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La fase de financiamiento (cooperante) comprende la entrega de la solicitud de la
idea de proyecto en formato libre u oficial, el organismo cooperante revisa la
solicitud presentada y hace su respectivo análisis para determinar su factibilidad y
determinar si está en consonancia con las políticas institucionales y por último
aprueba o rechaza la solicitud. En el caso de ser aprobada, continúa con el proceso
y pasa a la formulación del perfil de acuerdo al formato establecido por el cooperante.
Un vez formulado el perfil y aprobado sigue la formulación y la negociación del
proyecto final.
La fase de ejecución, es el momento de llevar a cabo la realización de las actividades
del proyecto, según los términos aprobados en la formulación y en la aprobación
de parte del cooperante. Existen varias modalidades de ejecución de un proyecto.
Si la institución que aporta el financiamiento es la misma que ejecuta, se denomina
ejecución directa. Si ejecuta otra institución diferente se denomina ejecución
indirecta. Si se combinan varias de las modalidades anteriores se denomina ejecución
mixta. Es importante que las relaciones entre las partes queden escritas en un
convenio o contrato que se debe firmar antes del inicio del proyecto.
Al iniciar el proyecto se hace un plan estratégico y planes operativos detallados
que facilitan la ejecución del trabajo planificado por los responsables de llevar a
cabo las acciones en oficina o terreno. En la ejecución se determinan los procesos
a seguir y la forma de asignar los insumos previstos para conseguir los resultados
esperados en cada una de las fases de la obra, siguiendo el cronograma y el camino
crítico elaborados en la factibilidad.
Una recomendación que hay que tener presente para los ejecutor es o administradores
de proyectos es hacer una buena lectura del documento escrito del proyecto a
ejecutar, elaborar plan estratégico, planes operativos, realizar trabajo de campo y
proporcionar la asistencia técnica, efectuar los eventos planificados y monitorear
las actividades.
La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de
manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro
del alcance, el tiempo y costos definidos.
La guía ha presentado diferentes formas genéricas que las instituciones o asociaciones
comunales utilizan para gestionar proyectos. Sin embargo existen formas más
estructuradas para hacer gestión de proyectos. A continuación se presenta un
modelo que ayudará a las personas en las instituciones o asociaciones a hacer
gestión de proyecto conociendo todo un ciclo de vida descrito en el modelo de
gestión institucional de proyecto, ver figura No. 7 este modelo debe de iniciar en
la elaboración del plan estratégico Institucional, para tener claro la estrategia y las
directrices a seguir por la institución a mediano y largo en la gestión de proyectos.
Sin embargo muchas instituciones no tienen un plan estratégico a seguir y por eso
siempre inician con la formulación de proyecto. El modelo se presenta para no dejar
abierto la forma de cómo gestionar un proyecto y trata de normar el ciclo de vida
que sigue la gestión institucional.
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