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Instituto Galego de Formación Microsoft Word 2000
1 Contenido
1 Contenido ........................................................... 3
2 Introducción ......................................................... 9
2.1 La ventana principal de Word contiene: ............................. 9
2.2 El menú contextual o emergente .................................. 11
2.3 El botón de ayuda y el Ayudante ................................. 11
2.4 Salir de Word ................................................. 11
3 Crear un documento .................................................. 15
3.1 Introducción de texto. .......................................... 15
3.2 Modos de visualización de un documento. .......................... 15
3.2.1 Modo Normal. .......................................... 15
3.2.2 Modo Esquema. ......................................... 15
3.2.3 Modo Diseño de impresión. ................................ 15
3.2.4 Pantalla ................................................ 15
3.3 Guardar un documento. ......................................... 16
3.3.1 Guardar un documento por primera vez. .................... 16
3.3.2 Guardar un documento ya existente. ......................... 16
3.4 Cerrar un documento. ........................................... 17
3.5 Nuevo documento. ............................................. 17
3.6 Abrir un documento. ........................................... 17
3.6.1 Abrir los últimos documentos más usados. .................... 17
4 Edición de un documento .............................................. 21
4.1 Movimientos en un documento. ................................... 21
4.2 Seleccionar texto. .............................................. 21
4.3 Borrar texto. .................................................. 21
4.4 Mover y copiar texto. ........................................... 22
4.4.1 Mover texto ............................................ 22
4.4.2 Copiar texto ............................................ 22
4.5 Deshacer y Rehacer. ............................................ 22
4.6 Buscar y Reemplazar. .......................................... 22
4.6.1 Buscar ................................................ 23
4.6.2 Reemplazar ............................................ 23
5 Dar formato a un documento ........................................... 27
5.1 Las fuentes. .................................................. 27
5.1.1 Cambiar el formato de la fuente. ............................ 27
5.1.2 Cambiar el tamaño de la fuente. ............................ 27
5.1.3 Cambiar el estilo de la fuente. .............................. 28
5.1.4 Cambiar el color de la fuente. .............................. 28
5.1.5 Destacar en amarillo ..................................... 28
5.2 Los párrafos. .................................................. 28
5.2.1 Alineación. ............................................. 28
5.2.2 Las sangrías. ........................................... 29
5.2.3 Espacio entre párrafos. .................................... 29
5.2.4 Interlineado. ............................................ 30
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5.2.5 Tabuladores. ............................................ 30
5.3 Bordes y sombreados. .......................................... 30
5.3.1 Bordes. ................................................ 30
5.3.2 Sombreado. ............................................ 31
5.4 Insertar. ..................................................... 31
5.4.1 Fecha y hora. ........................................... 31
5.4.2 Símbolos. .............................................. 32
5.4.3 Números de página. ...................................... 32
5.4.4 Saltos de página. ........................................ 32
5.5 Encabezado y pié de página. ..................................... 33
6 Herramientas ....................................................... 37
6.1 Corrección ortográfica. ......................................... 37
6.2 Autocorrección. ............................................... 37
6.3 Sinónimos. ................................................... 38
6.4 Opciones de ortografía. ......................................... 38
7 Impresión en Word ................................................... 43
7.1 Presentación preliminar ......................................... 43
7.2 Preparar página ............................................... 44
7.3 Imprimir. .................................................... 45
8 Numeración y viñetas ................................................. 49
8.1 Viñetas. ..................................................... 49
8.1.1 Cambiar el formato de la numeración. ........................ 49
8.2 Numeración. .................................................. 49
8.2.1 Cambiar el formato de la numeración. ........................ 50
8.3 Esquema numerado ............................................ 50
8.3.1 Cambiar el formato de esquema numerado. .................... 51
9 Dibujos y otros objetos ............................................... 55
9.1 Dibujos. ..................................................... 55
9.1.1 cambiar el formato de un dibujo. ............................ 55
9.2 Imágenes. .................................................... 56
9.3 Objetos. ..................................................... 56
9.4 Cuadro de texto o marcos. ....................................... 56
9.5 WordArt. .................................................... 57
10 Escritura en columnas ................................................ 61
10.1 Crear varias columnas. .......................................... 61
10.2 Salto de columna. .............................................. 61
11 Tablas en Word ..................................................... 65
11.1 Crear tablas. .................................................. 65
11.2 Desplazarse en una tabla. ........................................ 65
11.3 Modificar una tabla. ............................................ 65
11.4 Apariencia de una tabla. ......................................... 67
11.5 Fórmulas. .................................................... 67
12 Combinar correspondencia ............................................ 71
12.1 Documento principal. ........................................... 71
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12.2 Fuente de datos. ............................................... 71
12.3 Insertar campos en el documento principal. .......................... 72
12.4 Combinar correspondencia. ...................................... 73
12.5 Sobres y etiquetas. ............................................. 73
12.5.1 Datos del remitente. ...................................... 74
12.5.2 Sobres para combinar correspondencia ....................... 74
12.5.3 sobres y etiquetas. ....................................... 74
13 Diseño de formularios ................................................ 79
13.1 Crear un formulario. ............................................ 79
13.2 Barra de herramientas .......................................... 79
13.2.1 Campo con texto ........................................ 79
13.2.2 Campo de casilla de verificación ........................... 80
13.2.3 Campo de lista desplegable ................................ 80
13.3 Rellenar un formulario. ......................................... 81
14 Estilos y plantillas ................................................... 85
14.1 Los estilos. ................................................... 85
14.1.1 Copiar formato. ......................................... 85
14.1.2 Estilos predeterminados de Word. ........................... 85
14.1.3 Asignar un estilo. ........................................ 85
14.1.4 Crear un nuevo estilo. .................................... 85
14.2 Las plantillas. ................................................. 86
14.2.1 Usar una plantilla. ....................................... 87
14.2.2 Crear una nueva plantilla. ................................. 87
15 Trucos ............................................................ 91
15.1 Desplazamiento por el texto ..................................... 91
15.1.1 Sin ratón ............................................... 91
15.1.2 Con ratón .............................................. 91
15.2 Selección de texto ............................................. 91
15.2.1 Con el teclado .......................................... 91
15.2.2 Con el ratón ............................................ 91
15.3 Caracteres especiales que puede localizar Word ...................... 91
15.4 Saltos ................................................ 92
15.5 Guiones y espacios .................................... 92
15.6 Teclas de atajo para el formato de carácter .......................... 92
16 Ejercicios .......................................................... 97
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2 Introducción
Microsoft Word, es un
procesador de textos, es decir, un
programa cuya misión principal es
la gestión de documentos de texto:
creación, modificación e impresión
de documentos.
Contenido de la ventana Word.
2.1 La ventana principal
de Word contiene
Ventana de la aplicación: Es al
ventana más grande de las dos,
contiene todos los componentes de
Word.
Ventana de documento: En su
interior se encuentra el documento con el que se trabaja en cada momento.
Puede haber varias ventanas de documento abiertas dentro de la ventana de
Word.
• Barra de título: En la parte superior de cualquier ventana del
entorno Windows 95, se encuentra la barra de título. En la ventana de la
aplicación, la barra de título muestra el nombre de la aplicación y los
botones de control de la ventana. La barra de título de la ventana de
documento muestra el nombre del documento activo.
Cuando la ventana de documento está maximizada, desaparece su
barra de título y el nombre del documento aparecerá en la barra de título de
la ventana de la aplicación.
• Botones de control: A la derecha de la barra de título se encuentran
los tres botones de control. Cuando la ventana de documento está
maximizada, estos botones aparecen en la barra de menús.
No deben confundirse los botones de control de la ventana de la
aplicación y los de la ventana de documento. Así si se pulsa el botón de
cerrar de la ventana de documento, simplemente se cerrará el documento
activo, pero permaneceremos dentro de Word. Pero si se pulsa el botón de cerrar de la ventana
de la aplicación, se cerrarán todos los documentos abiertos y además salimos del procesador de
textos Word.
• Barra de menús: Se
encuentra justo debajo de la barra
de título. Contiene los nombres de
todos los menús desplegables que
contienen todas las operaciones
que pueden ejecutarse en Word.
• Barras de herramientas:
Se componen de una serie de
iconos (o botones), cuya misión es
facilitar el acceso a los comandos
más utilizados de Word. De modo
que al hacer clic en uno de estos
iconos, se consigue el mismo
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resultado que si se hubiese seleccionado un comando de los del menú, pero de una forma más
rápida.
Al situar el puntero del ratón sobre uno de los iconos aparece su lado el nombre, y en la
barra de estado aparece la operación que realiza.
Hay diferentes barras de herramientas que pueden ocultarse o mostrarse a través de la
opción Barras de herramientas… del menú Ver.
En este cuadro se marcan las barras que queremos ver en pantalla y la configuración de
las mismas.
• Las reglas: En la ventana de Word pueden aparecer dos reglas, la horizontal y la vertical.
Tienen doble misión: saber la posición en la que se encuentra el texto que se está escribiendo,
y sirven para definir algunos elementos de formato como tabuladores, sangrías, ancho de
columnas, etc.
En el menú Ver se marca la opción Regla para visualizarlas y se desmarca para ocultarlas.
• Área de escritura: Es la parte central de la ventana de Word, donde se escribe el texto
de los documentos.
• Punto de Inserción: En el área de escritura aparece siempre una barra vertical
parpadeante que indica el punto donde se comenzará a escribir.
• Barras de desplazamiento: A la derecha del área de escritura se encuentra la barra de
desplazamiento vertical, y en la parte inferior la vertical. Permiten desplazarse a lo largo del
documento.
La barra vertical permite moverse hacia arriba y hacia abajo, utilizando los botones de
flecha de sus extremos. También puede arrastrarse el cuadro que hay en su interior, de este modo,
cuando el documento tiene varias páginas sabemos en qué página estamos al arrastrar el cuadro
dentro de la barra.
La barra horizontal permite un desplazamiento hacia la izquierda y la derecha en el
documento. Contiene además tres botones que permiten cambiar el modo de visión del
documento: normal, diseño de pantalla, diseño de página y esquema.
• Barra de estado: Muestra la siguiente información sobre el estado de la aplicación:
• Número de la página actual, sección y número de página con respecto al total de páginas
del documento.
• Posición del cursor en el texto.
• Estado de activación de las revisiones, sobrescribir o insertar, etc
• Indicador de corrector ortográfico.
Información a cerca de la operación que realiza un icono, cuando el puntero del ratón se coloca
sobre él.
Puntero del ratón: Dependiendo de la posición en la que se encuentre este puntero puede tomar
diferentes formas.
Selección normal
Selección de texto
Selección con precisión
Ajuste de tamaño
Mover
Ocupado
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Selección de ayuda
2.2 El menú contextual o emergente
Además de los menús de la barra de menús, Word
proporciona la posibilidad de acceder a un menú especial pulsando
el botón derecho del ratón.
Este menú no contiene siempre las mismas opciones. Recibe
su nombre del hecho de que su contenido depende del elemento y
el contexto en el que se pulse el botón derecho.
El uso de este menú es más rápido que la selección del mismo en la
barra de menús.
2.3 El botón de ayuda y el Ayudante
El botón de ayuda de la barra de herramientas y el ayudante
de Word.
Haciendo un clic sobre el primero, añade al puntero del ratón una
interrogación, al hacer clic sobre un elemento (botón, nombre, etc.), Word
muestra una pequeña ayuda sobre él.
Haciendo un clic sobre el Botón del Ayudante, aparece el Ayudante de
Word, con el menú en el que puedo preguntar alguna duda o en el que me
dice alguna sugerencia.
2.4 Salir de Word
Para abandonar el programa puede ejecutarse el comando Salir del menú Archivo, o bien
pulsar el botón de control Cerrar de la ventana de aplicación.
Si es necesario, Word indica si se desea guardar el documento abierto, a través el cuadro
de diálogo:
Pulsando el botón Cancelar, se continúa en la edición del documento y Word no se
cerrará.
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3 Crear un documento
3.1 Introducción de texto.
El punto de inserción indica la posición dentro del área
de escritura donde se comienza a escribir, en modo de barra
vertical parpadeante.
Si durante la escritura te equivocas puedes pulsar la
tecla RETROCESO para borrar lo escrito a la izquierda del
punto de inserción, o pulsar la tecla SUPR, para borrar el
carácter a la derecha del punto de inserción.
También es posible modificar el texto escrito,
sobrescribiendo o insertando nuevo texto. Utilizando la tecla
INSERT para activar uno de los modos de escritura.
Para situar el punto de inserción en cualquier posición
del documento, basta con situar el puntero del ratón en ese
punto y hacer clic. También pueden usarse las teclas de
MOVIMIENTO DE CURSOR.
La tecla INTRO se usa para finalizar un párrafo
(después de un punto y aparte). Pero no es necesario pulsarla
para saltar de línea, ya que el texto pasa automáticamente a la
línea siguiente cuando no cabe en la línea actual.
3.2 Modos de visualización de un documento.
Existen varias formas de visualizar un documento,
seleccionándolas del menú ver.
También puede cambiarse el modo de visualización
pulsando en los iconos que se encuentran en la
línea de la barra de desplazamiento horizontal :
3.2.1 Modo Normal.
Es el que muestra Word, por omisión.
Permite ver las reglas, las barra de herramientas, y
otros elementos (marca de fin de documento)
además del texto.
3.2.2 Modo Esquema.
Muestra el texto en distintos niveles: títulos,
subtítulos, etc. Junto a cada nivel parecen los
símbolos “+” y “-“, indicando si hay un texto de
mayor o menor importancia bajo ellos.
3.2.3 Modo Diseño de impresión.
Muestra el documento tal y como es, con
márgenes, encabezados, pies de página, etc.
Posibilitando todas las herramientas para su
edición.
3.2.4 Pantalla completa.
Aparece el texto, sin ningún tipo de
herramienta, ni márgenes, etc. Es interesante
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cuando deseamos mostrar en pantalla la mayor cantidad de texto posible. Pulsando ESC, se
retorna al modo de visualización anterior.
3.3 Guardar un documento.
Un procesador de textos permite guardar un documento en el disco para poder usarlo con
posterioridad.
En la barra de título aparece el
nombre del documento activo. Por
defecto Word le asigna el nombre de
Documento1, al primer documento que
se crea sin haberlo guardado, mientras no
se guarde el documento.
3.3.1 Guardar un documento por
primera vez.
Se ejecuta la operación de
Guardar del menú Archivo, o se pulsa el
icono:
Entonces aparece el cuadro de diálogo Guardar como:
En este cuadro de diálogo se indican:
A La carpeta donde se almacenará el documento, en el cuadro desplegable Guardar en.
A El nombre con el que se quiere guardar el documento.
A Para configurar las
opciones de Guardar, debes pulsar
en el botón herramientas y
seleccionar opciones generales...
Este cuadro aparece
también seleccionando el comando
Opciones del menú Herramientas
y pulsando luego en la pestaña de
Guardar.
Permite entre otras las siguientes
operaciones:
Que Word guarde de forma
automática el documento pasados
los minutos que se indiquen en el
cuadro, para evitar perder
información si el ordenador se
bloquea o falla la alimentación.
Crear una copia de
seguridad cada vez que se guarda
el documento.
Escribir contraseñas para proteger el documento.
Pulsando el botón Guardar, se abandona este cuadro de diálogo y se almacena el
documento en disco.
3.3.2 Guardar un documento ya existente.
Una vez guardado un documento, se puede seguir trabajando sobre él, introduciendo
modificaciones. Cuando se ejecute de nuevo el comando Guardar, no será necesario especificar
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el nombre, ni la ubicación en disco
del documento. Entonces la
versión anterior del documento se
perderá, almacenándose en disco
esta última versión.
Si se desean mantener las
dos versiones, es necesario ejecutar la opción Guardar como… del menú Archivo. De este modo
habrá que especificar un nombre y ubicación para la nueva versión del documento.
3.4 Cerrar un
documento.
Cuando se termine de
trabajar con un documento, lo
normal es cerrarlo. Hay formas de
hacerlo:
Seleccionar el comando Cerrar del
menú Archivo.
Hacer clic en el botón de control
Cerrar de la ventana de
documento.
Si se intenta cerrar un
documento en el que no se hayan guardado los últimos cambios, Word muestra un cuadro de
diálogo con tres botones:
Si
No
Cancelar
Permite guardar los cambios antes de
cerrar el documento.
Cierra el documento sin guardar los
cambios.
Vuelve a la edición del documento,
sin cerrarlo.
3.5 Nuevo documento.
Cuando se entra en Word, aparece un
documento nuevo para comenzar a escribir. Pero si
todos los documentos han sido cerrados, o
simplemente se desea crear uno nuevo, se ejecuta el
comando Nuevo del menú archivo o se pulsa el
icono:
Apareciendo el área de escritura del nuevo
documento en blanco para comenzar a escribir.
3.6 Abrir un documento.
Para abrir un documento ya existente, puede
ejecutarse el comando Abrir… del menú de
Archivo, o pulsar el botón:
Aparece un cuadro de diálogo similar al del
comando Guardar, donde se indica la carpeta donde
se encuentra el documento. Si la carpeta esté abierta, se selecciona el documento de la lista, y se
pulsa el botón Abrir.
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Cuando no sepamos la localización del documento, se puede hacer uso del botón
Herramientas y seleccionamos Buscar... ahora para localizarlo.
3.6.1 Abrir los últimos documentos más usados.
Al desplegar el menú Archivo, aparece al final una lista de archivos, son los nombres de
los últimos archivos utilizados. Para abrir uno de estos documentos, basta con que lo selecciones
directamente desde este menú.
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4 Edición de un documento
Sobre un documento abierto pueden efectuarse múltiples operaciones, como:
• Moverse
• Desplazarse
• Cortar y copiar bloques de texto, etc.
4.1 Movimientos en un documento.
Ca da vez que se
cambia de lugar el punto de
inserción, nos estamos
moviendo por el documento.
Para conseguirlo pueden usarse
las teclas de movimiento del
cursor, o hacer clic con el ratón
en la posición del documento
que deseemos.
Pero también es posible
desplazarse por el texto sin
mover el punto de inserción de
su posición. Para ello se
utilizan las barras de
desplazamiento.
Las flechas de la barra
nos permiten desplazarnos con
movimientos cortos, y el cuadro de desplazamiento permite un movimiento más rápido, además
indica la página sobre la que nos encontramos.
4.2 Seleccionar texto.
Para seleccionar texto de un documento, se utiliza el ratón siguiendo los pasos:
1. Situar el puntero del ratón al comienzo del texto que se desea seleccionar (letra, palabra,
párrafo, etc.).
2. Arrastrar el ratón con el botón izquierdo pulsado, marcando el texto en vídeo inverso.
3. Soltar el botón del ratón cuando todo el texto esté seleccionado.
Este es el procedimiento general, aunque hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:
• Para seleccionar una palabra: situar el puntero sobre la palabra y hacer doble clic.
• Para seleccionar una línea: situar el puntero del ratón en la barra de selección (es una
columna no visible, situada a la izquierda del área de texto, donde el cursor del ratón
toma forma de flecha apuntando hacia la derecha), y hacer clic.
• Para seleccionar varias líneas: Hacer clic sobre la barra de selección y arrastrar el ratón
para seleccionarlas.
• Para seleccionar un párrafo: Situarse sobre el párrafo y pulsar tres veces el botón
izquierdo de forma rápida.
• Para seleccionar un documento completo: usar el comando Seleccionar todo del menú
Edición.
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4.3 Borrar texto.
Las teclas RETROCESO y SUPR, permiten borrar el carácter de la izquierda y el de la
derecha del punto de inserción, respectivamente.
Pero si el bloque de texto que se desea borrar es grande, es más conveniente seleccionarlo
previamente y después pulsar la tecla SUPR.
4.4 Mover y copiar texto.
Word permite mover y copiar bloques de texto de una posición a otra del documento, e
incluso de distintos documentos. Para ello utiliza el portapapeles, que es un área de
almacenamiento temporal.
4.4.1 Mover texto
Se utilizan los comandos Cortar y Pegar del menú Edición, o del menú
emergente, aunque también pueden usarse los botones:
Para mover un texto se siguen los siguientes pasos:
1. Seleccionar el texto que se desea mover.
2. Seleccionar la opción Cortar . Entonces el texto pasará al portapapeles, y desaparece
de su posición original.
3. Situarse el puntero de inserción en el lugar donde se desea pegar el texto.
4. Seleccionar la opción Pegar . Entonces el texto aparecerá en el lugar de destino. Pero
todavía se conserva en el portapapeles, pudiendo repetir los pasos 3 y 4 para pegarlo en
varios sitios.
4.4.2 Copiar texto
Si lo que se desea es copiar un texto en otro lugar, pero sin
borrarlo de su posición original, se usa el comando Copiar del menú
Edición, o el botón :
Los pasos que se siguen son los mismos que en el caso anterior.
4.5 Deshacer y Rehacer.
Si por error se ejecuta una operación equivocada (borrar,
copiar, pegar, escribir texto, etc.), Word permite deshacer ciertas acciones en ciertos momentos.
Si lo que se desea es deshacer la última acción, selecciona el comando Deshacer del menú
Edición o pulsa el botón :
Si te das cuenta de que en realidad no querías deshacerlo, selecciona el comando Rehacer
del mismo menú, o pulsa :
Asociado a cada botón hay una flecha, haciendo clic sobre ella se pueden ver las últimas
acciones realizadas, que se pueden deshacer o rehacer.
Al seleccionar una acción de la lista se deshará (o rehará), esa y todas las que están
encima.
4.6 Buscar y Reemplazar.
En documentos de gran tamaño, hay ocasiones en las que se desea encontrar ciertas
palabras, o reemplazarlas por otras, de forma que si las buscamos manualmente nos puede llevar
gran cantidad de tiempo. Para evitar ese trabajo WORD tiene unos comandos especiales que a
continuación se explican.
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4.6.1 Buscar
Mediante el comando Buscar… del menú Edición, se puede localizar cualquier texto en
el documento.
En este cuadro de diálogo se indica:
El texto que se desea localizar en el cuadro Buscar.
Opciones de Búsqueda
Buscar: todo el documento, hacia arriba, o hacia abajo.
Coincidir mayúsculas/minúsculas: Distingue entre caracteres en mayúsculas y minúsculas.
Cuando está activada la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas, Word sólo busca los
casos que coincidan en el uso de mayúsculas y minúsculas con el texto escrito en el
cuadro Buscar. Si se utilizan
caracteres comodín, esta opción
aparece atenuada.
Sólo palabras completas: Busca
apariciones que sean
palabras completas y que
no formen parte de una
palabra más larga. Si se
utilizan caracteres
comodín, esta opción
aparece atenuada.
Caracteres comodín: Busca
comodines, caracteres
especiales u operadores de
búsqueda especiales que se
han agregado al cuadro Buscar. Para agregar dichos elementos, haga clic en Especial y,
a continuación, haga clic en el elemento que desee o escríbalo en el cuadro Buscar. Si la
casilla de verificación Usar caracteres comodín está desactivada, Word considera los
comodines y los operadores de búsqueda especiales como texto normal.
Suena como: Busca palabras en inglés que suenan como el texto en Buscar pero se escriben
diferente. Por ejemplo, si busca una palabra en inglés que suene como "red," Word
mostrará "read." Al activar esta opción, las casillas de verificación Coincidir mayúsculas
y minúsculas y Sólo palabras completas aparecerán atenuadas.
Esta función únicamente está disponible si el idioma habilitado para modificar es inglés.
Todas las formas de las palabras: Reemplaza todas las formas de una palabra en inglés en el
cuadro Buscar con las formas apropiadas de una palabra en inglés en el cuadro
Reemplazar con. Las palabras de Buscar y Reemplazar con deberían tener la misma
categoría gramatical; por ejemplo, o bien en nombres o verbos. Por ejemplo, puede
reemplazar todas las formas del verbo "walk" con las formas apropiadas del verbo "run."
En este ejemplo, se cambiará la frase "The plaintiff walked up the stairs" por "The
plaintiff ran up the stairs." Esta función únicamente está disponible si el idioma habilitado
para modificar es inglés.
Puede buscarse una marca especial mediante el botón Especial.
La búsqueda comienza al pulsar el botón Buscar siguiente.
Cuando se encuentra el texto, Word detiene la búsqueda y muestra el texto encontrado en el
documento, marcado con vídeo inverso. Si se desea seguir buscando, hacer clic en el
botón Buscar siguiente.
Si Word no encuentra el texto buscado, aparece un cuadro de diálogo indicándolo.
Para finalizar la búsqueda, pulsar el botón Cancelar.
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4.6.2 Reemplazar
Permite sustituir la aparición de un texto por otro en todo un documento. Para hacerlo,
Word proporciona el comando Reemplazar del menú Edición, aunque también se puede ejecutar
desde el botón Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar.
En el cuadro de diálogo
Reemplazar, se indica:
El texto que se desea sustituir, en
el cuadro Buscar.
El nuevo texto, en el cuadro
Reemplazar con.
Para comenzar la búsqueda, pulsar
Buscar siguiente.
Cuando se encuentre el texto
buscado pueden realizarse 4
acciones:
Sustituir el texto encontrado,
pulsando el botón Reemplazar.
Sustituir todas las apariciones del
texto que se está buscando,
pulsando el botón
Reemplazar todo.
Cerrar el cuadro de diálogo, sin realizar la sustitución, con el botón Cancelar.
Si no se desea sustituir el texto encontrado, pero quieres que Word siga buscando, pulsar el botón
Buscar siguiente.
Al igual que el comando buscar tenemos las opciones de mayúsculas-minúsculas,
palabras completas o uso de comodines, suena como, Todas las formas de la palabra.
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5 Dar formato a un documento
Word permite dar formato a los caracteres de un documento para conseguir una
presentación adecuada, modificando su tipo, tamaño, color, etc.
Es posible modificar el formato de un texto ya escrito, seleccionándolo y aplicando el
nuevo formato. Pero también es posible especificar las características de formato antes de
comenzar a escribir, de este modo, conforme se escribe, el texto ya aparece con el formato que
se desea.
5.1 Las fuentes.
La fuente o tipo de letra, no es más que la
definición de los distintos tipos de caracteres que se
pueden usar en un documento.
5.1.1 Cambiar el formato de la fuente.
Para modificar la fuente de un texto:
1. Seleccionar el texto al que se desea cambiar
la fuente.
2. Hacer clic en la flecha desplegable que hay
junto al cuadro de fuentes en la barra de herramientas
de formato.
En esta ventana aparecen
las distintas fuentes disponibles.
Basta moverse con la barra de
desplazamiento y seleccionar la
fuente que nos interese.
Además de estos cuadros
de la barra de herramientas,
también se puede emplear el
cuadro de diálogo que aparece al
seleccionar la opción Fuentes del
menú Formato.
En el cuadro de lista
Fuentes, aparecen las mismas
fuentes que en la lista de la barra
de herramientas, y la forma de
seleccionarlas es la misma.
La gran ventaja de este
cuadro, es que, en la parte inferior,
puede verse el texto seleccionado
con la fuente elegida, por lo que es
más fácil decidirse al comprobar
los resultados antes de aplicar el nuevo formato.
Para dejar el tipo de letra como predeterminado basta con pulsar el botón Predeterminar.
De esta forma todos los demás documentos con el estilo en el que estamos pasan a tener el tipo
de letra Predefinido.
5.1.2 Cambiar el tamaño de la fuente.
Con el texto seleccionado, puede utilizarse el cuadro desplegable de la barra de
herramientas Formato.
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Utiliza, si es necesario, la barra de desplazamiento vertical, y selecciona el tamaño
adecuado.
También puede cambiarse el tamaño desde el cuadro de diálogo Fuentes.
5.1.3 Cambiar el estilo de la fuente.
Pueden realizarse cambios en los estilos para conseguir que cierto texto resalte del resto
de una forma determinada.
Los distintos estilos de fuentes pueden observarse en el cuadro de diálogo de Fuentes:
normal, negrita, cursiva y negrita cursiva.
En la barra de Formato, pueden seleccionarse estos estilos
mediante los botones:
También puede aplicarse subrayado a un texto pulsando el icono
subrayar, entonces Word subrayará todo el texto seleccionado, incluyendo
los espacios en blanco .
En el cuadro de diálogo Fuentes, Word proporciona otros tipos.
5.1.4 Cambiar el color de la fuente.
En el cuadro de diálogo Fuentes aparece un cuadro desplegables
con los colores disponibles en Word. Esta característica no es de mucha utilidad si no se posee
una impresora a color.
En el cuadro de diálogo pueden seleccionarse otros efectos especiales sobre el texto:
Tachado, Superíndice, Subíndice, Oculto, Versales, Mayúsculas.
También puede utilizarse el icono de Destacar, para conseguir el mismo efecto que los
rotuladores marcadores que hay en el mercado. Pueden utilizarse distintos colores, que se
seleccionan de la lista desplegable .
5.1.5 Destacar en amarillo
La forma de usar este botón es similar al resto: Basta seleccionar el texto y pulsar el botón
Destacar .
5.2 Los párrafos.
Un párrafo es el bloque de texto que finaliza con un punto y aparte. Para darle formato,
se selecciona y se ejecuta la opción Párrafo… del menú Formato.
En él pueden especificarse todas las características de formato de un párrafo: Alineación,
sangrías, espaciado, tabulaciones.
5.2.1 Alineación.
Cuando se escribe en Word un párrafo que ocupa varias líneas, el lado izquierdo queda
perfectamente alineado, pero puede no ocurrir lo mismo con el lado derecho.
El tipo de alineación se indica en el cuadro de diálogo anterior, o bien pulsando los distintos
botones de la barra de herramientas de formato, para dejar el texto a nuestro gusto.
Para cambiar de alineación en un párrafo, no es necesario seleccionarlo, sólo has de situarte en
él.
La alineación puede ser :
Izquierda
Es la que activa Word por omisión. La parte izquierda del párrafo está alineada, pero la
derecha no.
Centrada
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Ajusta el texto en el centro del documento, dejando espacios iguales a ambos lados de las
líneas.
Derecha
Ajusta todo el texto al lado
derecho, pero deja el izquierdo sin
alinear.
Justificada
El texto está alineado tanto
en la parte derecha como en la
izquierda.
Puede ser interesante
seleccionar el tipo de alineación
antes de comenzar a escribir el
texto de un documento, esta
alineación se tomará por defecto
en todos los párrafos siguientes.
5.2.2 Las sangrías.
Una sangría es un espacio
de cierta medida que se antepone
de forma automática en los lados
de un párrafo. De esta forma se
consigue que un párrafo esté más o
menos separado de los márgenes
del documento.
Para asignar sangrías a los párrafos:
1. Situarse sobre el párrafo al que se desea asignar la sangría.
2. Seleccionar del menú Formato, la opción Párrafo.
3. Indica el número de centímetros de sangría en los cuadros de Izquierda y Derecha.
4. Seleccionar en la lista desplegable Especial, si se desea una sangría especial en la primera
línea del párrafo: Primera línea (sangrará más la primera línea que el resto), Francesa (la
primera línea tiene una sangría menor al resto del párrafo) o ninguna.
5. Pulsa el botón Aceptar si estás de acuerdo con la muestra que presenta el cuadro de
diálogo.
Las sangrías también pueden definirse usando la regla horizontal.
Para fijar las tres sangrías se arrastran los tres triángulos a lo largo de la regla. El cuadrado
que marca la sangría izquierda desplaza los dos triángulos de la izquierda cuando es arrastrado,
manteniendo la misma distancia entre la sangría de la primera línea y es resto.
Otra forma rápida de cambiar las sangrías de un párrafo es utilizar los botones de ampliar
y reducir sangría
de la barra de herramientas.
Estos botones aumentan y disminuyen la sangría izquierda según los tabuladores que
estén definidos en el párrafo.
5.2.3 Espacio entre párrafos.
Una forma de separar los párrafos de un documento,
es incluir una línea en blanco, pulsando la tecla INTRO.
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Otra forma de definir el espacio entre párrafos consiste en
utilizar los cuadros Anterior y Posterior, del cuadro de diálogo
Párrafo. Para indicar el número de puntos que deben aparecer entre
el párrafo anterior y posterior al actual.
5.2.4 Interlineado.
EL Interlineado es el espacio que hay entre las líneas de un párrafo. Este valor se modifica
en el cuadro de diálogo Párrafo. Pudiendo seleccionar un interlineado Sencillo, en 1’5 líneas,
doble, mínimo, exacto o múltiple (indicando el valor en el cuadro En:.
5.2.5 Tabuladores.
Cada vez que se pulsa la tecla del TABULADOR, el punto de inserción salta a un punto
determinado de la pantalla, con total independencia del texto anterior.
Existen varios tipos de tabuladores según el tipo de datos que se trate:
Tabulador
Izquierdo
Derecho
Decimal
Centrado
Tipos de datos
Alfabéticos
Numéricos sin decimales
Numéricos con decimales
Alfanuméricos
Sangría primera línea
Sangría francesa
Word permite definir los tabuladores mediante la regla y mediante el comando
Tabulaciones del menú Formato.
En la parte izquierda de la regla hay un cuadrado que muestra los distintos tipos de
tabuladores, al hacer clic sobre él.
Haciendo clic sobre la regla se coloca el tabulador en la posición que deseemos.
Para eliminar un tabulador de la regla, se arrastra la marca del tabulador fuera de la regla
(hacia abajo).
En el cuadro de diálogo
Tabulaciones, pueden ajustarse los
distintos tipos de tabuladores,
además de poder seleccionar un
relleno distinto del espacio en
blanco.
5.3 B o r d e s y
sombreados.
Otra herramienta que
facilita Word para dar formato, es
aplicar bordes y sombreados
alrededor de un texto, imagen, etc.
5.3.1 Bordes.
Los bordes son líneas que permiten destacar un párrafo (o cualquier otro objeto) del resto.
Para aplicar un borde a un párrafo:
1. Situarse en el párrafo al que se desea bordear.
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2. Seleccionar el comando Bordes y sombreados del menú Formato.
3. En la subcarpeta de Bordes, seleccionar el tipo de borde deseado en el bloque
Preestablecido. Aparece en el cuadro Borde, el efecto de la selección realizada.
4. Indica en la opción Desde el texto, la distancia que tendrá los bordes respecto al texto del
párrafo.
5. Selecciona el tipo de línea en el cuadro Estilo.
6. Selecciona el color de la lista desplegable.
7. Pulsar el botón Aceptar
para obtener el resultado.
Si se desea eliminar un
borde, situarse sobre el párrafo
bordeado, y seleccionar la opción
Ninguno de la sección
Preestablecido, en el cuadro de
diálogo Bordes y sombreado.
También puede usarse la
Barra de bordes para crear un
borde al rededor de los párrafos.
Activando este botón,
aparece la barra de herramientas
de bordes:
En el primer cuadro se
indica el grosor del borde, a continuación se selecciona el tipo de borde (laterales, completo o
ninguno), y por último el color de relleno.
5.3.2 Sombreado.
Para sombrear un párrafo, se siguen los siguientes pasos:
1. Situarse en el párrafo que se desea sombrear.
2. Seleccionar del menú Formato el comando Bordes y sombreado.
3. En la subcarpeta de Sombreado.
4. Selecciona la densidad de Sombreado, y los colores.
5. Pulsar el botón Aceptar.
5.4 Insertar.
El menú Insertar permite introducir diferentes elementos dentro de un texto : la fecha,
anotaciones, etc.
Para insertar uno de estos
elementos, debemos colocar el
puntero de inserción en el punto
del documento donde queremos
que aparezca dicho elemento, y
después seleccionar la opción
correspondiente del menú Insertar.
5.4.1 Fecha y hora.
El comando Fecha y hora...
del menú Insertar, permite añadir la
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fecha y hora actual, a un documento seleccionando el formato que más nos guste.
La opción Actualizar automáticamente, inserta el elemento como si fuera un campo,
posteriormente, cuando lo seleccionemos, puede actualizarse dicho campo pulsando la tecla F9.
5.4.2 Símbolos.
Word incorpora una serie de tablas que contienen símbolos que pueden insertarse dentro
de un documento, como pueden ser
:
• Matemáticos : å, Û, ¥, ..
• Letras griegas : P,l, p, ...
• Símbolos de cuadro : é, ...
• Símbolos especiales : §, ...
• Etc.
Para insertar un símbolo,
seguiremos los siguientes pasos :
1. Situarnos en el lugar del
documento donde queramos
insertar el símbolo.
2. Seleccionar el comando Símbolo... del menú Insertar. Aparece el cuadro de diálogo
Símbolo.
3. En la subcarpeta de símbolos, escogeremos la tabla que nos interese de la lista
desplegable Fuente.
4. Pinchamos con el ratón el
símbolo, y este aparece aumentado,
respecto a los demás.
5. Pulsando el botón Insertar,
el símbolo aparecerá en el
documento.
6. Cuando hayamos finalizado
el proceso de inserción, cerramos
el cuadro de diálogo.
5.4.3 Números de página.
Al seleccionar el comando Números de
página... del menú Insertar, aparece un cuadro
de diálogo.
Mediante los cuadros de lista
desplegables Posición y Alineación, indicamos
si el número de página queremos que aparezca.
Podemos incluir o no el número en la
primera página del documento.
Y por último, el botón Formato permite
seleccionar el tipo de número que utilizaremos.
El resultado de nuestra selección aparece en el
cuadro Muestra.
5.4.4 Saltos de página.
Word realiza los saltos de página automáticamente, cuando el texto que estamos
escribiendo llega el final de la página.
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Salto de página
Inserta un salto de página manual en el punto de inserción. Cuando deseamos insertar un
salto de página, seleccionamos el comando Salto... del menú Insertar.
Salto de columna
Inserta un salto de columna manual en el punto de
inserción. Pasamos a escribir al principio de la siguiente
columna.
Salto de ajuste de texto
Termina la línea actual y fuerza la continuación
del texto debajo de una imagen, una tabla u otro elemento.
(El texto continuará en la siguiente línea en blanco que no
contenga una imagen o una tabla alineada al margen
izquierdo o derecho).
Página siguiente
Inserta un salto de sección y cambia de página para
que la siguiente sección empiece en la parte superior de la
siguiente página.
Continuo
Inserta un salto de sección y empieza la nueva sección inmediatamente, sin insertar
ningún salto de página.
Página par
Inserta un salto de sección y empieza la sección siguiente en la siguiente página par. Si
el salto de sección se produce en una página par, Word deja la siguiente página impar en blanco.
Página impar
Inserta un salto de sección y empieza la sección siguiente en la siguiente página impar.
Si el salto de sección se produce en una página impar, Word deja la siguiente página par en
blanco.
5.5 Encabezado y pié de página.
Puede interesarnos que en nuestros documentos aparezca cierta información repetida en
la parte superior y/o inferior de
todas las páginas: título del
documento, fecha, número de
página, un logotipo, etc.
Esta información se
denomina Encabezado, cuando se
encuentra en la cabecera de la
página, o Pié de página cuando aparece al final de la misma.
Para crear el encabezado y pié:
1. Seleccionar en el menú Ver, el comando Encabezado y pié de página.
Aparece en pantalla la barra de herramientas Encabezado y pié.
2. Introducir el texto que desees ver en el encabezado de todas las páginas.
3. Cambiar al pié de página con el primer botón de la barra de herramientas.
4. Escribir en el recuadro, el pié de página.
5. Pulsar el botón Cerrar, para regresar al documento.
En la barra de herramientas de encabezado y pie pueden encontrarse los botones:
Permite introducir en el encabezado o pié, un campo con el número de página.
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6 Herramientas
Una de las ventajas que proporcionan los procesadores de texto, es incorporar unos
diccionarios para realizar correcciones ortográficas. De esta forma, cualquier palabra que se
escriba y no esté incluida en el diccionario, es remarcada por el programa. Para que el usuario
decida que hacer con ella: añadirla al diccionario, corregir la falta de ortografía, sustituirla por
otra, o simplemente ignorarla.
Word también controla errores durante la escritura, como repetir la misma palabra dos
veces seguidas, o que detrás de un punto se escriba con minúscula.
6.1 Corrección ortográfica.
Para que Word comience la revisión ortográfica, se accede a la opción Ortografía… del
menú Herramientas, o a través del botón:
Al ejecutar esta opción, aparece en pantalla el cuadro de diálogo Ortografía con la primera
palabra que Word no encuentra en el diccionario activo.
A partir de este momento pueden tomarse varias decisiones con la palabra que Word
indica, utilizando los botones:
Omitir
Word deja tal y como está la
palabra encontrada, y continúa la
búsqueda de palabras erróneas.
Omitir todas
Word deja la palabra actual,
y no vuelve a mostrarla cuando la
encuentre de nuevo.
Agregar
Word añade la palabra en el
diccionario.
Cambiar
Sustituye la palabra errónea
por la que se encuentra en el cuadro
Cambiar por. Cuando Word no encuentra una palabra en el diccionario, muestra, por omisión,
una serie de palabras en el cuadro de Sugerencias.
Si la palabra correcta se en la lista, haz clic sobre ella para situarla en el cuadro Cambiar
por. Si no se encuentra en la lista, se escribe directamente en el cuadro Cambiar por. Cuando la
palabra correcta se encuentre ya en este cuadro se pulsa el botón Cambiar.
Cambiar todas
Sustituye la palabra no encontrada en el diccionario por la que aparece en el cuadro
Cambiar por, en todo el documento, de forma automática.
Mientras está el cuadro de diálogo abierto, puede pasarse a la ventana del documento para
realizar cualquier operación. Para activar de nuevo el cuadro de corrección ortográfica, sólo hay
que hacer clic sobre él.
Cuando finalice la corrección aparece el mensaje:
6.2 Autocorrección.
Word permite tener activa una corrección, para corregir errores en el tecleo de los
caracteres. Para controlar esta corrección automática, se activa el comando Autocorrección.. del
menú Herramientas.
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En este cuadro pueden marcarse las casillas que permiten corregir dos mayúsculas
seguidas, poner en mayúscula la primera letra detrás de un punto, corregir el uso accidental del
BLOQUE DE MAYÚSCULAS (una palabra con la primera letra en minúsculas y el resto en
mayúsculas).
La opción más interesante
es Autocorrección. Si se teclea
una palabra que aparece en la
primera columna de las lista ,
Word la cambia automáticamente
por la que aparece en la columna
de la derecha. Se puede ampliar
esta lista siguiendo los siguientes
pasos:
1. Teclear el término
incorrecto en el cuadro
Reemplazar.
2. Teclear el término por el
que se desea sustituir el
incorrecto, en el cuadro Con.
3. Hacer clic en Agregar.
También es posible
eliminar alguna entrada de la lista.
Sólo hay que seleccionarla y pulsar el botón Eliminar.
6.3 Sinónimos.
El objetivo de esta herramienta es que se repitan una y otra vez las mismas palabras en
un documento.
Para incluir un sinónimo se siguen los pasos:
1. Situar el puntero del ratón sobre
la palabra de la que se desea localizar
algún sinónimo.
2. Seleccionar en el menú
Herramientas, submenú Idioma el
comando Sinónimos…
Aparece el cuadro de diálogo:
3. Seleccionar la palabra que
resulte más apropiada de la lista
Reemplazar.
4. Pulsar el botón Aceptar.
Si Word no encuentra ningún sinónimo de la palabra buscada, mostrará una lista
alfabética de términos en el cuadro Significados.
6.4 Opciones de ortografía.
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Word permite modificar la configuración por omisión, para adaptar el entorno a nuestros
gustos y necesidades.
Al ejecutar el comando Opciones del menú Herramientas aparece un cuadro de diálogo
con muchas fichas, que permiten modificar el entorno de trabajo con Word.
En esta ficha se fijan las opciones propias de la corrección ortográfica:
• Permitir que Word revise automáticamente, mientras se escribe, cada palabra que no
encuentra en el diccionario, Word marca como errónea.
• La casilla de Ocultar errores, se marca si no deseamos que Word señale con una línea en
rojo las palabras que no encuentra en el diccionario.
• La opción de sugerencias
permite acceder al menú
contextual (botón derecho
sobre la palabra), con las
sugerencias sobre una
palabra subrayada como
errónea.
• En el apartado de Ignorar,
se indica si el corrector
debe tener en cuenta o no
las palabras en mayúsculas
o las que contienen
números.
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7 Impresión en Word
Antes de imprimir un documento conviene asegurarse el resultado de la impresión será
el que deseamos, por ello conviene realizar previamente dos tareas antes de lanzar el proceso de
impresión: PRESENTACIÓN PRELIMINAR Y PREPARAR PÁGINA.
7.1 Presentación preliminar
Esta opción permite ver el documento tal y como quedaría impreso, permitiendo además
hacer modificaciones sobre él
desde esta presentación.
Seleccionamos la opción
de Presentación preliminar del
menú Archivo, o bien a través del
botón:
La pantalla de presentación
preliminar contiene los siguientes
botones:
Botón Imprimir
Imprime el documento con
la configuración establecida.
Botón Aumentar
Funciona como un interruptor, cada vez que se selecciona alterna los modos “Aumentar
/ reducir” y “Edición”. Con el botón pulsado funciona el modo “Aumentar / Reducir”.
El ratón tiene forma de lupa cuando se coloca sobre el documento, con un signo + en su
interior que permite acercar la zona del documento sobre la que se pulsó el ratón. Al pulsar con
el formato - permite alejarnos del documento.
Con el botón desactivado nos encontramos en modo “Edición”.
Se podrá usar el puntero de inserción como en la ventana normal del Word, pudiendo
entonces realizar las modificaciones oportunas desde esta presentación.
Botón Una página
Permite ver una página completa en la pantalla.
Botón Varias páginas
Permite ver el número de páginas indicadas en la matriz de páginas que aparece al pulsar
este botón.
Lista desplegable de Zoom
Permite seleccionar el porcentaje de ampliación / reducción de las páginas.
Botón Ver regla
Actúa como un interruptor mostrando u ocultando la regla en la pantalla. A través de la
regla pueden ajustarse los tamaños de las sangrías y tabuladores.
Botón Reducir hasta ajustar:
Al pulsarlo, Word intentará ajustar el tamaño del documento con el fin de ahorrarse la
última página del mismo.
Botón Pantalla completa
Muestra el documento usando la pantalla al completo, ocultado la regla, barra de título,
etc.
Botón Cerrar
Cierra la presentación preliminar.
Botón Ayuda
Permite obtener información sobre el elemento del texto sobre el que se haga clic.
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Para desplazarse entre las distintas páginas de un documento, se usan las teclas de AvPág
y RePág.
7.2 Preparar página
Esta operación permite adecuar
la apariencia de la página del documento
a nuestro gusto, modificando una serie
de parámetros.
Al seleccionar opción Preparar
página del menú de Archivo, aparece el
cuadro de diálogo:
A través de él podemos realizar los
siguientes ajustes:
Márgenes
Utilizando las flechas o bien
tecleando el valor directamente se
ajustan los márgenes superior, inferior,
izquierdo y derecho. También se puede
fijar un margen de encuadernación que
sea independiente de los anteriores.
Para que el encabezado y pié de
página aparezcan perfectamente visibles,
también es posible ajustar los márgenes
desde el extremo.
Todas las modificaciones
realizadas surgen efecto sobre el
documento en muestra, de forma que
podamos modificar los datos sin salir
del cuadro de diálogo.
Tamaño del papel
Word proporciona por omisión
algunos de los tamaños de papel más
usados.
En este apartado también se
indica la orientación de la página:
vertical u horizontal.
Fuente de papel
Según la impresora que
utilicemos podrá indicarse si el papel se
introduce a través de una bandeja o
manualmente.
Diseño
Permite indicar a Word el lugar
donde va a comenzar la sección activa.
También nos permite seleccionar el tipo
de alineación vertical de la página.
El botón Bordes nos abre el
letrero de diálogo de bordes para
configurar los bordes de la página, visto
anteriormente.
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El botón Números de línea permite
numerar las líneas de texto de una o varías
páginas.
El botón PREDETERMINAR que
aparece en todas las subcarpetas de este cuadro
de diálogo, permite cambiar las características
que Word muestra por omisión, de forma que la próxima vez que se cree un documento nuevo
tenga prefijadas estas características.
7.3 Imprimir.
Aunque puede imprimirse un documento pulsando el botón de imprimir, es más
conveniente seleccionar la opción Imprimir… del menú Archivo.
Pulsando el botón comienza el proceso de impresión, mientras que si seleccionamos la
opción aparece un cuadro de diálogo que permite fijar determinadas opciones de impresión:
• Seleccionar una impresora
instalada en el sistema.
• Enviar el documento a un
archivo en vez de a la impresora.
Es necesario entonces el nombre
del documento que guardará todos
los controles necesarios para la
impresora.
• Intervalo de páginas.
• Todo el documento.
• La página actual.
• El texto que se haya
seleccionado.
• Los números de
páginas que se
indiquen separadas por comas, o un intervalo de páginas separadas por guión.
• Numero de copias que se desea obtener, intercaladas o no. Si no está activa la casilla de
intercalar, se imprimirán primero todas las copias de una página antes de pasar a la
siguiente.
• En el cuadro de lista imprimir, se especifica si se desea imprimir el documento, el
resumen, las anotaciones, etc.
• En Imprimir sólo, podemos seleccionar si queremos imprimir las páginas impares, pares
o ambas.
• En el cuadro de lista páginas por hoja podemos seleccionar el número de páginas a
imprimir en cada hoja, hasta 16 páginas por hoja podemos llegar a imprimir.
• En escalar al tamaño del papel, seleccionamos el tamaño del papel en el que deseamos
imprimir el documento.
• El botón opciones nos permite acceder al cuadro de diálogo de las opciones de impresión.
También se llega a este cuadro a través de opciones… del menú Herramientas.
En este cuadro se seleccionan las distintas acciones que Word adoptará por omisión
cuando se imprima el documento actual y los posteriores.
Borrador
Se imprime el documento en modo borrador de forma que la impresión sea de menor
calidad pero se realice más rápidamente.
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Orden inverso
Las páginas se imprimirán en orden inverso respecto al orden de escritura.
Impresión en segundo plano
Está activada por omisión y
permite que el ordenador realice la
impresión del documento mientras
se realizan otras acciones, dando
prioridad a estas últimas respecto a
la impresión.
La opciones de incluir con
documento, son las mismas que en
el cuadro de diálogo de Imprimir.
Bandeja predeterminada
en el caso de que la
impresora permita alimentación
automática o manual de papel.
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8 Numeración y viñetas
Este tipo de diseño de párrafo se utiliza cada vez que se quiere realizar algún tipo de
enumeración de conceptos o pasos a seguir para realizar alguna tarea. Se suele utilizar
numeraciones cuando el orden de aparición de los párrafos es importante. Se utilizan viñetas
cuando la posición de los elementos a enumerar no tiene tanta importancia.
8.1 Viñetas.
Permiten resaltar párrafos
respecto al texto normal.
La forma más sencilla de
añadir una viñeta es a través del
icono de la barra de herramientas,
insertando la viñeta antes de
escribir el párrafo, o bien
seleccionando los párrafos y
aplicando la viñeta.
También puede utilizarse el
comando Numeración y viñetas del
menú Formato. Con la posibilidad
de seleccionar la viñeta que más
nos guste.
Cada vez que se pulse
INTRO para comenzar un nuevo
párrafo, se inserta automáticamente
una viñeta del mismo formato del párrafo anterior.
Para quitar la viñeta de un párrafo, basta con posicionarse sobre el párrafo y volver a
pulsar el botón de las viñetas.
8.1.1 Cambiar el formato de la
numeración.
El formato de una viñeta se
modifica a través del cuadro de
diálogo que aparece pulsando el
botón Personalizar… en el cuadro
anterior.
Con este cuadro de diálogo
se puede:
A Seleccionar un símbolo para la viñeta.
A Modificar el formato de la viñeta: tamaño y color.
A Seleccionar otro símbolo para la viñeta de las tablas de símbolos.
A Modificar la posición de la viñeta dentro del párrafo.
A Incluir o no sangría francesa.
Todos los cambios que se señalen tendrán efecto sobre la muestra que incluye este cuadro,
para conocer el resultado antes de aceptar los cambios.
8.2 Numeración.
Para numerar los párrafos puede utilizarse el icono de la barra de herramientas antes de
escribir el párrafo, o bien seleccionarlo después de haber marcado los párrafos a numerar.
También puede conseguirse el mimo efecto con el comando Numeración y viñetas del
menú Formato. Activando esta vez la subcarpeta de Números.
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La numeración de los
párrafos será correlativa y se
realiza automáticamente cada vez
que se pulse INTRO en un párrafo
numerado.
Puede ocurrir que se desee
que algunos párrafos que se
encuentran dentro de la
numeración no vayan numerados,
es decir saltarnos alguno. La forma
más sencilla de conseguirlo
consiste en seleccionar el o los
párrafos en cuestión y elegir el
comando Saltar numeración del
menú emergente.
Para comenzar una nueva
numeración, para que el Word no la considere una continuación de la anterior, debemos situarnos
en el párrafo anterior al de la nueva numeración (que no sea un párrafo numerado) y seleccionar
la opción Detener la numeración del menú emergente.
8.2.1 Cambiar el formato de la numeración.
Pulsando el botón MODIFICAR… del cuadro anterior, aparece el siguiente cuadro de
diálogo:
Además de poder
seleccionar el tipo de numeración,
este cuadro de diálogo permite:
A Seleccionar el tipo de
numeración.
A Dar formato al número a
través del botón de Fuente….
A Incluir texto antes y después
del número.
A Indicar el número con el que se desea comenzar la numeración.
A Fijar la posición del número respecto al párrafo.
8.3 Esquema numerado
En el cuadro de diálogo de
Numeración y Viñetas hay una
tercera subcarpeta que muestra los
formatos de esquema numerado.
Con este cuadro se pueden
combinar las viñetas y la
numeración con el fin de incluir
numeraciones dentro de otras
numeraciones.
Para incluir la numeración en
esquema numerado se pueden
seguir dos procedimientos:
1) Seleccionar los párrafos.
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2) Ejecutar el comando de numeración y viñetas.
No es necesario escribir todo el texto para aplicar el formato de esquema numerado.
Así una vez escrito el primer párrafo, se crean los siguientes niveles siguiendo las reglas:
• Para que un párrafo esté en un nivel inferior en la numeración, pulsar la tecla TAB
delante del mismo, o bien pulsar el botón Reducir sangría de la barra de herramientas de
formato.
• Para que un párrafo esté en un nivel superior, pulsar la combinación MAYÚSCULAS +
TAB delante del párrafo, o pulsar el botón de Reducir sangría.
• Para terminar la numeración: seleccionar el párrafo y pulsar el botón Números de la barra
de herramientas o elegir el comando Detener numeración del menú Emergente.
• Para que un párrafo no vaya numerado en medio de párrafos con numeración: Seleccionar
el párrafo y elegir el comando Detener la numeración, o bien Saltar la numeración menú
Emergente.
8.3.1 Cambiar el formato de esquema numerado.
Para personalizar la forma de presentar los distintos niveles se procede de igual forma que
en el caso de las viñetas y números. La única diferencia es que es necesario seleccionar el nivel
que se desea modificar antes de indicar los cambios.
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9 Dibujos y otros objetos
En un documento Word se pueden incluir dibujos, imágenes y objetos. También es
posible intercambiar y compartir información de otras aplicaciones de Windows 95, como
insertar un gráfico creado con la hoja de cálculo Excel.
9.1 Dibujos.
Word proporciona una barra de herramientas para crear dibujos. La barra se visualiza y
oculta pulsando el botón .
Esta barra contiene una serie de iconos que permiten crear líneas, rectángulos, arcos,
formas libres, cuadros de texto y llamadas (textos explicativos de las figuras). El resto de las
herramientas se utilizan para aplicar formato a las figuras creadas con las ocho primeras
Para crear un dibujo se hace clic en la herramienta que se desea usar y se arrastra el ratón
por la pantalla para crear la nueva figura. Si al arrastrar el ratón por la pantalla se mantiene
pulsada la tecla MAYÚSCULAS se obtiene una figura perfecta (Ej.: un círculo con la
herramienta óvalo).
9.1.1 cambiar el formato de un dibujo.
Cuando el dibujo ya está creado puede cambiarse su formato, para ello se selecciona el
dibujo, haciendo clic sobre él. Entonces aparece un recuadro a su alrededor con puntos de
control.
Cuando el dibujo está seleccionado
pueden realizarse las siguientes
operaciones:
• Cambiar el tamaño del
dibujo arrastrando el ratón sobre
los puntos de control.
• Cambiar de posición al
dibujo, arrastrando el ratón desde
cualquier posición del dibujo.
• Eliminar el dibujo,
pulsando la tecla Supr.
• Cambiar el formato del
dibujo utilizando las
herramientas de la barra de
dibujo, o pulsando el botón
derecho sobre el dibujo
para que aparezca el menú
emergente.
Con la opción Dar formato
a dibujos… se entra en un cuadro
de diálogo que permite modificar el formato.
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9.2 Imágenes.
Para insertar una imagen en un documento, debemos seguir los siguientes pasos:
1.) Ejecutar menú Insertar ->
Imagen -> Imágenes prediseñadas.
2.) Selecciona la imagen y
arrástrala al documento.
Cuando la imagen aparezca
en el documento puede
seleccionarse haciendo clic sobre
ella, apareciendo unos puntos de
control alrededor de la misma. Con
esta operación podemos modificar
la imagen :
• Arrastrando el ratón sobre
alguno de los puntos de
control modificaremos el
tamaño de la imagen.
• Arrastrando la imagen desde el centro (en lugar de los botones), se mueve la imagen a
otra posición.
• Pulsando la tecla Supr, se elimina la imagen.
• Para modificar su contenido, se puede hacer uso de los botones de la barra de
herramientas de dibujo (incluyendo líneas, círculos, texto, etc.).
• Pulsando el botón derecho sobre la imagen aparece el menú emergente con las
operaciones que podemos realizar con la imagen.
9.3 Objetos.
Word proporciona la
posibilidad de incrustar objetos en
un documento, de forma que se
puede usar el programa original
que creó el objeto y realizar
cambios sobre él.
Los pasos a seguir son:
1.) Situar el puntero del ratón
en la posición en la que se desea
incrustar el objeto.
2.) Ejecutar el comando Objeto
del menú Insertar.
3.) Seleccionar el tipo de archivo de la lista.
4.) Pulsar el botón ACEPTAR.
5.) Seleccionar un objeto de la lista.
9.4 Cuadro de texto o marcos.
Word permite el uso de marcos sobre texto, imágenes, dibujos, etc.
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Para poder usar marcos es necesario estar en el modo diseño página del menú Ver. Si se
intenta insertar un marco en visión normal, Word mostrará un cuadro para pasar el modo diseño
página.
Para añadir un marco, sólo hay que seleccionar la imagen o el texto que se desea enmarcar
y ejecutar el comando Marco del menú Insertar.
El marco puede modificarse, haciendo clic sobre él para seleccionarlo, apareciendo un
marco rayado alrededor, además de los puntos de control.
Sobre un marco
seleccionado se puede cambiar su
tamaño, posición y formato.
El cambio de formato se
realiza a través del cuadro de
diálogo que aparece con la
operación Marco del menú
Formato, o con la opción Dar
formato al marco del menú
emergente. En este menú aparece
la opción Bordes y sombreado…
que permite modificar el color y
forma del marco a través del
cuadro de diálogo:
También es posible insertar
un marco vacío, y posteriormente
incluir texto en él.
El proceso se realiza en los
siguientes pasos:
1.) Asegurarse de que no hay ninguna selección.
2.) Ejecutar el comando Marco del menú Insertar.
3.) Colocar el puntero del ratón hasta el punto de inserción en el documento.
4.) Arrastrar el ratón hasta conseguir el tamaño deseado.
5.) Para incluir texto, hacer clic en su interior y comenzar a escribir.
9.5 WordArt.
El WordArt es una
herramienta que permite escribir
texto y cambiar su presentación.
Para incrustar un objeto WordArt
se siguen los siguientes pasos:
1. Colocar el puntero de
inserción en la posición donde se
desee insertar el objeto.
2. Ejecutar el comando Objeto
del menú Insertar.
3. Seleccionar la opción
Microsoft WordArt 2.0 en la lista
Tipo de objeto.
4. Aparece una ventana donde
se escribirá el texto.
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5. Pulsar el botón ACTUALIZAR PRESENTACIÓN, para modificar el formato del texto
tecleado.
6. Finalizar haciendo clic fuera del recuadro que enmarca el texto.
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10 Escritura en columnas
Word permite crear un texto en varias columnas (como un periódico). El número de
columnas puede fijarse para una sección o para todo el documento.
10.1 Crear varias columnas.
Por defecto un documento utiliza una sola columna, para crear varias columnas se siguen
los siguientes pasos:
1. Situarse en la sección del documento en la que se quieren usar
varias columnas (o seleccionar el texto sobre el que aplicar el
formato en columnas).
2. Pulsar el botón de Columnas de la barra de herramientas
estándar, y marcar el número de columnas sobre la matriz de
muestra.
También puede ejecutarse la opción Columnas… del menú
Formato, que permite dar un formato personalizado a las columnas a través de un cuadro de
diálogo que muestra los efectos de
la selección.
Pude seleccionarse uno de
los formatos preestablecidos, o
bien crear un formato propio,
indicando:
• Número de columnas.
• Si se desea incluir una línea
vertical entre las columnas.
• Si se desean columnas de
igual ancho.
• El ancho y espaciado que
habrá en blancos entre ellas.
• El ámbito de aplicación del
formato (todo el
documento, de aquí en adelante o texto seleccionado).
10.2 Salto de columna.
Cuando se alcanza el final de página, Word salta automáticamente a la columna siguiente
de la misma página. Es posible forzar el salto de columna a través de la opción Salto del menú
Formato, marcando el salto de columna.
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11 Tablas en Word
Una tabla permite distribuir la información en filas y columnas. Cada intersección de fila
y columna se llama celda. Cada celda se identifica con una letra (que indica la columna y un
número (que identifica la fila a la que pertenece). Así la celda
C5, se encuentra en la columna 3 “C” y fila 5.
A1 B1 C1 D1
A2 B2 C2 D2
A3 B3 C3 D3
Cuando la tabla se haya creado, pueden ejecutarse las
distintas opciones del menú Tabla, cuando el puntero de
inserción esté sobre una celda de la tabla, o se haya seleccionado
parte o toda la tabla.
11.1 Crear tablas.
Existen dos formas de insertar una tabla en un documento:
• Pulsando el botón
Sobre la cuadrícula que aparece, arrastrar el ratón para
indicar el número de filas y columnas de la nueva tabla. Durante
el arrastre aparece en la parte inferior de la cuadrícula la
dimensión de la tabla que se está creando.
• Comando Insertar tabla del menú Tabla
En este cuadro de diálogo se indican:
• Número de columnas.
• Número de filas.
• Ancho de la columna.
• El formato de la tabla, a través del
botón Autoformato....
11.2 Desplazarse en una tabla.
Al rededor de cada una de las celdas de la
tabla aparecen unas líneas punteadas, que indican el
límite de cada celda, estas líneas no se imprimen, y si
no deseamos que aparezcan en pantalla debe quitarse
la marca de la opción Cuadrícula del menú de Tabla.
Una vez situado el puntero de inserción en el interior de una celda, pueden comenzar a
introducirse la información.
Para desplazarse a la siguiente celda se utiliza la tecla Tab (si es la última celda, creará
una nueva fila). También pueden utilizarse las teclas de movimiento de cursor.
11.3 Modificar una tabla.
Pueden seleccionarse distintas partes de una tabla: celdas, filas, columnas o toda la tabla,
utilizando el ratón o a través del menú tabla.
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Cuando la tabla ya está creada puede
ser necesario realizar operaciones de
modificación de su estructura:
Insertar filas y columnas
Seleccionar la fila delante de la cual se
quiere insertar una nueva, y ejecutar el
comando Insertar fila del menú Tabla. Para
añadir varias filas en una sola operación, deben
seleccionarse tantas filas como quieran
insertarse y luego ejecutar el comando.
Para insertar columnas, se sigue el
mismo procedimiento pero esta vez se ejecuta
la opción Insertar columna.
Eliminar filas, columnas y tabla entera:
Para eliminar filas y/o columnas de una tabla,
se seleccionan y se ejecuta el comando Eliminar filas
o Eliminar columnas del menú Tabla.
La tabla se elimina seleccionándola entera y
ejecutando el comando Eliminar filas.
Unir y separar celdas:
Puede resultar interesante unir varias celdas
adyacentes en la misma fila, con el fin de construir
una ceda mayor. Un ejemplo típico suele ser el título
de una tabla.
Ejecutar el comando Unir celdas del menú Tabla después de seleccionar las celdas.
El proceso inverso se consigue seleccionando las celdas y ejecutando el comando Dividir
celdas.
Es posible dividir una tabla en dos. Para hacerlo, situar el punteo de inserción en una
celda de la fila que se desea convertir en primera fila de la segunda tabla y ejecutar el comando
Dividir Tabla.
Modificar la anchura de las columnas:
En la regla aparecen las marcas
que indican las distintas columnas de la
tabla. Situando el puntero del ratón sobre
una de esas marcas se transforma en una
flecha de dos puntas, indicando que se
puede modificar el ancho de la columna
con sólo arrastrar el ratón hacia la
derecha o izquierda.
También puede utilizarse el
comando Alto y ancho de celda del menú
Tabla.
Modificar el alto de las filas:
En el cuadro de diálogo anterior
hay una subcarpeta Fila, que permite
modificar el alto de la fila.
También puede utilizarse la regla
vertical, donde aparecen una marcas que
delimitan la altura de las filas,
arrastrando el ratón sobre esas marcas se
consigue modificar dicha altura.
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11.4 Apariencia de una tabla.
A las celdas de una tabla se le pueden aplicar todas las características de formato de texto.
También es posible seleccionar un formato de los definidos para las tablas que incluye el Word
dentro de la opción Autoformato de tablas… del menú Tabla.
La siguiente secuencia de pasos indica como conseguirlo:
1. Seleccionar la tabla a la que se
desea dar formato.
2. Ejecutar el comando
Autoformato de tablas.
3. Seleccionar el formato de la lista
desplegable.
4. Definir los efectos que se desean
aplicar, apareciendo en la
muestra los resultados de activar
o desactivar los distintos efectos.
5. Indicar si se desean aplicar
formatos especiales a la última
fila o columna.
6. Pulsar el botón ACEPTAR
cuando se esté conforme con la
selección.
Si tras aplicar el formato, si se
desea devolver a la tabla su formato original, no hay más que deshacer el autoformato.
11.5 Fórmulas.
Las tablas de Word sólo se pueden usar para representar información en forma tabular.
También pueden usarse las celdas para realizar operaciones matemáticas.
Al introducir fórmulas en las celdas que contengan totales o cualquier otra operación, no
es necesario calcular manualmente ninguna operación cuando se produzcan cambios en los datos
de la tabla, ya que Word los actualiza si se selecciona la celda donde se encuentra la fórmula y
se pulsa la tecla F9.
Para introducir una fórmula en una celda de la tabla, se siguen los siguientes pasos:
1. Situar el puntero de inserción en la celda
donde se quiere insertar la fórmula.
2. Ejecutar el comando Fórmula del menú
Tabla, apareciendo el cuadro de diálogo.
3. Introducir la fórmula en el recuadro de
Fórmula. Debe comenzar con el símbolo =,
y se puede hacer referencia a las celda a
través de su identificación. A veces puede
aparecer una fórmula por defecto.
4. Puede especificarse un formato de número
de los que aparecen en la lista desplegable.
5. Pulsar el botón ACEPTAR para que se
inserte la fórmula en la celda.
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12 Combinar correspondencia
Las cartas personalizadas, circulares o mailings, son uno de los elementos que más ha
popularizado a los procesadores de texto. Su objetivo consiste en imprimir varias cartas de igual
contenido pero con diferente destinatario.
Para combinar correspondencia se
siguen cuatro pasos:
1. Crear el documento
principal, con el texto que
se repetirá en todas las
cartas.
2. Escribir los datos de los
distintos destinatarios en
un documento
independiente llamado
fuente de datos.
3. Insertar en el documento
principal los campos de la
fuente de datos en el lugar
en el que se desea que
aparezcan.
4. Combinar el documento
principal con la fuente de
datos, para obtener un
tercer documento
combinación o bien enviando el resultado de la combinación a la impresora.
12.1 Documento principal.
El documento principal es aquel que contiene el texto que se incluye en todas las cartas
que se impriman. En él se insertarán los datos personalizados de cada destinatario.
El documento principal se crea como si fuese un documento normal del Word. Aunque
hay que ejecutar el comando Combinar correspondencia del menú Herramientas.
Pulsando el botón Crear documento principal, aparece un cuadro donde se selecciona el
tipo de documento a crear. Word muestra un nuevo cuadro donde se indica se desea crear el
documento principal en una nueva ventana o bien en la ventana activa.
Haciendo clic en Ventana activa, se activa el botón Editar, que permite acceder al
documento de Word, para crearlo o modificarlo.
12.2 Fuente de datos.
Es necesario almacenar los datos de los destinatarios en un documento independiente del
documento principal. Así estos datos pueden ser utilizados en varios documentos.
Aparece un cuadro de diálogo con una lista de campos. Selecciona aquellos campos que
no desees incluir en la fuente y haz clic en el botón Borrar Campo.
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En el cuadro Nombre de campo pueden
añadirse nuevos campos que no estén en la
lista, indicando su nombre y pulsando el botón
Agregar Campo.
Cuando se haya finalizado
la definición de fuente de datos se
pulsa el botón Aceptar para que
Word guarde la fuente. Aparece el
cuadro de diálogo de Guardar
como donde se indica el nombre de
la fuente de datos.
El mantenimiento de datos
que contiene la fuente de datos se
realiza a través del cuadro de
diálogo Ficha de datos. Se accede
a él pulsando el botón Modificar la
fuente de datos, de la opción
Combinar correspondencia.
Posteriormente se accede a
este cuadro pulsando el botón
Editar de la fuente de datos, desde
el documento principal.
Esta ficha se utiliza para
agregar nuevos registros, eliminar
o modificar los existentes.
En la parte inferior aparece
el número de registro, utilizando
los botones para desplazarse.
También es posible buscar un
registro concreto pulsando el botón
Buscar..., e indicando el campo que
se desea utilizar la realizar la
búsqueda.
12.3 Insertar campos en el
documento principal.
Es necesario indicar la posición del documento principal en la que deben ir cada uno de
los datos correspondientes a los campos de la fuente de datos.
En la ventana de Wrd ha aparecido una nueva barra de herramientas “Combinar
correspondencia”, en caso de que no aparezca se puede hacer visible con la opción Barra de
herramientas... del menú Ver.
Para insertar un campo en
el documento principal:
1. Situar el puntero de
inserción en la posición del
documento principal en la que se
desea colocar el campo.
2. Pulsar el botón Insertar
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campo comb., de la barra de herramientas.
3. Seleccionar el campo que se desea insertar. Entonces aparecerá el nombre del campo en
el punto de inserción del documento principal.
4. Repetir los pasos anteriores hasta que se termine de insertar todos los campos que se
deseen.
12.4 Combinar correspondencia.
Mediante la combinación se fusionan los datos de la fuente de datos con el documento
principal.
Desde el documento principal se selecciona el botón Combinar... del cuadro de diálogo
Combinar correspondencia.
En el cuadro Combinar en se le indica si se desea enviar los documentos combinados a
la impresora o a un nuevo documento.
Es posible realizar la combinación con sólo parte de los registros, indicando las
condiciones que deben cumplir los registros que nos interesa combinar, a través del botón
Opciones de consulta....
Se rellenan las casillas de :
Campo
con el nombre del campo
que se quiera comparar.
Comparación
indicando la relación entre
los elementos a compara.
Comparado con
Valor con el que se
compara.
Se pueden añadir los operadores
lógico “Y” / “O”, para encadenar
varias comparaciones.
Además de filtrar los
registros que nos interesen, también se pueden ordenar los documentos combinados por el
contenido de alguno de sus
campos.
Pulsando el botón
Combinar del cuadro de diálogo
Combinar, el documento principal
se combina con la fuente de datos
y se envían los resultados al
destino indicado: un nuevo
documento o la impresora.
12.5 Sobres y etiquetas.
Word permite escribir los
datos del remitente y destinatario
para imprimirlos en sobres.
12.5.1 Datos del remitente.
Se fijan en el comando
Opciones del menú Herramientas,
seleccionando la subcarpeta de
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Información del usuario. En este cuadro se escribe la dirección que será tomada por defecto como
remitente durante la impresión de sobres.
12.5.2 Sobres para combinar correspondencia
Para finalizar el proceso de combinación de correspondencia, pueden imprimirse los
sobres utilizando los datos de la fuente de datos. Para realizar este procesos se siguen los
siguientes pasos:
1. Crear un nuevo documento
en blanco.
2. Ejecutar el comando
C o m b i n a r
correspondencia.
3. Seleccionar la opción
Sobres del botón Crear.
4. Hacer clic en el botón
Ventana activa.
5. Utilizar el botón Obtener
datos para crear un nuevo
documento de datos
(opción Crear fuente de
datos) o usar un ya
existente (opción Abrir
fuente de datos).
6. Haciendo clic en Establecer
documento principal,
aparece el cuadro de
diálogo Opciones para
sobres.
7. Rellenar el cuadro
indicando el tamaño del
sobre, la orientación e
indicar el tipo de fuente
para imprimir el
destinatario y remitente.
8. Pulsando el botón Aceptar,
se entra en el cuadro de
diálogo Dirección, donde
se seleccionan los distintos
campos que aparecen en la
lista del botón Insertar
campo de combinación.
9. Para realizar la
combinación en sí, pulsar
el botón Combinar del
cuadro de diálogo
Combinar correspondencia.
12.5.3 sobres y etiquetas.
Si lo que se desea es imprimir sobres sin obtener los datos del destinatario de ninguna
fuente de datos, debe utilizarse la opción Sobres y etiquetas… del menú Herramientas.
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En el cuadro de diálogo de
sobres se indican la dirección del
destinatario y remitente, y a través
del botón Opciones…, se fija el
tamaño del sobre, la posición de
los datos del destino y remite
dentro del sobre, y las fuentes
utilizadas para imprimir los datos.
Para la impresión de
etiquetas, se selecciona la carpeta
de Etiquetas en el cuadro anterior.
En la ventana Dirección se
escribe el contenido de la etiqueta.
Para modificar el formato de la
etiqueta se pulsa el botón
Opciones….
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13 Diseño de formularios
Word permite diseñar, rellenar e imprimir formularios. Estos formularios pueden
contener campos para introducir texto de longitud fija o variable, permite seleccionar opciones
de listas desplegables, marcar respuestas autoexcluyentes del tipo “Sí” ó “No”, y dar respuesta
por omisión, con vistas a facilitar la cumplimentación del formulario.
13.1 Crear un formulario.
Para crear un formulario es necesario diseñar una plantilla, que contenga la disposición
del texto y los campos a rellenar. Seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionar la opción Nuevo del menú Archivo,
o pulsar el icono Nuevo.
2. Activar la barra de herramientas Formulario, a
través de la opción Barras de herramientas... del
menú Ver.
3. La barra de herramientas permitirá incluir los campos a rellenar, definiendo las
características de cada uno de ellos.
4. El formulario puede incluir cualquier otro elemento de Word que consideremos.
5. Cuando finalicemos el diseño del formulario, debe pulsarse el icono de Proteger
formulario .
6. El formulario se guarda a
través de la opción Guardar
como… del menú Archivo.
En este cuadro de diálogo debe
especificarse Plantilla de
documento en el cuadro Guardar
como.
13.2 B a r r a d e
herramientas
La barra de herramientas
Formulario contiene una serie de
iconos, los tres primeros permiten indicar el tipo de campo que utilizaremos.
Para incluirlos en el formulario, colocamos el puntero de inserción en la
zona del formulario donde deseamos que aparezca el campo, y a continuación
pulsamos uno de los tres botones.
El cuarto botón
seleccionados.
permite fijar las especificaciones concretas del campo o casilla
Los campos pueden aparecer sombreados o no, indicándolo a través del botón .
13.2.1 Campo con texto
Permite introducir cadenas de texto del tipo y tamaño que indiquemos en el cuadro de
diálogo Campo de formulario con texto .
Para abrir este cuadro se selecciona el campo y
se escoge la opción Opciones de
campo de formularios, del menú contextual, o pulsando el icono de la barra de herramientas
Formulario.
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En este cuadro se realizan las
siguientes especificaciones:
Tipo
Se indica en este cuadro de
lista desplegable, el tipo de dato
que almacenará este campo:
Texto normal
Este tipo permite almacenar
cualquier carácter (letras, números,
símbolos, etc).
Número
Seleccionaremos este tipo
cuando queramos almacenar un valor numérico en el campo. Si el usuario del formulario teclea
un carácter no numérico, el sistema mostrará un mensaje de error.
Fecha
Permite introducir datos de tipo fecha. También el sistema controla que se introduzca una
fecha válida.
Fecha / hora actual
Este tipo hace que Word introduzca automáticamente la hora o fecha en el campo.
Cálculo
El campo de este tipo realiza una operación de cálculo según la fórmula que se indique
dentro del cuadro Expresión.
Predeterminado
Indicaremos en este cuadro el valor que debe tomar el campo por defecto, pudiendo
cambiar este valor durante la introducción de datos en el formulario.
Formato
Seleccionaremos el formato que deseamos aplicar al valor introducido dentro del campo.
Largo máximo
Se especifica el tamaño máximo
del campo. Seleccionaremos la opción
Ilimitado cuando no queramos indicar
una longitud máxima.
El botón Agregar ayuda, muestra
un cuadro de diálogo, que permite
introducir un texto que aparecerá en
pantalla (en la barra de estado), cuando
nos situemos dentro del campo durante
la introducción de datos.
También podemos indicar, que el
mensaje de ayuda aparezca cuando se
pulse la tecla F1 sobre el campo.
13.2.2 Campo de casilla de verificación
A través del cuadro de especificaciones para este tipo de campo, puede indicarse el
tamaño de la casilla, su valor predeterminado, etc.
13.2.3 Campo de lista desplegable
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Este campo permite introducir un dato en el formulario a través de una lista desplegable,
que muestra los posibles valores para ese campo. De la lista se selecciona el valor que queramos
registrar en el formulario .
En el cuadro de opciones
de este campo se indican los
diferentes valores del campo,
utilizando el botón Agregar. Para
eliminar un valor de la lista, lo
seleccionamos y pulsamos el
botón Quitar. También pude
cambiarse el orden de los
elementos dentro de la lista
pulsando en las flechas de Mover.
13.3 Rellenar un formulario.
Una vez creado y guardado un formulario, podemos comenzar a rellenarlo. Cada
formulario cubierto, pasará a ser un nuevo documento.
Los pasos que debemos seguir son:
1. Recuperar el formulario guardado, seleccionando la opción Nuevo… del menú Archivo.
En este cuadro seleccionamos la plantilla del formulario que habíamos grabado
anteriormente, y pulsamos el botón Aceptar.
2. En la pantalla de Word
aparece el formulario,
entonces sólo tenemos que
rellenar los distintos
campos que lo componen.
Para saltar de un campo a
otro puede utilizarse la
tecla TAB.
3. Cuando el formulario esté
cubierto, guardaremos el
documento actual con al
opción Guardar.
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14 Estilos y plantillas
Los estilos permiten dar formato a los diferentes párrafos de un documento de manera
rápida y homogénea.
Las plantillas permiten guardar los distintos estilos de párrafos y diseños de página con
el fin de homogeneizar tus documentos.
14.1 Los estilos.
El uso de estilos consiste en definir el formato de un párrafo que se desea repetir a lo largo
del documento, o de varios documentos.
Cuando se desea utilizar un determinado formato en distintos puntos de un documento
puede utilizarse la herramienta Copiar formato, o utilizar un Estilo.
14.1.1 Copiar formato.
Cuando se haya fijado un formato en el texto puede utilizarse el botón de copiar formato
, deforma que no tengamos que volver a fijar el mismo formato en el texto destino.
Siguiendo los pasos:
1. Seleccionar el texto que tenga el formato que se desea duplicar.
2. Hacer clic en el botón Copiar formato, si se desea copiar el formato una sola vez. Hacer
doble clic cuando se desee copiar el formato en varias posiciones, entonces desactivar el
botón cuando finalice el proceso de copia.
3. Seleccionar el texto al que se desea dar el mismo formato.
14.1.2 Estilos predeterminados de
Word.
Los estilos disponibles para un
documento aparecen en el primer cuadro
de lista desplegable de la barra de
herramientas de Formato, o en opción
Estilo en el menú Formato.
Estos estilos los crea Word por
omisión y pueden utilizarse en cualquier
momento.
14.1.3 Asignar un estilo.
Para utilizar un estilo ya creado se
siguen los siguientes pasos:
1. Seleccionar el párrafo al que se
desee asignar el estilo (no es
necesario seleccionar todo el
párrafo, basta con situar el
puntero de inserción en él).
2. Seleccionar el estilo de la lista
desplegable.
También puede usarse la opción Estilo del menú Formato, donde aparece una muestra del
estilo seleccionado antes de aplicarlo.
14.1.4 Crear un nuevo estilo.
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Para crear un nuevo estilo o
modificar uno ya existente, se
utiliza la opción Estilo del menú
Formato.
En el cuadro de diálogo
Estilo se pulsa el botón Modificar
para cambiar alguna característica
de un estilo ya creado de los que
aparecen en la lista de estilos.
También permite eliminar
un estilo, pulsando el botón
Eliminar y confirmado su
eliminación.
Se pulsa el botón Nuevo,
para crear un nuevo estilo. En el
siguiente cuadro de diálogo se
siguen los pasos:
1. Dar un nombre al nuevo
estilo.
2. Seleccionar el estilo en el
que se desea basar el
nuevo, de forma que los
cambios que tengamos que
hacer sean los menos
posibles.
3. Indicar si es un tipo de
estilo de párrafo o de
carácter. El estilo Carácter
es aplicado a texto que no
compone un párrafo, de
forma que sólo se definen
formatos de texto.
4. El cuadro Estilo de párrafo siguiente permite indicar que estilo se asigna al nuevo párrafo
que crees cuando pulses INTRO al final de un párrafo del nuevo estilo.
5. El botón Formato es el que permite asignar los distintos formatos: fuente, tabulaciones,
numeración, etc.
6. Si se activa la casilla Añadir a la plantilla, este estilo podrá ser utilizado no sólo en el
documento activo, sino en todos los documentos que utilicen la plantilla actual.
7. El botón Teclas, permite asignar al estilo una combinación de teclas, de modo que
pulsando dicha combinación se consigue el mismo efecto que si seleccionaras el estilo
de la lista de Estilo.
Hay muchas combinaciones de teclas que ya están asignadas, haz combinaciones de teclas
hasta encontrar alguna que todavía no esté asignada.
14.2 Las plantillas.
Las plantillas son un tipo especial de documento con extensión dot. La idea es incluir en
dicho documento todos los elementos que vayan a ser comunes a un grupo más o menos amplio
de documentos (alto y ancho del texto, tipos de letras, tamaño de página, márgenes, etc.).
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Si no se pudieran usar
plantillas, sería necesario volver a
definir todas estas características
cada vez que empezáramos un
documento nuevo.
14.2.1 Usar una plantilla.
Cuando se ejecuta el
comando Nuevo del menú
Archivo, aparece en pantalla el
cuadro de diálogo Nuevo.
En este cuadro de diálogo
hay distintas subcarpetas: Cartas
y faxes, informes, etc. Donde se encuentran varios documentos con extensión.dot, que permiten
seleccionar la plantilla que se usará en el nuevo documento.
Al seleccionar una plantilla aparece su muestra en presentación preliminar. Haciendo clic
en el botón Aceptar, aparece el nuevo documento con la plantilla seleccionada. A partir de ahora
sólo hay que rellenar el documento según nos indique la plantilla.
14.2.2 Crear una nueva plantilla.
Es posible que las plantillas existentes no sean convenientes para un nuevo documento,
en este caso podemos definir una nueva plantilla.
La creación de una plantilla es similar a la creación de un documento. La siguiente
secuencia de pasos indica cómo hacerlo:
1. Seleccionar en comando Nuevo del menú Archivo.
2. En el cuadro Crear nuevo activa la opción Plantilla.
3. Seleccionar la subcarpeta que indique el tipo de documento que se desea crear (carta,
informe, etc.).
4. Hacer clic sobre la plantilla que servirá como base para crear la nueva.
5. Finalizar pulsando el botón Aceptar.
Sobre la plantilla base se realizan las modificaciones para adaptarla a nuestras
necesidades, fijando las siguientes características: formato de la página (pié y encabezado),
formato de los estilos, y demás opciones que desees incluir en la plantilla.
Cuando la plantilla esté terminada, es necesario guardarla ejecutando el comando Guardar
del menú Archivo, o el botón de la barra de herramientas.
En el cuadro Guardar como aparece seleccionada la opción Plantilla de documento. Esta
es la forma de indicarle a Word que posteriormente pueda usarse este documento como una
plantilla.
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15 Trucos
15.1 Desplazamiento por el texto
15.1.1 Sin ratón
1. Si deseas moverte, un carácter a la izquierda/derecha, presiona, respectivamente, flecha
de cursor izquierda o derecha.
2. Si quieres ir una línea arriba/abajo, presiona la tecla flecha de cursor arriba/abajo.
3. Si quieres ir una pantalla hacia abajo, presiona AvPág.
4. Si quieres ir una pantalla hacia arriba, presiona RePág.
5. Si quieres desplazarte al principio del documento, presiona CTRL+INICIO.
6. Si quieres desplazarte al final del documento, presiona CTRL+FIN
7. Si quieres ir a una página concreta, presiona F5, indica el número de la página a la que
quieres ir y presiona INTRO.
8. Si presionas CTRL+flecha cursor derecha/izquierda para desplazarte una palabra hacia
delante/atrás.
9. ALT+Flecha de cursor arriba/abajo te traslada al objeto posterior o anterior que hubiera
en el documento.
10. CTRL+ALT+RePág te llevan al principio de la página anterior.
11. CTRL+ALT+AvPág te llevan al principio de la página siguiente
15.1.2 Con ratón
1. Utiliza las flechas de desplazamiento vertical u horizontal.
2. Coloca el puntero en una flecha y ve haciendo clic para desplazarte despacio. Si deseas
un desplazamiento con mayor rapidez, arrastra el cuadro de llenado o cuadro de selección
de la Barra correspondiente.
3. Para moverte por cualquier zona de la pantalla, haz un clic allí donde quieras ir y el cursor
se situará exactamente en esa posición.
15.2 Selección de texto
15.2.1 Con el teclado
Un carácter
Hasta final de palabra
Hasta final de párrafo
Hasta final de línea
Un documento entero
15.2.2 Con el ratón
Una palabra
Una línea
Un párrafo
Un documento
Un bloque rectangular
Mayúsculas+flecha a la derecha
CTRL+MAY+Flecha a la derecha
CTRL+MAY+Flecha abajo
CTRL+FIN
CTRL+E
Haz doble clic sobre ella
Haz un clic a la izquierda de ella
Haz doble clic a su izquierda
Haz triple clic a la izquierda de una línea
Presiona la tecla ALT y, sin soltarla, arrastra el puntero
15.3 Caracteres especiales que puede localizar Word
PARA ESPECIFICAR ESCRIBE EN
Marca de párrafo ( ) ^p Cuadro Buscar o Reemplazar con
Marca de tabulación ^t Cuadro Buscar o Reemplazar con
Marca de comentario ^a Cuadro Buscar
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Caracteres ANSI O ASCII ^Onnn, Cuadro Buscar o Reemplazar con
Cualquier carácter ^? Cuadro Buscar
Cualquier número ^# Cuadro Buscar
Cualquier letra ^$ Cuadro Buscar
Carácter de intercalación ^^ Cuadro Buscar o Reemplazar con
Contenido del Portapapeles ^v Cuadro Reemplazar con
Contenido del cuadro Buscar ^& Cuadro Reemplazar con
Marca de nota al final ^f Cuadro Buscar
Campo ^d Cuadro Buscar
Marca de nota al pie ^n Cuadro Buscar
Gráfico ^r Cuadro Buscar
15.4 Saltos
PARA ESPECIFICAR ESCRIBE EN
Salto de columna ^g Cuadro Buscar o Reemplazar con
Salto de línea manual (? ) ^l Cuadro Buscar o Reemplazar con
Salto de página manual ^m Cuadro Buscar o Reemplazar con
Salto de sección ^s Cuadro Buscar
15.5 Guiones y espacios
PARA ESPECIFICAR ESCRIBE EN
Guión largo ( —— ) ^+ Cuadro Buscar o Reemplazar con
Guión corto (— ) ^= Cuadro Buscar o Reemplazar con
Espacio de no separación (.) ^e Cuadro Buscar o Reemplazar con
Guión de no separación (—) ^~ Cuadro Buscar o Reemplazar con
Guión opcional (—) ^- Cuadro Buscar o Reemplazar con
Espacio en blanco ^b Cuadro buscar notas
15.6 Teclas de atajo para el formato de carácter
PARA
PRESIONA
Cambiar la fuente
CTRL+MAYÚS+F
Cambiar el tamaño de la fuente
CTRL+MAYÚS+M
Aumentar el tamaño de la fuente CTRL+MAYÚS+>
Disminuir el tamaño de fuente
CTRL+<
Aumentar 1 punto el tamaño de la fuente ALT+CTRL+<
Disminuir 1 punto el tamaño de la fuente ALT+CTRL+>
Cambiar el formato de los caracteres
(comando Fuente, menú Formato) CTRL+M
Cambiar mayúsculas o minúsculas MAYÚS+F3
Aplicar el formato de negrita
CTRL+N
Aplicar un subrayado
CTRL+S
Subrayar palabras pero no espacios CTRL+MAYÚS+P
Aplicar doble subrayado
CTRL+MAYÚS+D
Aplicar formato de texto oculto
CTRL+MAYÚS+O
Aplicar el formato de cursiva
CTRL+K
Aplicar el formato de versales
CTRL+MAYÚS+L
Aplicar subíndice (espaciado automático) CTRL+SIGNO IGUAL
Aplicar superíndice (espaciado automático) CTRL+SIGNO MÁS
Eliminar el formato de caracteres CTRL+BARRA ESPACIADORA
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Cambiar la selección a fuente Symbol
Mostrar caracteres no imprimibles
Revisar el formato del texto(después,
haz un clic en el texto a revisar)
Copiar formatos
Pegar formatos
CTRL+MAYÚS+Q
CTRL+”(“
MAYÚS+F1
CTRL++MAYÚS+C
CTRL+MAYÚS+V
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