Visita Fiscal Secretaria de Educación - Contraloría de Envigado

INFORME DE REVISIÓN DECUENTAS Y/O VISITASFISCALESCódigo: AA-F-017Versión: 005ENTIDADSECRETARIA DE EDUCACIÓN PARA LA CULTURAFECHA VISITA29 / 08 / 2012La Contraloría Municipal de Envigado con fundamento en las facultades otorgadaspor la Constitución Política, realizó visita fiscal a la Secretaria de Educación para laCultura, con el fin de evaluar el proceso contractual efectuado durante la vigencia2011 y 2012, para los contratos que a continuación se relacionan:CONTRATO No. OBJETO CONTRATISTA12-00-09-08-015-11 La fundación Buen Gobierno se Fundación para el Buencompromete para con el Municipio de GobiernoEnvigado, a ejecutar proyecto de inversiónN° 26, denominado “Fortalecer el sistemaeducativo, mediante la entrega de útilesescolares a los alumnos de los planteleseducativos oficiales, con el fin de garantizarsu permanencia en el sistema educativo delmunicipal” según los descrito en lapropuesta presentada y aceptada por elMunicipio de Envigado, para desarrollar elproyecto de la referencia.12-00-09-20-001-12 Contrato de prestación de servicios pararealizar labores asistenciales de apoyoadministrativo en las institucioneseducativas oficiales del municipio deEnvigado.Cooperativa Multiactivapara la EducaciónIntegral - COOMEIEl equipo de auditoría verificó el cumplimiento de los principios para el ejercicio delcontrol de legalidad y pertinencia de las operaciones a través de la planeación,ejecución y el cumplimiento del objeto contractual de los contratos en mención y lasdisposiciones legales para el perfeccionamiento de dicho proceso.Por medio de entrevistas realizadas a las distintas instancias que participaron y larevisión documental que sustenta cada proceso contractual, la ContraloríaMunicipal efectuó la revisión a los expedientes que lo conforman.Página 1 de 12

INFORME DE REVISIÓN DECUENTAS Y/O VISITASFISCALESCódigo: AA-F-017Versión: 005CONCEPTO GENERAL DE LA VISITA FISCAL AL PROCESO DECONTRATACIÓNCONTRATO Nº 12-00-09-08-015-11FECHA FIRMACONTRATOOBJETOFebrero 08 de 2011VALOR $150.000.000La fundación para el Buen Gobierno se compromete para con elMunicipio de Envigado, a ejecutar proyecto de inversión N°26,denominado “Fortalecer el sistema educativo, mediante laentrega de útiles escolares a los alumnos de los planteleseducativos oficiales, con el fin de garantizar su permanencia en elsistema educativo del municipio” según los descrito en lapropuesta presentada y aceptada por el Municipio de Envigado,para desarrollar el proyecto de la referencia.CONTRATISTAPLAZOMODALIDAD DESELECCIÓNFundación para el Buen Gobierno1 mes calendario a partir de la firma del acta de inicio (Febrero 08de 2011)Contratación Directa – Convenio InteradministrativoEl Municipio de Envigado a través de la Secretaría de Educación para la Cultura,celebro contrato con la Fundación para el Buen Gobierno bajo la modalidad deContratación Directa – Convenio Interadministrativo, por valor de $150.000.000.00con un aporte por parte de la fundación por valor de $20.583.198.00, este contratoconsistió en fortalecer el sistema educativo, mediante la entrega de útiles escolaresa los alumnos de los planteles educativos oficiales del Municipio de Envigado,donde la población a beneficiar es de 22.000 mil estudiantes según informaciónregistrada en el banco de proyectos (Enviproject), quienes se favorecían con unúnico propósito que era el de garantizar su permanencia en el sistema educativo.Para llevar a cabo esta contratación directa – Convenio Interadministrativo, laSecretaría de Educación para la Cultura estableció los estudios previos, en los quehace referencia a la necesidad del servicio, ya que, es obligación por parte de lamisma implementar programas que contribuyan al fortalecimiento de la capacidadde retención escolar en el sector oficial.Página 2 de 12

INFORME DE REVISIÓN DECUENTAS Y/O VISITASFISCALESCódigo: AA-F-017Versión: 005Hallazgos:En la revisión que se llevó a cabo de los documentos soporte para el desarrollo deeste contrato se encuentran debilidades tales como:1. El documento de estudios previos que se encuentra en el expediente nocorresponde con la modalidad de contratación efectuada, pues al leerlos sepuede identificar que corresponden al proceso que inicialmente se adelantópara dicha adquisición “Selección Abreviada – Subasta Inversa” y que fuedeclarada como desierta, debiendo quedar registrado como efectivamente seplasmó en el contrato (Convenio Interadministrativo). Lo expuesto anteriormenteva en contravía del artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 que reza: “Estudios ydocumentos previos. En desarrollo de lo señalado en los numerales 7 y 12 delartículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estaránconformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para laelaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que losproponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por laentidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone. (…)”Un estudio de conveniencia bien elaborado por la Entidad define la forma decontratación (licitación, selección abreviada, concurso de méritos o contratacióndirecta), prepara a la entidad para el cumplimiento jurídico y económico de lanueva contratación y le permite identificar los riesgos de la futura contratación. 1HALLAZGO DE TIPO ADMINISTRATIVO Y PRESUNTAMENTEDISCIPLINARIO.ANALISIS RESPUESTA:Se mantiene el hallazgo, ya que según el artículo 2 de la ley 1150 de 2007, enel párrafo primero (…)” expresa que la entidad deberá justificar de maneraprevia a la apertura del proceso de selección de que se trate los fundamentosjurídicos que soportan la modalidad de selección que se propone adelantar(…)”. Lo que significa que en los estudios previos la entidad en los fundamentosjurídicos de la modalidad de selección, debió fundamentarla en el literal c,numeral cuarto (4) (contratación directa) del artículo segundo de la Ley 1150 de2007 y no del literal a, del numeral dos (2) (selección abreviada) del artículosegundo. Lo mismo ocurre con el fundamento jurídico del Decreto 2472 de2008.1 Departamento Nacional de Planeación. Manual de Buenas Prácticas para la Gestión Contractual Pública, Bogotá Diciembre2004.Página 3 de 12

INFORME DE REVISIÓN DECUENTAS Y/O VISITASFISCALESCódigo: AA-F-017Versión: 005Además en los estudios previos, no se demuestra la justificación de porque secambió la modalidad de contratación, observándose la falta de planeación porparte de la Secretaria de Educación y del mismo modo no acatando losprincipios de transparencia en cuanto a que la modalidad de selección quedebió realizarse fue nuevamente la subasta inversa y no la de contratacióndirecta.Con respecto a la Resolución 283 del 27 de 2011, donde se justifica el cambiode modalidad de contratación, la secretaria debió hacerla desde la etapa dejustificación de los estudios previos. Además, en esta Resolución se examinóque el fundamento jurídico para llevar a cabo el convenio interadministrativo, sebasó erróneamente en el artículo 355 de la Constitución que establece que sedebe celebrar contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y dereconocida idoneidad, puesto que, la Fundación para el Buen Gobierno no esun entidad privada si no una asociación entre entidades públicas, conformadacomo persona jurídica sin ánimo de lucro, la cual se deberá sujetar a lasdisposiciones previstas en el código civil, normas para las entidades de estegénero, los principios de la función pública artículo 209 de la Constitución y losprincipios estatales de la Ley 80 de 1993, incluyendo éstas las inhabilidades eincompatibilidades que contemplan dicha ley.2. El equipo auditor se dio a la tarea de investigar sobre la modalidad decontratación definida para este proyecto, encontrando que los conveniosinteradministrativos se suscriben entre entidades públicas con el fin de aunaresfuerzos para lograr el logro de un objetivo común que les permite darcumplimiento a las funciones constitucionales y legales que les han sidoasignadas (…) 2 en concordancia con el artículo 209 de la Constitución Política yen la ley 80 de 1993; revisando el documento de Cámara de Comercio de laFundación para el Buen Gobierno se identificó que esta es una entidad sinánimo de lucro lo cual desvirtúa la causal de Contratación Directa aplicada aeste proceso (Convenio Interadministrativo) debiendo ser un Convenio deApoyo definidos por el artículo 355 de la Constitución Política como contratoscelebrados por las entidades públicas con personas jurídicas sin ánimo de lucroy de reconocida idoneidad para impulsar programas y actividades de interés2 Tomado del documento de la Procuraduría General de la Nación “Recomendaciones para la elaboración de estudiospreviosPágina 4 de 12

INFORME DE REVISIÓN DECUENTAS Y/O VISITASFISCALESCódigo: AA-F-017Versión: 005público (…) regulados por los Decretos 777, 1403 de 1992 y 2459 de 1993. 3HALLAZGO DE TIPO ADMINISTRATIVO.ANALISIS RESPUESTA:Se levanta el hallazgo, toda vez que el tipo de contrato era el adecuado paragarantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones con el fin delograr los fines y cometidos estatales conforme al principio de coordinación, sinembargo, la secretaria en el la Resolución 283 del 27 de enero de 2011, debiófundamentarse en los argumentos jurídicos que ustedes expusieron en elnumeral segundo de la respuesta del informe preliminar. Ocasionado a losauditores inducción al error.3. Durante la revisión del expediente, se identificó un comunicado del día 21 deenero de 2011, en el cual la Fundación para el Buen Gobierno remitedocumentos y adicionalmente relaciona un cuadro de cantidades, valores y ladiscriminación del costo de la propuesta que asumiría el Municipio incluyendo elaporte que corresponde a la Fundación. Este documento, no se encuentrafirmado ya sea por el representante legal de la entidad (Contratista) o unapersona responsable que ejerza funciones administrativas que le proporcionenvalidez y credibilidad a la propuesta, dado lo anterior, se puede determinar queno se cumple con los elementos esenciales del negocio, como lo establece elartículo 845 del Código de Comercio que reza: "La oferta o propuesta, esto es,el proyecto de negocio jurídico que una persona formule a otra, deberá contenerlos elementos esenciales del negocio y ser comunicada al destinatario. Seentenderá que la propuesta ha sido comunicada cuando se utilice cualquiermedio adecuado para hacerla conocer del destinatario.” en concordancia con elartículo 40 de la Ley 80 de 1993. Se anexa copia del documento en mención.HALLAZGO DE TIPO ADMINISTRATIVO Y PRESUNTAMENTEDISCIPLINARIO.ANALISIS RESPUESTA:De acuerdo a la respuesta emitida por la Secretaria de Educación, en la cualexpresan que la propuesta fue recibida por medios electrónicos y que ademásen dicho medio se evidencia la voluntad del contratista para contratar, el equipoauditor pretendió verificar este hecho mediante los anexos suministrados como3 Tomado del documento de la Procuraduría General de la Nación “Recomendaciones para la elaboración de estudiospreviosPágina 5 de 12

INFORME DE REVISIÓN DECUENTAS Y/O VISITASFISCALESCódigo: AA-F-017Versión: 005soporte de la respuesta, sin encontrar el documento que efectivamentedemuestre este hecho, como por ejemplo un correo electrónico impreso; estoultimo atendiendo lo expuesto por la entidad “(…) toda vez que también esnecesario echar mano de otros medios probatorios que demuestren tal actitud(…)”.Es importante resaltar, que la firma de la propuesta evidencia la seguridadjurídica de lo que ofrece el contratista y que posteriormente se ratifica con lasuscripción del contrato y permite observar que la persona que firma lapropuesta es la autorizada por la entidad para llevar a buen término el negocio,evitando así en eventual litigio excepciones previas o de fondo.Dado lo anterior, el hallazgo se mantiene.4. En la entrevista realizada el día 26 de julio de 2012, la interventora del contrato,nos informa que el proceso se iba realizar inicialmente por subasta inversa yque el Almacén Municipal se encargaría de adelantar toda la gestión, sinembargo, debido a que el tiempo era corto para adelantar dicha gestión nadiese postuló y decidieron realizarla por convenio interadministrativo. El abogadode la Secretaria de Educación, manifiesta que estos procesos se dificultandebido a que los presupuestos son muy restringidos cada año y no se puedecumplir con todos los trámites como debería ser de acuerdo a la modalidad decontratación.Así mismo, al preguntarle a la responsable de la interventoría de qué constabanlos kit escolares, la respuesta fue la siguiente: Para los preescolares consistía en cuaderno, regleta, crayola y estuche Para los estudiantes de básica primaria el contenido del kit era cuatro (4)cuadernos cosidos, lapicero, borrador, sacapuntas y regla. Para básica secundaria lo conforman cuatro (4) cuadernos argollados,lapicero, borrador, sacapuntas y regla.Al revisar la propuesta, solo se habla de cuadernos y la interventoría aduce quelos lapiceros, el borrador, sacapuntas y la regla están inmersos en la propuesta;el equipo auditor queriendo constatar lo informado por la funcionaria, revisódetalladamente el contenido de todo el expediente, encontrando que de dichosPágina 6 de 12

INFORME DE REVISIÓN DECUENTAS Y/O VISITASFISCALESCódigo: AA-F-017Versión: 005elementos no se hallaron registros de cantidades ni de valores. Adicionalmente,el abogado y la interventora argumentan que el Almacén Municipal suministrólos elementos anteriormente mencionados.El mismo 26 de julio de 2012, el equipo auditor se desplazó a las instalacionesdel Almacén Municipal con el fin de entrevistar a los funcionarios encargados delos procesos de contratación de esta dependencia a quienes se les preguntopor los otros componentes del kit (lapiceros, sacapuntas, regla, borrador) loscuales manifestaron que solo adelantaron la etapa precontractual para elproceso de subasta inversa (fue declarada desierta) y que a partir de allídejaron de estar al tanto del otro proceso que inicio la Secretaria de Educaciónpara la Cultura. (Estos manifiestan no conocer más del proceso y afirman que elalmacén no suministro ningún insumo para el proyecto).Otro argumento que manifiestan los funcionarios entrevistados de la Secretariade Educación, es que algunas cooperativas se unieron a dicho proyectosuministrando los otros elementos del Kit (lapiceros, sacapuntas, regla,borrador, diccionario y crayolas) sin embargo, el equipo auditor no encontró conéxito registros que dieran fe de cuales entidades fueron estas, ni tampoco de lascantidades entregadas.El día 31 de Julio de 2012 a las 3:50 pm, los funcionarios en mención sepresentaron en las instalaciones de la Contraloria, aduciendo que los otroselementos del Kit (lapiceros, sacapuntas, regla, borrador), corresponden a unvalor agregado de la empresa EDINOVA quien fue la encargada desuministrarle los cuadernos a la Fundación para el Buen Gobierno, informaciónque tampoco pudo ser evidenciada con éxito mediante registros del expediente,toda vez que durante la visita, se identificaron registros de informes y actas deentrega por parte del contratista y siempre el lenguaje que se manejó fueentrega de cuadernos con sus respectivas cantidades y con las fecha deentrega. Dado lo anterior se puede evidenciar una violación al principio deMoralidad (Actuar de conformidad con principios éticos y morales) de losprincipios constitucionales de la Función Administrativa en los artículos 209 dela Constitución y 3 del Código Contencioso y Jurisprudencia HALLAZGO DETIPO ADMINISTRATIVO Y PRESUNTAMENTE DISCIPLINARIO.ANALISIS RESPUESTA:El hallazgo se mantiene, ya que no observa en la respuesta dada por lasecretaría, ningún anexo que nos certifique la donación de los otros insumosPágina 7 de 12

INFORME DE REVISIÓN DECUENTAS Y/O VISITASFISCALESCódigo: AA-F-017Versión: 005que componían el kit escolar, además, en la respuesta se plasman que solo seoptó por comprar parte de los kit necesarios como son los cuadernos ygestionar con la empresa privada la donación de otros insumos, lo que significaque desde el inicio del proceso se iba a buscar donaciones por lo que el grupoauditor, no comprende porque no se aclaró esto desde el inicio de laindagación que formaba parte de la visita fiscal observándose respuestasdiferentes.5. La población a beneficiar fueron todas las instituciones oficiales del Municipio deEnvigado, pues lo que buscaba el proyecto era garantizar la estadía de losestudiantes que no cuentan con los recursos para comprar los útiles escolares,al revisar el expediente no se encontró un informe del impacto generado en lapoblación estudiantil por la entrega de los kit escolares; la interventoramanifiesta que se realizaron encuestas más no un informe que arroje losresultados por dicha gestión. La falta del análisis mencionado en este párrafo vaen contravía de los principios legales de la contratación según ley 80 de 1993en su artículo 26 que reza: “Del principio de Responsabilidad numeral 1: losservidores públicos están obligados a buscar el cumplimientos de los fines de lacontratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger losderechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verseafectados con la ejecución del contrato.” HALLAZGO DE TIPOADMINISTRATIVO Y PRESUNTAMENTE DISCIPLINARIO.ANALISIS RESPUESTA:Es importante dentro del ejercicio de la auditoria resaltar la importancia delalcance del objeto contractual que reza “(…) Fortalecer el sistema educativo,mediante la entrega de útiles escolares a los alumnos de los planteleseducativos oficiales, con el fin de garantizar su permanencia en el sistemaeducativo del municipio (…)”, es claro que la entrega de los kit escolares sehizo de manera efectiva mas no eficaz, sin embargo, no se evidencia unaevaluación que mida el impacto generado por el proyecto, de tal manera quearroje resultados que permitan visualizar, que efectivamente se estágarantizando la permanencia de los alumnos en el sistema educativo y cumplircon la finalidad del proyecto y así mismo llevar a cabo el cumplimiento delobjeto contractual.Por lo anteriormente expuesto, el hallazgo se mantiene.Página 8 de 12

INFORME DE REVISIÓN DECUENTAS Y/O VISITASFISCALESCódigo: AA-F-017Versión: 0056. Al revisar el certificado de existencia y representación legal - Cámara deComercio, se encontró que la Fundación para el Buen Gobierno se constituyó eldía 06 de mayo de 2008 y el 29 de septiembre de 2010 la entidad cambió sudenominación y en adelante se identificó como Fundación para el BienestarGlobal, al revisar el expediente el grupo auditor identificó que la fecha deelaboración del contrato fue el día 08 de febrero de 2011, por lo que el contratose debió suscribir con Fundación para el Bienestar Global y no con la Fundaciónpara el Buen Gobierno como aparece actualmente; a continuación se relacionanlos documentos donde se nombra la primera denominación de la fundación: En la Resolución número 283 del 27 de enero de 2011 “Por medio del cualse justifica una contratación directa” En la acta de designación de Interventoría En la Carta remisoria de convenio legalizado, En el Convenio interadministrativo. En el acta de inicio y En el informe de interventoríaPara el Municipio de Envigado, si era claro con quien se estaba contratando, yaque mediante comunicado del día 18 de enero de 2011, el Secretario deEducación para la Cultura envió a la Tesorería Municipal un oficio de aclaraciónde devolución de factura debido al cambio del nombre del contratista.HALLAZGO DE TIPO ADMINISTRATIVO.ANALISIS RESPUESTA:Se mantiene el hallazgo, puesto que en los soportes que se anexan a larespuesta del pre informe, no se demuestra el error corregido, puesto que losdocumentos hacen relación a contrataciones sostenidas entre la Gobernación deAntioquia y dicha Fundación denominada para el Buen Gobierno, dejando claroque el Municipio de Envigado en ninguna de las etapas del proceso corrige dichoerror.Página 9 de 12

INFORME DE REVISIÓN DECUENTAS Y/O VISITASFISCALESCódigo: AA-F-017Versión: 005CONTRATO Nº 12-00-09-20-001-12FECHA FIRMACONTRATOEnero 10 de 2012OBJETOContrato de prestación de servicios para realizar laboresasistenciales de apoyo administrativo en las institucioneseducativas oficiales del Municipio de Envigado.VALOR $140.738.250CONTRATISTAPLAZOMODALIDAD DESELECCIÓNCooperativa Multiactiva para la Educación Integral -COOMEISesenta (60) días una vez formada el acta de inicio.Contratación de prestación de serviciosEl Municipio de Envigado a través de la Secretaria de Educación para la Cultura,celebro contrato de prestación de servicios con la Cooperativa Multiactiva para laeducación Integral COOMEI, con el fin de prestarle los servicios para realizarlabores asistenciales de apoyo administrativo en el control de entrada y salida enlas instituciones educativas oficiales del Municipio de Envigado. Esta contrataciónse realizó bajo la modalidad de contratación directa de prestación de servicios deapoyo a la gestión.7. Una vez revisado el expediente se identificó que a los estudios previos les hacefalta determinar claramente en que se fundamenta la necesidad de dichopersonal según el ítem 2.5.4 de “Especificaciones Técnicas”. Así mismo,tampoco se evidenció registro del anexo 3 del punto 4.4 “Análisis detallado deprecios o cotizaciones”.Página 10 de 12

INFORME DE REVISIÓN DECUENTAS Y/O VISITASFISCALESCódigo: AA-F-017Versión: 005 Resolución No. 961 por medio de la cual se autoriza la adición del contrato No.12-00-09-20-001-12 Cuadro con el presupuesto del personal requerido para la adición firmado por elGerente de la Cooperativa Multiactiva para la Educación Integral – COOMEI. Documento de registro presupuestal No. 111-20120616 por valor de$53.255.002. Documentos de pólizas ampliadas con su respectiva aprobación. Acta de adición al contrato No. 12-00-09-20-001-12 Carta remisoria de legalización de la adición Recibo de publicación en el periódico el Informativo.El 30 de marzo de 2012 se realizó el acta de liquidación del contrato la cual fuefirmada por las partes y quedando en observaciones que los servicios prestadosfueron recibidos a entera satisfacción.RESUMEN DE HALLAZGOSTIPO DEHALLAZGON° DEHALLAZGOSAdministrativos 6Disciplinarios 4______________________________DIANA PATRICIA GOMEZ JARAMILLOContralor(A) Municipal_____________________________GLORIA MARIA LOPEZ OCHOAAuditora Fiscal y Financiera__________________________________ISABEL CRISTINA FERNANDEZ HERRERAProfesional EspecializadaFECHA DE ELABORACIÓN: octubre 03 de 2012Página 12 de 12