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Nit. 892.003.636-43.4 LINEA DE ALMACENEn La Institución Educativa “COLEGIO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS”, estáimplementada el área de almacén, a cargo del funcionaria EDILMA LUCIA ROMEROPARRADO; En el desarrollo de la auditoria se pudo determinar que existe una relaciónde Inventarios valorizado e individual por elemento como producto del proceso desaneamiento contable que para el 2005 debía culminarse.En relación con el almacén se halla La auxiliar administrativo,encargada de esta función, ante los procesos de recepción, custodia,control y entrega de bienes, todos los bienes se encuentran dentro delsistema PEGASUS, el cual los tiene subdivididos por dependencias,para las vigencia 2011 se está implementando el nuevo software dealmacén denominado ADECOL. La entidad bebe prestar atención en lanueva implementación de este software y que este respaldado ya quese corre el riesgo de incurrir en mas compras de programas objetosque ocasionarían desgastes administrativos y se comprometen másrecursos de la entidad.26Las actas de entrada con sus soportes están debidamente legalizadas,las cuales identifican las fechas de elaboración y la de compras, seobserva como en el área de almacén existen los originales de las actasde entrada y en las cuentas reposan las copias de las mismas.Los requisitos de actas de salidas de almacén están debidamenteelaboradas, lo que implica la exigencia de la responsabilidad al otorgarelementos en calidad de préstamo.Se evidencio la existencia de un inventario por dependencias, de loselementos que se encuentren a cargo de cada funcionario.Se pudo apreciar que el lugar en el cual se encuentra el almacén, reúnelos requisitos básicos estructurales para su buen funcionamiento, seencuentra una dependencia sistematizada y en red en formaorganizada.Recursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta
Nit. 892.003.636-4Se pudo determinar que en el almacén se ha realizado el proceso para dar de baja aalgunos elementos que ya cumplieron su vida útil o están totalmente inservibles. Parala vigencia 2008 se dieron de baja elementos mediante un acta de un comité el cualrealizo el análisis técnico de estos elementos.Las áreas de almacén y tesorería cuentan con un sistema de red, lo que les permiteintegrar sus procesos y unificar criterios en materia contable, razón por la cual segeneran efectos positivos en los procedimientos debido a la confiabilidad en losresultados, la debida aplicación al manual de funciones permite la agilidad del almacén.Igualmente tienen implementado mediante resolución un manual de Procesos yProcedimientos Administrativos desde octubre de 2001.HALLAZGO 5ADMINISTRATIVOESTRUCTURA DE USUARIOS DEL SICERevisada la estructura del SICE acorde a la normatividad vigente se encontró que laInstitución Educativa no presenta una estructura acorde a lo dispuesto en lanormatividad SICE, en los siguientes aspectos:271- El ordenador del gasto debe ser el mismo representante legal, figura laalmacenista como ordenadora del gasto y no el rector, toda acción generaríaalarma.2- No tienen establecido el Administrador del SICE3- El usuario de Control interno no está activoLa entidad solo tiene identificados correctamente al administrador del plan decompras y al representante legal. Se espera corrijan estas deficiencias.ENTIDAD: INSTITUTO NACIONAL FRANCISCO JOSE DE CALDASNIT: 8920991326ESTADO DE REGISTRO: ActivoREPRESENTANTE LEGAL: PABLO ROBERTO BELLO CONTRERASIDENTIFICACION: CC 9069669DIRECCION: CRA 26 N 35 68TELEFONO: 0986622453SECTOR: SOCIALRecursos Públicos Vigilados… Responsabilidad de TodosCalle 41 Nº 29-97 Barrio La Grama PBX 6641917 Telefax: 6641896 Línea Ciudadana 6642005www.contraloriavillavicencio.gov.co - E-mail: info@contraloriavillavicencio.gov.coVillavicencio-Meta
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