<br />
�� Ausbau der Personalentwicklung<br />
Produkt<br />
Personalentwicklung<br />
�� Aufstellung<br />
Fortbildungskonzept<br />
2007<br />
Produkt<br />
Personalwirtschaft<br />
�� Konkretisierung<br />
Aufgabenkritik<br />
Service Finanzen<br />
�� Vermeidung einer<br />
Nettoneuverschuldung<br />
Produkt<br />
Haushaltssteuerung<br />
�� Restriktive<br />
Investitionsplanung<br />
�� Aufbau <strong>eines</strong> aktiven<br />
Schuldenmanagements<br />
Fach<br />
bereiche II …<br />
Fach<br />
Abteilungen …<br />
Produkte …
3.1 Produktorientierter Haushalt / Produkte<br />
� Der Produktkatalog einer Gemeinde ist die systematisch dargestellte<br />
Gliederung der Produkte in seiner Gesamtheit.<br />
� <strong>Die</strong> höchste Ebene der Produktpyramide ist der verbindlich<br />
vorgegebene Produktbereich.<br />
� <strong>Die</strong> Produktbereiche werden durch die Zusammenfassung von fachlich<br />
zusammenhängenden Produktgruppen gebildet.<br />
� Zur Bildung von Produktgruppen werden wiederum fachlich<br />
zusammenhängende Produkte zusammengefasst.<br />
� <strong>Die</strong> Produkte sind über Leistungen zu definieren. Deshalb ist auf<br />
Produktebene ein Überblick über die Leistungen darzustellen.<br />
� Leistungen wiederum können über Tätigkeiten definiert werden.<br />
Tätigkeiten sind ein bzw. einzelne Arbeitsschritte, der zur Erfüllung<br />
einer Leistung ausgeführt werden. <strong>Die</strong> Tätigkeiten sollen jedoch nicht<br />
mit in die Produktbeschreibung mit aufgenommen werden.
3.1 Produktorientierter Haushalt / Produkte<br />
Produkt:<br />
Haushaltssteuerung<br />
Leistungen:<br />
Finanzcontrolling, Berichtswesen,<br />
Aufstellung Haushaltsplan,<br />
Schuldenmanagement<br />
Tätigkeiten:<br />
Mittelanmeldung, Druck<br />
Haushaltsplan, Erstellung<br />
v. Vorlagen,<br />
Kreditaufnahme u.a.
3.1 Produktorientierter Haushalt / Produkte<br />
� Zur Bildung von Produkten sind folgende Kriterien zu definieren:<br />
� Zunächst werden Produkte nach fachlichen und<br />
aufgabenorientierten Kriterien gebildet (Sinnzusammenhang).<br />
Gleichartige Arbeitsgänge/Leistungen werden zu einem Produkt<br />
zusammengefasst<br />
� Ein Produkt sollte möglichst viele steuerungsrelevante Informationen<br />
an die Führungsebene liefern (Steuerungsrelevanz).<br />
<strong>Die</strong> Steuerungsrelevanz kann beispielsweise am Finanzvolumen (<br />
bspw. Transferkosten, Personalkosten ) oder an der politischen<br />
Beratungsrelevanz festgemacht werden.<br />
� Es ist eine eindeutige und ungeteilte Produkt- und<br />
Budgetverantwortung (Verantwortlichkeit) anzustreben.<br />
� <strong>Die</strong> Bildung von Produkten soll die aktuellen Wünsche der internen<br />
und externen Leistungsabnehmer sowie die Anforderungen der<br />
Finanzstatistik berücksichtigen
3.2 Produktorientierter Haushalt / HH-Gliederung<br />
� Rechtsgrundlage § 4 Abs. 1 GemHVO<br />
� Teilpläne werden nach Produktbereichen oder nach<br />
Verantwortungsbereichen (Budgets) unter Beachtung des vom<br />
Innenministeriums bekannt gegebenen Produktrahmens aufgestellt<br />
� Der Kreis Gütersloh hat einen organisatorisch gegliederten<br />
Haushaltsplan mit 150 Produkten<br />
� Alle Produkte sind eindeutig einer Servicestelle/Abteilung zugeordnet<br />
� Struktur des Haushaltsplans entspricht der Organisationsstruktur<br />
� Fach- und Ressourcenverantwortung liegt in einer Hand<br />
� Keine Anpassung der Organisation an eine<br />
Produktbereichsgliederung nötig
Produktstruktur beim Kreis Gütersloh<br />
<strong>Die</strong> organisatorische Gliederung des Haushalts muss zu der Mindestgliederung<br />
des im NKF normierten Produktrahmens aggregierbar sein.<br />
PB 01 PB 02 PB 03 PB 04 PB 05 PB 06 PB 07 PB 08 PB 09 PB 10 PB 11 PB 12 PB 13 PB 14 PB 15 PB 16 PB 17<br />
Fachbereich 3<br />
Abteilung Schule, Bildungsberatung<br />
und Sport<br />
Produkt<br />
Schulverwaltung<br />
1<br />
2<br />
Produkt<br />
Gesamtschule<br />
3<br />
Kostenträger<br />
Produkt<br />
Sportförderung<br />
4<br />
5<br />
6<br />
Abteilung Tiefbau<br />
Produkt<br />
ÖPNV<br />
3<br />
Kostenträger<br />
Fachbereich 4<br />
Produkt<br />
Gewässer<br />
4<br />
5<br />
6
3.3 Produktorientierter Haushalt / Produktblatt<br />
� Das Produktblatt soll folgende Informationen enthalten:<br />
� Produktinformation<br />
Hier werden allgemeine Informationen zum Produkt gegeben.<br />
<strong>Die</strong>se können sich auf die Bezeichnung des <strong>Produktes</strong>, eine<br />
Organisationsnummer und einen Verantwortlichen beziehen.<br />
� Produktbeschreibung<br />
<strong>Die</strong> verbale Produktbeschreibung soll grundsätzlich einmalig und<br />
dauerhaft erfolgen. Das Produkt ist in knappen Sätzen<br />
allgemeinverständlich und prägnant mit seinen wesentlichen<br />
Merkmalen darzustellen.
3.3 Produktorientierter Haushalt / Produktblatt<br />
� Das Produktblatt soll folgende Informationen enthalten:<br />
� Auftragsgrundlage<br />
In diesem Bereich werden gesetzliche Grundlagen, Beschlüsse<br />
politischer Gremien etc. aufgeführt.<br />
An dieser Stelle kann ggf. abgeleitet werden, ob es sich um eine<br />
freiwillige oder eine Pflichtaufgabe handelt.<br />
� Zielgruppen<br />
Hier erfolgt eine Benennung der Personengruppe(n), die mit dem<br />
Angebot angesprochen werden soll(en). <strong>Die</strong> Zielgruppen sollen<br />
plausibel (nachvollziehbar) und so konkret wie möglich bestimmt<br />
sein.
3.3 Produktorientierter Haushalt / Produktblatt<br />
� Produktinformation<br />
� Ziele<br />
Es erfolgt die Angabe der Ziele und evtl. Zielvereinbarungen, die<br />
mit der Produkterstellung verfolgt werden. Sie können sich auf<br />
das Produkt als ganzes oder auf eine oder mehrere Leistungen<br />
beziehen.<br />
� Leistungen<br />
<strong>Die</strong> Leistungen sollen überschaubar dargestellt werden. Es ist<br />
darauf zu achten, dass keine Tätigkeitsbeschreibungen einfließen.<br />
Sinnvoll ist es, wenn die quantifizierbaren Leistungen mit<br />
<strong>Kennzahlen</strong> hinterlegt werden können.
3.3 Produktorientierter Haushalt / Produktblatt<br />
� Ziele / Rechtsgrundlagen<br />
� § 4 Abs. 2 GemHVO: Werden Teilpläne nach<br />
Produktbereichen/Produktgruppen bzw. örtlichen<br />
Verantwortungsbereichen aufgestellt, sollen dazu die Ziele ...<br />
beschrieben werden ...<br />
� § 12 GemHVO: Für die gemeindliche Aufgabenerfüllung sollen<br />
produktorientierte Ziele unter Berücksichtigung des einsetzbaren<br />
Ressourcenaufkommens und des voraussichtlichen<br />
Ressourcenverbrauchs festgelegt werden (.......). <strong>Die</strong>se Ziele sollen zur<br />
Grundlage der Gestaltung, der Planung, Steuerung und<br />
Erfolgskontrolle des jährlichen Haushalts gemacht werden
3.3 Produktorientierter Haushalt / Produktblatt<br />
� Definition <strong>eines</strong> Ziels<br />
� Ein Ziel ist ein gewünschter Zustand, der erreicht werden soll.<br />
� Davon zu unterscheiden ist eine Maßnahme, mit der versucht wird,<br />
das Ziel bzw. den Zustand zu erreichen ( „ich bin satt“ vs. „ich esse“<br />
)<br />
� Bedingungen für die Zielumsetzung<br />
� Ziele müssen in messbarer Form formuliert sein<br />
� Ziele müssen von Beteiligten als sinnvoll erachtet werden<br />
� Ziele müssen erreichbar sein<br />
� <strong>Die</strong> Verantwortung für die Zielerreichung muss eindeutig geklärt<br />
sein<br />
� <strong>Die</strong> Zielerreichung muss überprüft werden können
3.3 Produktorientierter Haushalt / Produktblatt<br />
� Operationalisierung <strong>eines</strong> Ziels – SMART –<br />
S = spezifisch konkret (operationalisiert)<br />
M = messbar (kein unscharfer Vergleich)<br />
A = angemessen,akzeptiert<br />
R = realisierbar (selbst erreichbar bzw. beeinflussbar)<br />
T = terminiert
3.3 Produktorientierter Haushalt / Produktblatt<br />
Zielarten<br />
� Wirkungsziele: Effekte / Outcome<br />
� Produktziele: Output, Leistungen<br />
� Prozessziele: Prozess, z.B. Bearbeitungsdauer (aus<br />
interner Sicht)<br />
� Finanzziele: Finanzielle Ressourcen
Bäckereibeispiel:<br />
Finanzziele<br />
Input<br />
Kapital<br />
Material<br />
Personal<br />
Energie<br />
Raum<br />
*Investition<br />
Blitzer<br />
*Überwachung fließender Verkehr<br />
Prozess-/<br />
Qualitätsziele<br />
Prozess<br />
Einkauf<br />
Kneten<br />
Backen<br />
Verkauf<br />
Verwaltung<br />
*Flexibles Blitzen in<br />
Randstunden, abends<br />
tagsüber<br />
Produktziele<br />
Output<br />
Brot<br />
Brötchen<br />
Kuchen<br />
*Anzahl Ordnungswidrigkeiten<br />
Wirkungsziele<br />
Outcome<br />
Monopolist<br />
Bester Bäcker<br />
*Sicherheit, weniger<br />
Unfälle
3.3 Produktorientierter Haushalt / Produktblatt<br />
� <strong>Kennzahlen</strong><br />
� Daten bzw. Zahlen, mit denen quantitativ und qualitativ erfassbare<br />
Sachverhalte/Tatbestände in konzentrierter Form dargestellt und<br />
verdichtet werden<br />
� Rechtsgrundlagen<br />
� Nach § 4 Abs. 2 GemHVO sollen <strong>Kennzahlen</strong> zur Messung der<br />
Zielerreichung gebildet werden. <strong>Kennzahlen</strong> können dabei<br />
Verhältniszahlen (z.B. Krankheitsquote) oder auch absolute Zahlen<br />
(z.B. Anzahl von Sozialhilfefällen) sein.<br />
� <strong>Kennzahlen</strong> <strong>eines</strong> <strong>Produktes</strong><br />
� messen den Grad der Zielerreichung <strong>eines</strong> <strong>Produktes</strong><br />
� weisen den Erfolg <strong>eines</strong> <strong>Produktes</strong> nach<br />
� müssen steuerungsrelevant sein<br />
� <strong>Die</strong> <strong>Kennzahlen</strong> <strong>eines</strong> <strong>Produktes</strong> (max. 5) müssen sich auf die Ziele<br />
des <strong>Produktes</strong> beziehen! Darüber hinaus sind für die interne<br />
Steuerung weitere <strong>Kennzahlen</strong> erforderlich.
Beispiel aus dem Haushalt 2005<br />
Produkt 017: Arbeits- und dienstrechtliche Angelegenheiten<br />
(inkl. Bezüge)<br />
- Auszug -<br />
Ziele: a) umfassende Beratung und Information in allen<br />
abrechnungsrelevanten Angelegenheiten<br />
b) Fehlerfreie und termingerechte Bezahlung der<br />
Bezüge sowie zeitnahe Umsetzung aller gesetzlichen<br />
und tariflichen Änderungen<br />
c) Optimierung der Personalwirtschaft unter Beachtung<br />
der gesetzlichen und tariflichen Änderungen<br />
Leistung: Berechnung und Zahlbarmachung der Bezüge<br />
<strong>Kennzahlen</strong>: - Zahl der Beamten<br />
- Zahl der Angestellten<br />
- Anzahl der Arbeiter und Zivis<br />
- Anzahl der sonstigen Personen<br />
- Anzahl der Altersteilzeitfälle<br />
<strong>Die</strong> <strong>Kennzahlen</strong><br />
lassen keine<br />
Aussage über die<br />
Zielerreichung zu!!
Beispiel aus dem Haushalt 2005<br />
Produkt 353: Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen u.<br />
Tagespflege<br />
- Auszug -<br />
Ziele: Bedarfsgerechter Ausbau der Plätze in Tageseinrichtungen.<br />
Dabei soll bei der Vorhaltung von Plätzen<br />
für Kinder mit Rechtsanspruch weiterhin mindestens<br />
eine Bedarfsdeckung von 93,33 %<br />
erzielt werden.<br />
Leistung: Betreuung von Kindern von 3 Jahren bis zum Beginn<br />
der Schulpflicht<br />
<strong>Kennzahlen</strong>: - Anzahl der Plätze<br />
- Bedarfsdeckungsquote im Kreis GT<br />
- Bedarfsdeckungsquote im Bereich des Landschaftsverband<br />
Westf.Lippe<br />
<strong>Die</strong> <strong>Kennzahlen</strong><br />
dokumentieren die<br />
Zielerreichung!!
3.3 Produktorientierter Haushalt / Produktblatt<br />
� Finanzdaten<br />
� Zu den Finanzdaten gehören der Teilergebnisplan und der<br />
Teilfinanzplan.<br />
� <strong>Die</strong> Positionen der Teilergebnis- und Teifinanzpläne werden<br />
im Kreis Gütersloh für die politische Beratung differenzierter<br />
dargestellt.<br />
� Mittelfristorientierung wird verstärkt durch die Finanzdaten<br />
auf der Produktebene.
Beispiel<br />
Produkt Förderung von Kindern in<br />
Tageseinrichtungen und Tagespflege<br />
Auszug aus dem Ergebnisplan<br />
10 = Ordentliche Erträge<br />
11 - Personalaufwendungen<br />
12 - Versorgungsaufwendungen<br />
13 - Aufwendungen für Sach- und <strong>Die</strong>nstleistungen<br />
14 - Bilanzielle Abschreibungen<br />
15 - Transferaufwendungen, davon<br />
a) Zuweisungen und Zuschüsse für Kindertageseinrichtungen<br />
b) Zuschüsse für selbstorganisierte Kinderbetreuung<br />
c) Zuschüsse für Sprachförderung, Fachberatung für Kitas<br />
d) Zuschuss für Tagespflege<br />
16 - Sonstige ordentliche Aufwendungen<br />
17 = Ordentliche Aufwendungen<br />
18 = Ergebnis lfd. Verwaltungstätigkeit<br />
22 = ordentliches Ergebnis<br />
26 = Ergebnis vor Berücksichtigung der iLV<br />
29 = Ergebnis<br />
Differenzierung der<br />
Teilergebnispositionen<br />
Jahresergebnis<br />
des Vorvorjahres<br />
Ansatz<br />
des<br />
Vorjahres<br />
Ansatz des<br />
zu planenden<br />
Haushaltsjahres<br />
Planung<br />
Haushaltsjahr<br />
+ 1<br />
Planung<br />
Haushaltsjahr<br />
+ 2<br />
1 2 3 4 5<br />
Planung<br />
Haushaltsjahr<br />
+ 3<br />
32.703.680 31.862.040 31.657.040 31.957.040 31.957.040<br />
32.135.000 31.862.040 31.657.040 31.957.040 31.957.040<br />
210.000 195.000 195.000 195.000 195.000<br />
28.680 45.040 45.040 45.040 45.040<br />
285.000 290.000 450.000 450.000 450.000<br />
Mittelfristige Planung<br />
auf Produktebene<br />
6
3.3 Produktorientierter Haushalt / Produktblatt<br />
� Erläuterungen<br />
In der Regel werden Erläuterungen zu den einzelnen Elementen<br />
des Produkthaushaltes gegeben. Für den Leser sollte<br />
dementsprechend eine Erläuterungsstruktur vorgegeben werden:<br />
� Allgemeine Erläuterungen<br />
� Erläuterungen zu Zielen/<strong>Kennzahlen</strong><br />
� Erläuterungen zu einzelnen Positionen des Teilergebnisplans<br />
� Erläuterungen zu einzelnen Positionen des Teilfinanzplans
Beispiel Erläuterungen<br />
Produkt 353: Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen<br />
u. Tagespflege - Auszug -<br />
Ziele: Bedarfsgerechter Ausbau der Plätze in Kindertageseinrichtungen<br />
(Bedarfsdeckung v. 93,33 %)<br />
Leistung: Betreuung von Kindern von 3 Jahren bis zum Beginn der<br />
Schulpflicht<br />
Kennzahl: Bedarfsdeckungsquote im Kreis Gütersloh<br />
Erläuterungen:<br />
Allgem<strong>eines</strong><br />
Ziele/<strong>Kennzahlen</strong><br />
Im Kreis Gütersloh können durch rückgängige Kinderzahlen Kindergartengruppen<br />
geschlossen werden, die z.T. als Übergangslösungen zum Abfangen der Spitzen<br />
der Kinderzahlen geschaffen wurden: In 2004 wurden 2 Gruppen geschlossen und<br />
eine von Verl nach Werther (Westf.) verlagert. In 2005 sollen 5<br />
Kindergartengruppen reduziert werden, so dass 2005 insgesamt [....] 110 Plätze für<br />
3 bis 6-jährige im Kreis Gütersloh abgebaut werden.<br />
Teilergebnisposition<br />
Teilfinanzposition
4. Fazit<br />
� <strong>Die</strong> Steuerung des kommunalen Haushaltes über Ziele und<br />
<strong>Kennzahlen</strong> wird durch das NKF an Bedeutung gewinnen.<br />
� Strategische Ziele sind eine notwendige Orientierung für die<br />
Formulierung von Produktzielen.<br />
� <strong>Die</strong> Qualität der politischen Haushaltsberatung wird durch die<br />
Ergänzung von Zielen und <strong>Kennzahlen</strong> erhöht und auf das<br />
Wesentliche gelenkt.
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