Visita Fiscal Contratos Evas - Contraloría de Envigado

INFORME DE REVISIÓN DE
CUENTAS Y/O VISITAS
FISCALES
Código: AA-F-017
Versión: 005
ENTIDAD
EVAS ENVIAMBIENTALES S.A. ESP.
FECHA
30/03/2012
La Contraloría Municipal efectuó visita fiscal a una muestra selectiva del proceso
contractual llevado a cabo por la empresa prestadora de servicios púbicos
domiciliarios EVAS ENVIAMBIENTALES S.A. ESP., del Municipio con miras a
determinar el cumplimiento de los principio de eficiencia, eficacia, y economía con
que ha actuado el sujeto de control en los meses de septiembre y octubre de la
vigencia de 2011; para lo cual se tuvo en cuenta los contratos que rindieron en el
formato 20.1.
Dicha evaluación se realizo con fundamento en los sistemas de control fiscal, de
conformidad con el artículo 31, modificado por el 3 de la Ley 689 de 2001, y 32 de
la Ley 142 de 1194. Acorde con su régimen los actos y contratos celebrados por la
entidad, se rigen por las normas del derecho privado, naturaleza que deriva de los
artículos 365 y 370 de la Constitución Política y los propios estatutos y
procedimientos de la entidad, sin desconocer la previsión hecha por las
comisiones de regulación en cuanto que en algunos casos pueden exigir la
realización de licitaciones públicas u otros procedimientos que estimulen la
concurrencia de oferentes bajo criterios de transparencia y publicidad.
En este mismo orden de ideas, el artículo 13 de la ley 1150 de 2007 referido a las
entidades exceptuadas indica que: “Las entidades estatales que por disposición
legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública, aplicarán en desarrollo de su actividad
contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función
administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la
Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al
régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la
contratación estatal.”
La entidad auditada presento en forma oportuna la cuenta en el formato 20.1
adoptado por la Contraloría Municipal para la rendición de dichos contratos de los
cuales se selecciono para su estudio los siguientes contratos:
Página 1 de 7

INFORME DE REVISIÓN DE
CUENTAS Y/O VISITAS
FISCALES
Código: AA-F-017
Versión: 005
Contrato No. 111105 de Noviembre 07-2011
Contratista: COMCEL, Empresa servicios de Telecomunicaciones.
Objeto: Prestación de servicios de celular.
Modalidad de selección: Directa.
Valor: $185.894
Plazo: 30 días
Cumplimiento del objeto contractual: Se trata de un pago derivado de un
contrato de condiciones uniformes, conforme solicitud de aprobación a la persona
Jurídica EVAS ENVIAMBIENTALES S.A. ESP. Nit. 811046698, del 22-08-2008.
Contiene acta de recibido a satisfacción firmado por asistente de Gerencia, Mónica
Patiño Santa y confirmación de pago virtual según reporte de comcel adjunto.
El manejo del celular en la asistencia de Gerencia obedece a que por Resolución
No. 020 de mayo 15 de 2009, se autoriza el manejo de un plan cerrado de 1.000
minutos, para ser manejado por la asistente de gerencia con el cual se pueda
mantener comunicación con el personal que labora en el CIS el Guacal.
Contrato No. 1111011 de Noviembre 21-2011
Contratista: ELECTROPARTES S.A. Materiales y equipos eléctricos industriales,
ingeniería eléctrica, acueducto y Gas.
Objeto: Suministro, instalación y transporte de equipos para el Guacal. Desmonte
y montaje de transformador 10K.A 12 KV., fusibles, parada de poste, puesta a
tierra con soldadura.
Modalidad de selección: Directa.
Valor: $8.120.000
Plazo: 30 días
Cumplimiento del objeto contractual: El órgano de control se desplazo al CIS el
Guacal donde se pudo evidenciar la instalación de: (ver registros fotográficos)
1. Un transformador 30 KVA., entrada 220/127, adherido a poste de madera.
2. Un (1) poste de madera recién instalado,
3. Una (1) varilla de cobre puesta a tierra con soldadura,
4. Dos (2) vientos primarios para sostén del poste,
5. Tres (3)fusibles que van del transformador a las líneas primas de energía,
debidamente aislados
6. Un gabinete adherido a poste de madera.
Página 2 de 7

INFORME DE REVISIÓN DE
CUENTAS Y/O VISITAS
FISCALES
Código: AA-F-017
Versión: 005
7. Una (1) trenza transportadora de corriente que va de un poste al
transformador.
8. Se observa igualmente el lugar donde estaba instalado el poste y
transformador retirado.
Respecto del transformador instalado, se estableció que tanto en la cotización
como en la factura No. 98875 de diciembre 14 de 2011 registra la compra de un
transformador de 45 KVA., y el instalado es de 30KVA. En relación con esta
diferencia, no se obtuvo una aclaración satisfactoria por parte de la persona con la
cual se hizo el recorrido por el CIS., señor Sebastian Cadavid Zapata, de profesión
ingeniero de instrumentación y control, quien se encuentra en calidad de
contratista y cumple funciones de asesoría y coordinación de procesos y fue la
persona que hizo el seguimiento desde la instalación del transformador de la
compra, hasta el desmonte y retiro del que se quemo.
El órgano de control fiscal no encontró comunicación alguna o formato donde se
formalizara la necesidad y justificación de la compra. Dicha necesidad se
evidencio a través de la información recibida de los señores Sebastian Cadavid
Zapata Y Hernán de Jesús Araque, el primero ingeniero de instrumentación y
control, el segundo operador de la planta de lixiviados, quienes señalaron que las
causas del cambio de éste obedeció a que un rayo que se desplazo por todo la
línea transportadora de corriente lo quemó.
Hallazgos:
1. Tanto en la orden de compra, como en la cotización y en la factura No. 98875
de diciembre 14 de 2011, registra la compra de un transformador de 45 KVA., y
el instalado es de 30 KVA., sin haberse obtenido una explicación adecuada
acerca de esta diferencia. (Hallazgo de tipo Administrativo, presuntamente
Disciplinario y Fiscal)
Respuesta de la Entidad: Se mantiene el hallazgo administrativo y
presuntamente disciplinario, el fiscal se levanta toda vez que se acepta la
respuesta de que el transformador instalado es el de 45 KVA.
2. En la misma orden de compra, así como en la factura No. 98875 y la oferta de
Electropartes S.A., se facturan los suministros en un solo conjunto, cuando en
realidad se trata del suministro de varios elementos consistentes en:
transformador de 45 KVA, tres (3) pararayos de 10 KA-12 KV, tres (3) fusibles
primarios tipo H7 AMP, revestidos (aisladores), dos (2) vientos primarios,
Página 3 de 7

INFORME DE REVISIÓN DE
CUENTAS Y/O VISITAS
FISCALES
Código: AA-F-017
Versión: 005
(Puntos de apoyo del poste al suelo), parada de un poste, puesta a tierra con
soldadura exotérmica, empalmes de trenza, retiro y traslado de gabinete.
(Hallazgo de tipo Administrativo)
Respuesta de la Entidad: Se acepta la respuesta y se levanta el hallazgo
3. En este mismo sentido, el transformador de 45 KVA que se retira, según dicha
cotización, queda de propiedad de la empresa que suministro los elementos,
esto es, de Electropartes S.A., sin que se halla dado una explicación razonable
de tal circunstancia. (Hallazgo de tipo Administrativo, presuntamente
Disciplinario y Fiscal)
Respuesta de la Entidad: Se acepta la respuesta y se levanta el hallazgo
4. Las anteriores situaciones, incumplen el procedimiento previsto por la entidad
denominado: “GENERACION Y TRAMITE DE DOCUEMNTOS DE COMPRA”,
numeral 4.6., que establece que deberá cumplirse con la descripción detallada de
referencias, unidad, cantidad, valor unitario, total y cualquier información que
permita identificar claramente lo que se desea, según lo descrito en el numeral
4.1.
Dadas las circunstancias anteriores, no es posible hacer una valoración objetiva
de los costos de cada uno de los elementos con los cuales se pueda medir el
principio de la eficiencia y eficacia con que actuó la entidad.
Como viene de anotarse, al entidad cuenta con un procedimiento, el cual describe
que su objetico y alcance aplica a las adquisiciones o compra de productos o
contratación de servicios que solicite Evas Enviambientales S.A.E.S.P.
En el mismo procedimiento, numeral 4.1., establece que: “los documentos de
compras deben contener datos que describan claramente el producto o servicio
pedido, incluyendo, todos los datos necesarios para facilitar la compra, como la
información requerida para establecer compromisos de calidad, tiempo de entrega,
precio y cosas que sean indispensables que queden por escrito.
La solicitud de que habla el procedimiento, no se encuentra adjunta a ninguna de
las órdenes de compra, como tampoco los datos necesarios con la información
requerida que permita establecer los compromisos de calidad, tiempo, entrega y
precio de que habla dicho procedimiento.
Página 4 de 7

INFORME DE REVISIÓN DE
CUENTAS Y/O VISITAS
FISCALES
Código: AA-F-017
Versión: 005
El procedimiento que se aplico anteriormente, no es coherente con el principio de
planeación, cuyo documento ha de entenderse que corresponde a la descripción
de la necesidad a satisfacer y a la justificación para la adquisición del bien o
servicio. (Hallazgo de tipo Administrativo y presuntamente Disciplinario)
Respuesta de la Entidad: Se acepta la respuesta y se levanta el hallazgo.
Contrato No. 1111012 de Noviembre 22-2011
Contratista: CARLOS ANTONIO RIOS JARAMILLO. Soluciones y Procedimientos
Ecológicos de Colombia.
Objeto: “REACTIVO FENTON PARAR TRATAMIENTO DE AGUAS EL
LEXIVIADOS” cantidad de 288 X $8900
Modalidad de selección: Directa
Valor: $2.563.200
Plazo: Inmediata
Cumplimiento del objeto contractual: La visita al CIS EL Guacal evidencio que
se tiene un procedimiento estableado para periodos de 24 horas durante los
cuales se consume una caneca de 72 Kgs. Del químico “fenton” para el
tratamiento de los lixiviados que ingresan a la planta. Dicho control lo lleva el
señor Sebastian Cadavid Zapata, ingeniero de instrmentacion y control de la
entidad, bajo la supervisión del ingeniero Carlos Alberto Mejia Lopera, director
técnico y operativo de la entidad.
Hallazgos:
1. La orden de compra relacionada con el consumo de los químicos “fenton”
como antes se dijo, el único control que se evidencio es el de la temporalidad,
esto es, una caneca de 72 Kgs., por cada 24 horas, dadas las circunstancias
de no contarse con un almacenista o con otro funcionario distinto de de uno de
los contratistas, que haga sus veces, dicho control lo ejerce el contratista
señor Sebastián Cadavid Puerta, ingeniero de instrumentación y control de la
entidad, bajo la supervisión del Director Operativo, ingeniero Carlos Alberto
Mejía Lopera. Se considera que este control puede resultar deficiente dado
que dicho consumo no se basa en registros cuantitativos y/o debidamente
estandarizados, como lo pudo evidenciar la visita. (Hallazgo de tipo
Administrativo)
Respuesta de la Entidad: Se acepta la respuesta y se levanta el hallazgo
Página 5 de 7

INFORME DE REVISIÓN DE
CUENTAS Y/O VISITAS
FISCALES
Código: AA-F-017
Versión: 005
Contrato No. 1211009 de diciembre 14-2011
Contratista: Cuerpo de Bomberos voluntarios del Municipio de Envigado.
Objeto: Honorarios por concepto de acompañamiento en destrucción de
mercancías de la DIAN.
Modalidad de selección: Directa
Valor: $696.000
Plazo: Inmediata
Cumplimiento del objeto contractual: Para la verificación del cumplimiento del
objeto contractual de este contrato en consideración a que se trata del pago por
concepto de una prestación de un servicio a terceros, el cual equivale al
acompañamiento por una parte del Cuerpo de Bomberos Voluntarios del Municipio
de Envigado, se procedió a verificar el costo beneficio.
Consultada la entidad sobre este aspecto, se recibió explicación en cuanto que
estos pagos a terceros obedecen a eventos específicos por servicios especiales
relacionados con la destrucción de mercancías que tengan algún tipo de riesgo
que puedan producir incendio y/o afectación al personal que lleva a cabo el
proceso de destrucción de dichos elementos en el CIS EL Guacal , para loc aul se
requiere adoptar determinadas medidas de seguridad que brindan los cuerpos de
bomberos, en donde de conformidad con unas tarifas establecidas por la entidad a
un costo neto de $171,932 por metro cubico de mercancía destruida, la cual debe
ser aforada previamente por un funcionario de la entidad en inspección a las
bodegas de los almacenes generales de depósitos ALMAGRARIO S.A. donde la
DIAN acumula la mercancía a destruir, hasta tener una cantidad representativa
que le recompense su desplazamiento hasta el CIS y según mercancía a destruir
de acuerdo a las características y riesgos que puedan presentarse en la
destrucción de los mismos. En este mismo caso, se procedió a destruir 42.07 mts
por un valor total de $7.233.179, según factura No 1045 de diciembre 19 de 2011.
Hallazgos generales:
1. Seguridad social y parafiscales: En ninguno de los comprobantes y/o
órdenes de compra de la muestra seleccionada, se encontraron las respectivas
constancias o certificaciones relativas al pago de parafiscales y de la seguridad
social.
Al respecto señala el artículo 50 de la ley 789 de 2002: “Control a la evasión de los
recursos parafiscales. La celebración, renovación o liquidación por parte de un
Página 6 de 7

INFORME DE REVISIÓN DE
CUENTAS Y/O VISITAS
FISCALES
Código: AA-F-017
Versión: 005
particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público,
requerirá para el efecto del cumplimiento por parte del contratista de sus
obligaciones con el sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes
a las cajas de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y
Servicio Nacional de Aprendizaje (…)”. (Hallazgo de tipo Administrativo y
presuntamente Disciplinario)
Respuesta de la Entidad: Se acepta la respuesta y se levanta el hallazgo
2. En órdenes de compra de la muestra seleccionada, se encontró anexa la
certificación de existencia y representación legal del proveedor. La certificación
de existencia y representación legal constituye por lo menos la garantía de
conocer con quien se va a contratar, en el caso de las personas jurídicas, su
objeto social, su representante legal y la duración mínima de la sociedad.
(Hallazgo de tipo Administrativo)
Respuesta de la Entidad: Se acepta la respuesta y se levanta el hallazgo
DIANA PATRICIA GOMEZ JARAMILLO
CONTRALORA MUNICIPAL
ANDREA GARCIA ARBOLEDA
AUDITORA
Página 7 de 7