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Nit. 892.003.636-4COMPROBANTES DE EGRESOEn el año 2008 y 2009, los comprobantes de egreso se llevaron en la tesorería delCOLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS en carpetas, las cuales se encuentrannumeradas de forma consecutiva, y archivadas en el orden cronológico en que se vanefectuando los pagos es decir mes a mes; los comprobantes de egreso son realizadospor el programa PEGASUS SOFTWARE, brindando a este proceso seguridad yconfiabilidad en el manejo técnico de la información.En La Institución Educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS”, losmecanismos utilizados para el recaudo de efectivo, son las consignaciones, losdesprendibles de los talonarios de matricula pensión y el pago de certificados yconstancias de estudio; Estos recursos son captados a través de la cuenta de ahorrosNº 960046449 y cuenta corriente Nº 960-000479, correspondientes al BANCOGANADERO y la cuenta de ahorro Nº 220-410-72073-4 y la cuenta corriente No.410-00008-7 del BANCO POPULAR; estas cuentas son alternadas entre si es decir serealizan traslados de la de ahorros a las corrientes con el propósito de cubrir loscheques de pagos a clientes de la institución conciliadas en forma mensual.24Las condiciones de manejo para la cuenta corriente son, dos firmas (rector; licenciadoPABLO ROBERTO BELLO CONTRERAS y el tesorero-pagador HUGO CUANMANJARRES), dos sellos secos con el logotipo de la institución y el distintivo deRector y Pagador, un sello de páguese a primer beneficiario, la cuenta está facultadapara realizar retiros hasta de $1.000.000 en efectivo, las sumas superiores sonautorizadas con comunicación vía telefónica entre el banco y el tesorero, esteconfirma los cheques previamente girados. Las pólizas de manejo de efectivo seencuentran vigentes, y su vigencia es de un año c/u, ampara al almacenista, a lasecretaria académica, al rector y al tesorero, por un monto de $3.000.000.00. Laschequeras se encuentran en caja fuerte como los demás títulos valores de la entidad ysolo tiene acceso a esta bóveda el tesorero mediante clave de seguridad; ademásmanejan sistema de monitoreo en las noches.La conciliación de las cuentas bancarias se realiza mensualmente y los desprendiblessoportes se anexan a los ingresos y egresos, se encontró que los libros de Bancos estádebidamente foliados, en su hoja inicial se observa la apertura de los mismos y esfirmado por el rector de la institución, los documentos, libros, libretas y chequeras seRecursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta
Nit. 892.003.636-4guardan en una caja de seguridad y la clave es de manejo individual y únicoconocimiento del tesorero.El área de tesorería presenta flujogramas de actividades que le permiten a lainstitución establecer los procedimientos y acciones para el desempeño de funcionesde la tesorería, cada uno de estos procesos y procedimientos, le permiten a LaInstitución Educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS” de manera técnicafacilitar el proceso en el manejo de tesorería.Los pagos se realizan de acuerdo al flujo de caja y los dineros devueltos a losestudiantes que pagaron y tienen gratuidad se realizan por resolución rectorial endonde se autoriza la devolución de estos dineros. El valor de los dineros devueltos poreste concepto corresponde al 2008 $490.110 y para el 2009 $396.200.Las cuentas de bancos se encuentran debidamente conciliadas a diciembre 31 dediciembre de cada año presentando un saldo razonable.Para el 2008 se manejo una caja menor debidamente documentada y legalizada, para el2009 no se manejo caja menor. Sin embargo para el 2008 aparte de reportar estainformación al SIA, también reportaron este dato como contratación generando estemanejo como contratación cuando no lo es.25Las cuentas deudores no presentan saldos a dic. 31 de 2008 y 2009.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta
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