Highway Contract Routes — Contract Delivery Service - USPS.com

Contents
1 General Contract Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
11 Purpose. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
12 Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
121 Contract Delivery Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
122 Contracting Officer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
123 Administrative Officials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
13 Responsibilities. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
131 Manager, Transportation Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
131.1 Authority to Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
131.2 Responsibilities Under the Contract . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
131.3 Accountability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
131.4 Contract Pay Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
132 District Managers (or Designees) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
133 Processing and Distribution Centers/Facilities and Postmasters . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
134 Administrative Officials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
134.1 Administrative Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
134.11 Screening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
134.12 Contract File Folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
134.13 Roster and Map . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
134.14 Markups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
134.15 Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
134.2 Supervisory Responsibilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
134.21 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
134.22 Compliance With Regulations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
134.23 Service Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
134.24 Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
134.241 Adhering to Schedule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
134.242 Reviewing and Certifying Performance Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
134.243 Reporting Operating Failures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
134.244 Monitoring Performance and Operational Problems . . . . . . . . . . . . . . . . 6
134.245 Recommending Corrective Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
134.25 Exceptional Service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
134.251 General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
134.252 Detours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
134.26 Staffing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
134.27 Surveys and Counts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
134.271 When to Conduct Survey . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
134.272 Mail Counts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
July 2013 iii