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LOGO“ Add your company slogan ”Tablero de Comando IntegralCONVOCATORIA PREMIO PROVINCIAL A LA INNOVACIÓN 2010Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica

ContenidoDepartamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica1Presentación2Situación Inicial3Fases de Implementación4Situación Lograda

Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación EstratégicaPresentaciónCONVOCATORIA PREMIO PROVINCIAL A LA INNOVACIÓN2010DESCENTRALIZACIÓN, DESCONCENTRACIÓN, MEJORA YEFICIENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICAUtilización de nuevas tecnologías y procesos que contribuyan albuen funcionamiento de la Administración Pública Provincial.Experiencia: La Gestión en un Click: Tablero de ComandoIntegral en la Agencia de Recaudación de laProvincia de Buenos Aires

Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación EstratégicaSituación InicialNECESIDAD DE UNA HERRAMIENTA EFICIENTE DE MANAGEMENT ESTRATÉGICOPARA LA TOMA DE DECISIONESExistía información dispersa en formatos no homogéneos, y se necesitaba unametodología sistémica e innovadora para el análisis y la formación de la estrategiaorganizacional, adecuada para el contexto de la Administración Tributaria Provincial.La implementación del Tablero de Comando Integral en Arba resuelve satisfactoriamenteesta necesidad de información para la toma de decisiones agrupando y alineando en unformato común toda la información considerada estratégica para la organización.

Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación EstratégicaSituación InicialEXISTENCIA DE ALGUNOS TABLEROS HETEROGÉNEOS EN CUANTO AUNIFICACIÓN DE FORMATO, CONTENIDO Y PERIODICIDADExistían antecedentes dispersos entre los tableros de diferentes áreas que no estabanhomogeneizados en cuanto a su formato, exposición de datos y períodos depresentación.Devenía necesario contar con un conjunto de herramientas para anticiparse a los cambiosdel futuro, incorporando en forma pragmática las nociones de marco estratégico,habilidades gerenciales, lógica operativa, aprendizaje dinámico y escenarios posibles.

Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación EstratégicaSituación InicialÁREAS EN LAORGANIZACIÓNFUNCIONANDO COMOCOMPARTIMIENTOSESTANCOS CONRESPECTO A LAINFORMACIÓN EN ELTABLERO DE COMANDOLuego de varios cambios de estructura en la Organización, se detectaronindicadores que se referían a la misma temática pero utilizaban metodologíasdistintas para la medición, haciendo que los datos no fueran comparables.Esta situación se modificó positivamente con la alineación de los diferentestableros de acuerdo a la estructura piramidal, contando ya no con datosdispersos, sino con información valiosa para la toma de decisiones gerenciales.En algunas áreas, se verificó que las metas no se modificaban en eltranscurso del tiempo. Se generaron reuniones participativas donde serevisaron las mismas y se establecieron cursos de acción.

Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación EstratégicaFases de ImplementaciónCAPACITACIÓN Y CONCIENTIZACIÓNTextTextLa primera tarea de cualquier procesode capacitación es unificar y especificartérminos y conceptos confusos. Sólodespués de llegar a este acuerdo básicopodremos considerar las cuestiones deforma fácil y clara, compartiendo elmismo punto de vista.Con esta premisa, se inició elproceso de capacitación, que nosólo consistió en la docenciatradicional en lo relativo a suimplementación, sino también enmostrar las ventajas que su usodepara en la gestión cotidiana.Se trata de aprender a tener visión defuturo dentro de las organizaciones,poder crear desde una base laestrategia minimizando los errores,buscar las herramientas necesariaspara mirar al pasado para poder crearun futuro mejor.

Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación EstratégicaFases de ImplementaciónREUNIONES DE DESARROLLO Y DISEÑOSe logró la alineación de los diferentestableros de acuerdo a la estructurapiramidal, contando ya no con datosdispersos, sino con información valiosapara la toma de decisiones gerenciales.Se establecieron metas paracada indicador, con planesde acción, tareas,responsables y fechas.Se logró el compromiso delpersonal al comprender elaporte de cada uno a laestrategia de la Organización.

Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación EstratégicaSituación LogradaINNOVACIÓN RADICAL EN LA GESTIÓN, HERRAMIENTA TECNOLÓGICA DEMONITOREO DISEÑADA PARA EL LOGRO EFICIENTE DE OBJETIVOSORGANIZACIONALESLuego del proceso de implementación, surge elTablero de Comando de cada área, que setransforma en una herramienta que permitirásupervisar y monitorear en forma permanenteel rumbo de las áreas hacia el cumplimientode los objetivos en cuestión.Se genera una base para la toma dedecisiones orientadas a alcanzar dichosobjetivos y la mejora continua que permiteel aprendizaje de la propia experienciaque trasciende las gestiones.ObjetivosToma de DecisionesTablero de ComandoMejora Continua

Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación EstratégicaSituación LogradaDESARROLLO DE TABLERO DE COMANDO INTEGRAL A NIVEL EJECUTIVO COMOBASE PARA LA TOMA DE DECISIONESUna vez que el Tablero seimplementa en su totalidad,muestra una comparaciónentre los datos realesexpresados en los indicadoresy los previstos.Al producirse un desvío entre loprevisto y lo real, se manifiesta lanecesidad de tomar decisionescorrectivas para alcanzar lasmetas, otorgando mayoresmárgenes de maniobra paracorregir deficiencias y objetivosincumplidos.Genera el análisis de lasdistintas situaciones deacuerdo al escenario real,facilitando el aprendizajeorganizacional.

Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación EstratégicaSituación LogradaHOMOGENEIZACIÓN DE LOS TABLEROS EXISTENTES Y LOS NUEVOSDESARROLLADOS CONFORME AL TABLERO DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVALos diversos formatos de tablero de comando existentes enlas áreas se unificaron al establecerse un único formatopara todos los tableros de la Agencia.En este sentido los tableros de las distintas GerenciasGenerales, las Subdirecciones y el de la propia Agencia seexponen de manera uniforme mediante un formato modelonormalizado a nivel de la Agencia.Profundizando esta línea de trabajo existe en la actualidaduna tendencia hacia la automatización en la generación delos tableros. Para esto se plantea la utilización de un nuevotipo de software.El mismo se caracteriza por:12345Su alta velocidad de respuestaFlexibilidadEscalabilidadRápida implementaciónVisión Integrada de la Información

Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación EstratégicaSituación LogradaREUNIONES DE PERFORMANCEA través de las cuales se reúne el responsablemáximo con sus referentes de área a losefectos de revisar la medición, verificación ycomparación para determinar:QuéOcurre?QuéOcurrió?Quéresultadosse estánobteniendou obtuvieron?Corrigiendo - si corresponde- el rendimiento aludido yasea de los referentes o de los demás participantes.Implica un conjunto de acciones que permite ajustar losobjetivos y metas definidos al momento de planificar y sebasa en la información que recibe el decisor.Si la historia sirve para no repetir los errores, estudiar lasacciones pasadas y compararlas posibilita determinar losdesvíos y luego, adoptar medidas correctivas, en especialsi sabemos con exactitud por qué ocurrió.

Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación EstratégicaSituación LogradaAPLICABILIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICAEl Tablero deComando de laAgencia deRecaudación de laProvincia deBuenos Aires sepresenta como laaplicación prácticade conceptos devanguardiaorientados a laadministracióneficiente de lasorganizaciones.Esta experiencia ymetodología detrabajo resultaaplicable a otrasadministraciones,permitiendo laperfectaadaptación a lainfraestructurainformática con laque se cuente.Permite la gestiónpor resultados, lamejora continua delos procesos, laidentificación devariablescontrolables y nocontrolables, asícomo también laadaptación de losplanes de acciónpara elcumplimiento delos objetivos.Esta herramientapermite ademástener la historia decada indicador consu tendencia,estudiar suevolución y fijarmetas motivadorascon la impronta decada gestión.

Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación EstratégicaFIN de presentación