POL/PRO-SEC01 - Colypro

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOSDIRECCIÓN EJECUTIVAPOLITICA: Emisión de Certificación y Constancia de ColegiaturaNúmero:POL/PRO-SEC01Versión: 2Dirigido a: Departamento Administrativo Financiero y Recursos HumanosRevisado por: Director EjecutivoFecha de emisión:10 de agosto de 2006Creado por:Secretaria de Junta Directiva, Jefe Administrativa yFinancieraReemplaza a:NingunoAprobado para entrar en vigencia:Sesión Ordinaria 071-2007, celebrada el 28 demayo de 2007, acuerdo No. 19Referencia:OBJETIVO:Establecer los lineamientos necesarios para la solicitud, confección y entrega de las certificaciones yconstancias de colegiatura.POLÍTICAS:1. La certificación de colegiatura será firmada por quien ostente el cargo en la Junta Directiva deSecretario (a) y en su ausencia el (la) Pro Secretario (a) y la constancia de colegiatura por lapersona de plataforma que la elabore.2. El colegiado (a) podrá solicitar la confección de la certificación o constancia de colegiatura através de internet, vía telefónica o personalmente en la Sede de San José, Alajuela, por mediode las plataformas de servicio regionales o cualquier otro medio que autorice el Colegio.3. La certificación y constancia de colegiatura tendrán una vigencia interna de tres meses, apartir de la fecha en que se emitan.4. Las personas encargadas de revisar diariamente y tramitar o solicitar el trámite (certificaciones)de las solicitudes realizadas vía internet serán: en la Sede San José el Encargado de laPlataforma de Servicios y en la Sede Alajuela, la Oficial de Plataforma de Servicios.5. Las certificaciones de colegiación serán elaboradas por la Encargada del Área de Archivo,previa solicitud por escrito, con la información de los expedientes físicos.6. Los Plataformistas de la Sede Alajuela, San José y Regionales serán responsables de trasladarpor escrito al área de Archivo, mensualmente y en consecutivo, una copia de las constancias ycertificaciones elaboradas, en donde conste la firma y fecha de recibido del Colegiado; paraManual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes.POL/PRO-SEC011 / 5

que en el evento de una falsificación el Colegio tenga elementos probatorios para una sólidadefensa en el expediente física de la persona colegiada.7. La certificación y la constancia de colegiación deben indicar la fecha, carrera y gradoprimigenio de incorporación.8. Se podrá certificar la existencia de otros diplomas en el expediente del interesado, pero no sepodrá prescindir del grado y título primigenios que dieron origen a la incorporación.9. La certificación y constancia de colegiación no pueden poseer espacios en blanco,tachaduras, raspones u otros que hagan dudar de su integridad.10. Las certificaciones que se entregan en el acto de juramentación las elaborarán en elDepartamento de Fiscalía.11. Las constancias las confeccionaran los Plataformitas de la Sede Alajuela, San José yRegionales, contra la información del sistema de cómputo de colegiados (expedienteelectrónico).12. El Encargado de la Plataforma de San José, de las Regionales y el Oficial de Plataforma deServicios en la Sede de Alajuela deben llevar un auxiliar (bitácora) de las certificaciones yconstancias tramitadas en donde conste entre otros aspectos: el nombre y número de céduladel colegiado/a, la fecha de solicitud, y el número consecutivo de cada una.13. El retiro de la certificación o constancia de colegiatura se realizará personalmente contrapresentación de la cédula de identidad o por medio de un tercero, que debe presentar sucédula de identidad, copia de cédula de identidad del interesado y autorización escrita; lacual debe constar en el expediente físico del Colegiado.14. El Colegiado debe de aportar los siguientes timbres: ¢25.00 de especies fiscales y ¢5.00 dearchivo nacional para efectos del trámite de certificaciones únicamente.15. En la Sede San José y la Sede Alajuela se venderán los timbres mencionados en el puntonúmero 10 de esta política.16. Para la solicitud de certificaciones y constancias de colegiatura el colegiado (a) debe estar aldía en las obligaciones económicas con el Colegio.17. De existir una diferencia entre la base de datos del Colegio y la documentación suministradapor el colegiado/a, se deberá realizar la consulta escrita al área de Archivo, para que en estase verifique el expediente físico del colegiado/ y de ser necesario se realice la corrección en elsistema.18. Si el colegiado/a desea actualizar su expediente con los títulos que no están incluidos en este,deberá presentar original y fotocopia del título para que el Oficial de Plataforma los confrontey traslade las copias al área de archivo, para que ahí se realice la inclusión en el sistema y en suexpediente físico.19. Las certificaciones se firmarán los días en que se lleve a cabo sesión de Junta Directiva.20. Las certificaciones se entregarán al día hábil siguiente de realizada la sesión de Junta Directivaen horas de la tarde.Manual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes.POL/PRO-SEC012 / 5

21. En el acto de Juramentación se le entregará al colegiado (a) una certificación de colegiatura,sobre la misma no se aportaran timbres ya que el costo de los mismos se considera dentro demonto de cancelado por la incorporación.22. Las certificaciones se confeccionaran en papel de seguridad, con su correspondienteconsecutivo23. Las constancias se confeccionaran en papel membretado, con su correspondienteconsecutivoManual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes.POL/PRO-SEC013 / 5

DESCRIPCIÓNNo. Actividad Responsable1. Solicita la confección de la certificación o constancia decolegiatura personalmente en las Sedes, vía telefónica, con losencargados de plataforma en las regionales o por medio delservicio en internet.2. Consultan las solicitudes realizadas vía internet en forma diaria,reciben las solicitudes enviadas por los encargados de lasplataformas de servicio regionales y las que presentan loscolegiados /as personalmente y verifican que estén al día en lasobligaciones que poseen con el Colegio.3. Incluyen las solicitudes en el auxiliar (bitácora) de certificaciones yconstancias.4. Consultan al colegiado /a, que tipo de certificación o constanciarequieren (con el título que se incorporaron o con el detalle detodos los títulos presentados posteriormente), siempre y cuando secumpla con lo establecido en los puntos 7 y 8 de esta política.5. Consultan y extraen del sistema de Colegiados la informaciónreferente a los títulos presentados por el colegiado/a con el fin dedetallarlos en la constancia.6. Verifican personalmente o vía telefónica con el colegiado/a que lainformación suministrada por el sistema de cómputo Colegiados,sea correcta.7. Presenta original y fotocopia del título a actualizar o incluir en labase de datos del Colegio y de ser necesario llena la boleta deactualización de datos. (En los casos en que se presente un error enla información suministrada o no haya sido actualizada por elcolegiado/a).Colegiado /aOficiales de PlataformaSede San José yAlajuelaOficiales de PlataformaSede San José yAlajuelaPlataforma Sede SanJosé y AlajuelaOficiales de PlataformaSede San José yAlajuelaOficiales de PlataformaSede San José yAlajuelaColegiado /a8. Confrontan el original con la fotocopia del título. Oficiales de PlataformaSede San José yAlajuela9. Envían, en forma escrita, la fotocopia del título y la boleta deactualización de datos debidamente llena por el colegiado/a alárea de archivo.10. Reciben la fotocopia del título y la boleta de actualización dedatos y realizan los cambios en el sistema de colegiados(expediente electrónico) y adjuntan dichos documentos en elexpediente físico.11. Confeccionan y firman la constancia de colegiación, para lo cualverifican el consecutivo del papel membretado que continúa y seaseguran de incluir el sello blanco del Colegio, entre otrosaspectos.12. Entregan contra firma y fecha de recibido en una fotocopia, laconstancia de colegiación al colegiado/a o las envían vía correo,memorando o encomienda a las distintas plataformas de serviciosregionales, para que sean entregadas por los encargados en cadaregional según hayan sido solicitadas.13. Recibe la constancia, firma de recibido y anota la fecha en lafotocopia de la constancia que será trasladada a su expedientefísico.Oficiales de PlataformaSede San José yAlajuelaColaboradoras delÁrea de ArchivoOficiales de PlataformaSede San José yAlajuelaOficiales de PlataformaSede San José yAlajuelaColegiado/aManual de Políticas y Procedimientos, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes.POL/PRO-SEC014 / 5