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PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: GESTION DE CUENTASCódigo: I-AD-GCVersión: 5Fecha: Marzo 8 deINSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS 2013Página: 4 de 21Pliego de condiciones, y/o anexo Subdirección responsable del proyectotécnicoEvaluación de la propuestaSubdirección responsable del proyectoCopia del contrato y sus Subdirección de ContrataciónmodificacionesCertificados de disponibilidad Subdirección responsable del proyectopresupuestal y registro presupuestalEl proceso de pago, previo a la radicación en Asesoría Financiera- ventanilla de cuentas, siempredeberá incluir, sin excepción alguna, la presentación de los documentos que se relacionan acontinuación ante el área de Gestión Documental.Informes de supervisión y de ejecución,Soportes del pago de salud, pensión y/o aportes parafiscales,Originales del acta de inicio y oficio de designación de supervisión (para el primer pago).Estos documentos serán recibidos por los encargados en el área de Gestión Documental,quienes los incluirán en los archivos de Gestión contractual. Evidencia de ello será su firma derecibido en el Certificado de Supervisión (Formato certificación para pagoMC-14).Es importante resaltar que para el primer pago, además del original del acta de inicio delcontrato que fue radicada en gestión documental con destino al expediente contractual, alformato MC - 14 se le debe anexar la copia del acta de inicio, las cual deberá ser radicada en laAsesoría Financiera-ventanilla del grupo de cuentas posterior (después) al trámite de entrega delos documentos mencionados en el área de gestión Documental.El trámite de pagos que realice la Secretaría de Integración Social a Proveedores, contratistas ydemás, independientemente de su concepto o valor, serán realizados por la SubdirecciónAdministrativa y Financiera y la Asesoría Financiera – Grupo de cuentas, previo a la revisión ytrámite por parte de las y los supervisores y responsables del PAC de las diferentesdependencias.El grupo de Cuentas, recibirá las Solicitudes de Pago para radicación de lunes a viernes, de 8:00A.M a 4:00 P.M, las cuales deberán relacionarse en el FORMATO DE RADICACIÓN CUENTAS –PAC.No obstante, las solicitudes que no reúnan los requisitos exigidos y si la información contenidaen los Formatos CERTIFICACIÓN PARA PAGO MC-14 y en el formato DE RADICACIÓN CUENTAS –PAC está mal diligenciada, serán devueltas a la dependencia solicitante para que sea subsanadala no conformidad. El FORMATO DE RADICACIÓN CUENTAS – PAC a proveedores y contratistas uotros pagos lo debe hacer el área responsable de la supervisión, y radicar en la “Ventanilla deCuentas” éste, junto con los documentos soporte según “Lista de chequeo de documentos

PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: GESTION DE CUENTASINSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTASFORMATO DE DEVOLUCIONCódigo: I-AD-GCVersión: 5Fecha: Marzo 8 de2013Página: 9 de 21A LCALD ÍA MAYO RDE BO G OTÁ D.C.SecretaríaIntegración SocialFORMATO DEDEVOLUCION DE CUENTASFECHA DENOMBRE:DEPENDENCIA:DMCONTRATO:PROYECTO:VALOR: $CAUSAL DE DEVOLUCION:FORMA DE NOTIFICACION:TELEFONICACORREOPERSONALCONSECUTIVOQUIEN RECIBE LA DEVOLUCIONExt:QUIEN HACE LA DEVOLUCIONLas cuentas a excepción de los anticipos deben estar respaldadas por una factura o documentoequivalente que debe estar expresamente a nombre de la “SECRETARIA DE INTEGRACIONSOCIAL” (NIT: 899.999.061-1), no debe presentar enmendaduras y debe cumplir con losrequisitos exigidos por la ley, entre otros, los que a continuación se describen:CONCEPTO No. 11628 DE FEBRERO 24 DE 1998“El artículo 615 del E.T. establece la obligación de expedir factura o documento equivalente atodas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesionesliberales o presten servicios inherentes a estas o enajenen bienes producto de la actividadagrícola o ganadera, están obligados a expedir factura o documento equivalente.Por otra parte el artículo 616-2 del E.T., artículo 2° del D.R. 1001 de 1996 y el D.R. 3050 de 1997señalan los eventos en los cuales no es necesario la expedición de factura o personas noobligadas a facturar, dentro de las cuales no se encuentran las entidades sin ánimo de lucro.Situación diferente se presenta cuando las entidades sin ánimo de lucro reciben dinero productode una donación de personas naturales o jurídicas, privadas o públicas; caso en el cual no estánobligados a expedir factura o documento equivalente”.

PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: GESTION DE CUENTASINSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTASCódigo: I-AD-GCVersión: 5Fecha: Marzo 8 de2013Página: 10 de 21CONCEPTO No. 012393 DE FEBRERO 20 DE 2001“Por otra parte, la obligación de expedir factura, o documento equivalente, está concebida comoindependiente de la calidad de ser o no ser contribuyente o responsable de los impuestosadministrados por la DIAN: Artículo 615 del Estatuto Tributario. Así pues, también las entidadesdel régimen tributario especial deben cumplir la obligación de expedir factura por susoperaciones, sujetándose para tal efecto a las disposiciones que regulan esta obligación fiscal”.CASOS EN LOS CUÁLES NO SE REQUIERE LA EXPEDICIÓN DE FACTURAArt. 616-2 E.T. –No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas porbancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías definanciamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por losresponsables del régimen simplificado, y en los demás casos que señale el Gobierno Nacional.FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTEArt. 616 E.T. –La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones quese realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas aconsumidores finales.Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora, la boletade ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el GobiernoNacional.D.R. 1001 de 1997 Art. 17.-Otros documentos equivalentes a la factura. Constituyendocumentos equivalentes a la factura, los expedidos por entidades de derecho público incluidaslas empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta donde elEstado posea más del cincuenta por ciento (50%) de su capital, los expedidos por empresas oentidades que presten servicios públicos domiciliarios, cámaras de comercio, notarías y engeneral los expedidos por los no responsables del impuesto sobre las ventas quesimultáneamente no sean contribuyentes del impuesto sobre la renta. Estos documentosdeberán contener como mínimo los siguientes requisitos:1. Nombre o razón social y NIT.2. Numeración consecutiva.3. Descripción específica o genérica de bienes o servicios.4. Fecha.5. Valor.

PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: GESTION DE CUENTASCódigo: I-AD-GCVersión: 5Fecha: Marzo 8 deINSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS 2013Página: 11 de 21“Artículo 617. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición defactura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el llenode los siguientes requisitos:a) Estar denominada expresamente como factura de venta.b) Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria NIT del vendedor ode quien presta el servicio.c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con ladiscriminación del IVA pagado.d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas deventa.e) Fecha de su expedición.f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.g) Valor total de la operación.h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberánestar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicasindustriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación porcomputador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entiendencumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar enforma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación yauditoría.”ASPECTOS OPERATIVOS PARA LA EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DENTRO DEL SISTEMA OPGET YGESTIÓN DE TESORERÍADe acuerdo con los Decretos Distritales y normas concordantes, para poder registrar los pagosen el sistema OPGET, es necesario que el Representante Legal de la Entidad envíe un oficiodirigido a la Dirección Distrital de Tesorería, Subdirección de Operación Financiera, adjuntandoel formato diligenciado de solicitud de roles y claves, el cual especifica las actividades de cadausuario a realizar.Con el mismo oficio se debe realizar el registro de firmas y para tal efecto se deben adjuntar lossiguientes documentos:1. Fotocopia del decreto o resolución de nombramiento2. Fotocopia del acta de posesión3. Fotocopia de la cédula de ciudadanía4. Tarjeta de control de firmas totalmente diligenciada

PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: GESTION DE CUENTASINSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTASCódigo: I-AD-GCVersión: 5Fecha: Marzo 8 de2013Página: 14 de 21CESIÓN (Contratistas – Personas Naturales)Formato certificado para pago MC-14Fotocopia de la cédula del cesionarioCopia de la certificación bancariaCopia de la cesiónCopia del Registro Único Tributario-RUTCAJAS MENORES (Primer giro)Resolución de creaciónFormato certificado para pago MC-14Oficio por medio de la cual se designa responsable de la caja menorCopia póliza de manejoCertificación bancariaACTAS DE LIQUIDACIONActa de liquidaciónCuenta bancaria actualizadaFactura o documento equivalente según el régimen tributarioSi corresponde a una cesión, copia de la cesiónPAGO A CONTRATISTAS (Primer Pago)Formato de radicación cuentas – PACFormato certificado para pago MC-14Registros presupuestalesFactura (Cuando el contratista pertenezca al régimen común)Certificación bancariaActa de inicioCopia de Registro Único Tributario-RUT

PROCESO: ADQUISICIONESCódigo: I-AD-GCPASIVOSPROCEDIMIENTO: GESTION DE CUENTASINSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTASVersión: 5Fecha: Marzo 8 de2013Página: 15 de 21Resolución pago de pasivosRegistros presupuestalesFactura o documento equivalente según régimen tributario-RUTCertificación bancariaFormato MC-13 (Acta de liquidación)A PARTIR DEL SEGUNDO PAGO:PROVEEDORESFormato certificado para pago MC-14Factura o documento equivalente según el régimen tributario al que corresponda.CONTRATISTAFormato certificado para pago MC-14Factura (cuando el contratista pertenezca al régimen común)ENDOSOS Y CESIONES DE DERECHOS ECONÓMICOSCuando las y los supervisores y/o interventores del contrato o la Secretaría Distrital deIntegración Social autoricen endosos o cesiones de derechos económicos éstos deberán estarclaramente especificados en el Formato certificado para pago MC-14, y además deberán anexarlos documentos correspondientes que autoricen el endoso o la cesión de derechos económicos ydocumentos presupuestales.VERIFICACIÓN DE PAC EN VENTANILLAEl funcionario del grupo de cuentas que recibe los documentos para pago en ventanilla, norecibirá la cuenta en caso de no contar con su respectivo PAC, y el cual será verificadodirectamente en la hoja de cálculo diseñada para este fin.Esta hoja de cálculo, es alimentada mensualmente y actualizada periódicamente segúnmovimientos que se realicen al PAC, por el funcionario asignado para el manejo de PAC en elgrupo de Presupuesto teniendo en cuenta el PAC aprobado para el mes y las modificacionesque se efectúen durante el mismo.Existen controles automáticos implementados en el sistema FOX, para evitar que existan dospagos a un mismo beneficiario en un mismo mes y la clonación de facturas mediante alarma

PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: GESTION DE CUENTASCódigo: I-AD-GCVersión: 5Fecha: Marzo 8 deINSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS 2013Página: 16 de 21que indica “Al contratista ya se le realizó un pago en este periodo”, “Favor revise bien el procesode pagos que está realizando” o “La factura ya fue radicada”, y no permite su radicación. Eneste caso, el sistema arroja un informe, indicando: fecha, orden de pago y valor ya cancelado.Con base en este reporte, se requiere por escrito al supervisor explicar el motivo de la solicitud.Si existe justificación escrita por parte del Supervisor del contrato, el coordinador del grupo decuentas autoriza la radicación de la segunda cuenta para el caso de los contratistas. Para losproveedores, se devuelve con oficio, alertando del caso de doble facturación al Supervisor, concopia al Subdirector Administrativo y Financiero, Subdirección, Dirección, o dependenciacorrespondiente.PANTALLA DEL APLICATIVO FOX PARA LA RADICACION-VENTANILLATRÁMITES EN EL AREA CONTABLETodas las solicitudes de pagos deben ser transferidos de ventanilla al área contable, donderealizan la revisión de la obligatoriedad o no de facturar y del cumplimiento de los requisitos delas facturas o documentos equivalentes según corresponda. Si cumplen los requisitos el contadorde la entidad procede a realizar la liquidación de impuestos conforme a las normas tributariasvigentes y codificación contable, teniendo en cuenta el plan general de contabilidad pública.Una vez realizada la liquidación de impuestos, contabilización del hecho económico y revisión dela misma, el grupo de contabilidad imprime hoja de liquidación tributaria de impuestos ycodificación contable, para ser firmada por el (la) contador(a) en señal de validación yaprobación de liquidación tributaria para los proveedores diferentes a los contratos para recurso

PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: GESTION DE CUENTASCódigo: I-AD-GCVersión: 5Fecha: Marzo 8 deINSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS 2013Página: 17 de 21humano ya que para estos últimos se aplica por parte del contador de la entidad el sello deliquidación tributaria. La hoja de liquidación tributaria se adiciona a la cuenta y se transfiere algrupo de cuentas para la elaboración de la orden de pago.Los segundos pagos que se radiquen en ventanilla para el pago a contratistas, no requeriránpasar por el área de contabilidad, teniendo en cuenta que la liquidación ya fue realizada en elprimer pago, y esta se aplicará de igual forma para los siguientes pagos.TRÁMITES POSTERIORES AL GRUPO DE CONTABILIDADUna vez soportada la cuenta con los parámetros de liquidación de impuestos y descuentostributarios así como con el código a afectar en la causación y cancelación contable, suministradapor el grupo de contabilidad y aprobada por la o el Contador de la SDIS, el grupo de cuentasprocede a elaborar la orden de pago conforme al procedimiento establecido, primero en elaplicativo FOX , cuyo manual se puede consultar en el “usuario órdenes de pago”, que tienen adisposición en medio digital los servidores del grupo de cuentas, para lo cual la o el servidorpúblico respectivo del grupo de cuentas deberá afectar correctamente el Certificado de RegistroPresupuestal que corresponda al contratista al cual se le va a efectuar el pago.PANTALLA DE FOX-PARA EL INCIO DEL PROCESO- GRABACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO –EN ELPRIMER APLICATIVO (FOX), POR PARTE DEL DE GRUPO CUENTAS

PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: GESTION DE CUENTASINSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTASCódigo: I-AD-GCVersión: 5Fecha: Marzo 8 de2013Página: 18 de 21Posteriormente se debe diligenciar la orden de pago en el aplicativo OPGET de la Secretaría deHacienda.Para los contratistas: mediante el cargue masivo con archivo planoPara los proveedores: Se diligencia la orden de pago de manera individual, según procedimientoestablecido para el diligenciamiento de órdenes de pago del sistema OPGET de la Secretaría deHacienda.Se sigue la siguiente ruta: Extranet (SHD), aplicativo OPGET, ayuda, ayuda opget.CONSULTA DE LOS PAGOS REALIZADOSUna vez realizados los pagos, los beneficiarios podrán consultar en la página de la Secretaría deHacienda, (www.shd.gov.co), el estado en que se encuentra el pago, de la siguiente manera:

PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: GESTION DE CUENTASINSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTASRuta: (www.shd.gov.co), consulte el estado de pago,Código: I-AD-GCVersión: 5Fecha: Marzo 8 de2013Página: 19 de 21En identificación: Ingrese el Nit o cédula según corresponda,En fecha inicial: Ingrese la fecha en que la cuenta fue radicada en ventanillaEn fecha final: Ingrese la fecha en la cual está realizando la consulta.En la casilla, seleccione su tipo de pago: Se debe marcar, según corresponda:o proveedor oo nómina.Una vez alli, aparece la siguiente pantalla, donde se indica si el pago está aprobado, abonado, lafecha del abono o del rechazo.

PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: GESTION DE CUENTASINSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTASCódigo: I-AD-GCVersión: 5Fecha: Marzo 8 de2013Página: 20 de 21Si el usuario requiere consultar otros pagos, puede hacerlo, indicando los periodos que requiera.Para cuando exista rechazo de la cuenta bancaria por parte de la Tesorería Distrital, el área decuentas designó un servidor del área, quien practica una revisión diaria de los reportes de losrechazos de la Tesorería Distrital, siguiendo la siguiente RUTA: Aplicativo OPGET, Egresos, Reportes, Archivo plano OPs rechazadas por entidad.

PROCESO: ADQUISICIONESPROCEDIMIENTO: GESTION DE CUENTASCódigo: I-AD-GCVersión: 5Fecha: Marzo 8 deINSTRUCTIVO DE GESTION DE CUENTAS 2013Página: 21 de 21Una vez identificado el rechazo, se requiere al supervisor presentar al grupo de cuentas, lacertificación de la cuenta bancaria del beneficiario del pago que se encuentre vigente yautorizada.El reenvío a la Tesorería Distrital de la cuenta rechazada se hace mediante oficio suscrito por elordenador del gasto y el responsable de presupuesto. Al finalizar el mes, se presenta informe derechazos, el cual se envía a los supervisores de los contratos y Subdirección correspondiente,para que tomen los correctivos e implementen los controles necesarios.4 OBSERVACIONES.En este instructivo no aplica.5 ADMINISTRACIÓN DEL INSTRUCTIVO:La administración del Instructivo está a cargo de la Directora de Gestión Corporativa.ELABORÓ REVISO APROBONOMBREMary Sol del Pilar ManjarresNasly Milena PisciottiCarmen Elena Martinez GarcíaTatiana Piñeros LaverdeCARGOCoordinadora de CuentasAsesoría de Recursos FinancierosGestora de CalidadAsesoría de Recursos FinancierosContadora de la EntidadAsesora de Despacho RecursosFinancierosProfesional Subdirección Administrativay FinancieraSubdirectora Administrativa y FinancieraDirectora de Gestión CorporativaLideresa del Proceso deAdquisiciones