Druckerkonzept VGV Konz

15.4 Betriebsmodell
Alle Leistungen sind in den Räumen der Verbandsgemeindeverwaltung Konz durchzuführen
Die Vertragslaufzeit beträgt 60 Monate.
Im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen hat der Auftragnehmer für den reibungslosen Betrieb der
Dokumentenverarbeitungsgeräte zu sorgen. Insbesondere handelt es sich dabei um die unten aufgeführten beschriebenen
Aufgaben.
15.4.1 Telefonische Unterstützung
Der Auftragnehmer hat der Verbandsgemeindeverwaltung Konz eine zentrale Service-Hotline zu benennen, die diesem Montag –
Freitag von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr zur Verfügung steht.
Bei allen Fragen, welche die vertraglichen Leistungen betreffen hat der Support den Auftraggeber zu unterstützen.
Die IT der Verbandsgemeindeverwaltung Konz, wird die geringe Entstörung von Geräten vor Einschaltung der Servicehotline
durchführen. Sollte dies nicht möglich sein, wird anhand des vereinbarten Servicelevels eine Entstörung durch den Auftragnehmer
vor Ort veranlasst.
15.4.2 Instandsetzung (Reparaturservice)
Der Reparaturservice umfasst die Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft durch autorisierte und fachlich qualifizierte Mitarbeiter
vor Ort im Rahmen der vertraglichen Regelung.
Diese beinhaltet die Dienstleistung, Anfahrt und sonstige Auslagen des Auftragnehmers sowie alle Ersatzteile und/oder
Komponenten, die erforderlich sind, den kontinuierlichen und störungsfreien Betrieb der Geräte sicherzustellen.
Der Service Level für den Reparaturservice ist generell die Reparaturzeit innerhalb des auf die Störungsmeldung folgenden
Arbeitstages vor Ort.
Die Vorgehensweise ist bitte in Anlage A7 genau darzustellen.
Die Reparaturarbeiten erfolgen innerhalb der Geschäftszeiten der Verbandsgemeindeverwaltung Konz :Montag – Donnerstag von
8:00 bis 17:00 Uhr und Freitag von 8:00 bis 13:00 Uhr. Die Termine sind mit der Verbandsgemeinde Konz fernmündlich
abzustimmen.
Bei nachhaltig auftretenden Störungen oder bei Störungen die länger als 5 Arbeitstage im Monat eine Funktionsuntüchtigkeit
herstellen, kann die Verbandsgemeindeverwaltung Konz den Austausch des Gerätes verlangen. Bei dem ausgetauschten Gerät
muss es sich mindestens um ein gleichwertiges Gerät handeln. Kosten diesbezüglich dürfen für die Verbandsgemeindeverwaltung
Konz hieraus nicht entstehen.
15.4.3 Instandhaltung (Wartung)
Um den hohen Qualitätsanforderungen der Verbandsgemeindeverwaltung Konz gerecht zu werden, hat der Auftragnehmer
regelmäßige Wartungsarbeiten an den Geräten vorzunehmen. Diese Wartungsarbeiten umfassen die Dienstleistung, wie Anfahrt,
alle Ersatz- und Verschleißteile, alle Komponenten, die erforderlich sind, den fehlerfreien und reibungslosen Betrieb
aufrechtzuerhalten, sowie sonstige Auslagen. Diese darf keine finanziellen Auswirkungen für den Auftraggeber haben.
Die erforderlichen Ersatz- und Verschleißteile zur Aufrechterhaltung des Betriebes, sind in regelmäßigen Abständen, mindestens in
Intervallen gemäß den Spezifikationen und Empfehlungen des Herstellers, vom Auftragnehmer zu ersetzen.
Die Ersatz- und Verschleißteile die verwendet werden, und die Art der Gewährleistung des Betriebes unterliegen den aktuellen
umweltrelevanten Anforderungen, wie z.B. der des „Blauen Engels“.
15.4.4 Verbrauchsmaterialversorgung
Der Auftragnehmer muss gewährleisten, dass eine regelmäßige Versorgung mit Verbrauchsmaterial im Rahmen des vereinbarten
Service-Vertrages erfolgt. Die Bereitstellung von Verbrauchsmaterial hat ohne interaktive Einwirkung der
Verbandsgemeindeverwaltung Konz zu erfolgen. Eine übersichtliche Prozessbeschreibung ist dem Angebot als Anlage A8
beizufügen.
Die erforderliche Hardware, Lizenzen und sonstige Rechte für das Verbrauchmaterialabrufsystem ist während der Dauer des
Vertrages vom Auftragnehmer bereit zu stellen. Die Implementierung des Systems wird in Zusammenarbeit mit der IT der
Verbandsgemeindeverwaltung Konz realisiert. Der Auftragnehmer hat in der Anlage A8 zu beschreiben, ob und wie die automatische
Tonerbelieferung von lokal angeschlossenen Geräten erfolgen kann oder andere mögliche Lösungen aufzeigen.
Zudem muss jederzeit die Möglichkeit bestehen, Verbrauchmaterial und einen angemessenen Vorrat an Verbrauchsmaterial über
die Servicehotline abzurufen. Dies muss innerhalb von 48 Stunden nach der Meldung erfolgen.
15.4.5 Service Management
Während der Vertragsdauer hat der Auftragnehmer dafür zu sorgen, dass der Verbandsgemeindeverwaltung Konz neben der
allgemeinen telefonischen Unterstützung ein zentraler Ansprechpartner für sämtliche betriebsbezogene Interaktionen, Verfahren und
Leistungen zur Verfügung gestellt wird.
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