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Nit. 892.003.636-4SELECCIÓN DE LA MUESTRALa muestra de los contratos se realizó mediante muestreo no estadístico, la selecciónse fundamentó en aquellos contratos que por su monto y naturaleza fueron específicosen la vigencia 2008 Y 2009, se estudio un 30% de la contratación.* Se anexa copia del cuadro de los contratos analizados ANEXO 1 2008, ANEXO 22009.Para la vigencia 2008 el presupuesto definitivo fue de $391 millones de pesos endonde los parámetros de contratación para la menor cuantía fue hasta 20 SMLMV lacual quedó establecida en $9.230.000.Para la vigencia 2009 el presupuesto definitivo fue de $432 millones de pesos endonde los parámetros de contratación para la menor cuantía fue hasta 20 SMLMV lacual quedó establecida en $9.938.000.Los contratos de suministro celebrados por la institución educativa “COLEGIOFRANCISCO JOSÉ DE CALDAS” durante la vigencia 2008, ascendieron a$337.127.768, valor que representó el 86% del presupuesto definitivo, y para el 2009ascendieron a 222 contratos por un valor de $370.921.209, equivalentes a un 98% delpresupuesto definitivo, en su mayor parte las ordenes de trabajo y ordenes desuministro están orientados al sostenimiento básico de la institución.12De acuerdo a la evaluación realizada a la contratación, se pudo establecer que existeun archivo ordenado por carpetas legajadas, cada uno de los contratos tiene susrespectivos soportes lo cual facilitó la labor de auditoría de parte de la Contraloría deVillavicencio, se observa que tienen archivados original y copia de todos los contratos.Cabe anotar que todos los contratos de suministro se encuentran con su respectivadisponibilidad presupuestal, factura, orden de suministro o de trabajo, y ademáscuentan con el registro presupuestal.Los contratos de ordenes de trabajo se encuentran con, la cotización, la cuenta decobro, la orden de trabajo, la disponibilidad presupuestal y su correspondienteliquidación.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta
Nit. 892.003.636-4El auditor pudo constatar del análisis y estudio del archivo, organización y cuidado dela documentación referente a todos y cada uno de los contratos que integran o hacenparte de la muestra selectiva, adoptada en el proceso auditor realizado al colegioFRANCISCO JOSE DE CALDAS, que el manejo y archivo de la documentación de losprocesos de contratación sin importar el estado o etapa en que estos se encuentrencomo puede ser, en etapa precontractual, contractual o postcontractual, es eladecuado porque en ellos se perciben que la documentación respectiva de cadacontrato, la cual se archiva en carpetas identificadas por cada mes del año, seencuentra debidamente foliada y archivada, lo que refleja la seguridad necesaria en larecopilación, manejo y archivo para esta clase de información documental, lo que a suvez genera confianza en los procesos contractuales.HALLAZGO 1ADMINISTRATIVOFALTA DE ALGUNOS SOPORTES Y FIRMAS EN ALGUNOS CONTRATOSRevisada la documentación se pudo detectar que existen unos contratos que nopresentan algunos soportes o faltan algunas firmas a los cdp o estudios deconveniencia. Es importante que se maneje toda la documentación contractual juntocon los pagos en una sola carpeta para que facilite su búsqueda y su revisión.Tales inconsistencias se presentan así:13- Comprobante 0579 23 abr. de 2008 no presenta fotocopias de la cedula,cámara de comercio ni antecedentes.- La OS a nombre de Juan Pablo Jara quien realiza unas mejoras locativas nopresenta pasado judicial- LA OP 2095 ASESOR JURIDICO EXTERNO LUIS ISAAC GOMEZ en suinforme presentado como soporte de actividades no hace una relación detalladade los procesos asistidos ni de las consultas realizadas este informe es muygeneral ya que no detalla los informes revisados, ni las firmas de losfuncionarios asistidos. Ni se encuentra el análisis de la necesidad que esfundamental- Carpeta 1 de contratación falta foliarla ( ley de archivo)Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta
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