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No 26995 Gaceta Oficial Digital, viernes 16 de marzo de 2012 12 Área de Contabilidad 1. El sistema de contabilidad del MINPRE comprende: el plan de cuentas, procedimientos contables, libros oficiales, libros auxiliares, registros y los archivos correspondientes. 2. Los libros oficiales son: Diario General y Mayor General. 3. Las transacciones contables se registran en el momento que ocurren. 4. Todo registro contable debe estar sustentado con su respectiva documentación que evidencie la transacción. Dichos documentos (Comprobante de Pago-Cheque), son enviados al Departamento de Contabilidad del Ministerio de la Presidencia, para su respectivo registro. 5. Los documentos sustentadores de dichas transacciones, deben ser originales y estar debidamente sustentados y reposan en el expediente que se lleva para cada caso (finca o establecimiento comercial). 6. Toda la información que surja producto del Programa de Asistencia, se presenta formalmente al Departamento de Contabilidad, de tal forma, que se efectúen los registros directamente al Programa, a través del SIAFPA Institucional del Ministerio de la Presidencia, para efectuar los registros contables o sustentar las diferentes transacciones. Área de Presupuesto 1. Los recursos destinados para el Programa de Asistencia, provienen del presupuesto del Ministerio de la Presidencia, los que son transferidos a la SMP, según estos sean solicitados a través de la Gestión de Cobro (Formulario Núm.2). 2. Estos recursos están incluidos en la siguiente partida de Gastos: 525.01 (Gastos de Alquileres de Inmuebles). 3. En el caso de los recursos otorgados a través de un crédito adicional, el Ministerio de Economía y Finanzas (DIPRENA), carga los recursos a las partidas del Ministerio de la Presidencia, los que luego se transfieren a la SMP, según la partida descrita en la viñeta anterior. 4. Los recursos que provienen de las partidas presupuestarias del MINPRE, son solicitados por la SMP en base a la programación de las asistencias económicas a entregarse, las que se tramitan a través de la Gestión de Cobro. Los recursos en cuestión serán transferidos electrónicamente a la SMP o podrán ser entregados por intermedio de Cheque.
No 26995 Gaceta Oficial Digital, viernes 16 de marzo de 2012 13 5. La Proyección de Solicitud de Fondos para la Ayuda Económica, será revisada y evaluada, de tal manera, que se determine la existencia de los recursos presupuestarios, de existir aprueba las partidas a ser afectadas. B. Medidas de Control Específicas 1. Toda transacción que justifica la inclusión de afectado en el Programa de Asistencia, debe tener la documentación de soporte que evidencie dicha afectación y el derecho a recibir la asistencia económica como son: Aceptación Técnica de Afectación de Acceso, Informe de Inspección, Notificación de Inclusión al Programa de Asistencia, Encuesta Económica a Propietarios, Encuesta Económica a Inquilinos (si aplica) y cualquier otro documento de uso en el Programa de Asistencia. 2. Cuando se amerite anular cualquiera de los documentos utilizados en el Programa de Asistencia, los originales y las copias serán selladas con la leyenda de “ANULADO”; además, permanecerán en el expediente respectivo, con el propósito de mantener la secuencia numérica. 3. Deberá crearse un expediente para cada afectado que se incluya en el Programa de Asistencia, el cual contendrá los documentos relativos al caso; el expediente presentará una secuencia numérica preimpresa (cuando el documento lo requiera), deben completarse de forma clara y legible, sin borrones, tachones, alteraciones y contará con las firmas de las personas autorizadas (ver anexo Núm.3). 4. Las autoridades no actuarán con desviación de poder y ejercerán su competencia exclusivamente para los fines previstos en la ley. 5. Las actividades relativas al Programa de Asistencia, estarán sujetas a las auditorías sorpresivas y frecuentes, de parte de Auditoría Interna de la entidad, sin perjuicio de las que realice la Contraloría General de la República. 6. Es indispensable que Auditoría Interna de la entidad, examine, verifique y evalué las acciones relativas a los pagos del Programa de Asistencia, toda vez, que es necesario fortalecer la estructura de control interno, con el propósito de prevenir errores o actos irregulares en perjuicio del patrimonio público, como se indica en el Decreto Núm.444-DFG de 7 de diciembre de 2010. 7. La Secretaría del Metro de Panamá fue creada para los fines presentes; es una secretaría técnica especializada, adscrita al Ministerio de la Presidencia, la cual está encargada de las actividades relativas a la construcción de la Línea 1 del Metro de Panamá, por lo que recibirá el apoyo administrativo y operativo de la Dirección Administrativa, Auditoría Interna, Tesorería y Contabilidad, entre otras por mencionar, de dicho Ministerio. 8. Le corresponde al Secretario Ejecutivo o a la persona en quien delegue a través del Coordinador del Programa de Asistencia de la Secretaría del Metro de Panamá, y aquellas otras Unidades Administrativas vinculadas al proceso, velar por el
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