Beheersinstructie - instituut Beleid & Management Gezondheidszorg

Beheersinstructie van het instituut Beleid & ManagementGezondheidszorg van de Faculteit der Geneeskunde enGezondheidswetenschappen van de EURApril 2010

Beheerinstructie prodecaan instituut Beleid & Management GezondheidszorgTer inleiding.A. Het beheer binnen de EUR, zoals geregeld in het BBR-EUR.Onder “beheer” wordt algemeen verstaan: het doelmatig c.q. rechtmatigaanwenden/besteden van de door het College van Bestuur op grond van de EURbegrotingdan wel anderszins aan het iBMG beschikbaar gestelde personele,financiële en materiële middelen. (zie Bestuurs- en Beheersreglement (BBR-)EURTitel IX, art. 32 e.v.)Het College van Bestuur is het (bestuurs)orgaan dat bij uitsluiting ook bevoegd is tothet beheer van de middelen van de EUR; het College heeft in het BBR de EURonderverdeeld in beheerseenheden (o.m. de EUR-faculteiten) en per beheerseenheideen beheerder (bij de EUR-faculteiten: de decaan) aangewezen; debeheerders treden op namens het College van Bestuur (krachtens mandaat), desubbeheerders namens de beheerders (krachtens submandaat) en al dezebeheersfunctionarissen treden uiteindelijk op namens het College van Bestuur.De door het College van Bestuur aangewezen beheerders kunnen in de zgn.beheersinstructie hun beheerseenheid onderverdelen in subbeheerseenheden enhun (door het College van Bestuur gemandateerde) beheerstaken submandaterenaan functionarissen binnen hun beheerseenheid (subbeheerders).(BBR-EUR art. 42)Nota BeneEen beheersinstructie is een document waarin iedere door het College van Bestuuraangewezen beheerder aangeeft:* of en zo ja op welke wijze het desbetreffende organisatie onderdeel, tevensbeheerseenheid, is onderverdeeld in sub-beheerseenheden,* een opsomming van de (beheers)taken en bevoegdheden, waarvan de uitvoeringde beheerder zich heeft voorbehouden,* een opsomming van de (beheers)taken en bevoegdheden, die krachtens door debeheerder veleend submandaat worden uitgevoerd, en door welke functionarissenvan de subbeheerseenheid dit geschiedt,* een opsomming van de voor het beheer ingerichte informatiesystemen, en* een voorziening voor het uitvoeren van beheerstaken en bevoegdheden in hetgeval de beheerder afwezig is.(zie BBR-EUR art.42)B. Het beheer binnen het iBMG.Het instituut BMG is een subbeheerseenheid van de Faculteit de Geneeskundeen Gezondheidswetenschappen (FGG) van de EUR als een door het Collegevan Bestuur ingestelde beheerseenheid; als instituutsbeheerder BMG is doorde decaan FGG de prodecaan BMG aangewezen (in deze beheersinstructieverder te noemen: de instituutsbeheerder BMG). De instituutsbeheerder BMGontleent zijn bevoegdheden op het terrein van het beheer van het iBMG aan dedecaan FGG (= submandaat).In verband met de in het verleden vastgestelde bestuurlijk/ beheersmatig zelfstandigepositie van het iBMG (in het zgn. Memorandum of Understanding, dat in februari1997 is afgesloten tussen het College van Bestuur, de decaan FGG en de associatedean iBMG, thans prodecaan geheten) ligt het voor de hand, dat de2

prodecaan/instituutsbeheerder BMG - gehoord de instituutsraad BMG - debeheersinstructie voor het iBMG vaststelt, en dat in eerste instantie de decaan FGG ennadien het College van Bestuur deze beheersinstructie goedkeurt.C. Mandaat en ondertekening van een beheersbeslissing/uitvoeringshandeling.Zoals gezegd vinden alle beheerbeslissingen en -handelingen binnen de EUR plaats opbasis van (sub)mandaat van beslissings- dan wel uitvoeringsbevoegdheid, datuiteindelijk is terug te voeren op het College van Bestuur van de EUR als enig tot hetbeheer bevoegde orgaan.Wettelijk dient van een krachtens (sub)mandaat genomen beslissing in deondertekening uiting te worden gegeven.(zie Algemene wet bestuursrecht (Awb), art.10:10: “Een krachtens mandaat genomenbesluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.”)Dit geschiedt dan als volgt:(ondertekening beheersbeslissing dan wel uitvoeringshandeling)Het College van Bestuur van de Erasmus Universiteit Rotterdam,Voor dit College,(naam, prof.dr.W.R.F.Notten (of andere door hem gemandateerde)(functie, instituutsbeheerder BMG (of andere door de beheerder BMG aangewezenfunctionaris))3

Artikel 1. Het iBMG als subbeheerseenheid van de FGG.1. Het Instituut Beleid & Management Gezondheidszorg (verder kortweg: hetiBMG) van de faculteit der Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen(kortweg: FGG) van de EUR is door de decaan FGG (verder te noemen: dedecaan) aangewezen als een subbeheerseenheid, als bedoeld in het BBR-EURart.42.2. De prodecaan BMG (verder te noemen: de prodecaan) is door de decaanaangewezen als beheerder van het instituut BMG (verder te noemen: deinstituutsbeheerder BMG), zoals bedoeld in BBR-EUR art.42.3. De decaan mandateert aan de instituutsbeheerder BMG nagenoeg het volledigebeheer van de door het College van Bestuur op basis van de jaarlijksvastgestelde EUR-begroting, dan wel anderszins via de decaan aan het iBMGbeschikbaar gestelde middelen, met dien verstande, dat :a. een voorstel voor een door het College van Bestuur bij het iBMG tebenoemen hoogleraar wordt gedaan door de prodecaan en door de decaangezamenlijk,b. de benoeming van een universitair hoofddocent bij het iBMG geschiedt doorde prodecaan in nauwe afstemming met de decaan.4. De decaan mandateert aan de instituutsbeheerder BMG voorts allebeheersmatige bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van deaan het iBMG gelieerde BV’s, die het College van Bestuur heeft verleend aande decaan.5. Het iBMG is onderverdeeld in basiseenheden, de zogenaamde secties. In desecties worden door de leden van het wetenschappelijk personeel deacademische taken (het geven van wetenschappelijk onderwijs en hetverrichten van wetenschappelijk onderzoek) uitgeoefend.6. Elke sectie heeft een sectieleider, tevens subbeheerder BMG; desectieleider/subbeheerder wordt aangewezen door de instituutsbeheerder BMG.7. Het ondersteunend beheerspersoneel is ondergebracht in het ondersteunendbureau van het iBMG onder leiding van de directeur bedrijfsvoering.Artikel 2. De door de instituutsbeheerder BMG voorbehouden beheerstaken enbeheersbevoegdheden.De instituutsbeheerder BMG behoudt zich de uitvoering van de volgende beheerstakenvoor:m.b.t. het personeelsbeheer:a. de organisatorische inrichting van het iBMG zulks met inbegrip van het vaststellenvan de secties binnen het iBMG, alsmede het vaststellen van de formatie van desecties en van het ondersteunend bureau van het iBMG;b. het vaststellen van functiebeschrijvingen van de leden van het wetenschappelijkepersoneel van het iBMG;c. het accorderen van en het uitvoering geven aan reorganisaties binnen het iBMG;4

d. het geven van een dienstbevel waarop bij niet-naleving mogelijk een sanctie volgt;e het opdracht geven tot het vervullen van een andere betrekking tegen de wil vanbetrokkene in;f. het ontzeggen van de toegang tot de gebouwen en terreinen van de EUR, in gebruikbij het iBMG;g. de zorg voor en het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de doelmatigeen rechtmatige inzet van de personele middelen;h. de oordeelsvorming over het functioneren van de directeuren onderwijs, onderzoeken bedrijfsvoering alsmede de sectieleiders.Voor zover het personeel betreft in de functie van directeur onderwijs, directeuronderzoek, directeur bedrijfsvoering en sectieleider:a. het vaststellen van de functiebeschrijvingen van dit personeel;b. de selectie van dit personeel;c. het ontslag van dit personeel;d. beslissingen i.v.m werktijd, arbeidsduurverkorting, arbeidsduurverlening enaanwezigheid van dit personeel;e. de oordeelsvorming over het functioneren van dit personeel;f. de zorg voor het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de doelmatige enrechtmatige inzet van dit personeel.m.b.t. het financieel beheer:a. het aangaan van verplichtingen en/ of het doen van uitgaven, niet de bouwbetreffende, voor een bedrag groter dan telkens € 25.000,- doch kleiner dan€ 125.000.-;b. het aangaan van contracten voor maximaal vier jaar en voor een bedrag groter dantelkens € 25.000,- doch kleiner dan € 125.000,- per jaar;c. het afleggen van rekening en verantwoording omtrent het financieel beheer;d. het aangaan van overeenkomsten m.b.t. het geven van onderwijs t.b.v. derden, danwel het verrichten van onderzoek in opdracht van derden voor maximaal 4 jaar en vooreen bedrag groter dan telkens € 25.000,- doch kleiner dan € 125.000,- per jaar.Artikel 3. De door de instituutsbeheerder BMG verleende submandaten.1. Door de instituutsbeheerder BMG zijn in het kader van het beheer binnen hetiBMG submandaten verleend aan de volgende leden van hetmanagementteam (MT):- de directeur bedrijfsvoering (zie hiervoor art. 4 van deze beheersinstructie);- de directeur onderwijs;- de directeur onderzoek.2. De directeur onderwijs en de directeur onderzoek zijn ieder bevoegd tot hetaanwenden van het jaarlijks door de instituutsbeheerder BMG aan elk vanbeiden toegekende innovatiebudget.3. De instituutsbeheerder BMG draagt voorts beheersbevoegdheden op aan desectieleiders (zie hiervoor art.5 van deze beheersinstructie).5

Artikel 4. Mandatering van beheerstaken door de instituutsbeheerder BMG aan dedirecteur bedrijfsvoering.De prodecaan mandateert aan de directeur bedrijfsvoering de volgende beheerstaken:A. Algemeenm.b.t. het personeelsbeheer:a. het vaststellen van de functiebeschrijvingen van het personeel binnen het iBMG,m.u.v. de functies van het wetenschappelijk personeel en voorts de functies vandirecteur bedrijfsvoering, directeur onderwijs en directeur onderzoek;b. het vaststellen van de functiewaarderingen van dit personeel, m.u.v. de functiesvanaf schaal 11;c. de aanstelling en interne vrijwillige overplaatsing van dit personeel alsmede hetafsluiten van arbeidscontracten;d. het ontslag van dit personeel;e. de inschaling van dit personeel, m.u.v. van de hoogleraren, van de sectiesleidersen van de directeuren onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering;f. de toekenning respectievelijk - voor zover van toepassing - de intrekking vanperiodieke salarisverhogingen, bevorderingen, toelagen, gratificaties envergoedingen, alsmede het toepassen van spaarloonregelingen van dit personeel;g. de beslissingen i.v.m. werktijd, arbeidsduurverkorting, arbeidsduurverlenging enaanwezigheid van dit personeel;h. de algemene zorg voor de arbeidsomstandigheden, waaronder veiligheid,gezondheid en welzijn, voortvloeiend uit de universitaire activiteiten;i. het openstellen van vacatures voor open werving alsmede het plaatsen vanadvertenties respectievelijk het tot stand brengen van een andere wijze van wervingvan dit personeel;j. het opleggen, c.q. het ontheffen van de verhuisplicht van dit personeel;k. het toepassen van de vakantie en verlofregeling van dit personeel in individuelegevallen;l. het verlenen van studiefaciliteiten van dit personeel, waaronder begrependienstopleidingen;m. het voeren van de personeelsadministratie en het verrichten van diverseadministratieve handelingen ten aanzien van dit personeel.m.b.t. het financieel beheer:Het opstellen van de begroting van het iBMG, waarin de baten en lasten afzonderlijkworden geraamd.m.b.t. het materieel, technisch en gebouwenbeheer:De taken, als bedoeld in artikel 36 BBR-EUR.m.b.t. het beheer van de informatiesystemen m.i.v. de bestanden metpersoonsgegevens:De taken, als bedoeld in artikel 37 BBR-EUR.6

B. Als hoofd van het ondersteunend bureaum.b.t. het personeel dat is geplaatst bij het ondersteunend bureau.a. de selectie van dit personeel;b. de zorg voor de oordeelsvorming over het functioneren van dit personeel;c. de zorg voor het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de doelmatigeen rechtmatige inzet van dit personeel;m.b.t. het financieel beheer omvattende de besluiten en handelingen, die bij ofkrachtens de wet dan wel ingevolge het binnen de EUR vastgestelde beleid zijnvoorgeschreven, doch in elk geval:a. het opstellen van het begrotingsplan voor het ondersteunend bureau, waarin debaten en lasten afzonderlijk worden geraamdb. het aangaan van verplichtingen en/of het doen van uitgaven, niet de bouwbetreffende, voor een bedrag kleiner dan telkens € 50.000,-;c. het aangaan van contracten voor maximaal een jaar en tot een bedrag kleiner dantelkens € 50.000,-;d. het aangaan van overeenkomsten m.b.t. het geven van onderwijs t.b.v. derden, danwel het verrichten van onderzoek in opdracht van derden voor maximaal vier jaar en toteen bedrag kleiner dan telkens € 50.000,-.m.b.t. het materieel, technisch en gebouwenbeheer.a. de inrichting voor het gebruik van de roerende zaken voor zover beheersmatig bijhet ondersteunend bureau is ondergebracht;b. het onderhoud en de vervanging van roerende zaken voor zover beheersmatig bijhet ondersteunend bureau is ondergebracht;c. het toezicht op het rechtmatig en doelmatig gebruik van de roerende zakenvoorzover beheersmatig bij het ondersteunend bureau is ondergebracht;d. het afleggen van rekening en verantwoording omtrent het rechtmatig gebruik vande roerende zaken voor zover beheersmatig bij het ondersteunend bureau isondergebracht.Artikel 5. Mandatering van beheerstaken door de instituutsbeheerder BMG aande sectieleiders.De instituutsbeheerder BMG mandateert aan de sectieleiders, steeds indien en voorzover het hun sectie betreft:m.b.t. het personeelsbeheer voor zover het wetenschappelijk personeel betreft dat isgeplaatst bij de sectie:a. de selectie van dit personeel;b. de zorg voor de oordeelsvorming over het functioneren van dit personeel;c. de zorg voor het afleggen van rekening en verantwoording omtrent de doelmatigeen rechtmatige inzet van dit personeel;m.b.t. het financieel beheer omvattende de besluiten en handelingen, die bij ofkrachtens de wet dan wel ingevolge het binnen de EUR vastgestelde beleid zijnvoorgeschreven, doch in elk geval:a. het opstellen van het begrotingsplan voor de sectie, waarin de baten en lastenafzonderlijk worden geraamd;b. het aangaan van verplichtingen en / of het doen van uitgaven, niet de bouwbetreffende, voor een kleiner bedrag dan telkens € 10.000,- per jaar;7

c. het uitbrengen van offertes t.b.v. het aangaan van contracten voor maximaal 4 jaaren tot een bedrag kleiner dan € 25.000,- per jaar (na fiat controller van het iBMG).Artikel 6. Overleg instituutsbeheerder BMG met de leden van het MT en metsectieleiders.De instituutsbeheerder BMG, de eerder in deze beheersinstructie genoemde leden vanhet MT en de sectieleiders plegen regelmatig overleg over de afstemming van deuitvoering van de door de prodecaan voorbehouden, resp. aan genoemde leden vanhet MT en de sectieleiders gemandateerde beheerstaken.De leden van het MT en de sectieleiders adviseren de instituutsbeheerder BMGdesgevraagd of eigener beweging over de uitvoering van diens beheerstaken binnenhet iBMG.Artikel 7. Vervanging prodecaan, de directeur bedrijfsvoering en de sectieleidersBij afwezigheid of ontstentenis van de prodecaan worden diens taken waargenomendoor een of meer door de prodecaan/instituutsbeheerder BMG aangewezen leden vanhet MT. Bij langdurige afwezigheid van de prodecaan wordt over de vervanging van deinstituutsbeheerder BMG afgestemd met de decaan.Bij afwezigheid of ontstentenis van de directeur bedrijfsvoering worden diens takenwaargenomen door een of meer door de prodecaan/instituutsbeheerder BMG aan tewijzen ander lid/leden van het MT.Bij afwezigheid of ontstentenis van een sectieleider worden diens taken waargenomendoor de plaatsvervangend sectieleider van de desbetreffende sectie.Aldus opgemaakt te Rotterdam, en - gehoord de instituutsraad iBMG - vastgesteld engetekend door de instituutsbeheerder BMG op 20 april 2010,(Prof. dr. W.R.F. Notten)Aldus goedgekeurd door de decaan op …………… 2010,(Prof.dr.H.A.P. Pols)Aldus goedgekeurd door het College van Bestuur op………..…2010,(Mr.P.F.M.van der Meer Mohr)8