Seguimiento al Plan de Mejoramiento 2010 - Superintendencia de ...

Superintendencia de Notariado y Registro 

Ministerio del Interior y de Justicia 

República de Colombia 

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO 

OFICINA DE CONTROL INTERNO 

INFORME DE AVANCE Y CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO 

UNICO CONSOLIDADO DE LA SNR SUSCRITO CON LA CONTRALORIA 

GENERAL DE LA REPÚBLICA CON CORTE AL 30 DE JUNIO DE 2010 

Equipo Directivo: 

Orlando García-Herreros Salcedo 

Superintendente 

Hernando Colmenares Salamanca 

Secretario General 

Ana María Rodríguez Ayala 

Superintendente Delegada para el Notariado 

Zayda del Carmen Barrero de Noguera 

Superintendente Delegada para el Registro 

Orlando Gallo Suárez 

Director de Registro 

Teresa de Jesús Ortega Pedroza 

Directora de Gestión Notarial 

Dewin José Silva Llinás 

Director Financiero 

Nolmy Fajardo 

Jefe Oficina Asesora de Planeación (E) 

Gerardo Antonio Espinosa Palacios




Jefe Oficina Asesora Jurídica 

Karen Varón Lozano 

Jefe Oficina de Control Interno de Gestión 

Liliana María Torres Calero 

Jefe Oficina Investigación y Capacitación 

William Fernando Albarracín Barreto 

Jefe Oficina de Informática 

Margarita Escamilla Rojas 

Jefe Oficina de Control Disciplinario Interno 

Grupos de Trabajo: 

Armando de Jesús Klele Preciado 

Coordinador Grupo de Orientación y Atención al Ciudadano 

Juan Patricio Gutiérrez Rojas 

Coordinador Grupo Archivo y Correspondencia 

Carlos Moreno Cruz 

Coordinador Grupo de Gestión Disciplinaria Notarial 

Edgar Amauri Ricardo 

Coordinador Grupo de Vigilancia Gestión Notarial 

María Clemencia Rangel Franco 

Coordinadora Grupo de Gestión Jurídica para la Inspección y Vigilancia del 

Registro 

Patricia Palma Bernal 

Coordinadora Grupo Ley de Justicia y Paz 

Fredy Eduardo Hernández Morales 


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Bogotá Calle 26 No.13 -49 Interior 201 Conmutador 3282121 

http://www.supernotariado.gov.co 

Email: correspondencia@supernotariado.gov.co 

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Coordinador Grupo de Presupuesto 

Yolanda Rodríguez Roldan 

Coordinadora Grupo Contabilidad y Costos 

Amanda Parada Herrera 

Coordinadora Grupo Tesorería y Cartera 

Carmen Cecilia Rojas Miranda 

Coordinadora Grupo de Recaudos y Subsidios Notariales 

Amalia Tirado 

Coordinadora Grupo de Actividades Notariales 

Luis Emilio Romero Mogollón 

Coordinador Grupo Desarrollo Informático 

Rogelio Albarracín Duarte 

Coordinador Grupo Asistencia Técnica 

Antonio Peña Fajardo 

Coordinador Grupo Centro de Cómputo 

Julia Beatriz Gutiérrez Rodríguez 

Coordinadora Grupo de Divulgación 

Omar German Mejia Olmos 

Coordinador Grupo de Gestión Administrativa 

María Claudia Fernández de Castro 

Coordinadora Grupo de Gestión Laboral 

Concepción Farfán Montaño 

Coordinadora Grupo Interno de trabajo de Apoyo Administrativo y Logístico 

Nolmy Fajardo 

Coordinadora Grupo de Formulación y Evaluación de Proyectos 


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Sara Patricia Bolagay Zambrano 

Coordinadora Grupo Cultura del Servicio 

Abraham Hernández 

Coordinador Grupo de Estadística Notarial y Registral 

Edilberto Manuel Pérez Almanza 

Coordinador Grupo de Jurisdicción Coactiva 

Carlina Gómez Duran Gutiérrez 

Coordinadora Grupo de Gestión Jurídica Notarial 

Juan Veintitrés Amado 

Coordinador Grupo de Administración Judicial 

Janeth Cecilia Díaz Cervantes 

Coordinadora Grupo de Apoyo Jurídico Registral 

Oscar Aníbal Luna Olivera 

Coordinador Grupo de Reconocimiento de Pensiones y Cartera de Vivienda 

Jaime Rene García Casadiego 

Coordinador de Investigación y Control 

Rodolfo Antonio Díaz Aponte 

Coordinador Grupo Disciplinario 

Ángela María Sánchez Santacruz 

Coordinadora Grupo de Infraestructura Física 

Miguel Augusto Barragán Vargas 

Coordinador Grupo de Servicios Generales 

Carolina Rosas Díaz 

Coordinadora Grupo Contratación Administrativa 


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Manuel Sebastián González Zanzur 

Coordinador Grupo de Administración de Talento Humano 

Yenit Fabiola Camargo Gómez 

Coordinadora Grupo de Desarrollo Humano 

Dora Alvarez Riveros 

Coordinadora Grupo de Almacén e Inventarios 

Elaboración: 

Profesionales Oficina Control Interno de Gestión: 

Leonardo Torres Galeano 

Nelly Esperanza Alvarez 

Leyla Zoraya Guzmán 

Daniel Jutinico Rodríguez 

Luz Stela Bohórquez 

Luis Gutiérrez Pedraza 

Enrique Méndez de Andreis 

Víctor Hugo Bolívar 

Carlos Alberto Yanet Campo 

Cecilia Morales Ruiz 

Talena Cruz 

BOGOTÁ, D.C., JULIO 02 DE 2010 

OCI-298 


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TABLA DE CONTENIDO 

1. OBJETIVO ........................................................................................................... 7 

2. ALCANCE............................................................................................................ 7 

3. CLIENTES ........................................................................................................... 7 

4. EQUIPO DE TRABAJO....................................................................................... 8 

5. CRITERIOS DE EVALUACIÓN........................................................................... 8 

6. METODOLOGIA .................................................................................................. 8 

7. CONFORMACION DE LOS HALLAZGOS POR AUDITORIAS 

DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA PARA LA VIGENCIAS 

2008 y 2009……………………………………………………………………………10 

8. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO……………………….…12 

9. OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO…………………………..…….226 

10. CONCLUSIONES……………………………………………………………227 

11. ANEXO NO.1 FORMATO NO.2 PLAN DE MEJORAMIENTO..............................228-351- 

12. ANEXO N°.2 RELACION DE METAS POR FECHAS % DE AVANCE….352-365 


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INFORME DE AVANCE Y CUMPLIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 

UNICO SUSCRITO CON LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 

1. OBJETIVO 

Realizar el informe de avance y cumplimiento a los compromisos adquiridos por lal 

Superintendencia de Notariado y registro, en el Plan de Mejoramiento presentado con 

oficio OCI – 286 EE26761 del 28 de junio de 2010 radicado No. 2010ER50958 del 29 de 

junio de 2010, con el fin de que la Superintendencia realice las correcciones y determine 

las acciones que eviten la ocurrencia de la causa de los hallazgos establecidos por parte 

de la Contraloría General de la República. 

2. ALCANCE 

El seguimiento se realiza con el fin de dar cumplimiento a los compromisos adquiridos por 

la Superintendencia, en el Plan de Mejoramiento único, considerando las metas vencidas 

en el 2008, 2009, las que vencieron al 30 de junio de 2010 y las que no se han vencido 

pero que ya están cumplidas. 

3. CLIENTES 

• Despacho del Superintendente 

• Superintendencia delegada para el Registro 

• Oficina Asesora Jurídica 

• Secretaria General 

• Superintendente Delegado para el Registro 

• Dirección de Registro 

• Superintendente Delegado para el Notariado 

• Dirección de Gestión Notarial 

• Dirección Financiera 

• Oficina de Informática 

• Oficina de Investigación y Capacitación 

• Oficina de Control Interno de Gestión 

• Oficina de Control Interno Disciplinario 

• Grupos de Trabajo de la Superintendencia 

• Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos 

• Oficina de Control del Ministerio del Interior y de Justicia 

• Entes de Control 


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4. EQUIPO DE TRABAJO 

El trabajo fue dirigido por la Dra. Karen Varón Lozano, Jefe de la Oficina de Control 

Interno y realizado por los funcionarios de la Oficina de Control Interno. 

5. CRITERIOS DE EVALUACIÓN 

• Constitución Política de Colombia de 1991. 

• Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control 

interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones 

• Resolución Orgánica de la Contraloría General de la República, No. 5872 del 11 

de julio de 2007. “Por la cual se reglamenta la metodología de los planes de 

mejoramiento que presentan los sujetos de control a la Contraloría General de la 

Republica”. 

• Directiva Presidencial No. 08 de 2003 sobre el cumplimiento de los planes de 

mejoramiento acordados con la Contraloría General de la República. 

• Compromisos adquiridos en el Plan de Mejoramiento suscrito por la 

Superintendencia de Notariado y Registro con la Contraloría General de la 

República, el 22 de febrero y 28 de junio de 2010. 

• Información reportada por las diferentes dependencias del Nivel Central y por las 

oficinas de registro de Instrumentos Públicos, responsables de las metas 

establecidas en el Plan de Mejoramiento. 

6. METODOLOGIA 

En el seguimiento al Plan de Mejoramiento se emplea la siguiente 

metodología: 

o Distribución de asesores ( funcionarios de Control Interno ) para efectos de 

evaluación y seguimiento del Plan de Mejoramiento por dependencias del 

Nivel Central y oficinas de Registro a nivel Nacional. 


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o 

o 

o 

o 

o 

Solicitud de Información a los responsables de las metas en el plan de 

mejoramiento mediante oficios, circulares y correos electrónicos vía email. 

Entrevistas, Mesas de Trabajo con los responsables del cumplimiento de 

las metas, asistencia telefónica a las dependencias del Nivel Central y 

oficinas de Registro que tienen Plan de Mejoramiento con la Contraloría 

General de la Republica. 

Verificación documental 

Elaboración de Informes trimestrales y semestrales de evaluación y 

seguimiento al Plan de Mejoramiento. 

Expedición de circular estableciendo las fechas de corte y envío de los 

informes de cumplimiento del plan de mejoramiento por parte de las áreas 

responsables. 

El criterio aplicado en este informe, para el establecimiento y medición del 

estado y nivel del riesgo, se presenta a continuación: 

MEDICIÓN DEL ESTADO Y NIVEL DE RIESGO 

ESTADO DE LAS METAS 

CUMPLIDA 

PREVISTA PARA EJECUTAR DENTRO DE 

LOS PLAZOS ESTABLECIDOS 

VENCIDA 

NIVEL DE RIESGO 

BAJO 

MEDIO 

ALTO 

BAJO: Se asignará esta calificación, cuando la actividad de mejoramiento se haya 

cumplido totalmente dentro de los términos definidos en el Plan de Mejoramiento. 

MEDIO: Se asignará esta calificación, cuando se prevé que la actividad de 

mejoramiento se desarrollará dentro de los términos. 


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ALTO: Se asignará esta calificación, cuando la actividad de mejoramiento se 

encuentre vencida presentando un mínimo avance o ningún desarrollo. 

7. CONFORMACION DE LOS HALLAZGOS POR AUDITORIAS DE LA 

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA PARA LA VIGENCIAS 

2008 y 2009 

La relación de Hallazgos por auditorias realizadas por la Contraloría General de la 

Republica para la vigencia 2008 y 2009 se detallan en el siguiente cuadro: 

Tipo de Auditoria 

Auditoria 

Gubernamental a las 

Oficina de Registro de 

Instrumentos Públicos 

de Armenia - Calarca y 

Finlandia con Enfoque 

Integral modalidad 

Especial vigencia 2008 

Auditoria 

Gubernamental a la 



de Cúcuta con Enfoque 



Auditoria 




de Bucaramanga con 

Enfoque Integral 

modalidad Especial 

vigencia 2008 

Numero de Hallazgos 

15 

1 

11 


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Auditoria 




de Cartagena con 



vigencia 2008 

Auditoria 


SNR con Enfoque 


Regular vigencia 2008 

Auditoria 


SNR con Enfoque 



- 2009 

Auditoria 




de Popayán con 



vigencia 2009 ( junio 30) 

Auditoria 




de Bogota zona Norte 

con Enfoque Integral 


vigencia 2009 ( junio 30) 

Auditoria Gubernamental a 

la Oficina de Registro de 

Instrumentos Públicos de 

Cartagena con Enfoque 

Integral modalidad Regular 

vigencia 2009 

12 

26 

19 

23 

25 

10 


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8. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 

El Plan de Mejoramiento de la Superintendencia de Notariado y Registro al 30 de 

junio de 2010, comprende un total de 297 hallazgos, de los que se desprenden 

425 metas. 

La Oficina de Control Interno, en cumplimiento de lo establecido en la Directiva 

Presidencial No. 08 de 2003, la Resolución Orgánica No. 5872 del 11 de julio de 

2007 de la Contraloría General de la República y el Plan Operativo de la Oficina, 

ha venido realizando el seguimiento al Plan de Mejoramiento vigente en la 

Superintendencia, en consecuencia, se presenta este informe con corte a 30 de 

junio de 2010. 

Con base en la información suministrada por los responsables de cumplir las 

metas, para subsanar los hallazgos encontrados por la Contraloría General de la 

República, se determinó lo siguiente: 

ESTADO DE LAS METAS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO 

Al 30 DE JUNIO DE 2010 

ESTADO DE LAS 

METAS 

NIVEL DE RIESGO METAS % 

METAS CUMPLIDAS BAJO 270 

63,53 

METAS 

PARCIALMENTE 

CUMPLIDAS 

ALTO 

0 

0,00 

METAS SIN AVANCE 

EN LA EJECUCIÓN 

ALTO 

2 0,47 

METAS SIN VENCER BAJO 153 

36,00 

T O T A L 425 100 


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Del total de 425 metas que constituyen el plan de mejoramiento, se verificó lo 

siguiente: 

Doscientas setenta metas (270), fueron cumplidas en su totalidad correspondiendo 

a un 63,53%. 

Una meta correspondiente al hallazgo No. 171 (meta 1) y la meta única del 

hallazgo 270 no presentan ningún grado de avance y están vencidas. 

Ciento cincuenta y tres metas (153) del plan de mejoramiento no se han vencido y 

presentan fecha de vencimiento posterior a la fecha de corte del 30 de junio de 

2010, las cuales corresponden a un 36.% del total de metas comprendidas en el 

plan de mejoramiento. 

ESTADO DE SEGUIMIENTO A LOS HALLAZGOS 

Hallazgo No. 6 (26) 

Descripción del hallazgo: “Se encuentra una partida por $72.799.365 

correspondiente a deudas de difícil cobro a notarios de la vigencia 1999, los 

cuales fueron provisionados por este valor, sin embargo no se ha culminado la 

gestión administrativa para logra su recuperación.. “. 

Meta 1 “Someter al comité de saneamiento el estado de los procesos a fin de 

castigar o declarar terminación de expedientes” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: providencias 

Unidad de medida de la Meta: 25 

Fecha de vencimiento de la Meta: 30/06/2010 

Porcentaje de avance de ejecución de la Meta: 100% 

Responsable: Coordinador Grupo Cobro coactivo 


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Descripción del hallazgo: “No se han culminado las gestiones tendientes a 

efectuar el traslado definitivo de obligaciones pensiónales de la SNR de acuerdo a 

lo establecido en el Decreto 2773 de 20001; debido a que el Ministerio de 

Hacienda no ha asumido la responsabilidad. “. 

Meta 1 “Efectuar el traslado de las obligaciones pensiónales de la SNR a el 

Ministerio de Hacienda y Fopep anualmente” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Efectuar traslado 

anualmente de acuerdo con el Presupuesto aprobado para la Entidad y el cálculo 

actuarial 




Responsable: Coordinador Grupo de reconocimientos de pensiones 


Descripción del hallazgo: Ausencia de plan de contingencias que permita 

subsanar fallas de orden técnico y tecnológico y permita la continuidad en la 

prestación del servicio. (Recoge hallazgo 384) ““. 

Meta 1 / 7: “Fase 1: Diagnóstico de la Situación Actual.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Fase 



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Responsable: Jefe Oficina de Informática 

Meta 2 / 7: “Fase 2: Evaluación de riesgos de la plataforma tecnológica.” 






Meta 3 / 7: “Fase 3: Análisis de








Meta 5 / 7: “Fase 5: Desarrollo de controles y estrategias aprobadas.” 






Meta 6 / 7: “Fase 6: Pilotaje de Implementación de controles y plan de 

contingencia.” 







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Meta 7 / 7: “FASE 7: Desarrollo plan continuidad negocio outsourcing operativo.” 






Observación soporte de seguimiento Metas de la 1 a la 7: 

La oficina de informática aporta como soporte el manual de seguridad y 

administración de los centros de cómputo de las Oficinas de Registro 

sistematizadas con folio magnético actualizado a febrero de 2010 versión 2.0 

También adjunta como soporte el plan de recuperación de desastres para las 

oficinas sistematizadas con el SIR actualizado al 2010. Así mismo adjunta oficio 

EE-23397 de octubre 27 de 2009 donde se imparten directrices orientadas a los 

planes de contingencia. 


Descripción del hallazgo: A septiembre 19 de 2006, existen 16 devoluciones 

pagadas al público por valor de $2.8 millones, correspondientes a turnos de 

documentos que no cumplieron con los requisitos para su inscripción, los cuales al 

consultar el aplicativo folio en la ruta de doc 

Meta 1: Instruir a los Registradores y Jefes administrativos de las Oficinas de 

Registro que cuentan con un sistema de información registral para realizar 

muestras y verificar que se cumpla con el proceso de devoluciones e implementar 

la ruta de las devoluciones. 


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Denominación de la unidad de medida de la Meta: oficinas de registro con 

sistema de información de Folio Magnético 




Responsable: Oficina de Informática 


Descripción del hallazgo: “Al revisar los Resúmenes de los Boletines de Caja 

Nos. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8. 9, 10, 11 de los días 2, 3, 4, 5, 6, 10 11,12,13,16 y 17 de 

Enero 2006 respectivamente, no fue posible evidenciar: el número de los 

certificados expedidos de Vivienda e Interés “. 

Meta 1: “Implementar en 55 Oficinas de Registro el nuevo reporte estadístico con 

sus cambios para Folio Magnético y notificar al Contratista del SIR para que 

incluya estos cambios en 41 Orips que actualmente operan con este sistema.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Reporte implementado en 

las Oficinas con el sistema Folio Magnético y SIR 


Fecha de vencimiento de la Meta: 30/06/2009 


Responsable: Oficina de Registro Bogotá Norte / Informática 


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Observación soporte de seguimiento: 

La oficina de informática como medio de evidencia de solución al hallazgo, aporta 

reportes generados por el aplicativo de folio de la Oficina de Registro de Bogota 

Zona Norte y además instructivo de los cambios realizados a la aplicación 


Descripción del hallazgo: “La Entidad no cuenta con una gestión documental 

adecuada para el manejo, control y conservación de los documentos que 

conforman las hojas de vida de los notarios, que evite la pérdida o ingreso 

indebido de éstos, situación que se evidenció en los siguientes hechos: Faltan 

controles que garanticen la transparencia de su administración y la 

responsabilidad de los funcionarios que desarrollan esta actividad. Los espacios 

destinados al archivo de las carpetas de las hojas de vida no son de acceso 

restringido y carecen de medidas de seguridad que garanticen la integridad, 

ubicación y conservación de los documentos. . “. 

Meta 1 /2: “Levantamiento de procedimientos.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Documento 




Responsable: Dirección Gestión Notarial / Archivo SNR 


Procedimiento Manejo, Control y Conservación de los Documentos que conforman 

las Hojas de Vida de los Notarios, del Proceso Administración Notarial con fecha 

del 20 de agosto de 2009. 


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Meta 2 /2: “Socialización del procedimiento.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: taller 




Responsable: Dirección Gestión Notarial / Archivo SNR 


Acta de socialización del procedimiento en la Oficina Administración Notarial y el 

procedimiento se encuentra publicado en la página Web de la entidad. (Acta de 

socialización de fecha 9 de diciembre del 2009). 


Descripción del hallazgo: “Recaudo por concepto de otorgamiento de las 

escrituras públicas en el exterior. El Ministerio de Relaciones Exteriores, en 

reiteradas ocasiones ha solicitado la definición de un procedimiento para el 

recaudo de dineros por concepto de otorgamiento de las escrituras públicas en el 

exterior, sin embargo la Entidad no ha dado respuesta, situación que coloca en 

riesgo una de las fuentes de recursos propios. Además, la Superintendencia de 

Notariado y Registro, desconoce el valor recaudado por dicho concepto y el valor 

de los cheques y Money Order, devueltos al Ministerio. “. 

Meta 1 / 1: “Establecer el procedimiento y remitirlo al Ministerio de Relaciones 

Exteriores.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Procedimiento 



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Responsable: Superintendencia Delegada para el Notariado Nivel Central 


Mediante oficio No. SDN 341 del 27 de enero de 2010 la Dra. Ana Maria 

Rodríguez informa que se recibió propuesta el Banco de occidente para la 

monetización de los recursos recibidos del exterior ajustado a las necesidades de 

la Superintendencia de la cual anexa propuesta del Banco de occidente 

Credencial. 

Por oficio No. GAF-OF-108 de fecha 9 de abril de 2008 de la Registraduría 

Nacional del Estado Civil dirigido al embajador Fernando Alzate Donoso director 

de asuntos consulares en lo referente al recaudo y transferencia de los cobros de 

las tarifas a través de los consulados en el exterior. Oficio firmado por Edgar 

Zapata Barros Gerente administrativo y financiero de la registraduría. 

Circular No. 18 del 3 de diciembre del 2001 del registrador nacional del estado 

civil para los cónsules de Colombia sobre reglamentación para el envió el informe 

sobre recaudos consulares por concepto de servicios de identificación. 

Planilla PDC. –Producción documentos en consulados 

Mediante oficio DF-65 de febrero 10 de 2010 el director financiero de la SNR 

informa sobre el procedimiento de recaudos por la función Notarial en el exterior y 

adjunta copia de la circular 011 del 10 de febrero del 2010 donde ilustra dicho 

procedimiento. 


Descripción del hallazgo: “Informes de Supervisión e Interventoría. Revisadas 

las carpetas de los contratos 129, 190 y 214 de 2004; 084, 093, 125, 147, 152, 

156, 168 y 166 de 2005; 01, 03, 09, 015, 016, 023 y 072 de 2006 aparecen 


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certificaciones de cumplimiento a satisfacción de las obligaciones contractuales, 

pero dichas certificaciones no evidencian el valor agregado o beneficio recibido 

por la Entidad con la contratación, ni que la calidad de los bienes y servicios 

adquiridos se ajuste a los requisitos mínimos previstos, es decir el cumplimiento 

de los fines estatales buscados con la contratación, requerimiento que tampoco lo 

exige el manual interno de funciones para la interventoría o supervisión “. 

Meta 1 / 1: “Revisar la Resolución Nº 5880 en la cual se adopta el manual interno 

de interventoria, con el fin de determinar si están contemplados en ella las 

obligaciones o responsabilidades aludidas en el hallazgo, y si es el caso realizar al 

respecto ajuste o modificación” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Revisión Acto Administrativo 




Responsable: Coordinadora Grupo de Contratación - SNR 


Descripción del hallazgo: “Además, los libros auxiliares de las cuentas Caja, 

Bancos Producto y Gastos, no son consistentes con los datos relacionados en los 

boletines de ingresos y en los balances que elaboran mensualmente las oficinas 

de Registro, tal es el caso de las oficinas de los Círculos de Manizales, Popayán, 

Neiva, Valledupar, Bogotá Zona Sur y Bogotá Zona Centro. “. 

Meta 1/ 2: “Elaboración de instrucción a las Oficinas de Registro frente a los libros 

auxiliares, los cuales deben contener los registros indispensables para el control 

de las operaciones con base en comprobantes y documentos soportes.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Documento instructivo 


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Responsable: Dirección Financiera – SNR – Coordinador Grupo de Contabilidad 


Con oficio CONS-149 de fecha marzo 25 de 2010 de la Dirección Financiera y la 

Coordinadora del Grupo de Contabilidad y dirigido a la doctora Karen Varón Jefe 

de Control Interno, informaron la Expedición de la Resolución No. 1536 de marzo 

de 2009 donde se establecieron las políticas de operación del proceso contable 

para facilitar el control administrativo.( La resolución está publicada en la pagina 

Web de la Entidad como también el documento que contiene las políticas de 

operación del proceso contable). 

Meta 2 / 2: “Realizar visitas de apoyo y asesoria a las oficinas de Registro que 

fueron visitadas por la Contraloría. 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Visitas 

Unidad de medida de la Meta: 100% 



Responsable: Dirección Financiera – SNR –Coordinador Grupo de Contabilidad – 

Registradores principales y seccionales oficinas de registro. 


Descripción del hallazgo: “Grupo contable 16 - Propiedad Planta y Equipo con 

saldo de $38.184 millones presenta incertidumbre por: Falta de control en la 


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información enviada a los diferentes Registradores de Instrumentos Públicos, por 

cuanto se evidenció, errores e inconsistencias, en la información de Cali, Bogotá 

Zonas Sur, Norte y Centro; Barranquilla, Medellín, entre otras. Carece de 

inventarios consolidados, conciliados y ajustados entre contabilidad y recursos 

físicos. No se han depurado los inventarios, situación que afecta el saldo de esta 

cuenta, además, al cierre en el Nivel Central como consecuencia se presenta una 

diferencia por $52.6 millones y del inventario de las ORIPs, se establece una 

diferencia de $1.437.6 millones “. 

Meta 1 / 2: “Conciliar la información recibida por los círculos regístrales.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Conciliación 




Responsable: Coordinador Grupo de Servicios Generales –Coordinador Grupo de 

Almacén e inventarios – Registradores principales y seccionales oficinas de 

registro. 

Meta 2 / 2: “Reportar las diferencias resultantes de la conciliación a los círculos 

regístrales.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Oficio reporte 





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Responsable: Coordinador Grupo de Servicios Generales – Coordinador grupo 

de almacén e inventarios- Registradores principales y seccionales oficinas de 

registro. 


Según el plan de visitas definido, copia anexa, se practicó visita a las ORIPs de 

Medellín-Zonas Norte y Sur, Cali y Barranquilla, dentro de las cuales se hizo la 

conciliación respectiva, sin reflejar diferencia, como consta en los documentos 

anexos. Las visitas programadas para las ORIPs de Bogotá-Zonas Norte, centro y 

Sur, fueron canceladas por arreglos locativos en las sedes de las mismas, éstas 

serán reprogramadas para el presente año, previa verificación de las 

conciliaciones presentadas a contabilidad a diciembre 31 de 2009. 


Descripción del hallazgo: “Tesorería. Se identificó por parte del Grupo de 

Recaudos y Subsidios Notariales, consignaciones por $412 millones 

correspondiente a los aportes corrientes de los notarios durante los años 2004 y 

2005, en la cuenta del Banco Agrario N° 007006133763 de la Superintendencia de 

Notariado y Registro, suma que al 30 de abril de 2007, no ha sido devuelta al 

Fondo Especial de Notarios por parte de la Tesorería de la SNR, lo cual afecta la 

gestión, por cuanto estos recursos tienen destinación especifica para subsidios, 

capacitación, divulgación del derecho notarial, entre otros. “. 

Meta 1 / 3:“Depurar las partidas conciliatorias de la cuenta bancaria. ” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Partidas depuradas % 





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Responsable: Coordinador Grupo de Tesorería – SNR 

Meta 2 / 3: “Conciliar entre tesorería y el grupo de subsidio y recaudo Notaria” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Elaborar la conciliación 




Responsable: Coordinador Grupo de Tesorería - SNR 

Meta 3 / 3:“Trasladar los recursos al grupo de subsidio y al grupo de Recaudo 

Notarial” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Efectuar el traslado de 

fondos 




Responsable: Coordinador Grupo de Tesorería - SNR 


Descripción del hallazgo: “No existe libro radicador de visitas destinado a las 

actas de las diligencias de visitas ordinarias y extraordinarias que practican los 

funcionarios encargados de la vigilancia registral, de acuerdo con lo estipulado en 

el artículo 4 del Decreto 1250 de 1970. “. 


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Meta 1 / 1: “Incluir en el Libro radicador de visitas, las actas de las diligencias de 

visitas ordinarias y extraordinarias que practiquen los funcionarios encargados de 

la vigilancia registral” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Libro 




Responsable: Oficina de Registro Bogotá Zona Centro 


Mediante oficio DR-004 de fecha enero 20 de 2010 y dirigido a la doctora Karen 

Varón, la registradora principal de la oficina de registro de Bogota Zona Centro 

informa la existencia de cuatro libros radicadores debidamente empastados, que 

contienen las actas de visitas tanto ordinarias, como extraordinarias 

correspondientes a los años entre 1998 y 2008 realizadas por los funcionarios de 

la Superintendencia de Notariado y Registro, que ejercen funciones de vigilancia y 

control. 

Hallazgo No.27 (90) 

Descripción del hallazgo: “La entidad no produce informes que evalúen la 

efectividad en la administración de riesgos inherentes y de control; no existe un 

plan de contingencia que permita dar respuesta oportuna a la ocurrencia de 

situaciones riesgosas; la oficina de Control Interno “. 

Meta 1 / 2:“ En la realización de las auditorias a la ORIPs se asesorara o evaluará 

los mapas de riesgos..” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Informe 


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Responsable: Oficina control interno de Gestión 


Hallazgo No.29 (105 (7)) 

Descripción del hallazgo: “El 20% de las correcciones efectuadas por errores en 

la calificación o registro de los actos son de fondo. Aunque dichos errores pueden 

ser corregidos, estas pueden generar perjuicios a los usuarios y eventualmente 

acciones legales contra la oficina de registro. Registro de bienes a personas 

erradas; omisión en la inscripción de limitación; se efectúan anotaciones que no 

corresponden al folio; se omite el registro de información relevante; se dejo de 

registrar acreedor hipotecario, entre otras. (Oficina registro de instrumentos de 

Cúcuta) “. 

Meta 1 / 1:“Disminuir el número de correcciones por errores en la trascripción, 

firma electrodata, digitación, nombres, apellidos, cédulas y otros.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Revisar el libro de 

correcciones y de acuerdo al comparativo mes a mes valorar el avance de la meta. 

Unidad de medida de la Meta: Siete (7) Actas 

Fecha de vencimiento de la Meta 31/12/2009: 


Responsable: Oficina de Registro de Cúcuta 


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Mediante memorando No.260-100-01-040 del 28 de octubre de 2009, firmado por 

la registradora principal de la Orip de Cúcuta reitera a los calificadores la 

importancia de ejercer el autocontrol en le proceso de calificación, evitando errores 

en ese proceso. 

En acta No.038 del 8 de octubre de 2007 la registradora pricinpal reitera al Doctor 

Patrocinio la importancia de llevar un control mensual del porque se genera la 

corrección y cuantas de ellas son negadas, esta información debe ser entregada 

en el despacho de la coordinadora administrativa en el primer día hábil del mes 

siguiente. 

Hallazgo No.30 (106 (9)) 

Descripción del hallazgo: “a. Respecto a la expedición de certificados de libertad 

y tradición no se incluyo en el diario radicador el turno 2006-260-1-50841 y recibo 

de caja 15777321; que fue anulado. b. en los diarios radicadores se presentan 

diferencias en los números de recibos de caja respecto del turno correspondiente. 

c. el sistema folio no reporto en el diario radicador los turnos 11723 y 11739 dentro 

del consecutivo normal. d. el sistema sir, en la expedición de los diarios 

radicadores, mantiene las mismas inconsistencias que el sistema de folio anterior. 

e. la numeración del recibo de caja que arroja el sistema, anexo al número 

impreso es inoperante, ya que continuamente salta sus series. “. 

Meta 1/ 1: “Confrontar los recibos físicos con la información impresa en ellos por 

el sistema SIR.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Verificar las inconsistencias, 

conforme a los cuadres diarios de Caja y reportarlas a: Mesa de Ayuda, Oficina de 

Informática y Dirección de Registro de la Superintendencia de Notariado y 

Registro. 

Unidad de medida de la Meta: Un oficio mensual reportando las inconsistencias 

presentadas en el Sistema SIR. Total Siete (7) Oficios 



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Responsable: Oficina de Registro de Cúcuta/ Informática 


Cumplido. Se comunicó en varias oportunidades a la mesa de ayuda las 

inconsistencias del sistema SIR. Respecto al turno citado en el hallazgo 2006-60- 

1-50841, la señora Registradora envió un oficio de fecha 29 de enero de 2010 en 

el que manifiesta textualmente, lo siguiente: “El turno 2006-60-1-50841 a la fecha 

en el aplicativo SIR refleja la siguiente novedad: No fue posible obtener el turno: El 

turno 2006-60-1-50841no existe.”. 

Respecto al turno 2006-260-6-11739 la registradora manifestó en mismo oficio 

citado en el párrafo anterior lo siguiente: “El turno 2006-260-6-11739 verificado en 

el aplicativo SIR, aparece como un documento ya registrado y entregado con 

fecha 19 de mayo de 2006. (Anexo detalles del turno)”. 

Del turno 2006-260-6-1172311739 verificado en el aplicativo SIR, aparece como 

un documento ya registrado y entregado con fecha 22 de mayo de 2006. (Anexo 

detalles del turno)”. 

Los soportes a los cuales se refiere la señora Registradora se encuentran en la 

carpeta correspondiente al seguimiento Plan de Mejoramiento, evaluación 4 

trimestre de 2009, folios del 193 al 213, código de la carpeta: 14-40-40,05. 


Descripción del hallazgo: “La Oficina de Registro de Ibagué, a 31 de octubre de 

2005, no tiene registrado en las cuentas de Orden Acreedoras – 

Responsabilidades Contingentes – Litigios y Demandas el valor de 

$1.851.873.475,14 de las pretensiones en contra de la Entidad de los procesos 

Nos. 1463 de 2002; 6109 y 1503 de 2004 y 1993, 1719 de 2005 instaurados ante 

el Tribunal Administrativo del Tolima. “. 


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Meta 1 “Recepción de la información suministrada por la oficina jurídica. Efectuar 

la respectivas contabilizaciones.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Notas contables 




Responsable: Coordinador Grupo de Contabilidad -SNR 




de Control Interno, informaron que se contabilizaron en las cuentas de Orden 

Acreedoras – Responsabilidades Contingentes – Litigios y Demandas instaurados 

ante el Tribunal Administrativo del Tolima 


Descripción del hallazgo: “En la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de 

Ibagué, a 31 de diciembre de 2005, existen bienes muebles fuera de servicio por 

$15.415.950,21 desde el año 2004, sin embargo se encuentran a cargo de 

funcionarios y algunos depreciándose mensualmente. “. 

Meta 1 “Presentar asiento contable con la reclasificación de los bienes inmuebles 

fuera de servicio.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Comprobante 



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Responsable: Registradora Oficina de Registro de Ibagué 


Descripción del hallazgo: “La Oficina de Ibagué, en el mes de octubre de 2006 

envió a la oficina de Manzanares – Caldas, tres tarjeteros metálicos sin dejar 

registro de este movimiento; debido a falta de diligencia y cuidado del funcionario 

responsable del inventario, lo que genero control inadecuado de los bienes 

muebles. “. 

Meta 1: “Elaborar el comprobante para el registro de los tres tarjeteros.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Comprobante Diario 






Descripción del hallazgo: “La Oficina de Ibagué, durante la vigencia 2006, logro 

un cumplimiento del 67% de su plan de acción, ya que de un total de seis 

actividades programadas, en tres de ellas cumplió el 100%, en dos el 50% y en 

una el cumplimiento fue del 0%, como se observa a continuación: 1. Acondicionar 

una caja para la entrega de certificados 100%; 2. Adecuación física del edificio 

para instalar el archivo de documentos. 100%; 3. Brindar capacitación a los 

funcionarios sobre relaciones humanas y atención al usuario. 100%; 4. Adecuar un 


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puesto de información al usuario 50%; 5. Implementar tecnología y capacitar a los 

funcionarios en Windows y manejo de Internet para desempeñar las labores 

diarias. 50%; 6. Compra de cuatro digiturnos, con sus respectivos visores y dos 

visores más para adaptarlos a los existentes. 0% .Debido a falta de gestión de la 

administración para su implementación y / o ajuste y modificación del respectivo 

plan, lo que generó ineficacia en el cumplimiento de los planes y programas “. 

Meta 1 “Realizar seguimiento semestral” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Seguimiento plan anual de 

gestión: 






Descripción del hallazgo: “En Ibagué, la percepción que tiene el usuario de la 

prestación del servicio fue calificada entre regular o deficiente por un porcentaje 

considerable en los siguientes trámites: Expedición Certificados 9%(excelente); 

35% (bueno);16%(aceptable); 32%(regular); y 8%(deficiente). Registro de 

Documentos 9%(e); 0%(b); 0%(a); 57%(a); y 34%(d). Entrega de Documentos 

3% 34% 11% 26% 26%. Debido a falta de gestión de la administración para una 

adecuada asignación de recursos, lo que afecta el cumplimiento de su función 

misional e insatisfacción de los usuarios. “. 

Meta 1 “Entregar una información confiable para minimizar el hallazgo” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Estudio de cargas laborales 


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Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeación-SNR 


Estudio de cargas establecido. 

Mediante oficio OAP –048 del 28 de enero de 2009 la oficina asesora Planeación 

informa que se realizo estudio de cargas de trabajo en 9 oficinas de registro para 

establecer el requerimiento de personal para la atención al público 


Descripción del hallazgo: “En Ibagué, no se efectúa una real y expedita atención 

a todos los usuarios que ingresan con el objetivo de radicar los actos o 

documentos sujetos a registro por que en algunas ocasiones se deja de atender a 

usuarios a quienes se les ha asignado turno, quedando pendientes para el día 

inmediatamente siguiente. Además se limita el número de usuarios mediante la 

entrega de fichas, entrega que no se realiza permanentemente sino a horas 

específicas y en cantidades diferentes; debido a falta de capacidad administrativa 

para la implementación de métodos efectivos de descongestión, lo que genera 

demora en la prestación del servicio e insatisfacción del usuario. “. 

Meta 1 / 1: “Suspender deforma definitiva la entrada de turnos a usuarios del 

servicio registral” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Turnos suspendidos 




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Descripción del hallazgo: “El área de atención al público de Ibagué, presenta 

deficiencias tales como: El proceso operativo para la expedición de certificados 

requiere de desplazamientos constantes del funcionario, primero desde su puesto 

de trabajo hacia el banco y luego de este al sitio de impresión para tomar los 

certificados. En una misma ventanilla se atiende la consulta de índices y el 

recaudo por dicho concepto; la recepción, intercalo y entrega de documentos 

calificados y rechazados y recepción y entrega de correcciones. La actividad de 

registrar en el sistema la fase desanotado / entregado de los documentos 

rechazados mediante la cual se libera el turno, se encuentra represada desde 

agosto de 2006. El área de atención al público existen tres ventanillas de las 

cuales solo una cuenta con digiturno. Debido a la falta de interés en la realización 

de un estudio idóneo de líneas de espera, de tiempos y movimientos del área y de 

necesidades de recursos humanos y técnicos, lo que genera sobrecarga laboral, 

congestión de público y demora e insatisfacción del usuario. “. 

Meta 1 / 1: “Dar instrucciones a los funcionarios de las ventanillas para la 

organización de los puestos de trabajo” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Instrucciones para 

organización ventanillas 






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Descripción del hallazgo: “La Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de 

Ibagué no cuenta con un plan documentado de descongestión para el área de 

ventanillas donde se establezcan criterios y parámetros para activar y desactivar el 

plan y forma y frecuencia de seguimiento; debido a falta de cuidado de la 

administración para su implementación y a debilidades de control y monitoreo, lo 

que genera demora en la atención al público e insatisfacción del usuario. “. 

Meta 1 “Dar instrucciones a los funcionarios para realizar apoyo a las ventanillas.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Acta Plan de descongestión 






Descripción del hallazgo: “En el área de atención al usuario de la Oficina de 

Registro de Instrumentos Públicos de Ibagué se encuentra publicada información 

inexacta relacionada con el término del trámite registral, indicando un mínimo de 

tres días para el registro de documentos, cuando la norma establece éste término 

como máximo; debido a falta de cuidado de la administración, lo que genera 

desorientación al usuario para exigir sus derechos. “. 

Meta 1 / 1: “Actualizar los carteleros con el tiempo de entrega de documentos.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Carteles actualizados 



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Descripción del hallazgo: “La Superintendencia de Notariado y Registro no 

informa oportunamente las especificaciones y condiciones en que se deben recibir 

los objetos de los contratos suscritos en el nivel central y ejecutados en el nivel 

seccional lo cual no permite un conocimiento y control adecuado sobre la 

ejecución de los mismos “. 

Meta 1 / 1: “Mejorar y optimizar la prestación del servicio con la utilización que 

nos proporciona la Superintendencia de Notariado y Registro” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: realizar verificación 




Responsable: Oficina de Registro de Ipiales 


Descripción del hallazgo: “En el proceso administrativo de reparación directa 

2003-1517 no se contestó la demanda, hecho que genera un alto riesgo que la 

decisión sea desfavorable a la Superintendencia; se desconoce las actuaciones 

administrativas adelantadas por esta omisión. “. 


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Meta 1 “Complementar la labor realizada por los directores de las Oficinas de 

Registro de Instrumentos Públicos.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Resolución 




Responsable: Jefe Oficina Asesora Jurídica- SNR 


Se recibió oficio OAJ-905 del 19 de abril de 2010 del Jefe de la Oficina Asesora 

Jurídica al cual adjunta un fallo de primera instancia de la Sala Cuarta de Decisión 

del Tribunal Administrativo de Nariño con fecha 27 de julio de 2009, con sentencia 

de fallo favorable absolviendo a la Superintendencia de Notariado y Registro de 

toda responsabilidad. El fallo fié apelado por la parte interesada y actualmente se 

encuentra en el Consejo de Estado. 

Con este fallo el hallazgo queda subsanado. 


Descripción del hallazgo: “Los recibos anulados que aparecen en el boletín 

diario, no se encuentran archivados en el consecutivo del día que corresponde, 

como los recibos Nos. 15389572 y 15389613 del 01-08-06, por deficiente control 

y seguimiento ocasionando que la información reportada no sea consistente. (A9) 

“. 

Meta 1 / 1: “Se actualizaron” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Archivo 


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Responsable: Registradora Oficina de Instrumentos Públicos de Neiva 


Descripción del hallazgo: “No existe un plan de contingencia que permita dar 

respuesta oportuna a la ocurrencia de situaciones riesgosas. “. 

Meta 1 / 1: “Elaborar plan de contingencia, acto administrativo, socialización del 

acto” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: ACTAS 




Responsable: Registrador Oficina de Instrumentos Públicos de Sincelejo 


Descripción del hallazgo: “La entidad no ha diseñado e implementado un plan 

de contingencia para ser aplicado en caso de presentarse fallas en los canales de 

comunicación. “. 

Meta 1 / 1: “Elaborar un plan de contingencia” 


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Denominación de la unidad de medida de la Meta: plan de contingencia 




Responsable: Oficina de Registro de Sincelejo / informática 


Descripción del hallazgo: “Los canales de comunicación con la ciudadanía son 

limitados, presentándose deficiencias en el tratamiento a las quejas y reclamos de 

la ciudadanía; adicionalmente falta volver a hacer efectivos los mecanismos de 

participación ciudadana con que contaba la Entidad “. 

Meta 1 (acción No.1): “Implementación del sistema SAC” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: publicación en la página web 




Responsable: Coordinador Grupo de Atención al Ciudadano 


Por medio de oficio del 18 de marzo del presente año (IE 3457) el Grupo de 

Cultura del Servicio informa que se designo un servidor para el aplicativo SAC el 

cual entró en producción el día 22 de febrero de 2010, con el propósito de 

recepcionar y tramitar las quejas y reclamos relacionados con el servidor notarial y 


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registral de igual forma se implemento un formato de quejas y reclamos en medio 

virtual para que el usuario pueda ingresar su queja o reclamo por la Web. 

Meta 1 (acción 2) “Estará a cargo de dos funcionarios del Grupo de Divulgación.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: De lunes a viernes. 




Responsable: Coordinador Grupo de Divulgación 


El grupo de Divulgación comunica que se activó el Chat institucional, el cual 

funciona de 3 a 4 de la tarde, diariamente a través de la página Web. A través de 

esta herramienta los clientes externos e internos presentan sus sugerencias y 

hacen consultas de primer nivel. 


Descripción del hallazgo: “En la calificación de documentos que realizan las 

Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos auditadas se observaron 

devoluciones por motivos simples como falta de algún requisito ó en algunos 

casos a pesar de cumplirlos todos a cabalidad, por error del calificador “. 

Meta 1 / 1:“Elaborar una cartilla y divulgarlo a todos los funcionarios que realizan 

la función de calificar referente a todas las causales de la no inscripción de un 

título inmobiliario.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Cartilla 


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Responsable: Director de Registro 


Meta cumplida al 100% con la elaboración de la cartilla que se encuentra en la 

Oficina de Publicaciones para divulgarla a todos los Registradores de 

Instrumentos Públicos del País. 


Descripción del hallazgo: “Los Proyectos de Inversión de Sistematización y 

Modernización, Sistematización de los Procesos Administrativos y Jurídicos, y el 

Proyecto de Reposición y Recuperación de la Infraestructura Registral del Orden 

Nacional presentan avance físico mínimo, dado que la contratación para el 

desarrollo de las actividades previstas para la vigencia se celebró en el último 

bimestre, afectando la gestión de la Entidad en términos de eficacia y eficiencia. 

(Hallazgos 252-254 y 301) “. 

Meta 1 (Acción Única) “Registrar y actualizar los proyectos de inversión ante las 

entidades viabilizadoras competentes.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: No. De proyectos 

actualizados y viabilizados. 





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Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeación / Coordinador Grupo de 

formulación y Evaluación de Proyectos / Gerentes del Proyecto /Secretaria 

General 



informa que ya se tienen los 9 oficios correspondientes a los gerentes de los 

proyectos al igual que se están registrando en el banco de proyectos. 

Mediante oficio OAP-029 de fecha 29 de enero de 2010 en el cual se informa que 

se actualizaron los proyectos de inversión y se oficializo a la secretaria general y a 

los gerentes de los proyectos la viabilidad técnica. 

Meta 2 (Acción Única):“Oficiar a la secretaria General y gerentes de proyectos la 

viabilidad técnica para el inicio de ejecución de cada uno de los proyectos.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: No. De oficios enviados 




Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeación / Coordinador Grupo de 

formulación y Evaluación de Proyectos / Gerentes del Proyecto /Secretaria 




informa que ya se tienen los 9 oficios correspondientes a los gerentes de los 

proyectos al igual que se están registrando en el banco de proyectos. 


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Mediante oficio OAP-029 de fecha 29 de enero de 2010 en el cual se informa que 

se actualizaron los proyectos de inversión y se oficializo a la secretaria general y a 

los gerentes de los proyectos la viabilidad técnica. 


Descripción del hallazgo: “El proceso de cálculo y definición de subsidios para 

las notarías de menores ingresos, está afectado por errores en el diligenciamiento 

del reporte estadístico mensual, en la recolección y en la validación de los datos 

que alimentan el sistema “. 

Meta 1 / 1:“Diseñar mecanismo de verificación” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Reporte 




Responsable: Planeación/ Oficina Jurídica / Delegada de Notariado/ Financiera 


Mediante oficio No. 387 de la OAP de fecha 15 de septiembre de 2009 y 

referenciado como estudio jurídico se establece las consideraciones legales por la 

cual se subsana este hallazgo y también los hallazgos 180, 181, 183 de la anterior 

numeración). (Estudio realizado por el doctor Pedro Buelvas Acosta). 


Descripción del hallazgo: “La Delegada de Notariado no cuenta con la 

capacidad operativa ni con los mapas de riegos o metodologías que permitan 


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vigilar eficazmente a las notarias, de acuerdo con lo establecido en el decreto 960 

de 1970. “. 

Meta 1 “Compilar en un protocolo metodológico el nivel de supervisión, el 

procedimiento para ejercer la labor de inspección, vigilancia y control, 

propendiendo por el mejoramiento continuo en la prestación del servicio notarial.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: protocolo metodológico. 




Responsable: Superintendente delegada del Notariado / Oficina Asesora de 

Planeación 


Mediante oficio SDN - 3619 de la Superintendencia Delegada para el Notariado 

de fecha 28 de octubre de 2009 y dirigido a la doctora Karen varón, se da alcance 

al oficio SDN -.3584 de fecha 21 de octubre de 2009 y se menciona que dentro 

del protocolo metodológico remitido por esa Superintendencia se encuentran los 

mapas de riesgos las metodologías y las metodologías del proceso de vigilancia 

de las notarias , al igual que el plan operativo de visitas que se constituye en una 

herramienta técnica de selección de las notarias a visitar, para el ejercicio de esa 

labor misional. 

Documento soporte: Protocolo metodológico 


Descripción del hallazgo: “La Entidad no tiene identificados los costos que le 

acarrea la prestación del servicio de soporte técnico a las notarías que 


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actualmente tienen implementado el SIN. La entidad atiende este rubro con cargo 

a los recursos de personal de la oficina de sistemas. “. 

Meta 1 “Tener costos reales del proceso de soporte técnico” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Estudio de Costos 






Descripción del hallazgo: “La Entidad no dispone de mecanismos o 

metodologías para verificar que los funcionarios comisionados para la realización 

de visitas, tanto a las ORIP’s como a las Notarías, cumplan con los perfiles de 

competencias definidos en los respectivos Manuales o Guías de Visitas “. 

Meta 1/ 1: “Compilar en el protocolo metodológico el nivel de competencias 

laborales y compartiméntales de los funcionarios de la Delegada para el 

Notariado.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: protocolo metodológico 




Responsable: Superintendencia Delegada del Notariado /Talento Humano 


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Descripción del hallazgo: “La Entidad inició el proceso de inducción y formación 

del talento humano, como parte del proceso de convertir el conocimiento personal 

en institucional. La ausencia de un sistema formal de gestión del conocimiento, 

sumada a los traslados y el alto porcentaje de personal con los requisitos para 

acceder a la pensión, genera riesgos, en el mediano plazo, para la continuidad en 

la calidad del servicio. “. 

Meta 1 (Acción única) “Levantar el diagnóstico de necesidades de capacitación” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Diagnóstico de necesidades 

2008. 




Responsable: Desarrollo humano SNR / oficina de investigación y capacitación 


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Diagnostico de necesidades de los funcionarios de las oficinas de registro de 

instrumentos públicos del país y nivel central con su respectivo informe de 

consolidación de la información 2008. 

Acta No 1 reunión con el consejo asesor del fondo especial de notariado. 

Resolución No 8014 del 7 de noviembre de 2008 por la cual se aprueba el plan 

anual de formación y capacitación para notarios y el plan anual de formación y 

capacitación para funcionarios y registradores. 

Meta 2 (Acción única):“Elaborar el Plan de Capacitación 2009, por parte de la 

Oficina de Investigación y Capacitación” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Plan de Capacitación 2009 




Responsable: Desarrollo humano SNR / oficina de investigación y capacitación 


Diagnostico de capacitación año 2009 

Actas No 1 (FEBRERO 21 DE 2008), acta No.1 (21 de febrero 2009) , Acta No.2 ( 

16 de abril de 2009) , Acta No.3 ( 12 de mayo de 2009), Acta No.4 de 8 de junio 

de 2009, acta No.6 de 7 de mayo de 2008, Acta No.7 de 8 de mayo de 2008.. Del 

comité de capacitación de la Superintendencia de Notariado y Registro. 

Resolución No 7570 del 28 de septiembre de 2009 por la cual se aprueba el plan 

anual de formación y capacitación para notarios y el plan anual de formación y 

capacitación para funcionarios y registradores. 


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NOTA: Para el año 2010, se esta elaborando el Plan Institucional de Capacitación 

PIC para facilitar el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos 

institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los funcionarios. De 

las cinco fases para la formulación del PIC la entidad ha realizado: sensibilización, 

formulación de proyectos de aprendizaje y consolidación del diagnóstico de 

necesidades de la entidad estando pendiente programación del plan institucional 

de capacitación y la ejecución del mismo. 


Descripción del hallazgo: “La Entidad no ha implementado técnicas adicionales, 

de inspección y vigilancia, contempladas en la Guía. “. 

Meta 1 / 1:“Implementar técnicas de supervisión, conforme al instructivo de 

visitas y compilarlas en el protocolo metodológico.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: protocolo metodológico 




Responsable: Superintendecia Delegada para el Notariado 









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Descripción del hallazgo: “No se han formalizado los procedimientos que deben 

regir los procesos de elaboración del informe ejecutivo de visita a notaría, 

depuración de observaciones y alimentación de la bitácora de experiencias. “. 

Meta 1 / 1: “Diseño del procedimiento” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Procedimiento elaborado y 

aprobado. 




Responsable: Superintendecia de Notariado 












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Descripción del hallazgo: “El sistema notarial del país presenta debilidades 

estructurales al momento de colaborar en la lucha contra el lavado de activos y 

vacíos que impiden su correcto funcionamiento. “. 

Meta 1 “Ajustar aplicativo para la captura de la información.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Aplicativo ajustado. 




Responsable: Superintendecia de Notariado / jefe oficina informática 


Ajustar aplicativo para la captura de la información, cumplimiento 100%, Mediante 

oficio No de IE-13404 DE 29 DE OCTUBRE DE 2009. 

Mediante Oficio CORDIS IE2009-13388 de fecha 28 de octubre de 2009 y dirigido 

a la Doctora Karen Varón Jefe de Control Interno, informa que respecto al hallazgo 

58 (195) el cual aplica al sistema de Información Notarial (SIN), menciona que por 

la parte técnica se tomaron los correctivos pertinentes como fue ampliar la 

información del otorgante en cuanto a: “Razón social, segundo apellido, otros 

nombre, Dirección, Departamento, Municipio, Teléfono, Actividad económica” e 

inclusión de un reporte con el fin de cumplir el requerimiento del informe del ROM 

de la UIAF. Opera técnicamente: El aplicativo (SIN) genera el informe ya sea 

negativo o positivo dejándolo como archivo texto en un directorio (c:\notaria\*.txt) 

Como lo es solicitado, y el notario envía este archivo electrónicamente a la UIAF 

de acuerdo a la norma, esto esta en producción desde el mes de marzo de 2009. 

El responsable de enviar la información a la UIAF es el notario, la 

Superintendencia Delegada para el Notariado hace el seguimiento del proceso. 


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Descripción del hallazgo: “El Reglamento Interno del Consejo Directivo no se 

encuentra ajustado y actualizado con el Decreto 412 de 2007, ni a las 

circunstancias y necesidades actuales. Según su reglamento debe reunirse 

mensualmente, lo cual durante el 2007 no se cumplió “. 

Meta 1 “Presentar a los Miembros del Consejo Directivo las modificaciones y 

solicitar su aprobación” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Acuerdo aprobado y firmado 




Responsable: Secretaria General / Consejo Directivo SNR 


Con oficio CORDIS2009 IE-3963 de fecha abril 13 de 2010 firmado, por el doctor 

Hernando Colmenares Salamanca (Secretario General) y dirigido a la doctora 

Karen Varón Jefe de Control Interno, informa que remite acuerdo 05 del Consejo 

Directivo de la Superintendencia de Notariado y Registro de fecha junio 18 de 

2009 “Por el cual se establece el Reglamento Interno del Consejo Directivo de la 

Superintendencia de Notariado y Registro” 

Documento Soporte: Acuerdo No. 05 de Fecha Junio 18 de 2009, debidamente 

firmado en 7 páginas. 


Descripción del hallazgo: “Revisada la adición No 2 del Convenio 178 de 2006, 

se observa que el Consejo Superior de la Carrera Notarial la aprobó el 27 de 


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septiembre de 2007, la prueba a los aspirantes autorizadas se llevó a acabo el 30 

de septiembre, pero la adición se suscribe h “. 

Meta 1 “Capacitar a los funcionarios de las áreas involucradas en este hallazgo, 

sobre las normas, reglamentos, y procesos, para el adecuado manejo del 

presupuesto, a fin de evitar en lo sucesivo la legalización de hechos cumplidos. 

Igualmente, sobre las implicaciones de los mismos” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Capacitación 




Responsable: Coordinador Grupo de Contratación SNR 


Descripción del hallazgo: “El contrato 032 de 2007, se encuentra sin liquidar; el 

término previsto para la liquidación venció el 9 de diciembre de 2007, conforme lo 

previsto en la cláusula decimotercera del contrato “. 

Meta 1 / 1: “Elaborar y divulgar un memorando dirigido a los supervisores de los 

contratos y al Grupo de Contratación administrativa referente a la liquidación de 

los contratos” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Acto Administrativo 





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Descripción del hallazgo: “En las carpetas de algunos contratos (062, 224, 217, 

entre otros) las hojas de ruta del proceso contractual no se diligencian; en algunos 

contratos de prestación de servicios no reposan todos los informes de actividades 

del contratista y algunos productos (informes) generados de la ejecución de los 

contratos no se encuentran en la dependencia beneficiaria o interesada de estos 

y/o expediente (062, 40, 128, 076); ni se evidenciaron los estudios preliminares 

aprobados por la Secretaria General ( 230, 043, 217, 252, ); El contrato 040 de 

2007 se liquidó antes de su vencimiento, con base en la solicitud del contratista y 

el visto bueno del Secretario General, sin mediar acta de terminación que motivará 

su finalización antes del término previsto; la documentación de algunas carpetas 

no se encontraban totalmente foliadas. Lo anterior obedece a la falta de 

debilidades de supervisión y control, lo cual genera riesgos en el desarrollo del 

proceso contractual. “. 

Meta 1 “Elaborar y divulgar un memorando al Grupo de Contratación 

Administrativa sobre el manejo de la gestión documental” 







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Descripción del hallazgo: “a) Se registran contratos que de conformidad al Art. 

18 del Decreto 3512 de 2003 están exentos temporalmente del cumplimiento de 

las normas SICE. 

b) De 191 usuarios inscritos al 27/03/08, 95 aparecen como transitorios listos para 

activar; otros con la descripción usuario de consulta, respecto a los cuales no se 

pudo constatar si corresponde a Registradores de Instrumentos Públicos con 

delegación para contratar, en la vigencia 2007; y en el caso del actual ordenador 

de gasto, nombrado mediante Resolución 7578 de 2007 a partir del 2 de 

noviembre de 2007, y quien al 24/03/08 no estaba aun activo en el SICE, sin 

embargo en consulta realizada el 27/03/08 aparece como ordenador del gasto en 

contratos registrados en el primer semestre, lo cual genera incertidumbre del 

cumplimiento de las directrices impartidas por el Comité del SICE con relación a la 

estructura y rol de los usuarios. 

c) Los contratos Nos. 250, 255, 257, 276, 181, 220, 226, 227, 232 y 234, suscritos 

en el último trimestre del 2007, no se encontraban registrados en el SICE, de 

conformidad a lo establecido en la literal e) del Artículo 13 del Decreto 3512 de 

2003, al 27 de marzo de 2008. “. 

Meta 1 / 1: “Solicitar capacitación a la Contraloría General de la Republica del 

programa SICE” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Solicitud y capacitación 






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Descripción del hallazgo: “Propiedades Planta y Equipo - Inventarios: En el 

2007 la SNR realizó una jornada de Inventarios, sin embargo, no se han realizado 

los ajustes necesarios entre Contabilidad y Recursos Físicos. Además, no posee 

títulos de propiedad de algunos de sus bienes ubicados en zonas de afectación 

de orden publico “. 

Depreciación: La SNR no calcula la depreciación de sus bienes en forma 

individual, 

Meta 1 / 2 (Acción 1):“Verificar los inventarios, establecer faltante y comunicar a 

los funcionarios del nivel central” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Inventarios 




Responsable: Servicios Generales / Oficina de Registro de Palmira 


Con oficio No. DA-091 de fecha junio 27 de 2008 y dirigido a la oficina de Control 

Interno, la registradora seccional de Palmira informa que bimestralmente y 

mediante la verificación aleatoria se coteja los inventarios de los funcionarios de la 

oficina, con el fin de establecer diferencias y su correspondiente ajuste. Esta meta 

esta cumplida en un 100%. (Conciliación). 

Meta 2 / 2 (Acción 1):“ Reflejar el valor de la depreciación, conforme a la actual 

base de datos, manejada en herramienta Excel, donde se calcula la depreciación 

periódica y acumulada de cada uno de los bienes que se encuentran al servicio en 

el Nivel Central 


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Denominación de la unidad de medida de la Meta: Registros Efectuados 




Responsable: Grupo de Servicios Generales / Oficina de Registro de Palmira / 

Oficina Principal de Registro de Cali 


Con oficio No. 085 de fecha junio 26 de 2009, oficio No. DA-176 de octubre 30 de 

2009 y oficio DA- 008 DE ENERO 29 DE 2010, dirigidos a la oficina de control 

Interno, la Registradora Seccional informa que la Depreciación Acumulada fue 

calculada, causada y contabilizada en la oficina principal de registro de cali, como 

consta en los balances de prueba que mensualmente consolida dicha oficina. 


Descripción del hallazgo: “Valorizaciones: La SNR no ha realizado ni registrado 

en sus estados contables, avalúos de sus bienes desde el 2004. (Recoge 

Hallazgos 72, 92, 143, 195 y200) “. 

Meta 1/1: “1 Recepción de los avalúos de inmuebles correspondientes al Nivel 

Central. ” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Bienes avaluados 




Responsable: Coordinador Grupo de Infraestructura 


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Meta 2 /4:“Notas contables” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: 100% 




Responsable: Coordinador Grupo de Contabilidad 

Meta 3/4 “Registro contable de acuerdo al resultado obtenido atendiendo lo 

establecido en el PGCP” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Notas contables. 




Responsable: Coordinador Grupo de Contabilidad 

Meta 4/4: “Proyectar instrucción para las Oficinas Principales de Registro Sobre el 

tratamiento contable de los avalúo técnicos, de acuerdo a lo establecido en el 

PGCP” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Instrucción 




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Responsable: Coordinador Grupo de Infraestructura 

Observación soporte de seguimiento metas 1,2, 3 y 4: 

Con oficio CONS-345 de fecha diciembre 18 de 2008 de la dirección financiera y 

de la coordinadora grupo contable se solicito a todos los registradores principales 

se ajusten los avaluos de los inmuebles de acuerdo con el Plan General de 

Contabilidad Publica y especificando el procedimiento. 

La Entidad registro en sus estados contables a 31 de diciembre del 2008 los 

avaluos de los inmuebles. 

Documentos soportes: avaluos de los inmuebles y su registro en los estados 

contables, base de datos de los inmuebles de la SNR (totalidad de bienes 

inmuebles, bienes en dacion de pago, bienes en comodato, bienes vendidos). 


Descripción del hallazgo: “Provisión para Contingencias: La Oficina Jurídica 

reporta 14 procesos en contra de la SNR con fallo en primera instancia No 

favorables por $2,758 millones, mientras que Contabilidad registra 31 procesos 

por $ 42.446. Se presenta diferencia de 17 procesos por $39.688 millones “. 

Cuentas de Orden Responsabilidades Contingentes. La Oficina Jurídica reporta 61 

Procesos con fallo en primera instancia favorable para la SNR por $58,039 

millones y 397 sin fallo por $660,436 millones, para un total de 458 por $718.476 

millones. Contabilidad registra en Responsabilidades Contingentes 1 proceso civil 

por $500 millones, 45 laborales por $1.879 millones y 397 administrativos por 

$673.188 millones, para un total de 443 por $675.566 millones. Diferencia entre 

Contabilidad y Jurídica de 15 procesos por $42.909 millones. 


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La Oficina Jurídica, de conformidad con el numeral 9 del Artículo 14 del Decreto 

412 de 2007 es la responsable de llevar la historia y control de los procesos 

judiciales; sin embargo, no los discrimina de manera que se pueda conocer 

cuales son civiles, laborales o administrativos, argumentando que esta función le 

corresponde a Contabilidad. 

De un total de 472 procesos, se tomó un muestra de 126 y se compararon las 

cifras que registra la Oficina Jurídica con las de Contabilidad, encontrando las 

diferencias reflejadas en Anexo 5 

En la relación de procesos presentada en la Cuenta Fiscal a la Contraloría, la 

Oficina Jurídica registra 486 en contra de la SNR por $314.006 millones, cantidad 

y cifra diferente a la suministrada a la Comisión para su análisis y a lo registrado 

en Contabilidad 

Meta 1 “Diseño y elaboración de estudios técnicos” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Conocer diferentes sistemas 

de información 




Responsable: Jurídica / Financiera SNR 

Meta 2 “1.-Recepción de información de la Oficina Asesora Jurídica. 

2,- Efectuar la contabilización de conformidad con lo suministrado y conciliado con 

Jurídica.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Notas contables % 




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Responsable: Jurídica / Financiera SNR 




de Control Interno, informaron que se realizaron las correspondientes 

contabilizaciones de los pasivos estimados. Y se efectúo la conciliación de la 

información de los procesos Jurídicos con la Oficina Asesora Jurídica. 


Descripción del hallazgo: “Provisión para Pensiones: La Superintendencia No 

ha actualizado el Cálculo Actuarial en los últimos cinco años, “. 

Meta 1 “Efectuar la actualización del calculo en forma anual” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Cálculo Actuarial 




Responsable: Grupo de reconocimiento de pensiones - SNR 


Descripción del hallazgo: “El Proyecto de Modernización tiene como finalidad la 

sistematización de la información registral, no obstante el sistema implementado 

en la ORIP Armenia, no contiene la totalidad de la información inmobiliaria, al faltar 

por sistematizar y migrar 2000 matriculas inmobiliarias al SIR; además, no ofrece 


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agilidad en el servicio dada la lentitud, presencia de errores, deficientes 

validadores del sistema y la carencia de elementos logísticos (impresoras), lo que 

genera poca confiabilidad en la información reportada. No se tiene acceso a la 

información a nivel nacional, evidenciando deficiencias en la ejecución del 

contrato, de las actividades de interventoría e incumplimiento de la finalidad del 

proyecto de modernización “. 

Meta 1 “Implementar los servicios de expedición de certificados de tradición entre 

círculos registrales.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Aplicativo 




Responsable: J efe Oficina de Informática –Registrador Oficina de Armenia 


Se anexan soportes generados por el aplicativo en la Oficina de Registro de 

Armenia, donde se evidencian los correctivos realizados. 


Descripción del hallazgo: “No se evidencia la constancia del recibo a 

satisfacción por parte del usuario, de los documentos registrados, tal como lo 

estipula el Artículo 29 del Decreto 1250 de 1970. “. 

Meta 1 “Dar apertura del libro de entrega de documentos por parte de la 

Registradora.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: libro 


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Responsable: Oficina de Registro de Cerete 


Se realizo apertura del libro para llevar un reporte y un control acerca de la 

entrega de documentos, dicho libro contiene tres columnas donde se estipulan el 

número de turno del documento, la fecha de entrega de este y la firma a 

satisfacción del usuario. 


Descripción del hallazgo: “El dinero recaudado no cuenta con medidas de 

seguridad para su custodia, como una caja fuerte y tampoco cuenta con el servicio 

de vigilancia. “. 

Meta 1: “Solicitar los recursos para adquirir la caja fuerte y solicitar el servicio de 

vigilancia.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Oficios 







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A) En cuanto la adquisición de la caja fuerte de la oficina, mediante el Certificado 

de disponibilidad Presupuestal No 9 de 12 de Junio de 2009 se asignaron los 

recursos para realizar la comprar de dicho elemento, igualmente se expidió 

constancia por parte de la Registradora donde informa que ya adquirieron la 

caja fuerte y ésta se encuentra dentro de la Oficina. 

B) En cuanto a lo concerniente con la vigilancia privada, La registradora solicitó 

mediante ofició de 20 agosto de 2009 el servicio de celaduría al despacho del 

Superintendente, la misma situación fue informada al Secretario General 

mediante oficio del 26 de febrero de 2006. 

La anterior situación fue solucionada de la siguiente manera: 

- Se implementó el sistema de vigilancia de alarma con monitoreo. Igualmente 

se solicitó a la entidad encargada de la vigilancia tanto del nivel central como 

de las oficinas de registro un informe técnico acerca del optimó funcionamiento 

de dicho sistema. De dicha solicitud se tiene el soporte técnico enviado por la 

compañía encargada de prestar el servicio de vigilancia. 

- Se realizó reunión con el coordinador del grupo de Servicios Generales; en 

donde se tomó la decisión de reforzar la seguridad de la puerta principal de la 

Orip mediante la realización de una obra para ello. 


Descripción del hallazgo: “En algunos de los actos registrales analizados, se 

encontraron errores, que se cometieron al momento de registrarlos en el folio de la 

matrícula inmobiliaria respectivo. “. 

Meta 1 “Realizar un informe mensual en donde se revise la calificación y se 

relacione todas las correcciones que realizo la oficina” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Informe 



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Dentro de la Oficina se estableció control en donde se expide un informe mensual 

por parte de la Registrador, en donde se relacionan todas las correcciones que 

realizó la oficina dentro del proceso de control de calidad después de que los 

documentos han sido calificados. 


Descripción del hallazgo: “ADMINISTRACION DEL RIESGO: En la oficina de 

Registro de Ibagué, durante el primer semestre del 2007, cinco funcionarios no 

concertaron la administración del riesgo dentro de sus objetivos de desempeño; “. 

Meta 1 “Minimizar y controlar los riesgos de la ORIP” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Riesgos minimizados y 

controlados 




Responsable: Oficina de Registro de Ibagué 


Descripción del hallazgo: “ROLES DE USUARIOS: En la Oficina de Registro de 

Instrumentos Públicos de Ibagué, los roles de “Responsable de correcciones” y 


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“Auxiliar de correcciones” se encuentran asignados al mismo usuario del aplicativo 

SIR; “. 

Meta 1 “Reducir el número de correcciones” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Correcciones minimizadas 




Responsable: Oficina de Registro de Ibagué 


Descripción del hallazgo: “En la ORIP Manizales se cuenta con una planetaria 

para microfilmar que está siendo subutilizada, pues solo está sirviendo para 

consultar, en ella no se microfilma desde febrero de 2002 y no se puede imprimir 

la información que ya está microfilmada (microfichas). “. 

Meta 1/3:“Actualizar proyecto de inversión 2009” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Proyecto 




Responsable: Oficina de Registro de Manizales/ informática 


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Meta 2/3: “Inicio proceso de contratación compra lector y servicios de 

microfilmación” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Contrato 






Mediante Oficio IE – 2009-14123 de la Oficina de Informática de fecha noviembre 

17 de 2009 y dirigido al la secretaria general se solicita la agilización de la compra 

del equipo digital lector –scanner de microfilmación para la oficina de registro de 

Manizales. 

Orden de Compra No. 626 de fecha diciembre 18 de 2009 y que corresponde a la 

compra del equipo lector y otros equipos para la oficina de registro de Manizales. 

Orden de Egreso Almacén No. 44162 de enero 29 de 2010, con destino a la 

oficina de registro de Manizales, enviando el equipo lector scanner. 

Meta 3/3: “Implementación lector y servicios de microfilmación.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Funcionamiento 





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Acta de recibo de fecha febrero 10 de 2010 firmada por el representante de la 

oficina de informática y el registrador de la oficina de Manizales, donde se da 

constancia del recibo a satisfacción de la unidad lectora scanner para uso de la 

oficina, aclarando que se encuentran instalados y en perfectas condiciones de 

funcionamiento. 

Orden de Ingreso No.011 de la oficina de registro de Manizales de fecha febrero 

12 de 2010, donde se da ingreso al equipo lector scanner para iniciar proceso de 

microfilmación. 


Descripción del hallazgo: “Aunque existen indicadores que manejan las 

diferentes Oficinas de Registro en donde se determinan los semáforos que alertan 

cuando sobrepasen un porcentaje, estos no son empleados para determinar las 

causas y establecer mecanismos de mejoramiento. “. 

Meta 1 “Incluir en el acta de visita las recomendaciones e instrucciones dadas 

sobre indicadores.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Recomendaciones de 

indicadores incluidas en el acta. 




Responsable: Superintendencia delegada para el Registro 



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La superintendencia para el Registro de instrumentos Públicos, mediante 

memorando interno No 27 de julio 15 de 2008 impartió instrucciones a los 

funcionarios de la Delegada y Dirección de Registro para que en toda visita 

general se evalúen los indicadores de gestión. 


Descripción del hallazgo: “Calificación de Documentos: De una muestra total de 

25.750 equivalente al 100%, de documentos registrados durante los meses de 

Marzo, Junio y Agosto, se estableció que el 70.8% fueron calificados entre 4 y 30 

días; es decir solo el 29.2% cumple con el término de los 3 días establecidos en el 

Artículo 22 del Decreto 1250 de 1970, debido al incremento de documentos objeto 

de registro, afectando la oportunidad en la prestación del servicio. “. 

Meta 1 “Realizar un estudio de necesidades de recurso humano a fin de agilizar el 

tiempo de calificación y entrega.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Estudio 




Responsable: Oficina de Registro Bogotá zona Centro – Oficina asesora de 

Planeación 


Descripción del hallazgo: “El plan de acción vigencia 2008 contiene actividades 

que están encaminadas al cumplimiento de su misión, sin embargo se presentan 

deficiencias en su aplicación y contenido, debido a que no se emplean en la 

medición de los resultados los indicadores de Gestión (Hallazgo establecido en la 

oficina de registro de Cali). (ESTE HALLAZGO ASUME LAS METAS DEL 


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HALLAZGO 38 SEGUN OFICIO DE LA CGR 2009EE29326 DE MAYO 27 DE 

2009) “. 

NOTA: PARA EFECTOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE ESTE 

HALLAZGO SE DEBE REMITIR AL HALLAZGO No. 11 DE LA ACTUAL 

NUMERACIÓN Y QUE EQUIVALE AL HALLAZGO No. 38. LAS METAS 

CORRESPONDIENTES AL HALLAZGO 11 VENCEN EN EL MES DE AGOSTO 

DE 2010 Y EL RESPONSABLE ES EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE 

PLANEACION. 

Observación de la Oficina de Registro de Cali: 

Con oficio de fecha abril 5 de 2010 firmado por el Coordinador Administrativo 

Doctor Carlos Arturo Ruiz, y dirigido al doctor Ariel Puerta, informa que el plan de 

acción se encuentra implementado y envía evidencia documental para el primer 

trimestre del año 2010, especificando las actividades y sus respectivos indicadores 

de medición. 

AVANCES DEL HALLAZGO No.11 (38) 

Mediante oficio de fecha octubre 14 de 2009 la oficina asesora de planeación 

informa la expedición de la resolución No.2103 del 20 de marzo de 2009 por el 

cual se adopta el plan anual de gestión de la SNR para la vigencia 2009 y 

mediante resolución numero 5694 del 24 de julio de 2009, .se reglamento el 

sistema de evaluación de la gestión y sus resultados y se adopta el Manual de 

Indicadores de gestión y resultados por procesos y la matriz de indicadores de la 

SNR. 


Descripción del hallazgo: “Se observó que el tiempo promedio entre la 

radicación y la desanotación de los documentos presentados por el usuario para 

efectuar el registro respectivo fue de 4.85 días. (Aproximándose a 5 días). “. 

Meta 1 “Reducir los términos de entrega que se manejan en la actualidad.” 


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Denominación de la unidad de medida de la Meta: Documentos radicados 




Responsable: Oficina de registro de Cali 


Mediante oficio de fecha 1 de febrero de 2010 el Registrador de Cali informa que 

adjunta relación reparto diario de documentos por calificador y control de 

documentos por calificar por abogado, igualmente relación del área jurídica de 

documentos calificados enviados para firma y desanotaciòn. 

Relación reparto diario de documentos por calificador correspondiente al mes de 

diciembre de 2009. 

Comunicación interna de la coordinadora del área jurídica Dra. Doris Amparo 

Aviles haciendo referencia al estado de calificación según reporte del sistema del 

14 de diciembre de 2009. 

Soportes del área jurídica en el cual señala los documentos calificados enviados 

para la firma y desanotacion. 


Descripción del hallazgo: “Efectuado seguimiento al proceso se encontraron 

anotaciones en las matrículas inmobiliarias que no tienen claridad “. 

Meta 1 “Revisiones aleatorias de los documentos calificados. ” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Documentos calificados 


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Responsable: Registrador oficina Principal de Cali 


Mediante oficio de fecha 1 de febrero de 2010 el Registrador de Cali, adjunta 

formato control de calidad de documentos calificados con el fin de detectar errores 

en el proceso.. 


Descripción del hallazgo: “El libro diario radicador no está diseñado conforme al 

Art.12 del Decreto 1250 de 1970, por cuanto no incluye la columna donde se anota 

el número de la matrícula a afectar en el registro del documento, “. 

Meta 1 “El radicador de documentos incluye la información capturada por el cajero 

radicador y no siempre corresponde a la matricula donde se debe registrar el 

documento. El citado articulo se refiere al folio de matricula en que el titulo haya 

sido registrado información que se obtiene una vez se haya surtido el proceso de 

calificación, por esta razón la matricula inmobiliaria afectada aparece en el diario 

desanotador de documentos” 






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Responsable: Registrador Principal Oficina o de Cali – Jefe oficina de Informática 


Con oficio DR-383 DE FECHA 3 DE MARZO DE 2009 DEL registrador principal de 

la orip de Cali y dirigido a la doctora Karen Varón, comunican que se oficio al 

doctor Rogelio Albarracín Duarte, al jefe de la oficina de planeación e informática 

para que incluyera en el software que se tiene diseñado del libro radicador la 

columna donde se anota el numero de la matricula inmobiliaria a afectar en el 

registro del documento; para así dar cumplimiento al plan de mejoramiento de la 

orip de Cali. 

En respuesta al oficio mencionado el Doctor William Fernando Albarracín Barreto 

jefe oficina de informática comunica el 5 de febrero de 2009 lo siguiente: 

1. Conforme al articulo 12 del decreto 1250, no se incluye el numero de 

matricula en el reporte “ Diario Radicador de documentos” de la 

aplicación Folio Magnético, por cuanto el mencionado articulo se 

refiere a “ el folio de matricula en que el titulo haya sido registrado” 

2. se conoce el registro o no de la solicitud del usuario, una vez finaliza 

el trámite del turno dentro de la oficina. 

3. Consecuentemente, el reporte Diario Desanotador de Documentos”, 

incluye la matricula en la cual el titulo fue registrado. 

De esta forma, la aplicación de folio magnético cumple con lo dispuesto en el 

artículo 12 del Decreto 1250 de 1970. Por tanto este hallazgo debe ser retirado. 


Descripción del hallazgo: “Evaluada la liquidación de los derechos de registro de 

acuerdo a las tarifas legales, se determinaron deficiencias en el proceso de las 

siguientes Matriculas inmobiliarias 370-290204, error del calificador y del cajero 

que no cobró saldo al liquidar el derecho registral y 37041168 diferencia entre el 

valor del recaudo del aplicativo con el calculado de conformidad a las tarifas “. 


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Meta 1 “Se entregó memorando a los liquidadores, recomendándoles leer y digitar 

cuidadosamente las cifras que contiene el documento a liquidar. Se ofició a los 

calificadores recordándoles que dentro de sus funciones está, reliquidar los 

derechos de registro cobra” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Oficio 






Con oficio DR-383ª de febrero 18 de 2009 y dirigido a la doctora Karen Varón y 

firmado por el registrador principal orip de CALI informa que realizo análisis a las 

liquidaciones de las matriculas inmobiliarias 370-290204-370-92117, 370- 

73372,370-181663,370-729654,370-779482,370-41168 estableciendo que de las 

7 ejemplos y revisión de liquidación de matriculas solo hay error en la 370-290204 

y los otros seis están correctamente liquidadas, se adjuntan copias de las 

escrituras y solicitan la exclusión de este hallazgo.. La matricula 370-41168 esta 

correctamente liquidada. 

Mediante oficio DR. 1116 de fecha julio 13 de 2009 y dirigido a la doctora Karen 

varón la registrador principal orip Cali informa respuesta a este hallazgo y 

menciona la misma situación señalada en el oficio DR 383 A. 

Mediante oficio de fecha 1 de febrero de 2010 el Registrador de Cali informa 

adjunta memorandos a los cajeros liquidadores Rosser Noguera y Jairo 

Rodríguez y otros. 

DOCUMENTOS ANEXOS: memorandos varios de fecha diciembre 15 de 2009, 

noviembre 17 de 2009, octubre 30 de 2009, octubre 20 de 2009 del coordinador 


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área operativa Alexander noguera con asunto acción de mejoramiento hallazgos 

en errores de liquidación de derechos. Dirigido a todos los funcionarios 

liquidadores. Así mismo anexa formatos diligenciados área operativa de revisión 

de liquidación de derechos. Se anexa memorandos varios dirigidos a los 

liquidadores de fecha marzo 17 de 2010. 


Descripción del hallazgo: “Se estableció que existen formularios de calificación 

que no corresponden a la matrícula donde se encuentran archivados, documentos 

archivados como soportes de anotaciones que no corresponden al registro 

efectuado y anotaciones que no tienen documento soporte “. 

Meta 1 “Establecer mecanismos en las mesas de control ubicadas en el área 

Jurídica, para seleccionar aleatoriamente documentos registrados, verificando que 

la constancia de registro y el formulario de calificación correspondan a los 

documentos inscritos.” 





Responsable: Registrador Oficina de Cali 


Mediante oficio de fecha 1 de febrero de 2010 el Registrador de Cali, adjunta 

formato control de calidad de documentos calificados con el fin de detectar errores 

en el proceso... 

Documentos anexos: Memorandos varios del coordinador grupo operativo doctor 

Alexander Sánchez Bacca para funcionarios archivo carpetas referenciado con 

planilla control de documentos diligenciadas. 


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Descripción del hallazgo: “En el cruce de información entre las solicitudes de 

carpetas del área jurídica y el aplicativo “Consulta historial de las carpetas”, se 

evidenciaron préstamos vigentes por períodos superiores a 15 días hábiles; 

matrículas inmobiliarias solicitadas para el registro de determinados turnos que no 

figuran con información relacionada al préstamo para registrar el mismo turno a 

diferente usuario o abogado , registros de prestamos que no reportan la 

información necesaria en el aplicativo.“. 

Meta 1 “Generar por medio del sistema la relación de carpetas que se encuentran 

prestadas, hasta determinada fecha. Verificar en el archivo y con los calificadores 

y funcionarios, su estado y proceder a actualizar el aplicativo.” 







Mediante oficio de fecha 1 de febrero de 2010 el Registrador de Cali informa y 

adjunta relación de carpetas. 

Formato control solicitud de carpetas área jurídica en el que se indican las fechas 

de préstamo y formato control de devolución de carpetas. 

Memorando de fecha octubre 28 de 2009 del coordinador grupo operativa para 

funcionarios archivo carpetas, referente a la actualización del aplicativo “consulta 

historial de las carpetas, solicitando se efectúe el control de las carpetas 

prestadas. 


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Documentos soporte: memorandos de fecha marzo 10 de 2010 de coordinador 

área operativa para administrador centro de computo, funcionarios archivo 

carpetas, solicitando se genere a través del sistema la relación de préstamo de 

carpetas hasta el 10 de marzo de 2010. 

Memorando de funcionarios archivo carpetas para el coordinador grupo operativo 

de fecha marzo 16 de 2010, dando respuesta al memorando de fecha marzo 10 de 

2010 y anexando el informe de la actualización del aplicativo “ Consulta historial 

de las carpetas” prestadas hasta el 10 de marzo de 2010. 


Descripción del hallazgo: “En cuentas por pagar devoluciones, se encuentra 

pendiente de pago $11.1 millones por concepto de registro de escritura pública por 

Cesión de Derechos, documento que contenía un acto no sujeto a registro, lo que 

genero una nota devolutiva, y solicitud de de devolución. “. 

Meta 1 “Generar el asiento contable, una vez la SNR emita los conceptos 

correspondientes y/o efectuar la devolución de los derechos de registro.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Registro contable 




Responsable: Registrador Principal Oficina de Cali 



adjunta oficio DA-21 dirigido a la Dra Yolanda Rodríguez Coordinadora Grupo de 

Contabilidad de la SNR., que en el mes de febrero de 2010 se hizo el asiento 

contable amparado en la resolución 1536 de fecha marzo de 2009 sobre políticas 

contables y memorando 85 de 2009 (oficio Marzo 25 de 2010) 


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Con oficio 3702010EE02585 de fecha 25 de marzo de 2010 del registrador 

principal de la orip de Cali remite soportes correspondientes a este hallazgo con: 

resolución 016 del 10 de febrero de 1999 por medio del cual se ordena la 

devolución de un dinero. Se adjunta asiento contabilidad Numero 04 de febrero del 

2010 de la orip de Cali Debidamente firmado por valor de $ 12.246.713.00. El 

asiento contable se da aplicabilidad a la resolución 1536 de marzo de 2009 donde 

se aplica prescripción a febrero 26 de 2005. 

Asiento contable para establecer la prescripción a la resolución 016 del 9 de 

febrero de 2009. ($ 11.131.113) 


Descripción del hallazgo: “Evaluado el proceso de las notas devolutivas por 

pagar, no se evidenció el registro de las actuaciones realizadas por la entidad, 

para informarle a la persona que se acerque a realizar las diligencias para el 

reintegro de valores pagados cuando el documento no se registro o se presento 

pagos en exceso “. 

Meta 1 “Notificación a los usuarios para el pago de la devolución de dinero.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Acto administrativo 






Por oficio de fecha octubre 22 de 2009 del doctor Carlos Arturo Ruiz coordinador 

administrativo de la orip de Cali y dirigido al doctor Fabio vargas vargas 

registrador principal de la orip de Cali envía lista de las devoluciones por pagar y 

también indica que se esta notificando por teléfono a los usuarios para que se 


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acerquen al la oficina al cobro de sus dineros como consta en el libro radicador de 

notificaciones telefónicas. 


adjunta lista de devoluciones por pagar las cuales se publican en portería y hall del 

edificio y fotocopia de libro radicador de evidencia de llamadas a los usuarios. 


Descripción del hallazgo: “En la verificación realizada en la Nota Devolutiva a 

las causas que las generan y al proceso de archivo de los documentos que 

soportan la negativa de inscripción, se evidenció en la carpeta la no conservación 

de la copia del documento devuelto y de la nota devolutiva de la matricula, la no 

constancia de la notificación, el registro del documento en la matricula, en la 

corrección de la causal de devolución“. 

Meta 1 “En la mesa de control de documentos registrados, en el área Jurídica, 

verificar que los documentos que se envían a firmas y sellos, vayan completos. 

En el área Operativa, revisar en el libro de control de notas devolutivas que el 

turno contenga la copia del documentos” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Nota devolutiva 




Responsable: Registrador Oficina de Cali 



adjunta fotocopia del libro radicador notas devolutivas notificadas por el usuario y 

enviadas al archivo de carpetas de antecedentes. 


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DOCUMENTOS ANEXO: Fotocopia libro radicador notas devolutivas de fecha 22 

octubre de 2009 hasta el 31 de diciembre de 2009. 

Memorandos firmados de fechas enero 12 –febrero 2 –marzo 11de 2010 del 

coordinador grupo operativo para funcionarios ventanilla de entrega de 

documentos y funcionarios archivo de carpetas, haciendo referencia a las 

acciones y los procedimientos implementados en el Control de Notas Devolutivas. 

Memorandos firmados de fechas enero 18 –febrero 17 –marzo 04 de 2010 del 

coordinador grupo operativo para funcionarios ventanilla de entrega de 

documentos, haciendo referencia (Notificación Notas Devolutivas) al 

procedimiento implementado y recordando que al momento de entrega de los 

documentos que han sido devueltos sin registrar, se debe efectuar la notificación 

personal del acto administrativo que motivo la negativa de registro. La notificación 

se hace con base en el documento de identificación que presenta la persona que 

reclama, consignando en el instrumento publico la información requerida por el 

código contencioso administrativo de la siguiente manera: fecha en que se hace la 

notificación, nombre claro y legible del notificado, numero de identificación de la 

persona que reclama el documento, firma del notificado. Los tres primeros ítems 

deben ser diligenciados por el funcionario de la ventanilla. ( anexan fotocopia libro 

radicador (Enero 5 al 29 de marzo de 2010) de copias simples con la nota 

devolutiva notificada enviadas de la ventanilla de entrega al archivo de carpetas. 


Descripción del hallazgo: “En el registro de los certificados exentos se 

presentan deficiencias en la opción “Consulta ruta de certificados” del aplicativo, 

toda vez que no se registrar el número del oficio de la solicitud, figuran 616 

certificados sin registro del nombre del solic “. 

Meta 1 “Elaborar oficio dirigido al liquidador de series, recomendándole digitar el 

nombre de la entidad solicitante y el número del oficio cuando genere la 

expedición de los certificados de tradición exentos.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Memorando 



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adjunta memorando para liquidadores de certificados exentos. 

Documento soportes: Memorando del Doctor Alexander Sánchez Bacca de fecha 

noviembre 20 de 2009 y dirigido a los liquidadores de certificados exentos 

indicando que por ningún motivo se debe dejar de digitar el nombre de la entidad 

que solicita los certificados exentos y el numero del oficio en el “campo del 

solicitante” cuando se expida cada uno de los certificados de tradición contenidos 

en la solicitud que realizan las entidades exentas. De esta forma cada vez que se 

consulte una matricula inmobiliaria contenida en un oficio solicitado por una 

entidad exenta de cancelar los derechos por certificados de tradición, siempre va a 

salir el nombre y el numero del oficio. 

Memorandos firmados por el doctor Alexander Sánchez Bacca de enero 20- 

febrero 15 y marzo 3 de 2010, para liquidadores de certificados exentos en el cual 

reitera a las acciones ya implementadas que por ningún motivo se debe dejar de 

digitar el nombre de la entidad que solicita certificados exentos y el numero del 

oficio en el “campo de solicitante” cuando expida cada uno de los certificados de 

tradición contenidos en la solicitud que realizan las entidades exentas. 


Descripción del hallazgo: “Se verificó el extravío de carpetas de matrículas 

inmobiliarias que fueron solicitadas para su evaluación dentro de la muestra de la 

presente auditoria, “. 


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Meta 1 “Hacer brigadas periódicas para la localización de las carpetas mal 

archivadas.” 







Con oficio de fecha enero 4 de 2007 el registrador oficina principal de cali informa 

sobre las acciones realizadas por la orip y que tienen que ver con el archivo de 

carpetas estableciendo procedimientos en Acta No. 2 de noviembre 15 de 2006. 

Memorando de fecha noviembre 15 de 2006 sobre el manejo de archivo de 

carpetas .y jornadas especial para recolectar y actualizar las diferentes carpetas 

de antecedentes. 


adjunta resultado procedimiento historial de préstamo de carpetas donde se 

verifica el estado actual del archivo y rastreo de carpetas mal archivadas. 

Memorandos firmados por el coordinador del grupo operativo de fechas enero 7 – 

febrero 9 – marzo 3 de 2010, para funcionarios archivo carpetas reiterando el 

procedimiento interno establecido para ubicar las carpetas y documentos mal 

archivados .de 2010,. 

Memorandos firmados por el coordinador del grupo operativo de fechas enero 14 – 

febrero 5 – marzo 9 de 2010, para funcionarios archivo carpetas reiterando 

aspectos establecidos para la organización de archivo carpetas de antecedentes, 

y en el cual se menciona que toda carpeta con sus respectivos documentos para 

que salga del archivo en calidad de préstamo, debe ser solicitada previamente en 

los formatos que se tienen diseñados para tal fin. 


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Descripción del hallazgo: “En el seguimiento a los procesos jurídicos a favor y 

en contra de la entidad se evidenció que la SNR instauró demanda ejecutiva 

Hipotecaria con número de radicación 2006-475 que cursa actualmente en el 

Juzgado 16 Civil Municipal de la ciudad de Cali, pr “. 

Meta 1 “Efectuar los controles y seguimientos a través de la firma contratista que 

supervisa las novedades judiciales, con apoyo de un funcionario de la Orip de Cali. 

Se aclara que el expediente radicado con el No.2006-475 se adelanta en el 

Juzgado 32 Civil Municipal de Cali y corresponde al crédito No.836 de la SNR.” 





Responsable: Oficina de registro de Cali – Grupo de reconocimiento de 

pensiones y cartera de Vivienda 


Descripción del hallazgo: “En la revisión de las hojas de vida de algunos 

funcionarios se evidenció la presencia de actas de posesión sin número de 

consecutivo, ni la firma del Registrador, “. 

Meta 1 “Archivo en las hojas de vida de las actas de posesión firmadas.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Actas de posesión firmadas. 




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Mediante oficio No. 3702010EE01387 de fecha 01 de marzo de 2010 y dirigido a 

la doctora Luz Stella Bohórquez el registrador principal de Cali envió fotocopia 

actas de posesión No. 86, 14, 17, 30,54 y 25 correspondiente a funcionarios de la 

orip de Cali.( se observa que están debidamente firmadas por el registrador y los 

funcionarios que tomaron posesión del cargo). 


Descripción del hallazgo: “Se determinó que existen funcionarios nombrados en 

encargo entre uno (1) y cinco (5) año, situación que va en contravía de los 

artículos Artículo 12 y 13 del Decreto 775 de 17 de marzo de 2005, “. 

Meta 1 “Cumplir con lo dispuesto en la circular 29 de 2007 de la CNSC, de 

acuerdo con la facultad atribuida en los artículos 1 del Decreto 4968 de 27 de 

diciembre de 2007, el articulo 1 del Decreto 3820 de 2005, modificatorio del 

articulo 8 del 1227 del mismo año y conforme a la cual le corresponde a dicha 

comisión autorizar los encargos o nombramientos provisionales sin previa 

convocatoria a concurso, teniendo en cuenta que no se ha abierto el concurso 

respectivo.” 





Responsable: Oficina de registro de Cali /Recursos Humanos NIVEL CENTRAL 


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Descripción del hallazgo: “Se establecieron deficiencias en la aplicación de las 

competencias del talento humano en los temas relacionados con promoción, 

mejoramiento y capacitación reglamentado en los Art. 68 del Decreto 1250/70 y 

47 del Decreto 775 de 17 de marzo de 2005, “. 

Meta 1 “Seminarios de actualización programados por la SNR.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Personal capacitado. 




Responsable: Oficina de registro de Cali – Coordinador Grupo de administración 

de talento humano – Jefe oficina de investigación y Capacitación 


Descripción del hallazgo: “En la revisión de las hojas de vida se evidenció el 

caso de nueve (9) funcionarios que no acreditan el cumplimiento de los requisitos 

para el cargo conforme lo establece el manual de funciones de la Entidad 

reglamentado mediante la resolución 807 de 27 “. 

Meta 1 / 1:“Actualización hojas de vida de los funcionarios” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Hojas de vida actualizadas 



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Responsable: Oficina de registro de Cali / Coordinador Grupo de administración 

del talento humano 


Mediante oficio de fecha 1 de febrero de 2010 el Registrador de Cali, se anexa 

fotocopia de la pagina N0 19 del informe final de la CGR, haciendo referencia a 

que el hallazgo se corrigió en el proceso auditor. 


Descripción del hallazgo: “En las carpetas revisadas de las hojas de vida 

aparecen documentos repetidos, documentos archivados que no conservan orden 

cronológico, falta de documentos soportes de las anotaciones, no se encuentran 

debidamente foliados y legajados, las carpetas se en “. 

Meta 1 “Depuración y foliación de las hojas de vida.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Hojas de vida actualizadas 







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Mediante oficio de fecha 1 de febrero de 2010 el Registrador de Cali, adjunta una 

muestra de tres hojas de vida donde se puede observar la foliada correspondiente 

al proceso efectuado de foliación de las hojas de vida de los funcionarios. 


Descripción del hallazgo: “El funcionario multiplicador del MECI 1000:2005, no 

ha sido capacitado. Además no existen actas de sensibilización y/o jornadas 

pedagógicas temas relacionados con el Plan estratégico Institucional 2007-2011 “ 

Meta Única: “Socializar el Tema de MECI en todas las Regionales de las ORIP´s 

con el fin de que todos los funcionarios conozcan el tema 

Denominación de la unidad de medida de la Meta No.1/4: Realizar Video 

Conferencia a través del SENA para socializar el MECI 




Responsable: Oficina de Registro de Sincelejo – Oficina Asesora de Planeación 

Denominación de la unidad de medida de la Meta No.2/4: Participación de la 

OAP en el foro Registral para socializar el MECI 




Responsable: Oficina de Registro de Sincelejo –Oficina Asesora de Planeación 


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Denominación de la unidad de medida de la Meta No. 3/4: La OAP realizara 

visita en la oficina de Registro y socializara el tema MECI 




Responsable: Oficina asesora de Planeación -SNR 

Denominación de la unidad de medida de la Meta No.4/ 4: Realizar Jornadas 

de sensibilización e implementación del MECI (ACTAS) 




Responsable: Oficina de Registro de Sincelejo 

Observación soporte de seguimiento general: 

Mediante oficio de fecha 29 de febrero de 2010 el Registrador de Sincelejo, 

informa la sensibilización se ha realizado mediante cartillas MECI y inducción del 

MECI, la cual fue entregada a cada funcionario para su conocimiento, además en 

la visita de Control Interno en el mes de agosto las funcionarias realizaron charla 

sobre el MECI, aclarando dudas sobre el tema. 


Descripción del hallazgo: “La comunicación entre el nivel central y los 

funcionarios no es efectiva por carencia de recursos tecnológicos para realizar 

llamadas telefónicas entre las diferentes dependencias. “. 


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Meta 1/ 1:“Tener mejores herramientas de comunicación,” 






Observación soporte de seguimiento general: 

Mediante oficio de fecha 29de febrero de 2010 el Registrador de Sincelejo informa 

que este hallazgo esta cumplido al 100%, desde el año 2009 se contrato con 

EDTEL 10 líneas telefónicas que fueron instaladas en la Oficina y se comunica a 

la SNR, y servicios generales adiciono el presupuesto para la compra de 7 

teléfonos los cuales fueron entregados a los funcionarios. 


Descripción del hallazgo: “La entidad no posee manuales de procedimientos 

escritos oficializados- Orip Sincelejo “. 

Meta 1 / 3: “La actualización de los Procesos y Procedimientos, con base en los 

modelos MECI - CALIDAD” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Visita por parte de la OAP 

para verificar la estructura de los procesos y procedimientos de esta oficina 




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Responsable: Jefe Oficina asesora de Planeación 

Meta 2 / 3: “Adoptar los Procesos y Procedimientos mediante acto administrativo” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Resolución 




Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeación 

Meta 3/3:“Socializar los manuales de procedimiento para su estricto 

cumplimiento” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Publicar en la Pagina WEB, 

de la entidad, y enviarlos a la ORIP en medio magnético para su socialización 

interna 




Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeación 


Descripción del hallazgo: “El dinero en efectivo que se recauda por concepto de 

consultas e impuestos de estampilla y manejo de chequeras, no se guarda en la 

caja fuerte.-ORIP Sincelejo “. 


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Meta 1 “INSTALACION Y UTILIZACION DE LA CAJA FUERTE” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: CAJA FUERTE 






Descripción del hallazgo: “La subutilización del Sistema de Información 

Registral – SIR en el proceso de devolución de dineros, “. 

Meta 1 / 1:“Que el proceso de devoluciones se haga por el sistema SIR para un 

mayor control.” 





Responsable: Oficina de registro de Sincelejo 


Descripción del hallazgo: “Se observó la interrupción en la prestación del 

servicio registral, con una intensidad de dos veces en una semana, “. 


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Meta 1 “Buen Servicio” 







Mediante informe ejecutivo de fecha octubre 7 de 2009, la oficina de Informática 

informa al ingresar la Empresa de teléfonos de Bogota (ETB) como operador del 

sistema de información registral SIR y como proveedor del servicio de 

comunicaciones, entre otros, duplico el ancho de banda del canal de la oficina de 

registro de Sincelejo. La oficina de informática comunica que anexa imagen del 

estado del mencionado canal en febrero de 2008 y listado actual del tamaño de los 

canales. 


Descripción del hallazgo: “La entidad aun no ha tenido en cuenta la 

recomendación de Control Interno en cuanto a que la oficina no posee extensión 

de caja. “. 

Meta 1 “Excelente servicio” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Seguimientos 




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Hallazgo No. 107(320) 

Descripción del hallazgo: “En la oficina del área administrativa se encuentran 

boletines diarios y soportes contables para consulta dispersos en cajas de cartón 

que corresponden a los meses de julio y agosto de 2008 –ORIP de Sincelejo“. 

Meta 1 “ASIGNAR UNA OFICINA Y A UN FUNCIONARIO RESPONSABLE DE 

ESTA, PARA LA ORGANIZACIÓN Y CUSTODIA DE LOS BOLETINES CON SUS 

RECIBOS DE CAJA.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: OFICIO DE ASIGNACION 

DE OFICINA Y DE FUNCIONARIO RESPONSABLE 






Descripción del hallazgo: “Los documentos que están para la entrega a los 

usuarios, no tienen seguridad- Orip de Sincelejo “. 

Meta 1 “CAMBIAR EL ARCHIVADOR QUE SE ENCUENTRA DAÑADO POR 

UNA QUE ESTE EN BUEN ESTADO Y QUE TENGA LLAVE.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: ARCHIVADOR 


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Descripción del hallazgo: “Algunos turnos no aparecen dados en reparto al 

imprimir el reporte automático del SIR que se les entrega a las calificadoras –Orip 

de Sincelejo“. 

Meta 1 “Solucionar la problemática de los reportes del SIR ” 







Descripción del hallazgo: “Los turnos Nos. 48, 171, 266, 288, 319, 2607, 2634 

fueron inscritos primero que los turnos 20, 28, 37, 46, 51; 106, 108, etc.-Orip de 

Sincelejo “. 

Meta 1 “CALIFICAR EN EL ORDEN ASIGNADO POR REPARTO LOS 

DOCUMENTOS SIEMPRE Y CUANDO EL DOCUMENTO POR SU 

COMPLEJIDAD LO PERMITA COMO LOS CASOS DE LOTEO, PROPIEDADES 


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HORIZONTALES, EMGLOBES, DIVISIONES MATERIALES, QUE REQUIEREN 

MAS TIEMPO PARA SU ESTUDIO Y CALIFICACION, ASI COMO LOS 

DOCUMENTOS QUE SE TIENEN QUE ENVIAR A OTRO USUARIO DEL SIR 

PARA CONTINUAR EL PROCESO DE CALIFICACION, COMO POR EJEMPLO: 

MAYORES VALORES, CORRECIONES DE ENCABEZADO, CONFRONTACION, 

CORRECION, ANTIGUO SISTEMA.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: REPORTE MESA DE 

CONTROL 






Mediante oficio de fecha 29 de febrero de 2010 el Registrador de Sincelejo informa 

que han cumplido a cabalidad con el estudio de los documentos en orden 

cronológico excepto cuando se trata de documentos con cierto grado de 

complejidad. 


Descripción del hallazgo: “Los expediente de los actos regístrales por concepto 

de compraventa relacionados en el anexo No. Tres (4) no se encontraron los 

documentos debidamente archivados –Orip de Sincelejo “. 

Meta 1 “INFORME DE CUMPLIMIENTO AL REGISTRADOR DEL PLAN DE 

CONTINGENCIA” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: INFORME 



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Observación de seguimiento: 

Acta de reunión de fecha octubre 24 de 2008 correspondiente al plan de 

contingencia de los riesgos presentados en el archivo de la orip. 

Se expidió resolución No. 100 de octubre 27 de 2008 DEL REGISTRADOR por el 

cual se adopta el plan de contingencia para el área de archivo y se crea un grupo 

interno de trabajo de la oficina de registro de instrumentos públicos de Sincelejo. 


Descripción del hallazgo: “En la anotación No. 10 del turno 2634 del 3 de abril 

de 2008, Matrícula Inmobiliaria No. 340-31795 no registro el nombre de de los 

propietarios, tal como aparece en la escritura No. 334 de diciembre 27 de 2007- 

Orip de Sincelejo “. 

Meta 1 “CORREGIR LA ANOTACION No. 10 DE LA MATRICULA INMOBILIARIA 

No.340-31795” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: HOJA DE CORRECCION 






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Descripción del hallazgo: “Para los Folios de matrículas Nos. 340-62223 y 340- 

00009081 existen dos carpetas en archivo – Orip de Sincelejo. “. 

Meta 1 “INFORME DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE CONTINGENCIA” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: INFORME 






Descripción del hallazgo: “Los Formularios de Calificación Constancia de 

Inscripción con Matrículas N° 34083773 y 34094314 correspondiente a los turno 

6484 y 6396 respectivamente no se encuentran firmados por el registrador –Orip 

de Sincelejo“. 

Meta 1 “DOCUMENTOS FIRMADOS” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: HOJA DE CALIFICACION 

FIRMADA 






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Descripción del hallazgo: “En el centro de cómputo no cuenta con un funcionario 

capacitado en sistemas.- Orip de Sincelejo ( ES ASUMIDO POR HALLAZGO 282 

SEGÚN OFICIO CGR 2009EE29326 DE MAYO 27 DE 2009) “. 

NOTA: PARA EFECTOS DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO SE DEBE REMITIR 

AL HALLAZGO NUMERO 79 (282) Y TIENE FECHA DE VENCIMIENTO EN 

OCTUBRE 01 DE 2010 SIENDO EL RESPONSABLE: Coordinador Grupo de 

Administración del talento humano /Dirección de Registro / Jefe oficina Asesora 

de Planeación /grupo de gestión laboral. 


Descripción del hallazgo: “Se presentan situaciones en las cuales en las 

carpetas no se encuentran los documentos soportes de los actos registrados y/o 

los formularios de calificación que indiquen el folio de matricula donde se 

encuentra la escritura o documento generador de la anotación- Orip Duitama“. 

Meta 1 / 1:“La funcionaria encargada revisara el hallazgo y realizara los 

correctivos pertinentes para luego socializarlos y proceder a las correcciones que 

sean necesarias.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Informe mensual de la 

funcionaria encargada 




Responsable: Oficina de Registro de Duitama 



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A) Se expidió certificación por parte del Registrador de la Oficina de Registro de 

Duitama en donde se explica el procedimiento que se lleva en el archivo al 

momento de registrarse una propiedad horizontal, loteo, División material, 

sucesiones etc. 

B) Se tiene soporte como muestreo las escrituras 1106 de 6 de octubre del 2008 

correspondientes a un loteo y la 3109 correspondiente a una propiedad 

horizontal. Igualmente se tiene el formulario de calificación de constancia de 

inscripción donde se relacionan todas las matriculas y otro donde se encuentra 

cada matricula individualmente. 

C) Se expide un reporte mensual por parte de la funcionaria encargada del 

archivo de la Oficina de Registro, donde se informa la revisión realizada a las 

hojas de calificación y guardar una copia en cada una de las matriculas 

afectadas. 


Descripción del hallazgo: “Se realizan modificaciones de datos como la 

dirección del predio, sin que sean solicitadas por el usuario- Orip Duitama “. 

Meta 1 / 1:“Actualizar Manual” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: 1 







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Se realizó visita por dos funcionarios del grupo MECI Calidad el día 14 de agosto 

de 2009, con el fin de validar y socializar los procesos y procedimientos de la 

oficina de registro de instrumentos Públicos de Duitama, en dicha visita se dejo el 

manual de procesos y procedimientos. Posteriormente se envió oficio No 1255 el 

día 21 de octubre de 2009 con el objetivo de materializar legalmente el mediante 

resolución el manual. 


Descripción del hallazgo: “En el recibo de caja se registra el numero de 

matricula afectado de acuerdo con la información del documento radicado, sin 

embargo se pudo verificar que en algunos casos, el numero de matricula anotado 

en el cual no corresponde con el predio afectado –Orip Duitama“. 

Meta 1/ 1: “Verificación del 20% de los recibos realizados diariamente” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: 100% 






Se esta realizando un control de datos de las matriculas mal tomadas de los 

documentos radicados en caja, en la cual se realiza un cuadro después de 

elaborar la verificación de los recibos de caja diario, en dicho cuadro se llena el 

numero de radicado, la matricula incorrecta, el numero de matricula correcto, la 

fecha y la procedencia del documento. 


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Descripción del hallazgo: “En algunos casos aparecen la relación del diario 

radicador de documentos, turnos como anulados y al hacer el respectivo cruce con 

la historia del documento a través del aplicativo estos aparecen como tramitados 

es decir con turno, acto registrado y numero de recibo – Orip Duitama “. 

Meta 1 / 1:“Revisar funcionalidad, emitir diagnóstico, realizar pruebas y aprobar 

funcionalidad.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Diagnostico 






Se expidió certificación por parte del Registrador, en donde se reporta que el 

aplicativo de anulación de recibos de caja no se ha vuelto ha alterar, dado que 

esta situación se reportó al nivel central y fue subsanada por parte de la Oficina de 

Sistemas. Igualmente una funcionaria realiza un control donde archiva de manera 

separada los recibos anulados. 


Descripción del hallazgo: “El numero consecutivo cambia constantemente y 

origina que el numero preimpreso sea diferente del arrojado por el sistema, 

generando dudas sobre cual es el numero que se debe tener en cuenta para 

ubicar dicho recibo, adicionalmente se observa que en algunas ocasiones los 

datos de la consignación bancaria, no alcanzan a quedar impresos dentro del 

formato- Orip Duitama “. 


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Meta 1 / 1:“Información confiable” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: revisión permanente 






Mensualmente se realiza un control de lo recibos expedidos por el área de caja en 

el mes, en donde se verifica que el numero de recibo y el numero preimpreso 

concuerden para así verificar que la información es confiable. De este ejercicio 

mensual que se realiza se tiene soporte. 


Descripción del hallazgo: “Al realizar la verificación física de los inventarios se 

puede evidenciar falta de actualización de los inventarios, elementos que no 

corresponden con los que están siendo utilizados, seriales que no corresponden 

con los inventarios entre otros – Orip Duitama (HALLAZGO RETIRADO POR LA 

CGR SEGUN OFICIO 2009EE29326 DE MAYO 27 DE 2009 Y ES ASUMIDO POR 

EL 77) “. 

NOTA: PARA EFECTOS DE SEGUIMIENTO VER HALLAZGO No.24 (77) POR 

HOMOLOGACIÓN Y SE RETIRAN LAS METAS DE ESTE HALLAZGO (121- 

(334)). 


El inventario de la Orip de Duitama del año 2009 se encuentra consolidado y se 

tiene el soporte. 


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Descripción del hallazgo: “Al adelantar verificación y análisis en el archivo de las 

hojas de vida se pudo evidenciar que falta actualizar la foliación en las carpetas 

deterioradas o en mal estado documentos sueltos documentos que corresponden 

a otros funcionarios “. 

Meta 1 / 1: “Mantener hojas de vida actualizadas” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Total hojas de vida 

actualizadas y foliadas. 






Las hojas de vida se encuentran debidamente actualizadas con todos sus 

soportes y foliadas, ejemplo de lo anterior son los soportes enviados a la oficina de 

Control Interno de Gestión de la Superintendencia de 44 folios de diferentes hojas 

de vida. 


Descripción del hallazgo: “No se evidencia la existencia de planes y programas 

de capacitación los cuales respondan a estudios técnicos que identifiquen 

necesidades y requerimientos de las diferentes áreas de trabajo, en la que se 

tenga en cuenta al personal existente en la oficina de registro de Duitama “. 

Meta 1 / 1: “Contar con Plan de capacitación” 


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A) Se solicitó por parte del Registrador al Director Financiero de la 

Superintendencia de Notariado y Registro la inclusión de funcionarios de la 

oficina en capacitaciones sobre esta índole. De igual forma se solicitó al 

Secretario General de la Superintendencia la inclusión en los planes de 

capacitación 

B) Algunos funcionarios incluido el Registrador han asistido a capacitaciones 

como el Taller de Capacitación regional, talleres Regístrales y capacitación 

SIIF. 


Descripción del hallazgo: “La oficina de Registro de Instrumentos Públicos de 

Duitama no ha adelantado ninguna acción tendiente a implementar el MECI 

argumentando que estas solo se están desarrollando en el nivel central para 

posteriormente difundirlo e implementarlo en esta oficina “. 

Meta Única: “Socializar el Tema de MECI en todas las Regionales de las ORIPS 

con el fin de que todos los funcionarios conozcan el tema” 

Denominación No.1/3 de la unidad de medida de la Meta: Realizar video 

Conferencia a través del SENA para socializar el MECI 



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Denominación No.2/3 de la unidad de medida de la Meta: Participación de la 

OAP en el foro Registral para socializar el MECI 






Denominación 1 y 2 : Mediante la Circular No 25 se dio la instrucción a los 

Registradores para asistir a la sensibilización mediante videoconferencia en las 

salas del Sena, con el fin de implementar el Sistema de Gestión de Calidad y el 

Modela Estándar de Control Interno. 

Del mismo modo, el 13 de marzo de 2009 se presentó informe de asistencia a la 

videoconferencia del Sena en donde se relacionan las personas que asistieron a 

dicha capacitación. 

Denominación No.3 /3 de la unidad de medida de la Meta: Visita por parte de la 

OAP para verificar la estructura de los procesos y procedimientos de esta oficina 





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Se realizó visita por dos funcionarios del grupo MECI Calidad el día 14 de agosto 

de 2009, con el fin de validar y socializar los procesos y procedimientos de la 

oficina de registro de instrumentos Públicos de Duitama. (Soporte de lo anterior 

reposa en el acta No 1 de 14 de agosto de 2009). 


Descripción del hallazgo: “El ultimo informe de seguimiento al sistema de control 

interno adelantado por la Superintendencia de Notariado y Registro fue en Junio 

de 2005 y solo se evidencio el acta 001 suscrita por los funcionarios de la oficina 

con el fin de dar cumplimiento a la recomendaciones impartidas en la visita, 

estableciendo además otra reunión sin que hayan soportes de la realización de la 

misma “. 

Meta 1/ 1: “Realizar visita” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Informe de visita 




Responsable: Oficina de Control interno – orip Duitama 


La oficina de Control Interno realizó una primera visita en el mes de junio de 2009 

sobre sensibilización y asesoramiento del Plan de Mejoramiento. Igualmente en el 

mes de octubre se realizó visita sobre el sistema de Control Interno. 


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Descripción del hallazgo: “Los indicadores con que cuenta la oficina de registro 

de Duitama no permiten medir la gestión adelantada. (SE ASUMEN LAS METAS 

DEL HALLAZGO 38 SEGÚN LO MENCIONADO EN EL OFICIO DE LA CGR 

2009EE29326 DE MAYO 27 DE 2009) “. 

NOTA 1) : PARA EFECTOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE ESTE 

HALLAZGO SE DEBE REMITIR AL HALLAZGO No. 11 DE LA ACTUAL 

NUMERACIÓN Y QUE EQUIVALE AL HALLAZGO No. 38. LAS METAS 

CORRESPONDIENTES AL HALLAZGO No. 11 CUYAS TRES (3) METAS 

VENCEN EL 31 DE AGOSTO DE 2010 Y EL RESPONSABLE DE ESTE 

HALLAZGO ES EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACION. 

NOTA 2) : En el formato No. 2 de seguimiento al hallazgo 126 (339) se le suman 

las metas del hallazgo No.11 (38). 


AVANCES DEL HALLAZGO No.11 (38) 

Mediante oficio de fecha octubre 14 de 2009 la oficina asesora de planeación 

informa la expedición de la resolución No.2103 del 20 de marzo de 2009 por el 

cual se adopta el plan anual de gestión de la SNR para la vigencia 2009 y 

mediante resolución numero 5694 del 24 de julio de 2009,.se reglamento el 

sistema de evaluación de la gestión y sus resultados y se adopta el Manual de 

Indicadores de gestión y resultados por procesos y la matriz de indicadores de la 

SNR. 


Descripción del hallazgo: “En el proceso de recaudo por los diferentes servicios 

que se prestan en las instalaciones de la oficina, se observa inseguridad por la 

tenencia del dinero en dicha área, debido a que los recursos que son recaudados 

permanecen durante la semana y solo son retiradas por la firma transportadora de 

valores los viernes. “. 


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Meta 1: “Reiterar la solicitud a la Superintendencia, para solucionar en común 

acuerdo en referente a la seguridad de los ingresos.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Solicitud 




Responsable: Oficina de Registro de Valledupar 


Oficio ORIP D.A.099 del 16 de septiembre de 2009; el D.A.037 del 31 de marzo de 

2009 y el oficio DF-708 con EE-22822 de 16 de octubre de 2009 firmado por el 

Director Financiero de la Entidad. 


Descripción del hallazgo: “El manual de Funciones se encuentra desactualizado, 

en cuanto a las funciones codificaciones y grados, lo que no le permiten establecer 

orientaciones a los funcionarios. Así mismo, la entidad carece de procesos que le 

permite ajustar los procedimientos que se encuentren por fuera de la realidad de 

las operaciones y actividades que se adelantan.(Oficina de registro de 

Valledupar)”. 

Meta 1:“El perfil que exige cada cargo debe ser desempeñado por profesionales 

idóneos, cumpliendo con las actividades requeridas.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Manual de funciones 

implementado. 



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Responsable: Oficina Asesora de Planeación – Orip Valledupar 


Descripción del hallazgo: “El aire acondicionado del Centro de computo se 

encuentra dañado, el cual bota agua dentro de la Oficina y esta recae sobre los 

perfiles plásticos que protegen cables y conexiones de los equipos eléctricos, lo 

que podría causar deterioro, incendios por corto circuito a estos equipos, 

ocasionando un posible detrimento a la entidad (Oficina de Registro de 

Instrumentos Públicos de Valledupar). “. 

Meta 1: “Adecuar la instalación del aire acondicionado.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Optima instalación del aire 

acondicionado. 




Responsable: Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Valledupar 


Cumplido al 100%. Aportaron certificación de la Registradora de que recibió a 

satisfacción el servicio de que trata el contrato de trabajo No. 23 del 7 de octubre 

de 2009.Folio No. 32 de la carpeta de soportes de 1 de octubre a diciembre 31 de 

2009. 


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Descripción del hallazgo: “La administración realizó ingresos “por mayor valor” 

en cantidad de $8 millones, por concepto en liquidación de los actos registrales, en 

los meses de enero a agosto de 2008. Así mismo en las carpetas donde reposan 

los recibos expedidos se observo que existen varios anulados por error en la 

liquidación de los actos, debido a errores al momento de liquidar los actos 

registrales (Oficina de Registro de Valledupar) “. 

Meta 1 / 1: “Realizar cursos de Capacitación a las liquidadoras con el fin de 

disminuir el número de errores, lograr concentración y responsabilidad por los 

funcionarios.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Correcta liquidación de los 

actos regístrales 






Cumplido. Enviaron los soportes de las actas en donde consta que se les brindó 

capacitación a los liquidadores para evitar mayores valores en el proceso de 

liquidación de los derechos de registro. Se dictaron cuatro en las siguientes 

fechas: 27 de marzo de 2009, 30 de junio de 2009, 22 de septiembre de 2009 y 17 

de diciembre de 2009. 


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Descripción del hallazgo: “Mediante Decreto 2280 de Junio 23 de 2008, la 

Superintendencia de Notariado y Registro estableció las tarifas por concepto del 

ejercicio de la Función Registral para que esta sea aplicada al momento de su 

expedición. La oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Valledupar le dio 

aplicabilidad a partir del 21 de julio de 2008. “. 

Meta 1: “Implementación de las nuevas tarifas regístrales ordenadas mediante el 

Decreto 2280 de 2008.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Oficina de Registro con 

tarifas actualizadas 






La Superintendencia de Notariado y Registro emitió la Resolución No. 0081 del 13 

de enero de 2010, por la cual se incrementan las tarifas de los derechos por 

concepto de la función registral. 


Descripción del hallazgo: “Revisado el boletín de Caja Numero 8 del 10 de abril 

de 2008, se observó que los ingresos suman un total de $ 5 millones, y el valor 

consignado fue de $ 4 millones, existiendo diferencia de $ 1 millón. (Oficina de 

Registro de Valledupar) “. 

Meta 1: “Continuar con la verificación diaria del valor recaudado y el valor 

consignado por el Banco Popular y que este sea el mismo.” 


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Denominación de la unidad de medida de la Meta: Ejercer control en los 

ingresos 






Descripción del hallazgo: “Verificado el libro Radicador de matriculas se pudo 

observar que en algunos casos no hay secuencia numérica de las matriculas, 

debido a fallas del sistema, lo que dificulta ejercer un debido control a las mismas 

(Oficina de Registro de Valledupar) “. 

Meta 1:“Optimizar el tiempo de registro de los documentos masivos que requieren 

complementación.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Hacer el registro de 

documentos en el menor tiempo posible 






Hallazgo No. 133: Cumplido al 100%: Está el soporte que es el oficio firmado por 

el Director de Registro de la SNR con CORDIS EE-17104 de 30 de julio de 2009. 


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La Oficina de registro de Valledupar y la Superintendencia Delegada para el 

Registro hicieron las diligencias respectivas ante la ETB. El cumplimiento de este 

hallazgo, depende de esa empresa. Aportaron los soportes de la gestión de la 

Delegada. 


Descripción del hallazgo: “Revisado el proceso Registral de documentos, que se 

compone de la fecha de radicación, la calificación, la inscripción y la constancia de 

haberse ejecutado. No cumple con el termino establecido de tres (3) días; 

contraviniendo el Art. 22 del Decreto 1250 de 1970, en su capitulo IV, “modo de 

hacer. (Oficina de Registro de Valledupar) “. 

Meta 1: “Registrar los documentos en el menor tiempo posible, dando así 

cumplimiento a las etapas procésales.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Cumplir con el articulo 22 

del decreto 1250 de 1970 






Descripción del hallazgo: “Se realizan funciones jurídicas con personal que no 

cuenta con el perfil profesional para atender solicitudes formales de ley. Se 

observa que la auxiliar administrativo código 4044 grado 11 quien es técnico en 

sistema ejerce funciones en la oficina Jurídica proyectando las respuestas de los 

derechos de peticiones presentados ante la entidad, las cuales deben ser 

proyectados por un abogado o estudiante de derecho según el Manual de 


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Funciones. (Oficina de Registro de Valledupar).(ESTE HALLAZGO ES ASUMIDO 

POR EL HALLAZGO No. 282 SEGUN OFICIO DE LA CGR 2009EE29326 DE 

MAYO 27 DE 2009) “. 

NOTA 1): VER HALLAZGO No.79 (282) en el cual la meta propuesta vence en 

octubre 1 de 2010 y el responsable es: Talento humano / Dirección de Registro/ 

planeación /grupo de gestión laboral. 

NOTA 2): En el formato No.2 de seguimiento se retiran las metas 

correspondientes a este hallazgo (135 –(348)). 


Descripción del hallazgo: “La secretaria ejecutiva código 4210 grado 15 

nombrada en la planta de personal de la Guajira, y traslada por necesidad del 

servicio desde el día 12 de octubre 2005 para atender la reconstrucción de los 

folios de matricula inmobiliaria destruidas en la Oficina de Registro de Valledupar, 

por ser su traslado de carácter transitorio, el empleo del cual es titular corresponde 

a la oficina donde fue nombrada. “. 

Meta 1:“Lograr el traslado definitivo del personal que actualmente se encuentra en 

traslado transitorio.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Solicitud del traslado 

definitivo. 




Responsable: Registrador Oficina de Registro de Valledupar – Coordinador 

Grupo de Administración Talento Humano 



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Cumplido 100%. Mediante oficio D.A.034 del 16 de abril de 2010, la Registradora 

Principal de la Oficina de Valledupar informó que por Resolución No. 2328 del 15 

de marzo de 2010, se trasladó de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos 

de San Juan del Cesar a la planta de la Oficina de Registro de Instrumentos 

Públicos de Valledupar a la Funcionaria Diana Patricia Arzuaga Jiménez. 


Descripción del hallazgo: “En la carpeta de la Hoja de Vida no se evidencia 

certificados de estudio como requisito para ocupar el cargo de auxiliar 

administrativo código 4044 grado 14 con fecha de ingreso 31 de marzo del año 

2006, como lo establece el Manual de Funciones.(Oficina de Registro de 

Valledupar) “. 

Meta 1: “Mantener Actualizada la hoja de vida de los funcionarios.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Solicitud de certificaciones 

de estudio 






Cumplido al 100%. Enviaron copia de la certificación de estudios del funcionario 

RAFAEL ANTONIO SALAS MENDOZA. 


Descripción del hallazgo: “Se realizan funciones sin el lleno de los perfiles 

exigido como requisitos para el ejercicio del cargo. El Auxiliar Administrativo 

código 4044 grado 16, se encuentra desempeñando las funciones de calificador, 


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funciones éstas que debe ser desempeñado por un profesional del derecho, 

inobservándose lo estipulado en el manual de funciones de la Oficina de Registro 

de Instrumentos Públicos. (Valledupar).(ESTE HALLAZGO ES ASUMIDO POR 

EL HALLAZGO 282 SEGUN OFICIO DE LA CGR 2009EE29326 DE MAYO 27 DE 

2009) “. 

NOTA 1): VER HALLAZGO No.79 (282) en el cual la meta propuesta vence en 

octubre 1 de 2010 y el responsable es: Talento humano / Dirección de Registro/ 

planeación /grupo de gestión laboral. 

NOTA 2): En el formato No.2 de seguimiento se retiran las metas 

correspondientes a este hallazgo 138-(351). 


Descripción del hallazgo: “En los Convenios 194128/04 y 196071/06 suscritos 

con FONADE generaron una cuota de gerencia adicional por $75.7 y $30 millones 

respectivamente. Adicionalmente, se incurrió en gastos del 3 y 4 por mil en los 

convenios 043/03 - OEI y 194128/04 por $34.4 y $3.2 millones respectivamente 

por recursos no ejecutados. “. 

Meta 1/1: “Elaboración y divulgación de un memorando dirigido a los 

Coordinadores, Jefes de Oficina, Registradores Principales y Seccionales y 

supervisores de los diferentes contratos en donde se indique el estricto 

cumplimiento a la resolución 5880 del 04 de septiembre de 2007.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Elaboración y divulgación de 

memorando 




Responsable: Coordinador Grupo de Contratación –Secretaria General 


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Memorando No. 137 de Julio 22 de 2008 de la Secretaria General para 

Coordinadores, Jefes de Oficina, Directores y Superintendentes delegados de 

Notariado y Registro en el cual se recuerda a todos los Coordinadores, Jefes, 

Directores y Superintendente Delegados de la Superintendencia de Notariado y 

Registro, que una vez designados como Supervisores o Interventores de la 

ejecución de un Contrato, deben cumplir a cabalidad con lo dispuesto en el la 

Resolución 5880 de 2007 por medio de la cual se adopta el Manual Interno de 

Interventoría y Supervisión de los contratos y convenios que celebre la 

Superintendencia de Notariado y Registro, y se reglamenta el ejercicio de esta 

actividad, cuyo texto hace parte del presente memorando. Lo anterior, con el fin de 

evitar inconvenientes con la ejecución de los mismos 

Memorando No.152 de julio 24 de 2009 de la Secretaria General en ele cual re 

reitera el cumplimiento de la resolución No. 5880 del 04 de septiembre de 2008. 

Memorando 267 de Noviembre 25 de 2009 de secretaria general reiterando el 

cumplimiento de la resolución No. 5880 de septiembre 4 de 2007 y se contemplan 

otras disposiciones en materia contractual. 

Mediante Memorando No. 310 de fecha diciembre 31 de 2009 de Secretaria 

General y dirigido a :Jefes de Oficina, Coordinadores, Registradores Principales y 

Seccionales, Directores de Proyectos, Supervisores Funcionales y demás 

funcionarios de la Superintendencia de Notariado y Registro que intervengan 

dentro de los procesos contractuales se impartieron directrices en materia de 

liquidación contractual con el fin de organizar y gestionar todas las actividades 

relativas a la contratación estatal, solicitando acatar las normas vigentes en 

materia de Liquidación contractual, ya que es esta la etapa final de todo su 

procedimiento y además, constituye un acto de aclaración de cuentas o balance 

del contrato, donde se termina el negocio con el reconocimiento de saldos a favor 

de las partes, o las declaraciones de paz y salvo; ocurre una vez vencido el 

término de ejecución del objeto contractual, o declarada la caducidad o la 

terminación unilateral del mismo. Resulta importante destacar, que la liquidación 

pone fin al vínculo contractual existente entre las partes. Puede ser total o parcial. 

La total de común acuerdo cierra la posibilidad de discutir cualquier aspecto 

relacionado con la relación contractual, en tanto que la parcial, deja abierta la 

opción para el contratista de acudir por la vía de la acción contractual ante la 


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Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, con el fin de dilucidar aquellos 

aspectos frente a los cuales aquél haya señalado en el acta su inconformidad. 

En el memorando se resaltan aspectos del articulo 60 de la Ley 80 de 1.993 y del 

articulo 11 de Ley 1150 de 2.008 como también se reitera la aplicación de la 

Resolución número 5880 de fecha 04 de septiembre de 2.007, por medio de la 

cual “Se adopta el manual interno de Interventoría o supervisión de los contratos y 

convenios que celebre la Superintendencia de Notariado y Registro, y se 

reglamenta el ejercicio de esta actividad”, documento en el cual ustedes 

encontrarán los formatos y pautas que deben tener en cuenta para tal fin. 

El memorando se encuentra publicado en la página WEB de la Superintendencia. 


Descripción del hallazgo: “En el Convenio No.043 de 2003 y su respectiva 

subcontratación no se encontró toda la información relacionada con los aspectos 

técnicos, jurídicos, administrativos y de gestión, tampoco fue suministrada en 

atención a requerimiento de la CGR; igualmente la información presentada no se 

encuentra debidamente ordenada temática y cronológicamente, organizada, ni 

referenciada. “. 

Meta 1: “Elaborar y divulgar un memorando al Grupo de Contratación 

Administrativa sobre el manejo de la gestión documental” 








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Se dio cumplimiento al 100% con la expedición del Memorando 302 del 21 de 

diciembre de 2009. Aportaron todos los soportes incluido un CD. 


Descripción del hallazgo: “Los informes de control y seguimiento de la ejecución 

del Convenio 043 de que trata la cláusula novena del mismo, reportados por la 

Entidad conjuntamente con la OEI, no expresan ni reflejan los logros en el 

cumplimiento de la gestión administrativa, operativa y de eficacia del convenio, “. 




cumplimiento de la Resolución 5880 del 04 de septiembre de 2007” 


memorando 
















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Memorando No.152 de julio 24 de 2009 de la Secretaria General en ele cual re 












materia de Liquidación contractual. 










Descripción del hallazgo: “Los indicadores de gestión definidos en la Cláusula 

Tercera del Convenio 043 de 2003, para la verificación mensual del proceso de 

ejecución no permiten evaluar el desempeño del contratista frente a las metas, 

objetivos y resultados planteados en el objetivo general del proyecto, “. 


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cumplimiento de la Resolución 5880 del 04 de septiembre de 2007” 


memorando 

















Memorando No.152 de julio 24 de 2009 de la Secretaria General en el cual re 






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Documento soporte: Resolución No. 5880 del 4 de septiembre de 2004 ”Por la cual 

se adopta el Manual Interno de interventoría o supervisión de los contratos y convenios que 

celebre la Superintendencia de Notariado y Registro, y se reglamenta el ejercicio de esta 

actividad.” y memorandos No.310 de fecha diciembre 31 de 2009 y 267 de 

Noviembre 25 de 2009. 


Descripción del hallazgo: “En el proceso de verificación de los registros 

contables de entrada al almacén de los bienes adquiridos por la OEI y entregados 

a la SNR, se encontró que las Actas de Entrega (documento soporte que transfiere 

y entrega a la Superintendencia de Notariado y Registro el título y propiedad de 

los bienes), no se encuentran firmadas por el representante de la 

Superintendencia. “. 

Meta 1 /1: “Elaboración y divulgación de memorando dirigido a Coordinadores, 

Jefes de Oficina, Registradores Principales y Seccionales y supervisores de los 

diferentes contratos en donde se solicite dar estricto cumplimiento al memorando 


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130 de junio 06 de 2009 y la circular 23 de 26 de enero de 2009, referente a la 

obligatoriedad de la entrada de los bienes adquiridos por la Entidad al almacén” 


memorando 










dentro de los procesos contractuales, se impartieron directrices para el estricto 

cumplimiento al memorando 130 de junio 06 de 2009 y la circular 23 de 26 de 

enero de 2009, referente a la obligatoriedad de la entrada de los bienes adquiridos 

por la Entidad al almacén” 



Descripción del hallazgo: “Soportes de la ejecución de contratos: En los 

contratos Nos. 487/04, 016/05, 241/05, 060/06, 031/05, 039/05, 259//05, 177/05, 

0269/07, 0175/07, 140/07 y 656/07, suscritos en desarrollo del convenio 043/03, 

no se adjuntan certificaciones del cumplimiento, informes de Interventoría y actas 

de liquidación. “. 


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Meta 1/ 1: “Elaboración y divulgación de un memorando dirigido a los 





memorando 























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Descripción del hallazgo: “En los contratos Nos 487/04, 016/05, 031/05 y 140/07 

no obstante haberse recibido mediante acta, no se evidenció el registro de ingreso 

a almacén de los siguientes bienes:5 unidades de potencia Ininterrumpida, 5aires 

acondicionados, 6 Switch- es, 1 Impresora, 5 transformadores, 5 plantas eléctricas 

y 400 licencias, además las licencias adquiridas mediante contrato OEI-DB 

System Ltda 140/07. “. 

Meta 1/1: “Elaboración y divulgación de memorando dirigido a Coordinadores, 


diferentes contratos en donde se solicite dar estricto cumplimiento al memorando 

130 de junio 06 de 2009 y la circular 23 de 26 de enero de 2009, referente a la 

obligatoriedad de la entrada de los bienes adquiridos por la Entidad al almacén” 


memorando 










dentro de los procesos contractuales, se impartieron directrices para el estricto 

cumplimiento al memorando 130 de junio 06 de 2009 y la circular 23 de 26 de 

enero de 2009, referente a la obligatoriedad de la entrada de los bienes adquiridos 

por la Entidad al almacén” 



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Descripción del hallazgo: “Se pactó y pagó según la cláusula séptima del 

Convenio 194128/04, el 100% del valor del convenio,. “. 

Meta 1/1: “Elaboración y divulgación de memorando dirigido a Coordinadores, 


diferentes contratos en donde se prohíba pactar en los convenios Inter 

administrativos pagos anticipados superiores al 50% del valor del contrato” 


memorando 







General y dirigido a: Jefes de Oficina, Coordinadores, Registradores Principales y 



dentro de los procesos contractuales, se dieron directrices referente a la 

prohibición de pactar dentro de los convenios Inter administrativos pagos 

anticipados superiores al 50% del valor del mismo. 

El memorando se sustento en el artículo 40 de la Ley 80 de 1.993 que dispone: 

“Artículo 40º.- Del Contenido del Contrato Estatal. Las estipulaciones de los 

contratos serán las que de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las 

previstas en esta Ley, correspondan a su esencia y naturaleza. 


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Las entidades podrán celebrar los contratos y acuerdos que permitan la autonomía 

de la voluntad y requieran el cumplimiento de los fines estatales. 

En los contratos que celebren las entidades estatales podrán incluirse las 

modalidades, condiciones y, en general, las cláusulas o estipulaciones que las 

partes consideren necesarias y convenientes, siempre que no sean contrarias a la 

Constitución, la ley, el orden público y a los principios y finalidades de esta Ley y a 

los de la buena administración. 

En los contratos de empréstito o cualquier otra forma de financiación de 

organismos multilaterales, podrán incluirse las previsiones y particularidades 

contempladas en los reglamentos de tales entidades, que no sean contrarias a la 

Constitución o a la ley. 

Parágrafo.- En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar 

el pago anticipado y la entregada de anticipos, pero su monto no podrá exceder 

del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato. 

Los contratos no podrán adicionarse en más del cincuenta por ciento (50%) de su 

valor inicial, expresado éste en salarios mínimos legales mensuales”. 



Descripción del hallazgo: “Incumplimiento de actividades programadas en los 

convenios 194128/04 y 196071/06, generando retraso en el avance del proyecto. 

“. 

Meta 1 / 1: “elaboración y divulgación de un memorando dirigido a los 





memorando 


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Página 127


























Descripción del hallazgo: En el proceso de contratación no se evidenciaron los 

estudios de conveniencia ni los términos de referencia. “. 

Meta 1 /1: “elaboración y divulgación de un memorando dirigido a los 

Coordinadores, Jefes de Oficina, Registradores Principales y Seccionales y demás 


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funcionarios que intervengan en la contratación acerca de la elaboración correcta 

de los estudios previos.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Elaboración y Divulgación 

de memorando 










dentro de los procesos contractuales se impartieron directrices referente a la 

correcta elaboración de estudios previos. 


Descripción del hallazgo: “Implementación de las herramientas: El proyecto de 

modernización de la infraestructura tecnológica en la SNR, no se llevó en la forma 

estipulada en los convenios, “. 

Meta 1 / 1: “Oficinas de Registro con herramientas tecnológicas adecuadas y en 

funcionamiento” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Actas de recibo a 

satisfacción 



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La Oficina de Informática, suministra el acta de inicio del contrato de prestación de 

servicios No.651 de 2009 con la compañía MSL distribuciones con el objeto de 

contratar el rediseño, actualización y capacitación de las herramientas 

tecnológicas CA COMPUTER ASSOCIATES-ca. 

Adjunta formato donde se relacionan las herramientas de instalación. 

Se adjunta la certificación firmada por el supervisor del contrato donde se 

evidencia el cumplimiento del cronograma de actividades de fecha enero 21 de 

2010. 


Descripción del hallazgo: “Sostenibilidad de las TIC: Los elementos propios de 

las tecnologías de la información y las comunicaciones adquiridos a través de los 

convenios auditados, no pueden mantenerse ni operarse por sí mismos. “. 

Meta 1: “Seleccionar 5 herramientas de CA, para hacer la actualización” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Inventario 






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Meta 2: “Gestionar el contrato de consultoría” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Estudios de viabilidad y 

conveniencia, certificados de disponibilidad, Registro presupuestal y contrato 





Meta 3: “Ejecutar la parte contractual” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Actualizar e implementar 

herramientas 





Meta 4: “Capacitación y verificación de la funcionalidad de las herramientas 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Actas de seguimientos 





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Meta 5: “Certificar las herramientas y capacidad de los funcionarios capacitados” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Certificación 






La Oficina de Informatica, suministra el acta de inicio del contrato de prestación de 









Descripción del hallazgo: “Sistema de gestión de seguridad informática: Con 

respecto al software de gestión objeto de los contratos 031/05 y 140/07, no se 

evidencia la definición y aplicabilidad de políticas en administración, autorización y 

autenticación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones “. 

Meta 1/ 5: “Seleccionar 5 herramientas de CA, para hacer la actualización” 


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Denominación de la unidad de medida de la Meta: 1 inventario 





Meta 2 / 5: “Gestionar el contrato de consultoría” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Estudios de viabilidad y 

conveniencia, certificados de disponibilidad, Registro presupuestal y contrato 





Meta 3 / 5: “Ejecutar la parte contractual” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Actualizar e implementar 

herramientas 






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Meta 4 / 5: “Capacitación y verificación de la funcionalidad de las herramientas 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Actas de seguimientos 





Meta 5 / 5: “Certificar las herramientas y capacidad de los funcionarios 

capacitados” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Certificación 






La Oficina de Informática, suministra el acta de inicio del contrato de prestación de 









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Descripción del hallazgo: “Si bien la SNR cuenta formalmente con el grupo 

MECI para la puesta en marcha del Sistema, se observa que no existe una 

adecuada funcionalidad del modelo implementado. “. 

Meta 1 / 4: “Elaborar cronograma para la sostenibilidad del sistema integrado de 

Gestión SIG y la certificación en calidad del nivel central y las orips de Bogotá 

Norte, Centro, Sur y Bucaramanga” 





Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeación – Equipo MECI 


Mediante oficio OAP-029 de fecha 29 de enero de 2010 ,se informa que se 

elaboro el cronograma SIG ( Sistema Integrado de Gestión) para el Nivel central y 

las oficinas de registro de bogota (zona Norte, Centro y Sur) y Bucaramanga. 

Meta 2 / 4: “El Grupo realizara auditorias internas de calidad en el nivel central y 

en las 4 Oficinas de Registro Bogotá Norte, Centro y Sur Bucaramanga” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Informe de Auditoria 





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Responsable: Jefe Oficina Asesora de Planeación – Equipo MECI 


Se realizaron las auditorias internas de calidad en el nivel central y las oficinas de 

Registro de Instrumentos Públicos de Bogota (zona Norte, Centro y Sur) y la 

oficina de registro de Bucaramanga, conforme al cronograma establecido. 


Descripción del hallazgo: “De las visitas realizadas y el análisis efectuado a las 

ORIPs de Bogotá y a los diferentes lugares y bodegas de la SNR donde se 

almacenan los documentos que soportan los actos regístrales, se evidenció: 

Existen más de 71 millones de folios (caras) sin microfilmar ni digitalizar, 

documentos fechados desde 1995; es de anotar que operativamente se realizó la 

actividad hasta el 2003, pero los documentos procesados corresponden hasta 

1997. 

Falta gestión para el almacenamiento, custodia, seguridad de conservación y 

ubicación, de estos documentos, por cuanto se encuentran en pasillos, oficinas, 

bodegas internas y externas, lo que ha originado pérdida y/o sustracción de 

documentos, cambio o alteración de los mismos, como se ha evidenciado en las 

denuncias instauradas ante la Fiscalía General de la Nación. En el traslado del 

archivo de la ORIPs Centro a la bodega contratada, se extraviaron 27 paquetes 

con documentos, los cuales en promedio tienen 600 folios cada uno. 

Se evidenció que la mayoría de los documentos se encuentran en estado de 

humedad, presentan hongos y deterioro, es decir existe amenaza de destrucción 

de los mismos. 

Meta 1 / 4: “Elaboración de instructivo para aplicación de la ley 594 de 2000” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: instructivos 



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Responsable: Coordinador Grupo de archivo y correspondencia-Secretaria 



Con oficio Dirigido a la Doctora Karen Varón Jefe oficina de Control Interno de 

fecha abril 7 de 2010 y CORDIS IE –3763 el coordinador del Grupo de Archivo y 

Correspondencia Doctor Juan Patricio Gutiérrez Rojas, informa que junto con los 

contratos de prestación de servicios No.531-527 de 2009 se elaboro instructivo de 

gestión Documental de la Superintendencia de Notariado y Registro conforme a la 

norma de calidad NTC-GP 1000:2004 y la ley 594 de 2000. “Ley General de 

Archivo” 

Documento soporte: Instructivo gestión Documental 2010 en 22 paginas. 

Presentación de Capacitación Documental en Power Point, con el fin de Promover 

la cultura archivística y asesorar a las dependencias del nivel Central y oficinas de 

registro en la aplicación del Modelo de Gestión Documental de sus archivos, 

garantizando así la conservación del patrimonio documental de la 

Superintendencia de Notariado y Registro. 

Meta 2 / 4: “Trasladar e inventariar el fondo documental de la orip de bogota zona 

centro y del Nivel Central” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Traslado y organización de 

archivo 

Unidad de medida de la Meta: No. De folios trasladados 


Porcentaje de avance de ejecución de la Meta: ESTA EN PROCESO 


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Responsable: Grupo de archivo y correspondencia-Secretaria General 


Con oficio CORDIS 2010- IE 3649 el Coordinador del Grupo de Archivo y 

correspondencia Doctor Juan Patricio Gutiérrez Rojas, informa a la Doctora Karen 

Varón, que para subsanar el presente hallazgo se suscribió el contrato de 

prestación de servicios N° 652 del 29 de diciembre de 2009, con la firma Total 

Quality Management S.A. - TQM S.A. Después de varias jornadas, analizando el 

contenido del fondo documental, el día miércoles 10 de marzo de 2010, se 

procedió a realizar la transferencia de seiscientos cincuenta metros lineales 

equivalente a mil sesenta y tres cajas aproximadamente. La informaci6n contenida 

en dichas cajas, se traslado del Almacén General de la Superintendencia alas 

instalaciones de la firma seleccionada, ubicada en la carrera 43 N° 17 -47 en la 

ciudad de Bogota. 

Con esto se dio inicio al proceso de Gesti6n Documental para intervenir los 

archivos de la Sede Central de la Superintendencia de Notariado y Registro. Se 

solicito al Jefe de la Oficina de Informática, adicionar en el presupuesto para la 

vigencia 2010, recursos para poder dar continuidad al Sistema de Gestión 

Documental y poder transferir el fonda documental que reposa de las otras dos 

Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de la ciudad de Bogota (Zona Norte 

y Zona Sur), equivalente a siete mil metros lineales de archivo. 

Cumpliendo con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y en el acuerdo 042 del 31 

de octubre de 2002. 

Documento soporte : Contrato de prestación de servicio No. 652 de fecha 29 de 

diciembre de 2009 con la firma Quality Management S.A.-TQM S.A., Oficio de 

fecha 30 de marzo de 2010 cordis-IE-3649, Acta de inicio de fecha 10 de marzo de 

2010 del Contrato de prestación de servicios No. 652. 

Meta 3 / 4: “Solicitar adicionar presupuesto para el 2010 para continuar el proceso 

de gestión y traslado documental de las oficinas de registro bogota zona Norte y 

Sur.” 


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Responsable: Grupo de archivo y correspondencia-Secretaria General 


Con oficio de fecha 26 de enero de 2010 el coordinador del Grupo de Archivo y 

Correspondencia doctor Juan Patricio Gutiérrez Rojas, solicita a la Oficina Asesora 

de Planeación adicionar recursos a la suma inicial de la actividad definición e 

implantación Programa Gestión Documental – Organización del archivo físico. 

Mediante Oficio de fecha 9 de febrero de 2010 la Doctora Nolmy Emith Fajardo 

Benítez coordinadota del grupo de formulación y evaluación de proyectos informa 

que de acuerdo con el registro y actualización que realizo la entidad en el Banco 

de Proyectos de inversión del DNP- WEB BPIN en el mes de diciembre de 2009, 

la apropiación y viabilidad dado por las entidades correspondientes a dicha 

actividad fue de $ 700.000.000.oo, valor incluido en el monto total del proyecto 

”Sistematización de los procesos administrativos y jurídicos de la 

Superintendencia de Notariado y Registro” y que se encuentra contenido en la Ley 

de Presupuesto para 

La presente vigencia, por lo que no se procede a dicha solicitud. 

De otra parte, el Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, según Decreto 325 de 

febrero 3 de 2010, realizo aplazamiento de algunas apropiaciones presupuéstales 

a la Superintendencia, dentro del cual el proyecto anteriormente citado, se vio 

afectado. Dicho aplazamiento fue por valor de $ 2.993.388.391 para la vigencia 



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Meta 4 / 4: “Realizar tramites ante los entes competentes para adicionar 

presupuesto y concluir el proceso de organización y gestión documental de las 

demás oficinas de registro a nivel nacional” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Estudio 




Responsable: Grupo de archivo y correspondencia- Secretaria General- 

Planeación-Dirección financiera 


Descripción del hallazgo: “No existe un procedimiento de entrada de elementos 

al almacén, adicionalmente se evidencian fallas en la programación del 

mantenimientos de los equipos y deficiencias en el establecimiento de las 

especificaciones técnicas de los equipos a adquirir frente a los procesos en que 

van a ser utilizados “. 

Meta 1 / 7: “Impresoras operando” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Impresoras 




Responsable: Oficina de informática – almacén general 


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Meta 2 / 7: “Contratar con empresas externas el servicio de mantenimiento de los 

equipos de computo de las Orips” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Contrato 




Responsable: Oficina de Informática - Secretaria General 

Observación soporte de seguimiento metas 1 y 2: 

Para el cumplimiento de esta Meta, la Entidad celebró el contrato No 505 de 

2009 con la Empresa ETB de Bogotá, para la realización del mantenimiento de 

los equipos de cómputo de 109 ORIPS. Este mantenimiento se desarrolla a 

través del outsourcing de mesa de ayuda y la Oficina de Asistencia Técnica. Este 

mantenimiento es certificado mensualmente. 

Adjuntan relación de inventario de impresoras para realizar el mantenimiento 

preventivo las cuales corresponden las oficinas de registro de Bogota. Fecha 12 

de marzo 2010. 

Circular 272 de diciembre 7 de 2009 y circular 268 de nov 25 de 2009. 

Meta 6 / 7: “Reiterar el cumplimiento de las normas de seguridad en los centros 

de computo de las orips” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Circular 




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La oficina de informática aporta como soporte el manual de seguridad y 

administración de los centros de cómputo de las orips sistematizadas con folio 

magnético actualizado a febrero de 2010 versión 2.0 

También adjunta como soporte el plan de recuperación de desastres para las 

oficinas sistematizadas con el SIR actualizado al 2010. Así mismo adjunta oficio 

EE-23397 de octubre 27 de 2009 donde se imparten directrices orientadas a los 

planes de contingencia. 


Descripción del hallazgo: “Se evidenció la existencia de una planta eléctrica en 

Bodega de Almacén General, que según la entidad, estaba destinada para la 

ORIPs de Medellín Norte - Antioquia, pero por las condiciones de infraestructura 

física de dicha ORIPs, no fue posible su instalación “. 

Meta 1 / 1: “Entrega de la planta eléctrica” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Contrato de transporte 




Responsable: Grupo de servicio s generales / Grupo almacén e inventarios 

general nivel central 



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Meta cumplida al 100%. Mediante los oficios No GSGS-020 de enero 20 de 2010 

del Grupo de Servicios Generales, el oficio No GAINV-008 de enero de 2010 y la 

Orden de Egreso No 44159 de enero 25 de 2010 del Almacén de la 

Superintendencia se cumplió con el traslado de la Planta Eléctrica para la Oficina 

de Registro de Pereira. 


Descripción del hallazgo: La entidad da por terminado anticipadamente el 

contrato 321 de prestación de servicios de apoyo a la SNR, aduciendo el 

cumplimiento del objeto en 72 días y realizó el pago del valor total pactado, 

correspondiente a 90 días. 

Meta 1 /1: “elaboración y divulgación de un memorando dirigido a los 


supervisores de los diferentes contratos en donde se prohíba a los supervisores 

certificar el cumplimiento de las obligaciones” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Elaboración y Divulgación 

de memorando 




Responsable: Grupo de contratación –secretaria general 


Descripción del hallazgo: “La entidad no cuenta con un soporte o análisis 

jurídico que sustente el criterio de los apoderados para la determinación de 

riesgos de pérdida o ganancia en los procesos, teniendo en cuenta que dentro del 

aplicativo “Riesgos de Procesos”, que maneja la Oficina Jurídica, se establece 


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únicamente si existe probabilidad o no de perder un proceso, según lo informado 

verbalmente por cada abogado. “. 

Asimismo, no existe un criterio para la determinación del tipo de riesgo; es decir, si 

es remoto, probable o eventual, para determinar los porcentajes de provisión para 

cada caso, tanto así, que la provisión se está realizando por el 100% de la cuantía 

de cada proceso. 

Meta 1 / 2: “Implementar un procedimiento que establezca la medición monetaria, 

de acuerdo con el proyecto del SIPROJ” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Procedimiento documentado 

(acto administrativo) 




Responsable: Oficina Jurídica / GRUPO DE CONTABILIDAD /OAP 

Meta 2 / 2: “Coordinar las provisiones con el área Contable 

” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Conciliación trimestral 




Responsable: Oficina Jurídica / GRUPO DE CONTABILIDAD /OAP 


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Descripción del hallazgo: “Los inventarios correspondientes a bienes muebles 

de las Oficinas de Registro de todo el país no han sido conciliados, por cuanto, el 

inventario físico de bienes muebles realizado a diciembre 31 de 2008, fue 

conciliado con la contabilidad parcialmente. “. 

Meta 3 / 4: “Realizar visitas programadas para la vigencia 2009 y 2010 a los circulos 

registrales” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Visitas programadas 




Responsable: Grupo de Contabilidad /GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 

Meta 4 / 4: “Elaborar la circular con las instrucciones frente al manejo inventarios 

y control de propiedad planta y equipo” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Circular 




Responsable: Grupo de Contabilidad / jefe Grupo Almacén e inventarios / grupo 

de servicios generales 


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Descripción del hallazgo: “No se tiene actualizado el valor contable del calculo 

actuarial, además, no se cumple con las normas Contables establecidas en el 

Régimen de Contabilidad Pública para su registro. “. 

Meta 1 /4: “Registrar la actualización del pasivo pensional” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Nota contable 




Responsable: Coordinador Grupo de Contabilidad / Coordinador Grupo de 

reconocimientos de pensiones y cartera vivienda 

Meta 2/ 4: “Realizar el comprobante de contabilidad, contabilizando la 

reclasificación de la cuenta” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Comprobante de 

reclasificación 






Meta 3 /4: “Realizar los comprobantes de contabilidad.” 


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Denominación de la unidad de medida de la Meta: Comprobantes 






Meta 4 /4: “Realizar los comprobantes de contabilidad” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Comprobantes 








Cartagena, de un total de 44 solicitudes recibidas del Ministerio Público, para 

inscripción en el RUPTA , en 16 de éstas, se tardó más de treinta (30) días para 

su trámite y decisión de registro de predios abandonados y la correspondiente 

prohibición de enajenación o transferencia, (Ver Anexo 2); incumpliendo lo 

contemplado en el parágrafo segundo del artículo 127 de la Ley 1152 de 2007 y el 

artículo 1º del Decreto 768 de 2008, individual de los bienes y Registros Único de 

Predios de Territorios Abandonados RUPTA. “. 


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Meta 1/ 1: “Insistir las veces que sea necesario a la Superintendencia de 

Notariado y Registro hasta conseguir la dotación a la Orip- Cartagena de recurso 

humano calificado, técnico y físico.” 





Responsable: Oficina de Registro de Cartagena 


La oficina de registro de Cartagena Solicito recursos humanos físicos y técnicos 

mediante oficio No.DA-121 de octubre 20 de 2009. Como respuesta a esta 

solicitud se suministraron elementos a través de los contratos 042 e fecha 16 de 

julio de 2009 y contrato 04 de febrero 5 de 2010. 

Mediante Oficio No. DA-085 de agosto 25 de 2009 la oficina de registro reitera la 

solicitud de recursos físicos y técnicos. 

Mediante oficio DA-084 de febrero 18 de 2009 dirigido a la Superintendente 

delegado para el registro y a la dirección de registro solicitando personal 

calificado. Con respecto a sta solicitud la Superintendencia nombro tres 

funcionarios para dar apoyo al proceso de RUPTA de la oficina de registro de 

Cartagena. Los funcionarios fueron nombrados mediante resoluciones 5960. 5961, 

de agosto 3 de 2009 y la resolución No. 0768 de enero 29 de 2010. Además se 

vinculo a dos profesionales mediante contrato de prestación de servicios. 

También la Superintendencia intervino la oficina de Cartagena con el objetivo de 

darle apoyo administrativo, técnico y registral mediante la resolución No. 6818 del 

3 de septiembre de 2009 a través de la cual comisiono a varios funcionarios. 


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Cartagena no procedió a requerir la respuesta al Instituto Geográfico Agustín 

Codazzi – IGAC, a los requerimientos efectuados para que verificara en sus 

archivos la identificación del predio, (cuando con los datos consignados en las 

solicitudes del peticionario no haya sido posible identificar el inmueble en los 

archivos de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos), Información que 

debía ser remitida por esa entidades dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes 

al recibo de dicha solicitud. Además, no informó de ello a la Procuraduría General 

de la Nación para lo de su competencia, (Ver Anexo 3); incumpliéndose así lo 

establecido en el artículo 2 del Decreto 768 de 2008; “. 

Meta 1: “Enviar los oficios cuando sean del caso” 







La Oficina de Registro notifica mediante edictos emplazatorios las notas 

devolutivas de radicación de RUPTA. Para el cumplimiento de esta meta se 

evidencio lo siguiente: 

• Notificaciones de Edicto Emplazatorio a: Argénida Rosa Rodelo Quintero, Dorys 

María Castañeda Alvarez, Héctor Manuel Pérez Pérez, José Manuel Bonett 

Quintero, y Pedro Antonio Ríos Aguiar y comunicaciones al Instituto Geográfico 

Agustín Codazzi para los turnos 2008-060-6-22285 RUPTA de junio de 2008, 

en el que se evidenció el cumplimiento de la comunicación para el Instituto 

Geográfico Agustín Codazzi a través del oficio DR No. 1378 de octubre 24 de 

2008, el turno No. 2009-060-6-9479 RUPTA de junio de 2008, en el cual se 


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solicita información al Instituto Geográfico Agustín Codazzi con el oficio No. 

ORIP-108 del 22 enero de 2009 y el turno 2009-060-6-11509 RUPTA, para el 

cual la oficina solicitó información al Instituto Geográfico Agustín Codazzi con 

el oficio No. ORIP-251 de mayo 14 de 2009. 



Cartagena en 37 de las 44 solicitudes rechazadas para inscripción, como medida 

de protección por no ser legalmente admisible, no emitió el correspondiente acto 

administrativo, decisión que debía ser notificada al solicitante y comunicada al 

agente del Ministerio Público que recepcionó la solicitud, para que se interpusieran 

los recursos de ley, de considerarlo pertinente, (Ver Anexo 4); incumpliéndose lo 

establecido en el artículo 2 del Decreto 768 de 2008.Igualmente, se evidenció que 

en 3 de las 44 solicitudes rechazadas para inscripción como medida de protección 

por no ser legalmente admisible, la Registradora de Instrumentos Públicos de 

Cartagena, emitió el correspondiente acto administrativo de rechazo, sin 

previamente haber procedió a requerir al Instituto Geográfico Agustín Codazzi – 

IGAC, para que verificara en sus archivos la identificación del predio, (cuando con 

los datos consignados en las solicitudes del peticionario no haya sido posible 

identificar el inmueble en los archivos de la Oficina de Registro de Instrumentos 

Públicos), observándose que éste requerimiento lo realizó en forma posterior a la 

emisión de la nota devolutiva, no dando cumplimiento a lo establecido en el 

artículo 2 del Decreto 768 de 2008, argumentando la administración que esto se 

presenta por las limitaciones en los recursos humanos, técnicos y jurídicos, 

afectando de manera negativa la contribución de la ORIP Cartagena, en la 

población desplazada en cuanto a la protección individual de los bienes y 

Registros Único de Predios de Territorios Abandonados RUPTA. “. 

Meta 1: “Realizar las notificaciones respectivas.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Notificaciones 




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La Oficina de Registro notifica mediante edictos emplazatorios las notas 

devolutivas de radicación de RUPTA. Para el cumplimiento de esta meta se 

evidencio lo siguiente: 

• Notificaciones de Edicto Emplaza torio: Se verificó el cumplimiento de esta meta 

con la notificación de los edictos a los señores: Argénida Rosa Rodelo Quintero, 

Dorys María Castañeda Alvarez, Héctor Manuel Pérez Pérez, José Manuel 

Bonett Quintero, y Pedro Antonio Rios Aguiar. 


Descripción del hallazgo: “La Caja Recaudadora del Banco Popular no se 

encuentra conectada con las Cajas de la ORIP Cartagena, lo que ocasiona que 

algunos de los recaudos efectuados por los usuarios en la caja del banco, no se 

les elabore en la misma fecha el recibo de caja por el servicio que pagaron, lo que 

se evidenció en la muestra de los días seleccionados en los meses de enero a 

junio de 2008, (ver anexo 5), en los que se presentan diferencias al cotejar los 

recaudos diarios registrados en los Extractos del Banco Popular, cuenta No 230- 

00246-1 a nombre de Superintendencia de Notariados-Banco Producto y el 

recaudo de los Recibos de Caja, debilitando el control y seguimiento sobre estos 

recursos. “. 

Meta 1: “Los pasos para cumplir esta acción correctiva los debe determinar la 

Superintendencia de Notariado y Registro.” 





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La Oficina solicitó a la Superintendencia la realización de las obras y la conexión 

de las cajas de la Oficina con el Banco Popular mediante los siguientes oficios: 

Oficio No DA-056 del 1º de julio de 2009, informando al Secretario General sobre 

el hallazgo que dejó la Contraloría sobre la necesidad de reubicar la Caja 

Recaudadora del Banco Popular ubicada en el área de atención al público de la 

ORIP. 

-Oficio No. DA-078 de agosto 14 de 2009, dirigido a la Coordinadora del Grupo de 

Infraestructura, enviando las ofertas o cotizaciones para la adecuación de los 

puestos de trabajo de los Cajeros. 

-Oficio No. DA-100 de septiembre 14 de 2009, dirigido al Secretario General 

recordando el hallazgo sobre la necesidad de reubicar la Caja Recaudadora del 

Banco Popular ubicada en el área de atención al público de la ORIP. 

La Caja Recaudadora del Banco Popular continúa sin conectar a las Cajas 

Liquidadoras de la ORIP-Cartagena, situación que sigue generando que el valor 

total recibido por consignaciones en la cuenta del Banco no sea recibido por la 

Oficina de Registro en el mismo día para la elaboración de los respectivos Recibos 

de Caja. 

La Contraloría General de la República departamental de Bolívar, mediante oficio 

ER-03031 del 6 de abril de 2010 efectuó seguimiento a este mismo hallazgo 

determinando que las acciones propuestas no han sido efectivas para eliminar las 

causas del hallazgo. 

NOTA: Este hallazgo se debe homologar al hallazgo No.294 (7) en razón a que es el 

mismo hallazgo. 


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Descripción del hallazgo: “Las valores registradas en los extractos no coinciden 

con las sumas de notas crédito y consignación expedidos por el Banco Popular, 

cuenta No 230-00246-1 a nombre de Superintendencia de Notariados y Registro- 

Banco Producto, en los días seleccionados en la muestra (ver anexo 6), 

incumpliendo lo establecido en la Cláusula Novena, numerales 2 y 3 del Convenio 

01 de 2003 y Adición No 09 de 2008 al mismo, lo que incide negativamente en el 

conocimiento y control que debe tener la administración sobre los recaudos 

diarios. “. 

Meta 1: “Remitir oportunamente oficios de solicitud de correctivos al Banco 

Popular.” 







La Oficina de registro para el cumplimiento de la meta envió al Banco Popular los 

siguientes oficios: 

Oficios DA-059, DA-103 y DA-114 de fechas julio, septiembre y octubre de 2009 

respectivamente, dirigidos al Gerente del Banco Popular requiriendo que los 

extractos bancarios coincidan con las sumas de notas crédito y consignaciones 

diarias que recibe el Cajero directamente en la Oficina. 

− Oficios DA-059, DA-103 y DA-114 de fechas julio, septiembre y octubre de 2009 



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− A estas solicitudes el Banco Popular mediante oficio 230-131-208 de octubre 

2008 ya había informado de las razones para no cumplir con el abono de la 

totalidad de los dineros recibidos en el mismo día, en el extracto bancario, (se 

anexa copia del oficio). 

La Contraloría General de la República Departamental mediante oficio ER-03031 

del 6 de abril de 2010 efectuó seguimiento a este mismo hallazgo determinando 

que las acciones propuestas no han sido efectivas para eliminar las causas del 

hallazgo. 

Así mismo se comparó el valor de las consignaciones de los días 15 de enero, 

febrero 12 y marzo 12 con el valor que aparece en el extracto bancario 

estableciéndose que el valor recibido en efectivo no es registrado en el extracto 

del banco sino hasta el día siguiente, mientras que el valor recibido en cheques sí 

aparece consignado en el mismo día, incumpliendo lo establecido en la cláusula 

novena, numerales 2 y 3 del convenio 01 de 2003 celebrado entre la SNR y el 

Banco Popular. 


Descripción del hallazgo: “En los extractos correspondiente a los 12 meses del 

año 2008 de la cuenta corriente No 230-00246-1del Banco Popular a nombre de 

Superintendencia de Notariados y Registro-Banco Producto, figuran dos (2) tipos 

de registros, uno por la Consignación de la totalidad de los cheque recibidos en el 

día (canje del día anterior) y otro correspondiente a Varios por el total del efectivo 

liquido del día, y no en una sola nota crédito por el recaudo total del día como lo 

establece el numeral 3 de la cláusula novena del Convenio 01 de 2003 y adición 

09 del 31 agosto 2008, debilitando el control en el manejo de estos recursos.. “. 

Meta 1: “Remitir oficios de solicitud de correctivos al Banco Popular...” 



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La Oficina De registro para el cumplimiento de la meta envió al Banco Popular los 

siguientes oficios: 

− Oficios DA-059, DA-103 y DA-114 de fechas julio, septiembre y octubre de 2009 




− A estas solicitudes el Banco Popular mediante oficio 230-131-208 de octubre 

2008 ya había informado de las razones para no cumplir con el abono de la 

totalidad de los dineros recibidos en el mismo día, en el extracto bancario.. 

La Contraloría General de la República departamental mediante oficio ER-03031 

del 6 de abril de 2010 efectuó seguimiento a este mismo hallazgo determinando 

que las acciones propuestas no han sido efectivas para eliminar las causas del 

hallazgo. 

Así mismo se comparó el valor de las consignaciones de los días 15 de enero, 

febrero 12 y marzo 12 con el valor que aparece en el extracto bancario 

estableciéndose que el valor recibido en efectivo no es registrado en el extracto 

del banco sino hasta el día siguiente, mientras que el valor recibido en cheques sí 

aparece consignado en el mismo día, incumpliendo lo establecido en la cláusula 

novena, numerales 2 y 3 del convenio 01 de 2003 celebrado entre la SNR y el 

Banco Popular. 


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Descripción del hallazgo: “En la ORIP Cartagena no se evidenció la gestión 

adelantada por ella, para conseguir que el banco recaudador situase los dineros 

recibidos el primer día hábil del mes siguiente al recaudo, por vía electrónica a la 

cuenta central de la Superintendencia de Notariado y Registro, lo que se evidenció 

en once de los doce meses del año 2008, tal como lo establece la cláusula 

Décima Cuarta – Compensación del Convenio 01 de 2003 y adición 09 del 2008, 

no permitiendo que la SNR conozca de manera oportuna los recaudos de la ORIP 

Cartagena y disponga de ellos para los fines previstos, como se muestra (Ver 

anexo 7) continuación:. “. 

Meta 1: “.Remitir oficios de solicitud de correctivos al Banco Popular.” 







Mediante los siguientes oficios la orip de Cartagena solicitó al Banco Popular 

cumplir con el traslado de los fondos el primer día hábil de cada mes según el 

convenio No 01 de 2003 y su adición No 09 de 2008. 

• Oficios Nos. DA-071, DA-073, DA-075, DA-120 y DA-4, de fechas agosto, 

octubre de 2009 y enero de 2010 enviados al Gerente del Banco Popular, 

solicitando el cumplimiento del traslado de los recaudos para la cuenta central 

de la SNR en el primer día hábil de cada mes. 


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• Revisados los extractos de los meses de enero, febrero y marzo de 2010 se 

observó que los traslados de fondos para las cuentas centrales de la SNR no 

fueron efectuados el primer día hábil de cada mes. 

Recomendación de la Oficina de Control Interno a la oficina de registro de 

Cartagena: Oficiar al banco el último día hábil de cada mes para solicitar se 

efectúe el traslado de los fondos en el primer día hábil del mes siguiente, con el 

fin de dar cumplimiento a la cláusula Décima Cuarta del Convenio 01 de 2003 

celebrado entre la Superintendencia y el Banco Popular. 

NOTA : La oficina de registro de Cartagena ha cumplido con las metas 

propuestas y es de aclarar que el que esta incumpliendo para que se subsane 

la causa es la Entidad Bancaria ( Banco Popular). 


Descripción del hallazgo: “Las tarifas autorizadas por el Gobierno Nacional para 

los actos registrales fueron modificadas por el Decreto 2280 del día 23 de junio de 

2008; sin embargo estas solo se comenzaron a aplicarse en la ORIP Cartagena a 

partir del 21 de julio de 2008, atendiendo lo dispuesto en el Memorando No 32 del 

18-07-08 del Superintendente Delegado para le Registro, y argumentando la 

administración que cada vez que se presenta una modificación en los valores de 

los servicios, las ORIP que tienen el aplicativo SIR, deben esperar a que dichas 

modificaciones se hagan desde el nivel central, lo que condujo a que se dejara de 

recaudar por éstos conceptos más $39.011 miles (Ver anexo 8).. “. 

Meta 1: “Los pasos para cumplir esta acción correctiva los debe determinar la 

Superintendencia de Notariado y Registro..” 






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Con Oficios No DA-003 y DA-060 la Oficina comunicó a la Superintendencia del 

hallazgo por la aplicación de las tarifas en fecha posterior a la establecida en el 

Decreto 2280 de 2008 

Oficio DA-060 de fecha julio 8 de 2009 dirigido al Secretario General de la 

Superintendencia, suscrito por la doctora Aura Rocio Espinosa, Registradora 

Principal (E), poniendo en conocimiento el hallazgo relacionado con las aplicación 

de las tarifas de Derecho de Registro contempladas en el Decreto 2280 de 2008. 

-Oficio IE-9210 de la Oficina de Control Interno de Gestión de la SNR dando 

traslado a la Oficina de Informática del oficio indicado anteriormente y del hallazgo. 

-Oficio DA-003 de fecha enero 8 de 2010 dirigido al Secretario General de la SNR, 

suscrito por la Registradora Principal y la Coordinadora del Grupo Administrativo 

de la ORIP Cartagena, solicitando los ajustes para la aplicación de las nuevas 

tarifas. 


Descripción del hallazgo: “En inspección física practicada por el Equipo Auditor 

el 2 de marzo de 2009 se observó que: El área o espacio asignado por la ORIP 

Cartagena, para las operaciones de la caja recaudadora del Banco Popular, es 

estrecho o demasiado reducido. Además, la ventana de la caja recaudadora no 

cuenta con vidrio de seguridad ni careta de hierro, lo que hace que el lugar sea 

inseguro. También se apreció que las paredes necesitan mantenimiento y que no 

existe una buena iluminación de dicho lugar. En las instalaciones de la ORIP 

Cartagena, el banco recaudador no ha proporcionado los elementos de seguridad 

necesarios para la protección de los dineros recaudados, pues no se cuenta con 

alarmas, monitores y cámaras de vigilancia, incumpliendo así la cláusula 

Duodécima Primera del Convenio No 01 de 2003 y adición No 09 de 2008 al 

mismo. Además no cuenta con lámpara ultravioleta ni maquina contadora de 

dinero.. “. 


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Meta 1: “.Los pasos para cumplir esta acción correctiva los debe determinar la 

Superintendencia de Notariado y Registro.” 







Oficio No. DA-061 de fecha julio 8 de 2009, dirigido al Secretario General de la 

SNR, suscrito por la doctora Aura Rocio Espinosa, Registradora Principal (E), 

comunicando el hallazgo 189 relacionado con el espacio reducido y la seguridad 

deficiente del área de Caja del Banco Popular. 

-Oficio DA-062 de fecha julio 8 de 2009 dirigido al Banco Popular solicitando el 

suministro de elementos de seguridad y protección para el área de recaudado en 

efectivo. 

-Oficio DA-101 de fecha septiembre 14 de 2009, dirigido al Secretario General, 

recordando la petición contenido en el oficio DA-061 de 2009. 

-Oficio DA-104 dirigido al Banco Popular solicitando nuevamente los elementos de 

seguridad y protección para el área de recaudo de dineros. 

La Contraloría General de la República mediante oficio ER-03031 del 6 de abril de 

2010 efectuó seguimiento a este mismo hallazgo determinando que las acciones 

propuestas no han sido efectivas para eliminar las causas del hallazgo. 

El Banco Popular suministró al área de Recaudo de Efectivo, una cámara de 

seguridad. 


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Descripción del hallazgo: “.En la vigencia 2008, no se evidenció el 

diligenciamiento del formato de traslado de bienes entre funcionarios Inv. 2, de 

acuerdo a las directrices establecidas en la Circular 195 del 20 de octubre de 

2008, como se evidenció en la Orden de Salida No. 093 Bis del 30 de septiembre 

de 2008, que registra la asignación a una funcionaria de la Impresora Lexmartk 

W840dn Alto rendimiento, Serie 518921, con placa No. 100379, la cual no se 

encuentra incluido en el inventario individual. Una vez se efectuó la verificación 

física la impresora se encuentra a cargo de otra funcionaria quien la tiene incluida 

en su inventario individual. Igual se presentan otros casos (Ver Anexo No. 9). “. 

Meta 1: “1. Distribuir a cada uno de los funcionarios modelo de formatos de 

traslados para que sean diligenciados. 2.- Realizar de manera selectiva 

verificación de inventarios.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: formatos de traslados 






Acta de Inspección Ocular de fecha 1 de septiembre de 2009, clasificando el 

estado de obsolencia de los bienes. 

-Oficio Circular de fecha marzo 5 de 2009, dirigido a los funcionarios impartiendo 

instrucciones para el manejo de los inventarios. 

-Oficio Circular de fecha septiembre 11 de 2009, dirigido a los funcionarios, 

recordando y ampliando las directrices para el manejo del inventario. 


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-Convocatoria para presentación de ofertas para la venta de elementos de 

consumo y devolutivos inservibles, de fecha septiembre 18 de 2009. 

-Acta de evaluación y análisis del proceso de subasta pública para los bienes en 

estado inservible, de fecha 29 de septiembre de 2009. 

-Oficio de fecha 29 de septiembre de 2009, dirigido al Representante Legal de la 

firma COMPUTADORES PARA EDUCAR, ofreciendo en calidad de donación los 

equipos y programas de la Orip-Cartagena. 

-Oficio de fecha octubre 6 de 2009, del Representante Legal de la firma 

COMPUTADORES PARA EDUCAR, aceptando en donación algunos de los 

equipos ofrecidos. 

-Oficio de fecha octubre 5 de 2009 del Representante Legal de la FUNDACION 

DESARROLLO HUMANO, solicitando el procedimiento para retirar los bienes y 

útiles en donación. 

-Acta de Entrega, de los bienes en donación, para el programa 

COMPUTADORES PARA EDUCAR, de fecha 21 de octubre de 2009. 

Acta de Entrega, de los bienes en donación, para la Fundación Desarrollo 

Humano “JUAN CARLOS MARRUGO VEGA”, de fecha 21 de octubre de 2009 

(bienes de consumo). 

-Acta de Entrega, de los bienes en donación, para la Fundación Desarrollo 

Humano “JUAN CARLOS MARRUGO VEGA”, de fecha 21 de octubre de 2009, 

(equipos de sistemas). 

Se realizó verificación de los Inventarios Individuales de los funcionarios para 

verificar el cumplimiento de las metas. 


Descripción del hallazgo: “Existen elementos que se encuentran en mal estado 

en poder de los funcionarios de la Orip Cartagena, los cuales no han sido 

reintegrados al almacén. Ver anexo 10. Con lo cual se incumple la Circular No. 

247 de diciembre 2007 numeral 1, así como la Circular No. 195 de octubre de 


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2008 ITEM Actividades a Adelantar Formatos para Reintegro. -INV. 3-., Existen 

elementos de consumo inactivos de los cuales no se ha hecho uso desde hace 

varias vigencias.. “. 

Meta 1: “1.- Verificación ocular de elementos en mal estado. 2. Elaborar acta de 

inspección ocular. 3. Remitirla al nivel central. 4. Actuar conforme lo 

establezca el nivel central...” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Acta de Inspección Ocular, 

Oficios y Formatos de Reintegro. 

















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Descripción del hallazgo: “En algunos de los inventarios individuales de los 

funcionarios de la ORIP Cartagena, se encuentran registrados bienes: Que se 

encuentran en existencia en el almacén de la ORIP Cartagena, sin que se hubiese 

producido el comprobante de reintegro al almacén. Incumpliendo la circular No. 

247 de diciembre de 2007 Numeral 2 y la Circular No. 195 de octubre de 2008 

ITEM Actividades a Adelantar Formatos para Reintegro. -INV. 3. Ver anexo 11.· 

Elementos que han sido dados de baja o que se encuentran obsoletos e 

inservibles y aun se encuentran incluidos en los inventarios individuales de los 


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funcionarios de la ORIP Cartagena, incumpliendo la Circular 247 de diciembre de 

2007 Numeral 2. Ver anexo 12. 

En respuesta, la administración se comprometió a tomar los correctivos del caso. 

Estos hechos afectan la realidad de los inventarios individuales a 31 de diciembre 

de 2008, debilitando el sistema de control interno en el manejo de los inventarios. . 

Hallazgo administrativo. “. 

Meta 1: “1. Realizar jornada extraordinaria de inventarios. 2.- Verificar que los 

valores correspondan a los registrados en el resumen de inventarios y en 

contabilidad...” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Inventarios individuales y 

Formatos de Reintegro. 















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Descripción del hallazgo: “Al realizar la visita al área de recaudos se detecto 

que en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Cúcuta no existen 

dispositivos de seguridad, que permitan dar aviso a las autoridades en el evento 

de un atraco, no existen alarmas y las cámaras instaladas por la entidad financiera 

contratada para efectuar los recaudos no funcionan. “. 


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Meta 1: “Contar con dispositivos de seguridad para salvaguardar los recaudos 

que a diario se generan por la prestación del servicio Registral y Notarial, de tal 

forma que permitan reaccionar ante hurtos o atracos que se puedan suscitar en 

las instalaciones de la ORIP-CUCUTA..” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Visitas a la zona de 

recaudos en las instalaciones de la ORIP-CUCUTA, para verificar el 

funcionamiento de los dispositivos de seguridad que instale la entidad financiera. 

Unidad de medida de la Meta: Siete (7) Actas Una (1) Mensual 



Responsable: Oficina de Registro de Cúcuta – Coordinación Administrativa 


Descripción del hallazgo: “En la ORIP de Armenia, se observó violación por 

parte de la SNR del articulo 127 de la Ley 1152 de 2.007, del procedimiento 

establecido en la Resolución 816 del 11 de febrero de 2.008 y en la instrucción 

administrativa No. 08 de septiembre 3 de 2.008, de cinco inscritos con medidas 

de protección individual de predios admitidos, cuatro no tiene la información 

registrada en el RUPTA, “. 

Meta 1: “La Superintendencia de Notariado y Registro mediante la Coordinadora 

del Grupo de Justicia y Paz emitió certificación que a fecha 18 de marzo del 2009 

(Fecha anterior a la inexequibilidad de la Ley)se encontraban inscritos todos las 

solicitudes de protección individual de predios admitidos.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: oficio 




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Responsable: Oficina de Registro de Armenia 


Por oficio 526 de febrero 9 de 2.009, se solicitó a la Dra. Maria Patricia Palma 

Bernal, Coordinadora del grupo de Justicia y Paz, de la SNR, la constancia 

sobre el número de predios reportados por la ORIP. 

Por oficio 1140 de Marzo 11 de 2.009, se comunicó a la Dra. Maria Patricia Palma 

Bernal, Coordinadora del grupo de Justicia y Paz de la SNR, el hallazgo reportado 

por la Contraloría General de la República en relación con las inconsistencias 

presentadas en el reporte del RUPTA- 

Por oficio de enero de 2.010, la Dra. Patricia Palma Bernal, dio respuesta a los 

requerimientos de la CGR 


Descripción del hallazgo: “Realizado el seguimiento al Plan de Mejoramiento del 

2.008 de la SNR, se evidenció el incumplimiento de las acciones correctivas y 

metas propuestas para subsanar el hallazgo 226, no presenta avance a 31 de 

diciembre de 2.008, relacionadas con el compromiso de actualizar los procesos y 

procedimientos con base en el modelo MECI, Calidad de la Gestión y adoptarlos 

mediante acto administrativo contraviniendo lo establecido en la Resolución 5872 

de 2.007. La situación se presenta por debilidades en la planeación y 

direccionamiento de las actividades para el cumplimiento de los compromisos. Lo 

anterior no permite el establecimiento de controles oportunos para minimizar los 

riesgos por errores en las liquidaciones, fechas, números y registros “. 

Meta 1: “Levantamiento de procesos y procedimientos con la metodología MECI - 

CALIDAD bajo la responsabilidad de OAP Y Grupo MECI - CALIDAD.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Manual 


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Responsable: Oficina Asesora de Planeación - ORIP DE ARMENIA 


La Superintendencia de Notariado y Registro levantó los manuales de procesos y 

procedimientos de la ORIP ARMENIA, así: 

PROCESO: GESTION DEL SERVICIO REGISTRAL 

- actuaciones Administrativas 

- Registro de Documentos 

- Gestión de Correspondencia sobre la afectación de dominio de la 

propiedad 

- Expedición de certificados de tradición 

- Consultas sobre la propiedad inmobiliaria 

- Correcciones 

PROCESO GESTION DOCUMENTAL 

- Gestión Documental Registral 

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA 

- Manejo de Caja Menor 

- Elaboración Cuadro de ejecución Presupuestal 

- Devolución de dineros 

- Gestión de Mantenimiento de equipos de oficina y edificio 

- Gestión de mantenimiento Equipos de Tecnología 

- Administración de personal 

- Gestión correspondencia 

- Gestión de inventarios 

- Gestión de compras y contratación 

- Gestión almacén 


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- Gestión Ingresos 

- Evaluación del desempeño laboral 

- Reparto Notarial 

Meta 2: “Elaboración de acto administrativo.” 





Responsable: Oficina asesora de Planeación -ORIP DE ARMENIA 


La SNR, expidió la Resolución 3776 de Mayo 20 de 2.009, por la cual se adopto 

el Manual de Procesos y Procedimientos de la ORIP ARMENIA 

Los manuales de procesos y procedimientos de la ORIP Armenia, se socializaron 

con todos los funcionarios, los días Octubre 21, Octubre 28 y Noviembre 26 de 

2.009. 


Descripción del hallazgo: “La SNR no ha implementado un sistema de archivo 

para las ORIPS, acorde con lo estipulado en el Titulo V. Artículo 2o. Y Titulo VII, 

artículo 31 de la Ley 594 de 2.000, relacionado con la organización, preservación y 

control de los documentos, no tiene estructurados programas de gestión 

documental y procesos archivistitos( de recepción, distribución, consulta, 

organización, recuperación, disposición final, tablas de retención documental y 

foliación), desconociendo los principios rectores de la normativa, situación 


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consolidada como hallazgo 50 en el plan de mejoramiento suscrito por la entidad, 

el cual presenta incumplimiento al 31 de diciembre de 2.008. “. 

Meta 1: “.Elaboración de instructivo para aplicación de la ley 594 de 2000” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Instructivo 




Responsable: Grupo de archivo y correspondencia - secretaria General /orip 

Armenia 


Memorando No.214 de 2008 de Secretaria General para funcionarios de la 

Superintendencia y oficina de registro Bogota zona Norte con el fin de cumplir 

cronograma de actualización de las tablas de retención documental del 14 de 

octubre al 19 de noviembre de 2008. 

Por oficio 1.419 de Marzo 3 de 2.010 la orip de Armenia, solicitó al Dr. Juan 

Patricio Gutiérrez Rojas, Coordinador del grupo de archivo y correspondencia de 

la SNR, la elaboración de un instructivo sobre el procedimiento a seguir para dar 

aplicación a la Ley 594 de 2.000, en el archivo de los documentos que reposan en 

la carpeta de antecedentes regístrales- 

Con oficio Dirigido a la Doctora Karen Varón Jefe oficina de Control Interno de 

fecha abril 7 de 2010 y CORDIS IE –3763 el coordinador del Grupo de Archivo y 

Correspondencia Doctor Juan Patricio Gutiérrez Rojas, informa que junto con los 

contratos de prestación de servicios No.531-527 de 2009 se elaboro instructivo de 

gestión Documental de la Superintendencia de Notariado y Registro conforme a la 

norma de calidad NTC-GP 1000:2004 y la ley 594 de 2000. “Ley General de 

Archivo” 


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Documento soportes: Instructivo gestión Documental 2010 en 22 paginas. 

Presentación de Capacitación Documental en Power Point, con el fin de Promover 

la cultura archivística y asesorar a las dependencias del nivel Central y oficinas de 

registro en la aplicación del Modelo de Gestión Documental de sus archivos, 

garantizando así la conservación del patrimonio documental de la 

Superintendencia de Notariado y Registro. 

Circular 76 de mayo 3 de 2007 en la cual se imparten directrices para la 

organización de los archivos de la Superintendencia como la ley 594 de 2000 y 

fundamentos archivísticos. 

Resolución No.1891 de marzo 13 de 2009, por la cual se adopta n las tablas de 

retención documental aprobadas por el comité de Administración de documentos 

de la Entidad. 

Meta 2: “La organización de la totalidad del archivo inmobiliario de la orip 

conforme a lo estipulado a la ley 594 del 2000.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Archivo organizado 






El día 3 de febrero de 2.010, veintitrés (23) funcionarios de la ORIP ARMENIA, 

firmaron una Acta de Compromiso, para organizar dos carpetas diarias de 

antecedentes regístrales. 


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En el período comprendido entre el 4 de Marzo de 2.009 y el 27 de febrero de 

2.010, se han organizado 10.370 carpetas de antecedentes regístrales. 

Meta 3: “Solicitar a la SNR autorización de horas extras mensuales para 6 

funcionarios de esta ORIP para labores de archivo de carpetas.” 







Mediante oficio 1.983 de mayo 4 de 2009, 2369 de mayo 22 de 2.009, 3.885 de 

Agosto 4 de 2.009, 5016 de Septiembre 30 de 2.009, 5495 de Octubre 29 de 

2.009, 5970 de Noviembre 27 de 2.009, 356 de Enero 27 de 2.010.,se solicito a 

la SNR la autorización de horas extras para la organización de carpetas de 

antecedentes registrales, solicitudes aprobadas por la SNR, y en las cuales se 

organizaron 1.914 carpetas de antecedentes regístrales. 


Descripción del hallazgo: “En la ORIP de Armenia se presenta inobservancia de 

lo contemplado en el artículo 2o.. y literal e) del artículo 3o. De la Ley 87 de 1.993, 

se detectaron deficiencias en los mecanismos de control interno en la 

identificación, verificación y soporte de los certificados de tradición exentos al no 

dejar registro en el SIR del oficio solicitud; descripción incompleta de los bienes de 

la oficina en el inventario individual; el mapa de riesgos no tiene identificado 

correctamente los conceptos referentes al riesgo, descripción, posibles 

consecuencias, impacto y posibilidad de ocurrencia en el proceso: y existencia de 

bienes no asignados a un responsable “. 


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Meta 1/ 3: “Incluir al radicar y al expedir los certificados de tradición, la entidad 

que lo solicita y el numero del oficio.” 







Por memorando Nro. 004 de Febrero 20 de 2.009 y 25 de Octubre 28 de 2.009, 

se impartieron instrucciones sobre la radicación de las solicitudes exentas. 

Meta 2/3: “Incluir y detallar en los inventarios individuales de cada funcionario las 

características de cada bien de acuerdo a lo reflejado en el Inventario General.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Inventarios Individuales 






A 31 de Diciembre de 2.009, se elaboraron los inventarios individuales de cada 

funcionario, los cuales fueron confrontados contra el Inventario General de la 

ORIP. 


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Meta 3/3: “Actualizar el mapa de riesgos con base en los procesos y 

procedimientos de nuevo modelo MECI-CALIDAD bajo la responsabilidad de la 

Oficina de Planeación y grupo MECI de la SNR.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Mapa de Riesgos 




Responsable: Oficina Asesora de Planeación - ORIP DE ARMENIA 


Con la asesoría de la comisión visitadora de la Oficina de Control Interno de la 

SNR, se levantaron los mapas de riesgos por procesos, los cuales fueron 

socializados a todos los funcionarios el día 4 de Marzo de 2.010 


Descripción del hallazgo: “En la Orip de Calarca se constato vulneración por 

parte de la SNR, de lo estipulado en los artículos 14, 15 y 29 del decreto 359 de 

1995, los dineros recaudados por la prestación del servicio registral por la oficina 

fueron consignados en la cuenta corriente No. 121-02647 del Banco Davivienda, 

denominada " producto" y transferidos mensualmente a la SNR , dejando de 

percibir rendimientos financieros . Actualmente dicho recurso es consignado en 

cuenta corriente del Banco Agrario. “. 

Meta 1: “Aplicar concepto recibido de acuerdo a consulta elevada a la Dirección 

del Tesoro Nacional” 



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Responsable: DIRECCION FINANCIERA NC (ORIP DE CALARCA) 


Descripción del hallazgo: “En la ORIP DE CALARCA se contraviene lo 

dispuesto en el articulo 20 de la ley 962 de 2005 relacionado con la supresión de 

sellos, se encontró utilización permanente de estos en los diferentes documentos 

que produce la oficina en desarrollo de los procesos administrativos. “. 

Meta 1: “Supresión definitiva de los sellos.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: levantamiento de acta para 

supresión de sellos 




Responsable: Registradora Seccional ORIP DE CALARCA 


Mediante Acta de fecha 17 de marzo de 2009, la registradora seccional suscribe 

acta para que en la oficina de registro se supriman los sellos y dar cumplimiento a 

la ley 962 del año 2005 articulo 20 “Supresión de Sellos” 


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Descripción del hallazgo: “.En la ORIP de Calarca no hubo aplicación por parte 

de la SNR del articulo 127 de la Ley 1152 de 2007, del procedimiento ordenado en 

la Resolución 816 del 11 de febrero de 2008 y en la instrucción administrativa No. 

08 de septiembre 3 de 2008, de cuatro inscritos con medidas de protección 

individual de predios admitidos, uno no tiene la información registrada en el 

RUPTA, no obstante la Oficina haberlo solicitado en cuatro oportunidades en el 

2008. “. 

Meta 1: “La Superintendencia de Notariado y Registro mediante la Coordinadora 

del Grupo de Justicia y Paz emitió certificación que a fecha 18 de marzo del 2009 

(Fecha anterior a la inexequibilidad de la Ley) se encontraban inscritos todos las 

solicitudes de protección individual de predios admitidos.” 





Responsable: Oficina de Registro de Calarca 


Mediante Oficio de fecha enero 29 de 2010, la coordinadora del Grupo de Justicia 

y Paz Doctora Maria Patricia Palma relaciona información de la base de datos 

donde se evidencia que dicha oficina procedió a calificar las solicitudes de 

protección del RUPTA conforme a lo establecido en las normas legales vigentes 

antes de ser declarada inexequible la ley que lo reglamenta. 

Hallazgo 202 (9) 

Descripción del hallazgo: Se constato vulneración de lo establecido en el articulo 

48 de la ley 190 de 1995, numeral 5to. Del documento CONPES 3842 del 20 de 


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octubre de 2003 y capitulo II DEL DOCUMENTO CONPES 3294 DEL 28 DE 

JUNIODE 2004, AL EVIDENCIARSE FALTA DE DILIGENCIAMIENTO DEL 

FORMATO DE SEGUIMIENTO DE LOS INDICADORES PROPUESTOS EN EL 

PLAN ANUAL DE GESTION por parte de la ORIP de Calarca y carencia de 

análisis, seguimiento y evaluación de los resultados de gestión por parte del nivel 

central 

Meta 1 / 1: La Oficia Asesora de Planeación de la SNR programo capacitación 

nuevamente en los siguientes temas.1, Sistema de planeación, seguimiento y 

evaluación de la gestión y sus resultados. 2- · Manual de Indicadores de Gestión y 

resultados por procesos.3-· Matriz de indicadores, con el fin de asesorar en el 

diligenciamiento del formato de seguimiento de los indicadores propuestos en el 

plan anual de gestión .4.- · Nuevamente la Oficina Asesora de Planeación 

socializará y validará los procesos y procedimientos de las Oficinas de Registro de 

Calarcá y Filandia debidamente ajustados. 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: oficios 






Mediante oficio OAP 029 de fecha enero 27 de 2010 el jefe de la oficina asesora 

de planeación, como mecanismo de seguimiento a la ejecución al plan anual de 

gestión, solicita información acerca del informe de seguimiento al plan de gestión e 

informa las fechas de Seguimiento del mismo. 

Igualmente con oficio OAP 241 de mayo 29 de 2009, informa acerca del plan 

anual de gestión del año 2009 para las orips, donde indica la socialización del 


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mismo mediante la instrucción administrativa No. 8 de 2009 del 19 de mayo de 

2009 y adicionalmente acerca de la asesoria vía telefónica a la oficina de registro. 

En visita realizada por la Oficina Asesora de Planeación entre el 24 y 26 de agosto 

de 2009, y mediante acta en la cual se evidencia firma de los funcionarios 

participantes de la oficina. Donde se trataron los siguientes Temas: socialización 

de los procesos y procedimientos de la oficina, plan estratégico institucional, plan 

anual de gestión de la orip, caracterización de los procesos, manual de calidad de 

la SNR, proyectos de inversión, políticas de operación e la gestión registral, 

seguimiento a los indicadores. 

Con oficio OAP 032 enero 29 de 2010, el jefe de la oficina Asesora de planeación 

se permite programar nuevamente visita en el segundo semestre de 2010 a la orip 

para tratar los temas de indicadores de gestión, plan anual de gestión, 

seguimiento, matriz de indicadores. 


Descripción del hallazgo: La ORIP de Calarca no cumplió con las actividades 

programadas en el Plan de acción 2008, ningún funcionario de la seccional se 

capacito en servicio al cliente, no se realizaron encuestas para conocer la calidad 

de servicio y no efectúo el levantamiento, implementación y actualización de 

procesos registrales, contables, y administrativos, en contra de la ley 190 de 1995, 

que dispone la evaluación con sujeción a los indicadores de resultados. 

Meta 1 / 3: La Oficina de Plantación de la SNR programo capacitación 

nuevamente en los siguientes temas.1, Sistema de planeación, seguimiento y 

evaluación de la gestión y sus resultados. 2- · Manual de Indicadores de Gestión y 

resultados por procesos.3-· Matriz de indicadores, con el fin de asesorar en el 

diligenciamiento del formato de seguimiento de los indicadores propuestos en el 

plan anual de gestión .4.- · Nuevamente la Oficina Asesora de Planeación 

socializará y validará los procesos y procedimientos de las Oficinas de Registro de 

Calarcá y Filandia debidamente ajustados. 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Plan de gestión 



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Responsable: Oficina Asesora de Planeación -Oficina de Registro de Calarca 


Mediante oficio OAP 029 de fecha enero 27 de 2010 el jefe de la oficina asesora 

de planeación, como mecanismo de seguimiento a la ejecución al plan anual de 

gestión, solicita información acerca del informe de seguimiento al plan de gestión e 

informa las fechas de Seguimiento del mismo. 

Igualmente con oficio OAP 241 de mayo 29 de 2009, informa acerca del plan 

anual de gestión del año 2009 para las orips, donde indica la socialización del 

mismo mediante la instrucción administrativa No. 8 de 2009 del 19 de mayo de 

2009 y adicionalmente acerca de la asesoria vía telefónica a la oficina de registro. 

En visita realizada por la Oficina Asesora de Planeación entre el 24 y 26 de agosto 

de 2009, y mediante acta en la cual se evidencia firma de los funcionarios 

participantes de la oficina. Donde se trataron los siguientes Temas: socialización 

de los procesos y procedimientos de la oficina, plan estratégico institucional, plan 

anual de gestión de la orip, caracterización de los procesos, manual de calidad de 

la SNR, proyectos de inversión, políticas de operación e la gestión registral, 

seguimiento a los indicadores. 

Meta 2 / 3: Elaboración de 10 encuestas MENSUALES a los usuarios a fin de 

medir la calidad del servicio 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Encuesta 





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Responsable: Registradora Seccional Orip de Calarca 


La registradora esta realizando las encuesta mensuales respectivamente a los 

usuarios tomando las consideraciones del caso y envío las encuestas realizadas 

hasta la fecha. También ha realizado las encuestas de satisfacción del servicio al 

cliente externo 

Meta 3 / 3: La registradora gestionara capacitación para ella y los funcionarios en 

el tema de servicio al cliente con entidades externas 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Taller 






La registradora envío los documentos soportes que demuestran las capacitaciones 

realizadas y los registros de asistencia a las capacitaciones por parte de los 

funcionarios. Temas en los que se han capacitado: atención al cliente en 

comfenalco Quindío., tipos y manejo de usuarios. 


Descripción del hallazgo: En la Orip de Calarca no se aplica lo establecido en el 

articulo 1 ero. De la ley 58 de 1982 y articulo 55 de la ley 190 de 1995, dado que 

carece de reglamentación por parte de la SNR, para el tramite interno de las 

peticiones y la manera de atender las quejas por la oficina, encontrando de que en 


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esta existe una urna que nunca se había abierto, lo que indica que no se le realiza 

control ni seguimiento a las mismas. 

META 1 / 1: Revisar periódicamente el buzón de sugerencias una vez al mes y se 

levantara acta con las sugerencias de los usuarios y se realizara seguimiento a las 

mismas, para lo cual abrirá una carpeta con dichos soportes. 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Actas 



Porcentaje de avance de ejecución de la Meta:100% 



DOCUMENTOS SOPORTES: ACTAS DE APERTURA DE URNA DESDE EL MES 

DE MAYO A DICIEMBRE DE 2009. 


Descripción del hallazgo: “L a ORIP de Calarca infringió lo ordenado en el 

articulo 2do. Y literal e) del articulo 3ero. De la ley 87 de 1993 , por presentar 

deficiencias en los mecanismos de control interno en la descripción incompleta de 

los bienes de la oficina en el inventario individual , se tiene en bodega cuatro 

unidades de conservación de recibos de caja del No. 39041100 al 39059099, 

recibidos por la ORIP el 12 de septiembre de 2008, que a la fecha no han sido 

legalizados por la Superintendencia; deficiencias en los soportes de seguimiento 

del plan de mejoramiento y ausencia de evidencia de envío al la SNR para su 

consolidación y no se observan acciones correctivas ni preventivas por parte de la 

superintendencia para mejorar el clima laboral, a pesar de las reiteradas 

solicitudes realizadas por los funcionarios y la oficina de control interno , por lo que 


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la Entidad puede verse afectada nuevamente con sanciones por parte del 

ministerio de la protección social.. “. 

Meta 2 / 5: Realizar detalladamente los inventarios individuales y hacerlos llegar a 

la oficina de Armenia 







La oficina realizo los inventarios y suministra formatos inv-1,2 y 3 4, 5,5 

individuales a cada uno de los funcionarios (11 documentos anexos). 

Meta 3 / 5: “Elaboración de entradas al almacén de los recibos de caja del dia 12 

de septiembre del 2008.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Acta de almacén 






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Mediante entrada de almacén No. 242 de fecha 3 de abril de 2009 se dio ingreso a 

los recibos de caja del numero 39041100 al numero 39059099. 

META 4/ 5: Abrir carpeta con todos los soportes de las visitas realizadas por parte 

de la Oficina de Planeación y control Interno de gestión, la carpeta debe incluir, 

informe de las visitas, formatos firmados por los funcionarios de las capacitaciones 

recibidas, procesos y procedimientos actualizados, copia de los soportes 

enviados a la Oficina de control interno del plan de mejoramiento, fax, emails de la 

información enviada a control interno. Capacitación de indicadores de gestión, 

entre otros 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Fólderes y carpetas 

organizadas 






La orip de calarca abrió la carpeta y organizo las diferentes informes de visita y 

actas. Envía fotocopia de la carpeta. 

Meta 5 / 5: “La Superintendencia de Notariado y Registro mediante el comité de 

convivencia y conciliación laboral, del cual hacen parte el Secretario General y el 

coordinador del grupo de administración del talento humano citó a la audiencia de 

conciliación la cual no fue exitosa, por tanto elevó el caso a la Procuraduría 

General de la Nación quien la devolvió a la Procuraduría Regional del Quindío 

mediante SIAF-5768/10. 


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La SNR hará seguimiento a dicho caso con el fin de dar cumplimiento a la 

resolución No.6133 de septiembre 2 del 2008 y el artículo 25 de la Constitución 

Política.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: visita a la orip 






Mediante oficio DRC-DP 011 DE ENERO 13 DE 2010 la división de registro y 

control de la procuraduría general de la nación se permite informar al doctor 

herniado Colmenares secretario general de la Superintendencia, que el caso 

SIAF0324995-09 fue trasladado por dicho ente de control a la procuraduría 

regional del Quindío. 

La Superintendencia efectúo audiencia de conciliación el 29 de septiembre de 

2009 en la orip de calarca realizada por el comité de convivencia de la entidad. 


Descripción del hallazgo: “En la Orip de Filandia se constato vulneración por 

parte de la SNR, de lo estipulado en los artículos 14, 15 y 29 del decreto 359 de 

1995, los dineros recaudados por la prestación del servicio registral por la ORIP de 

Finlandia fueron consignados en la cuenta corriente No. 3544500109-5 del Banco 

Agrario, denominada " producto" y transferidos mensualmente a la SNR , dejando 

de percibir rendimientos financieros .. “. 


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Meta 1 / 1: “Aplicar concepto recibido de acuerdo a consulta elevada a la 

Dirección del Tesoro Nacional.” 





Responsable: Dirección Financiera –Oficina de registro de Filandia 


Descripción del hallazgo: “Se observo inasistencia a la orip de Filandia de 

recursos y dotación tecnológica por parte de la SNR , como también ausencia de 

copias de seguridad del archivo registral físico en medios magnéticos de 

reconocido valor técnico , situación que implica el desplazamiento de funcionarios 

fuera de la oficina con las fichas de los expedientes de las matriculas inmobiliarias, 

situación que contraviene el decreto 1711 de 1984 de la Presidencia de la 

Republica en su capitulo III , articulo 10 donde se obliga a la SNR a disponer del 

servicio de instrumentos públicos y de sus archivos , mediante el empleo de 

técnicas , procedimientos mas avanzados que garanticen la seguridad, celeridad y 

eficacia del proceso.. “. 

Meta 1/ 3: Sistematización de la Oficina de registro por parte de la oficina de 

informática 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: oficina sistematizada 

Unidad de medida de la Meta: Contar con aplicativo 



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Responsable: Oficina de informática Nivel Central- ORIP DE FILANDIA 


Con oficio 2010 IE-799 de fecha enero 28 de 2010 el Jefe de la Oficina de 

Informática comunica que esta oficina de registro será sistematizada en el año 

2011. 

Meta 2/ 3: Disponer de una fotocopiadora en las instalaciones de la oficina de 

registro 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: fotocopiadora instalada y 

funcionando 




Responsable: ORIP DE FILANDIA / INFORMATICA /GRUPO DE SERVICIOS 

GENERALES Y ARCHIVO 


El registrador envía soporte entrada de almacén no 012 de septiembre 25 de 2009 

de la fotocopiadora la cual se encuentra funcionando correctamente 

Meta 3/ 3: Asignar una persona responsable y única quien accese el archivo. 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Oficio. 


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Responsable: Registrador (a) Seccional ORIP DE FILANDIA 


Mediante oficio 2010-058 de marzo 19 de 2010 el registrador Alfonso valencia 

valencia designa la función a la señora Aydee Álvarez Loaiza auxiliar 

administrativo 4044-12 como funcionaria encargada del archivo de la oficina. 


Descripción del hallazgo: “La ORIP de FILANDIA se evidencio contravención de 

lo ordenado en el articulo 2do. Y literal e) del articulo 3ero. De la ley 87 de 1993 , 

por presentar deficiencias en los mecanismos de control interno en cuanto a la 

operación manual de los recaudos y demás procesos de la oficina; ausencia de 

control de recibos de caja en bodega , diferencias en la información reportada por 

la oficina de Finlandia en el inventario de bienes a 31 de diciembre de 2008 con 

respecto al inventario presentado a la orip de Armenia responsable de la 

consolidación de la información contable en el departamento del Quindío; 

inseguridad de la oficina y del archivo registral ; escasa capacitación de los 

funcionarios.. “. 

Meta 2 / 5: “Asignar una persona responsable del manejo de los recibos de caja y 

ubicarlos en lugar bajo llave o en caja fuerte” 




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Responsable: Oficina de Registro de Filandia 


Mediante Oficio de fecha marzo 10 de 2009 el registrador Alfonso valencia 

Valencia designa como responsable a la señora Aydee Álvarez Loaiza auxiliar 

administrativo 4044-12 como responsable de la seguridad de los recibos de caja 

los cuales deben permanecer bajo llave. 

Meta 3 / 5: “Organización inventario de la orip en forma detallada reflejando la 

totalidad de los bienes en uso e inservibles de tal forma que corresponda con la 

información enviada a la principal de Armenia.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Inventario actualizado 






El registrador envía inventarios realizados por la orip y con fecha diciembre 31 de 

2009. (6 anexos). 

El registrador envía resolución No. 019 de septiembre 14 de 2009 por la cual 

ordena destruir los elementos devolutivos inservibles. 

Meta 4 / 5: Adquirir e instalar en la orip un sistema de alarma que permita reforzar 

la seguridad 


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Denominación de la unidad de medida de la Meta: Sistema de alarma instalado 






El sistema de alarma ya se encuentra instalado y esta funcionando. 

META 5 / 5: Los funcionarios reciban capacitación, gestionada por parte del 

registrador 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Capacitación 






Los funcionarios recibieron capacitación en tablas de retención documental y 

normatividad archivística por el servicio Nacional de Aprendizaje -SENA, 

igualmente recibieron capacitación en informática básica con el Sena según 

consta en los anexos enviados. 


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Descripción del hallazgo: “La ejecución del Plan Estratégico 2007-2011 

contemplaba la iniciación de nueve (9) proyectos durante los años 2007 y 2008. 

Los proyectos: sistematización y modernización de los servicios a nivel nacional, 

asistencia técnica de la administración central a la sistematización de las oficinas 

de registro, Sistematización de los procesos administrativos y jurídicos, diseño e 

implementación del modelo tecnológico y de gestión para la ventanilla única de 

registro a nivel nacional; no obstante, haberse iniciado presentan una ejecución 

parcial por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR), ya que 

algunos de los objetivos de estos proyectos no se iniciaron en las fechas 

programadas, lo que afecta el logro de los resultados esperados para la Oficina 

de Registro de Bucaramanga en cuanto a la eficiencia de su actividad registral con 

el consecuente detrimento en el servicio público, objeto de su misión.. “. 

Meta 1: “Enviar Oficios a los Gerentes de proyectos para que soporten la 

ejecución de las actividades previstas dentro de los proyectos de inversión para la 

oficina de registro de Bucaramanga.” 





Responsable: Oficina de Registro de Bucaramanga 


Mediante oficio OAP – GFEP-047 de fecha 29 de enero de 2010 la oficina 

asesora de planeación comunica que este hallazgo esta cumplido al 100% de 

acuerdo a los oficios remitidos a los gerentes de los proyectos solicitando el 

avance físico y presupuestal de los proyectos de inversión y los informes remitidos 

por ellos y soportados por el Sistema de seguimiento a los proyectos de inversión 

SPI DEL Departamento Nacional de Planeación los cuales pueden ser 


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consultados a través de la pagina WEB www.dnp.gov.co enlace seguimiento a 

proyectos de inversión. 

Es de anotar que los proyectos que apoyaron para el mejoramiento de la 

prestación del servicio e incluyeron acciones para la oficina de Registro de 

Bucaramanga para la vigencia 2009. 


Descripción del hallazgo: “La ejecución del Plan Estratégico 2007-2011 lleva 

implícito un proceso de seguimiento acompañamiento y evaluación por parte del 

nivel estratégico de la Superintendencia. La Oficina de Registro de Bucaramanga 

en lo relacionado con los mecanismos de medición de las actividades específicas 

en la aplicación de los indicadores, no se evidencia que haya el conocimiento y 

definición de éstos, por cuanto por parte de la Superintendencia de Notariado y 

Registro no hubo un seguimiento y acompañamiento adecuado, lo que impide 

tener una medición real en el desarrollo de su actividad misional, que le permita 

autoevaluarse y direccionar su gestión.. “. 

Meta 1: “Se enviará oficio a planeación e informática de la SNR.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: 2 oficios 

Unidad de medida de la Meta: Estadísticas y capacitación 





Mediante Oficio 5643 de 03-08-2009 en lo referente a la circular No.136 del 25- 

06-09 en donde dice que la orip de Bucaramanga cuenta con el aplicativo SIR y 

que se están tomando diariamente los indicadores solicitados. Oficio de fecha 03- 


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11-09 de la orip de Bucaramanga donde solicitan capacitación para los 

funcionarios para la aplicación ,conocimiento y manejo de indicadores dirigido a la 

OAP. 


Descripción del hallazgo: “El Plan Operativo para el 2008 de la Oficina de 

Registro de Bucaramanga contemplaba la ejecución de quince (15) programas 

básicos. Los programas: Capacitación en atención al usuario externo en el área de 

caja y bienestar social no se llevaron a cabo, el programa “Socialización de los 

planes estratégico y Operativo” se ejecutó parcialmente, lo anterior por falta de un 

mayor compromiso de la Superintendencia en la asignación de los recursos 

necesarios para su desarrollo, lo cual afectó en un 23,34% la efectividad en el 

cumplimiento de las actividades previamente establecidas para esta Oficina en 

dicho plan... “. 

Meta 1: “Se enviara oficio al SENA, ARP y a EPS solicitando capacitación en 

servicio al cliente. Se solicitarán recursos a la SNR para Bienestar Social.” 

Cumplir con las actividades previstas en el Plan operativo 







Con oficio No. 1597 de 19-03-09 LA ORIP DE BUCATRAMNAGA ENVIA EL 

FORMATO F4 PLAN ANUAL DE GESTION., oficio de 30-06-09 enviado al SENA, 

SOLICITAN CAPACITACION EN TEMA DE SERVICIO AL CLIENTE, Formatos de 

encuesta, Formato de quejas y reclamos, memorando 17 de 13-05-09 donde se 

relaciona cronograma de salud ocupacional para los funcionarios de la orip-, 


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Descripción del hallazgo: “.En el artículo 209 de la Constitución Nacional y en el 

Código Contencioso Administrativo se establecen los principios de la función 

administrativa, entre los cuales se encuentran el de celeridad, sin embargo, se 

evidencia falta de oportunidad en resolver los recursos de apelación presentados 

por los ciudadanos, ya que en algunos de los expedientes de la muestra 

examinada existían recursos no resueltos con una dilación de entre 3 y 7 meses, 

esto se presenta por la demora en la expedición de la correspondiente Resolución 

por parte de la SNR, como consecuencia se presenta la figura del silencio 

administrativo indicada en el Artículo 60 del Código Contencioso Administrativo, lo 

cual afecta la calidad y eficacia del servicio.(Oficina de registro de Bucaramanga) 

“. 

Meta 1: “Lograr que todos los recursos se resuelvan en el menor tiempo posible..” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Recursos de apelación. 






Con Oficios No. 1519 de 13-03-09 enviado al director de registro sobre solicitud 

recursos de apelación.. Oficio No. 3698 de 03-06-09 trata la reiteración de solicitud 

de recurso de apelación., 4802 de 09-07-09 reitera solicitud., 7694 de 05-10-09 

reitera solicitud y oficio 8346 de 03-11-09 reiterando solicitud recursos apelación. 


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Descripción del hallazgo: “En el artículo 209 de la Constitución Nacional y en el 

Código Contencioso Administrativo se señala la obligación del Estado de cumplir 

con los principios de publicidad y celeridad en sus actuaciones, así mismo debe 

surtir la notificación a terceros indeterminados en los casos en que se adelantan 

actuaciones administrativas. En la ORIP Bucaramanga se presenta demora en el 

envío de las decisiones originadas en dichas actuaciones, a la oficina de 

publicaciones de la Superintendencia de Notariado y Registro, lo anterior, debido a 

que la ORIP con el objeto de agilizar el trámite, confía en el interesado la 

publicación del acto administrativo y éste en algunos casos no lo hace, cuando por 

mandato normativo este procedimiento es responsabilidad de la Superintendencia, 

situación que afecta la atención al usuario en cuanto a la calidad y oportunidad del 

servicios.. “. 

Meta 1: “Mediante memorando instruir a la secretaria de jurídica para que envíe 

la solicitud oportunamente solicitud que se extenderá a la SNR.” Cumplimiento del 

término para la publicación 







Mediante memorando de fecha 30-06-09 del coordinador área jurídica para 

secretaria jurídica donde menciona el hecho de que las publicaciones se deben 

hacer en la oficina de divulgación y que estas se están demorando y oficio 3774 

de 04-06-09, para reiterar la publicación de autos de apertura. 


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Descripción del hallazgo: “.En los Artículos 44 a 48 del Código Contencioso 

Administrativo, se índica que para realizar la notificación personal de los actos 

administrativos, en caso de no comparecer el interesado, debe publicarse el edicto 

transcurridos cinco (5) días hábiles después del envío de la citación. En la Oficina 

de Registro se encontraron Edictos proferidos antes de cumplirse este término 

normativo, lo anterior ocurre por falta de claridad en el procedimiento de 

notificación, por parte del personal operativo delegado para estas actividades, 

además no hay evidencia de la revisión o aprobación por parte de un profesional 

del derecho, tal situación pone en peligro la validez del acto administrativo que se 

pretende ejecutar, puesto que al no dejar correr los términos, existe el riesgo de 

generar una causal de nulidad.. “. 

Meta 1: “Instrucción a la secretaría y revisión por parte del Coordinador Jurídico.” 

Cumplimiento del término para las notificaciones 







Con memorando de fecha 30-06-09 para la oficina de divulgación. 


Descripción del hallazgo: “En los Artículos 62 al 64 del Código Contencioso 

Administrativo se señala que un acto administrativo se encuentra en firme y 

ejecutoriado una vez transcurrido el término de cinco (5) días hábiles a partir de la 

notificación sin que se hayan presentado los recursos de Ley o habiéndose 

presentado estos ya se resolvieron, sin embargo, se encontraron constancias de 


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ejecutoria que se emiten sin que se haya agotado este término, por cuanto no hay 

claridad en el personal operativo que realiza este procedimiento y no existe una 

revisión o aprobación por parte de un profesional del derecho, lo anterior podría 

derivar en una nulidad del acto administrativo, con la consecuente inseguridad 

jurídica que de ello se deriva.. “. 

Meta 1: “Instrucción a la secretaría y revisión por parte del Coordinador Jurídico.” 

Cumplimiento del término para la ejecutoria de los actos administrativos 







Con memorando de fecha 03-07-09 el coordinador área jurídica para secretaria 

jurídica solicita el cumplimiento a los artículos 62 a 64 del C.C.A. Así mismo 

solicita cumplir con el termino de los 5 Días hábiles a partir de la notificación para 

dejar constancia de ejecutoria de los actos administrativos.. 


Descripción del hallazgo: “En el memorando No. 25 de 2008 que imparte 

directrices en cuanto a la aplicación del Decreto 768 de 2008 se índica, entre otros 

que la medida de protección que hará parte del Registro Único de Predios en 

Territorios Abandonados -RUPTA-, deberá incluir en los casos en que el solicitante 

no registra derechos en el respectivo folio de matrícula del bien afectado, la 

siguiente inscripción “esta medida no limita el dominio del propietario inscrito”; y 

que en los casos en que el solicitante no registre derechos tales como propiedad, 

posesión y ocupación, no se debe agregar ninguna letra. Sin embargo, la 

anotación hecha en las solicitudes en que el peticionario no tiene derechos 


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inscritos es: “esta inscripción se limita a publicitar la solicitud del desplazado 

(artículo 129 Ley 1152 de 2007)”; igualmente, en algunos registros se agrega la 

letra “I” sin que haya en el folio de matrícula ningún derecho a favor del solicitante, 

lo anterior, por cuanto falta claridad en el procedimiento por parte de los 

calificadores que realizan la inscripción de la medida, teniendo como 

consecuencia imprecisión en la información entregada a los usuarios del registro.. 

“. 

Meta 1 / 2: “Instrucción a los calificadores por parte del Coordinador Jurídico.” 

Dar cumplimiento al Dcto. 768 de 2008 y al Memorando 25 de 2008 de la SNR 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Instrucción 






Mediante memorando de fecha 28-07-09 para funcionarios calificadores del 

coordinador área jurídica. Asunto: calificación de la medida de protección de 

predios rurales ubicados en zonas declaradas con desplazamiento forzado. 

Meta 2 / 2: “Proferir acto administrativo que ordene la creación del código 

registral.” 






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Documento Soporte: 

Resolución 4906 del 30 de junio del 2009 por el cual se creo el código registral. 


Descripción del hallazgo: “.El Sistema de Información Registral “SIR” debe 

permitir por sí mismo la continuidad de la labor que se está ejecutando cuando 

éste se interrumpe. Sin embargo, la Oficina de Registro de Bucaramanga cuando 

el usuario es sacado del nodo (canal de comunicación) en el que está trabajando, 

se ve obligado manualmente a buscar otro nodo de acceso para continuar con la 

operación, por cuanto el sistema no tiene un mecanismo de monitoreo, que 

automáticamente asigne al usuario un nodo disponible, lo que incide en traumas 

en el tráfico de información, que conlleva a perdida de la misma, duplicación de 

recibos con un mismo numero, imprimiendo en algunos casos uno o los dos 

recibos, sin tener en cuenta el consecutivo preimpreso de los recibos de caja, 

unido a ello, se generan errores en el valor del recaudo diario que implica a su vez 

desgaste administrativo, al efectuar una revisión para detectar el error y posterior 

corrección. “. 

Meta 1: “Solicitar a través de reuniones con la ETB como operador del SIR, 

completar el balanceo automático de todos los nodos.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Reuniones de seguimiento 

con el operador del SIR bimensualmente. 





Observación soporte de seguimiento 


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Oficio 4871 de 10-07-09 y oficio 4872 de 10-07-09 

Todos los días se acude a la mesa de ayuda por fallas en los distintos procesos 

del SIR, constancia de ello se encuentra en la bitácora del centro de computo y 

oficios enviados a la SNR . Bitácora y oficios 4871 y 4872 del 10 de julio de 2009. 


Descripción del hallazgo: “El Sistema de Información Registral “SIR” es un 

aplicativo que debe garantizar la seguridad jurídica de la actividad registral. En la 

Oficina de Registro de Bucaramanga en algunos casos se altera la información 

consignada dentro del proceso de registro de anotaciones sobre un número de 

matrícula inmobiliaria determinado, lo cual obedece a fallas en el diseño del 

software, dado que si la base de datos está centralizada, el aplicativo carece de un 

mecanismo para verificar que la información queda almacenada correctamente, 

afectando la gestión y la calidad del servicio, desgaste administrativo que incide en 

atraso y malestar en el ciudadano que al detectar el error se encuentra frente a un 

problema jurídico que le impide realizar trámites de venta e hipoteca del inmueble, 

arrendamiento, solicitudes de crédito, etc., lo que se traduce en una inseguridad 

jurídica que pone en entre dicho la misión de la ORIP en cuanto a la guarda de la 

Fe Pública. “. 

Meta 1: “.Requerimientos de desarrollo para el aplicativo SIR tendientes a 

solucionar las inconsistencias reportadas por las ORIPS.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Requerimientos solicitados a 

ETB como operador del SIR. 




Responsable: Oficina de Registro de Bucaramanga – Jefe oficina de informática 


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Oficio 0719 de 09-02-09, oficio 5975 de 12-08-09, oficio 4872 de 10-07-09, oficio 

1598 de 19-0309. 

Todos los días se acude a la mesa de ayuda por fallas en los distintos procesos 

del SIR, constancia de ello se encuentra en la bitácora del centro de computo y 

oficios enviados a la SNR . Bitácora y oficios. 

La oficina de informática aporta los formatos de control con los cambios realizados 

en las diferentes versiones realizadas a la funcionalidad del aplicativo SIR de la 

Oficina de Registro de Bucaramanga. (Resumen de controles efectuados) 


Descripción del hallazgo: “El Articulo 35 del decreto 1250 de 1970, establece el 

procedimiento para las correcciones de los errores de registro de documentos. En 

la ORIP Bucaramanga el número de turnos registrados en CORRECCIONES para 

el año 2008 fue de 2079, sin que se conozca un reporte que identifique la causa 

del error, por cuanto el sistema no genera un registro estadístico que muestre la 

cantidad de correcciones negadas, errores humanos, del aplicativo o por 

problemas en el canal de comunicación; lo anterior, afecta la gestión y calidad del 

servicio registral e impide tomar acciones de mejoramiento que promuevan una 

gestión eficaz en este aspecto. “. 

Meta 1: “Requerimientos a ETB sobre desarrollo de reportes estadísticos para el 

proceso de correcciones.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Requerimientos enviados a 

ETB como operador del SIR 





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Oficio 5409 de 28-07-09. 


Descripción del hallazgo: “.La oficina de registro de instrumentos públicos de 

Cúcuta ORIP-CUCUTA, aunque dispone de archivos en los diferentes procesos 

que adelanta, no da cumplimiento a lo dispuesto en la ley 594 de 2000 sobre el 

manejo de los mismos, situación que permite evidenciar que los archivos 

existentes no cumplan con unos de sus fines como es el de garantizar la 

recuperabilidad, conservación, custodia y seguridad de los documentos. “. 

Meta 1: “Clasificación de archivo de acuerdo a las tablas de Retención 

Documental elevándolos a la categoría de Histórico, Central o de Gestión.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Verificar trimestralmente, sí 

se esta dando cumplimiento a la Ley 594/00 en ésta oficina Principal. 

Unidad de medida de la Meta: Tres (3) Actas 

Una (1) Trimestral 



Responsable: Oficina de Registro de Cúcuta 


Descripción del hallazgo: “.CONTRATO No.070 de 2004-La Entidad no realizo 

una adecuada planeación del contrato, evidenciando deficiencias en las 

especificaciones técnicas que definen el objeto y alcance de las obligaciones del 


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contratista, como es el caso, de la indeterminación del volumen de información a 

migrar en cada ORIP y el costo de su ingreso al sistema , identificación de las 

funcionalidades necesarias para el SIR, acorde con las actividades misionales de 

cada oficina.. “. 

Meta 1 / 3: “Establecer y aplicar indicadores de medición como herramienta para 

medir el grado de avance y cumplimiento de la ejecución de los proyectos.” 





Responsable: Delegada de Registro / Dirección de Registro/ Oficina de 

Planeación / Oficina de Informática Nivel Central 

Meta 3 / 3: “Impartir directrices y reiterar la correcta elaboración de estudios 

previos, liquidación en materia contractual y aplicación de las normas establecidas 

en el manual interno de interventoria o supervisión de contratos y convenios que 

celebre la SNR-.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Memorandos 




Responsable: Coordinador Grupo de Contratación- Secretaria General 

Observación Soporte de seguimiento: 

A esta meta se dio cumplimiento mediante los Memorandos así: 


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El memorando se encuentra publicado en la página WEB de la Superintendencia 


Descripción del hallazgo: “CONTRATO O70 DE 2004-En desarrollo del contrato, 

se realizan varias modificaciones sustanciales, relacionadas con las 

especificaciones técnicas del contrato y con las obligaciones del contratista, todas 

ellas con el aval de la entidad. Estas modificaciones implican cambios en el 


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alcance y objetivo principal del contrato, el cual era. la implementación del Sistema 

de Informaci6n Registral en las principales oficinas de registro del país... “. 

Meta 1/ 2 “: “Reiterar la correcta elaboración de estudios previos a la 

contratación.” 





Responsable: Secretaria General 








Se realizo Capacitación sobre la correcta elaboración de los estudios previos a la 

Contratación. Capacitación llevada a cabo por el Doctor Juan Manuel Urueta 

Rojas. 


Descripción del hallazgo: “.CONTRATO 070 DE 2004-según modificacl6n No. 

04 del 15 de diciembre de 2005, se autoriza el desembolso de 52.028 Millones 

como pago anticipado. Debido a que se Trataba de recursos de la vigencia 2004, 

no ejecutados dentro de la vigencia 2005. De igual forma, según modificaci6n No. 

05 del 11 de diciembre de 2006. se autoriza el pago anticipado de $507 millones 


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no ejecutados dentro de la vigencia 2006 y correspondientes a recursos de la 

vigencia 2005. “. 

Meta 1/ 2: “.Revisar y determinar el adecuado procedimiento de ejecución de 

reservas presupuéstales en relación a los pagos anticipados por vencimiento de la 

reserva, en concordancia con la normatividad presupuestal y contractual.” 





Responsable: Dirección financiera - coordinación grupo de presupuesto 


Descripción del hallazgo: “.CONTRATO 141 DE 2007-Dentro del Proyecto de 

Modernización, se ha contemplado la implementación de un botón de pago a 

través del Portal Web de la entidad, que permita el pago e impresión del 

certificado de tradici6n y libertad, de forma inmediata por parte del usuario. Esta 

funcionalidad ha sido incluida y excluida periódicamente de los diferentes objetos 

Contractuales y finalmente no ha sido suministrada par ninguno de los contratistas 

Tanto del contrato 070 de 2004, como del 141 de 2007. En este ultimo contrato, 

dentro del acta de liquidación, la entidad indica que es necesario compensar $73.2 

millones, con la entrega por parte del contratista del botón de pago, de acuerdo a 

un cronograma con vencimiento el 16 14 1405001 de septiembre de 2009. A la 

fecha, el cronograma se encuentra vencido y la implementaci6n del botón de pago 

se encuentra en pruebas, presentando 53 días de atraso, Adicionalmente, para 

amparar el cumplimiento de la obligación, el contratista debía suscribir una póliza 

de segura, par un termino de 6 meses, la cual, no ha sido aportada por este, 

argumentando que por los incumplimientos consignados en el acta de liquidación, 

ninguna - aseguradora lo avala. La entidad subsana las deficiencias de acuerdo 


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Con los documentos aportados, es decir, el cronograma y la garantía bancaria; no 

obstante, el hallazgo se mantiene, con la finalidad que sea verificado su 

cumplimiento una vez culmine el plaza del cronograma. “. 

Meta 1 /1: “Realizar las pruebas y recepción del software botón de pago de 

acuerdo a los compromisos establecidos.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Software 






Descripción del hallazgo: “.CONTRATO 374 DE 2008 ETB-SURIC-Los ANS y 

las indisponibilidades se contemplan en las ofertas, estudio de necesidad y en el 

Contrato; no Obstante, se establece que la ETB sea quien realice la medición para 

que la Superintendencia haga 105 descuentos. “. 

Meta 1 / 1: “.Revisión por parte de la SNR de los procedimientos seguidos por la 

interventoria para evaluar los descuentos aplicados a los ANS” 






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Responsable: Jefe Oficina de Informática / Interventoria 


Actas de reunión No. 1, 23, 28, 32, 34 y 33 de fechas junio 12 de 2009, julio 9 de 

2009, agosto 13 de 2009, Septiembre 10 de 2009, septiembre 24 de 2009 y 

Septiembre 17 de 2009 donde se deja constancia de la revisión y se establecen 

compromisos, 


Descripción del hallazgo: “.CONTRATO 374 DE 2008 ETB-SURIC-Aunque la 

Entidad define el inicio y terminaci6n de cada línea de servicio, estos plazos no 

Coinciden con el plazo de ejecución establecido en el contrato, acorde con el acta 

de inicio. “. 

Meta 1: “Aclaración de las fechas de inicio y finalización de las líneas de servicio 

del contrato.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: fechas 




Responsable: Jefe Oficina de Informática / Interventoria 


Con oficio IE 12305 de octubre 5 de 2009 se anexa cuadro comparativo al Doctor 

Hernando Colmenares Secretario General de la Superintendencia, sobre la 

duración de las líneas de servicio del contrato 374 de 2008. 


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Descripción del hallazgo: “.CONTRATO 374 DE 2008 ETB-SURIC.-EI contrato 

establece la migración de una base de datos SIR y una de folio. sin precisar su 

Alcance. De otra parte, e! estudio de necesidad de la entidad establece dentro de 

las actividades, la implantación del sistema en las oficinas que operan con SIR y 

en la oficina Centro de Bogota que opera con Folio y posteriormente dentro en 

el alcance del desarrollo del sistema, contempla como entregable: Dadas las 

oficinas que actualmente funcionaban con SIR y las que están programadas para 

integrarse en el 2009, migradas al nuevo sistema", finalmente se contradicen en el 

alcance ofrecido en la migraci6n de datos, donde establece rnigrar 2 oficinas SIR y 

una Folio". Par otro lado. en la propuesta, la ETB se compromete a migrar las 

oficinas Que se encuentran en SIR, mas las oficinas que ingresaran al sistema (50 

oficinas hasta el 2009 y las 19 que ingresaran en e1. 2010) Y la oficina Bogota 

Centro que opera can Folio; no obstante, mediante oficio 2009-IE-11100 del 9 de 

Septiembre de 2009, suscrito par el Jefe de la Oficina Asesora de Informática, 

supervisor técnico del contrato, se afirma que, la migraci6n de una base de datos 

SIR, corresponde a una sola oficina (OR1P18). Par ultimo, la entidad afirma que el 

contratista deberá migrar toda la información que se encuentre en la base de 

Datos SIR de todos 105 círculos Regístrales que a la fecha de migración se 

encuentran operando con el SIR. “. 

Meta 1 / 1: “Elaborar proceso de migración de SURIC 








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Se aporta el proyecto de desarrollo del sistema unificado de registro colombiano – 

SURIC , ESPECIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL MODULO DE 

MIGRACIÓN. 


Descripción del hallazgo: “CONTRATO 374 DE 2008 ETB-SURIC-De acuerdo a 

lo anterior, se concluye que el contrato en su ejecución ha presentado las 

siguientes situaciones: Múltiples atrasos y aplazamientos en cada uno de los 

componentes 0 Líneas de servicio. Falta de planeación al Falla de compromiso 

Por parte de la SNR, al no haber diseñado e implementado 105 planes de 

contingencia que soporten los servicios de mesa de ayuda, hosting de portal y 

correo. Permisividad por parte de la SNR con respecto a 105 aplazamientos y 

dilaciones en las implementaciones, presentaci6n de los entregables, diseño de 

arquitectura, cumplimiento de ANS e informes de gesti6n de la mesa de ayuda. 

Falla de previsi6n en las actividades de prealistamiento, digitalización, grabación, 

interventoria de la grabación, capacitación y migración de las oficinas manuales... 

“. 

Meta 1 / 5: “Ajustar cronogramas de ejecución líneas de servicio.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Cronograma ajustado 






CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEFINIDO EN EL ACTA No.23 


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Mediante otrosí No 2 al contrato 374 de fecha marzo 4 de 2010 donde se modifica 

el cronograma de ejecución del SURIC por parte de ETB y la Superintendencia de 

Notariado y Registro. 

Meta 2 / 5: “Realizar adecuaciones eléctricas para instalación enlaces.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Adecuación eléctrica 





Meta 3 / 5: “Elaboración planes de contingencia para los servicios de mesa de 

ayuda, hosting de portal y correo.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: planes de contingencia 





Meta 4 / 5: “Revisar los entregables.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Entregables 




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Meta 5 / 5: “Presentar los informes de seguimiento tanto de las áreas funcionales 

como técnicas de la SNR.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Actas 






Con oficio de fecha marzo 11 de 2010-IE 2840, el Coordinador del Grupo de 

Computo y dirigido al Doctor William Albarracín, informa los avances relacionados 

con las instalaciones eléctricas de los canales de comunicación. 


Descripción del hallazgo: “.CONTRATO 374 DE 2008 ETB-SURIC-En el anexo 

de la propuesta económica la ETB incluye $100 millones mas de lo que realmente 

Suman los valores discriminados y sin embargo, la SNR suscribe el contrato por el 

valor total establecido por ETB. “. 

Meta 1: “Realizar correcciones aritméticas a los valores del contrato.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Corrección 


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Responsable: Jefe Oficina de Informática – Coordinador Grupo de Contratación – 

Dirección Financiera 


Descripción del hallazgo: “Las acciones adelantadas en la entidad, con ocasión 

del Plan de Mejoramiento suscrito en el 2006, no eliminaron las causas de los 

hallazgos, en algunos casos, se limitaron a la suscripción y traslado de un oficio, 

las acciones no fueron objeto de seguimiento, medición y no fueron eficaces, lo 

cual se evidencia con los siguientes hallazgos: Hallazgo 132-1102001. Se percibe 

falta de conocimiento de parte de los funcionarios de la entidad de las políticas y 

directrices de la SNR. Hallazgo 133-1905002. Falta de seguimiento de la OCI a la 

oficina de Popayán. Hallazgo 134-1103100. No existe registro de la socialización 

de los objetivos, estrategias, planes, programas y proyectos para direccionar la 

gestión de la administración pública. Hallazgo 137-1201001. El Decreto 1250 de 

1970, establece que el término para la expedición de certificados es de 5 días, 

articulo 56 y tres días para el registro de documentos, artículo 22, términos que no 

se cumplen en lo que hace referencia a documentos... “. 

Hallazgo 141-1902002 La entidad no ha realizado alianzas estratégicas con 

entidades financieras que permitan a los usuarios acceder de manera rápida y 

segura a los servicios bancarios. Hallazgo 142-2201220. Los círculos de Caloto, el 

Bordo, Puerto Tejada y Guapi, presentan sus informes en forma manual. La 

entidad no cuenta con mapa de riesgos que le permita evaluar, minimizar, prevenir 

o reducir el impacto de los eventos, tanto internos como externos. No existe en la 

oficina jurídica un responsable de dicha división. La oficina de Popayán fue 

sistematizada hace aproximadamente 10 años, producto de esta labor se 

encuentran inconsistencias. 


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Meta 8 / 11: “La elaboración del Mapa de Riesgos se realizará por procesos y se 

efectuará la administración de ellos basado en el manual del D.A.F.P. 

.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Mapa de Riesgos 




Responsable: Oficina Asesora de Planeación de la Superintendencia de 

Notariado y Registro - Despacho del Registrador. (ORIP POPAYAN) 


Se elaboró el mapa de riesgos por procesos del cual se está haciendo 

seguimiento mes a mes. Avalado por la OCI de la Superintendencia. Cumplimiento 

100% 

Meta 9 / 11: “Mediante oficio interno se asignara el personal necesario al área de 

jurídica con funciones de calificación.” 





Responsable: Secretaria General de la Superintendencia de Notariado y Registro 

- Despacho del Registrador. (ORIP POPAYAN) 



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Constancia expedida por el Registrador de la ORIP sobre las dos nuevas 

calificadoras de documentos en el área jurídica, con fecha del 19 de febrero de 

2010, solucionando la carencia de personal para estas labores. Cumplimiento 

100% 

Meta 10 / 11: “Con oficio interno se reasignaran funciones a la coordinadora de la 

división jurídica..” 





Responsable: Secretaria General de la Superintendencia de Notariado y Registro 

- Despacho del Registrador. (ORIP POPAYAN 


Mediante oficio No-963 de 23/02/2010 el Registrador designa las funciones de la 

coordinadora de la división jurídica. Cumplimiento 100% 


Descripción del hallazgo: “El Plan Anual de Gestión elaborado en la ORIP no 

contiene metas, sino actividades, debido a que se utilizaron formatos inadecuados 

y a deficiencias en planeación, situación que dificulta el seguimiento, evaluación y 

control. Estas actividades son generales y no permiten verificar su cumplimiento y 

por consiguiente se complica determinar el logro de lo propuesto.. “. 


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Meta 1 / 1: “Se elaborará el Plan Anual de Gestión de la ORIP, por procesos , en 

las formas adecuadas y establecidas por la SNR..” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Plan Anual de Gestión 




Responsable: Oficina Asesora de Planeación - Despacho del Registrador 

Coordinador División Administrativa - Coordinadora División Jurídica Funcionario 

encargado del Área de Sistemas.(ORIP POPAYAN) 


Elaboración del Plan Anual de Gestión con indicadores de la ORIP por procesos 

según lo establecido por la SNR. Cumplimiento 100% 


Descripción del hallazgo: “Los indicadores claves de rendimiento del Plan Anual 

de Gestión miden actividades, más no eficiencia, economía y eficacia, elementos 

fundamentales para evaluar la gestión pública y en algunos casos no son 

pertinentes (indicadores de las actividades 4, 5, 7, 8 y 11). Esta situación se 

presenta por deficiencias en planeación.. “. 

Meta 1 / 1: “Se elaborará el Plan Anual de Gestión utilizando los indicadores de 

eficiencia, eficacia y economía establecidos por la Superintendencia de Notariado 

y Registro..” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Plan Anual de Gestión con 

indicadores 


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Coordinador División Administrativa Coordinadora División Jurídica. (ORIP 

POPAYAN) 


Elaboración del Plan Anual de Gestión con indicadores de la ORIP por procesos 

según lo establecido por la SNR. Cumplimiento 100% 


Descripción del hallazgo: “.A junio 30 de 2009 la ORIP Popayán, no contaba 

con manuales de operaciones de sus procesos misionales y de apoyo, excepto 

las actividades que se realizan en el Sistema de Integración de Registro, por falta 

de acompañamiento del Nivel Central, situación que afecta el logro de su gestión 

misional. La administración levantó manuales de procesos y procedimientos en 

septiembre de 2009. “. 

Meta 1 / 1: “La SNR, levantará y adoptará el Manual de procedimientos aplicable 

en la Oficina de Registro de Popayán en los proceso de registro, documental y 

administrativos..” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Compilación de manuales de 

procedimientos y de operación adoptados 




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Coordinador División Administrativa Coordinadora División Jurídica Profesional 

Universitario con funciones de Analista de sistemas. (ORIP POPAYAN) 


Los manuales de procesos y procedimientos ya se encuentran levantados y 

adoptados. Cumplimiento 100% 


Descripción del hallazgo: “La ORIP Popayán no ha implementado mecanismos 

para garantizar el uso de la ventanilla preferencial, instrumento requerido en la 

norma precitada y recordado internamente en Instructivo, situación que no permite 

a mayores de 62 años beneficiarse de la norma, debido a deficiencias en la 

gestión.. “. 

Meta 1 / 1: “Implementar el uso de la ventanilla preferencial en a ORIP-Popayán, 

en cumplimiento de la Ley 1171 de 2007.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: ventanilla preferencial 




Responsable: Despacho del Registrador Coordinador División Jurídica 

Profesional Universitario Despacho.(ORIP POPAYAN) 



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Implementación de la ventanilla preferencial, mediante circular No.-01 del 15 enero 

de 2010 y se procedió a fijar los respectivos avisos en las ventanillas de atención 

al público. Dando cumplimiento a la Ley 1171 de 2007.Cumplimiento 100% 


Descripción del hallazgo: “.En el periodo auditado no se evidencia la realización 

de actividades de salud ocupacional, para proteger y mejorar la salud física, 

mental y social de los servidores públicos en sus puestos de trabajo, tales como, 

exámenes médicos periódicos, gimnasia laboral, campañas de vigilancia 

epidemiológica (riesgos ergonómicos, cardiovasculares, psicosociales y visuales), 

conferencias y talleres sobre la forma de prevenir enfermedades profesionales y 

no profesionales, identificación de agentes de riesgo e implementación de 

controles y evaluación, en coordinación con la A.R.P., para determinar su real 

peligrosidad y alternativas de solución. En la ORIP Popayán no se evidencia 

informe de gestión semestral sobre el Plan de Salud Ocupacional del 2009, que 

debió remitirse al nivel central. La ORIP Popayán adoptó el Programa de Salud 

Ocupacional y el Plan de Actividades de Salud Ocupacional, el 23 de septiembre 

de 2009, luego de haber sido requerido por la Comisión. Su no adopción por parte 

de la administración, afecta el clima laboral. Lo anterior por falta de 

direccionamiento del Nivel Central y deficiencias en la gestión en la ORIP 

Popayán. “. 

Meta 1 / 1: “Documentar la elaboración del Programa de Salud Ocupacional , el 

Panorama de Riesgos y el Cronograma de las actividades de salud Ocupacional a 

realizar en la vigencia 2010, para la Oficina de Registro de Popayán.” 

Denominación No. 1 / 3 de la Meta: Programa de salud ocupacional 





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Responsable: Despacho del Registrador. Coordinador División Administrativa 

Coordinador División Jurídica Profesional Universitario con funciones de Analista 

de Sistemas.(ORIP POPAYAN) 

Denominación No. 2/ 3 de la Meta: Panorama de riesgos 






de Sistemas. 

Denominación No. 3 / 3 de la Meta: Cronograma de actividades 






de Sistemas. 


Descripción del hallazgo: “.A pesar de contar con un diagnóstico en el Plan 

Institucional de Gestión Ambiental no se han dado a conocer al cliente interno, ni 

se han implementado acciones para dar cumplimiento a lo señalado en la norma. 

En el Plan Institucional de Gestión Ambiental -PIGA- se establecen indicadores de 

actividad, sin embargo, no se realiza seguimiento para determinar si las acciones 

propuestas se implementan adecuadamente y en forma suficiente, debido a que 


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la Administración no tiene como política socializar frecuentemente las acciones y 

a falta de seguimiento. “. 

Meta 2 / 3: “Elaborar el cronograma de actividades a realizar relacionadas con el 

PIGA.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: CRONOGRAMA DE 

ACTIVIDADES 




Responsable: Despacho del Registrador Coordinador de la División 

Administrativa Coordinador de la División Jurídica Profesional universitario con 

funciones de Analista de Sistemas (ORIP POPAYAN) 


Realización de cronograma de actividades PIGA vigencia 2010. Cumplimiento 

100% 


Descripción del hallazgo: “El proceso de depuración contable y conciliatorio de la 

Cuenta Producto, en las seccionales de Santander de Quilichao y Guapi no se ha 

cumplido, pese ha estar determinados los saldos. Lo anterior evidencia ineficacia 

en las acciones propuestas y realizadas, máxime que se carece de cronograma, 

desconociendo el instructivo para la depuración de las Cuentas de Caja y Bancos, 

suscrito por la Coordinadora de Contabilidad del nivel central que dio plazo hasta 

el 30 de julio de 2009. Lo anterior, por falta seguimiento y medición.. “. 

Meta 1 / 1 : “Realizar los comprobantes de contabilidad de ajuste por concepto de 

depuración de los saldos de las cuentas de bancos y caja producto, de las oficinas 


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de registro de Guapi y Santander, apoyados en la Dirección financiera de la 

SNR..” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Comprobantes de 

contabilidad 




Responsable: Despacho del Registrador - Registradores Seccionales de las 

Oficinas de Registro de Guapi y Santander Coordinador División 

Administrativa.(ORIP POPAYAN) 


Depuración de los saldos de las cuentas bancos y producto de las ORIPS de 

Guapi y Santander de Quilichao, mediante comprobantes de diario y con soporte 

de acta generada por la Dirección Financiera. Cumplimiento 100%. 


Descripción del hallazgo: “.Cargo de Tesorero de la Oficina de Registro de 

Bogota Zona Norte: En el cargo de Tesorero se concentran procedimientos tales 

como: elaboración y entrega de cheques; conciliaciones bancarias, Cuenta 

producto y de gastos; cuadro de ingresos y egresos; cuadro diario de caja con el 

Banco Popular; registro diario; confrontación de tira-caja (cajeros, liquidado Cargo 

de Tesorero de la Oficina: En el cargo de Tesorero se concentran procedimientos 

tales como: elaboración y entrega de cheques; conciliaciones bancarias, Cuenta 

producto y de gastos; cuadro de ingresos y egresos; cuadro diario de caja con el 

Banco Popular; registro diario; confrontación de tira-caja (cajeros, liquidadores y 

consultas) y archivo de los documentos generados en esta áreas y consultas) y 

archivo de los documentos generados en esta área. “. 

Meta 1 / 1: “Oficio de asignación de funciones.” 


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Responsable: COORDINACION GRUPO ADMINISTRATIVA (ORIP BOOGTA 

NORTE) 


Mediante oficio orip-GABZN-48 de febrero 25 de 2010, el coordinador del Grupo 

Administrativo doctor Pablo Emilio Acevedo designo funciones especificas de 

tesorero al doctor Oscar Alejandro Romero Falla profesional universitario grado 

2044-10. 


Descripción del hallazgo: “.Boletines de Caja-Sobrantes: Boletines de Caja 

Diarios, presentan sobrantes de dinero, los cuales obedecen según la respuesta 

de la entidad, al incremento de las tarifas registrales decretadas por la 

Superintendencia de Notariado y Registro mediante Resolución No.035 de enero 

de 2009, desde el 13 de enero de 2009, en las ventanillas de consulta. ( Oficina de 

Registro Bogota Zona Norte). “. 

Meta 1 / 1: “Oficiar a la SNR con el fin de solicitar que se establezcan tarifas 

registrales que aproximen a la centena mas cercana.” 





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Responsable: COORDINACION GRUPO ADMINISTRATIV0 (ORIP BOGOTA 

NORTE) – Superintendencia Delegada para el Registro – Dirección de Registro 


Mediante oficio ORIP-DRPZN-022 de febrero 24 de 2010, la doctora Carmenza 

Jaramillo Roncancio registradora principal solicita a la doctora Zayda Barrero de 

Noguera superintendente Delegada Para el Registro ajustar las tarifas registrales 

a la centena mas cercana conforme a lo normado en los articulo 19 del decreto 

2280 de 2008. 


Descripción del hallazgo: Cuenta 1110-Bancos Cuenta Producto:La cuenta 

presenta sobrestimación por $7.7 millones, y subestimación por $17.6 millones en 

el grupo 32 Patrimonio Institucional, es de anotar que la entidad en el mes de 

febrero de 2009, solicitó al Banco Popular mediant 

Meta 1 / 1: “Oficiar al Banco Popular para que remita a esta Orip las Notas debito 

y Crédito Pendientes de la cuenta Producto.” 





Responsable: GRUPO ADMINISTRATIVO (ORIP BOGOTA NORTE) 



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Descripción del hallazgo: Inventario – Consumo: En el inventario de consumo 

se evidenció la existencia de elementos por $29.8 millones, adquiridos entre las 

vigencias 1992 al 2007, los cuales no son utilizados por no ser requeridos para el 

funcionamiento normal de la Oficina 

Meta 1 / 1: “Verificar los elementos que no utiliza la oficina, remitirlos o al nivel 

central o a otras ORIPS.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Legalización de elementos 

mediante salidas de almacén bimestralmente 




Responsable: GRUPO ADMINISTRATIVO - ALMACEN (ORIP BOGOTA NORTE) 


Descripción del hallazgo: Manual de Procedimiento Contable-La Oficina no tiene 

establecido un manual de procedimientos contable tomando como referencia su 

naturaleza y características de su función, misión y visión, que se ajuste a sus 

necesidades y requerimiento, lo que puede afe 

Meta 1 / 1: “Oficiar a la Dirección Financiera de la SNR, con el fin de obtener los 

procedimientos contables establecidos.” 

Denominación de la unidad de medida de la Meta: Oficio x Trimestre 





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Responsable: GRUPO ADMINISTRATIVO - CONTABILIDAD (ORIP BOGOTA 

NORTE) 


Descripción del hallazgo: “.Visita de Control Interno: Durante la vigencia del 

2008 y el primer semestre del 2009, el nivel central no programó ni efectuó 

seguimiento al informe de Control Interno que generó el 31 de enero de 2008, 

respecto de la vigencia 2007..( oficina de Registro Bogota Zona Norte).. “. 

Meta 1 / 1: “.Dar a conocer mediante comunicación escrita a la SNR el presente 

hallazgo” 





Responsable: GRUPO ADMINISTRATIVO (ORIP BOGOTA NORTE) – Oficina 

Control Interno de Gestión 


La Oficina de Control Interno mediante oficio OCI No. 136 de marzo 16 de 2010, 

programo una auditoria con el fin de prestar asesoria y efectuar seguimiento al 

informe de auditoria realizado por la Oficina de fecha enero 31 de 2008 con 

respecto a la vigencia 2007. La auditoria se realizo en el mes de abril de 2010, 

generando el respectivo informe. 


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Descripción del hallazgo: “..Canales de Comunicación: Los canales de 

comunicación institucional no son adecuados. “. 

Meta 1 / 1: “Solicitar a la SNR la implementación de mecanismos que permitan la 

comunicación de novedades a todos los funcionarios.” 





Responsable: GRUPO ADMINISTRATIVO (ORIP BOGOTA NORTE) – Grupo de 

Divulgación 


Mediante oficio ORIPDRPZN-030 de marzo 4 de 2010 la doctora Carmenza 

Jaramillo Roncancio registradora principal de la oficina de registro de Bogota Zona 

Norte, solicita al doctor William Albarracin asignar y habilitar los correos 

institucionales de los funcionarios de la oficina de registro, como también el 

servicio de Internet. 

9. OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO 

La Superintendencia de Notariado y Registro, a través de la Oficina de Control 

Interno ha establecido el compromiso de realizar permanentemente el seguimiento 

al Plan de Mejoramiento. 

Conforme a los hallazgos descritos por la Contraloría General de la República, las 


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diferentes Áreas de la entidad realizan la acción correctiva y/o preventiva para 

eliminar la causa del hallazgo detectado o de la situación potencialmente 

indeseable, buscando el cumplimiento de los requisitos y optimizar el desempeño 

en las funciones. 

10. CONCLUSIONES 

Como se observa en el formato No.2 (Anexo No.1) de seguimiento al Plan de 

mejoramiento de la Superintendencia de Notariado y Registro con corte al 30 de 

junio de 2010, en la parte correspondiente a la evaluación del plan, indica que el 

plan de mejoramiento de la Superintendencia, presenta un cumplimiento del 

99.11% y un avance del 52.79%. 

Considerando los puntajes obtenidos se deben efectuar los ajustes tendientes a 

lograr el cumplimiento del 100% en relación a los hallazgos con metas que están 

en un nivel de riesgo alto, así mismo efectuar los análisis para que las metas que 

no se puedan cumplir en los plazos establecidos se soliciten las prorrogas en los 

tiempos previstos y con los requisitos exigidos por la Contraloría General de la 

Republica. 

Cordialmente, 

KAREN VARON LOZANO 

Jefe de Control Interno de Gestión 


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11. ANEXO No.1 CUADRO DE SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO FORMATO 

No.2 


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12. ANEXO No.2 RELACION DE METAS CON FECHAS DE CUMPLIMIENTO 


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Seguimiento al Plan de Mejoramiento 2010 - Superintendencia de ...

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