Project Information Retrieval System
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<strong>Project</strong> <strong>Information</strong><br />
<strong>Retrieval</strong> <strong>System</strong>
Was ist PIRS<br />
PIRS in wenigen Worten<br />
PIRS steht für „<strong>Project</strong> <strong>Information</strong> <strong>Retrieval</strong><br />
<strong>System</strong>“ und ist ein <strong>System</strong> für die Verwaltung<br />
und Verteilung der in einem Projekt oder Team<br />
anfallenden <strong>Information</strong>en.<br />
PIRS dient als zentrales Ablagesystem für alle<br />
Arten von Projektinformationen. Zu diesen<br />
<strong>Information</strong>en gehören unter anderem E-Mails,<br />
Briefe, Verträge und technische Zeichnungen.<br />
Dabei gliedert sich die Anwendung in zwei<br />
Teilbereiche den Korrespondenz- und den<br />
Dokumenten-Bereich.<br />
Jegliche Art von <strong>Information</strong>en werden in PIRS<br />
ordnerbasiert verwaltet und mit einer Identifikationsnummer<br />
versehen.<br />
Korrespondenz<br />
Projektkorrespondenz in Form von E-Mails oder Briefen können in PIRS zentral<br />
abgelegt werden und sind für jedes Teammitglied schnell auffi ndbar. Zugriffe<br />
auf Postfächer der Kollegen sind dadurch nicht erforderlich und die Daten sind<br />
trotzdem jederzeit verfügbar. Vertrauliche <strong>Information</strong>en können zudem vor<br />
unberechtigtem Zugriff geschützt werden.<br />
Dokumente<br />
Technische Dokumente wie Zeichnungen aus CAD-<strong>System</strong>en oder Spezifi kationen<br />
können in PIRS abgelegt und direkt aus PIRS an Vertragspartner verteilt<br />
werden. Eine Versionierung der Zeichnungen kann mit Hilfe des Revisionsmanagements<br />
vorgenommen werden. Gültige und ungültige Revisionen sind dabei<br />
auf einen Blick erkennbar.<br />
Durch die Verteilung der Zeichnungen aus PIRS sind Übermittlungstermine jederzeit<br />
nachvollziehbar und durch verschiedene Controlling-Ansichten steuerbar.<br />
PIRS<br />
Internes Projektteam<br />
• Allgemeine Projektinformationen<br />
(Verträge, Spezifi kationen, Minutes of<br />
Meeting)<br />
• Allgemeine Korrespondenz<br />
(E-Mails, Briefe, Faxe)<br />
• Technische Zeichnungen und deren<br />
Revisionen<br />
• Zeichnungsbezogene Korrespondenz<br />
(Transmittal Slips, Comments)<br />
• Projektrelevante Kontakte<br />
Vertragspartner<br />
2
Vorteile im Überblick<br />
Durch den Einsatz von PIRS profi tieren Sie<br />
von folgenden Vorteilen:<br />
• Höhere Qualität der gespeicherten Daten...<br />
durch eine zentrale Datenablage und -abfrage in einer projektbasierten<br />
Ordnerstruktur und der dadurch gewährleisteten Datenkonsistenz<br />
• Verbesserte Wiederauffindbarkeit von <strong>Information</strong>en...<br />
durch Vergabe eindeutiger Referenznummern, sowie umfangreichen<br />
Such- und Filtermechanismen<br />
• Datenintegrität...<br />
durch defi nierte Berechtigungsstufen für die gesamte Anwendung und<br />
die mögliche Beschränkung von Zugriffen auf Ordner und Dokumente<br />
• Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten...<br />
durch Datenexporte in PDF, Microsoft Excel und HTML Formate<br />
• Verwendung Ihres Corporate Designs...<br />
durch anpassbare Exporte für Ihre ausgehende Korrespondenz<br />
• Übersichtliche Darstellung von Fälligkeiten der Zeichnungskorrespondenz...<br />
durch den grafi sch unterstützten Controlling-Bereich<br />
• Einsparung von Speicherkapazitäten in Mailfiles...<br />
durch eine zentrale Ablage der <strong>Information</strong>en<br />
• Reduzierung des Datenverkehrs...<br />
durch Versendung von Dokumentenlinks anstelle der kompletten Dokumente<br />
• Mobilität...<br />
durch den Zugriff mittels Smartphone und Tablet können <strong>Information</strong>en<br />
mobil abgerufen werden<br />
• Projektbezogene Konfigurationsmöglichkeiten...<br />
durch defi nierbare Standard- und Auswahlwerte<br />
für Feldinhalte<br />
• Dokumentenhistorie...<br />
durch das umfangreiche Dokumentenlogging mit<br />
Anzeige der Modifi kationen und vorherigen<br />
Feldinhalten<br />
Qualitätssteigerung<br />
Zeit- und<br />
Kostenreduzierung<br />
3
Korrespondenzmanagement<br />
PIRS – Ihr zentrales Korrespondenzwerkzeug<br />
Der schriftliche Austausch von Projektinformationen fi ndet meist über E-Mails<br />
oder auf dem Postweg in Form von Briefen statt. Wichtig für den Projektmanager<br />
ist dabei die Vollständigkeit und Einsehbarkeit des Schriftverkehrs an zentraler<br />
Stelle. Daher ermöglicht PIRS das projektbezogene Erstellen, Versenden<br />
und Ablegen von E-Mails und Briefen.<br />
E-Mails erstellen, versenden<br />
und intern verteilen<br />
Eine PIRS E-Mail bietet neben den Standard<br />
E-Mail Funktionalitäten noch die Möglichkeit,<br />
Teammitglieder über einen Dokumentenlink zu<br />
informieren. Durch den Versand der E-Mail aus<br />
PIRS ist die E-Mail automatisch zentral abgelegt.<br />
Dadurch wird Speicherkapazität in internen<br />
E-Mail-Postfächern eingespart und der interne<br />
Datenverkehr reduziert.<br />
PIRS E-Mail Entwurf<br />
E-Mails aus dem persönlichen<br />
Postfach importieren<br />
E-Mails die nicht aus PIRS heraus versendet<br />
wurden, können einfach aus Ihrem persönlichen<br />
Postfach oder einem Projektpostfach importiert<br />
werden.<br />
Der PIRS Ablageassistent unterstützt Sie während<br />
des Ablageprozesses und hilft bei der Angabe von<br />
Metainformationen zu Ihrer E-Mail wie Ablageort<br />
oder Referenznummer.<br />
Briefe zentral erstellen und versenden<br />
Der PIRS Brief kann als Anhang mit einer E-Mail, oder mittels Export gedruckt<br />
und auf postalischem Wege versendet werden. Durch die Erstellung des<br />
Briefes in PIRS ist dieser direkt abgelegt.<br />
Beim elektronischen Versenden des Briefes können beide Texte, sowohl für die<br />
E-Mail als auch für den eigentlichen Brief, in PIRS eingegeben werden.<br />
Für den postalischen Versand ermöglichen Exporte in das PDF Format das<br />
Einbinden Ihres Corporate Design.<br />
4
<strong>Information</strong>sablage und -verteilung<br />
<strong>Information</strong>en ablegen<br />
Wichtige Projektinformationen die als Datei vorliegen wie<br />
Verträge, Spezifi kationen, Besprechungsberichte usw.<br />
können in PIRS in Form eines sogenannten Library Items<br />
abgelegt werden. Die Metadaten wie Identifi kationsnummer,<br />
Betreff oder Ablageort des abzulegenden Dokumentes<br />
werden dabei im Library Item eingetragen und das<br />
eigentliche Dokument als Datei angehängt. So bleiben<br />
alle wichtigen Projektinformationen an einem Speicherort<br />
und können in der projektspezifi schen Ordnerstruktur<br />
abgelegt werden.<br />
PIRS Library Item im Lesemodus<br />
<strong>Information</strong>en intern verteilen<br />
Wie jedes Dokument in PIRS kann auch das Library Item<br />
per Knopfdruck verteilt werden. Über die Distribution List<br />
werden Empfänger mit einem Link und individuellen Text<br />
über ein Dokument informiert.<br />
Das Verteilen wird dabei in der Dokumentenhistorie protokolliert<br />
und ist somit jederzeit nachvollziehbar.<br />
PIRS Verteilerliste<br />
5
Verwalten von technischen Dokumenten<br />
Technisches Dokument im Lesemodus<br />
Technische Dokumente<br />
zentral ablegen<br />
Technische Dokumente wie CAD-Zeichnungen<br />
oder PDM-Dokumente können in PIRS im Dokumenten-Bereich<br />
ordnerbasiert abgelegt werden.<br />
Das PIRS Dokument enthält dabei die Meta- und<br />
Detailinformationen des abzulegenden Dokumentes;<br />
die eigentliche Zeichnung wird als Anhang<br />
hinzugefügt.<br />
Vergabe von Metainformationen<br />
Zu den Metainformationen gehören Daten wie die Dokumentennummer, der<br />
aktuelle Status oder der Dokumententyp. Detailinformationen umfassen<br />
beispielsweise das Papierformat, die Anzahl an Seiten oder die Sprache des<br />
Dokumentes.<br />
Angaben zu Kunden oder Lieferanten können im PIRS Dokument ebenfalls vorgenommen<br />
werden. Dazu zählen <strong>Information</strong>en wie aktuelle Revisionsstände,<br />
Dokumentennummern oder der Kunden- /Lieferantenstatus, sowie geplante<br />
Abgabetermine.<br />
6
Freigabeprozess für Dokumente (Workflow)<br />
Revisionsmanagement<br />
Das Revisionsmanagement erlaubt es, verschiedene Versionen eines Dokumentes<br />
anzulegen und deren Gültigkeit zu verwalten. Zudem werden die<br />
verschiedenen Revisionsstände innerhalb eines Dokumentes übersichtlich<br />
und nachvollziehbar dargestellt. Gültige Revisionen werden mit einem grünen,<br />
ungültige mit einem roten Ampelsymbol angezeigt.<br />
Starten eines Freigabeprozesses im Dokument<br />
Automatisierte Freigabe von technischen Dokumenten<br />
Vor dem Versand von technischen Dokumenten<br />
müssen meist interne Genehmigungsprozesse<br />
durchlaufen werden. Diese projektspezifi schen<br />
Freigabeprozesse können in PIRS hinterlegt und<br />
automatisiert durchlaufen werden.<br />
Verschiedene Prozesse können dabei dynamisch<br />
im Administrations-Bereich eingepfl egt werden.<br />
Die Genehmigung/Ablehnung erfolgt dann im<br />
Dokument selbst. Je nach Konfi guration des Pro-<br />
zesses werden in den einzelnen Schritten Verantwortliche<br />
über eine E-Mail zu einer Handlung<br />
aufgefordert.<br />
Neben der Handlungsaufforderung per E-Mail gibt<br />
es in PIRS spezielle Ansichten die anzeigen, bei<br />
welchen Dokumenten eine Freigabe benötigt bzw.<br />
welche Dokumente von einem selbst zur Freigabe<br />
beantragt wurden.<br />
7
Zeichnungsverteilung<br />
Ausgehende Zeichnungskorrespondenz – Transmittal Slips<br />
Die Verteilung von Zeichnungen an den Kunden,<br />
Auftragnehmer oder Zulieferer erfolgt in Form<br />
eines Transmittal Slip. Dabei können ein oder<br />
mehrere Dokumente ausgewählt und versendet<br />
werden. Beim Versenden der Dokumente durch<br />
einen Transmittal Slip kann der Dokumentenstatus<br />
gleichzeitig aktualisiert werden beispielsweise<br />
Status: „Sent to Customer“.<br />
Transmittal Slip mit angehängten technischen Dokumenten<br />
Eingehende und interne Zeichnungskorrespondenz – Kommentare<br />
Kommentare des Vertragspartners oder von<br />
internen Mitarbeitern werden in Form eines<br />
Comment verwaltet. Eingehende Kommentare<br />
des Kunden die meist in einem persönlichen<br />
E-Mail-Postfach ankommen, können in PIRS als<br />
Comment zu einer oder mehreren Zeichnungen<br />
abgelegt werden.<br />
Der Vorteil ist, dass sämtliche Korrespondenzen<br />
zu einer Zeichnung in einem <strong>System</strong> abliegen und<br />
jederzeit nachvollziehbar sind.<br />
Während des Ablageprozesses, kann der Status<br />
der Zeichnungsdokumente abgeändert werden<br />
beispielsweise Status: „Approved with comments“.<br />
Das Zeichnungsdokument wird dann automatisch<br />
aktualisiert.<br />
Interne Mitarbeiter können direkt in PIRS ihre<br />
Kommentare zu den Zeichnungen erstellen und<br />
diese aus PIRS versenden, sodass der Ablageprozess<br />
entfällt.<br />
8
Controlling der Zeichnungsverteilung<br />
Übermittlungsfristen immer im Blick<br />
Der Verstoß gegen vertraglich vereinbarte Abgabetermine und<br />
Lieferfristen führt häufi g zu Vertragsstrafen. Bei einer Vielzahl<br />
von technischen Dokumenten geht der Überblick schnell verloren,<br />
welche Dokumente noch verschickt beziehungsweise noch<br />
empfangen werden müssen.<br />
Der Controlling-Bereich in PIRS bietet dazu verschiedene Ansichten,<br />
die durch grafi sche Unterstützung die Einhaltung von<br />
Übermittlungsterminen vereinfachen.<br />
Controlling-Ansicht des Vertreilungsstatus zum Kunden. Das Kreisdiagramm zeigt den Verteilungsstatus aller Dokumente. Das Balkendiagramm stellt<br />
dar, wieviel Tage die Dokumente im Verzug sind. Die untere Tabelle dient der Filterung und Sortierung der Daten, hier am Beispiel einer Filterung aller<br />
Dokumente die im Verzug sind.<br />
Das Controlling zeigt zudem an:<br />
• Die Verteilung zum Kunden:<br />
Welche Dokumente wurden rechtzeitig/verzögert versendet<br />
• Die Vorschau über die Verteilung zum Kunden:<br />
Welche Dokumente müssen in den nächsten Tagen/Wochen versendet werden<br />
• Die Kundenantwort:<br />
Welche Dokumente wurden rechtzeitig/verzögert empfangen bzw. müssen noch empfangen werden<br />
9
Auswertungen (Reporting)<br />
Berichtswesen leicht gemacht<br />
Der Reporting-Bereich in PIRS ermöglicht es individuelle Berichte über bestimmte Projektinformationen<br />
zu generieren. Dabei werden die <strong>Information</strong>en in Form einer Microsoft Excel, Microsoft Word,<br />
PDF oder HTML Datei dargestellt.<br />
Import<br />
Insbesondere zum Projektstart erleichtert PIRS die Erstellung<br />
von Dokumenten durch eine integrierte Importfunktion.<br />
Dabei können technische Dokumente aus einer<br />
Microsoft Excel Datei in PIRS importiert werden.<br />
Export<br />
Per Knopfdruck ermöglicht PIRS das Herunterladen sämtlicher<br />
Dateien in eine vordefi nierte Ordnerstruktur auf ein<br />
lokales Laufwerk. Am Ende eines Projektes können somit<br />
die gesamten Zeichnungen für die Übergabe an den<br />
Kunden schnell und einfach zusammengestellt werden.<br />
10
Adressverwaltung<br />
Alle Projektbeteiligten in einem <strong>System</strong><br />
Jedes Projekt umfasst ein individuelles Team, dessen Kontaktinformationen im PIRS-Adressbuch<br />
verwaltet werden können. Dabei gibt es die Möglichkeit, Personen, Personengruppen und Unternehmen<br />
zu hinterlegen. Neben den Standardinformationen können persönliche Signaturen hinterlegt<br />
werden, die automatisiert bei der Erstellung eines Korrespondenz-Dokumentes eingefügt werden.<br />
Kontakt im Bearbeitungsmodus<br />
Verteilergruppen<br />
Kontaktgruppen ermöglichen mehrere Kontakte nach bestimmten Kriterien zusammenzufassen.<br />
Dabei kann beispielsweise eine Empfängergruppe für die Verteilung der technischen Zeichnungen an<br />
den Kunden angelegt werden.<br />
11
Sicherheitskonzept, Vertraulichkeit und Compliance<br />
Schutz der Daten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch<br />
Zur Gewährleistung der Datenintegrität gibt es verschiedene projektübergreifende Benutzerrechte, die<br />
hierarchisch abgestuft sind. Dazu gehören:<br />
Leser<br />
Dokumente lesen<br />
Top Management<br />
Sonstige Beteiligte<br />
Autoren<br />
Dokumente erstellen,<br />
eigene bearbeiten und löschen<br />
Engineering<br />
<strong>System</strong>manager<br />
Sonstige Angestellte<br />
Editoren<br />
Dokumente erstellen,<br />
alle bearbeiten und löschen<br />
Projektmanagement<br />
Projektsupport<br />
Vertraulichkeit<br />
Neben der projektübergreifenden Vergabe von Nutzerrechten können auch auf Ordner- und Dokumentenebene<br />
Zugriffe vergeben werden. Vertrauliche Dokumente die beispielsweise nur für das Projektmanagement<br />
bestimmt sind, können dabei vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.<br />
Compliance<br />
Versendete Korrespondenz-Dokumente<br />
in Form einer E-Mail einem<br />
Transmittal Slip oder Comment<br />
können nicht mehr editiert werden.<br />
Gelöschte Daten wiederherstellen<br />
Jeder Anwender hat zur Sicherheit einen eigenen Papierkorb<br />
der es ermöglicht, gelöschte Dokumente wiederherzustellen. Ein<br />
projektübergreifender Papierkorb wird von den Administratoren<br />
verwaltet und gewährleistet, dass keine Daten verloren gehen.<br />
12
<strong>System</strong>anforderungen und Hosting<br />
PIRS Mobile -<br />
Für Smartphones und Tablets<br />
Die mobile Version von PIRS ermöglicht es Ihnen Adressen,<br />
E-Mails und andere projektrelevante <strong>Information</strong>en<br />
jederzeit von Ihrem Smartphone oder Tablet abzurufen.<br />
Internes Hosting<br />
Wahlweise kann PIRS in Ihrer eigenen Umgebung von<br />
Ihnen gehostet werden. Voraussetzung für die Lauffähigkeit<br />
von PIRS ist dabei die Freischaltung von SMTP und<br />
IMAP auf den Mailservern.<br />
Mindestanforderungen<br />
Nachfolgend werden die Mindestanforderung<br />
für den Einsatz von PIRS aufgezeigt.<br />
Dabei muss mindestens eine<br />
Instanz jeder Kategorie vorhanden sein.<br />
Web Server<br />
• Apache Tomcat 6<br />
Relationale Datenbanken<br />
• My SQL 5.5<br />
• Oracle<br />
• IBM DB2<br />
• Microsoft SQL<br />
• PostgreSQL<br />
Externes Hosting<br />
SOBIS bietet ein externes Hosting in einem hochverfügbarem<br />
Rechenzentrum an. Ihre Vorteile:<br />
• Keine Kosten für Hard- und Software<br />
• Einsparung von Speicherkapazitäten<br />
• Schnelles und einfaches Einführen im Unternehmen<br />
• Hosting in professionellem und zertifiziertem<br />
Datenzentrum<br />
• Verfügbarkeit der Daten<br />
• Backup<br />
• Erreichbarkeit<br />
Browser<br />
• Internet Explorer 8 +<br />
• Firefox 10 +<br />
PIRS<br />
Optional: Smartphones/Tablets<br />
• Apple iOS<br />
• Android<br />
13
Funktionsübersicht<br />
Generelles<br />
• Verwenden einer standardisierten oder<br />
projektspezifischen Ablagestruktur<br />
• Dokumentennummerierung entsprechend<br />
einem anpassbaren Nummerierungssystem<br />
• Intuitive webbasierte Benutzeroberfläche<br />
• Unterschiedliche benutzerspezifische Ansichten<br />
zur Kategorisierung von <strong>Information</strong>en nach<br />
vordefinierten Kriterien<br />
• Professionelle Benutzeroberfläche, um eine<br />
einfache Eingabe und Darstellung der Daten<br />
zu gewährleisten<br />
• Integriertes Benutzerhandbuch in Englisch mit<br />
Beschreibung der wichtigsten Eigenschaften<br />
und Funktionen<br />
• Handhabung von großen Dokumentenmengen<br />
über einen Zeitraum von mehreren Jahren<br />
• Leicht in existierende IT-Infrastruktur zu<br />
integrieren und innerhalb dieser zu betreiben<br />
• Verschiedene Zugriffsrechte und Sicherheitsstufen<br />
(Leser, Autoren, Editoren)<br />
• Offline Funktionalität<br />
• Vertrauliche Dokumente/Ordner<br />
• Adressbuch (Projektteam, externe Kontakte,<br />
Unternehmen, Gruppen)<br />
• Volltextsuche<br />
• Integrierte Funktionen zum Erzeugen von Berichten<br />
über einen Dateiexport nach Microsoft<br />
Excel, Microsoft Word, HTML oder Portable<br />
Document Format (PDF)<br />
• Verwalten von projektspezifischen Schlüsselworten,<br />
Parametern und dem Nummerierungssystem<br />
für Korrespondenzen<br />
• Kommunikations- und Verteilergruppen<br />
• An Kunden- und Projektbedürfnisse angepasste<br />
Dokumentenvorlagen für Microsoft<br />
Word und Microsoft Excel<br />
• Kommunikationsrichtlinien, um eine einfache<br />
interne und externe Kommunikation zu gewährleisten<br />
14
Funktionsübersicht<br />
E-Mails und Kommunikation<br />
• Eingehende und ausgehende E-Mails,<br />
Briefe und Faxe<br />
• Verteilen von Dokumenten über Links<br />
• Beantworten und Weiterleiten von Dokumenten<br />
• Integration von verschiedenen E-Mail-<strong>System</strong>en<br />
zur Ablage projektrelevanter E-Mails<br />
• Schnelle, strukturierte Suche nach Dokumenten<br />
und <strong>Information</strong>en z.B. für<br />
- Sender/Empfänger<br />
- Korrespondenz-Code<br />
- Schlüsselwörter<br />
- Datum/Monat<br />
Dokumentenmanagement<br />
• Verwaltung von internen Zeichnungen und technischen Dokumenten<br />
• Verwaltung externer Dokumente von Kunden, Zulieferern und Partnern<br />
• Revisionsmanagement<br />
• Dokumentendistribution mit Transmittal Slips via<br />
- E-Mail: Mehrere Dokumente werden zu einer ZIP-Datei komprimiert<br />
- Dokumentenlinks<br />
- Papier<br />
• Verlinken von Kommunikationselementen (Transmittal Slips,<br />
Kommentaren, ...) mit Zeichnungen und technischen Unterlagen<br />
• Importfunktion für Zeichnungen und technische Unterlagen<br />
• Follow-up interner und externer Kommentare<br />
• Ablage von Korrespondenz der Kunden/Zulieferer/Partner<br />
als Kommentare oder Transmittal Slips<br />
• Dokumenten-Controlling<br />
• Automatisches Generieren von Dokumenten- und Zeichnungslisten<br />
• An Kundenbedarf anpassbare Standard-Reports<br />
• Bedarfsgerechtes Nummerierungssystem für technische Dokumente und<br />
optional einbindbare Kunden-/Lieferantennummer für das Dokument<br />
• Frei konfigurierbarer Genehmigungsprozess (Workflow)<br />
15
Europa - Deutschland<br />
SOBIS Software GmbH<br />
Fraunhoferstraße 8<br />
68309 Mannheim<br />
Telefon: +49 621 1228 5605<br />
Mittlerer Osten - Dubai<br />
SOBIS Software GmbH<br />
Building 16, Dubai Internet City<br />
P O Box 390742<br />
Dubai UAE<br />
Telefon: +971 55 763 7314<br />
Asien - Indien<br />
SOBIS Software (India) Pvt. Ltd.<br />
#12, Varsav Plaza, Jayamahal Main Road<br />
Bangalore – 560 046, India<br />
Telefon: +91 80 2354 7953<br />
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