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Para Windows y Mac<br />
©1995, 1997-1999 <strong>FileMaker</strong>, Inc. Reservados todos los derechos.<br />
<strong>FileMaker</strong>, Inc.<br />
5201 Patrick Henry Drive<br />
Santa Clara, California 95054<br />
www.filemaker.com<br />
<strong>FileMaker</strong> y ScriptMaker son marcas de <strong>FileMaker</strong>, Inc, registradas en los EE.UU. y en otros países, y el logotipo de la carpeta es<br />
una marca de <strong>FileMaker</strong>, Inc. Java, 100% Pure Java, todas las marcas y logotipos basados en Java son marcas de Sun Microsystems,<br />
Inc., en los EE.UU. y en otros países. Todas las demás marcas pertenecen a sus respectivos titulares.<br />
Este software está basado parcialmente en el trabajo <strong>del</strong> grupo Independent JPEG.<br />
Partes <strong>del</strong> software © 1990 Access Softek, © 1991-1998 MERANT, o © 1992-1996 Novell, Inc. Reservados todos los derechos.<br />
Todas las personas y empresas que aparecen en los ejemplos son puramente ficticias; cualquier semejanza con personas o empresas<br />
existentes es una coincidencia.<br />
La mención de empresas y productos de terceras partes se hace sólo a título informativo y no constituye una recomendación.<br />
<strong>FileMaker</strong> no asume responsabilidad alguna con respecto a la selección, desempeño, o uso de estos productos. Todos los tratos,<br />
acuerdos y garantías, si los hay, tienen lugar entre el proveedor y los prospectivos <strong>usuario</strong>s.<br />
<strong>FileMaker</strong><br />
Pro 5<br />
<strong>Guía</strong> <strong>del</strong> <strong>usuario</strong>
Prefacio<br />
Utilizar <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Registro y atención al cliente xi<br />
Utilizar la documentación de <strong>FileMaker</strong> Pro xi<br />
Organización de esta guía xii<br />
Acerca de las ilustraciones xii<br />
Utilizar la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro xiii<br />
Iniciar la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro xiii<br />
Ventana de temas de la Ayuda xiii<br />
Buscar temas en la ventana Contenido xiii<br />
Buscar un tema en la ventana Indice xiv<br />
Buscar un tema mediante palabras específicas xv<br />
Buscar información acerca de elementos específicos<br />
en <strong>FileMaker</strong> Pro xvi<br />
Obtener ayuda adicional xvi<br />
Utilizar otras herramientas xvii<br />
Capítulo 1<br />
Conceptos básicos de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Bases de datos 1-1<br />
Archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro 1-2<br />
Campos y registros 1-2<br />
Presentaciones 1-3<br />
Modos 1-4<br />
Compartir datos 1-4<br />
Comandos de menú 1-5<br />
Utilizar barras de herramientas 1-5<br />
Utilizar menús contextuales 1-6<br />
Gestionar archivos 1-7<br />
Iniciar <strong>FileMaker</strong> Pro 1-7<br />
Abrir archivos 1-7<br />
Contenido<br />
Cerrar archivos 1-8<br />
Guardar archivos 1-8<br />
Salir de <strong>FileMaker</strong> Pro 1-9<br />
Capítulo 2<br />
Añadir y visualizar datos<br />
Funcionamiento de registros en modo Visualizar 2-1<br />
Visualizar registros 2-2<br />
Visualizar registros en tablas 2-2<br />
Seleccionar registro actual 2-3<br />
Desplazarse por registros 2-4<br />
Añadir y duplicar registros 2-4<br />
Añadir y duplicar registros relacionados 2-5<br />
Eliminar registros 2-6<br />
Introducir datos en registros 2-6<br />
Seleccionar campos 2-7<br />
Introducir y cambiar datos de campos 2-7<br />
Copiar y desplazar datos en registros 2-9<br />
Introducir datos preestablecidos de listas de valores 2-9<br />
Desplazar datos mediante arrastrar y dejar 2-10<br />
Insertar variables en campos 2-11<br />
Reemplazar datos en campos 2-11<br />
Funcionamiento de gráficos, sonidos y películas 2-12<br />
Insertar gráficos en campos 2-13<br />
Insertar películas y elementos multimedia de<br />
QuickTime en campos 2-13<br />
Pegar gráficos, películas y sonidos <strong>del</strong> Portapapeles 2-14<br />
Reproducir películas en los campos 2-14<br />
Grabar y reproducir sonido en los campos 2-14<br />
Eliminar gráficos, películas o sonidos de los campos 2-15
iv <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Funcionamiento <strong>del</strong> texto 2-15<br />
Seleccionar texto 2-15<br />
Editar texto 2-15<br />
Formatear texto en modo Visualizar 2-16<br />
Comprobar ortografía 2-16<br />
Comprobar ortografía conforme se escribe 2-17<br />
Funcionamiento de objetos OLE 2-17<br />
Capítulo 3<br />
Buscar y ordenar información<br />
Buscar registros 3-1<br />
Buscar texto y caracteres 3-2<br />
Buscar coincidencias exactas en campos de texto 3-4<br />
Buscar números, fechas y horas 3-4<br />
Buscar rangos de información 3-5<br />
Buscar datos en campos relacionados 3-5<br />
Buscar registros que cumplan múltiples criterios 3-6<br />
Buscar campos vacíos o no vacíos 3-7<br />
Buscar duplicados 3-7<br />
Buscar registros que no cumplan el criterio dado 3-7<br />
Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar<br />
registros ocultos 3-8<br />
Visualizar, repetir y cambiar la última búsqueda 3-8<br />
Ordenar registros 3-9<br />
Capítulo 4<br />
Previsualizar e imprimir información<br />
Imprimir información en bases de datos 4-1<br />
Preparar impresión 4-2<br />
Especificar impresora (Windows) 4-2<br />
Especificar impresora (Mac OS) 4-2<br />
Preparar impresión de presentaciones anchas 4-2<br />
Preparar impresión de presentaciones con subsumarios 4-3<br />
Preparar impresión de sobres y etiquetas 4-3<br />
Previsualizar datos en presentaciones 4-3<br />
Imprimir 4-4<br />
Capítulo 5<br />
Crear bases de datos<br />
Planificar archivos de bases de datos 5-1<br />
Crear archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro 5-2<br />
Definir campos en bases de datos 5-3<br />
Asignar nombres a los campos 5-4<br />
Escoger tipo de campo 5-4<br />
Definir campos de texto, fecha, hora, numéricos<br />
o contenedor 5-5<br />
Definir campos de cálculo 5-6<br />
Definir campos de sumario 5-7<br />
Definir campos globales 5-9<br />
Configurar opciones de campos 5-10<br />
Definir entradas de datos automáticas 5-10<br />
Definir validaciones de campo 5-11<br />
Campos repetidos 5-12<br />
Opciones de almacenamiento e indexación 5-12<br />
Cambiar definiciones de campos 5-13<br />
Eliminar definiciones <strong>del</strong> campo y datos 5-14<br />
Capítulo 6<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes<br />
Presentaciones e informes 6-1<br />
Crear presentaciones e informes 6-2<br />
Tipos de presentaciones 6-3<br />
Consideraciones al crear una<br />
presentación Lista/informe en columnas 6-6<br />
Consideraciones al crear una presentación<br />
Lista/informe en columnas 6-7<br />
Consideraciones al crear una presentación de sobres 6-8<br />
Duplicar, eliminar o cambiar nombres de presentaciones 6-8<br />
Configurar impresión de registros en columnas 6-9
Configurar Ver como formulario, Ver como lista y<br />
Ver como tabla 6-11<br />
Funcionamiento de objetos en presentaciones 6-12<br />
Herramientas de presentación 6-13<br />
Seleccionar objetos 6-13<br />
Copiar, duplicar y eliminar objetos 6-14<br />
Desplazar objetos en presentaciones 6-15<br />
Cambiar forma y tamaño de objetos 6-16<br />
Proteger objetos de modificaciones 6-17<br />
Funcionamiento de campos en presentaciones 6-17<br />
Colocar y eliminar campos en presentaciones 6-17<br />
Decidir ubicación de campos relacionados 6-21<br />
Formatear datos de campos en presentaciones 6-23<br />
Partes de una presentación 6-27<br />
Tipos de partes de una presentación 6-28<br />
Añadir o cambiar partes de una presentación 6-29<br />
Definir saltos de página y numeración 6-32<br />
Ordenar de nuevo partes de una presentación 6-33<br />
Cambiar de tamaño partes de una presentación 6-34<br />
Eliminar partes de una presentación 6-34<br />
Capítulo 7<br />
Personalizar presentaciones<br />
Personalizar campos en presentaciones 7-1<br />
Añadir bordes, relleno y líneas base a campos 7-1<br />
Añadir barras de desplazamiento a campos 7-2<br />
Definir listas de valores como entradas de datos 7-3<br />
Formatear campos repetidos 7-8<br />
Permitir o evitar entradas en campos 7-8<br />
Configurar orden de tabulación para entrada de datos 7-9<br />
Personalizar el aspecto de las presentaciones 7-10<br />
Añadir texto a presentaciones 7-11<br />
Formatear texto 7-13<br />
Dibujar líneas y formas 7-15<br />
Contenido v<br />
Configurar efectos de color, motivo, anchura de línea<br />
y objetos 7-16<br />
Insertar gráficos en las presentaciones 7-18<br />
Formatear gráficos en presentaciones 7-18<br />
Mostrar límites de texto, de campo o de botón 7-18<br />
Organizar objetos 7-19<br />
Agrupar y desagrupar objetos 7-19<br />
Desplazar objetos hacia a<strong>del</strong>ante o hacia atrás en las<br />
presentaciones 7-20<br />
Rotar objetos 7-20<br />
Alinear objetos 7-20<br />
Utilizar herramientas para colocar objetos con precisión 7-21<br />
Utilizar paleta Cuerpo con objetos 7-21<br />
Utilizar reglas gráficas y retículas 7-22<br />
Alinear objetos con las guías de ajuste 7-22<br />
Utilizar retículas de objetos 7-23<br />
Controlar la impresión 7-23<br />
Especificar márgenes de página 7-23<br />
Mostrar márgenes de página 7-24<br />
Eliminar espacios vacíos en datos impresos 7-25<br />
Evitar la impresión de objetos 7-27<br />
Capítulo 8<br />
Funcionamiento de archivos relacionados<br />
Visualizar datos de archivos relacionados 8-1<br />
Terminología de bases de datos relacionales 8-2<br />
Bases de datos relacionales 8-3<br />
Crear relaciones entre archivos 8-4<br />
Campos coincidentes en relaciones 8-6<br />
Actualizaciones<br />
Bases de datos relacionales y actualizaciones:<br />
8-6<br />
comparación 8-7<br />
Funcionamiento de las bases de datos relacionales 8-8<br />
Planificar bases de datos relacionales 8-8
vi <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Crear bases de datos relacionales: generalidades 8-10<br />
Definir relaciones de bases de datos relacionales y<br />
actualizaciones 8-11<br />
Cambiar relaciones 8-13<br />
Escoger una relación diferente para el portal 8-14<br />
Resumir datos en portales 8-14<br />
Definir actualizaciones entre archivos 8-14<br />
Definir actualizaciones 8-14<br />
Acceder a datos relacionados desde un tercer archivo 8-15<br />
Crear relaciones de muchos a muchos 8-16<br />
Capítulo 9<br />
Proteger bases de datos con contraseñas y grupos<br />
Definir contraseñas 9-1<br />
Eliminar o cambiar contraseñas 9-3<br />
Definir grupos 9-4<br />
Eliminar o cambiar grupos 9-6<br />
Contraseñas y grupos: comparación 9-6<br />
Capítulo 10<br />
Crear guiones para automatizar tareas<br />
Guiones 10-1<br />
Crear guiones: generalidades 10-3<br />
Planificar guiones 10-3<br />
Almacenar configuración antes de crear guiones 10-4<br />
Definir guiones 10-5<br />
Pasos de ScriptMaker 10-6<br />
Controlar pasos de guiones 10-7<br />
Desplazarse por pasos de guiones 10-7<br />
Ordenar, buscar e imprimir pasos de guiones 10-7<br />
Editar pasos de guiones 10-8<br />
Pasos de guiones de campos 10-8<br />
Pasos de guiones de registros 10-8<br />
Pasos de guiones de ventanas 10-9<br />
Pasos de guiones de archivos 10-9<br />
Comprobar ortografía de pasos de guiones 10-9<br />
Pasos de guiones para abrir elemento de menú 10-10<br />
Pasos de guiones diversos 10-10<br />
Cambiar guiones 10-11<br />
Duplicar, cambiar nombre o eliminar guiones 10-11<br />
Eliminar guiones 10-11<br />
Importar guiones 10-12<br />
Para importar un guión 10-12<br />
Enumerar guiones en el menú Guiones 10-13<br />
Utilizar botones con guiones 10-13<br />
Definir botones 10-13<br />
Copiar, cambiar o eliminar botones 10-14<br />
Ejemplo de guión de ScriptMaker 10-15<br />
Buscar registros relacionados 10-15<br />
Capítulo 11<br />
Utilizar fórmulas y funciones<br />
Fórmulas 11-1<br />
Expresiones 11-2<br />
Constantes 11-2<br />
Referencias de campo 11-2<br />
Operadores 11-3<br />
Funciones 11-5<br />
Funciones de texto 11-5<br />
Funciones numéricas 11-7<br />
Funciones de fecha 11-7<br />
Funciones de hora 11-8<br />
Funciones de agregación 11-8<br />
Funciones de sumario 11-9<br />
Funciones de repetición 11-10<br />
Funciones financieras 11-10<br />
Funciones trigonométricas 11-10<br />
Funciones lógicas 11-11
Funciones de estado 11-11<br />
Funciones de diseño 11-13<br />
Funciones externas 11-14<br />
Capítulo 12<br />
Importar y exportar datos<br />
Importar y exportar 12-1<br />
Formatos de archivo 12-1<br />
Importar datos en <strong>FileMaker</strong> Pro 12-2<br />
Importar datos en archivos existentes<br />
Convertir archivos de datos en nuevos archivos<br />
12-2<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro 12-6<br />
Exportar datos de <strong>FileMaker</strong> Pro 12-7<br />
Exportar datos de subsumario 12-9<br />
Capítulo 13<br />
Compartir bases de datos en red<br />
Compartir archivos en red 13-1<br />
Funcionamiento de archivos compartidos 13-2<br />
Hospedar archivos 13-3<br />
Abrir archivos como anfitrión 13-4<br />
Cerrar archivos compartidos 13-5<br />
Abrir archivos como invitado 13-5<br />
Capítulo 14<br />
Publicar bases de datos en la Web<br />
Publicación de bases de datos en la Web 14-1<br />
Terminología Web 14-1<br />
Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro 14-2<br />
Publicación en la Web al instante 14-2<br />
Trabajar con bases de datos en la Web 14-3<br />
Requisitos para publicar bases de datos en la Web 14-4<br />
Conectar con Internet o con una intranet 14-5<br />
Proteger bases de datos publicadas 14-5<br />
Contenido vii<br />
Consideraciones de seguridad para bases de<br />
datos publicadas 14-6<br />
Crear páginas Web personalizadas 14-7<br />
Publicación de bases de datos en la Web: generalidades 14-7<br />
Activar Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro 14-8<br />
Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro 14-8<br />
Activar publicación en la Web al instante 14-8<br />
Escoger una página principal para publicación<br />
en la Web 14-9<br />
Escoger un idioma para publicación en la Web<br />
al instante 14-9<br />
Realizar seguimiento de la actividad de la Web<br />
con archivos de registro 14-9<br />
Activar administración a distancia para<br />
publicación Web 14-10<br />
Seleccionar un método de seguridad para publicación<br />
en la Web 14-10<br />
Especificar un número de puerto para publicación<br />
en la Web 14-11<br />
Activar compartición de Web Companion 14-11<br />
Configurar las vistas en el navegador 14-11<br />
Escoger un estilo de Web 14-12<br />
Escoger presentaciones para publicación en la Web 14-14<br />
Configurar opciones de ordenación para publicación<br />
en la Web 14-14<br />
Probar una base de datos publicada 14-15<br />
Visualizar en un navegador la publicación en la Web 14-16<br />
Examinar registros en la Vista Formulario 14-16<br />
Examinar registros en Vista Tabla 14-17<br />
Buscar registros 14-17<br />
Ordenar registros 14-18<br />
Crear registros 14-18<br />
Editar registros 14-19
viii <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Capítulo 15<br />
Utilizar ODBC con <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
ODBC 15-1<br />
Terminología ODBC 15-1<br />
Admisión de ODBC en <strong>FileMaker</strong> Pro 15-2<br />
Compartir datos de <strong>FileMaker</strong> Pro mediante ODBC 15-2<br />
Compartir datos mediante ODBC: generalidades 15-3<br />
Activar Acceso a datos, de Companion 15-3<br />
Seguridad<br />
Acceder a datos de <strong>FileMaker</strong> Pro desde una aplicación<br />
15-4<br />
cliente ODBC 15-4<br />
Configurar el panel de control de ODBC 15-4<br />
Importar datos desde otros orígenes de datos<br />
Importar datos desde orígenes de datos ODBC:<br />
15-5<br />
generalidades 15-6<br />
Configurar el panel de control de ODBC<br />
Conectar con un origen de datos ODBC desde<br />
15-6<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro 15-7<br />
Crear una consulta SQL en <strong>FileMaker</strong> Pro 15-8<br />
Importar resultados de consultas en <strong>FileMaker</strong> Pro 15-9<br />
Ejemplo de importación ODBC<br />
Configurar el panel de control de ODBC para el<br />
15-9<br />
controlador de texto<br />
Conectar con el origen de datos de evaluación<br />
15-10<br />
de ODBC 15-11<br />
Especificar consultas SQL en <strong>FileMaker</strong> Pro 15-12<br />
Importar datos ODBC con uniones 15-12<br />
Especificar uniones SQL 15-12<br />
Automatizar conexiones ODBC 15-14<br />
Apéndice A<br />
Personalizar <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Configurar preferencias de la aplicación A-1<br />
Configurar preferencias generales de la aplicación A-1<br />
Configurar preferencias de presentación A-2<br />
Configurar preferencias de memoria A-3<br />
Configurar preferencias para marcar números telefónicos A-3<br />
Configurar plug-ins A-4<br />
Configurar preferencias <strong>del</strong> documento A-5<br />
Configurar preferencias generales <strong>del</strong> documento A-5<br />
Configurar preferencias ortográficas <strong>del</strong> documento A-6<br />
Apéndice B<br />
Copias de seguridad y recuperación de archivos<br />
Archivos de copia de seguridad B-1<br />
Utilizar guiones para copias de seguridad B-2<br />
Mantener archivos B-2<br />
Guardar copias comprimidas B-2<br />
Daños en archivos B-3<br />
Recuperar archivos dañados B-3<br />
Momento de recuperar B-3<br />
Apéndice C<br />
Referencia rápida de <strong>FileMaker</strong> Pro (Windows)<br />
Atajos de teclado y ratón C-1<br />
Trabajar con objetos de presentaciones C-1<br />
Formatear texto (Presentación y Visualizar) C-1<br />
Seleccionar texto (Presentación y Visualizar) C-1<br />
Editar C-2<br />
Trabajar con archivos C-2<br />
Intercambiar modos C-2<br />
Controlar ventanas C-2<br />
Acciones diversas C-3<br />
Area de estado C-3
Apéndice D<br />
Referencia rápida de <strong>FileMaker</strong> Pro (Mac OS)<br />
Atajos de teclado y ratón D-1<br />
Trabajar con objetos en presentaciones D-1<br />
Formatear texto (Presentación y Visualizar) D-1<br />
Seleccionar texto (Presentación y Visualizar) D-1<br />
Editar D-2<br />
Trabajar con archivos D-2<br />
Controlar ventanas D-2<br />
Intercambiar modos D-2<br />
Acciones diversas D-3<br />
Area de estado D-3<br />
Índice I-1<br />
Contenido ix
La documentación <strong>del</strong> software de <strong>FileMaker</strong> ® Pro proporciona<br />
información, ilustraciones e instrucciones paso a paso para facilitar<br />
el aprendizaje de todo lo referente a <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
En este prefacio se explica cómo:<br />
1 registrar la copia de <strong>FileMaker</strong> Pro y obtener acceso al soporte al<br />
cliente<br />
1 usar la documentación de <strong>FileMaker</strong> Pro y otras herramientas para<br />
facilitar el trabajo con el producto<br />
1 usar la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Windows: es necesario familiarizarse con Microsoft Windows y<br />
conocer las convenciones de Windows y <strong>del</strong> uso <strong>del</strong> ratón y <strong>del</strong><br />
teclado. Consulte la documentación <strong>del</strong> ordenador.<br />
Mac OS: es necesario familiarizarse con Mac OS y adquirir<br />
conocimientos acerca <strong>del</strong> uso <strong>del</strong> ratón, <strong>del</strong> trabajo con discos y otras<br />
convenciones de Mac OS. Consulte la documentación <strong>del</strong> ordenador.<br />
Registro y atención al cliente<br />
Rellene y envíe la tarjeta de registro <strong>del</strong> producto, regístrese en línea<br />
en www.filemaker.com/register o bien escoja el menú Ayuda ><br />
<strong>FileMaker</strong> en la Web en <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Para obtener información acerca <strong>del</strong> soporte técnico y la atención al<br />
cliente, consulte:<br />
www.filemaker.com (clientes en América <strong>del</strong> Norte)<br />
www.filemaker.com/intl (clientes fuera de América <strong>del</strong> Norte)<br />
Prefacio<br />
Utilizar <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
o escoja el menú Ayuda > <strong>FileMaker</strong> en la Web. En la página Web se<br />
encuentra el directorio de servicios de <strong>FileMaker</strong>, Inc., donde se<br />
detallan las opciones de servicios disponibles para los clientes de<br />
América <strong>del</strong> Norte, así como vínculos con los sitios internacionales<br />
de <strong>FileMaker</strong>, Inc., respuestas a las preguntas frecuentes y acceso a<br />
extensas bibliotecas de software usadas por el personal de soporte<br />
técnico. Si no dispone de acceso a la Web, vea la hoja de soporte<br />
técnico y de atención al cliente que se incluye en la caja <strong>del</strong> software.<br />
Los clientes de América <strong>del</strong> Norte también pueden llamar al<br />
1-800-965-9090 para obtener información acerca de las opciones de<br />
servicios disponibles.<br />
Utilizar la documentación<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Esta guía y el resto de la documentación proporcionan la<br />
información necesaria para instalar y utilizar <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
La documentación de <strong>FileMaker</strong> Pro incluye:<br />
1 este libro, la <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro, un extenso sistema de ayuda en<br />
pantalla<br />
1 la guía Puesta en marcha de <strong>FileMaker</strong> Pro, que contiene<br />
información sobre la instalación y las novedades, además de un<br />
tutorial<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro también incluye archivos de plantillas de bases de<br />
datos, así como referencias y ejemplos para facilitar tareas<br />
específicas. En la página Web de <strong>FileMaker</strong>, Inc.,<br />
www.filemaker.com, se puede encontrar más información, consejos<br />
e ideas sobre bases de datos.
xii <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
La documentación de <strong>FileMaker</strong> Pro está dirigida a <strong>usuario</strong>s de<br />
Windows y de Mac OS. En la mayoría de los casos, la información<br />
y las instrucciones se refieren a ambos sistemas operativos. Si<br />
difieren, la información de Windows aparece primero. En la Ayuda<br />
en pantalla aparecen temas independientes para Windows y Mac OS.<br />
Nota Los números y fechas de los ejemplos de la documentación<br />
aparecen en formato español, como 30 de noviembre <strong>del</strong> 2001 y<br />
1.234,50 Pts.<br />
Organización de esta guía<br />
La <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro está dividida en tres partes.<br />
Parte 1: Utilizar bases de datos<br />
En esta primera parte se proporciona la información necesaria para<br />
el uso de bases de datos existentes creadas con <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Parte 2: Diseñar y crear bases de datos<br />
La segunda parte proporciona instrucciones detalladas para crear y<br />
diseñar bases de datos.<br />
Parte 3: Compartir e intercambiar datos<br />
La tercera parte explora las distintas maneras de compartir e<br />
intercambiar datos desde una base de datos, por ejemplo<br />
importándolos y exportándolos, compartiendo la base de datos en<br />
una red o en la World Wide Web o compartiendo los datos de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro con aplicaciones compatibles con ODBC.<br />
Nota Una base de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro puede tener acceso<br />
restringido a ciertos menús y operaciones de bases de datos. Para<br />
obtener información sobre acceso y contraseñas, consulte al<br />
administrador de la base de datos o a la persona que la diseñó.<br />
La información especial de esta guía de <strong>usuario</strong> tiene el aspecto<br />
siguiente:<br />
Los mensajes iniciados por Nota o Consejo proporcionan<br />
información útil adicional acerca de un tema.<br />
Los mensajes iniciados por Importante alertan de situaciones que<br />
requieren atención, como una acción que no se puede deshacer.<br />
Los términos de glosario están definidos en la Ayuda de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro. Estos términos aparecen en cursiva en la guía de<br />
<strong>usuario</strong> y subrayados por una línea de puntos en la Ayuda.<br />
Acerca de las ilustraciones<br />
Esta guía de <strong>usuario</strong> es un libro multi-plataforma destinado a<br />
<strong>usuario</strong>s de <strong>FileMaker</strong> Pro en Windows y en Mac OS. Las<br />
ilustraciones aparecen mezcladas, reflejando situaciones de ambas<br />
plataformas. En las ilustraciones se han usado los sistemas<br />
Windows 98 y Mac OS 8.5. Lo que aparece en pantalla puede variar<br />
de las instrucciones <strong>del</strong> libro dependiendo de la plataforma y <strong>del</strong><br />
sistema operativo que se utilice.<br />
Windows: si se usa un sistema operativo Windows distinto de<br />
Windows 98 (como Windows 95 o Windows NT), es posible que lo<br />
que aparece en pantalla no coincida con la ilustración de la<br />
documentación.<br />
Mac OS: si se usa el sistema Mac OS 7.6.1 y no se tiene instalada la<br />
extensión Appearance Manager, algunas opciones de los cuadros de<br />
diálogo aparecerán en menús desplegables en lugar de en pestañas.<br />
Los elementos de un menú desplegable en Mac OS 7.6.1<br />
aparecen como pestañas en Mac OS 8.0 y posteriores
Utilizar la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
La Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro está disponible siempre que<br />
se esté ejecutando el programa. Contiene alguna información que no<br />
se encuentra en la documentación impresa, como consejos para la<br />
resolución de problemas o maneras alternativas de realizar una<br />
acción.<br />
Iniciar la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Siempre que se abre la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro, se inicia la<br />
aplicación de la Ayuda de Windows (Windows) o la aplicación<br />
<strong>FileMaker</strong> Help Viewer (Mac OS). La aplicación de ayuda se ejecuta<br />
independientemente de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Para iniciar la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro mientras se ejecuta<br />
el programa, realice uno de los procedimientos siguientes:<br />
1 Escoja el menú Ayuda > y un comando de menú<br />
1 Windows: pulse F1<br />
1 Mac OS: pulse la tecla Ayuda o 2-?<br />
Al pulsar la tecla F1 o Ayuda, aparece, en la ventana de la Ayuda, el<br />
tema de la Ayuda asociado a la ventana o al cuadro de diálogo que<br />
esté abierto.<br />
Nota Para obtener información de la versión, copyright y otros<br />
detalles acerca de esta versión de <strong>FileMaker</strong> Pro, escoja el menú<br />
Ayuda > Acerca de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Ventana de temas de la Ayuda<br />
Para pasar a otros temas en la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro, haga clic en<br />
los botones y en el texto subrayado de la ventana de temas de la<br />
Ayuda.<br />
Hacer clic para volver al último tema<br />
Hacer clic para<br />
ver el contenido<br />
de la Ayuda<br />
Hacer clic para<br />
ver una visión<br />
general de este<br />
tema<br />
Hacer clic en el<br />
texto subrayado<br />
por puntos para<br />
ver una<br />
definición de<br />
glosario<br />
Hacer clic en el<br />
texto subrayado<br />
para saltar a un<br />
tema relacionado<br />
con el actual<br />
Utilizar <strong>FileMaker</strong> Pro xiii<br />
Hacer clic para imprimir el tema<br />
Para obtener información específica sobre el uso de la Ayuda de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, por ejemplo, cómo imprimir un tema, escoja el menú<br />
Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
Ayuda en pantalla.<br />
Buscar temas en la ventana Contenido<br />
Hacer clic<br />
para pasar al<br />
tema anterior<br />
o al siguiente<br />
Título <strong>del</strong><br />
tema actual<br />
En <strong>FileMaker</strong> Pro, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, o<br />
haga clic en el botón Temas de ayuda en cualquier ventana de un tema<br />
de la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro para mostrar el contenido. Cuando se<br />
abre el contenido de la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro, aparece una lista<br />
con los temas de la Ayuda, organizados como la tabla de contenido<br />
de un libro.<br />
Para mostrar una lista con las secciones de cada tema, haga doble clic<br />
(Windows) o haga clic (Mac OS) en un icono de libro. Después haga<br />
doble clic (Windows) o haga clic (Mac OS) en un tema para mostrar<br />
la ventana <strong>del</strong> tema de la Ayuda.
xiv <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Contenido de la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro para Windows<br />
Contenido de la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro para Mac OS<br />
Buscar un tema en la ventana Indice<br />
La Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro incluye una lista alfabética de las<br />
entradas de índice, o palabras clave (palabras o frases<br />
significativas), que facilitan la búsqueda de los temas que contienen<br />
la información deseada. Cada entrada de índice está asociada a uno<br />
o más temas.<br />
En esta guía se hace referencia a ciertas entradas de índice para<br />
facilitar la búsqueda de información detallada sobre un tema de la<br />
Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Para usar el índice de la Ayuda:<br />
1. En <strong>FileMaker</strong> Pro, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice y<br />
haga clic en la pestaña Indice. O bien haga clic en el botón Temas de<br />
ayuda en cualquier ventana de la Ayuda y haga clic en la pestaña<br />
Indice.<br />
2. En la ventana Indice, escriba la entrada de índice que busca o parte<br />
de la misma.<br />
El índice muestra una lista con las entradas que comienzan por los<br />
caracteres introducidos. Bajo algunas entradas de índice aparece una<br />
lista con varios temas de la Ayuda.<br />
Desplazarse por la lista<br />
alfabética o escribir las<br />
primeras letras de la<br />
entrada buscada para<br />
explorar el índice.<br />
Indice de la Ayuda<br />
3. Haga doble clic en una entrada o en un tema para mostrar la<br />
ventana <strong>del</strong> tema de la ayuda.
Buscar un tema mediante palabras específicas<br />
Si no encuentra la información que busca en el contenido o en el<br />
índice de la Ayuda, especifique una o varias palabras significativas<br />
para buscarlas en todos los temas de la Ayuda. La Ayuda de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro muestra una lista con todos los temas que contienen<br />
la palabra o palabras especificadas y el número de temas<br />
encontrados. Para afinar la búsqueda, especifique combinaciones de<br />
palabras. Por ejemplo, puede buscar todos los temas que contengan<br />
las palabras “definir” y “guión”.<br />
Para encontrar un tema según una palabra o un grupo de palabras<br />
específico:<br />
1. En <strong>FileMaker</strong> Pro, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice y<br />
haga clic en la pestaña Buscar. O bien haga clic en el botón Temas de<br />
ayuda en cualquier ventana de la Ayuda y haga clic en la pestaña<br />
Buscar.<br />
Windows: la primera vez que se hace clic en Buscar en la Ayuda de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, aparece el cuadro de diálogo Asistente para la<br />
instalación de Buscar. Siga las instrucciones <strong>del</strong> asistente para<br />
configurar la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro para buscar palabras. Este<br />
procedimiento de configuración sólo se realiza una vez.<br />
2. En la ventana Buscar, escriba la palabra a buscar.<br />
3. Para afinar la búsqueda, realice uno de los procedimientos<br />
siguientes:<br />
Windows: escriba más palabras en la línea. Haga clic en Opciones,<br />
seleccione Todas las palabras escritas en cualquier orden, seleccione<br />
Inmediatamente después de presionar una tecla para comenzar la<br />
búsqueda, y haga clic en Aceptar. También puede seleccionar varias<br />
palabras para buscar pulsando Ctrl mientras hace clic en ellas en la<br />
lista de coincidencias.<br />
Utilizar <strong>FileMaker</strong> Pro xv<br />
Mac OS: haga clic en Más opciones y escriba otra palabra en la nueva<br />
fila bajo la primera palabra. Después haga clic en Buscar. Puede<br />
añadir varias filas y escoger en los menús desplegables distintos<br />
parámetros por palabra.<br />
Hacer clic para buscar<br />
una palabra específica<br />
Escribir la palabra o<br />
palabras a buscar<br />
Seleccionar una o más<br />
palabras coincidentes<br />
Hacer clic en el tema<br />
buscado<br />
Número de temas<br />
encontrados<br />
Escoger opciones de los<br />
menús desplegables para<br />
especificar parámetros<br />
de búsqueda<br />
Hacer clic para añadir otra<br />
palabra a la búsqueda<br />
Buscar palabras en la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro para Windows<br />
Seleccionar un<br />
tema de la lista<br />
Escribir la palabra a buscar<br />
Buscar palabras en la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro para Mac OS<br />
4. En la lista de temas, seleccione un tema y haga clic en Mostrar.<br />
En la ventana <strong>del</strong> tema de la Ayuda, la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
muestra cada aparición de la palabra o palabras buscadas.
xvi <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Buscar información acerca de elementos específicos en<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Mientras trabaja en la base de datos, puede encontrar información<br />
sobre un cuadro de diálogo abierto o sobre ciertos elementos a los<br />
que apunta el ratón, según la plataforma que utilice.<br />
Si utiliza <strong>FileMaker</strong> Pro para Windows, puede realizar cualquiera de<br />
las acciones siguientes:<br />
1 Abrir un cuadro de diálogo y pulsar F1. Se abrirá el tema de la<br />
Ayuda de dicho cuadro de diálogo.<br />
1 Hacer clic en el botón Ayuda en cualquier panel si utiliza el<br />
asistente de Nueva presentación/informe. Se abrirá el tema de la<br />
Ayuda de dicho panel.<br />
1 Apuntar a una herramienta o elemento de una ventana y leer su<br />
descripción en la ventana desplegable o en la barra de estado en la<br />
parte inferior de la ventana.<br />
1 Obtener información acerca de elementos individuales de un<br />
cuadro de diálogo haciendo clic en el botón ? en la esquina superior<br />
derecha (en los cuadros en los que aparece un botón ? o pulsando<br />
Mayús+F1 y haciendo clic en un elemento dentro <strong>del</strong> cuadro de<br />
diálogo. También puede hacer clic con el botón secundario en un<br />
elemento <strong>del</strong> cuadro de diálogo y escoger ¿Qué es esto? en el menú<br />
contextual. (Para cerrar un tema ¿Qué es esto?, haga clic en cualquier<br />
lugar <strong>del</strong> tema de ayuda.)<br />
Un tema de Ayuda ¿Qué es esto?<br />
Si utiliza <strong>FileMaker</strong> Pro para Mac OS, puede realizar cualquiera de<br />
las acciones siguientes:<br />
1 Escoger el menú Ayuda > Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro o pulsar 2-? para<br />
descubrir cómo abrir un cuadro de diálogo.<br />
1 Abrir el cuadro de diálogo y pulsar la tecla Ayuda. Se abrirá el<br />
tema de la Ayuda de dicho cuadro de diálogo.<br />
1 Hacer clic en el botón Ayuda en cualquier panel si utiliza el<br />
asistente de Nueva presentación/informe. Se abrirá el tema de la<br />
Ayuda de dicho panel.<br />
1 Escoger el menú Ayuda > Mostrar globos y apuntar a un control en<br />
la ventana de la base de datos o seleccionar un comando de un menú<br />
para obtener información sobre el mismo.<br />
Un tema de globo<br />
de Ayuda<br />
Obtener ayuda adicional<br />
Use la Ayuda para obtener información sobre estas tareas<br />
adicionales:<br />
Para obtener<br />
información sobre<br />
Imprimir un tema de la Ayuda Ayuda, imprimir<br />
Añadir notas o instrucciones a un<br />
tema (anotaciones)<br />
Crear marcadores para acceder<br />
rápidamente a los temas más<br />
frecuentes<br />
Copiar todo o parte de un tema a<br />
una aplicación que admita texto,<br />
para compilar la información de<br />
ayuda más frecuente<br />
Configurar las preferencias de la<br />
Ayuda para personalizar su uso<br />
Escoja el menú Ayuda > Contenidos<br />
e índice, haga clic en la pestaña<br />
Indice y escriba<br />
Realizar anotaciones en la ayuda en pantalla<br />
Crear marcadores en la Ayuda en pantalla<br />
Copiar Ayuda<br />
Ayuda, personalizar
Utilizar otras herramientas<br />
Use las siguientes herramientas adicionales para facilitar el trabajo<br />
con <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Utilice Para<br />
Puesta en marcha de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Archivos de plantillas<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Navegador Web,<br />
Ayuda<br />
Instalar <strong>FileMaker</strong> Pro en el disco duro. Además,<br />
utilice el tutorial para obtener una visión general sobre<br />
el uso y el diseño de bases de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Si ha usado una versión anterior de <strong>FileMaker</strong> Pro,<br />
puede obtener información sobre las novedades de esta<br />
versión.<br />
Consultar y trabajar con archivos de bases de datos<br />
creados con <strong>FileMaker</strong> Pro. Puede utilizar las plantillas<br />
para su negocio o para uso personal, tal y como están o<br />
cambiarlas para satisfacer sus necesidades. Disponibles<br />
en la carpeta Plantillas. La carpeta Plantillas contiene<br />
además otra información útil.<br />
Obtener Ayuda al trabajar con bases de datos en el<br />
navegador. Disponible al hacer clic en el botón de<br />
ayuda en la interfaz de publicación en la Web al<br />
instante.<br />
Utilizar <strong>FileMaker</strong> Pro xvii
Parte 1<br />
Utilizar bases de datos
Capítulo 1<br />
Conceptos básicos de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Este capítulo ofrece información básica acerca de las bases de datos<br />
y la utilización de <strong>FileMaker</strong> Pro. En él se aprende a:<br />
1 trabajar con campos y registros<br />
1 utilizar los modos de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 ejecutar comandos de menú<br />
1 gestionar archivos<br />
Si no tiene experiencia con <strong>FileMaker</strong> Pro, repase el tutorial incluido<br />
en la guía Puesta en marcha de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Bases de datos<br />
Una base de datos es un almacén de información, o datos, que se<br />
puede organizar, actualizar, ordenar, consultar e imprimir conforme<br />
se necesite. Una libreta de direcciones o un archivador son ejemplos<br />
de bases de datos. En ambos se almacenan unidades similares de<br />
información organizadas para su fácil recuperación.<br />
En el archivador, hay que escoger una forma de ordenar los datos,<br />
por ejemplo, alfabéticamente por el último nombre o por región.<br />
Almacenar contactos y direcciones en <strong>FileMaker</strong> Pro permite<br />
organizar la información de muchas formas. La información se<br />
puede ordenar por país, ciudad, último nombre o incluso por los tres<br />
campos.<br />
También se pueden ver subconjuntos de los datos, por ejemplo, sólo<br />
los contactos en una ciudad concreta. Una base de datos no sólo<br />
conserva información, sirve para organizarla y analizarla y hacer<br />
comprensible su significado.<br />
M N<br />
Nicolás<br />
Carretas, 7<br />
García<br />
Madrid<br />
(717) 555-0011<br />
SP 28027<br />
Una libreta de direcciones es como una base de datos<br />
Registros<br />
Campos<br />
Una base de datos puede consistir en un archivo con los nombres,<br />
direcciones y números de teléfono y fax de todos los clientes.<br />
Una base de datos también puede estar formada por muchos archivos<br />
que, juntos, contengan toda la información de un tema concreto o de<br />
temas relacionados (denominados a veces sistemas de bases de<br />
datos). Las prestaciones relacionales de <strong>FileMaker</strong> Pro permiten unir<br />
información de distintos archivos para crear una base de datos<br />
relacional. Por ejemplo, un archivo puede mostrar los clientes que<br />
realizaron un viaje determinado y un archivo relacionado el precio<br />
que pagaron. Para obtener más información sobre bases de datos<br />
relacionales, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos<br />
relacionados”.
1-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Archivo de clientes<br />
ID Cliente 002<br />
Nombre<br />
Eduardo García<br />
Teléfono 91-3660105<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro incluye archivos de plantillas que permiten empezar<br />
sin pérdida de tiempo. Para abrir un archivo de plantillas, escoja el<br />
menú Archivo > Nueva base de datos y seleccione el archivo que se<br />
ajuste a sus necesidades.<br />
Archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Para empezar a trabajar con <strong>FileMaker</strong> Pro, debe familiarizarse antes<br />
con los conceptos básicos de los archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro y con<br />
algunos sencillos conceptos sobre bases de datos.<br />
Campos y registros<br />
Archivo de facturas<br />
ID Cliente<br />
Nombre <strong>del</strong> cliente<br />
Teléfono<br />
ID Factura<br />
Los campos son los elementos fundamentales de un archivo de bases<br />
de datos. Se utilizan para almacenar, calcular y mostrar los datos<br />
introducidos en los registros. Cada unidad de información de los<br />
registros, como el nombre, número de ID o número de teléfono, se<br />
almacena en un campo.<br />
002<br />
Eduardo García<br />
91-3660105<br />
12345<br />
Producto<br />
ID Producto Precio<br />
ET3 Bolsa de viaje 5.000.- Pts.<br />
ET4 Reserva 6.000.- Pts.<br />
Archivo de productos<br />
ID Producto ET3<br />
Producto<br />
Precio<br />
Paquete<br />
Bolsa de viaje<br />
5.000.- Pts.<br />
34<br />
Registro de la base de datos de clientes<br />
En el ejemplo anterior, los campos localizan la información de<br />
nombre y dirección. Por ejemplo, escriba el nombre de un cliente en<br />
el campo Nombre, el apellido en el campo Apellidos, etc. Utilice un<br />
campo por cada unidad de información almacenada.<br />
Un archivo de base de datos contiene uno o más registros. Cada<br />
registro contiene campos que albergan información similar acerca de<br />
temas o actividades. Por ejemplo, los campos de un registro <strong>del</strong><br />
archivo de clientes contiene información de las direcciones de un<br />
cliente.<br />
Para introducir datos en un archivo de base de datos, es necesario<br />
crear un registro e introducir datos en sus campos. Una vez creados<br />
los registros de un archivo, existen varias formas de trabajar con<br />
ellos: se pueden editar, ordenar, consultar los que contengan<br />
determinados datos y compartir los datos en red.<br />
La información introducida en un campo es su valor. Los valores de<br />
los campos se pueden escribir, importar desde otra aplicación o<br />
introducir de diversas formas. Deben tener uno de los formatos<br />
siguientes:<br />
1 de texto<br />
1 numérico
1 de fecha<br />
1 de hora<br />
1 de gráfico, sonido, película o, sólo para Windows, OLE<br />
1 de resultado de fórmulas que calculan el valor <strong>del</strong> campo<br />
1 de sumario de valores de campo en grupos de registros<br />
Presentaciones<br />
En <strong>FileMaker</strong> Pro, las presentaciones determinan la forma de<br />
organizar la información para ver, imprimir, buscar e introducir<br />
datos y realizar informes con ellos. Las presentaciones no almacenan<br />
los datos, sólo los muestran.<br />
Los archivos de bases de datos pueden tener muchas presentaciones<br />
diferentes que muestren los datos de distintas formas. En un archivo<br />
de base de datos se pueden diseñar distintas presentaciones para la<br />
introducción de datos, los informes de sumarios, la impresión de<br />
etiquetas de correo, la publicación de bases de datos en la Web, etc.<br />
Las modificaciones en el diseño de una presentación no afectan a los<br />
datos ni a las otras presentaciones <strong>del</strong> archivo. Al cambiar los datos<br />
de un campo, las modificaciones se reflejan en todas las<br />
presentaciones de la base de datos.<br />
Sergio Gómez<br />
Carretas, 7<br />
28026 Madrid, España<br />
Lista de teléfonos<br />
Juanita Alvarez 91-3660105<br />
Nicolás García 91-3880106<br />
Eduardo García 91-3669897<br />
Sergio Gómez 91-4080850<br />
Rodolfo Fernández 948-545278<br />
Mario Pérez 98-4510105<br />
Juan García 91-8557894<br />
Emilio Velilla 91-3679105<br />
Le Nguyen 91-3469926<br />
Kentaro Ogawa 91-5653660<br />
Carlos Martínez 91-4289516<br />
John Smith 94-5278588<br />
Carmen López 91-3366010<br />
Sergio Gómez 91-4536601<br />
Luis Alfredo Gracia 94-3660985<br />
Conceptos básicos de <strong>FileMaker</strong> Pro 1-3<br />
Querida María,<br />
Gracias por reservar un crucero con nosotros.<br />
Valoramos y apreciamos la oportunidad de<br />
trabajar con usted.<br />
Si tiene alguna duda sobre las reservas, no<br />
dude en llamarnos. Nuestro deseo es que<br />
quede satisfecha <strong>del</strong> crucero.<br />
Atentamente,<br />
Juan García<br />
Los mismos datos se organizan de diferentes maneras con distintas presentaciones.<br />
En una presentación se puede:<br />
1 escoger los campos a mostrar<br />
1 organizar y dar formato a los campos<br />
1 añadir o modificar etiquetas de campos<br />
1 crear informes para, por ejemplo, agrupar o resumir datos<br />
1 añadir botones que faciliten la utilización <strong>del</strong> archivo<br />
1 especificar los registros a imprimir<br />
1 añadir gráficos y texto para enfatizar o resaltar
1-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Modos<br />
En <strong>FileMaker</strong> Pro el trabajo con datos se realiza mediante cuatro<br />
modos.<br />
Para cambiar de modo, utilice el menú desplegable de la parte<br />
inferior izquierda de la ventana o escoja uno en el menú Vista.<br />
Modo Tareas<br />
Menú desplegable de modos<br />
Visualizar En este modo se trabaja con los datos de los archivos. Se<br />
añaden, ven, modifican, ordenan, omiten (ocultan) y<br />
eliminan registros. En modo Visualizar se realiza la mayor<br />
parte <strong>del</strong> trabajo, como la entrada de datos.<br />
Buscar Busca registros concretos que coincidan con un conjunto de<br />
criterios. A continuación, se puede trabajar con este<br />
subconjunto de registros, denominado conjunto encontrado.<br />
Una vez encontrado el grupo de registros, <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
vuelve al modo Visualizar para poder trabajar con ellos.<br />
Presentación Determina la forma de presentar la información en pantalla<br />
y en los informes, etiquetas y formularios impresos. En este<br />
modo se diseñan presentaciones para tareas concretas, como<br />
introducir datos o imprimir facturas y sobres. Se pueden<br />
crear presentaciones propias u organizar campos y demás<br />
objetos para modificar las presentaciones existentes.<br />
Vista previa Muestra la forma en que aparecerán los datos en los<br />
formularios e informes antes de imprimirlos. El modo Vista<br />
previa resulta especialmente útil en presentaciones con<br />
varias columnas, como etiquetas de correo, y en informes<br />
agrupados con sumarios.<br />
Modo Visualizar<br />
Modo Buscar<br />
Compartir datos<br />
Modo Presentación<br />
Modo Vista previa<br />
Una ventaja de almacenar datos en <strong>FileMaker</strong> Pro es la posibilidad<br />
de compartirlos. Los datos se pueden compartir con otros <strong>usuario</strong>s de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro en una red o utilizar Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
para compartirlos en la Web o con ODBC.<br />
1 Si se utiliza <strong>FileMaker</strong> Pro para compartir datos en red con más de<br />
diez invitados, los archivos deben hospedarse con <strong>FileMaker</strong> Server.<br />
Para obtener más información, consulte el capítulo 13, “Compartir<br />
bases de datos en red”.
1 Para obtener más información acerca de la publicación de datos de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro en la Web, consulte el capítulo 14, “Publicar bases de<br />
datos en la Web”. Para obtener más información acerca <strong>del</strong> número<br />
de direcciones IP que pueden acceder a una base de datos, consulte<br />
la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e<br />
índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba guests.<br />
1 Para obtener más información acerca de la compartición de datos<br />
mediante ODBC, consulte el capítulo 15, “Utilizar ODBC con<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro”.<br />
Comandos de menú<br />
Existen varias maneras de acceder a los comandos de menú de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Formas de acceder a un comando de menú:<br />
1 escogerlo en un menú<br />
1 pulsar un atajo de teclado<br />
1 hacer clic en una herramienta de una barra de herramientas<br />
1 escogerlo en un menú contextual<br />
1 activarlo desde un evento Apple<br />
Para obtener una lista de los atajos de teclado más utilizados,<br />
consulte apéndice C, “Referencia rápida de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
(Windows)”, y apéndice D, “Referencia rápida de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
(Mac OS)”.<br />
Importante Si no se dispone de acceso completo a un archivo,<br />
algunas opciones de menú aparecen atenuadas. Por ejemplo, al abrir<br />
un archivo sin tener acceso a la creación de registros, el comando<br />
Nuevo registro y el botón de la barra de herramientas aparecen<br />
atenuados.<br />
Utilizar barras de herramientas<br />
Conceptos básicos de <strong>FileMaker</strong> Pro 1-5<br />
Las barras de herramientas proporcionan acceso rápido a muchos<br />
comandos de menú de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Para ver la descripción de un botón, mantenga el cursor sobre él.<br />
Los botones de la barra de herramientas varían en función <strong>del</strong> modo<br />
utilizado. Por ejemplo, la barra de herramientas estándar <strong>del</strong> modo<br />
Visualizar contiene botones que facilitan la creación y eliminación<br />
de registros. En modo Buscar, los botones facilitan la creación y<br />
eliminación de peticiones de búsqueda.<br />
Además, cada conjunto de barras de herramientas dispone de<br />
diferentes comandos de menú:<br />
Barra de<br />
herramientas Modo Tipos de comandos<br />
Estándar todos los<br />
modos<br />
La información de herramientas<br />
describe cada botón de la barra<br />
Para cambiar de posición las barras de herramientas, arrastrar el manipulador<br />
Barra de herramientas estándar <strong>del</strong> modo Visualizar<br />
Barra de herramientas estándar <strong>del</strong> modo Buscar<br />
Comandos <strong>del</strong> sistema operativo, como Nueva<br />
base de datos, Copiar o Pegar, además de los<br />
comandos de menú de cada modo, por<br />
ejemplo, Nuevo registro, en modo Visualizar o<br />
Nueva presentación/informe, en modo<br />
Presentación.
1-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Barra de<br />
herramientas Modo Tipos de comandos<br />
Formato de<br />
texto<br />
Visualizar y<br />
Presentación<br />
La ubicación y la posición de las barras de herramientas se puede<br />
modificar desplazándolas y cambiándolas de tamaño.<br />
Utilizar menús contextuales<br />
Comandos de menú de formatos de texto para<br />
cambiar fuente, tamaño, estilo y color <strong>del</strong> texto<br />
Disposición Presentación Comandos para desplazar o reorganizar<br />
objetos (agrupar, bloquear, mover <strong>del</strong> frente<br />
hacia atrás, rotar y alinear)<br />
Herramientas Presentación Comandos para acceder a las herramientas de<br />
edición <strong>del</strong> panel de estado, como las<br />
herramientas Texto, Rectángulo, Campo, etc.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Mostrar barras de<br />
herramientas<br />
Ocultar barras de<br />
herramientas<br />
Desplazar barras de<br />
herramientas<br />
Cambiar el tamaño<br />
de las barras de<br />
herramientas<br />
Escoja el menú Vista > Barras de herramientas y<br />
especifique las barras de herramientas con las que<br />
trabajar.<br />
Escoja el menú Vista > Barras de herramientas y<br />
especifique las barras de herramientas a desactivar. En<br />
las barras de herramientas flotantes también se puede<br />
hacer clic en el cuadro de cierre.<br />
Haga clic en el manipulador de la parte izquierda de las<br />
barras de herramientas y arrastre hasta la nueva<br />
ubicación.<br />
Aleje las barras de herramientas de la barra de menú. En<br />
Windows, arrastre, a continuación, el lado izquierdo,<br />
derecho o inferior de las barras de herramientas. El cursor<br />
se convierte en una flecha doble. En Mac OS, arrastre la<br />
esquina inferior derecha de las barras de herramientas.<br />
Para editar objetos con rapidez, escoja los comandos de edición<br />
directamente en un menú desplegable, (“menús contextuales” en<br />
Mac OS).<br />
Los comandos de menús contextuales varían según el modo<br />
utilizado, el elemento sobre el que se encuentra el cursor y si existe<br />
un elemento seleccionado. Por ejemplo, si existe texto seleccionado<br />
en modo Visualizar, aparecen comandos como Cortar, Copiar o<br />
Pegar y comandos de formato de texto. Si se selecciona un campo en<br />
modo Presentación, se accede a un conjunto de comandos diferente.<br />
Menús contextuales en modo Visualizar<br />
Para mostrar un menú contextual en Windows, pulse el botón<br />
secundario <strong>del</strong> ratón mientras el puntero se encuentra sobre un objeto<br />
o unos datos. En Mac OS, pulse la tecla Control al hacer clic con el<br />
botón <strong>del</strong> ratón sobre un objeto o unos datos.<br />
Modo<br />
Menús contextuales en modo Presentación<br />
Areas en las que se encuentran menús<br />
contextuales<br />
Visualizar Barras de herramientas, regla de texto, campos y fuera de<br />
los campos<br />
Buscar Barras de herramientas, campos y fuera de los campos<br />
Vista previa Barras de herramientas o cualquier parte <strong>del</strong> documento<br />
Presentación Barras de herramientas, regla de texto, campos, objetos o<br />
grupo de objetos, texto seleccionado, partes o cualquier<br />
lugar de la presentación
Gestionar archivos<br />
En <strong>FileMaker</strong> Pro, se puede trabajar con archivos de bases de datos<br />
existentes o iniciar nuevos archivos. Las secciones siguientes<br />
describen cómo trabajar con archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro existentes.<br />
Para obtener más información acerca de la creación de bases de<br />
datos, consulte el capítulo 5, “Crear bases de datos”.<br />
Iniciar <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Existen varias formas de iniciar la aplicación <strong>FileMaker</strong> Pro:<br />
1 Haga doble clic en el icono de la aplicación <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 Haga doble clic en un archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 Arrastre un archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro sobre el icono de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 Windows: haga clic en el botón Inicio, Programas ><br />
<strong>FileMaker</strong> Pro 5 > <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Abrir archivos<br />
Para abrir un archivo cuando <strong>FileMaker</strong> Pro ya está ejecutándose:<br />
1. Escoja el menú Archivo > Abrir.<br />
2. Haga doble clic en el nombre <strong>del</strong> archivo que desee abrir.<br />
Si se solicita una contraseña, escríbala y haga clic en OK.<br />
Para abrir un archivo cuando <strong>FileMaker</strong> Pro no está ejecutándose,<br />
escoja uno de los métodos siguientes:<br />
1 Haga doble clic en el icono <strong>del</strong> archivo<br />
1 Arrastre el archivo sobre el icono de la aplicación <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 Haga doble clic en el icono de la aplicación <strong>FileMaker</strong> Pro. En el<br />
cuadro de diálogo Nueva base de datos, seleccione Abrir un archivo<br />
existente, haga clic en OK y doble clic en el nombre <strong>del</strong> archivo.<br />
Conceptos básicos de <strong>FileMaker</strong> Pro 1-7<br />
Los archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro para Windows se pueden abrir en<br />
Mac OS y viceversa. Si tiene intención de mover archivos entre<br />
plataformas, es recomendable incluir la extensión .FP5 en los<br />
nombres de archivo. Si se añaden o eliminan extensiones de nombres<br />
de archivo, es necesario volver a especificar las ubicaciones de los<br />
archivos relacionados y de los archivos con guiones externos.<br />
Para obtener más información acerca de la apertura de archivos<br />
hospedados en otro ordenador, consulte “Abrir archivos como<br />
invitado” en la página 13-5.<br />
Consejo Los archivos abiertos recientemente se pueden mostrar en el<br />
menú Archivo. Consulte “Configurar preferencias generales de la<br />
aplicación” en la página A-1.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Si abre un archivo creado con una versión anterior de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro (versión 4.1 y anteriores), debe convertirlo al formato<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro 5. Los campos de fechas que almacenaban y<br />
mostraban años de dos dígitos (92, por ejemplo) aparecen tras la<br />
conversión con años de cuatro dígitos (1992). Puede ser necesario<br />
cambiar el tamaño de los campos de fechas para que muestren cuatro<br />
dígitos o darles formato para que muestren dos dígitos. Para obtener<br />
más información acerca de la apertura de archivos de versiones<br />
anteriores, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la<br />
pestaña Indice y escriba converting files.<br />
Importante Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre<br />
años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo<br />
gestiona <strong>FileMaker</strong> Pro 5 los problemas <strong>del</strong> año 2000, visite<br />
www.filemaker.com.<br />
1 Al abrir archivos guardados con formatos internos por defecto y<br />
diferentes de los formatos <strong>del</strong> sistema definidos en el ordenador,<br />
pueden aparecer mensajes de alerta. En la ayuda se documenta el<br />
trabajo con archivos internos. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e<br />
índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba international<br />
formats.
1-8 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 Si el administrador de la base de datos asigna una contraseña por<br />
defecto, se pueden abrir archivos con acceso limitado. Para obtener<br />
más información, consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1 y<br />
póngase en contacto con el administrador.<br />
1 En <strong>FileMaker</strong> Pro se pueden abrir directamente archivos creados<br />
en otra aplicación, como muchas versiones de Microsoft Excel.<br />
Consulte “Importar datos en <strong>FileMaker</strong> Pro” en la página 12-2.<br />
Cerrar archivos<br />
Se puede cerrar un archivo sin salir de <strong>FileMaker</strong> Pro o se puede salir<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro, lo que cierra todos los archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Importante <strong>FileMaker</strong> Pro guarda los cambios realizados en un<br />
archivo mientras se trabaja y siempre que se cierra un archivo o se<br />
sale de la aplicación.<br />
Para cerrar un archivo, compruebe que la ventana <strong>del</strong> archivo está<br />
activa y realice uno de los procedimientos siguientes:<br />
1 Escoja el menú Archivo > Cerrar.<br />
1 En Windows: haga doble clic en el icono <strong>del</strong> documento, en la<br />
esquina superior izquierda de su ventana.<br />
1 En Windows: haga clic en el botón de cierre, en la esquina superior<br />
derecha de la barra de menú.<br />
1 En Mac OS: haga clic en el cuadro de cierre, en la esquina superior<br />
izquierda de la ventana.<br />
Guardar archivos<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro guarda automáticamente los cambios realizados en un<br />
archivo conforme se trabaja. También permite especificar la<br />
frecuencia con que <strong>FileMaker</strong> Pro guarda los cambios. Consulte<br />
“Configurar preferencias de memoria” en la página A-3.<br />
Importante Es recomendable realizar copias de seguridad de los<br />
archivos. Guarde siempre una copia antes de efectuar cambios<br />
importantes. Después de eliminar un campo desde el cuadro de<br />
diálogo Definir campos o de eliminar registros con los comandos<br />
Eliminar registro o Eliminar todos los registros no es posible restaurar los<br />
datos. Para obtener más información, consulte apéndice B, “Copias<br />
de seguridad y recuperación de archivos”.<br />
Para guardar una copia <strong>del</strong> archivo:<br />
1. Active el archivo a guardar y escoja el menú Archivo > Guardar una<br />
copia como.<br />
2. En la lista Guardar una (Windows) o Tipo (Mac OS), escoja una<br />
opción para guardar la copia.<br />
Escoja esta<br />
opción Para realizar lo siguiente<br />
copia <strong>del</strong> archivo<br />
actual<br />
copia comprimida<br />
(más reducida)<br />
clon (una copia sin<br />
registros)<br />
Duplicar todo el archivo, incluidas las definiciones de<br />
campos, presentaciones, guiones, opciones de ajuste de<br />
página y datos. Es recomendable duplicar los archivos<br />
antes de efectuar cambios importantes.<br />
Comprimir todo el archivo en menos espacio de disco<br />
mediante la recuperación de espacio no utilizado <strong>del</strong><br />
archivo. Guardar una copia comprimida resulta útil si se<br />
editan numerosos registros con frecuencia.<br />
Crear una copia con todas las definiciones de campos,<br />
presentaciones, guiones y opciones de ajuste de página,<br />
pero sin los datos. Haga un clon para obtener una plantilla<br />
<strong>del</strong> archivo.
3. Escriba un nombre para el nuevo archivo.<br />
Nombre <strong>del</strong> nuevo<br />
archivo<br />
Extensión<br />
Opciones para<br />
guardar la copia<br />
Nombre <strong>del</strong><br />
nuevo archivo<br />
Opciones para<br />
guardar una copia<br />
4. Haga clic en Guardar.<br />
Cuadro de diálogo Guardar una copia como (Windows)<br />
Cuadro de diálogo Guardar una copia como (Mac OS)<br />
Salir de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Conceptos básicos de <strong>FileMaker</strong> Pro 1-9<br />
Cuando haya terminado de trabajar en <strong>FileMaker</strong> Pro, escoja el menú<br />
Archivo > Salir (Windows) o Archivo > Salir (Mac OS). <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
guarda siempre los cambios realizados en el archivo al salir de la<br />
aplicación.<br />
Importante Cierre siempre <strong>FileMaker</strong> Pro antes de apagar el<br />
ordenador.
Existen muchas formas de visualizar los datos y trabajar con ellos en<br />
una base de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro. En este capítulo se explica<br />
cómo:<br />
1 visualizar registros en una base de datos<br />
1 añadir, duplicar y eliminar registros<br />
1 añadir y editar datos en los campos<br />
1 trabajar con texto en los campos<br />
1 comprobar la ortografía de los datos<br />
Para obtener una introducción a los campos y los registros, consulte<br />
“Campos y registros” en la página 1-2.<br />
Funcionamiento de registros en modo<br />
Visualizar<br />
En modo Visualizar, se pueden introducir, ver, cambiar y eliminar<br />
datos de la base de datos. <strong>FileMaker</strong> Pro guarda los cambios<br />
realizados en los archivos conforme se trabaja.<br />
En modo Visualizar, se puede trabajar con todos los registros de un<br />
archivo o con un grupo de registros denominado conjunto<br />
encontrado. Los registros se pueden mostrar ordenados según un<br />
tipo o con el orden en el que se añadieron al archivo.<br />
Para cambiar desde otro modo al modo Visualizar, escoja el menú<br />
Vista > Modo Visualizar.<br />
Capítulo 2<br />
Añadir y visualizar datos<br />
Menú<br />
desplegable<br />
Presentación<br />
Icono de agenda<br />
Número de registros<br />
<strong>del</strong> archivo<br />
Estado <strong>del</strong> orden<br />
actual de los<br />
registros<br />
Controles para ampliar/reducir<br />
Control de área de estado<br />
Archivo de productos en modo Visualizar.<br />
Area de estado Barra de herramientas Estándar<br />
Menú desplegable de modos<br />
La base de datos contiene una o más presentaciones que muestran los<br />
datos de diferentes maneras. Si la base de datos dispone de varias<br />
presentaciones, se puede escoger una diferente en el menú<br />
desplegable de presentaciones, en la parte superior <strong>del</strong> área de<br />
estado.<br />
Para obtener más información, consulte “Guardar archivos” en la<br />
página 1-8, “Buscar registros” en la página 3-1, “Ordenar registros”<br />
en la página 3-9, y “Presentaciones e informes” en la página 6-1.
2-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Visualizar registros<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro ofrece tres vistas en cada presentación: formulario,<br />
lista y tabla. Al cambiar de vista, cambia temporalmente la forma de<br />
visualizar e imprimir registros.<br />
Para ver<br />
En los modos Visualizar, Buscar y Vista previa,<br />
realice lo siguiente<br />
Registros individuales Escoja el menú Vista > Ver como formulario.<br />
Registros en una lista Escoja el menú Vista > Ver como lista.<br />
Registros en tablas Escoja el menú Vista > Ver como tabla. (Consulte la<br />
siguiente sección, “Visualizar registros en tablas”.)<br />
La ilustración siguiente muestra la misma presentación con tres vistas.<br />
Ver como formulario<br />
Etiquetas de<br />
campo<br />
Ver como lista<br />
Ver como tabla<br />
Datos de campos<br />
Al visualizar los<br />
registros de una<br />
lista o tabla,<br />
aparecen todos<br />
los que caben en<br />
la pantalla<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Si dispone de privilegios de diseño de presentación, puede<br />
especificar las vistas disponibles en cada presentación. Consulte<br />
“Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla”<br />
en la página 6-11.<br />
Para controlar más el aspecto de los datos, cree presentaciones<br />
diseñadas para mostrar registros en lista o tabla. Consulte “Lista/<br />
informe en columnas” en la página 6-3 y “Vista Tabla” en la<br />
página 6-4.<br />
1 Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla no afectan<br />
a las bases de datos publicadas mediante la publicación en la Web al<br />
instante de <strong>FileMaker</strong> Pro. Para configurar las vistas de publicación<br />
en la Web, consulte “Configurar las vistas en el navegador” en la<br />
página 14-11.<br />
Visualizar registros en tablas<br />
1. Para ver los registros en tablas, escoja el menú Vista > Ver como<br />
tabla.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Ordenar de<br />
nuevo las<br />
columnas<br />
Cambiar el<br />
tamaño de una<br />
columna<br />
Haga clic en la cabecera de una columna y arrástrela hasta la<br />
nueva ubicación.<br />
Mueva el puntero hasta el borde de la cabecera de la columna.<br />
Cuando adopte la forma de doble flecha ( ), arrastre hasta<br />
conseguir el tamaño deseado.<br />
Para precisar la anchura, seleccione una o más columnas, haga<br />
clic con el botón secundario (Windows) o pulse Control y<br />
haga clic (Mac OS). En el menú contextual, escoja Establecer<br />
anchura de columna. En el cuadro de diálogo, introduzca una<br />
anchura, escoja las unidades de la lista y haga clic en OK.
Para Realice lo siguiente<br />
Ordenar<br />
registros<br />
1 Haga clic en la cabecera de una columna.<br />
1 Seleccione una o más columnas, haga clic con el botón<br />
secundario (Windows) o pulse Control mientras hace clic<br />
(Mac OS) y escoja el tipo de ordenación en el menú<br />
contextual. Si selecciona varias columnas, su orden (izquierda<br />
a derecha) determina el tipo de ordenación. Para obtener más<br />
información, consulte “Ordenar registros” en la página 3-9.<br />
Nota Los registros se pueden ordenar cuando Ordenar datos al<br />
seleccionar columna está seleccionado en el cuadro de diálogo<br />
Propiedades de vista Tabla. Consulte “Configurar Ver como<br />
formulario, Ver como lista y Ver como tabla” en la<br />
página 6-11.<br />
2. Si <strong>FileMaker</strong> Pro solicita guardar los cambios realizados en la<br />
presentación, se puede escoger cómo aparecerá ésta la siguiente vez<br />
que se abra el archivo.<br />
Para Haga clic en<br />
Ver los cambios en la presentación Sí<br />
Ver la presentación en el estado anterior a los cambios No<br />
La barra de<br />
registro actual<br />
señala el registro<br />
seleccionado<br />
Ver como tabla<br />
Cabeceras de columnas. Cada columna<br />
muestra un campo de la presentación actual<br />
Los valores de campos repetidos<br />
aparecen horizontalmente<br />
Añadir y visualizar datos 2-3<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Si dispone de privilegios de diseño de presentación, puede<br />
establecer las opciones para personalizar la presentación y sus<br />
funciones en Ver como tabla. (Consulte“Configurar Ver como<br />
formulario, Ver como lista y Ver como tabla” en la página 6-11.)<br />
1 Puede seleccionar varias columnas para ordenarlas de nuevo,<br />
cambiar su tamaño u ordenar los datos, pero no seleccionar varias<br />
celdas de una tabla.<br />
1 Si una presentación contiene un portal, Ver como tabla muestra los<br />
datos desde el primer registro relacionado (la primera fila <strong>del</strong> portal).<br />
Consulte “Bases de datos relacionales” en la página 8-3.<br />
1 Para obtener más información acerca de Ver como tabla, escoja el<br />
menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y<br />
escriba View as table command.<br />
Seleccionar registro actual<br />
En modo Visualizar, una base de datos tiene un registro actual<br />
(seleccionado) cada vez.<br />
En esta vista El registro actual es<br />
Ver como<br />
formulario<br />
Ver como lista o<br />
Ver como tabla<br />
El registro de la pantalla<br />
El registro marcado con una barra gruesa en el lateral<br />
izquierdo. Para trabajar con otro registro, haga clic en<br />
él para convertirlo en el actual.
2-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Barra de<br />
registro actual<br />
en Ver como<br />
lista<br />
Para obtener información acerca de las vistas, consulte “Visualizar<br />
registros” en la página 2-2.<br />
Para seleccionar un registro relacionado en un portal, seleccione la<br />
fila <strong>del</strong> portal (haga clic dentro de la fila pero fuera de cualquier<br />
campo). Para obtener información acerca de registros relacionados y<br />
portales, consulte “Bases de datos relacionales” en la página 8-3.<br />
Portal<br />
Hacer clic dentro de la fila <strong>del</strong> portal para<br />
seleccionar el registro relacionado<br />
Desplazarse por registros<br />
Para desplazarse de un registro a otro, utilice el icono de agenda <strong>del</strong><br />
área de estado.<br />
Para desplazarse Realice lo siguiente<br />
Un registro cada vez<br />
hacia <strong>del</strong>ante<br />
Un registro cada vez<br />
hacia atrás<br />
Rápidamente hasta un<br />
registro concreto<br />
Rápidamente por los<br />
registros<br />
Por los registros de Ver<br />
como lista y Ver como<br />
tabla<br />
A un registro con un<br />
valor único conocido<br />
Icono de agenda<br />
Número de registros<br />
<strong>del</strong> archivo<br />
Añadir y duplicar registros<br />
Marcador<br />
Número <strong>del</strong> registro actual<br />
Haga clic en la última página <strong>del</strong> icono de la agenda.<br />
Haga clic en la primera página <strong>del</strong> icono de la agenda<br />
1 Haga clic en el número <strong>del</strong> registro actual, en la<br />
parte inferior <strong>del</strong> icono de la agenda, escriba el<br />
número <strong>del</strong> registro que busca y pulse Intro<br />
(Windows) o Retorno (Mac OS).<br />
1 Pulse Esc, escriba el número de registro y pulse<br />
Intro o Retorno.<br />
Arrastre el marcador hacia arriba o hacia abajo para<br />
desplazarse hacia <strong>del</strong>ante o hacia atrás.<br />
Utilice la barra de desplazamiento situada a la derecha<br />
de la ventana.<br />
Consulte “Buscar registros” en la página 3-1.<br />
Al añadir o duplicar registros, <strong>FileMaker</strong> Pro almacena los registros<br />
nuevos al final <strong>del</strong> archivo. En modo Visualizar, el nuevo registro<br />
aparece a continuación <strong>del</strong> actual o <strong>del</strong> último registro <strong>del</strong> conjunto<br />
encontrado.
1 Si los registros están ordenados o semi-ordenados, el nuevo<br />
registro aparece inmediatamente después <strong>del</strong> actual y el estado de<br />
orden cambia a Semi-ord.<br />
1 Si los registros están desordenados, el nuevo registro aparece a<br />
continuación <strong>del</strong> último registro <strong>del</strong> conjunto encontrado. Para<br />
obtener más información, consulte “Ordenar registros” en la<br />
página 3-9.<br />
Nota Si un archivo está bloqueado, protegido contra escritura o no<br />
se dispone de privilegios de acceso para crear registros,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro no añade registros nuevos. Consulte “Definir<br />
contraseñas” en la página 9-1.<br />
Para En modo Visualizar, realice lo siguiente<br />
Añadir un nuevo registro<br />
vacío<br />
Añadir rápidamente un<br />
registro con los mismos<br />
datos, o similares, a los<br />
de un registro existente.<br />
Añadir o duplicar<br />
registros relacionados<br />
Escoja el menú Registros > Nuevo registro. Aparece<br />
un registro vacío con un campo seleccionado.<br />
Seleccione el registro a duplicar. A continuación,<br />
escoja el menú Registros > Duplicar registro.<br />
(Consulte “Seleccionar registro actual” en la<br />
página 2-3.)<br />
Consulte la siguiente sección.<br />
Si el campo está definido para introducir valores de campo<br />
automáticamente, estos valores aparecen en el nuevo registro.<br />
Consulte “Definir entradas de datos automáticas” en la página 5-10.<br />
Para introducir o cambiar valores en el nuevo registro, consulte<br />
“Introducir datos en registros” en la página 2-6.<br />
Añadir y duplicar registros relacionados<br />
Si trabaja con archivos relacionados, puede añadir registros al<br />
archivo relacionado conforme introduce datos en un registro <strong>del</strong><br />
archivo maestro.<br />
Añadir y visualizar datos 2-5<br />
Nota Sólo se pueden añadir registros relacionados desde el archivo<br />
maestro si la relación está definida para permitir la creación de<br />
dichos registros. (Consulte “Definir relaciones de bases de datos<br />
relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)<br />
Para En modo Visualizar, realice lo siguiente<br />
Crear un registro en<br />
el archivo maestro<br />
Escoja el menú Registros > Nuevo registro.<br />
Añadir un registro a<br />
un archivo<br />
relacionado<br />
Duplicar un registro<br />
maestro (y mostrar<br />
los datos<br />
relacionados)<br />
Duplicar un registro<br />
relacionado de un<br />
portal<br />
Archivo maestro<br />
Portal con los registros<br />
relacionados <strong>del</strong> archivo<br />
Facturas_elementos.fp5<br />
1 Si el campo relacionado está en un portal, escriba los<br />
datos en el campo de la última fila (vacía) <strong>del</strong> portal y<br />
pulse la tecla Tabulador.<br />
1 Si el campo relacionado no está en un portal, escriba los<br />
datos en el campo y pulse Tabulador.<br />
Compruebe que no existen registros seleccionados en un<br />
portal y escoja el menú Registros > Duplicar registro.<br />
Seleccione el registro <strong>del</strong> portal y escoja el menú Registros<br />
> Duplicar registro.<br />
Para añadir un registro relacionado al<br />
archivo Facturas_elementos.fp5,<br />
escribir en la última fila <strong>del</strong> portal
2-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Para obtener más información acerca de archivos relacionados,<br />
consulte “Visualizar datos de archivos relacionados” en la<br />
página 8-1.<br />
Eliminar registros<br />
Al eliminar un registro, se desechan permanentemente los datos de<br />
todos sus campos.<br />
Importante Los datos no se pueden recuperar y la acción de eliminar<br />
registros no se puede deshacer. Antes de eliminar registros, es<br />
recomendable hacer una copia de seguridad <strong>del</strong> archivo.<br />
Si se trabaja en una base de datos relacional y la opción para eliminar<br />
registros relacionados <strong>del</strong> cuadro de diálogo Editar relación está<br />
seleccionada, cuando se elimina un registro maestro <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
elimina los registros relacionados. Para obtener más información,<br />
consulte “Definir relaciones de bases de datos<br />
relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.<br />
Para eliminar Realice lo siguiente<br />
Un registro En modo Visualizar, seleccione el registro a eliminar. (Si<br />
elimina un registro maestro de una base de datos relacional,<br />
no seleccione la fila de un portal en el registro maestro.)<br />
Escoja el menú Registros > Eliminar registro y haga clic en<br />
Eliminar.<br />
Un registro<br />
relacionado<br />
Seleccione la fila de un portal en el archivo maestro<br />
haciendo clic dentro de la fila pero fuera de sus campos.<br />
Escoja el menú Registros > Eliminar registro y haga clic en<br />
Eliminar.<br />
Nota Para eliminar registros relacionados, Permitir el borrado<br />
de registros <strong>del</strong> portal debe estar seleccionado en el cuadro de<br />
diálogo Ajustar portal. (Consulte “Crear y dar formato a<br />
portales para que alberguen campos relacionados” en la<br />
página 6-22.)<br />
Para eliminar Realice lo siguiente<br />
Un grupo de<br />
registros<br />
Todos los<br />
registros de una<br />
base de datos<br />
Compruebe que el conjunto encontrado sólo contiene los<br />
registros a eliminar. (Consulte “Buscar registros” en la<br />
página 3-1.) En modo Visualizar, escoja el menú Registros ><br />
Eliminar todos los registros y haga clic en Borrar.<br />
1 En modo Visualizar, escoja el menú Registros > Mostrar<br />
todos los registros y escoja el menú Registros > Eliminar todos<br />
los registros.<br />
1 Crear un clon de la base de datos sin registros. Consulte<br />
“Guardar archivos” en la página 1-8.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para eliminar permanentemente una definición de campo y todos<br />
los datos <strong>del</strong> campo de todos los registros, consulte “Eliminar<br />
definiciones <strong>del</strong> campo y datos” en la página 5-14.<br />
1 Para omitir temporalmente registros <strong>del</strong> conjunto encontrado sin<br />
eliminarlos de la base de datos, consulte “Ocultar registros de un<br />
conjunto encontrado y mostrar registros ocultos” en la página 3-8.<br />
Introducir datos en registros<br />
Las secciones siguientes describen cómo añadir o cambiar datos en<br />
una base de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Si se trabaja con una base de datos sin registros, se debe crear uno<br />
para poder introducir datos. Consulte “Añadir y duplicar registros”<br />
en la página 2-4.<br />
Nota Si un archivo está bloqueado, protegido contra escritura o no se<br />
dispone de privilegios de acceso para editar registros, no se pueden<br />
modificar sus datos. Consulte “Definir contraseñas” en la<br />
página 9-1.
Seleccionar campos<br />
Para<br />
En los modos Visualizar y Buscar,<br />
realice lo siguiente<br />
Seleccionar un campo Haga clic en el campo<br />
Seleccionar el<br />
contenido de un<br />
campo<br />
Desplazarse al campo<br />
siguiente<br />
Desplazarse al campo<br />
anterior<br />
Desplazarse por los<br />
elementos de una lista<br />
de valores.<br />
Seleccione el campo y escoja el menú Edición ><br />
Seleccionar todo.<br />
Pulse la tecla Tabulador (o haga clic en el campo).<br />
Pulse Mayús+Tabulador (o haga clic en el campo).<br />
Pulse las teclas de dirección. Consulte “Introducir datos<br />
preestablecidos de listas de valores” en la página 2-9.<br />
Mac OS: las teclas de dirección no sirven para<br />
desplazarse por los elementos de los menús<br />
desplegables. Es necesario utilizar el ratón.<br />
Para obtener más información acerca de la selección de campos en<br />
los modos Visualizar y Buscar, consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña<br />
Indice y escriba fields, current.<br />
Introducir y cambiar datos de campos<br />
Se pueden introducir tantos datos como permita el límite de<br />
caracteres <strong>del</strong> tipo de campo. Por ejemplo, 255 caracteres en un<br />
campo numérico. Sólo se pueden ver e imprimir los datos que se<br />
ajustan a los límites <strong>del</strong> campo.<br />
Para En modo Visualizar, realice lo siguiente<br />
Introducir datos en<br />
campos de texto<br />
Introducir datos en<br />
campos numéricos<br />
Haga clic en el campo y escriba el texto<br />
(hasta 64.000 caracteres, aproximadamente).<br />
Haga clic en el campo y escriba hasta 255<br />
caracteres.<br />
Introducir datos en campos<br />
de fecha<br />
Introducir datos en un<br />
campo de hora<br />
Añadir y visualizar datos 2-7<br />
Para En modo Visualizar, realice lo siguiente<br />
Añadir datos a un campo<br />
contenedor<br />
Insertar un carácter de<br />
tabulador en un campo<br />
Añadir datos a campos con<br />
formato de botones<br />
circulares o de opción,<br />
cuadros de verificación,<br />
listas y menús<br />
Haga clic en el campo y escriba una fecha en una<br />
de sus líneas. Escriba el día, mes y año con<br />
números (por ejemplo, 2/3/2002), separados por<br />
un carácter no numérico, como – (menos) o /<br />
(barra oblicua).<br />
Importante Para evitar confusión al utilizar<br />
fechas, utilice siempre años de cuatro dígitos.<br />
Haga clic en el campo y escriba la hora (o un<br />
lapso de tiempo) de la forma siguiente:<br />
1 horas<br />
1 horas y minutos<br />
1 horas, minutos y segundos<br />
Separe las horas, minutos y segundos con un<br />
carácter no numérico como : (dos puntos).<br />
Escriba la hora con formato de 24 o de 12 horas,<br />
con o sin AM o PM. (AM indica horas anteriores<br />
a las 12:00.)<br />
Consulte “Funcionamiento de gráficos,<br />
sonidos y películas” en la página 2-12 y<br />
“Funcionamiento de objetos OLE” en la<br />
página 2-17.<br />
Haga clic donde desee insertar el tabulador.<br />
Pulse las teclas Control+Tabulador (Windows)<br />
u Opción+Tabulador (Mac OS).<br />
Consulte “Introducir datos preestablecidos de<br />
listas de valores” en la página 2-9.<br />
Eliminar datos de un campo Seleccione los datos y pulse Retroceso o<br />
Suprimir.<br />
Editar, dar formato o<br />
comprobar la ortografía<br />
<strong>del</strong> texto de un campo<br />
Consulte “Funcionamiento <strong>del</strong> texto” en la<br />
página 2-15.
2-8 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Para En modo Visualizar, realice lo siguiente<br />
Cambiar datos con rapidez,<br />
utilizando los comandos de<br />
un menú desplegable<br />
Consulte “Utilizar menús contextuales” en la<br />
página 1-6.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Los campos pueden estar definidos para garantizar que los datos se<br />
introducen con un formato concreto o dentro de un rango<br />
determinado. Consulte “Definir entradas de datos automáticas” en la<br />
página 5-10 y “Definir validaciones de campo” en la página 5-11.<br />
1 En algunos campos no se pueden introducir o cambiar datos. Por<br />
ejemplo, en campos de cálculo o de sumario con formatos diseñados<br />
para impedir entradas. El contenido de estos campos se puede copiar<br />
en otros. Consulte “Escoger tipo de campo” en la página 5-4 y<br />
“Permitir o evitar entradas en campos” en la página 7-8.<br />
1 Si en un campo de fecha no se escribe el año ni un carácter<br />
separador para el año, <strong>FileMaker</strong> Pro introduce el año actual.<br />
(Excepto si se ha definido en las opciones de campo la validación<br />
Año de 4 dígitos. Consulte “Definir validaciones de campo” en la<br />
página 5-11.)<br />
1 Para obtener más información acerca de cómo gestiona<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro 5 los problemas <strong>del</strong> año 2000, visite<br />
www.filemaker.com.<br />
1 Para devolver el registro actual al estado previo a la adición o<br />
cambio de datos, escoja el menú Registros > Restablecer registro antes<br />
de abandonar el registro actual o seleccionar otro.<br />
1 Puede pegar un valor <strong>del</strong> índice <strong>del</strong> campo, que contiene todos los<br />
valores <strong>del</strong> campo seleccionado. Los índices se describen en la<br />
Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la<br />
pestaña Indice y escriba index.<br />
1 Además de escribir, existen otras formas de introducir datos en un<br />
campo, como importarlos o copiarlos de otra fuente mediante un<br />
archivo relacionado o configurar <strong>FileMaker</strong> Pro para que introduzca<br />
automáticamente los datos al crear un registro. Consulte “Importar y<br />
exportar” en la página 12-1,“Visualizar datos de archivos<br />
relacionados” en la página 8-1, y “Definir entradas de datos<br />
automáticas” en la página 5-10.<br />
1 Para obtener más información acerca de la introducción y<br />
modificación de datos, consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja<br />
el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y<br />
escriba entering data.<br />
Utilización de una URL en un campo<br />
Si dispone de una URL (dirección Web) válida en un campo, puede<br />
abrirla en la aplicación determinada:<br />
1. Haga clic en el campo para seleccionarlo.<br />
2. Haga clic con el botón secundario (Windows) o pulse Control y<br />
haga clic (Mac OS) sobre la URL.<br />
3. En el menú contextual, escoja Abrir .<br />
Nota Esta función exige que esté instalado el archivo URL.DLL<br />
(Windows) o Internet Config 1.1 ó posterior (Mac OS). Estos<br />
componentes se describen en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba URL.
Copiar y desplazar datos en registros<br />
Puede copiar valores de cualquier tipo de campo, incluidos los<br />
campos con formato de botones circulares o de opción, cuadros de<br />
verificación, listas y menús.<br />
Para En modo Visualizar, realice lo siguiente<br />
Copiar o desplazar un valor<br />
de un campo a otro<br />
Copiar un valor de un campo<br />
<strong>del</strong> último registro al que se<br />
ha accedido (haciendo clic o<br />
pulsando Tabulador)<br />
Copiar valores de un registro<br />
en otra aplicación, como un<br />
procesador de texto<br />
Copiar los datos de un<br />
registro maestro y de todos<br />
los registros relacionados de<br />
un portal<br />
Copiar un registro<br />
relacionado de un portal<br />
Copiar el conjunto<br />
encontrado de registros en el<br />
Portapapeles<br />
Duplicar datos de otro<br />
registro en el registro actual<br />
Seleccione el contenido <strong>del</strong> campo y escoja el<br />
menú Edición > Copiar o Cortar. Muestre otro<br />
registro, si es necesario. (Consulte “Desplazarse<br />
por registros” en la página 2-4). Seleccione el<br />
campo en que almacenar los datos y escoja el<br />
menú Edición > Pegar.<br />
Haga clic en el campo que almacenará los datos.<br />
Escoja el menú Insertar > Desde último registro.<br />
Sin seleccionar campos, escoja el menú Edición ><br />
Copiar. Pegue los valores <strong>del</strong> Portapapeles en la<br />
otra aplicación.<br />
Sin seleccionar campos ni registros de un portal,<br />
escoja el menú Edición > Copiar.<br />
Seleccione un registro relacionado y escoja el<br />
menú Edición > Copiar.<br />
Sin seleccionar campos, escoja el menú Edición ><br />
Copiar pulsando Mayús (Windows) u Opción<br />
(Mac OS).<br />
Consulte “Añadir y duplicar registros” en la<br />
página 2-4.<br />
Añadir y visualizar datos 2-9<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Al copiar un registro se copia todo, excepto los datos de los campos<br />
contenedor. Los datos se copian con formato <strong>del</strong>imitado por<br />
tabuladores y con el orden en que aparecen los campos en la<br />
presentación. Los estilos de texto, como negrita o cursiva, no se<br />
copian.<br />
1 La información se puede arrastrar y dejar entre distintos campos,<br />
registros y aplicaciones. Consulte “Desplazar datos mediante<br />
arrastrar y dejar” en la página 2-10.<br />
1 Para obtener más información acerca de copiar y desplazar datos,<br />
consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escribadata.<br />
moving.<br />
Introducir datos preestablecidos de listas de valores<br />
Los valores de campos pueden aparecer como botones circulares o<br />
de opción, cuadros de verificación, listas desplegables o menús<br />
desplegables. Estas opciones se pueden utilizar para introducir con<br />
rapidez datos preestablecidos. Los datos se definen en listas de<br />
valores.
2-10 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Escoger para<br />
editar los valores<br />
de la lista<br />
Para En modo Visualizar, realice lo siguiente<br />
Escoger un valor<br />
preestablecido de un<br />
menú o lista desplegable<br />
Haga clic en campo y escoja el valor <strong>del</strong> menú o<br />
lista desplegable.<br />
Deseleccionar una lista Pulse Esc o haga clic otra vez en el campo.<br />
Escribir un valor no<br />
incluido en una lista<br />
desplegable<br />
Seleccionar o<br />
deseleccionar un botón<br />
circular (de opción)<br />
Seleccionar o<br />
deseleccionar un cuadro<br />
Introduzca un valor no<br />
incluido en una lista de<br />
valores<br />
Deseleccionar un<br />
elemento de Otro<br />
Menú desplegable<br />
Botones circulares<br />
Cuadros de verificación<br />
Lista desplegable<br />
Hacer clic para introducir<br />
valores no incluidos en la lista<br />
Haga clic en el campo otra vez y escriba el valor.<br />
Nota Si el campo tiene seleccionada la opción de<br />
validación Miembro de lista de valores, debe escribir<br />
un valor de la lista. Consulte “Definir validaciones<br />
de campo” en la página 5-11.<br />
Haga clic en el botón para seleccionar un valor.<br />
Para deseleccionar un botón, pulse Mayús y haga<br />
clic en él.<br />
Haga clic en el cuadro para seleccionar o<br />
deseleccionar un valor.<br />
Escoja o haga clic en Otro. Escriba un valor en el<br />
cuadro de diálogo y haga clic en OK.<br />
En el cuadro de diálogo, escoja o haga clic en Otro<br />
y elimine el valor asociado (y sus retornos de<br />
carro). Haga clic en OK. Esta acción deselecciona el<br />
campo.<br />
Para En modo Visualizar, realice lo siguiente<br />
Editar una lista de valores Escoja Edición y cambie los valores <strong>del</strong> cuadro de<br />
diálogo. Haga clic en OK.<br />
Nota Si se dispone de privilegios de diseño de presentación, se<br />
pueden establecer las opciones de formato de los campos para<br />
determinar su aspecto en la presentación. Por ejemplo, el formato<br />
determina si los elementos de Otro y de Edición aparecen en botones<br />
circulares, cuadros y listas o menús desplegables. Consulte<br />
“Formatear campos para utilizar listas desplegables, menús<br />
desplegables, cuadros de verificación o botones circulares al<br />
visualizar listas de valores” en la página 7-6.<br />
Desplazar datos mediante arrastrar y dejar<br />
Arrastrar y dejar se puede usar para transferir información dentro de<br />
un archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro o entre <strong>FileMaker</strong> Pro y otras<br />
aplicaciones que admitan arrastrar y dejar.<br />
Por ejemplo, puede arrastrar un número de un campo y dejarlo en<br />
otro campo de la misma base de datos o arrastrar un objeto de una<br />
presentación de <strong>FileMaker</strong> Pro y dejarlo en un documento de<br />
Microsoft Word.<br />
En <strong>FileMaker</strong> Pro, se puede utilizar arrastrar y dejar en los modos<br />
Visualizar, Buscar y Presentación. Para activar o desactivar la<br />
función para arrastrar y dejar texto en los modos Visualizar y Buscar,<br />
seleccione o deseleccione Activar arrastrar y dejar selección de texto en<br />
el área General <strong>del</strong> cuadro de diálogo Preferencias de la aplicación.<br />
Consulte “Configurar preferencias generales de la aplicación” en la<br />
página A-1.<br />
Para obtener más información acerca de arrastrar y dejar, escoja el<br />
menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y<br />
escriba drag and drop.
Insertar variables en campos<br />
Para insertar en un campo la fecha, hora o nombre de <strong>usuario</strong><br />
actuales, en los modos Visualizar y Buscar:<br />
1. Haga clic en el campo.<br />
2. Escoja el menú Insertar > Fecha actual, Hora actual o Nombre de<br />
<strong>usuario</strong> actual.<br />
Para insertar Conforme a Escoja<br />
La fecha, en un campo de fechas,<br />
numérico o de texto<br />
La hora, en un campo de hora,<br />
numérico o de texto<br />
El nombre de <strong>usuario</strong>, en un campo<br />
de texto o numérico<br />
Importante Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre<br />
años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo<br />
gestiona <strong>FileMaker</strong> Pro 5 los problemas <strong>del</strong> año 2000, visite<br />
www.filemaker.com.<br />
Una vez insertada la fecha, hora o nombre de <strong>usuario</strong> en un campo,<br />
sus valores no cambian. Para mostrar un valor que se actualice,<br />
coloque un símbolo de fecha, hora o nombre de <strong>usuario</strong> en la<br />
presentación. Consulte “Insertar en presentaciones el número de<br />
página, la fecha u otras variables” en la página 7-12.<br />
Reemplazar datos en campos<br />
La configuración<br />
<strong>del</strong> sistema<br />
operativo<br />
La configuración<br />
<strong>del</strong> sistema<br />
operativo<br />
Las preferencias de<br />
la aplicación<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Fecha actual<br />
Hora actual<br />
Nombre de<br />
<strong>usuario</strong> actual<br />
El contenido de un campo se puede reemplazar en todos o en un<br />
conjunto de registros con:<br />
1 otro valor (por ejemplo, reemplazar el valor Verde con Azul)<br />
1 una serie nueva de números secuenciales (por ejemplo, cuando se<br />
han desordenado los registros)<br />
Añadir y visualizar datos 2-11<br />
1 un cálculo. También se pueden modificar los valores existentes en<br />
un campo con un cálculo que incluya el campo (por ejemplo,<br />
cambiar el valor Sueldo bruto por el resultado <strong>del</strong> cálculo Sueldo<br />
bruto + 1000).<br />
Antes de empezar, no olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Importante Los valores de campos reemplazados no se pueden<br />
deshacer. Antes de empezar, es recomendable hacer una copia de<br />
seguridad <strong>del</strong> archivo.<br />
1 Los datos de campos de cálculo, de sumario y globales no se<br />
pueden reemplazar.<br />
1 Los datos de campos de cálculo, de sumario, globales y contenedor<br />
no se pueden cambiar de serie.<br />
1 Los registros se pueden ordenar antes de cambiarlos de serie. Por<br />
ejemplo, se pueden ordenar los proveedores por frecuencia de uso y<br />
cambiar la serialización de los registros.<br />
1 Para sustituir valores de campo sólo en algunos registros, cambie<br />
el valor en cada uno seleccionando el contenido <strong>del</strong> campo e<br />
introduciendo la nueva información.<br />
Para reemplazar valores de campo en el conjunto encontrado:<br />
1. Si es necesario, busque, omita u ordene los registros en la base de<br />
datos.<br />
Consulte el capítulo 3, “Buscar y ordenar información”.<br />
2. En modo Visualizar y en el registro actual, seleccione el contenido<br />
<strong>del</strong> campo cuyos valores vaya reemplazar.<br />
3. Si reemplaza datos de valores con un valor constante, en vez de<br />
números de serie o valores calculados, escriba el valor constante.<br />
4. Escoja el menú Registros > Reemplazar.
2-12 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
5. En el cuadro de diálogo Reemplazar, seleccione la forma de<br />
reemplazar los valores de campos.<br />
Para reemplazar<br />
cada campo con Seleccione<br />
El valor <strong>del</strong> campo<br />
seleccionado<br />
actualmente<br />
Reemplazar con . <strong>FileMaker</strong> Pro reemplaza el<br />
contenido <strong>del</strong> campo en todo el conjunto encontrado de<br />
registros.<br />
Un número de serie Reemplazar por números secuenciales. Escriba el valor<br />
inicial de los números de serie en Valor inicial y el valor<br />
incremental en Incremento. <strong>FileMaker</strong> Pro introduce<br />
números en serie a partir <strong>del</strong> primer registro <strong>del</strong> conjunto<br />
encontrado.<br />
Los campos definidos para introducir automáticamente<br />
un número de serie permiten:<br />
1 Seleccionar Actualizar números secuenciales en<br />
Opciones entrada para redefinir el siguiente valor <strong>del</strong><br />
cuadro de diálogo Opciones para el campo. El siguiente<br />
valor introducido automáticamente en ese campo (tras<br />
reemplazar) sigue la secuencia.<br />
1 Deseleccionar Actualizar números secuenciales en<br />
Opciones entrada para no modificar el siguiente valor <strong>del</strong><br />
cuadro de diálogo Opciones para el campo. El siguiente<br />
valor introducido automáticamente se basa en la<br />
configuración actual, no en la secuencia de los registros<br />
en los que se cambió la serialización con la tarea de<br />
reemplazar.<br />
Para obtener información acerca <strong>del</strong> cuadro de diálogo<br />
Opciones para el campo, consulte “Definir entradas de<br />
datos automáticas” en la página 5-10.<br />
Un valor calculado Reemplazar con resultado calculado y hacer clic en<br />
Especificar. En el cuadro de diálogo Especificar cálculo,<br />
defina el cálculo. El resultado debe coincidir con el tipo<br />
de campo <strong>del</strong> campo reemplazado. Haga clic en OK.<br />
Para obtener información acerca <strong>del</strong> cuadro de diálogo<br />
Especificar cálculo, consulte “Definir campos de<br />
cálculo” en la página 5-6.<br />
6. Haga clic en Reemplazar<br />
Nota Si se valida el campo que contiene los datos reemplazados,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro no valida los nuevos datos. Consulte “Definir<br />
validaciones de campo” en la página 5-11.<br />
Para añadir un prefijo o un sufijo a los valores de un campo, consulte<br />
la ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e<br />
índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba prefixes.<br />
Funcionamiento de gráficos,<br />
sonidos y películas<br />
Puede utilizar campos contenedor para almacenar elementos<br />
multimedia, como gráficos, sonidos o películas. En Windows,<br />
también puede almacenar objetos OLE (Object Linking and<br />
Embedding, Enlace e incrustación de objetos) en campos<br />
contenedor. Consulte “Funcionamiento de objetos OLE” en la<br />
página 2-17.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para crear un campo contenedor, consulte “Definir campos de<br />
texto, fecha, hora, numéricos o contenedor” en la página 5-5.<br />
1 Windows: cuando inserte o pegue gráficos en una base de datos<br />
compartida con <strong>usuario</strong>s de <strong>FileMaker</strong> Pro para Macintosh (por<br />
ejemplo, en una red multiplataforma), compruebe que Almacenar<br />
gráficos compatibles está seleccionado en la pestaña General de<br />
Preferencias <strong>del</strong> documento. Consulte “Configurar preferencias<br />
generales de la aplicación” en la página A-1.<br />
1 Para controlar la visualización de los gráficos en un campo<br />
contenedor, consulte “Formatear gráficos en presentaciones” en la<br />
página 7-18.<br />
1 Para obtener más información, consulte la Ayuda de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic<br />
en la pestaña Indice y escriba container fields.
Insertar gráficos en campos<br />
1. En modo Visualizar, haga clic en un campo contenedor.<br />
2. Escoja el menú Insertar > Imagen.<br />
3. En el cuadro de diálogo, escoja un tipo de archivo en Archivos de<br />
tipo (Windows) o en Mostrar (Mac OS).<br />
Consejo En tipos de archivo admitidos por QuickTime 3.0 o<br />
posterior, utilice el comando Insertar QuickTime. Si no encuentra el<br />
tipo de archivo que busca, consulte la sección siguiente.<br />
4. Seleccione el archivo gráfico (si es necesario, cambie de carpeta).<br />
5. Escoja una opción de almacenamiento y haga clic en Abrir.<br />
Para reducir el tamaño <strong>del</strong> archivo de la base de datos, seleccione<br />
Almacenar sólo una referencia al archivo (Windows) o Almacenar<br />
referencia al archivo (Mac OS). Sin embargo, si se desplaza o elimina<br />
el archivo, <strong>FileMaker</strong> Pro no podrá mostrar el gráfico. Para<br />
almacenar el gráfico en el archivo, deseleccione la opción.<br />
6. Windows: en los archivos de tipo .CGM, .PCX, .DRW y .PIC,<br />
aparece otro cuadro de diálogo. Seleccione las opciones aplicables y<br />
haga clic en OK.<br />
Las opciones para insertar gráficos en campos se describen en la<br />
ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la<br />
pestaña Indice y escriba graphics<br />
Insertar películas y elementos multimedia de QuickTime<br />
en campos<br />
QuickTime es una aplicación que comprime, almacena y reproduce<br />
archivos multimedia, como sonido, animaciones y películas.<br />
QuickTime admite muchos tipos de archivo, incluidos archivos .AVI<br />
(Audio Video Interleave, intercalado de audio y vídeo) y .WAV<br />
(wave sound, archivo de sonido).<br />
Añadir y visualizar datos 2-13<br />
Para insertar cualquier tipo de archivo admitido por QuickTime 3.0<br />
ó posterior, utilice el comando Insertar QuickTime. Para obtener<br />
información acerca de tipos de archivo, consulte la página Web de<br />
Apple QuickTime, www.quicktime.com.<br />
Para insertar películas y elementos multimedia QuickTime en un<br />
campo:<br />
1. En modo Visualizar, haga clic en un campo contenedor.<br />
2. Escoja el menú Insertar > QuickTime.<br />
3. En el cuadro de diálogo, seleccione el nombre <strong>del</strong> archivo (si es<br />
necesario, cambie de carpeta) y haga clic en Abrir.<br />
Mac OS: seleccione Vista previa para ver un fotograma de la película.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Si inserta un formato de archivo MIDI, como .RMI, .MID o .KAR,<br />
debe guardar una versión convertida <strong>del</strong> archivo. Las instrucciones<br />
para convertir archivos MIDI se describen en la Ayuda. Escoja el<br />
menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y<br />
escriba MIDI files.<br />
1 Los elementos multimedia mostrados en un campo contenedor son<br />
referencias a un archivo multimedia. Si desplaza la base de datos a<br />
otro ordenador, desplace también el archivo multimedia, a menos<br />
que pueda acceder a él mediante un servidor de red AppleShare para<br />
Mac OS.<br />
1 Para obtener información acerca <strong>del</strong> funcionamiento en la red de<br />
gráficos, sonido y películas en bases de datos publicadas, consulte la<br />
Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e<br />
índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba container fields.<br />
1 El primer fotograma de una película se puede recortar y cambiar<br />
de escala. Consulte “Formatear gráficos en presentaciones” en la<br />
página 7-18.
2-14 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Pegar gráficos, películas y sonidos <strong>del</strong> Portapapeles<br />
Los gráficos, películas y sonidos de otra aplicación se pueden copiar<br />
en el Portapapeles para pegarlos en un campo contenedor de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
1. Corte o copie el gráfico, película o sonido en el Portapapeles.<br />
2. En el archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro, cambie al modo Visualizar para<br />
ver el registro de destino.<br />
3. Haga clic en el campo contenedor y escoja el menú Edición ><br />
Pegar.<br />
Reproducir películas en los campos<br />
Para ver una película QuickTime o QuickTime VR, haga clic en el<br />
campo que contiene la película y utilice los controles.<br />
Hacer clic y arrastrar el<br />
control deslizante para<br />
ajustar el volumen<br />
Hacer clic para iniciar o<br />
interrumpir la película<br />
Arrastrar control deslizante para ir a<br />
un fotograma concreto de la película<br />
Controles de películas QuickTime 3.0<br />
Hacer clic para avanzar o<br />
retroceder fotograma a fotograma<br />
Hacer clic para volver a<br />
la vista anterior después<br />
de hacer clic en una<br />
zona interactiva<br />
Aumentar o reducir<br />
Nota Los controles visibles dependen de la película. Algunas<br />
funciones pueden no estar disponibles. Para obtener más<br />
información acerca de QuickTime, consulte la página Web de Apple<br />
Computer, www.quicktime.com.<br />
Grabar y reproducir sonido en los campos<br />
Con el software y hardware adecuados, se pueden grabar y<br />
reproducir sonidos.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Reproducir un sonido Haga doble clic en el campo donde se almacena<br />
el sonido.<br />
Grabar un sonido Haga clic en un campo contenedor vacío y haga<br />
doble clic en el campo o escoja el menú Insertar ><br />
Sonido. En el cuadro de diálogo Registro de sonido,<br />
haga clic en Grabar.<br />
Detener o interrumpir la<br />
grabación<br />
Reproducir una<br />
grabación<br />
Controles de películas QuickTime VR 3.0<br />
Hacer clic para mostrar las<br />
zonas interactivas. Hacer clic<br />
en una para iniciar una acción<br />
Hacer clic y arrastrar por la<br />
película para cambiar de vista<br />
Para desplazar un objeto,<br />
ampliar o reducir la vista,<br />
hacer clic en él y arrastrarlo<br />
En el cuadro de diálogo Registro de sonido, haga clic<br />
en Detener o en Interrumpir.<br />
En el cuadro de diálogo Registro de sonido, haga clic<br />
en Reproducir.<br />
Los requisitos para reproducir sonidos se describen en la Ayuda.<br />
Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña<br />
Indice y escriba sounds.
Eliminar gráficos, películas o sonidos de los campos<br />
Para eliminar gráficos, películas o sonidos, haga clic en el campo<br />
contenedor y pulse Retroceso o Suprimir.<br />
Funcionamiento <strong>del</strong> texto<br />
En los modos Visualizar y Buscar, se puede trabajar con datos de<br />
texto en los campos. En modo Presentación, se puede trabajar con el<br />
texto que aparece en una presentación.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para editar texto se pueden utilizar barras de herramienta, menús<br />
contextuales y arrastrar y dejar. Consulte “Desplazar datos mediante<br />
arrastrar y dejar” en la página 2-10 y “Comandos de menú” en la<br />
página 1-5.<br />
1 Para obtener más información acerca <strong>del</strong> trabajo con datos en<br />
modo Visualizar, consulte “Introducir datos en registros” en la<br />
página 2-6.<br />
Seleccionar texto<br />
Para seleccionar texto en un campo (modos Visualizar y Buscar) o<br />
en un objeto de texto (modo Presentación):<br />
1. En modo Visualizar o Buscar, haga clic en un campo. En modo<br />
Presentación, seleccione la herramienta Texto en el panel de<br />
herramientas.<br />
2. Realice lo siguiente<br />
Para seleccionar<br />
Con el puntero en forma de I,<br />
realice lo siguiente<br />
Caracteres individuales Arrastre sobre los caracteres con el<br />
puntero.<br />
Una palabra Haga doble clic en la palabra.<br />
Para seleccionar<br />
Una línea de texto (desde el primer<br />
carácter <strong>del</strong> campo o <strong>del</strong> objeto hasta<br />
el último carácter de la misma línea)<br />
Añadir y visualizar datos 2-15<br />
Consejo En modo Presentación, utilice la herramienta Selección<br />
para manipular un bloque de texto como si fuera un objeto (por<br />
ejemplo, para cambiar las fuentes). Al escribir con texto<br />
seleccionado con la herramienta Selección, se reemplaza el texto <strong>del</strong><br />
bloque. Para obtener más información, consulte “Seleccionar<br />
objetos” en la página 6-13.<br />
Editar texto<br />
1. Seleccione el texto a editar. (Consulte la sección anterior.)<br />
2. Escriba nuevo texto o efectué cambios.<br />
Haga triple clic en cualquier parte de<br />
la línea.<br />
Un párrafo de texto Haga clic cuatro veces en el bloque de<br />
texto.<br />
Todo el texto de un campo o de un<br />
objeto de texto.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Haga clic en el campo o en el objeto<br />
cinco veces.<br />
Reemplazar texto Seleccione el texto y escriba el nuevo.<br />
Colocar el texto<br />
seleccionado en el<br />
Portapapeles<br />
Insertar el contenido <strong>del</strong><br />
Portapapeles en el<br />
punto de inserción.<br />
Para eliminar texto<br />
permanentemente<br />
Insertar un carácter de<br />
tabulador en un campo<br />
Con el puntero en forma de I,<br />
realice lo siguiente<br />
Seleccione el texto y escoja el menú Edición > Copiar,<br />
para duplicar el texto, o Cortar, para trasladarlo.<br />
Haga clic en el lugar en que desee colocar el texto y<br />
escoja el menú Edición > Pegar.<br />
Seleccione el texto y pulse Retroceso o Suprimir.<br />
Nota <strong>FileMaker</strong> Pro no coloca la selección en el<br />
Portapapeles ni permite pegarla.<br />
Pulse las teclas Opción+Tabulador (Mac OS)<br />
o Control+Tabulador (Windows).
2-16 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para restaurar texto eliminado, escoja el menú Edición > Deshacer<br />
antes de realizar ninguna otra acción en <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
1 El texto cortado o copiado permanece en el Portapapeles hasta que<br />
se vuelve a utilizar Cortar o Copiar.<br />
Formatear texto en modo Visualizar<br />
Los atributos de texto, como fuente, tamaño y estilo, de los datos de<br />
campos de texto y de los campos globales definidos como tipos de<br />
datos de texto, se pueden cambiar. También se pueden cambiar la<br />
alineación de párrafo, los márgenes y el espaciado entre líneas.<br />
Importante Se pueden cambiar los atributos de texto de los datos en<br />
modo Visualizar. A diferencia <strong>del</strong> formato de texto especificado en<br />
modo Presentación, este formato se almacena con los datos. El<br />
formato establecido en modo Visualizar aparece en cualquier<br />
presentación que muestre el campo.<br />
Para cambiar atributos de texto en modo Visualizar, seleccione el<br />
texto de un campo y escoja un comando <strong>del</strong> menú Formato. También<br />
puede dar formato al texto utilizando la barra de herramientas<br />
Formato de texto. Para obtener más información, consulte<br />
“Formatear texto” en la página 7-13.<br />
Comprobar ortografía<br />
Se puede comprobar la ortografía <strong>del</strong> texto de un campo<br />
seleccionado, <strong>del</strong> registro o presentación actuales o de un grupo de<br />
registros (conjunto encontrado). También se puede configurar<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro para que compruebe la ortografía conforme escribe<br />
(consulte la sección siguiente).<br />
Al comprobar la ortografía, <strong>FileMaker</strong> Pro compara el texto con el<br />
diccionario principal instalado y con un diccionario de <strong>usuario</strong>.<br />
Cada base de datos puede tener su propio diccionario de <strong>usuario</strong>.<br />
Esto resulta útil cuando, por ejemplo, existen bases de datos que<br />
contienen términos únicos, como médicos o legales.<br />
Antes de empezar, compruebe que los diccionarios seleccionados<br />
son los que desea utilizar. Para obtener más información acerca de<br />
diccionarios ortográficos, incluidos los pasos para su importación y<br />
exportación, consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú<br />
Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
dictionaries.<br />
Para comprobar la ortografía en un campo, en uno o más registros o<br />
en una presentación:<br />
1. Muestre el registro o presentación, busque el conjunto de registros<br />
o seleccione el texto a comprobar.<br />
2. Escoja el menú Edición > Ortografía y seleccione un comando de<br />
ortografía.<br />
Para comprobar la ortografía de Escoja<br />
Una palabra o pasaje seleccionado Comprobar selección<br />
Texto <strong>del</strong> registro actual Comprobar registro<br />
Texto de la presentación actual (modo Presentación) Comprobar<br />
presentación<br />
Texto <strong>del</strong> conjunto encontrado de registros Comprobar todo<br />
3. En el cuadro de diálogo Ortografía, escoja una opción cuando<br />
aparezca una palabra dudosa en el cuadro Palabra.<br />
Para<br />
Reemplazar una palabra<br />
incorrecta con una <strong>del</strong><br />
diccionario<br />
Revisar una palabra<br />
incorrecta, que no está en<br />
el diccionario, volviendo a<br />
escribirla<br />
Cuando vea una palabra dudosa,<br />
realice lo siguiente<br />
Seleccione una palabra de la lista de sugerencias<br />
y haga clic en Reemplazar.<br />
En Palabra, vuelva a escribir la palabra o los<br />
caracteres a cambiar. A continuación, haga clic en<br />
Corregir. Cuando la ortografía de la palabra sea la<br />
correcta, haga clic en Reemplazar.<br />
No modificar la palabra Haga clic en Desestimar. <strong>FileMaker</strong> Pro desestima<br />
todas las apariciones de la palabra.
Para<br />
No modificar la palabra y<br />
añadirla al diccionario de<br />
<strong>usuario</strong><br />
Mostrar (u ocultar) el<br />
contexto de la palabra<br />
dudosa<br />
Nota Las palabras con errores ortográficos de campos o archivos<br />
restringidos o protegidos por contraseñas no se pueden cambiar. En<br />
este caso, haga clic en Siguiente.<br />
Palabra con<br />
ortografía dudosa<br />
Sugerencias para la<br />
sustitución<br />
Cuando vea una palabra dudosa,<br />
realice lo siguiente<br />
Haga clic en Incluir.<br />
Windows: haga clic en Contexto.Mac OS: haga<br />
clic en el triángulo de la parte inferior derecha <strong>del</strong><br />
cuadro de diálogo.<br />
Si la palabra correcta no está<br />
en la lista, volver a escribirla<br />
Mac OS: hacer clic para ver el<br />
contexto de la palabra dudosa<br />
4. Cuando la comprobación ortográfica haya finalizado, haga clic en<br />
Hecho.<br />
Para obtener más información sobre añadir o eliminar palabras de un<br />
diccionario, consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú<br />
Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
dictionaries.<br />
Comprobar ortografía conforme se escribe<br />
Añadir y visualizar datos 2-17<br />
Puede configurar <strong>FileMaker</strong> Pro para que alerte de los errores<br />
ortográficos conforme escribe, aunque esta opción es mucho más<br />
lenta que las demás. Ante una alerta de error ortográfico, se puede<br />
escoger:<br />
1 Corregir la última palabra escrita.<br />
1 Escoger el menú Edición > Ortografía y seleccionar Corregir palabra<br />
antes de pulsar Tabulador o Intro y utilizar el cuadro de diálogo<br />
Ortografía para corregir la palabra. (Consulte la sección anterior.)<br />
Para comprobar la ortografía conforme escribe, consulte “Configurar<br />
preferencias ortográficas <strong>del</strong> documento” en la página A-6.<br />
Funcionamiento de objetos OLE<br />
El enlace e incrustación de objetos (OLE) permite combinar<br />
información de otras aplicaciones con la de <strong>FileMaker</strong> Pro. Permite<br />
incluir los objetos OLE, como gráficos, hojas de cálculo, sonidos o<br />
texto creados en otra aplicación, en campos contenedor o<br />
presentaciones de archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
En Windows, puede incrustar, enlazar y editar objetos OLE. En<br />
Mac OS, los objetos OLE aparecen en campos contenedor como<br />
gráficos. Los objetos OLE se pueden cortar, copiar y pegar como<br />
gráficos, aunque no se pueden editar.<br />
Si publica la base de datos mediante la publicación en la Web al<br />
instante de Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro, los objetos OLE aparecen<br />
en los navegadores Web como gráficos estáticos.<br />
OLE se describe en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e<br />
índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba OLE.
Este capítulo describe cómo:<br />
1 buscar registros en la base de datos utilizando distintos criterios<br />
1 omitir registros <strong>del</strong> conjunto encontrado<br />
1 ordenar registros<br />
Buscar registros<br />
Para buscar registros se utiliza el modo Buscar. Los criterios (el<br />
valor o valores a buscar) se escriben en campos de peticiones de<br />
búsqueda, que son parecidos a registros vacíos. Al realizar la<br />
búsqueda, <strong>FileMaker</strong> Pro busca en todos los registros, comparando<br />
los criterios con los datos <strong>del</strong> archivo. Los registros cuyos datos<br />
coinciden con los criterios se añaden al conjunto encontrado, que es<br />
el subconjunto de registros visualizados.<br />
Número de registros<br />
<strong>del</strong> conjunto<br />
encontrado actual<br />
Es posible trabajar sólo con los registros <strong>del</strong> conjunto encontrado.<br />
Los datos de estos registros se pueden ver, editar, calcular sumarios,<br />
ordenar, imprimir, eliminar, exportar y reemplazar.<br />
Capítulo 3<br />
Buscar y ordenar información<br />
Para definir una petición de búsqueda:<br />
1. Vaya a la presentación en cuyos campos desee introducir criterios.<br />
Se puede cambiar de presentación e introducir criterios en más de<br />
una.<br />
2. Escoja el menú Vista > Modo Buscar.<br />
3. En la petición de búsqueda, seleccione el campo de texto,<br />
numérico, de fecha, de hora o de cálculo que se va a utilizar en la<br />
búsqueda y escriba un valor en el campo.<br />
Para obtener información sobre cómo introducir criterios especiales,<br />
consulte la siguiente sección. Por ejemplo, se pueden buscar:<br />
1 textos, símbolos, números, fechas u horas<br />
1 coincidencias exactas<br />
1 rangos de información<br />
1 fechas u horas no válidas<br />
1 datos en campos relacionados<br />
1 registros que cumplan múltiples criterios<br />
1 campos vacíos o no vacíos<br />
1 valores duplicados<br />
1 todos los registros excepto los que cumplan los criterios<br />
especificados<br />
El menú desplegable Símbolos facilita la introducción de criterios<br />
que incluyen operadores.
3-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Escoger la<br />
presentación<br />
que contenga<br />
los campos en<br />
los que buscar<br />
Hacer clic en<br />
la flecha<br />
abajo para<br />
ver los<br />
operadores<br />
Hacer clic para<br />
iniciar la<br />
búsqueda<br />
Escribir criterios de búsqueda en los campos<br />
4. Haga clic en Buscar, en el área de estado o escoja el menú<br />
Peticiones > Ejecutar búsqueda.<br />
Para cancelar la búsqueda antes de su conclusión y dejar inalterado<br />
el anterior conjunto encontrado, pulse Esc (Windows) o<br />
Comando+punto (Mac OS).<br />
Después de realizar una búsqueda, los criterios se pueden cambiar o<br />
afinar. Consulte “Visualizar, repetir y cambiar la última búsqueda”<br />
en la página 3-8.<br />
Para visualizar de nuevo todos los registros:<br />
1 En modo Visualizar escoja el menú Registros > Mostrar todos los<br />
registros.<br />
1 En modo Buscar, escoja el menú Peticiones > Mostrar todos los<br />
registros.<br />
No es necesario escoger Mostrar todos los registros para realizar<br />
búsquedas. <strong>FileMaker</strong> Pro busca siempre en toda la base de datos.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 En los campos contenedor, sumario o globales no se pueden<br />
introducir criterios. Para buscar datos en campos contenedor, cree<br />
un campo de texto o numérico que describa o identifique su<br />
contenido. A continuación, busque el valor en el campo de texto o<br />
numérico.<br />
1 Las búsquedas en campos no indexados (por ejemplo, campos de<br />
cálculo que hacen referencia a campos relacionados) son más lentas<br />
que en los indexados.<br />
1 Si el valor de un campo está indexado, se puede utilizar el índice<br />
para introducir valores en las peticiones de búsqueda. La utilización<br />
de índices está documentada en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba storage.<br />
Buscar texto y caracteres<br />
Búsqueda de texto en campos de texto o en campos de cálculo que<br />
devuelven un resultado de texto.<br />
Excepto cuando se indica, al realizar búsquedas de texto el campo<br />
puede contener, además de los especificados, otros valores y en<br />
cualquier orden. Por ejemplo, al escribir hotel en el campo<br />
Alojamiento, la búsqueda se realiza en Hotel, Descuento de hotel y<br />
Hotel de lujo.<br />
Para buscar<br />
Palabras que empiecen<br />
por caracteres<br />
determinados<br />
Escriba en el campo<br />
lo siguiente: Ejemplo<br />
Los caracteres. Juan Gala busca Juan<br />
Gala, Gala Juan, Juan<br />
Galas y Gala Juanjo
Para buscar<br />
Una frase o secuencia de<br />
caracteres<br />
Palabras con uno o más<br />
caracteres desconocidos<br />
o variables<br />
Palabras con cero o más<br />
caracteres de texto<br />
desconocidos o variables<br />
en una fila<br />
Símbolos u otros<br />
caracteres no<br />
alfanuméricos, como<br />
puntuación o espacios.<br />
Palabras con letras de<br />
otros idiomas<br />
Escriba en el campo<br />
lo siguiente: Ejemplo<br />
El texto, incluidos<br />
espacios y puntuación,<br />
entre comillas (").<br />
Un carácter comodín<br />
(@) por cada carácter<br />
desconocido.<br />
* para todos los<br />
caracteres desconocidos.<br />
Los caracteres, incluidos<br />
espacios y puntuación,<br />
entre comillas (").<br />
El texto, incluidos<br />
espacios y puntuación,<br />
entre comillas (").<br />
"Interiores Casals<br />
y Montera" busca<br />
"Interiores Casals y<br />
Montera " pero no<br />
Interiores Montera y<br />
Casals<br />
", S.A." busca todas<br />
las empresas con ", S.A."<br />
en el nombre, pero no las<br />
que no lleven la coma.<br />
C@sa busca Casa y Cosa<br />
@on busca Don y Ron<br />
pero no Clon<br />
Co*ta busca<br />
Cota y Costa<br />
F*ez busca<br />
Fez y Fernández<br />
"@" busca @ (o una<br />
dirección de correo<br />
electrónico, por<br />
ejemplo)<br />
"," busca registros que<br />
contengan una coma<br />
" " busca tres<br />
espacios en una fila<br />
"òpera" busca òpera<br />
pero no opera<br />
(òpera sin comillas<br />
busca las dos palabras,<br />
òpera y opera)<br />
Para buscar<br />
Partes de frases (una<br />
secuencia de palabras o<br />
caracteres)<br />
Texto sensible a<br />
mayúsculas y<br />
minúsculas<br />
Los caracteres,<br />
puntuación y espacios,<br />
entre comillas (").<br />
Utilice * para buscar este<br />
texto dentro de una<br />
cadena de texto mayor.<br />
Buscar y ordenar información 3-3<br />
Escriba en el campo<br />
lo siguiente: Ejemplo<br />
(Utilice ASCII como<br />
lenguaje de indexación<br />
<strong>del</strong> campo. Este<br />
procedimiento se<br />
describe en la Ayuda.<br />
Escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga<br />
clic en la pestaña Indice y<br />
escriba text,<br />
finding.<br />
*"ez y León" busca<br />
Hernández y León y<br />
González y León<br />
paco busca paco pero no<br />
Paco<br />
Coincidencias exactas Consulte la siguiente sección, “Buscar<br />
coincidencias exactas en campos de texto”.)<br />
Rangos de información Consulte página 3-5.<br />
Nota Las búsquedas con comillas (“ ”) se denominan búsquedas de<br />
texto literal. Estas búsquedas son más lentas que las de texto no<br />
literal.
3-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Buscar coincidencias exactas en campos de texto<br />
Para buscar valores<br />
que sean Utilice Ejemplo<br />
Exactamente los especificados<br />
en el orden especificado. El<br />
campo no contiene otros valores.<br />
Las palabras completas<br />
especificadas.<br />
== (dos signos<br />
de igualdad)<br />
Buscar números, fechas y horas<br />
==Juan busca Juan pero<br />
no Juan<br />
Torre==Juan Torre<br />
busca Juan Torre pero no<br />
Torre, Juan ni Juan<br />
Torrecilla<br />
= =Mercado busca<br />
Mercado, Mercado de<br />
abastos y Estudios de<br />
mercado, pero no<br />
Mercados o<br />
Supermercado<br />
=Juan =García busca<br />
Juan García o García Juan<br />
pero no Juan ni Juanito<br />
García-Nuño<br />
Los números, fechas y horas deben introducirse en los tipos de<br />
campo correspondientes (o en los campos de cálculo que devuelvan<br />
el tipo de campo correspondiente) para garantizar búsquedas<br />
correctas. Consulte “Escoger tipo de campo” en la página 5-4. En los<br />
campos numéricos no se puede buscar texto, excepto ciertas letras<br />
que representan valores booleanos (True/ False). Consulte la tabla<br />
siguiente.<br />
Importante Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre<br />
años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo<br />
gestiona <strong>FileMaker</strong> Pro 5 los problemas <strong>del</strong> año 2000, visite<br />
www.filemaker.com.<br />
Para buscar<br />
Números de campos<br />
numéricos o de campos<br />
de cálculo que generan<br />
resultados numéricos<br />
Números booleanos de<br />
campos numéricos o de<br />
campos de cálculo que<br />
generan resultados<br />
booleanos<br />
Fechas en campos de<br />
fecha o en campos de<br />
cálculo que generan<br />
resultados de fecha<br />
La fecha de hoy en<br />
campos de fecha o en<br />
campos de cálculo que<br />
generan resultados de<br />
fecha<br />
Horas en campos de<br />
horas o en campos de<br />
cálculo que generan<br />
resultados de horas<br />
Escriba esto<br />
en el campo Ejemplo<br />
El número con el<br />
formato utilizado al crear<br />
el archivo (a menos que<br />
esté seleccionada Usar<br />
formato <strong>del</strong> sistema)<br />
True, Yes, Y, y, T,<br />
t o 1 para buscar<br />
valores verdaderos<br />
False, No, N, n, F,<br />
f, o 0 para buscar<br />
valores falsos<br />
La fecha como dígitos,<br />
separada por caracteres<br />
no numéricos y con el<br />
formato utilizado al crear<br />
el archivo (a menos que<br />
esté seleccionada Usar<br />
formato <strong>del</strong> sistema)<br />
.50 busca.5, .50, y $.50<br />
T busca<br />
True, Yes, Y, y, T, t y 1<br />
0 busca<br />
False, No, N, n, F, f y 0<br />
3/3/2000 busca<br />
3/3/2000, 3 de marzo <strong>del</strong><br />
2000 y 3-3-2000<br />
// // busca<br />
4 de abril <strong>del</strong> 2000<br />
(si la fecha actual es<br />
4/4/2000)<br />
La hora como dígitos<br />
separados por dos puntos<br />
(:) y con el formato<br />
utilizado al crear el<br />
archivo (a menos que<br />
esté seleccionada Usar<br />
formato <strong>del</strong> sistema)<br />
12:53:09 busca 12:53:09
Para buscar<br />
Fechas, horas, fechas<br />
calculadas o resultados<br />
de hora no válidos<br />
Nota Los formatos <strong>del</strong> sistema se describen en la Ayuda. Escoja el<br />
menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y<br />
escriba system formats.<br />
Buscar rangos de información<br />
? ? busca:<br />
Martes siguiente o 33/2/<br />
2000 en un campo de<br />
fecha o medianoche en<br />
un campo de hora<br />
Rangos de información Consulte la siguiente sección.<br />
Para buscar valores que sean Operador Ejemplo<br />
Menores que el valor determinado. < =100 > =9/7/<br />
1999≥8:00<br />
≥M<br />
12:30...17:301/<br />
1/1999..6/6/<br />
2000A...M<br />
Buscar datos en campos relacionados<br />
Buscar y ordenar información 3-5<br />
Los criterios de búsqueda se pueden introducir en campos<br />
relacionados visualizados en un portal o directamente en una<br />
presentación.<br />
Al realizar una búsqueda en un campo relacionado, <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
muestra todos los registros <strong>del</strong> archivo maestro que tienen un registro<br />
relacionado coincidente con los criterios introducidos en el campo<br />
relacionado.<br />
Por ejemplo, suponga que tiene un archivo de facturas con un portal<br />
que muestra elementos de facturas. Para buscar todas las facturas que<br />
incluyen un ordenador, escriba Ordenador en el campo Elemento<br />
<strong>del</strong> portal. Para obtener más información acerca de archivos<br />
relacionados, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos<br />
relacionados”.<br />
Para obtener información acerca de la omisión de registros<br />
relacionados, consulte “Buscar registros que no cumplan el criterio<br />
dado” en la página 3-7.
3-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Petición de búsqueda<br />
ID Factura<br />
Nombre<br />
ID Elemento Elemento<br />
Ordenador<br />
Registros de un archivo maestro<br />
ID Factura<br />
Nombre<br />
E154<br />
Alvarez<br />
ID Elemento Elemento<br />
I100 Ordenador<br />
ID Factura E153<br />
I202 Escritorio Nombre Tang<br />
I153<br />
I229<br />
I448<br />
Lámpara<br />
ID Elemento Elemento<br />
Estantería<br />
ID Factura<br />
I202 Escritorio<br />
Silla<br />
I443 Mesa larga Nombre<br />
E152<br />
Durand<br />
I153<br />
I288<br />
I100<br />
Lámpara ID Elemento Elemento<br />
Mesa redonda<br />
I384 Silla giratoria<br />
Ordenador<br />
I554 Paneles<br />
I288 Mesa redonda<br />
I100 Ordenador<br />
I448 Silla<br />
Buscar registros que cumplan múltiples criterios<br />
La búsqueda se puede estrechar o ampliar utilizando más de un<br />
criterio.<br />
Registros que cumplan todos los criterios especificados (búsqueda<br />
AND lógica)<br />
Para afinar la búsqueda, introduzca criterios en tantos campos como<br />
sea necesario para especificar la petición y haga clic en Buscar.<br />
Ejemplo: para buscar todas las personas apellidadas Pérez que<br />
trabajan en Ventas, escriba Pérez en el campo Apellidos y Ventas<br />
en el campo Departamento.<br />
Registros que cumplan al menos uno de los conjuntos de criterios,<br />
aunque no necesariamente todos (búsqueda OR lógica)<br />
Para ampliar la búsqueda, introduzca criterios en la primera petición.<br />
Escoja el menú Peticiones > Añadir nueva petición. Introduzca el<br />
segundo conjunto de criterios. Añada peticiones por cada conjunto<br />
de criterios y haga clic en Buscar.<br />
Ejemplos:<br />
1 Para incluir clientes de Barcelona y México en el conjunto<br />
encontrado, escriba Barcelona en el campo Ciudad de la primera<br />
petición y México en el campo Ciudad de la segunda petición.<br />
1 Para incluir empresas con más de 100 empleados y empresas con<br />
más de 100 dólares en bienes, escriba > 100 en el campo Número<br />
de empleados de la primera petición y > 100.000.000 en el<br />
campoCapitalización de la segunda petición.<br />
1 Para incluir estudiantes de 6º grado con matrícula de honor en<br />
Algebra y de 7º grado con matrícula de honor en Geometría, escriba<br />
6 en Nivel y Matrícula en Algebra en Curso, en la primera<br />
petición. A continuación, escriba 7 en Nively Matrícula en<br />
Geometría en Curso, en la segunda petición.<br />
Registros que cumplan un conjunto de criterios pero no otro<br />
Para afinar las búsquedas excluyendo los registros que cumplan<br />
determinados criterios (por ejemplo, para buscar vendedores de la<br />
provincia de Barcelona que no estén en la ciudad de Barcelona),<br />
consulte “Buscar unos registros y omitir otros” en la página 3-8.<br />
Eliminar y restablecer peticiones<br />
Para eliminar una petición, vaya a la petición a eliminar y escoja el<br />
menú Peticiones > Eliminar petición.
Para restaurar una petición al estado que tenía la última vez que se<br />
envió, escoja el menú Peticiones > Restablecer petición. Las<br />
peticiones se envían, por ejemplo, cuando se hace clic fuera de todos<br />
los campos, se cambia de presentación o de petición o se realiza una<br />
búsqueda.<br />
Hacer clic en una página de la agenda<br />
para cambiar de petición de búsqueda<br />
Número de petición actual<br />
Número de peticiones existentes<br />
Buscar campos vacíos o no vacíos<br />
Para buscar campos Introduzca esto en el campo<br />
No vacíos, es decir, campos con datos *<br />
Vacío =<br />
Buscar duplicados<br />
Al realizar búsquedas de registros duplicados, el conjunto<br />
encontrado de registros depende <strong>del</strong> método utilizado:<br />
1 Se pueden buscar sólo los casos “extra” de los registros duplicados.<br />
Por ejemplo, existen dos registros por cliente y sólo busca el segundo<br />
de cada cliente.<br />
1 Para ello, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic<br />
en la pestaña Indice y escriba Duplicar valores.<br />
1 Se pueden buscar todos los registros que no sean únicos, no sólo<br />
los casos “extra”. Por ejemplo, puede buscar todos los registros que<br />
no sean únicos, examinarlos y decidir cuales utilizar o eliminar.<br />
1 Para ello, escoja el menú Vista > Modo Buscar y escriba ! en el<br />
campo.<br />
Buscar y ordenar información 3-7<br />
Determine el campo en el que se basa la singularidad. Si varios<br />
campos tomados juntos determinan la singularidad, puede crear un<br />
campo de cálculo, con un resultado de texto, que concatene los<br />
valores. Una fórmula de ejemplo es Nombre & Apellidos &<br />
Número de teléfono.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Los valores se duplican sólo si el orden de las palabras es el mismo.<br />
1 Al determinar la singularidad en campos de texto, <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
comprueba los primeros 20 caracteres alfanuméricos de cada<br />
palabra, hasta un total de 60, espacios incluidos.<br />
1 En campos no indexados no se pueden duplicar valores. La<br />
indexación se documenta en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba storage.<br />
Buscar registros que no cumplan el criterio dado<br />
Puede excluir registros al realizar una búsqueda. Por ejemplo, puede<br />
buscar todas las facturas excepto las creadas en los últimos 30 días.<br />
Buscar registros que no cumplan los criterios<br />
Por ejemplo, para buscar todos los registros de ventas excepto los de<br />
la ciudad de Londres:<br />
1. En modo Buscar, escriba criterios para los registros a omitir.<br />
2. Seleccione Omitir.<br />
Seleccionar Omitir para<br />
excluir los registros que<br />
coincidan con la petición<br />
3. Haga clic en Buscar.
3-8 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Buscar unos registros y omitir otros<br />
Por ejemplo, para buscar los vendedores de la provincia de<br />
Barcelona, exceptuando los de la ciudad de Barcelona:<br />
1. En modo Buscar, escriba criterios para los registros a buscar<br />
(escriba Barcelona en el campo Provincia.)<br />
2. Escoja el menú Peticiones > Añadir nueva petición.<br />
3. Escriba criterios para los registros a excluir (escriba Barcelona<br />
en el campo Ciudad.)<br />
4. Seleccione Omitir.<br />
5. Haga clic en Buscar.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Puede haber criterios de omisión en más de una petición.<br />
1 <strong>FileMaker</strong> Pro procesa las peticiones con el orden de creación. Por<br />
ejemplo, en una base de datos con clientes de Sudamérica y España:<br />
1 Si la primera petición busca todos los clientes de Córdoba y la<br />
segunda omite todos los de Sudamérica, el conjunto encontrado<br />
contiene todos los clientes de Córdoba, España, pero ninguno de<br />
Córdoba, Argentina, ni de ningún otro lugar de Sudamérica.<br />
1 Si se invierte el orden de las peticiones (la primera petición<br />
omite todos los clientes de Sudamérica y la segunda busca todos<br />
los de Córdoba), el conjunto encontrado incluye todos los clientes<br />
de Córdoba, España y Córdoba, Argentina, pero no los registros de<br />
clientes de otros lugares de Sudamérica.<br />
1 Para omitir un registro relacionado de la fila de un portal (o un<br />
conjunto de registros relacionados), es necesario cambiar la relación<br />
o el valor de, al menos, uno de los campos coincidentes, para que el<br />
campo o registro relacionado deje de coincidir con el campo <strong>del</strong><br />
registro maestro. Para obtener más información acerca de archivos<br />
relacionados, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos<br />
relacionados”.<br />
1 Para omitir registros de un conjunto encontrado después de realizar<br />
una búsqueda, consulte la siguiente sección.<br />
Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar<br />
registros ocultos<br />
Todos los registros que no estén en el conjunto encontrado se omiten<br />
u ocultan. Los registros adicionales <strong>del</strong> conjunto encontrado se<br />
pueden omitir sin realizar una nueva búsqueda.<br />
Nota Los registros omitidos se excluyen temporalmente <strong>del</strong> conjunto<br />
encontrado, aunque permanecen en la base de datos.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Omitir un registro concreto Muestre o seleccione el registro a omitir y escoja<br />
el menú Registros > Omitir registro.<br />
Omitir una serie de<br />
registros<br />
Visualizar el conjunto<br />
omitido<br />
Mover hacia atrás todos los<br />
registros <strong>del</strong> archivo<br />
Muestre o seleccione el primer registro de la serie<br />
consecutiva a omitir y escoja el menú Registros ><br />
Omitir múltiples. En el cuadro de diálogo Omitir<br />
múltiples, escriba el número de registros a omitir y<br />
haga clic en Omitir.<br />
Escoja el menú Registros > Mostrar omitidos.<br />
Escoja el menú Registros (modo Visualizar) o el<br />
menú Registros (modo Buscar) > Mostrar todos los<br />
registros.<br />
Visualizar, repetir y cambiar la última búsqueda<br />
Para visualizar los criterios de búsqueda más recientes, escoja el<br />
menú Registros > Cambiar búsqueda anterior. Para volver al conjunto<br />
encontrado, escoja el menú Vista > Modo Visualizar. Para repetir la<br />
búsqueda, haga clic en Buscar. También puede modificar los<br />
criterios de búsqueda y hacer clic en Buscar.
Ordenar registros<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro almacena los registros con el orden en que se<br />
añadieron al archivo. Al ordenar temporalmente, los registros se<br />
reorganizan y se pueden ver, actualizar e imprimir con una secuencia<br />
distinta.<br />
Escoja los campos por cuyos contenidos desee ordenar. El primer<br />
campo de orden organiza los registros en función <strong>del</strong> contenido <strong>del</strong><br />
campo. El segundo campo de orden organiza los registros cuando<br />
dos o más tienen el mismo valor en el primer campo de orden y así<br />
sucesivamente. El orden de los registros puede ser ascendente,<br />
descendente o personalizado.<br />
Los registros permanecen ordenados hasta que se realiza una<br />
búsqueda, se añaden registros nuevos o se vuelven a ordenar.<br />
Para ordenar los registros <strong>del</strong> conjunto encontrado actual:<br />
1. En modo Visualizar, escoja menú Registros > Ordenar.<br />
2. En el cuadro de diálogo Ordenar registros, escoja los campos a<br />
ordenar y el orden deseado. Consulte las opciones en la tabla<br />
siguiente.<br />
Lista de relaciones<br />
Seleccionar los<br />
campos a ordenar<br />
Seleccionar el tipo de<br />
ordenación <strong>del</strong> campo<br />
seleccionado<br />
3. Haga clic en Ordenar.<br />
Buscar y ordenar información 3-9<br />
Para cancelar la ordenación antes de su conclusión, pulse Esc<br />
(Windows) o Comando+punto (Mac OS).<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Escoger un campo y ordenarlo<br />
según el orden seleccionado<br />
Asigne distintos tipos de<br />
ordenación a los campos a<br />
medida que los añada a la lista<br />
Tipo de ordenación<br />
Cambiar el tipo de ordenación<br />
de un campo de la lista Tipo de<br />
ordenación (por ejemplo, orden<br />
ascendente o descendente)<br />
Establecer un orden<br />
personalizado en función <strong>del</strong><br />
orden de los valores de una<br />
lista (por ejemplo, con el orden<br />
en que están organizados los<br />
meses)<br />
Cambiar el orden de los<br />
criterios de ordenación (por<br />
ejemplo, para ordenar primero<br />
por región y después por<br />
ciudad)<br />
En la lista de campos, haga doble clic en uno.<br />
Por cada campo de orden, seleccione un<br />
campo de la lista, seleccione un tipo de<br />
ordenación y haga clic en Mover.<br />
Orden ascendente es, para texto, desde el<br />
primero al último carácter <strong>del</strong> alfabeto, para<br />
números, de menor a mayor y, para fechas y<br />
horas, de anterior a posterior. Orden<br />
descendente es, para texto, desde el último al<br />
primer carácter <strong>del</strong> alfabeto, para números, de<br />
mayor a menor y, para fechas y horas, de<br />
posterior a anterior.<br />
En la lista Tipo de ordenación, seleccione un<br />
campo y un tipo de ordenación.<br />
En la lista de campos, seleccione uno, escoja<br />
Orden personalizado según lista de valores y<br />
seleccione o defina una lista de valores.<br />
(Consulte “Definir listas de valores como<br />
entradas de datos” en la página 7-3.)<br />
Los registros cuyos valores no aparezcan en la<br />
lista se ordenan alfabéticamente al final.<br />
En la lista Tipo de ordenación, haga clic en la<br />
flecha doble situada a la izquierda <strong>del</strong> nombre<br />
<strong>del</strong> campo y arrastre éste hasta otra posición.
3-10 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Incluir campos relacionados en<br />
cualquier posición <strong>del</strong> tipo de<br />
ordenación<br />
Ordenar registros relacionados<br />
(filas) en un portal<br />
Eliminar un campo de la lista<br />
Tipo de ordenación<br />
Eliminar todos los campos de<br />
la lista Tipo de ordenación<br />
Ordenar por campos sumario<br />
Por ejemplo, para ordenar<br />
regiones de ventas por ventas<br />
totales, de mayor a menor.<br />
Desordenar los registros<br />
(restaurar el orden de creación)<br />
Ordenar registros con un<br />
idioma distinto <strong>del</strong> utilizado en<br />
la indexación<br />
Cerrar el cuadro de diálogo<br />
Ordenar registros sin ordenar<br />
Escoja una relación de la lista de relaciones y<br />
haga doble clic en un campo relacionado de la<br />
lista de campos.<br />
Los campos relacionados se pueden colocar<br />
en cualquier posición de la lista Tipo de<br />
ordenación, antes, después o entre campos <strong>del</strong><br />
archivo maestro.<br />
Si más de un registro <strong>del</strong> archivo relacionado<br />
coincide con un registro <strong>del</strong> archivo maestro,<br />
el orden se establecerá en función <strong>del</strong> primer<br />
registro coincidente <strong>del</strong> archivo relacionado,<br />
de acuerdo con el tipo de ordenación definido<br />
en la relación. Consulte “Definir relaciones de<br />
bases de datos relacionales y actualizaciones”<br />
en la página 8-11.)<br />
Si sus privilegios de acceso lo permiten,<br />
especifique un tipo de ordenación en Definir<br />
relaciones Consulte “Definir relaciones de<br />
bases de datos relacionales y actualizaciones”<br />
en la página 8-11.<br />
En la lista Tipo de ordenación, haga doble clic<br />
en el campo.<br />
Haga clic en Borrar todos.<br />
Consulte la siguiente sección.<br />
Haga clic en Desordenar.<br />
Seleccione Omitir idioma <strong>del</strong> campo al ordenar<br />
y escoja otro idioma.<br />
Haga clic en Hecho.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 El orden de los datos depende <strong>del</strong> tipo de campo:<br />
Tipo de campo Orden de los registros<br />
Texto Alfabético. Los números se ordenan por posición de<br />
caracteres. (Ejemplo de orden ascendente: 1, 11, 2.) Los<br />
números se ordenan antes que las letras. Los valores no<br />
alfanuméricos se omiten, a menos que se cambie el idioma<br />
de ordenación a ASCII.<br />
Numérico Numérico. Los caracteres no numéricos se omiten.<br />
Fecha Cronológico. Para evitar confusión al utilizar fechas,<br />
utilice siempre años de cuatro dígitos. Para obtener más<br />
información acerca de cómo gestiona <strong>FileMaker</strong> Pro 5 los<br />
problemas <strong>del</strong> año 2000, visite www.filemaker.com.<br />
Hora Numérico. Las horas con AM/PM se ordenan según su<br />
equivalente de 24 horas ;por ejemplo, 8:00 PM es 20:00.<br />
1 Los registros de portales ordenados se vuelven a ordenar cada vez<br />
que se restablece la relación. Por ejemplo, cuando se sale de un<br />
registro y se vuelve a él o cuando cambia el valor <strong>del</strong> campo<br />
coincidente. Consulte “Definir relaciones de bases de datos<br />
relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.<br />
1 Los campos repetidos se ordenan por el valor de la primera<br />
repetición.<br />
1 Si se añaden registros después de ordenar, el área de estado<br />
muestra Semi-ord. Ordene otra vez para incorporar los nuevos<br />
registros al tipo de ordenación.<br />
1 Los formatos <strong>del</strong> sistema afectan al orden de números, fechas y<br />
horas. Se describen en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos<br />
e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba system formats.
Ordenar registros por valores de subsumario<br />
Los informes de subsumario (informes con datos agrupados y<br />
totales) se ordenan por la categoría que generó los totales. Por<br />
ejemplo, un informe que genera subtotales por región se ordena por<br />
regiones (Ejemplo 1). Los registros también se pueden ordenar por<br />
valores de subsumario. Por ejemplo, las regiones de venta se pueden<br />
ordenar por ventas totales (Ejemplo 2).<br />
En ambos ejemplos, Ventas totales es un campo sumario que ofrece<br />
totales regionales cuando se agrupa por Región.<br />
Ejemplo 1:<br />
Ejemplo 2:<br />
Informe con datos<br />
agrupados y subtotales<br />
Las regiones se ordenan<br />
por orden ascendente<br />
Las regiones se ordenan<br />
por ventas totales en<br />
orden descendente<br />
Informe con datos agrupados y subtotales,<br />
ordenados por valores de subsumario<br />
Este procedimiento se describe en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba sorting<br />
records.<br />
Para obtener más información acerca de registros con datos<br />
agrupados, consulte “Crear presentaciones e informes” en la<br />
página 6-2.<br />
Buscar y ordenar información 3-11
Capítulo 4<br />
Previsualizar e imprimir información<br />
Este capítulo describe cómo:<br />
1 configurar impresoras y opciones de impresión<br />
1 mostrar una vista previa antes de imprimir<br />
1 imprimir uno o más registros, registros en blanco, definiciones de<br />
campo y pasos de guiones<br />
Los procedimientos de este capítulo suponen que se dispone de una<br />
presentación para imprimir. De lo contrario, consulte el chapter 6,<br />
“Crear y gestionar presentaciones e informes”, y el capítulo 7,<br />
“Personalizar presentaciones”.<br />
Nota La información de este capítulo no se aplica a <strong>usuario</strong>s con<br />
bases de datos en la Web. En estos casos, el software <strong>del</strong> navegador<br />
dirige la impresión.<br />
Imprimir información en bases de datos<br />
Con <strong>FileMaker</strong> Pro, se pueden imprimir:<br />
1 todos los registros de la base de datos, un subconjunto de registros<br />
o sólo el registro actual<br />
1 registros en blanco, para crear formularios en papel<br />
1 definiciones de campos y guiones, para ver la estructura de la base<br />
de datos<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro imprime los registros de la presentación actual. Crear<br />
distintas presentaciones permite imprimir los datos de maneras<br />
diferentes. Por ejemplo, los registros se pueden imprimir de uno en<br />
uno, en una lista de columna o en un informe complejo, ordenado y<br />
con totales, cabeceras y pies de página. También se pueden crear<br />
presentaciones de etiquetas de correo y sobres.<br />
El asistente Nueva presentación/informe (modo Presentación)<br />
facilita la creación de presentaciones e informes. Consulte “Crear<br />
presentaciones e informes” en la página 6-2.<br />
Se pueden imprimir datos de la presentación actual o<br />
información de la estructura de la base de datos.<br />
Lista de teléfonos<br />
Nombre Teléfono<br />
Juanita Alvarez 91-3660105<br />
María García 696-555-345<br />
Eduardo García 91-3669897<br />
Sergio Gómez 91-4080850<br />
Rodolfo Fernández 948-545278<br />
Mario Pérez 98-4510105<br />
Registros visualizados<br />
Imprimir lista de teléfonos<br />
Ir a la presentación[Lista de teléfonos]<br />
Ordenar [Tipo de ordenación: Apellidos (Ascendente) ]<br />
[Restaurar el tipo de ordenación, Sin diálogo]<br />
Modo Vista previa<br />
[Pausa]<br />
Imprimir<br />
[sin diálogo]<br />
Modo Visualizar<br />
Guión<br />
Lista de teléfonos<br />
Nombre Teléfono<br />
Juanita Alvarez 91-3660105<br />
Registro actual<br />
Nombre <strong>del</strong> campo Tipo de campo Fórmula/Opción de entrada<br />
Nombre Texto<br />
Apellidos Texto<br />
Dirección1 Texto<br />
Dirección2 Texto<br />
Ciudad Texto<br />
Estado Texto<br />
Código postal Número<br />
Teléfono Texto<br />
Definición <strong>del</strong> campo<br />
Lista de teléfonos<br />
Nombre Teléfono<br />
Registro en blanco<br />
Es posible controlar los márgenes de página, eliminar espacios<br />
vacíos y dejar sin imprimir determinados objetos. Consulte<br />
“Controlar la impresión” en la página 7-23.
4-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Preparar impresión<br />
Nota Las opciones de configuración de impresión y de la impresora<br />
varían en función <strong>del</strong> software de la impresora y <strong>del</strong> sistema. Para<br />
obtener más información, consulte la documentación de la impresora<br />
y <strong>del</strong> sistema.<br />
Especificar impresora (Windows)<br />
En <strong>FileMaker</strong> Pro, se puede especificar una impresora por defecto o<br />
seleccionar la impresora cada vez que se imprime.<br />
Para especificar una impresora por defecto en <strong>FileMaker</strong> Pro:<br />
1. Escoja el menú Archivo > Configurar impresión.<br />
2. En el cuadro de diálogo Configurar impresión, escoja una<br />
impresora en Nombre.<br />
3. Haga clic en OK.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Al iniciarse por primera vez, <strong>FileMaker</strong> Pro utiliza la impresora<br />
por defecto de Windows. Si se especifica una distinta en el cuadro de<br />
diálogo Configurar impresión, se convierte en la impresora por<br />
defecto de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
1 Especifique la impresora por defecto de Windows y de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro por separado. Cambiar una no afecta a la otra.<br />
Especificar impresora (Mac OS)<br />
Para especificar otra impresora:<br />
1. Escoja el menú Apple > Selector.<br />
2. En el cuadro de diálogo Selector, seleccione una impresora,<br />
responda a los mensajes y haga clic en el cuadro de cierre.<br />
Dadas las diferencias de márgenes entre impresoras, al cambiar de<br />
tipo de impresora, se solicita la verificación de las opciones de ajuste<br />
de página.<br />
Nota Con los sistemas más recientes, se puede cambiar de impresora<br />
en el cuadro de diálogo Imprimir o con un módulo de zonas de<br />
control, siempre que se escoja el mismo tipo de impresora, por<br />
ejemplo, otro mo<strong>del</strong>o de LaserWriter de la red.<br />
Preparar impresión de presentaciones anchas<br />
Para imprimir presentaciones cuyos datos sobrepasen el margen<br />
derecho, escoja el menú Archivo > Configurar impresión (Windows) o<br />
Ajustar página (Mac OS), seleccione la orientación horizontal y haga<br />
clic en OK.<br />
La información situada<br />
a la derecha de esta<br />
línea no se imprime<br />
Configuración vertical Configuración horizontal<br />
Se imprimen<br />
todas las<br />
columnas<br />
Consejo En el cuadro de diálogo Configurar impresión (Windows) o<br />
Ajustar página (Mac OS), reduzca el tamaño <strong>del</strong> área impresa<br />
introduciendo un valor de escala inferior al 100%. <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
ajusta la visualización de los límites de la página en los modos<br />
Presentación y Vista previa.
Preparar impresión de presentaciones con subsumarios<br />
Al imprimir presentaciones con una o más partes de subsumario,<br />
ordene los registros por el campo de interrupción (el campo que<br />
agrupa los registros) asociado a cada parte de subsumario. Consulte<br />
“Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales”<br />
en la página 6-32 y “Ordenar registros” en la página 3-9. A<br />
continuación, cambie al modo Vista previa. <strong>FileMaker</strong> Pro sólo<br />
muestra partes de subsumario y calcula datos de subsumario<br />
correctamente en modo Vista previa o en informes impresos<br />
(consulte “Previsualizar datos en presentaciones” en la página 4-3).<br />
Consejo Si utiliza el asistente Nueva presentación/informe para<br />
crear informes con datos agrupados, cree guiones que ordenen<br />
automáticamente el informe y cambien al modo Vista previa.<br />
Consulte “Crear presentaciones e informes” en la página 6-2.<br />
Preparar impresión de sobres y etiquetas<br />
Para obtener información acerca de la configuración de<br />
presentaciones de sobres y etiquetas, consulte “Consideraciones al<br />
crear una presentación de sobres” en la página 6-8 y<br />
“Consideraciones al crear una presentación Lista/informe en<br />
columnas” en la página 6-7.<br />
Muchas impresoras láser y de inyección de tinta no imprimen en los<br />
0,6 cm. superiores <strong>del</strong> papel. Al crear presentaciones de etiquetas,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro intenta compensar este margen inservible incluyendo<br />
una cabecera vacía. Dependiendo de la impresora, puede ser<br />
necesario ajustar o borrar la cabecera (consulte “Cambiar de tamaño<br />
partes de una presentación” en la página 6-34 y “Eliminar partes de<br />
una presentación” en la página 6-34).<br />
También puede ser necesario ajustar los márgenes de la página<br />
(consulte “Especificar márgenes de página” en la página 7-23) o el<br />
tamaño <strong>del</strong> papel (consulte la documentación <strong>del</strong> sistema). Consulte<br />
también la sección de resolución de problemas de la Ayuda en<br />
pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Previsualizar e imprimir información 4-3<br />
Consejo Antes de imprimir todos los sobres o etiquetas, imprima<br />
algún sobre o la primera página de las etiquetas en papel normal para<br />
comprobar la alineación.<br />
Cuando utilice hojas de etiquetas:<br />
1. Mida la distancia desde el borde superior <strong>del</strong> papel hasta la parte<br />
superior de la primera fila de etiquetas.<br />
2. Si es menor que el margen mínimo de la impresora, en modo<br />
Presentación, aumente la altura de la parte de la cabecera para incluir<br />
la primera fila de etiquetas, de forma que la impresión comience en<br />
la parte superior de la segunda fila.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro no imprime en la primera fila de etiquetas, pero<br />
imprime las siguientes en la posición correcta.<br />
Al utilizar etiquetas en papel continuo, elimine la cabecera, si la<br />
hubiera, haciendo clic, en modo Presentación, en la etiqueta para<br />
seleccionarla y pulse Retroceso o Suprimir.<br />
Previsualizar datos en presentaciones<br />
Al cambiar al modo Vista previa, se ve la presentación tal como<br />
aparecerá en la página impresa. En modo Vista previa no se puede<br />
introducir ni editar información.<br />
El modo Vista previa muestra:<br />
1 el número de registros que caben en una página impresa<br />
1 cómo afectan los ajustes de paginación escogidos a los saltos de<br />
página (consulte “Definir saltos de página y numeración” en la<br />
página 6-32.)<br />
1 las partes de subsumario con campos sumario calculados (consulte<br />
“Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales”<br />
en la página 6-32.)
4-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 la información variable proporcionada por <strong>FileMaker</strong> Pro, como<br />
números de página, fecha actual, etc. (consulte “Insertar en<br />
presentaciones el número de página, la fecha u otras variables” en la<br />
página 7-12.)<br />
1 los márgenes definidos en la página (consulte “Especificar<br />
márgenes de página” en la página 7-23.)<br />
1 la forma en que los campos con opciones de deslizamiento cierran<br />
los espacios en blanco (consulte “Eliminar espacios vacíos en datos<br />
impresos” en la página 7-25.)<br />
1 los registros organizados en columnas, si Ajustar presentación está<br />
definido para imprimir en columnas (consulte“Configurar impresión<br />
de registros en columnas” en la página 6-9.)<br />
Para obtener una vista previa de los datos de una presentación, siga<br />
los pasos preliminares realizados para imprimir, incluida la<br />
especificación de la impresora y de las opciones de impresión y la<br />
verificación de que el conjunto encontrado contiene los registros a<br />
incluir en la vista previa (consulte los pasos <strong>del</strong> 1 al 4 de la siguiente<br />
sección, “Imprimir”). A continuación, escoja el menú Vista > Modo<br />
Vista previa.<br />
Escoger otra presentación en el<br />
menú desplegable de presentaciones<br />
Hacer clic en la primera<br />
página para desplazarse a la<br />
siguiente o en la última para<br />
desplazarse a la anterior<br />
Número total de páginas<br />
Margen<br />
Arrastrar marcador arriba o<br />
abajo para desplazarse por<br />
las páginas<br />
Número de página actual<br />
Cambiar de modo con<br />
el menú desplegable<br />
de modos<br />
Nota El modo Vista previa no se puede utilizar para ver el aspecto<br />
de la base de datos al publicarla en la Web. Es necesario utilizar un<br />
navegador.<br />
Imprimir<br />
Puede imprimirse información de la base de datos o información<br />
acerca de la base de datos, como definiciones de campos o pasos de<br />
guiones. Consulte “Imprimir información en bases de datos” en la<br />
página 4-1.<br />
Nota Para imprimir presentaciones con subsumarios, consulte<br />
“Preparar impresión de presentaciones con subsumarios” en la<br />
página 4-3. Para imprimir etiquetas o sobres, consulte “Preparar<br />
impresión de sobres y etiquetas” en la página 4-3.<br />
Para imprimir:<br />
1. Si dispone de más de una impresora, especifique una.<br />
Consulte “Especificar impresora (Windows)” en la página 4-2, o<br />
“Especificar impresora (Mac OS)” en la página 4-2.<br />
2. Confirme las opciones de impresión (por ejemplo, la orientación<br />
de página y la escala) seleccionando el menú Archivo > Configurar<br />
impresión (Windows) o Archivo > Ajustar página (Mac OS). A<br />
continuación, haga clic en OK.<br />
Para obtener información acerca de las opciones de la impresora,<br />
consulte la documentación de la impresora y <strong>del</strong> sistema.<br />
3. Para imprimir registros, en el menú desplegable de presentaciones<br />
seleccione una.<br />
4. Para comprobar que el conjunto encontrado es el buscado:<br />
1 utilice el modo Buscar y los comandos <strong>del</strong> menú Registros para<br />
modificar el conjunto encontrado (consulte “Buscar registros” en la<br />
página 3-1 y “Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar<br />
registros ocultos” en la página 3-8.)
1 ordene los registros (consulte “Ordenar registros” en la<br />
página 3-9.)<br />
5. Escoja el menú Vista > Modo Vista previa para ver exactamente el<br />
aspecto de la copia impresa. Algunos elementos, como campos<br />
sumario, partes de subsumario, objetos deslizantes, registros<br />
organizados en columnas, y la información variable, como números<br />
de página, sólo aparecen correctamente en modo Vista previa.<br />
6. Escoja el menú Archivo > Imprimir.<br />
7. En el cuadro de diálogo Imprimir, escoja una opción en Imprimir.<br />
Mac OS: al utilizar algunas versiones <strong>del</strong> software de impresión es<br />
necesario escoger <strong>FileMaker</strong> Pro en el menú desplegable para ver<br />
estas opciones.<br />
Para imprimir Escoja<br />
Todos los registros <strong>del</strong> conjunto encontrado Registros visualizados<br />
Sólo los registros seleccionados actualmente<br />
en modo Visualizar<br />
Un registro en blanco de la presentación<br />
actual (utilice esta opción para imprimir<br />
“formularios” vacíos)<br />
Una lista de todos los campos definidos <strong>del</strong><br />
archivo, incluidas las fórmulas y las opciones<br />
de entrada<br />
Una lista de todos los pasos de un guión o<br />
todos los guiones <strong>del</strong> archivo<br />
Registro actual<br />
Registro en blanco, mostrando los<br />
campos y seleccione una opción<br />
de formato<br />
Definiciones de campos<br />
Definiciones de guiones, y<br />
seleccione un guión determinado<br />
o todos los guiones<br />
Previsualizar e imprimir información 4-5<br />
Hacer clic para cambiar la orientación de la página (vertical u<br />
horizontal), la escala y demás opciones de impresión<br />
Escoger datos<br />
a imprimir<br />
Seleccionar para<br />
actualizar objetos<br />
OLE enlazados<br />
antes de imprimir<br />
Escoger<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Escoger los<br />
datos a imprimir<br />
Cuadro de diálogo Imprimir (Windows)<br />
Cuadro de diálogo Imprimir (Mac OS)<br />
En Windows: para imprimir una vista actual de los objetos OLE,<br />
seleccione Actualizar todos los enlaces antes de imprimir. Para imprimir<br />
con mayor rapidez, deseleccione esta opción. Para obtener más<br />
información, consulte la Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja<br />
el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y<br />
escriba OLE objects, updating.
4-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
8. Seleccione el rango de impresión, el número de copias y demás<br />
ajustes de impresión y haga clic en OK.<br />
Otras opciones de impresión dependen <strong>del</strong> software de la impresora<br />
y <strong>del</strong> sistema, consulte su documentación.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 En Windows: para anular la impresora por defecto en un trabajo de<br />
impresión, escoja otra impresora en el campo Nombre <strong>del</strong> cuadro de<br />
diálogo Imprimir.<br />
1 En Windows: para anular las opciones por defecto de la impresora<br />
en un trabajo de impresión, en el cuadro de diálogo Imprimir, haga<br />
clic en Propiedades, realice las selecciones y haga clic en Aceptar.<br />
1 Para “sellar” los espacios en blanco al imprimir registros con<br />
cantidades variables de datos, especifique opciones de deslizamiento<br />
. Consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en la<br />
página 7-25. También se pueden usar campos de fusión para eliminar<br />
el espacio en blanco extra de los campos de datos. Consulte “Colocar<br />
campos de fusión” en la página 6-19.<br />
1 Al imprimir un campo o portal con barra de desplazamiento,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro imprime sólo los datos visibles. Para imprimir todos<br />
los datos, duplique la presentación y aumente el campo o portal. A<br />
continuación, especifique las opciones de deslizamiento para<br />
suprimir el espacio en blanco extra al imprimir. Consulte “Eliminar<br />
espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.<br />
1 Para no imprimir algún objeto de la presentación, selecciónelo en<br />
modo Presentación y escoja el menú Formato > Deslizamiento/<br />
Impresión. Haga clic en No imprimir los objetos seleccionadosy haga<br />
clic en OK. Consulte “Evitar la impresión de objetos” en la<br />
página 7-27.<br />
1 Si experimenta problemas al imprimir, consulte la sección de<br />
resolución de problemas de la Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Para obtener información <strong>del</strong> servicio de atención al cliente, escoja<br />
el menú Ayuda > <strong>FileMaker</strong> en la Web.
Parte 2<br />
Diseñar y crear bases de datos
En este capítulo se explica cómo:<br />
1 planificar bases de datos<br />
1 crear archivos de bases de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 definir, modificar y eliminar campos de la base de datos<br />
Planificar archivos de bases de datos<br />
Planificar la base de datos antes de crearla ahorra a la larga tiempo y<br />
esfuerzo. Aunque posteriormente se cambie el diseño, cuanto mejor<br />
se planifique por a<strong>del</strong>antado, menos cambios habrá que realizar.<br />
Comience por un diseño sencillo, utilícelo algún tiempo y<br />
modifíquelo después según sea necesario.<br />
Para planificar una base de datos, siga estos pasos generales:<br />
1. Determine el problema a resolver o la razón de crear una base de<br />
datos.<br />
Si la base de datos la van a utilizar más personas, consulte con ellas<br />
cuáles son sus necesidades.<br />
2. Decida las categorías de información con las que trabajar y<br />
planifique archivos de bases de datos independientes para cada<br />
categoría principal.<br />
Por ejemplo, en negocios pequeños, puede ser necesario un archivo<br />
de base de datos para productos, uno para clientes y otro para<br />
empleados.<br />
3. Analice el sistema actual de gestión de información para<br />
determinar las tareas que realiza.<br />
Por ejemplo, piense si imprime etiquetas de correo y facturas, los<br />
informes que genera, o si existen tareas nuevas que realizar.<br />
Capítulo 5<br />
Crear bases de datos<br />
4. Decida los datos que contendrá el archivo y planifique los campos<br />
que albergarán dichos datos.<br />
Por ejemplo, para imprimir facturas, son necesarios campos de<br />
direcciones de facturación, direcciones de envío, cantidades, códigos<br />
de producto, etc. También son necesarios campos de cálculo para<br />
subtotales, impuestos sobre ventas, tarifas de envío y totales de<br />
facturas.<br />
Para facilitar la búsqueda y el orden de los registros, cree campos<br />
independientes por nombres y apellidos, títulos, como Sr. o Dr., y<br />
elementos de direcciones, como ciudad, estado, provincia, país y<br />
código postal.<br />
5. Determine las relaciones entre el archivo y los archivos cuyos<br />
datos utilice.<br />
Por ejemplo, si los datos a utilizar ya existen en otro archivo de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, puede utilizarlos en el actual.<br />
6. Decida las presentaciones que necesita y planifique una<br />
presentación por tarea.<br />
Por ejemplo, planifique presentaciones para la entrada de datos,<br />
entrada de pedidos, impresión de etiquetas de correo y formularios y<br />
para cada tipo de informe que se genere.<br />
7. Determine si es necesario compartir la base de datos con otros<br />
<strong>usuario</strong>s y, en caso afirmativo, cómo accederán al archivo.<br />
Se pueden diseñar presentaciones que funcionen bien en <strong>FileMaker</strong><br />
Pro para Windows y para Mac OS, así como en navegadores Web.<br />
8. Si otros <strong>usuario</strong>s van a utilizar la base de datos, piense las personas<br />
van a tener acceso al archivo y las tareas que van a poder realizar.<br />
Si la seguridad de los datos es importante, se puede restringir el<br />
acceso a las tareas asignando contraseñas y privilegios de acceso al<br />
archivo.
5-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
9. Escriba sus ideas en papel, haga una lista de los archivos<br />
necesarios y de los campos de cada archivo. Haga también una lista<br />
de los formularios e informes (presentaciones) que se van a generar<br />
desde cada archivo. Comience por un diseño sencillo y utilícelo por<br />
algún tiempo. Se puede cambiar cuando sea necesario.<br />
Formulario para base de datos<br />
Proyecto<br />
Objetivo<br />
Nombre de archivo<br />
Campos<br />
Nombre Tipo Comentarios<br />
Presentaciones<br />
Nombre Objetivo Pantalla Impresión Web<br />
Para obtener información acerca de la introducción de datos en bases<br />
de datos, consulte “Introducir datos en registros” en la página 2-6.<br />
Para obtener más información acerca de la creación de bases de datos<br />
relacionales, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos<br />
relacionados”.<br />
Crear archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Los archivos se pueden crear a partir de plantillas, archivos de bases<br />
de datos predefinidos que se pueden modificar según las<br />
necesidades. También se pueden crear archivos sin utilizar plantillas.<br />
Consejo También se pueden crear archivos haciendo una copia de un<br />
archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro existente o importando datos de otra<br />
aplicación. Consulte “Guardar archivos” en la página 1-8 o<br />
“Convertir archivos de datos en nuevos archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro”<br />
en la página 12-6.<br />
Par utilizar las plantillas si no están instaladas, consulte la guía<br />
Puesta en marcha de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
1. En <strong>FileMaker</strong> Pro, escoja el menú Archivo > Nueva base de datos.<br />
2. En el cuadro de diálogo Nueva base de datos, realice los<br />
procedimientos siguientes:<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Crear un archivo<br />
usando una plantilla<br />
Crear un archivo sin<br />
usar plantillas<br />
Abrir un archivo<br />
existente<br />
Seleccione Crear un nuevo archivo usando una plantilla<br />
y haga doble clic en el nombre de la plantilla.<br />
Seleccione Crear un nuevo archivo vacío y haga clic<br />
en OK.<br />
Consulte “Abrir archivos” en la página 1-7.<br />
Si Plantillas en el diálogo Nueva base de datos no está seleccionada en<br />
la pestaña General <strong>del</strong> cuadro de diálogo Preferencias de la aplicación<br />
o si las plantillas no están instaladas, el cuadro de diálogo Nueva<br />
base de datos no aparece. Vaya al siguiente paso. Para seleccionar la<br />
opción de preferencias, consulte “Configurar preferencias generales<br />
de la aplicación” en la página A-1.
Seleccionar<br />
una opción<br />
de creación<br />
de archivo<br />
Seleccionar<br />
para que no<br />
vuelva a<br />
aparecer<br />
este cuadro<br />
de diálogo<br />
3. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba un nombre para el<br />
archivo (si es necesario, escoja otra carpeta) y haga clic en Guardar.<br />
Windows: en Guardar como archivos de tipo, seleccione Archivos<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro. Si no especifica la extensión de archivo,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro añade .fp5 al nombre de archivo. (Para ver extensiones<br />
de archivo en Windows, consulte la Ayuda <strong>del</strong> sistema operativo<br />
Windows.)<br />
4. Haga clic en Guardar.<br />
Hacer clic para abrir una base de<br />
datos que describa las plantillas<br />
Definir campos en bases de datos<br />
Escoger<br />
“Plantillas”<br />
para visualizar<br />
una lista de<br />
plantillas de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Escoger una<br />
plantilla de la<br />
lista<br />
Para definir un nuevo campo, asígnele un nombre. A continuación,<br />
seleccione opciones para determinar la forma en que el campo<br />
interpreta, introduce, calcula, almacena y muestra los datos. Estas<br />
características componen la definición <strong>del</strong> campo.<br />
ID Producto<br />
ET14<br />
Nombre <strong>del</strong> producto Chaqueta<br />
Categoría<br />
Colores<br />
Precio unidad<br />
Descuento<br />
Ropa<br />
Azul<br />
Negro<br />
10.999 Pts.<br />
1.099 Pts<br />
Crear bases de datos 5-3<br />
Este campo almacena valores múltiples<br />
Este campo almacena sólo números<br />
Este campo calcula un valor en función<br />
de otro valor <strong>del</strong> registro (“Descuento”<br />
es el 10% de “Precio unidad”)<br />
Las secciones siguientes describen la forma de definir campos con el<br />
cuadro de diálogo Definir campos.<br />
Hacer clic para<br />
ordenar los<br />
campos por<br />
nombre o por tipo<br />
Nombres y<br />
definiciones de<br />
campos<br />
Escribir el<br />
nombre de un<br />
nuevo campo<br />
Seleccionar un tipo<br />
de campo<br />
Estos campos almacenan texto<br />
Escoger la forma de las listas de campos en el cuadro de diálogo<br />
Después de escribir un nombre de campo,<br />
hacer clic y seleccionar un tipo de campo<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Las definiciones de campo se pueden duplicar para definir nuevos<br />
campos parecidos a los existentes. Consulte “Cambiar definiciones<br />
de campos” en la página 5-13.
5-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 Una vez definidos los campos, pueden añadirse a una presentación.<br />
Si se define un campo en un archivo existente y no aparece en la<br />
presentación actual, compruebe que Añadir los nuevos campos a la<br />
presentación actual está seleccionado en Preferencias de la<br />
aplicación. Consulte “Colocar y eliminar campos en presentaciones”<br />
en la página 6-17 y “Configurar preferencias de presentación” en la<br />
página A-2.<br />
1 Para imprimir definiciones de campo, consulte el capítulo 4,<br />
“Previsualizar e imprimir información”.<br />
Asignar nombres a los campos<br />
Al asignar nombres de campo, no olvide las observaciones<br />
siguientes:<br />
1 Los nombres de campo deben ser únicos. Pueden contener hasta 60<br />
caracteres.<br />
1 Utilice nombres descriptivos que identifiquen claramente el<br />
contenido <strong>del</strong> campo. Evite abreviaturas, acrónimos y otros términos<br />
que puedan causar confusión.<br />
1 No utilice los siguientes símbolos y palabras: , (coma) + – * / ^ &<br />
= ≠ > < ( ) " ; (punto y coma) : (dos puntos) :: AND, OR, XOR, NOT,<br />
o el nombre de una función de <strong>FileMaker</strong> Pro. Los nombres de<br />
campos que se van a utilizar en fórmulas de cálculo no pueden<br />
empezar por espacio, punto (.) ni número.<br />
1 Al exportar, publicar en la Web y otras operaciones, utilice _<br />
(subrayado) en lugar de espacios para evitar restricciones ODBC<br />
(Open Database Connectivity, conectividad abierta de bases de<br />
datos).<br />
1 Compruebe las restricciones de nombres de campos en los<br />
formatos de archivo admitidos por otras aplicaciones al intercambiar<br />
datos con ellas.<br />
1 Si utiliza ODBC para compartir datos de <strong>FileMaker</strong>, evite utilizar<br />
palabras clave SQL en nombres de campos. Para obtener<br />
información acerca de ODBC, consulte “ODBC” en la página 15-1.<br />
Escoger tipo de campo<br />
Al definir un campo, debe seleccionar el tipo adecuado.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro utiliza el tipo de campo para interpretar los datos en<br />
tareas como ordenar y ejecutar cálculos.<br />
Seleccione este<br />
tipo de campo Si los datos <strong>del</strong> campo van a incluir<br />
Texto Hasta aproximadamente 64.000 letras, símbolos o números<br />
utilizados como texto.<br />
Numérico Hasta 255 números u otros caracteres. En la mayoría de los<br />
casos, sólo los números se consideran campos numéricos.<br />
Los campos numéricos no pueden contener retornos de<br />
carro.<br />
Fecha Sólo fechas.<br />
Hora Sólo horas.<br />
Contenedor Imágenes o archivos multimedia, como películas o sonidos.<br />
Los campos de cálculo y sumario pueden incluir referencias<br />
a campos contenedor. En Windows, los campos contenedor<br />
pueden almacenar objetos OLE.<br />
Cálculo El resultado de fórmulas de cálculo que utilizan valores de<br />
campo <strong>del</strong> registro actual o de registros relacionados. La<br />
fórmula puede utilizar valores de todos los tipos de campo.<br />
Los datos <strong>del</strong> resultado puede ser de estos tipos: texto,<br />
numéricos, fecha, hora o contenedor.<br />
Sumario Valores generados al resumir valores de campo de más de un<br />
registro <strong>del</strong> mismo archivo.<br />
Global Valores que se van a utilizar en todos los registros <strong>del</strong><br />
archivo. Los campos globales pueden contener datos de<br />
texto, numéricos, fechas, horas y contenedor. Utilice el valor<br />
de un campo global en cálculo y guiones. Los campos<br />
globales no se pueden utilizar para buscar registros.
Los campos de cálculo generan resultados a partir de<br />
valores <strong>del</strong> registro actual o de registros relacionados<br />
Informe de ventas<br />
Agente Elemento Cant. Importe<br />
David Martínez ET1 1 2.995Pta<br />
ET3 2 11.990Pta<br />
ET4 1 5.990 Pta<br />
ET5 3 9.600Pta<br />
Total 30.575Pta<br />
Carmen López ET1 2 5.990Pta<br />
ET3 3 17.985Pta<br />
ET6 1 3.200Pta<br />
Total 27.175Pta<br />
Total general 57.750Pta<br />
Los campos sumario<br />
generan resultados a<br />
partir de los valores de<br />
múltiples registros<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para almacenar códigos postales, números de teléfono y otros<br />
valores con ceros o caracteres como guiones o paréntesis <strong>del</strong>ante,<br />
utilice campos de texto en vez de campos numéricos.<br />
1 Compruebe que para almacenar fechas utiliza campos de fecha, en<br />
vez de numéricos o de texto. Para evitar confusión al utilizar fechas,<br />
utilice siempre años de cuatro dígitos. Para obtener más información<br />
acerca de cómo gestiona <strong>FileMaker</strong> Pro 5 los problemas <strong>del</strong> año<br />
2000, visite www.filemaker.com.<br />
1 Los registros basados en campos contenedor no se pueden buscar<br />
ni ordenar, pero se pueden definir campos de texto que describan o<br />
identifiquen el contenido <strong>del</strong> campo contenedor. A continuación, se<br />
pueden buscar u ordenar los registros basados en los datos <strong>del</strong> campo<br />
de texto.<br />
Crear bases de datos 5-5<br />
1 Para cambiar la visualización de los datos en campos de texto,<br />
numéricos, de fecha y de hora, consulte “Formatear datos de campos<br />
en presentaciones” en la página 6-23.<br />
1 Para obtener información acerca <strong>del</strong> trabajo con datos en campos,<br />
consulte “Introducir datos en registros” en la página 2-6. Para<br />
obtener más información acerca de tipos de campos, escoja el menú<br />
Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
field types.<br />
Definir campos de texto, fecha, hora, numéricos<br />
o contenedor<br />
1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.<br />
2. En el cuadro de diálogo Definir campos, escriba un nombre único<br />
para el campo en Nombre <strong>del</strong> campo.<br />
Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 5-4.<br />
3. En Tipo, seleccione un tipo de campo y haga clic en Crear.<br />
Consulte “Escoger tipo de campo” en la página 5-4.<br />
4. Para definir las opciones <strong>del</strong> campo, haga clic en Opciones.<br />
Para<br />
Introducir valores<br />
en el campo<br />
automáticamente<br />
Garantizar que los<br />
datos se introducen<br />
en el campo<br />
correctamente<br />
Convertir el campo<br />
en repetitivo<br />
En el cuadro de diálogo Opciones para el campo,<br />
realice lo siguiente<br />
Haga clic en la pestaña Autointroducir, seleccione las<br />
opciones y haga clic en OK. Consulte “Definir entradas de<br />
datos automáticas” en la página 5-10.<br />
Haga clic en la pestaña Validación, seleccione las opciones<br />
y haga clic en OK. Consulte “Definir validaciones de<br />
campo” en la página 5-11.<br />
Haga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccione Campo<br />
repetitivo con un máx. den repeticiones. Escriba el número<br />
de repeticiones y haga clic en OK. Consulte “Campos<br />
repetidos” en la página 5-12.
5-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Para<br />
Seleccionar las<br />
opciones de<br />
indexación para<br />
el campo<br />
5. Defina otros campos o haga clic en Hecho.<br />
Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas en<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, establezca las opciones de validación de campos a fin<br />
de garantizar que las fechas se introducen siempre con años de cuatro<br />
dígitos. (Consulte “Definir validaciones de campo” en la<br />
página 5-11.) Para obtener más información acerca de cómo gestiona<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro 5 los problemas <strong>del</strong> año 2000, visite<br />
www.filemaker.com.<br />
Para obtener más información acerca de la definición de campos,<br />
escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña<br />
Indice y escriba defining fields.<br />
Definir campos de cálculo<br />
En el cuadro de diálogo Opciones para el campo,<br />
realice lo siguiente<br />
Haga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccione las<br />
opciones y haga clic en OK. Consulte “Opciones de<br />
almacenamiento e indexación” en la página 5-12.<br />
1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.<br />
2. En el cuadro de diálogo Definir campos, escriba un nombre único<br />
para el campo en Nombre <strong>del</strong> campo.<br />
Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 5-4.<br />
3. En Tipo, seleccione Cálculo y haga clic en Crear.<br />
4. En el cuadro de diálogo Especificar cálculo, defina una fórmula.<br />
Haga clic, en el cuadro de fórmula donde desee que aparezca el<br />
elemento y realice uno de los procedimientos siguientes:<br />
Para añadir Realice lo siguiente<br />
Referencias<br />
a campos<br />
Operadores<br />
matemáticos<br />
o de texto<br />
Operadores lógicos<br />
o de comparación<br />
En la lista de campos, haga doble clic en un nombre.<br />
Para visualizar nombres de campos desde campos<br />
relacionados, escoja una relación de la lista de relaciones.<br />
(Consulte “Crear relaciones entre archivos” en la<br />
página 8-4.)<br />
Haga clic en un operador <strong>del</strong> teclado numérico. (Las<br />
comillas y los paréntesis se copian en la fórmula, con un<br />
punto de inserción parpadeante entre la apertura y el<br />
cierre).<br />
En Operadores, escoja un operador de la lista.<br />
Valores constantes Escriba el valor. Consulte “Constantes” en la página 11-2.<br />
Funciones En la lista de funciones, haga doble clic en una. En el<br />
cuadro de fórmula, reemplace el parámetro <strong>del</strong> marcador<br />
de posición con un valor o una expresión.<br />
Consejo La fórmula también se puede escribir directamente en el<br />
cuadro. Para obtener más información, consulte el capítulo 11,<br />
“Utilizar fórmulas y funciones”.
Escoger una<br />
relación de<br />
la lista<br />
Escoger<br />
referencias<br />
de campos<br />
Cuadro de<br />
fórmula<br />
Escoger un<br />
tipo de<br />
resultado para<br />
la fórmula<br />
Convertir el<br />
campo<br />
calculado en<br />
repetitivo<br />
5. Seleccione las opciones de cálculo para el campo.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Seleccionar el tipo de<br />
datos <strong>del</strong> resultado<br />
Convertir el campo<br />
calculado en repetitivo<br />
Seleccionar operadores<br />
lógicos y de comparación<br />
Seleccionar operadores<br />
matemáticos y de texto<br />
Calcular sólo si al menos un<br />
campo de la fórmula tiene valor<br />
Escoger la forma de las<br />
listas de las funciones en el<br />
cuadro de diálogo<br />
Seleccionar funciones<br />
Escoger opciones de<br />
almacenamiento e indexación<br />
Escoja un tipo de datos en El resultado <strong>del</strong> cálculo es<br />
. Compruebe que escoge el tipo adecuado al<br />
resultado deseado. Consulte “Escoger tipo de campo”<br />
en la página 5-4.<br />
Seleccione Campo repetitivo con un máx. den valores,<br />
escriba el número de repeticiones y haga clic en OK.<br />
Consulte “Campos repetidos” en la página 5-12.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Realizar el cálculo<br />
sólo cuando todos los<br />
campos indicados<br />
tienen valores, para<br />
que no aparezca un<br />
resultado de cero<br />
Crear bases de datos 5-7<br />
6. Para seleccionar las opciones de indexación y almacenamiento <strong>del</strong><br />
campo, haga clic en Opciones de almacenamiento, selecciónelas y<br />
haga clic en OK.<br />
Consulte “Opciones de almacenamiento e indexación” en la<br />
página 5-12.<br />
7. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo Especificar<br />
cálculo.<br />
8. Defina otros campos o haga clic en Hecho.<br />
Para obtener más información acerca de la definición de campos de<br />
cálculo, consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda<br />
> Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
calculation fields.<br />
Definir campos de sumario<br />
Seleccione No evaluar si todos los campos indicados están<br />
vacíos.<br />
Deseleccione esta opción para que <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
calcule un resultado aunque el campo al que se hace<br />
referencia esté vacío o no se haya modificado nunca.<br />
Utilice campos sumario para calcular valores en múltiples registros,<br />
como subtotales, medias y totales generales. Por ejemplo, un campo<br />
sumario puede mostrar en un informe el total general de ventas <strong>del</strong><br />
mes de mayo.<br />
Consejo Para crear con rapidez informes con datos agrupados (los<br />
datos de un campo sumario), utilice el asistente Nueva presentación/<br />
informe. Consulte “Presentaciones e informes” en la página 6-1.
5-8 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
El valor de un campo sumario puede cambiar en función de la<br />
posición <strong>del</strong> campo en la presentación, el número de registros <strong>del</strong><br />
conjunto encontrado, si los registros están ordenados y el modo<br />
utilizado.<br />
Si modifica una presentación con un campo sumario, debe conocer<br />
las partes de la presentación para obtener el resultado (consulte<br />
“Partes de una presentación” en la página 6-27). Para obtener<br />
información acerca <strong>del</strong> resumen de campos relacionados en portales,<br />
consulte “Resumir datos en portales” en la página 8-14.<br />
1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.<br />
2. En el cuadro de diálogo Definir campos, escriba un nombre único<br />
en Nombre <strong>del</strong> campo.<br />
Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 5-4.<br />
3. En Tipo, seleccione Sumario y haga clic en Crear.<br />
4. En el cuadro de diálogo Opciones para el campo sumario,<br />
seleccione el tipo de sumario y el nombre <strong>del</strong> campo por el que<br />
realizar la agrupación.<br />
Seleccione este<br />
tipo de sumario<br />
Para que el resumen de los valores de un campo<br />
<strong>del</strong> conjunto encontrado de registros sea el<br />
Total de Cálculo <strong>del</strong> total de los valores <strong>del</strong> campo<br />
Media de Cálculo de la media de los valores <strong>del</strong> campo<br />
Recuento de Número de registros que contienen un valor <strong>del</strong> campo.<br />
Por ejemplo, si un campo contiene 100 valores (uno por<br />
registro), el resultado <strong>del</strong> recuento es 100.<br />
Mínimo Búsqueda <strong>del</strong> número menor, o de la fecha u hora más<br />
antigua, de un campo<br />
Máximo Búsqueda <strong>del</strong> número mayor, o de la fecha u hora más<br />
reciente, de un campo<br />
Desviación típica de Búsqueda de las diferencias entre los valores de un<br />
campo. Esta opción calcula la desviación típica de los<br />
valores de un campo con respecto a la media. La fórmula<br />
es n-1 ponderada, seguida de la desviación típica normal.<br />
Seleccione este<br />
tipo de sumario<br />
Fracción <strong>del</strong> total de Cálculo de la proporción <strong>del</strong> valor <strong>del</strong> campo en el total<br />
de todos los valores de dicho campo. Esta opción busca,<br />
por ejemplo, la fracción de ventas totales que se pueden<br />
atribuir a cada vendedor.<br />
Escoger<br />
un tipo de<br />
sumario<br />
Para que el resumen de los valores de un campo<br />
<strong>del</strong> conjunto encontrado de registros sea el<br />
Seleccionar una opción para el tipo de sumario<br />
5. Seleccione una opción, si es aplicable, para el tipo de sumario.<br />
Las opciones cambian dependiendo <strong>del</strong> tipo de sumario seleccionado<br />
en el paso anterior.<br />
En este tipo<br />
de sumario Seleccione Para<br />
Total de Total acumulado Mostrar el total acumulado<br />
<strong>del</strong> registro actual y los<br />
anteriores<br />
Media de Media ponderada. En la lista<br />
de campos que aparece,<br />
seleccione el campo que<br />
contiene el factor de<br />
ponderación.<br />
Escoger el<br />
campo por el<br />
que realizar la<br />
agrupación<br />
Determinar la media de<br />
un campo en función de<br />
un valor de otro campo<br />
utilizado como factor de<br />
ponderación.<br />
Recuento de Cuenta acumulada Mostrar el recuento<br />
acumulado <strong>del</strong> registro<br />
actual y los anteriores
En este tipo<br />
de sumario Seleccione Para<br />
Desviación típica de por población Calcular la desviación<br />
típica de población. La<br />
fórmula es n-ponderada<br />
Fracción <strong>del</strong> total de Subtotalizado. En la lista<br />
de campos que aparece,<br />
seleccione un campo por el<br />
que realizar la agrupación.<br />
(Al volver al modo<br />
Visualizar, ordene por este<br />
campo para calcular<br />
correctamente el valor.)<br />
6. Haga clic en OK.<br />
7. Defina otros campos o haga clic en Hecho.<br />
Para obtener más información acerca de campos sumario, escoja el<br />
menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y<br />
escriba summary fields.<br />
Definir campos globales<br />
Calcular una fracción <strong>del</strong><br />
total en función de un sólo<br />
grupo de registros<br />
Los campos globales contienen un valor que se utiliza en todos los<br />
registros <strong>del</strong> archivo. Los campos globales no se pueden utilizar para<br />
buscar datos. El valor de un campo global se puede utilizar:<br />
1 como valor fijo a utilizar en cálculos de todos los registros de un<br />
archivo<br />
1 para declarar variables en los pasos de guiones If, Else, End If,<br />
Loop, End Loop, y Exit Loop If<br />
1 en campos que apenas necesitan actualizarse. Por ejemplo, utilice<br />
un campo global para colocar el logotipo y la dirección de la empresa<br />
en varias presentaciones. Los campos globales se pueden actualizar<br />
con rapidez sin necesidad de actualizar cada presentación.<br />
Para definir campos globales:<br />
1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.<br />
Crear bases de datos 5-9<br />
2. En el cuadro de diálogo Definir campos, escriba un nombre único<br />
para el campo en Nombre <strong>del</strong> campo.<br />
Consulte “Asignar nombres a los campos” en la página 5-4.<br />
3. En Tipo, seleccione Global y haga clic en Crear.<br />
4. En el cuadro de diálogo Opciones <strong>del</strong> campo global, seleccione las<br />
opciones.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Escoger un tipo de<br />
datos para el campo<br />
Convertir el campo en<br />
repetitivo<br />
Escoger un tipo de<br />
datos para el campo<br />
5. Haga clic en OK.<br />
En Tipo de datos, escoja un tipo de la lista. Consulte<br />
“Escoger tipo de campo” en la página 5-4.<br />
Haga clic en la pestaña Almacenamiento, seleccione<br />
Campo repetitivo con un máx. den repeticiones. Escriba el<br />
número de repeticiones y haga clic en OK. Consulte<br />
“Campos repetidos” en la página 5-12.<br />
Seleccionar para convertir el campo en repetitivo<br />
6. Defina otros campos o haga clic en Hecho.<br />
Si trabaja con campos globales en un archivo compartido, consulte<br />
“Funcionamiento de archivos compartidos” en la página 13-2. Para<br />
obtener más información acerca de los campos globales, escoja el<br />
menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y<br />
escriba global fields.
5-10 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Configurar opciones de campos<br />
Se pueden configurar opciones para:<br />
1 introducir datos por defecto en campos de texto, numéricos,<br />
fechas, horas y contenedor.<br />
1 contrastar datos con los requisitos de validación<br />
1 convertir campos en repetitivos<br />
1 crear índices<br />
1 indexar y almacenar datos<br />
Algunas opciones de campos ayudan a garantizar la exactitud de los<br />
datos. Por ejemplo, si se escribe Frnca en vez de Francia en el campo<br />
País, no se encontrará el registro cuando posteriormente se realice<br />
una búsqueda de todos los clientes de Francia. Para garantizar que<br />
todos los nombres de países se introducen correctamente, puede<br />
definirse una lista de valores que contenga los nombres y seleccionar<br />
la opción de validación Miembro de lista de valores para el campo País.<br />
Al introducir datos en el campo, deberán coincidir con el valor de la<br />
lista. Consulte “Definir listas de valores como entradas de datos” en<br />
la página 7-3.<br />
Para configurar opciones de campos sumario, consulte “Definir<br />
campos de sumario” en la página 5-7.<br />
Definir entradas de datos automáticas<br />
Para introducir automáticamente valores por defecto en un campo de<br />
cada registro:<br />
1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.<br />
2. En el cuadro de diálogo Definir campos, haga doble clic en el<br />
nombre de un campo.<br />
3. En el cuadro de diálogo Opciones para el campo, haga clic en la<br />
pestaña Autointroducir y seleccione las opciones. Las opciones<br />
disponibles dependen <strong>del</strong> tipo de campo.<br />
Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas en<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, establezca las opciones de validación de campos a fin<br />
de garantizar que las fechas se introducen siempre con años de cuatro<br />
dígitos. Consulte la siguiente sección.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Introducir la fecha, hora o<br />
nombre de <strong>usuario</strong> al crear<br />
o modificar el registro<br />
Asignar un número<br />
secuencial al campo<br />
de cada registro<br />
Introducir el valor a partir<br />
<strong>del</strong> último registro<br />
accedido<br />
Introducir datos<br />
especificados por<br />
el <strong>usuario</strong><br />
Introducir el resultado de<br />
un cálculo <strong>del</strong> campo<br />
Introducir un valor<br />
copiado de un campo en<br />
el mismo o en diferente<br />
archivo<br />
Impedir que los <strong>usuario</strong>s<br />
cambien un valor<br />
introducido<br />
automáticamente<br />
Desactivar<br />
automáticamente<br />
datos introducidos<br />
Seleccione el primer cuadro de verificación (El/la)<br />
y seleccione un nombre de la lista.<br />
Seleccione Número secuencial. En siguiente valor,<br />
escriba un valor inicial (por ejemplo, 1001) y un<br />
valor incremental.<br />
Seleccione Valor <strong>del</strong> registro anterior.<br />
Seleccione Datos y escriba hasta 255 caracteres.<br />
Seleccione Valor calculado, defina la fórmula en el<br />
cuadro de diálogo Especificar cálculo y haga clic<br />
en OK. Para obtener información acerca de el<br />
cuadro de diálogo Especificar cálculo, consulte<br />
“Definir campos de cálculo” en la página 5-6.<br />
Seleccione Valor actualizado, defina la<br />
actualización y haga clic en OK. Consulte “Definir<br />
actualizaciones entre archivos” en la página 8-14.<br />
Seleccione Prohibir la modificación <strong>del</strong> valor.<br />
Deseleccione todos los cuadros.
Hacer clic en<br />
Autointroducir<br />
Seleccionar las<br />
opciones para<br />
introducir en el<br />
campo datos por<br />
defecto<br />
4. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo y haga clic en<br />
Hecho.<br />
Para obtener más información acerca de la introducción automática<br />
de datos, consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda<br />
> Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
automatic data entry.<br />
Definir validaciones de campo<br />
La selección de opciones de validación de campo garantiza que los<br />
datos se introducen en el campo correctamente. Cuando se<br />
introduzcan datos incorrectos, <strong>FileMaker</strong> Pro muestra un mensaje.<br />
Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas en<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, establezca las opciones de validación de campos a fin<br />
de garantizar que las fechas se introducen siempre con años de cuatro<br />
dígitos. Para obtener más información acerca de cómo gestiona<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro 5 los problemas <strong>del</strong> año 2000, visite<br />
www.filemaker.com.<br />
1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.<br />
2. En el cuadro de diálogo Definir campos, haga doble clic en el<br />
nombre de un campo.<br />
Crear bases de datos 5-11<br />
3. En el cuadro de diálogo Opciones para el campo, haga clic en la<br />
pestaña Validación y seleccione las opciones.<br />
Para verificar que<br />
el valor introducido Realice lo siguiente<br />
Contiene sólo números Seleccione Tipo de datos estricto y escoja<br />
Sólo numérico de la lista.<br />
Es una fecha que contiene valores<br />
numéricos para el mes y el día y<br />
cuatro dígitos para el año (por<br />
ejemplo, 12/05/2004)<br />
Es una hora que contiene valores<br />
numéricos para las horas y los<br />
minutos, entre 00:00 y 23:59<br />
(los segundos son opcionales)<br />
No está vacío, o el valor es único o ya<br />
existe en el archivo (<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
ignora las mayúsculas y la<br />
puntuación)<br />
Coincide con un valor de una lista<br />
de valores determinada<br />
Se encuentra dentro de un rango<br />
determinado<br />
Coincide con el resultado de<br />
un cálculo<br />
Seleccione Tipo de datos estricto y escoja<br />
Año de 4 dígitos de la lista.<br />
Seleccione Tipo de datos estricto y escoja<br />
Hora <strong>del</strong> día de la lista.<br />
Seleccione No vacío, Unico o Existente.<br />
Seleccione Miembro de lista de valores y<br />
escoja un valor existente o defina uno<br />
nuevo. (Consulte “Definir listas de<br />
valores como entradas de datos” en la<br />
página 7-3.)<br />
Seleccione En el rango y escriba un valor<br />
inicial y uno final.<br />
Seleccione Validado por cálculo defina<br />
una fórmula en el cuadro de diálogo<br />
Especificar cálculo y haga clic en OK.<br />
El resultado debe ser booleano: “true” o<br />
“false”, “yes” o “no”, etc. El resultado<br />
es falso cuando es 0 ó nulo (vacío). De<br />
otro modo, el resultado es verdadero.<br />
Para obtener información acerca de el<br />
cuadro de diálogo Especificar cálculo,<br />
consulte “Definir campos de cálculo”<br />
en la página 5-6.
5-12 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Hacer clic en<br />
Validación<br />
Seleccionar las<br />
opciones de<br />
validación para el<br />
campo<br />
4. Especifique la forma en que <strong>FileMaker</strong> Pro gestionará las entradas<br />
no válidas.<br />
Para Seleccione<br />
Impedir que los <strong>usuario</strong>s introduzcan datos<br />
no válidos (los <strong>usuario</strong>s deben corregir los<br />
datos antes de salir <strong>del</strong> registro)<br />
Mostrar un mensaje personalizado cuando<br />
los datos no cumplan los requisitos de<br />
validación<br />
Estricto: No permitir al <strong>usuario</strong> anular<br />
la validación<br />
Mostrar mensaje personalizado si<br />
falla la validación y escriba hasta<br />
255 caracteres<br />
5. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de diálogo y haga clic en<br />
Hecho.<br />
Para obtener más información acerca de la validación de campos,<br />
escoja menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña<br />
Indice y escriba validating data.<br />
Campos repetidos<br />
Los campos repetidos albergan más de un valor (hasta 1000), cada<br />
uno en una repetición independiente de un campo. Cualquier tipo de<br />
campo, excepto los sumario, puede ser un campo repetido.<br />
Cada valor <strong>del</strong> campo repetido “Colores”<br />
es un valor único, independiente<br />
Consejo Para ordenar, resumir o insertar datos en un campo repetido,<br />
suele ser más sencillo utilizar campos relacionados de un portal.<br />
Consulte “Bases de datos relacionales” en la página 8-3.<br />
Para cambiar el número de repeticiones visibles en una presentación,<br />
consulte “Formatear campos repetidos” en la página 7-8.<br />
Para obtener más información acerca de la definición y<br />
funcionamiento de los campos repetidos, consulte la Ayuda de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic<br />
en la pestaña Indice y escriba repeating fields.<br />
Opciones de almacenamiento e indexación<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro ofrece opciones para la indexación de campos y el<br />
almacenamiento de resultados de cálculos. Tiene dos opciones:<br />
1 Crear un índice, es decir, una lista de los valores almacenados en<br />
un campo. Los índices aceleran notablemente las búsquedas, aunque<br />
ocupan bastante espacio en disco. Se pueden indexar campos de<br />
texto, numéricos, de fecha y de hora. También se pueden indexar<br />
campos de cálculo cuyo resultado sea texto, números, fechas u horas.<br />
1 Almacene el resultado de un cálculo en la base de datos o indique<br />
a <strong>FileMaker</strong> Pro que ejecute el cálculo sólo cuando sea necesario (sin<br />
almacenar). Almacenar el resultado es más rápido, aunque ocupa<br />
más espacio en disco. Se pueden especificar opciones de<br />
almacenamiento para campos de texto, numéricos, de fecha, de hora<br />
y de cálculo.
Las opciones de indexación y almacenamiento están documentadas<br />
en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en<br />
la pestaña Indice y escriba storage options.<br />
Cambiar definiciones de campos<br />
Importante Cambiar definiciones de un campo con datos puede<br />
afectar a los datos. Para obtener más información acerca de las<br />
repercusiones al cambiar campos, escoja el menú Ayuda > Contenidos<br />
e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba field<br />
definitions.<br />
1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.<br />
2. Efectúe los cambios en el cuadro de diálogo Definir campos.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Cambiar el nombre<br />
de un campo<br />
Duplicar una<br />
definición de<br />
campo<br />
Cambiar el tipo de<br />
campo<br />
Cambiar opciones<br />
de campos de texto,<br />
numéricos, de<br />
fecha, de hora,<br />
contenedor o<br />
globales<br />
En la lista de campos, seleccione el campo a cambiar. En<br />
Nombre <strong>del</strong> campo, escriba o pegue el nuevo nombre y<br />
haga clic en Guardar. <strong>FileMaker</strong> Pro cambia también el<br />
nombre <strong>del</strong> campo en las presentaciones y las referencias<br />
al campo de las fórmulas. Consulte “Asignar nombres a<br />
los campos” en la página 5-4.<br />
Seleccione uno o más campos de la lista y haga clic en<br />
Duplicar. Los nuevos campos aparecen al final de la lista<br />
con la palabra Copia añadida al nombre. Los nombres de<br />
los campos se pueden cambiar.<br />
Seleccione un campo de la lista, escoja un tipo de campo<br />
y haga clic en Guardar. Consulte “Escoger tipo de campo”<br />
en la página 5-4.<br />
Importante Cambiar el tipo de campo puede borrar sus<br />
datos permanente e irreversiblemente.<br />
Haga doble clic en un campo de la lista. Cambie las<br />
opciones y haga clic en OK. Consulte “Configurar<br />
opciones de campos” en la página 5-10.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Cambiar campos<br />
de cálculo<br />
Cambiar campos<br />
sumario<br />
Ordenar de nuevo<br />
los nombres de<br />
campo en las listas<br />
de los cuadros de<br />
diálogo<br />
3. Haga clic en Hecho.<br />
Crear bases de datos 5-13<br />
En la lista de campos, haga doble clic en el campo de<br />
cálculo.<br />
1 Para cambiar las opciones de almacenamiento e<br />
indexación, haga clic en Opciones de almacenamiento, en<br />
el cuadro de diálogo Especificar cálculo. Efectúe los<br />
cambios y haga clic en OK.<br />
1 Para cambiar otras opciones, utilice el cuadro de<br />
diálogo Especificar cálculo.<br />
A continuación, haga clic en OK, en el cuadro de diálogo<br />
Especificar cálculo. Consulte “Definir campos de<br />
cálculo” en la página 5-6.<br />
En la lista de campos, haga doble clic en el campo<br />
sumario. Efectúe los cambios en el cuadro de diálogo<br />
Opciones para el campo sumario y haga clic en OK.<br />
Consulte “Definir campos de sumario” en la página 5-7.<br />
Consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú<br />
Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice<br />
y escriba reordering.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Si cambia una fórmula de cálculo o un tipo de sumario, al salir <strong>del</strong><br />
cuadro de diálogo Definir campos, <strong>FileMaker</strong> Pro vuelve a calcular<br />
el valor de cada registro en la base de datos.<br />
1 Para modificar las definiciones de campos relacionados, efectúe<br />
los cambios en el archivo relacionado.
5-14 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Eliminar definiciones <strong>del</strong> campo y datos<br />
Importante Al eliminar un campo en el cuadro de diálogo Definir<br />
campos, la definición de campo y todos los datos <strong>del</strong> campo de todos<br />
los registros se borran permanente e irreversiblemente. Antes de<br />
borrar un campo de un archivo, compruebe que no necesita los datos<br />
contenidos en el campo.<br />
1. Escoja el menú Archivo > Definir campos.<br />
2. En el cuadro de diálogo Definir campos, seleccione uno o más<br />
campos y haga clic en Eliminar.<br />
3. Haga clic otra vez en Eliminar o, para no efectuar los cambios, haga<br />
clic en Cancelar.<br />
4. Haga clic en Hecho.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para eliminar campos de una presentación pero tenerlos<br />
disponibles en la base de datos, consulte “Colocar y eliminar campos<br />
en presentaciones” en la página 6-17.<br />
1 Para obtener más información acerca de la eliminación de<br />
definiciones de campo, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice,<br />
haga clic en la pestaña Indice y escriba field definitions.
Capítulo 6<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes<br />
En este capítulo se describe cómo gestionar presentaciones de datos<br />
para imprimirlos o visualizarlos en la pantalla. En él se aprende a:<br />
1 crear, modificar y eliminar presentaciones<br />
1 trabajar con diferentes tipos de presentaciones<br />
1 trabajar con campos y objetos en las presentaciones<br />
1 añadir partes de presentaciones, como cabeceras y pies de página<br />
El siguiente capítulo, “Personalizar presentaciones” explica la forma<br />
de personalizar el aspecto de los campos y las presentaciones, añadir<br />
objetos a presentaciones, definir listas de valores y controlar<br />
la impresión.<br />
Para crear presentaciones y trabajar con ellas se utiliza el modo<br />
Presentación. Para cambiar al modo Presentación desde otro modo,<br />
escoja el menú Vista > Modo Presentación. O bien, escoja<br />
Presentación en el menú desplegable de la parte inferior de la ventana<br />
<strong>del</strong> documento.<br />
Menú desplegable de presentaciones<br />
Texto: usar en títulos, cabeceras de<br />
columnas, etiquetas de campos,<br />
instrucciones y formularios de cartas<br />
Campos: usar para<br />
introducir y visualizar datos<br />
Partes: usar cabeceras, pies de<br />
página, sumarios y el cuerpo<br />
para dividir la presentación en<br />
áreas especializadas<br />
Menú desplegable de modos<br />
Presentaciones e informes<br />
Las presentaciones de <strong>FileMaker</strong> Pro muestran los datos de una base<br />
de datos. Los datos visualizados dependen de los campos de la<br />
presentación. Las presentaciones se denominan a veces informes,<br />
especialmente al imprimirlas. Las presentaciones determinan el<br />
aspecto de los datos. También organizan la información para<br />
visualizarla, introducir datos, generar informes y realizar consultas.<br />
En las presentaciones se escogen los campos a incluir en cada<br />
pantalla o informe. En un archivo puede haber tantas presentaciones<br />
como sea necesario (por ejemplo, para entrada de datos, informes de<br />
sumario o impresión de etiquetas de correo). Las modificaciones en<br />
el diseño de una presentación no afectan a los datos ni a las otras<br />
presentaciones <strong>del</strong> archivo. Al cambiar los datos de un campo (modo<br />
Visualizar), las modificaciones se reflejan en todas las<br />
presentaciones de la base de datos que incluyan el campo, ya que los<br />
datos son los mismos, independientemente de donde se visualicen.<br />
Botones: usar para automatizar<br />
las tareas frecuentes<br />
Página: la impresora, las opciones<br />
de impresión y ajuste de página y<br />
la presentación determinan el<br />
aspecto de la página impresa.
6-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Para obtener más información acerca de la configuración de<br />
presentaciones para su publicación en la Web, consulte “Configurar<br />
las vistas en el navegador” en la página 14-11.<br />
Crear presentaciones e informes<br />
Siempre que se crea un archivo de base de datos (sin utilizar uno de<br />
los archivos de plantillas comercializados con <strong>FileMaker</strong> Pro),<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro crea automáticamente una presentación de formulario<br />
estándar y la muestra en modo Visualizar, lista para la entrada de<br />
datos.<br />
El asistente Nueva presentación/informe dirige la creación de<br />
presentaciones adicionales según las opciones seleccionadas.<br />
Además <strong>del</strong> formulario estándar, existen otros cuatro tipos de<br />
presentaciones y una vista (vista Tabla). Cada tipo sirve para<br />
propósitos distintos, como visualizar una pantalla de entrada de datos<br />
o imprimir un informe de ventas generales y etiquetas de correo.<br />
Importante Al calcular los márgenes y otras medidas de la<br />
presentación, <strong>FileMaker</strong> Pro tiene en cuenta la impresora<br />
seleccionada y la información de impresión o ajuste de página.<br />
Compruebe estos valores antes de crear presentaciones para<br />
imprimir páginas especiales, como informes apaisados, etiquetas,<br />
sobres o datos de formularios preimpresos. Las configuración de la<br />
impresora y de impresión varían en función <strong>del</strong> software de la<br />
impresora y <strong>del</strong> sistema utilizados. Para obtener más información,<br />
consulte la documentación de la impresora y <strong>del</strong> sistema. Consulte<br />
las secciones de consideraciones, a partir de la página 6-6.<br />
Nota Para iniciar el asistente Nueva presentación/informe, es<br />
necesario crear antes los campos de la presentación. Consulte<br />
“Definir campos en bases de datos” en la página 5-3.<br />
Para crear una presentación:<br />
1. Escoja el menú Vista > Modo Presentación.<br />
2. Escoja el menú Presentación > Nueva presentación/informe.<br />
Aparece el asistente Nueva presentación/informe, una serie de<br />
cuadros de diálogo o paneles, que ayudan a crear el tipo de<br />
presentación escogido.<br />
3. Siga las instrucciones de cada panel <strong>del</strong> asistente para crear el tipo<br />
de presentación escogido en el primero.<br />
En la siguiente sección, “Tipos de presentaciones”, se describen<br />
todos los tipos de presentación que se pueden crear con el asistente.<br />
Escribir un nombre<br />
descriptivo<br />
Hacer clic en un tipo<br />
de presentación y<br />
después en Siguiente,<br />
para continuar con el<br />
asistente<br />
Para Realice lo siguiente:<br />
Aceptar los valores <strong>del</strong> panel y pasar al<br />
panel siguiente<br />
Aceptar los valores <strong>del</strong> panel pero<br />
volver al panel anterior<br />
Ver una pantalla con un tema de la<br />
Ayuda que explica las opciones <strong>del</strong><br />
panel actual<br />
En Windows: ver el cuadro<br />
desplegable de Ayuda de un control<br />
determinado <strong>del</strong> panel actual<br />
El texto descriptivo y el gráfico cambian al<br />
hacer clic en distintos tipos de presentación<br />
Haga clic en Siguiente<br />
Haga clic en Atrás.<br />
Haga clic en Ayuda, pulse F1<br />
(Windows), haga clic en<br />
(Mac OS), pulse 2-? o pulse la tecla<br />
de ayuda<br />
Haga clic en el botón ? de la esquina<br />
superior derecha <strong>del</strong> panel y, con el<br />
cursor de ?, haga clic en el control
Para Realice lo siguiente:<br />
Cerrar el asistente sin guardar las<br />
selecciones<br />
4. Cuando haya completado la serie de paneles, haga clic en Terminar<br />
para crear la presentación.<br />
La nueva presentación está lista para utilizar, aunque se puede<br />
personalizar más con las herramientas y comandos <strong>del</strong> modo<br />
Presentación (consulte “Funcionamiento de objetos<br />
en presentaciones” en la página 6-12, “Funcionamiento de campos<br />
en presentaciones” en la página 6-17 y el capítulo siguiente,<br />
“Personalizar presentaciones”).<br />
Consejo También se puede duplicar una presentación existente y<br />
personalizar la copia.<br />
Tipos de presentaciones<br />
Cancelar<br />
Las secciones siguientes describen las presentaciones que pueden<br />
crearse con el asistente Nueva presentación/informe.<br />
Formulario estándar<br />
Las presentaciones de formulario estándar son una buena opción para<br />
la entrada de datos y la visualización en pantalla. Contienen los<br />
campos seleccionados, en líneas separadas, en el orden especificado<br />
y con etiquetas a su izquierda. En modo Visualizar, aparece un<br />
registro, o formulario, cada vez (a menos que se haya cambiado en<br />
Ver como formulario).<br />
Etiquetas<br />
de campo<br />
Lista/informe en columnas<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-3<br />
Campos definidos, con el orden en que aparecen<br />
en el cuadro de diálogo Definir campos<br />
Utilice presentaciones de Lista/informe en columnas para ver o<br />
imprimir múltiples registros en filas (listas de registros). El asistente<br />
Nueva presentación/informe permite definir numerosas variaciones<br />
de Lista/informe en columnas. Se pueden crear presentaciones con filas<br />
y columnas sencillas de datos así como informes complejos con<br />
datos agrupados por valores determinados con subtotales y totales<br />
generales.<br />
Una presentación de Lista/informe en columnas contiene los campos<br />
seleccionados, en el orden especificado y de izquierda a derecha de<br />
la página, con los nombres de los campos como cabeceras de las<br />
columnas.
6-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Presentación de informe en columnas sencillas<br />
Informe en columnas con datos agrupados<br />
En el asistente Nueva presentación/informe, se pueden escoger las<br />
opciones siguientes:<br />
1 Limitar el número de campos horizontales en la presentación al<br />
ancho de página, definido por los márgenes, la orientación de página<br />
y la impresora. Los campos se organizan en múltiples líneas.<br />
1 Agrupar los registros por ordenación. Esta opción permite obtener<br />
subtotales, o subsumarios, de los datos <strong>del</strong> grupo (por ejemplo,<br />
agrupar datos de ventas por región y después las ventas subtotales de<br />
cada región).<br />
1 Añadir partes de cabecera y pie de página con texto estático (como<br />
el nombre de la empresa), texto dinámico (como el número de página<br />
o la fecha) o un gráfico (como el logotipo de la empresa).<br />
1 Guardar la información en guiones para volver a ejecutar el<br />
informe (por ejemplo, cambiar a la presentación <strong>del</strong> informe, ordenar<br />
los datos e interrumpir para previsualizar el informe).<br />
Todas estas opciones se pueden modificar después de completar el<br />
asistente.<br />
Vista Tabla<br />
La vista Tabla no es un tipo de presentación, sino una vista de los<br />
datos con formato de retículas de hojas de cálculo que permite<br />
reorganizar con rapidez los campos en modo Visualizar. Por<br />
ejemplo, se pueden ordenar, cambiar de tamaño y volver a ordenar<br />
las columnas (campos) con sólo un clic <strong>del</strong> ratón (si estas opciones<br />
están definidas). Vista Tabla es una de las tres vistas disponibles en<br />
todas las presentaciones de <strong>FileMaker</strong> Pro. Para obtener más<br />
información, consulte “Visualizar registros” en la página 2-2 y<br />
“Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla”<br />
en la página 6-11.<br />
Al igual que la presentación Lista/informe en columnas, la vista Tabla<br />
contiene los campos seleccionados, en el orden especificado de<br />
izquierda a derecha, con los nombres de los campos como cabeceras<br />
de las columnas.<br />
Nota La vista Tabla es parecida a una presentación Lista/informe en<br />
columnas sencilla, aunque existen diferencias. La organización de los<br />
datos en Vista Tabla es más flexible, ya que se puede activar y<br />
desactivar en modo Visualizar. Resulta útil para permitir que los<br />
<strong>usuario</strong>s realicen cambios sencillos en la visualización de los datos<br />
en <strong>del</strong> modo Visualizar o para ofrecer un aspecto familiar, como de<br />
hoja de cálculo.
Etiquetas<br />
La presentación de etiquetas permite organizar los campos<br />
seleccionados para imprimir en uno de los tamaños de etiquetas<br />
estándar predefinidas. (<strong>FileMaker</strong> Pro incluye las dimensiones de<br />
numerosos tipos de etiquetas estándar.) Si el tipo de etiqueta no está<br />
disponible, se pueden especificar dimensiones personalizadas.<br />
Sobres<br />
La presentación de sobres permite organizar los campos<br />
seleccionados para su impresión en sobres estándar comerciales<br />
“Número 10”.<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-5<br />
Presentación en blanco<br />
La presentación en blanco es el punto de partida para crear<br />
presentaciones completamente nuevas, por ejemplo, una pantalla de<br />
entrada de datos compleja. En modo Presentación se pueden añadir<br />
los campos que se desee.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Las presentaciones de <strong>FileMaker</strong> Pro se dividen en partes, áreas de<br />
la presentación que controlan la visualización e impresión de datos,<br />
texto y gráficos. <strong>FileMaker</strong> Pro incluye en la presentación partes de<br />
cuerpo, cabecera y pie de página según las opciones seleccionadas en<br />
el asistente Nueva presentación/informe. Los informes en columnas<br />
con datos agrupados y totalizados tienen también partes de<br />
subsumario, de sumario general o ambas. El <strong>usuario</strong> dispone de<br />
control completo sobre la adición, supresión y modificación de las<br />
partes de la presentación después de completar el asistente. Consulte<br />
“Partes de una presentación” en la página 6-27.<br />
1 Si la presentación no cumple las expectativas, se puede volver a<br />
iniciar el asistente. No olvide eliminar la presentación inservible<br />
(consulte “Duplicar, eliminar o cambiar nombres de presentaciones”<br />
en la página 6-8).
6-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 En el asistente Nueva presentación/informe se pueden aplicar<br />
temas de presentación de <strong>FileMaker</strong> Pro para mejorar y unificar el<br />
aspecto de presentaciones e informes. Los temas afectan a las<br />
características de la presentación, incluido el color de fondo, los<br />
bordes y el relleno de los campos, así como a los atributos de texto,<br />
dentro y fuera de los campos. Los temas no controlan la posición ni<br />
el comportamiento de campos u objetos. Sólo se pueden aplicar en el<br />
asistente.<br />
1 Para incluir en la presentación campos de otra base de datos<br />
(campos relacionados), deben entenderse los conceptos descritos en<br />
el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos relacionados”. Consulte<br />
“Decidir ubicación de campos relacionados” en la página 6-21.<br />
1 Al crear una vista Tabla y cambiar al modo Presentación, aparece<br />
una presentación de formulario estándar. Vista Tabla no es un tipo de<br />
presentación, sino una forma de organizar los datos, como Ver como<br />
formulario o Ver como lista (menú Vista <strong>del</strong> modo Visualizar). En la<br />
vista Tabla se puede visualizar cualquier presentación escogiendo el<br />
menú Vista > Ver como Tabla.<br />
1 Si diseña presentaciones para visualizarlas en la Web mediante<br />
Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro, consulte “Configurar las vistas<br />
en el navegador” en la página 14-11.<br />
Consideraciones al crear una presentación Lista/<br />
informe en columnas<br />
1 Al crear informes con datos agrupados, conocer el aspecto final <strong>del</strong><br />
informe facilita la utilización <strong>del</strong> asistente. El asistente solicita la<br />
especificación <strong>del</strong> campo o campos por los que se van a agrupar los<br />
datos. Si se incluyen subtotales o totales generales, antes de iniciar el<br />
asistente se debe pensar también qué campos van a resumir y definir<br />
los campos sumario. Consulte “Definir campos en bases de datos” en<br />
la página 5-3 (Si es necesario, los campos también se pueden definir<br />
con el asistente.)<br />
1 Para visualizar un informe con datos agrupados y totales, es<br />
necesario ordenar el campo de interrupción y cambiar al modo<br />
Presentación. El asistente Nueva presentación/informe permite crear<br />
un guión para hacerlo.<br />
1 Al crear presentaciones de Lista/informe en columnas, existe la<br />
opción de guardar un guión que cambie a la presentación, ordene los<br />
registros (si se especifica) y se detenga en modo Presentación. El<br />
guión se añade al menú Guiones donde se le puede escoger para<br />
ejecutar el informe en el futuro. Antes de ejecutar el guión, verifique<br />
que está visualizando el conjunto encontrado correcto. El guión se<br />
puede visualizar y modificar (por ejemplo, añadir un paso para<br />
buscar el guión) escogiendo el menú Guiones > ScriptMaker (consulte<br />
“Cambiar guiones” en la página 10-11).
1 Las presentaciones Lista/informe en columnas organizan los campos<br />
en columnas. (Para obtener información acerca de la organización de<br />
registros en columnas, por ejemplo, para imprimir un directorio de<br />
nombres y direcciones, consulte “Configurar impresión de registros<br />
en columnas” en la página 6-9.)<br />
1 Si piensa imprimir una lista/informe en columnas y las columnas<br />
sobrepasan el ancho de la página, intente realizar algunos de los<br />
procedimientos siguientes:<br />
1 Reduzca el tamaño de los campos o <strong>del</strong> texto de los datos.<br />
1 Cambie la orientación de la página a horizontal o reduzca la<br />
escala de impresión a menos <strong>del</strong> 100%. Consulte “Preparar<br />
impresión de presentaciones anchas” en la página 4-2.<br />
1 Cree varias presentaciones con menos columnas e imprímalas<br />
por separado.<br />
1 Si no consigue los resultados deseados en informes con datos<br />
agrupados, consulte la Ayuda en pantalla, disponible en todos los<br />
paneles <strong>del</strong> asistente. Consulte la sección de resolución de problemas<br />
de la Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro: escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
subsummary reports.<br />
Consideraciones al crear una presentación Lista/informe<br />
en columnas<br />
Al imprimir etiquetas, normalmente se utilizan hojas individuales o<br />
rollos de papel continuo (en impresoras matriciales).<br />
Dado que <strong>FileMaker</strong> Pro considera la impresora seleccionada y la<br />
información de impresión o ajuste de página para calcular los<br />
márgenes y otras medidas, es necesario verificar estos valores antes<br />
de crear una presentación de etiquetas.<br />
1. Escoja la impresora. Consulte “Especificar impresora<br />
(Windows)” en la página 4-2 o “Especificar impresora (Mac OS)” en<br />
la página 4-2.<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-7<br />
2. Escoja el menú Archivo > Configurar impresión(Windows) o el<br />
menú Archivo > Ajustar página (Mac OS).<br />
3. En el cuadro de diálogo, realice los siguiente:<br />
1 Para hojas individuales de etiquetas, seleccione el tamaño de las<br />
hojas (normalmente Carta en EE.UU. y A4 en los demás países) y<br />
haga clic en Aceptar.<br />
1 Para papel de etiquetas de alimentación continua, cree un tamaño<br />
de papel personalizado igual a la altura de las etiquetas. (El tamaño<br />
personalizado minimiza el efecto <strong>del</strong> movimiento <strong>del</strong> rodillo de la<br />
impresora y ahorra papel.) Las instrucciones más precisas varían con<br />
el tipo de impresora:<br />
En Windows: haga clic en Propiedades. Si la impresora admite la<br />
creación de papeles personalizados, en la pestaña Papel <strong>del</strong> cuadro de<br />
diálogo Propiedades aparece un icono Personalizar en Tamaño de<br />
papel. Haga clic en Personalizar y, en el cuadro de diálogo Tamaño<br />
definido por el <strong>usuario</strong>, escriba la información de la tabla siguiente.<br />
A continuación, haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo<br />
Propiedades, en Fuente <strong>del</strong> papel, escoja Tracción y haga clic en<br />
Aceptar. En el cuadro de diálogo Configurar impresión, haga clic en<br />
Aceptar.<br />
En Mac OS: si la impresora lo admite, vuelva a definir un tamaño de<br />
papel poco utilizado. Primero, en Papel, seleccione un tamaño. A<br />
continuación, en el área Editar tamaños de papel, escriba la<br />
información de la siguiente tabla y haga clic en Guardar. Seleccione<br />
Sin espacio entre páginas y haga clic en OK.<br />
En Escriba<br />
Nombre Un nombre descriptivo<br />
Ancho La anchura de las etiquetas<br />
Longitud (Windows) Altura (Mac OS) La altura de una etiqueta
6-8 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Nota Definir un tamaño de papel personalizado para imprimir<br />
etiquetas en una impresora matricial cambia la información de la<br />
impresora o <strong>del</strong> ajuste de página por defecto. No olvide restablecer<br />
estas opciones antes de imprimir otras presentaciones. Consulte<br />
“Preparar impresión” en la página 4-2.<br />
No olvide la observación siguiente:<br />
1 <strong>FileMaker</strong> Pro usa campos de fusión al crear presentaciones de<br />
etiquetas. Al utilizar campos de fusión no se puede introducir ni<br />
editar datos. Cambie a la vista Tabla (en modo Visualizar, escoja el<br />
menú Vista > Ver como tabla) o utilice otra presentación. Para obtener<br />
más información acerca <strong>del</strong> trabajo con campos de fusión, consulte<br />
“Colocar campos de fusión” en la página 6-19. Para obtener más<br />
información acerca de las distintas vistas, consulte “Visualizar<br />
registros” en la página 2-2.<br />
Consideraciones al crear una presentación de sobres<br />
Dado que <strong>FileMaker</strong> Pro considera la impresora seleccionada y la<br />
información de impresión o de ajuste de página para calcular los<br />
márgenes y otras medidas, es necesario verificar estos valores antes<br />
de crear una presentación de sobres.<br />
1. Escoja la impresora. Consulte “Especificar impresora<br />
(Windows)” en la página 4-2 o “Especificar impresora (Mac OS)” en<br />
la página 4-2.<br />
2. Escoja el menú Archivo > Configurar impresión(Windows) o el<br />
menú Archivo > Ajustar página (Mac OS).<br />
3. En el cuadro de diálogo, escoja un tamaño de carta. Si los sobres<br />
se introducen en la impresora por el lado corto, escoja la orientación<br />
de papel horizontal.<br />
4. Haga clic en Aceptar<br />
Una vez creada la presentación, puede ser necesario ajustarla según<br />
la forma de introducir los sobres en la impresora (consulte “Cambiar<br />
de tamaño partes de una presentación” en la página 6-34 y “Eliminar<br />
partes de una presentación” en la página 6-34).<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Introducir los sobres<br />
manualmente en una<br />
impresora de alimentación<br />
central<br />
Introducir los sobres<br />
manualmente en una<br />
impresora de alimentación<br />
izquierda<br />
Introducir los sobres<br />
manualmente en una<br />
impresora de alimentación<br />
derecha<br />
Conserve la cabecera y ajústela para que la<br />
impresión coincida con el tamaño <strong>del</strong> sobre.<br />
Conserve la cabecera y ajústela para que la<br />
impresión coincida con el tamaño <strong>del</strong> sobre.<br />
(Una buena regla general para el tamaño de la<br />
cabecera es restar 22 cm. de la altura <strong>del</strong> sobre.)<br />
Elimine la cabecera e inserte un pie de página.<br />
Ajuste el pie de página para que la impresión<br />
coincida con el tamaño <strong>del</strong> sobre.<br />
Nota <strong>FileMaker</strong> Pro utiliza campos de fusión al crear presentaciones<br />
de sobres. Al utilizar campos de fusión no se puede introducir ni<br />
editar datos. Cambie a la vista Tabla (en modo Visualizar, escoja el<br />
menú Vista > Ver como tabla) o utilice otra presentación. Para obtener<br />
más información acerca <strong>del</strong> trabajo con campos de fusión, consulte<br />
“Colocar campos de fusión” en la página 6-19. Para obtener más<br />
información acerca de las distintas vistas, consulte “Visualizar<br />
registros” en la página 2-2.<br />
Duplicar, eliminar o cambiar nombres de<br />
presentaciones<br />
Si se ha creado más de una presentación, se puede cambiar<br />
fácilmente entre ellas con el menú desplegable de presentaciones o,<br />
en modo Presentación, con la agenda.
Para En modo Presentación, realice lo siguiente<br />
Duplicar<br />
presentaciones<br />
Eliminar<br />
presentaciones<br />
Cambiar el nombre<br />
de presentaciones<br />
Ordenar<br />
presentaciones<br />
en el menú<br />
desplegable de<br />
presentaciones<br />
Incluir o excluir<br />
presentaciones<br />
en el menú de<br />
presentaciones,<br />
en los modos<br />
Visualizar, Buscar<br />
y Vista previa<br />
En el menú de presentaciones, seleccione la presentación<br />
a duplicar y escoja el menú Presentación > Duplicar<br />
presentación. Aparece el duplicado de la presentación.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro añade su nombre, con la palabra Copia al<br />
final, como última opción <strong>del</strong> menú de presentaciones.<br />
En el menú desplegable de presentaciones, escoja la<br />
presentación a eliminar. Escoja el menú Presentación ><br />
Eliminar presentación y haga clic en el botón Eliminar <strong>del</strong><br />
mensaje de alerta. La eliminación de una presentación no<br />
se puede deshacer.<br />
En el menú desplegable de presentaciones, escoja la<br />
presentación. Escoja el menú Presentación > Ajustar<br />
presentación; en Nombre de presentación, escriba un<br />
nombre descriptivo y haga clic en Aceptar.<br />
Escoja el menú Presentación > Establecer orden de<br />
presentación. Coloque el puntero sobre el nombre de la<br />
presentación y arrástrelo hasta una nueva posición. Haga<br />
clic en OK.<br />
Escoja el menú Presentación > Establecer orden de<br />
presentación y haga clic en el nombre de una presentación.<br />
Para incluir la presentación, seleccione Incluir en el menú<br />
de presentaciones. Para excluir la presentación,<br />
deseleccione esta opción. (También se puede hacer clic a<br />
la izquierda <strong>del</strong> nombre de la presentación para<br />
seleccionar o deseleccionar esta opción.)<br />
Aparece una marca de verificación junto al nombre de la<br />
presentación incluida en el menú de presentaciones.<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-9<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Es recomendable duplicar las presentaciones complejas antes de<br />
modificarlas, ya que no se pueden deshacer los cambios importantes<br />
ni se puede volver a la última versión guardada.<br />
1 Una base de datos debe tener al menos una presentación, por lo que<br />
la última no se puede eliminar.<br />
1 Los nombres de presentaciones no tienen que ser únicos.<br />
1 En una base de datos con múltiples <strong>usuario</strong>s, sólo el anfitrión y sólo<br />
cuando la base de datos no esté compartida, puede ordenar de nuevo<br />
los registros (consulte “Compartir archivos en red” en la<br />
página 13-1).<br />
1 Las presentaciones se pueden crear, duplicar y eliminar con los<br />
botones de la barra de herramientas Estándar (escoja el menú Vista ><br />
Barras de herramientas > Estándar). Consulte “Utilizar barras de<br />
herramientas” en la página 1-5.<br />
1 Una presentación entera no se puede copiar a otro archivo de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, pero se consigue idéntico objetivo guardando un clon<br />
<strong>del</strong> archivo. (Consulte “Guardar archivos” en la página 1-8.)<br />
También se pueden copiar y pegar campos y objetos de<br />
presentaciones a otros archivos. (Consulte “Copiar, duplicar y<br />
eliminar objetos” en la página 6-14.)<br />
1 Todas las presentaciones aparecen en el menú desplegable <strong>del</strong><br />
modo Presentaciones, aunque Incluir en el menú de presentaciones no<br />
esté seleccionada.<br />
Configurar impresión de registros en columnas<br />
Los registros se pueden imprimir (y previsualizar) en columnas, por<br />
ejemplo, en un directorio de nombres y direcciones. Ocurre al<br />
contrario en la presentación Lista/informe en columnas, que organiza<br />
los campos en columnas.
6-10 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Al configurar registros para imprimirlos en columnas, todos los<br />
valores de los campos (y las etiquetas, si se especifica) de un registro<br />
se imprimen en un bloque (como en una etiqueta), los valores <strong>del</strong><br />
siguiente registro se imprimen en otro bloque, etc. Sólo se ven<br />
múltiples columnas en los modos Presentación y Vista previa, así<br />
como al imprimir (no en los modos Visualizar y Buscar).<br />
Las columnas se pueden organizar en la página de izquierda a<br />
derecha o de arriba a abajo.<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
Arriba-abajo<br />
5<br />
6<br />
7<br />
8<br />
Para definir columnas en presentaciones:<br />
1. Escoja una impresora y las opciones de impresión o ajuste de<br />
página.<br />
Al calcular los márgenes y otras medidas de la presentación,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada y la<br />
información de impresión o ajuste de página. Consulte “Especificar<br />
impresora (Windows)” en la página 4-2 o “Especificar impresora<br />
(Mac OS)” en la página 4-2.<br />
2. En modo Presentación, cree una presentación o escoja una <strong>del</strong><br />
menú desplegable de presentaciones.<br />
Es más sencillo empezar con una presentación en blanco o con una<br />
que no tenga objetos en la parte <strong>del</strong> cuerpo.<br />
3. Escoja el menú Presentación > Ajustar presentación<br />
1<br />
3<br />
5<br />
7<br />
Izda.-derecha<br />
2<br />
4<br />
6<br />
8<br />
4. En la pestaña General <strong>del</strong> cuadro de diálogo Ajustar presentación,<br />
seleccione Imprimir en columnas, seleccione opciones para las<br />
columnas y haga clic en Aceptar.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Especificar el número de<br />
columnas<br />
Organizar los registros para<br />
que fluyan primero de<br />
izquierda a derecha<br />
Organizar los registros para<br />
que fluyan primero de<br />
arriba a abajo<br />
En Imprimir en columnas, escriba un<br />
número entre 1 y 99.<br />
Seleccione Izda.-derecha .<br />
Use esta opción en informes como etiquetas, para<br />
utilizar el menor número de filas y ahorrar papel.<br />
Seleccione Arriba-abajo .<br />
Use esta opción en informes como directorios, que<br />
se leen de arriba a abajo columna a columna.<br />
5. En la presentación aparecen líneas verticales que indican<br />
columnas. Organice los campos y demás objetos para incluirlos en la<br />
columna de ejemplo de la izquierda.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Ajustar la anchura<br />
de las columnas de<br />
forma interactiva<br />
Medir y ajustar<br />
con precisión el<br />
ancho de las<br />
columnas<br />
Columna de ejemplo<br />
Cambiar manualmente el ancho de<br />
columna arrastrando<br />
Arrastre el límite derecho de la columna (la línea de puntos<br />
situada en el borde derecho de la columna de ejemplo). Si<br />
se ensancha la columna, aparece un área de gris medio que<br />
señala un área de “encuadernación” que no se imprime.<br />
Escoja el menú Vista > Tamaño <strong>del</strong> objeto. Coloque el<br />
puntero sobre el límite derecho de la columna y pulse el<br />
botón <strong>del</strong> ratón (con cuidado para no arrastrar el ancho de<br />
la columna). La anchura de la columna es el penúltimo<br />
campo de la paleta Cuerpo.
Nota Use campos de fusión o campos y objetos con el deslizamiento<br />
activado para ajustar más los datos a la anchura de la columna. Con<br />
cualquiera de las dos funciones, al imprimir o ver los datos, los<br />
campos se extienden por el área gris de la segunda columna y los<br />
espacios en blanco de los campos desaparecen. Consulte “Colocar<br />
campos de fusión” en la página 6-19 y “Eliminar espacios vacíos en<br />
datos impresos” en la página 7-25.<br />
Al cambiar el número de columnas, <strong>FileMaker</strong> Pro ajusta su anchura<br />
al tamaño de papel definido, sin incluir los márgenes fijos. Puede ser<br />
necesario reajustar los campos en la columna de ejemplo.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Al seleccionar Arriba-abajo, <strong>FileMaker</strong> Pro imprime las partes de<br />
subsumario con la anchura de la columna. Si se especifica un salto de<br />
página después de la parte de subsumario, <strong>FileMaker</strong> Pro inicia una<br />
nueva columna, no una nueva página. Al seleccionar Izda.-derecha, las<br />
partes de subsumario se imprimen con la anchura de la página y el<br />
salto de página especificado inicia una nueva página. (Consulte<br />
“Definir saltos de página y numeración” en la página 6-32.)<br />
1 Para obtener información acerca de otras opciones <strong>del</strong> cuadro de<br />
diálogo Ajustar presentación, consulte la sección siguiente y<br />
“Especificar márgenes de página” en la página 7-23.<br />
Configurar Ver como formulario, Ver como lista<br />
y Ver como tabla<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro ofrece tres vistas por presentación: formulario, lista y<br />
tabla. Al cambiar de vista, cambia la forma de visualizar e imprimir<br />
registros. Para obtener más información acerca de las diferencias<br />
entre las vistas y cómo utilizarlas, consulte “Visualizar registros” en<br />
la página 2-2.<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-11<br />
En modo Presentación se pueden especificar las vistas disponibles en<br />
los otros modos.<br />
1. Escoja la presentación con la que trabajar en el menú desplegable<br />
de presentaciones.<br />
2. Escoja el menú Presentación > Ajustar presentación<br />
3. En el cuadro de diálogo Ajustar presentación, haga clic en la<br />
pestaña Vistas y seleccione una o más vistas.<br />
Al seleccionar<br />
En los modos Visualizar y Buscar, se<br />
activa el siguiente comando de menú<br />
Vista Formulario Menú Vista > Ver como formulario<br />
Vista Lista Menú Vista > Ver como lista<br />
Vista Tabla Menú Vista > Ver como tabla<br />
A menos que se cambien los valores por defecto, <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
activa todas las vistas.<br />
4. Seleccione Vista Tabla para ver el cuadro de diálogo Propiedades<br />
de vista Tabla.<br />
Especificar los valores de<br />
la retícula de la tabla<br />
Especificar si <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
muestra la parte de cabecera o de<br />
pie de página<br />
Especificar si <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
muestra cabeceras de columna<br />
y su comportamiento<br />
Especificar una altura de fila<br />
personalizada (todas las filas<br />
tienen la misma altura)<br />
Para obtener información completa acerca de las propiedades de<br />
Vista Tabla, consulte la Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja<br />
el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y<br />
escriba View as table command.
6-12 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
5. Haga clic en OK.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Si en modo Visualizar o Buscar se especifica Ver como lista,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro no muestra partes de presentaciones de subsumario.<br />
Las partes de subsumario y los datos de subsumario calculados<br />
correctamente sólo aparecen en modo Vista previa o en informes<br />
impresos (consulte “Visualizar e imprimir datos de subsumarios y<br />
sumarios generales” en la página 6-32). <strong>FileMaker</strong> Pro tampoco<br />
muestra ni imprime partes de subsumario o de sumario general si se<br />
especifica Ver como tabla en cualquier modo.<br />
1 Para cambiar el color o la trama de fondo de la tabla, compruebe<br />
que los campos son transparentes y cambie el color o la trama de la<br />
parte <strong>del</strong> cuerpo (consulte “Añadir o cambiar partes de una<br />
presentación” en la página 6-29). Las cabeceras de columna toman<br />
los atributos de fuente (excepto el color <strong>del</strong> texto, que es siempre<br />
negro) <strong>del</strong> primer campo en el orden de tabulación (consulte<br />
“Configurar orden de tabulación para entrada de datos” en la<br />
página 7-9). El fondo de las cabeceras de columnas no se puede<br />
modificar.<br />
1 Si está seleccionada Incluir cabeceras de columna, los <strong>usuario</strong>s<br />
pueden cambiar el tamaño de las columnas y ordenar por un valor de<br />
columna (siempre que dispongan de los privilegios de acceso<br />
adecuados), aunque Columnas ajustables y Ordenar datos al seleccionar<br />
columna se hayan deseleccionado haciendo clic con el botón<br />
secundario (Windows) o haciendo clic y pulsando Control (Mac OS)<br />
en la cabecera de la columna y escogiendo el comando<br />
correspondiente <strong>del</strong> menú contextual. Consulte “Visualizar<br />
registros” en la página 2-2.<br />
Funcionamiento de objetos<br />
en presentaciones<br />
Un objeto es un elemento independiente, un campo, texto, un objeto<br />
gráfico (como un óvalo o una imagen importada), un botón o un<br />
portal (para mostrar filas de registros relacionados), que se puede<br />
seleccionar, desplazar, cambiar de tamaño, eliminar, copiar,<br />
formatear y modificar de otras formas. Los objetos mejoran el diseño<br />
de las presentaciones.<br />
Por ejemplo, añada los campos Nombre Cliente y Factura Elemento<br />
a una presentación para visualizar los datos de estos campos. Añada<br />
el título “Factura”, o resalte un grupo de campos encerrándolos en un<br />
rectángulo para hacer más comprensible la presentación.<br />
En modo Visualizar, los objetos tienen el mismo aspecto en todos los<br />
registros aunque los datos <strong>del</strong> campo cambien para mostrar los datos<br />
de la base de datos.
Herramientas de presentación<br />
En cada tipo de objeto se utilizan herramientas específicas <strong>del</strong> panel<br />
de herramientas o de una de las barras de herramientas (escoja el<br />
menú Vista > Barras de herramientas).<br />
Herramienta<br />
Selección<br />
Barras de herramientas<br />
Nota Si el panel de herramientas no aparece en el lado izquierdo de<br />
la ventana <strong>del</strong> documento, el área de estado puede estar oculta.<br />
Compruebe que está en modo Presentación (escoja el menú Vista ><br />
Modo Presentación) y haga clic en el control <strong>del</strong> área de<br />
estado, en la esquina inferior izquierda de la ventana <strong>del</strong><br />
documento.<br />
Para obtener más<br />
información sobre Consulte<br />
Añadir texto a presentaciones “Añadir texto a presentaciones” en la<br />
página 7-11.<br />
Dibujar líneas y formas en<br />
presentaciones<br />
Panel de herramientas en modo Presentación<br />
“Dibujar líneas y formas” en la<br />
página 7-15.<br />
Seleccionar objetos<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-13<br />
Para obtener más<br />
información sobre Consulte<br />
Añadir botones que ejecuten guiones “Utilizar botones con guiones” en la<br />
página 10-13.<br />
Añadir portales a las presentaciones<br />
(los portales muestran los datos de<br />
campos relacionados de filas, un<br />
registro por fila)<br />
“Crear y dar formato a portales para que<br />
alberguen campos relacionados” en la<br />
página 6-22.<br />
Colocar campos en presentaciones “Colocar y eliminar campos en<br />
presentaciones” en la página 6-17.<br />
Añadir partes a presentaciones “Añadir o cambiar partes de una<br />
presentación” en la página 6-29.<br />
Usar las paletas de efectos Relleno,<br />
Pluma y Objeto<br />
“Configurar efectos de color, motivo,<br />
anchura de línea y objetos” en la<br />
página 7-16.<br />
Para trabajar con un objeto en una presentación, es necesario<br />
seleccionarlo en modo Presentación. Al seleccionar un objeto,<br />
aparecen en sus esquinas cuadrados negros, o manipuladores.<br />
Los manipuladores aparecen<br />
en las esquinas de los<br />
objetos seleccionados<br />
Para seleccionar un objeto, haga clic en la herramienta<br />
Selección , en el panel de herramientas. El puntero se convierte<br />
en una flecha.<br />
Nota Si el manipulador de una herramienta aparece de color gris en<br />
vez de negro, el objeto está bloqueado (consulte “Proteger objetos de<br />
modificaciones” en la página 6-17).<br />
Para seleccionar En modo Presentación, realice lo siguiente<br />
Un objeto Haga clic en el objeto con el puntero de flecha. (Si el<br />
objeto es transparente, haga clic en su borde.)
6-14 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Para seleccionar En modo Presentación, realice lo siguiente<br />
Varios objetos<br />
a la vez<br />
Todos los objetos<br />
de la presentación<br />
Todos los objetos<br />
<strong>del</strong> mismo tipo<br />
(por ejemplo, todo<br />
el texto o todos<br />
los rectángulos)<br />
excepto botones,<br />
campos y portales<br />
Arrastre el puntero de flecha para crear un cuadro de<br />
selección que encierre por completo a los objetos. Si al<br />
arrastrar se pulsa Control (Windows) o 2 (Mac OS), el<br />
cuadro de selección no tiene que encerrar completamente<br />
a los objetos.<br />
Otro método es pulsar Mayúsculas y hacer clic en los<br />
objetos.<br />
Escoja el menú Edición > Seleccionar todo.<br />
Haga clic en la herramienta <strong>del</strong> tipo de objeto a<br />
seleccionar y escoja el menú Edición > Seleccionar todo.<br />
También puede seleccionar un objeto y hacer clic en el<br />
botón Seleccionar objetos por tipo de la barra de<br />
herramientas Disposición.<br />
Todos los campos Haga clic en un campo con el puntero de flecha, pulse<br />
Mayús (Windows) u Opción (Mac OS) y escoja el menú<br />
Edición > Seleccionar todo. También puede seleccionar un<br />
campo y hacer clic en el botón Seleccionar objetos por tipo<br />
de la barra de herramientas Disposición.<br />
Un portal Con el puntero de flecha, haga clic en el borde o en<br />
cualquier área <strong>del</strong> portal que no contenga campos ni<br />
objetos.<br />
Deseleccionar<br />
objetos<br />
seleccionados<br />
Haga clic en un área en blanco de la presentación o en una<br />
herramienta <strong>del</strong> panel de herramientas. O bien, pulse<br />
Mayúsculas y haga clic en los objetos seleccionados.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para obtener información acerca de la selección, edición y<br />
funcionamiento <strong>del</strong> texto, consulte “Funcionamiento <strong>del</strong> texto” en la<br />
página 2-15 y “Añadir texto a presentaciones” en la página 7-11.<br />
1 Los objetos agrupados no se pueden mover por separado, es<br />
necesario desagruparlos primero. Seleccione un objeto agrupado y<br />
escoja el menú Disposición > Desagrupar (consulte “Agrupar y<br />
desagrupar objetos” en la página 7-19).<br />
1 Los objetos de una presentación se pueden separar en capas. Si un<br />
objeto no está visible, envíe otros objetos hacia atrás en el orden de<br />
apilamiento. Seleccione el objeto u objetos frontales y escoja el<br />
menú Disposición > Mover al fondo (consulte “Desplazar objetos hacia<br />
a<strong>del</strong>ante o hacia atrás en las presentaciones” en la página 7-20).<br />
1 Al trabajar con objetos pueden utilizarse los botones de la barra de<br />
herramientas Disposición (escoja el menú Vista > Barras de<br />
herramientas > Disposición). Consulte “Utilizar barras de<br />
herramientas” en la página 1-5.<br />
1 Para intercambiar la herramienta Selección con otras herramientas,<br />
pulse Control + Intro, o Intro en el teclado numérico, (Windows) o<br />
pulse Intro (Mac OS).<br />
Copiar, duplicar y eliminar objetos<br />
En modo Presentación se pueden cortar o copiar y después pegar<br />
objetos gráficos, texto, campos (incluidos campos relacionados),<br />
botones y portales. También se pueden copiar y pegar datos de<br />
campos en los modos Visualizar y Buscar (“Copiar y desplazar datos<br />
en registros” en la página 2-9).<br />
Para Seleccione el objeto y realice lo siguiente<br />
Copiar (o cortar) un<br />
objeto y pegarlo en la<br />
misma presentación, en<br />
otra o en otro archivo de<br />
base de datos<br />
Escoja el menú Edición > Copiar (o Cortar). Con el<br />
puntero de flecha, haga clic en el lugar donde centrar<br />
el objeto y escoja el menú Edición > Pegar.<br />
Para obtener información más completa, consulte las<br />
notas siguientes.<br />
Duplicar un objeto Escoja el menú Edición > Duplicar.<br />
O bien, pulse Control (Windows) u Opción<br />
(Mac OS) y arrastre.
Para Seleccione el objeto y realice lo siguiente<br />
Eliminar un objeto sin<br />
reemplazar el contenido<br />
<strong>del</strong> Portapapeles<br />
Escoja el menú Edición > Borrar.<br />
O bien, pulse Retroceso o Suprimir.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para importar con rapidez objetos de otras aplicaciones, se pueden<br />
arrastrar, si la otra aplicación lo admite, desde su ventana hasta la<br />
presentación de <strong>FileMaker</strong> Pro. También se pueden arrastrar objetos<br />
desde una presentación hasta otra aplicación y hasta el escritorio de<br />
Windows o al Finder. Para obtener más información acerca de la<br />
activación y uso de arrastrar y dejar, consulte la Ayuda en pantalla<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga<br />
clic en la pestaña Indice y escriba drag and drop.<br />
1 Los objetos bloqueados se pueden duplicar y copiar, pero no cortar<br />
o eliminar.<br />
1 Al copiar un campo en otra presentación <strong>del</strong> mismo archivo de<br />
base de datos, <strong>FileMaker</strong> Pro copia las características <strong>del</strong> campo<br />
(como tamaño, bordes y estilos de texto) y la definición <strong>del</strong> campo<br />
(como tipo, opciones <strong>del</strong> campo y, si es un campo relacionado, la<br />
relación). Al copiar un campo en una presentación de otro archivo de<br />
base de datos, <strong>FileMaker</strong> Pro busca un nombre de campo coincidente<br />
en el archivo de destino. Si lo encuentra, el campo pegado adopta la<br />
definición <strong>del</strong> campo coincidente. De lo contrario, sólo se pegan las<br />
características. Consulte “Definir campos en bases de datos” en la<br />
página 5-3.<br />
1 Al copiar un portal a otra presentación <strong>del</strong> mismo archivo de base<br />
de datos, <strong>FileMaker</strong> Pro copia las características <strong>del</strong> portal (como<br />
tamaño, bordes y estilos de relleno) y la relación. Al copiar un portal<br />
a una presentación de otro archivo de base de datos, <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
busca una relación coincidente en el archivo de destino. Si la<br />
encuentra, el portal pegado adopta su definición. De lo contrario,<br />
sólo se pegan las características <strong>del</strong> portal y la relación queda<br />
indefinida. <strong>FileMaker</strong> Pro no copia ni pega campos u objetos dentro<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-15<br />
de un portal a menos que se los seleccione a ellos y al portal.<br />
Consulte “Crear y dar formato a portales para que alberguen campos<br />
relacionados” en la página 6-22.<br />
1 Para obtener información completa sobre copiar y pegar objetos<br />
OLE, consulte la Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el<br />
menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y<br />
escriba OLE objects editing. A continuación, haga doble clic en<br />
Copiar y pegar objetos OLE.<br />
1 Use el comando Duplicar para crear series de objetos idénticos<br />
espaciados uniformemente. Inmediatamente después de escoger el<br />
menú Edición > Duplicar, arrastre el nuevo objeto hasta la posición<br />
deseada (sin deseleccionarlo). Escoja otra vez Duplicar: la posición<br />
de la nueva copia con relación a la primera es la misma que la de ésta<br />
con respecto al objeto original.<br />
1 Para obtener información acerca de la selección, edición y<br />
funcionamiento <strong>del</strong> texto, consulte “Funcionamiento <strong>del</strong> texto” en la<br />
página 2-15.<br />
Desplazar objetos en presentaciones<br />
Para desplazar objetos, en modo presentación, haga doble clic en la<br />
herramienta Selección <strong>del</strong> panel de herramientas, seleccione uno o<br />
más objetos y arrástrelos hasta la nueva posición. Al desplazar<br />
campos o texto, las líneas de base se extienden horizontalmente<br />
desde el objeto para facilitar la alineación con otros objetos.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Desplazar la selección un píxel Pulse las teclas de flecha izquierda, derecha,<br />
arriba o abajo.<br />
Limitar el movimiento a la<br />
dirección horizontal o vertical<br />
Desplazar la selección con<br />
precisión<br />
Pulse Mayúsculas mientras arrastra la<br />
selección.<br />
Utilice las reglas gráficas, guías de ajuste,<br />
retículas de objetos y la paleta Cuerpo<br />
(consulte “Utilizar herramientas para<br />
colocar objetos con precisión” en la<br />
página 7-21).
6-16 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Anular las retículas de objetos al<br />
desplazar selecciones<br />
Colocar la selección fuera de los<br />
límites de la ventana <strong>del</strong><br />
documento<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para obtener más información acerca de la selección de uno o más<br />
objetos, consulte “Seleccionar objetos” en la página 6-13.<br />
1 Para desplazar más fácilmente varios objetos, agrúpelos. (Consulte<br />
“Agrupar y desagrupar objetos” en la página 7-19.)<br />
1 Para desplazar un portal con sus campos relacionados y objetos,<br />
selecciónelo haciendo clic en su borde y en los objetos situados<br />
dentro.<br />
1 El comportamiento de los campos y los portales varía dependiendo<br />
de la parte en la que se encuentren, cuerpo, subsumario, cabecera o<br />
pie de página. Consulte “Tipos de presentaciones” en la página 6-3<br />
1 Al desplazar objetos, recuerde que se pueden agrupar, separar en<br />
capas y alinear para facilitar la operación. Los objetos también se<br />
pueden rotar. Consulte “Organizar objetos” en la página 7-19.<br />
Cambiar forma y tamaño de objetos<br />
Pulse Alt (Windows) o 2 (Mac OS)<br />
mientras arrastra la selección.<br />
Arrastre el objeto hasta el borde de la<br />
ventana <strong>del</strong> documento. <strong>FileMaker</strong> Pro se<br />
desplaza en esa dirección.<br />
Las líneas o formas dibujadas en presentaciones se pueden cambiar<br />
de forma y tamaño. También se puede cambiar la forma y el tamaño<br />
de campos, portales, gráficos, películas y bloques de texto.<br />
1. En modo Presentación, haga doble clic en la herramienta<br />
Selección <strong>del</strong> panel de herramientas y seleccione uno o más objetos.<br />
Consulte “Seleccionar objetos” en la página 6-13.<br />
2. Arrastre uno de los manipuladores de la selección para cambiar la<br />
forma y el tamaño <strong>del</strong> objeto.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
1 Cambiar sólo la altura o la anchura de<br />
objetos bidimensionales (por ejemplo,<br />
campos, rectángulos, óvalos o gráficos<br />
importados)<br />
1 Restringir el cambio a una línea horizontal<br />
o vertical<br />
1 Igualar la anchura y la altura de objetos<br />
bidimensionales (por ejemplo, convertir un<br />
rectángulo en un cuadrado o un óvalo en un<br />
círculo)<br />
1 Restringir la dirección <strong>del</strong> arrastre a<br />
incrementos de 45 grados al cambiar el<br />
tamaño de líneas<br />
Cambiar el tamaño de la selección<br />
con precisión<br />
Anular las retículas de objetos al arrastrar<br />
manipuladores<br />
Pulse Mayúsculas mientras<br />
arrastra el manipulador.<br />
Pulse Control (Windows) u<br />
Opción (Mac OS) mientras<br />
arrastra el manipulador.<br />
Utilice las reglas-gráficas,<br />
guías de ajuste, retículas de<br />
objetos y la paleta Cuerpo<br />
(consulte “Utilizar<br />
herramientas para colocar<br />
objetos con precisión” en la<br />
página 7-21).<br />
Pulse Alt (Windows) o<br />
2 (Mac OS) mientras arrastra<br />
el manipulador.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Cambiar el tamaño de la primera repetición de un campo repetitivo<br />
cambia el tamaño de todas las repeticiones.<br />
1 Cambiar el tamaño de objetos agrupados cambia el tamaño de<br />
todos los objetos <strong>del</strong> grupo. Consulte “Agrupar y desagrupar<br />
objetos” en la página 7-19.
Proteger objetos de modificaciones<br />
Los objetos de una presentación se pueden bloquear para impedir su<br />
modificación, edición, desplazamiento o eliminación. Bloquear un<br />
campo en modo Presentación no impide los cambios de información<br />
en modo Visualizar.<br />
Para bloquear los objetos de una presentación, en modo Presentación<br />
seleccione los objetos y escoja el menú Disposición > Bloquear. Los<br />
manipuladores de objetos bloqueados son grises en vez de negros.<br />
Para desbloquear objetos, selecciónelos y escoja el menú Disposición<br />
> Desbloquear.<br />
Nota Al copiar y duplicar objetos bloqueados, la copia no se<br />
bloquea. Al realizar una agrupación que incluye un objeto<br />
bloqueado, el objeto permanece bloqueado. Bloquear no impide<br />
cambiar el orden de apilamiento.<br />
Funcionamiento de campos<br />
en presentaciones<br />
Después de crear una presentación, se le pueden añadir y suprimir<br />
campos, así como determinar el formato de visualización de los<br />
datos. (Para impedir que los campos que defina se coloquen<br />
automáticamente en la presentación actual, consulte “Configurar<br />
preferencias de presentación” en la página A-2.)<br />
Los campos de las presentaciones son objetos que se pueden<br />
seleccionar, desplazar y cambiar de tamaño o forma (consulte las<br />
secciones anteriores). En modo Presentación, cada campo muestra su<br />
nombre con el formato de sus atributos de fuente, tamaño, estilo,<br />
alineación, interlineado y color Todos los campos, excepto los<br />
contenedor, muestran líneas de base de texto que indican la posición<br />
de los datos en modo Visualizar y facilitan la alineación de los<br />
campos.<br />
Herramienta<br />
Campo<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-17<br />
Etiqueta <strong>del</strong> campo<br />
Línea de base <strong>del</strong> campo<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Aunque un campo no aparezca en una presentación, permanece en<br />
la base de datos y sus datos se pueden utilizar en cálculos y sumarios.<br />
1 Para controlar el formato de los datos de los campos (formatos de<br />
texto y de campos numéricos, de fecha, de hora y contenedor)<br />
además <strong>del</strong> aspecto <strong>del</strong> campo (configuración de bordes y relleno,<br />
barras de desplazamiento, etc.), escoja las opciones de formato sin<br />
seleccionar los campos. <strong>FileMaker</strong> Pro aplica estos formatos a todos<br />
los campos añadidos posteriormente. Las opciones de formato se<br />
pueden especificar también individualmente para cada campo.<br />
Consulte “Formatear datos de campos en presentaciones” en la<br />
página 6-23 y “Personalizar campos en presentaciones” en la<br />
página 7-1.<br />
Colocar y eliminar campos en presentaciones<br />
Los campos<br />
muestran sus<br />
nombres<br />
Los campos se pueden colocar en cualquier parte de cualquier<br />
presentación y tantas veces como se desee. (Sólo se pueden colocar<br />
campos ya definidos. Consulte “Definir campos en bases de datos”<br />
en la página 5-3.)<br />
Colocar el mismo campo en distintas posiciones de la presentación<br />
genera resultados diferentes. Por ejemplo:<br />
1 Añada el mismo campo sumario a una parte de subsumario para<br />
calcular los totales de cada grupo de registros ordenados y a una<br />
parte de sumario general para obtener los totales de todos los<br />
registros de la base de datos.
6-18 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 Añada un campo a la parte de la cabecera o <strong>del</strong> pie de página para<br />
repetir los datos <strong>del</strong> primer o último registro de la página. (Por<br />
ejemplo, añada el campo Apellidos a la cabecera de un directorio.)<br />
1 Añada directamente el mismo campo relacionado a una<br />
presentación, para ver el valor <strong>del</strong> campo en el primer registro<br />
relacionado, o a un portal, para ver los valores de más de un registro<br />
relacionado. (Para obtener más información acerca de la<br />
configuración de bases de datos relacionales y definiciones de su<br />
terminología, consulte el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos<br />
relacionados”.)<br />
Nota Al trabajar con varios archivos relacionados de bases de datos<br />
(bases de datos relacionales), se pueden visualizar los campos<br />
relacionados en la presentación. Los campos relacionados se pueden<br />
colocar directamente en la presentación o en un portal (un objeto de<br />
presentación que muestra los datos de todos los registros<br />
relacionados <strong>del</strong> archivo relacionado que cumplen los criterios de la<br />
relación). Antes de colocar archivos relacionados en la presentación,<br />
consulte “Decidir ubicación de campos relacionados” en la<br />
página 6-21 y “Crear y dar formato a portales para que alberguen<br />
campos relacionados” en la página 6-22.<br />
Para colocar campos en presentaciones:<br />
1. En modo Presentación, escoja en el menú desplegable la<br />
presentación con la que trabajar.<br />
2. Arrastre un campo desde la herramienta Campo hasta la posición<br />
deseada de la presentación.<br />
Al arrastrar el campo sobre la presentación, aparecen un borde y<br />
líneas de base de texto que facilitan la alineación <strong>del</strong> campo con los<br />
demás objetos. Cuando el campo esté en la posición deseada, suelte<br />
el botón <strong>del</strong> ratón.<br />
Nota Si coloca un campo relacionado en un portal, sitúelo en la<br />
primera fila. Compruebe que todos los campos relacionados utilizan<br />
la misma relación que el portal. (Un campo relacionado que usa una<br />
relación diferente muestra sólo una aparición de los datos.)<br />
Herramienta Campo<br />
3. En el cuadro de diálogo Especificar campo, seleccione el campo a<br />
colocar.<br />
Escoger un nombre de relación y un<br />
campo relacionado para colocar un<br />
campo relacionado<br />
Seleccionar el campo a añadir<br />
Seleccionar para usar el nombre<br />
<strong>del</strong> campo como etiqueta<br />
El borde y las líneas de base <strong>del</strong><br />
campo aparecen al arrastrar los<br />
campos sobre la presentación<br />
Para escoger un campo relacionado, escoja la relación a utilizar en la<br />
lista de relaciones situada encima de la lista de campos. O bien,<br />
escoja Definir relaciones para crear una relación (consulte “Definir<br />
relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la<br />
página 8-11). A continuación, seleccione un campo relacionado en la<br />
lista de campos.<br />
4. Seleccione Crear etiqueta de campo para incluir el nombre <strong>del</strong><br />
campo como texto en la presentación.<br />
5. Haga clic en OK.<br />
En la presentación aparece el nombre de campo dentro <strong>del</strong> campo, a<br />
menos que se haya escogido mostrar datos de ejemplo (menú Vista ><br />
Mostrar > Datos de ejemplo).<br />
Para reemplazar un campo en modo Presentación, haga doble clic en<br />
el campo, seleccione otro campo en el cuadro de diálogo Especificar<br />
campo y haga clic en OK. Si al colocar el campo original se creó una<br />
etiqueta de campo, debe cambiarse el texto por el nombre <strong>del</strong> nuevo<br />
campo.
Para suprimir un campo de una presentación, en modo Presentación,<br />
haga clic en el campo para seleccionarlo y pulse Retroceso o<br />
Suprimir o escoja el menú Edición > Borrar. Suprimir un campo de<br />
una presentación no elimina el campo o sus datos de la base de datos.<br />
(Para eliminar un campo y sus datos, consulte “Eliminar definiciones<br />
<strong>del</strong> campo y datos” en la página 5-14.)<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Si al colocar un campo se incluye la etiqueta de campo y<br />
posteriormente se cambia su nombre en el cuadro de diálogo Definir<br />
campos, la etiqueta cambia para coincidir con el nuevo nombre en<br />
todas las presentaciones donde aparezca el campo.<br />
1 La entrada de datos de los campos se puede hacer más fácil y<br />
coherente definiendo una lista de valores, asociándola al campo y<br />
dando después al campo formato de menú o lista desplegable, cuadro<br />
de verificación o botón circular. Consulte “Definir listas de valores<br />
como entradas de datos” en la página 7-3.<br />
1 Para que <strong>FileMaker</strong> Pro inserte datos de campo en una línea o<br />
bloque de texto, utilice campos de fusión (consulte la siguiente<br />
sección, “Colocar campos de fusión”).<br />
1 Para “cerrar” los espacios entre campos y otros objetos de<br />
presentación, omitir las repeticiones de los campos repetitivos y las<br />
filas de portales vacíos o reducir el tamaño de las partes cerradas de<br />
la presentación, especifique opciones de deslizamiento. (Consulte<br />
“Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.)<br />
1 Para colocar en una presentación una imagen estática (como un<br />
logotipo o un gráfico de adorno) que aparezca en todos los registros,<br />
cree, pegue o importe el gráfico directamente sobre la presentación<br />
en vez de utilizar un campo contenedor. Consulte “Insertar gráficos<br />
en las presentaciones” en la página 7-18.<br />
1 Los campos se pueden copiar de otras presentaciones y bases de<br />
datos en vez de colocarlos. Consulte “Copiar, duplicar y eliminar<br />
objetos” en la página 6-14.<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-19<br />
No olvide estas observaciones sobre campos relacionados:<br />
1 Para colocar campos relacionados en presentaciones, deben<br />
entenderse los conceptos <strong>del</strong> capítulo 8, “Funcionamiento de<br />
archivos relacionados”.<br />
1 En general, el funcionamiento de los campos relacionados (por<br />
ejemplo, para seleccionar, cambiar de tamaño, dar formato,<br />
personalizar o eliminar) es parecido al de los campos no<br />
relacionados. Al colocar un campo relacionado en una presentación,<br />
es necesario saber si se debe colocar en la presentación o en un portal<br />
(consulte “Decidir ubicación de campos relacionados” en la<br />
página 6-21).<br />
1 En modo Presentación, el nombre de campo visualizado dentro de<br />
los campos relacionados de la presentación aparece como ::Nombre<br />
<strong>del</strong> campo.<br />
1 Al incluir un campo relacionado en una presentación (no en un<br />
portal), si existe más de un registro relacionado, sólo aparece el valor<br />
<strong>del</strong> primero. (El orden de los registros relacionados depende <strong>del</strong> tipo<br />
de ordenación especificada al crear la relación.) Consulte “Decidir<br />
ubicación de campos relacionados” en la página 6-21 y “Definir<br />
relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la<br />
página 8-11.<br />
Colocar campos de fusión<br />
En documentos como formularios de cartas, etiquetas, sobres o<br />
contratos, utilice campos de fusión, texto de marcadores <strong>del</strong> modo<br />
Presentación que se reemplaza con el valor <strong>del</strong> campo al visualizar,<br />
previsualizar o imprimir la presentación. Los campos de fusión se<br />
expanden o encogen para ajustarse al texto <strong>del</strong> campo de cada<br />
registro. (Este comportamiento incluye la desaparición de toda una<br />
línea, como un campo vacío Línea de dirección 2, si el propio campo<br />
está en una línea y no contiene datos.)
6-20 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Por ejemplo, si el campo de fusión está entre el texto<br />
Estimado y :, (en otras palabras, Estimado :) <strong>FileMaker</strong><br />
Pro muestra Estimado Carlos: en modo Visualizar o Vista previa, si el<br />
campo Nombre contiene Carlos.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro usa campos de fusión al crear presentaciones de<br />
etiquetas y sobres.<br />
Nota En los campos de fusión no se pueden introducir ni modificar<br />
valores.<br />
Para colocar campos de fusión en presentaciones:<br />
1. En modo Presentación, haga clic con el puntero de flecha donde<br />
desee que <strong>FileMaker</strong> Pro coloque el campo de fusión.<br />
Para insertar el campo de fusión en una línea de texto, haga clic en la<br />
herramienta Texto (en el panel de herramientas) y haga clic en el<br />
lugar <strong>del</strong> texto donde establecer el punto de inserción.<br />
2. Escoja el menú Insertar > Campo de fusión.<br />
3. En el cuadro de diálogo Especificar campo, seleccione el campo a<br />
insertar.<br />
Escoger un nombre de relación y un<br />
campo relacionado para insertar un<br />
campo relacionado,<br />
Seleccionar el campo a añadir<br />
Para escoger un campo relacionado, escoja la relación a utilizar en la<br />
lista de relaciones situada encima de la lista de campos. O bien, para<br />
crear una relación, escoja Definir relaciones (consulte “Definir<br />
relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la<br />
página 8-11). A continuación, seleccione un campo relacionado en la<br />
lista de campos.<br />
4. Haga clic en OK.<br />
El nombre <strong>del</strong> campo aparece en la presentación entre corchetes<br />
angulares dobles de apertura ().<br />
Para eliminar un campo de fusión, seleccione el nombre <strong>del</strong> campo<br />
con los símbolos > y pulse Retroceso o Suprimir.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Inserte puntuación y espacios entre los campos de fusión de la<br />
presentación cuando sea necesario. Asegúrese de no escribir<br />
caracteres extra en los símbolos >.<br />
1 Los campos de fusión se pueden insertar directamente en la<br />
presentación escribiendo el nombre <strong>del</strong> campo entre los símbolos >. Observe que los caracteres de campo de fusión son (« y »),<br />
corchetes angulares dobles de apertura ().<br />
1 Para especificar los atributos de texto a utilizar en la visualización,<br />
la vista previa y la impresión de datos en un campo de fusión,<br />
seleccione su nombre y los símbolos > en modo Presentación<br />
y, a continuación, seleccione opciones de formato. Para especificar<br />
opciones de formato de datos (número, fecha u hora, como<br />
corresponda al tipo de campo), haga clic en la herramienta Selección<br />
y en el campo de fusión. A continuación, seleccione las opciones de<br />
formato (consulte “Formatear datos de campos en presentaciones”<br />
en la página 6-23).
1 Un campo de fusión muestra e imprime sólo el texto de los modos<br />
Visualizar o Vista previa que cabe dentro de los cuadros de texto<br />
definidos para él (y el texto circundante) en modo Presentación. Si es<br />
necesario, amplíe los cuadros de texto <strong>del</strong> campo de fusión para que<br />
muestre todos los datos.<br />
Decidir ubicación de campos relacionados<br />
Los campos relacionados se pueden colocar directamente en<br />
presentaciones y portales. Para obtener más información acerca de la<br />
terminología de las bases de datos relacionales, consulte<br />
“Terminología de bases de datos relacionales” en la página 8-2.<br />
1 Coloque los campos relacionados directamente en una<br />
presentación para visualizar los datos <strong>del</strong> primer registro relacionado<br />
<strong>del</strong> archivo relacionado, aunque exista más de un registro<br />
relacionado que cumpla los criterios de la relación. (El primer<br />
registro relacionado visualizado depende de si los registros<br />
relacionados están ordenados. Para obtener más información,<br />
consulte “Definir relaciones de bases de datos<br />
relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)<br />
1 Para visualizar los datos de todos los registros relacionados <strong>del</strong><br />
archivo relacionado que cumplen los criterios de la relación, coloque<br />
campos relacionados en un portal o en una presentación.<br />
Por ejemplo, en la presentación Facturas de la base de datos Facturas,<br />
puede realizar lo siguiente:<br />
1 Coloque campos relacionados en la factura que muestra datos de<br />
la base de datos Clientes, como el número de identificación <strong>del</strong><br />
cliente y la información de contacto. (El campo coincidente es ID<br />
Cliente.) En la base de datos Clientes sólo existe un registro por cada<br />
ID de cliente, por lo que cada campo relacionado de la factura<br />
muestra los datos de dicho cliente.<br />
1 Coloque un campo relacionado en la factura que muestre el valor<br />
más reciente <strong>del</strong> campo Fecha Pedido en la base de datos Historial<br />
Pedidos. (De nuevo, el campo coincidente es ID Cliente.) Si el<br />
cliente ha realizado más de un pedido, existen varios registros en<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-21<br />
Historial Pedidos que coinciden con el ID de este cliente. Si al definir<br />
la relación se define un tipo de ordenación en el campo Fecha<br />
Pedido, cuando se coloca el campo relacionado directamente en la<br />
presentación (no en un portal), muestra la fecha más reciente.<br />
1 Coloque campos relacionados en la factura que muestra datos de<br />
cada elemento pedido, como ID Producto, Nombre Producto, Precio<br />
Unidad, etc. (El campo coincidente es ID Pedido.) Dado que en la<br />
mayoría de los casos existe más de un producto en la factura (aparece<br />
más de un registro relacionado), cree un portal que albergue los<br />
campos relacionados. Cada fila <strong>del</strong> portal muestra un registro<br />
relacionado con los campos relacionados seleccionados en la base de<br />
datos Factura Elemento.<br />
Campos relacionados en modo Presentación<br />
Campos relacionados en modo Visualizar<br />
Campos<br />
relacionados<br />
directamente en<br />
una presentación<br />
Campos<br />
relacionados<br />
en un portal<br />
Datos de un<br />
registro<br />
relacionado<br />
Datos de todos<br />
los registros<br />
relacionados
6-22 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Crear y dar formato a portales para que alberguen campos<br />
relacionados<br />
Nota Antes de empezar, considere si colocar campos relacionados<br />
en un portal (consulte la sección anterior, “Decidir ubicación de<br />
campos relacionados”).<br />
1. En modo Presentación, seleccione la herramienta Portal en el<br />
panel de herramientas.<br />
2. Coloque el puntero en forma de cruz sobre el lugar de la<br />
presentación donde vaya a comenzar el portal y arrastre<br />
diagonalmente hasta que tenga el tamaño deseado.<br />
3. En el cuadro de diálogo Ajustar portal, en Mostrar registros desde,<br />
escoja la relación a utilizar. O bien, para crear una relación, escoja<br />
Definir relaciones (consulte “Definir relaciones de bases de datos<br />
relacionales y actualizaciones” en la página 8-11).<br />
4. Seleccione opciones para el portal.<br />
Seleccionar opciones<br />
de portal<br />
Panel de<br />
herramientas Herramienta Portal<br />
Seleccionar la relación a<br />
usar o definir una nueva<br />
Seleccionar para<br />
permitir la eliminación<br />
de registros relacionados<br />
(desde el archivo<br />
relacionado) en modo<br />
Visualizar<br />
Para obtener información completa acerca de las opciones de<br />
portales, consulte la Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el<br />
menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y<br />
escriba portals formatting.<br />
Primera fila <strong>del</strong> portal<br />
Relación <strong>del</strong> portal<br />
5. Haga clic en OK.<br />
Portal<br />
6. Coloque los campos relacionados en el portal. (Consulte “Colocar<br />
y eliminar campos en presentaciones” en la página 6-17.)<br />
Para seleccionar un portal, con el puntero de flecha, haga clic en el<br />
borde o en cualquier área sin campos ni objetos <strong>del</strong> portal.<br />
Para eliminar un portal, selecciónelo con el puntero en forma de<br />
flecha y pulse Retroceso o Suprimir o escoja el menú Edición ><br />
Borrar. Si el portal contiene campos u objetos relacionados, eliminar<br />
el portal no suprime su contenido. La eliminación <strong>del</strong> portal tampoco<br />
elimina la relación definida.<br />
Para cambiar el tamaño de la fila de un portal:<br />
1. Seleccione el portal.<br />
Aparecen manipuladores de selección en las esquinas de la primera<br />
fila <strong>del</strong> portal.<br />
2. Arrastre un manipulador de selección.<br />
La primera fila cambia de tamaño y las demás también para igualarse<br />
a ella.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para ordenar los registros relacionados de un portal, es necesario<br />
especificar un tipo de ordenación en la definición de la relación.<br />
Consulte “Definir relaciones de bases de datos<br />
relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.
1 En la mayoría de los casos se debe activar Mostrar barra de<br />
desplazamiento vertical en el cuadro de diálogo Ajustar portal. Si no<br />
se hace y existen más registros relacionados de los que caben en el<br />
número de filas <strong>del</strong> portal definido, no se pueden ver todos los<br />
registros relacionados ni introducir nuevos.<br />
1 Para obtener información acerca de la creación de registros<br />
relacionados a partir <strong>del</strong> archivo actual o de la eliminación de<br />
registros relacionados al eliminar un registro <strong>del</strong> archivo actual,<br />
consulte “Definir relaciones de bases de datos<br />
relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.<br />
1 En los portales se pueden visualizar objetos además de campos. Un<br />
objeto está en un portal cuando su esquina superior izquierda está<br />
dentro <strong>del</strong> portal. Un objeto situado en la primera fila de un portal<br />
aparece una vez en cada registro relacionado.<br />
1 Un portal no puede contener otro portal. Si se coloca un portal<br />
dentro de otro, se superponen.<br />
1 Para cambiar el número de filas, el color o la trama de filas<br />
alternas, o si en un portal aparecen barras de desplazamiento, haga<br />
doble clic en él. En el cuadro de diálogo Ajustar portal, cambie las<br />
opciones de formato y haga clic en OK.<br />
1 Para obtener información acerca <strong>del</strong> trabajo con portales en bases<br />
de datos publicadas en la Web mediante Web Companion de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic<br />
en la pestaña Indice y escriba layouts,on web.<br />
Formatear datos de campos en presentaciones<br />
Los formatos de campos de <strong>FileMaker</strong> Pro permiten controlar el<br />
aspecto de los datos en las presentaciones. Los formatos<br />
especificados no modifican los datos almacenados en la base de<br />
datos. Cada vez que se coloca un campo en una presentación (en la<br />
misma o en otra), se pueden especificar diferentes formatos. Por<br />
ejemplo, si se introduce –512.300 en un campo numérico, se puede<br />
formatear para que en un sitio aparezca como –512.300,00 Pta. y en<br />
otro .<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-23<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro aplica el formato de campo siguiendo estas<br />
preferencias:<br />
1 Si no se especifican formatos, <strong>FileMaker</strong> Pro muestra números,<br />
fechas y horas según los formatos <strong>del</strong> sistema definidos al crear el<br />
archivo en Configuración regional, en el Panel de control (Windows),<br />
o en los paneles de control Números y Fecha y Hora (Mac OS).<br />
1 En <strong>FileMaker</strong> Pro se pueden especificar sin tener objetos<br />
seleccionados los formatos de visualización de campos de texto,<br />
numéricos, de fecha, de hora y contenedor. <strong>FileMaker</strong> Pro aplica<br />
estos formatos por defecto a los campos colocados posteriormente en<br />
las presentaciones. Estos formatos de visualización anulan los <strong>del</strong><br />
sistema en campos numéricos, de fecha y de hora.<br />
1 Los campos se pueden seleccionar una vez colocados y especificar<br />
los formatos.<br />
Para obtener información sobre la configuración por defecto e<br />
individual de formatos de campo, consulte las secciones siguientes.<br />
Nota Se puede trabajar con archivos creados con diferentes formatos<br />
de sistema para números, fechas y horas (por ejemplo, abrir en<br />
España bases de datos creadas en EE.UU.). Los datos se pueden<br />
introducir y visualizar tanto en el formato de la base de datos como<br />
en el de la configuración actual <strong>del</strong> sistema. Para utilizar la<br />
configuración actual <strong>del</strong> sistema, en modo Visualizar, debe estar<br />
seleccionada Usar formato <strong>del</strong> sistema en el menú Formato. (Este<br />
comando aparece únicamente al trabajar en bases de datos creadas<br />
con otros formatos de sistema.) El cambio de formato afecta a la<br />
forma de visualizar datos de campos numéricos, de fecha y de hora<br />
cuando los <strong>usuario</strong>s modifican datos en modo Visualizar y Buscar o<br />
cuando se selecciona Conservar el formato de la hora introducida en<br />
modo Presentación. Para obtener más información, consulte la<br />
Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e<br />
índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba system formats.
6-24 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Aunque se especifiquen formatos para los campos numéricos, de<br />
fecha y de hora, los <strong>usuario</strong>s pueden introducir datos con caracteres<br />
ajenos (como “por peseta”). Para controlar de forma explícita el tipo<br />
de datos que introducen los <strong>usuario</strong>s en un campo, especifique<br />
opciones de validación (consulte “Definir campos en bases de datos”<br />
en la página 5-3).<br />
1 Si no existen campos seleccionados y se especifican formatos de<br />
campo (de texto, fecha, hora, numérico o gráfico), defina los<br />
formatos por defecto para dicho campo y para todos los <strong>del</strong> mismo<br />
tipo que añada posteriormente. Análogamente, si un campo recién<br />
creado permanece seleccionado y se especifican formatos de campo,<br />
defina los formatos <strong>del</strong> campo por defecto. Si posteriormente se<br />
cambian estos formatos por defecto, <strong>FileMaker</strong> Pro no cambia de<br />
forma retroactiva los formatos aplicados con anterioridad.<br />
1 Para visualizar con rapidez el cuadro de diálogo de formatos <strong>del</strong><br />
tipo de datos actual, pulse Alt (Windows) u Opción (Mac OS)<br />
mientras hace doble clic en el campo. O bien, haga clic con el botón<br />
secundario (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) en el<br />
campo y escoja un comando <strong>del</strong> menú contextual.<br />
1 En modo Presentación, para definir los atributos por defecto de un<br />
campo existente (por ejemplo, para especificar que los atributos de<br />
todos los nuevos campos de texto o que los formatos de todos los<br />
nuevos campos numéricos coincidan con los de un campo existente),<br />
pulse Control y haga clic (Windows) o pulse 2 y haga clic (Mac OS)<br />
en el campo existente.<br />
Especificar formatos de texto en campos<br />
En modo Presentación se puede especificar un conjunto de atributos<br />
de caracteres de texto para cada tipo de campo. Todos los caracteres<br />
de las visualizaciones <strong>del</strong> campo (incluidas todas las repeticiones de<br />
campos repetitivos) comparten los mismos valores de fuente,<br />
tamaño, estilo, color, interlineado, tabulación y párrafo.<br />
Nota Los caracteres de campos de texto se pueden formatear en<br />
modo Visualizar (por ejemplo, subrayar o poner en cursiva una<br />
palabra para resaltarla). A diferencia <strong>del</strong> formato de texto,<br />
especificado en modo presentación, este formato se almacena con los<br />
datos y aparece en las presentaciones al visualizar el campo.<br />
1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos y escoja el<br />
menú Formato > Texto.<br />
Si no existen campos seleccionados o permanece seleccionado un<br />
campo recién creado, defina los formatos de texto para dicho campo<br />
y los campos que coloque posteriormente.<br />
2. En el cuadro de diálogo Formato de texto, seleccione las opciones<br />
y haga clic en OK.<br />
Escoger<br />
atributos de<br />
texto Seleccionar<br />
uno o más<br />
estilos<br />
Para obtener información más completa, consulte “Formatear texto”<br />
en la página 7-13.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 El texto (no en el campo) también se puede formatear en las<br />
presentaciones. Consulte “Formatear texto” en la página 7-13.<br />
1 Utilice la barra de herramientas Formato de texto (escoja menú<br />
Vista > Barras de herramientas > Formato de texto) o los menús<br />
contextuales, para acceder con rapidez a muchos de los atributos <strong>del</strong><br />
texto. Consulte “Utilizar barras de herramientas” en la página 1-5 y<br />
“Utilizar menús contextuales” en la página 1-6.
Especificar formatos en campos numéricos<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro permite controlar la visualización de los valores en<br />
campos numéricos, campos de cálculo con resultados numéricos,<br />
campos sumario y campos globales definidos como Número.<br />
1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos que<br />
muestren valores numéricos.<br />
2. Escoja el menú Formato > Número.<br />
3. En el cuadro de diálogo Formato numérico, seleccione los<br />
formatos que desee.<br />
El área Ejemplo muestra ejemplos de las opciones escogidas.<br />
Escoger opciones<br />
para números<br />
booleanos o<br />
decimales<br />
Definir símbolos de<br />
separadores<br />
decimales y de<br />
millares<br />
Para obtener información completa acerca de la especificación de<br />
formatos numéricos, consulte la Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong><br />
Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la<br />
pestaña Indice y escriba number fields.<br />
4. Haga clic en OK.<br />
Definir<br />
opciones<br />
para valores<br />
negativos<br />
Especificar fuente, estilo, tamaño,<br />
interlineado, alineación y color<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-25<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Si se especifica Formato general y el valor <strong>del</strong> campo es un número<br />
de 10 o más dígitos, <strong>FileMaker</strong> Pro muestra el número con la<br />
notación científica, redondea los números o ambas cosas si es<br />
necesario, para ajustarse al máximo de 10 caracteres <strong>del</strong> límite por<br />
defecto <strong>del</strong> campo. Al expresar un número con notación científica<br />
aparece un número decimal como potencia de 10, por ejemplo,<br />
123.456.789.000 aparece como 1,2346E+11 (ó 1.2346 x 10 11 ). Si el<br />
valor <strong>del</strong> campo es un número con menos de 10 dígitos, especificar<br />
Formato general produce el mismo resultado que especificar<br />
Conservar el formato de la hora introducida.<br />
1 Si <strong>FileMaker</strong> Pro muestra el número de un campo como ? intente<br />
ampliar los límites <strong>del</strong> campo en modo Presentación para ver el valor<br />
entero. (Al imprimir una presentación con un campo que muestra ?,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro imprime sólo los dígitos que caben en los límites <strong>del</strong><br />
campo.)<br />
1 Si el número de dígitos decimales supera el especificado, los<br />
números con formato decimal se redondean. (Por ejemplo, si se<br />
introduce 789,78 y se especifican 3 decimales, el campo muestra<br />
789,780, si se especifica 0, muestra 790 y si se especifican -2,<br />
muestra 800.) No obstante, en cálculos y resúmenes, <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
almacena y utiliza los números sin redondear (hasta 15 decimales).<br />
1 Los campos numéricos con formato decimal sólo muestran e<br />
imprimen números (con la excepción de los separadores y notaciones<br />
especificados en el cuadro de diálogo Formato numérico.) Para<br />
visualizar texto y símbolos (por ejemplo, @1,98 por peseta) en<br />
campos numéricos, seleccione Conservar el formato de la hora<br />
introducida. Si el campo se utiliza en cálculos o resúmenes, sólo se<br />
utiliza el valor numérico.<br />
Especificar formatos en campos de fecha<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro permite controlar la visualización de los valores en<br />
campos de fechas, campos de cálculo con resultados numéricos y<br />
campos globales definidos como Fecha.
6-26 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Nota Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre años de<br />
cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo<br />
gestiona <strong>FileMaker</strong> Pro 5 los problemas <strong>del</strong> año 2000, visite<br />
www.filemaker.com.<br />
1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos de fechas,<br />
campos calculados con resultado de fechas o campos globales<br />
definidos como Fecha.<br />
2. Escoja el menú Formato > Fecha.<br />
3. En el cuadro de diálogo Formato de fecha, seleccione los formatos<br />
que desee.<br />
El área Ejemplo muestra ejemplos de las opciones escogidas.<br />
Escoger para, al<br />
introducir números,<br />
visualizarlos con<br />
el formato<br />
predeterminado o<br />
con un formato<br />
determinado<br />
Definir fuente,<br />
estilo, tamaño,<br />
color, interlineado<br />
y alineación<br />
Para obtener información completa acerca de la especificación de<br />
formatos de fechas, consulte la Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña<br />
Indice y escriba date fields.<br />
4. Haga clic en OK.<br />
Escoger<br />
opciones para<br />
día, mes, fecha,<br />
año y caracteres<br />
separadores<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Independientemente <strong>del</strong> formato de fecha especificado en modo<br />
Presentación, al hacer clic o pulsar la tecla Tabulador en modo<br />
Visualizar, <strong>FileMaker</strong> Pro muestra la fecha con años de 4 dígitos.<br />
1 Si se especifica Conservar el formato de la fecha introducida pero se<br />
introduce un año con sólo dos dígitos, <strong>FileMaker</strong> Pro almacena,<br />
muestra e imprime el año con cuatro dígitos para incluir el siglo.<br />
1 Compruebe que el tamaño <strong>del</strong> campo de fecha de la presentación<br />
corresponde al formato escogido. Por ejemplo, la fecha miércoles, 5<br />
de mayo <strong>del</strong> 2002 necesita más espacio que 5/5/02.<br />
1 Utilice las opciones que desee para formatear el símbolo de fecha,<br />
“//” (dos barras oblicuas) que aparece en la fecha actual. En modo<br />
Presentación, seleccione el símbolo y escoja el menú Formato ><br />
Fecha. Consulte “Insertar en presentaciones el número de página, la<br />
fecha u otras variables” en la página 7-12.<br />
Especificar formatos en campos de hora<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro permite controlar la visualización de los valores de<br />
hora de los campos.<br />
1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos de horas,<br />
campos calculados con resultado de horas o campos globales<br />
definidos como Hora.<br />
2. Escoja el menú Formato > Hora.<br />
3. En el cuadro de diálogo Formato de hora, seleccione los formatos<br />
que desee.<br />
El área Ejemplo muestra ejemplos de las opciones escogidas.<br />
Escoger para visualizar las<br />
horas en el formato en que<br />
se introdujeron o con uno<br />
determinado<br />
Definir fuente, estilo,<br />
tamaño, color,<br />
interlineado y alineación
Para obtener información completa acerca de la especificación de<br />
formatos de horas, consulte la Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña<br />
Indice y escriba time fields.<br />
4. Haga clic en OK.<br />
Nota Utilice opciones para formatear el símbolo de horas, “::” (dos<br />
puntos dobles), que aparece en la hora actual. En modo Presentación,<br />
seleccione el símbolo y escoja el menú Formato > Hora. Consulte<br />
“Insertar en presentaciones el número de página, la fecha<br />
u otras variables” en la página 7-12.<br />
Especificar formatos en campos con gráficos<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro permite controlar la visualización de imágenes en<br />
campos contenedor.<br />
Nota Las instrucciones siguientes también se pueden aplicar al<br />
formato de objetos gráficos insertados en presentaciones. (Consulte<br />
“Insertar gráficos en las presentaciones” en la página 7-18.)<br />
1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos contenedor<br />
o gráficos insertados.<br />
2. Escoja el menú Formato > Gráfico.<br />
3. En el cuadro de diálogo Formato gráfico, seleccione los formatos<br />
que desee.<br />
El área Ejemplo muestra ejemplos de las opciones escogidas.<br />
Escoger la forma de<br />
ajustar el gráfico al<br />
recuadro<br />
Escoger la forma de<br />
alinear el gráfico<br />
horizontalmente<br />
Escoger la forma de<br />
alinear el gráfico<br />
verticalmente<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-27<br />
Para obtener información más completa acerca de la especificación<br />
de formatos gráficos, consulte la Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong><br />
Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la<br />
pestaña Indice y escriba graphics.<br />
4. Haga clic en OK.<br />
Nota Las opciones de formato escogidas no afectan al gráfico<br />
original.<br />
Partes de una presentación<br />
Las presentaciones de <strong>FileMaker</strong> Pro están divididas en partes,<br />
secciones de la presentación que determinan cómo se van a tratar y<br />
visualizar los datos de un campo. Utilizar partes permite controlar<br />
cómo imprime <strong>FileMaker</strong> Pro los datos. Por ejemplo:<br />
1 una vez por cada registro<br />
1 sólo en la parte superior de cada página<br />
1 sólo <strong>del</strong>ante o después de grupos de registros ordenados (por<br />
ejemplo, para incluir un subtotal por cada grupo de registros)<br />
Las partes de presentación pueden contener campos, portales,<br />
botones, texto y otros objetos. En el modo Presentación, la división<br />
entre las partes la señalan líneas de puntos horizontales y la etiqueta<br />
de la parte aparece en el extremo izquierdo de la línea divisoria<br />
inferior.
6-28 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Cabecera<br />
Cuerpo<br />
Subsumario<br />
Sumario<br />
general<br />
continuo<br />
Pie de página<br />
Debajo <strong>del</strong> cuerpo, un<br />
subsumario resume los datos<br />
de cada grupo de registros<br />
ordenados en el campo de<br />
interrupción (Nombre Agente)<br />
Sumario general continuo<br />
Pie de página<br />
Informe de ventas<br />
Nombre Agente ID Producto Cant. Importe<br />
David Martínez ET4 1 3.200,00Pta<br />
ET5 1 3.200,00Pta<br />
ET6 2 6.400,00Pta<br />
ET7 3 2.985,00Pta<br />
Total 15.785,00Pta<br />
Carmen López ET5 2 6.400,00Pta<br />
ET6 3 9.600,00Pta<br />
ET7 2 1.990,00Pta<br />
Total 17.990,00Pta<br />
Total general 33.775,00Pta<br />
EveryWhere Travel, Co<br />
Tipos de partes de una presentación<br />
Cada presentación debe tener, al menos, una parte<br />
Nota El asistente Nueva presentación/informe crea<br />
automáticamente las partes de presentación adecuadas en función de<br />
las selecciones realizadas. Tras finalizar el asistente, se pueden<br />
añadir, cambiar y eliminar partes cuando sea necesario. (Consulte<br />
“Crear presentaciones e informes” en la página 6-2.)<br />
Parte de<br />
presentación Descripción<br />
Cabecera<br />
inicial<br />
Aparece sólo una vez, en la parte superior de la primera<br />
pantalla o página y reemplaza a la cabecera normal (si se<br />
especificó una). Se puede utilizar para imprimir en los<br />
informes una página independiente con el título. Sólo puede<br />
haber una por presentación.<br />
Un campo de la cabecera inicial muestra los datos <strong>del</strong> primer<br />
registro <strong>del</strong> conjunto encontrado.<br />
Cabecera Aparece en la parte superior de todas las pantallas y páginas<br />
(excepto en la primera si existe cabecera inicial). Se utiliza en<br />
títulos y cabeceras de columnas (informes de columna). Sólo<br />
puede haber una por presentación.<br />
Un campo de la cabecera muestra los datos <strong>del</strong> primer registro<br />
de la página.<br />
Cuerpo Todos los objetos colocados en el cuerpo, incluidos campos,<br />
objetos de texto y gráficos, aparecen una vez en cada registro<br />
<strong>del</strong> conjunto encontrado. Sólo puede haber uno por<br />
presentación.<br />
Pie de página Aparece en la parte inferior de todas las pantallas y páginas<br />
(excepto en la primera si existe pie de página inicial). Sólo<br />
puede haber uno por presentación.<br />
Un campo <strong>del</strong> pie de página muestra los datos <strong>del</strong> último<br />
registro de la página.
Parte de<br />
presentación Descripción<br />
Pie de página<br />
inicial<br />
Aparece sólo una vez, en la parte inferior de la primera<br />
pantalla o página y reemplaza al pie de página normal (si se<br />
especificó uno). Sólo puede haber uno por presentación.<br />
Un campo <strong>del</strong> pie de página inicial muestra los datos <strong>del</strong><br />
último registro <strong>del</strong> conjunto encontrado.<br />
Para incluir datos de subsumario en una presentación (por ejemplo,<br />
subtotales, totales generales, medias, recuentos, etc.), coloque<br />
campos sumario en partes de sumario de la presentación (consulte<br />
“Definir campos de sumario” en la página 5-7). Las partes de<br />
sumario incluyen partes de sumario general y de subsumario.<br />
1 Una parte de sumario general contiene normalmente uno o más<br />
campos sumario que muestran información resumida (como totales)<br />
de todos los registros visibles.<br />
1 Una parte de subsumario contiene normalmente uno o más<br />
campos sumario que muestran información de “subsumario” (como<br />
subtotales) de un subconjunto de registros. Los registros se agrupan<br />
(se ordenan) por los valores de otro campo, el campo de<br />
interrupción. Cada vez que cambia el valor <strong>del</strong> campo de<br />
interrupción, el informe se “interrumpe” y <strong>FileMaker</strong> Pro inserta la<br />
parte de subsumario.<br />
Parte de<br />
presentación Descripción<br />
Sumario<br />
general<br />
(principal o<br />
continuo)<br />
Los campos sumario colocados en esta parte muestran<br />
información resumida de todos los registros <strong>del</strong> conjunto<br />
encontrado. La parte de sumario general puede estar al<br />
principio (principal) o al final (continuo) <strong>del</strong> informe, según<br />
su posición en la presentación. Sólo puede haber un sumario<br />
general principal y uno continuo por presentación.<br />
Si se incluyen otro tipo de campos en esta parte, <strong>FileMaker</strong><br />
Pro muestra los datos <strong>del</strong> primer registro (principal) o <strong>del</strong><br />
último (continuo) visualizado.<br />
Parte de<br />
presentación Descripción<br />
Subsumario<br />
(principal o<br />
continuo)<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-29<br />
Los campos sumario colocados en esta parte muestran<br />
información de “subsumario” en cada subconjunto de<br />
registros ordenados por el campo de interrupción<br />
especificado. La parte de subsumario puede estar antes o<br />
después de la parte <strong>del</strong> cuerpo, según su posición en la<br />
presentación. En una presentación puede haber múltiples<br />
partes de subsumario.<br />
Si se incluye otro tipo de campos en esta parte, <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
muestra los datos <strong>del</strong> primer registro (principal) o <strong>del</strong> último<br />
(continuo) <strong>del</strong> grupo. Coloque aquí el campo de interrupción<br />
para identificar la finalidad <strong>del</strong> subconjunto de registros.<br />
Por ejemplo, para resumir las cifras de cada vendedor en una base de<br />
datos que registra transacciones de venta, defina un campo sumario<br />
que totalice el campo Ventas y cree una parte de subsumario para<br />
colocar en ella el campo sumario (el campo de interrupción es el<br />
nombre <strong>del</strong> vendedor). Para obtener también un recuento de las<br />
transacciones <strong>del</strong> vendedor, cree un segundo campo sumario que<br />
cuente las transacciones y colóquelo en la misma parte de<br />
subsumario. Para obtener un total general de todas las transacciones,<br />
coloque el campo sumario de ventas en una parte de sumario.<br />
Añadir o cambiar partes de una presentación<br />
Para añadir partes a una presentación, decida antes el tipo de parte<br />
necesario y su posición. Si define una parte de subsumario que<br />
resume un conjunto de registros, escoja también el campo por el que<br />
se ordena o agrupa la presentación (el campo de interrupción). Por<br />
último, defina cómo afecta la parte a los saltos de página y a la<br />
numeración.
6-30 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Etiqueta<br />
de la<br />
parte<br />
Herramienta<br />
Parte<br />
Para añadir una parte a una presentación:<br />
1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Ajustar<br />
parte.<br />
2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, haga clic en Crear.<br />
3. En el cuadro de diálogo Definición de partes, seleccione el tipo de<br />
parte de presentación. Para obtener una descripción de cada tipo de<br />
parte, consulte la sección anterior “Tipos de partes de una<br />
presentación”.<br />
Seleccionar el tipo<br />
de parte a crear<br />
Seleccionar<br />
opciones de saltos<br />
de página y<br />
numeración<br />
Una parte es el área incluida entre<br />
las línea de puntos de separación<br />
Los tipos de parte que ya existen en la presentación aparecen<br />
atenuados (sólo las partes de subsumario pueden estar repetidas).<br />
4. Al añadir una parte de subsumario, haga clic en Subsumario al<br />
ordenarse por y seleccione el nombre <strong>del</strong> campo por el que agrupar<br />
los registros (campo de interrupción).<br />
Una vez ordenados los registros por el campo de interrupción, todos<br />
los registros con el mismo valor en dicho campo se agrupan para que<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro calcule los datos de subsumario. (Por ejemplo, para<br />
obtener subtotales de cifras de venta por regiones, el campo de<br />
interrupción debe ser Región.) Para obtener más información,<br />
consulte la siguiente sección, “Visualizar e imprimir datos de<br />
subsumarios y sumarios generales”.<br />
5. Si es necesario, seleccione las opciones de salto de página y<br />
numeración.<br />
Consulte “Definir saltos de página y numeración” en la página 6-32.<br />
6. Haga clic en OK y después en Hecho.<br />
Después de definir una parte, se puede cambiar su tipo, campo de<br />
interrupción (si es una parte de subsumario) y opciones de<br />
paginación:<br />
1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Ajustar<br />
parte.<br />
2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, seleccione la parte y haga<br />
clic en Cambiar.<br />
3. Efectúe los cambios en el cuadro de diálogo Definición de partes.<br />
Para cambiar Realice lo siguiente<br />
De un tipo de parte<br />
a otro<br />
El campo de<br />
interrupción<br />
Saltos de página y<br />
numeración<br />
Seleccione otro tipo de parte. Los cambios posibles<br />
dependen de la posición y función de la parte.<br />
En la lista de campos, seleccione el nombre de otro<br />
campo.<br />
Consulte “Definir saltos de página y numeración” en la<br />
página 6-32.<br />
Los tipos atenuados no están disponibles por los motivos siguientes:<br />
1 la parte ya existe (sólo las partes de subsumario pueden estar<br />
repetidas en una presentación)
1 la parte que se está cambiando no está en la posición correcta de la<br />
presentación (por ejemplo, una cabecera inicial debe estar en la parte<br />
superior)<br />
4. Haga clic en OK.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para añadir con rapidez una parte de presentación, arrastre una<br />
parte desde la herramienta Parte, en el área de estado, hasta la<br />
posición deseada. También puede utilizar el botón Insertar parte de la<br />
barra de herramientas Herramientas (escoja el menú Vista > Barras de<br />
herramientas > Herramientas). Después de colocar la parte, aparece el<br />
cuadro de diálogo Definición de partes. Algunas partes deben estar<br />
en posiciones concretas (por ejemplo, las partes de subsumarios<br />
continuos deben estar debajo <strong>del</strong> cuerpo). Si el tipo deseado aparece<br />
atenuado en el cuadro de diálogo Definición de partes, haga clic en<br />
Cancelar e inténtelo de nuevo.<br />
Herramienta<br />
Parte<br />
Al arrastrar la parte<br />
sobre la presentación<br />
aparecen el límite y la<br />
herramienta Parte<br />
1 A todas las partes de una presentación se le pueden añadir campos,<br />
portales, objetos gráficos y texto. <strong>FileMaker</strong> Pro considera que un<br />
objeto está en una parte cuando la parte superior <strong>del</strong> objeto está<br />
dentro de la parte o, simplemente, tocándola. Por ejemplo, si la parte<br />
superior de un campo toca la línea divisoria inferior de la parte de la<br />
cabecera, el campo aparece y se imprime sólo en la cabecera, no en<br />
el cuerpo.<br />
1 Para obtener más información acerca de la configuración de<br />
presentaciones para su publicación en la Web, consulte “Configurar<br />
las vistas en el navegador” en la página 14-11.<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-31<br />
1 Para aplicar color o trama a una parte de presentación, haga clic en<br />
la etiqueta de la parte y, en el área de estado, escoja una paleta, Color<br />
de relleno, Trama de relleno o ambas. (El color especificado para la<br />
parte <strong>del</strong> cuerpo afecta también al fondo de la tabla de Ver como<br />
tabla.)<br />
1 Si en modo Visualizar o Buscar se especifica Ver como lista,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro no muestra partes de subsumario de presentaciones.<br />
Las partes de subsumario y los datos de subsumario calculados<br />
correctamente sólo aparecen en modo Vista previa o en informes<br />
impresos (consulte “Visualizar e imprimir datos de subsumarios y<br />
sumarios generales”). <strong>FileMaker</strong> Pro tampoco muestra ni imprime<br />
partes de subsumario o de sumario general cuando se especifica Ver<br />
como tabla en cualquier modo.<br />
1 Al visualizar o desplazar objetos de una presentación, es<br />
recomendable desplazar las etiquetas de las partes que se encuentren<br />
en la trayectoria. Para voltear etiquetas de partes, en modo<br />
presentación, haga clic en el control de la etiqueta , en la parte<br />
inferior de la ventana.<br />
1 Al imprimir, se pueden eliminar los espacios en blanco de campos<br />
y partes. Consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos” en<br />
la página 7-25.<br />
Colocar una parte de<br />
subsumario que contenga sólo<br />
el campo Nombre Agente<br />
encima <strong>del</strong> cuerpo para<br />
colocar el nombre <strong>del</strong> agente<br />
al frente <strong>del</strong> grupo de registros<br />
Colocar debajo <strong>del</strong> cuerpo una<br />
parte de subsumario que<br />
totalice las ventas de<br />
cada agente<br />
Utilizar un sumario general para<br />
visualizar las ventas totales de todos<br />
los agentes de la empresa
6-32 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro sólo muestra partes de subsumario y calcula datos de<br />
subsumario correctamente en modo Vista previa o en informes<br />
impresos (consulte “Previsualizar datos en presentaciones” en la<br />
página 4-3).<br />
Nota Debe definir un campo de subsumario por cada campo a<br />
resumir. A continuación, coloque estos campos sumario en la parte<br />
<strong>del</strong> sumario de la presentación. Para definir un campo sumario,<br />
consulte “Definir campos de sumario” en la página 5-7.<br />
Una vez añadida la parte de sumario general o de subsumario:<br />
1. Arrastre el campo sumario sobre la presentación hasta la parte <strong>del</strong><br />
sumario general o <strong>del</strong> subsumario.<br />
Consulte “Colocar y eliminar campos en presentaciones” en la<br />
página 6-17.<br />
2. Si existe parte de subsumario, ordene el conjunto encontrado por<br />
el campo de interrupción especificado al crear la parte (consulte<br />
“Ordenar registros” en la página 3-9).<br />
3. A continuación, escoja el menú Vista > Modo Vista previa.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Al utilizar el asistente Nueva presentación/informe para crear<br />
presentaciones, se puede escoger un guión de ScriptMaker que<br />
ejecuta en el campo de interrupción la ordenación especificada y<br />
cambia, a continuación, al modo Vista previa. También se pueden<br />
definir guiones propios para automatizar esta tarea (consulte “Crear<br />
guiones: generalidades” en la página 10-3).<br />
1 Utilice el guión generado por el asistente Nueva presentación/<br />
informe para visualizar e imprimir informes de subsumario<br />
(informes con datos agrupados y totales).<br />
1 Al visualizar los registros como lista en modo Visualizar (menú<br />
Vista > Ver como lista), las partes de subsumario no aparecen. Para<br />
mostrar las partes de subsumario al visualizar presentaciones como<br />
lista, cambie al modo Vista previa o imprima la lista.<br />
1 Sólo puede haber un subsumario principal y uno continuo basados<br />
en el mismo campo.<br />
1 Si tiene problemas para visualizar o imprimir información de<br />
sumarios, consulte la sección de resolución de problemas de la<br />
Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
subsummary reports.<br />
Definir saltos de página y numeración<br />
Las opciones de saltos de página y numeración se pueden definir al<br />
añadir partes de presentación o cambiar definiciones de partes. (Al<br />
añadir una parte, aparece el cuadro de diálogo Definición de partes.)<br />
Para cambiar las opciones de partes existentes:<br />
1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Ajustar<br />
parte.<br />
2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, seleccione la parte y haga<br />
clic en Cambiar.<br />
También puede hacer doble clic sobre la etiqueta de la parte en la<br />
presentación.<br />
3. En el cuadro de diálogo Definición de partes, especifique las<br />
opciones de paginación.<br />
Las opciones atenuadas no están disponibles para el tipo de parte<br />
seleccionado.<br />
Para Seleccione<br />
Iniciar una página nueva antes de<br />
imprimir el contenido de la parte<br />
seleccionada (por ejemplo, imprimir un<br />
sumario general continuo en una página<br />
nueva)<br />
Salto de página antes de imprimir la<br />
parte.
Para Seleccione<br />
Iniciar una nueva página después de<br />
imprimir el contenido de la parte<br />
seleccionada un número de veces<br />
determinado (por ejemplo, imprimir cinco<br />
registros en el cuerpo e iniciar una nueva<br />
página)<br />
Restablecer el número de página en 1<br />
después de imprimir la parte seleccionada<br />
(por ejemplo, iniciar la numeración de<br />
páginas después de una cabecera inicial<br />
que se va a utilizar como portada)<br />
Imprimir parte <strong>del</strong> contenido de la parte de<br />
la presentación al final de la página y el<br />
resto en la página siguiente (<strong>FileMaker</strong><br />
Pro no divide el contenido de la parte en<br />
dos páginas a menos que se especifique<br />
esta opción o que su altura no quepa en<br />
una página)<br />
4. Haga clic en OK y después en Hecho.<br />
Salto de página tras imprimir la parte<br />
veces (reemplace el valor<br />
por defecto 1 si desea más de una<br />
aparición por página).<br />
Empezar a numerar las páginas tras<br />
imprimir la parte.<br />
Imprimir parte incluso si abarca más<br />
de una página.<br />
Para que la porción de parte que no<br />
cabe al final de la página no se<br />
imprima al principio de la página<br />
siguiente, seleccione también No<br />
imprimir la parte sobrante en la página<br />
siguiente.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Si la presentación está configurada para imprimir registros en<br />
columnas y se ha especificado imprimir los registros de arriba a<br />
abajo, escoja Salto de página tras imprimir la parte veces para<br />
iniciar una nueva columna después de la parte (no una nueva página).<br />
Si la configuración de columna es imprimir registros de izquierda a<br />
derecha, el salto de página especificado inicia una nueva página.<br />
(Consulte “Configurar impresión de registros en columnas” en la<br />
página 6-9.)<br />
Crear y gestionar presentaciones e informes 6-33<br />
1 Si el cuerpo u otra parte de la presentación es demasiado grande<br />
para la página impresa, <strong>FileMaker</strong> Pro muestra un salto de página<br />
con una línea gruesa de puntos que señala la división de la parte al<br />
imprimir. Para incluir más datos en la página, se pueden definir<br />
opciones de deslizamiento, que reducen de forma dinámica los<br />
campos y las partes si los campos contienen cantidades variables de<br />
información. Consulte “Eliminar espacios vacíos en datos impresos”<br />
en la página 7-25.<br />
Ordenar de nuevo partes de una presentación<br />
Sólo se puede cambiar el orden <strong>del</strong> cuerpo y de las partes de<br />
subsumario. Otras partes, como la cabecera y el pie de página, deben<br />
aparecer en un orden concreto, por lo que no se pueden mover. Por<br />
ejemplo, desplace una parte de subsumario hasta encima <strong>del</strong> cuerpo<br />
para ver primero subtotales.<br />
1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Ajustar<br />
parte.<br />
2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, arrastre el nombre de la<br />
parte hasta la nueva posición.<br />
El símbolo indica que<br />
no se puede cambiar<br />
la posición relativa de<br />
la parte con las demás<br />
Utilizar el puntero de<br />
doble flecha para<br />
arrastrar partes<br />
A la izquierda de los nombres de partes que no se pueden desplazar<br />
aparece un icono de bloqueo.<br />
3. Haga clic en Hecho.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro desplaza todos los campos y objetos de la parte y<br />
respeta las proporciones.
6-34 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Nota Para desplazar con rapidez una parte de la presentación, pulse<br />
Mayúsculas y arrastre la etiqueta de la parte o la línea de puntos que<br />
marca su límite inferior.<br />
Cambiar de tamaño partes de una presentación<br />
En modo Presentación, arrastre con el puntero de flecha la etiqueta<br />
de la parte (o la línea de puntos que marca su límite inferior) hasta<br />
que la parte tenga la altura deseada.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Al cambiar el tamaño de una parte de presentación, <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
conserva el tamaño de las demás. Por ejemplo, se puede aumentar la<br />
altura de la parte de la cabecera sin afectar al tamaño de la parte<br />
siguiente.<br />
1 Para conservar la altura de toda la presentación y cambiar el<br />
tamaño de una parte, pulse Alt (Windows) u Opción (Mac OS) y<br />
arrastre el límite de la parte. (Con ello se cambia también el tamaño<br />
de la parte situada inmediatamente debajo).<br />
1 Una parte no se puede hacer más pequeña que los objetos que<br />
alberga (es decir, no se puede reducir arrastrando sus límites sobre<br />
un objeto) a menos que se pulse Alt (Windows) u Opción (Mac OS)<br />
mientras se arrastra su límite.<br />
1 Si se reduce totalmente una parte de presentación arrastrándola<br />
bajo la parte situada encima de ella, <strong>FileMaker</strong> Pro la elimina de la<br />
presentación.<br />
Eliminar partes de una presentación<br />
En una presentación se pueden eliminar todas las partes menos una.<br />
La eliminación de una parte no afecta a los datos. Antes de eliminar<br />
una parte de presentación, arrastre los objetos que desee conservar a<br />
otra parte de la misma presentación.<br />
Importante La eliminación de partes con el cuadro de diálogo Ajustar<br />
parte no se puede deshacer.<br />
1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Ajustar<br />
parte.<br />
2. En el cuadro de diálogo Ajustar parte, seleccione la parte a<br />
eliminar y haga clic en Eliminar.<br />
Si la parte contiene objetos, <strong>FileMaker</strong> Pro muestra un cuadro de<br />
diálogo de confirmación.<br />
3. Haga clic en Hecho.
Después de crear una presentación se puede modificar su aspecto y<br />
su funcionamiento. En este capítulo se explica cómo:<br />
1 personalizar el aspecto de los campos y demás objetos de las<br />
presentaciones<br />
1 cambiar la interactividad <strong>del</strong> <strong>usuario</strong> con los campos de las<br />
presentaciones, por ejemplo, añadiendo barras de desplazamiento o<br />
cambiando el orden de las tabulaciones de los campos<br />
1 definir listas de valores que se pueden utilizar para introducir datos<br />
en campos de presentaciones<br />
1 añadir texto o gráficos a las presentaciones, como títulos o<br />
logotipos<br />
1 usar las herramientas disponibles en <strong>FileMaker</strong> Pro para facilitar<br />
la colocación y el uso de objetos en las presentaciones<br />
1 modificar la forma de imprimir los datos de las presentaciones<br />
Para obtener información acerca de la creación de presentaciones, la<br />
inserción y eliminación de campos en ellas, el control <strong>del</strong> formato de<br />
los datos en campos y la adición de partes a presentaciones, consulte<br />
el capítulo anterior, “Crear y gestionar presentaciones e informes”.<br />
Personalizar campos en presentaciones<br />
Existen numerosas opciones para controlar el aspecto de los campos<br />
y la interacción <strong>del</strong> <strong>usuario</strong> con ellos. En la mayoría de los casos,<br />
cuando se especifican estas opciones sin seleccionar campos o<br />
cuando un campo recién creado está todavía seleccionado, se define<br />
el comportamiento de los campos colocados posteriormente en la<br />
presentación. Si se seleccionan campos antes de definir las opciones,<br />
se formatean sólo los campos seleccionados.<br />
Capítulo 7<br />
Personalizar presentaciones<br />
Para obtener información acerca de la selección de campos y otros<br />
objetos, consulte “Seleccionar objetos” en la página 6-13.<br />
Consejo Escoja el comando Bordes de campo o Formato de campo<br />
haciendo clic con el botón secundario (Windows) o pulsando la tecla<br />
Control y haciendo clic (Mac OS) en un campo o campos.<br />
Añadir bordes, relleno y líneas base a campos<br />
Para mejorar el aspecto y la funcionalidad de las presentaciones se<br />
pueden añadir o personalizar los elementos siguientes:<br />
1 bordes de campos<br />
1 color y trama de fondo, o relleno, de los campos<br />
1 líneas de puntos de guía, o líneas de base de texto que aparecen en<br />
la base <strong>del</strong> texto para facilitar su alineación con otros objetos<br />
1. Si no se encuentra en modo Presentación, escoja el menú Vista ><br />
Modo Presentación.<br />
2. Seleccione uno o más campos.<br />
O bien, para especificar los atributos de campos que se añadirán<br />
posteriormente, empiece sin seleccionar campos.<br />
3. Escoja el menú Formato > Bordes de campo.<br />
4. En el cuadro de diálogo Bordes de campo, seleccione los formatos<br />
que desee.<br />
El área Ejemplo muestra ejemplos de las opciones escogidas.
7-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Escoger la porción<br />
<strong>del</strong> campo a la que<br />
asignar atributos<br />
Escoja Bordes,<br />
Líneas de base o<br />
Relleno<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Añadir bordes a<br />
campos y definir sus<br />
atributos<br />
Añadir líneas de base<br />
de texto y definir sus<br />
atributos<br />
Añadir a los campos<br />
color y trama de relleno<br />
Añadir bordes entre las<br />
repeticiones de los<br />
campos repetitivos<br />
5. Haga clic en OK.<br />
Escoger color, trama y<br />
anchura de línea<br />
Aparece una representación de<br />
las opciones seleccionadas<br />
Seleccione una combinación de Superior, Inferior,<br />
Izquierdo y Derecho. En la lista de formatos, escoja<br />
Bordes y seleccione el color, trama y anchura de línea<br />
en las paletas desplegables.<br />
Seleccione Línea base <strong>del</strong> texto. En la lista de formatos,<br />
escoja Líneas de base y seleccione el color, trama y<br />
anchura de línea en las paletas desplegables.<br />
En la lista de formatos, escoja Relleno y seleccione el<br />
color, la trama o ambos en las paletas desplegables.<br />
(Los cuadros de verificación no afectan a los atributos<br />
de relleno.)<br />
Seleccione Entre valores repetidos. En la lista de<br />
formatos, escoja Bordes y seleccione el color, trama y<br />
anchura en las paletas desplegables.<br />
Esta opción inserta líneas entre las apariciones de los<br />
campos repetidos. Para incluir también bordes<br />
alrededor de los campos repetidos, seleccione una<br />
combinación de Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Los valores escogidos en el cuadro de diálogo Bordes de campo<br />
afectan al aspecto <strong>del</strong> campo en todos los modos. Para ver cuadros<br />
de campo sólo en modo Presentación para, por ejemplo, alinear<br />
campos, escoja el menú Vista > Mostrar > Cuadros de campo. Para ver<br />
el efecto de los valores de Bordes de campo sin salir <strong>del</strong> modo<br />
presentación, deseleccione Cuadros de campo.<br />
1 Los formatos de borde y de relleno <strong>del</strong> campo también se pueden<br />
modificar con las paletas Relleno y Pluma <strong>del</strong> área de estado. (Los<br />
bordes deben haberse especificado previamente en el cuadro de<br />
diálogo Bordes de campo.) Los cambios en los valores de relleno y<br />
de pluma realizados en el área de estado reemplazan los de cuadro de<br />
diálogo Bordes de campo y viceversa. Consulte “Configurar efectos<br />
de color, motivo, anchura de línea y objetos” en la página 7-16.<br />
1 En los campos también se pueden especificar efectos (Relieve,<br />
Grabado y Sombra paralela) con la paleta desplegable de efectos <strong>del</strong><br />
área de estado. Consulte “Efectos de objetos” en la página 7-17.<br />
Añadir barras de desplazamiento a campos<br />
Añadir barras de desplazamiento verticales permite ver más datos de<br />
los que caben en los cuadros de campo en modo Visualizar. (Las<br />
barras de desplazamiento no se pueden añadir a campos contenedor,<br />
sumario, repetidos o con formato de listas de valores.)<br />
1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos.<br />
O bien, para especificar los atributos de campos que se añadirán<br />
posteriormente, empiece sin seleccionar campos.<br />
2. Escoja el menú Formato > Formato de campo.
Hacer clic para<br />
añadir una barra<br />
de desplazamiento<br />
vertical<br />
3. En el cuadro de diálogo Formato de campo, en Estilo, seleccione<br />
Campo estándar y haga clic en Incluir barra de desplazamiento vertical.<br />
4. Haga clic en OK.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Las barras de desplazamiento se visualizan siempre que se definen<br />
las opciones de bordes <strong>del</strong> lado derecho <strong>del</strong> campo. De otro modo, se<br />
visualizan sólo al incluir tabulaciones en el campo. Consulte “Añadir<br />
bordes, relleno y líneas base a campos” en la página 7-1.<br />
1 Al imprimir un campo o portal con barra de desplazamiento,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro imprime sólo los datos visibles. Para imprimir todos<br />
los datos, duplique la presentación y aumente el campo o portal. A<br />
continuación, especifique las opciones de deslizamiento para<br />
suprimir el espacio en blanco extra al imprimir. Consulte “Eliminar<br />
espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.<br />
Definir listas de valores como entradas de datos<br />
Un campo con el mismo conjunto de valores en muchos o en todos<br />
los registros se puede configurar para que los <strong>usuario</strong>s escojan en una<br />
lista de valores. Las listas de valores permite definir valores de texto,<br />
números, fechas y horas utilizados con frecuencia y formatear los<br />
Personalizar presentaciones 7-3<br />
campos para que los muestren en menús o listas desplegables o en<br />
series de cuadros de verificación o botones circulares. Con ello se<br />
ofrece una forma rápida y exacta de introducir o validar datos en los<br />
campos.<br />
Escoger en listas de valores<br />
para introducir datos<br />
Lista de valores asociada al campo Categoría<br />
Las listas de valores se pueden definir de varias maneras. Las más<br />
general y menos restrictiva es definir la lista de valores y asociarla a<br />
uno o más campos. La lista de valores también se puede definir al<br />
especificar las opciones de formato en modo Presentación.<br />
Para definir una lista de valores:<br />
1. Escoja el menú Archivo > Definir listas de valores.<br />
2. En el cuadro de diálogo Definir listas de valores, haga clic en<br />
Nueva.<br />
Hacer clic para<br />
ordenar por una<br />
cabecera o<br />
arrastrar límites<br />
de columna<br />
Lista de valores<br />
definida en el<br />
archivo<br />
Arrastrar para cambiar el tamaño <strong>del</strong> cuadro de diálogo<br />
3. En el cuadro de diálogo Editar lista de valores, escriba un nombre<br />
en Nombre de la lista de valores.
7-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Escribir un nombre<br />
para la lista de<br />
valores<br />
Escoger un método<br />
para crear los<br />
valores de la lista<br />
4. Definir la lista de valores:<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Definir valores<br />
estáticos en la lista de<br />
valores<br />
Crear valores de forma<br />
dinámica a partir de<br />
todos los valores de<br />
otro campo <strong>del</strong> mismo<br />
o de diferente archivo.<br />
Seleccione Usar valores personalizados y escriba cada<br />
valor en una línea en el orden deseado. Pulse Intro<br />
(Windows) o Retorno (Mac OS) para separar cada<br />
valor.<br />
Seleccione Usar valores <strong>del</strong> campo. En el cuadro de<br />
diálogo Especificar campos para lista de valores:<br />
1 Para usar un campo <strong>del</strong> archivo actual, compruebe<br />
que está seleccionada Todos los valores y, en Usa los<br />
valores de este campo, seleccione el campo.<br />
1 Para usar un campo de otro archivo, haga clic en<br />
Especificar archivo, escoja un archivo y haga clic en<br />
Abrir. Compruebe que está seleccionada Todos los<br />
valores y, en Usa los valores de este campo, seleccione el<br />
campo.<br />
Para visualizar valores de un segundo archivo,<br />
consulte “Visualizar también valores asociados de un<br />
segundo campo”, más abajo en esta tabla. De lo<br />
contrario, haga clic en OK.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Crear valores de forma<br />
dinámica a partir de un<br />
subconjunto de<br />
valores de otro campo<br />
(una relación<br />
determina el<br />
subconjunto)<br />
Para obtener más<br />
información, consulte<br />
“Visualizar en una<br />
lista de valores sólo un<br />
subconjunto de<br />
valores <strong>del</strong> campo” en<br />
la página 7-6.<br />
Visualizar también<br />
valores asociados de<br />
un segundo campo<br />
Seleccione Usar valores <strong>del</strong> campo. En el cuadro de<br />
diálogo Especificar campos para listas de valores,<br />
seleccione Sólo valores relacionados y escoja o defina<br />
una relación en la lista de relaciones. A continuación,<br />
en Usa los valores de este campo, seleccione el campo.<br />
Para visualizar valores de un segundo archivo,<br />
consulte “Visualizar también valores asociados de un<br />
segundo campo”, a continuación en esta tabla. De lo<br />
contrario, haga clic en OK.<br />
Siga las instrucciones de una de las dos filas anteriores<br />
de la tabla. A continuación, haga clic en Mostrar<br />
también los valores de y seleccione el campo.<br />
Seleccione esta opción para visualizar los valores <strong>del</strong><br />
campo correspondiente a continuación de los valores<br />
de la lista de valores. Por ejemplo, para facilitar la<br />
entrada de datos, se pueden visualizar nombres de<br />
parte a continuación de sus números.<br />
También se pueden escoger los campos por los que<br />
ordenar la lista de valores, si no está seleccionada Sólo<br />
valores relacionados. Para visualizar ambos valores<br />
ordenados por los <strong>del</strong> primer campo, seleccione primer<br />
campo en Ordenar lista de valores por. Para ordenar en<br />
base a los valores <strong>del</strong> segundo campo, seleccione<br />
segundo campo. Si se escoge primer campo, los valores<br />
duplicados no aparecen en el primer campo, si se<br />
escoge segundo campo, los valores duplicados no<br />
aparecen en el segundo.<br />
Haga clic en OK.
Para Realice lo siguiente<br />
Utilizar una lista de<br />
valores definida en<br />
otro archivo de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Usar todos los<br />
valores <strong>del</strong> campo<br />
Mostrar sólo valores<br />
<strong>del</strong> campo relacionado<br />
Seleccionar un<br />
campo para usar<br />
sus valores<br />
Seleccione Usar lista de valores de otro archivo. En el<br />
cuadro de diálogo Especificar lista de valores externa,<br />
haga clic en Especificar archivo, seleccione un archivo<br />
y haga clic en Abrir. En Lista de valores, escoja o defina<br />
una lista de valores y haga clic en OK. En el cuadro de<br />
diálogo Editar lista de valores, haga clic en OK.<br />
5. En el cuadro de diálogo Definir listas de valores, haga clic en<br />
Hecho<br />
Para modificar, duplicar o eliminar una lista de valores:<br />
1. Escoja el menú Archivo > Definir listas de valores.<br />
2. En el cuadro de diálogo Definir listas de valores:<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Modificar los valores de una lista<br />
o la forma de generar valores de<br />
una lista dinámica<br />
Seleccionar un segundo campo<br />
<strong>del</strong> que visualizar valores<br />
En la lista de nombres de listas de valores,<br />
seleccione una y haga clic en Editar. En el<br />
cuadro de diálogo Editar lista de valores,<br />
efectúe los cambios y haga clic en OK.<br />
Duplicar una lista de valores En la lista de nombres, seleccione la lista de<br />
valores y haga clic en Duplicar.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Personalizar presentaciones 7-5<br />
Eliminar una lista de valores En la lista de nombres, seleccione la lista de<br />
valores y haga clic en Eliminar.En el cuadro<br />
de confirmación, haga clic otra vez en<br />
Eliminar.<br />
3. En el cuadro de diálogo Definir listas de valores, haga clic en<br />
Hecho<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Las listas de valores también se pueden utilizar para validar los<br />
valores introducidos en cualquier campo. Con ello se conserva la<br />
exactitud de los datos, al impedir que los <strong>usuario</strong>s introduzcan<br />
valores ausentes de la lista de valores. (Consulte “Definir<br />
validaciones de campo” en la página 5-11.) También se pueden<br />
ordenar registros según el orden de una lista de valores, por ejemplo,<br />
por mes o región. (Consulte “Ordenar registros” en la página 3-9.)<br />
1 <strong>FileMaker</strong> Pro ordena alfabéticamente los elementos de listas de<br />
valores creados a partir de valores de un campo y no muestra los<br />
valores duplicados.<br />
1 Redefinir elementos de listas de valores después de introducir los<br />
datos puede generar resultados inesperados. Por ejemplo, si se<br />
cambia un elemento de la lista de valores de Accesorio a<br />
Accesorios, el campo parece estar vacío en las presentaciones con<br />
formato de cuadro de verificación y botón circular. Además, las<br />
búsquedas de Accesorios no encontrarán los registros existentes.<br />
Para obtener información acerca de la sustitución de valores en<br />
campos, consulte “Reemplazar datos en campos” en la página 2-11.<br />
1 Si se escogió generar una lista de valores a partir de los valores de<br />
un campo (Usar valores <strong>del</strong> campo) y se visualizan también valores<br />
asociados de un segundo archivo, cuando un <strong>usuario</strong> escoge un valor<br />
de este campo en modo Visualizar, el valor <strong>del</strong> segundo campo<br />
asociado no se almacena, sólo se captura el primer campo.
7-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Visualizar en una lista de valores sólo un subconjunto de valores<br />
<strong>del</strong> campo<br />
Al generar los valores de una lista de valores de un campo, se puede<br />
hacer que <strong>FileMaker</strong> Pro cambie dinámicamente los valores de la<br />
lista en función de los valores de un segundo campo. En otras<br />
palabras, la lista de valores sólo mostrará en el primer campo valores<br />
de los registros relacionados en los que un valor introducido en el<br />
segundo campo cumpla la definición de la relación.<br />
Por ejemplo, imagine que dispone de una base de datos denominada<br />
Producto que visualiza gran número de elementos de inventario. Se<br />
puede definir una lista de valores y asociarla al campo Nombre<br />
Producto para mostrar sólo un subconjunto de los elementos basado<br />
en valores de un segundo campo, Categoría. Durante la entrada de<br />
datos, al especificar el valor <strong>del</strong> campo Categoría (por ejemplo,<br />
Accesorio), sólo aparecen en la lista los valores de Nombre Producto<br />
donde Categoría coincide con Accesorio. Análogamente, si el valor<br />
de Categoría cambia a Ropa, los valores de Nombre Producto<br />
cambian a los registros en que Categoría coincida con Ropa.<br />
Lista de valores basada en el valor <strong>del</strong> campo clave “Accesorio”<br />
Lista de valores basada en el valor <strong>del</strong> campo clave “Ropa”<br />
En el ejemplo anterior, realice los siguientes pasos básicos:<br />
1. Defina una lista de valores para Nombre Producto con las<br />
opciones Usar valores <strong>del</strong> campo y Sólo valores relacionados.<br />
2. Defina una relación con el mismo archivo de base de datos (una<br />
autounión) y especifique Categoría como campo coincidente.<br />
(Consulte “Definir relaciones de bases de datos<br />
relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)<br />
3. Especifique que la lista utilice los valores <strong>del</strong> campo relacionado<br />
Nombre Producto.<br />
Al introducir un valor de Categoría, <strong>FileMaker</strong> Pro recupera los<br />
registros relacionados en los que Categoría coincide con el valor<br />
introducido y muestra los valores correspondientes de Nombre<br />
Producto en la lista de valores.<br />
Nota El campo con los valores de la lista de valores y el campo<br />
coincidente de la relación deben residir en el mismo archivo, por<br />
ejemplo, Categoría y Nombre Producto en el ejemplo anterior.<br />
Formatear campos para utilizar listas desplegables, menús<br />
desplegables, cuadros de verificación o botones circulares al<br />
visualizar listas de valores<br />
Una vez definida la lista de valores, se la puede asociar a un campo<br />
en todas las presentaciones que lo requieran.<br />
Para asignar una lista de valores a un campo y determinar su<br />
visualización:<br />
1. En modo Presentación, seleccione el campo.<br />
2. Escoja el menú Formato > Formato de campo.
Asignar una lista de valores a un campo<br />
3. En el área Estilo <strong>del</strong> cuadro de diálogo Formato de campo,<br />
seleccione el segundo botón circular y escoja cómo mostrará<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro la lista de valores.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Seleccionar un<br />
formato para la<br />
lista de valores<br />
Nombre de campo<br />
seleccionado en<br />
una presentación<br />
Seleccionar o definir<br />
una lista de valores<br />
Escoger cómo<br />
visualizar la lista<br />
de valores<br />
Escoja el formato en la lista situada a la izquierda de<br />
usando lista de valores:<br />
1 Escoja Lista desplegable para visualizar los elementos<br />
de la lista de valores en una lista. Los <strong>usuario</strong>s podrán<br />
utilizar las teclas de dirección o “pulsaciones<br />
anticipadas” para seleccionar un valor.<br />
1 Escoja Menú desplegable para visualizar los<br />
elementos de la lista de valores en un menú. Los<br />
<strong>usuario</strong>s deberán seleccionar los elementos con<br />
el ratón.<br />
1 Escoja Cuadros de verificación para visualizar los<br />
elementos de la lista de valores como una serie de<br />
cuadros de verificación.<br />
1 Escoja Botones circulares para visualizar los<br />
elementos de la lista de valores como una serie<br />
de botones circulares.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Para permitir a los<br />
<strong>usuario</strong>s introducir<br />
valores distintos a los<br />
definidos por la lista<br />
de valores<br />
Para permitir a los<br />
<strong>usuario</strong>s modificar<br />
valores definidos por<br />
la lista de valores<br />
Personalizar presentaciones 7-7<br />
4. Escoja el nombre de la lista de valores a asignar al campo en la<br />
lista situada a la derecha de usando lista de valores.<br />
O bien escoja Definir listas de valores para crear una lista de valores<br />
(consulte “Definir listas de valores como entradas de datos” en la<br />
página 7-3). Las listas de valores definidas aquí también se pueden<br />
utilizar en otros campos.<br />
5. Haga clic en OK.<br />
Seleccione Incluir “Otro...” para permitir otros valores<br />
(Esta opción no está disponible en Lista desplegable<br />
porque los <strong>usuario</strong>s siempre pueden escribir valores en<br />
las listas.)<br />
Seleccione Incluir "Editar..." para permitir la edición de la<br />
lista Esta opción no está disponible en campos con<br />
formato de cuadros de verificación o botones<br />
circulares ni en listas de valores basadas en valores de<br />
otros campos.<br />
Cuadros de verificación Botones circulares<br />
Menú desplegable<br />
Lista desplegable
7-8 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Los campos con formatos de cuadros de verificación permiten a los<br />
<strong>usuario</strong>s introducir más de un valor en el mismo campo. Si se<br />
introduce más de un valor en un registro, en una presentación cuyo<br />
campo no tenga formato de cuadro de verificación (por ejemplo, un<br />
informe en columnas), <strong>FileMaker</strong> Pro muestra sólo el primer valor.<br />
1 Para modificar la organización de los elementos de listas de<br />
valores en cuadros de verificación y botones circulares, cambie el<br />
tamaño de los campos. Un campo más alto que ancho muestra los<br />
elementos apilados verticalmente. Un campo más ancho que alto<br />
muestra los elementos uno junto a otro horizontalmente.<br />
1 Para obtener más información acerca de la configuración de<br />
presentaciones para su publicación en la Web, consulte “Configurar<br />
las vistas en el navegador” en la página 14-11.<br />
Formatear campos repetidos<br />
Si un campo se define como campo repetido, se le puede formatear<br />
para que muestre sólo un numero determinado de repeticiones,<br />
aunque en la base de datos se almacena la información de todas.<br />
Consulte “Campos repetidos” en la página 5-12.<br />
1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos repetidos y<br />
escoja el menú Formato > Formato de campo.<br />
En el cuadro de diálogo Formato de campo, seleccione las opciones<br />
de Repeticiones.<br />
Especificar el número<br />
de repeticiones visibles<br />
de un campo repetitivo<br />
y su orientación<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Especificar el número<br />
de repeticiones visibles<br />
en la presentación<br />
Escoger una<br />
orientación para la<br />
visualización de las<br />
repeticiones <strong>del</strong> campo<br />
2. Haga clic en OK.<br />
En Mostrar de las n repeticiones definidas <strong>del</strong><br />
campo, escriba un número (la n representa el número<br />
máximo de repeticiones especificado al definir el<br />
campo).<br />
En Usar orientación , escoja vertical para apilar<br />
las repeticiones en columna u horizontal para<br />
colocarlas en fila.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para cambiar la forma o el tamaño de todas las apariciones visibles<br />
de un campo repetitivo, utilice los manipuladores que aparecen<br />
alrededor de la primera.<br />
1 <strong>FileMaker</strong> Pro almacena los datos de todas las repeticiones de un<br />
campo repetitivo aunque se cambie el formato <strong>del</strong> campo para que no<br />
estén todas visibles.<br />
Permitir o evitar entradas en campos<br />
Las entradas se pueden permitir o evitar en los modos Visualizar y<br />
Buscar. Por ejemplo, se puede restringir la entrada en campos que<br />
contienen un número de serie, como un número de factura, para que<br />
el campo no se pueda modificar.<br />
Si se permite la entrada en un campo, no se puede controlar si todo<br />
su contenido se selecciona al hacer clic o pulsar Tabulador en él en<br />
los modos Visualizar y Buscar (de otro modo, <strong>FileMaker</strong> Pro coloca<br />
el punto de inserción después <strong>del</strong> último carácter <strong>del</strong> campo).
Para personalizar la entrada de un campo:<br />
1. En modo Presentación, seleccione uno o más campos.<br />
O bien, para especificar los atributos de campos que se añadirán<br />
posteriormente, empiece sin seleccionar campos.<br />
2. Escoja el menú Formato > Formato de campo.<br />
En el cuadro de diálogo Formato de campo, seleccione opciones de<br />
Comportamiento.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Para evitar la entrada en un campo: Deseleccione Permitir entrada en el campo.<br />
Al introducir el campo,<br />
seleccionar todo su contenido<br />
3. Haga clic en OK.<br />
Seleccione Seleccionar todo el contenido <strong>del</strong><br />
campo en la entrada (Permitir entrada en el<br />
campo también debe estar seleccionada).<br />
Nota Deseleccionar Permitir entrada en el campo en un campo sólo<br />
afecta al campo en la presentación actual. Para restringir siempre el<br />
acceso al campo en cualquier presentación de la base de datos, defina<br />
privilegios de acceso de “sólo lectura” para el campo. Consulte<br />
“Definir grupos” en la página 9-4. Al definir el campo, también se<br />
puede limitar la capacidad de los <strong>usuario</strong>s para modificar un valor.<br />
Especifique un valor autointroducido y seleccione Prohibir la<br />
modificación <strong>del</strong> valor. Consulte “Definir entradas de datos<br />
automáticas” en la página 5-10. Es recomendable permitir la entrada<br />
en campos definidos para prohibir modificaciones, para que los<br />
<strong>usuario</strong>s puedan copiar los valores al Portapapeles o introducirlos en<br />
consultas en modo Buscar.<br />
Personalizar presentaciones 7-9<br />
Configurar orden de tabulación para entrada de datos<br />
Al pulsar la tecla Tabulador en los modos Visualizar y Buscar, el<br />
comportamiento por defecto de <strong>FileMaker</strong> Pro es activar los campos<br />
de izquierda a derecha y de arriba a abajo. Este orden de tabulación<br />
por defecto se puede modificar de varias maneras.<br />
1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Establecer<br />
orden de tabulación.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro muestra flechas numeradas que apuntan a cada uno de<br />
los campos de la presentación y el cuadro de diálogo Establecer<br />
orden de tabulación.<br />
Cada flecha indica la posición de un campo en el orden de tabulación<br />
2. En el cuadro de diálogo Establecer orden de tabulación,<br />
especifique las opciones a utilizar:<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Ordenar de nuevo el<br />
orden de tabulación de<br />
campos individuales<br />
Definir un nuevo<br />
orden de tabulación<br />
para todos los campos<br />
Seleccione Editar orden de tabulación. Haga clic en el<br />
campo con el orden a modificar y escriba un nuevo<br />
número para la flecha. El nuevo número reemplaza al<br />
antiguo.<br />
Seleccione Crear orden de tabulación y haga clic en los<br />
campos con el nuevo orden. <strong>FileMaker</strong> Pro inserta<br />
números en las flechas en dicho orden.
7-10 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Omitir campos <strong>del</strong><br />
orden de tabulación<br />
Restaurar el orden de<br />
tabulación por defecto<br />
3. Haga clic en OK.<br />
Al definir el nuevo orden de tabulación, no haga clic en<br />
los campos a omitir. Seleccione los campos que ya<br />
estén numerados y pulse Retroceso o Suprimir.<br />
Si existen campos en la presentación no incluidos en el orden de<br />
tabulación, aparece un cuadro de diálogo que pregunta si estos<br />
campos deben estar disponibles. Para no incluirlos, haga clic en<br />
Omitir. De lo contrario, haga clic en Añadir (se añaden al final <strong>del</strong><br />
orden de tabulación).<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Las flechas en blanco indican campos omitidos <strong>del</strong> orden de<br />
tabulación.<br />
1 En campos con múltiples repeticiones se puede especificar si las<br />
tabulaciones deben recorrer antes la primera repetición de cada<br />
campo diferente (valor por defecto) o las repeticiones <strong>del</strong> mismo<br />
campo.<br />
Cuarto clic<br />
Primer clic<br />
Haga clic en Restablecer orden predeterm.<br />
Segundo clic Tercer clic<br />
Orden de tabulación horizontal en campos repetidos<br />
(izquierda a derecha)<br />
Primer<br />
doble-clic<br />
Segundo<br />
doble-clic<br />
Tercer<br />
doble-clic<br />
Orden de tabulación vertical (de arriba a abajo de cada campo)<br />
1 Para definir que el orden de tabulación recorra la primera<br />
repetición de cada campo repetitivo diferente, haga clic en el<br />
campo superior izquierdo. La flecha parpadea mientras se<br />
selecciona el orden de tabulaciones en las primeras repeticiones de<br />
otros campos. Al hacer clic otra vez en el campo superior<br />
izquierdo, <strong>FileMaker</strong> Pro completa el orden de tabulación de las<br />
restantes repeticiones de los campos repetitivos utilizando el<br />
mo<strong>del</strong>o introducido.<br />
1 Para definir que el orden de tabulación incluya antes todas las<br />
repeticiones (visibles) <strong>del</strong> primer campo repetitivo, haga doble<br />
clic en su primera aparición. <strong>FileMaker</strong> Pro numera todas las<br />
repeticiones. A continuación, haga doble clic en la primera<br />
aparición <strong>del</strong> siguiente campo repetitivo para introducir la<br />
siguiente serie de números de orden de tabulación, etc.<br />
1 Los campos sumario no se pueden incluir en el orden de<br />
tabulación. Los campos de cálculo se pueden incluir en el orden de<br />
tabulación, aunque no se puede utilizar en ellos en modo Visualizar<br />
(sólo en modo Buscar). En los campos con formato para impedir<br />
entradas no se puede utilizar la tabulación en los modos Visualizar ni<br />
Buscar.<br />
1 La definición <strong>del</strong> orden de tabulación no afecta a la entrada de<br />
datos al trabajar con datos publicados mediante la publicación en la<br />
Web al instante de Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro. Para obtener más<br />
información acerca de la configuración de presentaciones para su<br />
publicación en la Web, consulte “Configurar las vistas en el<br />
navegador” en la página 14-11.<br />
Personalizar el aspecto de las<br />
presentaciones<br />
El diseño de las presentaciones se puede mejorar de diversas<br />
maneras, incluidas las siguientes:<br />
1 añadir texto fuera de los campos<br />
1 utilizar las herramientas de dibujo para añadir líneas, rectángulos<br />
y otras formas
1 añadir gráficos o películas de QuickTime<br />
Para obtener más información sobre las herramientas de<br />
presentación, consulte “Herramientas de presentación” en la<br />
página 6-13.<br />
Barra de<br />
herramientas<br />
Herramientas<br />
Panel de<br />
herramientas<br />
Control de área<br />
de estado<br />
Para obtener más información acerca de la configuración de<br />
presentaciones para su publicación en la Web, consulte “Configurar<br />
las vistas en el navegador” en la página 14-11.<br />
Añadir texto a presentaciones<br />
Añadir texto a la presentación facilita su uso y comprensión. Use el<br />
texto en:<br />
1 etiquetas de campos (nombres de campos; existe la opción de crear<br />
una etiqueta de campo al colocar un campo en una presentación)<br />
1 cabeceras de columnas de informes en columnas<br />
1 instrucciones de un formulario<br />
1 formularios de cartas con campos de fusión que muestren datos<br />
1 fechas, números de página y números de registros actuales<br />
Personalizar presentaciones 7-11<br />
El texto se puede añadir en cualquier parte de la presentación. El<br />
texto escrito o pegado en una presentación es un objeto que se puede<br />
manipular como cualquier otro. Por ejemplo, a un objeto de texto se<br />
le puede rotar o asignar un color de fondo.<br />
Nota Para añadir o cambiar texto de campos en la base de datos,<br />
cambie al modo Visualizar.<br />
Para escribir en una presentación:<br />
1. En modo Presentación, seleccione la herramienta Texto en el<br />
panel de herramientas (escoja el menú Vista > Barras de herramientas<br />
> Herramientas).<br />
2. Con el puntero en forma de I, haga clic en el lugar donde añadir el<br />
texto o arrastre el puntero para definir la longitud de línea máxima.<br />
Al hacer clic en la presentación se crea un pequeño bloque de texto<br />
que aumenta al escribir en él.<br />
Aparece un punto de inserción parpadeante rodeado por un recuadro<br />
de puntos temporal.<br />
3. Escriba el texto.<br />
Para obtener información más completa acerca <strong>del</strong> trabajo con texto,<br />
consulte la Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú<br />
Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
text, entering.<br />
4. Defina la fuente y otros atributos de texto.<br />
El texto adopta el formato de fuente, estilo, interlineado, color y<br />
alineación por defecto. Para especificar atributos de texto, consulte<br />
“Formatear texto” en la página 7-13.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para obtener más información acerca de la selección y edición de<br />
texto, consulte “Funcionamiento <strong>del</strong> texto” en la página 2-15.
7-12 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 Dependiendo de la parte de la presentación, el texto aparece en<br />
distintas posiciones en los modos Visualizar y Vista previa (por<br />
ejemplo, una vez por registro, sólo en la parte superior <strong>del</strong> informe,<br />
etc.). Consulte “Partes de una presentación” en la página 6-27.<br />
1 Para eliminar espacios vacíos al imprimir, consulte “Eliminar<br />
espacios vacíos en datos impresos” en la página 7-25.<br />
Insertar en presentaciones el número de página, la fecha<br />
u otras variables<br />
La información fija (como la fecha de introducción) y variable<br />
(como la fecha de hoy) se puede visualizar e imprimir con los<br />
registros. Por ejemplo, se puede visualizar la hora actual en el pie de<br />
página de un informe al imprimirlo o la fecha, hora y nombre de<br />
<strong>usuario</strong> tal y como se introdujeron en la presentación, información<br />
que permanece inalterada siempre que se visualizan, imprimen o<br />
previsualizan registros. (La fecha, hora y nombre de <strong>usuario</strong> actuales<br />
se pueden insertar también en los modos Visualizar y Buscar)<br />
Consulte “Insertar variables en campos” en la página 2-11.)<br />
1. En modo presentación, haga clic en la herramienta<br />
Selección <strong>del</strong> panel de herramientas y haga clic en el lugar<br />
donde aparecerá la información.<br />
Para insertar la información en una línea de texto, haga doble clic<br />
donde vaya a situar el punto de inserción.<br />
2. Escoja el menú Insertar y escoja un comando:<br />
Para insertar Escoja<br />
Una fecha fija (tomada <strong>del</strong> calendario<br />
<strong>del</strong> ordenador). Esta fecha es estática,<br />
no cambia.<br />
Una hora fija (tomada <strong>del</strong> reloj <strong>del</strong><br />
ordenador). Esta hora es estática,<br />
no cambia.<br />
En la<br />
presentación<br />
aparece<br />
Fecha actual La fecha actual<br />
Hora actual La hora actual<br />
Para insertar Escoja<br />
Un nombre de <strong>usuario</strong> fijo (tomado<br />
<strong>del</strong> Nombre de <strong>usuario</strong> especificado en<br />
Preferencias de la aplicación). Este<br />
nombre es estático, no cambia.<br />
Una fecha variable Esta fecha cambia<br />
para mostrar la fecha actual tomada<br />
<strong>del</strong> calendario <strong>del</strong> ordenador.<br />
Una hora variable. Esta hora cambia<br />
para mostrar la hora actual tomada <strong>del</strong><br />
reloj <strong>del</strong> ordenador.<br />
Un nombre de <strong>usuario</strong> variable. Este<br />
nombre cambia para mostrar el<br />
Nombre de <strong>usuario</strong> especificado en<br />
Preferencias de la aplicación.<br />
El número de página. (Los números<br />
de página sólo aparecen en modo<br />
Previsualizar y en informes<br />
impresos.)<br />
Nombre de<br />
<strong>usuario</strong> actual<br />
El nombre<br />
<strong>del</strong> <strong>usuario</strong><br />
Símbolo de fecha Dos barras<br />
oblicuas (//)<br />
Símbolo de hora Dos puntos dobles<br />
(::)<br />
Símbolo de nombre<br />
<strong>del</strong> <strong>usuario</strong><br />
Símbolo de<br />
número de página<br />
El número de registro Símbolo de número<br />
de registro<br />
En la<br />
presentación<br />
aparece<br />
Dos líneas<br />
verticales (||)<br />
Dos símbolos<br />
de número (##)<br />
Dos símbolos<br />
de arroba (@@)<br />
3. El símbolo muestra sólo el texto que cabe en sus límites. Para<br />
ampliar el objeto de texto y mostrar mayor cantidad de variable,<br />
utilice la herramienta Selección.<br />
4. Defina la fuente y otros atributos como en cualquier otro texto.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Si se inserta información variable, en modo Presentación sólo<br />
aparece el símbolo. La información variable aparece en los modos<br />
Visualizar, Buscar y Vista previa, así como en la presentación<br />
impresa.<br />
1 En vez de utilizar los comandos <strong>del</strong> menú Insertar, se puede escribir<br />
una lista de caracteres.
Formatear texto<br />
Se puede especificar el aspecto <strong>del</strong> texto (dentro y fuera de los<br />
campos). Se pueden controlar:<br />
1 los atributos de caracteres <strong>del</strong> texto, incluidos fuente, tamaño,<br />
estilo y color<br />
1 la alineación de párrafo, márgenes e interlineado<br />
1 configuración de tabulación<br />
Los formatos de texto por defecto para el texto y los campos<br />
añadidos posteriormente se definen al especificarlos sin seleccionar<br />
texto ni campos. Análogamente, si un campo recién creado o texto<br />
recién añadido permanecen seleccionados y se especifican formatos<br />
de texto, también se definen los formatos de texto por defecto. Si<br />
posteriormente se cambian, <strong>FileMaker</strong> Pro no cambia de forma<br />
retroactiva los formatos aplicados con anterioridad.<br />
Importante Los caracteres de campos de texto se pueden formatear<br />
en modo Visualizar (por ejemplo, subrayar o poner en cursiva una<br />
palabra para resaltarla). A diferencia <strong>del</strong> formato de texto<br />
especificado en modo Presentación, este formato se almacena con<br />
los datos y aparece en las presentaciones al visualizar el campo. El<br />
texto formateado en modo Visualizar tiene preferencia sobre el <strong>del</strong><br />
modo Presentación. Por ejemplo, si se aplica un formato de negrita<br />
en modo Visualizar, al cambiar al modo Presentación y dar formato<br />
de cursiva al mismo texto, éste permanece en negrita. Para eliminar<br />
formatos aplicados en modo Visualizar, vuelva a formatear el texto<br />
en modo Visualizar o exporte e importe los datos (consulte “Exportar<br />
datos de <strong>FileMaker</strong> Pro” en la página 12-7).<br />
Personalizar presentaciones 7-13<br />
Consejo Para acceder con rapidez a numerosos atributos de texto,<br />
utilice la barra de herramientas Formato de texto (menú Vista ><br />
Barras de herramientas > Formato de texto), la regla de texto (menú<br />
Vista > Regla de texto) o los menús contextuales. Consulte “Utilizar<br />
barras de herramientas” en la página 1-5 y “Utilizar menús<br />
contextuales” en la página 1-6. La regla de texto se describe en la<br />
Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba text,<br />
entering.<br />
Negrita, cursiva y otros estilos de texto<br />
Existen varias formas de formatear texto. Seleccione el texto a<br />
formatear y realice lo siguiente:<br />
1 Escoja el formato de texto (como Fuente o Estilo) en un submenú<br />
<strong>del</strong> menú Formato.<br />
1 Escoja opciones de formato de texto de la barra de herramientas<br />
Formato de texto.<br />
1 Haga clic con el botón secundario (Windows) o pulse Control y<br />
haga clic (Mac OS) y escoja un comando de formato de texto en el<br />
menú contextual.<br />
1 En el menú Formato > Texto seleccione varias opciones de formato<br />
de texto a la vez.<br />
Para especificar varios atributos de texto a la vez:<br />
1. Seleccione el texto a cambiar.<br />
Para obtener información completa acerca de la selección de texto,<br />
consulte “Seleccionar texto” en la página 2-15.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Formatear texto de un<br />
campo en modo<br />
Visualizar<br />
En modo Visualizar, seleccione el texto y escoja el<br />
menú Formato > Texto. Este formato se almacena con<br />
los datos y aparece en todas las presentaciones.
7-14 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Especificar el formato<br />
de texto de los campos<br />
en modo Presentación<br />
Formatear texto en<br />
presentaciones<br />
2. En el cuadro de diálogo Formato de texto, seleccione los atributos<br />
a utilizar.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro muestra en el área Ejemplo el texto formateado con los<br />
atributos seleccionados.<br />
Escoger<br />
atributos de texto<br />
3. Haga clic en OK.<br />
En modo Presentación, seleccione uno o más campos<br />
y escoja el menú Formato > Texto. O bien pulse Alt<br />
(Windows) u Opción (Mac OS) al hacer doble clic en<br />
un campo.<br />
En modo Presentación, seleccione el texto y escoja el<br />
menú Formato > Texto.<br />
Especificar configuración de párrafo y<br />
tabulaciones (consultar sección siguiente)<br />
Seleccionar<br />
uno o más<br />
estilos<br />
Para obtener más información acerca de la configuración de<br />
presentaciones para su publicación en la Web, consulte “Configurar<br />
las vistas en el navegador” en la página 14-11.<br />
Nota Windows: para ver todas las fuentes disponibles, escoja el<br />
menú Formato > Fuente > Configurar/Más fuentes. En el cuadro de<br />
diálogo Configurar menú Fuente, seleccione una fuente de la lista<br />
Fuentes disponibles y haga clic en Mover, o haga doble clic en la<br />
fuente, para desplazarla hasta la lista Aparece en menú. Compruebe<br />
que Mostrar tipografía de las fuentes está seleccionada para activar esta<br />
opción.<br />
Especificar atributos de párrafo y configuración de tabulaciones<br />
En modo Visualizar se pueden formatear párrafos individuales<br />
(incluida la definición de tabuladores) de un campo. En modo<br />
Presentación se pueden especificar atributos de párrafo para el texto<br />
situado dentro o fuera de los campos.<br />
1. En modo Visualizar, seleccione el texto a formatear. O bien, en<br />
modo Presentación, seleccione el texto o el campo a formatear.<br />
Para obtener más información acerca de las diferencias de formatos<br />
entre los modos Visualizar y Presentación, consulte “Formatear<br />
texto” en la página 7-13.<br />
2. Escoja el menú Formato > Texto.<br />
3. En el cuadro de diálogo Formato <strong>del</strong> texto, haga clic en Párrafo.<br />
4. En el cuadro de diálogo Párrafo, especifique el interlineado y la<br />
alineación.<br />
Alinear texto<br />
Definir<br />
tabuladores<br />
Sangrado de texto<br />
Definir interlineado y cambiar<br />
las unidades de medida<br />
5. Para especificar la configuración de tabuladores en el párrafo,<br />
haga clic en Tabuladores.<br />
6. En el cuadro de diálogo Tabuladores, especifique la configuración<br />
de tabulación.
Configuración<br />
actual de<br />
tabulación<br />
7. Haga clic en OK.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 La alineación vertical de texto y campos se puede especificar. En<br />
modo presentación, escoja el menú Formato > Alinear texto y<br />
seleccione Superior, Centro o Inferior.<br />
1 Para definir los márgenes y los tabuladores de los datos de texto en<br />
modo Visualizar o de los objetos de texto en modo Presentación se<br />
puede utilizar la regla de texto. En modo Presentación no se pueden<br />
formatear campos con la regla de texto, es necesario utilizar los<br />
cuadros de diálogo Párrafo y Tabuladores. La regla de texto se<br />
describe en la Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú<br />
Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
text ruler.<br />
1 Para obtener información más completa acerca de la especificación<br />
de formatos de párrafo y configuración de tabuladores, consulte la<br />
Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba text<br />
formatting.<br />
Dibujar líneas y formas<br />
Definir alineación<br />
de un tabulador<br />
Especificar la posición<br />
<strong>del</strong> tabulador<br />
Especificar un<br />
carácter de relleno<br />
Para utilizar líneas y formas que resalten partes de la presentación,<br />
utilice las herramientas de dibujo <strong>del</strong> panel de herramientas o la barra<br />
de herramientas Herramientas (menú Vista > Barras de herramientas<br />
> Herramientas).<br />
Personalizar presentaciones 7-15<br />
1. En modo Presentación, seleccione la herramienta a utilizar en el<br />
panel de herramientas o en la barra de herramientas Herramientas.<br />
2. Coloque el puntero en forma de cruz sobre el lugar de la<br />
presentación donde comenzará la línea u objeto.<br />
1 En las líneas, arrastre el puntero hasta que la línea tenga la longitud<br />
deseada.<br />
1 En rectángulos, cuadrados, rectángulos redondeados, óvalos y<br />
círculos, arrastre el puntero en diagonal hasta que el objeto tenga el<br />
tamaño deseado.<br />
Herramienta Opciones disponibles<br />
Herramienta<br />
Líneas<br />
Herramienta<br />
Rectángulo<br />
Herramienta<br />
Rectángulo<br />
redondeado<br />
Herramienta<br />
Ovalo<br />
Herramienta Rectángulo Herramienta Rectángulo redondeado<br />
Herramienta Líneas<br />
Herramienta Ovalo<br />
En líneas verticales y horizontales, pulse Mayús mientras<br />
arrastra el puntero. En líneas diagonales (45 grados), pulse<br />
Control (Windows) u Opción (Mac OS) mientras arrastra<br />
el puntero.<br />
Para crear una línea vertical que se extienda sobre varias<br />
partes de la presentación, dibuje líneas superpuestas en<br />
cada una.<br />
En cuadrados, pulse Control (Windows) u Opción<br />
(Mac OS) mientras arrastra el puntero.<br />
En cuadrados redondeados, pulse Control (Windows)<br />
u Opción (Mac OS) mientras arrastra el puntero.<br />
En círculos, pulse Control (Windows) u Opción (Mac OS)<br />
mientras arrastra el puntero.
7-16 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro dibuja el objeto con la anchura de línea, color de<br />
pluma y trama por defecto además de rellenar el objeto con el color<br />
de relleno y trama actuales (en todos los objetos excepto líneas).<br />
Estos atributos se pueden cambiar antes o después de dibujar el<br />
objeto. (Consulte “Configurar efectos de color, motivo, anchura de<br />
línea y objetos” en la página 7-16.)<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Utilice las técnicas siguientes para trabajar con las herramientas:<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Utilizar una herramienta<br />
una vez<br />
Mantener una<br />
herramienta<br />
seleccionada<br />
o bloqueada.<br />
Cambiar entre la última<br />
herramienta utilizada y<br />
la herramienta Selección<br />
Haga clic en la herramienta para seleccionarla.<br />
(La herramienta se vuelve gris.)<br />
Haga doble clic en la herramienta. (La herramienta se<br />
vuelve negra para indicar que permanece<br />
seleccionada hasta seleccionar otra.) Para especificar<br />
las preferencias con las que mantener herramientas<br />
de presentación bloqueadas, consulte “Configurar<br />
preferencias de presentación” en la página A-2.<br />
Pulse Control+Intro, o Intro <strong>del</strong> teclado numérico<br />
(Windows) o pulse Intro (Mac OS).<br />
1 Todos los objetos tienen un borde. (El borde de una línea es la<br />
propia línea.) Todos los objetos, excepto las líneas, tienen un relleno,<br />
el área situada dentro <strong>del</strong> borde.<br />
1 El aspecto de los campos, objetos de texto y gráficos insertados<br />
también se puede cambiar, por ejemplo, cambiando su tamaño,<br />
anchura de borde o trama de relleno.<br />
1 Windows: también se pueden enlazar o incrustar objetos OLE.<br />
Para obtener información completa sobre cómo funciona <strong>FileMaker</strong><br />
Pro con objetos OLE, consulte la Ayuda en pantalla de <strong>FileMaker</strong><br />
Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la<br />
pestaña Indice y escriba OLE objects, editing.<br />
Configurar efectos de color, motivo, anchura de línea<br />
y objetos<br />
Las paletas Relleno, Pluma, Anchura de línea y Efectos de objetos<br />
<strong>del</strong> área de estado permiten cambiar el aspecto de los objetos de las<br />
presentaciones, incluidos campos, botones y portales.<br />
1. En modo Presentación, seleccione uno o más objetos a modificar.<br />
O bien, para especificar los atributos de objetos que se añadirán<br />
posteriormente, empiece sin seleccionar objetos.<br />
2. Escoja colores, tramas, anchuras de líneas o bordes y efectos de<br />
objetos en las paletas <strong>del</strong> área de estado.<br />
Paleta<br />
Color de<br />
relleno<br />
Paleta Trama<br />
de relleno<br />
Paleta<br />
Efectos<br />
de objeto<br />
Ejemplo de relleno<br />
Para cambiar Use<br />
La anchura de una línea o <strong>del</strong> borde de una<br />
forma, objeto de texto, campo o portal<br />
El color o la trama de una línea o <strong>del</strong> borde<br />
de una forma, objeto de texto, campo o<br />
portal<br />
El color o la trama de un objeto, incluido el<br />
fondo de objetos de texto, campos y<br />
portales<br />
El efecto con el que <strong>FileMaker</strong> Pro dibuja<br />
objetos (excepto líneas)<br />
Paleta<br />
Color de<br />
pluma<br />
Paleta Trama<br />
de pluma<br />
Ejemplo de pluma<br />
Paleta Anchura de línea<br />
Paleta<br />
Anchura<br />
de línea<br />
Anchura de<br />
línea actual<br />
Paletas Color y Trama de pluma<br />
Paletas Color de relleno y Trama<br />
de relleno<br />
Paleta Efectos de objetos y escoja<br />
Relieve, Grabado o Sombra paralela<br />
(consulte la siguiente sección,<br />
“Efectos de objetos”.)
Al seleccionar un objeto, los cuadros de ejemplo situados junto a las<br />
paletas muestran sus atributos. Si no existe selección, los cuadros de<br />
ejemplo muestran los atributos por defecto.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para convertir un objeto en transparente, escoja la trama<br />
transparente en la paleta de tramas. Un objeto con trama<br />
transparente está “hueco”. Los objetos situados detrás de él están<br />
visibles y sólo se puede seleccionar haciendo clic en su borde<br />
1 En los campos, la configuración de la paleta reemplaza la <strong>del</strong><br />
cuadro de diálogo Bordes de campo. Consulte “Añadir bordes,<br />
relleno y líneas base a campos” en la página 7-1.<br />
1 Para aplicar un color o trama a una parte de presentación, consulte<br />
“Añadir o cambiar partes de una presentación” en la página 6-29.<br />
Efectos de objetos<br />
Para dar a la presentación un aspecto tridimensional, utilice los<br />
comandos de la paleta Efectos de objetos. Los efectos de objetos se<br />
pueden aplicar a objetos dibujados (excepto líneas), campos y<br />
portales.<br />
Escoja Para<br />
Relieve Hacer que el objeto seleccionado aparezca elevado sobre<br />
el fondo<br />
Grabado Hacer que el objeto seleccionado aparezca incrustado en<br />
el fondo<br />
Sombra<br />
paralela<br />
Aplicar efectos a objetos<br />
de presentaciones<br />
Hacer que el objeto seleccionado proyecte una sombra hacia<br />
abajo y a la derecha.<br />
Personalizar presentaciones 7-17<br />
Relieve Grabado Sombra paralela<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Los efectos de objetos ofrecen resultados óptimos cuando se<br />
especifica una trama de pluma transparente (es decir, un borde<br />
invisible) y una anchura de pluma mínima de 2 puntos. Es también<br />
recomendable intentar cambiar el color de fondo de la parte interior<br />
a un tono parecido al color de relleno <strong>del</strong> objeto. (Consulte “Añadir<br />
o cambiar partes de una presentación” en la página 6-29.)<br />
1 Cuando utilice un efecto de objeto en un campo, intente<br />
seleccionar el efecto antes de colocar el campo en la presentación.<br />
De otro modo, el efecto puede recortar parte <strong>del</strong> texto <strong>del</strong> campo.<br />
1 La anchura <strong>del</strong> efecto depende <strong>del</strong> borde <strong>del</strong> objeto especificado en<br />
la anchura de pluma (a menos que el objeto no tenga borde, en cuyo<br />
caso el efecto de objeto se dibuja con una línea de 1 punto). El color<br />
y la trama <strong>del</strong> efecto dependen <strong>del</strong> color y la trama de relleno <strong>del</strong><br />
objeto o campo seleccionado.<br />
1 Al aplicar un efecto a un objeto existente, el tamaño total <strong>del</strong> objeto<br />
con el efecto no cambia, aunque el objeto se reduce para incluir el<br />
efecto. Por tanto, al aplicar un efecto a un campo existente, es<br />
necesario aumentar sus dimensiones para que los datos sean legibles.<br />
1 Al asignar un efecto de objeto a un objeto transparente, <strong>FileMaker</strong><br />
Pro asigna al objeto el relleno por defecto y después dibuja el efecto.<br />
Si se cambia el color de relleno, <strong>FileMaker</strong> Pro ajusta los colores <strong>del</strong><br />
efecto para complementar el nuevo color. Si se cambia el relleno de<br />
un objeto a transparente después de asignarle un efecto, <strong>FileMaker</strong><br />
Pro convierte el efecto en transparente.<br />
1 Los botones siempre incluyen efecto de Relieve. Para cambiarlo,<br />
seleccione el botón y escoja otro efecto en la paleta de efectos de<br />
objetos. Consulte “Utilizar botones con guiones” en la página 10-13.
7-18 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Insertar gráficos en las presentaciones<br />
Los gráficos se pueden añadir a cualquier parte de la presentación.<br />
Para incluir la misma imagen (como un logotipo) en todos los<br />
registros o informes de una presentación, utilice un gráfico en vez de<br />
un campo contenedor.<br />
1. En modo Presentación, escoja el menú Insertar > Imagen.<br />
2. En el cuadro de diálogo, escoja un tipo de archivo gráfico en<br />
Archivos de tipo (Windows) o en Mostrar (Mac OS).<br />
3. Vaya al archivo gráfico.<br />
Si se selecciona Almacenar sólo una referencia al archivo,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro no importa el archivo gráfico, sólo localiza su<br />
ubicación en el disco duro. Esta opción reduce el tamaño <strong>del</strong> archivo<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro, aunque si se desplaza o elimina el archivo,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro no puede abrirlo .<br />
4. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir o haga doble clic en<br />
el archivo.<br />
En algunos formatos de archivo, aparece un cuadro de diálogo con<br />
opciones para personalizar la forma de importar el gráfico. Las<br />
opciones de gráficos se describen en la Ayuda en pantalla de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic<br />
en la pestaña Indice y escriba Insert Picture command.<br />
5. Coloque el gráfico en la presentación y ajuste su tamaño.<br />
Consulte “Desplazar objetos en presentaciones” en la página 6-15 y<br />
“Cambiar forma y tamaño de objetos” en la página 6-16.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para visualizar un gráfico diferente en cada registro, pegue o<br />
inserte el gráfico en un campo contenedor en modo Visualizar. Para<br />
obtener más información, consulte “Insertar gráficos en campos” en<br />
la página 2-13.<br />
1 En la presentación también se pueden pegar gráficos copiados de<br />
otra aplicación. Consulte “Copiar, duplicar y eliminar objetos” en la<br />
página 6-14.<br />
1 Para importar con rapidez gráficos o películas de otra aplicación,<br />
se pueden arrastrar desde la ventana de la otra aplicación hasta la<br />
presentación de <strong>FileMaker</strong> Pro, si el sistema y la otra aplicación lo<br />
admiten. También se pueden arrastrar objetos desde una<br />
presentación hasta otra aplicación y hasta el escritorio de Windows<br />
o de Mac OS.<br />
1 Windows: para insertar objetos OLE en una presentación, escoja<br />
el menú Insertar > Objeto y especifique el tipo de objeto a importar.<br />
En <strong>FileMaker</strong> Pro para Mac OS los objetos OLE aparecen como<br />
gráficos. Para obtener información completa sobre cómo funciona<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro con objetos OLE, consulte la Ayuda en pantalla de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic<br />
en la pestaña Indice y escriba OLE objects editing.<br />
Formatear gráficos en presentaciones<br />
En modo presentación, se pueden formatear gráficos pegados o<br />
importados en la presentación igual que los datos de gráficos en<br />
campos contenedor. Para obtener más información, consulte<br />
“Especificar formatos en campos con gráficos” en la página 6-27.<br />
Mostrar límites de texto, de campo o de botón<br />
En la presentación se pueden mostrar límites de texto, campos y<br />
botones para facilitar la identificación, colocación y alineación de<br />
los objetos.<br />
Para mostrar<br />
límites en En modo Presentación, realice lo siguiente<br />
Todo el texto<br />
(no en un campo)<br />
Escoja el menú Vista > Mostrar > Cuadros de texto.<br />
Aparecen los límites como finos cuadros negros<br />
alrededor de todo el texto de la presentación.
Para mostrar<br />
límites en En modo Presentación, realice lo siguiente<br />
Todos los campos Escoja el menú Vista > Mostrar > Cuadros de campo.<br />
Aparecen los límites como finos cuadros negros<br />
alrededor de todos los campos de la presentación.<br />
Todos los botones<br />
de la presentación<br />
Para ocultar los límites <strong>del</strong> texto, campos o botones, escoja otra vez<br />
el comando correspondiente <strong>del</strong> submenú Mostrar.<br />
Nota Los límites sólo aparecen en modo Presentación. Para ver los<br />
bordes de estos objetos en modo Visualizar o al imprimir la<br />
presentación, defina un borde con las paletas Pluma y Anchura de<br />
línea <strong>del</strong> área de estado.<br />
Organizar objetos<br />
Escoja el menú Vista > Mostrar > Botones.<br />
Aparecen los límites como cuadros grises alrededor<br />
de todos los botones definidos.<br />
En modo Presentación, se puede realizar lo siguiente:<br />
1 agrupar cualquier combinación de objetos para modificarlos o<br />
desplazarlos juntos<br />
1 cambiar el orden de apilamiento de los objetos para conseguir<br />
efectos diferentes al superponerlos<br />
1 rotar un objeto o un grupo de objetos en incrementos de 90 grados<br />
1 alinear o distribuir objetos con precisión<br />
Nota Para acceder con rapidez a muchos de los comandos de<br />
organización de objetos, utilice la barra de herramientas Disposición<br />
(escoja el menú Vista > Barras de herramientas > Disposición) o los<br />
menús contextuales. Consulte “Utilizar barras de herramientas” en la<br />
página 1-5 y “Utilizar menús contextuales” en la página 1-6.<br />
Personalizar presentaciones 7-19<br />
Agrupar y desagrupar objetos<br />
Agrupar objetos permite trabajar con los objetos agrupados como si<br />
se tratara de un único objeto. Se puede realizar lo siguiente:<br />
1 copiar y pegar objetos agrupados, conservando la organización de<br />
los objetos <strong>del</strong> grupo<br />
1 asignar atributos (como fuentes o colores de relleno) a los<br />
elementos <strong>del</strong> grupo, aunque no sean adecuados para todos. (Por<br />
ejemplo, asignar una nueva fuente a un grupo que contiene texto, un<br />
campo y un gráfico modifica el texto y el campo, pero deja el gráfico<br />
inalterado.)<br />
1 trabajar con más facilidad con el orden de apilamiento, ya que<br />
todos los objetos agrupados están en la misma capa<br />
1 alinear un objeto individual con un grupo de objetos<br />
Para agrupar objetos, en modo Presentación, seleccione los objetos y<br />
escoja el menú Disposición > Agrupar.<br />
Para desagrupar un objeto agrupado, seleccione el grupo y escoja el<br />
menú Disposición > Desagrupar.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Al desagrupar un grupo que contiene otros grupos, los subgrupos<br />
permanecen agrupados.<br />
1 Si en el grupo se incluye un objeto bloqueado, el objeto agrupado<br />
resultante está también bloqueado.<br />
1 Para editar texto que está incluido en un grupo, haga doble clic en<br />
el texto.
7-20 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Desplazar objetos hacia a<strong>del</strong>ante o hacia atrás en las<br />
presentaciones<br />
Cuando los objetos de las presentaciones se superponen, unos están<br />
encima de otros. Este orden de apilamiento se puede modificar para<br />
crear distintos efectos. Al crear objetos, aunque no se superpongan,<br />
se apilan de forma que el último objeto creado siempre está el<br />
primero.<br />
Antes<br />
1. En modo Presentación, seleccione el objeto u objetos cuya<br />
posición desee cambiar.<br />
2. Escoja un comando <strong>del</strong> menú Disposición.<br />
Para desplazar el objeto Escoja<br />
Al frente de todos los objetos Mover al frente<br />
Una capa hacia a<strong>del</strong>ante Mover hacia a<strong>del</strong>ante<br />
Detrás de todos los demás<br />
objetos<br />
Después<br />
Mover hacia a<strong>del</strong>ante<br />
Mover hacia atrás<br />
Mover al fondo<br />
Una capa hacia atrás Mover hacia atrás<br />
Mover al frente<br />
Mover al fondo<br />
Rotar objetos<br />
Los campos, objetos de texto y gráficos se pueden rotar en<br />
incrementos de 90 grados.<br />
1. En modo Presentación, haga clic en la herramienta Selección <strong>del</strong><br />
panel de herramientas y seleccione uno o más objetos.<br />
2. Escoja el menú Disposición > Rotar.<br />
Los objetos rotan 90 grados en el sentido de las agujas <strong>del</strong> reloj. Para<br />
rotar más los objetos, escoja otra vez el menú Disposición > Rotar.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Al hacer clic o pulsar Tabulador en un campo rotado en modo<br />
Visualizar, el campo se visualiza temporalmente con su orientación<br />
original, de izquierda a derecha.<br />
1 Los portales no se pueden rotar.<br />
Alinear objetos<br />
En la presentación se pueden alinear los objetos y distribuir el<br />
espacio que los separa.<br />
La alineación de objetos por sus laterales o por sus partes superiores<br />
o inferiores se realiza con el objeto más alejado sin alinear. Al alinear<br />
puntos centrales, los objetos se alinean según una línea invisible,<br />
vertical u horizontal, que pasa por el centro de los objetos.<br />
Al distribuir el espacio que separa los objetos, <strong>FileMaker</strong> Pro mide<br />
la separación entre los dos objetos más alejados y la divide<br />
uniformemente entre todos los objetos seleccionados.
Objetos antes de la distribución<br />
de espacios<br />
1. En modo presentación, seleccione los objetos a alinear y escoja el<br />
menú Disposición > Establecer alineación.<br />
2. En el cuadro de diálogo Establecer alineación, seleccione<br />
opciones en las áreas De arriba a abajo y De izquierda a derecha.<br />
El área Ejemplo muestra una ilustración con las opciones escogidas.<br />
Seleccionar la<br />
alineación vertical<br />
de objetos<br />
Resultado de la<br />
selección<br />
3. Haga clic en OK.<br />
Objetos después de la distribución<br />
vertical de espacios y alineados<br />
por los laterales izquierdos<br />
Seleccionar la<br />
alineación horizontal<br />
de objetos<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para alinear objetos nuevos según la configuración actual,<br />
seleccione los objetos a alinear y escoja el menú Disposición ><br />
Alinear. (Si los dos valores <strong>del</strong> cuadro de diálogo Establecer<br />
alineación son Ninguna, el comando no está disponible.)<br />
1 Para forzar la alineación con un objeto concreto, bloquéelo antes<br />
de definir la alineación. Para obtener más información acerca <strong>del</strong><br />
bloqueo de objetos, consulte “Proteger objetos de modificaciones”<br />
en la página 6-17.<br />
Personalizar presentaciones 7-21<br />
Utilizar herramientas para colocar objetos<br />
con precisión<br />
Para precisar el tamaño, forma, posición y alineación de objetos,<br />
utilice la paleta Cuerpo, las reglas gráficas y las retículas. (Para<br />
obtener más información acerca <strong>del</strong> desplazamiento de objetos en<br />
presentaciones, consulte “Desplazar objetos en presentaciones” en la<br />
página 6-15.)<br />
Regla gráfica<br />
Regla de texto<br />
<strong>Guía</strong>s de ajuste Líneas de regla Paleta Cuerpo<br />
Utilizar paleta Cuerpo con objetos<br />
Para precisar la posición y el tamaño de los objetos de una<br />
presentación, utilice la paleta Cuerpo.<br />
1. En modo Presentación, escoja el menú Vista > Tamaño <strong>del</strong> objeto.<br />
2. Seleccione uno o más objetos.<br />
3. En la paleta Cuerpo, escriba un nuevo valor en el campo situado<br />
junto al icono.
7-22 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Escribir la distancia deseada desde la izquierda,<br />
derecha y parte superior o inferior de la página<br />
Escribir valores para cambiar<br />
la altura y anchura <strong>del</strong> objeto<br />
Utilización de la paleta Cuerpo para desplazar y cambiar de tamaño un objeto<br />
Si no se puede escribir un valor, el campo no tiene sentido en la<br />
selección (por ejemplo, una línea no tiene altura) o la selección está<br />
bloqueada.<br />
4. Pulse Intro o desplácese a otro campo de la paleta Cuerpo, pulse<br />
Tabulador o Retroceso (Mac OS).<br />
La paleta Cuerpo flota sobre la ventana, se puede dejar abierta<br />
mientras se trabaja.<br />
Utilizar reglas gráficas y retículas<br />
Las reglas gráficas y las retículas, cuadrículas de líneas de puntos<br />
que aparecen en la presentación pero no se imprimen, facilitan la<br />
alineación y colocación precisa de los objetos. Las retículas se<br />
ajustan al cambiar de unidad de medida.<br />
Para mostrar las reglas gráficas, en modo Presentación, escoja el<br />
menú Vista > Reglas gráficas. Para ocultarlas, escoja otra vez Reglas<br />
gráficas.<br />
Al desplazar el cursor sobre la presentación aparecen líneas de guía<br />
que localizan su posición en las reglas gráficas.<br />
Para mostrar las retículas, en modo Presentación, escoja el menú<br />
Vista > Líneas de regla. Para ocultarlas, escoja otra vez Líneas de regla.<br />
Nota Las retículas no tienen propiedades de “ajuste”.<br />
Unidad de medida Incremento de medida en la regla<br />
Pulgadas (pg) 1/8 (pg)<br />
Centímetros (cm) 0,25 centímetros<br />
Unidad de medida Incremento de medida en la regla<br />
Píxel (px) 10 píxeles<br />
Para cambiar la unidad de medida utilizada en las reglas de texto,<br />
retículas y la paleta Cuerpo:<br />
1. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Establecer<br />
reglas.<br />
2. En el cuadro de diálogo Establecer reglas, escoja una unidad de<br />
medida en Unidades.<br />
3. Haga clic en OK.<br />
Alinear objetos con las guías de ajuste<br />
Las guías de ajuste, líneas de guía móviles horizontales y verticales,<br />
facilitan la alineación de objetos en modo Presentación. El límite<br />
izquierdo, derecho, superior o inferior o el centro <strong>del</strong> objeto se<br />
“ajusta” a las líneas de las guías de ajuste según se arrastra el objeto.<br />
Para<br />
Hacer clic para cambiar la unidad de medida<br />
Mostrar u ocultar las guías de<br />
ajuste<br />
Cambiar de posición las guías<br />
de ajuste<br />
Anular el efecto de “ajuste” de<br />
las guías de ajuste<br />
En modo Presentación,<br />
realice lo siguiente<br />
Líneas de regla<br />
Escoja el menú Vista > <strong>Guía</strong>s de ajuste. Para<br />
ocultarlas, escoja otra vez <strong>Guía</strong>s de ajuste.<br />
Con el puntero de flecha, desplace la línea de la<br />
guía de ajuste horizontal o vertical<br />
Pulse Alt (Windows) o 2 (Mac OS) mientras<br />
arrastra el objeto
Utilizar retículas de objetos<br />
Las retículas de objetos permiten precisar la colocación de objetos en<br />
presentaciones. Cuando las retículas están activadas, cada objeto de<br />
la presentación se “ajusta” a su propia retícula invisible (que puede<br />
ser diferente de la de otros objetos). Al desplazar o cambiar de<br />
tamaño un objeto, éste se ajusta a la coordenada de retícula más<br />
próxima. Los objetos se crean alineados con la retícula “maestra”.<br />
Para<br />
Activar o desactivar la<br />
retícula<br />
Anular el efecto de “ajuste”<br />
de las guías de ajuste<br />
Cambiar las unidades de las<br />
retículas de objetos<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Las retículas de objetos funcionan independientemente de las<br />
retículas de reglas, reglas gráficas y guías de ajuste.<br />
1 Los objetos creados antes de activar las retículas de objetos,<br />
pueden aparecer sin alinear y, al cambiarlos de posición, se<br />
desplazan según su propia retícula. Para alinear objetos entre sí,<br />
consulte “Alinear objetos” en la página 7-20.<br />
Controlar la impresión<br />
En modo Presentación,<br />
realice lo siguiente<br />
Escoja el menú Disposición > Retículas de<br />
objetos. Para desactivarlas, escoja otra vez<br />
Retículas de objetos.<br />
Pulse Alt (Windows) o 2 (Mac OS) mientras<br />
arrastra el objeto.<br />
Escoja el menú Presentación > Establecer<br />
reglas. En el cuadro de diálogo Establecer<br />
reglas, escriba un valor en Unidades y escoja<br />
una unidad de medida.<br />
La impresora, sus opciones, los márgenes especificados y las<br />
opciones de presentación escogidas influyen en la forma en que<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro imprime los datos.<br />
Personalizar presentaciones 7-23<br />
Para obtener información completa acerca de la impresión con el<br />
modo Vista previa, consulte capítulo 4, “Previsualizar e imprimir<br />
información”.<br />
Especificar márgenes de página<br />
En cada presentación se pueden especificar márgenes diferentes. Si<br />
no se especifican, <strong>FileMaker</strong> Pro utiliza los márgenes por defecto de<br />
la impresora, que varían dependiendo de la impresora y <strong>del</strong><br />
controlador de la impresora. Al imprimir presentaciones en las que<br />
la exactitud <strong>del</strong> espaciado es importante, como etiquetas o<br />
formularios preimpresos, se deben especificar los márgenes de<br />
página.<br />
1. Escoja el menú Archivo > Configurar impresión (Windows) o<br />
Archivo > Ajustar página (Mac OS), confirme la configuración de la<br />
impresora y <strong>del</strong> papel y haga clic en Aceptar.<br />
Para obtener más información, consulte la documentación <strong>del</strong><br />
ordenador y de la impresora.<br />
2. En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Ajustar<br />
presentación.<br />
3. En el cuadro de diálogo Ajustar presentación, en Opciones de<br />
impresión seleccione Márgenes de página fijos.<br />
4. Escriba valores para los márgenes (si se especifica un margen más<br />
estrecho de lo que admite la impresora actual, <strong>FileMaker</strong> Pro muestra<br />
una advertencia).<br />
Para alternar márgenes derechos e izquierdos (el margen interior<br />
aparece en el lado izquierdo de la primera página, en el derecho de la<br />
segunda, etc.), seleccione Páginas opuestas.
7-24 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Seleccionar<br />
para<br />
especificar<br />
tamaños<br />
5. Haga clic en Aceptar.<br />
6. Para comprobar los márgenes, escoja el menú Vista > Modo Vista<br />
previa.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 En modo Presentación, escoja el menú Presentación > Establecer<br />
reglas para cambiar la unidad de medida de los márgenes. Consulte<br />
“Utilizar reglas gráficas y retículas” en la página 7-22.<br />
1 Si se selecciona Imprimir en columnas para una presentación<br />
y se especifican los márgenes de páginas, el tamaño de las columnas<br />
se adapta a los nuevos márgenes. Consulte “Configurar impresión de<br />
registros en columnas” en la página 6-9.<br />
Mostrar márgenes de página<br />
Escribir tamaños<br />
de margen<br />
Seleccionar para<br />
alternar márgenes<br />
En modo Presentación se pueden visualizar los márgenes<br />
exactamente como aparecerán impresos. (Los márgenes de página<br />
aparecen siempre en modo Vista previa.)<br />
Para mostrar los márgenes de página, en modo Presentación, escoja<br />
el menú Vista > Márgenes de página. Los márgenes aparecen como<br />
una línea de puntos fina que rodea los bordes de la “página” de la<br />
presentación. Los saltos de página aparecen como líneas de puntos<br />
gruesas horizontales y verticales.<br />
Para ocultar los márgenes de página, escoja otra vez el menú Vista ><br />
Márgenes de página.<br />
La mayoría de las impresoras no pueden imprimir en el borde <strong>del</strong><br />
papel. Si se colocan objetos en los márgenes o fuera <strong>del</strong> área en la<br />
que puede imprimir la impresora seleccionada, aparecen en los modo<br />
Visualizar y Buscar, pero no al previsualizarlos o imprimirlos.<br />
Márgenes. Los<br />
objetos de este<br />
área no se<br />
imprimen<br />
Presentación con márgenes<br />
Presentación sin márgenes<br />
La impresora seleccionada no puede<br />
imprimir objetos exteriores a esta línea
Eliminar espacios vacíos en datos impresos<br />
Frecuentemente, la cantidad de información de los campos de la base<br />
de datos varía. Al imprimir, <strong>FileMaker</strong> Pro puede reducir los límites<br />
de campos y cambiar los objetos situados a la izquierda o en la parte<br />
superior de la presentación para cerrar los espacios vacíos que se<br />
generan cuando la información no llena el campo.<br />
Por ejemplo, en un catálogo, la descripción de un elemento puede ser<br />
mayor que la de otro. Con la función de deslizamiento de <strong>FileMaker</strong><br />
Pro se pueden cerrar los espacios entre elementos e imprimir más<br />
elementos por página.<br />
Impresión sin objetos deslizados<br />
Catálogo de viajes<br />
Barco/Destino La Peregrina Argentina<br />
Duración 7 noches<br />
Precio total 79.500 Pts.<br />
Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año<br />
Notas Ruta transatlántica entre Mogán, Gran Canaria, y Puerto la<br />
Cruz, Venezuela. Incluye las islas de Margarita, Los<br />
Roques, La Tortuga. La Blanquilla, La Orchila y las islas Las<br />
Aves. Excursión opcional a la selva venezolana.<br />
Barco/Destino María Salada México<br />
Duración 7 noches<br />
Precio total 79.500 Pts.<br />
Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año<br />
Notas Incluye tarifa aérea desde La Coruña. 4 noches en Cancún,<br />
2 noches en La Habana, 1 día en Nueva Orleans.<br />
Barco/Destino Gran Roque Caribe<br />
Duración 11 noches<br />
Precio total entre 152.400 y 369.400 Pts.<br />
Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año<br />
Notas San Juan, St. Thomas, Curacao, Cartagena y Cozumel.<br />
Alojamientos de lujo. Sin política de propinas.<br />
Deslizar objetos hacia la izquierda para<br />
eliminar el espacio situado en el borde<br />
derecho de los campos<br />
Deslizar partes hasta obtener cuerpos<br />
de distintos tamaños para las<br />
diferentes cantidades de datos<br />
Deslizar objetos hacia arriba para<br />
evitar la impresión de espacio extra<br />
Deslizar objetos y partes hasta incluir<br />
más registros en una página<br />
Impresión con objetos deslizados<br />
Catálogo de viajes<br />
Barco/Destino La Peregrina Argentina<br />
Duración 7 noches<br />
Precio total 79.500 Pts.<br />
Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año<br />
Notas Ruta transatlántica entre Mogán, Gran Canaria, y Puerto<br />
la Cruz, Venezuela. Incluye las islas de Margarita, Los<br />
Roques, La Tortuga. La Blanquilla, La Orchila y las islas<br />
Las Aves. Excursión opcional a la selva venezolana.<br />
Barco/Destino Iris III Cuba<br />
Duración 7 noches<br />
Precio total 79.500 Pts.<br />
Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año<br />
Notes Incluye tarifa aérea desde La Coruña. 4 noches en<br />
Cancún, 2 noches en La Habana, 1 día en Nueva<br />
Orleans.<br />
Barco/Destino Cibeles Caribe<br />
Duración 11 noches<br />
Precio total entre 152.400 y 369.400 Pts.<br />
Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año<br />
Notas San Juan, St. Thomas, Curacao, Cartagena y Cozumel.<br />
Alojamientos de lujo. Sin política de propinas.<br />
Barco/Destino Nevueiro Pacífico Sur<br />
Duración 21 noches<br />
Precio total entre 399.500 y 955.000 Pts.<br />
Temporada Primavera Verano Otoño Invierno Todo el año<br />
Notas Incluye Nueva Zelanda Australia, Tonga y Fiji.<br />
Personalizar presentaciones 7-25<br />
Se pueden deslizar campos, portales, otros objetos e incluso partes<br />
de presentación. Al deslizar objetos, se produce lo siguiente:<br />
1 Los campos se reducen para eliminar el espacio vacío interior, pero<br />
el deslizamiento no elimina el espacio definido entre los campos. Por<br />
ejemplo, si se crea una parte de cuerpo con un espacio de 2,5 cm<br />
debajo <strong>del</strong> objeto situado más abajo y se define deslizamiento en<br />
todos los objetos y reducir la parte, <strong>FileMaker</strong> Pro deja 2,5 cm debajo<br />
de dicho objeto al imprimir la presentación.<br />
1 Los objetos sin campos, como líneas o texto, se desplazan si se<br />
coloca un campo deslizado a su izquierda (o encima).<br />
1 Los objetos, incluidos los campos, se deslizan hacia la izquierda (o<br />
arriba) según la cantidad de espacio en que se reduzcan los campos<br />
situados a la izquierda (o encima).<br />
1 Los portales se deslizan como cualquier otro objeto, pero los<br />
objetos de su interior no se deslizan. Si se especifica que un portal se<br />
deslice hacia arriba y la parte incluida se reduce, <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
omite las filas vacías <strong>del</strong> portal.<br />
Se puede definir la reducción de partes de presentación al deslizar<br />
sus campos. Las cabeceras y pies de página, iniciales o no, nunca se<br />
deslizan ni reducen. No se debe definir la reducción de partes que<br />
necesiten espaciado vertical fijo, como etiquetas.<br />
La presentación siguiente muestra la definición <strong>del</strong> deslizamiento de<br />
los campos de la ilustración anterior.<br />
Las flechas muestran cómo<br />
se deslizan los objetos<br />
Estos campos se<br />
deslizan hacia la<br />
izquierda<br />
El cuerpo, el campo<br />
Notas y la línea<br />
horizontal se deslizan<br />
hacia arriba
7-26 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Los efectos de los valores de deslizamiento sólo se ven en modo<br />
Vista previa.<br />
1 Todos los objetos se pueden deslizar. Los objetos sin campos,<br />
como la línea horizontal <strong>del</strong> ejemplo anterior, se desplazan cuando<br />
se coloca un campo deslizado encima o a su izquierda. Cuando un<br />
objeto sin campos se desliza, se desplaza hasta otra posición de la<br />
presentación pero no se reduce. Cuando se desliza un campo, se<br />
desplaza hasta otra posición de la presentación y, si sus datos no<br />
llenan el campo, se reduce.<br />
1 En modo Presentación, escoja el menú Vista > Mostrar > Objetos<br />
deslizados para ver los objetos que se deslizan y las direcciones de<br />
deslizamiento.<br />
1 Al deslizar objetos o partes, <strong>FileMaker</strong> Pro imprime los objetos en<br />
las posiciones relativas con los demás objetos, no en las posiciones<br />
en que se colocaron en la presentación.<br />
1 Si se dejan espacios vacíos en las presentaciones, <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
los mantiene. Por ejemplo, si se crea una parte de cuerpo con un<br />
espacio de 2,5 cm debajo <strong>del</strong> objeto situado más abajo,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro deja 2,5 cm debajo de dicho objeto al reducir el<br />
cuerpo.<br />
1 Se obtiene idéntico efecto, aunque sólo entre un campo y texto de<br />
presentación o entre campos adyacentes en bloques de texto<br />
continuos, utilizando campos de fusión (consulte “Colocar campos<br />
de fusión” en la página 6-19). Utilice deslizamiento en vez de<br />
campos de fusión para:<br />
1 alinear objetos no de texto, como gráficos<br />
1 reducir una parte de presentación para incluir más datos en<br />
una página<br />
1 alinear campos con formato, como listas de valores y campos<br />
repetidos<br />
1 usar una presentación para entrada de datos (los datos no se<br />
pueden introducir en campos con formato de fusión)<br />
Definir opciones de deslizamiento<br />
1. En modo Presentación, seleccione los objetos a deslizar.<br />
Seleccione también el campo situado más a la izquierda (o más<br />
arriba) hacia el que deslizar los demás objetos, para reducirlo.<br />
Para permitir la reducción de los campos al especificar deslizamiento<br />
hacia la izquierda, alinee los bordes superiores y escoja el menú<br />
Formato > Alinear texto > Izquierda. Para permitir la reducción de los<br />
campos al especificar deslizamiento hacia arriba, escoja el menú<br />
Formato > Alinear texto > Superior.<br />
Consulte “Alinear objetos” en la página 7-20 y “Especificar<br />
atributos de párrafo y configuración de tabulaciones” en la<br />
página 7-14.<br />
2. En modo presentación, seleccione los objetos a deslizar y escoja<br />
el menú Formato > Deslizamiento/Impresión.<br />
3. En el cuadro de diálogo Deslizamiento/impresión, seleccione las<br />
opciones de deslizamiento que desee.<br />
Seleccione<br />
esta opción Para<br />
Hacia la izq. Reducir la anchura de los campos seleccionados hasta el<br />
mínimo necesario para sus datos y deslizar todos los<br />
objetos seleccionados hacia la izquierda según el espacio<br />
en que se reduzca el campo.<br />
Hacia arriba: y<br />
haga clic en Todos<br />
encima<br />
Reducir la altura de los campos seleccionados hasta el<br />
mínimo necesario para sus datos y deslizar todos los<br />
objetos seleccionados hacia arriba según el campo situado<br />
encima que menos se reduzca.<br />
Esta opción mantiene coherente el espaciado vertical entre<br />
columnas y campos repetidos.
Seleccione<br />
esta opción Para<br />
Hacia arriba<br />
y haga clic en<br />
Directamente<br />
encima<br />
Reducir el tamaño<br />
de la parte<br />
4. Haga clic en OK.<br />
Reducir la altura de los campos seleccionados hasta el<br />
mínimo necesario para sus datos y deslizar todos los<br />
objetos seleccionados hacia arriba según el espacio en que<br />
se reduzcan los campos situados directamente encima.<br />
Esta opción permite ajustar el espaciado de una columna<br />
independientemente <strong>del</strong> de las demás columnas y de los<br />
campos repetidos.<br />
Cerrar el espacio de la parte de la presentación que contiene<br />
los campos seleccionados. Para deslizar hacia arriba la<br />
parte en relación con todos los objetos, defina esta opción<br />
en todos los objetos deslizados. Para deslizar hacia arriba la<br />
parte en relación con un solo objeto, defina esta opción sólo<br />
en dicho objeto.<br />
5. Escoja el menú Vista > Modo Vista previa para ver el efecto de las<br />
opciones de deslizamiento.<br />
Evitar la impresión de objetos<br />
Se puede evitar la impresión de objetos de la presentación. Por<br />
ejemplo:<br />
1 Cree un botón en una presentación de informe que no se imprima<br />
con el informe.<br />
1 Incluya instrucciones en una presentación para que se lean durante<br />
la entrada de datos pero que no se impriman con la presentación.<br />
Personalizar presentaciones 7-27<br />
Para evitar que se impriman objetos, realice lo siguiente:<br />
1. En modo presentación, seleccione el objeto u objetos que no desee<br />
imprimir.<br />
2. Escoja el menú Formato > Deslizamiento/impresión.<br />
3. En el cuadro de diálogo Deslizamiento/impresión, seleccione No<br />
imprimir los objetos seleccionados.<br />
4. Haga clic en OK.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Los objetos no imprimibles aparecen en los modos Visualizar y<br />
Presentación, pero no en modo Vista previa ni en la página impresa.<br />
En modo Presentación, escoja el menú Vista > Mostrar > Objetos no<br />
imprimibles para visualizar los objetos no imprimibles con un borde<br />
gris.<br />
1 Para cerrar los espacios vacíos de los objetos no imprimibles,<br />
defina opciones de deslizamiento para dichos objetos y los situados<br />
debajo de ellos en la presentación. Consulte “Eliminar espacios<br />
vacíos en datos impresos” en la página 7-25.
Capítulo 8<br />
Funcionamiento de archivos relacionados<br />
En ocasiones, una base de datos no satisface todas las necesidades de<br />
gestión. Es posible que haya datos en un archivo que haya que<br />
utilizar en otro. O se puede haber ampliado el archivo añadiendo<br />
campos y el contenido <strong>del</strong> mismo no es ya tan homogéneo. O bien se<br />
tienen almacenados los mismos valores en varios archivos y hay que<br />
actualizarlos continuamente. Para acceder a los datos de otros<br />
archivos de bases de datos se usan bases de datos relacionales y<br />
actualizaciones.<br />
En este capítulo se explica cómo:<br />
1 crear bases de datos relacionales y actualizaciones<br />
1 definir y cambiar relaciones entre archivos de bases de datos<br />
1 configurar estructuras avanzadas de bases de datos relacionales,<br />
como relaciones de muchos a muchos<br />
Visualizar datos de archivos relacionados<br />
Para usar datos de un archivo en el archivo actual, se puede acceder,<br />
visualizar y trabajar con los datos de dos maneras distintas:<br />
1 Una base de datos relacional permite visualizar, modificar o usar<br />
datos <strong>del</strong> mismo o de otro archivo en el actual, sin necesidad de<br />
copiarlos. Los datos sólo forman parte <strong>del</strong> archivo fuente. Los datos<br />
visualizados en el archivo actual se modifican al cambiar en el de<br />
origen.<br />
1 Una actualización copia datos de un archivo a un campo <strong>del</strong><br />
archivo actual. Una vez copiados, los datos forman parte <strong>del</strong> archivo<br />
actual (y permanecen también en el de origen). Los datos copiados al<br />
archivo actual no se modifican automáticamente al cambiar los <strong>del</strong><br />
otro archivo.<br />
Para establecer una conexión entre archivos de bases de datos<br />
relacionales y actualizaciones, defina primero una relación,<br />
expresión que indica a <strong>FileMaker</strong> Pro la forma de coincidir los<br />
registros de los archivos. Después, escoja los campos que contienen<br />
los datos que desee.<br />
ID Cliente<br />
Ruta<br />
ID Cliente<br />
Ruta<br />
R20<br />
NY-París<br />
R20<br />
NY-París<br />
ID Cliente<br />
En las bases de datos relacionales, los datos de otros archivos se<br />
visualizan en el actual, en campos que pertenecen sólo al archivo fuente<br />
ID Cliente<br />
En las actualizaciones, los datos de otros archivos se copian en<br />
campos pertenecientes al archivo actual<br />
Nota Todos los archivos relacionados con bases de datos relacionales<br />
y actualizaciones deben ser de <strong>FileMaker</strong> Pro 5. (Para usar archivos<br />
creados con versiones anteriores de <strong>FileMaker</strong> Pro, deben<br />
convertirse primero a la versión 5.)<br />
Ruta<br />
Ruta<br />
R20<br />
NY-París<br />
R20<br />
NY-París
8-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Terminología de bases de datos relacionales<br />
Antes de comenzar, es necesario comprender los siguientes términos<br />
referentes a bases de datos relacionales y actualizaciones. Estos<br />
términos se ilustran en las secciones siguientes.<br />
Término Significado<br />
Archivo maestro En las bases de datos relacionales, es el archivo que visualiza<br />
y accede a los datos de otro.<br />
En las actualizaciones, es el archivo que contiene los datos<br />
copiados. Es el archivo desde el que se genera la<br />
actualización y al que se copian los datos.<br />
Archivo<br />
relacionado<br />
Campo<br />
coincidente<br />
En las bases de datos relacionales, es el archivo que contiene<br />
los datos que se van a usar en el archivo maestro.<br />
En las actualizaciones, es el archivo que contiene los datos a<br />
copiar. Es el archivo de origen de la actualización y desde el<br />
que se copian los datos.<br />
El archivo relacionado y el archivo maestro pueden ser el<br />
mismo. (Esto se denomina autounión.)<br />
Campo <strong>del</strong> archivo maestro y campo <strong>del</strong> archivo relacionado<br />
que contienen ambos los valores usados para acceder a los<br />
registros coincidentes. (Un campo coincidente se denomina<br />
a veces campo clave o clave primaria.) Por cada relación se<br />
selecciona un campo coincidente en cada archivo.<br />
En las bases de datos relacionales, para que se pueda<br />
establecer la relación entre dos archivos, deben coincidir los<br />
valores de los campos coincidentes. (Consulte “Campos<br />
coincidentes en relaciones” en la página 8-6.)<br />
En las actualizaciones, los valores de los campos<br />
coincidentes no tienen que ser iguales. Por ejemplo, se puede<br />
definir una opción para copiar el siguiente valor más bajo si<br />
los campos coincidentes no son iguales. (Consulte “Definir<br />
actualizaciones entre archivos” en la página 8-14.)<br />
Término Significado<br />
Relación Expresión definida por el <strong>usuario</strong> que contiene los requisitos<br />
que, al cumplirse, establecen una relación entre los valores<br />
de campos coincidentes. (A veces, las relaciones se<br />
denominan enlaces o expresiones de unión.)<br />
Las relaciones se definen en el archivo en el que se visualizan<br />
los datos, no en el archivo desde el que se visualizarán.<br />
Registro<br />
relacionado<br />
Campo<br />
relacionado<br />
Registro de un archivo relacionado cuyo campo coincidente<br />
contiene un valor que coincide con el <strong>del</strong> campo coincidente<br />
<strong>del</strong> archivo maestro, según los requisitos de la relación.<br />
Campo <strong>del</strong> archivo relacionado que contiene los datos a los<br />
que se accede y que se van a usar en el archivo maestro. Una<br />
vez establecida una relación entre los datos de los campos<br />
coincidentes, los datos de los campos relacionados pueden<br />
usarse en el archivo maestro.<br />
Los campos relacionados se colocan en una presentación <strong>del</strong><br />
archivo maestro, ya sea de manera independiente o en un<br />
portal. De esta forma, se puede trabajar con los datos de los<br />
campos relacionados en todos los modos.<br />
En el archivo maestro, los nombres de los campos<br />
relacionados aparecen como Nombre de la<br />
relación::Nombre de campo relacionado o como ::Nombre<br />
de campo relacionado<br />
Portal Objeto de una presentación <strong>del</strong> archivo maestro en el que se<br />
pueden colocar campos relacionados. Los portales se usan<br />
sólo al trabajar con datos de más de un registro relacionado<br />
por cada registro <strong>del</strong> archivo maestro.<br />
Los portales visualizan los datos de los campos relacionados<br />
en filas, un registro en cada fila.<br />
Campo de origen<br />
de la actualización<br />
(sólo para<br />
actualizaciones)<br />
Campo de destino<br />
de la actualización<br />
(sólo para<br />
actualizaciones)<br />
Campo <strong>del</strong> archivo relacionado que contiene los datos a<br />
copiar. Es el campo desde el que se copian los datos.<br />
Campo <strong>del</strong> archivo maestro que contendrá los datos<br />
copiados. Es el campo al que se copian los datos.
Bases de datos relacionales<br />
Una base de datos relacional es uno o más archivos de bases de datos<br />
diferentes (o tablas de bases de datos) que, en conjunto, contienen<br />
todos los datos necesarios para el trabajo. En las bases de datos<br />
relacionales, cada aparición de los datos se almacena en un único<br />
archivo cada vez, pero se puede acceder y trabajar con ellos desde<br />
cualquier archivo. Debido a que los datos de un archivo relacionado<br />
no se copian sino que sólo se visualizan en el archivo maestro, los<br />
datos siempre se ven en su estado actual.<br />
Al trabajar con datos relacionados se aumenta la coherencia entre la<br />
entrada de los datos y su recuperación, reduciéndose también los<br />
datos duplicados en los archivos.<br />
Por ejemplo, una agencia de viajes puede almacenar información de<br />
viajes en el archivo Viajes y usarla con la información de clientes <strong>del</strong><br />
archivo Clientes y con la de facturación <strong>del</strong> archivo Facturas.<br />
Archivo Viajes<br />
ID Viajes<br />
Viaje<br />
Archivo Clientes<br />
ID Cliente<br />
Nombre Cliente<br />
Teléfono<br />
T10<br />
NY-Roma<br />
Ruta<br />
ID Origen Destino<br />
R200 NY París<br />
R42 París Roma<br />
C100<br />
García<br />
91-3660615<br />
ID Viaje Viaje<br />
T10 NY-Roma<br />
T20 Roma-Estambul<br />
Archivo Facturas<br />
Núm. Factura<br />
Fecha<br />
ID Cliente<br />
Nombre<br />
A-200-61<br />
6-oct-2001<br />
C100<br />
García<br />
Viaje<br />
ID Viaje Precio Pta.<br />
T10 NY-Roma 55.000<br />
T20 Roma-Estambul 70.000<br />
Total<br />
125.000<br />
Funcionamiento de archivos relacionados 8-3<br />
Para crear una base de datos relacional, primero se define una<br />
relación en el archivo maestro. A continuación, se añaden, en la<br />
presentación <strong>del</strong> archivo maestro, los campos en los que visualizar<br />
los datos <strong>del</strong> archivo relacionado. De esta manera, al trabajar con<br />
registros <strong>del</strong> archivo maestro, los datos de los campos relacionados<br />
se pueden usar en todos los modos.<br />
Al introducir un valor en el campo coincidente de un registro de un<br />
archivo maestro, <strong>FileMaker</strong> Pro utiliza la relación para acceder a<br />
todos los registros <strong>del</strong> archivo relacionado cuyo campo coincidente<br />
contenga el valor que cumple los requisitos de la relación. A<br />
continuación, visualiza los datos de los campos <strong>del</strong> archivo<br />
relacionado en el registro actual <strong>del</strong> archivo maestro.<br />
Si el campo relacionado está en un portal de la presentación, se<br />
visualizan los valores de todos los registros relacionados.<br />
ID Viaje<br />
ID Ruta<br />
Origen<br />
Destino<br />
Relación<br />
Archivo relacionado<br />
T10<br />
R20<br />
ID Viaje Boston<br />
T10<br />
ID Ruta Londres R42<br />
Origen<br />
Destino<br />
París<br />
Roma<br />
Archivo maestro<br />
ID Cliente<br />
C200<br />
Pérez<br />
Nombre Cliente<br />
Teléfono<br />
ID Viaje<br />
91-3660615<br />
T10<br />
Ruta<br />
ID Origen Destino<br />
R20 NY París<br />
R42 París Roma<br />
Todos los<br />
registros<br />
<strong>del</strong> archivo<br />
relacionado<br />
se visualizan<br />
en un portal
8-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Si el campo relacionado se coloca directamente en la presentación,<br />
muestra el valor <strong>del</strong> primer (o único) registro relacionado. (El primer<br />
registro relacionado al que se accede varía si los registros están<br />
ordenados o no. Consulte “Definir relaciones de bases de datos<br />
relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)<br />
Relación<br />
Archivo maestro<br />
ID Cliente<br />
Si el archivo relacionado contiene un registro coincidente por cada<br />
registro <strong>del</strong> archivo maestro, los campos relacionados deben<br />
colocarse directamente en la presentación, no en un portal. Los<br />
campos relacionados deben también colocarse en la presentación al<br />
trabajar sólo con el primer registro coincidente al que se ha accedido<br />
(tanto si están ordenados como si no).<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para obtener información sobre la creación de portales, la<br />
colocación de campos relacionados en presentaciones y portales y la<br />
modificación de portales y campos relacionados, consulte “Decidir<br />
ubicación de campos relacionados” en la página 6-21.<br />
C200<br />
Nombre Cliente Pérez<br />
Teléfono<br />
ID Viaje<br />
91-3660615<br />
Ruta<br />
ID Origen Destino<br />
Archivo relacionado R42 París Roma Campos<br />
ID Viaje T10<br />
relacionados fuera<br />
de un portal: sólo se<br />
ID Ruta<br />
Origen<br />
R20<br />
ID Viaje Boston T10<br />
visualiza el primer<br />
registro <strong>del</strong> archivo<br />
relacionado<br />
Destino ID Ruta Londres R42<br />
Origen<br />
Destino<br />
París<br />
Roma<br />
T10<br />
1 También se pueden definir relaciones para su uso con listas de<br />
valores y así visualizar y acceder a valores relacionados concretos.<br />
(Consulte “Visualizar en una lista de valores sólo un subconjunto de<br />
valores <strong>del</strong> campo” en la página 7-6.)<br />
1 Los datos de un portal se pueden resumir. (Consulte “Resumir<br />
datos en portales” en la página 8-14.)<br />
Crear relaciones entre archivos<br />
Para usar datos de otro archivo, ya sea en una base de datos relacional<br />
o en una actualización, se debe primero definir y asignar un nombre<br />
a la relación entre el archivo maestro y el archivo relacionado.<br />
ID Cliente<br />
Nombre<br />
Campos coincidentes<br />
Relación<br />
ID Cliente<br />
Nombre<br />
Teléfono<br />
Ciudad<br />
Archivo maestro Archivo relacionado<br />
Una relación es una expresión que incluye el nombre <strong>del</strong> campo<br />
coincidente <strong>del</strong> archivo maestro, el nombre <strong>del</strong> archivo relacionado<br />
y el nombre <strong>del</strong> campo coincidente <strong>del</strong> archivo relacionado.<br />
Nombres de relaciones en el cuadro<br />
de diálogo Definir relaciones
Una vez definida una relación, se puede escoger su nombre en la lista<br />
de relaciones mientras se trabaja en el archivo maestro. La lista de<br />
relaciones aparece en todos los cuadros de diálogo en los que se<br />
pueden seleccionar nombres de campos, como en el cuadro para<br />
exportar datos de <strong>FileMaker</strong> Pro. (Esta lista también se puede usar<br />
para definir relaciones.)<br />
Lista de relaciones<br />
con la relación<br />
Productos<br />
seleccionada<br />
Nombres de campos asociados a la<br />
relación seleccionada<br />
Una vez establecida una conexión entre dos archivos, se puede<br />
acceder a los datos <strong>del</strong> archivo relacionado de las siguientes<br />
maneras:<br />
1 Colocando uno o más campos relacionados directamente en una<br />
presentación <strong>del</strong> archivo maestro para visualizar datos de un registro<br />
relacionado por cada registro <strong>del</strong> archivo maestro (correspondencia<br />
de uno a uno). Por ejemplo, con un campo relacionado se puede<br />
visualizar la fecha de comprobación más reciente de una pieza <strong>del</strong><br />
equipo. (Los datos relacionados visualizados en el archivo maestro<br />
se modifican al cambiar los <strong>del</strong> archivo relacionado.)<br />
1 Colocando un portal en una presentación <strong>del</strong> archivo maestro y, a<br />
continuación, colocando uno o más campos relacionados en el portal<br />
para visualizar datos de más de un registro relacionado por cada<br />
registro <strong>del</strong> archivo maestro (correspondencia de uno a muchos). Por<br />
ejemplo, con un portal en un archivo Factura se pueden visualizar<br />
todos los productos pedidos por el mismo cliente. (Los datos<br />
relacionados visualizados en el archivo maestro se modifican al<br />
cambiar los <strong>del</strong> archivo relacionado.)<br />
Funcionamiento de archivos relacionados 8-5<br />
1 Defina una actualización para copiar datos de un registro<br />
relacionado por cada registro <strong>del</strong> archivo maestro (correspondencia<br />
de uno a uno). Por ejemplo, use una actualización para copiar el<br />
precio actual de un producto en el archivo Facturas Elementos. (Los<br />
datos copiados al archivo maestro no se modifican automáticamente<br />
al cambiar los datos <strong>del</strong> archivo relacionado.)<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Cada relación implica sólo un archivo maestro y un archivo<br />
relacionado. No obstante, se pueden definir muchas relaciones desde<br />
un archivo maestro a un archivo relacionado.<br />
1 El archivo maestro de una relación puede ser un archivo<br />
relacionado en otra y un archivo relacionado puede ser archivo<br />
maestro en otra relación.<br />
1 Entre dos mismos archivos de una base de datos se pueden definir<br />
muchas relaciones. Por ejemplo, las relaciones pueden hacer<br />
referencia a distintos campos coincidentes.<br />
1 Se puede definir una relación de un archivo consigo mismo (una<br />
autounión). Por ejemplo, con una autounión en un portal se puede<br />
visualizar un subconjunto de datos <strong>del</strong> archivo actual, como todos los<br />
empleados de cada director. Para obtener más información acerca de<br />
las autouniones, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga<br />
clic en Indice y escriba self-joins.<br />
1 Si se desconoce la contraseña <strong>del</strong> archivo maestro no se pueden<br />
definir relaciones. Además, al escribir datos en el campo coincidente<br />
<strong>del</strong> archivo maestro, es necesaria la contraseña <strong>del</strong> archivo<br />
relacionado si está protegido. (Consulte “Definir contraseñas” en la<br />
página 9-1.)<br />
1 Se puede crear una correspondencia de muchos a muchos entre<br />
archivos de bases de datos. (Consulte “Crear relaciones de muchos a<br />
muchos” en la página 8-16.)
8-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Campos coincidentes en relaciones<br />
Al definir y seleccionar campos coincidentes para relaciones, no<br />
olvide las observaciones siguientes:<br />
1 En la mayoría de los casos, los campos coincidentes usados en una<br />
relación almacenan valores iguales. Por ejemplo, si un registro <strong>del</strong><br />
campo coincidente <strong>del</strong> archivo maestro contiene 009-845 y uno <strong>del</strong><br />
archivo relacionado también contiene 009-845, se establece una<br />
relación entre los dos registros.<br />
1 Los campos coincidentes de una relación pueden tener nombres<br />
distintos. Lo que establece la relación son los valores coincidentes de<br />
los campos.<br />
1 El campo coincidente <strong>del</strong> archivo maestro puede ser de cualquier<br />
tipo excepto <strong>del</strong> tipo contenedor. El campo coincidente <strong>del</strong> archivo<br />
relacionado puede ser de cualquier tipo excepto <strong>del</strong> tipo contenedor,<br />
global o sumario.<br />
1 El campo coincidente <strong>del</strong> archivo relacionado debe poderse<br />
indexar.<br />
1 Si los campos coincidentes son de texto, <strong>FileMaker</strong> Pro considera<br />
los primeros 20 caracteres de cada palabra, hasta 60 caracteres<br />
(espacios incluidos).<br />
1 Compruebe que los campos coincidentes de la relación son <strong>del</strong><br />
mismo tipo de datos.<br />
1 El campo coincidente <strong>del</strong> archivo maestro o <strong>del</strong> relacionado (o<br />
ambos) puede contener una fórmula de cálculo. Por ejemplo, la<br />
fórmula Precio Unidad <strong>del</strong> campo coincidente <strong>del</strong> archivo<br />
maestro establece una relación con un registro (o registros) <strong>del</strong><br />
archivo relacionado cuyo campo coincidente contiene el valor <strong>del</strong><br />
campo Precio Unidad <strong>del</strong> archivo maestro. También se puede<br />
designar una fórmula de cálculo para que el campo coincidente<br />
coincida con varios registros. Por ejemplo, la fórmula<br />
Precio Unidad < 10.000 <strong>del</strong> campo coincidente <strong>del</strong> archivo<br />
maestro establece una relación con todos los registros <strong>del</strong> archivo<br />
relacionado cuyo campo coincidente contenga un valor inferior a<br />
10.000.<br />
1 Para aumentar el número de registros coincidentes posibles en el<br />
archivo maestro o en el relacionado, introduzca todos los valores<br />
coincidentes posibles en el campo coincidente (a veces denominado<br />
campo multiclave o campo clave complejo). Suponga que desea<br />
visualizar en un portal <strong>del</strong> archivo maestro los contratos de ventas<br />
obtenidos por cada empleado, incluidos los obtenidos por equipos de<br />
empleados. Para ello, introduzca, en el campo coincidente <strong>del</strong><br />
archivo relacionado, el nombre de cada empleado que trabajó en el<br />
contrato introducido en el campo Nombre Contrato <strong>del</strong> mismo<br />
registro. Coloque cada nombre en una línea aparte <strong>del</strong> campo<br />
coincidente y termine cada línea con un retorno de carro. Si el campo<br />
coincidente <strong>del</strong> registro <strong>del</strong> archivo maestro contiene cualquiera de<br />
esos nombres, el contrato asociado se visualiza en el portal de dicho<br />
registro. (Al diseñar un campo multiclave para mantener los números<br />
de identificación, recuerde que el límite de los campos de texto de los<br />
archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro es de 64.000 caracteres.)<br />
1 Los campos coincidentes pueden contener caracteres no<br />
alfanuméricos. Para ello, escoja el menú Archivo > Definir campos.<br />
Seleccione el campo coincidente en la lista, haga clic en Opciones y<br />
en la pestaña Almacenamiento. En Idioma por defecto para la indexación<br />
y la ordenación de textos, escoja ASCII.<br />
1 Un campo coincidente de una base de datos relacional puede ser el<br />
campo de destino de una actualización, siempre que la actualización<br />
no se base en una relación que implique al campo coincidente. (Para<br />
obtener un ejemplo de este uso, consulte “Acceder a datos<br />
relacionados desde un tercer archivo” en la página 8-15.)<br />
Actualizaciones<br />
Para actualizar datos, primero se define una relación entre los datos<br />
coincidentes <strong>del</strong> archivo maestro y el relacionado. Después se define<br />
una actualización <strong>del</strong> campo <strong>del</strong> archivo maestro, que copia datos <strong>del</strong><br />
campo <strong>del</strong> archivo relacionado en uno <strong>del</strong> maestro.
Al introducir un valor en el campo coincidente <strong>del</strong> archivo maestro,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro utiliza la relación para acceder al primer registro <strong>del</strong><br />
archivo relacionado cuyo campo coincidente contenga un valor<br />
coincidente. A continuación, copia y almacena el valor <strong>del</strong> campo de<br />
origen de la actualización <strong>del</strong> registro relacionado en el campo de<br />
destino de la actualización <strong>del</strong> registro <strong>del</strong> archivo maestro. Los<br />
datos copiados en el archivo maestro no cambian al modificar el<br />
valor <strong>del</strong> archivo relacionado, a menos que cambien los datos <strong>del</strong><br />
campo coincidente <strong>del</strong> archivo maestro. En este caso, <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
vuelve a realizar la actualización.<br />
Archivo maestro<br />
ID Cliente<br />
Nombre<br />
C200<br />
Pérez<br />
Relación<br />
Archivo relacionado<br />
ID Cliente<br />
Una vez copiados los datos en el campo de destino de la<br />
actualización, se pueden modificar, reemplazar o eliminar como<br />
cualquier otro dato (ya que el valor de actualización pertenece al<br />
archivo maestro). También se pueden actualizar los datos <strong>del</strong> archivo<br />
maestro para que coincidan con los modificados en el archivo<br />
relacionado. (Consulte “Definir actualizaciones” en la página 8-14.)<br />
Importante Si existe el mismo valor <strong>del</strong> campo coincidente en más de<br />
un registro <strong>del</strong> archivo relacionado, <strong>FileMaker</strong> Pro copia el valor<br />
sólo desde el primer registro relacionado. (El primer registro<br />
relacionado al que se accede varía si los registros están ordenados o<br />
no. Para obtener más información, consulte “Definir relaciones de<br />
bases de datos relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)<br />
C235<br />
Nombre<br />
ID Cliente C100<br />
Teléfono 91-3661104<br />
ID Cliente<br />
Nombre<br />
C200<br />
Ciudad París<br />
Nombre<br />
Teléfono<br />
Pérez<br />
91-3660011<br />
Teléfono<br />
Ciudad<br />
91-3660011<br />
Vancouver<br />
Ciudad<br />
Nueva York<br />
Campo de destino de la actualización Campo de origen de la actualización<br />
Funcionamiento de archivos relacionados 8-7<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Los valores de campos coincidentes de las actualizaciones no<br />
tienen que ser equivalentes para coincidir. (Consulte “Campos<br />
coincidentes en relaciones” en la página 8-6 y “Definir<br />
actualizaciones entre archivos” en la página 8-14.)<br />
1 Para copiar datos en un segundo archivo que use los mismos<br />
campos coincidentes (por ejemplo, para copiar el nombre y el<br />
teléfono según el número de identificación <strong>del</strong> cliente coincidente),<br />
defina una actualización en el segundo campo y use la misma<br />
relación que en el primero.<br />
Archivo maestro<br />
ID Cliente<br />
Nombre<br />
Teléfono<br />
C200<br />
Pérez<br />
91-3660615<br />
Campo de destino<br />
de la<br />
actualización<br />
para la primera<br />
Relación<br />
Campo de destino<br />
de la actualización<br />
para la segunda<br />
actualización<br />
Archivo relacionado<br />
ID Cliente<br />
Bases de datos relacionales y actualizaciones:<br />
comparación<br />
Según se usen los datos <strong>del</strong> otro archivo convendrá crear una base de<br />
datos relacional o definir una actualización. Para escoger la mejor<br />
opción, consulte la información siguiente.<br />
Use bases de datos relacionales para:<br />
1 Ver y trabajar con datos de un archivo relacionado (que puede ser<br />
el mismo archivo) en su estado más actualizado. Por ejemplo,<br />
visualice datos en campos relacionados cuando necesite el precio<br />
actual de un artículo. A medida que se modifican los datos en los<br />
registros relacionados, el archivo maestro refleja los cambios.<br />
C235<br />
Nombre<br />
ID Cliente C100<br />
Teléfono 91-3661104<br />
ID Cliente<br />
Nombre<br />
C200<br />
Ciudad París<br />
Nombre<br />
Teléfono<br />
Pérez<br />
91-3660615<br />
Teléfono<br />
Ciudad<br />
91-3660615<br />
Vancouver<br />
Ciudad<br />
Nueva York<br />
Campo de origen<br />
de la<br />
actualización para<br />
la primera<br />
Campo de origen<br />
de la actualización<br />
para la segunda<br />
actualización
8-8 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 Definir y gestionar datos con eficacia y flexibilidad. En lugar de<br />
almacenar múltiples apariciones de los datos en varios archivos de<br />
bases de datos, almacene apariciones únicas en archivos más<br />
pequeños. Se puede así trabajar con los datos de numerosas maneras.<br />
Se pueden efectuar cambios en los datos en una única ubicación, lo<br />
que elimina la duplicación y aumenta la precisión.<br />
1 Ahorrar espacio en disco, ya que los datos se almacenan en una<br />
única ubicación.<br />
Use actualizaciones para:<br />
1 Copiar datos de un archivo relacionado (puede ser el mismo<br />
archivo) y mantenerlos tal como se copiaron aunque cambien los<br />
datos <strong>del</strong> archivo relacionado. Por ejemplo, use una actualización<br />
para copiar en el archivo Factura el precio de un artículo en el<br />
momento de la compra. El precio <strong>del</strong> archivo Factura permanece<br />
intacto aunque cambie en el archivo relacionado.<br />
1 Mantener archivos que ya contienen actualizaciones, para no<br />
cambiarlos a una base de datos relacional.<br />
Nota Para realizar el mantenimiento de una base de datos relacional<br />
compleja o un conjunto complejo de actualizaciones suele ser<br />
necesario un administrador que comprenda su diseño. El<br />
administrador también puede enseñar a otros a usar la base de datos.<br />
Funcionamiento de las bases de datos<br />
relacionales<br />
Importante Antes de comenzar, compruebe que comprende la<br />
información de la sección anterior, “Bases de datos relacionales y<br />
actualizaciones: comparación”.<br />
Planificar bases de datos relacionales<br />
Es buena idea planificar primero en papel la base de datos. Use los<br />
siguientes pasos generales para planificar una base de datos<br />
relacional.<br />
Nota Los archivos de esta sección son sólo ejemplos.<br />
1. Comience haciéndose preguntas, como:<br />
1 ¿Qué información contendrá la base de datos?<br />
1 ¿Qué archivos de la base de datos son necesarios?<br />
1 ¿Qué campos contendrá cada archivo de la base de datos?<br />
1 ¿Que datos comunes hay en los archivos de la base de datos?<br />
Por ejemplo, para una agencia de viajes, puede ser necesario crear un<br />
grupo de archivos con toda la información de los clientes, los viajes<br />
que ofrece la empresa y los datos de facturación.<br />
- Informaci n a incluir?<br />
- Archivos de base de datos?<br />
- Campos?<br />
- Datos comunes?<br />
2. Determine los archivos de base de datos y los datos que incluirán<br />
y decida qué campos contendrán datos comunes entre archivos.<br />
Escriba los nombres de los archivos y de los campos en papel.
Cada archivo sólo tiene un tema y todos los campos se refieren<br />
únicamente a ese tema. Según el tema <strong>del</strong> archivo, se puede ver<br />
dónde será más lógico almacenar los datos y dónde usar los de un<br />
archivo relacionado.<br />
Por ejemplo, un archivo Ruta podría contener campos para el número<br />
de identificación de la ruta, la ciudad de origen y la de destino. Un<br />
archivo Viaje podría contener campos para el número de<br />
identificación y el nombre <strong>del</strong> viaje.<br />
ID Cliente<br />
Nombre Cliente<br />
Calle<br />
Ciudad<br />
C digo postal<br />
Tel fono<br />
ID Viaje<br />
Viaje<br />
Archivo Cliente<br />
ID Ruta<br />
Origen<br />
Destino<br />
Archivo Ruta<br />
ID Viaje<br />
Viaje<br />
ID Ruta<br />
Origen<br />
Destino<br />
Archivo Viaje<br />
3. Determine los campos coincidentes para cada archivo y rodéelos<br />
con un círculo.<br />
Cada relación usa un campo coincidente <strong>del</strong> archivo maestro y uno<br />
<strong>del</strong> archivo relacionado. Los campos coincidentes también se usan<br />
para determinar si añadir un nuevo registro al archivo. En un sistema<br />
eficaz de bases de datos, este campo a menudo (pero no siempre)<br />
contiene un valor exclusivo por registro.<br />
Funcionamiento de archivos relacionados 8-9<br />
Por ejemplo, para asignar a cada cliente un número de identificación<br />
exclusivo en el archivo Cliente, no introduzca un número de<br />
identificación en el archivo a menos que vaya a añadir un nuevo<br />
cliente, con lo que la existencia de un número de cliente determina la<br />
existencia de un registro.<br />
ID Cliente<br />
Nombre Cliente<br />
Calle<br />
Ciudad<br />
C digo postal<br />
Tel fono<br />
ID Viaje<br />
Viaje<br />
Archivo Cliente<br />
ID Ruta<br />
Origen<br />
Destino<br />
Archivo Ruta<br />
ID Viaje<br />
Viaje<br />
ID Ruta<br />
Origen<br />
Destino<br />
Archivo Viaje<br />
4. Decida en cada archivo qué campos almacenarán datos y cuáles<br />
utilizarán datos de otros archivos (relacionados). En la planificación,<br />
tache los campos duplicados de los archivos maestros. Estos campos<br />
serán campos relacionados en la base de datos.<br />
Todos los campos de cada archivo de la base de datos deben<br />
almacenar una única aparición <strong>del</strong> tema <strong>del</strong> archivo de la base de<br />
datos. Por ejemplo, los campos de un registro <strong>del</strong> archivo Cliente<br />
(número de identificación <strong>del</strong> cliente, nombre, dirección y número de<br />
teléfono) almacenan toda la información de un cliente.
8-10 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
ID Cliente<br />
Nombre Cliente<br />
Calle<br />
Ciudad<br />
C digo postal<br />
Tel fono<br />
ID Viaje<br />
Viaje<br />
Archivo Cliente<br />
5. Determine la relación entre los archivos. Dibuje una línea desde<br />
cada campo coincidente <strong>del</strong> archivo maestro hasta el campo<br />
correspondiente <strong>del</strong> relacionado.<br />
Lo que define una relación entre archivos de bases de datos es que<br />
sus campos coincidentes contienen datos coincidentes.<br />
ID Cliente<br />
Nombre Cliente<br />
Calle<br />
Ciudad<br />
C digo postal<br />
Tel fono<br />
ID Viaje<br />
Viaje<br />
Archivo Cliente<br />
ID Ruta<br />
Origen<br />
Destino<br />
Archivo Ruta<br />
ID Ruta<br />
Origen<br />
Destino<br />
Archivo Ruta<br />
ID Viaje<br />
Viaje<br />
ID Ruta<br />
Origen<br />
Destino<br />
Archivo Viaje<br />
ID Viaje<br />
Viaje<br />
ID Ruta<br />
Origen<br />
Destino<br />
Archivo Viaje<br />
Al determinar las relaciones entre archivos de bases de datos<br />
aparecen los casos en que se pueden usar datos de un archivo en otro.<br />
6. Tenga en cuenta quién usará la base de datos y si es necesario<br />
restringir el acceso a algunos campos.<br />
Para obtener información sobre definición de contraseñas y<br />
privilegios de acceso, consulte el capítulo 9, “Proteger bases de datos<br />
con contraseñas y grupos”.<br />
Consejo Si usa campos con números de identificación, planifique su<br />
formato al definir los archivos. Por ejemplo, los números de<br />
identificación de los clientes pueden ser números de teléfono,<br />
números de serie o una combinación <strong>del</strong> número de teléfono y <strong>del</strong><br />
nombre.<br />
Crear bases de datos relacionales: generalidades<br />
Una vez planificada la base de datos relacional, siga las instrucciones<br />
generales para crearla. (Para obtener instrucciones detalladas,<br />
consulte la sección siguiente, “Definir relaciones de bases de datos<br />
relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)<br />
1. Cree los archivos de la base de datos y defina sus campos.<br />
2. Defina las relaciones.<br />
3. Dependiendo de si se va a trabajar con datos de uno o más<br />
registros relacionados en cada registro <strong>del</strong> archivo maestro, deben<br />
colocarse los campos relacionados directamente en la presentación o<br />
en un portal de la presentación.<br />
1 Para un campo relacionado consigo mismo, el campo se coloca<br />
directamente en la presentación.<br />
1 Para un campo relacionado en un portal, se crea el portal en la<br />
presentación y después se coloca el campo en el portal.<br />
Los campos relacionados y los portales se colocan en modo<br />
Presentación y, a continuación, se puede trabajar con los datos<br />
de los registros relacionados en todos los modos.
Importante Una vez creados los archivos para la base de datos<br />
relacional o para la actualización, compruebe que no hay otros<br />
archivos con los mismos nombres en el ordenador o el sistema. Para<br />
duplicar archivos o para crear nombres de archivo similares,<br />
duplique cada archivo por separado (lo que crea un nombre<br />
exclusivo por copia). Almacene archivos de copia de seguridad en un<br />
disco extraíble y retire el disco. Use una utilidad de compresión o de<br />
almacenamiento para impedir que los archivos estén disponibles<br />
como archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Definir relaciones de bases de datos<br />
relacionales y actualizaciones<br />
Siempre que aparezca una lista de relaciones se pueden definir<br />
relaciones para bases de datos relacionales o para actualizaciones.<br />
Por ejemplo, defina una relación al crear un archivo o una<br />
presentación, al definir una actualización, al añadir un campo<br />
relacionado o al crear un portal en una presentación. (Para obtener<br />
una descripción de la lista de relaciones, consulte “Crear relaciones<br />
entre archivos” en la página 8-4.)<br />
Al definir una relación, se puede también definir el orden de<br />
clasificación de los campos relacionados. Realice esta acción al<br />
visualizar o acceder al primer registro relacionado que está en un<br />
orden específico (como el valor menor o mayor), si tiene un campo<br />
relacionado colocado directamente en una presentación. Por<br />
ejemplo, visualice la fecha de comprobación más reciente de una<br />
pieza <strong>del</strong> equipo. Ordene también los registros relacionados para<br />
acceder o visualizar múltiples registros de un portal en un orden<br />
específico.<br />
Para crear relaciones entre archivos:<br />
1. En el archivo maestro, escoja el menú Archivo > Definir relaciones.<br />
O bien, escoja Definir relaciones en la lista de relaciones.<br />
2. En el cuadro de diálogo Definir relaciones, haga clic en Nueva.<br />
Funcionamiento de archivos relacionados 8-11<br />
Relaciones definidas actualmente en el archivo maestro<br />
3. En el cuadro de diálogo, haga clic en el nombre <strong>del</strong> archivo<br />
relacionado (el archivo con el que se define una relación).<br />
4. En el cuadro de diálogo Editar relación, en Nombre de la relación,<br />
escriba un nombre exclusivo o acepte el nombre por defecto<br />
asignado por <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
No incluya dos puntos (:) en el nombre. <strong>FileMaker</strong> Pro no tiene en<br />
cuenta los espacios al final de los nombres.<br />
Para cambiar el archivo relacionado, haga clic en Especificar archivo<br />
y después escoja otro. (Consulte “Cambiar relaciones” en la<br />
página 8-13.)<br />
5. Seleccione el campo coincidente en el archivo maestro (actual) en<br />
la lista de la izquierda y el campo relacionado <strong>del</strong> archivo<br />
relacionado en la de la derecha. Haga clic en cada nombre de campo<br />
para seleccionarlo.
8-12 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Seleccionar<br />
campo<br />
coincidente<br />
<strong>del</strong> archivo<br />
maestro<br />
Escribir un nombre de relación<br />
Seleccionar<br />
campo<br />
coincidente<br />
<strong>del</strong> archivo<br />
relacionado<br />
Para obtener más información sobre campos coincidentes, consulte<br />
“Campos coincidentes en relaciones” en la página 8-6.<br />
6. Para ordenar los registros relacionados, seleccione Ordenar<br />
registros relacionados. A continuación, en el cuadro de diálogo<br />
Especificar ordenación, indique las instrucciones de ordenación de<br />
los campos relacionados. (Consulte “Ordenar registros” en la<br />
página 3-9.)<br />
La selección de esta opción no afecta al orden de clasificación <strong>del</strong><br />
archivo relacionado.<br />
7. Dependiendo de si define una relación para una actualización o<br />
para una base de datos relacional, realice una de las acciones<br />
siguientes:<br />
1 Si está definiendo una relación para una actualización, haga clic en<br />
OK y después en Hecho.<br />
1 Si está definiendo una relación para una base de datos relacional,<br />
puede seleccionar opciones adicionales. Cuando haya terminado,<br />
haga clic en OK y después en Hecho.<br />
Para Seleccione<br />
Eliminar registros coincidentes <strong>del</strong> archivo<br />
relacionado siempre que se elimine un registro<br />
<strong>del</strong> archivo maestro. (Consulte “Eliminar<br />
registros” en la página 2-6.) Es posible que los<br />
registros relacionados no sean visibles en la<br />
presentación actual.<br />
Añadir registros al archivo relacionado<br />
introduciendo datos en campos relacionados <strong>del</strong><br />
archivo maestro. (Consulte “Añadir y duplicar<br />
registros” en la página 2-4.)<br />
Si el archivo relacionado está bloqueado o<br />
protegido contra escritura o si los <strong>usuario</strong>s no<br />
disponen de privilegios de acceso para crear<br />
registros, los registros no se añaden al archivo<br />
relacionado.<br />
Cuando elimine un registro de<br />
este archivo, elimine también los<br />
registros relacionados<br />
Permitir la creación de registros<br />
relacionados<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para obtener información sobre la creación de portales y campos<br />
relacionados, consulte “Crear y dar formato a portales para que<br />
alberguen campos relacionados” en la página 6-22.<br />
1 Si Ordenar registros relacionados está seleccionado y se modifican<br />
los datos de un campo relacionado de un portal, los registros <strong>del</strong><br />
portal se vuelven a ordenar siempre que la relación se restablece.<br />
(Por ejemplo, al examinar un registro o al cambiar el valor de un<br />
campo coincidente.)
1 El orden de las relaciones se puede cambiar en el cuadro de diálogo<br />
Definir relaciones, según el nombre de la relación, la relación, el<br />
nombre <strong>del</strong> archivo relacionado, el orden de creación o un orden<br />
personalizado. Haga clic en la cabecera de la columna por la que<br />
volver a ordenar, o escoja Ver por. Si se vuelve a ordenar por relación<br />
o por nombre de archivo relacionado, se realiza una ordenación<br />
secundaria de las definiciones según el nombre de la relación. Cada<br />
vez que se abre el cuadro de diálogo, las definiciones aparecen en el<br />
último orden usado. El orden por defecto es el de creación.<br />
Cambiar relaciones<br />
Hacer clic en las cabeceras de las<br />
columnas para ordenar las relaciones<br />
Escoger orden de<br />
relaciones<br />
Si se modifica una relación, los cambios afectan a los registros <strong>del</strong><br />
archivo relacionado a los que se accede y a los visualizados en<br />
registros <strong>del</strong> archivo maestro.<br />
Eliminar o modificar una relación afecta a todos los registros<br />
implicados en dicha relación (<strong>del</strong> archivo maestro y <strong>del</strong> relacionado).<br />
Para cambiar relaciones:<br />
1. En el archivo maestro, escoja el menú Archivo > Definir relaciones.<br />
O bien, escoja el nombre de la relación o Definir relaciones en la lista<br />
de relaciones.<br />
Lista de relaciones<br />
Funcionamiento de archivos relacionados 8-13<br />
2. En el cuadro de diálogo Definir relaciones, seleccione la relación<br />
a cambiar y después escoja una opción.<br />
Para Haga clic en<br />
Eliminar la relación Eliminar, en el mensaje de confirmación haga clic en<br />
Eliminar y después en Hecho. También se deben<br />
eliminar <strong>del</strong> archivo maestro todas las referencias a<br />
la relación.<br />
Crear rápidamente una<br />
relación similar<br />
Duplicar. Para efectuar cambios, con la relación<br />
duplicada seleccionada, haga clic en Editar. A<br />
continuación, vea el paso 3.<br />
Cambiar la relación Editar, y después vea el paso 3.<br />
3. Para editar una relación, efectúe los cambios en el cuadro de<br />
diálogo Editar relación, haga clic en OK y después en Hecho.<br />
Para Realice lo siguiente:<br />
Cambiar el nombre de<br />
una relación<br />
En Relación Nombre, escriba otro nombre.<br />
Escoja un archivo<br />
relacionado distinto<br />
Cambiar campos<br />
coincidentes<br />
Cambie otras opciones<br />
para la relación<br />
Haga clic en Especificar archivo. En el cuadro de<br />
diálogo, haga doble clic en el nombre <strong>del</strong> archivo<br />
relacionado a usar. En el cuadro de diálogo Editar<br />
relación, seleccione los campos coincidentes para la<br />
relación.<br />
Seleccione un nuevo campo coincidente en el archivo<br />
maestro, en el archivo relacionado o en ambos.<br />
Seleccione o deseleccione las opciones que desee.<br />
(Consulte “Definir relaciones de bases de datos<br />
relacionales y actualizaciones” en la página 8-11.)
8-14 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Escoger una relación diferente para el portal<br />
Importante Para visualizar los datos esperados en el portal,<br />
compruebe que todos los campos usan la misma relación que el<br />
portal. (Un campo relacionado que usa una relación diferente<br />
visualiza sólo una aparición de los datos.)<br />
1. En modo Presentación, haga doble clic en el portal.<br />
2. En el cuadro de diálogo Ajustar portal, en Mostrar registros desde,<br />
escoja una relación y haga clic en OK.<br />
3. Si es necesario, suprima los campos relacionados existentes <strong>del</strong><br />
portal y coloque campos relacionados nuevos que usen la nueva<br />
relación.<br />
Resumir datos en portales<br />
Se pueden resumir los datos de filas de un portal. El portal puede<br />
contener registros de un archivo relacionado distinto o <strong>del</strong> mismo,<br />
con una relación definida desde y hasta el archivo actual (una<br />
autounión).<br />
1. En modo Presentación, cree un campo de cálculo en el archivo<br />
maestro. (Consulte “Definir campos de cálculo” en la página 5-6 y<br />
“Fórmulas” en la página 11-1.)<br />
2. Defina una fórmula para el campo que incluya una función<br />
agregada para el tipo de cálculo de resumen a realizar. (Consulte<br />
“Funciones de agregación” en la página 11-8.)<br />
Por ejemplo, para un campo Total, que calcula el total de los valores<br />
<strong>del</strong> campo relacionado Precio (que se encuentra en un portal y usa la<br />
relación Facturas Elementos), defina la fórmula siguiente:<br />
Sum(Facturas Elementos::Precio)<br />
Definir actualizaciones entre archivos<br />
Importante Antes de comenzar, compruebe que comprende la<br />
información que aparece en “Bases de datos relacionales y<br />
actualizaciones: comparación” en la página 8-7.<br />
Definir actualizaciones<br />
1. Defina una relación para la actualización (consulte “Definir<br />
relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones” en la<br />
página 8-11).<br />
2. En el archivo maestro, escoja el menú Archivo > Definir campos.<br />
3. En el cuadro de diálogo Definir campos, haga doble clic en el<br />
campo de destino de la actualización (el campo <strong>del</strong> archivo maestro<br />
en el que se copiarán los datos). O bien, cree un campo y después<br />
haga doble clic en el mismo.<br />
4. Haga clic en la pestaña Autointroducir y después seleccione Valor<br />
actualizado.<br />
5. En el cuadro de diálogo Actualizar, escoja la relación a usar en la<br />
lista.<br />
6. En la lista de nombres de campo, seleccione el campo de origen<br />
de la actualización (el campo <strong>del</strong> archivo relacionado desde el que se<br />
copiarán los datos).<br />
7. Seleccione las opciones para la actualización.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Determinar acciones si<br />
los valores de los campos<br />
coincidentes no son<br />
exactamente iguales<br />
Evitar copiar en el campo de<br />
destino de la actualización<br />
datos nulos (vacíos) <strong>del</strong><br />
campo de origen<br />
En Si no hay coincidencia exacta, seleccione una<br />
opción para no copiar ningún valor, copiar el<br />
siguiente valor más bajo o más alto que se<br />
encuentre en la campo de origen de la actualización<br />
o visualizar un mensaje o datos personalizados.<br />
(En el cuadro de texto, introduzca el mensaje o los<br />
datos, con una longitud de hasta 255 caracteres.)<br />
Seleccione No copiar contenido si está vacío.<br />
(Deseleccione esta opción para permitir que se<br />
copien datos vacíos.)
Seleccionar<br />
campo de<br />
origen de la<br />
actualización<br />
Si está seleccionada, impide<br />
que se copien datos nulos<br />
Escoger la<br />
relación a usar<br />
o definir nueva<br />
Seleccionar<br />
opción para datos<br />
no equivalentes<br />
de los campos<br />
coincidentes<br />
8. Haga clic en OK, vuelva a hacer clic en OK y después haga clic en<br />
Hecho.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Compruebe que los campos de origen y de destino de la<br />
actualización son <strong>del</strong> mismo tipo ya que, en caso contrario, puede<br />
obtener resultados inesperados.<br />
1 Para modificar una actualización compruebe que, en las opciones<br />
de Autointroducir, Valor actualizado está seleccionada, haga clic en<br />
Especificar y efectúe los cambios. Para detener o interrumpir el uso<br />
de una actualización, deseleccione Valor actualizado en las opciones<br />
de Autointroducir.<br />
1 Si cambian los datos <strong>del</strong> archivo relacionado, para que el archivo<br />
maestro contenga los mismos valores, puede volver a actualizar los<br />
datos. Para obtener más información, escoja el menú<br />
Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
updating data.<br />
Funcionamiento de archivos relacionados 8-15<br />
Acceder a datos relacionados desde un tercer archivo<br />
A veces puede ser necesario acceder a valores de un campo<br />
procedentes de otro archivo. No se puede acceder directamente a un<br />
campo de un archivo con el que no se tenga una relación directa y que<br />
ya se haya utilizado como campo relacionado de otro archivo. No<br />
obstante, se pueden definir campos de cálculo intermedios para<br />
acceder a aquellos campos con los que no exista una relación directa.<br />
Suponga que desea datos <strong>del</strong> campo Nombre Pieza (que se encuentra<br />
en el archivo Piezas) <strong>del</strong> archivo Facturas. El archivo Facturas usa<br />
datos relacionados de un archivo Facturas Elementos y el archivo<br />
Facturas Elementos usa datos relacionados de un archivo Piezas. No<br />
obstante, el archivo Facturas Elementos no usa el campo Nombre<br />
Pieza <strong>del</strong> archivo Piezas. (El archivo Facturas usa otros valores <strong>del</strong><br />
archivo Facturas Elementos que contiene algunos campos que los<br />
archivos Piezas y Factura no contienen.)<br />
Relación ID<br />
Factura<br />
Facturas<br />
ID Cliente<br />
Nombre Agente<br />
ID Factura<br />
Fecha Pedido<br />
Facturas Elementos<br />
ID Factura<br />
ID Pieza<br />
Precio Unidad<br />
Cantidad<br />
Precio extendido<br />
Nombre Pieza<br />
Campo calculado<br />
Relación ID Pieza<br />
Piezas<br />
ID Pieza<br />
Precio Unidad<br />
Nombre Pieza
8-16 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Este uso de un campo de cálculo garantiza que los datos de dicho<br />
campo (Nombre Pieza <strong>del</strong> archivo Facturas Elementos) cambian<br />
conforme al valor <strong>del</strong> campo Nombre Pieza <strong>del</strong> archivo Piezas,<br />
evitando así errores de duplicación de datos.<br />
Para acceder a datos desde un tercer archivo:<br />
1. En el archivo intermedio, cree un campo nuevo y conviértalo en<br />
campo de cálculo.<br />
En el ejemplo, cree un campo Nombre Pieza en el archivo Facturas<br />
Elementos.<br />
2. Defina una fórmula para el nuevo campo usando la sintaxis:<br />
Nombre de la relación::Nombre de campo relacionado<br />
Nombre de la relación es la relación definida desde el archivo<br />
intermedio (en el ejemplo, archivo Facturas Elementos) hasta el<br />
primer archivo (archivo Piezas). Nombre de campo relacionado es el<br />
nombre <strong>del</strong> campo <strong>del</strong> primer archivo cuyos datos se van calcular<br />
(campo Nombre Pieza en el archivo Piezas) en el archivo intermedio<br />
(archivo Facturas Elementos).<br />
3. Use el nuevo campo de cálculo como campo relacionado <strong>del</strong> tercer<br />
archivo.<br />
En el ejemplo, coloque el campo relacionado Nombre Pieza <strong>del</strong><br />
archivo Facturas Elementos en una presentación <strong>del</strong> archivo<br />
Facturas.<br />
Nota Para que los datos permanezcan intactos en el archivo<br />
intermedio, se puede definir también una actualización en un campo<br />
<strong>del</strong> archivo intermedio que copie datos desde un tercer archivo. De<br />
esta forma, se puede usar este campo como campo relacionado en un<br />
tercer archivo. En el ejemplo, el campo Precio Unidad <strong>del</strong> archivo<br />
Facturas Elementos es una actualización <strong>del</strong> campo Precio Unidad<br />
<strong>del</strong> archivo Piezas. La actualización usa la relación ID Pieza.<br />
Crear relaciones de muchos a muchos<br />
En una relación de uno a uno, un registro <strong>del</strong> archivo maestro se<br />
relaciona con uno <strong>del</strong> archivo relacionado. En una relación de uno a<br />
muchos, un registro <strong>del</strong> archivo maestro se relaciona con más de uno<br />
<strong>del</strong> archivo relacionado. En <strong>FileMaker</strong> Pro, también se pueden crear<br />
relaciones de muchos a muchos, en las que más de un registro de un<br />
archivo de la base de datos está relacionado con más de un registro<br />
de otro archivo y más de un registro de dicho archivo está<br />
relacionado con más de un registro <strong>del</strong> primer archivo. (En el<br />
ejemplo de la sección anterior, los archivos Facturas y Productos<br />
tienen una correspondencia de muchos a muchos, ya que una factura<br />
concreta puede contener muchos productos y un producto en<br />
particular puede aparecer en muchas facturas.)<br />
Para crear una relación de muchos a muchos entre archivos de bases<br />
de datos, cree un archivo de unión independiente (o una tabla de<br />
unión) relacionado con los otros dos archivos. Un archivo de unión<br />
permite compartir datos comunes entre dos archivos.<br />
Suponga que tiene dos archivos, Empleados y Clases y que desea<br />
saber el número de empleados que asiste a cursos de formación y las<br />
clases a las que asiste cada empleado. Antes de crear el archivo de<br />
unión y de definir las relaciones, los archivos de bases de datos<br />
tendrán la apariencia siguiente:<br />
Empleados<br />
ID Empleado<br />
Nombre<br />
Departamento<br />
Clases<br />
ID Clase<br />
Cargo profesional<br />
Fecha
Una vez creado el archivo de unión y definida la relación de<br />
correspondencia de muchos a muchos, los archivos de la base de<br />
datos tendrán la apariencia siguiente:<br />
Empleados<br />
ID Empleado<br />
Nombre<br />
Departamento<br />
Relaciones EmpClase (archivo de unión)<br />
Relaciones<br />
ID Empleado<br />
ID Clase<br />
Empleados en<br />
Clases en<br />
ID Clase<br />
Cargo profesional<br />
Fecha<br />
Cargo profesional Nombre<br />
Campos calculados<br />
Clases<br />
Para obtener más información sobre la creación de relaciones de<br />
muchos a muchos, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga<br />
clic en la pestaña Indice y escriba many-to-many correspondence.<br />
Funcionamiento de archivos relacionados 8-17
Capítulo 9<br />
Proteger bases de datos con contraseñas y grupos<br />
Para almacenar información confidencial o evitar que los <strong>usuario</strong>s<br />
modifiquen presentaciones u otros elementos de la base de datos, es<br />
necesario disponer de un sistema de seguridad que proteja los<br />
archivos. Esto garantiza que los registros, campos, presentaciones o<br />
guiones no se borrarán ni modificarán por error.<br />
En este capítulo se explica cómo proteger los archivos de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro definiendo privilegios de acceso por contraseñas y<br />
grupos. En él se aprende a:<br />
1 definir contraseñas para limitar el acceso a todos los aspectos de<br />
un archivo<br />
1 definir grupos para limitar el acceso a elementos específicos de un<br />
archivo (como campos y presentaciones)<br />
Si para evitar o limitar la entrada en la base de datos, se la protege<br />
mediante privilegios de acceso, los <strong>usuario</strong>s deberán introducir una<br />
contraseña para acceder a ella desde cualquier ubicación: un<br />
ordenador, una red, la Web o desde aplicaciones cliente ODBC.<br />
Definir contraseñas<br />
Al definir contraseñas para un archivo, se especifican los datos a los<br />
que se puede acceder y las tareas que se pueden realizar. Si un<br />
<strong>usuario</strong> abre un archivo con contraseña, <strong>FileMaker</strong> Pro desactiva los<br />
comandos no disponibles con esa contraseña.<br />
Para definir contraseñas:<br />
1. Abra el archivo.<br />
2. Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Contraseñas.<br />
Si no aparece el comando Privilegios de acceso en el menú Archivo, ha<br />
abierto un archivo con acceso limitado, lo que cambia el comando de<br />
menú a Cambiar contraseña. Consulte al administrador de la base de<br />
datos para obtener la contraseña maestra.<br />
3. En el cuadro de diálogo Definir contraseñas, escriba la contraseña<br />
<strong>del</strong> archivo.<br />
1 Puede tener una longitud de hasta 31 caracteres y no distingue<br />
entre mayúsculas y minúsculas.<br />
1 Guarde la contraseña en lugar seguro para poder recuperarla.<br />
1 Se puede limitar el acceso al archivo pero, si se deja en blanco el<br />
área de la contraseña, no se obliga a los <strong>usuario</strong>s a introducirla.<br />
4. Seleccione las actividades que los <strong>usuario</strong>s podrán realizar con<br />
esta contraseña.<br />
Seleccione Para permitir a los <strong>usuario</strong>s con esta contraseña<br />
Acceso a todo<br />
el archivo<br />
Realizar una tarea con registros, presentaciones y guiones.<br />
Este privilegio crea una contraseña maestra y proporciona<br />
acceso a todas las actividades en un archivo.<br />
Visualizar registros Consultar los datos de los registros. (Esta opción siempre<br />
está activa.) Se pueden definir grupos para limitar los<br />
campos que el <strong>usuario</strong> final puede consultar.<br />
Imprimir registros Imprimir uno o más registros.<br />
Exportar registros Exportar uno o más registros o acceder a las opciones de<br />
compartición de <strong>FileMaker</strong> Pro, que permiten a los<br />
<strong>usuario</strong>s compartir datos en red, en la Web, vía ODBC o<br />
copiar conjuntos encontrados.<br />
Ignorar avisos de<br />
entrada de datos<br />
Introducir datos que no coincidan con el conjunto de<br />
validaciones de un campo. (Consulte “Definir validaciones<br />
de campo” en la página 5-11.)
9-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Seleccione Para permitir a los <strong>usuario</strong>s con esta contraseña<br />
Diseñar<br />
presentaciones<br />
Crear o cambiar todas las presentaciones. Se pueden<br />
definir grupos para controlar el acceso a presentaciones<br />
individuales.<br />
Editar guiones Crear o cambiar guiones. (Los <strong>usuario</strong>s aún pueden<br />
ejecutarlos, aunque pueden omitirse algunos pasos de<br />
guiones al <strong>usuario</strong> con acceso limitado).<br />
Definir listas de<br />
valores<br />
Crear o cambiar listas de valores. (Para modificar una lista<br />
de valores en modo Visualizar, el <strong>usuario</strong> debe tener<br />
acceso a Crear registros o Editar registros).<br />
Crear registros Crear registros e introducir datos. Esto también permite<br />
modificar listas de valores en modo Visualizar si la opción<br />
Incluir Editar elemento... está activada.<br />
Editar registros Cambiar la información de (todos) los registros. Esto<br />
también permite modificar listas de valores en modo<br />
Visualizar si la opción Incluir Editar elemento... está<br />
activada. Se pueden definir grupos para controlar el acceso<br />
a presentaciones o campos específicos.<br />
Eliminar registros Eliminar uno o más registros.<br />
5. Escoja una categoría para los comandos de menú a los que se<br />
podrá acceder con esta contraseña y después haga clic en Crear.<br />
Contraseña<br />
en blanco<br />
Contraseñas<br />
definidas en<br />
el archivo<br />
Escoja Para<br />
Deseleccionar para limitar el acceso<br />
Escoger comandos de menú para<br />
<strong>usuario</strong>s con esta contraseña<br />
Normal Activar todos los comandos de menú asociados a los privilegios<br />
seleccionados en el paso anterior.<br />
Sólo edición Activar los comandos que permiten sólo actividades básicas de<br />
entrada de datos. Este conjunto de menú desactiva la búsqueda,<br />
la ordenación y el acceso al modo Presentación entre otras<br />
opciones. Los comandos de menú disponibles también<br />
dependen <strong>del</strong> nivel de acceso seleccionado en el paso anterior.<br />
Ninguno Desactivar todos los comandos de menú para el archivo actual<br />
(excepto los comandos <strong>del</strong> sistema comunes y los guiones de<br />
ejecución).<br />
Estas tres opciones permiten cambiar entre ventanas de la base de<br />
datos, realizar guiones <strong>del</strong> menú Guiones, hacer clic en botones de<br />
presentaciones, abrir la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro, cambiar las<br />
opciones de preferencia de la aplicación y abrir, crear o cerrar<br />
archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
6. Si desea contraseñas adicionales, repita los pasos <strong>del</strong> 3 al 5.<br />
Seleccionar<br />
privilegios de<br />
acceso para<br />
<strong>usuario</strong>s<br />
con esta<br />
contraseña<br />
Hacer clic<br />
para asociar<br />
contraseñas<br />
a grupos<br />
existentes<br />
Hacer clic<br />
para definir<br />
grupos<br />
7. Para limitar el acceso a presentaciones o campos específicos, haga<br />
clic en Grupos y siga los pasos de la sección siguiente, “Definir<br />
grupos”.
8. Haga clic en Hecho.<br />
Importante Una vez definida la contraseña maestra, escríbala y<br />
guár<strong>del</strong>a en lugar seguro. Si la olvida, no podrá tener un acceso<br />
completo al archivo. Además, se puede definir más de una<br />
contraseña maestra.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Incluso si usted va a ser el único <strong>usuario</strong>, se recomienda proteger<br />
la base de datos con una contraseña. Esto impide que otros <strong>usuario</strong>s<br />
accedan a los datos o modifiquen la estructura de la base de datos.<br />
1 Cree contraseñas fáciles de recordar, pero que los demás no puedan<br />
adivinar fácilmente. Si escribe las contraseñas, guár<strong>del</strong>as en lugar<br />
seguro lejos <strong>del</strong> ordenador.<br />
1 Los privilegios de acceso de <strong>FileMaker</strong> Pro funcionan<br />
independientemente de los <strong>del</strong> sistema: protegen los archivos usando<br />
contraseñas de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
1 Debe disponer de los privilegios de acceso apropiados para acceder<br />
a los datos desde archivos relacionados. Por ejemplo, para añadir<br />
datos a un archivo relacionado, debe tener privilegios de edición y<br />
creación de registros en el archivo relacionado. Si los archivos<br />
relacionados o los archivos con guiones externos usan la misma<br />
contraseña, <strong>FileMaker</strong> Pro volverá a usar la contraseña sin<br />
solicitarla.<br />
1 Se puede definir una contraseña en blanco que permita un acceso<br />
limitado al archivo. Cualquiera puede acceder al archivo pulsando<br />
Intro o Retorno al abrirlo. Esta opción permite un acceso limitado al<br />
archivo sin necesidad de introducir una contraseña. Al acceder a un<br />
archivo Web con contraseña en blanco, la contraseña en blanco se<br />
usa automáticamente. De esta manera, todos los <strong>usuario</strong>s de la Web<br />
tienen acceso a los privilegios asignados a la contraseña en blanco.<br />
Proteger bases de datos con contraseñas y grupos 9-3<br />
1 Se puede definir una contraseña por defecto que se use<br />
automáticamente al abrir el archivo. Esto permite el acceso a<br />
cualquiera que abra el archivo de base de datos omitiendo el cuadro<br />
de diálogo de la contraseña. Para definir una contraseña por defecto,<br />
escoja el menú Edición > Preferencias > Documento. Active Probar<br />
contraseña por defecto y escriba la contraseña ya definida. Los<br />
<strong>usuario</strong>s tendrán el nivel de acceso asignado a la contraseña. Para<br />
evitar temporalmente la contraseña por defecto e introducir una<br />
distinta, pulse Mayús (Windows) u Opción (Mac OS) al abrir el<br />
archivo.<br />
Eliminar o cambiar contraseñas<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Eliminar una contraseña Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso ><br />
Contraseñas. Seleccione la contraseña en el cuadro<br />
de diálogo Definir contraseñas y haga clic en Eliminar.<br />
En el cuadro de confirmación, haga clic en Eliminar y<br />
después en Hecho. Cuando se indique, escriba la<br />
contraseña maestra y haga clic en OK.<br />
Cambiar una contraseña<br />
si se conoce la<br />
contraseña maestra<br />
Cambiar su propia<br />
contraseña si no conoce<br />
una contraseña maestra<br />
Al definir una contraseña en<br />
blanco, se puede abrir el archivo<br />
sin necesidad de especificar<br />
ninguna contraseña<br />
Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso ><br />
Contraseñas. Seleccione la contraseña en el cuadro<br />
de diálogo Definir contraseñas. Edite la contraseña,<br />
revise los privilegios y haga clic en Cambiar. Haga<br />
clic en Hecho. Cuando se indique, escriba la<br />
contraseña maestra y haga clic en OK.<br />
Escoja el menú Archivo > Cambiar contraseña.<br />
Escriba la contraseña antigua. Escriba la nueva<br />
contraseña, vuelva a escribirla para confirmarla y<br />
haga clic en OK.
9-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Importante Si comparte un archivo, no modifique una contraseña sin<br />
antes notificarlo a los demás <strong>usuario</strong>s.<br />
Definir grupos<br />
Una vez definidas las contraseñas, se definen grupos para restringir<br />
el acceso a presentaciones y campos específicos. Por ejemplo, para<br />
que los <strong>usuario</strong>s finales introduzcan y modifiquen datos en algunos<br />
campos (pero no en todos), con los grupos se especifican los campos<br />
a los que pueden acceder.<br />
Para definir un grupo:<br />
1. Abra el archivo usando la contraseña maestra.<br />
1 Si no ha definido contraseñas, siga los pasos indicados en “Definir<br />
contraseñas” en la página 9-1, y haga clic en Grupos, en el cuadro de<br />
diálogo Definir contraseñas.<br />
1 En el momento de definir grupos, quien los defina debe ser el único<br />
<strong>usuario</strong> <strong>del</strong> archivo.<br />
2. Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Grupos.<br />
3. En el cuadro de diálogo Definir grupos, escriba un nombre para el<br />
grupo y haga clic en Crear.<br />
4. Haga clic en Acceso para asignar privilegios al grupo.<br />
Para añadir varios grupos, especifique nombres de grupo adicionales<br />
antes de hacer clic en Acceso.<br />
Grupos definidos<br />
en el archivo<br />
Escribir nuevo<br />
nombre de grupo<br />
Hacer clic para<br />
asociar contraseñas<br />
a un grupo<br />
Hacer clic para<br />
definir o cambiar<br />
contraseñas<br />
5. En el cuadro de diálogo Privilegios de acceso, seleccione el grupo<br />
para definir privilegios adicionales.<br />
Grupo<br />
seleccionado<br />
Clave<br />
6. Asigne contraseñas al grupo haciendo clic en la viñeta junto a cada<br />
contraseña.<br />
Haga clic en las viñetas, no en el nombre de la contraseña. Una viñeta<br />
sólida indica que el grupo usa la contraseña. Una viñeta gris indica<br />
que el grupo seleccionado no usa la contraseña. En el ejemplo<br />
anterior, el grupo Marketing usa la contraseña Coche. La contraseña<br />
maestra, Tren, aparece en negrita.<br />
7. Defina los privilegios de acceso para presentaciones y campos<br />
específicos haciendo clic en las viñetas junto a ellos.<br />
Para hacer un campo<br />
o una presentación Realice lo siguiente<br />
Accesible<br />
(disponible para su edición)<br />
De Sólo lectura (puede visualizarse<br />
pero no editarse)<br />
No accesible (no puede visualizarse<br />
ni editarse)<br />
Contraseña maestra<br />
Vista general de los privilegios <strong>del</strong> grupo Marketing<br />
Haga clic en la viñeta junto al campo o<br />
presentación hasta que aparezca en negro<br />
( ).<br />
Haga clic en la viñeta junto al campo o<br />
presentación hasta que esté vacía ( ).<br />
Haga clic en la viñeta junto al campo o<br />
presentación hasta que sea gris ( ).
8. Haga clic en Guardar para guardar la configuración actual o haga<br />
clic en Restablecer para volver a los valores guardados la última vez.<br />
9. Haga clic en Hecho para volver al cuadro de diálogo Definir grupos<br />
y vuelva a hacer clic en Hecho para cerrar el cuadro de diálogo.<br />
Para modificar los privilegios de los grupos, vuelva a la vista general<br />
(escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Vista general). La<br />
vista general muestra las contraseñas asociadas a cada grupo y los<br />
privilegios de acceso de cada grupo para campos y presentaciones.<br />
En el ejemplo siguiente, si selecciona el grupo Ventas en una vista<br />
general, verá que:<br />
1 Los <strong>usuario</strong>s que introducen la contraseña Avión están asociados<br />
al grupo Ventas. Esto es evidente ya que la viñeta junto a la<br />
contraseña está definida como Accesible (negra).<br />
1 Los <strong>usuario</strong>s <strong>del</strong> grupo Ventas pueden visualizar, pero no editar, el<br />
contenido <strong>del</strong> campo, independientemente de la presentación en la<br />
que estén. Esto se debe a que todos los campos <strong>del</strong> grupo Ventas<br />
están definidos como de Sólo lectura. No podrán ver ningún dato de<br />
las presentaciones Informe de márgenes ni Gastos de publicidad ya que<br />
los privilegios están definidos como No accesible.<br />
1 En el ejemplo anterior (la vista general de los privilegios <strong>del</strong> grupo<br />
Marketing), los <strong>usuario</strong>s que introducen la contraseña Coche pueden<br />
visualizar y editar los registros de las presentaciones Lista de<br />
productos, Lista de precios y Gastos de publicidad. Pueden ver, pero no<br />
editar, los datos de la presentación Inventario actual pero no pueden<br />
ver ni editar los registros de la presentación Informe de márgenes.<br />
Además, no pueden ver ni editar los campos Costo ni Núm. en stock,<br />
y sólo pueden ver los datos <strong>del</strong> campo Estado, independientemente de<br />
la presentación en que se encuentren los campos.<br />
Proteger bases de datos con contraseñas y grupos 9-5<br />
Vista general de los privilegios <strong>del</strong> grupo Ventas<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Los grupos permiten a los administradores de bases de datos<br />
gestionar el acceso a presentaciones y campos específicos. Si no es<br />
necesario restringir el acceso, simplifique los privilegios usando sólo<br />
contraseñas.<br />
1 Las contraseñas maestras permiten el acceso a todo el archivo.<br />
1 La misma contraseña se puede asociar a más de un grupo. Por<br />
ejemplo, para que los grupos Ventas e Inventario tengan acceso para<br />
revisar la contabilidad en presentaciones y en campos, asocie la<br />
contraseña apropiada a ambos grupos.<br />
1 Un grupo se puede asociar a más de una contraseña. Por ejemplo,<br />
se pueden asignar contraseñas independientes a cada persona de un<br />
grupo contable. Todos los <strong>usuario</strong>s tendrán acceso a las mismas<br />
presentaciones y campos (determinados por el grupo), pero sólo los<br />
administradores podrán efectuar cambios en el archivo<br />
(determinados por las contraseñas).<br />
1 Los <strong>usuario</strong>s no necesitan conocer los grupos. Introducirán la<br />
contraseña asociada con su grupo.
9-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Consejo Para ver las asociaciones entre presentaciones y campos,<br />
escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Vista general. Para<br />
acceder a la vista general debe ser el único <strong>usuario</strong> <strong>del</strong> archivo. Por<br />
ejemplo, para eliminar un campo cuando no se está seguro de las<br />
presentaciones que se verán afectadas, seleccione el campo en el<br />
cuadro de diálogo Privilegios de acceso. Las presentaciones con<br />
viñetas sólidas contienen el campo seleccionado.<br />
Eliminar o cambiar grupos<br />
Para eliminar o cambiar grupos, debe usar la contraseña maestra para<br />
abrir y usar el archivo exclusivamente.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Eliminar un grupo Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso ><br />
Grupos. Seleccione el nombre <strong>del</strong> grupo y haga clic en<br />
Eliminar. En el cuadro de confirmación, haga clic en<br />
Eliminar y después en Hecho.<br />
Cambiar asociaciones<br />
de contraseñas y<br />
privilegios de acceso<br />
de un grupo<br />
Escoja el menú Archivo > Privilegios de acceso > Vista<br />
general. Seleccione un grupo y haga clic en las viñetas<br />
junto a las contraseñas, presentaciones y campos a<br />
cambiar. Haga clic en Guardar y después en Hecho.<br />
Contraseñas y grupos: comparación<br />
Las contraseñas y los grupos están relacionados. Las contraseñas<br />
limitan lo que los <strong>usuario</strong>s pueden hacer y los grupos restringen las<br />
presentaciones y campos que pueden ver. Se pueden especificar<br />
privilegios de acceso para las contraseñas y los grupos.<br />
1 Para las contraseñas, especifique privilegios de acceso que limiten<br />
las actividades <strong>del</strong> <strong>usuario</strong> en todo el archivo (todos los registros,<br />
campos, presentaciones, etc.). Por ejemplo, una contraseña puede<br />
permitir que los <strong>usuario</strong>s creen y editen registros y otra permitirles<br />
sólo visualizarlos.<br />
1 En los grupos, especifique privilegios que limiten el acceso a<br />
presentaciones y campos específicos. Por ejemplo, puede permitir al<br />
grupo Ventas el acceso a un conjunto de presentaciones y campos y<br />
al grupo Marketing el acceso a un conjunto distinto. De esta manera,<br />
la información de cada grupo es privada incluso dentro de la misma<br />
base de datos.<br />
1 Los privilegios de grupo pueden tener preferencia ante los de<br />
contraseñas. Por ejemplo, si una contraseña permite la edición de<br />
todos los campos de todos los registros y un grupo permite a los<br />
mismos <strong>usuario</strong>s únicamente acceso de sólo lectura, no podrán editar<br />
los datos de los campos a pesar de los privilegios de la contraseña.<br />
Sin embargo, un grupo no puede proporcionar acceso adicional a las<br />
contraseñas. Por ejemplo, si una contraseña permite la visualización<br />
de registros, el grupo no puede dar acceso completo a un campo o<br />
presentación.
Capítulo 10<br />
Crear guiones para automatizar tareas<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro incluye la función ScriptMaker ® , que permite<br />
automatizar numerosas tareas, como cambiar de presentación y de<br />
modo así como buscar, ordenar e imprimir registros.<br />
Este capítulo explica cómo utilizar ScriptMaker para:<br />
1 planificar guiones<br />
1 definir guiones<br />
1 definir botones que ejecuten comandos de guiones<br />
Nota Los guiones de <strong>FileMaker</strong> Pro no están disponibles al publicar<br />
bases de datos en la Web mediante la publicación en la Web al<br />
instante de Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro admite de forma limitada los protocolos de guiones<br />
externos ActiveX Automation (Windows), AppleScript (Mac OS) y<br />
Apple Events.<br />
La admisión de Active X Automation, Apple Events y AppleScript<br />
está documentada en la Ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e<br />
índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba Active X<br />
Automation, Apple Events o AppleScript.<br />
Guiones<br />
Un guión es un comando que indica a <strong>FileMaker</strong> Pro que realice una<br />
acción o una secuencia de acciones. El guión se ejecuta para llevar a<br />
cabo dichas acciones. Los guiones se pueden seleccionar en el menú<br />
Guiones o asociarlos a botones.<br />
Por ejemplo, al hacer clic en el botón Carta de la presentación<br />
Entrada de clientes, un guión muestra la presentación Carta. A<br />
continuación, el guión cambia al modo Vista previa y hace una pausa<br />
para poder ver el aspecto de la carta impresa.<br />
Botones en una presentación<br />
Hacer clic para continuar<br />
ejecutando el guión.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro imprime la<br />
carta y vuelve a la<br />
presentación Entrada de<br />
clientes en modo<br />
Visualizar.<br />
Al hacer clic en el botón<br />
Carta, <strong>FileMaker</strong> Pro ejecuta<br />
el guión Imprimir carta<br />
Los guiones facilitan la repetición de procedimientos en tareas<br />
habituales. Realizan pasos sencillos, como cambiar la orientación en<br />
impresiones de sobres, o tareas complejas, como preparar gran<br />
cantidad de correspondencia.<br />
Los guiones se utilizan para combinar y automatizar tareas como:<br />
1 cambiar de modo o de presentación<br />
1 buscar, ordenar e imprimir registros
10-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 imprimir datos de un mismo origen<br />
1 marcar números de teléfono<br />
Dentro de un guión se pueden ejecutar guiones adicionales<br />
denominados subguiones. Los subguiones facilitan la división de<br />
tareas complejas. Por ejemplo, se pueden buscar clientes con saldo<br />
deudor con un guión e imprimir cartas que soliciten el pago con otro.<br />
El primer guión contiene un comando que ejecuta el segundo<br />
(subguión). Si el subguión está en un archivo diferente se denomina<br />
guión externo.<br />
Con <strong>FileMaker</strong> Pro, se puede:<br />
1 definir pausas que permitan realizar tareas no incluidas en el guión,<br />
como introducir datos. Al reanudar el guión, <strong>FileMaker</strong> Pro ejecuta<br />
los comandos restantes.<br />
1 guardar valores en guiones, como peticiones de búsqueda y tipos<br />
de ordenación.<br />
1 imprimir los comandos y valores que componen un guión. (Para<br />
obtener más información acerca de la impresión desde<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, consulte el capítulo 4, “Previsualizar e imprimir<br />
información”.)<br />
1 definir contraseñas que impidan a otros <strong>usuario</strong>s definir o cambiar<br />
guiones. (Consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.)<br />
1 ejecutar un guión de arranque, un guión que se ejecute al abrir un<br />
archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro. Por ejemplo, un guión de arranque puede<br />
cambiar a una presentación de entrada de datos siempre que se abra<br />
una base de datos de pedidos. <strong>FileMaker</strong> Pro también puede ejecutar<br />
un guión de cierre cada vez que se cierra un archivo. (Consulte<br />
“Configurar preferencias <strong>del</strong> documento” en la página A-5.)<br />
1 enviar correo en Internet utilizando un cliente de correo electrónico<br />
independiente (es necesaria una cuenta de correo)<br />
1 abrir un navegador Web en una determinada URL (dirección Web;<br />
es necesario disponer de una cuenta con un proveedor de servicios de<br />
Internet).<br />
Los archivos utilizados pueden contener a su vez guiones y botones.<br />
Por ejemplo, los archivos de plantillas incluidos con <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
tienen botones que facilitan su uso.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Ejecutar un guión <strong>del</strong><br />
menú Guiones<br />
Ejecutar un guión desde<br />
el cuadro de diálogo<br />
Definición <strong>del</strong> guión<br />
Ejecutar un guión<br />
utilizando un atajo<br />
de teclado<br />
Ejecutar un guión<br />
desde un botón<br />
Ejecutar un guión al abrir<br />
o cerrar un archivo de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Reanudar un guión<br />
después de una pausa<br />
Detener un guión<br />
interrumpido<br />
Detener un guión (excepto<br />
cuando está interrumpido)<br />
Escoja el guión en el menú Guiones.<br />
Escoja el menú Guiones > ScriptMaker. Seleccione<br />
el guión y haga clic en Ejecutar.<br />
Pulse la combinación de teclas que aparece junto al<br />
guión en el menú Guiones. (Consulte “Enumerar<br />
guiones en el menú Guiones” en la página 10-13.)<br />
Cambie a una presentación que contenga un botón<br />
<strong>del</strong> guión. En modo Visualizar o Buscar, haga clic<br />
en el botón.<br />
En el cuadro de diálogo Preferencias <strong>del</strong><br />
documento, defina la opción para ejecutar un guión<br />
de arranque o de cierre. Consulte “Configurar<br />
preferencias <strong>del</strong> documento” en la página A-5.<br />
En el área de estado, haga clic en Continuar o pulse<br />
Intro o Retorno. Si se cambia de presentación<br />
durante la pausa de un guión y se continúa su<br />
ejecución, los pasos restantes se ejecutan en la<br />
nueva presentación.<br />
En el área de estado, haga clic en Cancelar, cambie<br />
a otro modo, cierre la ventana activa o salga de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Pulse Esc (Windows) o Comando+Punto<br />
(Mac OS), oculte o cierre la ventana activa o salga<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro. Si el guión contiene un paso<br />
Cerrar ventana o Conmutar ventana que oculta la<br />
ventana activa, <strong>FileMaker</strong> Pro detiene el guión<br />
actual y vuelve al que lo llamó (si existe).
Nota Los guiones que contienen el paso Permitir cancelación <strong>del</strong><br />
<strong>usuario</strong> [Inactivo] no se pueden detener.<br />
Para obtener la descripción de varios tipos de guiones ejecutables,<br />
consulte “Pasos de ScriptMaker” en la página 10-6.<br />
Crear guiones: generalidades<br />
Los guiones de <strong>FileMaker</strong> Pro, sencillos o complejos, son más<br />
fáciles de crear si sigue estos consejos:<br />
1 planee el guión antes de definirlo.<br />
1 ejecute ciertas operaciones, como peticiones de búsqueda y tipos<br />
de ordenación, antes de abrir ScriptMaker, para facilitar el<br />
almacenamiento de los parámetros de dichas peticiones. Para<br />
obtener más información, consulte “Almacenar configuración antes<br />
de crear guiones” en la página 10-4.<br />
Una vez decidida la forma de construcción y almacenados los<br />
valores necesarios, se puede definir el guión.<br />
Planificar guiones<br />
De igual forma que no intentaría escribir un informe sin un borrador<br />
previo, no intente escribir un guión sin planificarlo. Antes de definir<br />
un guión, considere estas preguntas:<br />
1 ¿Cuál es el objetivo? ¿Se puede dividir el trabajo en tareas<br />
menores? En caso afirmativo, defina un subguión para cada tarea y<br />
un guión que ejecute los subguiones. Normalmente es más sencillo<br />
diseñar y probar varios subguiones pequeños que uno complejo. Este<br />
enfoque por módulos permite volver a utilizar los subguiones en<br />
otros guiones.<br />
1 ¿Están todos los datos necesarios en un archivo o va a utilizar el<br />
guión más de un archivo? Si se utilizan varios archivos, ¿cuáles va a<br />
abrir el guión? ¿Dónde debe definirse el guión?<br />
1 ¿Cómo van a ejecutar los <strong>usuario</strong>s el guión? (Consulte “Utilizar<br />
botones con guiones” en la página 10-13.)<br />
Crear guiones para automatizar tareas 10-3<br />
1 ¿Va a contener el guión pasos para configurar la impresión<br />
(Windows), ajustar página (Mac OS), imprimir, importar, buscar,<br />
ordenar o exportar? En caso afirmativo, ¿qué valores se deben<br />
almacenar antes de definir el guión? (Consulte “Almacenar<br />
configuración antes de crear guiones” en la página 10-4.)<br />
1 ¿Qué campos y presentaciones necesita el guión? Algunos pasos<br />
exigen la presencia de un campo en la presentación actual (como Ir<br />
al campo, Insertar texto, Insertar resultado calculado y Reemplazar),<br />
otros no, como Establecer campo. Para cambiar a la presentación que<br />
contenga los campos exigidos por el guión, use Ir a la presentación.<br />
1 ¿Debe cambiar de modo el guión? Por ejemplo, utilice Modo<br />
Visualizar antes de modificar datos de campos o registros y Modo<br />
Buscar antes de definir una petición de búsqueda o de buscar datos.<br />
1 ¿Debe trabajar el guión en todos los registros de la base de datos,<br />
en el conjunto encontrado actual o en un conjunto de registros<br />
determinado? ¿Qué ocurre si no se encuentran registros? Utilice uno<br />
de los pasos para buscar u omitir y defina los registros correctos.<br />
1 ¿En qué registro debe empezar el guión? Por ejemplo, al utilizar el<br />
paso Loop, decida si el bucle empieza en el primer registro o en el<br />
último, en un registro concreto o en el registro actual de un conjunto<br />
encontrado. Para seleccionar un registro de inicio, utilice Ir al<br />
registro/petición/página.<br />
1 ¿Cómo debe avanzar el guión por los múltiples campos y<br />
registros? Para desplazarse por un conjunto encontrado, utilice los<br />
pasos de navegación.<br />
1 ¿Deben ordenarse los registros antes de que el guión los procese?<br />
Si utiliza el paso Loop, use Ordenar o Desordenar antes <strong>del</strong> bucle<br />
para establecer el orden adecuado.<br />
1 ¿Cuándo debe terminar el guión? ¿Una vez procesados todos los<br />
registros? ¿Al cumplirse una condición? Para ejecutar una tarea<br />
cuando el guión cumpla una condición concreta, utilice el paso If.
10-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 ¿Cómo se va a documentar el diseño <strong>del</strong> guión? Para que los<br />
guiones sean legibles y comprensibles, utilice el paso Comentario.<br />
Es especialmente importante si el mantenimiento de la base de datos<br />
lo va a realizar otra persona.<br />
1 ¿Cómo se va a probar el guión? Para interrumpir el guión en puntos<br />
determinados, utilice el paso Pausar/reanudar guión. Por ejemplo, al<br />
probar un guión con un paso Loop, coloque Pausar/reanudar guión<br />
en medio <strong>del</strong> bucle para verificar que funciona como se esperaba. El<br />
paso Pausar/reanudar guión se puede eliminar cuando el guión<br />
funcione correctamente.<br />
Consejo Pruebe el guión en un clon (o una copia) de la base de datos<br />
para proteger los originales. Una vez probado el guión, importe al<br />
clon los datos <strong>del</strong> archivo original o use la función Importar guiones<br />
para importar el guión a la base de datos. Para obtener más<br />
información acerca de esta función, consulte “Importar guiones” en<br />
la página 10-12.<br />
Almacenar configuración antes de crear guiones<br />
Al definir un guión, <strong>FileMaker</strong> Pro guarda los valores actuales de<br />
importación, exportación, búsqueda, ordenación y configuración de<br />
impresión (Windows) o ajuste de página Mac OS). Si se colocan<br />
estos pasos en el guión, <strong>FileMaker</strong> Pro puede restaurar los valores de<br />
estas acciones al ejecutarlo.<br />
Para almacenar valores en un guión, especifíquelos antes de añadir<br />
los pasos Configurar impresión o Ajustar página, Importar registros,<br />
Ejecutar búsqueda, Ordenar o Exportar registros.<br />
Para especificar Realice lo siguiente<br />
Configurar impresión<br />
(Windows). Ajustar<br />
página (Mac OS).<br />
Escoja el menú Archivo > Configurar impresión o Ajustar<br />
página. Seleccione las opciones que desee y haga clic en<br />
Aceptar. Consulte “Preparar impresión” en la<br />
página 4-2.<br />
Para especificar Realice lo siguiente<br />
Orden de importación Importe los registros con la orden de importación a<br />
almacenar. Consulte “Importar datos en <strong>FileMaker</strong><br />
Pro” en la página 12-2.<br />
Peticiones de<br />
búsqueda<br />
En modo Buscar, cree las peticiones de búsqueda. Para<br />
ejecutar las peticiones, no es necesario hacer clic en<br />
Buscar. Consulte “Buscar registros” en la página 3-1.<br />
Tipo de ordenación En modo Visualizar, escoja Ordenar en el menú<br />
Registros y seleccione los campos por los que ordenar<br />
y el tipo de ordenación. Haga clic en Hecho. No es<br />
necesario ejecutar la ordenación. Consulte “Ordenar<br />
registros” en la página 3-9.<br />
Orden de exportación Exporte los registros utilizando la orden de exportación<br />
a almacenar. Consulte “Exportar datos de <strong>FileMaker</strong><br />
Pro” en la página 12-7.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para utilizar los valores al ejecutar el guión, seleccione la opción<br />
Restaurar en los pasos Configurar impresión (Windows) o Ajustar<br />
página (Mac OS), Importar registros, Ejecutar búsqueda, Ordenar o<br />
Exportar registros.<br />
1 Un guión sólo puede almacenar un tipo de ordenación y un valor<br />
de cada tipo, por ejemplo, un conjunto de peticiones de búsqueda. Si<br />
son necesarios más, defina un subguión que almacene distintos<br />
valores.<br />
1 Para ver los valores almacenados con un guión, imprima la<br />
definición <strong>del</strong> guión. Para imprimir la definición de un guión o de<br />
todos, haga clic en el botón Imprimir <strong>del</strong> cuadro de diálogo Definición<br />
<strong>del</strong> guión.<br />
1 Para introducir valores al ejecutar guiones en vez de utilizar<br />
valores almacenados, especifique que <strong>FileMaker</strong> Pro muestre un<br />
cuadro de diálogo al ejecutar el paso <strong>del</strong> guión.
Por ejemplo, si se añade un paso Ordenar y se deseleccionan las<br />
opciones Restaurar el tipo de ordenación y Ejecutar sin diálogos, al<br />
ejecutar el guión aparece el cuadro de diálogo Ordenar con la última<br />
ordenación utilizada en el archivo. Si se selecciona Restaurar el tipo<br />
de ordenación y se deselecciona Ejecutar sin diálogos, el cuadro de<br />
diálogo muestra los valores por defecto que el <strong>usuario</strong> puede ejecutar<br />
o modificar.<br />
Definir guiones<br />
ScriptMaker permite definir guiones escogiendo pasos y<br />
estableciendo el orden en que <strong>FileMaker</strong> Pro los ejecute. Si utiliza un<br />
subguión, defínalo primero y defina después el guión que lo llama.<br />
1. Almacene los valores <strong>del</strong> guión si incluye Configurar impresión<br />
(Windows) o Ajustar página (Mac OS), Importar, Exportar, Ordenar<br />
o Buscar.<br />
2. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.<br />
3. En el cuadro de diálogo Definición <strong>del</strong> guión, escriba el nombre<br />
<strong>del</strong> nuevo guión y haga clic en Crear.<br />
4. En el cuadro de diálogo Definición <strong>del</strong> guión, escoja los pasos <strong>del</strong><br />
guión.<br />
Las opciones de este cuadro de diálogo se describen en la secciones<br />
siguientes.<br />
En el menú<br />
Guiones aparecen<br />
los que tienen<br />
marcas de<br />
verificación<br />
Arrastrar la flecha<br />
doble para<br />
ordenar de nuevo<br />
el guión en el<br />
menú Guiones<br />
Escribir el<br />
nombre de un<br />
guión nuevo<br />
Crear guiones para automatizar tareas 10-5<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro incluye pasos por defecto al crear guiones. Estos<br />
pasos se pueden modificar y eliminar.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Añadir pasos Selecciónelos en la lista de pasos disponibles y haga<br />
clic en Mover. Seleccione opciones para el paso, si<br />
están disponibles.<br />
Eliminar pasos Selecciónelos en el guión y haga clic en Eliminar o<br />
pulse la tecla Suprimir<br />
Eliminar todos<br />
los pasos<br />
Haga clic en Borrar todos<br />
Duplicar pasos Selecciónelos en el guión y haga clic en Duplicar.<br />
Cambiar opciones<br />
de pasos<br />
Cambiar el orden<br />
de los pasos<br />
Guiones definidos en el archivo<br />
Seleccionar para incluir el guión<br />
seleccionado en el menú Guiones<br />
Hacer clic para añadir<br />
un nuevo guión<br />
Seleccione un paso <strong>del</strong> guión y modifique las<br />
opciones.<br />
Arrastre la flecha doble para mover un paso.
10-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Añadir un subguión Seleccione Ejecutar guión en la lista de pasos<br />
disponibles y haga clic en Mover. Seleccione la opción<br />
Ejecutar subguiones, y escoja el submenú <strong>del</strong> menú<br />
desplegable. Si el subguión está en otro archivo,<br />
escoja Guión externo.<br />
Añadir pausas al guión Seleccione Pausar/reanudar guión en la lista de pasos<br />
disponibles, haga clic en Mover y especifique las<br />
opciones. También se puede añadir un paso<br />
definiendo la opción Pausa.<br />
Escoger pasos de la lista<br />
Visualizar pasos por categoría<br />
5. Haga clic en OK.<br />
6. Para incluir el guión en el menú Guiones, seleccione Incluir en<br />
menú en el cuadro de diálogo Definición <strong>del</strong> guión.<br />
7. Haga clic en Hecho.<br />
Pasos <strong>del</strong> guión<br />
Las opciones<br />
de los pasos<br />
aparecen entre<br />
corchetes<br />
Arrastre la<br />
flecha doble<br />
para ordenar de<br />
nuevo un paso<br />
Definir<br />
opciones para<br />
el paso<br />
seleccionado.<br />
Pasos de ScriptMaker<br />
Los pasos son comandos de <strong>FileMaker</strong> Pro que se utilizan en<br />
guiones. Los pasos son parecidos a los comandos a los que se accede<br />
mediante los menús de <strong>FileMaker</strong> Pro. Por ejemplo, se puede crear<br />
un registro escogiendo Nuevo registro en el menú Registros o ejecutar<br />
un guión que contenga el paso Nuevo registro/petición.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Muchos pasos tienen opciones que se especifican al definir un<br />
guión. Por ejemplo, en el paso Ir al campo se puede especificar un<br />
nombre de campo. La Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro contiene información<br />
detallada acerca de los pasos y las opciones.<br />
1 Algunos pasos, como Pegar o Insertar texto, sólo se pueden<br />
ejecutar en modos concretos o cuando un campo está en la<br />
presentación actual.<br />
1 Cuando se ejecuta un guión, algunos pasos pueden mostrar cuadros<br />
de diálogo. Por ejemplo, un guión con el paso Ordenar puede mostrar<br />
el cuadro de diálogo Ordenar para introducir un tipo de ordenación.<br />
1 Para especificar un campo relacionado en un paso, escoja una<br />
relación en la lista de la parte superior <strong>del</strong> cuadro de diálogo<br />
Especificar campo. A continuación, seleccione un campo<br />
relacionado.<br />
1 En los pasos se pueden utilizar funciones de estado para controlar<br />
el estado de la base de datos. Por ejemplo, un guión puede comprobar<br />
si un archivo está ordenado. También puede mostrar un mensaje<br />
personalizado con instrucciones para los <strong>usuario</strong>s cuando un<br />
conjunto encontrado esté vacío.<br />
Para obtener una lista de las funciones de estado y algunos ejemplos<br />
de su funcionamiento, consulte el Capítulo 11 y la Ayuda de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
1 Para obtener información acerca de la utilización de pasos de<br />
guiones con objetos OLE, consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro.
Controlar pasos de guiones<br />
Utilice este paso Para<br />
Ejecutar guión Ejecutar otro guión<br />
Pausar/reanudar guión Interrumpir un guión o reanudar un guión<br />
interrumpido<br />
Salir <strong>del</strong> guión Salir <strong>del</strong> guión actual<br />
Detener guión Detener la ejecución de todos los guiones<br />
If Ejecutar pasos si un cálculo no es True (no es cero)<br />
Else Ejecutar otro conjunto de pasos si un cálculo es False<br />
(cero)<br />
End If Marcar el final de una sentencia If<br />
Loop Ejecutar repetidamente un conjunto de pasos<br />
Exit Loop If Salir de un bucle si un cálculo no es True (no es cero)<br />
End Loop Marcar el final de un bucle<br />
Permitir cancelación<br />
<strong>del</strong> <strong>usuario</strong><br />
Establecer captura de<br />
errores<br />
Permitir o impedir que los <strong>usuario</strong>s detengan un guión<br />
Desplazarse por pasos de guiones<br />
Utilice este paso Para<br />
Permitir o impedir la visualización de mensajes de<br />
error. Utilice este paso para cambiar la forma en que<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro gestiona los mensajes de error.<br />
Ir a la presentación Visualizar la presentación especificada<br />
Ir al registro/petición/página Desplazarse a un registro <strong>del</strong> conjunto<br />
encontrado en modo Visualizar, a una petición de<br />
búsqueda en modo Buscar o a una página en<br />
modo Vista previa<br />
Ir al registro relacionado Desplazarse al registro relacionado actual en un<br />
archivo relacionado<br />
Ir a la fila portal Desplazarse a la fila de un portal<br />
Utilice este paso Para<br />
Crear guiones para automatizar tareas 10-7<br />
Ir al campo Desplazarse a un campo de la presentación actual<br />
Ir al campo siguiente Desplazarse al siguiente campo de la<br />
presentación actual<br />
Ir al campo anterior Desplazarse al campo anterior de la presentación<br />
actual<br />
Modo Visualizar Cambiar al modo Visualizar<br />
Modo Buscar Cambiar al modo Buscar<br />
Modo Vista previa Cambiar al modo Vista previa<br />
Ordenar, buscar e imprimir pasos<br />
de guiones<br />
Utilice este paso Para<br />
Ordenar Ordenar los registros <strong>del</strong> conjunto encontrado<br />
Desordenar Restaurar el orden de creación de los registros<br />
Mostrar todos los<br />
registros<br />
Mostrar todos los registros <strong>del</strong> archivo<br />
Mostrar omitidos Mostrar los archivos que no están en el conjunto<br />
encontrado<br />
Omitir registro Excluir <strong>del</strong> conjunto encontrado el registro actual<br />
Omitir múltiples Excluir <strong>del</strong> conjunto encontrado varios registros a<br />
partir <strong>del</strong> actual<br />
Ejecutar búsqueda Buscar registros que cumplan las peticiones de<br />
búsqueda actuales<br />
Cambiar búsqueda<br />
anterior<br />
Configurar impresión<br />
(Windows)<br />
Ajustar página<br />
(Mac OS)<br />
Modificar las últimas peticiones de búsqueda<br />
Definir las opciones de Configurar impresión<br />
(Windows) o de Ajustar página (Mac OS), como la<br />
orientación horizontal o vertical
10-8 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Utilice este paso Para<br />
Imprimir Imprimir información <strong>del</strong> archivo actual<br />
Editar pasos de guiones<br />
Utilice este<br />
paso Para<br />
Deshacer Deshacer la última acción<br />
Cortar Eliminar el contenido de un campo y copiarlo al<br />
Portapapeles<br />
Copiar Copiar el contenido de un campo o de una página en modo<br />
Presentación, al Portapapeles<br />
Pegar Pegar el contenido <strong>del</strong> Portapapeles en un campo<br />
Borrar Eliminar el contenido de un campo sin copiarlo al<br />
Portapapeles<br />
Seleccionar todo Seleccionar todo el contenido de un campo<br />
Pasos de guiones de campos<br />
Utilice este paso Para<br />
Establecer campo Reemplazar el contenido de un campo con el resultado<br />
de un cálculo. No es necesario que el campo aparezca en<br />
la presentación actual.<br />
Insertar texto Insertar una cadena de texto en un campo<br />
Insertar resultado<br />
calculado<br />
Insertar el resultado de un cálculo en otro campo de la<br />
presentación actual<br />
Insertar desde índice Insertar un valor desde el índice en el campo actual<br />
Insertar desde último<br />
registro<br />
Insertar datos de un campo <strong>del</strong> último registro activo en<br />
el mismo campo <strong>del</strong> registro o petición de búsqueda<br />
actual. (El último registro con un punto de inserción en<br />
un campo es el registro activo.)<br />
Insertar fecha actual Insertar la fecha actual <strong>del</strong> sistema en un campo<br />
Utilice este paso Para<br />
Insertar hora actual Insertar la hora actual <strong>del</strong> sistema en un campo<br />
Insertar nombre <strong>del</strong><br />
<strong>usuario</strong> actual<br />
Insertar el nombre de <strong>usuario</strong> actual en un campo (El<br />
nombre de <strong>usuario</strong> se especifica en las preferencias<br />
generales de la aplicación.)<br />
Insertar imagen Insertar una imagen en un campo contenedor. (El campo<br />
contenedor debe estar activo al ejecutar este paso.)<br />
Insertar QuickTime<br />
(Windows)<br />
Insertar película<br />
(Mac OS)<br />
Insertar objeto<br />
(Windows)<br />
Actualizar enlace<br />
(Windows)<br />
Insertar una película de QuickTime en un campo<br />
contenedor. (El campo contenedor debe estar activo al<br />
ejecutar este paso.)<br />
Insertar un objeto enlazado o incrustado en un campo<br />
contenedor<br />
Actualizar un enlace OLE en un campo contenedor<br />
Pasos de guiones de registros<br />
Utilice este paso Para<br />
Nuevo registro/petición Añadir un registro o una petición de búsqueda<br />
Duplicar registro/petición Duplicar un registro o una petición de búsqueda<br />
Eliminar registro/petición Eliminar permanentemente el registro o petición<br />
de búsqueda actual<br />
Eliminar fila <strong>del</strong> portal Eliminar permanentemente la fila de portal<br />
actual. Utilice Ir a la fila portal para especificar<br />
la fila actual.<br />
Restablecer registro/petición Devolver al registro o petición de búsqueda<br />
actual el estado anterior a la adición o<br />
modificación de sus datos.<br />
Salir de registro/petición Salir <strong>del</strong> registro o petición de búsqueda actual<br />
para actualizar los datos de campo y no activar<br />
campos
Utilice este paso Para<br />
Copiar registro Copiar el contenido <strong>del</strong> registro actual al<br />
Portapapeles<br />
Copiar todos los registros Copiar el contenido <strong>del</strong> conjunto encontrado<br />
actual al Portapapeles<br />
Eliminar todos los registros Borrar permanentemente todos los registros <strong>del</strong><br />
conjunto encontrado actual<br />
Reemplazar Reemplazar el contenido de un campo en todos<br />
los registros <strong>del</strong> conjunto encontrado<br />
Reactualizar Actualizar el valor de una actualización en<br />
registros <strong>del</strong> conjunto encontrado<br />
Importar registros Importar al archivo actual datos de otro archivo<br />
Exportar registros Guardar datos con un formato admitido por otra<br />
aplicación<br />
Pasos de guiones de ventanas<br />
Utilice este paso Para<br />
Congelar ventana Detener la actualización de la ventana (ocultar<br />
acciones a los <strong>usuario</strong>s)<br />
Refrescar ventana Actualizar la pantalla o reanudar la actualización tras<br />
Congelar ventana<br />
Desplazar ventana Desplazar la ventana hacia arriba, abajo o hacia la<br />
selección actual<br />
Conmutar ventana Ocultar (Mac OS) o cambiar el tamaño de la ventana<br />
Conmutar área<br />
de estado<br />
Mostrar, ocultar o bloquear el área de estado<br />
Conmutar regla de texto Mostrar u ocultar la regla de texto<br />
Establecer nivel de<br />
ampliación<br />
Reducir, aumentar o bloquear el contenido de una<br />
ventana<br />
Ver como Visualizar registros individualmente, como lista o<br />
como tabla<br />
Crear guiones para automatizar tareas 10-9<br />
Pasos de guiones de archivos<br />
Utilice este paso Para<br />
Nuevo Crear un archivo<br />
Abrir Abrir un archivo. Los pasos posteriores operan en el<br />
archivo que contiene el guión, no en el archivo recién<br />
abierto.<br />
Cerrar Cerrar un archivo<br />
Cambiar contraseña Modificar la contraseña utilizada por el <strong>usuario</strong> actual<br />
Establecer<br />
multi<strong>usuario</strong><br />
Establecer uso de<br />
formatos <strong>del</strong> sistema<br />
Guardar una copia<br />
como<br />
Definir el acceso de red <strong>del</strong> archivo actual en Activo,<br />
Activo (Oculto) o Inactivo<br />
Utilizar los formatos de fecha, hora y números guardados<br />
con el archivo actual o utilizar los formatos <strong>del</strong> sistema<br />
Guardar una copia <strong>del</strong> archivo actual<br />
Recuperar Recuperar un archivo<br />
Comprobar ortografía de pasos de guiones<br />
Utilice este paso Para<br />
Comprobar selección Comprueba la ortografía de la actual selección de texto<br />
Comprobar registro Comprueba la ortografía <strong>del</strong> texto <strong>del</strong> registro actual<br />
Comprobar grupo<br />
hallado<br />
Comprobar la ortografía de todos los campos de todos<br />
los registros <strong>del</strong> conjunto encontrado<br />
Corregir palabra Visualizar el cuadro de diálogo Ortografía para<br />
corregir palabras. La opción Corrección simultánea a<br />
la escritura (área Ortografía de Preferencias <strong>del</strong><br />
documento) debe estar activada.<br />
Opciones de ortografía Visualizar el cuadro de diálogo Opciones de ortografía<br />
Seleccionar<br />
diccionarios<br />
Visualizar el cuadro de diálogo Seleccionar<br />
diccionarios
10-10 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Utilice este paso Para<br />
Editar diccionario<br />
<strong>del</strong> <strong>usuario</strong><br />
Visualizar el cuadro de diálogo Editar diccionario de<br />
<strong>usuario</strong><br />
Pasos de guiones para abrir elemento<br />
de menú<br />
Utilice este paso Para<br />
Abrir preferencias<br />
de la aplicación<br />
Abrir preferencias<br />
<strong>del</strong> documento<br />
Visualizar el cuadro de diálogo Preferencias de la<br />
aplicación<br />
Visualizar el cuadro de diálogo Preferencias <strong>del</strong><br />
documento<br />
Abrir Definir campos Visualizar el cuadro de diálogo Definir campos<br />
Abrir Definir<br />
relaciones<br />
Abrir Definir listas<br />
de valores<br />
Pasos de guiones diversos<br />
Visualizar el cuadro de diálogo Definir relaciones<br />
Visualizar el cuadro de diálogo Definir listas de<br />
valores<br />
Abrir Ayuda Visualizar la ventana con el contenido <strong>del</strong> sistema de<br />
ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Abrir ScriptMaker Visualizar el cuadro de diálogo Definición <strong>del</strong> guión<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro detiene la ejecución de los guiones<br />
después de este paso.<br />
Abrir Compartir Visualizar el cuadro de diálogo Compartir archivo<br />
Utilice este paso Para<br />
Mostrar mensaje Visualizar un mensaje de alerta<br />
Pitar Ejecutar el sonido de pitidos <strong>del</strong> sistema<br />
Hablar<br />
(Mac OS)<br />
Oír la cadena de texto <strong>del</strong> contenido de un campo.<br />
Utilice este paso Para<br />
Marcar Marcar números de teléfono<br />
Abrir URL Abrir una URL<br />
Enviar correo Enviar correo electrónico con los campos Para, Copia<br />
a, Asunto y Mensaje especificados en las opciones de<br />
pasos <strong>del</strong> guión<br />
Enviar ejecución DDE<br />
(Windows)<br />
Enviar mensaje<br />
(Windows)<br />
Enviar evento Apple<br />
(Mac OS)<br />
Ejecutar AppleScript<br />
(Mac OS)<br />
Enviar un comando DDE (Dynamic Data Exchange,<br />
intercambio dinámico de datos) a otra aplicación<br />
Iniciar una aplicación o abrir o imprimir un documento<br />
en otra aplicación<br />
Enviar un comando Apple Event (AE) a otra aplicación<br />
Ejecutar un guión AppleScript<br />
Comentario Añadir notas a un guión para describir un paso<br />
Vaciar caché a disco Guardar el caché interno de <strong>FileMaker</strong> Pro en el disco<br />
duro<br />
Salir de la aplicación Cerrar todos los archivos y salir de <strong>FileMaker</strong> Pro
Cambiar guiones<br />
1. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.<br />
2. En el cuadro de diálogo Definición <strong>del</strong> guión, seleccione el<br />
nombre de un guión.<br />
3. En el cuadro de diálogo Definición <strong>del</strong> guión, cambie los pasos <strong>del</strong><br />
guión y haga clic en OK.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Añadir pasos Seleccione los pasos en la lista de pasos disponibles y<br />
haga clic en Mover. Seleccione opciones para el paso, si<br />
están disponibles.<br />
Eliminar pasos Selecciónelos en el guión y haga clic en Eliminar o pulse<br />
la tecla Suprimir<br />
Cambiar opciones<br />
de pasos<br />
Cambiar el orden de<br />
los pasos<br />
Seleccione un paso <strong>del</strong> guión y modifique las opciones.<br />
Arrastre la flecha doble para mover un paso.<br />
Si el guión contiene pasos que permiten almacenar valores de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, como Configurar impresión o Ajustar página, Orden<br />
de importación, Peticiones de búsqueda, Orden de exportación o<br />
Tipo de ordenación, aparece el cuadro de diálogo de configuración<br />
<strong>del</strong> guión. Especifique si conservar los valores almacenados<br />
previamente para los pasos o reemplazarlos con los utilizados antes<br />
de abrir el guión. Efectúe los cambios y haga clic en OK.<br />
Las opciones atenuadas<br />
no están disponibles para<br />
el guión actual<br />
Seleccionar una opción para<br />
conservar o reemplazar todas<br />
las apariciones <strong>del</strong> tipo de valor<br />
(por ejemplo, todos los tipos de<br />
ordenación) almacenadas con<br />
el guión<br />
Crear guiones para automatizar tareas 10-11<br />
Nota Al cambiar un guión creado con <strong>FileMaker</strong> Pro para Windows,<br />
los pasos que sólo funcionan en Windows aparecen en cursiva. Al<br />
cambiar un guión creado con <strong>FileMaker</strong> Pro para Mac OS, los pasos<br />
que sólo funcionan en -Mac OS aparecen en cursiva. Las opciones<br />
que aparecen en cursiva sólo se pueden cambiar en la plataforma en<br />
que se crearon.<br />
Duplicar, cambiar nombre o eliminar<br />
guiones<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Crear con rapidez guiones similares Seleccione los guiones y haga clic en<br />
Duplicar.<br />
Cambiar el nombre <strong>del</strong> guión Modifique el nombre en el cuadro<br />
Nombre <strong>del</strong> guión y haga clic en Cambiar<br />
nombre.<br />
Añadir el guión al menú Guiones Seleccione Incluir en menú.<br />
Eliminar el guión <strong>del</strong> menú Guiones Deseleccione Incluir en menú.<br />
Haga clic en Hecho para terminar o en Editar para cambiar los pasos<br />
<strong>del</strong> guión.<br />
Eliminar guiones<br />
1. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.<br />
2. En el cuadro de diálogo Definición <strong>del</strong> guión, seleccione los<br />
nombres de los guiones y haga clic en Eliminar.<br />
3. Haga clic otra vez en Eliminar y después en Hecho.<br />
Importante Al eliminar un guión, cambie los guiones y botones que<br />
hagan referencia a dicho guión.
10-12 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Importar guiones<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro permite importar guiones de otras bases de datos de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Muchos guiones contienen referencias a campos (locales y<br />
relacionados), presentaciones, registros y otros guiones (archivos<br />
locales y externos). Además, algunos pasos de guiones, como<br />
Establecer campo, Insertar resultado calculado, Reemplazar, etc.,<br />
pueden incluir referencias incrustadas en cálculos. Aunque estas<br />
referencias sean válidas en el archivo original, es posible que no lo<br />
sean en el archivo de destino.<br />
Para minimizar la pérdida de información, <strong>FileMaker</strong> Pro intenta<br />
asignar las referencias a campos, relaciones, guiones y<br />
presentaciones según sus nombres. Los campos, relaciones, guiones<br />
y presentaciones que no se pueden asignar se marcan como<br />
desconocidos y deben editarse y corregirse antes de ejecutar el guión.<br />
Al importar un guión, es recomendable editarlo para garantizar que<br />
todas las referencias son válidas y aparecen correctamente. Revise<br />
siempre los guiones importados antes de ejecutarlos por primera vez.<br />
Para importar un guión<br />
1. Abra el archivo al que se va a importar el guión.<br />
2. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.<br />
3. Haga clic en el botón Importar.<br />
4. Abra el archivo que contiene los guiones a importar.<br />
5. En el cuadro de diálogo Importar guiones, active los cuadros de<br />
verificación de los guiones a importar.<br />
6. Haga clic en OK y haga clic de nuevo en OK.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Durante la importación de guiones, la coincidencia de nombres de<br />
campos y presentaciones es sensible a mayúsculas. Si no se<br />
encuentra ninguna coincidencia, aparece la palabra <br />
en lugar <strong>del</strong> nombre <strong>del</strong> campo y/o presentación solicitado.<br />
1 Al importar un guión que hace referencia a una relación,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro supone que<br />
1 los nombres de las relaciones son los mismos<br />
1 las claves de las relaciones son las mismas<br />
1 los nombres, tipos y claves <strong>del</strong> campo base son los mismos<br />
Si no se cumplen todas estas condiciones, los elementos no<br />
coincidentes aparecen con la palabra añadida al<br />
guión.<br />
1 Al importar pasos de guión que contienen cálculos (por ejemplo,<br />
If, Establecer campo o Insertar campo calculado), <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
busca coincidencias de nombres y tipos de campos. Si no se<br />
encuentra ninguna coincidencia, aparece la palabra en<br />
lugar <strong>del</strong> nombre <strong>del</strong> campo no encontrado.<br />
1 La información almacenada en guiones (por ejemplo, Peticiones<br />
de búsqueda, Tipo de ordenación, Orden de importación de campos<br />
y Orden de exportación de campos) se intenta asignar a campos<br />
originales siguiendo las reglas citadas. Si no se encuentran campos<br />
coincidentes originales, los campos sin asignar se sustituyen por la<br />
palabra .<br />
1 Al importar guiones con el paso Ejecutar guión, el enlace entre<br />
guiones se conserva sólo si los guiones enlazados se importan al<br />
mismo tiempo. Si en el archivo de destino ya existe un guión con el<br />
mismo nombre, no se intentan enlazar los dos guiones. Si el paso<br />
Ejecutar guión hace referencia a un guión externo, el guión<br />
importado también hará dicha referencia.
Enumerar guiones en el menú Guiones<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro enumera los guiones en el menú Guiones y asigna<br />
atajos de teclado, como Control+1 (Windows) o Comando+1<br />
(Mac OS), a los primeros diez guiones.<br />
Para cambiar el orden de los guiones en el menú Guiones:<br />
1. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.<br />
2. En el cuadro de diálogo Definición <strong>del</strong> guión, arrastre la flecha<br />
doble situada a la izquierda de los nombres de guión hasta una nueva<br />
posición.<br />
3. Para añadir o eliminar un guión <strong>del</strong> menú, selecciónelo y active o<br />
desactive Incluir en menú.<br />
Los guiones con marcas de verificación aparecen en el menú<br />
Guiones.<br />
4. Haga clic en Hecho.<br />
Utilizar botones con guiones<br />
Un botón es un objeto de presentación que ejecuta un paso de guión<br />
o un guión completo al hacer clic en él.<br />
Definir botones<br />
Crear guiones para automatizar tareas 10-13<br />
Botones<br />
Al hacer clic en<br />
el botón Carta,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
ejecuta el guión<br />
Imprimir carta<br />
Para crear un botón con etiqueta de texto, realice el procedimiento<br />
siguiente.<br />
Nota Para crear botones de otro tipo (por ejemplo, un círculo con un<br />
gráfico), consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
1. Para definir un botón que ejecute un guión completo, cree primero<br />
el guión.<br />
Consulte “Definir guiones” en la página 10-5.<br />
2. En modo Presentación, escoja una presentación y haga clic en la<br />
herramienta Botones.
10-14 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Herramienta Botones<br />
Si la herramienta no aparece en la presentación,<br />
hacer clic en el control <strong>del</strong> área de estado<br />
Borde de botón<br />
3. Arrastre el puntero en forma de cruz sobre la presentación para<br />
dibujar el botón.<br />
4. En el cuadro de diálogo Especificar botón, seleccione un paso,<br />
defina las opciones <strong>del</strong> paso (si están disponibles), seleccione un<br />
estilo de botón y haga clic en OK.<br />
Consulte “Pasos de ScriptMaker” en la página 10-6.<br />
Definir<br />
opciones<br />
para el paso<br />
Seleccionar<br />
un estilo de<br />
botón<br />
Seleccionar<br />
un paso<br />
5. En el punto de inserción, escriba la etiqueta <strong>del</strong> botón y pulse Intro<br />
en el teclado numérico.<br />
6. Para utilizar el botón, cambie al modo Visualizar o Buscar.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para mostrar bordes alrededor de los botones en modo<br />
Presentación, escoja el menú Vista > Mostrar > Botones. Consulte<br />
“Configurar efectos de color, motivo, anchura de línea y objetos” en<br />
la página 7-16.<br />
1 Para definir que los botones no se impriman, consulte “Evitar la<br />
impresión de objetos” en la página 7-27.<br />
1 <strong>FileMaker</strong> Pro no almacena valores (como peticiones de<br />
búsqueda) con los botones, pero se puede definir un guión que<br />
almacene valores y un botón que ejecute este guión. Consulte<br />
“Almacenar configuración antes de crear guiones” en la página 10-4.<br />
Copiar, cambiar o eliminar botones<br />
Para En modo Presentación, realice lo siguiente<br />
Seleccionar<br />
un botón<br />
Desplazar<br />
un botón<br />
Cambiar el<br />
aspecto de<br />
un botón<br />
Cambiar el texto<br />
de un botón<br />
Utilice la herramienta Selección. Consulte “Seleccionar<br />
objetos” en la página 6-13.<br />
Arrastre el botón con la herramienta Selección. Consulte<br />
“Desplazar objetos en presentaciones” en la página 6-15.<br />
Consulte “Configurar efectos de color, motivo, anchura de<br />
línea y objetos” en la página 7-16.<br />
Consulte “Formatear texto” en la página 7-13.<br />
Copiar un botón Al copiar un botón, copie el objeto y la definición <strong>del</strong><br />
botón. Si copia un botón de otro archivo y no coinciden los<br />
campos, presentaciones o guiones, cambie la definición <strong>del</strong><br />
botón. Consulte “Copiar, duplicar y eliminar objetos” en la<br />
página 6-14.<br />
Cambiar la<br />
definición de<br />
un botón<br />
Haga doble clic en el botón. En el cuadro de diálogo<br />
Especificar botón, seleccione un paso y opciones y haga<br />
clic en OK.<br />
Eliminar un botón Seleccione el botón y pulse Suprimir o Retroceso.
Ejemplo de guión de ScriptMaker<br />
El guión siguiente muestra una manera de buscar registros<br />
duplicados en la base de datos. Describe la utilización de un campo<br />
global, una petición de búsqueda almacenada, un tipo de ordenación<br />
almacenado y los pasos de guiones If y Loop.<br />
Buscar registros relacionados<br />
En este ejemplo, una agencia de viajes utiliza una base de datos de<br />
registros para localizar clientes que han contratado un curso en<br />
crucero. La base de datos contiene registros duplicados porque<br />
algunos clientes contrataron el viaje por teléfono y también enviaron<br />
por correo el formulario de registro para el mismo viaje.<br />
Las secciones siguientes explican la forma de configurar una base de<br />
datos y definir un guión para buscar registros duplicados.<br />
Nota Para poder seguir este ejemplo es necesario comprender los<br />
campos globales y saber definir campos. Consulte “Definir campos<br />
globales” en la página 5-9.<br />
1. Cree un valor único por registro.<br />
El archivo Curso contiene registros de los clientes que contrataron el<br />
viaje. Cada cliente tiene un código de identificación único, el campo<br />
ID Cliente, que es la unión de los apellidos y el número de teléfono<br />
de los clientes. Algunos registros contienen el mismo número de<br />
identificación, son los registros duplicados que se van a buscar.<br />
Consejo Si la base de datos no dispone de un campo de identificación<br />
único, defina un campo de cálculo para crear uno con los campos<br />
existentes. Por ejemplo, combine el nombre, apellidos y fecha de<br />
nacimiento para crear una identificación única por cliente.<br />
2. Añada dos campos<br />
Defina estos campos en el archivo Curso:<br />
Crear guiones para automatizar tareas 10-15<br />
1 Un campo de texto denominado Marca. Cuando el guión<br />
encuentra un registro duplicado, coloca una x en este campo para<br />
marcar el registro.<br />
1 Un campo global denominado Global para almacenar las<br />
identificaciones únicas al comparar registros. El campo Global debe<br />
ser <strong>del</strong> mismo tipo de datos que el campo ID Cliente.<br />
3. Muestre el campo Marca<br />
Cree una presentación que muestre el campo Marca o añada el<br />
campo a una presentación existente. Este campo se utiliza en el paso<br />
siguiente para almacenar los valores de la búsqueda.<br />
4. Almacene los valores.<br />
Almacene los valores de Ordenar y Buscar para el guión.<br />
Para almacenar<br />
este valor Realice lo siguiente<br />
Ordenar En modo Visualizar, escoja Ordenar en el menú<br />
Registros. Si los campos aparecen en la lista Tipo de<br />
ordenación, haga clic en Borrar todos. Haga clic en ID<br />
Cliente, escoja Orden ascendente, haga clic en Mover y<br />
haga clic en Hecho.<br />
Buscar Escoja una presentación que muestre el campo<br />
Marca. En modo Buscar, escriba una X en el campo<br />
Marca y cambie al modo Visualizar. (No es necesario<br />
ejecutar la petición de búsqueda.)<br />
5. Defina el guión.<br />
En ScriptMaker, defina el guión Buscar duplicados.
10-16 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Al ejecutar el guión Buscar duplicados:<br />
1. Busca todos los registros y los ordena por el campo ID Cliente,<br />
con lo que se agrupan juntos los registros con el mismo ID Cliente.<br />
2. Empezando en el primer registro, el guión copia el valor <strong>del</strong><br />
campo ID Cliente en el campo Global.<br />
Registro 1<br />
ID Cliente<br />
aaa<br />
Registro 2<br />
ID Cliente<br />
aaa<br />
Marca<br />
Global<br />
aaa<br />
Registro 3<br />
ID Cliente<br />
aaa<br />
Marca<br />
Global<br />
aaa<br />
Registro 4<br />
ID Cliente<br />
aaa<br />
Marca<br />
Global<br />
aaa<br />
Registro 5<br />
ID Cliente<br />
aaa<br />
Marca<br />
Global<br />
aaa<br />
Marca<br />
Global<br />
aaa<br />
3. El guión pasa al registro siguiente y compara el valor de ID Cliente<br />
con el valor de Global.<br />
1 Si los valores coinciden, el registro está duplicado y el guión pone<br />
una X en el campo Marca.<br />
Registro 1<br />
ID Cliente Marca<br />
aaa<br />
Global<br />
aaa<br />
Registro 2<br />
ID Cliente<br />
aaa<br />
Registro 3<br />
ID Cliente<br />
aaa<br />
Marca<br />
X<br />
Registro 4<br />
ID Cliente<br />
aaa<br />
Marca<br />
Global<br />
Registro 5<br />
ID Cliente<br />
aaa<br />
Marca<br />
Global<br />
aaa<br />
Marca<br />
Global<br />
aaa<br />
Global<br />
aaa<br />
aaa<br />
1 Si los valores no coinciden, <strong>FileMaker</strong> Pro copia el valor de ID<br />
Cliente en Global. No cambia el campo Marca.<br />
4. El guión repite el paso 3 hasta llegar al último registro <strong>del</strong> archivo.<br />
Registro 1<br />
ID Cliente Marca<br />
aaa<br />
Global<br />
aaa<br />
Registro 2<br />
ID Cliente<br />
bbb<br />
Registro 3<br />
ID Cliente<br />
aaa<br />
Marca<br />
X<br />
Global<br />
aaa<br />
Registro 4<br />
ID Cliente<br />
aaa<br />
Marca<br />
Global<br />
bbb<br />
Registro 5<br />
ID Cliente<br />
aaa<br />
Marca<br />
Global<br />
bbb<br />
Marca<br />
Global<br />
bbb<br />
5. El guión busca todos los registros con una X en el campo Marca y<br />
muestra el conjunto encontrado de registros duplicados.
Este capítulo:<br />
1 introduce las fórmulas y las funciones<br />
1 enumera los lugares donde se pueden utilizar fórmulas y funciones<br />
1 muestra los componentes de las fórmulas<br />
1 describe los operadores que se utilizan en las fórmulas<br />
1 describe brevemente todas las funciones<br />
Consulte la ayuda para obtener más información y ejemplos de cada<br />
función.<br />
Fórmulas<br />
Una fórmula es una operación determinada con uno o más valores de<br />
la base de datos. Por ejemplo, supongamos que el archivo contiene<br />
dos campos numéricos, Precio unitario y Cantidad, y un campo de<br />
cálculo, Precio extendido. Para calcular un valor de Precio extendido<br />
en cada registro, se define un campo de cálculo con la fórmula:<br />
Precio unitario * Cantidad<br />
en el campo Precio extendido. Cada vez que se introduzcan valores<br />
en Precio unitario y en Cantidad, la fórmula los multiplica y muestra<br />
el resultado en Precio extendido.<br />
Capítulo 11<br />
Utilizar fórmulas y funciones<br />
Las fórmulas se crean en el cuadro de diálogo Especificar cálculo<br />
(consulte“Definir campos de cálculo” en la página 5-6.) Los cálculos<br />
se pueden utilizar en distintas áreas de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Para utilizar<br />
fórmulas Consulte también<br />
Al definir campos<br />
de cálculo<br />
En ciertos pasos<br />
de guiones<br />
Para la entrada<br />
automática de<br />
valores calculados<br />
En la validación<br />
de datos<br />
Al utilizar<br />
Reemplazar con<br />
resultados<br />
calculados<br />
“Definir campos de cálculo” en la página 5-6.<br />
Los temas de ayuda de los pasos If, Exit Loop If,<br />
Establecer campo, Insertar resultado<br />
calculado, y Reemplazar. Escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
el nombre <strong>del</strong> paso de guión.<br />
“Definir entradas de datos automáticas” en la página 5-10.<br />
“Definir validaciones de campo” en la página 5-11.<br />
“Reemplazar datos en campos” en la página 2-11.<br />
Las fórmulas pueden incluir cualquier combinación de constantes,<br />
referencias a campo, operadores y funciones. (Consulte “Funciones”<br />
en la página 11-5.) Estos elementos se organizan con un orden<br />
especial, o sintaxis, para generar expresiones que proporcionen los<br />
resultados deseados. Las secciones siguientes explican cada parte de<br />
la fórmula y su sintaxis.
11-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Importante El tipo de datos (texto; número; fecha; hora o<br />
contenedor) de los campos y expresiones a los que hace referencia la<br />
fórmula, así como el resultado devuelto, son de especial importancia.<br />
Por ejemplo, si un cálculo de fechas se define para que devuelva un<br />
resultado numérico, el cálculo no devuelve una fecha.<br />
Para mezclar tipos de datos en los cálculos, utilice las funciones de<br />
conversión (TextToDate, TextToTime, TextToNum, DateToText,<br />
TimeToText, NumToText) para convertir los datos y las expresiones<br />
al tipo correcto. Estas funciones se describen más a<strong>del</strong>ante, en las<br />
tablas de funciones de texto, numéricas, de fecha y de hora.<br />
Expresiones<br />
Una fórmula contiene una o más expresiones. Una expresión es un<br />
valor o cualquier cálculo que genere un valor. Las expresiones se<br />
pueden combinar para generar otras expresiones.<br />
Tipo de expresión Ejemplo<br />
Constante de texto "Londres"<br />
Constante numérica 2,15<br />
Referencia de campo TasaImponible<br />
Función Length(ShipToAddress)<br />
Combinación de<br />
expresiones<br />
Constantes<br />
((Total–Descuento)*TasaImponible)/100<br />
Una constante es un valor fijo que forma parte de la fórmula y no<br />
cambia de un registro a otro. Las constantes pueden ser de texto,<br />
fecha, hora o numéricas, como el valor de texto “Europa” o el<br />
número 0,05. Las constantes de texto de las fórmulas pueden tener<br />
un máximo de 253 caracteres.<br />
Importante Al utilizar constantes en fórmulas, escoja el formato<br />
correcto.<br />
En este<br />
tipo de<br />
datos<br />
Cuando introduzca una<br />
constante Ejemplos<br />
Texto Encierre el texto entre comillas<br />
(")<br />
Numérico No incluya separadores de<br />
millares ni símbolos de moneda.<br />
Fecha Utilice el valor como parámetro<br />
de las funciones Date o<br />
TextToDate. Consulte<br />
“Funciones de fecha” en la<br />
página 11-7, “Funciones de<br />
texto” en la página 11-5.<br />
Hora Utilice el valor como parámetro<br />
de las funciones Time o<br />
TextToTime. Consulte<br />
“Funciones de hora” en la<br />
página 11-8, “Funciones de<br />
texto” en la página 11-5.<br />
Referencias de campo<br />
"Málaga"<br />
"514 555 1212"<br />
123<br />
1234,56<br />
Date(2,2,2001)<br />
TextToDate("04/04/<br />
2000")<br />
Time(4,14,32)<br />
TextToTime("02:47:35")<br />
Una referencia de campo es un nombre de campo que actúa como<br />
marcador <strong>del</strong> valor <strong>del</strong> campo. Cuando <strong>FileMaker</strong> Pro evalúa la<br />
fórmula <strong>del</strong> registro actual utiliza en el cálculo el valor <strong>del</strong> campo<br />
representado por la referencia.<br />
Para definir una fórmula que haga referencia a un campo<br />
relacionado, consulte “Definir campos de cálculo” en la página 5-6.<br />
La sintaxis es Nombre de la relación::Nombre <strong>del</strong> campo. Para<br />
obtener más información acerca de archivos relacionados, consulte<br />
el capítulo 8, “Funcionamiento de archivos relacionados”.
Nota Las referencias a campos relacionados dejan de ser válidas si se<br />
mueve o se cambia de nombre un archivo relacionado o se elimina<br />
un campo <strong>del</strong> archivo. Además, cambiar el tipo <strong>del</strong> campo o el<br />
número de repeticiones de un campo relacionado puede originar<br />
comportamientos inesperados.<br />
Esta expresión Devuelve<br />
Total Factura*0,075 7,5 si el valor <strong>del</strong> campo Total Factura es 100<br />
Nombre & " " &<br />
Apellidos<br />
Operadores<br />
José Pérez si el valor <strong>del</strong> campo Nombre es<br />
José y el <strong>del</strong> campo Apellidos es Pérez<br />
Facturas::Total Factura*0,075 7,5 si el valor <strong>del</strong> campo Total Factura es 100.<br />
El campo Total Factura reside en una base de<br />
datos relacionada.<br />
Las expresiones se combinan mediante operadores, símbolos que<br />
determinan la operación que se ejecuta con las expresiones. Los<br />
operadores se colocan entre las expresiones incluidas en la<br />
operación.<br />
Cada operador tiene una preferencia, que determina el orden <strong>del</strong><br />
cálculo en fórmulas que contienen más de un operador.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro evalúa los operadores de izquierda a derecha y<br />
ejecuta multiplicaciones y divisiones antes que sumas y restas. Las<br />
preferencias se cambian encerrando entre paréntesis las expresiones<br />
a calcular primero.<br />
Esta expresión Devuelve<br />
2+3*2 8<br />
(2+3)*2 10<br />
Operadores matemáticos<br />
Utilice los operadores matemáticos siguientes con expresiones<br />
numéricas.<br />
Operador Definición Ejemplos<br />
+<br />
(Suma)<br />
–<br />
(Resta o<br />
negación)<br />
*<br />
(Multiplicación)<br />
/<br />
(División)<br />
^<br />
(Potencia de o<br />
exponente)<br />
Utilizar fórmulas y funciones 11-3<br />
Suma dos valores 2+2<br />
Subtotal+Impuesto de<br />
ventas<br />
Resta el segundo valor<br />
<strong>del</strong> primero o cambia el<br />
signo + o –<br />
2–2<br />
TotalFactura–Descuento<br />
–2<br />
Multiplica cada valor Subtotal*Impuesto de<br />
ventas<br />
DíasDemora*0,01*PagoAlqu<br />
iler<br />
Divide el primer valor<br />
por el segundo<br />
Eleva el primer valor a la<br />
potencia <strong>del</strong> segundo<br />
Kilómetros/Litros<br />
Centímetros/12<br />
A^2+B^2 devuelve (A2 + B2)<br />
Radio^3 devuelve(Radio3)<br />
Operadores de comparación<br />
Los operadores de comparación comparan dos expresiones y<br />
devuelven true (verdadero) o false (falso). (True y False son<br />
resultados booleanos.) Aritméticamente, true es igual a 1 y false<br />
igual a 0.<br />
Operador Definición Ejemplos<br />
=<br />
(Igual a)<br />
< ><br />
o ≠ (Mac OS)<br />
(No igual a)<br />
><br />
(Mayor que)<br />
Verdadero si los dos<br />
elementos son iguales<br />
Verdadero si los dos<br />
elementos no son iguales<br />
Verdadero si el valor de la<br />
izquierda es mayor que el<br />
de la derecha<br />
38=39 devuelve false<br />
38=38 devuelve true<br />
38< > 39 devuelve true<br />
38< > 38 devuelve<br />
false<br />
5 > 6 devuelve false<br />
19 > 1 devuelve true
11-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Operador Definición Ejemplos<br />
<<br />
(Menor que)<br />
> =<br />
o ≥ (Mac OS)<br />
(Mayor o igual que)<br />
= 6 devuelve false<br />
5 >= 5 devuelve true<br />
5
Funciones<br />
Una función es una fórmula predefinida con nombre que ejecuta un<br />
cálculo concreto y devuelve un único valor determinado. Al escribir<br />
la función, <strong>FileMaker</strong> Pro ejecuta el cálculo que representa.<br />
Ejemplos de funciones:<br />
Función Resultado<br />
Average (Puntuación1,<br />
Puntuación2, Puntuación3)<br />
La mayoría de las funciones de <strong>FileMaker</strong> Pro utilizan la sintaxis<br />
siguiente:Nombre de función (parámetro)<br />
Algunas funciones requieren dos o más parámetros, como en el<br />
ejemplo siguiente:<br />
Position(Apellidos,"Pe",1, 1)<br />
La media de las tres puntuaciones<br />
Round(ImpuestoVentas,2) La cantidad de impuestos de ventas<br />
redondeada en dos decimales<br />
Length("José") 4 (el número de caracteres <strong>del</strong> texto<br />
"José")<br />
Position(Nombre,"Pe",1,1) La posición de la primera aparición de<br />
"Pe" en el campo Nombre<br />
Esta parte Representa<br />
Nombre de<br />
función<br />
El cálculo a ejecutar.<br />
parámetro El valor o expresión sobre el que se ejecuta el cálculo. La<br />
mayoría de las funciones requieren uno o más parámetros.<br />
Los parámetros pueden ser constantes, campos de fecha, otras<br />
funciones, expresiones o estructuras y situaciones de bases de<br />
datos.<br />
( ) El principio y el fin <strong>del</strong> parámetro.<br />
Utilizar fórmulas y funciones 11-5<br />
Las funciones se pueden utilizar solas o combinadas con otras<br />
funciones y expresiones. Por ejemplo, una función se puede anidar<br />
en otra:<br />
If(IsEmpty(LastName), “Advertencia!”, “Correcto”)<br />
Para acceder a más ejemplos de fórmulas de cálculo y funciones,<br />
consulte el archivo Cálculos y guiones, situado en la carpeta de<br />
soporte técnico en <strong>FileMaker</strong> Pro 5/Plantillas.<br />
Nota En EE.UU., las comas actúan como separadores de listas de<br />
funciones, fórmulas y cálculos. En otros países, pueden ser los dos<br />
puntos los separadores de listas. El separador depende <strong>del</strong> sistema<br />
operativo <strong>del</strong> ordenador y <strong>del</strong> sistema operativo de creación <strong>del</strong><br />
archivo.<br />
Las siguientes secciones resumen las funciones de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
por categorías. Para obtener información detallada y ejemplos acerca<br />
de cada función, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga<br />
clic en la pestaña Indice y escriba el nombre de la función.<br />
Funciones de texto<br />
Las funciones de texto operan con texto. Sirven para combinar,<br />
aislar, comparar, cuantificar, cambiar y convertir datos <strong>del</strong> tipo texto.<br />
El parámetro texto puede ser una expresión de texto (entre comillas<br />
si es una constante) o el nombre de un campo de texto. Para utilizar<br />
un espacio como expresión de texto, escriba comillas, espacio,<br />
comillas (" ").
11-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Ejemplo: RightWords(Nombre, 1) devuelve Martínez si el campo<br />
Nombre contiene Francisco J. Martínez.<br />
Sintaxis Definición<br />
Exact (texto original, texto de<br />
comparación)<br />
Exact (contenedor original,<br />
contenedor de comparación)<br />
Compara el texto original y el texto de<br />
comparación. Devuelve "1" si la<br />
coincidencia es exacta y "0" si no lo es. La<br />
comparación exacta es sensible a<br />
mayúsculas.<br />
Compara el contenedor original y el<br />
contenedor de comparación buscando una<br />
coincidencia exacta. Devuelve "1" si existe y<br />
"0" en caso contrario.<br />
Left (texto; número) Devuelve los caracteres <strong>del</strong> texto<br />
especificados por el número, contando desde<br />
la izquierda.<br />
LeftWords (texto; número de<br />
palabras)<br />
Devuelve las palabras <strong>del</strong> texto especificadas<br />
por el número de palabras, contando desde la<br />
izquierda.<br />
Length (texto) Devuelve el número de caracteres <strong>del</strong> texto.<br />
Lower (texto) Devuelve el texto en minúsculas.<br />
Middle (texto; inicio; tamaño) Devuelve los caracteres <strong>del</strong> texto, desde la<br />
posición de inicio, hasta alcanzar el número<br />
de caracteres de tamaño.<br />
MiddleWords (texto; palabra<br />
inicial; número de palabras)<br />
PatternCount (texto; cadena de<br />
búsqueda)<br />
Position (texto; cadena de<br />
búsqueda, inicio, aparición)<br />
Devuelve las palabras intermedias <strong>del</strong> texto,<br />
a partir <strong>del</strong> número de palabra inicial hasta<br />
alanzar el número de palabras hacia la<br />
derecha.<br />
Devuelve el número de apariciones de<br />
cadena de búsqueda en el texto.<br />
Devuelve la posición de la aparición<br />
especificada en aparición en el texto de la<br />
cadena de búsqueda desde inicio. Devuelve<br />
0 si el texto buscado no aparece como se<br />
especificó. La posición no es sensible a<br />
mayúsculas.<br />
Sintaxis Definición<br />
Proper (texto) Devuelve la primera letra de cada palabra de<br />
texto en mayúsculas y las restantes en<br />
minúsculas.<br />
Replace (texto; inicio; tamaño;<br />
texto de sustitución)<br />
Reemplaza los caracteres <strong>del</strong> texto con el<br />
texto de sustitución a partir de la posición de<br />
inicio hasta el número de caracteres de<br />
tamaño.<br />
Right (texto; número) Devuelve los caracteres <strong>del</strong> texto<br />
especificados por el número, contando desde<br />
la derecha.<br />
RightWords (texto; número de<br />
palabras)<br />
Substitute (texto; cadena de<br />
búsqueda, cadena de<br />
sustitución)<br />
Devuelve las palabras <strong>del</strong> texto especificadas<br />
en número de palabras, contando desde la<br />
derecha.<br />
En el texto se sustituye cada aparición de<br />
cadena de búsqueda por cadena de<br />
sustitución. La sustitución es sensible a<br />
mayúsculas.<br />
TextToDate (texto) Devuelve el texto como datos de tipo fecha.<br />
Escriba el texto con formato DD/MM/<br />
AAAA.<br />
TextToNum (texto) Devuelve el texto como datos de tipo<br />
numérico.<br />
TextToTime (texto) Devuelve el texto como datos de tipo hora.<br />
Escribe el texto con formato HH:MM:SS,<br />
incluyendo o no segundos y AM o PM.<br />
Trim (texto) Devuelve el texto con espacios <strong>del</strong>ante y<br />
detrás.<br />
Upper (texto) Devuelve el texto en mayúsculas.<br />
WordCount (texto) Devuelve el número de palabras <strong>del</strong> texto.
Funciones numéricas<br />
Sintaxis Definición<br />
Abs (número) Devuelve el valor absoluto de número.<br />
Exp (número) Devuelve el valor de e elevado a la potencia de<br />
número.<br />
Int (número) Devuelve la parte entera de número.<br />
Mod (número; divisor) Devuelve el resto de dividir número por divisor.<br />
NumToText (número) Devuelve el número como datos de tipo texto.<br />
Random Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.<br />
Round (número; precisión) Devuelve número redondeado con el número de<br />
decimales de precisión. Si precisión es negativo,<br />
todos los dígitos situados a la derecha <strong>del</strong><br />
separador decimal desaparecen y el número se<br />
redondea con la decena más próxima para una<br />
precisión de -1, la centena más próxima para -2,<br />
etc.<br />
Sign (número) Devuelve –1 si el número es negativo, 0 si el<br />
número es cero y 1 si el número es positivo.<br />
Sqrt (número) Devuelve la raíz cuadrada <strong>del</strong> número.<br />
Truncate (número;<br />
precisión)<br />
Funciones de fecha<br />
Devuelve número truncado con el número de<br />
decimales de precisión.<br />
Utilice estas funciones cuando fecha sea un campo de fecha que<br />
contiene una fecha o un cálculo o expresión con resultado de fecha.<br />
Ejemplo: Year (Fecha de nacimiento) devuelve 1962 si el<br />
campo Fecha de nacimiento contiene 1/1/1962.<br />
Utilizar fórmulas y funciones 11-7<br />
Importante Para evitar confusión al utilizar fechas, utilice siempre<br />
años de cuatro dígitos. Para obtener más información acerca de cómo<br />
gestiona <strong>FileMaker</strong> Pro 5 los problemas <strong>del</strong> año 2000, visite<br />
www.filemaker.com.<br />
Sintaxis Definición<br />
Date (día; mes; año) Devuelve la fecha <strong>del</strong> calendario de día, mes, año (en<br />
dígitos), a partir <strong>del</strong> 1 de enero <strong>del</strong> 0001. Año debe<br />
tener cuatro dígitos.<br />
DateToText (fecha) Devuelve la fecha como datos de tipo texto.<br />
Day (fecha) Devuelve un número que representa la parte de la<br />
fecha correspondiente al día.<br />
DayName (fecha) Devuelve el día de la semana de la fecha.<br />
DayofWeek (fecha) Devuelve la posición <strong>del</strong> día de la semana de la fecha<br />
de lunes (1) a domingo (7).<br />
DayofYear (fecha) Devuelve el número de días transcurridos desde el 1<br />
de enero <strong>del</strong> año de la fecha.<br />
Month (mes) Devuelve un número que representa la parte de la<br />
fecha correspondiente al mes.<br />
MonthName (fecha) Devuelve el nombre <strong>del</strong> mes en base a la fecha dada.<br />
Today Devuelve la fecha actual.<br />
WeekofYear (fecha) Devuelve el número de semanas desde el 1 de enero<br />
<strong>del</strong> año de la fecha, considerando las fracciones de<br />
semana como semanas enteras.<br />
WeekofYearFiscal<br />
(fecha; día inicial)<br />
Devuelve el número de semanas desde la primera<br />
semana <strong>del</strong> año de la fecha, utilizando día inicial (un<br />
número entre 1 y 7, donde 1 es lunes) como primer día<br />
de la semana. La primera semana <strong>del</strong> año es una<br />
semana que contiene cuatro o más días de dicho año.<br />
Year (fecha) Devuelve un número que representa la parte de la<br />
fecha correspondiente al año.
11-8 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Nota Los formatos <strong>del</strong> sistema afectan a la visualización de las<br />
fechas. Para obtener información, escoja el menú Ayuda > Contenidos<br />
e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba Sistema, formatos.<br />
Funciones de hora<br />
Sintaxis Definición<br />
Hour (hora) Devuelve la parte de la hora correspondiente<br />
a las horas.<br />
Minute (hora) Devuelve la parte de la hora correspondiente<br />
a los minutos<br />
Seconds (hora) Devuelve la parte de la hora correspondiente<br />
a los segundos<br />
Time (horas; minutos;<br />
segundos)<br />
Funciones de agregación<br />
Devuelve horas, minutos y segundos (como<br />
dígitos) como una hora, con el formato <strong>del</strong><br />
campo de horas actual<br />
TimeToText (hora) Devuelve la hora como datos de tipo texto.<br />
Use las funciones de agregación para calcular datos estadísticos de<br />
múltiples campos, repeticiones de campos o registros relacionados.<br />
Las funciones de agregación operan con (campo...) parámetros.<br />
Según <strong>del</strong> (campo...) parámetro o parámetros especificados, se<br />
pueden agregar datos en todos los valores no vacíos de:<br />
1 múltiples campos no repetidos en un regsitro (campo1, campo2,<br />
campo3...)<br />
1 un campo de registros relacionados coincidentes especificado por<br />
(relación::camporelacionado), aparezcan o no los registros en un<br />
portal.<br />
1 todas las repeticiones de un campo repetitivo (camporepetido)<br />
1 las repeticiones correspondientes de los campos repetitivos de un<br />
registro (camporepetido1, camporepetido2, camporepetido3),<br />
cuando el resultado aparece en un campo repetitivo con, al menos, el<br />
mismo número de repeticiones.<br />
1 varios campos <strong>del</strong> primer registro coincidente especificado por<br />
(realción::camporelacionado1, relación::camporelacionado2,...).<br />
Se puede asignar una relación diferente por cada campo relacionado<br />
(relación1::camporelacionado x, relación2::camporelacionado<br />
y...).<br />
Más a<strong>del</strong>ante figuran ejemplos de cada una de estas situaciones.<br />
Función Cálculo<br />
Average (campo...) Media de números, fechas u horas de los parámetros<br />
(campo...) especificados<br />
Count (campo...) Devuelve el número de elementos [los parámetros<br />
(campo...) especificados] no vacíos<br />
Max (campo...) Devuelve el mayor número u hora o la última fecha de los<br />
parámetros (campo...) especificados<br />
Min (campo...) Devuelve el menor número u hora o la fecha más reciente<br />
de los parámetros (campo...) especificados<br />
StDev (campo...) Devuelve la desviación típica <strong>del</strong> ejemplo representado<br />
por una serie de valores de los parámetros (campo...)<br />
especificados<br />
StDevP (campo...) Devuelve la desviación típica de una población<br />
representada por una serie de valores de los parámetros<br />
(campo...) especificados<br />
Sum (campo...) Añade los números u horas de los parámetros (campo...)<br />
especificados
Los siguientes ejemplos muestran el funcionamiento de la función<br />
Sum, dependiendo <strong>del</strong> número de parámetros, los campos<br />
relacionados, repetidos o no repetidos implicados en los cálculos y<br />
<strong>del</strong> campo, repetido o no repetido, en que se devuelve el resultado.<br />
Los números de los cuadros de los ejemplos representan los valores<br />
de los campos.<br />
Ejemplo 1<br />
1 Camp<br />
2 Camp<br />
+ 3 Camp<br />
+<br />
6<br />
Sum (Campo 1,<br />
Campo 2, Campo 3)<br />
Ejemplo 3<br />
1 Campo repetido<br />
2<br />
3<br />
4<br />
10<br />
Ejemplo 4<br />
Sum (Campo repetido)<br />
1<br />
1<br />
2<br />
3<br />
+<br />
2<br />
3<br />
=<br />
4<br />
4<br />
Campo Campo<br />
repetido 1 repetido 2<br />
Ejemplo 5<br />
1 + 4 = 5<br />
Campo<br />
relacionado 1<br />
Campo<br />
relacionado 2<br />
+<br />
Ejemplo 2<br />
1<br />
2<br />
3<br />
4<br />
10<br />
Campo<br />
relacionado<br />
Portal<br />
Sum ( Nombre de la<br />
relación::Campo relacionado)<br />
2<br />
4<br />
6<br />
8<br />
Sum (Campo repetido 1, Campo repetido 2)<br />
Sum ( Nombre de la relación::Campo relacionado 1,<br />
Nombre de la relación::Campo relacionado 2)<br />
Utilizar fórmulas y funciones 11-9<br />
Nota Para resumir los datos de un archivo se pueden utilizar<br />
funciones de agregación en vez de campos sumario,. Consulte<br />
“Resumir datos en portales” en la página 8-14.<br />
Funciones de sumario<br />
Los campos sumario generan totales generales o subtotales de los<br />
datos de muchos registros. Para obtener más información, consulte<br />
“Definir campos de sumario” en la página 5-7, y “Presentaciones e<br />
informes” en la página 6-1.<br />
Use la función GetSummary con un campo sumario para:<br />
1 visualizar valores de subsumario en el modo Presentación o en una<br />
parte de cuerpo<br />
1 ejecutar cálculos matemáticos en campos sumario<br />
Importante Para generar valores de subsumario es necesario ordenar<br />
la base de datos por el campo de interrupción.<br />
Sintaxis Definición<br />
GetSummary (campo de<br />
sumario; campo<br />
de interrupción)<br />
GetSummary (campo<br />
sumario; campo sumario)<br />
Devuelve el valor de subsumario <strong>del</strong> campo<br />
sumario para el grupo de registros actual si los<br />
registros están ordenados por campo de<br />
interrupción. De otro modo, devuelve un<br />
resultado vacío.<br />
Devuelve el valor de sumario general <strong>del</strong><br />
campo sumariopara el conjunto encontrado de<br />
registros actual.<br />
Nota Otra forma de resumir datos con cálculos es crear una relación<br />
de autounin. Utilice el campo de interrupción como campo<br />
coincidente en ambos lados de la relación (para agrupar registros<br />
relacionados) y funciones de agregación para resumir los datos<br />
dentro de cada “grupo”. Consulte “Resumir datos en portales” en la<br />
página 8-14.
11-10 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Funciones de repetición<br />
Utilice las funciones de repetición en cálculos que hagan referencia<br />
a campos repetidos.<br />
Sintaxis Definición<br />
Extend (campo no repetido) Permite utilizar el valor de un campo no repetido<br />
en cálculos que incluyen campos repetidos.<br />
(Consulte el ejemplo siguiente.)<br />
GetRepetition (campo<br />
repetido, número)<br />
Devuelve el contenido <strong>del</strong> número de repetición<br />
<strong>del</strong> campo repetido.<br />
Last (campo repetido) Devuelve el último valor válido no vacío <strong>del</strong><br />
campo repetido.<br />
Este ejemplo muestra cómo garantiza la función Extend la exactitud<br />
de los resultados en cálculos que implican campos repetidos y no<br />
repetidos.<br />
Total Elemento<br />
5,00<br />
17,00<br />
82,79<br />
Total Elemento<br />
5,00<br />
17,00<br />
82,79<br />
Tasa Imponible<br />
0,07<br />
Tasa imponible<br />
0,07<br />
Impuesto<br />
Elemento<br />
0,35<br />
0<br />
0<br />
Impuesto<br />
Elemento<br />
0,35<br />
1,19<br />
5,79<br />
Sin Extend, el cálculo incluye un<br />
valor no repetido en el resultado<br />
sólo en la primera repetición <strong>del</strong><br />
campo calculado<br />
=Total Elemento* Tasa Imponible<br />
Con Extend, el cálculo incluye<br />
un valor no repetido en el<br />
resultado de todas las<br />
repeticiones <strong>del</strong> campo<br />
calculado<br />
=Total Elemento* Extend (Tasa Imponible)<br />
Funciones financieras<br />
Sintaxis Definición<br />
FV (pago; tasa de<br />
interés, periodos)<br />
NPV (pago; tasa de<br />
interés)<br />
PMT (principal; tasa de<br />
interés, plazo)<br />
PV (pago; tasa de<br />
interés, periodos)<br />
Nota<br />
1 Plazo se expresa en meses<br />
1 Tasa de interés es un valor entre 0,0 y 1,0 dividido por 12 (meses).<br />
Funciones trigonométricas<br />
Sintaxis Definición<br />
Devuelve el valor futuro de una inversión según la<br />
tasa de interés y el pago por periodos.<br />
Devuelve el valor neto presente de una serie de pagos<br />
desiguales (en un campo repetido) realizados a<br />
intervalos regulares mediante una tasa de interés fija<br />
(en un campo numérico) por intervalo. (Si pago<br />
contiene valores iguales en todas las repeticiones,<br />
utilice la función PV.)<br />
Devuelve el pago necesario para cumplir los<br />
requisitos de principal, tasa de interés, plazo.<br />
Devuelve el valor presente de pagos iguales<br />
realizados en periodos regulares, suponiendo una<br />
tasa de interés fija por pago.<br />
Atan (número) Devuelve el arco trigonométrico (inverso) tangente<br />
<strong>del</strong> número. El arco tangente es el ángulo, en<br />
radianes, cuya tangente es igual al número.<br />
Cos(número) Devuelve el coseno <strong>del</strong> ángulo (en radianes) <strong>del</strong><br />
número.<br />
Degrees (número) Convierte el número de radianes a grados (π/180<br />
radianes).<br />
Ln (número) Devuelve el logaritmo en base e (natural) de<br />
número.<br />
Log (número) Devuelve el logaritmo normal (base 10) de número,<br />
que es un valor positivo.
Sintaxis Definición<br />
PI Devuelve el valor de pi (π), aproximadamente<br />
3,14159.<br />
Radians (número) Convierte los grados (π/180 radianes) <strong>del</strong> número en<br />
radianes. Los parámetros de las funciones<br />
trigonométricas deben estar en radianes. Utilice esta<br />
función dentro de una fórmula para convertir los<br />
valores en grados a radianes.<br />
Sin (número) Devuelve el seno de un ángulo expresado en<br />
radianes.<br />
Tan (número) Devuelve la tangente <strong>del</strong> ángulo (en radianes) de<br />
número. Las tangentes de valores múltiplos de 90<br />
grados (π/2 radianes) no están definidas (son<br />
infinitas).<br />
Funciones lógicas<br />
Utilice las funciones lógicas para devolver resultados diferentes<br />
según el valor de un campo o campos.<br />
Ejemplo con dos resultados posibles:<br />
If(Porcentaje > 50,“Aceptable”, “No aceptable”)<br />
Ejemplo con más de dos resultados posibles:<br />
Case (Porcentaje > 90, “Excelente”, Porcentaje > 70,<br />
“Adecuado”, “Pobre”)<br />
Sintaxis Definición<br />
Case (pregunta1,<br />
resultado1 [,pregunta2,<br />
resultado2, resultado por<br />
defecto]...)<br />
Evalúa las preguntas para generar un resultado. Si<br />
pregunta1 es true (un valor distinto de cero),<br />
devuelve resultado1. Si pregunta1 es false,<br />
evalúa pregunta2. Si pregunta2 es true, devuelve<br />
resultado2, etc. Si ninguna pregunta es true,<br />
devuelve un valor vacío (nulo) o el resultado por<br />
defecto suministrado.<br />
Sintaxis Definición<br />
Choose (pregunta;<br />
resultado0 [, resultado1,<br />
resultado2]...)<br />
If (pregunta; resultado uno,<br />
resultado dos)<br />
Funciones de estado<br />
Utilizar fórmulas y funciones 11-11<br />
Evalúa la pregunta para generar un número de<br />
índice utilizado para escoger un resultado. Si el<br />
índice es 0, devuelve resultado0. Si es 1, devuelve<br />
resultado1, etc. Si no hay un resultado<br />
correspondiente, devuelve un resultado vacío<br />
(nulo).<br />
Evalúa la pregunta para devolver un resultado<br />
true o false. Si pregunta1 es true (un valor distinto<br />
de cero), devuelve resultado uno. Si preguntaes<br />
false (0), devuelve resultado dos. La pregunta<br />
debe devolver un resultado numérico o booleano.<br />
Si existen más de dos resultados posibles,<br />
considere la utilización de la función Case.<br />
IsEmpty (campo) Devuelve true (1) si el campo está vacío (nulo).<br />
De otro modo devuelve false (0).<br />
IsValid (campo) Devuelve false (0) si el campo no se encuentra en<br />
el archivo o si el campo contiene un valor no<br />
válido. De otro modo devuelve true (1). Por<br />
ejemplo, si se elimina un campo de un archivo<br />
relacionado, las referencias <strong>del</strong> campo en el<br />
archivo maestro no son válidas.<br />
Utilice las funciones de estado de ScriptMaker para controlar el<br />
estado de la base de datos. Para obtener información acerca de los<br />
guiones, consulte el capítulo 10, “Crear guiones para automatizar<br />
tareas”. Para acceder a un ejemplo de guión con funciones de estado,<br />
escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña<br />
Indice y escriba estado, funciones.
11-12 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Al utilizar funciones de estado en campos de cálculo definidos, el<br />
resultado <strong>del</strong> cálculo no debe almacenarse. De otro modo, el cálculo<br />
no se actualiza con los cambios de estado. Consulte el capítulo 5,<br />
“Opciones de almacenamiento e indexación”. Las siguientes<br />
funciones aparecen en la lista <strong>del</strong> cuadro de diálogo Especificar<br />
cálculo al escoger Ver funciones de estado o Ver todos por tipo. Al<br />
visualizar todas las funciones por nombre, aparece Status (bandera de<br />
estado), que es un marcador temporal.<br />
Sintaxis Definición<br />
Status (CurrentAppVersion) Devuelve la versión de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
actualmente en uso.<br />
Status (CurrentDate) Devuelve la fecha actual.<br />
Status (CurrentError) Devuelve un número para el valor <strong>del</strong> error<br />
actual. Use Status (CurrentError) para<br />
comprobar resultados de error al ejecutar<br />
guiones en <strong>FileMaker</strong> Pro. Para obtener una<br />
lista de los números de error, escoja el menú<br />
Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la<br />
pestaña Indice y escriba error, mensajes.<br />
Status (CurrentFieldName) Devuelve el nombre <strong>del</strong> campo actual.<br />
Status (CurrentFileName) Devuelve el nombre <strong>del</strong> archivo actual.<br />
Status (CurrentFileSize) Devuelve el tamaño (en bytes) <strong>del</strong> archivo<br />
actual.<br />
Status (CurrentFoundCount) Devuelve el número de registros <strong>del</strong><br />
conjunto encontrado actual.<br />
Status (CurrentGroups) Devuelve el grupo (o grupos) <strong>del</strong> que es<br />
miembro el <strong>usuario</strong> actual según la contraseña<br />
actual.<br />
Status (CurrentHostName) Devuelve el nombre de anfitrión que<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro registra en la red.<br />
Status (CurrentLanguage) Devuelve el idioma definido actualmente en el<br />
sistema operativo actual.<br />
Status (CurrentLayoutCount) Devuelve el número de presentaciones de la<br />
base de datos.<br />
Sintaxis Definición<br />
Status (CurrentLayoutName) Devuelve el nombre de la presentación actual.<br />
Status<br />
(CurrentLayoutNumber)<br />
Status<br />
(CurrentMessageChoice)<br />
Devuelve el número de la presentación actual<br />
según el orden especificado en Establecer<br />
orden de presentación. Consulte “Duplicar,<br />
eliminar o cambiar nombres de presentaciones”<br />
en la página 6-8.<br />
Devuelve un número que corresponde al botón<br />
en que se hizo clic en un mensaje de alerta<br />
visualizado con el paso de guión Mostrar<br />
mensaje. Devuelve 1 para OK, 2 para Cancelar<br />
y 3 para el tercer botón definido. Consulte<br />
“Pasos de guiones diversos” en la<br />
página 10-10.<br />
Status (CurrentMode) Devuelve un número que representa el modo de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro al evaluar la función. Devuelve<br />
0 para el modo Visualizar, 1 para el modo<br />
Buscar, 2 para el modo Vista previa y 3 si se<br />
está imprimiendo.<br />
Status (CurrentModifierKeys) Devuelve un número que representa los<br />
modificadores <strong>del</strong> teclado (por ejemplo,<br />
Mayús) que pulsa el <strong>usuario</strong>. Para obtener más<br />
información, consulte la Ayuda de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Status<br />
(CurrentMultiUserStatus)<br />
Status<br />
(CurrentNetworkChoice)<br />
Devuelve 0 para archivos de <strong>usuario</strong> único, 1<br />
para archivos multi<strong>usuario</strong> cuando el ordenador<br />
es el anfitrión y 2 para archivos multi<strong>usuario</strong><br />
cuando el ordenador es un invitado.<br />
Devuelve el nombre <strong>del</strong> protocolo de red.<br />
Status (CurrentPageNumber) Devuelve el número de la página que se<br />
imprime o previsualiza actualmente. Si no hay<br />
ninguna, devuelve 0.<br />
Status (CurrentPlatform) Devuelve un número para la plataforma<br />
actualmente en uso. Devuelve 1 para Mac OS,<br />
2 para Windows 95/98 y -2 para Windows NT.
Sintaxis Definición<br />
Status (CurrentPortalRow) Devuelve el número de la fila de portal<br />
seleccionada actualmente. Si no hay ninguna,<br />
devuelve 0.<br />
Status (CurrentPrinterName) Devuelve la identificación de la impresora por<br />
defecto actual, el nombre <strong>del</strong> controlador y el<br />
nombre <strong>del</strong> puerto de impresora (Windows) o la<br />
impresora (Mac OS.)<br />
Status (CurrentRecordCount) Devuelve el número de registros de un archivo.<br />
Status (CurrentRecordID) Devuelve el ID único <strong>del</strong> registro actual. Para<br />
obtener más información, consulte la Ayuda de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Status<br />
(CurrentRecordModification<br />
Count)<br />
Status<br />
(CurrentRecordNumber)<br />
Status<br />
(CurrentRepetitionNumber)<br />
Status<br />
(CurrentRequestCount)<br />
Devuelve el número de veces que se han<br />
guardado cambios en el registro actual desde<br />
que se creó.<br />
Devuelve el número <strong>del</strong> registro actual en el<br />
conjunto encontrado actual.<br />
Devuelve el número de la repetición actual<br />
(siendo 1 la primera repetición) <strong>del</strong> campo<br />
repetido actual. Si el campo actual no es un<br />
campo repetido, devuelve 1.<br />
Devuelve el número de peticiones de búsqueda<br />
definidas en la base de datos.<br />
Status (CurrentScreenDepth) Devuelve el número de bits necesarios para<br />
representar el color de un píxel en la pantalla<br />
<strong>del</strong> ordenador principal.<br />
Status (CurrentScreenHeight) Devuelve el número de píxeles visualizados<br />
verticalmente en la pantalla que contiene el<br />
archivo actual.<br />
Si la ventana ocupa más de una pantalla, utiliza<br />
la que contiene el mayor porcentaje de ventana<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Sintaxis Definición<br />
Funciones de diseño<br />
Utilizar fórmulas y funciones 11-13<br />
Status (CurrentScreenWidth) Devuelve el número de píxeles visualizados<br />
horizontalmente en la pantalla que contiene el<br />
archivo actual.<br />
Si la ventana ocupa más de una pantalla, utiliza<br />
la que contiene el mayor porcentaje de ventana<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Status (CurrentScriptName) Devuelve el nombre <strong>del</strong> guión actualmente en<br />
ejecución o en pausa.<br />
Status (CurrentSortStatus) Devuelve un número que representa el estado<br />
de orden actual. Devuelve 0 para desordenado,<br />
1 para ordenado y 2 para semi-ordenado.<br />
Status<br />
(CurrentSystemVersion)<br />
Devuelve la versión <strong>del</strong> sistema actualmente en<br />
uso.<br />
Status (CurrentTime) Devuelve la hora actual.<br />
Status (CurrentUserCount) Devuelve el número de <strong>usuario</strong>s que acceden al<br />
archivo. Devuelve 1 para <strong>usuario</strong> único o 1 más<br />
el número de invitados para varios <strong>usuario</strong>s de<br />
la red de <strong>FileMaker</strong> Pro. (Los <strong>usuario</strong>s de la<br />
Web y de Acceso a datos, de Companion, no se<br />
contabilizan.)<br />
Status (CurrentUserName) Devuelve la identificación <strong>del</strong> <strong>usuario</strong> actual de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, como figura en las preferencias<br />
de la aplicación.<br />
Las funciones de diseño devuelven información de la estructura de<br />
cualquier base de datos especificada y que esté abierta actualmente<br />
en el ordenador. Por ejemplo, se pueden determinar los nombres de<br />
todas las presentaciones o campos de una base de datos abierta.<br />
Importante Los parámetros deben estar entre comillas (" ") o<br />
especificar el nombre de un campo para un parámetro y devolver<br />
información <strong>del</strong> elemento introducido en el campo. En este caso, no<br />
encierre el parámetro <strong>del</strong> nombre <strong>del</strong> campo entre comillas.
11-14 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Por ejemplo, LayoutNames (“Clientes”) devuelve siempre los<br />
nombres de las presentaciones <strong>del</strong> archivo Clientes. Si existe un<br />
campo denominado Archivo, LayoutNames (Archivo) devuelve<br />
los nombres de las presentaciones <strong>del</strong> archivo Clientes al escribir<br />
Clientes en el campo Archivo.<br />
Sintaxis Definición<br />
DatabaseNames Devuelve los nombres de las bases de datos<br />
abiertas actualmente. (No utiliza parámetros.)<br />
FieldBounds (nombre de<br />
base de datos, nombre de<br />
presentación, nombre de<br />
campo)<br />
FieldNames (nombre de<br />
base de datos, nombre<br />
de presentación)<br />
FieldRepetitions (nombre de<br />
base de datos, nombre de<br />
presentación, nombre de<br />
campo)<br />
FieldStyle (nombre de base<br />
de datos, nombre de<br />
presentación, nombre de<br />
campo)<br />
FieldType (nombre de base<br />
de datos, nombre de campo)<br />
LayoutNames (nombre de<br />
base de datos)<br />
RelationInfo (nombre de<br />
base de datos, nombre de<br />
relación)<br />
RelationNames (nombre de<br />
base de datos)<br />
Devuelve la ubicación y el tamaño de un campo<br />
determinado.<br />
Devuelve los nombres de los campos de la base<br />
de datos y presentación especificados. También<br />
se pueden escribir dos comillas ("") en lugar de<br />
un nombre de presentación para devolver los<br />
nombres de todos los campos de la base de datos<br />
especificada.<br />
Devuelve el número de repeticiones y<br />
orientación <strong>del</strong> campo repetido especificado.<br />
Devuelve:<br />
1 el formato que un campo determinado tiene en<br />
la presentación (por ejemplo, botones circulares)<br />
1 si existe una lista de valores asociada al campo.<br />
Devuelve la definición de un campo<br />
especificado.<br />
Devuelve los nombres de las presentaciones de<br />
un archivo de base de datos especificado.<br />
Devuelve el nombre <strong>del</strong> archivo relacionado de<br />
una relación especificada.<br />
Devuelve la relación definida en un archivo de<br />
base de datos especificado.<br />
Sintaxis Definición<br />
ScriptNames (nombre de<br />
base de datos)<br />
ValueListItems (nombre de<br />
base de datos, nombre de<br />
lista de valores)<br />
ValueListNames (nombre de<br />
base de datos)<br />
Funciones externas<br />
Devuelve los guiones definidos en un archivo de<br />
base de datos especificado.<br />
Devuelve los valores definidos en una lista de<br />
valores especificada.<br />
Devuelve la lista de valores definida en un<br />
archivo de base de datos especificado.<br />
Use las funciones externas para acceder a los plug-ins de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, como Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro. Los<br />
plug-ins añaden funciones a <strong>FileMaker</strong> Pro. Para obtener más<br />
información, consulte “Configurar plug-ins” en la página A-4.<br />
Los plug-ins activados que admiten funciones externas aparecen en<br />
la lista <strong>del</strong> cuadro de diálogo Especificar cálculo (al escoger en la<br />
lista Ver funciones externas o Ver todos por tipo). Si no existen<br />
plug-ins activados o los que lo están no admiten funciones externas,<br />
utilice sólo la definición genérica de función externa: External<br />
(nombre; parámetro).<br />
Funciones externas de Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Al publicar una base de datos en la Web mediante Web Companion<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro, utilice las funciones externas de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
para lo siguiente:<br />
1 comprobar la versión de Web Companion<br />
1 capturar información acerca de los visitantes de la base de datos<br />
1 traducir la información de la base de datos a HTML o HTTP<br />
Nota Las funciones siguientes sólo están disponibles si Web<br />
Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro está instalado y activo en el ordenador.<br />
Consulte el Capítulo 14 para obtener más información acerca de<br />
Web Companion.
Si se activan plug-ins de otros fabricantes, pueden aparecer más<br />
funciones externas.<br />
Sintaxis Definición<br />
External ("Web-Version", 0) Devuelve la versión de Web Companion de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro cargada al abrir <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
External ("Web-<br />
ClientAddress", 0)<br />
Devuelve el nombre de dominio (por ejemplo,<br />
www.filemaker.com) <strong>del</strong> <strong>usuario</strong> de la Web cuya<br />
solicitud HTTP se está procesando en Web<br />
Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro. Si el dominio no<br />
está disponible, devuelve la dirección IP <strong>del</strong><br />
<strong>usuario</strong> de la Web.<br />
External ("Web-ClientIP",0) Devuelve la dirección IP (protocolo de Internet)<br />
<strong>del</strong> <strong>usuario</strong> de la Web cuya solicitud HTTP se<br />
está procesando en Web Companion de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
External ("Web-<br />
ClientName", 0)<br />
External ("Web-<br />
ClientType", 0)<br />
External ("Web-ToHTML",<br />
nombre de campo)<br />
External ("Web-ToHTML",<br />
valor de texto)<br />
External ("Web-ToHTTP",<br />
nombre de campo)<br />
External ("Web-ToHTTP",<br />
valor de texto)<br />
Devuelve el valor que escribe el <strong>usuario</strong> de la<br />
Web como nombre de <strong>usuario</strong> en el cuadro de<br />
diálogo de contraseñas <strong>del</strong> navegador Web.<br />
Devuelve el nombre y versión <strong>del</strong> navegador<br />
Web utilizado por el <strong>usuario</strong>.<br />
Devuelve el contenido <strong>del</strong> campo especificado o<br />
el valor de texto codificado en HTML<br />
Devuelve el contenido <strong>del</strong> campo especificado o<br />
el valor de texto codificado en HTTP<br />
Utilizar fórmulas y funciones 11-15
Parte 3<br />
Compartir e intercambiar datos
La información se puede intercambiar con archivos de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro o con archivos de otras aplicaciones. En este capítulo<br />
se describe cómo:<br />
1 importar datos a un archivo<br />
1 reemplazar registros de un archivo con registros de otro<br />
1 actualizar registros de un archivo con registros de otro<br />
1 convertir documentos de otras aplicaciones en archivos de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 exportar datos para usarlos con otras aplicaciones<br />
Para intercambiar datos mediante ODBC, consulte capítulo 15,<br />
“Utilizar ODBC con <strong>FileMaker</strong> Pro”.<br />
Para utilizar OLE (Object Linking and Embedding, vinculación e<br />
incrustación de objetos), escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice,<br />
haga clic en la pestaña Indice y escriba OLE.<br />
Para mover guiones entre archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro, consulte<br />
“Importar guiones” en la página 10-12.<br />
Para copiar definiciones de campos a un archivo nuevo, guarde un<br />
clon <strong>del</strong> archivo. Consulte “Guardar archivos” en la página 1-8.<br />
Importar y exportar<br />
Con <strong>FileMaker</strong> Pro, se puede:<br />
1 importar: traer datos de otro archivo a uno de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 exportar: guardar datos de <strong>FileMaker</strong> Pro para usarlos en otra<br />
aplicación<br />
Capítulo 12<br />
Importar y exportar datos<br />
Nota No es necesario importar ni exportar datos para acceder a datos<br />
multiplataforma en Windows y Mac OS. Sólo tiene que abrir el<br />
archivo como lo haría normalmente. Consulte “Abrir archivos” en la<br />
página 1-7.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Se pueden intercambiar datos con archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro. Para<br />
acceder a archivos compartidos, consulte “Abrir archivos como<br />
invitado” en la página 13-5.<br />
1 Para intercambiar pequeñas cantidades de datos entre archivos (por<br />
ejemplo, algunos registros), use Copiar y Pegar, o arrastrar y dejar.<br />
Consulte “Introducir datos en registros” en la página 2-6.<br />
1 Al intercambiar información entre archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro en<br />
ordenadores basados en Windows o en Mac OS, pueden apreciarse<br />
diferencias en los nombres de archivos y en la asignación de juegos<br />
de caracteres.<br />
1 La mayoría de los formatos de archivo no admiten la importación<br />
ni exportación de atributos de texto (fuente, tamaño, estilo o color).<br />
1 Se pueden definir guiones de <strong>FileMaker</strong> Pro para automatizar el<br />
intercambio de información con otros archivos. Consulte<br />
capítulo 10, “Crear guiones para automatizar tareas”.<br />
Nota No se pueden importar ni exportar archivos cuando se accede<br />
a una base de datos usando un navegador Web.<br />
Formatos de archivo<br />
Cada aplicación almacena los archivos de datos en su propio tipo de<br />
archivo o formato de archivo. La mayoría de las aplicaciones<br />
también pueden intercambiar información en otros formatos.
12-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro puede importar y/o exportar archivos en los<br />
siguientes formatos: Microsoft Excel, DBF, DIF, ClarisWorks, texto<br />
separado por tabuladores, valores separados por comas, BASIC,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, tabla HTML, Merge, SYLK, Lotus 1-2-3 (WKS,<br />
WK1) y archivos Edition (sólo Mac OS). Para obtener información<br />
sobre cada formato de archivo y las versiones que <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
puede importar y/o exportar, escoja el menú Ayuda > Contenidos e<br />
índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba file formats.<br />
Importar datos en <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Se pueden importar datos a un archivo existente de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
desde otro archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro o desde documentos de otra<br />
aplicación. (Consulte “Importar datos en archivos existentes” en la<br />
página 12-2.) También se pueden convertir documentos de otra<br />
aplicación en archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro. (Consulte página 12-6.)<br />
El archivo o documento desde el que se importan registros es el<br />
archivo fuente. El archivo o documento al que se importan registros<br />
es el archivo de destino.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 El archivo desde el que se importa o convierte debe estar en uno<br />
de los formatos enumerados anteriormente en “Formatos de<br />
archivo”.<br />
1 Para insertar gráficos, sonidos o películas QuickTime o AVI a un<br />
archivo, consulte “Funcionamiento de gráficos, sonidos y películas”<br />
en la página 2-12.<br />
1 <strong>FileMaker</strong> Pro importa registros en el orden en que aparecen en el<br />
archivo fuente, excepto al actualizar registros. Consulte “Actualizar<br />
registros con información de otro documento”.)<br />
1 Se pueden importar datos desde cualquier tipo de campo a<br />
cualquier campo compatible excepto contenedor, de cálculo,<br />
sumario y globales. Los campos contenedor se pueden importar a<br />
otros archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
1 Los datos de los campos relacionados no se pueden importar.<br />
Importe los datos directamente a o desde el archivo relacionado.<br />
1 Para obtener más información acerca de cómo gestiona <strong>FileMaker</strong><br />
Pro 5 los problemas <strong>del</strong> año 2000, visite www.filemaker.com.<br />
Importar datos en archivos existentes<br />
Al importar datos a un archivo existente, se pueden añadir,<br />
reemplazar o actualizar los datos.<br />
Añadir registros<br />
Al añadir registros, todos los registros se importan desde el archivo<br />
fuente al de destino. Si el archivo fuente es de <strong>FileMaker</strong> Pro, se<br />
pueden importar sólo los registros <strong>del</strong> conjunto encontrado. Escoja<br />
los campos a importar.<br />
Reemplazar datos<br />
Con esta opción, los datos <strong>del</strong> archivo se reemplazan con los datos<br />
<strong>del</strong> archivo fuente. En cada campo al que se importa, los datos <strong>del</strong><br />
primer registro (o fila de datos) <strong>del</strong> archivo fuente sobrescriben los<br />
datos <strong>del</strong> primero <strong>del</strong> archivo de destino. Los datos <strong>del</strong> segundo<br />
registro (o línea de datos) <strong>del</strong> archivo fuente sobrescriben los datos<br />
<strong>del</strong> segundo campo <strong>del</strong> de destino y así sucesivamente. Al<br />
reemplazar datos, <strong>FileMaker</strong> Pro no examina ni compara los datos de<br />
los archivos.<br />
Los registros <strong>del</strong> archivo de destino se reemplazan con el mismo<br />
número de registros <strong>del</strong> archivo fuente. Si hay más registros en (el<br />
conjunto encontrado de) el archivo fuente, no se importan los datos<br />
de los registros extra. Si hay más registros en el conjunto encontrado<br />
<strong>del</strong> archivo de destino, no se reemplazan los datos de los registros<br />
extra.
Actualizar registros con información de otro documento<br />
Los registros y campos de un archivo se pueden actualizar con datos<br />
de otro archivo mediante la opción de actualización de importación.<br />
Por ejemplo, se puede tener una copia de una base de datos en el<br />
escritorio <strong>del</strong> ordenador y otra copia en un ordenador portátil. El<br />
archivo de la oficina se puede actualizar con los cambios realizados<br />
durante un viaje.<br />
Para determinar los registros <strong>del</strong> archivo fuente que actualizarán los<br />
de destino, escoja uno o más campos coincidentes en cada archivo.<br />
Si los datos de los campos coincidentes de un registro <strong>del</strong> archivo de<br />
destino coinciden con los de los campos coincidentes <strong>del</strong> archivo<br />
fuente, el registro <strong>del</strong> archivo de destino se actualizará con los datos<br />
<strong>del</strong> archivo fuente.<br />
Los campos coincidentes deben identificar exclusivamente cada<br />
entidad de la base de datos. Por ejemplo, en una base de personas<br />
puede utilizar los campos Número Seguridad Social, o Apellido,<br />
Nombre y Teléfono. Apellido solo puede identificar a más de una<br />
persona, por lo que no sería un campo coincidente adecuado.<br />
Especifique los campos a importar. El contenido de todos los campos<br />
seleccionados (de los registros <strong>del</strong> conjunto encontrado) para la<br />
importación no sobrescribe los datos <strong>del</strong> archivo existente, incluso si<br />
el campo <strong>del</strong> archivo fuente está vacío.<br />
Sólo los registros <strong>del</strong> conjunto encontrado de cada archivo participan<br />
en la actualización de la importación.<br />
Importante Al realizar la actualización de una importación, los datos<br />
de los registros coincidentes <strong>del</strong> archivo fuente sobrescriben los<br />
datos existentes <strong>del</strong> registro correspondiente en el de destino.<br />
Compruebe que cada campo de cada registro importado contiene los<br />
datos a importar.<br />
En este ejemplo se muestran los datos que importan datos para este<br />
par de registros coincidentes:<br />
Antes de actualización de importación<br />
Archivo fuente Archivo de destino<br />
123-456-7890<br />
Juan ø<br />
123-456-7890<br />
Juan<br />
Q<br />
Pérez ø Pérez<br />
Luna, 45<br />
Castellana, 123<br />
Pamplona<br />
Teruel<br />
España<br />
ø<br />
España<br />
3/3/1960<br />
(408) 555-6789<br />
Los campos<br />
coincidentes se<br />
indican con flechas<br />
de doble punta<br />
Los campos que no<br />
se importan están<br />
marcados con un<br />
símbolo nulo (ø)<br />
Importar y exportar datos 12-3<br />
Después de actualización<br />
de importación<br />
Archivo de destino<br />
123-456-7890<br />
Juan<br />
Q<br />
Pérez<br />
Luna, 45<br />
Pamplona<br />
España<br />
3/3/1960<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Los campos coincidentes <strong>del</strong> archivo de destino no pueden ser <strong>del</strong><br />
tipo contenedor, sumario, cálculo no almacenado ni globales. El tipo<br />
de campo coincidente debe corresponderse con el tipo de datos <strong>del</strong><br />
campo coincidente. Por ejemplo, los campos numéricos no deben<br />
hacerse coincidir con campos ni datos de texto.<br />
1 Si todos los campos coincidentes de un registro están vacíos, el<br />
registro no se actualiza.<br />
1 Si un registro de un conjunto encontrado <strong>del</strong> archivo fuente<br />
coincide con uno o más registros <strong>del</strong> conjunto <strong>del</strong> de destino, se<br />
actualizan todos los registros coincidentes <strong>del</strong> conjunto encontrado<br />
<strong>del</strong> archivo de destino.<br />
1 Si más de un registro de un conjunto encontrado <strong>del</strong> archivo fuente<br />
coincide con un registro <strong>del</strong> conjunto <strong>del</strong> de destino, el archivo de<br />
destino se actualiza con el último registro coincidente <strong>del</strong> archivo<br />
fuente.<br />
1 El conjunto encontrado después de una actualización contiene los<br />
registros actualizados (los coincidentes) y se añade cualquier registro<br />
nuevo, independientemente <strong>del</strong> conjunto encontrado antes de la<br />
actualización.
12-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Añadir, reemplazar o actualizar registros de un archivo existente<br />
1. Al reemplazar o actualizar datos, realice una copia de seguridad<br />
<strong>del</strong> archivo de destino.<br />
Al reemplazar y actualizar registros se sobrescriben los datos <strong>del</strong><br />
archivo permanentemente.<br />
2. Antes de reemplazar o actualizar registros, consulte “Reemplazar<br />
datos” en la página 12-2 o “Actualizar registros con información de<br />
otro documento” en la página 12-3.<br />
3. Al importar registros de un archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro, compruebe<br />
que el conjunto encontrado en el mismo contiene sólo los registros a<br />
añadir, reemplazar o actualizar.<br />
4. Abra el archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro al que se importarán los<br />
registros.<br />
1 Al reemplazar registros, compruebe que el conjunto encontrado<br />
contiene sólo los registros a modificar. Ordene los datos de manera<br />
que el registro correcto <strong>del</strong> archivo fuente reemplace los datos de<br />
cada registro <strong>del</strong> de destino.<br />
1 Al reemplazar registros, compruebe que el conjunto encontrado<br />
contiene sólo los registros a actualizar. Los registros que no se<br />
encuentran en el conjunto encontrado no se actualizan, incluso si el<br />
campo coincidente se corresponde.<br />
5. En el modo Visualizar, escoja el menú Archivo > Importar registros.<br />
6. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, para ver todos los archivos<br />
de la carpeta actual que se pueden importar, escoja Todos los archivos<br />
en Tipo de archivo (Windows) o Mostrar (Mac OS). Para reducir las<br />
opciones, escoja un tipo de archivo en la lista.<br />
7. Seleccione el nombre <strong>del</strong> archivo a importar y haga clic en Abrir.<br />
8. Si se importa un archivo de Microsoft Excel con varias hojas de<br />
cálculo, aparece el cuadro de diálogo Seleccionar hoja. Seleccione la<br />
hoja a importar y haga clic en OK.<br />
9. Al importar un archivo de Microsoft Excel, aparece el cuadro de<br />
diálogo Opción de primera fila. Escoja si la primera fila <strong>del</strong> archivo<br />
contendrá nombres de campo o datos.<br />
Datos o campos<br />
<strong>del</strong> archivo fuente<br />
Escoger una acción<br />
de importación<br />
10. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación,<br />
realice los tres pasos siguientes antes de hacer clic en Importar.<br />
También puede realizar cualquiera de estas acciones en cualquier<br />
momento antes de hacer clic en Importar:<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Ver los datos <strong>del</strong><br />
campo desde el que se<br />
importa (opcional)<br />
Las flechas de doble punta indican los campos<br />
coincidentes para la actualización de importación<br />
Las flechas indican que los datos se<br />
importan al campo de la derecha<br />
Los símbolos nulo indican<br />
que los datos no se importan<br />
Volver a ordenar<br />
los campos<br />
Campos <strong>del</strong><br />
archivo de destino<br />
Haga clic en las flechas Explorar datos para ver los<br />
datos de cada registro.
Para Realice lo siguiente<br />
Crear, modificar o<br />
eliminar un campo <strong>del</strong><br />
archivo al que se<br />
importa (opcional)<br />
Haga clic en Definir campos. En el cuadro de diálogo<br />
Definir campos, realice los cambios y haga clic en<br />
Hecho. (Para obtener más información sobre cómo<br />
definir, modificar y eliminar campos, consulte el<br />
capítulo 5, “Crear bases de datos”.) Si los datos se<br />
importan a un archivo compartido, sólo el anfitrión<br />
puede crear campos. Si el botón está atenuado, los<br />
privilegios de acceso actuales no permiten definir<br />
campos.<br />
11. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación,<br />
escoja el tipo de importación a realizar.<br />
Escoja Para<br />
Añadir nuevos registros. Añadir nuevos registros al final<br />
<strong>del</strong> archivo de destino<br />
Reemplazar datos <strong>del</strong> grupo hallado actual. Reemplazar por orden,<br />
comenzando por el primer<br />
registro de cada archivo, los<br />
datos <strong>del</strong> archivo con los <strong>del</strong><br />
archivo fuente<br />
Actualizar registros coincidentes en el conjunto<br />
hallado actual<br />
Para añadir al conjunto encontrado <strong>del</strong><br />
archivo fuente los registros que no tienen<br />
registros coincidentes en la base de datos de<br />
destino, seleccione también Añadir registros<br />
que quedan.<br />
Actualizar datos en el conjunto<br />
encontrado <strong>del</strong> archivo con los<br />
datos de los registros<br />
coincidentes <strong>del</strong> archivo fuente<br />
12. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación,<br />
alinee cada campo de la lista Campos de con los datos o campos a<br />
importar a la lista o a hacer coincidir para la actualización de<br />
importación.<br />
Importar y exportar datos 12-5<br />
Los datos de la izquierda que no estén alineados con un campo de la<br />
derecha no se importan. Si el nombre <strong>del</strong> campo de la derecha está<br />
atenuado, los campos de cálculo, sumario y globales <strong>del</strong> mismo no<br />
aceptan datos importados.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Volver a ordenar<br />
todos los campos<br />
de la lista Campos<br />
de una vez<br />
Mover un campo<br />
hacia arriba o hacia<br />
abajo en la lista<br />
Campos de<br />
Escoja una opción de la lista Ver por. Para enumerar los<br />
campos por:<br />
1 nombres que coincidan, escoja nombres coincidentes (si<br />
se importa desde un formato de archivo que almacene<br />
nombres de campos, como Microsoft Excel, ClarisWorks,<br />
DIF, DBF, Merge o <strong>FileMaker</strong> Pro)<br />
1 el orden utilizado la última vez que <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
importó datos a este archivo, escoja último orden<br />
1 el orden en que se crearon los archivos, escoja orden de<br />
creación<br />
1 nombres en orden alfabético, escoja nombres de campo<br />
1 tipos de campos, escoja tipos de campo<br />
1 un orden personalizado (creado arrastrando nombres de<br />
campos), escoja orden de importación<br />
Mueva el puntero por un campo en la lista Campos de.<br />
Cuando adopte la forma de doble flecha, arrastre el<br />
nombre a su nueva ubicación.<br />
13. En el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación,<br />
defina cada par de campos (<strong>del</strong> paso anterior) para importarlos, para<br />
no importarlos o para utilizarlos como campos coincidentes para la<br />
actualización de importación.<br />
Si el símbolo entre los campos de cada par no es el deseado, haga clic<br />
sobre él una o dos veces hasta que sea el correcto.<br />
Para Símbolo<br />
Importar datos de la izquierda al campo de la derecha Flecha<br />
Impedir que se importen los datos de la izquierda Símbolo nulo (Ø)
12-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Para Símbolo<br />
Especificar campos coincidentes para la importación Doble flecha<br />
14. Haga clic en Importar.<br />
15. Si aparece el cuadro de diálogo Opciones de importación,<br />
seleccione las opciones y haga clic en OK.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro muestra este cuadro de diálogo si:<br />
1 el archivo contiene campos que introducen datos automáticamente,<br />
o si<br />
1 se añaden registros y se importan datos desde un archivo de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro con campos repetidos. Consulte “Definir entradas de<br />
datos automáticas” en la página 5-10 y “Campos repetidos” en la<br />
página 5-12.<br />
Para: Realice lo siguiente<br />
Introducir<br />
automáticamente<br />
datos nuevos en<br />
campos definidos con<br />
opciones de entrada<br />
automática<br />
Especificar cómo se<br />
importan los datos de<br />
los campos repetidos<br />
Seleccione Ejecutar opciones de entrada automática<br />
durante la importación.<br />
Si se selecciona esta opción y se importa a campos<br />
definidos para introducir automáticamente el nombre<br />
<strong>del</strong> modificador, la fecha y la hora de la modificación o<br />
los valores actualizados, los datos introducidos<br />
sobrescriben los <strong>del</strong> archivo fuente en estos campos.<br />
1 Seleccione Conservándolos en el registro original para<br />
mantener los campos como campos repetidos.<br />
1 Seleccione Separándolos en diferentes registros para<br />
importar cada valor repetido a un registro<br />
independiente. Por ejemplo, si un registro <strong>del</strong> archivo<br />
fuente contiene valores repetidos tres veces, se<br />
importan tres registros, todos idénticos excepto en lo<br />
que respecta a los valores <strong>del</strong> campo repetido. Utilice<br />
esta opción para trabajar con valores individuales en los<br />
campos repetidos (por ejemplo, para ordenarlos o<br />
resumirlos).<br />
Para interrumpir la importación, pulse Escape (Windows) o<br />
2+punto (Mac OS.) Para eliminar los registros importados, escoja el<br />
menú Registros > Eliminar todos los registros.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Los registros importados se convierten en el conjunto encontrado.<br />
Después de la importación, compruebe los datos <strong>del</strong> conjunto<br />
encontrado.<br />
1 Si reemplaza o actualiza registros, compruebe que los registros<br />
sean correctos antes de desechar la copia de seguridad <strong>del</strong> archivo.<br />
1 <strong>FileMaker</strong> Pro no valida datos importados.<br />
Convertir archivos de datos en nuevos archivos de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Los datos de otras aplicaciones se pueden convertir en un nuevo<br />
archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro. Deben estar en uno de los tipos de archivo<br />
que se pueden importar enumerados en “Formatos de archivo” en la<br />
página 12-1.<br />
El archivo nuevo contiene todos los datos originales, una<br />
presentación de formulario estándar y un diseño de lista con una<br />
columna. Excepto en lo indicado en la tabla siguiente, los nombres<br />
de campo <strong>del</strong> nuevo archivo son de texto y genéricos (f1, f2, f3, etc.).<br />
Para obtener Utilice uno de estos tipos de archivo<br />
Nombres de campos Microsoft Excel, ClarisWorks, DIF, DBF,<br />
Merge, <strong>FileMaker</strong> Pro
Para obtener Utilice uno de estos tipos de archivo<br />
Tipos de campos numéricos, de<br />
fecha, de hora y de texto, según<br />
sea necesario<br />
Microsoft Excel, ClarisWorks, DIF, DBF,<br />
Merge, <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1. En la otra aplicación, guarde los datos a importar en un tipo de<br />
campo admitido por <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
2. En <strong>FileMaker</strong> Pro, escoja el menú Archivo > Abrir.<br />
3. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, seleccione el tipo de<br />
archivo a importar, seleccione el archivo y haga clic en Abrir.<br />
4. Para convertir una hoja de cálculo de Microsoft Excel, seleccione<br />
una hoja <strong>del</strong> archivo <strong>del</strong> libro y haga clic en OK.<br />
5. Si aparece el cuadro de diálogo Opción de primera fila, escoja una<br />
opción.<br />
6. En el siguiente cuadro de diálogo, escriba el nombre <strong>del</strong> nuevo<br />
archivo, seleccione una ubicación y haga clic en Guardar.<br />
7. Al convertir una hoja de cálculo de Microsoft Excel,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro explora los datos entrantes para asignarles el tipo de<br />
campo adecuado a cada columna.<br />
Mac OS: si la hoja de cálculo es grande, puede aparecer un cuadro de<br />
diálogo de progreso. Para interrumpir la exploración, haga clic en<br />
Desestimar para asignar tipos de campos basados en los registros ya<br />
procesados. Los campos numéricos, de fecha y de hora sólo pueden<br />
contener 255 caracteres, por lo que el texto de los mismos puede<br />
truncarse.<br />
Exportar datos de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Importar y exportar datos 12-7<br />
Los datos de <strong>FileMaker</strong> Pro se pueden exportar a un nuevo archivo y<br />
abrir en otra aplicación.<br />
Los datos de <strong>FileMaker</strong> Pro se pueden intercambiar con aplicaciones<br />
compatibles con ODBC. Por ejemplo, se puede realizar un gráfico en<br />
Microsoft Excel con datos de <strong>FileMaker</strong> Pro. Consulte capítulo 15,<br />
“Utilizar ODBC con <strong>FileMaker</strong> Pro”.<br />
Para exportar datos:<br />
1. Abra el archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro y busque el conjunto de<br />
registros a exportar.<br />
2. Ordene los registros en el orden de exportación (opcional).<br />
3. Escoja el menú Archivo > Exportar registros.<br />
4. En el cuadro de diálogo, escriba el nombre y seleccione una<br />
ubicación para el archivo.<br />
Importante Si existe otro archivo con el mismo nombre en esa<br />
ubicación, el archivo nuevo reemplaza al existente.<br />
Escribir un<br />
nombre para<br />
el archivo<br />
exportado<br />
Escoger un<br />
tipo de<br />
archivo<br />
admitido por<br />
la aplicación<br />
de destino<br />
5. Escoja un tipo de archivo en la lista Guardar como tipo (Windows)<br />
o Tipo (Mac OS) y haga clic en Guardar.
12-8 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
6. En el cuadro de diálogo Especificar orden de campo para<br />
exportación, defina el orden de los campos.<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Exportar campos Haga doble clic para desplazarlos a la lista Orden de campos.<br />
Para exportar todos los campos, haga clic en Mover todos.<br />
Exportar campos<br />
de un archivo<br />
relacionado<br />
Impedir que se<br />
exporten<br />
los datos<br />
Cambiar el orden<br />
de exportación<br />
de los campos<br />
Exportar un<br />
valor de sumario<br />
general<br />
Exportar valores<br />
de subsumario<br />
Lista de<br />
relaciones<br />
Seleccionar<br />
campos de<br />
la lista<br />
Escoger un<br />
juego de<br />
caracteres<br />
Escoger<br />
una opción<br />
de formato<br />
Escoja una relación en la lista Relación (vea la ilustración de<br />
la página página 12-8) y desplace los campos a la lista Orden<br />
de campos. Los campos relacionados se pueden incluir<br />
antes, después o entre los campos <strong>del</strong> archivo maestro.<br />
Seleccione un campo de la lista Orden de campos y haga clic<br />
en Borrar. Para eliminar todos los campos de la lista, haga<br />
clic en Borrar todos.<br />
En la lista Orden de campos, señale a la doble flecha <strong>del</strong><br />
nombre de campo y arrastre hacia arriba o hacia abajo.<br />
Incluya el campo de sumario en la lista Orden de campos.<br />
Cada registro incluye la cantidad de sumario general. Al<br />
exportar valores de sumario (página 12-9), la cantidad de<br />
sumario general es sólo el primer registro exportado.<br />
Consulte la página 12-9<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
exporta estos<br />
campos<br />
7. Windows: escoja un Juego de caracteres adecuado para la<br />
plataforma o aplicación en que se utilizará el archivo exportado.<br />
Por ejemplo, si exporta datos a una aplicación Windows, escoja<br />
Windows (ANSI).<br />
8. Seleccione una opción de formato para los campos.<br />
Por ejemplo, la presentación actual contiene un campo numérico con<br />
un formato que permite visualizar dos dígitos decimales y un<br />
símbolo de moneda (Pta.). Al introducir 30,7 en el campo,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro visualiza 30,70 Pta. en modo Visualizar. Los valores<br />
pueden exportarse con o sin formato.<br />
Para exportar Seleccione esta opción<br />
Valores sin formato<br />
(por ejemplo, 30,7)<br />
Valores de la presentación actual con<br />
formato numérico, de fecha o de<br />
hora (pro ejemplo, 30,70 Pta.)<br />
9. Haga clic en Exportar.<br />
No formatear salida.<br />
Formatear mediante presentación actual.<br />
Los símbolos y otros valores no<br />
numéricos se exportan como texto. Esta<br />
opción no se puede seleccionar para los<br />
formatos SYLK, DBF o DIF.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para utilizar un archivo exportado, abra una aplicación que pueda<br />
leer su formato y después abra el archivo. Para obtener más<br />
información, consulte “Formatos de archivo” en la página 12-1.<br />
1 Los datos de campos contenedor se pueden exportar a formato de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
1 Consulte la Ayuda para obtener información sobre la exportación<br />
de valores de campos repetidos al formato SYLK, WKS o DBF.<br />
Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña<br />
Indice y escriba exporting data.
Exportar datos de subsumario<br />
Los valores de los campos de subsumario se pueden exportar de la<br />
misma manera que los subtotales generados por un informe con<br />
datos agrupados y subtotales. Este proceso exporta un registro por<br />
cada categoría.<br />
Por ejemplo, si tiene un informe que calcula el total de las ventas por<br />
regiones, puede exportar un valor por cada región. Un informe<br />
basado en muchos registros tendrá el aspecto siguiente:<br />
Este podría ser el aspecto <strong>del</strong> archivo exportado:<br />
Para obtener más información sobre cómo generar registros con<br />
datos agrupados, consulte “Crear presentaciones e informes” en la<br />
página 6-2.<br />
Nota Para exportar datos de sumarios generales, consulte la sección<br />
anterior.<br />
Para exportar datos de subsumario:<br />
1. Ejecute el informe que genera los valores de subsumario a<br />
exportar o busque los registros a incluir y ordénelos en el campo de<br />
interrupción (el campo de agrupación usado para clasificar por<br />
categorías los registros).<br />
2. Escoja el menú Archivo > Exportar registros.<br />
Importar y exportar datos 12-9<br />
3. En el cuadro de diálogo Exportar registros a archivo, escriba el<br />
nombre y escoja una ubicación para el archivo de destino.<br />
4. Escoja un tipo de archivo en la lista Guardar como tipo (Windows)<br />
o Tipo (Mac OS) y haga clic en Guardar.<br />
5. En el cuadro de diálogo Especificar orden de campo para<br />
exportación, seleccione los campos a exportar, incluido un campo<br />
sumario.<br />
Para obtener más información sobre este cuadro de diálogo, consulte<br />
el paso 6 en “Exportar datos de <strong>FileMaker</strong> Pro” en la página 12-8.<br />
6. Haga clic en Resumir por.<br />
7. En el cuadro de diálogo Resumir por, seleccione uno o varios<br />
campos por los que resumir.<br />
Hacer clic en el campo<br />
para seleccionarlo<br />
Una marca de<br />
verificación indica<br />
que el campo está<br />
seleccionado<br />
8. Haga clic en OK.<br />
El archivo se<br />
ordena por los<br />
campos aquí<br />
enumerados<br />
Borre este campo para<br />
que no se incluya un<br />
valor de sumario general<br />
en el primer registro<br />
Se exportarán los<br />
valores de subsumario<br />
para el total de las<br />
ventas por regiones
12-10 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
9. Si no desea incluir la cantidad de sumario general en el primer<br />
registro exportado, haga clic en el campo de sumario sin cursiva y<br />
después en Borrar para eliminarlo de la lista Orden de campos.<br />
10. Haga clic en Exportar.
Capítulo 13<br />
Compartir bases de datos en red<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro 5 incorpora soporte para compartir archivos en red.<br />
Al compartir archivos, se puede trabajar simultáneamente con otros<br />
miembros de un grupo de trabajo y ahorrar espacio en disco al<br />
mantener los archivos en una ubicación central. <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
permite compartir hasta 10 archivos con 10 <strong>usuario</strong>s al mismo<br />
tiempo. En algunos casos, un archivo puede compartirse con hasta 25<br />
<strong>usuario</strong>s a la vez, disminuyendo el número al compartir más<br />
archivos. Con capacidades y rendimientos mayores en red,<br />
<strong>FileMaker</strong>, Inc. recomienda el uso de <strong>FileMaker</strong> Server si es<br />
necesario compartir archivos en red con más de 10 <strong>usuario</strong>s al mismo<br />
tiempo.<br />
También se pueden compartir archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro en la Web<br />
usando Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro. Para obtener más<br />
información, consulte “Publicación de bases de datos en la Web” en<br />
la página 14-1.<br />
En este capítulo se describe cómo:<br />
1 configurar bases de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro para compartirlas<br />
en red<br />
1 hospedar bases de datos compartidas de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 acceder como invitado a bases de datos compartidas de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Compartir archivos en red<br />
Para compartir bases de datos, los <strong>usuario</strong>s deben disponer de la<br />
misma versión de <strong>FileMaker</strong> Pro que la utilizada para hospedar los<br />
archivos y deben poder acceder a la red en que se hospedan.<br />
Para mejorar las prestaciones al compartir archivos, hospede los<br />
archivos con la aplicación <strong>FileMaker</strong> Server.<br />
Importante El acuerdo de licencia de <strong>FileMaker</strong> Pro requiere el pago<br />
de una licencia por cliente u ordenador independiente en que se<br />
instale o ejecute <strong>FileMaker</strong> Pro. Una misma licencia de software no<br />
puede compartirse ni usarse al mismo tiempo en distintos clientes u<br />
ordenadores.<br />
La primera persona que abre el archivo compartido es el anfitrión.<br />
Los <strong>usuario</strong>s que abren un archivo compartido después <strong>del</strong> anfitrión<br />
son invitados.<br />
Los invitados abren conexiones con el archivo<br />
El anfitrión abre el archivo
13-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Los archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro pueden compartirse entre un<br />
ordenador que ejecuta Windows y otro que ejecuta Mac OS de la<br />
misma manera en que se comparten archivos entre ordenadores en<br />
red de la misma plataforma. Por ejemplo, puede hospedarse un<br />
archivo en un ordenador con Windows y los invitados con<br />
ordenadores tanto con Windows como con Mac OS pueden<br />
conectarse al mismo archivo.<br />
Al compartir archivos entre plataformas, pueden aparecer<br />
diferencias en la asignación de fuentes y conjuntos de caracteres, así<br />
como en la alineación de los objetos en las presentaciones.<br />
1 (Mac OS) No es necesario activar Compartir archivo (en el panel<br />
de control de configuración de la compartición) para compartir<br />
archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro desde un ordenador Mac OS.<br />
1 (Mac OS) <strong>FileMaker</strong> Pro 5 ya no admite MacIPX como protocolo<br />
de red.<br />
1 Para cambiar las conexiones de red, consulte el apéndice A,<br />
“Personalizar <strong>FileMaker</strong> Pro”.<br />
Funcionamiento de archivos compartidos<br />
Al abrir un archivo compartido, el anfitrión y los invitados tienen<br />
acceso a la misma información. <strong>FileMaker</strong> Pro guarda el archivo<br />
compartido en el disco en que reside. Guarda todas las<br />
modificaciones realizadas, incluidos los cambios en registros,<br />
presentaciones y guiones.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro limita el acceso a algunos comandos y registros para<br />
evitar que los <strong>usuario</strong>s interfieran unos con otros.<br />
Usuario Tareas permitidas<br />
Anfitrión y todos los<br />
invitados (todos los<br />
<strong>usuario</strong>s)<br />
Anfitrión o un<br />
invitado (sólo un<br />
<strong>usuario</strong> cada vez)<br />
1 Buscar, ordenar y examinar registros<br />
1 Especificar una configuración de impresora<br />
(Windows) o un ajuste de página (Mac OS) e imprimir<br />
1 Alternar presentaciones o modos<br />
1 Importar o exportar datos<br />
1 Comprobar la ortografía de un conjunto<br />
1 Elegir un guión en el menú Guión o hacer clic en un<br />
botón asignado al mismo para ejecutarlo<br />
1 Modificar valores globales. Con el archivo sólo se<br />
guardan los cambios realizados por el anfitrión. Al abrir<br />
un archivo con campos globales, los invitados ven los<br />
valores actuales. Si el anfitrión cambia un valor global,<br />
los invitados no ven el cambio hasta que cierran el<br />
archivo y lo vuelven a abrir.<br />
1 Abrir el cuadro de diálogo ScriptMaker<br />
1 Definir o modificar relaciones<br />
1 Definir o modificar contraseñas<br />
1 Definir o modificar listas de valores<br />
1 Editar un registro o una presentación. Otros <strong>usuario</strong>s<br />
pueden visualizar el registro, pero ninguno puede<br />
modificarlo hasta que el <strong>usuario</strong> actual se desplaza a<br />
otro registro o pulsa Intro en Modo Visualizar. En modo<br />
Presentación, el <strong>usuario</strong> actual debe desplazarse a otra<br />
presentación o cambiar de modo.
Usuario Tareas permitidas<br />
Sólo anfitrión (todos<br />
los invitados deben<br />
cerrar la conexión<br />
al archivo)<br />
1 Definir campos o modificar definiciones de campos<br />
1 Volver a ordenar presentaciones<br />
1 Definir, eliminar o modificar grupos y privilegios de<br />
acceso<br />
1 Guardar copias de un archivo con el comando Guardar<br />
una copia como<br />
1 Alternar el estado <strong>del</strong> archivo entre multi<strong>usuario</strong> y<br />
<strong>usuario</strong> único<br />
1 Cerrar un archivo compartido<br />
Al trabajar con archivos compartidos, la forma <strong>del</strong> puntero puede<br />
cambiar.<br />
Puntero Significa en <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Esperando para recibir datos de la red<br />
Esperando a que el anfitrión procese una petición de otro<br />
<strong>usuario</strong><br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Ordenar, sustituir datos, visualizar e imprimir presentaciones de<br />
informes de sumario y otras tareas de cálculo realizadas en gran<br />
número de registros afectan al rendimiento de los ordenadores <strong>del</strong><br />
anfitrión y de los invitados. Realice estas tareas en conjuntos<br />
pequeños o prográmelas para que se realicen en periodos de<br />
poco uso.<br />
1 <strong>FileMaker</strong> Pro guarda el tipo de ordenación <strong>del</strong> anfitrión, busca<br />
peticiones y configura la impresora (Windows) o ajusta la página<br />
(Mac OS). Si el <strong>usuario</strong> es un invitado, se puede definir la<br />
configuración con un guión. Consulte “Crear guiones para<br />
automatizar tareas” en la página 10-1.<br />
1 Al compartir un archivo con formatos <strong>del</strong> sistema diferentes de los<br />
disponibles en su ordenador, se puede escoger el tipo de formato a<br />
usar. Consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Compartir bases de datos en red 13-3<br />
1 Con <strong>FileMaker</strong> Pro para Windows, se puede incluir información<br />
de otras aplicaciones mediante objetos OLE (Object Linking and<br />
Embedding, vinculación e incrustación de objetos). Al compartir<br />
archivos de Windows con <strong>FileMaker</strong> Pro, los <strong>usuario</strong>s que utilizan<br />
Mac OS pueden cortar, copiar y pegar objetos OLE como gráficos,<br />
pero no pueden modificarlos.<br />
1 Al compartir archivos relacionados, <strong>FileMaker</strong> Pro limita el<br />
acceso a algunos comandos y registros para evitar que unos <strong>usuario</strong>s<br />
interfieran con otros.<br />
1 Al modificar un registro maestro, <strong>FileMaker</strong> Pro impide que<br />
otros <strong>usuario</strong>s modifiquen el mismo registro.<br />
1 Al modificar un campo relacionado, <strong>FileMaker</strong> Pro impide que<br />
otros <strong>usuario</strong>s modifiquen el registro relacionado asociado y el<br />
registro maestro.<br />
1 Una vez seleccionado un campo en un registro distinto,<br />
seleccionado otro registro en el mismo archivo o abandonado el<br />
registro maestro, pueden acceder al registro otros <strong>usuario</strong>s.<br />
Hospedar archivos<br />
La mayoría de los comandos de <strong>FileMaker</strong> Pro se procesan en el<br />
ordenador anfitrión, por lo que se obtendrá mejor rendimiento si se<br />
hospedan los archivos compartidos en el ordenador más rápido<br />
disponible.<br />
Los archivos compartidos deben permanecer abiertos para que los<br />
invitados puedan acceder a ellos.
13-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Para obtener el mejor rendimiento al hospedar un archivo, ábralo<br />
primero en el ordenador que esté conectado directamente al disco<br />
duro en que se almacena el archivo. No es posible hospedar de<br />
manera remota un archivo almacenado en otro ordenador, ya que<br />
compromete la integridad de los datos y disminuye el rendimiento.<br />
Los archivos pueden hospedarse de manera remota, por ejemplo,<br />
abriendo un archivo multi<strong>usuario</strong> con la característica para compartir<br />
archivos incorporada de Windows, con la opción personal de<br />
compartir archivos o AppleShare de Mac OS o desde un servidor de<br />
archivos.<br />
Si necesita avisar o ponerse en contacto con los invitados que estén<br />
usando la base de datos, puede enviarles mensajes. En el cuadro de<br />
diálogo Compartir archivo, seleccione Enviar mensaje. Escriba el<br />
mensaje y haga clic en OK. Los invitados verán el mensaje en un<br />
cuadro de diálogo. El cuadro de diálogo desaparece transcurridos 30<br />
segundos o si se hace clic en Cancelar.<br />
Abrir archivos como anfitrión<br />
Para hospedar un archivo, debe ser el primer <strong>usuario</strong> que lo abra.<br />
1. Escoja el menú Archivo > Abrir.<br />
2. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, seleccione un archivo y<br />
haga clic en Abrir.<br />
3. Escoja el menú Archivo > Compartir.<br />
Para abrir el cuadro de diálogo Compartir archivo, abra el archivo<br />
usando una contraseña que proporcione el privilegio de acceso<br />
Exportar registros.<br />
Advertencia Los <strong>usuario</strong>s que abren un archivo de base de datos con<br />
el privilegio de acceso Exportar registros, incluidos los invitados de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, pueden publicar la base de datos en la Web activando<br />
Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro. En este caso, cualquier<br />
privilegio de acceso de <strong>FileMaker</strong> Pro protegerá la base de datos en<br />
la Web. No obstante, se deben tomar precauciones al conceder<br />
privilegios de acceso. Para obtener más información, consulte<br />
“Proteger bases de datos publicadas” en la página 14-5.<br />
4. En el cuadro de diálogo Compartir archivo, seleccione<br />
Multi<strong>usuario</strong> o Multi<strong>usuario</strong> (oculto).<br />
Nota Si están atenuados Multi<strong>usuario</strong> y Multi<strong>usuario</strong> (oculto) en el<br />
cuadro de diálogo Compartir archivo, <strong>FileMaker</strong> Pro no puede<br />
acceder a la red. Debajo <strong>del</strong> botón Multi<strong>usuario</strong> aparece una<br />
explicación. También se puede escoger Abrir en el menú Archivo y<br />
hacer clic en Anfitriones para obtener una explicación.<br />
Con la opción Multi<strong>usuario</strong>, el nombre <strong>del</strong> archivo hospedado<br />
aparece en el cuadro de diálogo Anfitriones de los ordenadores<br />
invitados. Esta opción es casi siempre recomendable.<br />
Utilice la opción Multi<strong>usuario</strong> (oculto) para hospedar un archivo e<br />
impedir que se muestre en el cuadro de diálogo Anfitriones de los<br />
ordenadores invitados. Esta opción es recomendable para abrir<br />
archivos relacionados con normalidad cuando los <strong>usuario</strong>s en red<br />
abren un archivo compartido visible. Por ejemplo, para compartir<br />
dos archivos relacionados en la red y comprobar que los invitados<br />
abren el primer archivo, defina el primer archivo para compartirlo<br />
como Multi<strong>usuario</strong> y el segundo como Multi<strong>usuario</strong> (oculto). Los<br />
invitados verán el primer archivo en el cuadro de diálogo<br />
Anfitriones, aunque ambos archivos estarán compartidos.
Si el archivo utiliza información de otros archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
(como bases de datos relacionadas, guiones externos o listas de<br />
valores), repita estos pasos para abrir los archivos y definirlos como<br />
Multi<strong>usuario</strong>.<br />
Consulte “Proteger bases de datos publicadas” en la página 14-5 para<br />
obtener información sobre cómo ocultar archivos compartidos con<br />
Publicación en la Web al instante de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Consejo Agrupe los archivos en una carpeta para facilitar su<br />
localización.<br />
Nota Con <strong>FileMaker</strong> Pro 4.1 y versiones anteriores, se podía añadir<br />
un carácter de subrayado al final <strong>del</strong> nombre para impedir que un<br />
archivo apareciera en el cuadro de diálogo Anfitriones. Con<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro 5, esto sólo se realiza con la opción Multi<strong>usuario</strong><br />
(oculto). Al convertir archivos creados con versiones anteriores,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro 5 establece la opción Multi<strong>usuario</strong> (oculto) en los<br />
archivos con nombres que terminen con un carácter de subrayado.<br />
De esta manera se conservan sus relaciones y guiones.<br />
Cerrar archivos compartidos<br />
El anfitrión puede cerrar los archivos que hospeda. Los invitados<br />
pueden cerrar las conexiones a los archivos compartidos.<br />
Importante Para abandonar <strong>FileMaker</strong> Pro, escoja Salir (Windows) o<br />
Salir (Mac OS) en el menú Archivo. Si se desconecta el ordenador sin<br />
salir <strong>del</strong> programa, se pueden dañar los archivos y perder las<br />
modificaciones.<br />
1. Escoja el menú Archivo > Cerrar.<br />
2. Si es el anfitrión y hay invitados conectados, haga clic en Pedir en<br />
el cuadro de diálogo Pedir.<br />
Compartir bases de datos en red 13-5<br />
Nota Este cuadro de diálogo aparece cuando se realiza una tarea que<br />
requiere que todos los invitados cierren la conexión al archivo.<br />
Consulte “Funcionamiento de archivos compartidos” en la<br />
página 13-2.<br />
Invitados utilizando<br />
el archivo<br />
Los invitados ven un mensaje indicando que cierren el archivo. Si los<br />
invitados hacen clic en Cerrar ahora, <strong>FileMaker</strong> Pro cierra el archivo.<br />
Si los <strong>usuario</strong>s no responden al mensaje y el archivo puede guardarse<br />
de manera segura, <strong>FileMaker</strong> Pro lo cierra transcurridos 30<br />
segundos.<br />
Abrir archivos como invitado<br />
Los invitados pueden conectarse a un archivo una vez que lo ha<br />
abierto el anfitrión.<br />
1. Escoja el menú Archivo > Abrir.<br />
Si un invitado hace clic en<br />
Cancelar, <strong>FileMaker</strong> Pro no<br />
cierra la conexión al archivo<br />
2. En el cuadro de diálogo Abrir archivo, haga clic en Anfitriones.
13-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
3. En el cuadro de diálogo Anfitriones, realice lo siguiente.<br />
Para este<br />
protocolo<br />
Realice lo siguiente<br />
IPX/SPX Continúe con el paso 4.<br />
TCP/IP Para especificar un anfitrión TCP/IP local, haga clic en<br />
Anfitriones locales en la lista de la parte inferior.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro muestra los anfitriones locales de la red<br />
en la lista de la parte superior.<br />
Para especificar un anfitrión fuera <strong>del</strong> área TCP/IP local,<br />
haga clic en Especificar anfitrión en la lista de la parte<br />
inferior. En el cuadro de diálogo Especificar anfitrión,<br />
escriba el nombre <strong>del</strong> anfitrión o la dirección IP. (Para<br />
añadir un anfitrión a la lista, haga clic en Añadir de form<br />
a permanente la entrada en la lista <strong>del</strong> anfitrión.) Haga clic<br />
en OK.<br />
AppleTalk con zonas Seleccione la zona <strong>del</strong> anfitrión en la lista de la parte<br />
inferior.<br />
AppleTalk sin zonas Continúe con el paso 4.<br />
Anfitrión <strong>FileMaker</strong><br />
Server<br />
Anfitrión <strong>del</strong> ordenador<br />
bajo Windows<br />
Anfitrión <strong>del</strong> ordenador<br />
bajo Mac OS<br />
Seleccionar en<br />
la lista de<br />
archivos<br />
compartidos<br />
disponibles en<br />
el anfitrión<br />
Cuadro de diálogo Anfitriones para una red IPX<br />
Anfitrión<br />
<strong>FileMaker</strong><br />
Server<br />
Anfitrión <strong>del</strong><br />
ordenador para<br />
Windows<br />
Anfitrión <strong>del</strong><br />
ordenador bajo<br />
Mac OS<br />
Zonas<br />
4. Seleccione un archivo y haga clic en Abrir.<br />
Si la red está muy cargada, puede que no aparezca el archivo. Para<br />
comprobar la red durante un periodo más largo de tiempo, utilice uno<br />
de los procedimientos siguientes.<br />
Para este tipo de red Realice lo siguiente<br />
1 TCP/IP<br />
1 AppleTalk con zonas<br />
(Mac OS)<br />
1 IPX/SPX (Windows)<br />
1 AppleTalk sin zonas<br />
(Mac OS)<br />
Seleccionar en la<br />
lista de archivos<br />
compartidos<br />
disponibles en el<br />
anfitrión<br />
Cuadro de diálogo Anfitriones para una red AppleTalk con zonas<br />
Pulse la tecla Ctrl (Windows) u Opción (Mac OS)<br />
al hace clic en la lista de la parte inferior<br />
Haga clic en Cancelar para volver al cuadro de<br />
diálogo Abrir archivo. Pulse la tecla Ctrl<br />
(Windows) u Opción (Mac OS) al hacer clic en<br />
Anfitriones.<br />
Si selecciona un anfitrión <strong>FileMaker</strong> Server (en lugar de un archivo<br />
compartido), podrá administrar el servidor de manera remota.<br />
Consulte la documentación de <strong>FileMaker</strong> Server para obtener<br />
información.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Si el anfitrión lo solicita o si no utiliza el archivo compartido, cierre<br />
la conexión.
1 El acceso al archivo puede estar limitado si están atenuados<br />
algunos comandos, presentaciones o campos. Consulte “Proteger<br />
bases de datos con contraseñas y grupos” en la página 9-1.<br />
1 Para obtener información sobre cómo compartir archivos en la<br />
Web, consulte “Publicar bases de datos en la Web” en la<br />
página 14-1.<br />
Compartir bases de datos en red 13-7
Capítulo 14<br />
Publicar bases de datos en la Web<br />
Con <strong>FileMaker</strong> Pro los datos se pueden poner en la Web a<br />
disposición de los <strong>usuario</strong>s. Por ejemplo, se puede publicar un<br />
calendario de eventos, de manera que los clientes puedan acceder a<br />
la información usando un navegador.<br />
En este capítulo se explica:<br />
1 cómo acceder y trabajar con datos en Internet o en una intranet a<br />
través de la Web<br />
1 los requisitos para acceder a bases de datos<br />
1 los requisitos para publicar bases de datos<br />
1 cómo publicar bases de datos con Publicación en la Web al instante<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Publicación de bases de datos en la Web<br />
Con <strong>FileMaker</strong> Pro, se pueden publicar bases de datos en la World<br />
Wide Web (o en una intranet) utilizando Web Companion de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro. No se necesita software adicional. Se puede acceder<br />
a Internet o a una intranet con cualquier navegador para visualizar,<br />
editar, ordenar o buscar en bases de datos, siempre que se disponga<br />
de privilegios de acceso.<br />
Nota En la documentación de <strong>FileMaker</strong> Pro se utiliza el término<br />
publicar en la Web para referirse a las bases de datos a las que se<br />
puede acceder en Internet o en una intranet.<br />
Las bases de datos se publican en la Web para:<br />
1 poner datos a disposición de un gran número de personas, con<br />
cualquier ordenador y en cualquier lugar <strong>del</strong> mundo. (No obstante, el<br />
acceso al archivo se puede restringir.)<br />
1 acceder a los datos desde diversas ubicaciones, por ejemplo,<br />
cuando se viaja o se trabaja en casa.<br />
Terminología Web<br />
Para publicar una base de datos, se deben comprender los conceptos<br />
siguientes.<br />
Término Significado<br />
Internet Red de ordenadores unidos por líneas de datos que se<br />
comunican usando estándares de software comunes. La<br />
World Wide Web forma parte de Internet.<br />
Intranet Red de ordenadores utilizados para compartir<br />
información dentro de una empresa o un grupo de trabajo.<br />
Por ejemplo, una intranet corporativa puede conectar<br />
sucursales en todo el mundo. Las intranets se pueden<br />
enlazar a Internet.<br />
World Wide Web Extenso conjunto de documentos, o páginas, almacenados<br />
en ordenadores denominados servidores Web.<br />
Servidor Web Ordenador conectado a Internet o a una intranet y que<br />
tiene instalada una aplicación de servidor Web. Las<br />
aplicaciones de servidor Web proporcionan páginas Web<br />
o archivos asociados a navegadores. Web Companion de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro es una aplicación de servidor Web.<br />
Página Web Documento que reside en un servidor Web. Las páginas<br />
Web contienen código HTML.<br />
HTML (Hypertext<br />
Markup Language,<br />
Lenguaje de<br />
marcas de<br />
hipertexto)<br />
Sistema de códigos o etiquetas que define el modo de<br />
visualización de la información de una página Web en un<br />
navegador.<br />
Sitio Web Grupo de páginas Web enlazadas en un servidor de Web.
14-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Término Significado Publicar bases de datos con Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Página Web<br />
principal<br />
Primera página a la que se accede al conectar con un sitio<br />
Web.<br />
Navegador Web Aplicación de software que visualiza páginas Web.<br />
Internet Explorer y Netscape Navigator son navegadores.<br />
Ordenador<br />
anfitrión<br />
Dirección IP<br />
(Internet Protocol,<br />
protocolo de<br />
Internet)<br />
ISP (Internet<br />
service provider,<br />
proveedor de<br />
servicios Internet)<br />
CSS (Cascading<br />
style sheets, hojas<br />
en cascada)<br />
Servidor Web que ejecuta <strong>FileMaker</strong> Pro con Web<br />
Companion activado para publicación en la Web. Las<br />
bases de datos publicadas deben abrirse en el ordenador<br />
anfitrión.<br />
Dirección exclusiva de cada ordenador conectado a<br />
Internet o a una intranet. Las páginas Web se envían de<br />
una dirección IP a otra: primero, el navegador solicita<br />
páginas específicas y después, la aplicación de servidor<br />
proporciona la página solicitada al navegador.<br />
Empresa que proporciona conexiones a Internet. Un ISP<br />
también puede proporcionar servicios de hospedaje de<br />
bases de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro en la Web.<br />
Lenguaje que proporciona más control que HTML sobre<br />
el diseño y la presentación de páginas Web. Las hojas en<br />
cascada funcionan como plantillas en las páginas Web. Si<br />
las páginas Web contienen CSS, se deben visualizar en un<br />
navegador que las admita.<br />
Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Web Companion es un plug-in de <strong>FileMaker</strong> Pro. Web Companion<br />
funciona como aplicación de servidor Web, ya que comunica con<br />
navegadores que solicitan (o proporcionan) datos a bases de datos de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Conexión a Internet<br />
o intranet<br />
Ordenadores ejecutando<br />
software de navegadores Web<br />
Ordenador anfitrión ejecutando<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro. Web Companion está<br />
activado y la base de datos abierta<br />
Nota Web Companion también actúa como aplicación CGI<br />
(Common Gateway Interface, interfaz común de puerta de acceso),<br />
gestionando la interacción entre <strong>FileMaker</strong> Pro y el navegador. Las<br />
bases de datos se pueden publicar utilizando aplicaciones CGI de<br />
otros fabricantes.<br />
Publicación en la Web al instante<br />
Navegador Web que<br />
solicita o envía datos.<br />
Web Companion<br />
devuelve páginas que<br />
contienen datos<br />
Publicación en la Web al instante de <strong>FileMaker</strong> Pro permite publicar<br />
bases de datos de manera fácil y rápida. No es necesario modificar la<br />
base de datos, usar software adicional ni diseñar páginas Web. Con<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro se incluye Publicación en la Web al instante.
Nota Publicación en la Web al instante de <strong>FileMaker</strong> Pro está<br />
diseñado para compartir datos en grupos de trabajo pequeños o para<br />
acceder a datos en una red. Para obtener información sobre el<br />
número de <strong>usuario</strong>s que pueden acceder a la base de datos publicada,<br />
consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba guests.<br />
Con <strong>FileMaker</strong> Pro también se publican datos de otras dos maneras:<br />
1 Para tener más control sobre el aspecto y la funcionalidad de la<br />
base de datos publicada, utilice las características disponibles en<br />
<strong>FileMaker</strong> Developer. Por ejemplo, se pueden crear páginas Web<br />
personalizadas que introduzcan de manera interactiva los nombres<br />
de los <strong>usuario</strong>s en un campo de la base de datos. Para obtener<br />
información sobre <strong>FileMaker</strong> Developer, escoja el menú Ayuda ><br />
<strong>FileMaker</strong> en la Web.<br />
1 Si los datos no se modifican a menudo, o para que los <strong>usuario</strong>s no<br />
se conecten directamente a la base de datos, pueden usarse<br />
publicaciones estáticas para que los datos estén disponibles en<br />
Internet o en una intranet. Mediante la publicación estática, los datos<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro se exportan para crear una página Web. La página<br />
no se actualiza cuando cambia la información de la base de datos y<br />
los <strong>usuario</strong>s no se conectan directamente a ella. (Si se usa<br />
Publicación en la Web al instante, los datos se actualizan en la<br />
ventana <strong>del</strong> navegador cada vez que se envía una solicitud a Web<br />
Companion.)<br />
La publicación estática se describe en la Ayuda. Escoja el menú<br />
Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
static web publishing.<br />
En este capítulo se explica cómo publicar bases de datos usando la<br />
Publicación en la Web al instante.<br />
Publicar bases de datos en la Web 14-3<br />
Trabajar con bases de datos en la Web<br />
Para trabajar con una base de datos publicada de <strong>FileMaker</strong> Pro, se<br />
requiere:<br />
1 un navegador Web. Para obtener más información, consulte<br />
“Requisitos <strong>del</strong> navegador” en la página 14-13.<br />
1 acceder a Internet o a una intranet<br />
1 la dirección IP <strong>del</strong> ordenador que hospeda el archivo de la base de<br />
datos<br />
Para acceder a una base de datos publicada, se inicia el navegador y<br />
se escribe la dirección IP <strong>del</strong> ordenador anfitrión.<br />
Escribir la dirección IP en<br />
la ventana <strong>del</strong> navegador<br />
En la página Web principal que aparece, haga clic en un nombre de<br />
archivo para abrir la base de datos. Si fuera necesaria una contraseña,<br />
escríbala en el cuadro de diálogo Contraseña. A continuación se abre<br />
la base de datos.<br />
Nota Si se usa Base de datos de seguridad en Web, los <strong>usuario</strong>s<br />
también deben introducir la contraseña. Para obtener información<br />
sobre la seguridad en la Web, consulte “Proteger bases de datos<br />
publicadas” en la página 14-5.<br />
Hacer clic en<br />
un nombre de<br />
archivo para abrir<br />
la base de datos<br />
Página Web principal incorporada en Web Companion
14-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
La página Web principal incorporada, denominada Portal Web al<br />
instante, enumera las bases de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro abiertas en el<br />
ordenador anfitrión y compartidas en la Web. (Consulte “Activar<br />
compartición de Web Companion” en la página 14-11.)<br />
Publicación en la Web al instante de <strong>FileMaker</strong> Pro proporciona<br />
páginas Web, o vistas, para trabajar con bases de datos. Para<br />
examinar, buscar, ordenar, añadir, modificar o eliminar registros<br />
sólo es necesario hacer clic en los botones o en los enlaces. (Consulte<br />
“Visualizar en un navegador la publicación en la Web” en la<br />
página 14-16.)<br />
Base de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro en navegador<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Al publicar bases de datos, se puede usar la página Web principal<br />
incorporada en Web Companion o crear una página personalizada.<br />
Consulte “Crear páginas Web personalizadas” en la página 14-7 y<br />
“Escoger una página principal para publicación en la Web” en la<br />
página 14-9.<br />
1 Para evitar que los archivos aparezcan en la página Web principal<br />
incorporada, consulte “Consideraciones de seguridad para bases de<br />
datos publicadas” en la página 14-6.<br />
1 El <strong>usuario</strong> puede escribir la dirección IP <strong>del</strong> ordenador anfitrión o<br />
se le puede proporcionar un enlace a la base de datos de la página<br />
Web.<br />
1 En algunos casos, los <strong>usuario</strong>s escriben el dominio y el nombre <strong>del</strong><br />
ordenador anfitrión en lugar de la dirección IP, por ejemplo<br />
http://cuentas.empresa.com. O bien, escriben el nombre <strong>del</strong><br />
anfitrión, como http://empresa.com. Para obtener información,<br />
póngase en contacto con el proveedor de servicios Internet o con el<br />
administrador de la red.<br />
1 Si no se utiliza el número de puerto por defecto de Web<br />
Companion (80), se debe añadir este número a la dirección IP.<br />
Consulte “Especificar un número de puerto para publicación<br />
en la Web” en la página 14-11.<br />
1 Para obtener información acerca de gráficos, sonido y películas en<br />
la red, consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
container fields.<br />
Requisitos para publicar bases de<br />
datos en la Web<br />
Para publicar bases de datos usando Publicación en la Web al<br />
instante, se requiere:<br />
1 un ordenador Windows o Mac OS con <strong>FileMaker</strong> Pro 5<br />
1 instalar Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro. Para obtener<br />
información sobre requisitos de hardware e instalaciones de<br />
software, consulte la guía Puesta en marcha de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 un acceso a Internet o a una intranet (consulte la sección siguiente)<br />
1 una o varias bases de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para obtener información sobre la seguridad de los datos en la<br />
Web, consulte “Proteger bases de datos publicadas” en la<br />
página 14-5.<br />
1 Para obtener información acerca de la configuración de bases de<br />
datos para su publicación en la Web, consulte “Publicación de bases<br />
de datos en la Web: generalidades” en la página 14-7.<br />
1 Para la publicación en la Web se puede crear una página Web<br />
principal personalizada. Consulte “Crear páginas Web<br />
personalizadas” en la página 14-7.<br />
1 Para obtener información sobre la creación de presentaciones para<br />
su publicación en la Web, consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña<br />
Indice y escriba layouts, on web.<br />
Conectar con Internet o con una intranet<br />
Al publicar bases de datos en Internet o en una intranet, el ordenador<br />
anfitrión debe ejecutar <strong>FileMaker</strong> Pro y abrir las bases de datos.<br />
Además:<br />
1 Para publicar una base de datos en Internet, el ordenador anfitrión<br />
debe estar permanentemente conectado a Internet.<br />
El ordenador anfitrión debe tener una dirección IP estática<br />
(permanente). Sin embargo, si la conexión al ISP (proveedor de<br />
servicios Internet) se realiza a través de módem, se puede asignar<br />
dinámicamente la dirección IP <strong>del</strong> anfitrión (diferente en cada<br />
conexión). Las direcciones IP dinámicas dificultan a los <strong>usuario</strong>s<br />
localizar las bases de datos.<br />
1 Para publicar una base de datos dentro de una empresa o un grupo<br />
de trabajo, el ordenador anfitrión debe tener una conexión<br />
permanente a una intranet que use TCP/IP.<br />
Publicar bases de datos en la Web 14-5<br />
Importante Se recomienda encarecidamente publicar la base de datos<br />
en un ordenador con conexión permanente a Internet o a una intranet.<br />
Las bases de datos se pueden publicar sin una conexión permanente,<br />
pero sólo estarán disponibles a los <strong>usuario</strong>s cuando el ordenador<br />
anfitrión esté conectado.<br />
Si no se tiene certeza <strong>del</strong> tipo de acceso disponible, consulte al<br />
proveedor de servicios Internet o al administrador de la red. Para<br />
obtener más información, escoja el menú Ayuda > <strong>FileMaker</strong> en la<br />
Web.<br />
Proteger bases de datos publicadas<br />
Al publicar una base de datos, se puede limitar el acceso a la misma<br />
y las tareas que los <strong>usuario</strong>s pueden realizar:<br />
1 Los mismos privilegios de acceso especificados en <strong>FileMaker</strong> Pro,<br />
tienen efecto al publicar la base de datos en la Web. Para abrir una<br />
base de datos en el navegador, los <strong>usuario</strong>s de Web deben introducir<br />
la misma contraseña que usan para abrir un archivo en<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro. Consulte “Trabajar con bases de datos en la Web” en<br />
la página 14-3, y “Definir contraseñas” en la página 9-1.<br />
1 La administración remota se puede permitir o restringir. Consulte<br />
“Activar administración a distancia para publicación Web” en la<br />
página 14-10.<br />
1 Se puede especificar en Web Companion la dirección IP que<br />
solicita los datos. Consulte “Seleccionar un método de seguridad<br />
para publicación en la Web” en la página 14-10.<br />
1 Se puede especificar una presentación que limite los campos a los<br />
que los <strong>usuario</strong>s acceden. (Los <strong>usuario</strong>s de Web pueden acceder a<br />
todos los registros de una base de datos abierta.) Consulte “Escoger<br />
presentaciones para publicación en la Web” en la página 14-14.<br />
1 Se pueden seleccionar estilos Web que sólo permitan a los <strong>usuario</strong>s<br />
buscar en la base de datos o introducir registros nuevos. Consulte<br />
“Escoger un estilo de Web” en la página 14-12.
14-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Consejo Al crear una contraseña para una base de datos publicada o<br />
para la administración remota, utilice sólo caracteres de la A a la Z,<br />
numerales o una combinación de ambos. No incluya espacios.<br />
(Algunos caracteres pueden interpretarse incorrectamente en la<br />
Web.) Consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.<br />
Los privilegios de acceso a <strong>FileMaker</strong> Pro son prácticos, fáciles de<br />
usar y suponen la mejor elección para la mayoría de las necesidades<br />
de seguridad de bases de datos. No obstante, se puede usar Base de<br />
datos de seguridad en Web para disponer de características de<br />
seguridad adicionales. No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Al seleccionar restricciones de campos en Publicación en la Web<br />
al instante, compruebe que están deseleccionadas Buscar<br />
exactamente, Actualizar exactamente y Borrar exactamente en Base de<br />
datos de seguridad en Web.<br />
1 Para obtener más información sobre bases de datos de seguridad<br />
en Web, consulte Seguridad en la web.pdf, en la carpeta Seguridad<br />
en la web (dentro de la carpeta <strong>FileMaker</strong> Pro 5).<br />
Consideraciones de seguridad para bases de datos<br />
publicadas<br />
No olvide los siguientes temas de seguridad al publicar bases de<br />
datos:<br />
1 Advertencia Los <strong>usuario</strong>s e invitados de <strong>FileMaker</strong> Pro que abren<br />
con el privilegio de acceso Exportar registros una base de datos,<br />
pueden publicarla (activando Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro en<br />
sus ordenadores). Tome precauciones al conceder privilegios de<br />
acceso a los invitados. Consulte “Definir contraseñas” en la<br />
página 9-1.<br />
1 Debido al funcionamiento de los servidores Web, los <strong>usuario</strong>s<br />
expertos pueden eliminar todos los archivos de la carpeta Web. No<br />
coloque documentos ni bases de datos privadas en la carpeta Web.<br />
(La carpeta Web se encuentra en la carpeta <strong>FileMaker</strong> Pro 5.)<br />
1 Para evitar que una base de datos publicada se visualice en la<br />
página Web principal incorporada, realice una de las acciones<br />
siguiente:<br />
1 Asigne un nuevo nombre a la base de datos para incluir un<br />
carácter de subrayado al final <strong>del</strong> nombre <strong>del</strong> archivo, antes de la<br />
extensión (por ejemplo, Pedidos_ o Pedidos_.fp5). Recuerde que al<br />
cambiar el nombre de un archivo es necesario modificar sus<br />
referencias en relaciones y guiones.<br />
1 En el cuadro de diálogo Compartir archivo, seleccione<br />
Multi<strong>usuario</strong> (Oculto). Con esta opción, el archivo está también<br />
disponible a través de TCP/IP. Consulte “Abrir archivos como<br />
anfitrión” en la página 13-4.<br />
1 Si se especifica una presentación para la publicación, los <strong>usuario</strong>s<br />
de Web sólo pueden acceder a los campos de la presentación<br />
especificada. No obstante, los <strong>usuario</strong>s expertos pueden utilizar<br />
características disponibles con el software <strong>FileMaker</strong> Developer<br />
para modificar las presentaciones a las que accedan. Consulte<br />
“Escoger presentaciones para publicación en la Web” en la<br />
página 14-14.<br />
1 Los campos relacionados de una presentación publicada aparecen<br />
cuando un <strong>usuario</strong> abre el archivo maestro. El archivo relacionado se<br />
abre con los privilegios asociados a la contraseña <strong>del</strong> archivo<br />
maestro. Consulte “Escoger presentaciones para publicación en la<br />
Web” en la página 14-14 y “Bases de datos relacionales” en la<br />
página 8-3.<br />
1 Para no publicar una base de datos abierta en el ordenador<br />
anfitrión, compruebe que esté desactivada la compartición de Web<br />
Companion. Consulte “Activar compartición de Web Companion”<br />
en la página 14-11.
Crear páginas Web personalizadas<br />
En lugar de la página Web principal incorporada en Web Companion<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro, se puede usar una personalizada. (Consulte<br />
“Trabajar con bases de datos en la Web” en la página 14-3.) Por<br />
ejemplo, la página Web principal personalizada puede incluir los<br />
siguientes elementos:<br />
1 enlace con la base de datos publicada<br />
1 descripción de la base de datos<br />
1 dirección de correo electrónico o enlace de correo automatizado,<br />
para que los <strong>usuario</strong>s se pongan en contacto con el anfitrión<br />
1 logotipo de la empresa u otros gráficos<br />
Al crear una página Web principal personalizada, es necesario un<br />
editor de texto o una aplicación de creación de páginas Web para la<br />
edición HTML. Al asignar un nombre al archivo de la página<br />
principal, debe incluirse la extensión .htm o .html (por ejemplo,<br />
empresa.htm o empresa.html).<br />
Una vez creada la página Web principal, desplácela al nivel superior<br />
de la carpeta Web (dentro de la carpeta <strong>FileMaker</strong> Pro 5).<br />
A continuación, configure Web Companion para que use dicha<br />
página. Consulte “Escoger una página principal para publicación en<br />
la Web” en la página 14-9.<br />
Publicación de bases de datos en la Web:<br />
generalidades<br />
Una vez configurada la conexión a Internet o a una intranet, se puede<br />
publicar la base de datos.<br />
Importante Antes de publicarla, compruebe la seguridad de los datos.<br />
Consulte “Proteger bases de datos publicadas” en la página 14-5.<br />
Publicar bases de datos en la Web 14-7<br />
Realice los pasos siguientes en un ordenador conectado a Internet o<br />
a una intranet a través de TCP/IP:<br />
Sólo es necesario realizarlos una vez:<br />
1. Si ha creado una página Web principal personalizada, desplácela<br />
al nivel superior de la carpeta Web (dentro de la carpeta<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro 5). (Consulte la sección anterior, “Crear páginas Web<br />
personalizadas”.)<br />
2. Active el plug-in Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro. (Consulte<br />
“Activar Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro” en la página 14-8.)<br />
3. Compruebe que Publicación en la Web al instante está activada,<br />
(Consulte “Activar publicación en la Web al instante” en la<br />
página 14-8.)<br />
4. Compruebe las demás opciones de Web Companion y realice los<br />
cambios necesarios. (Consulte “Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro”<br />
en la página 14-8.)<br />
Repita los pasos siguientes en cada base de datos publicada:<br />
1. Active la compartición de Web Companion. (Consulte “Activar<br />
compartición de Web Companion” en la página 14-11.)<br />
2. Escoja un estilo Web y configure las páginas Vista Tabla, Vista<br />
Formulario, Buscar y Ordenar. (Consulte “Configurar las vistas en el<br />
navegador” en la página 14-11.)<br />
3. Pruebe la base de datos en Internet o en una intranet. (Consulte<br />
“Probar una base de datos publicada” en la página 14-15.)<br />
4. Comunique a los <strong>usuario</strong>s cómo acceder a la base de datos.<br />
(Consulte “Trabajar con bases de datos en la Web” en la<br />
página 14-3.)
14-8 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Activar Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Sólo es necesario activar las preferencias una vez:<br />
1. Escoja el menú Edición > Preferencias > Aplicación.<br />
2. En el cuadro de diálogo Preferencias de la aplicación, haga clic en<br />
la pestaña Plug-ins.<br />
3. Seleccione el cuadro de verificación Web Companion.<br />
Nota Si Web Companion no aparece en el cuadro de diálogo, es<br />
necesario instalar el plug-in. (Consulte la guía Puesta en marcha de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro.)<br />
4. Haga clic en Configurar para definir las opciones de Web<br />
Companion, o haga clic en OK.<br />
Seleccione el cuadro<br />
de verificación Web<br />
Companion.<br />
Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Una vez activado Web Companion, compruebe que la configuración<br />
sea correcta. Puede no ser necesario modificar estos ajustes, ya que<br />
los valores por defecto son apropiados para la mayoría de los<br />
<strong>usuario</strong>s.<br />
1. Escoja el menú Edición > Preferencias > Aplicación.<br />
2. En el cuadro de diálogo Preferencias de la aplicación, haga clic en<br />
la pestaña Plug-ins.<br />
3. Seleccione Web Companion en la lista y haga clic en Configurar.<br />
Aparece el cuadro de diálogo Configuración de Web Companion.<br />
4. Escoja las opciones de configuración que desee (ver abajo) y haga<br />
clic en OK.<br />
5. En el cuadro de diálogo Configurar impresión, haga clic en<br />
Aceptar.<br />
Nota Publicación en la Web al instante de <strong>FileMaker</strong> Pro está<br />
diseñado para compartir datos en grupos de trabajo pequeños o para<br />
acceder a datos en una red. Para obtener información sobre el<br />
número de <strong>usuario</strong>s que pueden acceder a una base de datos<br />
publicada, consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú<br />
Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
guests.<br />
Activar publicación en la Web al instante<br />
Para Realice lo siguiente<br />
Publicar bases<br />
de datos<br />
Interrumpir la<br />
publicación de<br />
todas las bases<br />
de datos<br />
Compruebe que está seleccionado Activar publicación en la<br />
Web al instante en el cuadro de diálogo Configurar Web<br />
Companion.<br />
Deseleccione Activar publicación en la Web al instante.
Para Realice lo siguiente<br />
Interrumpir la<br />
publicación de una<br />
base de datos<br />
Desactive la compartición de Web Companion en esa<br />
base de datos. Consulte “Activar compartición de Web<br />
Companion” en la página 14-11.<br />
Escoger una página principal para publicación en la Web<br />
Al especificar en un navegador Web la dirección IP (o el nombre <strong>del</strong><br />
anfitrión y <strong>del</strong> dominio) <strong>del</strong> ordenador anfitrión, aparece la página<br />
Web de la base de datos. Consulte “Trabajar con bases de datos en la<br />
Web” en la página 14-3.<br />
Se puede definir una opción para visualizar la página Web principal<br />
personalizada en lugar de la incorporada en Web Companion.<br />
Consulte “Crear páginas Web personalizadas” en la página 14-7.<br />
En el cuadro de diálogo Configuración de Web Companion, escoja<br />
la página en la lista Página Web.<br />
Escoger un idioma para publicación en la Web al instante<br />
Se puede escoger un idioma para la interfaz y la Ayuda en pantalla<br />
de publicación en la Web al instante de <strong>FileMaker</strong> Pro. Esta opción<br />
no afecta a los datos.<br />
Para especificar el idioma de la interfaz de Publicación en la Web al<br />
instante de <strong>FileMaker</strong> Pro, escoja un idioma en la lista Idioma <strong>del</strong><br />
cuadro de diálogo Configuración de Web Companion.<br />
Publicar bases de datos en la Web 14-9<br />
Realizar seguimiento de la actividad de la Web con<br />
archivos de registro<br />
Para realizar el seguimiento de la actividad de los <strong>usuario</strong>s en las<br />
bases de datos, active una o varias de las siguientes opciones <strong>del</strong><br />
cuadro de diálogo Configuración de Web Companion.<br />
Seleccionar Para realizar el seguimiento de<br />
Acceder al archivo<br />
de registro<br />
Archivo de registro<br />
de errores<br />
Información <strong>del</strong><br />
archivo de registro<br />
Información de los <strong>usuario</strong>s de Web que<br />
acceden a la base de datos (por ejemplo, la<br />
dirección IP de los <strong>usuario</strong>s y las páginas a las<br />
que accedieron)<br />
En este<br />
archivo<br />
access.log<br />
Errores generados por Web Companion error.log<br />
Entradas realizadas con etiquetas de<br />
sustitución de registros <strong>FMP</strong> en archivos de<br />
publicación Web personalizados. Pueden<br />
crearse archivos personalizados utilizando<br />
<strong>FileMaker</strong> Developer. Para obtener más<br />
información, consulte la documentación de<br />
<strong>FileMaker</strong> Developer.<br />
info.log<br />
Web Companion crea archivos de registro en la carpeta<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro 5. Pueden visualizarse en aplicaciones de archivos de<br />
texto. Para obtener más información, consulte la Ayuda de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic<br />
en la pestaña Indice y escriba log of web activity.<br />
Consejo También se pueden usar las funciones externas de Web<br />
Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro para realizar el seguimiento de la<br />
actividad de los <strong>usuario</strong>s. Las funciones externas se describen en la<br />
ayuda. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la<br />
pestaña Indice y escriba external functions.
14-10 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Activar administración a distancia para publicación Web<br />
Si se activa la administración remota, se pueden realizar en<br />
ordenadores distintos <strong>del</strong> anfitrión las siguientes tareas:<br />
1 abrir o cerrar bases de datos, utilizando las características<br />
disponibles en <strong>FileMaker</strong> Developer<br />
1 utilizar los comandos HTTP Put y Get para cargar y descargar<br />
archivos de bases de datos desde y hasta la carpeta Web (dentro de<br />
la carpeta <strong>FileMaker</strong> Pro 5). Además, se puede cargar cualquier<br />
archivo en la carpeta Web. Para obtener información sobre<br />
comandos HTTP, consulte la documentación <strong>del</strong> navegador Web o<br />
un manual de HTML.<br />
1 acceder a una base de datos de seguridad en Web. Para obtener más<br />
información sobre bases de datos de seguridad en Web, consulte<br />
WebSecurity.pdf, ubicado en la carpeta Web Security.<br />
Escoja una opción de administración remota en el cuadro de diálogo<br />
Configuración de Web Companion:<br />
Para Seleccionar<br />
Evitar la administración remota Desactivado<br />
Permitir la administración<br />
remota sin contraseña<br />
Exigir una contraseña para la<br />
administración remota<br />
No necesita contraseña. Advertencia Si se<br />
selecciona esta opción, cualquier <strong>usuario</strong> de<br />
Web puede administrar remotamente la base<br />
de datos.<br />
Exige contraseña y después escribir la<br />
contraseña en el cuadro.<br />
En la Ayuda se incluye información sobre las contraseñas de<br />
administración remota. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice,<br />
haga clic en la pestaña Indice y escriba remote administration.<br />
Para obtener más información, consulte la documentación de<br />
<strong>FileMaker</strong> Developer.<br />
Seleccionar un método de seguridad para publicación en<br />
la Web<br />
Web Companion utiliza los privilegios de acceso de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
por defecto. No obstante, para disponer de características de<br />
seguridad adicionales, se puede usar también Base de datos de<br />
seguridad en Web. Para obtener más información, consulte “Proteger<br />
bases de datos publicadas” en la página 14-5.<br />
Para seleccionar un método de seguridad, escoja Privilegios de acceso<br />
a <strong>FileMaker</strong> Pro o Base de datos de seguridad en Web en el cuadro de<br />
diálogo Configuración de Web Companion.<br />
Para especificar los ordenadores que pueden acceder a las bases de<br />
datos, seleccione Restringir acceso a direcciones IP y escriba una o<br />
varias direcciones IP. Por ejemplo, especifique que sólo la dirección<br />
12.34.56.78 tenga acceso a la base de datos.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Si no se selecciona Restringir acceso a direcciones IP, cualquier<br />
<strong>usuario</strong> puede acceder a la página principal de la base de datos. No<br />
obstante, se puede limitar el acceso a bases de datos individuales<br />
mediante privilegios de acceso o con bases de datos de seguridad<br />
en Web.<br />
1 Al especificar una dirección IP en el cuadro de diálogo<br />
Configuración de Web Companion:<br />
1 La dirección IP debe ser numérica<br />
1 Se pueden escribir varias direcciones separadas por comas. Por<br />
ejemplo, 1.2.3.4, 5.6.7.8<br />
1 Se puede introducir un símbolo comodín (*) para el último<br />
número de la dirección. Por ejemplo, 1.2.* permite el acceso a<br />
cualquier dirección IP que comience por 1.2., como 1.2.3.4 ó<br />
1.2.34.56
Especificar un número de puerto para publicación<br />
en la Web<br />
El puerto TCP/IP <strong>del</strong> cuadro de diálogo Configuración de Web<br />
Companion especifica la ubicación de las bases de datos de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Si el puerto número 80 ya está en uso (por ejemplo, ejecutando otra<br />
aplicación de servidor Web), se puede cambiar Puerto TCP/IP nº a 591.<br />
<strong>FileMaker</strong>, Inc. ha registrado el puerto número 591 en IANA<br />
(Internet Assigned Numbers Authority) para su uso con Web<br />
Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Nota Si se usa un puerto distinto <strong>del</strong> número 80, los <strong>usuario</strong>s de Web<br />
no podrán acceder a la base de datos a menos que añadan dos puntos<br />
y el nuevo puerto a la dirección IP (o el nombre <strong>del</strong> anfitrión y <strong>del</strong><br />
dominio). Por ejemplo, los <strong>usuario</strong>s deberán escribir<br />
12.34.56.78:591 o http://cuentas.empresa.com:591/<br />
Consulte “Trabajar con bases de datos en la Web” en la página 14-3.<br />
Activar compartición de Web Companion<br />
Para cada base de datos que se vaya a publicar en la Web:<br />
1. Abra la base de datos.<br />
2. Escoja el menú Archivo > Compartir.<br />
Debe disponer <strong>del</strong> privilegio de acceso Exportar registros para abrir el<br />
cuadro de diálogo Compartir archivo. Si no puede abrirlo, abra la<br />
base de datos con una contraseña que proporcione el privilegio<br />
Exportar registros. Consulte “Definir contraseñas” en la página 9-1.<br />
3. En el área Compartir Companion <strong>del</strong> cuadro de diálogo Compartir<br />
archivo, seleccione el cuadro de verificación Web Companion.<br />
Si Web Companion está atenuado, consulte “Activar Web Companion<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro” en la página 14-8. Si Web Companion no aparece<br />
en el cuadro de diálogo, debe instalar el plug-in. (Consulte la guía<br />
Puesta en marcha de <strong>FileMaker</strong> Pro.)<br />
Seleccionar el<br />
cuadro de<br />
verificación<br />
Web<br />
Companion.<br />
Publicar bases de datos en la Web 14-11<br />
4. Haga clic en Configurar vistas, para configurar las vistas <strong>del</strong><br />
navegador, o haga clic en OK.<br />
Consulte la sección siguiente, “Configurar las vistas en el<br />
navegador”.)<br />
Para interrumpir la publicación de la base de datos actual,<br />
deseleccione Web Companion en el cuadro de diálogo Compartir<br />
archivo. Para interrumpir la publicación de todas las base de datos,<br />
desactive Publicación en la Web al instante. Consulte “Activar<br />
publicación en la Web al instante” en la página 14-8.<br />
Configurar las vistas en el navegador<br />
Hacer clic para<br />
configurar las<br />
vistas <strong>del</strong><br />
navegador<br />
En un navegador Web, los <strong>usuario</strong>s pueden ver páginas diferentes, o<br />
vistas, de la base de datos:<br />
1 página Vista Tabla, para trabajar con varios registros al mismo<br />
tiempo<br />
1 página Vista Formulario, para trabajar con un registro cada vez<br />
1 página Buscar, para buscar información<br />
1 página Ordenar, para ordenar información (si está activada)
14-12 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Al configurar las vistas <strong>del</strong> navegador, se puede escoger el estilo<br />
Web para la base de datos. También se pueden escoger las<br />
presentaciones que se mostrarán en las páginas Vista Tabla, Vista<br />
Formulario y Buscar. Las presentaciones y los estilos se combinan<br />
para determinar la apariencia de las bases de datos en el navegador.<br />
Los <strong>usuario</strong>s de Web sólo ven las páginas y características activadas.<br />
Por ejemplo, si se desactiva la ordenación, los <strong>usuario</strong>s no verán la<br />
página Buscar. Para obtener más información acerca de las páginas<br />
a las que pueden acceder los <strong>usuario</strong>s, consulte “Visualizar en un<br />
navegador la publicación en la Web” en la página 14-16.<br />
Para configurar vistas de publicación en la Web:<br />
1. Escoja el menú Archivo > Compartir.<br />
Consulte la sección anterior, “Activar compartición de Web<br />
Companion”.<br />
2. En el área Compartir Companion <strong>del</strong> cuadro de diálogo Compartir<br />
archivo, seleccione Web Companion y haga clic en Configurar vistas.<br />
3. En el cuadro de diálogo Configurar vistas en Web Companion,<br />
escoja las opciones que desee (ver a continuación).<br />
4. En el cuadro de diálogo Compartir archivo, haga clic en Hecho y<br />
después en OK.<br />
Nota Esta configuración se aplica sólo a la base de datos actual. Las<br />
vistas <strong>del</strong> navegador deben configurarse independientemente en<br />
cada base de datos.<br />
Escoger un estilo de Web<br />
Publicación en la Web al instante de <strong>FileMaker</strong> Pro incluye estilos<br />
para determinar la apariencia de la base de datos en el navegador. Por<br />
ejemplo, se puede escoger el estilo Lavanda para visualizar los<br />
títulos y los botones en una combinación de morados. También se<br />
pueden escoger estilos diseñados específicamente para la búsqueda<br />
o para la creación de registros.<br />
Se puede escoger un estilo diferente para cada base de datos<br />
publicada.<br />
Para escoger un estilo, haga clic en la pestaña Estilo Web <strong>del</strong> cuadro<br />
de diálogo Configurar vistas en Web Companion y después<br />
seleccione un estilo.<br />
A menos que se indique en la tabla siguiente, las páginas Web<br />
pueden mostrar estos estilos: Vista Formulario, Vista Tabla, Buscar,<br />
Ordenar, Nuevo registro y Editar registros. Para obtener más<br />
información consulte las secciones “Requisitos <strong>del</strong> navegador” y<br />
“Generar presentaciones”.<br />
Estilo Web<br />
Gris<br />
Lavanda<br />
Trigo suave<br />
Hacer clic en<br />
Estilo Web<br />
Seleccionar un<br />
estilo Web<br />
Información <strong>del</strong><br />
estilo seleccionado<br />
Genera presentaciones<br />
Comentario<br />
Sí Estos estilos son idénticos, excepto por las<br />
combinaciones de color de los títulos y<br />
botones. Gris suave utiliza colores neutros,<br />
ideales en muchas presentaciones.<br />
Verde helecho No Apariencia similar a Gris, Lavanda y Trigo<br />
suave, pero puede visualizarse en más<br />
navegadores<br />
Azul y oro 1 Sí Similar al estilo de Publicación en la de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro 4.0, pero no incluye el rango de<br />
registros ni el icono de libro
Estilo Web<br />
Azul y oro 2 No Idéntico al estilo de Publicación en la Web al<br />
instante de <strong>FileMaker</strong> Pro 4.0. El rango de<br />
registros y los iconos de libro aparecen en<br />
navegadores que utilizan Java . Si el<br />
navegador no utiliza Java, los controles<br />
aparecen como enlaces.<br />
Sólo<br />
búsqueda<br />
Requisitos <strong>del</strong> navegador<br />
Genera presentaciones<br />
Comentario<br />
Sí Similar a un motor de búsqueda, este estilo<br />
sólo permite buscar y visualizar registros. Sólo<br />
se visualizan las páginas Vista Formulario,<br />
Vista Tabla y Buscar.<br />
Sólo entrada Sí Como en los libros de visita, este estilo sólo<br />
permite añadir un registro. Sólo se visualiza la<br />
página Nuevo registro. (Web Companion<br />
muestra un mensaje de confirmación tras<br />
añadir el registro.)<br />
Al escoger un estilo Web, tenga en cuenta el software <strong>del</strong> navegador<br />
que se utiliza para acceder a la base de datos:<br />
1 Si se escoge un estilo que genera presentaciones, los <strong>usuario</strong>s<br />
deben visualizar la base de datos en un navegador que admita hojas<br />
en cascada nivel 1 (CSS1), como Internet Explorer 4.0 (o posterior).<br />
Además, debe estar activado JavaScript . Para obtener más<br />
información, consulte la documentación <strong>del</strong> navegador.<br />
1 Con estilos que no generen presentaciones, no es necesario utilizar<br />
navegadores que admitan hojas en cascada. Por ejemplo, los <strong>usuario</strong>s<br />
pueden visualizar la base de datos en Internet Explorer 3.0 o<br />
Netscape Navigator 3.0 (o posterior).<br />
1 Si no está seguro <strong>del</strong> navegador que se usará para acceder a la base<br />
de datos, escoja el estilo Helecho verde.<br />
Publicar bases de datos en la Web 14-13<br />
Generar presentaciones<br />
La mayoría de los estilos Web generan presentaciones: visualizan las<br />
presentaciones en un navegador casi con la misma apariencia que<br />
tienen en <strong>FileMaker</strong> Pro. Los estilos Web pueden generar<br />
presentaciones en vista Formulario, Nuevo registro y Editar registro.<br />
(Consulte “Visualizar en un navegador la publicación en la Web” en<br />
la página 14-16.)<br />
Con estilos que no generen presentaciones, los <strong>usuario</strong>s de Web no<br />
ven los estilos de texto, los fondos ni los colores que se visualizan en<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Base de datos en una ventana de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Estilo Gris suave en un navegador<br />
Este estilo<br />
genera la<br />
presentación<br />
que aparece en<br />
la ventana de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro
14-14 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Estilo Helecho verde en un navegador<br />
Escoger presentaciones para publicación en la Web<br />
Las presentaciones determinan los campos y el formato de los datos<br />
que ven los <strong>usuario</strong>s.<br />
Para escoger una presentación para la página Web, haga clic en la<br />
pestaña Vista Tabla, Vista Formulario o Buscar en el cuadro de diálogo<br />
Configurar vistas en Web Companion y seleccione una presentación<br />
de la lista.<br />
Hacer clic<br />
en una<br />
pestaña<br />
Campos de la<br />
presentación<br />
seleccionada<br />
Este estilo no<br />
genera la<br />
presentación.<br />
Por ejemplo,<br />
no aparece el<br />
logotipo y los<br />
campos y sus<br />
nombres se<br />
visualizan<br />
verticalmente.<br />
Seleccionar<br />
presentación<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 La presentación escogida para Vista Formulario se usa también<br />
para las páginas Nuevo registro y Editar registro. Consulte<br />
“Visualizar en un navegador la publicación en la Web” en la<br />
página 14-16.<br />
1 Para las páginas Vista Tabla y Buscar, puede escoger Todos los<br />
campos (sin formato) para mostrar todos los campos definidos en la<br />
base de datos, en el orden en que fueron creados. No obstante, en la<br />
mayoría de los casos, es necesario especificar una presentación para<br />
los campos que vayan a ver los <strong>usuario</strong>s.<br />
1 Los campos relacionados no se visualizan si se escoge Todos los<br />
campos (sin formato). Para obtener más información acerca de la<br />
visualización de campos relacionados, consulte “Consideraciones de<br />
seguridad para bases de datos publicadas” en la página 14-6.<br />
1 En la página Buscar, escoja una presentación que no incluya<br />
campos sumario, globales ni contenedor. Si la presentación incluye<br />
campos de estos tipos, los <strong>usuario</strong>s no podrán introducir criterios de<br />
búsqueda en los campos, aunque se visualicen en el navegador.<br />
1 Para obtener información sobre presentaciones para publicación en<br />
la Web, consulte la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda<br />
> Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
layouts, on web.<br />
Configurar opciones de ordenación para publicación en<br />
la Web<br />
Se pueden definir opciones para la página Ordenar <strong>del</strong> navegador.
Para definir las opciones de ordenación, haga clic en la pestaña<br />
Ordenar <strong>del</strong> cuadro de diálogo Configurar vistas en Web Companion<br />
y después seleccione una de las opciones siguientes.<br />
Para Seleccionar<br />
Desactivar la<br />
ordenación en<br />
el navegador<br />
Permitir que los<br />
<strong>usuario</strong>s definan la<br />
ordenación de los<br />
datos<br />
Ordenar los<br />
registros antes de<br />
que se visualicen en<br />
el navegador<br />
No ordenar los registros<br />
Esta opción acelera el acceso a la base de datos. Los<br />
registros se visualizan en el orden en que se añadieron. El<br />
botón Ordenar no aparece en Vista Tabla ni en Vista<br />
Formulario.<br />
El <strong>usuario</strong> define la ordenación por los campos especificados<br />
en el navegador. Haga clic en Especificar para escoger los<br />
campos. A continuación, haga clic en OK en el cuadro de<br />
diálogo Especificar ordenación.<br />
Si un <strong>usuario</strong> ordena registros, su orden no afecta al de<br />
los demás <strong>usuario</strong>s. Los <strong>usuario</strong>s sólo pueden ordenar los<br />
campos permitidos.<br />
Predefina la ordenación por campos específicos antes de<br />
transferirlos al navegador. Haga clic en Especificar para<br />
escoger los campos; a continuación, haga clic en OK en el<br />
cuadro de diálogo Especificar ordenación.<br />
Los registros siempre se visualizan en el orden escogido.<br />
El botón Ordenar no aparece en Vista Tabla ni en Vista<br />
Formulario.<br />
Para obtener información sobre la ordenación de campos y el tipo de<br />
ordenación, consulte “Ordenar registros” en la página 3-9.<br />
Hacer clic en<br />
Ordenar<br />
Escoger una<br />
opción para la<br />
página Ordenar<br />
Ordenar los<br />
registros<br />
especificados<br />
Publicar bases de datos en la Web 14-15<br />
Probar una base de datos publicada<br />
Antes de informar a los <strong>usuario</strong>s de que la base de datos publicada<br />
está disponible, póngala a prueba. Por ejemplo:<br />
1 Haga clic en los enlaces y botones para visualizar páginas<br />
diferentes.<br />
1 Pruebe características como la búsqueda y adición de registros.<br />
1 Pruebe la base de datos con distintos navegadores y sistemas<br />
operativos.<br />
1 Compruebe que los <strong>usuario</strong>s no autorizados no pueden acceder a<br />
los datos ni modificarlos.<br />
Consejo Las características de la publicación Web pueden probarse<br />
en <strong>FileMaker</strong> Pro sin necesidad de estar conectado a Internet o a una<br />
intranet. Para obtener más información, consulte la Ayuda de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro. Escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic<br />
en la pestaña Indice y escriba Web Companion, testing<br />
databases.
14-16 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Visualizar en un navegador la publicación<br />
en la Web<br />
En las secciones siguientes se describen las páginas disponibles en<br />
Publicación en la Web al instante de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Hacer clic para ver una lista de registros<br />
Hacer clic para buscar un<br />
registro o un grupo de registros<br />
Hacer clic para crear un registro<br />
Hacer clic para editar el registro<br />
Hacer clic para eliminar el registro<br />
Hacer clic para visualizar<br />
todos los registros<br />
Hacer clic para<br />
ordenar los registros<br />
Vista Formulario en un navegador<br />
Examinar registros en la Vista Formulario<br />
La página Vista Formulario muestra un registro cada vez, facilitando<br />
la visualización de sus detalles.<br />
Hacer clic para ver la página Web principal de la base de datos<br />
Hacer clic para obtener ayuda<br />
Hacer clic para ver el<br />
registro siguiente<br />
Escribir un número de registro<br />
y hacer clic en la flecha para<br />
ver un registro específico
Examinar registros en Vista Tabla<br />
La página Vista Tabla enumera múltiples registros. Cada fila<br />
visualiza un registro y cada columna muestra un campo.<br />
Buscar registros<br />
Hacer clic para visualizar<br />
el primer registro en<br />
Vista Formulario<br />
Hacer clic en un número de<br />
registro para visualizarlo en<br />
Vista Formulario<br />
Vista Tabla en un navegador<br />
La página Buscar proporciona opciones para buscar información en<br />
la base de datos. Los resultados de la búsqueda se visualizan en Vista<br />
Tabla.<br />
Hacer clic para buscar registros<br />
Hacer clic para restablecer<br />
los criterios de búsqueda<br />
Hacer clic para volver a Vista<br />
Tabla o Vista Formulario sin<br />
buscar en la base de datos<br />
Escoger un tipo de búsqueda<br />
Buscar en un navegador<br />
Escoger un operador de búsqueda<br />
Publicar bases de datos en la Web 14-17<br />
Escribir el rango de registros a<br />
mostrar (como 1-5) y hacer<br />
clic en la flecha<br />
Escribir los criterios de<br />
búsqueda y hacer clic en<br />
Iniciar búsqueda
14-18 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Ordenar registros<br />
La página Ordenar proporciona opciones para modificar el orden de<br />
los registros.<br />
Crear registros<br />
Hacer clic para ordenar<br />
los registros<br />
Hacer clic para restablecer<br />
los criterios de ordenación<br />
Hacer clic para volver a<br />
Vista Tabla o Vista<br />
Formulario sin ordenar<br />
registros<br />
Ordenar registros en un navegador<br />
Seleccionar nombres de campo para la primera,<br />
segunda, tercera y cuarta ordenación<br />
La página Nuevo registro visualiza un formulario para introducir<br />
datos.<br />
Nota No hay una página Web independiente para eliminar registros.<br />
Al hacer clic en Eliminar registro en Vista Formulario, se indica a los<br />
<strong>usuario</strong>s que confirmen la eliminación.<br />
Hacer clic para añadir un<br />
registro a la base de datos<br />
Borrar la información introducida<br />
Hacer clic para volver a Vista Tabla o<br />
Vista Formulario sin añadir registros<br />
Introducir datos en los<br />
campos<br />
Crear registros en un navegador<br />
Seleccionar el orden ascendente o descendente o una<br />
ordenación personalizada basada en una lista de valores
Editar registros<br />
La página Editar registro visualiza un formulario para modificar los<br />
datos existentes.<br />
Hacer clic para modificar registros<br />
Borrar la información modificada<br />
Hacer clic para volver a Vista Tabla o<br />
Vista Formulario sin modificar registros<br />
Cambiar datos de los campos<br />
Editar registros en un navegador<br />
Publicar bases de datos en la Web 14-19
Capítulo 15<br />
Utilizar ODBC con <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
En este capítulo se explica cómo:<br />
1 configurar una base de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro para compartir<br />
datos mediante ODBC<br />
1 importar datos a una base de datos existente de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
utilizando ODBC<br />
ODBC<br />
ODBC (Open Database Connectivity, conectividad abierta de bases<br />
de datos) es una interfaz de programación de aplicaciones (API) que<br />
permite acceder a datos de un gran número de sistemas de gestión de<br />
bases de datos. ODBC proporciona a una gran variedad de<br />
aplicaciones cliente, un lenguaje común para interactuar con<br />
diversas fuentes de datos y servicios de base de datos.<br />
Todas las aplicaciones que admiten ODBC reconocen un<br />
subconjunto de secuencias SQL (Structured Query Language,<br />
lenguaje de consulta estructurado) común. El lenguaje SQL permite<br />
el uso de otras aplicaciones (como herramientas de consulta y de<br />
informe, hojas de cálculo y aplicaciones de procesamiento de textos)<br />
para ver, analizar y modificar datos de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Componentes ODBC<br />
Controlador<br />
ODBC de Oracle<br />
Oracle<br />
Terminología ODBC<br />
Antes de trabajar con ODBC, es conveniente comprender los<br />
términos siguientes.<br />
Término Significado<br />
DBMS (Database<br />
Management System,<br />
sistema de gestión de<br />
bases de datos)<br />
Aplicación que permite almacenar, procesar y<br />
recuperar información de una base de datos<br />
Origen de datos Datos a los que se va a acceder (como un DBMS)<br />
e información para ubicarlos (como la ruta o la<br />
dirección IP)<br />
SQL (Structured Query<br />
Language, lenguaje de<br />
consulta estructurado)<br />
Aplicación<br />
cliente<br />
Administrador<br />
de controladores<br />
Controlador ODBC<br />
de servidor SQL<br />
Servidor SQL<br />
de Microsoft<br />
Controlador ODBC<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Lenguaje de programación estándar que controla<br />
e interactúa con un DBMS
15-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Término Significado<br />
Aplicación cliente Aplicación que solicita datos (usando SQL) a un<br />
origen de datos que utiliza ODBC<br />
Consulta Recupera, manipula o modifica datos de un origen<br />
de datos enviando secuencias SQL<br />
Tabla Conjunto de datos, similar a un archivo de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Columna Atributo de una tabla, similar a un campo de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Fila Conjunto de celdas de una tabla, similar a un<br />
registro de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Controlador ODBC Archivo DLL (Windows) o biblioteca compartida<br />
(Mac OS) que envía una consulta SQL para acceder<br />
a datos almacenados en una base de datos y los<br />
recupera para la aplicación cliente<br />
Acceso a datos locales,<br />
de Companion<br />
Acceso a datos remotos,<br />
de Companion<br />
Plug-in Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro que permite<br />
compartir datos mediante ODBC en el mismo<br />
ordenador<br />
Admisión de ODBC en <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Plug-in Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro que permite<br />
compartir datos mediante ODBC a través de una red<br />
TCP/IP<br />
La admisión de ODBC se usa en <strong>FileMaker</strong> Pro para:<br />
1 trabajar con datos de <strong>FileMaker</strong> Pro en aplicaciones compatibles<br />
con ODBC para crear diagramas, generar consultas apropiadas y<br />
analizar datos con diversas aplicaciones de software<br />
1 crear consultas SQL en <strong>FileMaker</strong> Pro para importar datos de otros<br />
orígenes de datos ODBC, como Microsoft Access o bases de datos<br />
de Oracle<br />
Para obtener una lista de los comandos SQL admitidos por<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, escoja el menú Ayuda > Contenidos e índice, haga clic<br />
en la pestaña Indice y escriba SQL support.<br />
Compartir datos de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
mediante ODBC<br />
En esta sección se proporcionan instrucciones para compartir datos<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro con otras aplicaciones compatibles con ODBC. El<br />
proceso de creación de consultas SQL varía según cada aplicación<br />
cliente ODBC.<br />
El controlador ODBC de <strong>FileMaker</strong> Pro permite el acceso a datos de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro desde otras aplicaciones compatibles con ODBC. Por<br />
ejemplo, se pueden realizar las acciones siguientes:<br />
1 ejecutar fusiones de correo con Microsoft Word (sólo Windows)<br />
1 crear diagramas con Microsoft Excel<br />
1 realizar copias de seguridad o mover datos de <strong>FileMaker</strong> Pro en<br />
DBMS corporativas, como el servidor SQL de Microsoft<br />
1 analizar exhaustivamente los datos de <strong>FileMaker</strong> Pro mediante<br />
consultas o herramientas de informe como BrioQuery o Crystal<br />
Reports para crear diagramas, generar consultas apropiadas y<br />
realizar sondeos<br />
1 crear una aplicación en Visual Basic de Microsoft que comparta<br />
información con <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro comparte los datos mediante ODBC usando Acceso a<br />
datos, de Companion. Los Acceso a datos, de Companion son plugins<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro que actúan como interfaz entre el controlador<br />
ODBC de <strong>FileMaker</strong> Pro y la base de datos. Responden a consultas<br />
SQL enviadas desde otras aplicaciones compatibles con ODBC. Para<br />
activar un archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro <strong>del</strong> mismo ordenador, active el<br />
Acceso a datos locales, de Companion. Para activar un archivo de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro a través de una red TCP/IP, active el Acceso a datos<br />
remotos, de Companion.
Compartir datos mediante ODBC: generalidades<br />
Para compartir bases de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro mediante ODBC:<br />
1. Prepare el archivo de base de datos activando los plug-ins de<br />
Acceso a datos, de Companion.<br />
Es conveniente revisar los privilegios de acceso <strong>del</strong> archivo para<br />
evitar que los datos se modifiquen o eliminen inadvertidamente.<br />
2. En la aplicación cliente ODBC, configure el origen de los datos<br />
con el panel de control de ODBC.<br />
3. Conéctese con el origen de los datos de <strong>FileMaker</strong> Pro y cree y<br />
ejecute una consulta SQL en una aplicación cliente (como Microsoft<br />
Query o BrioQuery).<br />
A continuación se describen detalladamente estos procedimientos.<br />
Activar Acceso a datos, de Companion<br />
Para compartir datos mediante ODBC, active los plug-ins de Acceso<br />
a datos, de Companion:<br />
1. Escoja el menú Edición > Preferencias > Aplicación.<br />
2. Seleccione la pestaña Plug-ins.<br />
3. Active el plug-in Acceso a datos, de Companion, deseado y haga<br />
clic en Hecho.<br />
1 Active Acceso a datos locales, de Companion para compartir datos<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro con aplicaciones compatibles con ODBC <strong>del</strong><br />
mismo ordenador.<br />
1 Active Acceso a datos remotos, de Companion para compartir datos<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro en redes TCP/IP.<br />
4. En cada base de datos a compartir, escoja el menú Archivo ><br />
Compartir, active Acceso a datos, de Companion, y haga clic en OK.<br />
1 Active Acceso a datos locales, de Companion para compartir esta<br />
base de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro con aplicaciones compatibles con<br />
ODBC <strong>del</strong> mismo ordenador.<br />
Utilizar ODBC con <strong>FileMaker</strong> Pro 15-3<br />
1 Active Acceso a datos remotos, de Companion para compartir esta<br />
base de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro con aplicaciones compatibles con<br />
ODBC a través de una red TCP/IP.<br />
5. Asegúrese de abrir el archivo con una contraseña que permita<br />
exportar registros.<br />
Importante Para que las aplicaciones cliente puedan acceder a los<br />
datos, los archivos deben permanecer abiertos.<br />
Las aplicaciones cliente compatibles con ODBC pueden acceder a<br />
los datos de <strong>FileMaker</strong> Pro a través <strong>del</strong> controlador ODBC de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro. Los archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro abiertos con un<br />
Acceso a datos, de Companion, activado, se representan como tablas.<br />
El nombre de la tabla es el nombre <strong>del</strong> archivo (sin la extensión). Los<br />
campos de <strong>FileMaker</strong> Pro se representan como columnas. El nombre<br />
de la columna es el nombre <strong>del</strong> campo completo, caracteres no<br />
alfanuméricos incluidos.<br />
Nota Algunas herramientas de consulta no pueden acceder a los<br />
datos si los nombres de los campos de <strong>FileMaker</strong> Pro contienen<br />
espacios. Para evitarlo, elimine los espacios de los nombres de<br />
campos de <strong>FileMaker</strong> Pro o enciérrelos entre comillas o entre<br />
acentos graves (la tecla que se encuentra encima <strong>del</strong> acento agudo)<br />
en las consultas SQL.<br />
Para instalar el controlador ODBC de <strong>FileMaker</strong> Pro en un<br />
ordenador remoto, es necesario obtener la licencia <strong>del</strong> software<br />
<strong>FileMaker</strong> Developer, que incluye un instalador independiente para<br />
el controlador. Para obtener más información, escoja el menú<br />
Ayuda > <strong>FileMaker</strong> on the Web.
15-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Seguridad<br />
Los datos que no estén protegidos se pueden modificar y eliminar<br />
desde otras aplicaciones. Para protegerlos, especifique contraseñas<br />
para los archivos (y, si lo desea, grupos) mediante los privilegios de<br />
acceso de <strong>FileMaker</strong> Pro. Para obtener más información, consulte<br />
“Definir contraseñas” en la página 9-1.<br />
El cuadro de diálogo Contraseña se genera en la aplicación cliente<br />
ODBC, de manera que cada aplicación puede presentar el cuadro en<br />
momentos distintos.<br />
Importante Revise los siguientes temas de seguridad:<br />
1 Un invitado de <strong>FileMaker</strong> Pro en una red puede compartir datos<br />
mediante ODBC siempre que la contraseña usada para abrir el<br />
archivo permita exportar registros. Para obtener más información<br />
acerca de la asignación de contraseñas, consulte “Definir<br />
contraseñas” en la página 9-1.<br />
1 Las contraseñas protegen sólo los datos de los campos. Los clientes<br />
ODBC pueden modificar los nombres de tablas y columnas sin usar<br />
contraseñas.<br />
1 La primera contraseña se guarda (se almacena en memoria caché)<br />
durante una conexión ODBC. Si se usa la misma contraseña para<br />
todos los archivos, no es necesario volver a especificarla.<br />
Acceder a datos de <strong>FileMaker</strong> Pro desde<br />
una aplicación cliente ODBC<br />
Cuando se comparte un archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro con un Acceso a<br />
datos, de Companion, es posible conectarse al archivo desde una<br />
aplicación cliente ODBC. Para acceder a datos desde una aplicación<br />
cliente:<br />
1. Cree y configure el DSN (data source name, nombre de origen de<br />
datos) en el panel de control de ODBC (para ello, escoja el<br />
controlador ODBC de <strong>FileMaker</strong> Pro y especifique la ubicación de<br />
los datos)<br />
2. Cree y ejecute la consulta SQL.<br />
Configurar el panel de control de ODBC<br />
En esta sección se proporcionan instrucciones para especificar<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro como origen de datos.<br />
Nota Cada aplicación cliente ODBC conecta con el origen de datos<br />
ODBC de <strong>FileMaker</strong> de manera distinta. La forma de interactuar con<br />
los orígenes de datos, proporcionar contraseñas y realizar y<br />
visualizar resultados de consultas varía de una aplicación a otra. Para<br />
obtener más información, consulte la documentación de la<br />
aplicación cliente.<br />
Para configurar el panel de control de ODBC para acceder a datos de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro mediante ODBC:<br />
1. Abra el panel de control de ODBC (denominado<br />
ODBC Data Sources (32 bits) en Windows y ODBC Setup<br />
PPC en Mac OS).<br />
2. En la pestaña User DSN, haga clic en Add para configurar el nuevo<br />
origen de datos.<br />
3. Seleccione el controlador ODBC de <strong>FileMaker</strong> Pro (denominado<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro en Windows y ODBC 3.11 <strong>FileMaker</strong> Pro PPC en Mac OS)<br />
y haga clic en Finalizar.<br />
Nota La extensión Appearance Manager de Mac OS debe estar<br />
instalada en el sistema 7.6.1 de Mac OS.<br />
4. En la pestaña de cofiguración, escriba un nombre y una<br />
descripción.<br />
El nombre <strong>del</strong> origen de los datos debe ser significativo para los<br />
<strong>usuario</strong>s que accedan a los datos.<br />
5. Si accede a un origen de datos remoto de <strong>FileMaker</strong> Pro,<br />
seleccione Use Remote Connection y proporcione la dirección IP <strong>del</strong><br />
ordenador que ubica la bases de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro compartida.<br />
El controlador ODBC de <strong>FileMaker</strong> Pro debe estar instalado en el<br />
ordenador que genera la consulta SQL.
6. Haga clic en OK, o bien haga clic en la pestaña Advanced para<br />
especificar opciones adicionales. Para obtener más información,<br />
consulte la sección siguiente.<br />
Se pueden especificar más opciones en otras pestañas, según el panel<br />
de control y el controlador con que se esté trabajando. Por ejemplo,<br />
para los orígenes de datos basados en archivos se usa la pestaña<br />
File DSN que puede ser compartida por varios <strong>usuario</strong>s que usan el<br />
mismo tipo de controlador.<br />
Especificar opciones avanzadas<br />
Use la pestaña Avanzada <strong>del</strong> cuadro de diálogo Instalación de ODBC<br />
para <strong>FileMaker</strong> para especificar las siguientes opciones adicionales:<br />
Opción Se refiere a<br />
Longitud máxima<br />
de texto<br />
Caché de apertura<br />
de archivo<br />
Tamaño de<br />
fragmento<br />
Longitud máxima de una columna de una fila específica<br />
(64.000 es el número máximo de caracteres permitidos<br />
en una fila). Al reducir este número, se usa menos<br />
memoria y mejora el rendimiento.<br />
Número máximo de gestores de archivos usados en<br />
caché. El valor especificado determina el número de<br />
tablas que se mantendrán abiertas.<br />
Número de filas que usa cada petición de búsqueda (a<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro) cuando el controlador se desplaza hacia<br />
a<strong>del</strong>ante por un grupo de filas. Para obtener mejores<br />
resultados, el número debe coincidir con el número de<br />
registros que se están recuperando.<br />
Orden internacional Orden de recuperación de los registros cuando se<br />
incluye la cláusula ORDER BY. Seleccionar para usar<br />
el tipo de ordenación internacional, según esté definido<br />
en el sistema operativo.<br />
Desactivar para usar el tipo de ordenación ASCII<br />
(la opción por defecto).<br />
Opción Se refiere a<br />
Número, hora y fecha<br />
como texto<br />
Aplicación con uso<br />
de hilos de proceso<br />
Utilizar ODBC con <strong>FileMaker</strong> Pro 15-5<br />
El controlador trata los valores de Número, Fecha y<br />
Hora como texto en vez de como datos numéricos. De<br />
esta manera se conservan todos los datos de un campo,<br />
incluso si no son <strong>del</strong> mismo tipo.<br />
Activar el controlador para trabajar con aplicaciones<br />
multihilo. Desactivar este cuadro de verificación para<br />
trabajar con aplicaciones de un solo hilo.<br />
Botón Traducir Traduce los datos de un conjunto de caracteres a otro.<br />
Después de configurar el panel de control, se realiza la conexión al<br />
origen de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro y se crea la consulta SQL en la<br />
aplicación cliente ODBC. Para obtener una lista de las secuencias<br />
SQL admitidas por <strong>FileMaker</strong> Pro, escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba SQL<br />
support.<br />
Nota La realización de consultas complejas o la recuperación de un<br />
gran número de registros puede durar algún tiempo. Realice las<br />
peticiones en serie para mejorar el rendimiento.<br />
Importar datos desde otros orígenes<br />
de datos<br />
Si se usa ODBC, se puede abrir un origen de datos ODBC (como<br />
bases de datos de Oracle o Microsoft Access) directamente para<br />
importar registros a una base de datos existente o a un archivo nuevo<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro. El generador de consultas SQL de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
facilita la creación de consultas para buscar un origen de datos o<br />
DBMS, buscar registros específicos e importar los registros<br />
encontrados a una base de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro.
15-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Utilice uno de los controladores ODBC incluidos para importar datos<br />
<strong>del</strong> origen correspondiente:<br />
1 Texto (Windows y Mac OS)<br />
1 Oracle 8 (Windows)<br />
1 Oracle 7 (Mac OS)<br />
1 Servidor SQL 7 (sólo Windows)<br />
Se pueden importar datos ODBC usando algunos controladores<br />
ODBC de otros fabricantes.<br />
Importar datos desde orígenes de datos ODBC:<br />
generalidades<br />
Pasos generales para crear consultas SQL con <strong>FileMaker</strong> Pro:<br />
1. Configure el origen de datos en el panel de control de ODBC<br />
(especificando el tipo de datos a los que se va a acceder y cómo<br />
localizarlos).<br />
2. En <strong>FileMaker</strong> Pro, conéctese con el origen de datos ODBC.<br />
3. Utilice el generador de consultas de <strong>FileMaker</strong> Pro para crear una<br />
consulta SQL. El resultado de la consulta se importa a la base de<br />
datos de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
A continuación se describen detalladamente estos procedimientos.<br />
Configurar el panel de control de ODBC<br />
En esta sección se proporcionan instrucciones para importar datos de<br />
orígenes de datos ODBC a <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Nota La configuración <strong>del</strong> panel de control de ODBC varía según el<br />
tipo de controlador. Por ejemplo, para configurar el controlador<br />
ODBC remoto de Oracle, configure primero SQL Net Easy<br />
Configuration, donde se especifican diversas opciones (como el<br />
controlador, el nombre <strong>del</strong> origen de datos, la ubicación <strong>del</strong> servidor,<br />
el nombre de la base de datos y la identificación <strong>del</strong> <strong>usuario</strong>). Al<br />
acceder a un origen de datos local de Microsoft Access, sin embargo,<br />
sólo es necesaria la ruta <strong>del</strong> origen. Además, los pasos pueden variar<br />
según el fabricante <strong>del</strong> controlador ODBC. Consulte la<br />
documentación <strong>del</strong> origen de datos para conocer el procedimiento<br />
exacto.<br />
1. Abra el panel de control de ODBC (denominado ODBC<br />
Data Sources (32 bits) en Windows y ODBC Setup PPC en<br />
Mac OS).<br />
2. Para configurar un origen de datos nuevo, haga clic en Add.<br />
Seleccione el controlador ODBC correspondiente al origen de datos<br />
y haga clic en Finish.<br />
3. Para configurar una base de datos existente, seleccione el nombre<br />
<strong>del</strong> origen y haga clic en Configure.<br />
4. En la pestaña General <strong>del</strong> cuadro de diálogo ODBC Driver Setup,<br />
configure el controlador ODBC especificando un nombre de origen<br />
de datos y una descripción.<br />
El nombre identifica el origen de datos a los clientes ODBC.<br />
5. Para algunos orígenes de datos basados en archivos, especifique la<br />
ruta en Database Directory. En Windows, incluya el nombre y la<br />
extensión <strong>del</strong> archivo.
Especificar opciones<br />
avanzadas<br />
Especificar el nombre<br />
<strong>del</strong> origen de los datos<br />
y la descripción<br />
Seleccionar para<br />
importar nombres de<br />
columnas<br />
Especificar el nombre<br />
<strong>del</strong> origen de los<br />
datos y la descripción<br />
Panel de control de ODBC para Windows 32 bits<br />
(controlador de texto)<br />
Panel de control de ODBC Setup PPC para Mac OS<br />
ODBC (controlador de texto)<br />
6. Si es necesario, haga clic en la pestaña Avanzada para especificar<br />
opciones adicionales.<br />
Una vez configurado el panel de control de ODBC, se pueden<br />
importar datos a <strong>FileMaker</strong> Pro. Para obtener instrucciones sobre la<br />
importación de datos de archivos de texto de ejemplo, consulte<br />
“Configurar el panel de control de ODBC para el controlador de<br />
texto” en la página 15-10.<br />
Utilizar ODBC con <strong>FileMaker</strong> Pro 15-7<br />
Conectar con un origen de datos ODBC desde<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Después de especificar y configurar el origen de datos, la base de<br />
datos de <strong>FileMaker</strong> Pro puede abrir e importar datos ODBC.<br />
Para seleccionar el origen de los datos ODBC:<br />
1. Abra el archivo de base de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro al que se<br />
importarán los datos.<br />
2. En modo Visualizar, escoja el menú Archivo > Importar registros.<br />
3. Escoja el formato de importación.<br />
Windows: en Archivos de tipo, seleccione Origen de datos ODBC.<br />
Mac OS: Seleccione ODBC en la lista Mostrar.<br />
Seleccionar el filtro ODBC de importación de archivos<br />
4. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos ODBC,<br />
seleccione el origen desde el que se van a importar los datos y haga<br />
clic en OK.
15-8 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Seleccionar el origen de los datos ODBC<br />
5. Si fuera necesario, introduzca el nombre de <strong>usuario</strong> y la contraseña<br />
para el origen de datos seleccionado y haga clic en OK.<br />
Crear una consulta SQL en <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
La consulta SQL se construye en el cuadro de diálogo Especificar<br />
consulta ODBC SQL, que aparece al seleccionar el origen de datos en<br />
los pasos cuatro y cinco (arriba). Primero se especifican las tablas y<br />
columnas que se van a importar mediante la cláusula SQL SELECT.<br />
1. En la pestaña SELECT > cuadro de lista Tabla, haga clic en la tabla a<br />
importar.<br />
Pestaña SELECT > cuadro de lista Tablas, haga clic en la tabla a<br />
importar.<br />
Las columnas asociadas a esta tabla aparecen en el cuadro de lista<br />
Columnas.<br />
Especificar las columnas<br />
de cada tabla a insertar<br />
en la consulta SQL<br />
Hacer clic para añadir<br />
opciones a la consulta SQL<br />
que aparece más abajo<br />
Al seleccionar opciones<br />
en cada pestaña, la<br />
consulta SQL se genera<br />
automáticamente<br />
Hacer clic para ejecutar la consulta SQL<br />
2. Seleccione una columna para insertar la consulta SQL y haga clic<br />
en Introducir en consulta SQL.<br />
Se genera la secuencia SQL en el cuadro Consulta SQL.<br />
3. Haga doble clic en el nombre de la columna para insertar<br />
columnas adicionales en la consulta SQL.<br />
4. Haga clic en la pestaña WHERE para generar los criterios de<br />
búsqueda. De esta manera se reduce el número de registros<br />
importados. También se pueden unir datos de dos tablas.
Crear una unión SQL<br />
Usar la secuencia SQL WHERE<br />
5. Para ordenar registros antes de importarlos, haga clic en la pestaña<br />
ORDER BY, especifique el nombre de la columna por la que se va a<br />
ordenar el orden ascendente o descendente.<br />
6. Cuando está creada la consulta, haga clic en Ejecutar y asigne las<br />
columnas ODBC a los campos de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Nota También se puede escribir la secuencia SQL directamente en<br />
el cuadro Consulta SQL.<br />
Importar resultados de consultas en <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Al ejecutar una consulta SQL, los registros resultantes se pueden<br />
importar a <strong>FileMaker</strong> Pro. Para obtener información sobre la<br />
importación de datos a una base de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro, consulte<br />
“Importar datos en <strong>FileMaker</strong> Pro” en la página 12-2.<br />
Alinear columnas con<br />
nombres de campos<br />
Escoger una<br />
opción de<br />
asignación<br />
Especificar cómo<br />
se importarán los<br />
registros<br />
Ejemplo de importación ODBC<br />
Utilizar ODBC con <strong>FileMaker</strong> Pro 15-9<br />
Seleccionar Nombres coincidentes si los nombres de las<br />
columnas coinciden con los de campos de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Hacer clic para<br />
importar registros<br />
Cuadro de diálogo Asignación de campos de importación de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Para familiarizarse con la importación de datos de orígenes ODBC,<br />
existe una base de datos de ejemplo, Informes_ventas, y dos archivos<br />
de texto, Vendedores y Datos_ventas, desde los que se puede<br />
importar.<br />
1 La tabla Vendedores contiene información de siete empleados,<br />
como sus nombres, el nombre de su director, su zona de ventas y su<br />
número de identificación.<br />
1 La tabla Datos_ventas contiene 250 registros con las ventas<br />
realizadas por los empleados.<br />
En las tres secciones siguientes, se crearán secuencias SQL para<br />
importar datos de las tablas. A continuación, se evaluarán los datos<br />
importados en la base de datos Informes_ventas.
15-10 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Configurar el panel de control de ODBC para<br />
el controlador de texto<br />
1. En la pestaña User DSN <strong>del</strong> panel de control de ODBC<br />
(denominado Orígenes de datos ODBC (32 bits) en Windows y ODBC<br />
Setup PPC en Mac OS), haga clic en Add.<br />
2. Seleccione el controlador ODBC para el origen de datos desde el<br />
que se está importando y haga clic en Finish.<br />
Windows: Escoja <strong>FileMaker</strong> Text Driver.<br />
Mac OS: Escoja <strong>FileMaker</strong> 3.11 Text PPC.<br />
3. En la pestaña General <strong>del</strong> cuadro de diálogo ODBC Driver Setup,<br />
escriba ODBC Demo en Data Source Name.<br />
4. En Descripción, escriba importación ODBC en Informe<br />
Ventas.fp5.<br />
5. En Database directory, especifique la ruta <strong>del</strong> origen de datos.<br />
Windows: Escriba la ruta: C:\Archivos de<br />
programa\<strong>FileMaker</strong>\<strong>FileMaker</strong> Pro 5\Ejemplos\ODBC Ejemplo.<br />
Mac OS: Haga clic en Select Directory y seleccione la carpeta que<br />
contiene el origen de datos (ODBC Ejemplo en la carpeta Ejemplos).<br />
6. Seleccione el cuadro de verificación Column Names in First Line.<br />
7. Haga clic en la pestaña Advanced para especificar opciones<br />
adicionales.<br />
8. En la pestaña Advanced, compruebe que la información de Data<br />
File Extension es TXT.<br />
9. Compruebe que Action for Undefined Tables es Guess Definition<br />
(Windows) o Guess (Mac OS).<br />
Deje abierto el panel de control y continúe con la sección siguiente.<br />
Escoger Guess Definition para<br />
recuperar nombres de columna<br />
Hacer clic en Definir<br />
para especificar<br />
tablas ODBC<br />
Opciones avanzadas de ODBC Texto en el panel de control (Windows)<br />
Especificar tablas y columnas en Windows<br />
Una vez escogido y configurado en el panel de control el controlador<br />
de texto de ODBC, especifique las tablas y columnas a importar.<br />
1. En la pestaña Advanced <strong>del</strong> panel de control de ODBC de<br />
Windows, haga clic en Define.<br />
2. En el cuadro de diálogo Define File, cambie la opción Define File a<br />
Todos los archivos.<br />
3. Seleccione la tabla Datos_ventas ubicada en la carpeta ODBC<br />
Ejemplo y haga clic en Abrir.<br />
4. Seleccione el cuadro de verificación Column Names in First Line.<br />
5. Para obtener información de columnas, haga clic en el botón<br />
Guess. El controlador ODBC recupera los nombres de columnas de<br />
la tabla especificada.
Seleccionar<br />
para recuperar<br />
nombres de<br />
columnas de la<br />
tabla ODBC<br />
Hacer clic en Guess para insertar los nombres de columnas<br />
6. Seleccione la columna Fecha_de_venta y compruebe que los<br />
valores de Tipo y Máscara son correctos.<br />
El valor de Type debe ser Fecha y el de Mask m/d/aa.<br />
Al importar columnas que almacenan información de fechas, debe<br />
comprobarse que el controlador reconoce el tipo y la máscara de<br />
columna correctos, especialmente si el origen de datos procede de un<br />
ordenador Unix.<br />
7. Haga clic en OK.<br />
Con esto se guarda la información de la tabla Datos_ventas.<br />
8. Especifique la información de la tabla Vendedores en los pasos <strong>del</strong><br />
2 al 7 anteriores.<br />
Haga clic en el cuadro de cierre para cerrar el panel de control.<br />
Especificar tablas y columnas en Mac OS<br />
Una vez escogido y configurado el controlador de texto de ODBC en<br />
el panel de control, especifique las tablas y columnas a importar.<br />
1. En Mac OS, haga clic en la pestaña Define.<br />
La tabla Datos_ventas aparece en el menú desplegable Tabla. Si<br />
aparece Vendedores, pase a la tabla Datos_ventas.<br />
Utilizar ODBC con <strong>FileMaker</strong> Pro 15-11<br />
2. Seleccione el cuadro de verificación Column Names in First Line.<br />
3. Para obtener información de columnas, haga clic en el botón<br />
Guess. El controlador ODBC recupera los nombres de columnas de<br />
la tabla especificada.<br />
Seleccionar<br />
para recuperar<br />
nombres de<br />
columnas de la<br />
tabla ODBC<br />
Hacer clic en Guess para insertar los nombres de columnas<br />
4. Especifique la información de la tabla Vendedores.<br />
En Tabla, escoja Vendedores.<br />
Se indicará que se guarden los cambios de la definición de la tabla.<br />
Haga clic en Sí.<br />
5. Haga clic en el botón Guess para recuperar los nombres de<br />
columnas de la tabla Vendedores y haga clic en OK. Haga clic en Sí<br />
para guardar los cambios y vuelva a hacer clic en OK.<br />
Conectar con el origen de datos de evaluación de ODBC<br />
Conéctese con el origen de datos ODBC Demo de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
1. Abra el archivo Informes_ventas, ubicado en la carpeta ODBC<br />
Ejemplo.<br />
2. En modo Visualizar, escoja el menú Archivo > Importar registros.<br />
3. Escoja el formato de importación.<br />
Windows: En Tipo de archivo, seleccione Orígenes de datos ODBC.<br />
Mac OS: En Mostrar, seleccione ODBC.
15-12 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
4. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos ODBC,<br />
seleccione ODBC Demo y haga clic en OK.<br />
Seleccionar el origen<br />
de datos ODBC<br />
previamente<br />
configurado<br />
5. No introduzca el nombre de <strong>usuario</strong> ni la contraseña y haga clic<br />
en OK.<br />
Especificar consultas SQL en <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Comience la consulta SQL en la pestaña SQL SELECT para especificar<br />
los datos a extraer desde el origen.<br />
1. Si hay una secuencia SQL en el área Consulta SQL, haga clic en<br />
Eliminar consulta.<br />
2. En la pestaña SELECT, haga clic en la tabla Vendedores.<br />
Especificar las<br />
columnas a insertar en<br />
la consulta SQL<br />
Hacer clic para<br />
añadir secuencias<br />
La consulta SQL<br />
se genera<br />
automáticamente<br />
3. Seleccione la columa ID <strong>del</strong> vendedor y haga clic en Introducir en<br />
consulta SQL.<br />
4. Haga doble clic en el nombre para insertar las siguientes<br />
columnas: Vendedor, Director_comercial y Zona_de_ventas.<br />
5. Haga clic en Execute. Aparece el cuadro de diálogo Import Field<br />
Mapping. Para obtener más información sobre cómo importar<br />
registros, consulte “Importar datos en <strong>FileMaker</strong> Pro” en la<br />
página 12-2.<br />
Importar datos ODBC con uniones<br />
La pestaña WHERE en el generador de consultas de <strong>FileMaker</strong> Pro se<br />
utiliza para crear una consulta SQL de varias tablas, o unión. Las<br />
uniones combinan datos de dos o más tablas en una nueva.<br />
Especificar uniones SQL<br />
En este ejemplo, se creará un informe que contiene información<br />
sobre las transacciones comerciales (de la tabla Datos_ventas), junto<br />
con la información <strong>del</strong> vendedor (de la tabla Vendedores). Para<br />
garantizar que los datos se combinan de forma coherente, se deben<br />
enlazar las dos tablas mediante campos coincidentes.
Las dos tablas de los archivos de ejemplo de ODBC contienen la<br />
columna ID_<strong>del</strong>_vendedor, por lo que se pueden crear varios<br />
informes mediante la unión de dicha columna.<br />
La consulta SQL ha unido información de la tabla<br />
Datos_ventas y Vendedores<br />
Para importar datos mediante uniones SQL:<br />
1. En el cuadro de diálogo Especificar consulta ODBC SQL, haga clic<br />
en Eliminar consulta para suprimir la secuencia SQL <strong>del</strong> cuadro<br />
Consulta SQL.<br />
2. En la pestaña SELECT, haga clic en la tabla Datos_ventas.<br />
3. Inserte las columnas siguientes: Nombre_de_la_empresa, Importe<br />
y ID_<strong>del</strong>_vendedor.<br />
4. Inserte la columna Vendedor desde la tabla Vendedores.<br />
5. Haga clic en la pestaña WHERE para unir datos de ambas tablas.<br />
6. Compruebe que la tabla Datos_ventas aparece en la lista Tabla.<br />
La tabla superior es equivalente a una tabla SQL “izquierda”; la<br />
inferior es la tabla “derecha”.<br />
7. Seleccione ID_<strong>del</strong>_vendedor en el área Columnas de la derecha.<br />
8. El operador debe mostrar un signo igual (=).<br />
Utilizar ODBC con <strong>FileMaker</strong> Pro 15-13<br />
9. Si es necesario, cambie la tabla inferior a Vendedores.<br />
10. Seleccione ID_<strong>del</strong>_vendedor en el área Columnas de la derecha.<br />
11. Haga clic en Introducir en consulta SQL.<br />
Crear una unión SQL<br />
12. Haga clic en la pestaña ORDER BY para ordenar los registros antes<br />
de importarlos a <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
13. Seleccione el nombre de la columna por la que se va a ordenar,<br />
Datos_ventas.Cantidad.<br />
14. Haga clic en Descendente para ordenar los registros desde la<br />
venta mayor a la menor.<br />
15. Haga clic en Mover.<br />
16. Haga clic en Introducir en consulta SQL.<br />
17. Haga clic en Ejecutar.<br />
Usar la cláusula SQL WHERE<br />
18. Importe los registros resultantes a <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Deben importarse 250 registros a la base de datos Informes_ventas.
Consulta SQL con las tres cláusulas: SELECT, WHERE y ORDER BY<br />
Utilice la base de datos Informes_ventas para ver los informes de los<br />
datos.<br />
Para ver un informe resumen de las ventas totales de cada vendedor,<br />
haga clic en el botón Informes y después en el botón Por vendedor.<br />
Automatizar conexiones ODBC<br />
El acceso a los orígenes de datos ODBC es una tarea que se repite<br />
frecuentemente. Se puede crear un guión que incluya el paso<br />
Importar registros, que busca automáticamente el origen de los datos.<br />
No obstante, al interactuar <strong>FileMaker</strong> Pro con el controlador ODBC,<br />
algunas opciones funcionan de manera diferente cuando se usan con<br />
otros formatos de archivo.<br />
La opción Especificar archivo almacena:<br />
1 el nombre <strong>del</strong> origen de datos<br />
1 el ID de <strong>usuario</strong> y la contraseña (opcional)<br />
1 la consulta SQL que se ejecutará en el origen de datos<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para guardar el nombre de <strong>usuario</strong> y la contraseña, seleccione el<br />
cuadro de verificación Guardar nombre de <strong>usuario</strong> y contraseña en el<br />
cuadro de diálogo Introducir contraseña ODBC.<br />
1 La opción Ejecutar sin diálogos oculta todos los cuadros de diálogo<br />
que aparecen durante una importación ODBC. Si no se ha<br />
especificado ningún origen de datos, debe seleccionarse<br />
manualmente ODBC en el cuadro de diálogo Abrir archivo mientras se<br />
ejecuta el guión de importación.<br />
1 La opción Restaurar orden de importación de ScriptMaker almacena<br />
el orden de los campos en el cuadro de diálogo Asignación de campos<br />
de importación, similar a otros guiones de importación.<br />
1 El paso Establecer captura de errores de ScriptMaker suprime todos<br />
los mensajes de error de ODBC y avisa de que pueden producirse<br />
errores durante la importación ODBC.<br />
1 Cada guión puede guardar un conjunto de opciones de importación<br />
ODBC. Para acceder a varios orígenes de datos ODBC o para<br />
automatizar varias consultas, debe crearse un guión independiente.<br />
Nota La característica de importación de ODBC guarda de la<br />
importación anterior el nombre <strong>del</strong> origen de datos, el ID de <strong>usuario</strong><br />
y la contraseña y la consulta SQL. Esto debe tenerse en cuenta al<br />
seleccionar las opciones Restaurar orden de importación o Especificar<br />
archivo.<br />
Consejo Para automatizar la interacción entre varias aplicaciones,<br />
explore la funcionalidad ActiveX (sólo Windows). Para obtener más<br />
información, consulte el capítulo 10, “Crear guiones para<br />
automatizar tareas”.
En este apéndice se explica cómo personalizar <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
definiendo las preferencias de los documentos y de la aplicación para<br />
opciones como:<br />
1 protocolo de red y nombre de <strong>usuario</strong><br />
1 paleta de colores<br />
1 memoria y almacenamiento<br />
1 activación de plug-ins<br />
1 almacenamiento de gráficos<br />
1 acciones automáticas al abrir y cerrar archivos<br />
1 ortografía<br />
Configurar preferencias de la aplicación<br />
Las preferencias de la aplicación se aplican a todos los archivos<br />
abiertos y permanecen activas hasta que se modifican.<br />
Para configurar las preferencias de la aplicación:<br />
1. Escoger el menú Edición > Preferencias > Aplicación.<br />
2. Hacer clic en una pestaña y configurar las opciones según las<br />
secciones de este apéndice.<br />
Escoger un tipo<br />
de preferencia<br />
Apéndice A<br />
Personalizar <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Ajustar las<br />
opciones para<br />
personalizar<br />
el trabajo<br />
3. Hacer clic en OK.<br />
Configurar preferencias generales de la aplicación<br />
Mac OS<br />
Windows
A-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Realice lo siguiente Para<br />
Windows: Escriba un<br />
nombre en Nombre <strong>del</strong><br />
<strong>usuario</strong><br />
Mac OS: Seleccione Sistema<br />
en el área de Nombre <strong>del</strong><br />
<strong>usuario</strong><br />
o<br />
En Nombre <strong>del</strong> <strong>usuario</strong>,<br />
seleccione Personalizado y<br />
escriba un nombre<br />
Seleccione una opción de la<br />
lista Protocolo de red<br />
Seleccione Activar arrastrar y<br />
dejar selección de texto<br />
Seleccione (Mostrar) Plantillas<br />
en el diálogo Nueva base de<br />
datos<br />
Windows: Seleccione<br />
(Mostrar) Todos los atajos en<br />
los menús<br />
Seleccione (Mostrar) Archivos<br />
abiertos recientemente y<br />
escriba un número <strong>del</strong> 1 al 9<br />
Definir el nombre que identifica al <strong>usuario</strong>. Este<br />
valor se usa, por ejemplo, cuando se escoge el<br />
menú Insertar > Nombre de <strong>usuario</strong> actual, o como<br />
nombre <strong>del</strong> anfitrión cuando se hospedan<br />
archivos en una red.<br />
Mac OS: El nombre <strong>del</strong> Sistema es el Nombre<br />
<strong>del</strong> propietario introducido en el área Identidad<br />
de red <strong>del</strong> panel de control Compartir archivos.<br />
Seleccionar un protocolo de red para hospedar<br />
bases de datos y abrir las compartidas. Los<br />
cambios se aplican al cerrar <strong>FileMaker</strong> Pro y<br />
volver a iniciarlo.<br />
Usar Arrastrar y dejar para transferir texto sin<br />
usar el Portapapeles.<br />
Visualizar una lista de plantillas al iniciar<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro o al escoger el menú Archivo ><br />
Nueva base de datos.<br />
Visualizar todos los atajos de teclado.<br />
Visualizar los archivos abiertos en el menú<br />
Archivo. También se puede especificar cuántos<br />
archivos aparecerán, hasta nueve.<br />
Configurar preferencias de presentación<br />
En las preferencias de presentación se definen las opciones para<br />
personalizar el trabajo en modo Presentación.<br />
Seleccione Para<br />
Bloquear siempre las<br />
herramientas de<br />
presentación<br />
Añadir los nuevos campos<br />
a la presentación actual<br />
Paleta de sistema<br />
estándar<br />
Mantener una herramienta de presentación<br />
seleccionada hasta que se escoja otra o se pulse<br />
Intro. Si no se selecciona esta opción, <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
vuelve al puntero de flecha después de usar una<br />
herramienta.<br />
Añadir campos en la parte inferior de la<br />
presentación actual al definirlos.<br />
Usar una paleta de 256 colores.<br />
Subconjunto <strong>del</strong> sistema Usar una paleta de 88 colores.<br />
Paleta Web Usar una paleta de 216 colores similar en Windows<br />
y en Mac OS.
Configurar preferencias de memoria<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro graba automáticamente los cambios a medida que se<br />
realizan. Estos cambios se almacenan temporalmente en un área de<br />
la memoria (RAM) denominada caché. En las preferencias de<br />
memoria se especifica el momento en que <strong>FileMaker</strong> Pro guarda en<br />
el disco duro el contenido <strong>del</strong> caché. En Windows, se puede definir<br />
aquí también el tamaño <strong>del</strong> caché. Para cambiar el caché en Mac OS,<br />
consulte las instrucciones de la Ayuda. Escoja el menú Ayuda ><br />
Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba cache.<br />
Windows: Definir<br />
el tamaño <strong>del</strong><br />
caché<br />
Realice lo siguiente Para<br />
Seleccione en tiempo de espera Guardar cambios cuando el archivo está en<br />
reposo o cuando el caché está lleno.<br />
Seleccione cada o<br />
cuando sea necesario y, a<br />
continuación, escoja un<br />
intervalo de la lista<br />
Guardar cambios a intervalos de tiempo<br />
especificados o cuando el caché está lleno.<br />
En ordenadores portátiles guardar los datos<br />
con menor frecuencia ahorra batería. Guardar<br />
frecuentemente reduce la posibilidad de<br />
pérdida de datos si falla el sistema.<br />
Realice lo siguiente Para<br />
Windows: Escriba un número<br />
en Probar con un tamaño de<br />
caché de K al reiniciar<br />
<strong>FileMaker</strong><br />
Personalizar <strong>FileMaker</strong> Pro A-3<br />
Aumentar este número para mejorar el<br />
rendimiento de la aplicación. Reducir este<br />
número para guardar los cambios más<br />
frecuentemente y así aumentar la protección<br />
contra la pérdida de datos si falla el sistema.<br />
Los cambios se aplican al cerrar <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
y volver a iniciarlo.<br />
Configurar preferencias para marcar números telefónicos<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro puede marcar números de teléfono almacenados en<br />
una base de datos. Para marcar en <strong>FileMaker</strong> Pro, es necesario<br />
configurar el módem y las preferencias de marcado como se indica a<br />
continuación, definir un guión que incluya el paso Marcar y ejecutar<br />
el guión. Para obtener información general acerca de los guiones,<br />
consulte el capítulo 10, “Crear guiones para automatizar tareas”.<br />
Para obtener información acerca de tipos de campos, escoja el menú<br />
Ayuda > Contenidos e índice, haga clic en la pestaña Indice y escriba<br />
Dial Phone.<br />
Windows: El sistema operativo controla la configuración <strong>del</strong> módem<br />
y de marcado. Si ya se ha especificado la configuración <strong>del</strong> módem<br />
en el panel de control, probablemente no sea necesario modificarla.<br />
Para obtener más información, consulte la documentación <strong>del</strong><br />
sistema operativo.<br />
Configurar preferencias de módem (Mac OS)<br />
Para obtener información acerca de la configuración, consulte la<br />
documentación <strong>del</strong> módem.
A-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Opciones por defecto<br />
compatibles con el<br />
estándar Hayes<br />
Si se cambia la<br />
configuración por defecto,<br />
hacer clic para restaurar<br />
los valores por defecto<br />
En Realice lo siguiente<br />
Configuración Escriba el comando (todo en mayúsculas o en minúsculas)<br />
para inicializar el módem.<br />
Prefijo Escriba el comando (todo en mayúsculas o en minúsculas)<br />
para llamar.<br />
Colgado Escriba el comando (todo en mayúsculas o en minúsculas)<br />
para finalizar una llamada.<br />
Salida Escoja el puerto al que está conectado el módem. Si escoge<br />
Altavoz, <strong>FileMaker</strong> Pro no marca a través <strong>del</strong> módem y no es<br />
necesario configurar otras preferencias.<br />
Velocidad Escoja la velocidad en baudios (la velocidad de transmisión de<br />
datos entre el ordenador y el módem) en la lista.<br />
Configurar preferencias de marcado (Mac OS)<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro utiliza estas preferencias cuando se selecciona la<br />
opción Usar preferencias de marcado en el paso Marcar.<br />
Las preferencias de marcado de <strong>FileMaker</strong> Pro permiten marcar de<br />
diversas maneras, según el lugar y el número al que se llame.<br />
Por ejemplo, cuando se llama a otra extensión de la oficina, no es<br />
necesario marcar el prefijo ni llamar a la central telefónica. Para<br />
llamar a un número exterior, es necesario marcar un prefijo local o,<br />
en llamadas internacionales, varios prefijos.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro busca un número de teléfono de la base de datos que<br />
coincida con el de la columna izquierda <strong>del</strong> cuadro de diálogo<br />
Preferencias de marcado. Cuando encuentra la entrada coincidente<br />
más larga, marca la entrada correspondiente de la columna derecha.<br />
En este ejemplo, si el número de la base de datos es 408 555-3930,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro marca 3930.<br />
Entrada más<br />
larga que<br />
coincide con<br />
el número de<br />
teléfono de<br />
ejemplo<br />
En Realice lo siguiente<br />
En la ubicación: Escoja una ubicación de la lista.<br />
Si el texto empieza<br />
con<br />
Nota Algunos módems no admiten más de 32 caracteres.<br />
Configurar plug-ins<br />
Definir<br />
preferencias<br />
para lugares<br />
distintos<br />
Escriba los dígitos que debe marcar <strong>FileMaker</strong> Pro al<br />
principio <strong>del</strong> número de teléfono.<br />
En la mayoría de<br />
los módems,<br />
incluir una coma<br />
para un retardo<br />
de dos segundos<br />
Reemplazar con Escriba los dígitos que debe marcar <strong>FileMaker</strong> Pro antes <strong>del</strong><br />
número de teléfono, en lugar de los valores correspondientes<br />
de la columna izquierda.<br />
Añadir siempre: Escriba los dígitos que debe marcar <strong>FileMaker</strong> Pro después<br />
<strong>del</strong> número telefónico.<br />
Un plug-in es un archivo que añade características a <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Web Companion y Acceso a datos, de Companion (para<br />
conectividad ODBC) son plug-ins de <strong>FileMaker</strong> Pro.
También hay disponibles plug-ins de otros fabricantes, o bien se<br />
pueden crear otros para personalizar <strong>FileMaker</strong> Pro. Se requieren<br />
conocimientos de programación en C o C++ y <strong>del</strong> software<br />
<strong>FileMaker</strong> Developer. Para obtener más información, escoja el menú<br />
Ayuda > <strong>FileMaker</strong> en la Web.<br />
Para activar plug-ins, seleccione el cuadro de verificación junto al<br />
plug-in deseado. Si no encuentra el plug-in deseado, instálelo. Para<br />
instalar Web Companion o Acceso a datos, de Companion, consulte<br />
la guía Puesta en marcha de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Para ver el funcionamiento de un plug-in, haga clic para resaltarlo.<br />
Seleccionar el<br />
plug-in a activar<br />
Resaltar un plug-in<br />
para ver su<br />
descripción<br />
Si no encuentra el plug-in deseado, instálelo. Consulte la<br />
documentación <strong>del</strong> plug-in.<br />
Importante <strong>FileMaker</strong>, Inc. no proporciona soporte técnico para plugins<br />
de otros fabricantes.<br />
Para utilizar Web Companion de <strong>FileMaker</strong> Pro, consulte el<br />
capítulo 14, “Publicar bases de datos en la Web”.<br />
Para utilizar Acceso a datos, de Companion, consulte el capítulo 15,<br />
“Utilizar ODBC con <strong>FileMaker</strong> Pro”.<br />
Personalizar <strong>FileMaker</strong> Pro A-5<br />
Configurar preferencias <strong>del</strong> documento<br />
Las preferencias <strong>del</strong> documento afectan a la base de datos actual. Se<br />
pueden configurar distintas preferencias de documento para archivos<br />
diferentes.<br />
Nota Los archivos compartidos tienen las mismas preferencias para<br />
todos los <strong>usuario</strong>s. Las preferencias se pueden modificar usando la<br />
contraseña maestra o si no se ha definido una contraseña para el<br />
archivo. Consulte el capítulo 9, “Proteger bases de datos con<br />
contraseñas y grupos”.<br />
Para definir las preferencias <strong>del</strong> documento:<br />
1. Abrir un archivo de <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
2. Escoger el menú Edición > Preferencias > Documento.<br />
3. En el cuadro de diálogo Preferencias <strong>del</strong> documento, hacer clic en<br />
una pestaña de preferencias y configurar las opciones de las<br />
preferencias generales o de ortografía.<br />
4. Hacer clic en Aceptar.<br />
Configurar preferencias generales <strong>del</strong> documento<br />
Escoger un tipo<br />
de preferencia<br />
Los cambios sólo<br />
afectan a este archivo
A-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Seleccione Para<br />
Usar comillas redondas Usar apóstrofos (’) y comillas (“ ”) curvas. Si se<br />
deselecciona esta opción o se usa una fuente que no<br />
tiene comillas redondas, <strong>FileMaker</strong> Pro utiliza<br />
signos rectos (' "). Los cambios sólo afectan al texto<br />
nuevo, no a los datos existentes.<br />
Almacenar gráficos<br />
compatibles<br />
(Ambas plataformas<br />
pueden visualizar<br />
imágenes GIF, JPEG<br />
y PICT.)<br />
Probar contraseña<br />
por defecto y, a<br />
continuación, escribir<br />
una contraseña<br />
Activar presentación y<br />
después escoger una de<br />
la lista<br />
Ejecutar guión y después<br />
escoger un nombre de la<br />
lista<br />
Windows: Seleccionar esta opción para visualizar<br />
imágenes de metarchivos de Windows en Mac OS.<br />
Mac OS: Seleccione esta opción para hospedar<br />
archivos de PC y almacenar gráficos compatibles.<br />
Deseleccione esta opción para conservar espacio en<br />
disco. El cambio de esta opción sólo afecta a los<br />
objetos creados después de la modificación.<br />
Introducir automáticamente una contraseña al abrir<br />
un archivo. Si no es válida, <strong>FileMaker</strong> Pro indica al<br />
<strong>usuario</strong> que escriba otra. Para evitar temporalmente<br />
la contraseña por defecto e introducir una distinta,<br />
pulsar Mayús (Windows) u Opción (Mac OS) al<br />
abrir el archivo.<br />
Visualizar la presentación especificada al abrir el<br />
archivo. Si no se selecciona esta opción,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro abre la última presentación que se<br />
visualizó antes de cerrar el archivo o la que se<br />
especificó en el guión de arranque. (Consultar la<br />
opción Ejecutar guión a continuación.)<br />
Ejecutar un guión de arranque o de cierre al abrir o<br />
cerrar un archivo. Por ejemplo, se puede definir un<br />
guión de arranque que oculte el área de estado o que<br />
defina el tamaño de la ventana. Si el archivo se abre<br />
automáticamente porque es necesario para una<br />
relación o lista de valores de otro archivo,<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro no ejecuta el guión de arranque.<br />
Configurar preferencias ortográficas <strong>del</strong> documento<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro comprueba la ortografía mientras se escribe. También<br />
se puede tener siempre visible el cuadro de diálogo Ortografía.<br />
Seleccionar el<br />
modo de alerta<br />
mientras se<br />
escribe<br />
Escoger el lugar en<br />
que aparecerá el<br />
cuadro de diálogo<br />
Ortografía<br />
Para utilizar el revisor ortográfico, consultar el capítulo 2, “Añadir y<br />
visualizar datos”.
Apéndice B<br />
Copias de seguridad y recuperación de archivos<br />
Los fallos en la alimentación, los problemas de hardware y otros<br />
factores pueden causar daños a los archivos de <strong>FileMaker</strong> Pro. La<br />
característica de recuperación de <strong>FileMaker</strong> Pro puede restaurar<br />
archivos dañados, pese a lo cual, se recomienda encarecidamente<br />
realizar regularmente copias de seguridad de los archivos<br />
importantes. Las copias de seguridad consistentes y realizadas<br />
correctamente constituyen la mejor protección contra bases de datos<br />
dañadas o corruptas.<br />
En este apéndice se describe:<br />
1 por qué es importante realizar copias de seguridad regularmente<br />
1 cómo automatizar las copias de seguridad de bases de datos con<br />
guiones de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
1 alguna de las razones por las que los archivos pueden dañarse<br />
1 cómo recuperar una base de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Archivos de copia de seguridad<br />
Es imprescindible realizar habitualmente copias de seguridad de<br />
cualquier documento almacenado en un ordenador. Los medios<br />
magnéticos tienen a veces una naturaleza transitoria y están<br />
expuestos a diversos problemas. El calor extremo, el frío, la luz solar<br />
y la presencia de campos eléctricos y magnéticos pueden contribuir<br />
a la producción de fallos en estos medios.<br />
Es más fácil realizar una copia de seguridad de una base de datos que<br />
volver a crearla. La frecuencia de realización de copias de seguridad<br />
la determina normalmente la cantidad de datos que se añaden a las<br />
bases de datos y la dificultad que supondría volver a crear los<br />
archivos dañados.<br />
Una estrategia de seguridad muy fiable consiste en emplear distintos<br />
medios y copias de seguridad siguiendo un calendario coherente. Al<br />
realizar varias copias en distintos medios se garantiza una mayor<br />
protección contra fallos si se producen errores en el disco duro, en<br />
discos extraíbles, en cintas o en otros medios.<br />
Básicamente, realizar una copia de seguridad significa copiar los<br />
archivos en otro disco para guardarlos. Si el tamaño y el número de<br />
archivos aumenta considerablemente, es necesario utilizar<br />
programas de otros fabricantes para realizar copias de seguridad<br />
adecuadas.<br />
Un buen programa es aquél que proporciona varias copias de una<br />
base de datos como fuentes para la restauración. Esto puede<br />
conseguirse con un sistema que incluya la rotación de copias de<br />
seguridad. Normalmente, este método implica la realización de<br />
copias independientes con una rotación de al menos dos semanas. La<br />
copia de seguridad <strong>del</strong> conjunto de archivos se realiza un día, se hace<br />
otra copia el segundo día, hasta que se han realizado diez copias de<br />
seguridad de los datos (en este caso, una semana tiene cinco días<br />
laborables). En el undécimo día se vuelve a usar el primer conjunto.<br />
Esta rotación garantiza que ningún problema desconocido impedirá<br />
una restauración completa de archivos.<br />
Es buena idea almacenar las copias de seguridad de todos los<br />
archivos importantes fuera <strong>del</strong> lugar de trabajo. Guardar las copias en<br />
otro lugar supone una seguridad añadida frente a incendios,<br />
terremotos y otros desastres que, de hecho, ocurren.
B-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Utilizar guiones para copias de seguridad<br />
Los guiones siguientes se pueden usar para guardar copias de<br />
seguridad automatizadas de bases de datos de <strong>FileMaker</strong> Pro 5 o<br />
posterior.<br />
Este guión guarda una copia de la base de datos la quinta vez que se<br />
cierra y, en a<strong>del</strong>ante, cada vez que se cierre cinco veces. Para que el<br />
guión funcione, es necesario definir el campo numérico Campo<br />
contador. Este campo debe definirse en todos los archivos de base<br />
de datos que requieran copia de seguridad.<br />
1. Escoja el menú Guiones > ScriptMaker.<br />
2. En el nombre <strong>del</strong> guión, escriba Backup.<br />
3. Haga clic en Crear.<br />
4. Introduzca el siguiente guión:<br />
Establecer captura de errores [Activo]<br />
Mostrar mensaje [“Haga clic para poner el contador<br />
a cero”] {botón Primero (por defecto) = “No”,<br />
Segundo = “Sí”}<br />
If [“Status (CurrentMessageChoice)=2”]<br />
Establecer campo [“Contador = 0”]<br />
Else<br />
Establecer campo [“Contador = Contador + 1”]<br />
If [“Contador > 4”]<br />
Guardar una copia como [“Backup.fp5”]<br />
Establecer campo [“Contador = 0”]<br />
End if<br />
End if<br />
5. Cuando haya terminado, haga clic en OK.<br />
6. Haga clic en Hecho.<br />
7. Escoja el menú Edición > Preferencias > Documento.<br />
8. En la pestaña General (Windows) o en el menú desplegable<br />
General (Mac OS), bajo Al cerrar , seleccione<br />
Ejecutar guión.<br />
9. Seleccione el guión Backup.<br />
10. Haga clic en Hecho.<br />
11. Cierre el archivo de base de datos.<br />
Después de ejecutar estos pasos, el guión creará una copia de<br />
seguridad <strong>del</strong> archivo cada vez que lo cierre cinco veces.<br />
Mantener archivos<br />
Las copias de seguridad consistentes son la mejor forma de realizar<br />
un mantenimiento regular de las bases de datos. Además, es<br />
recomendable comprimir de forma habitual las copias utilizadas.<br />
Al guardar una copia comprimida, <strong>FileMaker</strong> Pro vuelve a escribir la<br />
base de datos completa, incluyendo la mayor cantidad de datos<br />
posible en cada bloque. Este procedimiento recupera el espacio no<br />
usado <strong>del</strong> archivo y vuelve a escribir la estructura <strong>del</strong> mismo. Se<br />
recomienda realizar esta tarea por la noche ya que el proceso de<br />
compresión puede consumir mucho tiempo con archivos grandes.<br />
Guardar copias comprimidas<br />
1. Compruebe que hay suficiente espacio en el medio de<br />
almacenamiento escogido.<br />
Aunque las copias comprimidas son mucho más pequeñas que las<br />
copias sin comprimir, se recomienda encarecidamente que se<br />
disponga, como mínimo, de tanto espacio como ocuparía la copia sin<br />
comprimir. No es aconsejable llenar al máximo los medios de<br />
almacenamiento.<br />
2. Escoja el menú Archivo > Guardar una copia como.<br />
3. Escoja copia comprimida (más reducida) en la lista desplegable<br />
Guardar una (Windows) o en el menú desplegable Tipo (Mac OS).<br />
Aquí también se puede cambiar el nombre por defecto <strong>del</strong> archivo<br />
y/o su ubicación.<br />
4. Haga clic en Guardar.
Daños en archivos<br />
Para entender cómo se dañan los archivos, es útil saber cómo<br />
gestiona los datos <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro es una aplicación basada en disco, de manera que no<br />
es necesario cargar toda la base de datos en la RAM al abrir un<br />
archivo. En su lugar, la aplicación transfiere datos conforme los<br />
necesita desde el disco duro a la RAM y viceversa. Mientras se usa<br />
el archivo, los datos actualizados se escriben en el disco duro desde<br />
búffers de datos de la RAM. La causa más común de daños de<br />
archivos es la terminación inesperada de la aplicación. En la mayoría<br />
de los casos, se produce cuando el archivo se está actualizando en el<br />
disco duro. En esta situación, la próxima vez que se abre la base de<br />
datos, <strong>FileMaker</strong> Pro realiza una comprobación de consistencia en el<br />
archivo y, normalmente, éste se abre sin problemas. No obstante, si<br />
se produce una terminación inesperada mientras se está actualizando<br />
el disco duro, es posible que sea necesario recuperar el archivo.<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Compruebe que el sistema operativo es estable, ya que las<br />
terminaciones inesperadas de la aplicación son la causa más<br />
frecuente de corrupción de bases de datos.<br />
1 Compruebe que ejecuta la versión última y/o más estable de los<br />
archivos .DLL (Windows) y de los paneles de control y extensiones<br />
(Mac OS).<br />
1 Ejecute en el ordenador principal sólo el software que sea<br />
absolutamente necesario. Las configuraciones simples reducen la<br />
posibilidad de conflictos de software y facilitan la resolución de<br />
problemas.<br />
1 Utilice una alimentación de energía (SAI, sistema de alimentación<br />
ininterrumpida) si el suministro de energía no es estable. El costo de<br />
un SAI puede equivaler al tiempo empleado en la recuperación de un<br />
archivo.<br />
Copias de seguridad y recuperación de archivos B-3<br />
1 Tenga en cuenta el tamaño <strong>del</strong> archivo. <strong>FileMaker</strong> Pro 5 tiene un<br />
tamaño de archivo máximo de 2 gigabytes. Los archivos que superan<br />
ese límite pueden ser irreparables, ya que se pueden sobrescribir los<br />
elementos clave de la estructura <strong>del</strong> archivo. Si el archivo se<br />
aproxima al tamaño límite, se recomienda encarecidamente archivar<br />
los datos menos usados y guardar una copia comprimida <strong>del</strong> archivo.<br />
1 Considere todos los problemas <strong>del</strong> disco duro como<br />
potencialmente serios. Si hay numerosos archivos corruptos en el<br />
disco duro, puede estar dañado. Verifique el disco duro con un<br />
programa de utilidad de disco.<br />
1 Para optimizar, comprimir o hacer particiones en el disco duro<br />
debe utilizarse la versión de software más reciente. El controlador de<br />
software debe ser compatible con la versión <strong>del</strong> sistema operativo.<br />
Recuperar archivos dañados<br />
Si se daña un archivo, utilice la característica Recuperar de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro para recuperarlo.<br />
Importante El funcionamiento de la característica de recuperación<br />
hace aconsejable no usar utilidades de reparación de otros<br />
fabricantes para recuperar archivos dañados. Con utilidades de otros<br />
fabricantes, la estructura <strong>del</strong> archivo puede dañarse aún más y hacer<br />
imposible su recuperación.<br />
Momento de recuperar<br />
En general, sólo deben recuperarse archivos que no se pueden abrir<br />
o que muestran problemas al buscar u ordenar.<br />
Nota Hay otros problemas que pueden causar daños en los archivos<br />
produciendo errores de búsqueda y ordenación, incluidos tipos de<br />
archivos no coincidentes, criterios incorrectos e incompatibilidad<br />
con estándares de conjuntos de caracteres extranjeros. Antes de<br />
recuperar un archivo, investigue estas y otras posibilidades.
B-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
No use el comando Recuperar para el mantenimiento habitual, ya<br />
que el proceso de recuperación elimina las estructuras que pueden<br />
provocar los daños. Cada vez que recupere un archivo, examínelo<br />
cuidadosamente para asegurarse de que todos los objetos están<br />
intactos, ya que los objetos dañados se eliminan.<br />
Para recuperar un archivo:<br />
1. Compruebe que hay suficiente espacio en el medio de<br />
almacenamiento escogido.<br />
Si no hay espacio suficiente, no se podrá usar el archivo recuperado.<br />
Las copias recuperadas pueden ser iguales o mayores que el original,<br />
por lo que es importante asegurarse de que el medio en que se van a<br />
guardar tenga espacio suficiente. Al igual que con las copias<br />
comprimidas, no es aconsejable llenar al máximo los medios de<br />
almacenamiento.<br />
2. Si está abierto, cierre el archivo dañado.<br />
3. Escoja el menú Archivo > Abrir.<br />
4. En el cuadro de diálogo Abrir archivo dañado, seleccione el<br />
archivo a recuperar.<br />
5. Haga clic en Abrir.<br />
6. Asigne un nombre al archivo recuperado y compruebe que lo<br />
guarda en la ubicación deseada.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro inserta Recuperado como nombre<br />
por defecto.<br />
7. Haga clic en Guardar.<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro recuperará el archivo. Con archivos grandes, esto<br />
puede llevar algún tiempo, ya que cada registro, campo y guión debe<br />
analizarse y copiarse en el nuevo archivo.<br />
Un mensaje de estado informa <strong>del</strong> proceso de recuperación. Un<br />
segundo mensaje notifica el éxito de la recuperación: el número de<br />
bytes recuperados, de registros y valores omitidos y de definiciones<br />
de campos perdidas y reconstruidas.<br />
8. Haga clic en OK.<br />
Si el proceso se ha realizado con éxito, se puede abrir el archivo<br />
recuperado. Si se abre, cierre y asigne al nuevo archivo el nombre <strong>del</strong><br />
original (para conservar cualquier relación predefinida y guiones<br />
externos).<br />
No olvide las observaciones siguientes:<br />
1 Para garantizar que los archivos están siempre actualizados, realice<br />
copias de seguridad frecuentes y no sobrescriba las más recientes.<br />
1 El tamaño de los archivos puede aumentar o disminuir. El tamaño<br />
puede aumentar si se ha dañado y reparado el índice. Puede<br />
disminuir si los datos eliminados por el <strong>usuario</strong>, como un párrafo, se<br />
eliminan definitivamente <strong>del</strong> archivo.<br />
1 Si el daño <strong>del</strong> archivo es grave, puede que sea irrecuperable. Si no<br />
puede recuperar un archivo usando la característica Recuperar,<br />
póngase en contacto con el soporte técnico de <strong>FileMaker</strong>. Vaya al<br />
menú Ayuda > <strong>FileMaker</strong> en la Web, o diríjase a www.filemaker.com<br />
para obtener información sobre cómo ponerse en contacto con el<br />
soporte técnico de <strong>FileMaker</strong>.
Apéndice C<br />
Referencia rápida de <strong>FileMaker</strong> Pro (Windows)<br />
Atajos de teclado y ratón<br />
Trabajar con objetos de presentaciones<br />
Agrupar objetos Ctrl+G<br />
Ajustar el objeto cuyo tamaño se está cambiando Ctrl+cambiar tamaño<br />
Alinear objetos usando configuración actual Ctrl+K<br />
Alternar la herramienta activa con la herramienta Selección Intro (teclado numérico)<br />
Alternar retículas de objetos Ctrl+Y<br />
Arrastrar las partes seleccionadas de una presentación<br />
más allá de un objeto<br />
Alt+arrastrar<br />
Bloquear objetos Ctrl+H<br />
Cuadro de diálogo Bordes de campo Alt+Ctrl+Mayús+B<br />
Cuadro de diálogo Establecer alineación Ctrl+Mayús+K<br />
Cuadro de diálogo Formato de campo Ctrl+Mayús+M<br />
Desactivar el ajuste a la retícula al cambiar el tamaño/ Alt+cambiar tamaño /<br />
desplazar un objeto<br />
Alt+arrastrar<br />
Desagrupar objetos Ctrl+Mayús+G<br />
Desbloquear un objeto Ctrl+Mayús+H<br />
Desplazar el objeto seleccionado un píxel cada vez Teclas de dirección<br />
Duplicar arrastrando Ctrl+arrastrar<br />
Mostrar/Ocultar guías de ajuste Ctrl+T<br />
Mover hacia a<strong>del</strong>ante un objeto Ctrl+Mayús+F<br />
Mover un objeto al fondo Ctrl+Mayús+Alt+J<br />
Mover un objeto hacia atrás Ctrl+Mayús+J<br />
Restablecer el formato por defecto basado en un objeto Ctrl+clic<br />
Restringir el cambio de tamaño a horizontal o vertical Mayús+cambiar<br />
tamaño<br />
Restringir el movimiento a horizontal o vertical Mayús+arrastrar<br />
Restringir un rectángulo a un cuadrado Ctrl+arrastrar<br />
Restringir un óvalo a un círculo Ctrl+arrastrar<br />
Restringir una línea a incrementos de 45° Ctrl+arrastrar<br />
Rotar un objeto Ctrl+Mayús+Q<br />
Seleccionar elementos contenidos parcialmente<br />
en el marco<br />
Ctrl+arrastrar<br />
Seleccionar objetos por tipo Ctrl+Mayús+A<br />
Traer al frente un objeto Ctrl+Mayús+Alt+F<br />
Visualizar el formato de un objeto Alt+doble clic<br />
Volver a definir un campo de una presentación Doble clic<br />
Volver a ordenar la parte seleccionada Mayús+arrastrar<br />
Volver a orientar las etiquetas Ctrl+clic<br />
Formatear texto (Presentación y Visualizar)<br />
Alinear texto a la derecha Ctrl+Mayús+R<br />
Alinear texto a la izquierda Ctrl+ Mayús+L<br />
Alinear texto al centro (horizontalmente) Ctrl+ Alt+Mayús+C<br />
Alinear texto completo (justificación completa) Ctrl+ Alt+Mayús+A<br />
Aumentar tamaño de punto siguiente Ctrl+. (punto)<br />
Espacio de no separación Ctrl+Barra espaciadora<br />
Insertar un carácter de tabulador en texto Ctrl+Tab<br />
Reducir tamaño de punto siguiente Ctrl+, (coma)<br />
Un punto mayor Ctrl+Mayús+ . (punto)<br />
Un punto menor Ctrl+Mayús+, (coma)<br />
Seleccionar texto (Presentación y Visualizar)<br />
Extender selección al final de la línea Mayús+Fin<br />
Extender selección al final <strong>del</strong> texto Ctrl+Mayús+Fin<br />
Extender selección al inicio de la línea Mayús+Inicio<br />
Extender selección al inicio <strong>del</strong> texto Ctrl+Mayús+Inicio<br />
Extender selección al siguiente final de palabra Ctrl+Mayús+B<br />
Extender selección al siguiente inicio de palabra Ctrl+Mayús+A
C-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Mover punto de inserción al final de la línea Fin<br />
Mover punto de inserción al final de la palabra Ctrl+B<br />
Mover punto de inserción al final <strong>del</strong> texto Ctrl+Fin<br />
Mover punto de inserción al inicio de la línea Inicio<br />
Mover punto de inserción al inicio de la palabra Ctrl+A<br />
Mover punto de inserción al inicio <strong>del</strong> texto Ctrl+Inicio<br />
Seleccionar todo el contenido de un área de texto Cinco clics o Ctrl+A<br />
Seleccionar un párrafo Cuatro clics<br />
Seleccionar una línea Triple clic<br />
Seleccionar una palabra Doble clic<br />
Editar<br />
Campo anterior (Visualizar y Buscar) Mayús+Tab<br />
Campo siguiente (Visualizar y Buscar) Tabulador<br />
Comprobar ortografía de la palabra seleccionada Ctrl+Mayús+Y<br />
Copiar los datos encontrados (Visualizar) si no hay ningún Ctrl+Mayús+C<br />
campo activo<br />
Cursiva en texto u objeto seleccionado Ctrl+Mayús+I<br />
Duplicar un registro, un objeto de presentación o una<br />
petición<br />
Ctrl+D<br />
Eliminar el estilo de las palabras u objetos seleccionados<br />
(volver a Redondo)<br />
Ctrl+Mayús+P<br />
Eliminar registros sin confirmación Ctrl+Mayús+E<br />
Eliminar selección/carácter anterior Retroceso<br />
Eliminar selección/carácter siguiente Suprimir<br />
Eliminar un registro, una presentación o una petición Ctrl+E<br />
Insertar desde el ultimo registro y saltar al campo siguiente.Ctrl+Mayús+’<br />
Insertar desde el índice (Visualizar y Buscar) Ctrl+I<br />
Insertar desde el último registro (Visualizar y Buscar) Ctrl+’<br />
Insertar el nombre <strong>del</strong> <strong>usuario</strong> actual Ctrl+Mayús+N<br />
Insertar fecha actual Ctrl+Alt+- (guión)<br />
Insertar hora actual Ctrl+Alt+Mayús+- (guión)<br />
Insertar un campo de fusión (Presentación) Ctrl+M<br />
Negrita en texto u objeto seleccionado Ctrl+Mayús+B<br />
Nuevo registro, presentación o petición Ctrl+N<br />
Pegar sin estilo Ctrl+Mayús+V,<br />
Ctrl+Mayús+Insertar<br />
Reemplazar el contenido <strong>del</strong> campo actual en todos los<br />
registros encontrados.<br />
Ctrl+- (guión)<br />
Registro, presentación o petición anterior Ctrl+C, Mayús+Re Pág<br />
Siguiente registro, presentación o petición Ctrl+D, o Mayús+Av Pág<br />
Subrayar texto u objeto seleccionado Ctrl+Mayús+U<br />
Trabajar con archivos<br />
Cerrar base de datos Ctrl+W, Ctrl+F4<br />
Cuadro de diálogo Abrir Ctrl+O<br />
Cuadro de diálogo Anfitriones (Abrir) Ctrl+Mayús+O<br />
Guardar <strong>FileMaker</strong> Pro guarda<br />
automáticamente<br />
Imprimir Ctrl+P<br />
Imprimir sin el cuadro Imprimir Ctrl+Mayús+T<br />
Salir de <strong>FileMaker</strong> Pro Ctrl+Q, Alt+F4<br />
Intercambiar modos<br />
Ir a modo Buscar Ctrl+F<br />
Ir a modo Presentación Ctrl+L<br />
Ir a modo Vista previa Ctrl+U<br />
Ir a modo Visualizar Ctrl+B<br />
Controlar ventanas<br />
Ampliar el documento F3<br />
Desplazarse hacia la derecha en la ventana <strong>del</strong> documento Ctrl+Av Pág<br />
Desplazarse hacia la izquierda en la ventana <strong>del</strong><br />
documento<br />
Ctrl+Re Pág<br />
Desplazarse por la ventana <strong>del</strong> documento arriba y abajo Re Pág o Av Pág<br />
Maximizar/Restaurar ventana Ctrl+Mayús+Z<br />
Mostrar/Ocultar área de estado Ctrl+Mayús+S<br />
Reducir el documento Mayús+F3<br />
Ventana anterior Ctrl+Mayús+F6
Ventana siguiente Ctrl+F6<br />
Ventanas en cascada Mayús+F5<br />
Ventanas en mosaico horizontal Mayús+F4<br />
Ventanas en mosaico vertical Mayús+F5<br />
Acciones diversas<br />
Activar/Desactivar el cuadro de verificación Omitir en Buscar Alt+O<br />
Ayuda F1<br />
Ayuda ¿Qué es esto? Mayús+F1<br />
Cancelar un cuadro de diálogo Esc<br />
Cancelar un guión interrumpido Alt+N<br />
Cuadro de diálogo Definir campos Ctrl+Mayús+D<br />
Ejecutar guiones (10 primeros) Ctrl+1 ... Ctrl+0<br />
(por número)<br />
Area de estado<br />
En modo Visualizar<br />
Escoger una presentación diferente<br />
Hacer clic en una página o arrastrar el<br />
marcador para desplazarse hacia a<strong>del</strong>ante<br />
o hacia atrás por los registros<br />
Número <strong>del</strong> registro actual (editable)<br />
Referencia rápida de <strong>FileMaker</strong> Pro (Windows) C-3<br />
Modificar última búsqueda Ctrl+R<br />
Mostrar todos los registros Ctrl+J<br />
Mover un objeto de la lista en un cuadro de diálogo Ctrl+C o Ctrl+D<br />
Omitir múltiples (Visualizar) Ctrl+Mayús+M<br />
Omitir registro (Visualizar) Ctrl+M<br />
Ordenar Ctrl+S<br />
Reproducir o grabar sonido de un campo de sonido Barra espaciadora<br />
Seleccionar todo Ctrl+A<br />
Utilizar el menú desplegable de presentaciones F2, después C o D; por<br />
último Intro<br />
Utilizar el menú desplegable Símbolos de Buscar Alt+B, después C o D<br />
En modo Presentación En modo Buscar<br />
Número de la presentación<br />
actual (editable)<br />
Número de registros <strong>del</strong> archivo<br />
Herramienta<br />
Herramientas de presentación<br />
Muestra si los registros están<br />
Botones Herramienta Portal<br />
desordenados, ordenados o<br />
semi-ordenados<br />
Herramienta Campo<br />
Paleta Trama de relleno<br />
Herramienta Parte<br />
Paleta Relieve<br />
Paleta Color de relleno<br />
Porcentaje de<br />
aumento<br />
Icono Relleno<br />
Propiedades de relleno actuales<br />
Aumentar o reducir Paleta Color de pluma<br />
Paleta Trama de pluma<br />
Paleta Anchura de línea<br />
la ventana<br />
Icono Pluma<br />
Propiedades de línea actuales<br />
Muestra u oculta el<br />
área de estado<br />
Número de la petición<br />
actual (editable)<br />
Número de peticiones<br />
existentes<br />
Hacer clic para omitir los<br />
registros encontrados en la<br />
petición actual<br />
Hacer clic para escoger los<br />
operadores (como y =)<br />
para pegar en una petición<br />
de búsqueda<br />
Hacer clic para comenzar<br />
la búsqueda
Apéndice D<br />
Referencia rápida de <strong>FileMaker</strong> Pro (Mac OS)<br />
Atajos de teclado y ratón<br />
Trabajar con objetos en presentaciones<br />
Agrupar objetos 2-G<br />
Ajustar el objeto cuyo tamaño se está cambiando Opción-cambiar<br />
tamaño<br />
Alinear objetos usando la configuración actual 2-K<br />
Alternar la herramienta activa con la herramienta Selección Intro<br />
Alternar retículas de objetos 2-Y<br />
Arrastrar las partes seleccionadas de una presentación más<br />
allá de un objeto<br />
Opción-arrastrar<br />
Bloquear un objeto 2-H<br />
Cuadro de diálogo Bordes de campo Opción-2-B<br />
Cuadro de diálogo Deslizamiento/Impresión Opción-2-T<br />
Cuadro de diálogo Establecer alineación Mayús-2-K<br />
Cuadro de diálogo Formato de campo Opción-2-F<br />
Desactivar el ajuste a la retícula al cambiar el tamaño/ 2-cambiar tamaño/<br />
desplazar un objeto<br />
2-arrastrar<br />
Desagrupar objetos Mayús-2-G<br />
Desbloquear un objeto Mayús-2-H<br />
Desplazar el objeto seleccionado un píxel cada vez Teclas de dirección<br />
Duplicar arrastrando Opción-arrastrar<br />
Mostrar/Ocultar guías de ajuste 2-T<br />
Mover hacia a<strong>del</strong>ante un objeto Mayús-2-F<br />
Mover un objeto al fondo Mayús-2-opción-J<br />
Mover un objeto hacia atrás Mayús-2-J<br />
Restablecer el formato por defecto basado en un objeto 2-clic<br />
Restringir el cambio de tamaño a horizontal o vertical Mayús-cambiar<br />
tamaño<br />
Restringir el movimiento a horizontal o vertical Mayús-arrastrar<br />
Restringir un rectángulo a un cuadrado Opción-arrastrar<br />
Restringir un óvalo a un círculo Opción-arrastrar<br />
Restringir una línea a incrementos de 45° Opción-arrastrar<br />
Rotar un objeto Opción-2-R<br />
Seleccionar elementos contenidos parcialmente en el marco 2-arrastrar<br />
Seleccionar objetos por tipo Opción-2-A<br />
Traer al frente un objeto Mayús-Opción-2-F<br />
Visualizar el formato de un objeto Opción-doble clic<br />
Volver a definir un campo de una presentación Doble clic<br />
Volver a ordenar la parte seleccionada Mayús-arrastrar<br />
Volver a orientar las etiquetas 2-clic<br />
Formatear texto (Presentación y Visualizar)<br />
Alinear texto a la derecha Mayús-2-R<br />
Alinear texto a la izquierda Mayús-2-L,<br />
Alinear texto al centro (horizontalmente) Mayús-2-C<br />
Aumentar tamaño de punto siguiente Mayús-2- , (coma)<br />
Espacio de no separación Opción-Barra espaciadora<br />
Insertar un carácter de tabulador en texto Opción-Tab<br />
Justificación completa Mayús-2-A<br />
Reducir tamaño de punto siguiente Mayús-2-. (punto)<br />
Un punto mayor Mayús-Opción-2- . (punto)<br />
Un punto menor Mayús-Opción-2-, (coma)<br />
Seleccionar texto (Presentación y Visualizar)<br />
Extender selección al final de la línea Mayús-2-B<br />
Extender selección al final <strong>del</strong> texto Mayús-2-D<br />
Extender selección al inicio de la línea Mayús-2-A<br />
Extender selección al inicio <strong>del</strong> texto Mayús-2-C<br />
Extender selección al siguiente final de palabra Mayús-Opción-B
D-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Extender selección al siguiente inicio de palabra Mayús-Opción-A<br />
Mover punto de inserción al final de la línea 2-B<br />
Mover punto de inserción al final de la palabra Opción-B<br />
Mover punto de inserción al final <strong>del</strong> texto 2-D<br />
Mover punto de inserción al inicio de la línea 2-A<br />
Mover punto de inserción al inicio de la palabra Opción-A<br />
Mover punto de inserción al inicio <strong>del</strong> texto 2-C<br />
Seleccionar todo el contenido de un área de texto Cinco clics o 2-A<br />
Seleccionar un párrafo Cuatro clics<br />
Seleccionar una línea Triple clic<br />
Seleccionar una palabra Doble clic<br />
Editar<br />
Campo anterior (Visualizar y Buscar) Mayús-Tab<br />
Campo siguiente (Visualizar y Buscar) Tabulador<br />
Comprobar ortografía de la palabra seleccionada Mayús-2-Y<br />
Contorno en texto u objeto seleccionado Mayús-2-O<br />
Copiar los datos encontrados (Visualizar) si no hay ningún<br />
campo activo<br />
Opción-2-C<br />
Cursiva en texto u objeto seleccionado Mayús-2-I<br />
Duplicar un registro, un objeto de presentación o una petición 2-D<br />
Eliminar el estilo de las palabras u objetos seleccionados<br />
(volver a Redondo)<br />
Mayús-2-P<br />
Eliminar selección/carácter anterior Retroceso<br />
Eliminar selección/carácter siguiente Suprimir<br />
Eliminar un registro, una presentación o una petición 2-E<br />
Insertar desde el ultimo registro y saltar al campo siguiente. Mayús-2-’ (apóstrofe)<br />
Insertar desde el índice (Visualizar y Buscar) 2-I<br />
Insertar desde el último registro (Visualizar y Buscar) 2-’<br />
Insertar el nombre <strong>del</strong> <strong>usuario</strong> actual Mayús-2-N<br />
Insertar la fecha actual 2- - (guión)<br />
Insertar la hora actual 2-, (coma)<br />
Insertar un campo de fusión (Presentación) 2-M<br />
Negrita en texto u objeto seleccionado Mayús-2-B<br />
Nuevo registro, presentación o petición 2-N<br />
Pegar sin estilo Opción-2-V<br />
Reemplazar el contenido <strong>del</strong> campo actual en todos los<br />
registros encontrados.<br />
Opción-2- - (guión)<br />
Registro, presentación o petición anterior Control-C<br />
Siguiente registro, presentación o petición Ctrl-D<br />
Sombra en texto u objeto seleccionado Mayús-2-S<br />
Subrayar el texto u objeto seleccionado Mayús-2-U<br />
Superíndice en texto u objeto seleccionado Mayús-2-+<br />
Trabajar con archivos<br />
Cerrar la base de datos 2-W<br />
Cuadro de diálogo Abrir 2-O<br />
Cuadro de diálogo Red (Abrir) Opción-2-O<br />
Guardar <strong>FileMaker</strong> Pro guarda<br />
automáticamente<br />
Imprimir 2-P<br />
Imprimir sin el cuadro Imprimir Opción-2-P<br />
Salir de <strong>FileMaker</strong> Pro 2-Q<br />
Controlar ventanas<br />
Desplazarse por la ventana <strong>del</strong> documento hacia abajo página abajo<br />
Desplazarse por la ventana <strong>del</strong> documento hacia arriba página arriba<br />
Mostrar/Ocultar área de estado Opción-2-S<br />
Alternar entre tamaño completo y el tamaño anterior en<br />
modo Presentación<br />
Mayús-2-Z<br />
Intercambiar modos<br />
Ir a modo Visualizar 2-B<br />
Ir a modo Buscar 2-F<br />
Ir a modo Presentación 2-L<br />
Ir a modo Vista previa. 2-U
Acciones diversas<br />
Activar/Desactivar el cuadro de verificación Omitir en<br />
Buscar<br />
2-M<br />
Ayuda 2-?<br />
Cancelar un cuadro de diálogo Esc<br />
Cancelar una operación 2-- (punto)<br />
Cuadro de diálogo Definir campos Mayús-2-D<br />
Ejecutar guiones (10 primeros) 2-1 ... 2-0 (por número)<br />
Eliminar un registro sin cuadro de diálogo Opción-2-E<br />
Eliminar un registro, una presentación o una petición 2-E<br />
Area de estado<br />
En modo Visualizar<br />
Escoger una presentación diferente<br />
Hacer clic en una página o arrastrar el marcador para<br />
desplazarse hacia a<strong>del</strong>ante o hacia atrás por los registros<br />
Número <strong>del</strong> registro actual (editable)<br />
Número de registros <strong>del</strong> archivo<br />
Muestra si los registros están<br />
desordenados, ordenados o<br />
semi-ordenados<br />
Herramienta Botones<br />
Herramientas de presentación<br />
Herramienta Portal<br />
Herramienta Campo<br />
Herramienta Parte<br />
Paleta Trama de relleno<br />
Paleta Color de relleno<br />
Porcentaje de aumento<br />
Icono Relleno<br />
Aumenta o reduce la ventana Paleta Color de pluma<br />
Icono Pluma<br />
Muestra u oculta el área de estado<br />
Paleta Relieve<br />
Propiedades de relleno actuales<br />
Paleta Trama de pluma<br />
Paleta Anchura de línea<br />
Propiedades de línea actuales<br />
Referencia rápida de <strong>FileMaker</strong> Pro (Mac OS) D-3<br />
Modificar última búsqueda 2-R<br />
Mostrar todos los registros 2-J<br />
Nuevo registro, presentación o petición 2-N<br />
Omitir múltiples (Visualizar) Mayús-2-M<br />
Omitir registro (Visualizar) 2-M<br />
Ordenar 2-S<br />
Reproducir o grabar sonido de un campo de sonido Barra espaciadora<br />
Seleccionar todo 2-A<br />
En modo Presentación En modo Buscar<br />
Número de la presentación<br />
actual (editable)<br />
Número de la petición<br />
actual (editable)<br />
Número de peticiones<br />
existentes<br />
Hacer clic para omitir los<br />
registros encontrados en<br />
la petición actual<br />
Hacer clic para escoger los<br />
operadores (como y =)<br />
para pegar en una petición<br />
de búsqueda<br />
Hacer clic para<br />
comenzar la búsqueda
Internet, proveedor de servicios.<br />
Consulte ISP<br />
Símbolos<br />
! 3-7<br />
– 5-4, 11-3<br />
> = 3-5, 11-4<br />
" 5-4<br />
" " 3-3, 11-2, 11-4, 11-13<br />
## 7-12<br />
& 5-4, 11-4<br />
( 5-4<br />
) 5-4<br />
* 3-3, 3-7, 5-4, 11-3<br />
+ 5-4, 11-3<br />
, 5-4<br />
... 3-5<br />
/ 5-4, 11-3<br />
// 3-4, 6-26, 7-12<br />
: 5-4<br />
:: 5-4, 6-27, 7-12<br />
; 5-4<br />
< 3-5, 5-4, 11-4<br />
< > 11-3<br />
< > 11-3<br />
3-5, 5-4, 11-3<br />
> = 11-4<br />
? 3-5, 6-25<br />
@ 3-3<br />
@@ 7-12<br />
^ 11-3<br />
_ 5-4, 13-5<br />
|| 7-12<br />
11-4<br />
≠ 5-4, 11-3<br />
≤ 3-5, 11-4<br />
≥ 3-5, 11-4<br />
A<br />
Abandonar <strong>FileMaker</strong> Pro 1-9<br />
Abrir<br />
archivos 1-7, 13-4<br />
Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro xiii<br />
URL 10-10<br />
Abrir <strong>FileMaker</strong> Pro 1-7<br />
Acceder a datos desde un tercer<br />
archivo 8-15<br />
Acceso a datos desde un tercer<br />
archivo 8-16<br />
Acceso a datos locales, de<br />
Companion 15-2<br />
Acceso a datos remotos, de<br />
Companion 15-2<br />
Acceso a datos, de Companion<br />
15-2<br />
activar 15-3<br />
Acceso, privilegios<br />
archivos relacionados<br />
funcionamiento 8-5, 9-3<br />
planificar 8-10<br />
asociar contraseñas a grupos<br />
9-4<br />
bloquear registros 13-2<br />
cambiar 9-3, 9-6<br />
campos 9-4, 9-6<br />
contraseñas 9-1, 9-6<br />
descripción 9-1<br />
grupos 9-1, 9-4<br />
presentaciones 9-4, 9-6<br />
Índice<br />
seleccionar 9-1, 9-4<br />
Web 14-5, 14-6, 14-10<br />
Acciones. Consulte Guiones<br />
Activar plug-ins 15-3, A-4<br />
Active X Automation 10-1<br />
Actual<br />
campo 2-7<br />
fecha<br />
formato 6-26<br />
insertar en presentaciones<br />
7-12<br />
pegar en campos 2-11<br />
hora<br />
formato 6-26<br />
insertar en presentaciones<br />
7-12<br />
pegar en campos 2-11<br />
nombre de <strong>usuario</strong><br />
insertar en presentaciones<br />
7-12<br />
pegar en campos 2-11<br />
registro 2-3<br />
Actual, archivo. Consulte<br />
Archivos; Maestro, archivo<br />
Actualización, importación 12-3<br />
Actualizaciones<br />
actualizar campo de destino<br />
8-2<br />
actualizar campo de origen 8-2<br />
cambiar 8-15<br />
campo de destino como campo<br />
coincidente 8-6<br />
definir 8-6, 8-14<br />
definir relaciones 8-11<br />
detener o interrumpir 8-15<br />
poner al día 8-15<br />
y acceso a datos relacionados<br />
desde un tercer archivo 8-16<br />
y bases de datos relacionales<br />
8-1<br />
Actualizar archivos. Consulte<br />
Convertir<br />
Actualizar registros. Consulte<br />
Importar<br />
Agenda, icono<br />
modo Buscar 3-7<br />
modo Vista previa 4-4<br />
Presentación, modo 6-8<br />
Visualizar, modo 2-1, 2-4<br />
Agregación, funciones 11-8<br />
Agrupar, objetos 7-19<br />
Ajustes<br />
Consulte también Preferencias<br />
Web Companion 14-8<br />
Alinear<br />
objetos 7-20, 7-21<br />
tabulador 7-14<br />
texto 7-14<br />
Almacenados, resultados 5-12<br />
Ampliar/reducir, controles 2-1<br />
Añadir<br />
Consulte Definir; Insertar;<br />
Colocar<br />
barras de desplazamiento a<br />
campos 7-2<br />
campos 5-3<br />
comentarios en guiones 10-10<br />
elementos al menú Guiones<br />
10-6, 10-11<br />
gráficos a presentaciones 7-15<br />
objetos a presentaciones 6-31,<br />
7-15<br />
partes de presentaciones 6-29<br />
registros 2-5<br />
registros relacionados 2-5,<br />
8-12
I-2 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
texto a presentaciones 7-11<br />
Anchas, presentaciones<br />
imprimir 4-2<br />
AND, búsquedas 3-6<br />
en campos coincidentes 8-6<br />
AND, operador 11-4<br />
Anfitrión<br />
abrir archivos 13-4<br />
cerrar archivos 13-5<br />
descripción 13-1<br />
enviar mensajes a invitados<br />
13-4<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro Server 13-6<br />
guardar archivos 13-2, 13-5<br />
realizar tareas 13-2<br />
System 7, compartir archivos<br />
13-2<br />
Animación 2-13<br />
Año 2000<br />
año de validación 5-11<br />
año, validación 2-8<br />
buscar años 3-4<br />
convertir archivos 1-7<br />
definir campos de fecha 5-5<br />
importar archivos 12-2<br />
ordenar fechas 3-10<br />
y funciones de fecha 11-7<br />
Apilar objetos 7-20<br />
Aplicación cliente, ODBC 15-2<br />
Aplicación, preferencias A-1<br />
aplicaciones CGI 14-2<br />
Apple Events 10-1, 10-10<br />
AppleScript 10-1, 10-10<br />
Archivo de destino, importar 12-2<br />
Archivo fuente, importar 12-2<br />
Archivo, de la actividad en la<br />
Web 14-9<br />
Archivos<br />
Consulte también<br />
Intercambiar archivos;<br />
Formatos de archivo;<br />
Relacionados, archivos<br />
abrir 1-7<br />
multiplataforma 12-1<br />
actualización 8-6<br />
actualizar a versión actual 1-7<br />
cerrar 1-8<br />
clonar 1-8<br />
compartidos<br />
cerrar 13-5<br />
descripción 13-1<br />
en la Web 14-1, 14-6,<br />
14-11<br />
ocultar 13-4<br />
preferencias A-5<br />
privilegios de acceso 9-1<br />
requisitos 13-1<br />
convertir 1-7<br />
copiar 1-8<br />
crear 5-2<br />
descripción 1-1<br />
duplicar nombres de archivo<br />
8-11<br />
exportar 12-7<br />
guardar 1-8<br />
importar 12-2<br />
internacionales 1-7<br />
multi<strong>usuario</strong> 13-4<br />
ocultar 13-4<br />
planificar 5-1<br />
plantillas<br />
crear archivos 5-2<br />
descripción 5-2<br />
visualizar A-2<br />
privilegios de acceso 9-1<br />
proteger 9-1<br />
relacionados 8-1, 8-2<br />
uniones 8-16<br />
Archivos maestros. Consulte<br />
Maestro, archivo<br />
Archivos remotos, compartir<br />
Web 14-5, 14-10<br />
Area de estado<br />
Buscar, modo C-3<br />
mostrar/ocultar A-6<br />
Presentación, modo C-3<br />
Visualizar, modo C-3<br />
Area de impresión<br />
objetos exteriores 7-24<br />
visualizar 4-3, 7-24<br />
Arranque<br />
guiones<br />
descripción 10-2<br />
ejecutar A-6<br />
opciones 10-2<br />
Arrastrar y dejar<br />
activar para texto A-2<br />
campos en presentaciones<br />
6-18<br />
desactivar 2-10<br />
descripción 2-10<br />
objetos 6-15<br />
Asignar nombres<br />
campos 5-5, 5-13<br />
guiones 10-5<br />
listas de valores 7-3<br />
presentaciones 6-9<br />
relaciones 8-11<br />
Aspecto<br />
estilos Web 14-12<br />
temas de presentación 6-6<br />
Atajos de teclado<br />
guiones 10-13<br />
mostrar A-2<br />
para Mac OS D-1<br />
para Windows C-1<br />
Atención al cliente xi<br />
Atributos<br />
párrafo 7-14<br />
pluma 7-16<br />
relleno 7-16<br />
tabulador 7-14<br />
texto 6-24, 7-13<br />
Autointroducir 5-10<br />
Automática, retícula. Consulte<br />
Retículas de objetos 7-23<br />
Automatizar tareas. Consulte<br />
Guiones<br />
Autouniones<br />
descripción 8-5<br />
para resumir datos en portales<br />
8-14<br />
AVI, formato 2-13<br />
Ayuda<br />
de <strong>FileMaker</strong> Pro xi<br />
para bases de datos en<br />
navegador 14-7, 14-16<br />
B<br />
Barras de herramientas,<br />
descripción 1-5<br />
Base de datos de seguridad en<br />
Web 14-6, 14-10<br />
Base de datos, sistema 1-1<br />
Bases de datos<br />
descripción 1-1<br />
planificar 5-1<br />
publicar en la Web 14-1<br />
Bases de datos relacionales.<br />
Consulte Relacionales, bases de<br />
datos<br />
Bases de datos, archivos.<br />
Consulte Archivos<br />
Bases de datos, bloqueos.<br />
Consulte Acceso, privilegios<br />
BASIC, formato 12-2<br />
Baterías, preferencias para<br />
guardar A-3<br />
Bloquear<br />
herramientas 7-16
objetos 6-17<br />
registros compartidos 13-2<br />
Bloquear registros 13-2<br />
Booleanas, expresiones 11-3<br />
Booleanos, números<br />
buscar 3-4<br />
descripción 3-4<br />
formato 6-25<br />
Bordes 7-16<br />
botón 7-19<br />
campo 7-1<br />
Botón<br />
no imprimible 7-27<br />
Botón secundario, menús.<br />
Consulte Contextuales, menús<br />
1-6<br />
Botones<br />
bordes 7-19<br />
cambiar aspecto 7-16<br />
copiar y eliminar 10-14<br />
definir 10-13<br />
descripción 10-13<br />
ejecutar guiones 10-2, 10-13<br />
mostrar 10-14<br />
no imprimibles 10-14<br />
Botones de comando. Consulte<br />
Botones<br />
BrioQuery 15-2<br />
Buscar<br />
Consulte Búsqueda,<br />
peticiones<br />
afinar búsquedas 3-6<br />
añadir nueva petición 3-6<br />
campos vacíos 3-7<br />
descripción 3-1<br />
duplicar valores 3-7<br />
excluyendo registros 3-7<br />
fecha de hoy 3-4<br />
fechas 3-4<br />
fechas y horas no válidas 3-5<br />
gráficos 3-2<br />
horas 3-4<br />
múltiples criterios 3-6<br />
números 3-4<br />
números booleanos 3-4<br />
operadores 3-2, 3-7<br />
orden de peticiones 3-8<br />
rangos 3-5<br />
reg. con campos relacionados<br />
3-5<br />
registro<br />
registros 3-1<br />
registros duplicados 10-15<br />
registros en la Web 14-13,<br />
14-17<br />
símbolos 3-3<br />
temas en la Ayuda de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro xiii<br />
texto 3-4<br />
texto parcial o variable 3-2<br />
todos los registros 3-2<br />
valores exactos 3-4<br />
Buscar, modo 1-4, 3-1<br />
Buscar, página Web<br />
configurar 14-11<br />
escoger presentaciones para<br />
14-14<br />
visualizar en navegador 14-17<br />
Búsqueda, petición<br />
definir 3-1<br />
Hallar<br />
Consulte Buscar<br />
Búsqueda, peticiones<br />
añadir nueva 3-6<br />
descripción 3-1<br />
editar 3-6<br />
eliminar 3-6<br />
en campos sumario 3-2, 3-7<br />
en operadores 3-7<br />
mezclar buscar y omitir 3-8<br />
múltiples 3-6, 3-7<br />
operadores 3-2<br />
C<br />
orden 3-8<br />
repetir 3-6, 3-8<br />
restablecer 3-7<br />
Cabeceras<br />
descripción 6-28<br />
iniciales 6-28<br />
mostrar en vista tabla 6-11<br />
presentación de sobres 6-8<br />
Caché, definir tamaño A-3<br />
Cadenas de texto. Consulte texto<br />
literal<br />
Cálculo<br />
Consulte Cálculo, campos<br />
campos relacionados<br />
resumir datos 8-14<br />
formato 6-25<br />
fórmulas en campos<br />
coincidentes 8-6<br />
funciones 11-5<br />
importar 12-2<br />
Cálculo, campos<br />
cambiar 5-13<br />
definir 5-6<br />
descripción 5-4<br />
desplazarse 2-8<br />
fórmulas 5-6, 11-1<br />
funciones 11-5<br />
importar 12-2<br />
resultados almacenados 5-12<br />
resultados sin almacenar 5-12<br />
Cálculos<br />
campos relacionados<br />
referencias a campos 5-6<br />
Cambiar<br />
consulte también Editar<br />
campos de cálculo 5-13<br />
campos relacionados 6-19<br />
contraseñas 9-3<br />
definiciones de campos 5-13<br />
índice I-3<br />
Desplegables, menús 2-10<br />
fórmulas 5-13<br />
guiones 10-11<br />
números de serie 2-11<br />
orden de apilamiento 7-20<br />
partes de presentaciones 6-29,<br />
6-33, 6-34<br />
portales 6-22<br />
preferencias A-1<br />
presentaciones 6-8<br />
privilegios de acceso 9-3<br />
relaciones 8-13<br />
términos <strong>del</strong> diccionario 2-16<br />
unidades 7-14<br />
Cambiar nombre de<br />
presentaciones 6-9<br />
Cambiar tamaño<br />
objetos 6-16, 7-21<br />
partes de presentaciones 6-34<br />
Cambio de serialización de<br />
registros 2-11<br />
Campo<br />
actual 2-7<br />
Campo, definiciones<br />
copiar 1-8<br />
descripción 1-2<br />
Campo, herramienta 6-18<br />
Campo, nombres 5-4<br />
Campo, valores<br />
descripción 1-2<br />
Campos<br />
Consulte también Cálculo,<br />
campos; Contenedor,<br />
campos; Fecha, campos;<br />
Globales, campos;<br />
Coincidentes, campos;<br />
Numéricos, campos;<br />
Relacionados, campos;<br />
Sumario, campos; Texto;<br />
Hora, campos<br />
abrir URL 2-8
I-4 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
actualizaciones<br />
definir 8-6<br />
poner al día 8-15<br />
añadir a presentaciones 6-17,<br />
A-2<br />
asignar nombres 5-5<br />
barras de desplazamiento 7-2<br />
bordes 7-1<br />
buscar vacíos 3-7<br />
cambiar<br />
aspecto 7-16<br />
cálculos 5-13<br />
definiciones 5-13<br />
fórmulas 5-13<br />
nombres 5-13<br />
opciones de entrada 5-13<br />
tipo de ordenación 3-9<br />
tipos 5-13<br />
colocar 6-15, 7-21<br />
colocar en presentaciones<br />
6-17<br />
copiar<br />
<strong>del</strong> registro anterior 2-9<br />
entre archivos 6-15<br />
entre campos 2-9<br />
definir 5-3<br />
descripción 1-2<br />
desplazar entre archivos 6-15<br />
duplicar definiciones 5-13<br />
editar 5-13<br />
editar elemento 2-10<br />
eliminar 5-14, 9-6<br />
de presentaciones 6-19<br />
eliminar de presentaciones<br />
6-19<br />
entrada de texto máxima 2-7<br />
escribir 2-7<br />
formato 6-23, 7-1<br />
barras de desplazamiento<br />
7-2<br />
fusión 6-19<br />
identificar registros 10-15<br />
indexar 5-12<br />
límites, mostrar/ocultar 7-19<br />
listas de valores 7-3<br />
mostrar 1-3<br />
opciones 5-5<br />
opciones de entrada 5-10<br />
opciones de validación 5-11<br />
orden de tabulación 7-9<br />
ordenar de nuevo definiciones<br />
5-13<br />
otros elementos 2-10<br />
pegar 2-11<br />
planificar 5-1<br />
privilegios de acceso 9-4, 9-6<br />
repetir<br />
descripción 5-12<br />
formato 7-8<br />
orden de tabulación 7-10<br />
ordenación 3-10<br />
resultados almacenados 5-12<br />
resultados sin almacenar 5-12<br />
rotar 7-20<br />
seleccionar 6-14, 7-8<br />
tipos 5-4<br />
trama 7-2<br />
valores 1-2<br />
valores personalizados 7-4<br />
visualizar 6-1<br />
visualizar en la Web 14-14<br />
Campos globales<br />
archivos compartidos 13-2<br />
Campos, definiciones<br />
cambiar 5-13<br />
campos relacionados 5-13<br />
duplicar 5-13<br />
imprimir 4-5<br />
ordenar de nuevo 5-13<br />
Campos, derechos. Consulte<br />
Acceso, privilegios<br />
Campos, nombres<br />
al importar desde Excel 12-4,<br />
12-6<br />
en cabeceras de tabla 6-11<br />
Campos, tipos<br />
cambiar 5-13<br />
de campos coincidentes 8-6<br />
descripción 5-4<br />
importar tipos de campo 12-7<br />
orden de clasificación 3-10<br />
Caracteres, eliminar 2-15<br />
Cerrar archivos 1-8, 13-5<br />
Cerrar <strong>FileMaker</strong> Pro 1-9<br />
CGM, formato 2-13<br />
Científica, notación en campos<br />
numéricos 6-25<br />
Cierre<br />
guiones 10-2, A-6<br />
opciones 10-2<br />
Circulares, botones<br />
Consulte valores, listas<br />
escoger 2-10<br />
visualizar valores de campo<br />
7-7<br />
ClarisWorks, formato 12-2<br />
Clave, campos. Consulte<br />
Coincidentes, campos<br />
Clientes. Consulte Invitados<br />
Clones 1-8<br />
Coincidentes, campos<br />
Consulte también Campos<br />
actualizar 12-3<br />
caracteres no alfanuméricos<br />
8-6<br />
descripción 8-2<br />
en actualización de<br />
importación 12-3<br />
fórmulas de cálculo 8-6<br />
indexar 8-6<br />
múltiples valores 8-6<br />
planificar 8-6<br />
tipos de campos 8-6<br />
Colocar<br />
campos 6-15, 6-17, 7-21<br />
campos de fusión 6-19<br />
gráficos 6-15, 7-21<br />
objetos 6-15, 7-21<br />
Color<br />
en vistas Web 14-12<br />
paleta 7-16<br />
pluma 7-16<br />
relleno 7-16<br />
temas de presentación 6-6<br />
texto 7-14<br />
Columnas<br />
cambiar tamaño 7-24<br />
configuración 6-10<br />
en hojas de cálculo de Excel<br />
12-4, 12-6<br />
en tablas 2-2, 6-11<br />
en tablas ODBC 15-2, 15-9<br />
imprimir 4-2<br />
imprimir registros 6-9<br />
saltos de página 6-33<br />
Columnas, Lista/informe en<br />
Consulte Presentaciones<br />
descripción 6-3<br />
Columnas, presentación de Lista/<br />
informe en columnas<br />
informes con datos agrupados<br />
6-6<br />
Comandos. Consulte Guiones,<br />
pasos<br />
Comentarios en guiones 10-10<br />
Comillas en búsquedas 3-3<br />
Comillas redondas A-6<br />
Comodines de búsqueda 3-3<br />
Comparación, operadores 11-3<br />
Compartidos, archivos<br />
abandonar <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
13-5<br />
abrir 13-5
anfitrión 13-1<br />
cerrar 13-5<br />
descripción 13-1<br />
en grupos de trabajo 14-3,<br />
14-8<br />
limitaciones 13-1<br />
en la Web 14-1, 14-11<br />
privilegios de acceso 14-5,<br />
14-10<br />
guardar 13-2, 13-5<br />
icono de doble flecha 13-3<br />
icono de taza de café 13-3<br />
invitados 13-1<br />
privilegios de acceso 9-1<br />
relacionados 13-3<br />
salir de <strong>FileMaker</strong> Pro 13-5<br />
System 7, compartir archivos<br />
13-2<br />
Compartir información. Consulte<br />
Intercambiar archivos<br />
Complejos, campos clave 8-6<br />
Comprimidas, copias de archivos<br />
1-8<br />
Conectar archivos. Consulte<br />
OLE, objetos; Relacionales,<br />
bases de datos<br />
Confidencial, información.<br />
Consulte Acceso, privilegios<br />
Configuración<br />
alineación 7-20<br />
orden de tabulación 7-9<br />
Constantes 11-2<br />
Consulta SQL 15-2<br />
Contabilidad. Consulte Acceso,<br />
privilegios<br />
Contenedor, campos<br />
Consulte también Campos<br />
buscar 3-2<br />
comparar contenidos 11-6<br />
descripción 2-12, 5-4<br />
eliminar 2-15<br />
en la Web 14-4<br />
exportar 12-8<br />
formato 6-27<br />
importar 12-2<br />
insertar gráficos, películas y<br />
sonidos 2-12<br />
Contextuales, menús 1-6<br />
Continuos, sumarios 6-29<br />
Contraseñas<br />
Administración de Web 14-10<br />
administración de Web 14-5<br />
archivos relacionados<br />
archivo maestro 8-5<br />
funcionamiento 9-3<br />
planificar 8-10<br />
asociar a grupos 9-4<br />
automáticas A-6<br />
cambiar 9-3<br />
definir 9-1<br />
eliminar 9-3<br />
en blanco 9-1, 9-3<br />
frente a grupos 9-6<br />
limitar actividades 9-6<br />
maestras 9-1<br />
mayúsculas/minúsculas 9-1<br />
ninguna contraseña 9-1<br />
por defecto 9-1, 9-3, A-6<br />
privilegios de acceso 9-1, 9-6<br />
Controladores ODBC 15-2<br />
Convertir<br />
archivos 1-7<br />
archivos de otras aplicaciones<br />
12-6<br />
nombres de campos al<br />
importar 12-6<br />
Copiar<br />
archivos 1-8<br />
botones 6-14<br />
campos<br />
<strong>del</strong> registro anterior 2-9<br />
entre archivos 6-15, 12-1<br />
entre campos 12-2<br />
conjunto encontrado 2-9<br />
definiciones de campo 1-8<br />
frente a importar y exportar<br />
12-1<br />
gráficos, películas y sonidos<br />
2-9<br />
guiones 1-8, 10-11<br />
listas de valores 7-5<br />
objetos 6-14<br />
objetos OLE 13-3<br />
presentaciones 6-9<br />
registros 2-5, 2-9<br />
registros relacionados 2-5, 2-9<br />
texto 2-15<br />
texto usando Arrastrar y dejar<br />
A-2<br />
valores 2-9<br />
Correo, combinar<br />
mediante ODBC 15-2<br />
Correo, enviar 10-10<br />
Correo, etiquetas 6-5<br />
Correo, fusión<br />
utilizar campos de fusión 6-19<br />
Cortar<br />
objetos 6-14<br />
texto 2-15<br />
Crear. Consulte Añadir; Definir<br />
Crystal Reports 15-2<br />
Cuadro<br />
editar 2-10<br />
Cuadros<br />
Consulte Valores, listas<br />
escoger 2-10<br />
Cuadros de verificación<br />
visualizar valores de campo<br />
7-7<br />
Cuerpo 6-28<br />
paleta<br />
cambiar tamaño de objetos<br />
6-16, 7-21<br />
D<br />
colocar objetos 7-21<br />
descripción 7-21<br />
índice I-5<br />
Datos<br />
de otros archivos 8-1<br />
descripción 1-1<br />
guardar automáticamente A-3<br />
introducir automáticamente<br />
2-5, 5-10<br />
ODBC 15-1<br />
relaciones 8-11<br />
visualizar como formularios,<br />
listas o tablas 2-2<br />
Datos, entrada 5-10–5-13<br />
exportar 12-1<br />
importar 12-1<br />
orden de tabulación 7-9<br />
privilegios de acceso 9-1<br />
Datos, tipos<br />
Consulte también Campos,<br />
tipos<br />
en campos globales 5-9<br />
resultados de cálculo 11-2<br />
y resultados de cálculos 5-7<br />
dBASE, formato 12-2<br />
DBF, formato 12-2, 12-8<br />
DBMS 15-1<br />
DDE<br />
Consulte OLE, objetos<br />
guiones 10-10<br />
Decimales, números 6-25<br />
Decimales, tabuladores 7-14<br />
Definir<br />
Consulte Colocar<br />
Consulte también Añadir<br />
actualizaciones 8-6<br />
bases de datos relacionales<br />
8-10<br />
campos 5-3<br />
campos de cálculo 5-6
I-6 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
campos globales 5-9<br />
campos sumario 5-7<br />
contraseñas 9-1<br />
guiones 10-5<br />
listas de valores 7-3<br />
portales 6-22<br />
registros relacionados 2-5<br />
relaciones 8-11<br />
Delante. Consulte interlineado<br />
personalizado<br />
Derechos. Consulte Acceso,<br />
privilegios<br />
Desagrupar objetos 7-19<br />
Deslizados, objetos<br />
configurar 7-26<br />
partes 7-25<br />
visualizar 7-26<br />
Deslizamiento, objetos<br />
visualizar 7-27<br />
Desordenar registros 3-10<br />
Desplazamiento, barras<br />
añadir a campos 7-2<br />
en portales 6-22<br />
Desplazar<br />
campos entre archivos 6-15<br />
etiquetas de partes 6-31<br />
objetos<br />
en presentaciones 6-15,<br />
7-21<br />
entre aplicaciones 6-14<br />
entre presentaciones 6-14<br />
Desplazarse<br />
a campos de cálculo 2-8<br />
a campos sumario 2-8<br />
películas 2-13<br />
registro a registro 2-4<br />
Desplegables, listas<br />
Consulte valores, listas<br />
Desplegables, listas<br />
editar 2-10<br />
escoger 2-10<br />
mostrar/ocultar 2-10<br />
visualizar valores de campo<br />
7-7<br />
Desplegables, listas y menús<br />
Desplegables, menús<br />
Consulte valores, listas<br />
Desplegables, menús<br />
editar 2-10<br />
escoger 2-10<br />
presentación 6-8<br />
visualizar valores de campo<br />
7-7<br />
Desplegables, menús, en lugar de<br />
pestañas, en cuadros de diálogo<br />
xii<br />
Desviación típica de campos<br />
sumario 5-8<br />
Detalladas, tablas. Consulte<br />
Relacionados, archivos<br />
Detener<br />
Consulte también Cerrar<br />
actualizaciones 8-15<br />
guiones 10-2<br />
Diagramas, con datos de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro 15-2<br />
Diccionarios<br />
añadir palabras 2-17<br />
de <strong>usuario</strong><br />
añadir palabras 2-17<br />
descripción 2-16<br />
principal 2-16<br />
<strong>usuario</strong><br />
descripción 2-16<br />
Diccionarios, de <strong>usuario</strong>.<br />
Consulte diccionarios<br />
DIF, formato 12-2<br />
Dirección IP 14-2<br />
definición 14-2<br />
escribir en navegador 14-3<br />
especificar números de puerto<br />
14-11<br />
limitar 14-3, 14-8, 14-10<br />
Diseñar bases de datos<br />
crear presentaciones 6-1<br />
planificar 5-1<br />
relacionales 8-8<br />
Diseño, funciones 11-13<br />
Disposición, barra de<br />
herramientas 1-6<br />
Dividir campos repetidos 12-8<br />
Documento, preferencias A-5<br />
DRW, formato 2-13<br />
Duplicados, buscar registros con<br />
guiones 10-15<br />
Duplicar archivos de bases de<br />
datos 8-11<br />
Duplicar. Consulte Copiar<br />
E<br />
Editar<br />
lista valores 2-10<br />
objetos con rapidez 1-6<br />
peticiones de búsqueda 3-6<br />
texto 2-15<br />
Editar.<br />
Consulte también Cambiar<br />
Editar elemento 2-10<br />
Editar elementos 7-7<br />
Edition, formato 12-2<br />
Ejecutar guiones 10-2<br />
al abrir 10-2, A-6<br />
al cerrar 10-2, A-6<br />
descripción 10-1<br />
procedimientos 10-2<br />
Elementos. Consulte Objetos<br />
Eliminar<br />
campos 5-14, 9-6<br />
de presentaciones 6-19<br />
caracteres 2-15<br />
contraseñas 9-3<br />
datos 2-7, 5-14<br />
elementos <strong>del</strong> menú Guiones<br />
10-11<br />
gráficos 2-15<br />
grupos 9-6<br />
guiones 10-11<br />
listas de valores 7-5<br />
objetos 6-15<br />
partes de presentaciones 6-34<br />
pasos de guiones 10-5<br />
películas 2-15<br />
peticiones de búsqueda 3-6<br />
portales 6-22<br />
presentaciones 6-9<br />
registros 3-9<br />
registros importados 12-6<br />
registros maestros 2-6, 8-12<br />
registros relacionados 2-6,<br />
8-12<br />
sonidos 2-15<br />
términos <strong>del</strong> diccionario 2-16<br />
texto 2-15<br />
En blanco<br />
contraseñas 9-1, 9-3<br />
En blanco, presentación<br />
Consulte Presentaciones<br />
descripción 6-5<br />
Encontrado, conjunto<br />
cambiar por conjunto omitido<br />
3-8<br />
copiar 2-9<br />
descripción 2-1, 3-1<br />
eliminar 12-6<br />
importar datos 12-6<br />
Encontrar. Consulte Búsqueda<br />
Encriptación. Consulte Acceso,<br />
privilegios<br />
Enlace e incrustación de objetos<br />
(Object Linking and<br />
Embedding). Consulte OLE,<br />
objetos<br />
Enlaces, entre bases de datos.<br />
Consulte Relaciones
Entrada, opciones<br />
cambiar 5-13<br />
orden de tabulación 7-9<br />
Enviar correo 10-10<br />
Enviar mensajes 13-4<br />
Error, visualizar mensajes en<br />
guiones 10-7<br />
Escribir en campos 2-7<br />
Espacios vacíos, cerrar. Consulte<br />
Objetos deslizados<br />
Espacios vacíos, suprimir 7-25<br />
Estado, área<br />
modo Buscar 3-7<br />
modo Presentación 6-13<br />
mostrar/ocultar 2-1, 6-13<br />
Visualizar, modo 2-1<br />
Estado, funciones<br />
descripción 11-11<br />
Estándar, barra de herramientas<br />
1-5<br />
Estándar, presentación de<br />
formulario<br />
Consulte Presentaciones<br />
descripción 6-3<br />
Estilos Web 14-12<br />
Estilos, en vistas Web 14-12<br />
Estricto, tipo de datos 5-11<br />
Etiquetas<br />
campo 6-18, 7-11<br />
Consulte Etiquetas,<br />
presentaciónEtiquetas<br />
aaa]<br />
imprimir 4-3<br />
imprimirg 6-7<br />
márgenes 7-23<br />
tamaños 6-5<br />
Etiquetas, presentación<br />
Consulte Presentaciones<br />
ajustar página 6-7<br />
descripción 6-5<br />
estándar, tamaños 6-5<br />
imprimir 6-7<br />
personalizar 6-8<br />
Examinar registros<br />
en la Web 14-16<br />
Excel<br />
convertir 12-6<br />
formato 12-2<br />
importar 12-4, 15-2<br />
Explorar. Consulte Buscar<br />
Exportar<br />
Consulte también<br />
Intercambiar archivos<br />
abrir archivos exportados 12-8<br />
archivos compartidos 12-1<br />
campos repetidos 12-8<br />
datos de subsumario 12-9<br />
datos de sumario general 12-8,<br />
12-9<br />
descripción 12-1<br />
diccionarios 2-16<br />
formato 12-8<br />
formato archivo 12-2<br />
frente a copiar y pegar 12-1<br />
informes con datos agrupados<br />
12-9<br />
orden de campos 12-8<br />
privilegios de acceso 9-1<br />
registros relacionados 12-8<br />
requisitos 12-8<br />
Expresiones<br />
booleanas 11-3<br />
descripción 11-2<br />
Externas, funciones 11-14<br />
para publicación en Web<br />
11-14<br />
Externos, archivos Consulte<br />
Intercambiar archivos; Exportar<br />
Externos, guiones 10-2<br />
F<br />
False 6-25, 11-3<br />
Fecha 2-7<br />
Consulte también Fechas;<br />
Campos<br />
buscar la de hoy 3-4<br />
campos 5-4<br />
funciones 11-7<br />
símbolo, formato 6-26<br />
Fecha, campos<br />
c1Fechas<br />
años de 4 dígitos 5-11<br />
descripción 5-4<br />
escribir valores 2-7<br />
Fechas<br />
actual<br />
formato 6-26<br />
pegar en campos 2-11<br />
buscar 3-4<br />
Consulte Fecha<br />
escribir 2-7<br />
formato 6-25<br />
insertar en presentaciones<br />
7-12<br />
introducir datos 2-7<br />
no válidas 3-5<br />
validar 5-11<br />
Fechas, campos<br />
años de 4 dígitos 1-7<br />
Filas<br />
al importar desde Excel 12-4<br />
en portales 6-22<br />
Filas, en tablas ODBC 15-2<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro<br />
atención al cliente xi<br />
como aplicación cliente<br />
ODBC 15-5–15-14<br />
como origen de datos ODBC<br />
15-2–15-4<br />
documentación, información<br />
xi<br />
formato archivo 12-2<br />
formato de archivo<br />
índice I-7<br />
registrar xi<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, Ayuda<br />
Ayuda ¿Qué es esto?<br />
(Windows) xvi<br />
Ayuda de globos (Mac OS)<br />
xvi<br />
utilizar xiii<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro Server 13-1, 13-6<br />
Financieras, funciones 11-10<br />
Fondo, color 7-16<br />
Formato<br />
barras de desplazamiento 7-2<br />
cálculo 6-25<br />
campos<br />
por defecto 6-24<br />
texto 7-13<br />
campos de fusión 6-20<br />
campos repetidos 7-8<br />
exportar datos 12-8<br />
fechas 6-25<br />
gráficos 6-27<br />
horas 6-26<br />
importar datos 12-1<br />
interlineado personalizado<br />
7-14<br />
párrafos 7-13<br />
tablas 6-11<br />
texto 6-24, 7-13, 7-14<br />
Formato de texto, barra de<br />
herramientas 1-6<br />
Formatos<br />
internacionales 1-7<br />
por defecto 6-24<br />
visualización 6-24<br />
Formatos de archivo<br />
campos repetidos 12-8<br />
descripción 12-1<br />
gráficos 2-13<br />
PICT de Macintosh A-6<br />
requisitos 12-8
I-8 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Formulario, Vista Web<br />
configurar 14-11<br />
visualizar en navegador 14-16<br />
Formularios<br />
Consulte Presentaciones<br />
presentación de formulario<br />
Estándar 6-3<br />
visualizar registros 2-2<br />
Formularios de cartas 6-19<br />
Fórmulas<br />
cambiar 5-13<br />
campos de cálculo 5-6<br />
constantes 11-2<br />
descripción 11-1<br />
expresiones 11-2<br />
funciones 11-5<br />
operadores 11-3<br />
referencias de campo 11-2<br />
resultados 11-2<br />
sintaxis 11-1<br />
FP5, extensión de nombre de<br />
archivo 1-7<br />
Fracción <strong>del</strong> total de campos<br />
sumario 5-8<br />
Fuente, menú<br />
personalizar 7-14<br />
Fuentes<br />
escoger 7-13<br />
exportar 12-7<br />
regla de texto 7-14<br />
Funciones<br />
descripción 11-5<br />
parámetros 11-5<br />
Web Companion 11-14<br />
Funciones de estado<br />
usar en guiones 10-6<br />
Funciones externas 11-14<br />
para publicación en Web 14-9<br />
Funciones numéricas 11-7<br />
Fusión, campos<br />
colocar 6-19<br />
G<br />
descripción 6-19, 7-26<br />
formato 6-20<br />
Generales, sumarios<br />
descripción 6-29<br />
exportar 12-9<br />
Generales, totales<br />
Generar presentaciones, en la<br />
Web 14-13<br />
Globales, campos<br />
Consulte también Campos<br />
definir 5-9<br />
descripción 5-4, 5-9<br />
ejemplos 10-15<br />
importar 12-2<br />
Glosario, en la Ayuda de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro xii<br />
Glosario, en la documentación de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro xiii<br />
Grabado, efectos de objetos 7-17<br />
Grabar<br />
guiones 10-5<br />
sonidos 2-14<br />
Gráficos<br />
añadir a presentaciones 7-18<br />
buscar 3-2<br />
colocar 6-15, 7-21<br />
comparar 11-6<br />
copiar 2-9<br />
eliminar 2-15<br />
en la Web 14-4<br />
formatos de archivo 2-13<br />
guardar en formato PICT de<br />
Macintosh A-6<br />
insertar en campos 2-13<br />
métodos de almacenar 2-13<br />
objetos<br />
añadir a presentaciones<br />
7-15, 7-18<br />
pegar 2-14<br />
reglas<br />
descripción 7-22<br />
mostrar/ocultar 7-22<br />
rotar 7-20<br />
Grupos<br />
asociar a contraseñas 9-4<br />
cambiar 9-6<br />
contraseñas maestras 9-5<br />
definir 9-4<br />
ejemplos 9-5<br />
eliminar 9-6<br />
frente a contraseñas 9-6<br />
incrustados 7-19<br />
limitar acceso 9-1<br />
privilegios de acceso 9-1, 9-4<br />
Grupos de trabajo, compartir<br />
archivos 14-3, 14-8<br />
Guardar<br />
archivos 1-8<br />
archivos compartidos 13-2,<br />
13-5<br />
configurar preferencias A-3<br />
datos automáticamente 1-8,<br />
A-3<br />
<strong>Guía</strong>s de ajuste<br />
ajustar 7-22<br />
descripción 7-22<br />
mostrar/ocultar 7-22<br />
<strong>Guía</strong>s. Consulte Retículas de<br />
objetos; Regla, líneas; <strong>Guía</strong>s de<br />
ajuste<br />
Guiones<br />
añadir<br />
comentarios 10-10<br />
elementos de menú 10-6,<br />
10-11<br />
observaciones 10-10<br />
asignar nombres 10-5<br />
atajos de teclado 10-13<br />
automatizar reactualizaciones<br />
10-9<br />
botones 10-13<br />
bucles 10-7<br />
cambiar 10-11<br />
comandos 10-6<br />
configuración<br />
almacenar 10-4<br />
conservar 10-11<br />
reemplazar 10-11<br />
restaurar 10-4<br />
configurar preferencias A-6<br />
contraseñas 9-2<br />
copiar 1-8, 10-11<br />
DDE 10-10<br />
de arranque 10-2, A-6<br />
de cierre 10-2, A-6<br />
definir 10-5<br />
descripción 10-2<br />
detener 10-2<br />
diseñar 10-3<br />
duplicar 10-11<br />
ejecutar 10-1, 10-2<br />
ejemplos 10-15<br />
eliminar 10-11<br />
eliminar elementos de menú<br />
10-11<br />
externos 10-2<br />
importar 10-12<br />
imprimir 4-4, 4-5<br />
interrumpir<br />
ejemplo 10-1<br />
marcar números de teléfono<br />
10-10, A-3<br />
modificar 10-11<br />
ordenar de nuevo en el menú<br />
Guiones 10-13<br />
para importar ODBC 15-14<br />
pausas 10-2<br />
añadir a guiones 10-6<br />
descripción 10-2<br />
planificar 10-3<br />
probar 10-4<br />
publicación en la Web al<br />
instante 10-1
eanudar 10-2<br />
subguiones<br />
añadir a guiones 10-5<br />
cambiar 10-11<br />
descripción 10-2<br />
visualizar mensajes de error<br />
10-7<br />
Guiones, especificaciones.<br />
Consulte Guiones,<br />
configuración<br />
Guiones, menú<br />
añadir elementos 10-6, 10-11<br />
eliminar elementos 10-11<br />
ordenar de nuevo elementos<br />
10-13<br />
Guiones, pasos<br />
añadir 10-5<br />
campos relacionados 10-6<br />
cursiva 10-11<br />
descripción 10-6<br />
eliminar 10-5<br />
objetos OLE 10-8<br />
opciones 10-5, 10-6<br />
ordenar de nuevo 10-5, 10-11<br />
H<br />
Herramienta Texto 7-11<br />
Herramientas<br />
bloquear 7-16<br />
descripción 6-13<br />
funcionamiento 7-16<br />
intercambiar 7-16<br />
paleta de herramientas<br />
herramienta Campo 6-18<br />
herramienta Líneas 7-15<br />
herramienta Ovalo 7-15<br />
herramienta Portal 6-22<br />
herramienta Rectángulo<br />
7-15<br />
herramienta Rectángulo redondeado<br />
7-15<br />
herramienta Texto 7-11<br />
Selección, herramienta<br />
6-13<br />
Herramientas, barra de<br />
herramientas 1-6<br />
Herramientas, información 1-5<br />
Hipertexto, lenguaje de marcas.<br />
Consulte HTML<br />
Hojas de cálculo<br />
convertir 12-6<br />
importar 12-4<br />
Hojas en cascada 14-2, 14-13<br />
Hora<br />
consulte también Hora,<br />
campos<br />
actual 2-11<br />
buscar 3-4<br />
formato 6-26<br />
funciones 11-8<br />
insertar en presentaciones<br />
7-12<br />
no válida 3-5<br />
símbolo, formato 6-27<br />
Hora, campos<br />
Consulte también Campos;<br />
Hora<br />
descripción 5-4<br />
escribir valores 2-7<br />
introducir datos 2-7<br />
Hospedar<br />
base de datos en la Web 14-1,<br />
14-6<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro Server 13-1<br />
Hoy, buscar fecha 3-4<br />
HTML, archivos<br />
descripción 14-1<br />
HTML, formato de tabla 12-2<br />
HTTP, comandos 14-10<br />
I<br />
Icono de doble flecha 13-3<br />
Icono de taza de café 13-3<br />
Identificación, campos 10-15<br />
Imágenes, campos Consulte<br />
también Contenedor, campos<br />
Imágenes. Consulte Gráficos;<br />
OLE, objetos<br />
Importar<br />
a archivos existentes 12-4<br />
Consulte también<br />
Intercambiar archivos;<br />
Exportar; Insertar<br />
actualizar registros existentes<br />
12-3, 12-4, 12-6<br />
añadir nuevos registros 12-2,<br />
12-4<br />
archivo de destino 12-2<br />
archivo fuente 12-2<br />
archivos compartidos 12-1<br />
campos repetidos 12-6<br />
cancelar 12-6<br />
conjunto encontrado 12-6<br />
consideraciones<br />
multiplataforma 12-1<br />
datos ODBC 15-5–15-14<br />
de más de una tabla 15-9,<br />
15-12<br />
descripción 12-1<br />
diccionarios 2-16<br />
excepciones, campos 12-2<br />
formatos de archivo admitidos<br />
12-1<br />
frente a copiar y pegar 12-1<br />
guiones 10-12<br />
hojas de cálculo de Excel 12-4<br />
opciones 12-2<br />
orden de campos 12-5<br />
orden de datos 12-2<br />
orden de registros 12-2<br />
presentaciones 6-9<br />
reemplazar datos 12-2, 12-4<br />
registros relacionados 12-2<br />
requisitos 12-8<br />
índice I-9<br />
tipos de campo 12-7<br />
validar datos 12-6<br />
Impresora, seleccionar 4-2<br />
Imprimir<br />
área de impresión 4-3, 7-24<br />
campos de fusión 6-20<br />
configuración 4-2, 4-5<br />
definiciones de campos 4-5,<br />
7-24<br />
definiciones de guiones 4-4,<br />
7-24<br />
etiquetas 4-3<br />
configuración 6-7<br />
consejos 6-7<br />
formularios 4-4, 7-24<br />
guiones 4-5<br />
informes 4-4<br />
informes con datos agrupados<br />
4-3<br />
márgenes fijos 7-23<br />
objetos no imprimibles 7-27<br />
orientación de página 4-2, 4-4<br />
orientación página 4-5<br />
partes de subsumario 4-3<br />
presentaciones 4-4, 7-24<br />
presentaciones anchas 4-2<br />
privilegios de acceso 9-1<br />
procedimientos 4-4<br />
registros 4-4<br />
registros vacíos 4-5, 7-24<br />
sobres 4-3<br />
vista previa 4-3<br />
Imprimir vista previa. Consulte<br />
Vista previa, modo<br />
Incrustados, grupos 7-19<br />
Indexar<br />
campos 5-12<br />
campos coincidentes 8-6<br />
campos de texto, limitaciones<br />
8-6
I-10 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
restricciones de campos de<br />
texto 3-7<br />
texto, restricciones de campos<br />
3-4<br />
Indice<br />
en la Ayuda de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
xiv<br />
pegar 2-8<br />
Informes<br />
Consulte Presentaciones<br />
añadir fecha, hora, números de<br />
página 7-12<br />
añadir números de página 7-12<br />
Columnas, presentación de<br />
Lista/informe en columnas<br />
6-6<br />
con datos agrupados<br />
exportar datos 12-9<br />
imprimir 4-3<br />
crear 6-2<br />
en columnas 6-9<br />
imprimir 4-4<br />
Lista/informe en columnas<br />
registros en columnas 6-9<br />
vista previa 4-3<br />
Iniciales, cabeceras y pies de<br />
página<br />
descripción 6-28<br />
Iniciar campos. Consulte<br />
Coincidentes, campos<br />
Iniciar <strong>FileMaker</strong> Pro 1-7<br />
Insertar<br />
gráficos 2-13<br />
películas 2-13<br />
Intercambiar archivos<br />
Consulte también Exportar;<br />
Importar; Redes; ODBC<br />
actualizaciones 8-1, 8-6<br />
bases de datos relacionales 8-1<br />
con otras aplicaciones 15-1<br />
consideraciones<br />
multiplataforma 12-1<br />
entre aplicaciones 12-2<br />
exportar 12-1, 12-7<br />
importar 12-1<br />
Intercambiar información.<br />
Consulte Intercambiar archivos<br />
Intercambiar presentaciones 6-8<br />
Intercambio dinámico de datos.<br />
Consulte DDE<br />
interlineado personalizado 7-14<br />
Internacionales, archivos 1-7<br />
Internet<br />
Consulte también Web<br />
acceso 14-5<br />
descripción 14-1<br />
Internet Explorer 14-13<br />
Interrumpir guiones. Consulte<br />
Guiones, pausas<br />
Interrupción, campos 6-29, 6-30<br />
Intranet 14-1<br />
Consulte también Web<br />
Introducir datos<br />
automáticamente 5-10<br />
escribir en campos 2-7<br />
Invitados<br />
abrir archivos 13-5<br />
cerrar archivos 13-5<br />
descripción 13-1<br />
enviar mensajes a 13-4<br />
guardar archivos 13-2, 13-5<br />
límites en la Web 14-3<br />
realizar tareas 13-2<br />
ISP 14-2, 14-5<br />
J<br />
Java Script, en navegadores Web<br />
14-13<br />
K<br />
KAR, formato 2-13<br />
L<br />
Lectura/escritura, contraseña.<br />
Consulte Acceso, privilegios<br />
Libro de visitas, en la Web 14-13<br />
Límites de campos, texto, botones<br />
7-19<br />
Líneas 7-15<br />
Líneas de base en bordes de<br />
campos 7-2<br />
Lista, separadores 11-5<br />
Listas desplegables.<br />
ConsulteDesplegables, listas<br />
Listas, visualizar registros 2-2<br />
Literal, búsqueda de texto 3-3<br />
Lógica<br />
búsqueda AND 3-6<br />
búsqueda OR 3-6<br />
Lógicas<br />
funciones 11-11<br />
Lógicos<br />
operadores 11-4<br />
Lotus 1-2-3, formato 12-2<br />
M<br />
MacIPX 13-2<br />
Macros. Consulte Guiones<br />
Maestra, contraseña<br />
definir 9-1<br />
grupos 9-5<br />
Maestra, tabla. Consulte Maestro,<br />
archivo<br />
Maestro, archivo<br />
descripción 8-2<br />
planificar 8-8<br />
Maestros, registros<br />
buscar datos relacionados 3-5<br />
copiar 2-9<br />
duplicar 2-5<br />
eliminar 2-6, 8-12<br />
ordenar con campos<br />
relacionados 3-10<br />
Marcado automático A-3<br />
Marcar números de teléfono<br />
pasos de guiones 10-10<br />
procedimientos A-3<br />
Márgenes<br />
alternar 7-23<br />
cambiar, regla de texto 7-14<br />
configurar 7-23<br />
etiquetas 7-23<br />
visualizar<br />
en modo Presentación 7-24<br />
en modo Vista previa 4-3<br />
Maximizar ventana A-6<br />
Máximo de campos sumario 5-8<br />
Mayúsculas/minúsculas, texto<br />
3-3<br />
Media de campos sumario 5-8<br />
Memoria, preferencias A-3<br />
Mensajes, enviar 13-4<br />
Menú, comandos, privilegios de<br />
acceso 9-2<br />
Menús<br />
Archivo<br />
listar archivos recientes<br />
A-2<br />
contextuales, descripción 1-6<br />
Fuente, personalizar 7-14<br />
Guiones<br />
añadir elementos 10-6,<br />
10-11<br />
eliminar elementos 10-11<br />
ordenar de nuevo elementos<br />
10-13<br />
menú desplegable de<br />
presentaciones 6-8<br />
menús desplegables. Consulte<br />
Desplegables, menús<br />
Menús, comandos<br />
ejecutar 1-5
Microsoft Access 15-2<br />
Microsoft Excel. Consulte Excel<br />
Microsoft Word 12-2, 15-2<br />
Microsoft, Visual Basic 15-2<br />
MIDI, formato 2-13<br />
Mínimo de campos sumario 5-8<br />
Módem, configurar A-3<br />
Modificar. ConsulteCambiar<br />
Modo, menú desplegable 1-4<br />
Modos 1-4<br />
Modos, menú desplegable 6-1<br />
Moneda<br />
exportar formatos 12-8<br />
formato 6-25<br />
Mostrar/ocultar<br />
Consulte ocultar objetos<br />
estado, área 2-1<br />
<strong>Guía</strong> de ajuste 7-22<br />
líneas de regla 7-22<br />
reglas 7-22<br />
Muchos a muchos, definir<br />
relaciones 8-16<br />
Multiclave, campos 8-6<br />
Multimedia 2-13<br />
Multiplataforma<br />
compartir archivos 1-7, 13-1<br />
consideraciones 13-2<br />
exportar 12-1<br />
importar 12-1<br />
Multi<strong>usuario</strong>, archivos 13-4<br />
ocultar en cuadro de diálogo<br />
Anfitriones 13-4<br />
N<br />
Navegador Web<br />
abrir URL 2-8, 10-10, 14-3<br />
configurar vistas 14-11<br />
iniciar 10-10<br />
página Web principal 14-4,<br />
14-7<br />
proteger archivos 14-5<br />
requisitos 14-13<br />
vistas 14-16<br />
visualizar bases de datos 14-4,<br />
14-7, 14-16<br />
Netscape Navigator 14-13<br />
Ninguna contraseña 9-1<br />
No autorizados, <strong>usuario</strong>s.<br />
Consulte Acceso, privilegios<br />
No imprimible, objeto 7-27<br />
NOT, operador 11-4<br />
Nueva presentación/informe,<br />
asistente<br />
descripción 6-2<br />
Numéricos, campos<br />
Consulte también Campos<br />
buscar 3-4<br />
descripción 5-4<br />
formato 6-25<br />
introducir datos 2-7<br />
Números de página<br />
insertar en presentaciones<br />
7-12<br />
y saltos de página 6-32<br />
Números de registros<br />
insertar en presentaciones<br />
7-12<br />
Números de teléfono<br />
marcar A-3<br />
paso de guión para marcar<br />
10-10<br />
O<br />
Objetos<br />
agrupar 7-19<br />
alinear 7-20, 7-21<br />
añadir a presentaciones 6-31,<br />
7-15, 7-18<br />
bloquear 6-17<br />
cambiar tamaño 6-16, 7-21<br />
colocar 6-15, 7-21<br />
copiar 6-14<br />
cortar 6-14<br />
desagrupar 7-19<br />
descripción 6-12<br />
deslizamiento<br />
configurar 7-26<br />
descripción 7-25<br />
visualizar 7-26, 7-27<br />
desplazar<br />
en presentaciones 6-15,<br />
7-21<br />
entre aplicaciones 6-14<br />
entre presentaciones 6-14<br />
editar con rapidez 1-6<br />
efectos de relieve, grabado y<br />
sombra paralela 7-17<br />
eliminar 6-15<br />
gráficos 7-15, 7-18<br />
no imprimibles 7-27<br />
orden de apilamiento 7-20<br />
pegar 6-14<br />
relleno 7-16<br />
rotar 7-20<br />
seleccionar 6-13, 6-14<br />
texto<br />
añadir 7-11<br />
eliminar 2-15<br />
pegar 2-15<br />
reemplazar 2-15<br />
Objetos OLE<br />
trabajar con 13-3<br />
Objetos, retículas<br />
anular al cambiar la forma de<br />
objetos 6-16<br />
Observaciones en guiones 10-10<br />
Obtener ayuda. Consulte<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro, Ayuda<br />
Ocultar archivos compartidos<br />
13-4<br />
Ocultar objeto<br />
Consulte Mostrar/ocultar<br />
índice I-11<br />
Ocultar objetos<br />
al imprimir 7-27<br />
durante la impresión 7-24<br />
ODBC<br />
Consulte también Acceso a<br />
datos, de Companion<br />
configurar panel de control<br />
15-4, 15-6<br />
consideraciones de nombres<br />
de campos 5-4<br />
descripción 15-1<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro como<br />
aplicación cliente 15-5–<br />
15-14<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro como origen de<br />
datos 15-2–15-4<br />
proteger datos 15-4<br />
OLE, objetos<br />
añadir a presentaciones 7-18<br />
funcionamiento 2-17<br />
Omitir<br />
campos<br />
al imprimir 7-27<br />
<strong>del</strong> orden de tabulación<br />
7-10<br />
durante la impresión 7-24<br />
registros<br />
peticiones de búsqueda 3-7<br />
relacionados 3-5<br />
Opciones por defecto. Consulte<br />
Preferencias<br />
Operadores<br />
AND 11-4<br />
comparación 11-3<br />
en fórmulas 11-3<br />
en peticiones de búsqueda 3-2,<br />
3-7<br />
lógicos 11-4<br />
matemáticos 11-3<br />
NOT 11-4<br />
OR 11-4<br />
preferencia 11-3
I-12 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
texto 11-4<br />
XOR 11-4<br />
Operadores matemáticos 11-3<br />
OR, búsquedas 3-6<br />
OR, operador 11-4<br />
Oracle, bases de datos 15-2, 15-6<br />
Ordenación, tipo<br />
cambiar 3-9<br />
campos sumario 3-11<br />
crear 3-9<br />
en diferentes tipos de campos<br />
3-10<br />
guiones 10-4<br />
registros en la Web 14-14<br />
restaurar original 3-10<br />
Ordenar<br />
consulte también Ordenación,<br />
tipo<br />
campos relacionados 3-10<br />
campos repetidos 3-10<br />
campos sumario 3-11<br />
cancelar 3-9<br />
descripción 3-9<br />
en campos de interrupción<br />
6-32<br />
guiones 10-4<br />
orden ascendente 3-9<br />
orden descendente 3-9<br />
orden personalizado 3-9<br />
registros en la Web 14-14<br />
registros en tablas 2-3<br />
registros maestros con campos<br />
relacionados 3-10<br />
registros relacionados 8-12<br />
relaciones en cuadro de<br />
diálogo 8-13<br />
Ordenar de nuevo<br />
definiciones de campo 5-13<br />
elementos <strong>del</strong> menú Guiones<br />
10-13<br />
ordenar campos 3-9<br />
partes de presentaciones 6-33<br />
pasos de guiones 10-5, 10-11<br />
presentaciones 6-9<br />
Ordenar, página Web<br />
configurar 14-11<br />
visualizar en navegador 14-18<br />
Origen de datos ODBC 15-1<br />
conectar a 15-7<br />
Ortografia<br />
Consulte diccionarios<br />
Ortografía<br />
comprobar 2-16<br />
configurar preferencias A-6<br />
opciones 2-16<br />
Otros elementos 2-10<br />
Ovalo, herramienta 7-15<br />
P<br />
Página única, presentación.<br />
ConsulteEstándar, presentación<br />
de formulario<br />
Página Web principal<br />
dirigir <strong>usuario</strong>s de la Web 14-3<br />
especificar por defecto 14-9<br />
incorporada 14-4, 14-6, 14-9<br />
personalizar 14-7<br />
registrar actividad 14-9<br />
sustituir incorporada 14-7<br />
Página Web principal<br />
incorporada 14-4, 14-7, 14-9<br />
ocultar bases de datos 14-6<br />
Página, orientación para imprimir<br />
4-2, 4-4, 4-5<br />
Páginas Web<br />
configurar 14-11<br />
visualizar bases de datos 14-4,<br />
14-11, 14-16<br />
Paletas<br />
color 7-16<br />
Cuerpo 6-16, 7-21<br />
herramientas 7-15<br />
pluma 7-16<br />
Parámetros<br />
separar 11-5<br />
Parámetros, función<br />
descripción 11-5<br />
Párrafos<br />
atributos 7-14<br />
formato 7-13<br />
Partes, visualizar etiquetas 6-31<br />
Partes. ConsultePresentaciones,<br />
partes<br />
Pasos. Consulte Guiones, pasos<br />
PCX, formato 2-13<br />
Pegar<br />
actuales, fecha, hora o nombre<br />
de <strong>usuario</strong> 2-11<br />
<strong>del</strong> índice 2-8<br />
gráficos 2-14<br />
objetos 6-14<br />
objetos OLE 13-3<br />
películas 2-14<br />
símbolos 7-12<br />
sonidos 2-14<br />
texto 2-15<br />
Películas<br />
desplazarse 2-13<br />
eliminar 2-15<br />
en la Web 14-4<br />
insertar en campos 2-13<br />
paso de guión 10-8<br />
pegar 2-14<br />
reproducir 2-14<br />
Permisos. Consulte Acceso,<br />
privilegios<br />
Personalizado<br />
orden, ordenación por lista de<br />
valores 3-9<br />
Personalizados<br />
valores de campo 7-4<br />
Personalizar<br />
interlineado 7-14<br />
Personalizar <strong>FileMaker</strong> Pro.<br />
Consulte Preferencias<br />
Petición. Consulte Búsqueda<br />
PIC, formato 2-13<br />
PICT, formato (Macintosh) A-6<br />
Pies de página<br />
descripción 6-28<br />
mostrar en vista tabla 6-11<br />
Pitidos<br />
en ortografía A-6<br />
guión 10-10<br />
Planificar<br />
bases de datos 5-1<br />
bases de datos relacionales 8-8<br />
campos 5-1<br />
guiones 10-3<br />
Plantillas<br />
crear archivos 5-2<br />
descripción 5-2<br />
suprimir cuadro de diálogo<br />
Nueva base de datos 5-3<br />
visualizar A-2<br />
Plataformas múltiples. Consulte<br />
Multi-plataforma<br />
Plug-ins<br />
Acceso a datos, de<br />
Companion, activar 15-3<br />
activar A-4<br />
activar Web Companion A-4<br />
descripción 15-2, A-4<br />
Web Companion, activar 14-8<br />
Pluma, atributos 7-16<br />
Poner al día valores de<br />
actualizaciones 8-15<br />
Por defecto<br />
contraseñas A-6<br />
formatos 6-24<br />
Por defecto, contraseña 9-3<br />
Portal Web al instante 14-4<br />
Portal, herramienta 6-22
Portales<br />
Consulte también<br />
Relacionales, bases de datos<br />
barras de desplazamiento 6-22<br />
cambiar 6-22<br />
cambiar aspecto 7-16<br />
cambiar relaciones de 8-14<br />
colocar registros relacionados<br />
6-18<br />
definir 6-22<br />
descripción 8-2<br />
eliminar 6-22<br />
formato 6-22<br />
ordenar 8-12<br />
resumir datos 8-14<br />
rotar 7-20<br />
seleccionar 6-14<br />
Portales, portal Web al instante<br />
14-4<br />
Preferencia de operadores de<br />
fórmulas 11-3<br />
Preferencias<br />
Consulte también Ajustes<br />
abrir con contraseña por<br />
defecto A-6<br />
abrir una presentación<br />
específica A-6<br />
activar Arrastrar y dejar A-2<br />
almacenar gráficos A-6<br />
añadir campos a la<br />
presentación actual A-2<br />
aplicación A-1<br />
archivos compartidos A-5<br />
bloquear herramientas de<br />
presentación A-2<br />
cambiar A-1<br />
conexiones de red A-2<br />
configurar plug-ins A-4<br />
documento A-5<br />
ejecutar guiones A-6<br />
especificar nombres de<br />
<strong>usuario</strong> A-2<br />
guardar archivos A-3<br />
marcar números de teléfono<br />
A-3, A-4<br />
maximizar ventana A-6<br />
memoria A-3<br />
módem A-3<br />
mostrar atajos de teclado A-2<br />
mostrar/ocultar área de estado<br />
A-6<br />
presentación A-2<br />
tamaño de caché A-3<br />
tamaño de ventana A-6<br />
usar comillas redondas A-6<br />
visualizar archivos de<br />
plantillas A-2<br />
Web Companion 14-8<br />
Prefijos 2-12<br />
Presentación<br />
colocar registros relacionados<br />
6-18<br />
Presentación, menú desplegable<br />
2-1<br />
Presentación, modo 1-4, 6-1<br />
Presentaciones<br />
añadir campos 6-17<br />
añadir gráficos 7-15, 7-18<br />
añadir objetos 6-13<br />
área de impresión 7-24<br />
asignar nombres 6-9<br />
botones 10-13<br />
cambiar 6-8<br />
cambiar nombre 6-9<br />
campos<br />
arrastrar en presentaciones<br />
6-18<br />
colocar 6-17<br />
mostrar 1-3<br />
seleccionar 6-14<br />
suprimir 6-19<br />
visualizar 6-1<br />
campos relacionados<br />
eliminar 6-19<br />
columnas<br />
cambiar tamaño 7-24<br />
configuración 6-10<br />
saltos de página 6-33<br />
configurar preferencias A-2,<br />
A-6<br />
configurar vistas 6-11<br />
crear 6-2<br />
cuadros de campo 7-19<br />
descripción 1-3, 6-1<br />
duplicar 6-9<br />
eliminar 6-9<br />
eliminar campos 6-19<br />
en blanco 6-5<br />
en la Web 14-13, 14-14<br />
escoger 6-8<br />
espacios vacíos, suprimir 7-25<br />
etiquetas 6-5<br />
formulario Estándar 6-3<br />
herramientas<br />
bloquear 7-16, A-2<br />
descripción 6-13<br />
importar 6-9<br />
imprimir<br />
ancha 4-2<br />
generalidades 7-24<br />
partes de subsumario 4-3<br />
procedimientos 4-4<br />
intercambiar 6-8<br />
interlineado personalizado<br />
7-14<br />
Lista/informe en columnas 6-3<br />
márgenes 7-24<br />
modificar 6-8<br />
objeto<br />
no imprimible 7-27<br />
objetos<br />
añadir 6-13, 7-15, 7-18<br />
bloquear 6-17<br />
índice I-13<br />
eliminar 6-15<br />
mejorar 7-17<br />
objetos gráficos 7-15, 7-18<br />
ordenar de nuevo la lista de<br />
menús 6-9<br />
presentación formulario 6-3<br />
privilegios de acceso 9-2, 9-4,<br />
9-6<br />
relacionados, campos<br />
colocar 6-18<br />
sobres 6-5<br />
suprimir 6-9<br />
texto, añadir 7-11<br />
tipos 6-3<br />
ver formulario 2-2<br />
Presentaciones, menú<br />
desplegable 6-8<br />
Presentaciones, objetos. Consulte<br />
Objetos<br />
Presentaciones, partes<br />
añadir 6-29<br />
añadir objetos 6-31<br />
cabecera 6-28<br />
cabecera inicial 6-28<br />
cambiar 6-29, 6-33, 6-34<br />
cambiar tamaño 6-34<br />
cuerpo 6-28<br />
descripción 6-28<br />
eliminar 6-34<br />
etiquetas de campos 6-18<br />
modificar 6-34<br />
números de página 6-32<br />
ordenar de nuevo 6-33<br />
pie de página 6-28<br />
pie de página inicial 6-29<br />
saltos de página 6-32<br />
subsumario 6-29<br />
sumario general 6-29<br />
Presentaciones, texto. Consulte<br />
Texto
I-14 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Primarias, claves. Consulte<br />
Coincidentes, campos<br />
Principal, base de datos. Consulte<br />
Maestro, archivo<br />
Principales, formas. Consulte<br />
Maestros, registros<br />
Principales, sumarios 6-29<br />
Privilegios. Consulte Acceso,<br />
privilegios<br />
Propiedades, tabla 6-11<br />
Proteger archivos. Consulte<br />
Acceso, privilegios<br />
Publicación en la Web al instante<br />
activar o desactivar 14-8<br />
compartir archivos 14-3, 14-8<br />
configurar vistas 14-11<br />
descripción 14-2<br />
estilos 14-12<br />
idioma de la interfaz 14-9<br />
mostrar listas de valores 7-8<br />
página Web principal<br />
incorporada 14-4, 14-7, 14-9<br />
probar bases de datos 14-15<br />
usar guiones 10-1<br />
visualizar páginas en<br />
navegador 14-4, 14-7, 14-16<br />
Publicación Web estática 14-3<br />
Publicación Web personalizada,<br />
descripción 14-3<br />
Publicar bases de datos en la Web<br />
14-1<br />
generalidades 14-7<br />
Puntero, herramienta. Consulte<br />
Selección, herramienta<br />
Punteros a archivos. Consulte<br />
Relaciones<br />
Q<br />
QuickTime<br />
descripción 2-13<br />
paso de guión 10-8<br />
R<br />
Rangos, buscar 3-5<br />
Reactualizaciones, descripción<br />
8-15<br />
Rectángulo redondeado,<br />
herramienta 7-15<br />
Rectángulo, herramienta 7-15<br />
Recuento de campos sumario 5-8<br />
Recuperar datos de otros<br />
archivos. Consulte Intercambiar<br />
archivos<br />
Redes<br />
cambiar conexiones A-2<br />
compartir archivos<br />
Web 14-6<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro Server 13-1,<br />
13-6<br />
multiplataforma 13-2<br />
Redondas, comillas A-6<br />
Reemplazar<br />
datos durante la importación<br />
12-2, 12-4<br />
datos en múltiples registros<br />
2-11<br />
texto 2-15<br />
Registrar <strong>FileMaker</strong> Pro xi<br />
Registro<br />
actual 2-3<br />
Registros<br />
añadir 2-5, 12-4<br />
en la Web 14-18<br />
bloqueados 13-2<br />
buscar 3-1<br />
ejemplo de guión 10-15<br />
en la Web 14-17<br />
cambio de serialización 2-11<br />
coincidir 12-3<br />
copiar 2-5, 2-9<br />
descripción 1-2<br />
desplazarse 2-4<br />
duplicar 2-5<br />
editar en la Web 14-19<br />
eliminar 3-9<br />
en la Web 14-18<br />
eliminar duplicados 3-7<br />
examinar<br />
en la Web 14-16<br />
exportar 12-7<br />
importar 12-2<br />
imprimir<br />
en columnas 6-9<br />
grandes 4-3<br />
procedimientos 4-4<br />
vacío 4-4<br />
números 7-12<br />
omitir 3-7<br />
ordenar 3-9<br />
en la Web 14-14<br />
registros relacionados 8-12<br />
privilegios de acceso 9-1<br />
restablecer 2-8<br />
seleccionar 2-3<br />
semiordenados 3-10<br />
visualizar<br />
en una lista 2-2<br />
grupos 2-1<br />
individuales 2-2<br />
registros ordenados 3-9<br />
visualizar como formularios,<br />
listas o tablas 2-2<br />
visualizar relacionados<br />
ordenados 8-12<br />
Registros maestros. Consulte<br />
Maestros, registros<br />
Registros relacionados. Consulte<br />
Relacionados, registros<br />
Regla de texto<br />
cambiar atributos de texto<br />
7-14<br />
definir tabuladores 7-14<br />
mostrar/ocultar 7-22<br />
Regla, líneas<br />
definir unidades 7-22<br />
descripción 7-22<br />
mostrar/ocultar 7-22<br />
Reglas<br />
definir unidades 7-22<br />
gráficas 7-22<br />
líneas 7-22<br />
mostrar/ocultar 7-22<br />
texto 7-13<br />
Compartidos, archivos<br />
Consulte también Redes<br />
Relacionados, archivos<br />
Consulte también Archivos;<br />
Relacionales, bases de datos<br />
acceder a datos desde un tercer<br />
archivo 8-15<br />
cambiar en relaciones 8-11<br />
descripción 8-2<br />
planificar 8-8<br />
privilegios de acceso 8-5,<br />
8-10, 9-3<br />
Relacionados, campos<br />
Consulte también Campos;<br />
Relacionales, bases de datos<br />
buscar 3-5<br />
cálculos 5-6<br />
cambiar 6-19<br />
definiciones de campo 5-13<br />
descripción 8-2<br />
eliminar de presentaciones<br />
6-19<br />
en presentaciones 6-18<br />
ordenar 3-10<br />
planificar 8-9<br />
resumir datos 8-14<br />
sintaxis de nombres de<br />
campos 8-2<br />
visualizar en la Web 14-6<br />
Relacionados, registros<br />
Consulte también Registros;<br />
Relacionales, bases de datos
añadir 2-5, 8-12<br />
buscar y omitir 3-5<br />
copiar 2-9<br />
definir 2-5<br />
descripción 8-2<br />
duplicar 2-5<br />
eliminar 2-6, 8-12<br />
exportar 12-8<br />
importar 12-2<br />
ordenar 8-12<br />
visualizar en portales 6-18<br />
Relacionales, bases de datos<br />
Consulte Portales;<br />
Relacionados, campos,<br />
archivos, registros;<br />
Relaciones<br />
archivo maestro<br />
planificar 8-8<br />
buscar y omitir reg. 3-5<br />
campos coincidentes<br />
descripción 8-2<br />
planificar 8-6<br />
copiar registros relacionados<br />
2-5<br />
definir 8-10<br />
definir portales 6-22<br />
descripción 8-3<br />
duplicar nombres de archivo<br />
8-11<br />
eliminar registros<br />
relacionados 2-6<br />
maestro, archivo<br />
descripción 8-2<br />
ordenar 3-10<br />
planificar 8-8<br />
portales 8-2<br />
relaciones de muchos a<br />
muchos entre datos 8-16<br />
relaciones de uno a muchos<br />
entre datos 8-5<br />
relaciones de uno a uno entre<br />
datos 8-5<br />
terminología 8-2, 8-6<br />
Relaciones<br />
a y desde el mismo archivo 8-5<br />
Consulte también<br />
Relacionales, bases de datos<br />
autouniones 8-5<br />
cambiar 8-13<br />
cambiar archivo relacionado<br />
8-11<br />
cambiar para portales 8-14<br />
definir 8-11<br />
descripción 8-2<br />
ordenar en cuadro de diálogo<br />
8-13<br />
planificar 8-10<br />
uniones, para relaciones de<br />
muchos a muchos 8-16<br />
Relieve, efectos de objetos 7-17<br />
Relleno, atributos<br />
color 7-16<br />
trama 7-2<br />
Remotos, archivos, compartir<br />
mediante ODBC 15-3<br />
Repetición, funciones 11-10<br />
Repeticiones. Consulte<br />
Repetidos, campos<br />
Repetidos, campos<br />
definir 5-12<br />
descripción 5-12<br />
dividir 12-8<br />
exportar 12-8<br />
importar 12-6<br />
separar 12-8<br />
Repetir campos<br />
formato 7-8<br />
orden de tabulación 7-10<br />
ordenar 3-10<br />
Repetir paneles. Consulte<br />
Portales<br />
Repetir peticiones de búsqueda<br />
3-6, 3-8<br />
Reproducir<br />
películas 2-14<br />
sonidos 2-14<br />
Requisitos<br />
exportar 12-8<br />
importar 12-8<br />
Web Companion 14-3, 14-4<br />
Restablecer<br />
peticiones de búsqueda 3-7<br />
registros 2-8<br />
Restringir acceso. Consulte<br />
Acceso, privilegios<br />
Resumir datos en campos<br />
relacionados 8-14<br />
Retículas<br />
de tablas 6-11<br />
en presentaciones 7-22<br />
Retículas de objetos<br />
activar/desactivar 7-23<br />
definir unidades 7-23<br />
descripción 7-23<br />
RMI, formato 2-13<br />
Rotar objetos 7-20<br />
S<br />
Salir de <strong>FileMaker</strong> Pro 1-9, 13-5<br />
Saltos de página<br />
definir 6-32<br />
visualizar<br />
en modo Vista previa 4-3<br />
ScriptMaker<br />
ejemplos 10-15<br />
pasos 10-6<br />
Secundarios, archivosConsulte<br />
Relacionales, bases de datos<br />
Seguridad, archivo. Consulte<br />
Acceso, privilegios<br />
Selección, herramienta 6-13<br />
Selección, manipuladores 6-16<br />
índice I-15<br />
Seleccionar<br />
botones circulares 2-10<br />
cuadros 2-10<br />
de Listas desplegables 2-10<br />
de menús desplegables 2-10<br />
editar elemento 2-10<br />
impresora 4-2<br />
objetos 6-14<br />
agrupar 7-19<br />
desagrupar 7-19<br />
otros elementos 2-10<br />
registros 2-3<br />
registros semiordenados 3-10<br />
texto 2-15<br />
trama 7-16<br />
Serie, modificar números 2-11<br />
Servidor SQL 15-2<br />
Servidor SQL de Microsoft 15-6<br />
Servidor. Consulte Anfitrión;<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro Server<br />
Símbolos<br />
buscar 3-3<br />
exportar 12-7<br />
pegar 7-12<br />
subrayado 14-6<br />
Símbolos, menú desplegable 3-2<br />
Sin almacenar, resultados 5-12<br />
Sintaxis<br />
fórmulas 11-1<br />
nombres de campos<br />
relacionados 8-2<br />
Sistema, formatos<br />
Consulte Formatos<br />
Sobres<br />
imprimir 4-3, 6-8<br />
Sobres, presentación<br />
Consulte Presentaciones<br />
cabeceras 6-8<br />
descripción 6-5<br />
utilizar 6-5
I-16 <strong>Guía</strong> de <strong>usuario</strong> de <strong>FileMaker</strong> Pro<br />
Sólo lectura, contraseña. Consulte<br />
Acceso, privilegios<br />
Sombra paralela, efectos de<br />
objetos 7-17<br />
Sonido<br />
en la Web 14-4<br />
Sonidos<br />
copiar 2-9<br />
eliminar 2-15<br />
grabar 2-14<br />
insertar en campos 2-13<br />
reproducir 2-14<br />
SQL 15-1<br />
crear consultas 15-8<br />
unión SQL 15-9, 15-12<br />
SQL, servidor de Microsoft 15-2<br />
Subformas. Consulte Portales<br />
Subguiones. Consulte Guiones,<br />
subguiones<br />
Subsumario, partes<br />
Consulte Sumario general,<br />
partes<br />
continuo 6-29<br />
descripción 6-29<br />
imprimir 4-3, 6-32<br />
ordenar 6-32<br />
principal 6-29<br />
saltos de página 6-32<br />
Subsumarios<br />
Consulte<br />
descripción 6-29<br />
exportar 12-9<br />
importar 12-2<br />
imprimir 4-4<br />
Subtotales. Consulte Subsumario,<br />
partes; Sumario, campos<br />
Sufijos 2-12<br />
Sumario general, partes<br />
Consulte Sumario general,<br />
partes<br />
Consulte Subsumario, partes<br />
continuo 6-29<br />
descripción 6-29<br />
imprimir 6-32<br />
principal 6-29<br />
saltos de página 6-32<br />
Sumario, campos<br />
definir 5-7<br />
descripción 5-4, 5-7<br />
desplazarse 2-8<br />
desviación típica 5-8<br />
en presentaciones 6-29, 6-31,<br />
6-32<br />
exportar 12-8<br />
fórmulas 11-1<br />
fracción <strong>del</strong> total 5-8<br />
importar 12-2<br />
máximo 5-8<br />
media 5-8<br />
mínimo 5-8<br />
opciones 5-8<br />
ordenar 3-11<br />
peticiones de búsqueda 3-2,<br />
3-7<br />
recuento 5-8<br />
total 5-8<br />
Sumario, funciones 11-9<br />
Sumario, partes. Consulte<br />
Subsumario, partes; Sumario<br />
general, partes<br />
Sumarios. Consulte Sumario<br />
general, partes<br />
Suprimir Consulte Eliminar<br />
SYLK, formato 12-2, 12-8<br />
T<br />
Tabla, Vista Web<br />
configurar 14-11<br />
visualizar en navegador 14-17<br />
Tabla, vista. ConsulteVer como<br />
tabla<br />
Tablas<br />
controlar el formato 6-11<br />
visualizar registros 2-2, 6-4<br />
visualizar registros como 2-2<br />
Tablas, bases de datos. Consulte<br />
Bases de datos, archivos<br />
Tablas, derechos. Consulte<br />
Acceso, privilegios<br />
Tablas. Consulte Archivos<br />
Tabulación, orden<br />
campos repetidos 7-10<br />
definir 7-9<br />
en la Web 7-10<br />
omitir campos 7-10<br />
Tabuladores<br />
alineación 7-14<br />
atributos 7-14<br />
decimal 7-14<br />
definir 7-14<br />
insertar en campos 2-7<br />
Tamaño<br />
regla de texto 7-14<br />
texto 7-14<br />
TCP/IP 14-5, A-2<br />
Temas, presentación 6-6<br />
Texto<br />
Consulte también Campos<br />
alineación 7-14<br />
añadir 2-7, 2-15<br />
añadir a presentaciones 7-11<br />
atributos 6-24, 7-13<br />
buscar 3-4<br />
cambiar aspecto 7-16<br />
campos 5-4<br />
color 7-14, 7-16<br />
copiar 2-15, 6-14<br />
cortar 2-15, 6-14<br />
editar 2-15<br />
eliminar 2-15, 6-14<br />
escribir valores en campos 2-7<br />
estilos 7-14<br />
formato 6-24, 7-13, 7-14<br />
herramienta 7-11<br />
interlineado 7-14<br />
límites, mostrar/ocultar 7-18<br />
líneas de base 7-2<br />
operadores 11-4<br />
párrafos 7-13<br />
pegar 2-15, 6-14<br />
reemplazar 2-15<br />
rotar 7-20<br />
seleccionar 2-15, 6-13<br />
usar Arrastrar y dejar A-2<br />
Texto separado por comas 12-2<br />
Texto separado por tabuladores<br />
12-2<br />
Texto, campos. ConsulteTexto<br />
Texto, funciones 11-5<br />
Texto, presentaciones. Consulte<br />
Texto<br />
Total de campos sumario 5-8<br />
Totales. Consulte Sumarios<br />
Tramas<br />
campo 7-2<br />
pluma 7-16<br />
relleno 7-2<br />
seleccionar 7-16<br />
Transacciones, Web 14-9<br />
True 6-25, 11-3<br />
Tutorial xvii<br />
U<br />
Unión SQL 15-12<br />
Unión, expresiones. Consulte<br />
Relaciones<br />
Uniones. Consulte Relaciones<br />
Unir archivos para relaciones de<br />
muchos a muchos 8-16<br />
Unir campos. Consulte<br />
Coincidentes, campos
Uno a muchos, definir relaciones<br />
8-5<br />
Uno a uno, definir relaciones 8-5<br />
URL, abrir 2-8, 10-10, 14-3<br />
Usar datos de otros archivos.<br />
Consulte Intercambiar archivos<br />
Usuario, nombres<br />
actual<br />
paso de guión 10-8<br />
pegar en campos 2-11<br />
configurar A-2<br />
insertar en presentaciones<br />
7-12<br />
V<br />
Vacíos<br />
imprimir registros 4-5<br />
Vacíos, campos 3-7<br />
Validar campos 5-11<br />
Valores<br />
actualizar automáticamente<br />
8-6<br />
buscar duplicados 3-7<br />
buscar exactos 3-4<br />
copiar 2-9<br />
insertar indexados 2-8<br />
visualizar 7-7<br />
Valores, campo. Consulte<br />
Campo, valores<br />
Valores, lista<br />
editar 2-10<br />
editar elemento 2-10<br />
Valores, listas<br />
asignar nombre 7-3<br />
Consulte Cuadros<br />
copiar 7-5<br />
definir 7-3<br />
descripción 7-3<br />
editar elementos 7-7<br />
eliminar 7-5<br />
mostrar/ocultar 2-10<br />
opciones 7-4<br />
ordenación personalizada 3-9<br />
otros elementos 2-10<br />
privilegios de acceso 9-2<br />
Circulares, botones<br />
Varias tablas, bases de datos.<br />
Consulte Relacionales, bases de<br />
datos<br />
Ventanas<br />
configurar tamaño A-6<br />
Ver como formulario 2-2<br />
Ver como lista<br />
descripción 2-2<br />
subsumarios 6-32<br />
Ver como tabla 6-4, 6-6<br />
configurar propiedades 6-11<br />
descripción<br />
Ver registros como formularios,<br />
listas o tablas 2-2<br />
Virtuales, resultados 5-12<br />
Vista previa<br />
Consulte también Imprimir<br />
columnas 6-10<br />
presentaciones 4-3<br />
registros 4-3<br />
subsumario, partes 6-32<br />
Vista previa, modo 1-4, 4-3<br />
Vistas, Web 14-16<br />
aspecto 14-12<br />
configurar 14-11<br />
Visualización, formatos 6-24<br />
Visualizar registros<br />
descripción 2-1<br />
en una lista 2-2<br />
grupos 2-1<br />
individualmente 2-2<br />
ordenados 3-9<br />
privilegios de acceso 9-1<br />
Visualizar, modo 1-4, 2-1<br />
W<br />
WAV, formato 2-13<br />
Web<br />
acceso 14-5<br />
consideraciones de nombres<br />
de campos 5-4<br />
descripción 14-2<br />
hospedar bases de datos 14-2<br />
servidores Web 14-2<br />
terminología 14-1<br />
Web Companion<br />
Consulte también Publicación<br />
en la Web al instante<br />
activar A-4<br />
administración remota 14-10<br />
ajustes por defecto 14-8<br />
configurar 14-8<br />
configurar presentaciones<br />
14-14<br />
estilos 14-12<br />
funciones 11-14<br />
orden de tabulación 7-10<br />
página Web principal 14-4,<br />
14-7, 14-9<br />
páginas de Publicación en la<br />
Web al instante en el<br />
navegador 14-4, 14-7, 14-16<br />
probar bases de datos 14-15<br />
realizar seguimiento de<br />
actividad de <strong>usuario</strong>s 11-15,<br />
14-9<br />
requisitos 14-3, 14-4<br />
Web Companion de<br />
<strong>FileMaker</strong> Pro. Consulte Web<br />
Companion<br />
Web, navegador. Consulte<br />
Navegador Web<br />
Web, seguridad en bases de datos<br />
14-5<br />
WKS, formato 12-8<br />
WK1, formato 12-2<br />
índice I-17<br />
World Wide Web. Consulte Web<br />
X<br />
XOR, operador 11-4