Experiencia Plataforma de Intermediación de Datos (PID)

Verificación de datos del ciudadano sin aportar documentosExperiencia: Plataforma de Intermediación de Datos (PID)TEMAS CLAVEEficiencia AdministrativaPALABRAS CLAVEAdministración Pública, Plataforma Web, Intermediación, Datos,Interoperabilidad, Identificación, DocumentosLOCALIDAD, PAÍS REGIÓNEspaña, EuropaENTIDADES PARTICIPANTESMinisterio de Hacienda y Administraciones Públicas. Entidad Nacional, SectorAdministración PúblicaESTADOImplementaciónhttp://administracionelectronica.gob.es/es/ctt/svd#.VT-S2SF_OkoFECHA DE INICIO IMPLEMENTACION2007

La plataforma de intermediación de datos es una aplicación que funciona comoun nodo de interoperabilidad que presta servicios comunes para el intercambiode información entre emisores y requirentes de las Administraciones públicasespañolas, con el objetivo de eliminar los certificados administrativos en papel yque el ciudadano no tenga que presentar ante las Administraciones Públicas(Estatal, Autonómica o Local) documentación que ya obra en poder de las propiasAdministraciones Públicas. El certificado se sustituye por un intercambio dedatos entre administraciones que se realiza de forma electrónicaPlataforma de Intermediación de Datos (PID)Verificación de datos del ciudadano sin aportar documentos2

Justificación, población, objetivo y contextoLA OPORTUNIDAD QUE SE DESEABAAPROVECHAR:El problema antes de esta iniciativa era queen muchos procedimientos administrativos,la Administración Pública solicitaba alciudadano papeles, documentos, certificadoso datos que ya estaban en poder de la propiaAdministración, causando pérdidas detiempo, desplazamientos innecesarios ymalestar generalizado entre los ciudadanos.Aunque desde el año 1992 la LeyAdministrativa de España (LRJAPyPAC) yacontemplaba el derecho de los ciudadanos ano presentar, para los trámitesadministrativos, documentos que ya obrenen poder de la Administración actuante. Estederecho, no se venía ejerciendo realmente enla práctica y por la falta de soluciones técnicasviables y efectivas.Había que cambiar de enfoque, si laAdministración necesita un documento,certificado o dato para tramitar unprocedimiento administrativo, y el mismoestá en poder de la Administración, no puedesolicitarlo al ciudadano, como mucho puedesolicitar al ciudadano la autorización pararecabarlo o pedirlo a la dependenciaadministrativa en la que esté (por víatelemática), aspecto obligado este último encasos de carácter personal.En definitiva se trata de conseguir que seaposible la validación en línea por medioselectrónicos de los datos que se precisan delciudadano, eximiendo a este último de tenerque aportar dichos datos.POBLACIÓN QUE SE BUSCABA IMPACTARCualquier ciudadano o empresario que hagaun trámite o procedimiento con laAdministración española, en el que serequiera aportar documentación, certificadoso datos; especialmente los colectivos másdesfavorecidos como discapacitados ymayores a los que resulta más imperativofacilitarles su trato con las AdministracionesPúblicas.LOS PRIMEROS PASOSEn el año 2007, el entonces Ministerio deAdministraciones Públicas, actual Ministeriode Hacienda y Administraciones Públicas,tuvo la iniciativa.Los objetivos fueron:• Evitar que el ciudadano tenga queaportar certificados administrativos queacrediten datos que ya obran en poderde las Administraciones. Darcumplimiento a lo previsto en la Ley11/2007 de acceso electrónico de losciudadanos a los servicios públicos.• Facilitar el trabajo de tramitación ygestión de la Administración alconsultarse y verificarse datos por víatelemática y automatizadamente.• .- Suprimir papeleo y documentación:fotocopias, copias compulsadas,ejemplares por triplicado en papel autocopiativo,etc.Plataforma de Intermediación de Datos (PID)Verificación de datos del ciudadano sin aportar documentos3

Diseño, desarrollo y difusiónEL PROCESO LLEVADO A CABO Y LASOLUCIÓNLa estrategia tuvo varias fases claramentedefinidas:Creación de la plataforma y de su soporte legal(periodo 2007 -2008).La plataforma de intermediación inició sufuncionamiento en el año 2007, coincidiendocon la entrada en vigor de los Reales Decreto522/2006 y 523/2006, para consultar datosde identidad y residencia, suprimiendo lanecesidad de que el ciudadano presentara lafotocopia del DNI y/o el certificado deempadronamiento en actuaciones dentro delámbito de la Administración General delEstado.Las consultas a los servicios de verificación dedatos se pueden realizar de dos maneras:a) De forma automatizada desde unaaplicación de gestión de un trámite,adaptadas para invocar los Webserviceproporcionados por el servicio, b) Por unempleado público autorizado mediante uncliente web integrado en la herramienta deadministración de la propia plataforma. Sibien se recomienda que las peticiones desdeorganismos se realicen medianteWebservice, para ello incluso se facilita unaaplicación web. (Ver posteriormente lorelativo al Portfolio SCSPv3)Ampliación de alcance y extensión a múltiplescertificados (periodo 2009 – 2013).La plataforma incluyó más certificados como:datos de desempleo, títulos oficialesuniversitarios y no universitarios, datoscatastrales, datos de pago y alta a laSeguridad Social, datos sobre pensionespúblicas, datos de registro civil comonacimientos, defunciones o matrimonio,datos de seguros y fondos de pensiones,datos fiscales como estar al corriente deobligaciones tributarias, o la consulta alRegistro del Impuesto sobre actividadeseconómicas de la Hacienda Navarra, solo pormencionar solo algunos ejemplos.Es de destacar que la plataforma deintermediación de datos garantiza laprotección de datos del interesado y laidentificación del solicitante: No almacenaningún dato personal salvo la informaciónnecesaria para garantizar la trazabilidad;asegura la identificación de los requirentes; yacredita la finalidad de la consulta.Acuerdo político al máximo nivel.Acuerdo del consejo de ministros del 3 dejunio de 2011 marcando como objetivos queen todos los procedimientos del Estado, secumpliera de manera efectiva la Ley 11/2007(art. 62.b) y no se pidieran certificados ojustificantes a los ciudadanos que ya obraranen poder de las Administraciones Públicas(AAPP). Se lanzó un plan de acción coordinadocon las inspecciones de los servicios paraexigir y controlar su cumplimiento a finales de2012.Evolución Tecnológica para gestionardinámicamente los recursos y serviciosnecesarios.Se ha evolucionado la arquitectura de laplataforma para optimizar su rendimiento ycapacidad, a pesar de contar con menosrecursos (menos GB de memoria por nodo,etc.) mediante una nueva arquitecturaoptimizando el procesamiento síncrono delas transmisiones de datos, y tratando demanera asíncrona aquellas tareas no críticas.El diseño e implementación fue resultado deltrabajo técnico de los especialistasinformáticos y funcionales de la DirecciónGeneral de Modernización Administrativa,Procedimientos e impulso de laAdministración Electrónica del Ministerio deHacienda y Administraciones Públicas.Se contó con la coordinación y control delConsejo Superior de AdministraciónElectrónica que divulgó la iniciativa entre 14Ministerios de la Administración del Estado yentre las 17 regiones con administraciónpropia.Plataforma de Intermediación de Datos (PID)Verificación de datos del ciudadano sin aportar documentos4

Actualmente la plataforma incluye más de 34certificados administrativos distintos. Laplataforma de intermediación facilita quesean los organismos de la Administración losque hagan la validación en línea, por medioselectrónicos, de los datos del ciudadano quese necesitan en la tramitación de losprocedimientos, eximiendo al ciudadano deaportar estos datos.En definitiva se sustituye un certificadoadministrativo en soporte papel (que se exigíaal ciudadano) por una transmisión electrónicade datos de la que se encarga de laAdministración contando con el permisoprevio del ciudadano (salvo que una Ley lopermita).Existen 13 proveedores fundamentales deInformación:• Dirección General de la Policía (Datos deIdentidad)• Instituto Nacional de Estadística (datosde Residencia)• Agencia Estatal de AdministraciónTributaria (Estar al corriente deobligaciones tributarias)• Tesorería General de la Seguridad Social(Datos de cotizaciones sociales y Alta enFecha)• Dirección General del Catastro (Datoscatastrales)• Servicio Público de Empleo Estatal(Datos de prestaciones por desempleo)• Ministerio de Educación (TitulacionesOficiales Universitarias y NoUniversitarias)• Instituto Nacional de la Seguridad Social(Pensiones públicas)• Registro Civil (Nacimiento, Defunción yMatrimonio)• Dirección General de Seguros(Información de Aseguradoras,Reaseguradoras y Solvencia)• Instituto de Mayores y Servicios Sociales(Datos de dependencia)• Hacienda Navarra (Datos del IAE)• Ministerio de Hacienda yAdministraciones Públicas: ResidenciaLegal y Cambio de domicilio.Los Organismos usuarios de la informaciónson más de 150.La iniciativa es innovadora, porque antes deusar la plataforma hay que:a) Simplificar todos los procedimientosadministrativos, analizando los casos enlos que realmente es necesario solicitaral ciudadano documentos acreditativos.b) En aquellos trámites administrativos enlos que la presentación de documentossea imprescindible para proseguir con elprocedimiento, se analizará si elorganismo tramitador tienemecanismos propios para obtenerdichos datos.c) Si sigue siendo necesario aportar dichadocumentación, y siempre que elciudadano de su consentimientoexpreso, se procederá a consultar, pormedios telemáticos, los datosrequeridos.La Plataforma de Intermediación actúa en elúltimo de los tres puntos mencionados. LaLey española confiere idéntica validez legal aestas consultas con respecto a las que serealizan mediante documentos en papel quetengan las Administraciones. Desde la puestaen producción de estos sistemas, es el propiodepartamento ante el que se solicita eltrámite, el encargado de comprobar de oficio,los datos del ciudadano involucrado en elprocedimiento administrativo.Esta consulta se realizará, en los casos en losque sea estrictamente necesario y trasobtener la autorización del interesado. Laconsulta se realizará con máximas garantíasde seguridad y preservando la privacidad delos datos.Recursos Usados en la IniciativaLos costes totales de los recursos financierosen el periodo 2007-2013 han sido de6.432.895,18 euros y se han sufragado yfinanciado contra las partidas económicasconsignadas en los Presupuestos Generalesdel Estado de cada año. En este monto eimporte global se incluyen los costos de laplataforma de intermediación de certificadosadministrativos y de su proyecto previo el deSCSP (Sustitución de certificados en soportepapel por transmisiones electrónicas dedatos).El dinero fue dedicado a adquisición deservidores, adquisición de licencias desoftware, desarrollos de aplicaciones yprogramas específicos, definición de políticasde seguridad, asistencias técnicas para laadaptación, puesta en marcha y soporte, asícomo trabajos de análisis, diseño y desarrolloevolutivo de la plataforma de intermediación.Respecto a los recursos humanos, esteproyecto se ha realizado en el ámbito de laSubdirección General de Estudios, Programase Impulso de la Administración ElectrónicaPlataforma de Intermediación de Datos (PID)Verificación de datos del ciudadano sin aportar documentos5

que tiene una plantilla de personal que sepuede cifrar en 50 personas, aunqueinvolucradas directamente en el proyectoserían unas cinco bajo la dirección de Don JoséAntonio Eusamio Mazagatos; asimismo hayque destacar los grupos de trabajointerministeriales formados para consensuarlos protocolos y reglas técnicas básicas deintermediación que se pueden calcular enunas 45 personas de 13 ministerios.En este proyecto se han aprovechadoinfraestructuras preexistentes como la RedSARA (Sistemas, Aplicaciones y Redes de lasAdministraciones) realizándose la integracióndel sistema que es la columna vertebralelectrónica de la Administración Públicaespañola, y la plataforma de validación decertificados y firmas electrónicos @firma. Elservicio de la plataforma de intermediaciónsolo es accesible mediante la Intranetadministrativa de la Administración Generaldel Estado (Red SARA).Sistemas de Monitoreo y EvaluaciónPara controlar, seguir y vigilar el proceso seempleó un Cuadro de mandos que recogíames a mes la evolución de los principalesindicadores, tales como las peticionestelemáticas recibidas por la plataforma, lastransacciones electrónicas efectuadas(equivalentes a los certificados o documentossolicitados a los ciudadanos) y el número deservicios intermediados.Además se ha informado periódicamente a laComisión Permanente del Consejo Superiorde Administración Electrónica del avance delproyecto y de sus resultados, igualmenteeste proyecto se ha incluido en el informe alConsejo de Ministros que se eleva cada dostresaños.Como un aspecto clave del proyecto es ladivulgación y la coordinación con otrasadministraciones públicas, el Comité Sectorialde Administración Electrónica (que coordinaen este campo la actuación de Estado con las17 Regiones autónomas) ha tenidoinformación periódica de este proyecto y susavances.UTILIZACIÓN DE LA SOLUCIÓNLos beneficiarios son por una parte laspersonas mayores de 18 años que seríanunos 38 millones, y por otra la decenas deorganismos administrativos (estatales,regionales y municipales) que potencialmenteson beneficiarios y usuarios del sistema.Las informaciones más demandadas a laplataforma son: consulta y verificación dedatos de identidad, consulta y verificación dedatos de residencia, certificado de estar alcorriente de las obligaciones tributarias y conla Seguridad social, que suponen más del 95%de las transacciones electrónicas de laplataforma.El incremento de uso de los servicios fuesuperior al 30% anual durante 2012 y al 20%en el 2013. El número de organizaciones queconsumen los servicios crecesostenidamente, siendo los primeros años,principalmente los organismos estatales yministerios, seguidos de las regiones; en elperiodo 2013 a 2015 los principalescrecimientos en usuarios se observará porparte de las entidades locales(Ayuntamientos y diputaciones los grandesbeneficiados de los servicios de la Plataforma)Plataforma de Intermediación de Datos (PID)Verificación de datos del ciudadano sin aportar documentos6

Impacto, evolución y aprendizajesPRINCIPALES LOGROSCreaciones o mejoras significativas• Creación de una Plataforma deintermediación de datos que permite laverificación y consulta telemática decualquier dato que tenga laAdministración sobre el ciudadano oempresario.Se ha posicionado como piedra angularde la Interoperabilidad de lasAdministraciones Públicas Españolassiendo un Punto único de servicio segúnlas recomendaciones. Este modelo deintermediación de datos es, además, elmodelo recomendadointernacionalmente tanto por la UniónEuropea, como por la OCDE o la propiaONU. Dicho modelo permitiría escalaresta solución dentro de la Unión Europeacomo medio para intercambiarinformación entre los distintos países yorganismos de la Unión.• Disponibilidad de una aplicación Clienteligero de Consulta de los datos de laplataforma de intermediación de datos,fácil de instalar, que permite a unfuncionario autorizado consultar, através de la plataforma deintermediación, los datos del ciudadanorequeridos en los trámitesadministrativos.• Racionalización de las comunicacioneselectrónicas en la Administración. Cadaorganismo peticionario se relaciona conla Plataforma de Intermediación, parasolicitar el dato al organismo que tiene lacustodia. Este modelo evita tenerdiferentes conexiones con los distintosorganismos emisores, controlando almismo tiempo la autorización para cadaprocedimiento, incrementando laeficacia y eficiencia.Así, los resultados obtenidos con la puesta enproducción de este sistema han sido:• Mejoramiento de los servicios prestadospor las Administraciones Públicas a losciudadanos, ahorrándoles trámites ytiempo al reducir el número dedocumentos que tienen que aportarcomo se puede constatar en el siguienteapartado.• Aumento de la calidad de los datos alevitar falsificaciones, malas lecturas oerrores ya que éstos son verificadosdirectamente por el organismocompetente contra las fuentes de datos,mejorando la eficiencia y eficacia de laAdministración.• Reducción del volumen de losexpedientes administrativos, al disminuirla carga documental que conforma elexpediente.• Mejoramiento de la eficiencia interna delas Organizaciones públicas, mejorandola tramitación de sus expedientes.Plataforma de Intermediación de Datos (PID)Verificación de datos del ciudadano sin aportar documentos7

• Incremento de la interoperabilidadorganizativa entre los distintosdepartamentos y organismos de lasAdministraciones Públicas.• Simplificación de los procedimientosadministrativos. Los valores de ahorrodirecto al ciudadano por transmisioneselectrónicas de datos se han estimado,mediante estudio independiente, enfunción de la facilidad o dificultad paraobtener la información por parte delciudadano, el tiempo estimado enobtener dicha documentación y el ahorroen la tramitación del expediente (cotejode información, validación,desplazamientos, pérdida horas detrabajo etc..).• Se estima que el ahorro generado alciudadano podría valorarse, solo en elaño 2012, en cerca de 59 Millones deEuros con un ahorro medio portransacción electrónica de datos de 2,38Euros (en 2012 hubo 24.8 Millones detransmisiones de datos en el sistema).Para 2013, se estima en más de 75€millones el ahorro, gracias a más de 30Millones de Transmisiones de datos, conun ahorro medio por transmisión de2,58Euros.LO QUE SIGUE EN EL FUTURO• Escalar este proyecto a escala de laUnión Europea, creando una red deplataformas de intermediaciónnacionales que permita interoperar eintercambiar datos eficientemente atodas las AAPP europeas, y así prestarun servicio integral a todos losciudadanos residentes en Europa.• Continuar la labor de expansión interna,introduciendo más certificadosadministrativos intermediados y másorganismos. Igualmente facilitando losmecanismos de uso de dichos datos atodas las AAPP independientemente desu capacidad o tamaño. Solamentecuando todos los datos o certificadosestén disponibles a través de laplataforma de intermediación se podrádecir que el trabajo está completo.PRINCIPALES APRENDIZAJESPrincipales obstáculos y forma de sortearlosLa principal dificultad ha sido la constantereticencia de los organismos a ceder losdatos, más aún si es a través de unintermediario.Este proyecto ha conseguido superar dichosproblemas de interoperabilidad organizativajunto a los problemas de interoperabilidadtécnica de forma masiva, dentro de lasAdministraciones Públicas.Esta interoperabilidad se produce en dossentidos, con los organismos cedentes dedatos (desconfianzas), y con los organismoscesionarios de dicha información (resto deorganismos de las Administraciones Públicas,incluidos los propios “suministradores” dedatos que son a la vez consumidores deotros.) A ello ha contribuido la existencia ypermanente actualización de los EsquemasNacionales de Seguridad e Interoperabilidad,que definen las reglas y responsabilidades delos distintos roles intervinientes.Otra dificultad, más de carácter político yorganizativo, fue la firma de Convenios conlas Administraciones regionales paraconvencerlas de la bondad y utilidad delservicio, de forma que sin coste podían firmarConvenio con el Estado y ahorrarse millonesde euros en soluciones particulares.Afortunadamente todas las 17 Regiones queforman España, han firmado Convenios conel Estado de forma que este servicio es únicoy preferente para todo el territorio nacional.Plataforma de Intermediación de Datos (PID)Verificación de datos del ciudadano sin aportar documentos8

COMPARTIENDO LA EXPERIENCIAEsta iniciativa es sostenible y transferibleporque la plataforma está elaborada consoftware libre, lo que implica la ausencia deproductos propietarios, además de evitar laaparición de soluciones repetitivas yredundantes para las diferentesadministraciones públicas, con elconsiguiente ahorro en desarrollosSe apoya en dos principios básicos:coordinación y aprovechamiento deeconomías de escala. Además unacaracterística que hace muy fácil el acceso alos servicios de la Plataforma es la existenciade aplicaciones estandarizadas de acceso alos datos, y que se ponen a disposición de losorganismos tanto para consumir los servicioscomo para ofrecer datos.Este conjunto de soluciones se denomina“Portfolio de soluciones SCSPv3” y estácompuesto por:• Librerías SCSPv3. Librerías queimplementan el protocolo SCSP tantopara requirentes como emisores (firma,cifrado, validación de esquemas, registrode peticiones, registro, auditoría,generación de justificantes PDFgenéricos firmados). Disponible enentornos Java y .NET.• Cliente Ligero Web. Es una aplicaciónWeb JAVA completa y funcional quegestiona directamente el control deacceso y las autorizaciones de Usuariosen base a procedimientos. CadaOrganismo debe instalarse su propiaaplicación. Incorpora las librerías SCSPv3y permite hacer consultas de datosofrecidos a través de la Plataforma deIntermediación (Servicios de verificacióny consulta de datos).• SCSP-WS: (Recubrimiento SCSP Java y.NET) Es una aplicación que ofrece unúnico WS (síncrono, asíncrono y solicitudde respuesta) simplificado de losservicios de la plataforma (internamenteinvoca a las librerías que se encargan delas tareas comunes Herramienta deAdministración y configuración Web delas librerías (Java y .NET). Herramientasdestinadas a facilitar la configuración delas librerías y su despliegue en entornosJava y .NET.El 50% de los organismos usuarios de losservicios de la plataforma utilizan alguno delos productos del portfolio SCSPv3, y hangenerado el 60% de las transmisiones dedatos. Es por tanto, una realidad que lainiciativa puede ser replicada en cualquier otropaís y la Administración española estádispuesta a trasladar si fuera preciso suexperiencia y conocimiento al respecto, bienmediante contactos bilaterales o explicandoel sistema en foros más amplios. De hecho,se ha colaborado en más de 25 congresos yexposiciones tanto nacionales comointernacionales, siendo reconocida su utilidadcon varios premios a nivel nacional.RecomendacionesEn el diseño de esta solución, en su ejecuciónfue preciso contar con expertos de muchasAdministraciones, compartiendo suexperiencia y conocimiento, y consensuandoal final un sistema válido, útil y económicopara todos. Las lecciones más importantesque se desprenden de este proyecto fueron:• Los proyectos, de amplio espectro comoeste, deben ser dirigidos a satisfacernecesidades comunes de muchosorganismos y no a necesidadessingulares (salvo casos especiales)• Crear una infraestructura común y unservicio como el de la plataforma deintermediación ahorra enormescantidades de dinero a la Administración,Se estima que Intermediación de datos yel portfolio SCSPv3 ha generado un ROIsuperior 100€:1• Lo importante en el servicio público esaportar valor intrínseco a la actividad, deforma que se acorten plazos, sereduzcan costes, se eviten errores, semejore la calidad, y exista una másPlataforma de Intermediación de Datos (PID)Verificación de datos del ciudadano sin aportar documentos9

ápida y eficaz satisfacción de losintereses generales. El ciudadano noconoce ni tiene porqué conocer cómofunciona internamente la organización,lo que demanda es un servicio eficiente yde calidad.• La colaboración entre administracioneses esencial para prestar un serviciocontinuo y sin fisuras, ahorrar costes yevitar duplicación de competencias.• En todo caso los organismos “dueños ycustodios de la información” debenseguir teniéndola y conservándola, perofacilitando el acceso conforme a la ley alresto de la Administración. Hablamos deun elemento facilitador en ningún casode un sustitutivo para otras opcionesigualmente viables.• Resulta muy rentable invertir ensoluciones reutilizables, como estaPlataforma de validación.• Las soluciones sencillas y prácticasfuncionan mucho mejor que lassofisticadas. El portfolio SCSPv3 es ágil ydinámico, no es una arquitectura SOAcompleta, pero si funcional para elobjetivo perseguido, reutilizable y unmodelo de desarrollo colaborativo.• Hay que pensar siempre a lo grande, conamplitud de horizontes y objetivos parapoder superar intereses o beneficiosparticulares anteponiendo el beneficiogeneral del ciudadano al particular deorganismos.Plataforma de Intermediación de Datos (PID)Verificación de datos del ciudadano sin aportar documentos10

Información adicionalCONTACTE A LOS PROMOTORESJosé Antonio Eusamio Mazagatos,Ministerio de Hacienda y AdministracionesPúblicas,(34) 650466538,jose.eusamio@seap.minhap.esFUENTES:• Knowledge Base of UN Public Service Awards Initiatives 2014, UN Public AdministrationProgramme, Division for Public Administration and Development Management(DPADM), UN Department of Economic and Social Affairs (UNDESA)Plataforma de Intermediación de Datos (PID)Verificación de datos del ciudadano sin aportar documentos11