para descargar - Confederación Argentina de la Mediana Empresa

16 | PYME | Ámbito Financiero | Viernes 12 de marzo de 2010
TECNOLOGÍA
CUANDO YA NO ALCANZA CON UNA PC Y ACCESO A INTERNET
Puntos mínimos para informatizar una pyme
A las pequeñas y medianas empresas
les cuesta dar ese gran paso
necesario para mantener la
competitividad. En este artículo, una
serie de consejos para avanzar en el
camino de la tecnología sin cometer
errores
➤ Muchos de aquellos que hasta ahora no habían
visto la necesidad de informatizar a pleno
su negocio, admiten en estos tiempos que tienen
que adaptarse a las nuevas tecnologías. No es
una cuestión de capricho modernizarse, sino la
obligación de competir en otros mercados sin
perder aquellos en los que hasta el momento
trabajaban. Cuando se comienza a informatizar
una empresa, lo lógico es empezar por el departamento
de contabilidad y extender posteriormente
la red a todas las áreas que la componen.
Antes de llevar a cabo este proceso, es necesario
un estudio sobre las necesidades y objetivos
de la empresa, así como de su volumen de negocio
y número de empleados, entre otros muchos
factores.
En un primer momento, lo que se pretende es
obtener información electrónicamente, de la
manera más rápida y ordenada posible. Más tarde
se precisa una comunicación entre departamentos,
de manera que cualquier proceso se realice
con agilidad. Todos los puestos de trabajo
deben estar conectados, la información debe ser
accesible pero, además, estar segura, que los
datos sean inviolables.
A la hora de informatizar una empresa hay que
tener en cuenta las necesidades que se han de cubrir
con el sistema que se va a implantar. Primero,
es fundamental elegir los equipos y la red que
los va a mantener conectados y, luego, escoger los
programas encargados de manejar la información.
Disponer de un programa que cubra todas las necesidades
administrativas y contables de la empresa
es imprescindible. El paquete elegido debe
adaptarse al crecimiento y desarrollo de la empresa,
es decir, que crezca con los tiempos, que no se
quede rápidamente obsoleto y sea flexible como
para acomodarse al negocio concreto de esa empresa.
Se puede optar bien por un programa empaquetado
y general, por uno de tipo vertical que
haya sido desarrollado pensando en un negocio
concreto, o bien pedir que le realicen una solución
a medida.
La computadora debe ser vista como una herramienta
que facilita el trabajo, no que presenta
complicados menús de los que no se sabe cómo
salir. Los empleados que se sientan frente a la
máquina no tienen por qué ser informáticos,
sólo son usuarios que desempeñan un trabajo y
utilizan la computadora como instrumento.
La oferta es enorme y las innovaciones son
permanentes. ¿Cómo distinguir entonces lo fundamental
de lo accesorio, lo imprescindible de
lo adicional? A continuación, un punteo de
cuestiones básicas, aquello que resulta inevitable
para informatizar con éxito una pyme.
-SERVIDOR. Es una computadora que controla
los sistemas de red, almacena la información,
permite que los empleados la compartan, aloja a
los programas administrativos y distribuye algunos
servicios en red como el acceso a internet.
-INTRANET. Es un conjunto de contenidos
compartidos por un grupo bien definido dentro
de una organización. Tiene como función proveer
la lógica del negocio e información de las
áreas y procesos con el fin de facilitar la producción
de los grupos de trabajo de la empresa.
-BASE DE DATOS. Es un conjunto de datos
Un tema clave: la seguridad
pertenecientes a un mismo contexto, almacenados
sistemáticamente para su posterior uso. La
empresa la necesita para guardar la información
completa por registros de productos, servicios,
pedidos, despachos, empleados, entre otros.
-SISTEMA DE INFORMACIÓN. Varía
según el tipo de negocio que maneje la empresa
pero, de modo básico, se debe contar con un
software contable y administrativo que permita
llevar la gestión del día a día.
-SITIO WEB CON DOMINIO PROPIO.
Es vital en estos tiempos, como estrategia de
➤ Siete de cada diez pymes españolas sufren
alguna infección en sus sistemas informáticos,
un promedio que supera la media europea,
situada en un 58%. Los datos fueron expuestos
en la Cámara de Comercio de Madrid,
a partir de un estudio encarado por una
empresa especializada en el tema.
Del informe surgió, además, que en más
de la mitad de las pymes el personal no recibe
ningún tipo de información sobre seguridad
informática, en tanto que el 47% afirma
haber tenido complicaciones en su productividad
debido a una infección informática
y que en el 23% de los casos llegó a
registrarse la pérdida incluso de datos confidenciales.
Cada vez más, las pymes se enfrentan a
riesgos en la seguridad de las infraestructuras
informáticas que pueden poner en peligro
la competitividad de sus negocios, debido al
cambio que se está produciendo en la manera
de trabajar. Fenómenos innovadores,
como las redes sociales, que están adquiriendo
cada vez más protagonismo, han hecho
que el sector empresarial tenga que protegerse
ante las nuevas amenazas en la red, fraudes,
estafas on line o cualquier tipo de ataque
informático.
Riesgos
Según la consultora convocada por la Cámara
madrileña, los ataques informáticos
más frecuentes en las pymes son: la denegación
de servicios (89,9 por ciento), los virus
del tipo troyano (77,3), la recepción de correo
no deseado o spam (58,7), otros virus informáticos
(42,7), la instalación de software
espía (19,5), las intrusiones remotas en el ordenador
(13,4) y las intrusiones en el correo
electrónico (9,7). La cuarta parte de las pymes
en España invierte menos de 100 euros
comunicación, contar con presencia en internet.
Al menos un sitio nominal con información
básica de la compañía, sus productos y datos de
contacto. El dominio propio da una imagen seria
en cuanto a la presentación de la empresa,
además de que permite manejar cuentas de correo
electrónico corporativas. Hay que recordar
que el potencial de clientes que pueden encontrar
a la empresa en la red es muy alto.
-BUENA CONEXIÓN A INTERNET.
Sumamente importante y necesaria para que la
empresa pueda estar conectada las 24 horas
del día con sus empleados, clientes y proveedores
a través de correo electrónico o de programas
de mensajería instantánea. También
sirve para actualizar el sitio web de la empresa
y para hacer transacciones bancarias o con
proveedores, así como investigar cómo anda la
competencia.
-PC PORTÁTILES. Tal vez son un poco
más costosos pero hoy en día los precios han
bajado mucho. Su empleo elevará la productividad
de los empleados. Son ideales para trabajadores
de las áreas comerciales, en cuanto
a realizar presentaciones de los productos y dar
mayor movilidad a los vendedores.
-UN ENCARGADO DE SISTEMAS. Es
importante contar con responsable del área (así
sea mediante una asesoría externa inicialmente),
que atenderá problemas de soporte, virus y
demás. Debe estar pendiente de que la información
no sea vulnerable ante posibles ataques de
hackers, crackers o correo spam.
en asegurar sus archivos informáticos.
Según consta al Observatorio del Comercio
Electrónico de la Cámara de Comercio
de Madrid, más del 97% de las empresas
madrileñas que están informatizadas invierte
en un software de seguridad básico, como
son los sistemas de antivirus. Sin embargo,
la seguridad informática no se limita únicamente
al control de los virus, sino que también
son indispensables garantizar aspectos
como la confidencialidad y protección de
datos, la fuga de información o la identificación
segura.
Las empresas madrileñas informatizadas
utilizan algunas otras herramientas de seguridad,
fundamentalmente, los sistemas de copias
de seguridad (en el 78,8% de los casos)
y cortafuegos (72,4%). En menor proporción
disponen de herramientas de seguridad del
correo electrónico (54,3%) y sistemas de
detección de intrusiones (53,5%).